Taller de Coordinación de Reuniones y Asambleas

Mdulo II. Herramientas de procesos comunitarios Taller: Coordinacin de Reuniones y Asambleas.
Manual del participante
Liderazgo en Gerencia Comunitaria

Programa de capacitacin
Taller de Coordinacin de Reuniones y Asambleas Manual del participante

. Mdulo II: Herramientas de Procesos Comunitarios
Diseo instruccional: Maribel Piango
Universidad Catlica Andrs Bello
San Isidro a San Jos del Avila. Final Av. Baralt Norte. Al lado de la abadia. Edif.. Grupo Social CESAP. Caracas 1010. Venezuela. Telf: 58- 212- 862 74 23 /Fax: 58- 212862 71 82 Liderazgo en Gerencia Comunitaria www.cesap.org prosocialcesap@cantv.net
Mdulo II. Herramientas de procesos comunitarios Taller: Coordinacin de Reuniones y Asambleas. Manual del participante
INTRODUCCIN En nuestro barrio, casero o urbanizacin, como en muchos otros del pas, la gente se est organizando cada da ms para enfrentar juntos los problemas. Con mayor frecuencia, las instituciones pblicas y privadas propician espacios de reflexin, discusin y decisin comunitaria. La Ley de los Consejos Comunales est prxima a ser aprobada. Su objetivo es facilitar a las comunidades la atencin efectiva de sus diversas problemticas. Hoy en da existen en casi todas las localidades del pas cooperativas, Asambleas de ciudadanos, mesas tcnicas de agua, clubes deportivos, sociedades de padres, comits de usuarios, comits de salud y asociaciones civiles de diversa ndole, que buscan dar respuesta a los diversos problemas comunitarios. Sin embargo cmo lograr que todos los vecinos se interesen?, Cmo mantener efectivamente informada a la comunidad? Cmo resolver juntos los problemas que nos afectan a todos? En este sentido, se ha hecho prctica corriente la convocatoria a reuniones o Asambleas, que den respuesta a estrategias de accin colectivas. Ahora bien, si de algo tenemos experiencia en el trabajo popular, es sobre REUNIONES. En fin, se podra decir que la reunin es el mecanismo por excelencia que los promotores comunitarios hemos conseguido para trabajar permanentemente. Siempre nos estamos reuniendo. Una vez por semana, cada 15 das, cada mes La reunin es el espacio para encontrarnos, para relacionarnos, compartir ideas, analizar los problemas y las situaciones que nos envuelven. Las reuniones resultan los mejores momentos para buscar respuestas, trazar planes de accin, evaluar. En dos palabras: para formarnos y organizarnos. Por otra parte, las Asambleas han resultado posibilidades muy atractivas para validar de forma colectiva propuestas organizativas. Muchas veces hemos sido convocados a Asambleas de las cuales el porcentaje de asistencia regular no siempre es todo lo satisfactorio que se espera. Tampoco cuando hemos sido convocantes podemos hablar de 100% xito. Finalmente, en cuantas reuniones y Asambleas hemos estado? Cuntas hemos coordinado? Ya perdimos la cuenta! An as, no siempre podemos decir que todas las reuniones o Asambleas nos han salido bien. Por qu? Pues, porque los resultados de una reunin y de una Asamblea dependen, no slo de nuestros buenos deseos, sino tambin de los diferentes elementos que intervienen en esa actividad.
Esperamos que despus de este Taller tengamos mas herramientas para tomar las reuniones y las Asambleas en nuestra manos, en el buen sentido de la palabra. Que en adelante podamos convertir estos momentos tan importantes en espacios de crecimiento personal y colectivo.
Cul es el propsito de este taller? Propiciar una reflexin que ayude a identificar y analizar los aspectos que constituyen la dinmica de nuestras reuniones y Asambleas, para convertir las reuniones y Asambleas en espacios bien aprovechados. OBJETIVO DEL TALLER: Compartir estrategias y elementos clave para la efectiva organizacin y coordinacin de reuniones y Asambleas Comunitarias. Partiendo, para ello, de las diferencias existentes entre ambas frmulas de trabajo. CONTENIDOS: Definicin de Reunin y de Asamblea. Objetivos de ambos formatos. Lo que nos motiva a asistir a estas actividades y lo que nos desanima de ellas. Momentos y tipos de reunin. Estrategias e implementacin de una Asamblea. y al final Qu?
Nuestras reuniones, un lugar para encontrarnos.

La mayora de las veces, al participar en una reunin tenemos una motivacin para hacerlo.. Otras veces vamos, porque nos toca cumplir. Otras veces nos sentimos cansados, no le vemos la utilidad, tenemos miedo de que nos asignen una responsabilidad Sin embargo, la experiencia nos ha enseado que, entre las personas que asistimos a una reunin, se da un INTERS COMN: celebrar, informarnos, plantearnos problemas, buscar soluciones, planificar acciones, e. o. Este inters suele ser la causa principal para ENCONTRARNOS. Adems, existe entre nosotros una actitud comn de VALORAR el aporte, o lo que al menos significa, la presencia de los dems en la reunin (aunque a veces no lo expresemos d forma consciente). De ah, que busquemos ENCONTRARNOS con otras personas. Y si son muchas, mejor! Este inters por reunirnos aumenta cuando las personas nos conocemos y nos apreciamos. An ms cuando existe un compromiso entre nosotros. La confianza y el cario mutuo nos aseguran que vamos a sentirnos bien. El compromiso parte de inquietudes comunes y fortalece nuestra motivacin al encuentro. La esperanza tambin nos suele acompaar. Esperamos tener oportunidad de expresarnos, decir nuestras opiniones, escuchar y compartir ideas con los dems. Buscamos solucin a nuestros problemas. En pocas palabras, pensamos que nos podemos COMUNICAR, llegar a clarificarnos o llegar a algunos acuerdos. Organizarnos mejor, adelantar algn trabajo que vemos necesario. Muchas veces la reunin traer consigo la necesidad de desarrollar tareas, repartirse responsabilidades, y adems fortalecer nuestro compromiso, no solo con el grupo con el cual trabajamos, sino tambin con la comunidad. Esto nos resulta satisfactorio, pues sabemos que nuestro aporte es necesario, que el involucrarnos en una accin va a ser fuente de nuevos aprendizajes y va a expresar, de forma concreta, nuestra solidaridad con el barrio, la urbanizacin, el casero o el vecindario. En fin, a una reunin, por lo general, vamos esperanzados, motivados, concientes. En ella nos encontramos con un inters comn, una misma reocupacin, valorando a los dems, expresndonos y comunicndonos, buscando acuerdos colectivos. Asumiendo tareas y responsabilidades.
La reunin: significado y tipologa

