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Presentacin
RANDOM PA GEST
NDICE
Nota: Para una visin en detalle del contenido de cada captulo, consltese la TABLA DE CONTENIDO al final de este Manual.
1 PRESENTACIN
A. B. C. CARACTERSTICAS GENERALES ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PA GEST OPERACIN GENERAL DEL SISTEMA
ii
iii vi viii
1 PARMETROS DEL SISTEMA

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 DEFINICIN Y REGISTRO DE LOS PARMETROS DE LA EMPRESA PARMETROS GENERALES DE LA EMPRESA PARMETROS DEL SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA TRATAMIENTO DE LOS PARMETROS DEL SISTEMA SOBRE EL MANUAL
1-1
1-1 1-7 1-28 1-46 1-66
2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 LIBERAR EL SISTEMA CONFIGURACIONES CONFIGURACIN GENERAL DEL SISTEMA FORMATO DE IMPRESIN DE DOCUMENTOS PERMISOS Y USUARIOS
2-1
2-1 2-2 2-4 2-9 2-12
3 EXPLOTACIN DEL SISTEMA

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS DETALLE DE LOS DOCUMENTOS PIE DEL DOCUMENTO REGISTRO Y GENERACIN DE DOCUMENTOS PAGOS DE CLIENTES / PROVEEDORES MODIFICAR, ELIMINAR Y ANULAR DOCUMENTOS GUARDADOS APLICACIONES ESPECIALES DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE VENTAS DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE COMPRAS DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE STOCK
3-1
3-2 3-7 3-12 3-20 3-21 3-25 3-32 3-35 3-42 3-45 3-47
4 INFORMES DEL SISTEMA

4.1 4.2 4.3 4.4 TIPOS DE INFORMES DEL SISTEMA INFORMES DE APOYO Y GESTIN INFORMES DE COMPRAS Y VENTAS INFORMES DE STOCK
4-1
4-1 4-1 4-2 4-7
Manual Random Pa Gest
Presentacin
RANDOM PA GEST
1 PRESENTACIN
Random Pa Maestro, es el resultado que integra la constante evolucin de las exitosas soluciones computacionales de Gestin Administrativa, Contabilidad y Gestin de la Produccin, lanzadas al mercado por un grupo de ingenieros chilenos, que crearon en 1988 Random S.A., para proponer a las empresas de Latinoamrica, enfrentadas a un mercado global altamente competitivo, un conjunto de Softwares de aplicacin de bases documentales, en idioma espaol, desarrollados en lenguajes de ltima generacin, orientados a automatizar, mejorar, simplificar y optimizar la Gestin, apoyando la toma de decisiones de la Gerencia con informacin completa y oportuna. Random Pa Gest, la componente administrativa de la nueva solucin integrada para los comienzos del nuevo milenio, incorpora las inquietudes, aportes y experiencias de ms de 2000 usuarios de Latinoamrica, mediante un sistema de parametrizacin inteligente y adaptable a las necesidades informticas de las diferentes empresas. El vertiginoso avance de los lenguajes de programacin en ambiente grfico, junto a la amplia gama de posibilidades de las redes y del hardware, ha permitido a los ingenieros de Random S.A. utilizar en el diseo de este Sistema, todas las ventajas de los productos Microsoft Windows en el diseo de ventanas que ofrecen al usuario una interfase atractiva, cmoda y de rpida utilizacin. Esto, junto a las permanentes ayudas en lnea, facilidades de bsquedas y tantos otros detalles, hacen de Random Pa Gest un software amistoso, fcil y agradable de utilizar. Lo invitamos a recorrer sus diferentes Subsistemas y mdulos, para que descubra con la ayuda de este Manual sus cualidades. Estamos seguros de que usted pronto compartir con nosotros la idea de que Random Pa Maestro es un software de aplicacin inteligente.
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Presentacin
A. CARACTERSTICAS GENERALES
Random Pa Maestro es un Software de aplicacin en ambiente Windows, de bases documentales, desarrollado en lenguaje grfico de ltima generacin, orientado a automatizar, mejorar, simplificar y proporcionar informacin completa y oportuna para una eficiente Gestin Administrativa de la Empresa. La base documental, se logra a travs del registro, clasificacin y archivo computacional de los documentos formales tradicionales, a los que se les han incorporado una serie de nuevos documentos, que dan solucin a complejas realidades administrativas. Los documentos, por constituir el respaldo de cada movimiento estn disponibles en archivo en forma permanente, lo que permite estructurar, almacenar y generar sin limitacin todo tipo de informes paramtricos y estadsticas. La estructura del Sistema est diseada para que el registro de los documentos se efecte por lneas independientes en forma simple y eficiente, en las mismas reas de la empresa en que los documentos se generan y por los funcionarios responsables de los procesos, los cuales ingresan al sistema autorizados mediante una clave personal. Esta caracterstica evita duplicidad de tareas y redigitaciones, optimiza los tiempos de proceso, minimiza las posibilidades de cometer errores y establece un responsable para cada documento el cual queda identificado en cada uno de ellos. El concepto de lnea independiente, permite consolidar en un solo documento numerosas transacciones relacionadas, sin perder informacin de detalle respecto de las bodegas, vendedor, precios y descuentos. En sntesis se puede afirmar que cada lnea es en s un documento. Para lograr lo anterior en forma eficiente y segura, Random Pa Gest, permite personalizar y configurar las estaciones de trabajo, y el usuario dispone de completa informacin y ayudas en lnea, tanto para el registro de los documentos por digitacin directa o generados sobre la base de la informacin de archivo. Su diseo funcional en ambiente grfico, permite que su operacin siga una secuencia lgica similar a la que se presenta en la prctica, con una presentacin basada en ventanas e iconos auto-explicativos, que permite la comprensin y manejo del Sistema por personal no especializado en computacin. Random Pa Gest, por su simple operacin y flexibilidad constituye un importante aporte de la Ingeniera a la Gestin Empresarial moderna.
A.1
Configuraciones
El Sistema Random Pa Gest, que abarca en forma integral la Gestin de Ventas, Compras y Stock, se comercializa en un solo mdulo indivisible, en las Configuraciones Monousuario y Redes. Configuracin Monousuario Est desarrollada para satisfacer los requerimientos iniciales de la pequea empresa, permitiendo crear en ella una plataforma computacional de bajo costo, con capacidad para crecer de acuerdo a las necesidades e incorporar la tecnologa de redes que dominar en los prximos aos la actividad comercial.
iii
Presentacin
La configuracin Bsica puede ser utilizada incluso en computadoras personales de bajo rendimiento. Funciona adecuadamente a partir de un 486 con 16 Mb Ram y disco duro de 500 Mb, hasta los de mayor rapidez, capacidad de almacenamiento de informacin y eficiencia disponibles en el mercado. Si bien es posible comunicar dos o ms computadores utilizando las potencialidades de Windows 95 o superior, esta configuracin mantiene las caractersticas de monousuario, por lo que el registro de documentos slo se debe realizar en un solo equipo. La accin de un segundo computador debe estar limitada solo para efectuar consultas e imprimir informes
Configuracin Redes
Esta configuracin permite interrelacionar progresivamente todas las reas de la Empresa en forma eficiente. Por medio de Mdem o Internet es factible integrar las Sucursales remotas de la Empresa. Por otra parte, es posible comunicar electrnicamente a la Empresa con los Bancos, Clientes y Proveedores. La Red Novell Small Busines para 5 usuarios con sus equipos de respaldo y un servidor dedicado no inferior a un Pentium de 300 Mhz, 128 MB Ram y disco duro de 2 Gb, constituye la base mnima para una red eficiente, la que puede llegar a integrar en lnea, con la tecnologa disponible hoy en da ms de 150 terminales en la red principal, consolidar la informacin de redes remotas o de terminales remotos conectados en tiempo real.
A.2
Versiones
En forma permanente la Gerencia de Servicios al Cliente de Random S.A. con sus Departamentos Capacitacin y Soporte, junto con verificar el correcto funcionamiento de los Sistemas, reciben los aportes y sugerencias de los usuarios. Estas sugerencias son evaluadas por la Gerencia de Desarrollo, y junto a la permanente investigacin que realizan nuestros profesionales y tcnicos, constituyen la base de las optimizaciones y nuevas funcionalidades que se incorporan al Sistema, dando origen a nuevas versiones. Las nuevas versiones son puestas a disposicin de los clientes, lo que asegura la permanencia y eficiencia de los productos Random en el tiempo.
A.3
Licencias
La licencia autoriza el uso del Sistema Random Pa Gest en la configuracin establecida en contrato y respaldada por una Factura; documentos en los que se detallan cada uno de los productos Random adquiridos por el Cliente. El Sistema, cualquier modificacin de ste, partes aisladas y/o partes fusionadas de l, parcial o completamente, no se puede copiar, modificar ni transferir a terceros, o emplear en otras reas o equipos de la Empresa, que no sea la autorizada.
iv
Presentacin
A.4
Garanta Limitada
Random S.A. y sus distribuidores autorizados garantizan por seis meses el correcto funcionamiento de los Programas del Sistema Random Pa Gest licenciados a sus Clientes, libres de defectos y con las potencialidades detalladas en este manual y los convenios adicionales firmados por las partes. Durante el periodo de Garanta Random S.A. reemplazar sin costo los programas del Sistema, que no cumplan las condiciones expresadas, que sean reportadas por escrito y verificadas por nuestros tcnicos. La Garanta no cubre los archivos y Bases de Datos generadas por los usuarios, ni ningn defecto o dao, derivado de accidente, uso indebido, abuso, copias y/o modificaciones no autorizadas realizadas por los usuarios sin autorizacin escrita de Random S.A.
A.5
Servicio Tcnico
Random S.A. y sus distribuidores autorizados, para asegurar el correcto funcionamiento de sus productos, establece con los clientes que lo requieran un Contrato de Mantencin, proporcionando Servicio Tcnico Remoto va mdem, a Sistemas cuya ltima actualizacin no supere los tres aos. Adems de lo anterior, se apoya al Cliente en la solucin de problemas derivados de la correcta explotacin de los Sistemas, mediante Visitas Tcnicas programadas Las condiciones y costos del Servicio Tcnico Remoto y de las Visitas Tcnicas estn establecidas en los Contratos de Mantencin. Los Clientes sin Contrato de Mantencin, tienen derecho a requerir el Servicio Tcnico, el que ser proporcionado de acuerdo a la disponibilidad y en las condiciones y costos que Random S.A. fija anualmente y difunde a los Clientes que lo solicitan.
A.6
Capacitacin y Asesora
Para implementar los Sistemas y optimizar su empleo Random S.A. pone a disposicin de los usuarios un equipo de asesores de vasta experiencia. Random S.A. ofrece a sus usuarios un completo programa de cursos de capacitacin, autorizados por el Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo Sence. Lo anterior, junto a una adecuada infraestructura de capacitacin, le permite asegurar a sus Clientes la correcta capacitacin de los usuarios de los Sistemas. A los usuarios que se han capacitado formalmente, se les da la asistencia telefnica necesaria para aclarar procedimientos de explotacin de los sistemas. De no ser factible satisfacer telefnicamente el requerimiento del usuario, Random S.A. y sus distribuidores autorizados le informarn el lugar y horario disponible para una asesora de 30 minutos sin costo.
Presentacin
B. ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PA GEST

El Sistema Random Pa Gest esta estructurado sobre la base de tres Subsistemas principales, Stock, Compras y Ventas, y los mdulos de Parmetros, Configuraciones e Informes. Cada uno tiene por finalidad proveer a los distintos entes de la Empresa, regulados por autorizaciones de acceso, las herramientas computacionales necesarias, tanto para su implantacin, explotacin y la informacin indispensable para el desempeo de sus funciones especficas.
B.1
Mdulo de Parmetros
Este modulo permite configurar en forma simple y estructurada, una solucin Computacional de caractersticas estndar, de bajo costo, desarrolladas bajo un enfoque sistmico y paramtrico que abarcara en forma amplia e integral todas las reas de gestin administrativa, a los requerimientos especficos del usuario.
B.2
Subsistema de Stock
Est orientado a controlar los inventarios Fsicos, Comprometidos y Devengados, los movimientos de insumos, productos y utillajes de la Empresa, en las mltiples Bodegas reales o virtuales que es posible definir asociadas a cada Sucursal en el Sistema. Los Stock de las Bodegas, se actualizan en lneas sobre la base de la informacin generada o procesada internamente, en las reas de Compras y la de Ventas de la Empresa.
B.3
Subsistema de Compras
Automatiza, norma y simplifica las actividades operativas del rea, al permitir la generacin y registro e impresin asistida, de la totalidad de los documentos formales de Compras. La Base de Datos generada proporciona informacin en lnea para apoyar al personal operativo, constituye la fuente de informacin de la Contabilidad y permite la generacin de una completa gama de informes para la toma de decisiones en todos los niveles.
vi
Presentacin
B.4
Subsistema de Ventas
Al igual que el mdulo anterior, automatiza normaliza y simplifica las actividades operativas de Ventas Adems en ambos se incluyen los pagos tanto de clientes como a proveedores. Estos se registran y administran eficientemente, asistidos por un conjunto de procesos e informacin en lnea.
B.5
Mdulo de Informes
La toma de decisiones en los distintos niveles la Organizacin requiere de informacin respaldada en documentos formales, actualizada y procesada. Este mdulo permite generar una amplia gama de informes paramtricos, tanto de Stock, como de Compras y Ventas, estructurados por los usuarios autorizados, con herramientas de fcil utilizacin disponibles en la solucin computacional. En forma adicional, la informacin puede ser traspasada para su tratamiento a cualquier los Programas de Microsoft Windows, impresa o transmitida a distancia.
B.6
Mdulo de Configuraciones
Incluye cuatro mdulos que permiten adaptar el Sistema y los Terminales de la Red a la modalidad de trabajo de la Empresa y de sus usuarios. Se destacan: Asignar a reas, Clientes y Proveedores Listas de Precio y Costos. Definir impresoras seriales, paralelas y remotas. Definir tratamiento de los Stock en los documentos de Venta. Fijar montos, cuotas y vigencia de los crditos de los Clientes. Definir fechas mximas y mnimas para registro de documentos. Discriminar la numeracin de documentos en los distintos perifricos. Definir autorizaciones de accesos, permisos y Claves de los Usuarios. Dar formato a los documentos siguiendo rutinas simples. Permite al usuario realizar el mantenimiento bsico en forma autnoma. Entrega informacin para realizar el mantenimiento asistido.
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Presentacin
C. OPERACIN GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema Random Pa Gest, est concebido para ser utilizado directamente por el personal que se desempea en las distintas reas de la Organizacin. Optimizar, facilitar y automatizar las tareas Administrativas. Generar una base de datos documental. Aumentar en forma significativa la eficiencia y productividad de la Empresa. La operacin del Sistema se realiza sobre la base de Comandos, Rutinas y Funciones. Las Funciones estn representadas en todas las ventanas en que son aplicables por unos iconos auto explicativos. Las rutinas son factibles de seguir con facilidad gracias a ventanas estructuradas sobre la base de la modalidad Windows. Los comandos se presentan siempre como alternativas para el usuario. Abreviaturas, Comandos y Funciones Los siguientes smbolos, comandos y funciones, son parte de rutinas estndar que permiten realizar todas las operaciones del Sistema una vez que ha sido activado el icono del Sistema Pa Maestro con el ratn e ingresada las claves de acceso.
C.1
Abreviaturas
Documentos OPI Orden de Pedido Interno GRI Gua Recepcin Interna GRP Gua Recepcin Prstamo GRC Gua Recepcin Compra NVI Nota de Venta Interna GDI Gua Despacho Interna GDP Gua Despacho Prstamo GDV Gua Despacho Venta GDD Gua Despacho Devolucin OCC Orden de Compra FCC Factura de Compra BLC Boleta de Compra NCC Nota de Crdito Compra NDC Nota de Dbito Compra NVV Nota de Venta FCV Factura de Venta BLV Boleta de Venta BSV Boleta Simple de venta NCV Nota de Crdito Venta NCC Nota de Dbito Venta RTU Razn Transf. Unidades Documentos de Pago CHV/C Cheque Venta/Compra TJV/C Tarjeta LTV/C Letra EFV/C Efectivo PAV/C Pagar de Crdito CPV/C Comprobante de Pago Ncv Pago con Nota de Crdito Fcc Pago con Factura Compra Fdc Pago con Nota Dbito C. Otros (?) () Informacin en lnea Ayuda en lnea
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Presentacin
C.2
Comandos de teclado
<Enter> <Ins> <Sup> <Tab> <Esc> <Esp> Enter, Intro, Activa los campos del documento. Seleccin de opciones Avanzar en el sistema Insert Registrar informacin Suprimir Eliminar. Tabulador Avanzar campo o ventana Escape Retroceder en el sistema Barra Marcar
C.3
Funciones
Las funciones estn representadas en el Sistema por iconos, cada uno de los cuales tiene incorporada una ayuda o explicacin, que se activa con el ratn. Son comunes en toda ventana, los siguientes iconos, el primero de ellos activa informacin en lnea sobre la ventana en caso necesario.
A modo de ejemplo, se muestran los siguientes iconos: Documentos
Parmetros
Rutinas Son conjuntos ordenados de comandos y funciones que siguiendo una secuencia lgica y comn permiten ejecutar acciones similares en todos los Subsistemas y Mdulos de Random Pa Gest. Sugerimos seguir las Rutinas detalladamente durante las etapas de aprendizaje, implantacin y simulacin, sin tratar de memorizarlas, ya que su secuencia lgica y las ayudas en pantalla permiten comprenderlas y familiarizarse con ellas.
ix
Captulo 1: Parmetros Generales
CAPTULO 1 RANDOM PA GEST

Random Pa Gest es una solucin computacional estndar de base documental, desarrollada bajo un enfoque sistmico y paramtrico, de gran flexibilidad, en la que los usuarios, mediante la definicin y registro de las Tablas, Parmetros Generales y los Parmetros de cada uno de los Subsistemas logran:
Estructurar un Sistema integrado, de alta eficiencia, bajo costo, acorde a las caractersticas propias de la Empresa y que cumple con los ms exigentes requerimientos. Mantener el Sistema vigente en el tiempo, pese a los cambios tecnolgicos y nuevas disposiciones legales gracias a las actualizaciones y nuevas versiones que libera peridicamente Random S.A.. Actualizado, sin intervencin de personal especializado, dado a que la mantencin de los Parmetros y Tablas le permiten al usuario introducir los cambios que se producen en la organizacin y/o de sus procesos.
1.1 DEFINICIN Y REGISTRO DE LOS PARMETROS DE LA EMPRESA

Esta importante actividad, requiere de un detallado estudio, ya que una definicin clara de los objetivos de la Gerencia para la implantacin del Sistema, de la precisin con que se formulen los requerimientos y la forma en que se definan los Parmetros, depende en forma importante, la posibilidad de utilizar en forma integral las potencialidades del Sistema y cumplir con las expectativas. Para disponer de los antecedentes necesarios para resolver, sugerimos capacitar a los encargados de la implantacin del Sistema y desarrollar un modelo que represente la realidad de la Empresa, con la finalidad de evaluar distintas alternativas y validar la que se seleccione como la ms adecuada. Si el dominio de las potencialidades del Sistema, no le permiten estructurar una solucin satisfactoria a su realidad, considere la posibilidad de recibir asesora especializada de Empresas asociadas de Random S.A. o de asesores externos de mayor experiencia. Los Parmetros en los Sistemas "Random Pa Maestro" se dividen en: Parmetros Generales del Sistema Random Pa Maestro Parmetros de los Subsistemas: Gestin Administrativa. Contabilidad con Centros de Costos. Gestin de la Produccin
1-1
1.1.1 Secuencia para el Registro de los Parmetros

Para comenzar la etapa de implantacin de los Sistemas Random Pa Maestro, es importante disponer de informacin procesada, fidedigna y completa. Al registrar los Parmetros del Sistema de Gestin Administrativa, se sugiere seguir el orden que se detalla en el siguiente cuadro, ya que de esa forma, el usuario se asegura de disponer de la informacin de Tablas, necesaria para completar el registro de los antecedentes de los siguientes Parmetros. Parmetros Generales 1 Turnos de Venta 2 Pases, Ciudades y Comunas. 3 Funcionarios. 4 Sucursales. 5 Bodegas 6 Cajas de Pago Parmetros de Gestin 13 Familias de Productos. 14 Rubros de Productos. 15 Marcas de Productos 7 8 9 10 11 12 16 17 18 Centros de Control. Zonas Monedas Listas de Precios Emisores de Documentos. Tenedores de Documentos Dimensiones Productos o Insumos Entidades Clientes y Proveedores
Por ejemplo, para registrar un Funcionario de la Empresa, con todos sus antecedentes, deben estar definidos en el Sistema las Tablas de Ciudad y Comuna, ya que el Sistema efecta un proceso de validacin. El orden en que se presentan los Parmetros en la barra de herramientas del Sistema, se defini para facilitar el trabajo diario, por lo que aquellos de uso ms frecuente, se presentan en las primeras lneas.
1-2
1.1.2 Seleccin del Parmetro a tratar

Los Men, de los Parmetro Generales y del Sistema de Gestin se activan en las barras de Subsistemas y Mdulos.
1-3
1.1.3 Registrar, Modificar y Eliminar Parmetros

Estas tres acciones que son comunes tanto para los Parmetros Generales como para los parmetros de cada uno de los Subsistemas Integrados. Una vez seleccionando el Parmetro a tratar, se activa la funcin a ejecutar el icono correspondiente y se sigue la rutina o secuencia lgica. El usuario dispone de eficientes ayudas en lnea, que le proporcionan el antecedente necesario y lo guan en los pasos de la rutina a seguir.
A A B C D
E E F G H
Modificar Datos del Parmetro Registrar Nuevo Parmetro Buscar Imprimir Informe
Eliminar Parmetro Registrar Personal Grabar Traspasar Excel Clave datos a
1.1.3.1 Registro de los Parmetros
Como ya se destac para registrar algunos parmetros, se requiere utilizar informacin paramtrica almacenada en los archivos o Bases de Datos del Sistema, por lo que es conveniente seguir la secuencia sugerida en la pgina anterior. Caso contrario, el parmetro no se podr registrar o sus antecedentes quedarn incompletos. Esta ltima situacin no es aconsejable, dado que la experiencia indica, que posteriormente no se completan, con lo cual se pierde informacin de gran utilidad. Los datos de un Parmetro, dependiendo de su naturaleza se registran de dos formas: Digitndolos directamente en el campo. Cargando el antecedente de una Tabla. En la primera alternativa, si bien el Sistema no valida la informacin, se sugiere definir una modalidad para cada uno de los antecedentes a registrar, con la finalidad de garantizar la uniformidad de la informacin y facilitar el empleo de las ayudas. Los Antecedentes de aquellos campos del Parmetro, que corresponden a informacin de Tablas, no se pueden digitar en forma directa. El Sistema valida que el cdigo corresponda a uno de los definidos en la Base de Datos.
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Captulo 1: Parmetros Generales Para facilitar la seleccin del Antecedente, al registrar el primer dgito en el campo, el Sistema presenta al primer registro que cumpla la condicin. Con <> se puede avanzar en la Tabla. Con <Enter> se selecciona el que corresponde.
1.1.3.2 Modificar Parmetros
Todos los Antecedentes de un Parmetro, con excepcin de su cdigo, pueden ser modificados. Se debe tener presente, que al modificar por ejemplo la glosa de un Parmetro, toda la informacin registrada en la base de datos bajo ese cdigo, quedara clasificada bajo la nueva glosa.
1.1.3.3 Eliminar Parmetros
Por ser un Random Pa Gest un Sistema de Base Documental, esta accin tiene restricciones importantes. Como regla general, se debe considerar que slo se pueden eliminar sin restricciones, aquellos Parmetros que no tienen informacin asociada en los documentos. El Sistema valida, la relacin de algunos Parmetros e informa las restricciones que existen para su eliminacin.
En aquellos casos que el Sistema permita la eliminacin de un Parmetro, el usuario debe analizar las inconsistencias que se pueden producir en las Bases de Datos y en los Informes.
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1.1.4 Generacin, Impresin y Transmisin de Informes

El Sistema permite estructurar y almacenar Informes de los Parmetros, sobre la base de los campos con que estn definidos.
Los informes pueden ser listados por impresora, grabados en disco o transmitidos por fax o Internet utilizando las potencialidades de Windows.
1.1.4.1 Estructurar un Informe

En la columna izquierda de la ventana, se seleccionan los campos, en el orden en que estos se desean listar, de izquierda a derecha, los campos seleccionados quedaran registrados en la columna central. Se debe seleccionar el modo de ordenamiento que se requiere el informe, adems en caso que sea necesario es posible imponer restricciones para el informe, tomando en cuenta solo los genricos, o seriados.
1.1.4.2 Almacenar Informes Estructurados

La estructura de un Informe de uso frecuente, puede ser almacenada con un nombre que lo identifique, activando la funcin grabar, rescatndolos al seleccionarlos en el encabezado de la ventana Nombre del informe. En caso que los informes pierdan su vigencia, pueden ser eliminados.
1.1.4.3 Revisin en Pantalla del Informe

El icono Font permite seleccionar el tipo de tipografa, tamao y estilo de la letra para imprimir un Informe. Si bien es posible imprimir o revisar en pantalla un informe, con cualquier tipo de letra disponibles en la configuracin de Windows, es conveniente usar los Tru Tipe, cuya caracterstica principal es que todas las letras ocupan igual espacio, lo que permite obtener informes perfectamente alineados. Random S.A. para una buena presentacin de los Informes sugiere utilizar de preferencia Courier New.
1-6 Manual Random Pa Gest
1.2 PARMETROS GENERALES DE LA EMPRESA

Son aquellos que permiten definir las caractersticas, que son comunes para todos los Subsistemas de Random Pa Maestro, y que se detallan en el men que se muestra a continuacin. Estos Parmetros se activan seleccionando el siguiente icono en la barra principal del Sistema:
1.2.1 Funcionarios de la Empresa

Se deben ingresar al Sistema como Funcionarios, a toda persona, que por su actividad deba utilizar el Sistema o se le relacionen transacciones, completando los antecedentes de la siguiente ventana:
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Por lo tanto, deben ser registrados los Directores, Gerentes, Jefes de Sucursal, Vendedores, Encargados de Compra, Bodegueros, Cajeras y Supervisores. Los Funcionarios que participan directamente en los Procesos Productivos en una Empresa manufacturera, que no utilizan el Sistema en su trabajo, se registran en el Parmetro Operarios, del sistema Random Gepac.
1.2.1.1 Registro de Datos Personales

Cdigo Funcionario Identifica y relaciona al funcionario en todos los procesos administrativos y documentos del Sistema. Se sugiere, utilizar como cdigo las iniciales (Apellido paterno, Apellido materno, Nombre), ya que es ms fcil de relacionar y el listado queda ordenado por abecedario. RUT y Nombre El Rut y el dgito verificador se registran en forma directa separado por un guin. Direccin Es importante registrar y mantener permanentemente actualizado este dato, ya que ello permite localizar al funcionario o su familia en caso necesario, despachar correspondencia y otras actividades. Regin y Comuna La Ciudad y Comuna del domicilio del Funcionario es paramtrica, por lo que para su registro es condicin que se encuentre definida en la Tabla correspondiente.
Como se puede observar en la ventana los campos que tienen botones, solo se pueden completar con informacin de las Tablas del Sistema. Telfono Es posible registrar dos telfonos de 7 cifras con el siguiente formato: 251 6757 Fotografa Para una mejor identificacin de los Funcionarios, el Sistema permite agregar en la Ficha de Antecedentes Personales una fotografa digital en formato bmp. La imagen se inserta activando la funcin con el siguiente icono:
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Las fotografas pueden ser tomadas, con cualquier mquina digital o capturadas con un scanner y almacenada en el archivo Planos de Random Pa Maestro.
1.2.1.2 Registro y Modificacin de Claves Personales

