If 02 Apl Manual

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
Direccin Sistema Centralizado de Recaudacin rea Facturacin de Cuotas Obreras y Patronales
INSTRUCCIN DE TRABAJO Autogestin Planilla en Lnea IF-02
Subrea Facturacin Patronal y Registro de Informacin

Actualizado febrero 2010
TABLA DE CONTENIDO Autogestin Planilla en Lnea
Pg. Botones ms comunes 1 Pantalla de inicio. 2 Presentacin de la planilla. 4 Modificar empleado. 6 Cambio de salario .. 6 Otros cambios. 7 -Cambio jornada.. 8 -Cambio incapacidad . 9 -Cambio por Pensin . 11 -Cambio Ocupacin. 12 -Cambio de seguro . 13 -Cambio por Permiso.. 15 -Ahorro Extraordinario. 17 -Exclusin18 -Reingresos.19 -Inclusin..21 -Inclusin trabajadores errneos..23 -Correccin trabajadores errneos..25 -Listado de trabajadores ...25 -Bsqueda de trabajadores...27 Proceso de facturacin .28 Imprimir detalle de cuotas.30 Imprimir Planilla..31 Servicios adicionales de la herramienta.32
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL Sistema Centralizado de Recaudacin

Cdigo: IF-02 Unidad Responsable:
INSTRUCCIN DE TRABAJO
AUTOGESTION PLANILLA EN LINEA
Subrea Fac Patronal y Registro Informacin
Fecha:
09/05/2008
Pg. 1 de 43
Producto: Planilla actualizada Web
Descripcin
Botones ms comunes
Botn
Ingresar al sistema. Realizar bsquedas. Ir al siguiente registro. Ir al ltimo registro. Ir al registro anterior. Ir al primer registro. Incluir trabajador en la planilla. Mostrar listados. Modificar cambio al trabajador. Borrar cambio del trabajador. Cambiar contrasea. Emitir reporte (imprimir). Aplicar cambio de salario. Aplicar cambio de jornada. Aplicar cambio por incapacidad. Aplicar cambio por pensin. Aplicar cambio de ocupacin. Aplicar cambio de seguro. Aplicar cambio por permisos. Registrar ahorro extraordinario. Excluir trabajador.
Uso
Reingresar trabajador. Mostrar listado de trabajadores para aplicar cambios.

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin
PANTALLA DE INICIO
Para ingresar a la aplicacin es necesario contar con un usuario y contrasea, los cuales deben ser solicitados por el patrono al Departamento de Facturacin o cualquiera de las sucursales de la Caja Costarricense de Seguro Social. Posterior a ello, se debe ingresar a la pgina Web www.ccss.sa.cr ingresar al link SICERE y luego al link Autogestin Planilla en Lnea, en caso de no poder ingresar por la direccin usual, se recomienda ingresar a esta otra direccin: https://ccsssjapp03.ccss.sa.cr/autogestion en este momento se mostrar la siguiente pantalla, en la cual se deber ingresar el usuario y contrasea facilitadas por la CCSS.
El patrono que posea ms de un nmero de segregado y sector, se activar la lista de perfiles que posee el sistema, en caso que posea solo un nmero patronal no se activar la pantalla abajo indicada. SELECCIONE UN PERFIL Autogestin Consulta: este perfil nicamente tendr acceso al sistema en modo consulta, de manera que podrn consultar los datos del patrono, telfono, representante, direccin, facturas, planilla y casos.

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Autogestin Facturacin: este perfil tendr acceso a toda la funcionalidad del sistema, es decir podr consultar los datos del patrono, telfono, representante, direccin, presentar planillas, facturar, aplicar cambios a trabajadores (inclusin, exclusin, reingreso, salario, seguro, ocupacin, jornada, incapacidad, permiso, pensin, ahorro extraordinario), imprimir planilla, imprimir detalle de cuotas de la planilla facturada y modificar empleados de la planilla.
La siguiente pantalla se presentar slo a los patronos que tienen ms de un nmero patronal.
Seleccione el nmero de segregado y sector especfico que desea utilizar.
Una vez seleccionado el nmero de segregado y sector, el sistema le pregunta si desea Presentar la Planilla, se mostrar en la siguiente pantalla.
El patrono que cuente con un nico sector y segregado, el sistema lo enviar directamente a la pantalla de Facturas.

