PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

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18.02.13

COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

1. OBJETIVO. Asegurar la confiabilidad y oportunidad de los servicios o bienes requeridos en la empresa. 2. ALCANCE / POL TICAS. Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes o servicios adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de cada empresa del grupo MLG. Las polticas a tener en cuenta son: 2.1. 2.2. 2.3. 2.!. 2.5. Toda compra de un bien o servicio debe ser soportada por una Orden de compra de ien o servicio. Todas las compras de bienes o servicios que se realicen requieren un mnimo de !"# coti$aciones% a e&cepci'n de la contrataci'n de conductores y(o contratistas. Todas las compras que sean por da)os de infraestructura% mantenimientos o que se consideren de prioridad Alta ser*n aprobadas por la Gerencia financiera% +ubgerencia ,inanciera o -efe ,inanciera. .o se pueden aprobar compras a proveedores que no se encuentren creados en el sistema contable de la empresa. L" M"#ri$ %e C&'(r"s puede ser actuali$ada y revisada por los lderes de cada proceso de Gesti'n Operativa% -efe ,inanciero y responsable del proceso de Medici'n y /ontrol. La aprobaci'n est* a cargo del Gerente General. La evaluaci'n de proveedores ser* reali$ada por los cargos establecidos en la Matri$ de /ompras. Las compras relacionadas con papelera operativa del proceso Gesti'n Operativa Agenciamiento Aduanero deber*n ser desarrolladas seg0n el Pr&+e%i'ien#& %e A%'inis#r"+in , C&n#r&- %e P"(e-er." O(er"#i/". 1ara ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Agencia de Aduanas Merco +.A. .ivel 2 debe consultarse el Pr&+e%i'ien#& %e S&-i+i#0% %e Ser/i+i&s. 1ara ampliar detalles relacionados con las compras operativas de +ervitransa +.A. debe consultarse el Ins#r0+#i/& P-"ni2i+"+in %e- %es("+3& , +&n#r"#"+in %e- /e3.+0-&.

2.). 2.*.

2.8. 2.1.

2.10. 1ara ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Merco /argo +.A. puede tomarse como referencia -" 40." ("r" +&'(r"s &(er"#i/"s E'5"r+"%&r In#ern"+i&n"-. 2.11. 1ara Opermerc Andinos +.A.+% las compras operativas mayores a 3245.555.oo pesos ser*n autori$adas por el Gerente Operativo. En caso de presentarse alg0n imprevisto que impacte gravemente la prestaci'n del servicio% la Gerencia ,inanciera podr* autori$ar compras por montos mayores desembolsadas de la ca6a menor.

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3.

DE6INICIONES
S&-i+i#0% %e C&'(r"7 8ocumento en el que los usuarios o *reas solicitantes% especifican los artculos o servicios que requieren% indicando su 6ustificaci'n de compra y prioridad. Or%en %e C&'(r"7 Es el documento formal mediante el cual se le comunica al 1roveedor la intenci'n de compra de un bien ' contrataci'n de un servicio. Pri&ri%"% %e C&'(r" ALTA7 corresponden a todas aquellas compras de bienes o servicios requieren de 2 a 9 das para su adquisici'n o e6ecuci'n. Pri&ri%"% %e C&'(r" MEDIA7 corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de : a 25 das para su adquisici'n o e6ecuci'n. Pri&ri%"% %e C&'(r" BAJA7 corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 22 a "5 das para su adquisici'n o e6ecuci'n.

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!.

PROCEDIMIENTO
ETAPA 2 +eleccionar 1roveedor DESCRIPCI8N RESPONSABLE +e selecciona el proveedor% seg0n los /argos criterios establecidos en la matri$ de ;esponsables Matri$ compras. de /ompras +i el proveedor no se encuentra en el listado de 1roveedores se debe crear en el sistema. RE4ISTRO ;egistro de proveedor <erificaci'n 8atos conductores Listado de 1roveedores ,omplus

"

/reaci'n de 1roveedor en +istema

Asistente /ontable

>na ve$ confirmada la no e&istencia de un bien% se diligencia la +olicitud de /ompra en el cual se describen las diferentes coti$aciones de cada proveedor. En ella se determina el nivel de prioridad de la compra para el proceso solicitante. 9 Generar +olicitud de /ompra Las prioridades se determinan as: ALTA% ME8?A y A-A. !<er 8efiniciones#.