Todo funcionario, que hace uso de parte del Sistema en forma directa, es decir registra documentos u obtiene informes, debe estar autorizado y registrar una clave personal. El Registro de la clave debe ser una accin personal y reservada, de responsabilidad de cada Funcionario de la Empresa, por lo que todo usuario debe ser capacitado para ejecutarla en forma individual. Clave Inicial de un Usuario Para su registro, el Funcionario sin ayuda de terceros ni supervisin, en la ventana Funcionario: Mantencin del Maestro activa la funcin:
Las claves deben ser: Personales e intransferibles. De una extensin no inferior a tres dgitos, se sugieren cinco. Fciles de recordar por el usuario y difciles de relacionar por terceros, razn por la cual no utilice sus iniciales, fechas de cumpleaos u otras que para otras personas pueden resultar obvias. Modificadas peridicamente. La clave se registra en la siguiente ventana, el Sistema una vez grabada informa el resultado.
Se debe tener presente que en las Bases de Datos y archivos del Sistema, las Claves quedan ocultas, razn por la cual el Supervisor del Sistema y el personal tcnico de Random S.A. no tienen posibilidad de conocerla o recuperarla en caso que el funcionario la olvide. Modificar Clave de Usuarios Para mantener la confidencialidad de la clave personal, los usuarios deben modificarla cada vez que exista la posibilidad de que esta sea conocida por terceros. La clave, se modifica siguiendo la misma rutina anterior, con la sola diferencia que el Sistema le exigir ingresar su Clave Actual, para autorizar el cambio.
Manual Random Pa Gest 1-9
1.2.2 Sucursales de la Empresa

El Sistema Random Pa Gest, permite integrar, procesar y consolidar en la Casa Matriz informacin de Stock, Compras y Ventas generada en uno o ms Sucursales. Las Sucursales pueden estar integradas en lnea con la Casa Matriz o ser Remotas. La configuracin en lnea, permite que la informacin de las diferentes Sucursales se actualice en forma inmediata, utilizando redes de rea local o las que ofrecen las diferentes Compaas de Comunicaciones. Las Sucursales que se integran en lnea con la Casa Matriz, necesariamente requieren utilizar la Configuracin Cliente Servidor. Las sucursales Remotas en cambio, trasmiten las transacciones en forma peridica a la Casa Matriz en procesos batch, utilizando el mdulo de transmisiones.
1.2.2.1 Componentes del Sistema asociadas a una Sucursal

Toda Sucursal debe tener a lo menos una Modalidad de Estacin, para facilitar la configuracin de sus estaciones de trabajo y evitar errores. Las Bodegas, Cajas de Pago y Centros de Control, que se definen en el Sistema, siempre deben estar asociados solo a una Sucursal. No es posible, por ejemplo, que una misma Bodega mueva Stock de dos Sucursales.
1.2.2.2 Tipos de Sucursal

Sucursales Reales o Punto de Venta: Son centros independientes registrados en el servicio de Impuestos Internos, bajo una misma Razn Social, los que pueden estar o no integrados en lnea a la red computacional de la Casa Matriz. Sucursales Virtuales: Se puede definir como Sucursales de la Empresa secciones o departamentos que estn integrados fsicamente en la red de la Casa Matriz, con la sola finalidad de asociarlas a Centro de Costos o facilitar la obtencin de informes de gestin.
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1.2.2.3 Registro de los Antecedentes de una Sucursal

Las Sucursales se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente Pantalla.
El Cdigo de Sucursal, no puede ser modificado, ya que relaciona todos sus movimientos en la documentacin. No presenta restricciones para su definicin pero, sugerimos utilizar un cdigo alfanumrico, dado a que es ms fcil de relacionar.
1.2.3 Bodegas de una Sucursal

Todas las Bodegas o Almacenes deben estar asociadas slo a una Sucursal de la Empresa. Las Bodegas, pueden ser reales o virtuales, siendo estas ultimas, aquellas que se crean en el Sistema, sin que exista un lugar fsico diferente, con la finalidad administrar los Stock en mejor forma. Por lo tanto una Bodega real, puede ser subdividida en numerosas bodegas virtuales, a las que por lo general se les asigna un sector determinado de ella, ya que ello facilita los controles de Stock y se reducen los tiempos de despacho de los productos almacenados.
1.2.3.1 Registro de los Antecedentes de una Bodega

Las Bodegas de una Sucursal, se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente Pantalla.
Cdigo de Bodega Es alfanumrico de tres dgitos y no presenta restricciones para su definicin. No puede ser modificado, ya que relaciona todos los movimientos de Stock en la documentacin.
1.2.3.2 Asignacin de Productos a una Bodega

Para registrar un Producto en un documento, necesariamente este debe estar asignado a la Bodega activa de la lnea, caso contrario rechaza la operacin y dependiendo de la situacin informa:
La pantalla de la izquierda, se presenta, cuando el Producto no est asignado a ninguna Bodega de la Sucursal, lo cual es un error de operacin, el cual se debe corregir para registrar la transaccin. La siguiente situacin se presenta si el Producto est asignado a otras Bodegas de la Sucursal, el Sistema ofrece la posibilidad de cambiar a la Bodega correcta. Esta restriccin, es importante ya que es un control efectivo para asegurar, que se despachen o almacenen en las diferentes Bodegas de la Empresa, slo los Productos que estn asignados o autorizados. Asignacin individual de un Producto a una Bodega Se puede hacer en el momento de su registro, en la siguiente ventana, seleccionado la carpeta Bod y marcando las diferentes Bodegas en las que se almacenar. Esta alternativa es de gran utilidad para la asignacin de los Productos que se incorporan al Maestro de la Empresa, los cuales al ser registrados en forma correcta, fuera de ser codificados de una forma apropiada, necesariamente deben ser asignados a las diferentes carpetas.
Esta es una de las principales razones, por la cual la incorporacin de nuevos Productos, debe ser una accin que debe ser realizada slo por personal debidamente calificado. Se hace en el Parmetro de Gestin Tratamiento de Stock por Bodega (Stocks Mnimos), activando la funcin de traslado y marcando los Productos que se asignarn en forma masiva a la Bodega.
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1.2.4 Cajas de Pagos

Toda Caja en el Sistema necesariamente debe estar asociada a una Sucursal. Dado que su funcin principal es la recaudacin del pago de los Clientes, tienen el carcter de Tenedor de Documentos de Pago. Lo anterior permitir utilizar la Tenedura de Documentos del Mdulo Pago de Clientes, para controlar y generar la documentacin de respaldo para la entrega de valores. Registro de los Antecedentes de una Caja Las Cajas de una Sucursal, se registran en el Sistema asociadas a una Sucursal, completando los campos de la siguiente Pantalla.
Cdigo de la Caja Es alfanumrico de dos dgitos y no presenta restricciones para su definicin. No puede ser modificado, ya que relaciona todos los documentos de Pago.
1.2.5 Centros de Control

Toda transaccin puede ser asociada al momento de registrarla a un Centro de Control, antecedente que posteriormente permitir agrupar la informacin para su contabilizacin, u obtener informacin agrupada por este concepto. El Sistema asume por omisin que las transacciones no estn asociadas a un Centro de Control y no puede ser configurada en la Modalidad de la estacin Registro de los Antecedentes de un Centro de Control Se registran en el Sistema asociados a una Sucursal, completando los campos de la Pantalla de registro.
Cdigo del Centro Es alfanumrico de dos dgitos y no presenta restricciones para su definicin. No puede ser modificado, ya que relaciona todos los documentos de Pago.
1.2.6 Emisores de Documentos de Pago

Estas Entidades son todas las Instituciones Financieras que emiten documentos valorados legalmente reconocidos. Adems pueden ser definidas como tales, aquellas Instituciones que emiten cupones o vales aceptados como instrumento de pago por el usuario. Los Antecedentes se registran en la siguiente ventana:
Tipo de Pago En el Sistema estn definidos, los siguientes Tipos de Pago, los que deben ser asociados a una o ms Entidad Emisora. CH TJ LT PA Entidad Debe ser registrada con un cdigo, en el caso de los Bancos se sugiere utilizar la codificacin de la Superintendencia de Bancos, ya que este cdigo est impreso en todos los cheques. Plaza Debido a la integracin en lnea de los bancos, normalmente no se utiliza, por lo que se sugiere dejar el campo en blanco. Nombre Identifica a las Entidades Emisoras de Documentos. Cdigo Tcnico Una Entidad puede ser identificada indistintamente por su Cdigo Principal o Tcnico, este ltimo campo permite implementar codificaciones alternativas. Cheque Bancario. Tarjeta de Crdito. Letra de Cambio. Pagar de Crdito CP CC Comprobante de Pago Comprobante de Pago Contable
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Captulo 1: Parmetros Generales Cuenta Corriente En este campo se registra la Cuenta Corriente o Bancaria de la Empresa. Estas sern ofrecidas por el Sistema cada vez que se emita un cheque para el pago de proveedores. Dado a que slo es posible registrar una cuenta por Entidad, las Empresas que tienen ms de una Cuenta Corriente en un mismo banco, deben crear una nueva Entidad. En aquellos Bancos que la Empresa no tiene Cuenta Corriente, el campo se deja en blanco. Registro de Cheques Todos los cheques de los Sistemas Bancarios traen impresos, los antecedentes que se detallan con la siguiente codificacin: Serie y nmero del documento. Nmero de la Cuenta Corriente. Cdigo del Banco. Plaza. Sucursal. 7 Dgitos 11 Dgitos 3 Dgitos 4 Dgitos 3 Dgitos
Para permitir el procesamiento electrnico de la documentacin los cheques tienen impresos en caracteres magnticos los cdigos que se presentan con la siguiente estructura. 1351610^ Nmero documento Registro Contable Los diferentes Tipos de Pago, en la Contabilidad se asignan a Cuentas, lo que le permite al Sistema generar en forma asistida un Comprobante Contable, el que solo debe ser validado por el responsable de la actividad. Random S.A. para facilitar la implantacin del Sistema, libera el Sistema con una Base de Datos en la que estn registrados los principales Bancos autorizados en los Sistema Financiero de los pases en que se encuentra radicada la Casa Matriz de sus Clientes. En Chile, para facilitar las ayudas al cdigo de las Instituciones asignado por la Superintendencia de Bancos a partir de 1999 en la base del sistema se elimin el primer 0 Cdigo Superintendencia 001 Banco de Chile 012 Banco del Estado. 035 Banco de Santiago Cdigo Pa Maestro 01 Banco de Chile 12 Banco del Estado. 35 Banco de Santiago 0160320^ Cdigo Banco y Plaza 00018790761/ 01 Nmero Cuenta
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1.2.7 Tenedores de Documentos de Pago

Se definen para estructurar y hacer operativa la Tenedura de Pagos del Sistema Random Pa Gest, la cual tiene por finalidad principal, administrar los documentos de pago, en los Sistemas que no estn integrados con el Sistema de Contabilidad Random Pa Con. Se entiende por Tenedores de Documentos, a las reas Administrativas de la Empresa, que dentro de sus funciones estn el manejo de documentos valorados y las Entidades a las que se les confa su custodia.
1.2.7.1 Tipos de Tenedores de Documentos de Pago

Tenedores Internos:
Los documentos de pago, que han sido Contabilizados se administran en la Contabilidad.
El Sistema define por omisin a todas las Cajas como Tenedores Internos, razn por la cual no es necesario registrarlas. Tenedores Externos: Se deben definir y registrar como tal: Todas las reas de la Empresa, que no son Caja, pero que por su funcin les corresponde recibir, guardar o procesar documentos de Pago. Los Bancos en que se depositan o entregan en cobranza documentos de pago. Las Empresas de custodia de valores con las que se mantienen convenios. Los estudios jurdicos y empresas de cobranza. Como cada documento de pago, al ser ingresado queda registrado en el sistema con un nmero, cuenta, entidad emisora, fecha de emisin y fecha de vencimiento, es posible documentar en forma simple y efectiva los traspasos de documentos y mantener un estricto control de la Tenedura de Documentos. Los Traspasos de documentos, su clasificacin sobre la base de variados criterios, que satisfacen en forma amplia los requerimientos de las Empresas, permite preparar la documentacin de traspaso y generar en el Mdulo de Pago de Clientes todo tipo de informes.
1.2.7.2 Registro de los Antecedentes de un Tenedor

Se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente ventana siguiendo la rutina normal.
Se destaca, que el campo Sucursal, no es paramtrico, ya que esta corresponde al Tenedor.
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1.2.8 Retiradores de Mercaderas

Permiten registrar en la Base de Datos o archivos completando la siguiente ventana, los Antecedentes de las personas que retiran mercaderas, los cuales posteriormente pueden ser impresos en los documentos.
Al grabar un documento, en el recuadro observaciones de la ventana que se presenta en pantalla al grabar un documento, se digita el cdigo de la persona que retira la mercadera, donde: Si est registrada, lo muestra en Pantalla. Si el cdigo no corresponde el Sistema presenta la Pantalla de registro. Si bien el Sistema dispone de Ayudas en lnea ( ? ) que facilitan la bsqueda, se sugiere para hacer gil el proceso, utilizar el RUT, sin dgito verificador, ya que es nico y fcil de relacionar.
1.2.9 Turnos de Trabajo

En el Sistema para un mejor control de las cuadraturas de Cajas, se pueden definir Turnos de Trabajo. Si no se definen Turnos, cada vez que se ingresa al Sistema, este pregunta por el, por lo que para evitar una consulta sin sentido en forma reiterada, se debe registrar un Turno nico.
Similar consulta se presenta en Pantalla, cuando estn definidos dos o ms Turnos de Trabajo. Una correcta seleccin es necesaria, ya que ello permite asignar los ingresos en forma correcta a los diferentes Turnos de Caja, informacin que es necesaria para efectuar las cuadraturas. Por lo tanto, cada vez que se cierra y cuadra una Caja, es necesario cambiar el Turno. Para lo anterior, es necesario cerrar el Sistema y reiniciarlo, accin que permite adems cambiar el Responsable del registro de los Pagos.
Para cambiar de Turno, al ingresar al Sistema, se debe rechazar el Turno 1, que se ofrece por omisin y seleccionar el que corresponde en la siguiente ventana:
Registro de Turnos de Venta Se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente ventana.
Cdigo del Turno El Sistema ofrece por omisin en forma correlativa los nmeros 1,2....,n. Hora Inicial y Final Corresponden a las horas en que los Turnos comienzan y terminan sus actividades. Estas horas son referenciales, ya que no son controladas por el reloj interno del Sistema.
1.2.10 Zonas
En los Antecedentes de las Entidades, hay un campo paramtrico, en el que es posible definir la Zona en que est ubicada la casa Matriz y sus Sucursales. Este antecedente permite configurar Informes los siguientes Informes basados en este Parmetro: Compras y Ventas de los diferentes periodos. Informes de Cobranza. Por lo tanto es de gran utilidad agrupar a las Entidades ya sea por Rutas de Cobranza o Distribucin, Zonas Geogrficas o cualquier otro concepto.
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1.2.11 Tipos de Monedas y Cambio

Random Pa Maestro, es un Sistema desarrollado para trabajar simultneamente en dos monedas, por lo que versiones autorizadas pueden utilizar las ventajas que presenta esta potencialidad. El Sistema, permite en los procesos de adquisiciones y ventas, trabajar simultneamente en ms de dos moneda, las que se relacionan con la moneda nacional, sobre la base de una tasa de cambio. La moneda nacional ( $ ) y el Dlar de los Estados Unidos (US$), son monedas fijas en el Sistema, por lo que no se pueden eliminar. En los sistemas mono moneda, los documentos que se registran en monedas diferentes a la nacional, de acuerdo a la legislacin chilena quedan totalizados en su equivalente en moneda nacional. La tasa de cambio utilizada en una transaccin, queda almacenada en la Base de datos del Sistema. Registro de Monedas Se registran en el Sistema completando los campos de la ventana, siguiendo la rutina estndar.
Actualizacin de Monedas Se efecta en la misma ventana, activando la funcin modificar, el Sistema guarda como antecedente la fecha de la ltima modificacin.
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1.2.12 IVA e Impuestos Adicionales

1.2.12.1 IVA
Considerando que el Impuesto al Valor Agregado IVA puede ser modificado en el tiempo, que algunos productos y servicios estn exentos y otros tienen un tratamiento especial, en el Sistema Random Pa Gest: El IVA es paramtrico y se define para cada producto. Para facilitar el registro de los Productos, el Sistema se libera configurado con un 19 % como IVA. La configuracin de 19% puede ser modificada en caso necesario. Un Producto definido con IVA, puede registrarse exento, activando la funcin correspondiente, la cual aparece en la ventana de un documento al momento de registrar la cantidad
1.2.12.2 Impuestos Adicionales

Dependiendo de su modalidad de clculo, estos se dividen en Fijos y Variables. Ambos casos, el Sistema los tiene predefinido y trata de acuerdo a la normativa legal vigente en Chile, pudiendo adaptarse sin dificultad a la de otros pases. Los Libros de Compra y Venta, pueden ser impresos en formato ancho detallando en forma separada cada uno de los impuestos adicionales. Impuestos Adicionales en Porcentaje El diseo del Sistema se libera para administrar los Impuestos adicionales en porcentaje vigente en Chile, a los cuales se les pueden agregar otros que tengan similar tratamiento.
Los impuestos adicionales se cargan automticamente en la lnea del documento, en que se registra la transaccin del producto afecto y su monto se refleja en el campo Impuesto del pie.
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Captulo 1: Parmetros Generales Impuestos Adicionales sobre la base de la cantidad transada El Sistema permite el tratamiento de impuestos que gravan las cantidades transadas en un valor fijo, en Chile estn vigentes: Impuesto especfico a los Combustibles
Este se aplica a los usuarios de vehculos motorizados que transitan por calles, caminos y vas pblicas y se expresa en un factor multiplicado por la unidad tributaria mensual (UTM). Diesel Gasolinas UTM x 1,5000/100 UTM x 4,4084/100
Fondo de estabilizacin del Petrleo
Tiene por finalidad atenuar el efecto de las fluctuaciones de los precios internacionales de los combustibles en el mercado chileno. Se aplica por un monto equivalente al 60 % de la diferencia entre el precio de importacin y el lmite inferior de la banda, cuando en una semana el precio promedio de importacin est bajo del limite. Dado los mecanismos de clculo de este ltimo impuesto puede variar semanalmente, es necesario actualizarlo con similar frecuencia.
1.2.12.3 Definir nuevos Impuestos Especficos

Random S.A. libera los Sistemas con la Tabla de Impuestos detallada anteriormente, en la cual, los usuarios pueden incorporar impuestos de iguales caractersticas y mtodo de clculo a los anteriores. La incorporacin de nuevos impuestos con una metodologa de clculo diferente, esta sujeto a la factibilidad tcnica dentro de la actual estructura de bases.
1.2.12.4 Actualizar Impuestos Especficos

Se realiza en la ventana anterior, siguiendo las rutinas normales del Sistema.
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1.2.12.5 Asignar impuestos especficos a un Producto

Se realiza en la ventana de Tratamiento de los Productos.
1.2.13 Conceptos Especiales

Al valor total de un documento, se le pueden agregar valores o aplicar descuentos y recargos de diferente tipo, los cuales se definen en este Parmetro denominado Conceptos Especiales.
1.2.13.1 Valores
Permiten aplicaciones especiales, como es el caso de las facturas de los Agentes de Aduana, en las que se pagan aranceles e impuestos no asociados directamente al Producto.
1.2.13.2 Descuentos y Recargo

Tanto un descuento como un recargo, aplicados al total de un documento, esta caracterizado por tres condiciones, (A, B, C) las que a su vez tienen dos posibilidades. Alt. A B C Monto Afecto a Impuesto Afecta el precio producto Posibilidades Porcentaje No afecto a impuesto del No afecta el precio real de los productos
real
1.2.13.3 Forma de aplicar los Conceptos en un documento

Se registran de igual forma que un Producto en las ltimas lneas del documento, ya que siempre afectan al valor total de este. El tratamiento de las facturas de los Despachadores de Aduana en Chile, se describe en el capitulo Explotacin.
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El Sistema para facilitar el registro de los Conceptos especiales en un documento, dispone de una ayuda en lnea, la que para ser utilizada requiere ser seleccionada en la ventana de seleccin de cdigos: Descuentos en % Se registran en la columna % Desc. del cuerpo del documento. Una vez ingresado el %, el resultado se refleja en la columna Descuento. Descuento en Monto Se registran digitando directamente el valor a descontar del total del documento en la columna Descuento. Recargo en Porcentaje Se digitan en la Columna % Des de los documentos. El Sistema, por omisin, reconoce que es un recargo y lo pone en la columna Total Neto. Recargo en Monto Se digitan directamente en la columna Total Neto.
1.2.13.4 Efecto sobre el precio real

Los valores a los que se adquiere o vende un Producto, despus de aplicar los descuentos a la lnea corresponden al Total Neto / Cantidad. Si se aplica un Descuento o un Recargo al Total de un documento de Venta, el ingreso por cada uno de los Productos detallado en el documento ser menor y en uno de compras se afecta la cantidad pagada. El Sistema tiene incorporados Informes que calculan con precisin los mrgenes de Venta de los Productos, los cuales se ven afectados por la aplicacin de estos Conceptos Especiales. Por lo anterior al definir un Concepto Especial, se debe establecer si este afecta o no los Precios Reales de los Productos transados en un documento en los que se aplican conceptos. De acuerdo con criterios comnmente aceptados, a modo de ejemplo detallamos algunos Conceptos y su efecto sobre los precios Reales: Afectar el Precio Real Descuento por Volumen. Descuento por Promocin No Afectan el Precio Real Recargo por Pago en Cuotas Recargo por Flete. Descuento por Pronto Pago
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1.2.13.5 Eliminar Concepto Especial

Solo se pueden eliminar los Conceptos Especiales que no han sido aplicados en ningn documento. Caso contrario se debe considerar que si se elimina un Concepto Especial, que ha sido aplicado a diversas transacciones, se perder informacin y consistencia en las Bases de Datos.
1.2.14 Recetas
Mediante este Parmetro es posible asociar en forma permanente a un Producto, un conjunto de componentes. Al transar un Producto con Receta, se mueve el Stock tanto del Producto como el de sus componentes. Definicin de Recetas La Receta de un Producto, se define en la siguiente pantalla utilizando los comandos y ayudas del Sistema.
Cdigo Se registra el producto al cual se le asociarn componentes y se denominar Producto Final. Cantidad Base sobre la cual se define la receta, corresponde de productos finales que se obtendrn con la cantidad de componentes. Unidad Unidad en que se contabiliza los Productos finales. Esta unidad debe corresponder a la unidad primaria o secundaria del Producto final. Componentes Se registran con sus respectivas cantidades, todos los componentes del Producto final. Estos necesariamente deben estar registrados en la base de datos o archivo de Productos.
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1.2.15 Fichas Tcnicas

A los Productos definidos en el Sistema, es posible asociarles una Ficha Tcnica, la cual puede ser consultada por pantalla e impresa en los documentos comerciales.
Consulta por Pantalla Se activa con el Comando representado por Esta potencialidad del Sistema Random Pa Maestro, ampla en forma importante la informacin de que dispone el personal de la primera lnea. Los vendedores podrn atender en mejor forma a sus Clientes y el personal de compras podr especificar claramente el elemento que debe adquirir. Impresin en documentos Esta alternativa se debe configurar en el formato del documento.
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1.2.16 Pases y Ciudades

Para asegurar informacin consistente en base de localizacin geogrfica de las Entidades, Funcionarios y otros Parmetros, los pases, ciudades y comunas, en el Sistema Random Pa Gest se tabulan. Lo anterior se fundamenta en que la experiencia demuestra, que estos parmetros por lo general se registran de diferentes formas, las que los sistemas computacionales no son capaces de reconocer.
Por ejemplo, es normal que al registrar una direccin, la ciudad de Santiago, se escriba como se detalla, lo cual si bien cualquier persona es capaz de asociar, para los sistemas computacionales son cuatro ciudades diferentes: SANTIAGO SANTIAGO. STGO STGO. Para facilitar la implantacin, el Sistema se libera con una Base de datos con las principales Regiones y Comunas de los Pases en los que est localizada la Casa Matriz del usuario, por lo que este solo debe revisar y completar la informacin. Eliminar un Pas, Regin o Comuna Al eliminar un Pas o una Ciudad, el Sistema advierte que se eliminarn todos los niveles inferiores. Antes de eliminar uno de estos parmetros, se debe analizar la perdida de consistencia de las Bases de Datos, ya que las direcciones de las Entidades con domicilio en el parmetro eliminado quedarn incompletas.
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1.2.17 Documentos del Sistema

Random Pa Gest es un Sistema de Gestin, desarrollado bajo bases documentales, diseado para automatizar y simplificar la Administracin de la Empresa, a travs del registro, clasificacin y archivo computacional de los siguientes tipos de documentos. MOVIMIENTO FISICO GRI Gua Recepcin Interna GRP Gua Recepcin Prstamo GRC Gua Recepcin Compra GRD Gua Recepcin Devolucin GDI Gua Salida de Bodega GDP Gua Despacho Prstamo GDV Gua Despacho Venta GDD Gua Despacho Devolucin GTI Gua Traslado Sucursales GCL Gua de clasificacin GAR Gua armado de producto COMPRAS Y VENTAS FCV Factura de Venta BLV Boleta de Venta BSV Boleta de Venta Simple. FDV Factura de Dbito Venta NCV Nota Crdito Venta FEV Factura de Exportacin FCC Factura de Compra BLC Boleta de Compra NCC Nota Crdito Compra FDC Factura de Dbito Compra FCT Factura de compra terceros COV Cotizacin de venta COMPROMISO NVV Nota de Venta OCC Orden de Compra OCI Orden Pedido Interna NVI Compromiso Entrega Interno
Los documentos formales del Sistema se definen en la etapa de diseo y programacin, razn por la cual, este Parmetro slo se pueden consultar e imprimir un listado de el. Por lo tanto, los usuarios no pueden agregar, modificar ni eliminar documentos formales del Sistema Random Pa Maestro. Lo anterior implica que el registro de informacin en este Sistema documental, est restringido a las posibilidades de los documentos formales con que se libera.
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1.3 PARMETROS DEL SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA

Son aquellos que permiten al usuario definir, registrar y mantener actualizados en el Subsistema de Gestin Random Pa Gest las caractersticas, procedimientos y antecedentes de su Empresa.
Los Parmetros de Gestin Administrativa, que se seleccionan en la barra del Sistema de gestin administrativa son los siguientes:
1.3.1 Definicin de Productos e Insumos