Fecha:
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Descripcin La pantalla de facturas es la que se muestra a continuacin:
A partir de esta pantalla, el usuario podr tener acceso a toda la funcionalidad completa del sistema.
PRESENTACIN DE LA PLANILLA
Recuerde presentar su planilla con cambios o sin cambios, para evitar multas por no presentacin (2% SEM y 2% IVM) sobre el total de cuotas. Al ingresar al sistema se visualizar la ltima factura procesada. Recuerde la presentacin es el primer paso, si no lo aplica el sistema no le permite hacer modificaciones a la planilla. No debe cambiar el periodo, por cuanto el sistema lo realiza automticamente.
Pasos 1. Seleccione en el men principal la opcin Planilla. 2. Presione Presentar.

Fecha:
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Descripcin Una vez que presiona la opcin de Presentar se mostrar el siguiente mensaje:
Una vez presentada la planilla le mostrar el siguiente mensaje:
Finalizado el proceso de presentacin de la planilla, se abrir otra ventana con el comprobante de presentacin de la planilla en formato PDF, similar al que se muestra a continuacin:
Nota: El monto debe estar en cero, porque es la presentacin an no se han realizado cambios a la planilla, ni se ha facturado. Se recomienda al usuario imprimir este comprobante o guardarlo en su computadora utilizando para ello la opcin que se muestra en la imagen:

Fecha:
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Descripcin
MODIFICAR EMPLEADO
Cuando el patrono haya efectuado el proceso de presentacin de la planilla, se activa la opcin Modificar Empleado. Haga clic a la pestaa Planilla Presione la opcin Modificar Empleado
AL INGRESAR A ESTA OPCIN SE MUESTRA EL SIGUIENTE MENSAJE: HAGA CLIC BOTN ACEPTAR.
Cambio de Salario El cambio de salario puede efectuarse para uno o varios trabajadores simultneamente, digitando el salario en el campo Nuevo Salario (moneda nacional sin digitar separadores de miles y en caso de tener cntimos se debe separar con un punto) y pulsar el botn Cambio de Salario, como se indica a continuacin: .

Fecha:
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Descripcin Si el nuevo salario del trabajador es inferior a la cotizacin mnima establecida por la CCSS, el cambio de salario quedar registrado pero se indicar esta situacin por medio del siguiente mensaje:
Una vez efectuado el cambio de salario, los registros modificados aparecen resaltados en color celeste como se muestra en la imagen:
Este signo ! Es un indicativo para identificar los salarios que estn por debajo de la cotizacin mnima. Otros cambios Para realizar otros tipos de cambios a los trabajadores como: jornada, incapacidad, pensin, ocupacin, clase de seguro, permiso, ahorro extraordinario y exclusin. Presione el botn Otros Cambios (margen derecho), se mostrar la siguiente pantalla:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Cambio de Jornada Presione el botn Jornada se habilitar en la parte inferior de la pantalla. Una vez ingresados los datos del cambio de jornada, se deber presionar el botn Modificar ( ) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.
Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho).
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio de jornada, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:
Los datos solicitados para efectuar este cambio son los siguientes: Campo
Fecha cambio Observacin al cambio Tipo de Jornada Laboral Horas de Jornada Laboral
Descripcin
Es la fecha en la que se hace el cambio al trabajador, por defecto esta fecha corresponde al primer da del perodo que se est presentando. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio. Corresponde al tipo de horario de la jornada laboral que tenga el trabajador, puede ser diurna, nocturna, mixta, parcial o vespertina. Corresponde a las horas diarias que labora el trabajador.
Requerido
S No S S

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Dependiendo del tipo de jornada que tenga el trabajador, se ha definido por defecto la siguiente cantidad de horas laboradas por tipo de jornada laboral:
Tipo de Jornada Diurna Mixta Nocturna Vespertina Parcial
Horas 8 7 6 6 4
Cambio por Incapacidad Presione el botn Incapacidad se habilitar en la parte inferior de la pantalla. Una vez ingresados los datos del cambio por incapacidad, se deber presionar el botn Aadir ( ) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.
Un trabajador puede tener varias incapacidades para el mismo perodo, sin embargo las mismas no pueden traslaparse en las fechas Las incapacidades por maternidad se pueden registrar completa (cuatro meses). Las incapacidades a registrar deben ser del periodo a facturar, el sistema no permite periodos anteriores. Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho).

