PROCEDIMIENTO INSCRIPCIN, ADMISIONES Y MATRCULAS

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1. PROPSITO Definir los pasos a seguir para la inscripcin, admisin y matricula de los aspirantes y seleccionados nuevos a los programas de pregrado y posgrado y la metodologa de matrcula para estudiantes antiguos en programas de pregrado y posgrado de la Universidad de Boyac. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las actividades que se deben llevar a cabo para la inscripcin, admisin de aspirantes y matricula de estudiantes nuevos y antiguos a programas de pregrado y posgrado. Inicia con la inscripcin a programas acadmicos y termina con la inscripcin de asignaturas y archivo de los documentos de matrcula. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La Secretaria General es la responsable y tiene la autoridad porque este procedimiento se cumpla adecuadamente. El Comit de Seleccin integrado por (Vicerrector Acadmico, Decano y Director de Programa) es el responsable y tiene la facultad de la seleccin de aspirantes. El Decano, los Directores y Docentes de cada Facultad y los Encargados de las oficinas de Yopal y Bogot son los responsables por la realizacin de entrevistas. La secretaria de la Seccin de Admisiones y Matriculas es la responsable de generar el CPM y tramitar la documentacin para el proceso de admisin y matricula. Los Tutores son los responsables de realizar la inscripcin de asignaturas en el sistema SIIUB. 4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 4.1. INSCRIPCIN DE ASPIRANTES En informacin al usuario, se le entrega a los aspirantes de pregrado o posgrado las guas GAM-G-01 GAM-G-02 de requisitos para inscripcin y matricula junto con el formulario de inscripcin formatos GAM-F-01, GAM-F-02 GAMF-03 para que puedan iniciar estos trmites. La secretaria de la seccin de Admisiones y Matriculas recibe los formatos GAM-F-01, GAM-F-02 GAM-F-03

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formularios de inscripcin referentes a aspirantes nuevos, de doble programa, segundo ttulo, semestre de grado y de especializacin junto con los documentos anexos al formulario de inscripcin (ver tabla de requisitos de admisin). La secretaria de la Seccin de Admisiones y Matriculas, verifica los documentos entregados por el aspirante con el fin de revisar el cumplimiento de los mismos en el formato GAM-F-04 lista de chequeo de requisitos de inscripcin. 4.2. PROGRAMACIN ENTREVISTA Al inicio de cada semestre el Decano de Facultad realiza una lista con la relacin de los docentes y los horarios asignados para efectuar entrevistas, la cual es enviada a la Seccin de Admisiones y Matriculas. (En Yopal y Bogot el autorizado para realizar la entrevista es el encargado de cada oficina). La secretaria de la Seccin de Admisiones y Matriculas ingresa la informacin al sistema SIIUB, se programa entrevista por el sistema SIIUB y se genera el formato GAM-F-05 hoja de citacin a entrevista de aspirantes donde indica: fecha, hora, oficina, nombre de los entrevistadores para que el aspirante se presente. Una copia del formato GAM-F05 hoja de citacin a entrevista de aspirantes es entregada al aspirante y la otra se adjunta al formulario de inscripcin. Para el control de inscritos en Yopal y Bogot se lleva el formato GAM-F-06 cuadro de control de inscritos y matriculados en cada una de las oficinas. 4.3. REALIZACIN DE ENTREVISTA La secretaria de la Seccin de Admisiones y Matriculas, relaciona en el formato GAM-F-07 relacin de citacin a entrevistas y enva los siguientes documentos (formulario de inscripcin, recibo de pago inscripcin, prueba de estado, copia del documento de identidad del aspirante y la copia de orden de entrevista) a cada una de las facultades segn corresponda, para que se efectu la entrevista. La entrevista se lleva a cabo por parte de los Docentes o funcionarios encargados segn horario, quienes realizan la entrevista al aspirante teniendo en cuenta aspectos como: -Caractersticas personales -Proyeccin profesional -Relaciones interpersonales y proyeccin social

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4.4.