El tratamiento de los Productos de una Empresa, que maneja gran cantidad de tem en sus inventarios, requiere de un conjunto de herramientas que permita hacerlo en forma eficiente. Al definir, codificar y registrar un Producto en Random Pa Gest, se debe tener presente y relacionar los aspectos que se detallan, cada uno de los cuales est tratado en el capitulo correspondiente: Clasificacin los Productos por Tipo. Clasificacin de Productos en Familia, Rubro y Marca. Tratamiento de Listas de Precio. Asignacin de Relaciones de Pertenencia. Tratamiento de Stock por Bodegas y Stock Mnimos Tratamiento del Precio Promedio Ponderados.
De las relaciones anteriores destacamos los siguientes aspectos de cada uno de ellos:
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Captulo 1: Parmetros Generales Clasificacin de Productos por Tipo Permite definir las caractersticas ms relevantes de un Producto. Clasificacin de Productos en Familia, Rubro y Marca Una correcta clasificacin de los Productos, la cual es independiente del cdigo permite satisfacer los requerimientos de informacin de Gestin, facilita el tratamiento de Listas de Precio y reposicin de Stock. Tratamiento de Listas de Precio Estas estn estructuradas para tratar masivamente los Productos por familia, Rubro y Marca. Asignacin de Relaciones de Pertenencia Permite clasificar los Productos en Super Familia Familia - Sub Familia, Rubro y Marca. Asociar Productos de similares caractersticas e igual precio a un Cdigo Genrico Tratamiento de Stock por Bodegas y Stock Mnimos Permite asignar o eliminar los Productos de las diferentes Bodegas de la Empresa. Definir las cantidades mnimas de compra, tiempos de reposicin. Determinar las velocidades de salida de los Productos para periodos paramtricos. Sobre la base de algoritmos de clculo determina los Stock Mnimos y Mximos, que son la base para determinar las necesidades de abastecimiento. Tratamiento Precios Promedio Ponderados Random Pa Gest en cada adquisicin recalcula en forma automtica el Precio Promedio Ponderado del Stock. Este antecedente junto al Precio de ltima compra es de gran utilidad en la determinacin de los Costos y la fijacin de precios. Dado a que por la metodologa de clculo, el PPP o PM se distorsiona por diferentes razones, este Parmetro permite recalcularlo cuando es necesario.
1.3.1.1 Concepto de Producto

En el Sistema se denomina Producto en forma genrica a cualquier elemento tangible o Servicio que la empresa compra, vende, fabrica o utiliza en sus procesos productivos. Un Producto se registra en el sistema bajo un Cdigo, Tipo, Cantidad de Unidades en que se transa y su tratamiento tributario.
1.3.1.2 Crear Productos

Para crear un Producto, es importante que est previamente definida la Estructura de Cdigos, la clasificacin por Tipos de Productos, las Listas de Precio y Bodegas en que estos sern tratados, la Familia, Rubro y Marca a la que pertenece y los Impuestos a que est afecto. Una vez grabado un Producto, el Sistema mantiene en Pantalla la informacin, con la finalidad de facilitar el registro de otros Productos similares, en los que slo es necesario modificar parte de la informacin de los diferentes campos El Sistema verifica que ninguno de los cdigos del Producto se repita, lo que no hace con las descripciones, por lo que es posible que estas se dupliquen.
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Captulo 1: Parmetros Generales En el caso de los cdigos de venta que son numricos el Sistema ofrece el nmero siguiente al ms alto registrado. Los Productos Seriados deben ser definidos solo en una unidad y la Razn de Transformacin de Unidades necesariamente tiene que ser uno.
1.3.1.3 Modificar Productos

Los Antecedentes y clasificacin de un Producto, presentan restricciones para su modificacin. No es posible modificar: Cdigo Principal. Tipo. Rgimen Al modificar otros antecedentes, se debe analizar la perdida de informacin y consistencia de las Bases de Datos y Archivos.
1.3.1.4 Eliminar Productos

Solo pueden ser eliminados sin restricciones los Productos que no son Genricos y que no han tenido movimiento, por lo que su Stock es cero. La eliminacin de un Producto con movimientos cuyo Stock es cero, no es posible ya que se generaran inconsistencias en los documentos formales en que se registraron las transacciones y en las estadsticas relacionadas. Nota: Al trmino de la Etapa de Implantacin, Random S.A. recomienda que, antes de generar documentos de Stock, Compras y Ventas, se listen los Productos ordenados bajo diferentes criterios y se revise cuidadosamente su Cdigo y Descripcin, para corregir los errores de clasificacin o digitacin, ya que modificaciones posteriores pueden estar restringidas o producir inconsistencias en la informacin.
1.3.1.5 Registro de Productos en el Sistema

Los Antecedentes con que se registra un Producto son los que se detallan en los campos de la siguiente ventana.
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En las vietas de la ventana se presenta el kardex con las relaciones del Producto, respecto de las Listas de Precio y Costo, Bodegas, Familia, Marca Rubro e Impuestos, las cuales pueden ser definidas en forma individual al momento de registrar el Producto o en forma posterior.
1.3.1.6 Tipos de Productos

En el Sistema Random Pa Gest estn definidos los siguientes diferentes Tipos de Productos. Sigla FPN Tipo Producto No seriado Producto Libre Servicio Insumo Caractersticas Producto que adquiere fabrica o vende la Empresa. Se controla en el mbito de Bodegas y en forma consolidada el Stock Fsico, Comprometido y Devengado en forma cuantitativa. Bajo un cdigo con glosa libre, la Empresa puede comprar o vender Productos de similares caractersticas o finalidad. Intangible, de glosa variable y no forma Stock. Se adquiere para ser utilizado en los procesos administrativos y productivos de la Empresa, no constituyen parte de los Productos o Servicios que la Empresa produce o comercializa normalmente. Concepto que agrupa a un conjunto de Productos de similares caractersticas, cada uno de los cuales tiene su propia glosa descriptiva. Los Stock se controlan en forma independiente en el mbito de los Productos componentes. Es un medio auxiliar de produccin, que se emplea en los procesos de fabricacin y que no se incorpora en el Producto El Stock se controla en forma cuantitativa. Producto que adquiere, fabrica o vende la Empresa. Se controlan en todos los niveles, el Stock de cada unidad del Producto individualizada por su serie y nmero. El Stock de cada unidad se controla individualizada por su serie y nmero.
FLN SSN FIN
GEN
Producto Genrico
FUN * FPS * FUS *
Utillaje no seriado Producto Seriado Utillaje Seriado
Los Productos con * estn disponible slo en versiones especiales de Random Pa Gest y su empleo requiere de capacitacin especial de los usuarios.
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1.3.1.7 Codificacin de Productos

Una vez que est claramente definida la clasificacin de un Producto, se debe codificar. El Sistema permite asociar a un Producto, todos los cdigos necesarios para su adecuado tratamiento. 1 Cdigo Principal. 1 Cdigo de Ventas. 1 Cdigo Tcnico. n Cdigos Alternativos.
Para Codificar un Producto, es necesario considerar, que el Cdigo Principal no puede ser modificado, como as los siguientes aspectos del proceso de registro de los documentos: En los documentos, los Productos se registran sobre la base del cdigo Principal y estn disponible ayudas que permite Buscar, los Productos sobre la base de los diferentes cdigos.
Seleccionado un cdigo de bsqueda, debe utilizarse en el registro de los Productos, ya que si por ejemplo se est utilizando el tcnico y se digita el Principal, el Sistema no lo reconoce. El Cdigo alternativo, puede utilizarse indistintamente con el cdigo de bsqueda seleccionado, siempre que el largo sea inferior. La impresin de los documentos puede ser configurada sobre la base de cualquier cdigo. Cdigo Principal Debe ser cuidadosamente estructurado, ya que: No puede ser modificado, dado a que asociados a el, quedan almacenadas en las Bases de Datos todas las transacciones. De el depende la interrelacin de los Productos y sus componentes o materias primas en el Sistema de Produccin. El orden de los Productos en los diferentes informes se rige por el cdigo principal. Todos los procesos del Sistema, se rigen por el cdigo principal El cdigo puede tener un largo mximo de 13 dgitos alfanumricos y se sugiere, no dejar espacios en blanco ni usar caracteres especiales. El concepto de Familia, que en la codificacin tradicional se utilizan los primeros dgitos, es independiente del Cdigo, lo que junto con ampliar la cantidad de dgitos disponibles para la codificacin, la simplifican y le dan al Sistema gran flexibilidad.
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Captulo 1: Parmetros Generales En los Sistemas Random Pa Maestro, los primeros dgitos de los cdigos deben definirse orientados principalmente a facilitar el registro de los Productos y Servicios en los documentos y dar rapidez a los sistemas de bsqueda. Lo anterior se logra en gran medida utilizando cdigos fciles de relacionar, para lo cual la utilizacin de letras en reemplazo de nmeros a lo menos en los primeros dgitos, presenta ventajas importantes. No obstante lo anterior, para codificar es importante tener en cuenta que la lgica utilizada por los computadores para ordenar los cdigos, es la siguiente: Dgitos del Cdigo 6 7 8 9
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13
A su vez dentro de cada uno de los dgitos del cdigo la precedencia es la siguiente: 0, 1, 2, ......, 9, a,b, c, .........., z, A, B, C, ........, Z, Cdigo de Ventas Es un cdigo auxiliar, de un largo mximo de 6 caracteres, el que tambin se le conoce como Cdigo Corto o Cdigo Rpido, tiene por finalidad agilizar la atencin directa a pblico. Una adecuada estructura nemotcnica sobre la base de dgitos alfanumricos, permite que sean memorizados con facilidad por los vendedores y digitados directamente reduciendo los tiempos de registro de los documentos al prescindir de las consultas por pantalla. Este cdigo puede ser modificado cada vez que se requiera, ya que los Producto estn indexadas en los documentos al cdigo principal. Al registrar un Producto, el Sistema por omisin ofrece, como Cdigo de Ventas, un nmero correlativo. Cdigo Tcnico Cdigo auxiliar de un largo mximo de 20 caracteres, el que entre otros usos tiene por finalidad: Registrar el cdigo utilizado para identificar un Producto ya sea por el fabricante, proveedor o Cliente. Registrar los cdigos de barras del Producto. Imprimir los documentos de compra con los cdigos utilizados por terceros, con la finalidad de evitar errores de ingreso de mercadera. Puede ser reestructurado y modificado por el usuario cada vez que lo requiera, ya que la informacin de las Bases de Datos y archivos estn indexadas slo al cdigo principal. Al registrar un Producto, el Sistema por omisin ofrece, como Cdigo Tcnico, el definido como Principal. Cdigo Genrico Su largo mximo es de 13 caracteres. Se utiliza slo para aquellos Productos Conceptuales denominados Genrico, los que agrupar a un conjunto de elementos o servicios de caractersticas similares, que se comercializan a igual precio. En el Parmetro Asignacin de Relaciones de Pertenencia, se asocian los productos del mismo Tipo y unidad al Cdigo Genrico.
Cdigos de Acceso Alternativos Permite capturar y registrar en un documento productos o servicios, con cualquier cdigo perteneciente a un conjunto que esta asociado al cdigo Principal. Como definir, registrar y asociar Productos debe ser revisado en el Parmetro Cdigos de Acceso Alternativos. Se diferencia de los anteriores, en que no puede ser utilizado para generar informes y tiene restricciones para ser utilizado en la impresin de documentos.
1.3.1.8 Descripcin de los Productos

Todo Producto tiene dos descripciones, una Principal y otra Corta Descripcin Principal Los 50 dgitos disponibles para describir el Producto, permiten hacerlo en forma detallada en todos los documentos formales del Sistema. Se sugiere utilizar letras de un mismo tipo y respetar un formato, para facilitar la lectura de los Informes y mejorar su presentacin Descripcin Corta Es de slo 20 dgitos y tiene por finalidad utilizarla en los documentos e informes impresos en los cuales no hay espacio suficiente para incluir la descripcin Principal. Estas deben permitir al usuario, clientes y proveedores identificar el producto plenamente, razn por la cual la que ofrece el Sistema por omisin al momento de registrar un Producto debe ser abreviada.
1.3.1.9 Rgimen de Actualizacin de los Productos

Para efecto de la correccin monetaria de las existencias, en Chile es necesario clasificar los Productos en Nacionales e Importados y asociarlos a una Cuenta de Existencias en la Contabilidad. Cabe destacar, que un Producto se debe clasificar como importado slo si este ha sido adquirido en el extranjero e internado directamente por la Empresa y su Stock est valorizada en moneda extranjera. Un Producto de procedencia extranjera importados por terceros, que es adquirido por la Empresa en el mercado nacional, para efectos de correccin monetaria debe ser clasificado como Nacional.
1.3.1.10 IVA
Impuesto Paramtrico, que puede ser modificado por el usuario para cada Producto. Para facilitar el registro de los Productos, el Sistema ofrece el IVA de los distintos pases, vigente a la fecha de liberacin de la Licencia de uso, el que es ofrecido por omisin por el Sistema. En caso de que se modifique el IVA, para utilizar esta potencialidad y no tener que redigitar el nuevo porcentaje en cada Producto, personal tcnico puede actualizar el Archivo Configp. Los Productos, que estn definidos con IVA pueden ser dejados exentos o modificar su valor, activando el icono en la primera lnea del Detalle del documento.
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1.3.1.11 Unidades de un Producto

Las unidades a utilizar en la transaccin de los productos, las definen en el Sistema los usuarios. Slo se debe considerar la conveniencia de utilizar las de uso comn en el rubro de la Empresa y normar en forma interna el uso de siglas, con la finalidad de evitar errores. El Stock de un Producto y sus transacciones puede ser tratado en una dos unidades, dependiendo de la forma en que este est registrado en el Sistema. Las unidades de un Producto y su Tratamiento se define en la siguiente ventana:
Al digitar la unidad Primaria, el Sistema ofrece por omisin, la misma unidad como Complementaria Compl, 1 como Razn de Transformacin de Unidades (R.TU.) y el campo Tratamiento bloqueado. Si se modifica la unidad Complementaria, se activan Tratamiento y R.T.U y Tratamiento. Productos con una Unidad Por lo general, son la mayora de los Productos que se transan en una Empresa. Productos con dos Unidades La utilizacin de dos unidades para un Producto, debe ser analizada cuidadosamente antes de adoptarla, ya que su registro en un documento requiere de mayor tiempo, pese a las funcionalidades incorporadas en Tratamiento que le han dado una mayor agilidad y disminuido significativamente los errores. Esta se justifica entre otros en los siguientes casos: Cuando el precio de la unidad secundaria, difiere de la suma de los precios de las unidades primarias. Cuando se requiere controlar el Stock en las diferentes unidades. No utilizar en Productos cuyos envases son de capacidad diferentes, ya que estos dan origen a productos distintos, por lo que se debe definir 2 Productos con sus respectivos cdigos.
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1.3.1.12 R.T.U.
Relaciona las unidades Primarias y secundarias bajo la siguiente regla: Unidad Secundaria = (Unidad Primaria x Razn de Transformacin)
Ejemplos de R.T.U: Unidad Primaria Unidad Secundaria R. T.U. R.T.U. Variable El Sistema permite ajustar la Razn de Transformacin en cada transaccin, marcando la alternativa que se muestra en el siguiente recuadro. Botones Unidad Gruesa 144 Licor Botella Caja 12 Lubricante Litro Tambor 208 Cigarrillos Cajetilla Cartn 10
1.3.1.13 Tratamiento de los Productos

Esta funcin, permite configurar el tratamiento de los Productos con doble unidad.
Es as como las opciones 1 a 4 predeterminan la unidad que se utiliza en los documentos de Compra y Venta. Por Ejemplo, si se configura 3, el Sistema ofrecer por omisin el Producto en Unidad Primaria para las compras y Secundaria para las Ventas.
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1.3.1.14 Dimensin de un Producto

Permite describir en la glosa y calcular sobre la base de largo, ancho y alto las reas y volmenes de los productos definidos como se muestra en el siguiente recuadro.
Rango El Sistema permite tratar en forma especial aquellos Productos que se dimensional al momento de su despacho, entre un largo mximo, que como es lgico no puede ser mayor que la longitud del producto y uno mnimo, que por lo general no puede ser menor a la mitad. Debe tenerse presente que por cada unidad dimensionada que se despacha, el Stock rebaja una unidad del Producto y no controla los despuntes. Las Empresas que requieren controlar los despuntes o excedentes, deben ingresarlos al Inventario mediante un documento clasificando por lo general como un Producto libre. Volumen o Superficie y Cantidad La cantidad corresponde al nmero de unidades que se transarn del producto cuya superficie o volumen se determinar. En la siguiente ventana, se calcula el precio unitario de la superficie, sobre la base de la lista de Precio de referencia.
Si por Ejemplo en una factura de Venta, en cantidad se digit 5, lo que se est vendiendo son: 5 unidades de 0,110 M2, a un valor unitario de $ 82,5 y un Neto Total de $ 413.
1.3.2 Familia, Marca y Rubro de los Productos

Para facilitar y hacer ms eficiente el tratamiento de los Stock de las Bodegas, actualizacin de Listas de Costo, determinacin necesidades de Abastecimiento, generacin de informes tanto de Ventas y Compras como los de Gestin, indispensables para apoyar la toma de decisiones en los distintos niveles de la Empresa, los Productos, Insumos y Servicios pueden ser clasificados o asociados indistintamente a Marcas, Rubros y Familias. Estos tres conceptos de clasificacin, son independientes del cdigo de los productos, por lo que es factible modificar la clasificacin de los productos cuantas veces sea necesario. Esta importante caracterstica, que en la practica es similar a la posibilidad de modificar los primeros dgitos de los cdigos de un producto, junto con imprimirle al Sistema una gran flexibilidad, simplifica la codificacin y agiliza el tratamiento de productos, con lo cual siempre ser factible estructurar en forma sencilla los informes necesarios para una eficiente Gestin. Si bien no es requisito asociar todos los productos a uno a mas conceptos y es posible modificar la clasificacin es importante considerar que: Al modificar la clasificacin de un grupo de Productos, los informes generados en periodos diferentes no son comparables. Para que los totales de los Informes de un grupo de Productos generados bajo diferentes conceptos sean comparables, es condicin que se acte sobre los mismos productos. Registro de Familias Se hace en forma secuencial, en la ventana, es decir una vez definida una Super familia en la primera carpeta, es posible definir las Familias que la componen y posteriormente en la tercera carpetas las Sub Familias de cada una de las anteriores.
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Captulo 1: Parmetros Generales Clasificacin masiva de un grupo Productos En el Parmetro Tratamiento de Productos por Lote, se pueden clasificar o reclasificar tanto en forma individual como masiva los Productos en uno o ms conceptos. Clasificacin individual de un Producto
Al registrar un Producto, es factible asignarlo en forma inmediata en el recuadro de la ventana. Para modificar una asignacin de un Producto, basta con seleccionarlo y realizar el cambio en el recuadro de asignacin. Nivel Inferior de desagregacin Si bien no es obligatorio clasificar los Productos en Sper Familias, Familias y Sub Familias, es necesario hacerlo en forma coherente y cuidadosa para que los informes que se generen bajo este concepto sean consistentes. Por ejemplo, para que los totales de un informe al nivel de Familia, sea igual al de uno al nivel de Sub Familia, es necesario que todas las Familias incluidas en el primero de los informes estn desagregadas. Eliminar Familias Dado a que al eliminar un parmetro no se actualizan los registros, para evitar inconsistencias es conveniente en forma previa reclasificar todos los Productos relacionados al que se eliminara. En el caso de las Familias, por tratarse de un Parmetro con tres niveles de desagregacin, al eliminar un nivel superior, se eliminan todas sus desagregaciones.
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1.3.3 Cdigos de Acceso Alternativos

Dentro de sus mltiples potencialidades el Sistema Random Pa Gest, incorpora esta innovadora funcin desarrollada por Random S.A. en 1996, que permite capturar y registrar productos en un documento sobre la base de cdigos mltiples, siempre que estos hayan sido tabulados y asociados al cdigo principal en este parmetro. Finalidad de los cdigos alternativos Aumentar la productividad de los usuarios que registran documentos, al tener la posibilidad de definir cdigos ms cortos y personalizados, para aquellos productos con mayor rotacin. Producto Cajn rstico 45x50 Gris Cdigo Principal CCAJRU45005GR Cdigo Alternativo CRG4550 CR1 C1
Dar solucin al complejo problema que se presentaba con el tratamiento de los cdigos de barras de productos similares que el usuario consolidaba en su Stock como un solo producto, al permitir que el Sistema reconociera cualquier cdigo asociado al principal. Producto Jugo de Fruta Papaya 45 G Jugo de Fruta Meln 45 G Jugo de Fruta Frutilla 45 G Cdigo Principal SRJUGO SRJUGO SRJUGO Cdigo Barras 802800572274 802800572519 802800572526
Forma de utilizar los cdigos alternativos Para accesar un producto por su cdigo alternativo, solo debe digitarse en forma directa en el documento o capturarlo con el lector de cdigos de barra, el Sistema lo reconoce en forma automtica y lo registra. Recordamos que dentro de las potencialidades de Random Pa Gest est la de reconocer a los lectores de barra como un dispositivo de entrada mas, por lo que s le es de utilidad no dude en incorporar esta tecnologa, ya que su Sistema esta preparado.
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1.3.4 Entidades (Clientes / Proveedores)

El diseo de Random Pa Gest permite tratar a un Cliente, Proveedor o Cliente / Proveedor, que se denominan genricamente en el Sistema Entidad sin diferencia, es decir se les puede comprar y vender. Lo anterior, le imprime al Sistema gran potencialidad y flexibilidad en la generacin y tratamiento de los documentos y pagos, caracterstica que lo diferencia de otros Software de Gestin del mercado. Registro de Entidades Los Antecedentes de una Entidad se registran en el Sistema en una ventana de carpetas, con los datos que se detallan en los distintos campos.
Esta informacin es importante, ya que es ofrecida por omisin por el Sistema y pueden ser incluidos en cualquier documento o informe.
1.3.4.1 Carpeta de Datos de identificacin
Cdigo de Entidades No se puede modificar, ya que relaciona todas las transacciones de la Entidad.
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Captulo 1: Parmetros Generales Sucursal de la Entidad Permite registrar los antecedentes de Sucursales de los Clientes. Las guas de despacho son emitidas con las direcciones de las sucursales a la que se le registro la transaccin, el resto de la documentacin se emite con los antecedentes de la Razn Social de la Entidad. La Cuenta Corriente de la Entidad es nica. Tipo de Entidades Las Entidades se clasifican slo para facilitar las bsquedas y ayudas en lnea en los mdulos de Compras y Ventas, ya que las ayudas del Sistema en el Mdulo de Compras y Ventas, slo despliegan a los Proveedores o Clientes, segn corresponda: Cliente ( C ), Proveedor ( P ) o Cliente / Proveedor ( A ) Si un usuario requiere tratar separadamente las transacciones de Compra y Venta con una Entidad, debe registrarlas en el Sistema en forma separada, es decir con cdigos diferentes. Razn Social o Nombre y RUT Debe registrarse el nombre de la persona o la Razn Social de las Empresas con su correspondiente RUT y dgito verificador separado por un guin. Giro, Sigla. Estos antecedentes en forma adicional pueden ser utilizados en la generacin e impresin de documentos e informes, por lo que el usuario puede darles una finalidad diferente a la sugerida. Rubro Antecedente que para clasificar a las Entidades debe estar Tabulado en las Bases del Sistema. No es requisito clasificar a las Entidades en un Rubro, por lo que el campo puede quedar en blanco. Pas, Regin, Comuna y Zona Antecedentes tabulados, que el Sistema verifica que estn en las Bases de datos o archivos al momento de su registro. Cdigo Postal Antecedente que asegura la correcta ubicacin de una direccin Postal, y que puede ser impreso en las etiquetas de correspondencia Telfono y Fax En ambos campos pueden registrarse hasta dos nmeros telefnicos. En Fax solo se debe registrar los nmeros con lnea dedicada, ya que los actuales mdem fax solo pueden establecer enlace automtico si se cumple esa condicin. Zona Las Zona es un antecedente Tabulado, no obligatorio, por lo cual puede ser omitido y dejar el campo en blanco. E-Mail
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Captulo 1: Parmetros Generales Se sugiere registrar el correo electrnico de las Entidades relacionadas con su Empresa. Aplicaciones en desarrollo, permitirn transmitir directamente los documentos a las casillas electrnicas definidas en este campo.
1.3.4.2 Carpeta de ndice de contactos
Campos de registro libres, que permiten disponer en pantalla antecedentes que facilitan las relaciones comerciales, entre la entidad y su empresa. Adems es posible generar una lista con los contactos que existan dentro de la entidad. La que tambin pude ser modificada.
1.3.4.3 Carpeta de Categorizacin
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Captulo 1: Parmetros Generales Con esta carpeta se caracteriza la entidad para un manejo mas adecuado al tratar comercialmente con ella Esta caracterizacin acepta tipo de entidad, actividad econmica, tamao de la empresa y su rubro, adems se agrega un registro libre, para observaciones.
1.3.4.4 Carpeta de Asignaciones
Lista de Precio y Costo Antecedente Tabulado, que se registra utilizando las ayudas en lnea. El Sistema asigna por omisin las Listas definidas en la Modalidad de la Estacin, a todas las Entidades que se tienen estos campos en blanco. Al registrar en un documento el cdigo de una Entidad que tiene asignada una Lista diferente a la de la Modalidad, el Sistema la cambia en el encabezado. Por lo tanto, las Listas de Precio y Costo, asignadas a las Entidades, prevalecen sobre las de la Modalidad. Se recuerda que slo los Funcionarios autorizados pueden cambiar las Listas de Precio o Costo asignadas a las Entidades. Funcionario Antecedente Tabulado, que se registra utilizando las ayudas en lnea. En un documento, al digitar el cdigo de una Entidad, que tiene un Funcionario asignado para tal proceso y un funcionario para su cobranza. El responsable del documento que se registra, puede hacer caso omiso al funcionario que este asignado por definicin. Por lo tanto, se asigna un Funcionario a una Entidad, slo cuando su atencin preferente est reservada, caso contrario el campo se deja en blanco.
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Observaciones Antecedente adicional de la Entidad, en el que pueden registrarse informaciones tales como: Medio por el cual se despachan los pedidos. Nombres de funcionarios autorizados para emitir Ordenes de Compra. Forma de documentar los crditos. El formato de un documento puede ser configurado para imprimir este campo. En cada Modalidad de Trabajo, se definen las Condiciones Generales de Crdito, las que son asumidas por omisin para todas las Entidades a las que no se les define una condicin. Para asignar una Condicin de Crdito a una Entidad
Considerando, que a las Entidades que no se les define una condicin especial, el Sistema les asigna por omisin el de la modalidad, una posibilidad para bloquear el Crdito a una Entidad, es asignarle $ 1 como Crdito. Mensajes en pantalla informarn al momento de registrar una Entidad las condiciones de pago y cada vez que se supere este monto del Crdito exigir clave de un funcionario autorizado para continuar la operacin
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1.4 TRATAMIENTO DE LOS PARMETROS DEL SISTEMA

1.4.1 Definicin de Listas de Precio y Costo
Las Listas de Precios y Costos se denominan genricamente como Listas de Transferencia. Estas son los Parmetros en los cuales la Empresa fija: Sus precios de venta, metodologa para su clculo o actualizacin, los descuentos mximos aplicables. Registran los valores en que adquiere los productos, insumos y servicios necesarios para sus procesos administrativos y de produccin. Las Listas, estn estructuradas en el Sistema Random Pa Gest con un conjunto de caractersticas y potencialidades que le permiten a las Empresas usuarias: Agilizar sus procedimientos administrativos. Reaccionar en forma oportuna ante los cambios de las condiciones del mercado. Disponer de informacin de Gestin para la toma de decisiones. Las principales caractersticas, de las Listas de Transferencia del Sistema, satisfacen los ms exigentes requerimientos de la Empresa, que enfrentadas al dinmico mercado de hoy, abierto y altamente competitivo, requieren de herramientas computacionales de alta eficiencia. El diseo lgico del Sistema, permite definir con un cdigo alfanumrico de dos dgitos, todas las Listas necesarias para la adecuada gestin de la Empresa. Lo anterior permite incluso definir listas para Clientes especiales, los que el Sistema sabe reconocer y les asigna su Lista en cualquier documento.
1.4.1.1 Tipos de Listas