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Los datos solicitados para efectuar este cambio son los siguientes:
Campo Fecha de inicio de la incapacidad Descripcin Es la fecha en la cual inicia el perodo de incapacidad del trabajador, esta fecha debe ser posterior al primer da del mes del perodo que se est presentando. Corresponde al tipo de incapacidad otorgada al trabajador, la incapacidad puede ser: Instituto Nacional de Seguros, Invalidez, Vejez y Muerte, Maternidad o Salud, Enfermedad y Maternidad. Es la fecha en la cual concluye el perodo de incapacidad del trabajador. Requerido S
Tipo de incapacidad Fecha de fin de la incapacidad
Consultar incapacidades registradas Presione de nuevo el botn incapacidad.
Presione el botn Listar
), para consultar las incapacidades registradas.
Para visualizar las incapacidades del trabajador se debern utilizar los botones de navegacin
).
Si se desea borrar alguna incapacidad, una vez localizada la misma utilizando los botones de navegacin, se deber presionar el botn Borrar ( ).
Incapacidad se habilitar en la parte inferior de la pantalla

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio por incapacidad, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:
Cambio por Pensin Presione el botn Pensin se habilitar en la parte inferior de la pantalla los campos a ingresar para registrar este tipo de cambio. Digite fecha inicio de pensin Seleccione el tipo de pensin. Una vez ingresados los datos del cambio por pensin, se deber presionar el botn
Modificar (
) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.
Si se desea modificar los datos de la pensin registrada se debe ingresar nuevamente para modificar la pensin previamente registrada.

Fecha:
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Descripcin
Los datos solicitados para efectuar este cambio son los siguientes:
Campo Fecha de inicio de pensin Observacin al cambio Tipo de pensin
Descripcin Es la fecha en la cual el trabajador es pensionado. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio. Es el tipo de pensin del trabajador
Requerido S No S
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio por pensin, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:
Cambio de Ocupacin La ocupacin nueva del trabajador, deber seleccionarse del listado que aparece en el combo o bien si conoce el cdigo de ocupacin digtelo. Una vez ingresados los datos del cambio de ocupacin, se deber presionar el
botn Modificar (
i se desea modificar los datos de la ocupacin registrada, se debe ingresar nuevamente para modificar la ocupacin previamente registrada.

Fecha:
09/05/2008
Pg. 13 de 43
Descripcin Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho)
Campo Fecha de inicio Observacin al cambio Ocupacin Descripcin Es la fecha en que se realiza el cambio de ocupacin al trabajador. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio. Es la nueva ocupacin del trabajador. Requerido S No S
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio por ocupacin, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:
Cambio de Seguro Al seleccionar el cambio de seguro, se habilitar en la parte inferior de la pantalla los campos a ingresar para registrar este tipo de cambio. La nueva clase de seguro del trabajador, deber seleccionarse del listado que aparece en el combo. Una vez ingresados los datos del cambio de seguro, se deber presionar el

Fecha:
09/05/2008
Pg. 14 de 43
Descripcin
botn Modificar (
Si se desea modificar los datos de la clase de seguro registrada, se debe ingresar nuevamente para modificar la clase de seguro previamente registrada.
Campo Fecha del cambio Observacin al cambio Clase de Seguro Descripcin Es la fecha en que se realiza el cambio de seguro al trabajador. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio. Es la nueva clase de seguro del trabajador Requerido S No S
La mayora de los trabajadores cotizamos clase de seguro C, incluye seguro de Enfermedad y Maternidad, Invalidez, Vejez y Muerte, Banco Popular. Si contratan los servicios de un Pensionado por Vejez, ste debe cotizar clase de seguro
A.

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Si contratan los servicios de un Pensionado por Invalidez, debe cotizar clase de seguro
C.
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio de clase de seguro, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:
Cambio por Permiso Seleccione el botn Permiso, se habilitar en la parte inferior de la pantalla. Una vez ingresados los datos del cambio por permiso, presione el botn Aadir
Campo Fecha de inicio del permiso Fecha fin del permiso Goce de salario Descripcin Es la fecha en la cual inicia el perodo de permiso del trabajador, esta fecha debe ser posterior al primer da del mes que se est presentando. Es la fecha en la cual concluye el permiso del trabajador. Es un indicador si el permiso solicitado por el trabajador es con goce o sin goce de salario, por defecto este indicador est desmarcado lo cual indica que el permiso es sin goce de salario Requerido S S
No

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin
Un trabajador puede tener varios permisos para el mismo perodo, sin embargo los mismos no pueden traslaparse entre ellos. Para consultar los permisos que tiene registrados un trabajador, se deber
). El permiso que se mostrar inicialmente es el presionar el botn Listar ( que tenga la fecha menor de inicio. Para visualizar el resto de permisos del
trabajador se debern utilizar los botones de navegacin ( pantalla donde se visualizan los permisos se ver como se muestra. ). La
Si se desea borrar algn permiso, una vez localizado el mismo utilizando los botones de navegacin, se deber presionar el botn Borrar (
).
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio por permiso, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Ahorro Extraordinario (*)
(*) Este tipo de cambio no se est informando por el momento a travs de la Aplicacin, favor no lo ejecute.
Al seleccionar la opcin ahorro extraordinario, se habilitar en la parte inferior de la pantalla los campos a ingresar para registrar el ahorro extraordinario:
Campo Fecha del cambio Observacin del cambio Ahorro extraordinario
Descripcin Es la fecha en que se realiza el cambio. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio. Corresponde al monto de ahorro extraordinario del trabajador.
Requerido S No S
Una vez ingresados los datos del ahorro extraordinario, se deber presionar el botn Modificar ( ).