La palabra reunin (re-unin) significa re-agrupamiento y unificacin. Una reunin la constituye un grupo de personas de parecido perfil, unidas en un espacio y tiempo, y con una preocupacin concreta para su anlisis, debate y aprobacin, con el fin de coordinar actuaciones posteriores. La reunin no es ms que el acto y efecto de juntarse, agruparse, asociarse. Existe en la mayora de los pases, el llamado Derecho de reunin, que implica el derecho pblico de los ciudadanos y ciudadanas a asociarse libremente, transitoria y espontneamente, o de manera organizada, por tiempo ilimitado y con fines preestablecidos. Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interaccin condicionar el objetivo o modalidad de reunin, su tiempo o duracin y las personas que deben asistir. La reunin es el espacio donde se toman decisiones consensuadas. La reunin es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizado por diferentes equipos, grupos, organizaciones y comunidades para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus miembros. Sin embargo, a menudo la mayora de la gente duda de su utilidad y eficacia. Varias son las razones de esta opinin: * Sensacin de innumerables reuniones y prdida de tiempo. * Reuniones no preparadas: los organizadores muchas veces convocan a una reunin, los interesados acuden y... a ver qu pasa! * Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear tcnicas y estrategias adecuadas. * No se toman acuerdos ni se determina un plan de actuacin posterior. * Si se toma algn acuerdo, no se especifica quin, cmo y cuando se realizar el seguimiento y control de su puesta en prctica. * El no llevar a efecto el acuerdo tomado, invalida con frecuencia la eficacia de una nueva reunin.
La participacin de los miembros que asisten a una reunin va a depender de tres aspectos bsicos: a) Nmero de asistentes * Cinco o menos de cinco: La reunin consigue gran eficacia y participacin e implicacin de los asistentes. Tiene la dificultad, sin embargo, de potenciar las influencias personales. Resulta ideal para preparar acciones. * Entre seis y diez miembros: Grupo de trabajo eficaz. equilibrio entre todas las variables que intervienen. Se favorece el
* Ms de diez y menos de veinte: Creacin de subgrupos de poder e influencia. Grupo poco eficaz para la toma de decisiones. * Ms de veinte: Grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones. Ya resulta un nmero muy grande para hacer efectivo el objetivo planteado. Corresponde ya a Asambleas, por ejemplo, de padres y representantes, a Asambleas institucionales o comunitarias. Grupos vlidos para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones que previamente ya se han trabajado y consensuado en equipos mas pequeos. b) De las caractersticas del grupo * Nivel de participacin, compromiso e implicacin. * Grado de informacin que se maneje previamente. * Grado de cohesin del grupo. * Respeto y validacin que se le de al convocante. c) Del tiempo o duracin La duracin de una reunin es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan. Definida por Mucchielli, la "intervencin" o "interaccin" es "un intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero". Podemos sealar que, a mayor participacin, mayor nmero de interacciones y mayor tiempo y duracin de la reunin. Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunin, aumenta progresivamente el nmero de interacciones y se
necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisin o llegar a un acuerdo. En este sentido, es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunin, el nmero de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la misma. Se recomienda tomar en cuenta otra serie de elementos a los fines de hacer eficaz el momento de la reunin. A saber: a) Convocatoria y celebracin. En algunos casos partimos del supuesto de que las personas interesadas por diversas razones, ya saben de la pauta de la reunin. La gente sabe que todos los primeros sbados del mes, a las dos de la tarde, estamos aqu. Yo no voy a andar detrs de los dems. El que le interese que venga! Esa es parte de nuestra labor motivadora: convocar, animar, chequear que las personas estn al tanto, recuerdan la hora, lugar y fecha, en fin estn en cuenta de la reunin pautada. La celebracin de muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco tiempo del que disponen los interesados, o la dificultad para encontrar tiempos para reuniones, puede restar eficacia e implicacin de los vecinos en las mismas. b) Preparacin Lo ideal es que la reunin est preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunin como por los participantes. De hecho, si una reunin no est preparada, no debera celebrarse. Sera una gran prdida de tiempo y restara mucha eficacia a sta y posteriores convocatorias. Segn la tipologa de la reunin, sta deber estar preparada individualmente, por Equipos docentes o por comisiones de trabajo. c) El cierre Terminar en un Plan de Actuacin, que posibilite la puesta en prctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas. Muchas reuniones resultan son ineficaces porque a su conclusin no se concreta un plan para llevar a cabo las decisiones tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la temporalizacin, etc.
d) Implementacin de las decisiones tomadas Si se quiere que una reunin sea eficaz, es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace as, las reuniones posteriores sern puramente formalistas. La gente perder la confianza en el grupo promotor y no pasar de ser una sesin de quejas por lo que no se hizo y por lo que significa el espacio como perdida de tiempo. La mayora, muy probablemente opta por no asistir. Para que? Eso es pura reunidera! Es pura perdedora de tiempo y no se resuelve nada. Todo el tiempo es lo mismo! Son expresiones caractersticas de quienes desisten de participar. Los tipos de reuniones Hoy tenemos reunin. No faltes! Cuntas veces decimos u omos esta frase? Una frase que tiene claro sentido cuando uno se siente responsable de la comunidad donde vive, y que hace que mucha gente nos pregunte: Para qu ustedes se renen tanto? Cada reunin tiene una razn de ser, unos objetivos precisos que trazamos quienes coordinamos, e incluso los propios participantes. Reunirnos sin tener estos objetivos claros es caer en REUNIOINITIS. Enfermedad que puede afectar a cualquier grupo de personas que no tengan una finalidad especfica y no se tracen metas para conseguirlas. Los objetivos que nos planteamos hacen que cada reunin tenga caractersticas propias, es decir, no hay dos reuniones iguales. Por lo tanto, el o los coordinadores y los participantes tendremos diferentes tareas y responsabilidades, segn el tipo de reunin y, a la hora de evaluar nos fijaremos ms en unos aspectos que en otros. Pudiramos clasificar las reuniones de diversas formas. La clasificacin podra ser por su objetivo o finalidad y por el nmero de participantes. A saber: 1. Por su objetivo o finalidad
A) Reuniones Informativas Los grupos y organizaciones comunitarias, los organismos pblicos con responsabilidad social y las instituciones que realizan acciones de accin social, deben brindar la mayor cantidad de informacin a los beneficiarios de un programa o afectados por un problema. Esto es fundamental para la adecuada toma de decisiones y la correcta planificacin de acciones que transformen la realidad en la que vivimos. La informacin es un elemento bsico para la toma de conciencia, para la formacin y la organizacin del pueblo. Los objetivos bsicos de una reunin informativa son el de brindar a los participantes los datos sobre el tema que se va a discutir; verificar si hay otras fuentes donde se puede conseguir mayor informacin; determinar si es suficiente la informacin recabada para lo que buscamos; permitir que todos participen, entiendan y se sensibilicen con la informacin, con los hechos que mueven la reunin. Para desarrollarla eficazmente debemos tener claro tres momentos: APORTAR: Los datos que ya se tienen organizados, los datos que se conocen. RECIBIR: Los datos que aportan los participantes, las interrogantes comentarios, opiniones sobre la informacin, sise conocen otros lugares o personas con quien informarse. REVISAR: Si se ha comprendido la informacin, las reacciones frente a la informacin recibida. El que dirige la reunin tiene que ser consciente del objetivo y no permitir discusiones o desviaciones que modificaran el objetivo de la reunin. Para ello es conveniente asignar tiempos lmites a las ruedas de intervenciones. Hay que considerar, no obstante, que no siempre ser la reunin el mejor modo para informar. Es necesario prever otros cauces de comunicacin y canales de informacin. Por ejemplo: Cartelera o mural comunitario de anuncios. Hojas informativas tipo boletn. A travs de los distintos delegados por sector. Afiches, rotafolios o pancartas.
Sin embargo debemos tener en cuenta que aunque se divulgue la informacin por diversos medios, es necesario estar abiertos a la posibilidad de incorporar elementos nuevos y propuestas distintas a las previamente establecidas. No se trata de un espacio para imponer decisiones, sino de intercambio, divulgacin y consulta con los interesados. Cmo podemos hacerlo?
Papel del coordinador de la reunin

MOTIVAR sobre la importancia y necesidad de la informacin. EXPONER de forma clara precisa y organizada la informacin que se tiene. PREGUNTAR si se entendi la informacin. De no ser as, clarificar mas ampliamente. Tambin es necesario preguntar si se conocen otros datos o lugares donde se pueda obtener mayor informacin. RESPONDER (con la ayuda del grupo promotor de la actividad) las inquietudes, reacciones y comentarios despertados por la informacin.
Papel de los participantes

ESCUCHAR los datos y opiniones que se aportan con una actitud, critica y abierta a la vez. PREGUNTAR lo que no se entendi o del aspecto que se desea mayor informacin. APORTAR nuevos datos (sise tienen) donde conseguirlos, las reacciones personales frente a la informacin, nuevas ideas o propuestas que surjan de la informacin.
Al terminar la reunin nos podemos preguntar: 1. Qu tan sencillo result recibir y entender la informacin? 2. Para que nos sirve poder manejar esta informacin? 3. Fue posible responder las inquietudes o dudas o finalmente todava quedaron interrogantes? B) Reuniones consultivo-deliberativas o de opinin En una comunidad todos tenemos derecho a expresar nuestra opinin, decir nuestra palabra frente a los problemas que nos ataen y frente a las situaciones que se presentan y vivimos. Promover reuniones de este tipo es crear un espacio para que la comunidad se pueda encontrar, escuchar, intercambiar ideas, conocer diferentes planteamientos y tener una visin ms amplia frente a las situaciones y los problemas
La finalidad de este tipo de reuniones es recoger las ideas y estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteado un grupo o una comunidad. Es para conocer mejor el problema o situacin a partir de los aportes de cada participante. Tambin funcionan este tipo de reuniones para promover la toma de conciencia de la comunidad ante un problema determinado o situacin que se presenta. En ellas se estudian las diversas alternativas o propuestas, analizando los pro y contra de cada una de ellas. En este tipo de reuniones no se toman decisiones, bien porque no es responsabilidad del grupo promotor de la reunin, o bien porque la decisin ser motivo de una reunin posterior, cuando las propuestas o soluciones estn ms claras y las decisiones ms consensuadas y trabajadas. No siempre es aconsejable que en una misma reunin se debatan y analicen propuestas o alternativas y se llegue a acuerdos o decisiones. Para desarrollarlas se deben asumir tres actitudes fundamentales: OPINAR intercambiando los datos que cada uno tiene, planteando los problemas, tomando posicin frente a las situaciones presentadas. Ser concreto. Ir al grano. ESCUCHAR con inters y apertura la opinin de los dems, teniendo una actitud crtica frente a las opiniones dadas y ampliando la opinin propia con los aportes recibidos. RESUMIR al final de la reunin las ideas expresadas. Sealar como se complementan, se refuerzan o se oponen cada una de las ideas expuestas. Papel del coordinador de la reunin Papel del participante
OPINAR y aportar lo que al respecto de la reunin conoce, reaccionar frente a las opiniones de los dems buscando la objetividad basado en la relacin de respeto mutuo. ESCUCHAR con atencin las opiniones de los dems, reflexionar sobre los aportes que recibe y relacionarlos con su opinin.
MOTIVAR y facilitar a travs de preguntas directas que las personas del grupo se expresen. COORDINAR el orden de palabra. RECOGER y devolver a los participantes, de forma clara, las opiniones emitidas. Sintetizar al cierre, los aportes dados.
En este tipo de reunin, para evaluar la actividad nos preguntamos: 1. Todos tuvimos suficiente oportunidad para emitir nuestra opinin? 2. Sentimos que nos escuchamos? Por qu? 3. La reunin sirvi para clarificarnos? C) Reuniones Formativas Aprender, capacitarnos, formarnos es una necesidad permanente de nuestro pueblo. Las leyes, las instituciones, las formas de participar nos exigen un proceso permanente de auto-educacin. Somos capaces de instruirnos, de reflexionar, de crear conocimiento y ponerlo al servicio de todos. Por esto las reuniones de formacin son muy importantes y tienen que ser frecuentes entre quienes trabajan en las comunidades. Estos espacios permiten mejorar nuestra formacin, nuestra conciencia y nos dan poder para actuar con mayor eficacia. La finalidad de las reuniones formativas es recabar ms informacin sobre un tema, desarrollar nuestra conciencia crtica a travs de la reflexin, transmitir, adquirir y/o ampliar conocimientos, destrezas y experiencias. En fin, generar conocimientos que pueden ser implementados en la accin popular. Todo ello es posible si coordinador y participantes: INVESTIGAN sobre un tema determinado a partir de una charla, audiovisual, libro, artculo, exposicin o pregunta. REFLEXIONAN y profundizan en los aportes que se han hecho. APRENDEN incorporando nuevos elementos a nuestra experiencia, buscando utilidad a lo aprendido.