En el Sistema las Listas de transferencia se clasifican en dos Tipos: Listas de Precios Documentos con una fecha de vigencia determinada, en los que la Empresa fija los precios de venta, mrgenes y descuentos mximos aplicables a cada uno de los productos que vende a sus Clientes. Listas de Costos Documentos en los que se pueden registrar utilizando las potencialidades del Sistema: Los Precios Promedios Ponderados o de Ultima Compra de los Productos los valores de las adquisiciones que realiza la Empresa a un Proveedor o a un conjunto de ellos. Los Precios convenidos con Proveedores habituales o Desarrollados. Nota: Las siguientes Listas de Costo son obligatorias para el Sistema de Produccin Random Gepac. TABPP01C Costos de Referencia Insumos de Fabricacin. TABPP02C Costo de Fabricacin
Captulo 1: Parmetros Generales TABPP01P Precio de Referencia. Estas Listas no pueden ser eliminadas por los usuarios de Random Gepac y deben reservarse para los usuarios del Subsistema de Produccin.
1.4.1.2 Registro de los Antecedentes de una Lista de Transferencia

Las Listas, se registran con la estructura inicial, completando los campos de la siguiente ventana:
Tipo de Lista Se clasifican en Listas de Precio y Listas de Costo. Cdigo Para identificar una Lista de Transferencia se registra un cdigo de 2 dgitos alfanumricos. El Sistema para relacionar las Listas de transferencia en los diferentes Procesos las identifica de la siguiente forma: Listas de Costo: Listas de Precio: Mtodo Una Lista de Transferencia se puede definir en valores Netos, los que no incluyen impuestos o valores Brutos que corresponden al valor del Producto incluido el IVA. Unidades Todas las Listas de transferencia permiten registrar los valores de los productos en las unidades que estn definidos, mrgenes y descuentos mximos. Monedas El valor de los productos puede ser definido o registrado en una Lista en cualquiera de las monedas registradas en el Sistema. En una transaccin el valor de un producto o servicio, se transforma en su equivalente en la moneda nacional o de referencia, a la tasa de cambio vigente a la fecha de registro del documento. Vigencia Las Listas de transferencia tienen una fecha de vigencia general y otra para cada producto. La vigencia del valor de un producto tiene precedencia sobre la de la Lista, lo que permite tratar en forma efectiva descuentos especiales u ofertas limitadas en tiempo de algunos Productos.
TABPP (Cdigo) C TABPP (Cdigo) P
Captulo 1: Parmetros Generales El Sistema advierte al usuario en pantalla cada vez que se utiliza en una transaccin una Lista de Transferencia o valor de un producto fuera de la fecha vigencia. Para completar la transaccin se debe cambiar de Lista de Transferencia o contar con la autorizacin de un Funcionario de nivel superior regulada por una clave de acceso.
1.4.1.3 Asignacin de Listas

A una Entidad se le puede asignar una Lista de Precio y otra de Costo, las que sern ofrecidas por omisin para todas sus transacciones. Si a una Entidad no se le asignan Listas de Transferencia, dejando en blanco los campos en que se registran estos Antecedentes, el Sistema le asigna por omisin las Listas de transferencia con que se configur la Modalidad de la Estacin de Trabajo en que efecta la transaccin.
1.4.1.4 Recargos y Descuentos

Adems es posible agregar un campo de descuento o recargo a cada producto de la Lista a esta se le asigna un % de descuento mximo aplicable y registrar el margen. En toda transaccin, el Sistema verifica que la sumatoria de descuentos aplicados al producto junto con los aplicados al total del documento, no superen el descuento mximo fijado. En las transacciones que se superan los descuentos mximo autorizado el Sistema lo informa: Para completar la transaccin, se debe modificar los descuentos u obtener la autorizacin de un Funcionario autorizado para superar el descuento mximo.
1.4.1.5 Eliminar y Modificar Listas de Precio

Se debe entender por modificar una Lista de Precio, slo a la accin de cambiar sus antecedentes generales. Sin modificar la estructura de las Bases de Datos. La actualizacin de los Precios, Mrgenes y Descuentos, corresponde a Tratamiento de Listas de Precio. Eliminar Listas de Precio y Costo Para decidir la eliminacin de una Lista, se debe considerar que se perder la cadena de informacin relacionada con los productos transados durante un perodo sobre la base de ella. Si se elimina una Lista de Transferencia asignada a Entidades o Estaciones de Trabajo, las Bases de Datos no se actualizan, por lo que se producen inconsistencias. Por lo tanto antes de efectuar esta accin, se deben modificar las asignaciones de las Estaciones de Trabajo y de las Entidades.
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Captulo 1: Parmetros Generales Modificar estructura de las Listas de Precio Las Listas de Precio se liberan con una estructura bsica, que comprenden a las columnas del Tipo Normal de la siguiente ventana:
Una importante potencialidad de las Listas de Precio del Sistema, es la posibilidad de modificar todas las estructuras en forma permanente, agregando columnas. Estas columnas permiten, incidir en el precio, mediante descuentos y recargos, en porcentajes y valores que se aplican en cascada, materia que se describe en detalle en Tratamiento de Listas de Precio
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1.4.2 Tratamiento de Listas de Precio y Costo

Los principales objetivos de este proceso son: Asignar Productos en forma masiva a las Listas. Actualizar Precio y Costos de los Productos. Listar Listas de Precio y Costo con diferentes estructuras y formatos. Todo lo anterior con el mnimo de digitacin, utilizando informacin paramtrica de las Bases de Datos y algoritmos de clculo, lo que disminuye significativamente los tiempos de proceso y errores de digitacin. Para una mejor comprensin de este Proceso, se sugiere revisar en el Sub Captulo 1.2 Parmetros Generales de la Empresa, el punto 1.2.14 Listas de Precio y Costo. Nota: Al tratar una Lista, se debe tener presente que el archivo se bloquea y no puede ser utilizada en transacciones. Para no interferir con las compras y ventas, es conveniente crear una Lista de Paso con el cdigo ZZ PASO, en la cual se copia la Lista que se requiere tratar y una vez actualizada se repone.
1.4.2.1 Asignar Productos a una Listas de Transferencia

Se recuerda que para registrar en un documento, la transaccin un Producto, este necesariamente debe estar asignado a la Lista de Costo o Precio activa, con la finalidad de impedir la venta de Productos que no estn incluidos en Listas de Precios especiales. A una Lista de Transferencia se le pueden agregar productos (poblar) de dos formas: Asignando en forma directa el Producto a la Lista en el momento de su registro. Trasladando el Producto desde el Maestro de Productos o de otra Lista. Para agregar Productos a una Lista, estos deben estn registrados en el Sistema ya que la nica posibilidad es trasladarlos desde el Maestro de Productos o de otras Listas. No se pueden digitar directamente, ya que est demostrado que es una fuente importante de errores e inconsistencia de la informacin.
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Captulo 1: Parmetros Generales Trasladar un Producto o un Grupo de ellos a una Listas de Transferencia. En la ventana Tratamiento de Listas de Precio, se selecciona con el ratn la Lista a poblar. Con la finalidad de facilitar la revisin de los Productos registrados en la Lista que se va a actualizar, se selecciona uno de los criterios o filtros para la obtencin de registros, que se presentan en Pantalla y se inicia el Proceso.
1.4.2.2 Funciones para el Tratamiento de las Listas
G, activa una ventana, que presenta las Fuentes u opciones disponibles, que son el maestro de Productos y todas las Listas registradas en el Sistema. Se selecciona la Fuente de la cual se trasladarn los Productos. Se seleccionan los productos a trasladar en forma individual con <Enter>. A Traslada los Registros marcados o retrocede a la ventana anterior. Al grabar, los Productos seleccionados quedan asignados a la Lista. El Sistema revisa los Productos de la Lista y traslada slo los que corresponde, si por error se incluye en el traslado un producto que existe en la lista, el Sistema lo excluye. En utilitarios del Sistema est disponible un proceso que elimina los productos duplicados de las listas, accin de mantencin que se debe realizar peridicamente. Cuando la informacin tiene origen en el Maestro de productos, la informacin a trasladar se limita slo al cdigo y descripcin del Producto. Cuando la accin se realiza desde otra Lista de Precio o Costo, se traspasan adems los precios, mrgenes y descuentos mximos asignados a cada Producto.
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1.4.2.3 Estructura de una Lista de Transferencia

Las Listas se liberan con una estructura bsica, que comprende las columnas que se observan en la siguiente ventana, las que se repiten para la unidad 2.
Como se describe en el Parmetro Listas de Precio, con la siguiente funcin se agregan columnas de descuentos y recargos. Precio UD01 / UD02 Son los precios o costos de la unidad 1 y 2 de los Productos. Solo se registran valores para la Ud2, en los Productos con dos unidades. Margen UD01 / UD02 Se expresa en porcentaje y corresponde al margen de la unidad 1 del producto. Normalmente se determina sobre la base de una Lista de Costo, el procedimiento para determinarlo sobre la base de formulas se describe ms adelante. Tres Niveles de Desc. Max. Expresados en % Es el % de descuento mximo autorizado para un Producto, el sistema valida que la sumatoria de los descuentos aplicados al Producto y al documento no superen este porcentaje. Ecuacin para el Precio El precio de un Producto puede ser una funcin preestablecida, para lo cual se define una frmula de clculo que se almacena en este campo. Esta potencialidad del sistema permite definir y registrar en el sistema polticas de precio sobre la base de listas de referencia, precio de ltima compra o precio promedio ponderado de los productos. Descuentos y recargos en cascada En Parmetros, se pueden definir columnas que el sistema aplica en forma automtica a los productos en porcentajes y montos. Adems es posible definir rangos en los cuales se aplican los descue3ntos y recargo. Si se define ms de una columna el Sistema los aplica en cascada, partiendo de la columna de la primera columna de la izquierda.
1.4.2.4 Actualizar Fecha de Vigencia, Costos, Precios, Margen y/o Descuentos
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Captulo 1: Parmetros Generales Cada uno de los campos de un Producto puede ser actualizado, seleccionando el campo y digitando directamente la modificacin. En forma masiva se puede actualizar las columnas de un grupo de Productos o de toda la Lista, utilizando la rutina de marcar y modificar la columna. Actualizar Listas de Costo o Precio Utilizando Ecuaciones. Utilizando ecuaciones algebraicas, es posibles asignar valores a la UD01 y UD02 a los productos que se seleccionan en una Listas de Precio. Las Dimensiones Posibles de Utilizar en una ecuacin, que se plantea para determinar el valor de un Producto, el Sistema las presenta en la siguiente ventana.
Los trminos de una ecuacin, se pueden digitar directamente, seleccionar con el ratn una dimensin definida o con la funcin que se encuentra junto a los signos de las operaciones matemticas, una vez seleccionada con el cursor. Forma de Plantear y Aplicar Ecuaciones. Las ecuaciones se deben plantear y asignar a los Productos marcados una vez posicionado el cursor en la columna correspondiente, de acuerdo a las reglas de lgebra sobre la base de constantes y las dimensiones detalladas en el punto anterior, activando f(x).
Las incgnitas, o cantidades por determinar para los productos marcados y que corresponden a la columna de Costo/Precio se activa seleccionando el campo con el cursor y el icono. En una ecuacin es posible relacionan hasta 8 dimensiones de otras Listas.
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Captulo 1: Parmetros Generales Para hacer referencia al valor de una variable de otra lista de precio o costo, se debe anteponer entre signos < > el cdigo y tipo de la Lista. En el Ejemplo de la ventana se hace referencia al PP01UD que tiene el Producto de la Lista <02P> al cual se le sumar el precio actual que tiene el Producto en la Lista que se est tratando. Otros Ejemplos, son los siguientes: Enunciado Incgnita Frmula
Precio de la Unidad. 1 se reajusta en un 10 % PP01UD Precio de la Unidad. 2 es 12 veces el precio de la PP02UD Unidad 1 menos un 8 % Margen de la Unidad 1 es un 25 % del precio de MG01UD Unidad 1
PP01UD * 1.1 PP02UD * 12 * 092 PP01UD * 0.25
Ecuaciones en Base al Precio de ltima Compra o Precio Promedio Ponderado. Los PUC y PPP de los productos son Parmetros del Sistema, de gran importancia posibles de utilizar dado que el Sistema los actualizan en lnea. El primero se actualiza cada vez que se registra una Factura de compra y el segundo al ingresar fsicamente el Producto a la Bodega, lo que se materializa con la gua de recepcin compra, que es un documento valorizado. Por ejemplo: SI los Precios de Venta de los Productos marcados de una Lista, se definen como $ 50 mayor, que el precio de ltima compra de la unidad 1, la ecuacin se plantea: PP01UD = PPUL01 + 50 Si los Costos de los insumos de fabricacin, se definen como el Precio Promedio Ponderado de la Unidad 1 de los Productos ms un 12 %, la ecuacin se plantea: PP01UD = PM01 * 1.12 Forma de Actualizar una Lista de Transferencia Utilizando Ecuaciones.
Una Lista de Precio o Costo se puede modificar o actualizar Evaluando en la Lista utilizando ecuaciones al: Establecer y aplicar ecuacin En esta alternativa, la ecuacin se define y aplica una sola vez a la columna, de los Productos marcados, no queda almacenada. El Sistema recalcula los Precios de la columna de los Productos marcados y los asigna a los Productos, con el procedimiento de redondeo que se elija al grabar. Aplicar ecuaciones preestablecidas Las ecuaciones preestablecidas son las que estn registradas y asociadas a un Producto en el Sistema
Captulo 1: Parmetros Generales Al seleccionar esta alternativa, el Sistema recalcula los Precios de la columna de los Productos marcados y los asignar, con el procedimiento de redondeo con que se registr la ecuacin. Registrar o preestablecer ecuaciones en una Lista Una vez que se marcan los Productos para los que se preestablecer una ecuacin, se debe seleccionar la columna de Precio que se condicionar en la Lista.
Se activa el botn f (x) en la ventana en que posteriormente quedar registrada para su revisin y aplicacin y se plantea la ecuacin en la misma forma ya descrita. Se graba y selecciona el procedimiento de redondeo en la siguiente ventana.
Los valores de los Productos, definidos en base a ecuaciones con Letras maysculas, son Evaluados en la Lista Modificar el comportamiento de la ecuacin y modificando las maysculas por letras minsculas utilizando la funcin que se describe, permite: Valorizar el producto en el Documento. Definir rangos en los que se aplican diferentes ecuaciones.
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1.4.2.5 Imprimir Listas de Precio y Costos

El Sistema permite definir y almacenar para posterior imprimir Lista de Precio con diferentes estructuras, activando el icono impresora se presenta en Pantalla, la siguiente ventana.
En la columna Campos disponibles se presentan 35 elementos posibles de incluir en la Lista a imprimir, los que se seleccionan en el orden que se desea se presenten en la lista. Se debe tener presente, que la cantidad de campos a seleccionar est limitada por las posibilidades de impresin, por lo que sugerimos seleccionar solo aquellos que son de mayor inters para la finalidad. Una vez seleccionados los campos, se puede ordenar los productos en la lista de acuerdo a los criterios de la columna ordenamiento. Activando el icono grabar es posible almacenar la estructura de la lista para ser utilizada posteriormente. Las listas almacenadas se recuperan en la ventana Nombre del informe.
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1.4.3 Tratamiento de los Productos

Los procesos que tiene por finalidad facilitar la definicin y actualizacin en forma masiva de los antecedentes de los Productos registrados en el Sistema, se dividen en: Asignacin de relaciones de pertenencia. Stock por Bodegas Precio Promedio Ponderado El primero de estos poderosos proceso de Random Pa Gest tiene por finalidad clasificar cada uno de los Productos en Familia, Rubro, Marca, Producto y relacionarlos cuando es necesario a un cdigo Genrico. En el segundo se definen o determinan sobre la base de la informacin documental del Sistema, para cada una de las bodegas de las Sucursales los Stock mnimos, Stock mximos, Velocidades de rotacin, Cantidad mnima de compra, Tiempos de reposicin y el Sistema en las ltimas columnas informa los Stock total y de la Bodega a la fecha. Los Precios Promedios Ponderados de los Productos en Stock, son un importante parmetro que por su modalidad de clculo su valor depende del orden en que se registran las transacciones y la eliminacin o modificacin de documentos falsean los valores, razn por la cual el tercer proceso corrige las desviaciones que se producen. Registro o Actualizacin Individuales Se realizan activando el campo a modificar y digitando directamente la cantidad a registrar. Registro o Actualizacin Masiva Se marca el grupo de productos a actualizar y la cantidad que se digita en un campo de la columna es asumida por el Sistema para todos los productos marcados. Para las actualizaciones es de gran utilidad la clasificacin de los Productos por Tipo, Familia, Rubro y Marca.
1.4.4 Asignacin de Relaciones de Pertenencia

Para facilitar el tratamiento de los productos y ordenar la Informacin estos se clasifican dependiendo de su finalidad en ocho Tipos. FPN FPS FUN FUS Producto No Seriado Producto Seriado Utillaje No Seriado Utillaje Seriado FLN SSN FIN GEN Producto Libre Servicio Insumo Producto Genrico
Por lo tanto para tratarlos en forma masiva, el primer paso es seleccionar el Tipo de Producto. Los Antecedentes que se definen en este proceso son: Super Familia Familia Sub Familia Marca Rubro Cdigo Genrico
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1.4.5 Dimensiones del Sistema

Cuando se desea caracterizar un producto, una aproximacin bsica puede ser el conocer sus dimensiones geomtricas, es decir, largo, alto y ancho, naturalmente pueden haber muchas otras caractersticas que pueden ser de inters como por ejemplo color, peso especfico, dureza, elasticidad, costos de referencia etc. De la misma forma, a una Entidad se le pueden asignar dimensiones, para caracterizarla. Para referirse a cada una de este tipo de caractersticas en forma genrica se utiliza en los Sistemas Random el trmino "Dimensiones". Uno de los problemas ms complejos que se resuelve en los Sistemas Random, es el de documentar la estructura constitutiva y el proceso de fabricacin de cada uno de los productos y componentes fabricados por la empresa utilizando nomenclaturas genricas, en los que las dimensiones tienen un papel relevante. Definicin y Registro de Dimensiones. La siguiente ventana detalla las dimensiones registradas en el Sistema, detallando la Dependencia de su Valor y sus valores propios. Sus funcionalidades permite definir y registrar una forma sencilla las dimensiones de inters, que servirn principalmente, para establecer las ecuaciones de caracterizacin de las operaciones y de las cantidades en que participan los insumos en las distintas nomenclaturas de los productos.
La funcin se activa con el comando representado por una carpeta o con <> una vez que el cursor se encuentra posicionado en la ltima dimensin creada. El Cdigo de la Dimensin para ser reconocido por el sistema, debe tener ms de 5 y menos de 10 dgitos alfanumricos, comenzar con una letra, y estar escrito en maysculas. No se deben utilizar signos especiales y aritmticos. (*, -, +, /, &, %, etc)
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Captulo 1: Parmetros Generales Al grabar una nueva dimensin, se adaptan las estructuras de los archivos del sistema a la nueva necesidad, por esta razn debe cumplir las reglas de sintaxis recientemente descritas y asegurarse que las bases de datos no estn siendo utilizadas por otros usuarios. Toda dimensin debe ser clasificada por la Dependencia de su valor, para lo cual el Sistema ofrece las alternativas en la siguiente ventana:
Registro y Modificacin de un Valor Propio Se digita directamente activando el campo de las dimensiones definidas con esta caracterstica. Eliminar dimensin Esta opcin debe ser utilizada con precaucin ya que la dimensin eventualmente podra estar incorporada en alguna ecuacin de nomenclatura u operacin. Asignar Dimensiones a Productos y Entidades Se realiza activando el icono de una de las siguientes funciones
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1.4.6 Tratamiento de Stock por Bodegas (Stocks Mnimos)

El Sistema Random Pa Gest permite definir asociadas a las Sucursales de la Empresa todas las Bodegas necesarias para una eficiente administracin, sean estos reales o virtuales. Dentro de las validaciones con que cuenta el Sistema, para garantizar la consistencia de las Bases de Datos y evitar fraudes, condiciona que para poder ingresar o despachar un Producto de una Bodega, este tiene que estar asignado a ella.
1.4.6.1 Asignacin de Productos a una Bodega

Asignacin Individual Al registrar un nuevo Producto en el Sistema, es lgico preguntarse y definir en que Bodegas de la Empresa es necesario o posible de almacenar. Por lo tanto es posible asignarlo de inmediato a las Bodegas que sea necesario al momento de su registro en el Parmetro Productos.
Asignacin Masiva Es cuando se selecciona un grupo de productos desde el maestro y se traslada a la Bodega, siguiendo la rutina estndar.
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1.4.6.2 Determinacin del Stock

Este proceso es una avanzada y poderosa herramienta del Sistema Random Pa Gest que permite al usuario Planificar sobre la base de la Informacin del Sistema, Parmetros y Criterios preestablecidos el Abastecimiento de las distintas Bodegas de las Empresa. La adecuada planificacin del Abastecimiento de las Bodegas, permite disponer de niveles de Stock que aseguren un nivel de servicio acorde con las polticas de Empresa y disminuyen los costos asociados a los inventarios, que es uno de los factores determinantes en la productividad de las Empresas. Para ello es necesario inicialmente definir en el Sistema, dado a que no se dispone de informacin en las bases de Datos que permitan calcular los siguientes antecedentes. Stock Mnimo El Stock mnimo debe permitir satisfacer la demanda de los clientes durante el periodo de tiempo necesario para ordenar y recepcionar una compra. La funcin de clculo del Stock mnimo por bodega, se describe en detalle posteriormente Stock Mximo El Stock mximo es la cantidad de Producto necesaria para dar a los clientes el nivel de servicio deseado, sin incurrir en Costos superiores a los esperados. Deben ser definidos por los usuarios en forma directa o utilizando frmulas basadas en el Stock mnimo y otras variables. Tiempo de Reposicin Perodo de tiempo medido en das, en el que normalmente es posible reponer el Stock de las distintas Bodegas, el que se debe considerar desde la fecha en que se ordena una compra o reposicin. Este antecedente debe definido sobre la base de la realidad de cada Empresa. Cantidad mnima de Compra Como su nombre lo indica, se registra en este campo los lotes mnimos de productos que por polticas de la Empresa se adquieren. Los Antecedentes o condicin de Stock comunes de un conjunto Producto pueden ser registrados o modificados masivamente mediante la siguiente rutina.
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Captulo 1: Parmetros Generales Procedimiento de clculo del Stock mnimo Es condicin que previamente est definidos los Tiempos de Reposicin de cada uno de los Productos, cuyo Stock mnimo se requiere determinar y se calcule la Velocidad de salida para un periodo determinado, el que puede ser los 15, 30, 60 o 90 ltimos das. Esta velocidad de salida se calcula sobre la base de los cuatro criterios que se muestran en la ventana la que se activa con el icono representado por una ampolleta.
Registrado el Tiempo de reposicin y la velocidad de salida de los Productos, es posible determinar el Stock mnimo, para lo cual se selecciona con el ratn la columna y se activa el proceso con la Funcin de clculo, la que se basa en los principios detallados en la ventana.
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1.4.7 Tratamiento de Precios Promedios Ponderados (PM)

La valorizacin de las existencias, comnmente aceptada en los procedimientos Contables se efecta sobre la base de uno de los siguientes mtodos: FIFO: en este mtodo, se considera que las mercaderas que primero entran a Bodega, son las que salen primero, y su nombre se deriva del ingls First In First Out. Por lo tanto el valor de las mercaderas que salen de bodega, se determina sobre la base de los precios asociados a las primeras compras. PPP Precio Promedio Ponderado PM: en este mtodo, tanto la valorizacin de las existencias de una Bodega como de los productos que salen de ella, se realiza sobre la base de un promedio ponderado de los valores de adquisicin de las mercaderas. El Sistema Random Pa Gest, dispone de una funcin que permite conocer en todo momento el PM y recalcularlo en aquellas ellas situaciones especiales que as lo justifiquen. Por lo tanto, el PM, es un dato disponible en el Sistema para ser utilizado en la determinacin del costo de venta y como dimensin en las ecuaciones.
1.4.7.1 Concepto de PM
El Precio Promedio Ponderado, es el valor promedio ponderado de las existencias fsicas de un producto. Por lo tanto, el PM de un producto, se actualiza slo cuando se ingresan fsicamente nuevos productos a una bodega. Cabe recordar que los ingresos fsicos se realizan mediante las GRC y GRI. Ejemplo: Compra Inicial: 10 unidades a $ 15 PPP = 10 * 15 10 = 15
Ventas del periodo despachadas de Bodega: 5 Unidades Compra 2: 20 unidades a $ 18 PPP = (5 * 15) + (20 * 18) 5 + 20 = 17,4
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1.4.7.2 Registro del PM Inicial

El Stock inicial, se ingresa con una GRI, en la cual por lo general el valor de los Productos es 0, ya que al momento de levantar el Stock, se desconoce el PM. El Stock inicial, se registra en la siguiente ventana, la que se activa seleccionando los Productos por Tipo
Si al momento de actualizar el PM, no se han registrado nuevos ingresos del producto a Bodega, PPP Inicial se transforma en PPP Actual, al activar la funcin.
1.4.7.3 Correccin del PM

Dado que el PM, se actualiza sobre la base de los movimientos fsicos de las bodegas, cualquier modificacin en el flujo de un producto distorsiona el PM, razn por la cual debe ser corregido. Un caso tpico es, la eliminacin de documentos ingresados en forma errnea o la modificacin de precios por Notas de Dbito o Crdito. Al activar la Funcin de Clculo del PPP, se presenta la siguiente ventana, que se explica por s sola., y el proceso se inicia con la funcin que se muestra. En caso de correccin del PPP, Stock <actual> = Stock <inicial>
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1.4.8 Generacin de documentos segn necesidades de abastecimiento
Esta importante funcin que se activa en los documentos, permite determinar sobre la base de diferentes criterios que define el usuario: Qu y cunto se debe adquirir de un Producto para cumplir un determinado nivel de servicio. A quin comprar y cuanto se debe comprar. Determinar las velocidades de salida y rotacin de un Producto para diferentes perodos. Cmo redistribuir las mercaderas de una Bodega para optimizar el Stock.
Adems permite determinar, Velocidades de Salida de los Productos o Rotacin de los Inventarios. Esta ltima potencialidad, junto con la posibilidad de calcular los Stock Mnimos, por su importancia podran considerarse un Subsistema. La Generacin de documentos segn necesidades de abastecimiento, se trata en detalle en el Captulo Explotacin del Sistema.
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1.5 SOBRE EL MANUAL

Este Manual constituye parte del contrato o acuerdo de comercializacin, En l se definen y describen todas las funcionalidades, procesos y potencialidades del Sistema Random Pa Gest, que Random S.A. con domicilio en Pocuro 2909 de la Comuna de Providencia, comercializa en Chile y Amrica Latina. Otras funcionalidades, procesos o potencialidades no descritas en este manual, para ser vlidas y constituir una obligacin deben ser parte de acuerdos escritos entre el Cliente y Random S.A. Dada la necesidad de desarrollar constantemente nuevas potencialidades y optimizar las funcionalidades del Software, Random S.A., se reserva el derecho de modificar la estructura y rutinas de los Parmetros y Procesos detallados en el Manual Pa Gest. Los usuarios con contrato de Mantencin, tienen derecho a recibir sin costo las actualizaciones del Manual, las que deben ser solicitadas haciendo referencia al nmero de su contrato, fecha y nmero de la Factura de Compra. Versiones actualizadas del Manual estn a disposicin de los usuarios, las que deben ser solicitadas en nuestras oficinas.
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Captulo 2: Configuracin