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Exclusin Para realizar exclusiones se debe tomar en cuenta los siguientes pasos: Primero: Estando desde la pantalla de modificar empleados, presione la casilla Otros cambios . Segundo: Seleccione la casilla Excluir.
Tercero: Modifique la fecha de exclusin segn corresponda con la salida del trabajador, indique en el campo de observaciones el motivo y luego digite el salario ganado del empleado. (si es una salida al primer da del mes, el trabajador probablemente no devengo salario por lo tanto debe de digitar un cero).
Cuarto: Presione la opcin de ( realice con xito.
), para que la exclusin del trabajador se
Presione la opcin trabajadores.
margen superior derecho, para regresar a la lista de
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio por exclusin, su informacin dentro de la planilla se mostrar as:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Reingresos Los reingresos de trabajadores se efectan cuando el trabajador fue excluido en la planilla del mes anterior o bien cuando un trabajador es excluido por error en el mismo periodo. Seleccionar el botn Otros Cambios. Se activar nicamente el botn Reingreso,
Seleccione el botn Reingreso, para activar de nuevo al trabajador.
Digite la fecha de reingreso.
Una vez ingresados los datos del reingreso, se deber presionar el botn Modificar
).
Para regresar a la lista de trabajadores presione la opcin (Margen superior derecho).

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin
Campo Fecha de Reingreso Observacin del cambio
Descripcin Es la fecha en la cual el trabajador reanuda su relacin laboral con el patrono. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio.
Requerido S No
nicamente en caso de que el trabajador no posea su informacin completa registrada (sin ocupacin, clase de seguro, jornada o salario) se solicitar que se proceda a incluir nuevamente el trabajador, lo anterior con la finalidad de que siempre el trabajador posea sus datos correctamente registrados en el SICERE. En caso de presentarse esta situacin el sistema lo indicar mediante el siguiente mensaje:
Cuando el trabajador tenga registrado un cambio por reingreso, su informacin dentro de la planilla se mostrar como un cambio por inclusin como se muestra a continuacin:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Inclusin Las inclusiones de nuevos trabajadores deben ser realizadas desde la opcin del men Modificar Empleado. Presionar el botn Aadir los datos del trabajador.
) y se mostrar la pantalla para la inclusin de
Para evitar datos errneos debe digitar nicamente: o Digitar la fecha de inicio de la relacin laboral (prestar atencin, el sistema tiene por defecto primer da del mes, sino ingreso el primero y le reportan un salario por debajo de la cotizacin mnima el sistema se lo ajusta al mnimo, por eso es importante indicar la fecha real del ingreso). Seleccione el tipo de identificacin (0= nacionales, 7= extranjeros, 9=
trabajadores errneos).

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin o Digite el nmero de identificacin (nacionales es de 9 posiciones, sino no tiene los 4 dgitos del asiento o folio se le antepone un cero ejemplo: 101110111), para extranjeros nicamente se reporta el nmero de seguro social, es de 10 posiciones ejemplo: 2600018904. Para identificar un nmero de asegurado: El 1 nos indica que es varn El 2 nos indica que es mujer Los dos dgitos que siguen es el ao en que naci. El resto de dgitos es el consecutivo que utiliza la Institucin. , se desplegar los datos: Haga clic en el botn de bsqueda nombre, primer apellido y segundo apellido de la persona con la identificacin ingresada.
Los datos solicitados para efectuar este cambio son los siguientes: Todos los campos son requeridos para el ingreso del trabajador nuevo.
Campo Fecha de Ingreso Tipo/ No. Identificacin Nombre Primer Apellido Segundo Apellido Observacin al Cambio Salario Clase de Seguro Tipo de Jornada Laboral Descripcin Es la fecha en la cual el trabajador inicia su relacin laboral con el patrono. Corresponde a la identificacin del nuevo trabajador. Es el nombre del trabajador. Es el primer apellido del trabajador. Es el segundo apellido del trabajador. Anotacin que desee hacer el patrono sobre el cambio. Es el monto del salario del trabajador. Es la clase de seguro por la cual cotizar el trabajador Corresponde al tipo de horario de la jornada laboral que tenga el trabajador, puede ser diurna, nocturna, mixta, parcial o vespertina. Requerido S S S S S No S S S
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL Centralizado Recaudacin Horas de Jornada aboralSistema Corresponde a las horasde diariue labora el trabajador. accin Es la ocupacin del trabajador.
Cdigo: IF-02 Unidad Responsable: S S
Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Si la identificacin no corresponde al trabajador registrado, se mostrar el siguiente mensaje:
El mensaje anterior le indica al usuario que la identificacin ingresada no es vlida y por lo tanto se debe verificar que la informacin sea correcta. Una vez ingresados todos los datos del nuevo trabajador, se deber presionar el botn Aadir ( ).
Si la inclusin del trabajador fue satisfactoria, se mostrar el siguiente mensaje:
Si se desea incluir ms trabajadores deber presionarse el botn OK del mensaje anterior mostrndose nuevamente la pantalla de inclusin de trabajadores, de lo contrario se deber presionar el botn Cancelar y debe presionar Modificar Empleados para regresar a la planilla donde se muestra la lista de trabajadores.
Inclusin de trabajadores errneos Cuando un trabajador no cuenta con el nmero de asegurado otorgado en el centro mdico respectivo y en consecuencia no existe en el sistema, ste debe incluirse con el nmero de identificacin que el trabajador suministre, el cual deber ser incluido como errneo, estos son identificados con un 9 que antecede el nmero de identificacin. Antes de incluir al trabajador, es necesario realizar la bsqueda en el sistema con el nmero de identificacin suministrado (seguir los pasos detallados en la pgina 21, donde deber seleccionar el tipo de identificacin errnea 9.