ATENDER de forma abierta los aportes de cada uno, en la activa escucha y disposicin de aprender de los dems. No perder nada de lo que se dice, se lee y se explica. COMPRENDER revisando conceptos, pidiendo se aclaren las dudas y tomando nota para revisar posteriormente lo discutido. ANALIZAR las explicaciones y opiniones dadas teniendo una actitud atenta que permita ir haciendo relaciones y comprendiendo lo que se oye o se lee. Anotando las inquietudes, interrogantes, comentarios que despierta el tema. APORTAR sus opiniones personales con elementos que ayuden a profundizar el tema, incorporando puntos que no se comprenden o necesitan mayor reflexin.
BRINDAR INSTRUMENTOS que faciliten la investigacin y la reflexin del tema. ORGANIZAR LA REFLEXIN recogiendo las expectativas de los participantes, motivando el por qu y el para qu de la reflexin, explicando claramente los pasos a dar y la forma en que se va a hacer, chequeando si se ha entendido. RECOGER APORTES resumiendo las conclusiones que saquen los participantes.
Al cierre evaluamos: 1. Se cumplieron las expectativas que traamos? 2. La dinmica que utilizamos nos ayud a profundizar el tema? Por qu? 3. Cmo hacer para que mas personas de la comunidad se beneficien de esta reflexin? 4. Podemos incorporar algo de lo aprendido en nuestro trabajo? Qu y cmo? 5. Qu otros temas vemos conveniente profundizar o necesitamos otra sesin sobre este mismo tema? D) Reuniones Decisorias para la solucin de problemas Los grupos populares buscamos generar la participacin de la comunidad para poder solucionar los problemas que nos afectan. Por eso tenemos que proporcionar un lugar y un espacio donde la gente pueda dar su opinin sobre los problemas, tomando la decisin ms adecuada para
enfrentarlos. Juntos podemos ampliar nuestro punto de vista, lo que nos permite comprender mejor el problema, tomar conciencia frente a l y ponernos de acuerdo sobre como enfrentarlo de manera solidaria. En estas reuniones, que adems requieren de la toma de decisiones, nos permiten discutir los diferentes puntos de vista presentes en tal espacio. Sin embargo, la toma de decisiones siempre es complicada y compleja por dos razones: la decisin debe ser de calidad y siempre se corre el riesgo de no acertar y porque hay en los miembros del grupo anlisis distintos de la misma realidad, diferentes intereses, objetivos diversos, etc. Por eso es aconsejable que, si la decisin es importante y de gran incidencia en el grupo o la comunidad, haya sido discutida y debatida con anterioridad. Habr que tener en cuenta los puntos favorables y los puntos en contra, las causas y consecuencias, en reuniones deliberativas del mismo grupo o comunidad. A la reunin decisoria es necesario ir con propuestas, y la decisin debe venir consensuada por los grupos o las comisiones a las que se ha encargado el estudio del problema o de la situacin planteada. De all que lo mas aconsejable es que esta reunin se plantee precisar el problema y motivar a la comunidad respecto a su solucin, analizar el problema y plantear alternativas de accin (diferentes maneras de resolverlos) y tambin escoger la posible alternativa (va toma de decisiones) para enfrentar juntos el problema. Una reunin de ms de seis o siete personas para decidir o tomar una decisin, no es tcnicamente aconsejable, como ya se ha dicho. Entonces debemos estar en disposicin de: INFORMAR dando y recibiendo datos y opiniones sobre el problema, as como presentando alternativas. ANALIZAR y discutir los datos, sus causas y consecuencias, tanto como discutir los pro y los contra de las alternativas dadas. DECIDIR tomando y asumiendo decisiones para enfrentar el problema y precisar el siguiente paso a dar (programar la accin).
Papel del participante
PLANTEAR EL PROBLEMA dando a conocer las informaciones respecto al problema y recibiendo otras. ESTRUCTURAR LAS OPINIONES tomando en cuenta los puntos positivos, negativos e interesantes, resaltando las consecuencias, secuelas y puntos de vista diferentes. FORMULAR ALTERNATIVAS haciendo sntesis de las alternativas propuestas por el grupo y dirigiendo la reflexin para la efectiva toma de decisiones. VERIFICAR chequeando con el grupo las decisiones tomadas para buscar consenso. CONCRETAR LAS TAREAS dejando claro quin las realizar?, cmo se realizarn? y cundo se realizarn?
ESCUCHAR con apertura a lo que el otro dice y esforzndose en comprender lo que el compaero quiere decir. DIALOGAR expresando nuestra opinin sobre el problema, confrontando las opiniones de los compaeros con las nuestras e incorporando elementos nuevos a lo que pensamos. APORTAR formas concretas de solucionar el problema (alternativas), as como los pro y los contra de las alternativas. TOMAR POSICIN decidiendo sobre cual es la mejor forma de enfrentar el problema y dando razones claras (argumentando) que apoyen cada decisin. ASUMIR RESPONSABILIDADES comunicando al grupo en que podemos comunicar y apoyar.
Finalmente al cierre de la reunin, nos podemos preguntar: 1. Se cumplieron los objetivos de la reunin? 2. Pudimos expresarnos con libertad y ESCUCHAR a los dems? 3. Qued clara la alternativa elegida y el prximo paso a dar? E) Reuniones de anlisis de la realidad La realidad que vivimos no es esttica. Cambia continuamente debido a una serie de factores que intervienen en todo momento. Una comunidad que busca organizar acciones, que respondan a sus
necesidades, tiene que empezar por analizar la realidad que vive. Mientras ms personas participen en el anlisis, ste ser ms real y objetivo. Las reuniones de anlisis de la realidad facilitan el desarrollo de la conciencia y motivan para la accin. Su finalidad es poder recolectar la mayor cantidad de datos sobre la realidad y poder formular los problemas existentes, o analizar un problema que ya se ha identificado. As mismo, estas reuniones permiten detectar cmo cada persona vive e interpreta estos problemas, as como analizar las causas y consecuencias de los mismos. Y finalmente, estas reuniones tienen el objetivo adicional, de llegar a hacer un diagnstico que nos permita clarificar cules son los problemas prioritarios sobre los que debemos empezar a programar acciones. Para lograr tales objetivos debemos: DESCRIBIR de la forma ms objetiva posible los datos de la observacin directa de la realidad y el contacto con las personas que viven en ella. ORGANIZAR los datos, los que mas se repiten, los que son diferentes o contrarios y con ello poder formular los problemas de forma concreta y precisa. ANALIZAR las causas y las consecuencias de los problemas. Las inmediatas, las coyunturales (o del momento) y las primarias (o estructurales). DECIDIR los problemas que ameriten empezarse a resolver. Es decir, los de intervencin inmediata. Papel del coordinador de la reunin
RECOGER Y AGRUPAR los datos que aporten los participantes. PRESENTAR con claridad los problemas y las alternativas de accin que se formulen. SINTETIZAR las causas y las consecuencias que se presentan. PRECISAR las conclusiones y acuerdos a que se llegue

RECORDAR lo observado, sin emitir juicio, tratando de ser objetivo. ESCUCHAR Y RELACIONAR los datos aportados por los dems participantes. FORMULAR los problemas muestren los datos. que nos
ANALIZAR las causas de los problemas y las consecuencias para la comunidad. SUGERIR acciones y tareas a realizar.
Para este tipo de reunin, las preguntas de evaluacin recomendadas son: 1. La comunidad particip de forma significativa en el anlisis? 2. Pudimos identificar las causas de los problemas y tomar conciencia de sus consecuencias en la comunidad? 3. Nos quedaron claras las alternativas de accin que se presentaron? 4. Necesitamos recabar mas datos? Cmo vamos a hacerlo? F) Reuniones de programacin Las cosas no salen por arte de magia. Si queremos realizar acciones eficaces, que fortalezcan la formacin y la organizacin, mejoren las condiciones de vida y respondan a las necesidades de la comunidad, tenemos que programar el trabajo. Ahora bien, programar es precisar capacidades, potencialidades, condiciones y limitaciones existentes. Con base a ellas, organizar los pasos que hay que dar para lograr las metas que nos hemos propuesto. De all que, los objetivos de este tipo de reunin sern clarificar qu queremos hacer y por qu queremos hacerlo, conocer los recursos humanos y materiales que necesitamos y ver dnde y cmo podemos conseguirlos. As mismo, en este tipo de reunin es necesario decidir cmo, cundo y con quin vamos a realizar la accin o el plan que nos hemos trazado, as como fijar cmo y con quin vamos a ir evaluando la marcha de la actividad. Tales condiciones nos obligan a: TRAZAR OBJETIVOS para definir con certeza qu queremos conseguir, porqu lo queremos conseguir, y los resultados esperados para la comunidad. FIJAR METAS determinando el tiempo y los diferentes pasos que tenemos que dar para conseguir los recursos humanos y materiales necesarios. DISTRIBUIR TAREAS asumiendo diferentes responsabilidades de forma solidaria, aportando cada uno su parte e involucrando a otros sectores de la comunidad. EVALUAR cundo y quines vamos a revisar la accin, as como definiendo qu es lo importante de ser evaluado. PROYECTAR estableciendo nuevas formas de accin de acuerdo a los aprendizajes realizados.