Configurar el Sistema, son las acciones que realiza el Supervisor del Sistema inicialmente para liberar el Sistema y posteriormente junto a los usuarios autorizados para fijar o predeterminar criterios de trabajo, las que tienen por finalidad normar procedimientos administrativos, ajustar los formatos de los documentos impresos y regular los accesos de los usuarios.
2.1 LIBERAR EL SISTEMA

Una vez instalado el Sistema este podr ser utilizado con restricciones y por tiempo limitado por cualquier usuario. Todo los Sistemas son liberados con un nmero de Serie, el que debe ser asociado al nmero de serie del disco duro del equipo en que se instala. Para ello, una vez instalado el Sistema, el usuario debe comunicarse con Random S.A. y proporcionar los antecedentes de la ventana de Registro de Uso del Software, va telefnica o Fax, siendo esta ltima la ms aconsejable. Para capturar en un documento la ventana de registro, gurdela en el portapapeles de Windows, presionando la tecla Imprimir pantalla (<Imp Pant> o <Pnt Screen>). A continuacin cpiela en cualquier documento de Word para Windows (men Edicin, comando Pegar) y transmtala por Fax a Random S.A., quin le informar por el mismo medio un nmero que debe ser registrado en el sistema para liberar el Software.
En caso que requiera reinstalar el Software en un equipo diferente, necesariamente debe solicitar un tcnico de Random S.A., el que previo a la entrega de un nuevo nmero de licencia, verificar la desinstalacin del sistema en el equipo anterior.
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2.2 CONFIGURACIONES
Tiene por finalidad predeterminar los criterios generales de Trabajo, para las Estaciones de Trabajo de una red. Los criterios generales definidos son asumidos por aquellas Estaciones, en que se deja en blanco la alternativa de configuracin correspondiente. Puede ser definida por cualquier usuario autorizado por el Supervisor del Sistema, una vez que se han definido a lo menos uno de los siguientes Parmetros: Funcionario. Caja. Lista de Precio de Compra. Sucursal. Bodega. Lista de Precio Venta.
En el caso que falte alguno de los parmetros requeridos para la Configuracin General, el Sistema informa: Faltan datos requeridos para la Configuracin
2.2.1 Configuracin de las Estaciones de Trabajo

Cada usuario del Sistema puede definir una Modalidad con sus requerimientos, la que puede ser activada desde cualquier terminal de la red. Para configurar una Estacin de Trabajo, se requiere la definicin previa de los mismos Parmetros detallados en el punto anterior.
2.2.2 Formatos de Impresin de Documentos

La adaptacin del Sistema, a los formatos impresos de los documentos de la Empresa los puede realizar cualquier usuarios autorizado, siguiendo las instrucciones que se detallan en este mdulo, lo que junto con representar una importante autonoma le da al Sistema gran flexibilidad. Documentos posibles de variar su formato: Boleta de Venta. Boleta de Venta Simple. Facturas Venta. Factura de Dbito Venta. Gua de Despacho Devolucin. Gua de Despacho Interna. Gua de Despacho Prstamo. Gua de despacho Venta. Nota de Crdito Venta. Nota de Venta Interna. Nota de Venta.
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2.2.3 Permisos y Usuarios

Un eficiente Sistema de Claves permite regular los accesos de los usuarios a los distintos Mdulos y Procesos del Sistema, lo que garantiza la confidencialidad de la informacin y autentificacin de la documentacin.
2.2.4 Mi Configuracin
Informacin para el usuario de la Configuracin activa en la estacin de Trabajo.
2.2.5 Chequeo de Estructuras de Archivos

Los Archivos de datos del Sistema pueden deteriorarse por diversas causas, siendo las principales los virus e interrupciones del suministro de energa. Para evitar estas causas es necesario normar el uso de medios magnticos externos, disponer de un antivirus actualizado y proteger el suministro elctrico. En caso de actualizaciones o errores, producto ya sea de interrupciones del suministro de energa o intervencin no autorizadas de las Bases de Datos, el resultado del Chequeo de la Estructura de Archivos del Sistema, orienta al personal tcnico en la bsqueda de soluciones a los problemas detectados, por lo que sugerimos imprimirlo y remitirlo al Servicio de Soporte.
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2.3 CONFIGURACIN GENERAL DEL SISTEMA

Las Modalidades Generales de trabajo del Sistema, que se identifican por III, determina los criterios generales para todas las Estaciones de Trabajo y es asumida por omisin en aquellas Modalidades que los usuarios dejan en blanco la alternativa de configuracin. Nota: La Configuracin General del Sistema, III, no debe ser utilizada por los usuarios
2.3.1 Datos Generales de la Configuracin

2.3.1.1 Sucursal
Toda Estacin de Trabajo se configura asociada a una Sucursal de la Empresa, la que ser ofrecida por omisin para todos los documentos.
2.3.1.2 Caja
A una Estacin de Trabajo se le puede asignar en su Configuracin la funcin de Caja, con lo que queda habilitada para procesar pagos.
2.3.1.3 Bodega
En el tratamiento de los documentos el Sistema ofrece la bodega seleccionada para la Modalidad de la Estacin de Trabajo en uso, por lo que necesariamente debe corresponder a una de las Bodegas asociadas a la Sucursal.
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2.3.1.4 Listas de Precio, Costo y Transferencia

El tratamiento de los productos o servicios en el Sistema se hace en documentos valorizados sobre la base de una Lista de Transferencia. Las listas seleccionadas para la Configuracin General del Sistema, sern ofrecidas por omisin para el tratamiento de los documentos de aquellas estaciones en que la Modalidades que est siendo utilizada por la Estacin de Trabajo no considere una alternativa diferente. Lista de Precio Venta Se debe seleccionar una de las Listas de Precio definidas en el Sistema. Lista de Precio Compra Se debe seleccionar una de las Listas de Costos definidas en el Sistema. Lista de Precio Documentos Internos Se puede seleccionar cualquier Lista definida en el Sistema.
2.3.1.5 Impresoras Remotas

En la Configuracin Redes de Random Pa Gest se pueden predeterminar los perifricos remotos. El Sistema utiliza las potencialidades de Windows para la impresin de documentos. Para impresoras no definidas en Windows, busque en el Manual del usuario del equipo una equivalente y pruebe su compatibilidad. El Servicio Tcnico de Random S.A. podr asistirlo en la configuracin de una impresora diferente, pero no garantiza la posibilidad de instalarla en forma eficiente.
2.3.2 Datos Especficos de Documentos de Venta

2.3.2.1 Despacho de Stock y Stock Cero
Se pueden determinar los criterios a utilizar respecto de los documentos de Stock, Compra, Venta, dando respuesta si en cada documento la opcin que se ofrece se realiza: Despacha Stock Avisa Stock Cero Siempre Nunca Pregunta Cuando se configura la alternativa Avisa Stock cero, con las alternativas Siempre o Pregunta, en los documentos del Sistema al posicionar el cursor en el campo Cantidad, el Sistema presenta una ventana con los Antecedentes del Producto y los datos de Stock Consolidado y de la Bodega.
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2.3.2.2 Datos para los Crditos

Las condiciones son asignadas por omisin a todos las Entidades que no se les defina una condicin de Crdito diferente en el Parmetro. El Sistema valida el cumplimiento de las condiciones de Crdito, en cada transaccin que se registra.
Monto Total del Crdito Es el mximo crdito a otorgar, independiente de los respaldos que se reciban. Respaldo del Crdito Valores mximos aceptables para los distintos Tipo de documentos de respaldo. Fecha de Vigencia Fecha ms tarda en la que se puede programar un vencimiento. Nmero Mximo de Vencimientos Cantidad mxima de cuotas en las que debe ser amortizado el crdito. Porcentaje de Pie Cuota contado que debe ser cancelada en la fecha de emisin del documento.
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2.3.2.3 Fechas Topes de Ingreso de Documentos

Es posible limitar el rango de las fechas en que se pueden registrar los documentos en el Sistema, lo que permite disminuir significativamente: Riesgo de ingreso de documentacin fraudulenta al Sistema. Inconsistencia de informes por causa del ingreso de nuevos documentos. Errores de digitacin de fechas.
2.3.2.4 Numeracin de Documentos

Se fijan los nmeros de los documentos a ser impresos o transmitidos por los perifricos externos de las modalidades de trabajo..
En la pantalla se muestran las diferentes impresoras disponibles, las que deben ser seleccionadas de una Tabla. Ntese que el Sistema asigna un nmero nico (4789) a las GDP, GDV y GDD, ya que todas ellas se imprimen en formularios foliados y timbrados por el SII
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2.3.3 Configuracin de Estaciones de Trabajo

Para configurar una Modalidad de Estacin, se definen los mismos Parmetros que en la Configuracin General, con excepcin de: Montos Mximos de Crditos, que se definen solo a nivel de la Configuracin General y de las Entidades. Numeracin de Documentos, que se relacionan a las impresoras locales, serial y paralela. La cantidad mxima de Estaciones de Trabajo autorizadas del Sistema Random Pa Maestro, pueden ser explotadas simultneamente desde cualquier Terminal de la Red. La incorporacin de Estaciones suplementarias a la red, requiere de licencias adicionales, cuyos valores estn establecidas en el Contrato y deben ser habilitadas por personal de Random S.A. Cualquier intervencin de los usuarios en los archivos de Configuracin Maestra del Sistema lo bloquean y limitan la responsabilidad de Random S.A.. El usuario debe tener presente que la alternativa que se seleccione para la Modalidad de Trabajo, tiene prioridad o precedencia sobre la Configuracin General, la que solo ser asumida cuando una alternativa se deje en blanco.
2.3.4 Modalidades de Trabajo

Definir Modalidades de Trabajo Las Modalidades de Trabajo, cuando no definen numeracin de documentos son independientes de los terminales de computacin. Lo anterior junto a que el Sistema controla la cantidad de terminales autorizados para operar, permite por ejemplo a un vendedor ingresar al Sistema en cualquier punto de la red y seleccionar la Modalidad adecuada a sus requerimientos. Seleccin de la Modalidad de Trabajo Se realiza en la Pantalla inicial del Sistema Random Pa Maestro III AAA ALTO Modalidad base del Sistema, no puede ser eliminada y no debe ser utilizada en la etapa de explotacin. Modalidad definida por el usuario AAA Modalidad del Local Alto Las Condes.
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2.4 FORMATO DE IMPRESIN DE DOCUMENTOS

Este parmetro, se encuentra predefinido en el Sistema, puede ser modificado por el usuario de acuerdo a sus particulares requerimientos, que estn dados normalmente por las caractersticas del hardware y el formato de los documentos pre impresos. En el Sistema es posible modificar el formato de los Documentos de Ventas, Movimiento Fsico y Compromiso que se detallan. Documentos de Venta BLV Boleta de Venta FCV Factura de Venta FDV Factura de Dbito Venta NCV Nota de Crdito venta NVC Nota de Entrega Interna Documentos de Compromiso NVV Nota de Venta Otros documentos es posible imprimirlos en papel tamao carta o formulario continuo de igual tamao sin pre impresin, utilizando los formatos standard definidos por Random S.A. los que no pueden ser modificados directamente por el usuario ya que se debe modificar la programacin. Definicin del Formato de los Documentos Pre impresos de la Empresa. El formato de un documento se determina definiendo cada uno de los Antecedentes de las carpetas que se observan en la primera lnea de la Pantalla siguiente: Documentos Movimiento Fsico GDD Gua Despacho Devolucin GDI Gua Despacho Interna GDP Gua Despacho Prstamo GDV Gua de Despacho Venta
Para efectuar esta accin, es conveniente disponer de formularios base o en su defecto de fotocopias en escala 1:1 de cada uno de los documento impreso que utiliza la Empresa en sus procesos administrativos y una regla de buena precisin y seguir las instrucciones de las diferentes pantallas.
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2.4.1 Datos Generales del Documento

Largo del Documento Es la longitud en centmetros medida entre el borde superior e inferior de la hoja de papel en que est impreso el documento Ancho del Documento Es la longitud en centmetros medida entre ente los bordes de la hoja en que est impreso el documento. Nmero de Lneas por Pgina Es la cantidad mxima de lneas que se puede imprimir en una hoja. El estndar para una hoja tamao carta es de 66 lneas La forma prctica de determinar el nmero de lneas por pgina, es superponiendo una hoja impresa de mayor tamao y contar la cantidad de lneas. Pide Observaciones Si/No En todos los documentos es posible agregar, en el lugar que defina el usuario observaciones o comentarios, que se digitan al momento de emitir el documento, siempre que este elija la alternativa Si. Encabezado del documento Cdigo Inicio Descripcin detalle Detalle del documento Fin lnea Lneas de Detalle Corresponden a las lneas que se sealan en el diagrama del documento. Distancia entre el Borde Superior e Izquierdo del Papel a las Lneas de Detalle Todas estas distancias se deben medir en centmetros y en la forma ms exacta posible, con la finalidad de obtener la mayor precisin posible. Para ajustar el formato de un documento, se ingresan en forma sucesiva los valores de los diferentes campos. Una vez que se completan los campos de la ventana, el Sistema ofrece las puertas de Impresin, seleccione en la que est instalada la impresora que se utilizar e imprima una prueba utilizando la fotocopia escala 1:1 del documento. Verifique la impresin y ajuste los valores hasta lograr la precisin deseada. Precio Unitario de Monto
detalle
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2.4.2 Datos de Encabezado, Detalle y Pie del Documento

El tratamiento de estas tres secciones del documento es similar y deben seguirse las rutinas standard del Sistema. Fila Cms Es la distancia en centmetros desde el borde superior de la hoja hasta la posicin de la funcin o expresin a imprimir en el documento. Columna Cms Es la distancia en centmetros medida desde el borde izquierdo de la hoja hasta la posicin del primer carcter de la funcin o expresin a imprimir en el documento. Letra El Sistema permite seleccionar entre la letra Normal que tiene una extensin estndar de 80 caracteres por pgina y la letra Comprimida que tiene extensin 132 caracteres. Tipo Funcin: El Sistema ofrece una ventana en la que se detallan todas las funciones posibles de incluir en un documento. Carcter: Al imprimir el documento se reproducirn los caracteres o expresin que se registren en este campo. Largo Una vez definida una Funcin o Carcter, en esta columna se indica la extensin de la funcin seleccionada o expresin definida. Por Ejemplo si se selecciona la Funcin Nombre del Cliente, como este est definido en un campo de extensin 50, en el campo Largo, el Sistema ofrece dicha extensin, la que puede ser reducida digitando la extensin disponible en el documento, con lo cual el nombre del Cliente solo ser impreso en el documento en forma parcial. En la ventana de Configuracin de documentos, en su parte inferior es posible visualizar la posicin relativa de las distintas funciones definidas imprimir en un documento, las que se destacan con xxxxxxxxxxx.
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2.5 PERMISOS Y USUARIOS

El acceso al Sistema Random Pa Maestro como a los distintos Sistemas, procesos, documentos, informes y desagregaciones de ellos se regulara por medio de permisos protegidos por claves personales.
2.5.1 Tipos de Clave

Para facilitar la administracin y proteger en forma adecuada los Sistemas estos estn protegidos por dos tipos de claves. Clave de Supervisor El Sistema es liberado por Random S.A. con una clave de Supervisor del Sistema con una extensin de 5 dgitos alfanumricos, que por su carcter de confidencial se remite al usuario en un documento protegido y que permite: Inicializar el Sistema. Crear Funcionarios. Otorgar permisos a los usuarios. Borrar las Bases de Datos
Para la seguridad y confidencialidad de su informacin, es necesario cambiar la clave del Supervisor, ya que al estar facultado para otorgar permisos tiene acceso sin restricciones a todo el Sistema. Recomendamos modificar la clave del Supervisor, solo despus que se definan otras autorizaciones de acceso y se domine esta rutina Asegrese que la nueva clave estar disponible, ya que los tcnicos de Random S.A no pueden ingresar a su Sistema si la Clave no es digitada personalmente por el Supervisor de la Empresa usuaria del Sistema. El proceso para crear externamente la clave del Supervisor requiere de programas especiales que son ejecutados solo por personal de Gerencia de Random S.A. y el servicio se da a los usuarios solo de acuerdo a las disponibilidades de nuestra Empresa. Clave de Usuario El Supervisor del Sistema solo pueden otorgar autorizacin de acceso y definir como Usuarios del Sistema a los personas Funcionarios de la Empresa que se encuentran registrados en la Base de Datos.
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2.5.2 Definicin de Permisos

El acceso de los usuarios del Sistema a los diferentes mdulos y procesos, los define solo el Supervisor del Sistema y quedan protegidos por claves que las registran los mismos usuarios, las que necesariamente deben ser personales, secretas e intransferibles. El Sistema Random Pa Gest para regular los accesos est dividido de la forma que se presenta en la siguiente ventana, a la que se puede ingresar solo con la clave del Supervisor.
Por Seguridad y Confidencialidad de la Informacin, solo deben autorizarse el acceso a los distintos mdulos del Sistema a los Funcionarios de la Empresa que dentro de sus funciones est algn proceso o requiere de informacin para desarrollar sus labores especficas. En este ltimo caso solo debe drsele acceso a la informacin que le corresponde tratar, ya que la informacin es uno de los aspectos ms sensibles dentro de una organizacin y es responsabilidad de la Gerencia resguardarla. y respaldarla, ya que siempre existe la posibilidad de perderla o que sea alterada.
2.5.3 Definicin de Claves de Usuario

La definicin de usuarios, claves, permisos y su administracin en un sistema de bases documentales es quizs una de las actividades ms importantes del Supervisor del Sistema, ya que la validez de un documento sin la firma de un responsable es prcticamente nula. En los sistemas documentales, la clave es la firma electrnica del funcionario, por lo que esta debe ser celosamente protegida. Si en una Empresa, no se tiene por doctrina el empleo de las claves, su importancia lamentablemente se valorar cuando se produzca un problema y no sea posible determinar responsabilidades. Por ser la Clave de un Usuario, Secreta, personal e intransferible es creada y modificada por cada uno en forma personal en el Parmetro Funcionarios. Una vez creada la clave por el usuario, este tendr acceso a los mdulos y acciones que le autoriz el supervisor del Sistema.
2.5.3.1 Registro de la Clave Inicial de un Usuario
En el Parmetro Funcionarios, cada uno en forma personal, con el cursor posicionado sobre su nombre, activando el icono de la figura, debe registrar una clave de tres o ms dgitos, ingresndola dos veces.
2.5.3.2 Modificar Clave Personal

Se debe realizar en forma frecuente con la finalidad de tener la certeza que la clave personal no es conocida por segundas personas, ya que si as fuese esa persona podra registrar documentos por los cuales es responsable el funcionario cuya clave se utiliz para activar el Sistema. La modificacin se realiza en la forma similar a la accin anterior, siendo requisito para el usuario registrar su actual clave.
2.5.4 Eliminar Usuarios

Esta accin est reservada exclusivamente al Supervisor del Sistema. Para eliminar un usuario, se digita el cdigo del Usuario a eliminar y se graba.
2.5.5 Imprimir Usuarios y Permisos

El Supervisor del Sistema puede consultar por pantalla o imprimir la nomina de Usuarios con el detalle de los mdulos, procesos y acciones autorizadas a cada uno de ellos. Las Claves de los Usuarios no se pueden consultar ni imprimir dado su carcter de personales e intransferibles.
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Captulo 3: Explotacin del Sistema

Random Pa Gest es un Sistema de Gestin Administrativa paramtrico, desarrollado bajo Bases Documentales, diseado para automatizar y simplificar la Gestin Administrativa de la Empresa, a travs del registro, generacin, clasificacin y archivo computacional de documentos formales.
Su diseo funcional permite el tratamiento estndar de todos los documentos, en forma centralizada, en una pantalla interactiva con ventanas auto explicativas dotadas de un conjunto de Ayudas en Lnea e Informacin en Lnea. Pantalla en que se tratan todos los Documentos de Compras, Ventas y Stock
La estandarizacin de los documentos, junto con las Ayudas en lnea ( ? ) e Informacin en lnea () posibilita el manejo de los Subsistema de Venta, Compra y Stock por personal con conocimientos de computacin a nivel de usuario, para los que Random Pa Gest constituye una poderosa herramienta, que les permite desempear sus tareas especficas con eficiencia. La capacidad del Sistema de asociar parmetros y relacionar cada una de las Lneas de los Documentos de una transaccin, junto con asegurar una correcta identificacin del Responsable del registro del documento, permiten consolidar las Ventas, Compras y movimientos de Stock de varios Funcionarios en un mismo documento, manteniendo la informacin estadstica. Caractersticas ms relevantes de los documentos y su tratamiento Todo documento registrado en el Sistema tiene un responsable. El Sistema trata cada lnea de los documentos en forma individual. Desde un documento cualquiera se puede seleccionar otro documento en forma directa. Es factible dejar documentos en espera y realizar simultneamente varias transacciones. Las Ayudas e Informacin en lnea permiten una eficiente Gestin de la Primera Lnea.
3-1
3.1 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

3.1.1 Seleccin de un Documento
Seleccionando el documento en la barra de herramientas. Barra de herramientas xxxxxxx Esta es la forma en que se realiza la seleccin de los principales documentos en el Sistema, la que es similar a la de la mayora de los softwares disponibles en el mercado. Lo anterior obliga cada vez que se requiere cambiar de documento, a cambiarse de mdulo. Por ejemplo, en otros sistemas, para cambiar de un documento de Ventas a uno de Stock o Compras, necesariamente se debe retroceder a la ventana principal del mdulo de Ventas, cambiar de Subsistema y seleccionar el nuevo documento, proceso que le resta en forma importante flexibilidad a la Gestin. En "Random Pa Gest" se pueden seleccionar por este mtodo, slo los documentos de uso frecuente, para los especiales tales como relacionados con importaciones y tratamiento de lotes, debe usarse la siguiente alternativa. Modificando en el encabezado del documento el campo TD
Para seleccionar un documento diferente al que est siendo tratado, es ms eficiente hacerlo modificando el campo TD, ya que se requieren menos pasos y tiempo de proceso. Esta potencialidad del Sistema Random Pa Gest que permite seleccionar todos los Tipos de Documentos definidos en el Sistema, junto a la posibilidad de dejar documentos en espera o stand by, le imprime gran velocidad y flexibilidad a la Gestin de la Empresa.
3.1.2 Funciones disponibles en un Documento
A A B C D E F G H I
3-2
J J K L M N O P Q
Salir del documento. Grabar documento. Renovar ventana Cuenta Corriente de la Entidad. Cancelar documento Imprimir documento Consulta integrada de Stock. Cambio a Boleta Simple de Venta Relacin de encadenamiento
Agrupar lneas de equivalentes en una sola Solicitud de produccin a producto de la lnea Solicitar descuento para la lnea Men de permisos pendientes de descuento Revisar situacin comercial Antecedentes complementarios de la exportacin Funcin especiales. Dejar documento pendiente.
R S R S T U V W X Y Z 1
V W
Y 2
Distribuir concepto entre productos 3 Seleccionar forma de bsqueda Buscar documentos 4 Informacin adicional del producto Seleccionar una entidad fsica 5 Ficha tcnica del producto Cambiar tipo de moneda <Enter> Activa y cierra un campo Agregar obs. A la lnea de detalle <Esc> Retrocede a ventana anterior Foto del producto <Sup> Elimina informacin de un campo Deja producto exento de IVA <F2> Crear lneas de compresin para Grabar documento transitorio lnea principal activa <F3> Recalcular descuentos para la Grabar e imprimir nueva situacin <F4> Revisar mrgenes en el documento Grabar
Bsqueda del producto en detalle
3.1.3 Ayuda en Lnea ( ? ) e Informacin en Lnea ( )

El smbolo ( ? ) indica que para completar el campo se dispone de una Ayuda en Lnea, la que es una facilidades que dispone el Sistema para completar en forma rpida y sin errores de digitacin los campos del documento mediante la seleccin de informacin tabulada. La ayuda se activa pulsando la tecla <Enter> en un campo en blanco. El smbolo ( ), indica los campos donde se dispone de una Informacin en Lnea para apoyar la toma de decisiones y la gestin del usuario en la primera lnea, ya que para accesarla no es necesario salir del documento. TD ENCABEZADO DEL DOCUMENTO Documentos formales del Sistema Documentos de la Entidad registrados en las Bases de Datos del Sistema Ordenados numricamente por Tipo. Nmina de Entidades. La ayuda dispone de sistemas de bsqueda por cadena de caracteres del cdigo y/o nombre Al registrar una Entidad, el sistema despliega en Pantalla, la nmina de documentos posibles de relacionar con la transaccin que se realiza, de la que se puede selecciona uno o varios documentos. Antecedentes de la Entidad Cuentas Corriente con auditora de las lneas. Registro de Vencimientos segn Tipo de Crdito autorizado del Cliente. Activa una ventana para registrar la clave personal de un funcionario diferente al que est activo, y que requiere tomar el control como responsable. Cdigo de la Sucursal activa, la que se selecciona por omisin en la modalidad Centro de Control, al que se asignar la transaccin. Permite generar informes especiales agrupados por Centros de Control. Listas de Precio, Costos o Transferencia activa. Se destaca que esta Lista est asociada a la lnea del detalle
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Entidad
Vencimiento Resp Suc C.Con Lista
Ven
DETALLE DEL DOCUMENTO Cdigos de los funcionarios autorizados, a los cuales se les puede asignar la transaccin de la lnea. El Sistema ofrece por omisin el cdigo del responsable del documento. Este puede ser diferente al Responsable del documento y al de otras lneas. Bodegas de la Sucursal, que se pueden asociar al transaccin que se registrara en la lnea. El sistema ofrece por omisin la Bodega configurada en la modalidad y es requisito que el Producto est asignado a dicha bodega. Productos ordenados de acuerdo a la forma de bsqueda activa. Se destaca que la forma de bsqueda se selecciona en el cono representado por una llave. La ayuda dispone de un sistema de bsqueda por cadena de caracteres ordenados para el cdigo y cadena libre para la glosa. Unidades en que se transa el Producto. El Sistema ofrece por omisin la unidad configurada en el Tratamiento del Producto. En los Productos definidos con una unidad se presentan los diferentes Stock que maneja el Sistema. En los Genricos se presentan la tabla de registro de Productos.
Bod
Cdigo
Ud
Cantidad Mon
Consulta de Stock de Productos detallado por Bodega Permite revisar los Flujos del Producto en forma detallada, seleccionando la cantidad de movimientos a revisar. ltimos 10 movimientos ltimos 100 movimientos Una vez generado el Flujo, <Enter> despliega una grfica de los Stock del Producto. Se debe tener presente, que por ser Random Pa Gest un Sistema documental, la determinacin de los Flujos requiere de la revisin de la documentacin almacenada en las Bases de Datos en el periodo en que se efectuaron las transacciones seleccionada. Es por esta razn que para aquellos Productos que tiene poco movimiento, por lo que el periodo a revisar es largo y la generacin de los flujos, se puede requerir de tiempos de proceso prolongados.
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3.1.4 Configuracin de los documentos

Para utilizar correctamente el Sistema y generar Bases de Datos confiables, en el desarrollo de Random Pa Gest estn incorporadas una serie de funciones que requieren ser conocidas, ya que su mal uso implica la prdida de una serie de potencialidades, dificulta la operacin de los Sistema y vulnera la seguridad en la informacin. Los documentos de los Subsistemas de Compras, Ventas y Stock, como se ha sealado anteriormente, estn estructurados para ser tratados en forma centraliza en un mdulo interactivo que permite registrar o generar simultneamente un conjunto de ellos. Para facilitar el tratamiento de los documentos, evitar errores, normalizar procedimientos, garantizar la seguridad de la informacin, restringir los accesos y las acciones posibles de ejecutar, en los distintos tipos de documentos estn reguladas por: Claves de acceso. Asignaciones de Listas de Precio y Funcionarios a las Entidades. Asignacin de Productos a Listas de Precio y Bodegas. La Configuracin de la Modalidades de Trabajo. La Configuracin General del Sistema
Por lo tanto, para el correcto tratamiento y asignacin de los documentos se deben considerar:
3.1.4.1 Clave de Acceso