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin
Al no aparecer la informacin se deben digitar todos los campos requeridos (nmero de identificacin, apellidos, nombre y datos en general).
Una vez realizado lo anterior presione el botn Aadir ( mensaje:
), le mostrar el siguiente
Recuerde presionar el botn Cancelar para que el trabajador sea incluido en la planilla.
Al incluir trabajadores errneos: se le cobrar una multa sobre el salario del trabajador de 2% sobre las cuotas SEM y 1% sobre las cuotas IVM. Tambin implica que los aportes no sean enviados a la operadora que selecciono el trabajador.

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Correccin Trabajadores errneos Pasos para la correccin de trabajadores errneos: Primero: Estando desde la pantalla de modificar empleados, presione la casilla Otros cambios . Segundo: Seleccione la casilla Excluir. Tercero: La fecha de exclusin debe de quedar al primer da del mes, en observacin indique :( Se corrige por datos errneos). Cuarto: Modifique el salario en cero y luego aplique la opcin ( la exclusin del trabajador se realice con xito. ), para que
Presione la opcin lista de trabajadores.
margen superior derecho, para regresar a la
Proceda a incluir el trabajador correctamente, haga clic en el botn Aadir (seguir los pasos de inclusin de trabajadores pgina 21).
Listado de Trabajadores Finalizado el proceso de la digitacin de la planilla, se procede a la revisin de la misma, que el monto que le da el sistema concuerde con lo que Usted considere correcto. Para obtener un listado de todos los trabajadores reportados en la planilla antes de facturar ) que se encuentra en al ingresar al men Seleccionar el botn Listar ( Modificar Empleado, como se muestra en la siguiente imagen:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Para cada uno de los trabajadores muestra: nmero de orden, identificacin, nombre, tipo de salario y monto de salario. Desde esta pantalla tambin se podr emitir un reporte con esta misma informacin, para
ello se debe seleccionar el botn imprimir ( pantalla.
) ubicado en la parte inferior de la
El reporte se emitir en una pantalla aparte en formato PDF, el cual podr imprimirse o guardarse en la mquina del usuario del sistema y ser similar al siguiente:
Una vez impreso el listado, regrese a la lista de trabajadores o o Presione la pestaa Planilla (margen superior). Haga clic botn Modificar empleado.

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Bsqueda de trabajadores Para buscar trabajadores dentro de la planilla existen las siguientes opciones: 1. Utilizar botones de navegacin: consiste en utilizar los botones de navegacin hasta encontrar al trabajador
) dentro de la planilla. ( )
2. Definir criterios de bsqueda: consiste en digitar alguno de los campos indicados en color celeste y seleccionar luego el botn de bsqueda a. b. c. d.
Puede realizar la bsqueda por No. Orden. Aplique el botn de bsqueda (la lupa). Tambin puede realizar la bsqueda por Tipo /No. identificacin. Aplique el botn de bsqueda.
En caso de no encontrarse ningn trabajador que cumpla con los criterios de bsqueda se desplegar la siguiente pantalla:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Si se encuentra el trabajador segn los criterios ingresados, se desplegar la siguiente pantalla:
PROCESO DE FACTURACIN
El proceso de facturacin se ejecuta cuando Usted est seguro que efectu todos los cambios a los trabajadores y una vez verificado que toda la informacin fue digitada correctamente, presione la pestaa Facturar (margen superior)