CLARIFICAR la finalidad y los objetivos de la accin que fijan los participantes. PRECISAR los pasos o metas, los recursos necesarios, las responsabilidades que hay que asumir y los detalles prcticos, operativos y logsticos. FACILITAR la participacin de todos.

PROPONER los queremos alcanzar. objetivos que
ANALIZAR las actividades, el tiempo y los recursos que se necesitan para alcanzar los objetivos. DECIDIR los detalles que hay que programar. RESPONSABILIZARSE especficas. de tareas
Para evaluar este tipo de reunin nos preguntamos: 1. Logramos trazar objetivos claros y factibles? 2. Hemos podido prever los recursos que vamos a necesitar? 3. Tenemos bien especificadas y distribuidas las tareas? 4. Sabemos qu queremos evaluar? Cundo y con quin vamos a hacerlo?
G) Reuniones de evaluacin El mejor instrumento de aprendizaje y de control que tienen los grupos y organizaciones es el de la evaluacin. Accin-reflexin-accin es la metodologa que nos facilita crecer como personas y como comunidad, afianzndonos como grupo e influyendo en nuestra realidad. La prctica reflexionada y analizada es lo que nos permite descubrir si estamos avanzando, si estamos consiguiendo la finalidad que nos proponemos. Por esto es importante la participacin de todos (comunidad y grupo) cuando evaluamos las actividades. Evaluar es entrar en dilogo con nuestras acciones para reflexionar sobre qu hemos hecho, qu hemos aprendido, qu nos queda por hacer y por aprender. Cul es el prximo paso a dar. Es por ello que este tipo de reuniones se plantea analizar si se cumplieron los objetivos de lo que habamos programado y/o se lograron otros, medir cuantitativa y cualitativamente los resultados de la actividad o accin, aprendizaje que
gener, cmo se cumplieron las responsabilidades. Y, finalmente, la reunin de evaluacin nos permite conocer los efectos sociales de la actividad realizada, sus saldos en cuanto a: -Legitimacin del grupo en la comunidad, o, de la comunidad ante un sector ms amplio. -Organizacin, participacin y poder de decisin Es necesario estar atentos a: INTERCAMBIAR como se vivi la actividad y los aportes personales y grupales ANALIZAR si se cumpli la finalidad de la accin, lo que signific para las personas, para el grupo, para la comunidad. Tambin deben analizarse los logros, las fallas y las dificultades.
Papel del participante
MOTIVAR para que el grupo indique los puntos que quiere evaluar, para que todas las personas se expresen libremente y para que se llegue a conclusiones concretas. PRECISAR las ideas constantes y las diferencias de los aportes sobre logros, fallas y dificultades. FACILITAR la precisin de nuevas actitudes, estrategias y acciones que se desprenden de la evaluacin.
INTERCAMBIAR como vieron y vivieron las actividades, e intercambiar igualmente los aprendizajes logrados. ANALIZAR la accin de acuerdo a los objetivos propuestos, las actitudes y responsabilidades personales y grupales, y la influencia tanto formativa como organizativa que tuvo la accin en la comunidad. APORTAR propuestas para mejorar las nuevas acciones.
Tambin es necesario evaluar esta reunin (aunque ella ya sea de evaluacin), pues se trata de una actividad como cualquier otra. Para este caso, nos ayudara preguntarnos:
1. Hemos dado participacin a la comunidad en la evaluacin? 2. Llegamos a elaborar conclusiones objetivas? Por qu? 3. Qu nos dej esta reunin de evaluacin para el futuro? Estos son slo algunos de los tipos de reunin ms frecuentes en las comunidades y los grupos organizados. Y siempre es necesario y conveniente que: 1. Los miembros de una reunin conozcan perfectamente los temas de las reuniones y la finalidad de las mismas. 2. Los Equipos Directivos, promotores o coordinadores de la reunin procuren separar y no hacer coincidir en una misma reunin diversos temas y finalidades, ya que los miembros de la reunin tienden a unirlos. Es necesario que si en el orden del da de una reunin hay varios puntos a tratar, los integrantes de la misma separen las finalidades y los temas. Y esto es responsabilidad de quienes dirigen o conducen la reunin. Siguiendo con los tipos de reunin Como hemos visto, son muchos los tipos de reuniones comunitarias si los consideramos por su objetivo o finalidad. Ahora bien, veamos como se clasifican las reuniones por el nmero de miembros. 2. Por el nmero de miembros participantes: A) Reuniones de grupo pequeo (de 3 a 7 miembros) Estas reuniones de pequeo grupo son las ideales para lograr un trabajo eficaz. En ellas se pueden tomar decisiones y lograr que todas las personas participen, se impliquen y colaboren. Estas reuniones son propias de Equipos Directivos, delegados por sector, e. o. Su duracin efectiva oscila entre 45 minutos y hora y media. Dependiendo de la intensidad del tema a trabajar, pudieran ser jornadas de larga duracin completndose en 4-5 horas. B) Reuniones de grupo mediano (8 a 20 miembros) Estas reuniones son tiles para informar, consultar y debatir situaciones o problemas. Es el grupo ideal para la formacin, sobre todo cuando el objetivo que se persigue es el cambio de actitudes y la formacin
de opiniones. No son aconsejables para tomar decisiones y llegar a acuerdos, ya que para esto se necesita mucho tiempo. En estos casos la accin de los grupos es lenta y se precisa de un lder con gran influencia y ascendencia en el grupo. La duracin idnea de estas reuniones est entre una hora y hora y media efectivas, a menos que se trate de reuniones formativas, las cuales pueden requerir con un poco mas de tiempo. C) Gran grupo (20 a 40 miembros) Estas reuniones son propias de comunidades o sectores. El objetivo que se persigue es la informacin, puesta en comn y el ratificar o aprobar decisiones o acuerdos que han sido consensuados previamente en comisiones de trabajo. Este alto nmero de asistencia podra llegar a representar una Asamblea. La duracin adecuada est entre una hora y hora y media. Este tipo de reuniones es muy lento y necesita una gran labor de coordinacin o conduccin de la sesin. Pueden ser de escasa eficacia y nulo rendimiento, produciendo desnimo, as como poca implicacin y participacin de sus miembros. Si todas las reuniones deben ser preparadas, las de gran grupo exigen una previa y cuidadosa preparacin, tanto por parte de la persona que las debe conducir o coordinar como por parte de sus participantes. D) Asamblea (ms de 40 participantes) Aunque se anexa un aparte informativo en esta materia, cabe destacar que estas reuniones son propias de Asambleas. Se recomienda que la Asamblea nicamente tenga un objetivo, y ste, de carcter informativo.
Fases o momentos de una reunin