+istema +=+/OM /ompras Generales !1uede aplicar a las : empresas# +olicitud de /ompra /argo +olicitante +olicitud de +ervicios Agencia de Aduanas Merco +.A. .ivel 2 +olicitud de servicio% /orreo Gerente o -efe electr'nico o Operativo de comprobante de +ucursal entrega de mercancas al transporte Merco /argo +.A. Gerente /omercial o ?nstrucciones de Au&iliar Operativo Embarque( ;eserva +ervitransa +.A.

M>/% Orden de La +olicitud debe estar revisada por el -efe Operativo ( -efe /arga !cuando sea lder del proceso% quien @a recibido de +eguridad aplicable# respuesta de la no e&istencia del bien +olicitud de /ompra en inventario por parte de la Gerencia Administrativa. Opermerc Andinos +.A.+ Asistente Administrativo +olicitud de /ompra ( +ervicio

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ETAPA

DESCRIPCI8N Las compras ser*n aprobadas dependiendo del tipo de compra y de su urgencia !<er polticas#.

RESPONSABLE Gerente ,inanciera +ubgerente ,inanciera -efe ,inanciero Gerente Operativo !Opermerc#

RE4ISTRO

Aprobaci'n de /ompra

+i e&isten acuerdos previos formales obtenidos con los proveedores% este paso puede ser obviado% reali$ando directamente la orden.

+olicitud de /ompra con <isto bueno

/ompras Generales !1uede aplicar a las : empresas# Asistente Administrativa Orden de /ompra ien y(o +ervicio% o +olicitud de +ervicios% /ontrato

Agencia de Aduanas Merco +.A. .ivel 2 +olicitud de servicio% o /orreo electr'nico o comprobante de entrega de mercancas al transporte

Gerente o -efe de sucursal >na ve$ autori$ada la /ompra por el /argo ;esponsable se genera la Orden de /ompra de ien o +ervicio% se enva al proveedor especificando las instrucciones.

Orden de /ompra

Merco /argo +.A. Gerente Operativo ?nstrucciones de Embarque( ;eserva

+ervitransa +.A. M>/% Orden de /arga !cuando sea -efe Operativo aplicable# Orden de /ompra de ien o servicio Opermerc Andinos +.A.+ Asistente Administrativo Orden de /ompra ien o +ervicio% /ontratos.

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ETAPA

DESCRIPCI8N

RESPONSABLE RE4ISTRO /ompras Generales !1uede aplicar a las : empresas# ;esponsable del 1roceso o el +olicitante ;emisi'n o factura ,irma de recibido y sello

Merco /argo +.A. y Agencia de Aduanas Merco +.A. Orden de compra y servicio o Los artculos ' servicios son E6ecutivo de /uenta documento soporte <erificar el ien verificados de acuerdo a lo solicitado valido o +ervicio mediante el documento que soporta la +ervitransa +.A.( Multitransa comprado compra del bien o servicio. -efes Operativos /ontrol de ;utas% ;emisi'n /ontabilidad Opermerc Andinos +.A.+ ;emisi'n% /ontratos% ,acturas Asistente ,irma de recibido y Administrativo sello -efe de Mantenimiento +eg0n los criterios de evaluaci'n% al Gerencia General @acer entrega del bien o del servicio se evaluar* el desempe)o de Gerente ,inanciero proveedor en las Crdenes de /ompra siempre y cuando estos incumplan +ubgerente con alguno de dic@os criterios y se ,inanciera registrara como 1roducto(+ervicio .o /onforme con su respectivo -efe ,inanciero tratamiento. Trimestralmente se anali$aran los resultados y se ponderar* de acuerdo a lo establecido en la poltica de Evaluaci'n de 1roveedores. Gerente Operativo Asistente Administrativa Tratamiento al 1roducto no conforme cuando aplique.