En todo los documento se ofrece por omisin como Responsable del documento, al funcionario que activ el Sistema con su clave personal.
3.1.4.2 Modalidad de Trabajo

Esta define por omisin: La Sucursal. La Caja que registra los pagos. La Bodega para el despacho o almacenamiento de los Productos. La Lista de Precio o Costo para valorizar las transacciones. La numeracin de los documentos foliados.
3.1.4.3 Configuracin General del Sistema

Define por omisin en la Modalidad de Trabajo aquellos campos que estn en blanco.
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3.1.4.4 Entidad a la que se emite el documento

Al registrar la Entidad el Sistema verifica: Responsable Si la Entidad tiene asignado un Funcionario distinto al que activ el Sistema, un mensaje informa el nombre del encargado que debera efectuar la transaccin. Si se requiere continuar, y hacer caso omiso del mensaje, <Esc> lo permite, pero quin toma la decisin debe tener en cuenta que est registrando una transaccin que debe ser informada. Lista de Precio Las Listas de Precio o Costo que se definen para una Entidad, tienen precedencia sobre las de la Modalidad de Trabajo, por lo tanto ests se cambian automticamente, en el encabezado del documento, al registrar la Entidad que tiene asignada una Lista de Precio diferente a la de la Modalidad.
3.1.5 Tratamiento de Productos y Servicios en un Documento

El tratamiento de Productos en los documentos del Sistema se efecta por Lneas y es requisito que para una transaccin, que el Producto se encuentre definido tanto en la Bodega de la lnea como en la Lista de Precio que se utilizar. Caso contrario el Sistema da un mensaje en el que informa el problema e impide continuar con la transaccin En cada lnea de un documento se relaciona: Vendedor o Comprador - Lista de Precio - Bodega Producto Fecha de despacho. Por lo tanto, es factible que en un mismo documento se consoliden transacciones de un mismo Producto efectuada por distintos responsables, a distinto precio y de diferentes bodegas. Lo anterior es factible dado que el Sistema trata la transaccin por Lnea, para lo cual en cada documento genera tantas lneas como combinaciones de Parmetros existan.
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3.2 ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS

Los encabezados de todos los documentos contienen campos similares, los que se ajustan en forma automtica para cada Tipo de documento. Antecedentes de un Encabezado, Ayudas e Informacin en Lnea disponibles.
3.2.1 Tipo de Documento (TD)

En Compra, Venta y Stock, estn definidos diferentes tipos de documentos, los que al ser seleccionado quedan identificados por su sigla en este campo. Al seleccionar un Tipo de documento, el Sistema ajusta el encabezado, para el registro de los antecedentes especficos de cada tipo de documento. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter>, activa la Tabla de documentos del Sistema, lo que permiten a los usuarios autorizados seleccionar en forma directa otro documento.
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3.2.2 Nmero del Documento

Cada Tipo de documento tiene una numeracin, que se define en la Configuracin. Es administrada por el Sistema, el que tiene la capacidad de controlar los perifricos definidos. La numeracin de documentos foliados se rige por los siguientes principios: En la Modalidad general se define la numeracin para las impresoras Remotas. La numeracin registrada en la Modalidad de la Estacin se asigna a los documentos. Con 00000 el Sistema asume como nmero del documento, el siguiente al ms alto registrado. Para los documentos de compra este campo se presenta en blanco, para registrar el nmero del documento del Proveedor. Los documentos dejados en Stand By, pierden su nmero, el sistema en forma les asigna nuevo nmero al momento de grabar. En el Modulo Configuraciones se detalla como definir la numeracin de los documentos, impresin simultnea en distintos perifricos, transmisin de documentos a distancia y la forma de tratar otros complejos problemas que estn adecuadamente resueltos, siempre que se observen normas administrativas compatibles con la modalidad que se defina. Modificar Nmero del Documento No es posible modificar el nmero de los documentos grabados, ni en proceso.
3.2.3 Entidad
El Sistema para los documentos de Compra, Venta y Guas de Recepcin ofrece este campo en blanco, en el que se puede digitar directamente el cdigo de la Entidad, con la sola condicin de que est registrada en la Base de Datos. En los Documentos Internos el cdigo se completa con el RUT de la Empresa. Si la Entidad no est registrada en el Sistema, se deben ingresar los antecedentes en la forma descrita en Parmetros. Ayuda en Lnea ( ? ): En la ventana se puede limitar el espectro de bsqueda, condicionando el cumplimiento de cadenas de caracteres tanto del cdigo como del nombre. Si los dos campos se dejan en blanco, se desplegar la nmina completa de Entidades.
Informacin en Lnea ( ): Documentos relacionados

Una vez que se registra una Entidad en un documento, el Sistema verifica que transacciones son posibles de relacionar y las presenta en una ventana. Con solo marcar el documento, este se trasladan a la Factura.
Se destaca que el traslado se realiza por lneas, es decir cada una de las lneas de los documentos fuentes da origen a otra en el final, con lo cual la informacin no se degrada.
3.2.4 Sucursal de la Entidad (Dest.)

Si para la entidad seleccionada se ha registrado ms de una sucursal, el sistema presenta un Cuadro de dilogo que permite elegir el cdigo de la Sucursal del Cliente o Proveedor para el cual se genera el documento (Destino).
3.2.5 Fecha de Emisin

Se ofrece la fecha del da de proceso, esta puede ser modificada si se cumple que: El responsable tiene autorizacin para modificar tiempo de proceso. La nueva fecha esta comprendida dentro del periodo autorizado, para el registro de documentos en el modulo Configuraciones. Se debe considerar que la correlatividad y la relacin fecha - nmero de los documentos foliados debe mantenerse.
3.2.6 Fecha de Vencimiento

El Sistema ofrece por omisin la fecha del proceso. La fecha de vencimiento solo puede ser modificada para las Entidades que tienen Crdito autorizado, en la siguiente ventana, que se activa con <Enter>.
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3.2.7 Responsable (Resp.)

El Sistema ofrece por omisin el cdigo del Funcionario que ingres al Sistema. En caso que a la Entidad se le tenga asignado un responsable diferente, un mensaje lo informa. Para que el responsable de la Entidad tome control del Sistema debe ingresar su clave personal, una vez que es grabada la transaccin, el sistema informa que el Sistema vuelve bajo el control del funcionario que lo activ. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter>, activa una ventana que permite registrar la clave de acceso de otro funcionario.
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3.2.8 Sucursal (Suc.)

El Sistema ofrece por omisin en todos los documentos, la Sucursal definida para Modalidad de la Estacin de Trabajo, no puede ser modificada en forma directa, se debe cambiar la Modalidad. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter>, activa una ventana con la nmina de Sucursales de la Empresa, las que solo pueden ser modificadas cambiando de Modalidad.
3.2.9 Centros de Control (C.Con.)

El Sistema permite efectuar varias transacciones en forma simultnea. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter>, activa la nmina Centros de Control, los que pueden ser seleccionados directamente. Informacin en Lnea ( ): Listado de documentos Pendientes en Espera o Stand By, posibles de recuperar.
3.2.10 Estado
Los documentos en el Sistema pueden estar Nulos o Vlidos, esta informacin se muestra en este campo.
3.2.11 Lista de Precio o Costo

La Modalidad define la Lista que es ofrecidas por omisin en este campo. El Sistema reconoce a las Entidades que tienen asignada una Listas Especial, la que puede ser modificada solo por personal autorizado. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter>, activa la nmina de Listas de Transferencia definidas en Parmetros.
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3.2.12 Cuentas Corrientes

El Sistema controla cuatro tipos de Cuentas Corrientes, las que se activan con el icono:
Detalladas: Contienen todos los movimientos de la Entidad. Resumidas: Contienen solo los movimientos que justifican los saldos. Contables: Se abona con documentos de pago, independiente de que estn o no pagados. Efectivas: Se abona solo con documentos de pago pagados.
3.3 DETALLE DE LOS DOCUMENTOS
Columnas del detalle del documento Tiene 12 columnas para el registro de la informacin del Producto, que se transan, las que al igual que los Campos del Encabezado disponen de Informacin en Lnea ( ) y Ayudas en Lnea ( ? ) que facilitan el registro de los productos. Lneas del detalle del documento El tratamiento de Productos en los documentos se efecta por Lneas y es requisito que para una transaccin, que el Producto se encuentre definido tanto en la Bodega como en la Lista de Precio del encabezado. En caso contrario un mensaje informa que no esta asignado e impide continuar con la transaccin. En cada una de ellas se relaciona: Vendedor o Comprador - Lista de Precio - Bodega - Producto. Por lo tanto, es factible que en un mismo documento se consoliden transacciones de un mismo Producto efectuada por distintos vendedores, a distinto precio y de diferentes bodegas, ya que al tratar el Sistema la transaccin por Lnea genera todas las combinaciones. En la parte inferior del detalle est el nombre del Producto registrado en la lnea del cursor. Funciones del detalle del documento
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Captulo 3: Explotacin del Sistema Estos tres iconos, permiten dejar el producto exento de IVA, obtener informacin adicional y cambiar el cdigo de bsqueda. Sus caractersticas y forma de utilizar se describen en la columna correspondiente.
3.3.1 Vendedor (Ven)

El Sistema ofrece por omisin en la lnea, el cdigo del responsable del documento. El vendedor no siempre es la misma persona responsable del registro del documento, ya que en un documento se pueden consolidar ventas o compras de varios funcionarios, por lo que el vendedor puede ser modificado en cada lnea. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter>, activa la relacin de Funcionarios de la Empresa.
3.3.2 Bodega (Bod)

El Sistema ofrece por omisin para la primera lnea la Bodega de la Sucursal definida en la modalidad, la que puede ser modificada por un usuario autorizado. Una vez modificada la Bodega, esta continua activa hasta que se cambie nuevamente. En un documento se pueden registrar transacciones de varias bodegas de la misma Sucursal. Para que un Producto pueda ser transado, es requisito que este se encuentre tanto en la Bodega de la lnea que esta siendo tratada como en la Lista de Precio del Encabezado. Ayuda en Lnea ( ? ): <Enter> activa la nmina de Bodegas de la Sucursal.
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3.3.3 Cdigo
Un Producto o servicio, puede ser seleccionado en un documento o capturado por medio de un lector de cdigo de barras por sus diferentes cdigos: Principal, Ventas, Tcnico o cualquiera de los Alternativos. El Sistema muestra en el documento el cdigo principal y la descripcin completa, sin embargo en el Formato de Impresin de los documentos se puede definir el tipo de descripcin y los cdigos a imprimir con excepcin de los alternativos.
3.3.3.1 Formas de accesar al producto

El Sistema permite Cambiar el Cdigo a visualizar y utilizar en pantalla Se realiza activando la primera funcin y seleccionando el tipo de Cdigo.
3.3.3.2 Registro de Cdigos

Registro directo de Cdigos Una vez que se activa el campo, si se conoce el cdigo en uso o uno de los cdigos alternativos, es posible digitarlo directamente o capturarlo mediante un lector de cdigos de barras. La utilizacin de lectores de cdigos de barras y la digitacin directa de los cdigos de venta o alternativos permiten disminuir significativamente los tiempos de registro de los productos o servicios. Bsqueda de Productos para registrar su cdigo Ayuda en Lnea ( ? ): El Sistema dispone de eficientes Ayudas para la bsqueda de Productos, las que se activan con <Enter> en el campo en blanco.
Bsqueda normal (por Cdigo Principal, Rpido o Tcnico)
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Captulo 3: Explotacin del Sistema Este tipo de bsqueda que es la de uso ms frecuente, es de gran efectividad siempre que se utilice una codificacin orientada a agilizar el registro de productos.
Si ambos campos se dejan en blanco el Sistema presenta el Maestro de Productos completo, ordenado por el tipo de cdigo seleccionado.. Si se digita en el campo Descripcin una cadena de dgitos cualquiera, no siendo necesario que sean los dgitos iniciales de una glosa, el Sistema revisa la Base de Datos completa y presenta en la ventana los que cumplen la condicin. Este eficiente proceso de bsqueda, puede resultar lento en Empresas con gran cantidad de Productos y equipos de velocidades bajas, dado a que para ubicar las cadenas de caracteres el Sistema necesariamente debe leer toda la base de datos. Si se digita una cadena de caracteres iniciales del cdigo, esta acta como ndice, el Sistema lee en la base de datos y muestra en la ventana slo Productos y Conceptos que cumplen la condicin. El procedimiento resulta an ms eficiente, es el que se muestra en la ventana, en la que se digitaron los caracteres iniciales del cdigo y una cadena cualquiera de la descripcin.
3.3.4 Unidad (Unid)

Se registra la unidad en que se efecta la transacciones. En los Productos sin unidad alternativa, el cursor se posiciona directamente en cantidad. Revise en el Parmetro Productos, la forma de configurar las unidades de los Productos que se transan en dos unidades, ya que para aquellos casos en que siempre se compra en una unidad y se vende en otra es factible configurarlo. Ayuda en Lnea ( ? ): Para obtener informacin relacionada con las unidades en que est definido un Producto, se debe activar la funcin:
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3.3.5 Cantidad
La forma de registrar depende de las caractersticas del Producto, por lo que se deben diferenciar cinco situaciones.
3.3.5.1 Productos Sin Unidad Alternativa

Al activar el campo, para digitar la cantidad en forma directa, la siguiente ventana, informa los Stock Totales y a nivel de la Bodega de la lnea.
Stock Fsico Venta no Entregada Comprometido Compra Recepcionada Pedido Terico
Existencia disponible en Bodega Productos Facturados a Clientes que estn pendientes de despacho. Productos por los que se han registrado Notas de Venta y que no han sido despachados ni facturados.. no Productos cuya Factura de Compra est registrada en el Sistema, que no han sido recepcionados en Bodega Productos por los que se han emitido ordenes de Compra a los Proveedores. Fsico + Compras no recibidas + Pedido
Para consultar por los Stock de los Productos en otras Bodegas, se activa la funcin Consultar Stock, en cuya ventana es factible revisar los flujos que justifican los Stock con la funcin correspondiente.
3.3.5.2 Productos Con Unidad Alternativa.

La cantidad se digita en una de las dos unidades, el Sistema efecta la transformacin y la registra en el documento en la unidad que est en la columna Ud. Cuando la Razn de Transformacin de Unidades, es slo referencial es posible ajustar la cantidad en la Unidad Secundaria desactivando la Razn de Transformacin.
3.3.5.3 Productos Genricos sin Unidad Alternativa

Un conjunto de Productos similares que se comercializan a un mismo precio, se registran en un documento consolidados en una sola lnea bajo el concepto de Producto Genrico. Al activar el campo cantidad, el Sistema presenta la siguiente ventana.
3.3.5.4 Productos Genricos con Unidad Alternativa

Captulo 3: Explotacin del Sistema Su tratamiento corresponde a una combinatoria de los procedimientos anteriormente descritos, en la que a cada uno de los Productos componentes del Producto genrico, definidos con unidad alternativa se le trata en forma individual, hasta completar la ventana.
3.3.5.5 Producto Seriado

Estos Productos son tratados en versiones especiales del Sistema y requieren de una capacitacin especial. Los Productos seriados se definen solo en una unidad, por lo que la cantidad se digita directamente en el campo. El registro del nmero de serie de cada uno de los Productos, es obligatorio en los documentos que mueven Stock Fsico. En los documentos del Sistema que no mueven Stock Fsico, no es obligatorio identificar los productos con la serie y nmero. Registro del nmero de serie de productos seriados Se activa la ventana con el ratn o <Enter> sobre el campo cantidad:
Registro Prendido: Permite el registro de la serie y nmero del producto. Registro Apagado: En los documentos que no mueven Stock Fsico, queda pendiente la serie y nmero. Informacin en Lnea ( )
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3.3.6 Moneda (Mon)

Informa el tipo de moneda en que est definido el precio del Producto en la Lista que se est utilizando y que se muestra en el encabezado del documento. Informacin en Lnea ( )
3.3.7 Precio Neto (Pr. Neto)

Es el precio unitario del Producto definido en la Lista de Precio del encabezado. Puede ser modificado activando el campo y digitando directamente el nuevo precio. En caso de un menor precio, se valida que el descuento no supere el mximo autorizado para el Producto, en caso que as suceda el Sistema informa que se realizar un descuento en lnea fuera del rango normal. Informacin en Lnea ( ): En Informacin adicional del Producto, se informan los valores de las tres ltimas compras y ventas.
3.3.8 % Descuento
En este campo, se consolidan los % correspondientes a la totalidad de los descuentos parciales aplicados a un Producto en la lnea. Los descuentos en % sucesivos son aplicados en cascada es decir un segundo descuento es aplicado sobre el valor resultante del descuento anterior. Una vez que se aplican descuentos globales en un documento, se sugiere no aplicar nuevos descuentos en la lnea.
El Sistema controla el mximo de descuento autorizado a un Producto, dentro de los cuales se consideran tanto los descuentos a la lnea como los que se aplican al documento y que se definen en el parmetro Concepto Especiales.
3.3.9 Descuento
Corresponde al monto en dinero resultante de la suma de los descuentos parciales aplicados al Producto Si al Producto se le ha aplicado directamente un % de descuentos sin tipo, activando este campo se puede modificar la cantidad hasta completar el monto en dinero equivalente al mximo autorizado. Al variar el monto del descuento, se ajusta el % de la columna anterior. Una vez aplicado un descuento global al documento, el Sistema no permite modificar este campo. Existen descuentos globales, no puede alterar
3.3.10 Subtotal Neto / Bruto

Esta columna muestra el resultado de la ecuacin: (Cantidad x Precio Lista) - Descuentos parciales El Subtotal ser Neto o Bruto, dependiendo de la Lista de Precio utilizada. No es factible modificar el Total Neto activando el campo y digitando un nuevo valor, en caso que se requiera ajustar se puede hacer digitando la diferencia en la columna Descuento o aplicando un % de descuento equivalente.
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3.4 PIE DEL DOCUMENTO

Est formado por 7 campos, que muestran los Totales que se detallan, los que no pueden ser modificados directamente, ya que el usuario no tiene acceso a esta ventana.
Total Neto Sumatoria de los Netos de las lneas del documento. IVA Impuesto al valor agregado, de los Productos afectos a este impuesto. Impuestos Impuestos adicionales definidos en el Sistema correspondiente a los Productos transados. Total del Documento Total documento = (Total Neto + IVA + Impuestos) IVA Retenido Impuesto al valor agregado retenido. Abonado Crdito = (Total del documento Cuota Contado) Saldo Saldo = (Crdito Cuota Contado)
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3.5 REGISTRO Y GENERACIN DE DOCUMENTOS

En Random Pa Gest, por ser un Sistema Documental, toda transaccin o hecho econmico se registra y queda respaldada en las Bases de Datos por un documento. Los antecedentes o informacin de un documento, si bien pueden ser digitados en forma directa, el real sentido de un Sistema que integra todas las funciones de una Empresa, es la capacidad de compartir la informacin y ponerla a disposicin de los usuarios en forma rpida, para apoyar los procesos administrativos, generar documentos relacionados, utilizando criterios previamente definidos y generar informes para apoyar la toma de decisiones. Por lo tanto, para describir el tratamiento de los documentos, en el Manual de Sistema Random Pa Gest se entender por: Registro de un documento Es la accin de crear en el Sistema un documento, digitando todos los antecedentes necesarios para dar inicio a una operacin, y constituye el primer eslabn de la cadena de documentos de una transaccin. Generacin de un documento relacionado Es la accin de armar un documento de la cadena, sobre la base de informacin registrada en la Base de Datos del Sistema en las lneas de uno o ms documentos. Generacin de documentos de acuerdo a necesidades de abastecimiento Sobre la base de los Parmetros de Stock definidos en el Sistema, informacin de las Bases de Datos y criterios seleccionados por el usuario, esta opcin tiene incorporado Procesos que permiten determinar: Cantidades, proveedores y precios ms conveniente al cual adquirir un Productos. Cantidad de Productos a distribuir desde una Bodega para optimizar el Stock. Revisin, Cierre y reactivacin de documentos de compromiso Por diversas razones los documentos de compromiso no se cumplen o slo se hace parcialmente. Con la finalidad de normalizar situaciones, y no mantener activos documentos que han perdido su vigencia, estos deben ser revisados, cerrados o reactivados. Los casos ms comunes cotizaciones que no se transforman en ventas, ordenes de compra y notas de venta cumplidas parcialmente.
3.5.1 Registro Directo de un Documento

Al ingresar el cdigo de una Entidad el Sistema muestra en ventana las transacciones abiertas y que son posibles de relacionar con el tipo de documento que se va a registra. Si no las hubiera, o la transaccin no guarda relacin con las que se encuentran pendientes, se ingresa por Registro directo el documento, para dar inicio a una operacin, la que estar formada por una cadena de documentos. Para facilitar la gestin y disminuir los errores de digitacin, el Sistema dispone de las ayudas en lnea descritas anteriormente, que permiten acceder a las Bases de Datos del Sistema y completar el registro de los antecedentes del documento.
Captulo 3: Explotacin del Sistema Cadenas de documentos Una cadena completa de documentos, tpica de una venta que sigue una secuencia lgica est formada por los documentos que se detallan los que se emiten en el siguiente orden: Cotizacin Nota de Venta Gua de Despacho Factura de Venta C. de Pagos. La misma venta puede tener una cadena formada solo por los tres ltimos documentos, los que podran ser emitidos alterando el orden entre la Gua de despacho y la Factura. Los dos casos descritos, si no hay Productos pendientes de despacho y la Factura esta pagada, forman una cadena cerrada, solo que es de distinto largo.
3.5.2 Generacin de Documentos Relacionados

La generacin y registro de un documento relacionado con una o ms operacin abierta, debe ser realizado sin redigitar la informacin, utilizando como base los documento con los cuales la operacin tiene una relacin directa. Las transacciones posibles de relacionar con un documentos son informados por el Sistema. Las posibles relaciones entre los distintos documentos del Sistema se detallan en: Documentos de Venta Documentos de Compra. Documentos de Stock Como ejemplo en ventana se muestran documentos posibles de relacionar con una Factura de Venta.
Encabezado del Documento relacionado Este no cambia, solo se destaca que como Responsable figura el funcionario que genera el documento.
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Captulo 3: Explotacin del Sistema Detalle del Documento relacionado Se destaca que el Sistema trata los documentos por lnea, por lo que permite al generar un documento consolidar en el dos o ms documentos relacionados, manteniendo la informacin de origen. Es as como si en una factura de Venta, se consolidan dos Notas de Venta por un mismo producto realizadas por distintos vendedores, estas se registrarn en dos lneas de la Factura. Modificar el Detalle de un Documento relacionado En las lneas: Cantidad: Se pueden disminuir la cantidad de los productos transados. No se puede aumentar la cantidad de productos, de ser necesario hay que agregar una nueva lnea al documento. Al disminuir la cantidad de Productos en una lnea el documento quedar nuevamente pendiente, por lo que se podr relacionar nuevamente o cerrarlo. Precio: Los precios pueden ser modificados. Descuentos: Se pueden agregar descuentos adicionales a la lnea. Al total del documento generado, se pueden aplicar recargos y/o descuentos adicionales, siempre que estos ltimos no superen los mximos autorizados.
3.5.3 Generacin de Documentos segn necesidades de Abastecimiento

Los documentos de Compras o de Redistribucin de Productos entre Bodegas de la Empresa, pueden ser registrados y generados sobre la base de la informacin de las Bases de Datos y los Stock de las Bodegas Esta importante potencialidad del Sistema, la que en la prctica es un Subsistema de tratamiento de los Stock, est descrita al final de este captulo.
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3.5.4 Grabar Documentos

Una vez que se activa la funcin grabar en la ventana de registro del documento, el Sistema presenta una Sub ventana, en la que se debe: Confirmar la Condicin de Despacho, que el Sistema ofrece por omisin, la cual corresponde a la definida en la Configuracin de la Estacin de Trabajo. Definir el Tipo de Impresin. Registrar las Observaciones que se requieren imprimir en el documento.
Una vez que se completa la ventana con las Observaciones, que se incluirn en el documento impreso, el documento tiene tres alternativas de grabacin o registro. Alternativas de Grabacin
A o <F4> Confirma grabar el documento en los archivos o bases del Sistema. B o <F3> Confirma grabar el documento en los archivos o bases del sistema e Imprimirlo. C o <F2> Graba una Factura o Boleta con Nmero Transitorio o vale. En las ltimas versiones del Sistema se han incluido los comandos <Fx> para facilitar la grabacin de los documentos de uso ms frecuente. La alternativa C o <F2>, es una aplicacin especial, la cual est descrita en detalle en el Manual.
3.6 PAGOS DE CLIENTES / PROVEEDORES

Los Pagos de Clientes y a Proveedores en el Sistema tienen un tratamiento similar. Para facilitar la administracin de los permisos de los usuarios, el Sistema dispone de Modalidades. El Pago a documentos, se selecciona en las ventanas de Venta y Compra de la barra principal del Sistema y la Modalidad de Pago, en la siguiente Sub ventana que se despliega al activar la funcin.
La principal diferencia entre las Modalidades de Pago, son los Tipos de documentos que pueden ser registrados en cada una de ellas. La Tenedura de Pagos, es una funcin que estructurada para administrar los documentos de pago en los Sistemas que no estn asociados al Subsistema de Contabilidad y tratar casos especiales tales como protestos, anulaciones y eliminacin. El Visado de cheques que est disponible slo en Pago de Clientes, es una funcin que permite a los supervisores de las reas de venta, autorizar en el Sistema cheques para ser presentados posteriormente en Caja.
3.6.1 Pago a Documento

En esta modalidad es factible cancelar, uno a uno Boletas, Facturas, Notas de Dbito y Transitorios con efectivo, cheque y tarjetas de crditos. Los Pagos a Documento, quedan registrados en el Sistema con la fecha de proceso por que se reflejan en la Caja del da. Por lo anterior no es conveniente, registrar en esta modalidad pagos que corresponden a otras fechas. El documentos que se paga, se seleccionan con el ratn o <Enter>, en la parte superior de la ventana. Los antecedentes del o de los documentos de pago autorizados para esta modalidad, se registran en la ventana inferior, siguiendo una rutina estndar.
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3.6.2 Pago a Estado de Cuenta y Crdito

En esta modalidad tambin es factible cancelar Boletas, Facturas y Notas de Dbito, con efectivo, cheques, tarjetas de crditos. Se diferencia de la anterior en que se agregan como medios de pago Letras de Cambio y Pagars de Crdito. Adems: Permite el Clculo de cuotas de un crdito con inters simple y compuesto. Permite la Generacin de documentos asociados al crdito. No permite el pago de documentos transitorios. Es factible modificar la fecha de asignacin del pago al momento de grabar.
Para registrar un pago, la Cuenta Corriente de la Entidad se selecciona registrando el cdigo o utilizando las ayudas del sistema.
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En la ventana Estado de Cuenta, se detallan todos los documentos pendientes de pago. En la ventana Registro de Pagos, se registran los antecedentes del documento de pago. Una vez registrado el documento de pago, con <Tab> el cursor salta a la ventana inferior. El cursor se debe situar la columna Abono del documento al que se le asignar el pago.
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Captulo 3: Explotacin del Sistema Fecha de asignacin del pago Esta modalidad permite seleccionar la fecha, en que este se reflejar en la Caja el pago antes de grabar, entre la fecha de emisin del documento y la del proceso. Para que el pago se refleje en la fecha de proceso, se graba directamente. Para que este se asigne a la Caja del da de emisin del documento, se debe borrar el que presenta el Sistema. en el recuadro
La versin doble moneda del Sistema "Random Pa Gest", permite registrar pagos en monedas diferentes a la nacional, alternativa que se selecciona en el icono del recuadro anterior.
3.6.3 Pagos Generales y Crdito