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin NOTA IMPORTANTE: Recuerde que si factura sin realizar los cambios no hay reversin, la planilla se facturar con los cambios del mes anterior. Por ser ste un proceso irreversible, se mostrar el siguiente mensaje de advertencia al usuario:
Como se indica en el mismo, para proceder a realizar la facturacin de la planilla, se debe presionar el botn OK, de lo contrario presionar el botn Cancelar. De continuar con el proceso de facturacin, el sistema proceder con la ejecucin de este proceso en el SICERE, se recomienda al usuario no efectuar ninguna accin mientras el siguiente mensaje se muestra en la pantalla:
Una vez finalizado el proceso de facturacin, se abrir en otra ventana un comprobante de facturacin de la planilla en formato PDF, similar al que se muestra a continuacin:
Nota: El monto indicado es el monto a pagar.

Fecha:
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Descripcin Se recomienda al usuario imprimir este comprobante o guardarlo en su computadora utilizando para ello la opcin que se muestra en la imagen:
Una vez efectuado el proceso de facturacin, el men cambiar y se mostrarn las opciones Ver Planilla, Imprimir Detalle de Cuotas e Imprimir Planilla.
Ver Planilla
Los datos propios de la planilla que se muestran son: nmero de factura, perodo y total salarios reportados. En la parte inferior se muestra el listado de los trabajadores reportados en la planilla, para cada uno de ellos se mostrar: nmero de orden en la planilla, identificacin, nombre, tipo de salario y el cambio para el trabajador.
Imprimir Detalle de Cuotas

Al seleccionar esta opcin del men se abrir en una nueva ventana, el detalle de cuotas de la planilla en formato PDF, similar al que se muestra a continuacin:

Fecha:
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Descripcin El Detalle de Cuotas muestra la siguiente informacin: o Nmero patronal actual o Nmero patronal anterior o Nombre del patrono o Perodo, localizacin o Cdigo de la actividad econmica o Nombre comercial o Nmero de telfono o Ubicacin o Fecha de pago de la planilla o Nmero de trabajadores facturados o Direccin de correspondencia o Tipo de facturacin/presentacin o Lugar de pago o Nmero de factura. o Muestran cada una de las cuotas o conceptos de cobro facturados al patrono con su respectivo monto. o En la parte inferior del reporte se muestran los totales de salarios facturados, as como el desglose de total facturado en cuotas de C.C.S.S, cuotas de Otras Instituciones y un total General que corresponde al monto total a cancelar por la planilla recin facturada. Al igual que en los otros reportes, queda a criterio del usuario imprimir este detalle de cuotas o bien guardarlo en su computadora para futuras consultas.
Imprimir Planilla
Al seleccionar esta opcin del men se abrir en una nueva ventana, el detalle de la planilla mensual del patrono en formato PDF, similar al que se muestra a continuacin:

Fecha:
09/05/2008
Pg. 32 de 43
Descripcin La Planilla muestra la siguiente informacin: o nmero patronal actual o Nmero patronal anterior o Nombre del patrono o Perodo o Localizacin o Cdigo de la actividad econmica o Nombre comercial o Nmero de telfono o Ubicacin o Nmero de pginas o Direccin de correspondencia o Tipo de facturacin/presentacin o Lugar de pago o Nmero de factura o Los trabajadores facturados en el perodo, para cada uno de ellos se muestra: tipo y nmero de identificacin, nombre completo, ocupacin, salario, clase de seguro, nmero de orden en la planilla, cambio reportado, salario ganado, tipo de movimiento, fecha de nacimiento y observaciones. o En la ltima pgina del reporte, en la parte inferior, se muestra el total de salarios reportados. Queda a criterio del usuario imprimir el reporte de la planilla o bien guardarlo en su computadora para futuras consultas.
SERVICIOS ADICIONALES DE LA HERRAMIENTA
Pantalla de facturas
La pantalla de facturas es la que se muestra a continuacin:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Una factura en estado facturada o cancelada aparecer en la parte inferior de la pantalla, el desglose de cada una de las cuotas que estn al cobro en la factura, as como se muestra a continuacin:
Como se puede observar, los datos que se muestran son: concepto (cuota de cobro), monto, fecha de pago, forma de pago, No. medio pago (aplica para pagos realizados con cheque) y lugar de pago, stos ltimos datos nicamente se mostrarn en el momento que el patrono realice la cancelacin de la cuota. Para navegar entre las facturas que tiene el patrono se deben utilizar los botones de la manera que se indica:
Ir a la siguiente factura. Ir a la ltima factura. Ir a la factura anterior. Ir a la primera factura.
En esta pantalla tambin se podrn realizar bsquedas especficas, para ello el usuario deber suministrar como parmetros, los campos indicados con fondo color celeste (factura, orden, perodo, situacin y tipo de factura), como se muestra a continuacin:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Una vez ingresados los parmetros de la bsqueda se deber presionar el botn de bsqueda ( ) ubicado al lado derecho del campo orden, en caso de no se encuentren datos se mostrar el mensaje que se muestra a continuacin:
Men Patrono
Al seleccionar del men la opcin Patrono, el usuario podr ingresar a las opciones: patrono, telfono, direccin y representante.
Patrono
Al seleccionar la opcin Patrono, se visualizar la informacin patronal como lo muestra la pantalla al ingresar a esta opcin del men:

Fecha:
09/05/2008
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Descripcin Como se puede observar en la imagen, los datos que se muestran son nicamente de consulta, y corresponden a datos propios del patrono: nmero patronal, nombre o razn social, fecha de inscripcin, nombre comercial, sucursal adscrita, actividad econmica, tipo de empresa, tipo de facturacin, modo de pago incapacidad, fecha de suspensin, tipo de suspensin, razn de suspensin, fecha de primera planilla, tipo de presentacin, planilla electrnica del patrono y forma de pago. En caso de que el patrono posea ms de un nmero patronal, se activarn los botones de navegacin ( ) de manera que el usuario pueda visualizar la informacin de cada uno de los nmeros patronales que posee. Para navegar entre los distintos patronos registrados deber utilizar los botones como se indica en la siguiente tabla:
Ir al siguiente nmero patronal. Ir al ltimo nmero patronal. Ir al nmero patronal anterior. Ir al primer nmero patronal.
En esta pantalla tambin se podrn realizar bsquedas de los nmeros patronales del patrono, para ello se podrn ingresar como parmetro los campos resaltados en color celeste y que se muestran en la siguiente pantalla:

Fecha:
09/05/2008
Pg. 36 de 43
Descripcin Una vez ingresados los parmetros de la bsqueda se deber presionar el botn ( ) ubicado al lado derecho del campo sector, en caso de no se encuentren datos se mostrar el mensaje que se muestra a continuacin:
Telfono
La pantalla al ingresar a esta opcin del men es la siguiente: Queda a manera de consulta
Como se puede observar, los datos que se muestran en la pantalla son: tipo de telfono, nmero de telfono (ocho dgitos) y observaciones, los cuales corresponden a todos aquellos telfonos suministrados por el patrono a la CCSS, para su localizacin. Los datos mostrados en esta pantalla sern nicamente para consulta, por lo que no podrn ser modificados por el usuario. Si desea registrar otro tipo de telfono que no est en esta lista, lo puede hacer con el botn Aadir que se encuentra en la parte inferior derecha de esta ventana.
Direccin
La pantalla al ingresar a esta opcin del men es la siguiente: Queda solo de consulta.

Fecha:
09/05/2008
Pg. 37 de 43
Descripcin Los datos que se muestran en la pantalla son: tipo de direccin, y distrito, los cuales corresponden a todos aquellas direcciones suministradas por el patrono a la CCSS, para su localizacin. Los datos mostrados en esta pantalla sern nicamente para consulta, por lo que no podrn ser modificados por el usuario.
Representante
La pantalla al ingresar a esta opcin del men es la siguiente:
Como se puede observar, los datos que se muestran en la pantalla son: tipo de representante, tipo y nmero de identificacin y nombre del representante del patrono. Los datos mostrados en esta pantalla sern nicamente para consulta, por lo que no podrn ser modificados por el usuario.
Men Facturas
Al seleccionar del men la opcin Facturas, el usuario podr ingresar a las opciones: facturas y listar.

Fecha:
09/05/2008
Pg. 38 de 43
Descripcin
Facturas
Al ingresar a esta opcin Facturas le mostrar la factura actual.
Listar
Presione la opcin Listar, desplegar todas las facturas en forma cronolgica y descendente.

Fecha:
09/05/2008
Pg. 39 de 43
Descripcin En esta pantalla se muestran en forma de listado, las facturas que posee el patrono, al igual que en el resto de la aplicacin, se podrn utilizar los botones de navegacin ( ) para visualizar ms informacin.
Si desea imprimir la factura seleccionada presione las teclas CTRL + P. Los datos que se muestran en el listado son: nmero de factura, perodo, tipo de factura, situacin, monto facturado y monto pendiente (el monto pendiente incluye los montos por cuotas no canceladas de otras instituciones). Si se desea conocer con mayor detalle los datos de alguna factura se debe dar clic en cualquiera de las columnas del listado mostrado, hecho esto se mostrar la pantalla con el detalle de la factura seleccionada, similar a la que se muestra a continuacin. Le desplegar la informacin del mes y ao seleccionado:
Men Casos
Al seleccionar la opcin del men Casos se mostrar un listado de aquellos casos que han sido tramitados por el patrono o por un trabajador en el Departamento de Inspeccin.