CONCEPTO DE ENTREVISTA

Con esta informacin los entrevistadores redactan el concepto de la entrevista en formato Word para posteriormente registrarlo en el sistema de informacin de la Universidad de Boyac SIIUB calificando cada uno de los aspectos del aspirante en el sistema, se guarda la informacin y se imprimen dos copias formato GAM-F-08 entrevista para admisin de estudiantes las cuales se firman por parte de los dos entrevistadores y se radican en la secretaria de facultad, desde donde se remiten al Comit de Seleccin con los dems documentos. Al aspirante se le entrega una copia del formato GAM-F-09 orden de entrevista para que la presente posteriormente en caso de ser admitido. 4.5. ADMISIN DE ASPIRANTES

El Comit de Seleccin revisa el concepto de los entrevistadores en el sistema SIIUB y la documentacin para verificar que se cumplan los requisitos, y si creen conveniente verifican referencias y datos del aspirante y toman la decisin de admitirlo o no. Cada vez que se haga comit de seleccin se genera el listado de aspirantes admitidos mediante formato GAM-F-10 y este es radicado en la Secretara General para ser publicado en la cartelera y otro listado es entregado en la Seccin de Admisiones y Matrculas junto con los requisitos y el concepto de la entrevista, al igual que con los formularios de los aspirantes admitidos y no admitidos. El Director de cada Programa es el encargado de comunicar al aspirante la decisin respectiva. 4.6. GENERAR CPM PARA MATRICULA

El aspirante admitido se presenta con la copia de la orden de entrevista en la Seccin de Admisiones y Matriculas y solicita el Certificado de Pago de matrculas (CPM), a quien se le informa los requisitos establecidos para el proceso de Matricula que se encuentra en la guas GAM-G-01 y GAM-G-02 de requisitos para inscripcin y matricula. Para los estudiantes antiguos de acuerdo con las fechas programadas para matriculas se genera el CPM en la Seccin de Admisiones y Matriculas, anexando informacin si hay deuda de documentacin; posteriormente se envan a la Divisin Financiera para el proceso correspondiente. 4.7. RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA MATRICULA

La secretaria de Admisiones y Matriculas, recibe los documentos establecidos en la tabla de requisitos de matrcula especificados para el estudiante nuevo o

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antiguo, de segundo ttulo, Semestre de grado y/o especializacin, verificando que correspondan a la misma persona y que estn completos a travs del formato GAM-F-11 lista de chequeo requisitos para matrcula, los cuales son archivados junto con el formulario de inscripcin, con esta documentacin la secretaria de la Seccin de Admisiones y Matriculas ingresa al sistema SIIUB y registra los datos correspondientes dejando registrada la matricula. Al aspirante en proceso de matrcula se le entrega una copia del CPM con un sello de admisiones y matriculas. 4.8. CARNETIZACIN

Los estudiantes de primer semestre deben acercarse con el recibo de pago con sello de la Seccin de Admisiones y Matriculas a la oficina de Dintel donde se les imprimir y har entrega del carn estudiantil, los estudiantes antiguos seguirn utilizando el carn que se les entrega en el primer semestre para toda el programa, si este se llega a perder o deteriorar el estudiante deber cancelar su valor y hacer el trmite nuevamente en la oficina de Dintel. 4.9. INSCRIPCIN DE ASIGNATURAS

Para inscripciones de estudiantes de primer semestre estos se deben dirigir a la Direccin de cada programa y se les indicar quien es el tutor responsable de hacer este proceso y los estudiantes antiguos se dirigen a su tutor asignado. El tutor se encargar de realizar la inscripcin de asignaturas mediante el sistema SIIUB teniendo en cuenta el plan de estudios, semestre al que ingresa el estudiante, situacin acadmica del estudiante y nmero de crditos acadmicos, se confirma la inscripcin de asignaturas en el sistema y se imprimen tres copias del formato GAM-F-12 hoja de matrcula que deben ser revisados y firmados por el estudiante y el tutor, de las cuales una para el archivo de la facultad, la segunda para la Seccin de Admisiones y Matriculas y la otra para el estudiante. 4.10. ADICIN Y/O CANCELACIN DE ASIGNATURAS En caso de cruce de horarios o preferencias del estudiante, ste podr solicitar la adicin o cancelacin de una o ms asignaturas dentro del trmino establecido para ello en el calendario acadmico. El estudiante realiza la solicitud ante el Tutor o Director del Programa, quien por medio de Sistema SIIUB lo registrar teniendo en cuenta los crditos acadmicos, se confirma la cancelacin y adicin en el sistema y se imprimen tres copias del formato GAM-F-12 hoja de matrcula que deben ser revisados y firmados por el estudiante y el tutor, de las cuales una para el archivo de la facultad, la segunda para la Seccin de Admisiones y Matriculas y la otra para el estudiante.