Para que una reunin llegue a feliz trmino debemos tener en cuenta que ella consta de varios momentos, cada uno de los cuales es sumamente importante, dado que de su adecuada atencin depender el xito del espacio. Nos referimos a: 1. 2. 3. El anlisis y estudio de su necesidad. La preparacin. La ejecucin. a. Bienvenida. b. Presentacin. c. Introduccin. d. Desarrollo. e. Evaluacin al cierre de la jornada.
4. 5.
La Evaluacin posterior por parte de los organizadores. La implementacin de los compromisos contrados (seguimiento).
1) El anlisis y estudio de su necesidad El grupo promotor de una reunin debe plantearse: a) Es necesaria la reunin? Para considerar la necesidad o conveniencia de una reunin, se analizan dos aspectos: a.1) Necesidad tcnica * Si existe la necesidad de comunicar o de informar, revisemos si la reunin es el mejor medio para transmitir esta informacin, dada la importancia o la naturaleza de la misma. * Es conveniente y necesaria una reunin para pedir la opinin, sugerencias o propuestas a un grupo de personas? a.2) Necesidad de interrelacin o comunicacin En este caso evaluemos si lo que buscamos es: * Fomentar la participacin e implicacin de la comunidad, las organizaciones... * Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo grupal. * Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros de la Comunidad. b) Es la reunin la tcnica y el procedimiento ms adecuado para afrontar el tema o resolver el problema? Existen procedimientos como la elaboracin de notas informativas, el cuadro de avisos o tabln de anuncios, los horarios de visitas, que a veces, hacen innecesario algn tipo de reuniones. c) Cul es el momento ms propicio o adecuado? Ciertos das y algunas horas son ms propicias para la convocatoria y celebracin de reuniones. Por ejemplo, en comunidades rurales, por lo general, las horas de la maana son utilizadas para el trabajo agrcola. Pasadas las primeras horas de la tarde se abren posibilidades de encuentro
en reuniones. Por lo general, las amas de casa durante las horas de reposo de la tarde suelen disfrutar de la programacin televisiva (novelas). Si en cambio, trabajamos en comunidades urbanas como barrios donde la situacin delictiva tiene una fuerte presencia, las horas de la noche resultan las menos favorables. * Durante la semana en horas de la tarde-noche, despus que los interesados llegan del trabajo. * Los fines de semana. 2) La preparacin Ya hemos decidido que es la reunin la mejor manera de tratar determinado tema. Ya determinamos el mejor horario y da para que se lleve a cabo. Ahora procederemos a prepararla. Preparar una reunin tambin significa que el grupo coordinador debe atender a: a. Las condiciones materiales: la sala de reunin, su espacio de acuerdo al nmero de invitados, su iluminacin y temperatura, los equipos necesarios (sillas, mesas, atril, papel, marcadores, cinta adhesiva, la computadora, el equipo de proyeccin.), las condiciones del lugar dispone de electricidad? funcionan los interruptores y las conexiones elctricas? hay bao cercano? tiene agua, papel sanitario? necesita aseo? Los recursos materiales para los presentes (hojas tamao carta, lpices, sacapuntas). Incluso refrigerios o sencillamente cafecito para amenizar. No debemos olvidar una planilla de asistencia que debe ser firmada a medida que se va llegando (puede recoger datos como nombre, edad, sexo, telf., correo electrnico, zona de residencia y algn otro aspecto de inters para los organizadores.) b. La fijacin del orden del da (la agenda) y la determinacin de las personas que deben asistir. Ello tomando en cuenta el tema de la reunin, el cual debe ser real y afectar e interesar al grupo. Es el momento de chequear quien podra responsabilizarse de recoger la minuta de la reunin. Recomendable asignar esta tarea a quien ha probado capacidad de recoleccin de datos en discusin. Se deber recoger la asistencia, la hora de inicio y cierre, la agenda pautada y la ejecutada, los aspectos relevantes de la sesin, los puntos crticos, los aportes, las dudas, los consensos y los disensos. As mismo debe definirse en este momento quien ser el moderador o moderadora de la reunin, quien debe caracterizarse por determinado perfil del cual nos ocupamos mas adelante. c. El anlisis previo de los posibles aspectos problemticos del tema. Los puntos lgidos (crticos) que podran desatar discusiones difciles de
manejar. El grupo promotor de la reunin debe tener claro los datos esenciales, los posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesin de trabajo, las alternativas y propuestas posibles, etc. d. La determinacin data del objetivo de la reunin. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisin. e. La Convocatoria. Debe realizarse siempre que sea posible con un plazo amplio. Debe indicarse la finalidad de la reunin, el orden del da (tema de la reunin). Tambin se seala con claridad la fecha, el lugar y la hora de la reunin. Puede especificarse la duracin prevista. Y en algunos casos necesarios solicitar a los convocados llevar la documentacin, los datos, los problemas, las propuestas; todo aqullo que pueda ser analizado y estudiado por las personas que van a asistir. Puede convocarse por diversas vas. * Oral: a travs de contacto personal con los interesados informndoles datos importantes. * Escrita: por pequeas hojas que se entregan en cada vivienda (volantes), o por afiches manuscritos (hojas de rotafolio) que se colocan en sitios clave (abastos, paradas, escuelas, ambulatorios, o todos aquellos sitios de concentracin de personas) La fase preparatoria es de suma importancia para una reunin eficaz. 3) La ejecucin Lleg el da de la reunin. Se convoc a 15 personas para discutir un tema determinado. Los volantes fueron entregados hace una semana y en los abastos y paradas del barrio se colocaron sendos rotafolios con letra grande y legible indicando tema, hora, lugar y fecha de la reunin. Ayer les recordamos la hora y lugar. Hoy estamos en el sitio al menos una hora antes para preparar los detalles logsticos de ltima hora: organizar la posicin de las sillas, acondicionar el sitio en caso de que necesite un poco de limpieza, colocar un atril, papel, marcadores, o de ser posible y necesario, video beam y la computadora que nos permitir proyectar datos clave de la sesin. Podemos probar con calma que los equipos funcionen. Todos los responsables de la reunin all presentes repasamos los detalles, la agenda, los materiales necesarios, el caf o refrigerio en fin todos los detalles.
Mientras los convocados llegan, se les recibe con un saludo directo, mirando a los ojos, saludando afectivamente y agradeciendo la presencia e invitndoles a firmar la planilla de registro de asistencia. Ahora la reunin debe comenzar con puntualidad. Por supuesto, en mucho depender de la hora en que lleguen los convocados. Pero no se debe retrasar demasiado el inicio (no ms de 15-20 min.) a) Bienvenida Para iniciar formalmente la reunin, damos una cordial bienvenida. Creamos un ambiente de confianza entre los asistentes. Evitemos la tentacin de regaar de entrada a quienes fueron convocados y no vinieron, o a quienes vinieron pero llegaron tarde, esto genera de entrada un ambiente desagradable y desmotivador. b) Presentacin
DE LOS CONVOCANTES: Debemos evitar el descuido de no presentarnos. La presentacin debe ser en nombre de la organizacin convocante, la cual, por mucho que sea conocida, debe ser presentada adecuadamente. DE LOS PRESENTES: Si no nos conocemos, o nos conocemos poco, se aplicar un juego o una dinmica de presentacin corta y activa, o sencillamente, indicando nombre, sector de residencia y rol comunitario. Si el grupo se conoce ampliamente podemos hacer una dinmica o juego de entrada para entrar en confianza, romper el hielo y animarnos a estar juntos. La idea es crear un ambiente agradable.
c) Introduccin EXPECTATIVAS: Es la oportunidad para chequear las expectativas. As podemos constatar si todos tienen claridad de la actividad. Ocurre que si el volante o el rotafolio no fue muy claro en el objetivo, la gente cree que la reunin es para algo diferente a lo previsto. Por ejemplo, si la invitacin deca: reunin para tratar el asunto de las viviendas de la calle 2, los asistentes suponen que se trata de una oportunidad para obtener vivienda nueva, cuando en realidad es para levantar informacin de la problemtica existente. De ser as, los presentes podran sentirse defraudados por la convocatoria y hacer reclamos o retirarse masivamente. OBJETIVO: Es el momento de presentar el objetivo de la reunin y con ello aclarar aquellas expectativas que no se podrn satisfacer en este espacio.
Abriendo la posibilidad de que tales expectativas sean cubiertas en momento posterior a la reunin. AGENDA: Se presentan y clarifican los puntos del orden del da y se prioriza el tratamiento de los puntos previstos. ESTRATEGIA: Se define con claridad y precisin la tcnica o estrategia a emplear en la reunin. d) El desarrollo de la reunin Momento de suma importancia porque declara definitivamente entrado el tema, es el de mayor duracin de la reunin. En l aportamos y compartimos inquietudes y ponemos a prueba nuestro crecimiento como grupo. Expresamos nuestras opiniones sobre el tema, hacemos propuestas, tomamos decisiones, llegamos a acuerdos y distribuimos las responsabilidades. En el desarrollo efectivo de la reunin, tendr gran responsabilidad el moderador o moderadora. Debe emplear todas las estrategias disponibles para evitar que fracase el encuentro o que los asistentes se lo lleven a terrenos diferentes a lo previsto. El moderador deber conducir la reunin teniendo en cuenta dos planos: d1) Plano de la efectividad, dirigido a * La consecucin de los objetivos de la reunin. * La aplicacin de la tcnica planificada. Para conseguirlo el conductor de una reunin debe cumplir las siguientes tareas: REFORMULAR las opiniones individuales que sea preciso resaltar y que puedan estimular las interacciones. CENTRAR continuamente los debates y propuestas hacia la finalidad y tema de la reunin. REFORMULAR o hacer las sntesis de una intervencin larga. HACER las sntesis entre varias opiniones. SNTETIZAR cada fase o cada punto del orden del da. REALIZAR el resumen final de la jornada.
EVITAR disgregaciones y huidas del tema. MANTENER el orden y turno de palabra. DESTACAR los puntos de acuerdo o desacuerdo. MANTENER en la reunin un ritmo adecuado. Un ritmo lento cansa, desanima, aburre y adormece. Un ritmo muy rpido genera exaltacin. b) Plano de la comunicacin, dirigido a: * La creacin de un buen ambiente y clima agradable (sensacin de igualdad). * La animacin a la participacin. El conductor de la reunin debe buscar un ambiente o tono cordial, un clima de confianza y debe estimular el inters de las personas asistentes. Se debe evitar: CONTESTAR personalmente a las cuestiones que se planteen. INTERVENCIONES cuyos planteamientos aluden a cuestiones personales. PARTICIPACIONES basadas en las descalificaciones personales. POSTURAS que hagan sentir que las decisiones estn ya tomadas. Se debe potenciar: INTERVENCIONES de todas las personas asistentes. RESPETO a todas las opiniones e intervenciones. CREACIN de confianza, cooperacin y cordialidad. Para favorecer estos resultados, el moderador o moderadora deben dominar determinadas tcnicas entre las que destacan: LA REFORMULACIN: Consiste en recoger una opinin, un juicio, una propuesta, una aprobacin, etc., realizada por cualquier participante y reformularla de nuevo para la reconsideracin del grupo. Se hace cuando la aportacin es interesante y conveniente para la consecucin de los objetivos, o cuando convenga tener en cuenta varias aportaciones y haya que resumirlas y entresacar lo que tienen en comn o de diferencia.
Cmo se hace? * Reflejo puro y simple: repeticin textual. * Resumen: presentacin de lo esencial. * Nueva reformulacin: se repite la idea con otras palabras. LA REESTIMULACIN: Consiste en animar a la participacin y a la interaccin de los asistentes en la dinmica de la sesin de trabajo. Para ello se procede de la siguiente manera: 1. Pregunta-test: Tiene por objetivo definir una palabra o concepto que los participantes utilizan con significados claramente distintos. Se utiliza tambin para definir una palabra desconocida o una alusin oscura. 2. Invitacin directa a participar: Se emplea para hacer hablar o intervenir a una persona que ha permanecido en silencio durante un cierto tiempo o a un participante que, por sus gestos, parece querer intervenir. Este procedimiento conviene emplearlo con aquellos miembros que guardan silencio en las reuniones y posteriormente boicotean las decisiones o acuerdos con sus palabras o actuaciones. 3. Peticin de complemento: Invitar a completar puntos de vista distintos u opiniones diferentes. 4. Pregunta eco: El moderador devuelve al participante su propia pregunta y con su misma formulacin, pidiendo que sea l quien responda, ya que es su responsabilidad o conoce el tema. 5. Pregunta rebote: El moderador devuelve la pregunta hecha por un participante a otro. 6. Pregunta recuerdo: Consiste en una pregunta o una cuestin planteada anteriormente y que qued sin contestacin. 7. Resmenes o sntesis parciales. Sin embargo, el conductor o conductora encuentra en una reunin una serie de dificultades. Las ms frecuentes son: SILENCIO PROLONGADO del grupo. Para ello conviene mantener, a veces, el silencio y que el grupo se enfrente a la situacin, o en su defecto, aplicar tcnicas de estimulacin.
CHARLATANERA INOPORTUNA de algunos participantes. Cuando esta situacin provoque en el grupo una sensacin de malestar, convendr recordarle a la persona lo limitado del tiempo y la necesidad de que otras personas hagan uso de la palabra. En ltimo trmino, habr que cortarle la palabra y concedrsela a otro miembro o aprovechar la ocasin para pedir la opinin de un participante silencioso. En reuniones de muchos miembros, conviene la limitacin de tiempo en las intervenciones. Debemos tener siempre presente, que toda agresin del moderador contra un participante provoca generalmente en todo grupo una solidaridad con el miembro atacado y, por tanto, una alianza tctica con l y contra el moderador o conductor de la reunin. DESVIACIONES DEL TEMA por parte de un miembro. Estas desviaciones y evasiones no deben aceptarse en lneas generales y el moderador debe intervenir para reconducir la reunin al tema y objetivos propuestos. Cuando las desviaciones son continuas y sistemticas, conviene que nos preguntemos si no estamos ante un posible saboteador o saboteadores de la reunin. SABOTEO SISTEMTICO por parte de uno o varios participantes. Debemos analizar las causas, pero ser necesario que cuanto antes el conductor de la reunin o el propio grupo se enfrente con la actitud y posiciones de algunas personas. No siempre es conveniente que sea el coordinador el que acte. EVASIONES del grupo. Son mecanismos de defensa que emplea el grupo para no enfrentarse con el tema, problemas o conclusiones a las que se puede llegar. En estos casos, el coordinador se debe dar cuenta del malestar existente y tomar la decisin de: * Hacer que el grupo se enfrente con el tema o problema. * No abordar el tema y dejarlo para otro momento. * Enfrentarse con la situacin desde otra perspectiva o enfoque del problema. e) El cierre y la evaluacin de la reunin El coordinador de una reunin debe conseguir que la sesin de trabajo no concluya sin: 1. Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.
2. Ser clarificadas las tareas y actividades que harn posible la puesta en prctica de los acuerdos y decisiones tomadas. 3. Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecucin de cada tarea o actividad. 4. Ser asignados las estrategias y los recursos para cada tarea o actividad. 5. Una programacin de tareas y actividades. 6. Una evaluacin de la reunin por parte de los asistentes. En la evaluacin hacemos una confrontacin de los resultados, con los objetivos y expectativas que habamos precisado al comienzo. Hacemos el cierre con un resumen de los acuerdos que se han tomado y, finalmente, 7. Expresar los sentimientos que experimentamos durante el desarrollo y ponerse de acuerdo para un prximo encuentro. Es la hora de despedirnos con la satisfaccin del trabajo realizado y dispuestos A la carga! Animados y renovados para continuar nuestro trabajo 4. La Evaluacin posterior por parte de los organizadores Pocos das despus de desarrollada la reunin, los organizadores de la actividad, tal como previamente se sentaron a prepararla, deben trabajar en una sesin de evaluacin de la jornada. Con ello chequearn las fallas cometidas, las dificultades que se les presentaron, como resolvieron ambos aspectos, los aprendizajes, logros y oportunidades que han surgido de la reunin. En este momento se define la forma de hacer seguimiento a los acuerdos establecidos en la reunin. 5. La implementacin (Seguimiento) de los compromisos contrados
Posterior a la reunin es necesario el seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por parte de las personas responsables e implicadas. De no ser as, cualquier decisin o acuerdo puede incapacitar a un grupo y a su coordinador para tomar nuevos acuerdos en reuniones posteriores. La razn de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y acuerdos adoptados. Cada reunin debera comenzar con la lectura del acta anterior y la revisin de la puesta en prctica de los acuerdos.
Tcnicas o estrategias de trabajo en una reunin