En esta modalidad tambin es factible cancelar Boletas, Facturas y Notas de Dbito, con efectivo, cheques, tarjetas de crditos, letras de cambio, pagars de crdito, determinar las cuotas de un crdito y generar los documentos de pago asociados. Se diferencia de la anterior en que se agregan como medios de pago Facturas de compra (fcc) y Facturas de venta (fcv). Se destaca que la posibilidad de pagar documentos utilizando Facturas de Proveedor/Cliente, procedimiento al cual se le denomina "Cruce", es una potencialidad de los Sistemas Random, que requiere de una adecuada capacitacin, ya que presenta singularidades en Gestin y Contabilidad que deben ser respetadas por los usuarios. Por lo anterior, se sugiere a los usuarios evaluar la conveniencia de utilizar esta modalidad de pago, considerando que un cruce de documentos puede ser tratado con facilidad utilizando pagos en efectivo ficticios.
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Captulo 3: Explotacin del Sistema Normas de Gestin para Pagos Cliente/Proveedor y Proveedor/Cliente Siempre se paga el documento de mayor valor. El saldo del documento de mayor valor puede ser cancelado, con otra factura o documento de pago tales como efectivo, cheque, tarjeta etc. Ejemplos: FCV Factura de Venta por $ 200.000 FCC Factura de Compra por $ 120.000 Se ingresa por pago a Clientes. Se cancela parte de la FCV con la fcc FCV Factura de Venta por $ 200.000 FCC Factura de Compra por $ 20.000 FCC Factura de Compra por $ 15.000 FCC Factura de Compra por $ 50.000 Se ingresa por pago a Clientes. Se cancela parte de la FCV con la fcc 1 Se graba el pago Se ingresa por pago a Clientes. Se cancela parte de la FCV con la fcc 2 Se graba el pago. FCC Factura de Compra por $ 350.000 FCV Factura de Venta por $ 200.000 Se ingresa por pago a Proveedores. Se cancela parte de la FCC con la fcv FCC Factura de Venta por $ 350.000 FCV Factura de Compra por $ 30.000 FCV Factura de Compra por $ 25.000 FCV Factura de Compra por $ 70.000 Se ingresa por pago a Clientes. Se cancela parte de la FCV con la fcc 1 Se graba el pago Se ingresa por pago a Clientes. Se cancela parte de la FCV con la fcc 2 Se graba el pago.
Se repite la secuencia hasta aplicar todos Se repite la secuencia hasta aplicar todos los los documentos, cuya suma sea inferior al documentos, cuya suma sea inferior al monto monto del documento que se cancela. del documento que se cancela. Normas de Contabilidad para Centralizar Pagos Cliente/Proveedor y Proveedor/Cliente Un mismo pago que se realiza por la modalidad de cruce, el Sistema lo presenta para su Centralizacin tanto en pago de Clientes como en pago de Proveedores. La centralizacin se debe realizar por una de las dos alternativas, para evitar errores se sugiera realizarlas siempre por Centralizacin de Pago de Proveedores.
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3.6.4 Crditos y Generacin de los documentos de pago asociados

Esta nueva potencialidad incorporada al Sistema Random Pa Gest, permite en las Modalidades de Pago a Cuenta Corriente y General de Ventas y Compras: Definir y registrar Convenios o Planes de Pago. Determinar el monto de las cuotas, sin inters, con inters simple e inters compuesto. Generar, registrar e imprimir los documentos asociados al crdito. Definir Convenios o Planes de Pago Determinar monto de las cuotas de un crdito Seleccionando con el ratn en la ventana inferior de Pagos a Cuenta Corriente o Generales, tanto en Compras como Ventas, un documento a cancelar, con <F4> el Sistema presenta la siguiente ventana, en la que se definen las condiciones del crdito.
Al activar la funcin Traspaso, el Sistema genera los documentos de pago asociados al crdito, los que se abonan al documento que se haba seleccionado. En caso necesario, es posible modificar las fechas y montos de los documentos
3.6.5 Pago Rpido

Esta modalidad, es exclusiva para la cancelacin de los Documentos Transitorios. Todos los pagos que se registran son en efectivo. Otros documentos de pago, para ser registrados en esta modalidad, deben estar visados y registrados en otros sistemas de teneduras de documentos de pago.
Abonar un documento Transitorio Registrar Nmero del documento en el campo correspondiente. El Sistema, valida la calidad de Transitorio del documento, caso contrario: Registrar el Pago en efectivo, el cual debe ser por el total del documento.
Preparar vuelto. Grabar e Imprimir la Factura o Boleta con su correlativo definitivo. Una vez impreso el documento definitivo, el Transitorio queda eliminado.
3.6.6 Visado de Cheques

Esta funcin est disponible slo en el Subsistema de ventas. Permite registrar tanto en la caja como en otra seccin de la empresa, los V B de los documentos de Pago, informacin que est disponible en lnea para la caja.
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3.7 MODIFICAR, ELIMINAR Y ANULAR DOCUMENTOS GUARDADOS

Estas acciones cuando se realizan en la misma fecha de generacin o registro del ltimo en el ltimo documento de una cadena y siempre que no tenga procesos asociados, si bien debe estar restringida a personal de confianza, normalmente no presentan problemas importantes, que impidan utilizar estas acciones como medidas correctivas de errores. No obstante cada vez que sea necesario intervenir en el Sistema con una de estas acciones correctivas, deben ser cuidadosamente analizadas por personal calificado. La eliminacin posterior de documentos, Random S.A. no la recomienda, ya que es una fuente importante de inconsistencia en los Sistemas Computacionales de Bases relacionadas. La autorizacin para modificar, eliminar y anular documentos en el Sistema por razones justificadas y siempre que no contravengan disposiciones legales: Debe ser entregada slo a personal calificado, para determinar las consecuencias de esta accin en la informacin del Sistema y su relacin con los otros documentos de la operacin. De confianza de la Gerencia, ya que est comprobado que es la principal fuente de fraudes.
3.7.1 Documentos formales de Compra, Venta y Stock

3.7.1.1 Seleccionar el documento
En Ventas se digita directamente el nmero del documento que se requiere revisar. En Compras es necesario agregar el cdigo de la Entidad. El Sistema una vez ubicado el documento informa:
Esta funcin es importante ya que el Sistema valida la existencia de un documento, ya sea para evitar el registro duplicado o permitir su revisin.
3.7.1.2 Modificar Documentos

No es factible modificar documentos que estn registrados en el Sistema.
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3.7.1.3 Eliminar, Anular y Reciclar un Documento
Eliminar un Documento La eliminacin en la misma fecha de generacin del ltimo documento de una cadena registrada en el Sistema, que no tenga procesos asociados por lo general es factible. No obstante lo anterior cada vez que sea necesario eliminar un documento debe ser analizado. La eliminacin posterior de documentos no es recomendable, por ser fuente de inconsistencia. El Sistema para permitir la eliminacin de un documento, valida que este no tenga otros documentos asociados. Se sugiere limitar las autorizaciones para eliminar documentos en el Sistema. La eliminacin de un documento, deja el registro en blanco, lo que permite registrarlo otro documento o redigitarlo. Anular un Documento Esta accin cambia el estado de un documento de Vlido a Nulo. El nmero y fecha del documento se mantiene en las bases de datos por lo que no puede ser utilizado nuevamente. Eliminar y Reciclar un Documento El documento siempre que no tenga movimientos relacionados puede ser eliminado de los archivos o Bases de documentos formales del Sistema utilizando esta funcin, por lo cual el nmero queda libre. Los antecedentes del documento quedan en Estado Pendiente, lo que permite posteriormente recuperarlos e utilizarlos en la generacin de en un nuevo documento, siempre que se mantenga el nmero y la Entidad. Esta funcin es de gran utilidad, cuando se requiere modificar fechas de documentos o corregir las lneas del detalle.
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3.7.2 Documentos Transitorios de Ventas

Estos documentos especiales, que tal como su nombre lo indica, deben ser revisados y eliminados peridicamente, con la finalidad de que cumplan su funcin principal que es apoyar el proceso de Ventas y evitar problemas derivados de la colisin de numeraciones. Para ello, el Sistema dispone de una Funcin en el Mdulo Proceso, que ofrece las siguientes opciones:
3.7.3 Documentos de Pago

Los Documentos de Pago se pueden Anular, Eliminar y Protestar, siempre que no estn contabilizados. Estas acciones que se realizan en la Tenedura de pagos de Ventas / Compras, en la siguiente ventana, activando la funcin correspondiente.
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Anular Documento de Pago Se selecciona con el cursor el documento que se desea anular, no se debe marcar. Se selecciona la alternativa correspondiente, cambia la columna Estado. Se graba, el documento permanece en el Listado en condicin de Nulo. Eliminar Documento de Pago El procedimiento, es similar al anterior, slo que el documento desaparece como si no hubiese existido. Protestar Documento de Pago Esta accin slo es vlida para Letras y cheques de Venta. Su procedimiento es similar a los anteriores. El documento protestado, permanece en el Listado, destacado en una lnea de color, como se muestra en la ventana. Los documentos protestados, se reflejan en la Cuenta corriente del Cliente en igual forma. No afectan al documento relacionado, que abonaron. En la actualidad se analizan diferentes alternativas para mejorar la funcionalidad de esta accin.
3.8 APLICACIONES ESPECIALES

3.8.1 Mtodo Mesn Caja Rpida
Es un mtodo alternativo que se puede aplicar en forma paralela al Normal en aquellos casos, en que el proceso de venta requiere de una atencin personalizada del Cliente en el mesn y una atencin rpida en Caja. Por lo anterior, los precios, descuentos y condiciones de pago se deben definir en el mesn. Tipos de documentos En el mesn, se registra la transaccin en un Documento Transitorio, los antecedentes para generar e imprimir en caja los siguientes Tipos de documentos: BLV Boleta de Venta Nominativa, en la que se identifica al Cliente. BLV Boleta de Venta Genrica, en el que el campo Cliente se deja en blanco. FCV Factura de Venta. Seleccin del documento transitorio a registrar Los documentos transitorios pueden ser seleccionados inicialmente de dos formas: Seleccionndolo en la barra de herramientas. Modificando en el encabezado del documento el campo TD.
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Siempre es ms eficiente hacerlo modificando el campo TD, ya que se requieren menos pasos. Registrar Productos en un documento Transitorio No tiene diferencias con los otros mtodos del Sistema. Cambiar el Tipo de documento transitorio que se est registrando Si se estn registrando los antecedentes de la venta, en un Tipo de documento y se requiere cambiarlo, la informacin registrada puede ser utilizada. Por Ejemplo, si se est tratando una FCV., y se selecciona en el Encabezado una BLV el Sistema consulta:
Dejar un documento en espera Este es un caso que se presenta con mucha frecuencia, el sistema lo resuelve en forma eficiente con la siguiente funcin, la que permite dejar Pendiente y Recuperar posteriormente uno o ms documentos.
Los documentos Pendientes quedan grabados en un archivo, razn por lo cual no se eliminan al apagar el Sistema. Grabar documento Transitorio Una vez activada la funcin grabar en el documento, en la siguiente ventana, se define la Condicin de Despacho. El Sistema ofrece por omisin la modalidad con que est configurada la Estacin de Trabajo. Una vez que se completa la ventana con las Observaciones, que se incluirn en el documento impreso, el documento transitorio se registra imprime en ltimo icono de la ventana.
Lo anterior es importante, ya que si para grabar, se utiliza un icono diferente, el documento quedar como definitivo.
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3.8.2 Generacin de Documentos segn necesidades de Abastecimiento

Los documentos de Compras o de Redistribucin de Productos entre Bodegas de la Empresa, pueden ser registrados y generados sobre la base de la informacin de las Bases de Datos y los Stock de las Bodegas. Los Criterios y Procesos se describen en detalle en el Tratamiento de Stock por Bodegas. Dependiendo de la operacin que se estudia realizar, para los documentos que se detallan es posible determinar con rapidez y precisin: Documentos de Compra: Qu y cunto comprar, para satisfacer los criterios de Stock seleccionados. A quin comprar para disminuir los costos de reposicin. Documentos de Stock: Como Distribuir los Productos de una Bodega, para optimizar los de las otras Bodegas de la Empresa.
3.8.2.1 Procedimiento de Trabajo

En los documentos, se activan las Funciones Especiales y se selecciona la alternativa Generacin de Documentos segn necesidades de Abastecimiento.
En la siguiente ventana se condiciona la seleccionar de los Productos sobre la base de 4 criterios y se seleccionan las Bodegas a Abastecer, y si se trata de una redistribucin de Productos, cual ser la Bodega fuente. 3.8.2.1.1 Seleccionar los Productos a tratar
El Sistema asume por omisin todos los Productos si no se fijan Condiciones de seleccin, herramienta muy til en Empresas que manejan gran cantidad de productos. Condicin del Tipo de Producto Solo pueden ser seleccionados Productos no Seriados, Seriados e Insumos ya que los de Tipo Genrico, Libre y Servicio, por definicin no controlan Stock. Condicin de la Familia / Marca / Rubro En el caso de las Familias se presenta al menor nivel, que es Sub Familias, Marca y Rubro son nicos
Condicin de Stock Las condiciones de Stock definidas en el Sistema posibles de seleccionar para los Productos son: Sin condicin de nivel de Stock. Con Stock Fsico bajo el mnimo. Con Stock Fsico bajo el mximo. Con Stock Disponible Bajo el mnimo Con Stock Disponible bajo el mximo. Seleccin de las Bodegas a Abastecer Cuando se estudia la adquisicin de Productos, las Bodegas a considerar pueden ser ms de una, no siendo condicin necesaria que todas las seleccionadas traten los mismos Productos, ya que la funcin que determina la cantidad depende de los Stock mximo y mnimo definidos para cada una de ellas. Si no se selecciona a lo menos una Bodega a Abastecer, el Sistema no selecciona Productos, ya que asume por omisin que no hay nada que adquirir. Seleccin de la Bodega que Abastecer Para la adquisicin de Productos, esta condicin no se selecciona. En el caso de redistribucin de Productos dentro de las bodegas de la Empresa, esta es una condicin necesaria. 3.8.2.1.2 Generar Planilla de Trabajo
Una vez definidas las condiciones para seleccionar los Productos, el icono da inicio a un proceso en el cual el Sistema selecciona todos los Productos que cumplen con las condiciones fijadas. Se recuerda que si no se fijaron condiciones el sistema por omisin trae todos los Productos, alternativa que no se recomienda por ser ineficiente ya que obliga a largos procesos. 3.8.2.1.3 Completar la Planilla de Trabajo
Cada campo de la Planilla de trabajo es una incgnita que debe ser resuelta en forma eficiente, inicialmente por el Sistema y posteriormente por el responsable de verificar y validar la informacin.
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Captulo 3: Explotacin del Sistema 3.8.2.1.4 Determinar Cantidad
La potencialidad relevante del Mdulo es la capacidad para determinar las cantidades de Productos a adquirir o redistribuir sobre la base de Criterios o Funciones definidas en el Sistema y seleccionadas por el usuario, que permiten optimizar el Stock, no obstante lo anterior es factible utilizar: Digitacin directa: Solo para completar los campos que no fueron resueltos por el Sistema por falta de informacin, o el usuario dispone de informacin adicional que indica que lo propuesto por el Sistema debe ser modificado.
Frmulas: Permite definir criterios sobre la base de las variables de Stock y es eficiente para ajustar los resultados entregados por el Sistema. Para determinar las cantidades de los Productos seleccionados que se deben adquirir o distribuir entre las Bodegas se definen Criterios, que se encuentran agrupados como se detalla y cuya finalidad principal es: an An Bn 3.8.2.1.5 Para Completar Stock mnimos. Para Completar Stock mximos. Para Satisfacer una demanda.
Ajustar cantidad
Las cantidades que ofrece el Sistema, determinadas tanto sobre la base tanto de Frmulas como de Funciones, en caso de ser fraccionadas, no corresponden exactamente a las unidades en que se transa el Producto o no ser lotes econmicos, pueden ser ajustadas activando el campo y digitando directamente la cantidad corregida. Para determinar las cantidades sobre la base de los Criterios Bn, previamente se deben determinar los siguientes Parmetros en la Planilla de trabajo: Periodo en Estudio Es el tiempo para el cual se requiere disponer de un Stock para satisfacer la demanda. Periodo Histrico Es el tiempo que se analizar para determinar la demanda de un Producto. En cambio las cantidades a determinar sobre la base de los Criterios an y An se pueden determinar en forma directa en la Planilla de Trabajo, siempre que los Parmetros de Stock mximo y mnimo de cada Bodega estn definidos. Se recuerda que el Sistema tiene la potencialidad de calcular los Stock Mnimos sobre la base de los antecedentes histricos registrados en las Bases de Datos.
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Una vez calculados los Periodos, el Sistema puede determinar: Velocidad de Salida Corresponde a la cantidad de Productos salidos cada da durante el periodo Histrico. Total de Salida Productos despachados de la Bodega en el Periodo Histrico.
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3.8.2.2 Criterios y Funciones para Seleccionar el Proveedor

Activando el campo y digitando directamente un cdigo de Entidad, se puede asignar en forma discrecional a un Producto o un conjunto de ellos previamente marcados, a un Proveedor. Este procedimiento tambin se deber utilizar, cuando el Sistema no dispone de informacin de compras relacionadas con el Producto, situacin que es normal en la etapa de implantacin. Otra importante potencialidad del Sistema, permite definir al Proveedor sobre la base de tres Criterios, los cuales son seleccionados por el usuario. El Sistema entrega informacin relacionada con las tres ltimas adquisiciones de un Producto, las que se presentan en una ventana, para que el usuario seleccione la ms conveniente:
Seleccionar Lista de Costo Activando el campo y digitando directamente el cdigo de una Lista de Costo se asigna en forma individual a cada uno de los Productos o al conjunto de ellos previamente marcado. El disponer de listas de Costo actualizadas de los Proveedores desarrollados para abastecer de los Productos e Insumos que la Empresa comercializa o requiere para sus Procesos Productivos, tanto en la Calidad, Costo y Oportunidad requerida, junto con ser un importante Factor de Competitividad permite obtener toda la Potencialidad de este mdulo que es una herramienta fundamental de un Proceso logstico eficiente. Columna Precio Los precios de referencia de los Productos corresponden a los de las listas de precio o del Proveedor seleccionado.
Criterios o Funciones para Distribuir Existencia de Productos en Bodega Cuando el Stock en una Bodega que ha sido definida en la Seleccin de Criterios del Mdulo como Bodega Abastecedora, no permite satisfacer todos los requerimientos de las Bodegas que se quieren abastecer, estn estructuradas alternativas para la distribucin de los Productos.
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3.9 DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE VENTAS

3.9.1 COT Cotizacin
Documento que permite informar a un Cliente las Condiciones de venta de sus Productos y servicios que la Empresa comercializa en forma individual o empaquetados bajo un cdigo y glosa comn.
3.9.1.1 Cotizacin Simple

Indica cantidad y precio de cada Producto o servicio individualizado por su cdigo y glosa
3.9.1.2 Cotizacin Compuesta

Bajo un cdigo y glosa de un Producto Libre, se pueden empaquetar un conjunto de Productos y Servicios, que son ofrecidos a un cliente en un precio global. La Cotizacin Compuesta una vez que se asocia a una Notas de Venta, permite generar Ordenes de Armado de Productos.
3.9.2 NVV Nota de Venta

Documento mediante el cual la Empresa registra y Compromete con un Cliente la venta de Productos o servicios, fijando los precios, condiciones de pago y plazo de entrega. Una Nota de Venta, aceptada por un Cliente, debe constituir para este un compromiso de compra y para la Empresa una obligacin de suministro. La NVV Compromete el Stock de los Productos. La NVV no puede ser cancelada, en caso de recibir un abono, este puede ser asociado al documento como un anticipo.
3.9.3 Guas de Despacho

El Sistema Random Pa Gest dispone de un conjunto de Guas de Despacho que junto con Registrar la salida fsica de los Productos de las Bodegas, permite satisfacer los principales requerimientos de los usuarios.
3.9.3.1 GDV Gua Despacho Venta

Registra la salida fsica de bodegas de los Productos que la Empresa vende a un Cliente, por lo que siempre est asociada a una Factura. La GDV, disminuye el Stock Fsico y Devengado de los Productos. La GDV no puede ser cancelada, en caso de recibir un abono, este puede ser asociado al documento como un anticipo.
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3.9.3.2 GDP Gua Despacho Prstamo

Registra la salida fsica de bodegas de los Productos que la Empresa entrega en consignacin, manda a reparacin o facilita, ya sea en demostracin o uso temporal a un Cliente, razones por las que no necesariamente siempre debe estar asociada a una Factura de Venta. La GDP permite controlar claramente las salidas de Productos fuera de la Empresa y que no constituyen Venta, cuyo reintegro a la Bodega se registra con la Gua de recepcin Prstamo. Tanto la GDV como la GDP por disposiciones legales que regulan el traslado de mercaderas por la va pblica, se imprimen en el formulario foliado y timbrado por el SII denominado Gua de Despacho, razn por la cual tienen una numeracin comn.
3.9.4 FVV Factura de Venta

Documento foliado y timbrados por el SII, mediante el cual se formaliza la Venta de Productos y servicios a Clientes en el cual se fijan las condiciones finales de precios, descuentos y vencimientos. El registro cronolgico de estos documentos, constituye la base del Libro de Ventas. A una Factura de Venta, en la Configuracin de la Modalidad, se le puede asignar la propiedad actuar simultneamente como documento de despacho.
3.9.5 FDV Factura Dbito Venta

Documento mediante el cual se formaliza con el Cliente una variacin en las condiciones de Venta estipuladas en una o ms Facturas de Venta, que tienen como consecuencia un incremento en los valores de la transaccin Al iguales que las de la Factura de Venta se emiten en formularios foliados timbrados por el SII por lo que constituyen parte de la base que permite generar el Libro de Ventas.
3.9.6 BLV Boletas de Venta Nominativa

Documento foliado y timbrado por el SII. en el mediante el cual se formaliza la Venta de Productos y servicios a Clientes que quedan individualizados, fijando las condiciones de precios, descuentos y vencimientos. La Boleta de Venta Nominativa tiene las mismas caractersticas y propiedades que la Factura de Venta, se diferencia de estas en que los Clientes no pueden hacer uso del Crdito Fiscal IVA y se contabilizan en forma consolidada.
3.9.7 BSV Boleta Simple de Venta

Documento mediante el cual se formaliza la Venta de Productos y servicios al contado sin individualizar al Cliente, motivo por el cual no es posible de relacionar con otros documentos. La Boleta Simple de Venta disminuye el Stock Fsico ya que siempre acta como documento de despacho por lo que disminuye el Stock Fsico.
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3.9.8 NCV Nota de Crdito Venta

Documento que permite reversar una Factura de Venta, registrar un menor valor asociado al total o lnea de estas o rectificar los Antecedentes del Cliente. Para este ltimo caso es factible emitir NCV con valor 0. La NCV puede ser utilizada como documento de pago por un Cliente, materia que debe ser revisada en Pago de Clientes.
3.9.9 Relacin de los Documentos del Sub Sistema de Ventas

Cuando se inicia el registro de un documento de un Cliente en el mdulo de ventas, el sistema informar en una ventana las operaciones abiertas que son posibles de relacionar entre s. El siguiente cuadro muestra las diferentes dependencia posible de establecer entre los documentos de venta. NVV R R R R R R R R R R R R R GDV GDP FCV R R FDV R R BLV R R BSL NCV COT R
NVV GDV GDP FCV FDV BLV BSL NCV COT GRD*
R R
R R
R R
* La Gua Recepcin Devoluciones siendo un documento emitido por el Cliente o Proveedor se incluye en este cuadro, por que actualiza la NCV al momento de recepcionar en bodega los Productos devueltos.
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3.10 DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE COMPRAS

3.10.1 OCC Orden de Compra
Documento, mediante el cual la Empresa registra y compromete con un Proveedor la Compra de Productos o servicios, fijando los precios, condiciones de pago y plazo de entrega. Una Nota de Compra, aceptada por un Proveedor, debe constituir para este un compromiso de venta y para la Empresa una obligacin de compra. Este documento no puede ser cancelado, en caso de recibir un abono, este queda registrado como un anticipo a Proveedores.
3.10.2 Guas de Recepcin

El Sistema Random Pa Gest dispone de un conjunto de Guas de Recepcin que junto con Registrar la entrada fsica de los Productos a las Bodegas, permite satisfacer los principales requerimientos de informacin los usuarios.
3.10.2.1 GRC Gua Recepcin Compra

Registra la entrada fsica de bodegas de los Productos que la Empresa compra a un Proveedor, por lo que siempre est asociada a una Factura y aumenta el Stock fsico. La GRC no puede ser cancelada, en caso de efectuarse un abono, este puede ser asociado al documento como un anticipo.
3.10.2.2 Gua Recepcin Prstamo

Registra la entrada fsica de bodegas de los Productos que la Empresa recibe en consignacin, reparacin o prstamo, ya sea en demostracin o para uso temporal, por las que no necesariamente siempre debe estar asociada a una Factura de Compra La GRC permite controlar adecuadamente la recepcin de Productos que no constituyen Compra, cuya devolucin al Proveedor se registra con la Gua de Despacho Prstamo.
3.10.3 Factura de Compra

Documento mediante el cual se formaliza la Compra de Productos y servicios a Proveedores fijando las condiciones definitivas de precios, descuentos y vencimientos. La Factura tiene la propiedad si as se define en la Configuracin de la Modalidad de actuar como Gua de Recepcin Compra con todas sus propiedades.
3.10.4 Factura Dbito Compra

Documento mediante el cual se formaliza una variacin en las condiciones de Compra estipuladas en las facturas.
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3.10.5 BLC Boletas de Compra Nominativa

Documento mediante el cual se formaliza la Compra de Productos y servicios a Proveedores que quedan individualizados, fijando las condiciones de precios, descuentos y vencimientos Este documento siempre aumenta el Stock Devengado. Cuando la operacin est relacionada con Notas de Compra, disminuye el Stock Comprometido. La Boleta de Compra Nominativa tiene la propiedad si as se define de actuar como documento de despacho con todas sus propiedades. Se diferencia de las Facturas en que los Proveedores no pueden hacer uso del Crdito Fiscal IVA y se contabilizan en forma consolidada.
3.10.6 NCC Nota de Crdito Compra

Documento mediante el cual se formaliza la anulacin total o parcial de una transaccin comercial previa. La Nota de Crdito siempre disminuye el Stock Devengado, a su vez puede actuar como documento de recepcin, en cuyo caso aumenta el Stock Fsico. Si los Productos motivo de la devolucin no acompaan a la Nota de Crdito, estos debern ser registrados en el Sistema con una Gua de Recepcin de Devoluciones.
3.10.7 Relacin de los Documentos del Sub Sistema de Compras

Cuando se inicia el registro de un documento de un Cliente en el mdulo de Compras, el Sistema informar en una ventana las operaciones abiertas que son posibles de relacionar entre s. El siguiente cuadro muestra las diferentes dependencia posible de establecer entre los documentos de Compra. NVV R R R R R R R R R R GRV GRP FCC R R FRC R R BLC R R NCC
NVV GRV GRP FCV FRV BLV NCV GRD*
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3.11 DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE STOCK

En el Sistema Random Pa Gest para registrar los movimientos fsicos de las Bodegas que no tienen relacin con las Compras y Ventas se dispone de los siguientes documentos.
3.11.1 NVI Nota de Venta Interna