Evaluaci'n de 1roveedores Evaluaci'n de 1roveedoresD /onductores

Evaluaci'n del 1roveedor

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ETAPA

DESCRIPCI8N

RESPONSABLE

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/uando sea solicitud del cliente se reali$aran auditoras anuales a los proveedores crticos% para verificar el -efe de +istemas de cumplimiento de las normas% aspectos 1lan de E6ecuci'n de Gesti'n legales% laborales% de control y Auditoria +eguridad% E+E y dem*s requisitos solicitados por nuestros clientes. ?nforme de Auditoria 8e acuerdo a los resultados obtenidos Gerente General en la evaluaci'n se le notificar* al /orreo de proveedor su desempe)o y si amerita ,elicitaci'n o .otificaci'n de +ubgerente tomar acciones de me6ora. Evaluaci'n ,inanciero Acta de +i el caso corresponde a toma de ;eevaluaci'n -efe financiero acciones el proveedor ser* reevaluado. +eg0n listado de cuentas por pagar se Gerente ,inanciero efect0a la programaci'n de los 1rogramaci'n de proveedores% de acuerdo a +ubgerente 1rogramaci'n pago vencimiento. +e enviar* a las ,inanciero firmada agencias la autori$aci'n por fa& o mail. Tesorera >na ve$ elaborada la programaci'n de Asistente pago se proceder* a pagar las facturas E6ecuci'n del ,inanciero( Egresos( ;elaci'n autori$adas por Gerencia ,inanciera% pago del pago electr'nico por los diferentes medios de pago Tesorera asignados !c@eques% electr'nicos#.

RE4ISTRO 1rograma de E6ecuci'n de Auditorias

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ETAPA

DESCRIPCI8N Los c@eques para entrega personal ser*n entregados a la Au&iliar Administrativa y ,inanciera con su respectiva relaci'n los cuales deber*n ser reclamados por las personas autori$adas por el proveedor. Al final del da de pago los c@eques no entregados se devolver*n a la +ubgerente ,inanciera debidamente relacionados. Los c@eques para consignar ser*n seleccionados por la Tesorera para ser entregados al mensa6ero con la consignaci'n debidamente diligenciada y con relaci'n de entrega firmada por Gl para su seguimiento contra consignaciones.

RESPONSABLE

RE4ISTRO

Tesorera( Asistente ,inanciera( Au&iliar Administrativa y ,inanciera

22

Entrega de los medios de pago

Egresos firmados ( transferencia

2"

/onfirmaci'n de ?nformaci'n al proveedor y(o +ucursal pagos a del pago reali$ado por los diferentes proveedores medios de pago. Los egresos deber*n contener el respectivo soporte del pago !,irma de quien recibe el pago o volante de consignaci'n# antes de ser enviado al departamento de arc@ivo.

Tesorera

/onsignaci'n o transferencias

29 5. ).

Arc@ivo

Tesorera

;elaci'n de Egresos

DOC9MENTOS ASOCIADOS
+olicitud de /ompra Orden de /ompra de ien o +ervicio ?nstructivo 1lanificaci'n del despac@o y /ontrataci'n de ve@culos Gua para compras operativas Embarcador ?nternacional 1rocedimiento de +olicitud de +ervicios. Listado de 1roveedores Aprobados. ?nstrucciones de Embarque Manifiesto Hnico de /arga !M>/# ;emesa de Transporte !;MT# Orden de /arga
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/ontratos +olicitud de +ervicio !Especifica por ciudad y para Agencia de Aduanas Merco +.A. .ivel 2# arranquilla: ,ormato de +olicitud de servicio /artagena: ,ormato de +1;/% TE;M?.AL MA;?T?MO ME % /O.TE/A; ogot*: /arta solicitud de +ervicio al dep'sito ?piales: /arta solicitud de +ervicio al dep'sito

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