Fecha:
09/05/2008
Pg. 40 de 43
Descripcin La informacin de casos mostrada es nicamente de consulta por lo que los datos no podrn ser modificados. Para poder visualizar con ms detalle algn caso, se podr dar clic en cualquiera de las columnas del caso que se desea detallar, con esto se mostrar la siguiente pantalla:
La informacin que se muestra en la pantalla es: nmero de caso, fecha de solicitud, estado del caso, inspector asignado, detalle del caso. En esta pantalla, se podrn realizar bsquedas de casos especficos de Inspeccin, para ello se debern indicar los campos, nmero de caso y estado del caso, resaltados en color celeste en la siguiente imagen:
Una vez indicados los criterios de bsqueda se deber presionar el botn buscar ( ) con lo cual se mostrar en pantalla la informacin del caso solicitado, en caso de que no se encuentre ningn caso se mostrar el siguiente mensaje:

Fecha:
09/05/2008
Pg. 41 de 43
Descripcin Desde esta pantalla tambin el usuario podr navegar entre los distintos casos de inspeccin del patrono, utilizando los botones de navegacin de acuerdo a como se indica a continuacin:
Ir al siguiente caso. Ir al ltimo caso. Ir al anterior caso. Ir al primer caso.
Men Informacin de Usuario

En la parte superior derecha de la pantalla inicial del sistema se encuentra la opcin Informacin de Usuario ( ).
Al ingresar a esta opcin se mostrar una pantalla similar a la que sigue:
Como se puede observar, se muestra informacin propia del usuario del sistema, como por ejemplo: usuario, nombre del usuario, perfil actual, hora de ingreso al sistema, tiempo en sesin, perfiles que tiene asignados el usuario y por ltimo la opcin de cambio de contrasea.

Fecha:
09/05/2008
Pg 42 de 43
Descripcin
Men Ayuda
En la parte superior derecha de la pantalla inicial del sistema se encuentra la opcin Ayuda que se constituye en una gua adicional para el uso de la herramienta.
Para efectuar un cambio de contrasea se debern digitar los campos: contrasea actual, nueva contrasea y confirmacin de la nueva contrasea y luego presionar el
botn Cambio de Contrasea (
).
La nueva contrasea debe estar compuesta nicamente por valores numricos por lo que no aceptarn caracteres alfabticos, dicho error se indicar por medio del siguiente mensaje:
Adems, la contrasea debe estar compuesta por un mnimo de 7 caracteres, por lo que si no cumple dicha condicin se mostrar el siguiente mensaje:

Fecha:
09/05/2008
Pg 43 de 43
Descripcin
Si digita la contrasea actual incorrecta, el sistema mostrar el siguiente mensaje:
Si el cambio de contrasea se efectu correctamente se mostrar el siguiente mensaje

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CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

Direccin Sistema Centralizado de Recaudacin rea Facturacin de Cuotas Obreras y Patronales

INSTRUCCIN DE TRABAJO Autogestin Planilla en Lnea IF-02

Subrea Facturacin Patronal y Registro de Informacin

TABLA DE CONTENIDO Autogestin Planilla en Lnea

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Reingresar trabajador. Mostrar listado de trabajadores para aplicar cambios.

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Producto: Planilla actualizada Web

Seleccione el nmero de segregado y sector especfico que desea utilizar.

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Descripcin La pantalla de facturas es la que se muestra a continuacin:

Pasos 1. Seleccione en el men principal la opcin Planilla. 2. Presione Presentar.

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Una vez presentada la planilla le mostrar el siguiente mensaje:

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Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho).

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Tipo de Jornada Diurna Mixta Nocturna Vespertina Parcial

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Tipo de incapacidad Fecha de fin de la incapacidad

Consultar incapacidades registradas Presione de nuevo el botn incapacidad.

Presione el botn Listar

), para consultar las incapacidades registradas.

Incapacidad se habilitar en la parte inferior de la pantalla

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) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.

Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho).

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Campo Fecha de inicio de pensin Observacin al cambio Tipo de pensin

) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.

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) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.

Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho).

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) con el fin que el cambio sea aplicado al trabajador.

Para regresar a la lista de trabajadores presione el botn (margen superior derecho).

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Descripcin Ahorro Extraordinario (*)

Campo Fecha del cambio Observacin del cambio Ahorro extraordinario

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Cuarto: Presione la opcin de ( realice con xito.