La tcnica o estrategia a emplear en una reunin depender de sus variables o elementos: nmero de miembros, objetivo o finalidad, objeto o tema de la reunin y tiempo disponible. Presentamos algunas de las principales tcnicas empleadas ms comnmente: EL ESTUDIO DE DOCUMENTOS. Por ejemplo, el borrador de acta constitutiva de la organizacin que estamos por registrar. La reunin se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo anlisis y debate en comn se obtendrn unas conclusiones o decisiones de equipo. EL ESTUDIO DE CASOS. Por ejemplo, familias de un determinado sector se ven afectadas por un posible desalojo a causa de inestabilidad de la zona donde viven. El proceso de la reunin se basar en unos datos o hechos, sobre los cuales el equipo reunido debe: * Estudiar el hecho o los datos e implicacin de personas. * Analizar las causas o motivos. * Prever las consecuencias. * Deducir unas conclusiones o tomar una actitud. * Decidir una estrategia de accin. EL ANLISIS DE ANTEPROYECTOS. La reunin consistir en el anlisis, debate y toma de postura de un grupo comunitario ante una propuesta o anteproyecto que uno o varios miembros del proponen al grupo. LA DISCUSIN GUIADA. Esta tcnica es aconsejable en reuniones de trabajo grupal. No es apropiada para reuniones de ms de ocho o diez miembros. Es aconsejable para una discusin abierta o poco preparada en la que un grupo de trabajo analice un problema o un tema muy particular. No es la ms recomendada para la toma de decisiones o para llegar a acuerdos, sobre todo en aspectos importantes y de trascendencia en la organizacin. Es aconsejable en reuniones de carcter formativo o consultivo-deliberativo. EL TORBELLINO DE IDEAS o tambin conocida como lluvia de ideas. Esta tcnica es adecuada para recabar informacin, de una forma poco
sistemtica, en la reunin de un grupo. Consiste en pedir a los miembros participantes que expongan de una manera espontnea y sin complicacin, ideas, conceptos o breves reflexiones sobre un tema o aspecto. Toda la informacin recabada de esta manera poco reflexiva y espontnea es posteriormente tratada, analizada y estructurada. Mediante esta estrategia se obtiene de una forma creativa y divergente un amplio abanico de formas de pensar o actitudes ante una situacin o tema planteado. Esta tcnica tiene la ventaja de que es breve, de poca duracin y anima a la participacin a todos los componentes de la reunin. LA PUESTA EN COMN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO. Los grupos de trabajo eficaces son equipos menores de diez personas. Previamente a las reuniones, es preciso a veces trabajar en Comisiones o Equipos y hacer posteriormente puestas en comn, donde los diferentes Equipos o Comisiones comuniquen sus anlisis, sus razonamientos, propuestas y alternativas al gran grupo. Estas reuniones no deben tener un carcter decisorio, sino nicamente de informacin y de confrontacin de ideas o actitudes. Si fuera necesario tomar decisiones, se hara en una reunin posterior y con una tcnica diferente. Esta tcnica puede, por ejemplo, mezclarse con la de Estudio de documentos. Si por sectores de una comunidad se analiza, por ejemplo, la Ley de los Consejos Comunales con la idea de crear un reglamento de funcionamiento de nuestro Consejo Comunal, para fecha posterior delegados de cada sector se podran reunir para poner en comn las observaciones o comentarios de los vecinos. En momento posterior, a travs de una Asamblea puede trabajarse con la comunidad para dar la debida aprobacin al reglamento finalmente redactado con los aportes y reflexiones de gran parte de la comunidad.
Dos elementos que ayudan al xito de una reunin