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Una vez terminado el proceso de inscripcin de asignaturas, la secretaria de Facultad enva todas las inscripciones a la Seccin de Admisiones y Matriculas para el archivo correspondiente. 4.11. VERIFICAR HOJAS DE VIDA Una vez terminada la etapa de admisin y matriculas la secretaria de la Seccin de Admisiones y Matriculas realiza una verificacin de que todos los documentos de estudiantes matriculados y no matriculados hayan sido devueltos por parte de las Facultades, esta verificacin queda registrada en el formato GAM-F-13 lista de verificacin documentacin hoja de vida confrontando con el listado de aspirantes admitidos formato GAM-F-10, con el fin de poder hacer un control administrativo y asegurarse de que los documentos estn completos para su respectivo archivo. 4.12. ARCHIVAR HOJAS DE VIDA El archivo de las hojas de vida de los estudiantes se efecta segn el instructivo GAM-I-01 archivo de hoja de vida estudiante, control de registros del sistema de gestin de calidad y las normas de archivstica de la Universidad. 5. REGISTROS Formularios de inscripcin (estudiantes nuevos, de segundo programa, de segundo ttulo) Documentos de admisin (anexo A) Lista de chequeo de requisitos de inscripcin Hoja de citacin a entrevista de aspirantes Cuadro de control de inscritos y matriculados Relacin de citacin a entrevistas Entrevista para admisin de estudiantes Orden de entrevista Listado de aspirantes admitidos Lista de chequeo requisitos para matrcula Hoja de matricula Documentos de matrcula (anexo B) Lista de verificacin documentacin hoja de vida

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Revis

Aprob

Secretara General

Rector (a)

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6. ANEXOS ANEXO A. TABLA REQUISITOS ADMISION

DOBLE PROGRAMA

REQUISITOS

Formulario de inscripcin aspirantes nuevos Formulario de inscripcin estudiantes doble programa Formulario de inscripcin estudiantes segundo titulo Recibo de pago por concepto del valor de los derechos de inscripcin Tres fotografas iguales (tamao 3X4 cm) Resultado de las pruebas de Estado ICFES Fotocopia del documento de identidad Hoja de vida actualizada Fotocopia de pregrado ya obtenido Dos fotografas (tamao 3X4 cm) Fotocopia libreta militar (caballeros) autenticada Carta expedida por el consejo de facultad donde se autoriza a cursas el S. grado Titulo que lo acredita como profesional o el acta de grado y/o la tarjeta profesional

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X X

ESPECIALIZACION

SEGUNDO TITULO

S. GRADO

NUEVOS

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ANEXOB. TABLA DE REQUISITOS MATRICULA

DOBLE PROGRAMA

REQUISITOS

Orden de entrevista Registro civil de nacimiento legible Original del acta de grado de bachiller Fotocopia autenticada del diploma de bachiller Certificado o constancia de afiliacin vigente expedido por el sistema de Seguridad Social en Salud Carta de compromiso afiliacin al sistema de seguridad social en salud Certificado medico (para estudiantes que realizan practica clnica seguro de responsabilidad civil, accidentes personales y riesgos biolgicos) Carnet de vacunacin Certificado de pago de matricula

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ESPECIALIZACION

SEGUNDO TIUTLO

S. GRADO

ANTIGUO

NUEVO