Documento mediante el cual se formaliza la entrega de Productos o servicios a un rea interna de la Empresa.
3.11.2 OPI Orden de Pedido Interna

Documento mediante el cual un rea interna de la Empresa requiere Productos o servicios al Departamento Adquisiciones. Estos documentos se basan Adquisiciones para determina las necesidades de las diferentes reas de la Empresa, que no tienen definidas polticas de Stock.
3.11.3 GRI Gua Recepcin Interna

Registra el ingreso a una bodega de los Productos entregados por otra bodega o reas de la misma Empresa.
3.11.4 GDI Gua Despacho Interna

Registra la salida de Productos de una bodegas, para ser utilizados tanto en los procesos productivos como de gestin administrativa, que no requieren ser transportados por la va pblica. Las Guas de Despacho Interna se imprimen en un formulario que no son foliados por el SII.
3.11.5 Gua Traslado Sucursales

Registra la salida fsica de Productos de una bodegas de la Empresa que se trasladan a una bodega de la misma Empresa que se encuentra en lugar geogrfico distinto, razn por la cual se imprimen en los formularios y numeracin de las GDV, diferencindose en que la GTS no son facturables.
3.11.6 Relaciones de los Documentos de Stock

Cuando se inicia el registro de un documento de un Entidad en el mdulo de Stock, el Sistema informar en una ventana las operaciones abiertas que son posibles de relacionar entre s. OCI NVI GRI GDI GTI OCI R R NVI GRI GDI GTI R
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Captulo 4: Informes

El Sistema por ser una herramienta de Gestin, que apoya a todos los niveles de la Empresa, incorpora una amplia gama de informes paramtricos, dinmicos y flexibles que permiten: Satisfacen la necesidad de saber, para apoyar la funcin de cada usuarios. Proteger adecuadamente la informacin de la Empresa.
La generacin e impresin de informes, est regulada por permisos que administra el supervisor del Sistema.
4.1 TIPOS DE INFORMES DEL SISTEMA

Informacin en Lnea Est orientada a apoyar a los usuarios de la primera lnea, tales como vendedores, encargados de adquisiciones, bodegueros, encargados de crdito, cobradores, cajeras y contadores entre otros, en el registro de los documentos formales del Sistema. La informacin en lnea disponible en los documentos del Sistema est descrita en detalle en el captulo Documentos Informes de Parmetros o Configuracin Su finalidad principal es listar los antecedentes de los Parmetros del Sistema. El Sistema, permite estructurar y almacenar Informes de los todos Parmetros, sobre la base de los campos con que cada uno de ellos est definido. Las rutinas para estas dos acciones, se describen en detalle en el captulo Parmetros. Informes de Apoyo a las Tareas administrativas de los Usuarios Su objetivo principal, es la generacin de listados de apoyo a las tareas administrativas de los Funcionarios de la Empresa y la generacin de documentos de reposicin de Stock sobre la base de criterios predeterminados. Estos ltimos estn descritos en detalle en Documentos del Sistema. Informes de Gestin Tienen por Finalidad apoyar la Toma de Decisiones de las Gerencias de la Empresa.
4.2 INFORMES DE APOYO Y GESTIN

Estn agrupados de acuerdo a la funcin y se seleccionan en la barra de herramientas del Sistema de Gestin La estructura de los informes de Stock, Compras y Ventas son similares y se caracterizan por ser paramtricos y flexibles.
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Captulo 4: Informes
4.3 INFORMES DE COMPRAS Y VENTAS

Son similares en cuanto a caractersticas y estn estructurados sobre la base de los Funcionarios Responsables del registro de los documentos. Los Funcionarios autorizados, pueden seleccionar en la barra de herramientas del Sistema de Gestin, el Informe que requieren generar.
Las caractersticas de diseo de los Informes, permiten al usuario definir los criterios necesarios para estructurarlos, por lo que en la prctica, cada uno de los Informes detallados en la pantalla anterior, es un generador de informes, que permite satisfacer en forma flexible los ms exigentes requerimientos de los usuarios de los Sistemas Random.
4-2
Captulo 4: Informes
4.3.1 Libros de Compra y Venta
Pueden ser generados mensualmente, con todas las variantes posibles de seleccionar y combinar en la ventana anterior. Seleccionados los documentos que cumplen con los criterios definidos, el Sistema los presenta en una ventana para su revisin.
4-3
Captulo 4: Informes El responsable de la generacin e impresin de los Libros, debe marcar los documentos que se deben incluir en los listados, utilizando los siguientes comandos del Sistema.
El primer comando, genera el Informe, el cual puede ser revisado en pantalla antes de ser impreso.
4.3.2 Cierre de los Libros de Compra y Venta

El Sistema permite las siguientes alternativas seleccionando los criterios en la ventana.
4.3.2.1 Datos
En Compras Para generar el Informe definitivo, se selecciona la alternativa Todos los no Emitidos, ya que ello permite revisar documentos de meses anteriores, que no estn incluido en los Informes anteriores y que de acuerdo a disposiciones legales se pueden agregar. En Ventas Lo normal para generar el Informe, es seleccionar la alternativa Solo los del mes ya que en este Informe no se incluyen documentos de meses anteriores.
4.3.2.2 Impresin
Encabezado y Datos El Sistema permite generar el informe tantas veces como sea necesario para su revisin en pantalla o impresin.
Slo Datos Al generar e imprimir los Libro con esta opcin, el Sistema permite cerrarlos.
4-4
Captulo 4: Informes
Al seleccionar la alternativa Si, todos los documentos que se incluyen en el Informe no sern ofrecidos posteriormente.
4.3.3 Generacin de Informes de Gestin

Se generan, sobre la base de los criterios que define el usuario autorizado, en cada una de las ventanas que presenta el Sistema. A modo de ejemplo, se presenta la ventana del Informe Cobranzas por Responsable, la que en trminos generales, es similar a las de los otros informes del Sistema. Periodo de Emisin Lo fija el usuario, ingresando el periodo que se requiere analizar. Estado En el ejemplo se seleccion los documentos pendientes con vencimiento hasta el 31/03/1999.
Criterios de Seleccin. Al seleccionar la alternativa Algunos el Sistema despliega ayudas en lnea, que permiten seleccionar en ventana auxiliares la materia de inters.
Captulo 4: Informes
Cabe destacar, que en Compras y Ventas, el Funcionario corresponde al responsable del registro del Documento. Informacin al nivel de las lneas de los documentos, se genera en los informes de Stock. Ordenados Por Permite definir el orden en que se requiere la informacin. Para modificar un criterio se activa el botn correspondiente con el ratn.
4.3.4 Comandos especiales y sus funciones
Una vez definido los criterios, este Comando, genera el Informe, ya sea para su revisin en pantalla o su impresin.
Este comando, utilizar las potencialidades de Windows, para definir la Fuente de Impresin, en la cual se fija el tipo de tipografa, tamao y forma de la letra.
Random S.A. sugiere utilizar letras del Tipo True Tipe, que se caracterizan por que todas las letras utilizan el mismo espacio, con lo cual se obtiene una mejor presentacin en los Informes.
A A B C D E
B C
E F F G H I J
Comienzo del informe Retroceder pgina Avanzar pgina Final del informe Informe en 1 hoja
Informe en 2 hojas Imprimir Informe Salir del informe Agrandar el informe Achicar el informe.
En esta ventana, se muestran las condiciones de impresin. Recuerde que la impresora se define y asigna en la Configuracin de la Modalidad de Estacin.
4-6
Captulo 4: Informes
4.4 INFORMES DE STOCK

Estn estructurados sobre la base de los Funcionarios detallados en cada una de las lneas de los documentos registrados en el sistema. Ejemplo: Una Factura est registrada en el Sistema por AL1. En la primera lnea figura que AL2 vendi $ 5.000 En la segunda lnea figura que AL3 vendi $ 7.000 Informe de Ventas: AL1 $12.000 Informe de Stock: AL2 $5.000 AL3 $7.000 Los Funcionarios autorizados, pueden seleccionar en la barra de herramientas del Sistema de Gestin, el Informe de Stock que requieren generar.
Tipos de Informes de Stock En forma genrica se pueden clasificar los Informes de Stock como: Informes de movimientos y valorizacin. Informes estadsticos.
4-7
Captulo 4: Informes
4.4.1 Informes de movimiento y valorizacin

Se generan sobre la base de los criterios que define cada usuario autorizado, en las ventanas de los diferentes informes. A modo de ejemplo, se presenta la ventana del Informe Entradas y Salidas Valorizadas, el que en trminos generales, es similar a las de los otros informes de Movimiento y Valorizacin. En el diagrama de la ventana, es posible observar, los criterios que debe definir cada usuario para generar el Informe.
Los Comandos y Rutinas que se utilizan para generar e imprimir los informes, son los mismos que estn descritos para Compras y Ventas.
4-8
Captulo 4: Informes
4.4.2 Informes Estadsticos

Son una potencialidad destacada del Sistema Random Pa Maestro, que permite obtener informacin procesada al nivel de la lnea de cada uno de los documentos registrados en el Sistema. Estos pueden ser a travs del comportamiento de productos segn el perodo o bien por medio del ranking de productos Como Ejemplo se mostrarn las alternativas que presenta el Sistema en su Informe:
Como se aprecia en el recuadro, se pueden definir 3 criterios para generar el Informe.
Permite definir el nmero de periodos y los periodos a estudiar. Al registrar el primer periodo, el Sistema asume por omisin, que todos los periodos sern iguales y los ofrece. Si bien trata el mes como periodo, es posible que para otros sea necesario corregir.
4-9
Captulo 4: Informes
Slo se destaca, que los vendedores o funcionarios responsables corresponden a los definidos en la lnea del documento. No confundir con el Funcionario responsable del registro del documento, que est individualizado en los encabezados de los documentos.
En el Random Pa Maestro, estos conceptos son independientes del cdigo principal, lo cual le imprime al Sistema una gran flexibilidad. Se sugiere revisar estos conceptos en Parmetros, para obtener el mximo provecho de ellos, solo destacaremos que: La correcta clasificacin de los Productos en Familias Rubros y Marcas, es de gran importancia para la generacin de informes de Gestin. En el caso de las Familias que tienen tres niveles, para que los informes sean consistentes, todos los Productos deben estar asignados hasta el nivel inferior de desagregacin utilizado. La seleccin de un criterio en esta ventana permite disminuir el espectro de bsqueda.
4-10
Captulo 4: Informes
En esta ventana, se define la forma de agrupar los resultados.
Random Pa Maestro, valoriza toda transaccin y tiene la capacidad de relacionar los movimientos sobre la base de distintos criterios, como son Listas de Precio, Costos, Precio de ltima Compra, PPM por lo que dispone de todos los antecedentes, para determinar mrgenes tanto en porcentaje como en valores. Por lo tanto, no slo permite saber cuanto se vendi de un producto o un grupo de ellos, quienes y cuando los vendieron, sino determinar los mrgenes sobre la base de diferentes criterios.
4-11
Tabla de Contenido
RANDOM PA GEST
TABLA DE CONTENIDO
1 PRESENTACIN
A.
A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 B.6 C.1 C.2 C.3
ii
iii
iii iv iv v v v
CARACTERSTICAS GENERALES
Configuraciones Versiones Licencias Garanta Limitada Servicio Tcnico Capacitacin y Asesora
B.
ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PA GEST

Mdulo de Parmetros Subsistema de Stock Subsistema de Compras Subsistema de Ventas Mdulo de Informes Mdulo de Configuraciones Abreviaturas Comandos de teclado Funciones
C.
OPERACIN GENERAL DEL SISTEMA
viii
viii ix ix
vi vi vi vii vii vii
vi

1.1
1.1.1 Secuencia para el Registro de los Parmetros 1.1.2 Seleccin del Parmetro a tratar 1.1.3 Registrar, Modificar y Eliminar Parmetros 1.1.3.1 Registro de los Parmetros 1.1.3.2 Modificar Parmetros 1.1.3.3 Eliminar Parmetros 1.1.4 Generacin, Impresin y Transmisin de Informes 1.1.4.1 Estructurar un Informe 1.1.4.2 Almacenar Informes Estructurados 1.1.4.3 Revisin en Pantalla del Informe
1-1
1-1
1-2 1-3 1-4 1-4 1-5 1-5 1-6 1-6 1-6 1-6
DEFINICIN Y REGISTRO DE LOS PARMETROS DE LA EMPRESA
1.2
1.2.1 Funcionarios de la Empresa 1.2.1.1 Registro de Datos Personales 1.2.1.2 Registro y Modificacin de Claves Personales 1.2.2 Sucursales de la Empresa 1.2.2.1 Componentes del Sistema asociadas a una Sucursal 1.2.2.2 Tipos de Sucursal 1.2.2.3 Registro de los Antecedentes de una Sucursal 1.2.3 Bodegas de una Sucursal 1.2.3.1 Registro de los Antecedentes de una Bodega 1.2.3.2 Asignacin de Productos a una Bodega 1.2.4 Cajas de Pagos 1.2.5 Centros de Control 1.2.6 Emisores de Documentos de Pago 1.2.7 Tenedores de Documentos de Pago 1.2.7.1 Tipos de Tenedores de Documentos de Pago
PARMETROS GENERALES DE LA EMPRESA
1-7 1-8 1-9 1-10 1-10 1-10 1-11 1-11 1-11 1-12 1-13 1-13 1-14 1-16 1-16
1-7
Tabla de Contenido 1.2.7.2 Registro de los Antecedentes de un Tenedor 1.2.8 Retiradores de Mercaderas 1.2.9 Turnos de Trabajo 1.2.10 Zonas 1.2.11 Tipos de Monedas y Cambio 1.2.12 IVA e Impuestos Adicionales 1.2.12.1 IVA 1.2.12.2 Impuestos Adicionales 1.2.12.3 Definir nuevos Impuestos Especficos 1.2.12.4 Actualizar Impuestos Especficos 1.2.12.5 Asignar impuestos especficos a un Producto 1.2.13 Conceptos Especiales 1.2.13.1 Valores 1.2.13.2 Descuentos y Recargo 1.2.13.3 Forma de aplicar los Conceptos en un documento 1.2.13.4 Efecto sobre el precio real 1.2.13.5 Eliminar Concepto Especial 1.2.14 Recetas 1.2.15 Fichas Tcnicas 1.2.16 Pases y Ciudades 1.2.17 Documentos del Sistema 1.3.1 Definicin de Productos e Insumos 1.3.1.1 Concepto de Producto 1.3.1.2 Crear Productos 1.3.1.3 Modificar Productos 1.3.1.4 Eliminar Productos 1.3.1.5 Registro de Productos en el Sistema 1.3.1.6 Tipos de Productos 1.3.1.7 Codificacin de Productos 1.3.1.8 Descripcin de los Productos 1.3.1.9 Rgimen de Actualizacin de los Productos 1.3.1.10 IVA 1.3.1.11 Unidades de un Producto 1.3.1.12 R.T.U. 1.3.1.13 Tratamiento de los Productos 1.3.1.14 Dimensin de un Producto 1.3.2 Familia, Marca y Rubro de los Productos 1.3.3 Cdigos de Acceso Alternativos 1.3.4 Entidades (Clientes / Proveedores) 1.3.4.1 Carpeta de Datos de identificacin 1.3.4.2 Carpeta de ndice de contactos 1.3.4.3 Carpeta de Categorizacin 1.3.4.4 Carpeta de Asignaciones 1-16 1-17 1-17 1-18 1-19 1-20 1-20 1-20 1-21 1-21 1-22 1-22 1-22 1-22 1-22 1-23 1-24 1-24 1-25 1-26 1-27 1-28 1-29 1-29 1-30 1-30 1-30 1-31 1-32 1-34 1-34 1-34 1-35 1-36 1-36 1-37 1-38 1-40 1-41 1-41 1-43 1-43 1-44
1.3
PARMETROS DEL SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA
1-28
1.4
1.4.1 Definicin de Listas de Precio y Costo 1.4.1.1 Tipos de Listas 1.4.1.2 Registro de los Antecedentes de una Lista de Transferencia 1.4.1.3 Asignacin de Listas 1.4.1.4 Recargos y Descuentos 1.4.1.5 Eliminar y Modificar Listas de Precio 1.4.2 Tratamiento de Listas de Precio y Costo 1.4.2.1 Asignar Productos a una Listas de Transferencia 1.4.2.2 Funciones para el Tratamiento de las Listas 1.4.2.3 Estructura de una Lista de Transferencia 1.4.2.4 Actualizar Fecha de Vigencia, Costos, Precios, Margen y/o Descuentos
TRATAMIENTO DE LOS PARMETROS DEL SISTEMA
1-46
1-46 1-46 1-47 1-48 1-48 1-48 1-50 1-50 1-51 1-52 1-52
Tabla de Contenido 1.4.2.5 Imprimir Listas de Precio y Costos 1.4.3 Tratamiento de los Productos 1.4.4 Asignacin de Relaciones de Pertenencia 1.4.5 Dimensiones del Sistema 1.4.6 Tratamiento de Stock por Bodegas (Stocks Mnimos) 1.4.6.1 Asignacin de Productos a una Bodega 1.4.6.2 Determinacin del Stock 1.4.7 Tratamiento de Precios Promedios Ponderados (PM) 1.4.7.1 Concepto de PM 1.4.7.2 Registro del PM Inicial 1.4.7.3 Correccin del PM 1.4.8 Generacin de documentos segn necesidades de abastecimiento 1-56 1-57 1-57 1-58 1-60 1-60 1-61 1-63 1-63 1-64 1-64 1-65
1.5
SOBRE EL MANUAL
1-66

2.1 2.2
2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5
2-1
2-1 2-2
2-2 2-2 2-3 2-3 2-3
LIBERAR EL SISTEMA CONFIGURACIONES
2.3
2.4 2.5
2.3.1 Datos Generales de la Configuracin 2.3.1.1 Sucursal 2.3.1.2 Caja 2.3.1.3 Bodega 2.3.1.4 Listas de Precio, Costo y Transferencia 2.3.1.5 Impresoras Remotas 2.3.2 Datos Especficos de Documentos de Venta 2.3.2.1 Despacho de Stock y Stock Cero 2.3.2.2 Datos para los Crditos 2.3.2.3 Fechas Topes de Ingreso de Documentos 2.3.2.4 Numeracin de Documentos 2.3.3 Configuracin de Estaciones de Trabajo 2.3.4 Modalidades de Trabajo
CONFIGURACIN GENERAL DEL SISTEMA
Configuracin de las Estaciones de Trabajo Formatos de Impresin de Documentos Permisos y Usuarios Mi Configuracin Chequeo de Estructuras de Archivos
2-4
2-4 2-4 2-4 2-4 2-5 2-5 2-5 2-5 2-6 2-7 2-7 2-8 2-8
2.4.1 Datos Generales del Documento 2.4.2 Datos de Encabezado, Detalle y Pie del Documento 2.5.1 Tipos de Clave 2.5.2 Definicin de Permisos 2.5.3 Definicin de Claves de Usuario 2.5.3.1 Registro de la Clave Inicial de un Usuario 2.5.3.2 Modificar Clave Personal 2.5.4 Eliminar Usuarios 2.5.5 Imprimir Usuarios y Permisos
FORMATO DE IMPRESIN DE DOCUMENTOS PERMISOS Y USUARIOS
2-12
2-12 2-13 2-13 2-14 2-14 2-14 2-14
2-10 2-11
2-9

3.1
3.1.1 Seleccin de un Documento 3.1.2 Funciones disponibles en un Documento 3.1.3 Ayuda en Lnea ( ? ) e Informacin en Lnea ( )
3-1
3-2
3-2 3-2 3-3
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
Tabla de Contenido 3.1.4 Configuracin de los documentos 3.1.4.1 Clave de Acceso 3.1.4.2 Modalidad de Trabajo 3.1.4.3 Configuracin General del Sistema 3.1.4.4 Entidad a la que se emite el documento 3.1.5 Tratamiento de Productos y Servicios en un Documento 3.2.1 Tipo de Documento (TD) 3.2.2 Nmero del Documento 3.2.3 Entidad 3.2.4 Sucursal de la Entidad (Dest.) 3.2.5 Fecha de Emisin 3.2.6 Fecha de Vencimiento 3.2.7 Responsable (Resp.) 3.2.8 Sucursal (Suc.) 3.2.9 Centros de Control (C.Con.) 3.2.10 Estado 3.2.11 Lista de Precio o Costo 3.2.12 Cuentas Corrientes 3-5 3-5 3-5 3-5 3-6 3-6
3.2
ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS
3.3
3.4 3.5
3.3.1 Vendedor (Ven) 3.3.2 Bodega (Bod) 3.3.3 Cdigo 3.3.3.1 Formas de accesar al producto 3.3.3.2 Registro de Cdigos 3.3.4 Unidad (Unid) 3.3.5 Cantidad 3.3.5.1 Productos Sin Unidad Alternativa 3.3.5.2 Productos Con Unidad Alternativa. 3.3.5.3 Productos Genricos sin Unidad Alternativa 3.3.5.4 Productos Genricos con Unidad Alternativa 3.3.5.5 Producto Seriado 3.3.6 Moneda (Mon) 3.3.7 Precio Neto (Pr. Neto) 3.3.8 % Descuento 3.3.9 Descuento 3.3.10 Subtotal Neto / Bruto 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6
DETALLE DE LOS DOCUMENTOS
3-12
3-13 3-13 3-14 3-14 3-14 3-15 3-16 3-16 3-16 3-16 3-16 3-17 3-18 3-18 3-18 3-19 3-19 3-21 3-22 3-23 3-24
3-7 3-8 3-8 3-9 3-9 3-9 3-10 3-11 3-11 3-11 3-11 3-12
3-7
PIE DEL DOCUMENTO REGISTRO Y GENERACIN DE DOCUMENTOS
3.6
PAGOS DE CLIENTES / PROVEEDORES
Registro Directo de un Documento Generacin de Documentos Relacionados Generacin de Documentos segn necesidades de Abastecimiento Grabar Documentos Pago a Documento Pago a Estado de Cuenta y Crdito Pagos Generales y Crdito Crditos y Generacin de los documentos de pago asociados Pago Rpido Visado de Cheques
3-20 3-21
3-25
3-25 3-26 3-28 3-30 3-30 3-31
3.7
3.7.1 Documentos formales de Compra, Venta y Stock 3.7.1.1 Seleccionar el documento 3.7.1.2 Modificar Documentos 3.7.1.3 Eliminar, Anular y Reciclar un Documento
MODIFICAR, ELIMINAR Y ANULAR DOCUMENTOS GUARDADOS
3-32
3-32 3-32 3-32 3-33
Tabla de Contenido 3.7.2 Documentos Transitorios de Ventas 3.7.3 Documentos de Pago 3.8.1 Mtodo Mesn Caja Rpida 3.8.2 Generacin de Documentos segn necesidades de Abastecimiento 3.8.2.1 Procedimiento de Trabajo 3.8.2.2 Criterios y Funciones para Seleccionar el Proveedor 3.9.1 COT Cotizacin 3.9.1.1 Cotizacin Simple 3.9.1.2 Cotizacin Compuesta 3.9.2 NVV Nota de Venta 3.9.3 Guas de Despacho 3.9.3.1 GDV Gua Despacho Venta 3.9.3.2 GDP Gua Despacho Prstamo 3.9.4 FVV Factura de Venta 3.9.5 FDV Factura Dbito Venta 3.9.6 BLV Boletas de Venta Nominativa 3.9.7 BSV Boleta Simple de Venta 3.9.8 NCV Nota de Crdito Venta 3.9.9 Relacin de los Documentos del Sub Sistema de Ventas 3.10.1 OCC Orden de Compra 3.10.2 Guas de Recepcin 3.10.2.1 GRC Gua Recepcin Compra 3.10.2.2 Gua Recepcin Prstamo 3.10.3 Factura de Compra 3.10.4 Factura Dbito Compra 3.10.5 BLC Boletas de Compra Nominativa 3.10.6 NCC Nota de Crdito Compra 3.10.7 Relacin de los Documentos del Sub Sistema de Compras 3.11.1 NVI Nota de Venta Interna 3.11.2 OPI Orden de Pedido Interna 3.11.3 GRI Gua Recepcin Interna 3.11.4 GDI Gua Despacho Interna 3.11.5 Gua Traslado Sucursales 3.11.6 Relaciones de los Documentos de Stock 3-34 3-34
3.8
APLICACIONES ESPECIALES
3-35
3-35 3-37 3-37 3-41
3.9
DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE VENTAS
3-42
3-42 3-42 3-42 3-42 3-42 3-42 3-43 3-43 3-43 3-43 3-43 3-44 3-44 3-45 3-45 3-45 3-45 3-45 3-45 3-46 3-46 3-46
3.10
DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE COMPRAS
3-45
3.11
DOCUMENTOS DEL SUB SISTEMA DE STOCK
3-47
3-47 3-47 3-47 3-47 3-47 3-47

4.1 4.2 4.3 TIPOS DE INFORMES DEL SISTEMA INFORMES DE APOYO Y GESTIN INFORMES DE COMPRAS Y VENTAS
4-1
4-1 4-1 4-2
4-3 4-4 4-4 4-4 4-5 4-6
4.4
4.3.1 Libros de Compra y Venta 4.3.2 Cierre de los Libros de Compra y Venta 4.3.2.1 Datos 4.3.2.2 Impresin 4.3.3 Generacin de Informes de Gestin 4.3.4 Comandos especiales y sus funciones 4.4.1 Informes de movimiento y valorizacin 4.4.2 Informes Estadsticos
INFORMES DE STOCK
4-7
4-8 4-9

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Presentacin

1 PARMETROS DEL SISTEMA

2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA

3 EXPLOTACIN DEL SISTEMA

4 INFORMES DEL SISTEMA

Manual Random Pa Gest

Manual Random Pa Gest

Manual Random Pa Gest

Manual Random Pa Gest

Manual Random Pa Gest

B. ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PA GEST

Manual Random Pa Gest

Manual Random Pa Gest

C. OPERACIN GENERAL DEL SISTEMA

Manual Random Pa Gest

A modo de ejemplo, se muestran los siguientes iconos: Documentos

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

CAPTULO 1 RANDOM PA GEST

1 PARMETROS DEL SISTEMA

1.1 DEFINICIN Y REGISTRO DE LOS PARMETROS DE LA EMPRESA

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.1.1 Secuencia para el Registro de los Parmetros

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.1.2 Seleccin del Parmetro a tratar

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.1.3 Registrar, Modificar y Eliminar Parmetros

Eliminar Parmetro Registrar Personal Grabar Traspasar Excel Clave datos a

1.1.3.1 Registro de los Parmetros

Manual Random Pa Gest

1.1.3.2 Modificar Parmetros

1.1.3.3 Eliminar Parmetros

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.1.4 Generacin, Impresin y Transmisin de Informes

1.1.4.1 Estructurar un Informe

1.1.4.2 Almacenar Informes Estructurados

1.1.4.3 Revisin en Pantalla del Informe

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2 PARMETROS GENERALES DE LA EMPRESA

1.2.1 Funcionarios de la Empresa

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2.1.1 Registro de Datos Personales

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2.1.2 Registro y Modificacin de Claves Personales

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2.2 Sucursales de la Empresa

1.2.2.1 Componentes del Sistema asociadas a una Sucursal

1.2.2.2 Tipos de Sucursal

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2.2.3 Registro de los Antecedentes de una Sucursal

1.2.3 Bodegas de una Sucursal

1.2.3.1 Registro de los Antecedentes de una Bodega

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2.3.2 Asignacin de Productos a una Bodega

Manual Random Pa Gest

Captulo 1: Parmetros Generales

1.2.4 Cajas de Pagos