En este apartado se presentan dos elementos, que, considerados cuidadosamente, nos ayudarn a completar con xito cualquier reunin planteada. Cada uno de ellos toma en cuenta un subconjunto de aspectos, que de alguna manera se han venido tratando en lecturas anteriores. LA PREPARACIN. Para que una reunin nos salga bien, es muy importante todo lo que hagamos previo a su realizacin. Por lo tanto, al prepararla es necesario: -Tener claro los objetivos. Saber qu se quiere lograr con la reunin, y con base en ello, seleccionar los temas y puntos a tratar. Ello ayuda a coordinar mejor y evita la dispersin.
-Elaborar una agenda clara. Organizar previamente los puntos a tratar, y revisarlos al momento de comenzar la reunin. Es recomendable jerarquizar, de acuerdo a la importancia de cada punto. -Buscar y elaborar material sobre el tema. Aportes, preguntas, fichas, datos e informaciones generales que dan elementos para enriquecer el contenido de la reunin. -Tener en cuenta el nmero de participantes. Ello es necesario para poder seleccionar los recursos, el sitio y la dinmica de la reunin. -Escoger bien el horario de acuerdo al tipo de participantes. Por ejemplo, una reunin de amas de casa no puede ser a una hora en que estn realizando los oficios diarios del hogar. -Distribuir el tiempo. Esto permite aprovechar cada momento de la reunin, dedicar a cada tema el tiempo necesario, sin apuros y sin excederse de lo pautado. -Nombrar una persona que se encargue de facilitar o coordinar la reunin. Moderador, lo llaman algunos. Si se va a hacer una coordinacin colectiva, definir qu le toca a cada persona para evitar confusiones durante el desarrollo de la reunin. Colectivo no es sinnimo de despelote, o intervenciones simultneas unas sobre otras. Es necesario definir bien esto para evitar contradicciones entre quienes dirigen la reunin. No es extrao ver que uno de los moderadores diga algo y de pronto salga otro y diga No, Carmen, ese no es el procedimiento. Y despus aqulla aclara que s lo es, comenzando entre ambos un debate aclaratorio, que deja mucho que desear. -Preparar el lugar donde se va a realizar. Colocar los materiales necesarios: sillas, mesas, papel para escribir, marcadores Se debe hacer con tiempo para evitar correr a ltima hora. LAS ACTITUDES. Este es otro elemento de cuidado para contribuir al xito de una reunin. Una vez que hemos preparado la reunin, su desarrollo depende, en gran medida, de las actitudes que asumamos, tanto los participantes como los coordinadores. Es aqu donde entran a jugar un papel muy importante esas destrezas que hemos desarrollado y que nos permiten convertirnos en facilitadores de la reunin, asumiendo una posicin activa durante su desarrollo. Algunas destrezas son:
-Aclarar. Cuando sabemos resumir las opiniones de los dems y las soluciones que se presenten. Resumir las ideas que se van dando en la reunin y as mantener el inters, logrando que todos comprendan. -Interrogar. Planteando preguntas que ayudan a profundizar el tema, que nos llevan a pensar en la necesidad de buscar mas informacin, nuevos datos, orientacin. Esto aporta mucho a la reunin, pues ayuda a precisar. -Informar. Estar pendientes de dar datos que clarifiquen. mantener el realismo y la objetividad. Ayudar a
-Estimular. Reforzar los puntos y dar confianza y nimo al grupo. Ser amistoso y cordial con todos. Estar pendiente de que todos expresen sus ideas y sean escuchados. -Armonizar. Ser comprensivo, saber entender opiniones opuestas y descubrir los puntos en los que se pueden complementar, hacindoselo ver al grupo. Unir en vez de dividir y evitar discusiones y enfrentamientos intiles que crean tensin. -Reducir tensiones. Hacer un chiste o una broma agradable que ayude a disminuir un momento de tensin. Estas intervenciones sirven para desbloquear. -Activar. Recordar los objetivos de la reunin, y el programa o agenda que se aprob. Impulsar el grupo para que concrete y tome decisiones. -Orientar. Aportar ideas que ayudan a avanzar. Proponer dinmicas para la reunin, sugerir preguntas que ayudan a la reflexin. Presentar soluciones alternativas para enfrentar problemas. -Dialogar. Escuchar, tratar de entender lo que cada quien dice e incorporarlo, relacionarlo o constatarlo con lo que piensa. De esta manera se facilita el intercambio de opiniones, se respeta el derecho de palabra y todos pueden dar su opinin y llegara conclusiones comunes con el aporte de cada uno. Estas destrezas cada quien las puede ir desarrollando. No son propiedad exclusiva de una persona. El observar a otros que ya las tienen es una gran ayuda. Todas estas actitudes hay que asegurarlas a travs de los distintos participantes. La evaluacin de la reunin nos har detectar claramente cul de estas actitudes no estuvo presente y las consecuencias
que esta ausencia produjo en la reunin. Todos los das podemos aprender a aportar positivamente.
Elementos que obstaculizan el efectivo desarrollo de una reunin.

Muchas veces, a pesar de haber preparado muy bien la reunin, de ir con el mejor nimo y con muchas expectativas, sta no resulta como esperbamos. Entonces, nos preguntamos, Qu pasa? Como decamos en el apartado anterior, las actitudes, tanto grupales como personales, afectan el desarrollo de la reunin. Ya hemos presentado actitudes que facilitan. En este aparte queremos revisar aqullas que se convierten en obstculos y que dificultan que una reunin cumpla con los objetivos para los que ha sido planteada. ACTITUDES GRUPALES: -La comunicacin de parejas: Deseamos tener una comunicacin entre todos los participantes y lo que observamos es que cada uno habla con sus vecinos, o que varias personas hablan de dos en dos, mientras alguien se est dirigiendo al grupo. Esto impide que se pueda llegar a acuerdos en la reunin, pues no se logra conocer o profundizar en las opiniones, ni hay atencin suficiente para que se escuche lo que se dice. -La intervencin larga: Hay veces que una persona habla demasiado, mucho rato seguido, sin dar oportunidad a que los otros se expresen. Solo de vez en cuando alguien puede preguntar algo. Esta situacin hace que se vaya perdiendo el inters en lo que se dice y la gente se comienza a aburrir, y hasta a levantase o irse. -La conversacin desordenada: Esto sucede cuando todos hablamos a la vez. Nadie escucha a nadie, ni se respeta el derecho de palabra. Se crea la confusin y no se llega a nada. Cuando ocurre esto, la gente se lleva una impresin negativa y tiende a rechazar las reuniones. -El monlogo: Cuando uno est muy pendiente de dar su opinin, suele no atender a los dems. Una vez expresada su idea no trata de escuchar o entender las opiniones de los otros. As se hace imposible llegar a algn acuerdo o tomar alguna decisin en la reunin. -La reunin monopolizadora: Ocurre cuando uno o varios participantes creen tener toda la verdad y ser los nicos que conocen el tema que se trata. Hablan todo el tiempo sin dejar participar a los dems. La reaccin normal de los otros participantes es la de dejar de interesarse por lo que
dicen y terminan por no escucharlos. rechazada o forzada a tomar decisiones.
La gente se siente manejada,
-Conversacin de dos bandos: La discusin se divide en dos bandos, donde las opiniones son contrarias. Un grupo conversa entre s y el otro hace lo mismo sin comunicarse entre ellos. Como el nombre lo indica, se forman dos bandos que tratan de competir, ms que de llegar a acuerdos a partir del dilogo. ACTITUDES PERSONALES: -Al expresar nuestras ideas puede ocurrir que: Hablamos mucho. No somos claros al expresarnos. Discutimos sin escuchar. Nos contradecimos. Sobre-valoramos nuestras ideas y desvaloramos las de los dems. Nos resistimos a cambiar de opinin, a incorporar datos que aporten a los dems. -Al participar Buscamos dominar, imponernos. Nos ausentamos, nos desconectamos. No expresamos nuestra opinin. No escuchamos lo que se dice sino que estamos pendientes de los gestos de los dems. Echamos broma constantemente. Excesivamente. Saboteamos. Nos burlamos de la opinin de los otros. Hacemos chistes fuera de lugar, sarcsticos, vulgares o asquerosos. Fuera de tono. -Al tratar de tomar decisiones Tenemos miedo. Queremos tomar decisiones sin haber analizado los pro y los contra. No prevemos riesgos y consecuencias. No somos objetivos. Nos dejamos influenciar por la amistad o el inters personal en contra del inters grupal. No buscamos alternativas (diferentes formas de actuar). Confundimos lo necesario con lo posible.
COMO ENFRENTAR ALGUNOS ELEMENTOS QUE OBSTACULIZAN -Ante la persona que habla mucho: Interrumpirla con tacto, pedirle que nos permita or la opinin de otros. Poner lmite a sus intervenciones. -Ante la persona tmida: Preguntarle directamente de forma sencilla y sobre cosas muy concretas. Valorar sus aportes para darle confianza y seguridad en s misma. -Ante la persona que le gusta discutir por todo: Impedir que monopolice la discusin. No dejarse enredar, relativizar sus opiniones. -Ante la persona que no es clara al expresarse: Pedirle que concrete su opinin. Hacerle preguntas especficas. Resumir sus aportes para ver si hemos entendido. -Ante la persona que no escucha: Dirigirnos directamente a ella. Pedirle que resuma las opiniones que se estn dando. -Ante la persona que se cierra a las ideas de los dems: Resaltar lo valioso de las otras opiniones y destacar en qu complementan a las suyas. En fin, las reuniones son espacios muy importantes en nuestro trabajo comunitario. Nos dan la posibilidad de encontrarnos, comunicarnos y llegar a acuerdos colectivos. Para sacar mejor provecho de ellas, debemos prepararlas con anticipacin y saber cmo vamos a utilizar el tiempo de acuerdo a los temas que se vayan a tratar. Decimos que vamos a las reuniones con la esperanza de comunicarnos porque tenemos inquietudes y compromisos comunes. Cada persona tiene sus propias experiencias y ha realizado una serie de aprendizajes que la llevan a emitir opiniones y comportarse de una manera muy propia, reflejo de su personalidad. En eso se basa el aporte tan importante de cada uno de nosotros. La calidad de la reunin depender de cmo se incorporen estas diferencias. Es necesario crear un clima que permita expresar y compartir estas opiniones y aprendizajes, relacionarlos y conformar una opinin comn que se utilice en beneficio de lo que se busca como objetivo de la reunin, en beneficio del inters comn. Las destrezas para realizar una buena reunin se van desarrollando en la prctica y en la medida en que vamos observando lo que nos pasa y lo que les pasa a otros compaeros en sus reuniones. Precisamente lo que les hemos presentado en estos materiales y este taller, es producto de reflexiones que se han dado en los diferentes cursos sobre reuniones y en
las discusiones surgidas entre gente preocupada por hacer cada da mas eficiente su trabajo organizativo. Al compartirlo, a travs de este taller y estas lecturas, pretendemos dar un aporte til para los procesos que se viven en nuestros grupos y, a la vez, contribuir en la elaboracin de una teora propia sobre la organizacin popular.
Reuniones efectivas en la empresa (para aquellos que trabajan en empresas o instituciones)

Toda empresa, por pequea que sea, debe tener una estructura de comunicacin slida la cual incluye diferentes tipos de reuniones a diferentes niveles y con diferentes propsitos. Todas las reuniones que una empresa realiza son con el objetivo de mejorar la comunicacin transmitiendo mensajes en grupo, por ende, resolviendo o mejorando sus operaciones. Dependiendo del tipo y tamao de la empresa la va de comunicacin por reuniones puede ser simple o extremadamente compleja. Los parmetros para la micro empresa, macro empresa o empresa familiar y los mtodos de conducta son paralelos. Tambin, debemos tener presente que toda reunin suele tener un propsito claramente definido previo a la convocatoria. Lo correcto es que la entidad comercial tenga una agenda de Reuniones Programadas Organizadas peridicamente. Estas se planifican y se establecen sobre la base de una infraestructura de comunicacin implementada como mtodo para ventilar problemticas, potencialidades, motivacin e interrelacin con sus empleados y directiva. De esta manera se establece un sistema dinmico de comunicacin con la participacin y cooperacin organizada de los recursos humanos. Para que una reunin sea efectiva, dinmica y productiva requiere que ciertos parmetros sean cumplidos. No todos estos aplican a todas las entidades comerciales. Segn sus necesidades y tamao se aplican los siguientes parmetros.
Que la empresa tenga una Agenda de Reuniones distribuidas en el ao fiscal manteniendo una frecuencia con la cual no se pierda la continuidad o el seguimiento logstico. Que la materia a discutir sea clara en su contenido y propsito. Por lo tanto, es necesario que el material de apoyo o tema de discusin este en manos de los participantes, de forma escrita, con la necesaria anticipacin para que los miembros puedan analizar los datos previos a la Reunin. Esto aplica especialmente a las reuniones de Juntas Directivas y ejecutivos de alto nivel. El rea o saln debe tener una ambientacin relajante y la distribucin fsica de sillas, mesas, podium, etc. deben estar de acuerdo con la temtica a discutir y el propsito. Por ejemplo, no es lo mismo una reunin de Junta Directiva la cual va a discutir finazas y logstica a una reunin de un Departamento de Ventas con motivo del lanzamiento de un producto. Es de extrema importancia que la puntualidad y que el respeto y el orden no falten. Las reglas de protocolo empresarial son precisas y claras. En este aspecto el Manual de Operaciones y / o la Poltica de la empresa debe estar claramente definido. No es aceptable el romper el orden de la agenda, este se debe respetar a cabalidad. En las reuniones es importante la absoluta objetividad de las temticas sin diluirse o desviarse a otras reas que no apliquen ya sean de carcter personal o comercial o que no estn en agenda.
Es recomendable, en la mayora de los casos requeridos, que se transcriba una minuta de la reunin para hacer constancia de lo discutido. La manera ms fcil es simplemente el mtodo de grabacin para despus ser digitado. Tambin se puede utilizar un Lap Top. Toda reunin debe obtener un resultado positivo; Esto requiere que s utilice la filosofa que implica "Los problemas son las oportunidades de los logros". Las entidades comerciales siempre estn en evolucin con un mercado cambiante, por consecuente, van a enfrentar retos que requieren una la filosofa la cual se acoja a la "Accin Afirmativa" de soluciones. Toda reunin debe obtener resultados o propuestas concretas las cuales sern implementadas. Estas deben ser formalmente incorporadas en la infraestructura de comunicacin de la empresa y formar parte del registro (Records) de la empresa. En muchos casos se hacen parte del "Manual de Operaciones" el cual se puede concebir como la "Constitucin de un Estado". Siendo este el concepto, siempre esta abierto a enmiendas o revisiones. Las Reuniones Extraordinarias se conducen de igual manera, la nica diferencia es la urgencia del asunto a ventilar. Esto significa que no son parte de la agenda empresarial y que su proceso de convocatoria es ms acelerado. Las Presentaciones deben ser claras y existen, dependiendo de la empresa y su capacidad financiera, diferentes mtodos para que el mensaje sea claro. Estas pueden ser desde material escrito hasta presentaciones de alta tecnologa. Estas diez reglas son la base para que una reunin sea "Efectiva" y esto significa que obtenga un resultado palpable convirtindose as en "Accin Afirmativa". De no ser as la entidad no obtiene ningn beneficio. En esta presentacin nos hemos referimos solamente a las Reuniones de carcter Operacional de una empresa. Claro esta, que en el mbito empresarial las actividades o eventos sociales e informales son parte importante de la imagen que la empresa proyecta, por consecuente, son armas poderosas para el uso en el concepto de mercadeo y Relaciones Publicas. Lo ms importante que una empresa o persona debe de tener por concepto bsico es que "El tiempo es l mas valorado recurso que existe" es irrecuperable y sumamente limitado. Acogindonos a este simple axioma lo dems es pura "Deduccin Lgica", por ende, "El Manejo del Tiempo" es parte integral de una "Reunin Efectiva"
La Asamblea: responsabilidad de mucha gente y con mucha gente.

Por lo general los grupos y organizaciones comunitarias, sea cual sea su perfil y misin, tienen una dinmica frecuente de reuniones de todo tipo. Sin embargo, pocas han organizado Asambleas Comunitarias. Suele ocurrir que, reflexionando sobre las estrategias para promover la participacin vecinal, algunos grupos se animan a montar una Asamblea Popular. Ello con el fin de que juntos, puedan pensar, informarse, buscar soluciones, tomar decisiones, en fin actuar unidos frente a los problemas comunes..No es una tarea fcil, pero de seguro, bien preparada, podr dar muy buenos resultados. La clave est en la posibilidad de hacer una amplia PROMOCIN y de COMUNICARSE suficientemente con los vecinos. Pues, todos en la comunidad, se tienen que sentir con derecho a participar y a dar su opinin. Esto significa que es necesario PREVER MUCHOS DETALLES para entender bien lo que todos sienten y entienden frente a los problemas. Captar las distintas opiniones, conocer como cada quien es afectado por el problema y buscar juntos salidas satisfactorias al colectivo. Igualmente, es necesario preparar a todos los convocados y acondicionar el espacio fsico para que todos se puedan or, para que sea posible expresarse sin miedo de hablar en pblico, sin temor a las divergencias, sin inters de imponer las ideas de unos por encima de las ideas, contrapuestas muchas veces, de los otros. Crear el ambiente favorable (fsico y psicolgico) para llegar a consensos, discutiendo respetuosamente los disensos, a fin de tomar efectivamente, las decisiones mas adecuadas a favor de todos. Lo mas indicado, es que la Asamblea Popular se d despus de un proceso previo sectorizado y participativo de la comunidad en pleno. Para ir exitosamente a una Asamblea, (y no queremos decir que lo exitoso est en que se haga lo que los coordinadores de la actividad quieren, sino que se desarrolle el espacio con el aporte conciente de todos los asistentes), lo primero es no promoverla como paso inicial de la toma de decisiones, como por ejemplo, ir a la Asamblea del barrio para elegir a los miembros del Consejo Comunal, sino que requiere la aplicacin previa de reuniones por sectores donde los vecinos conozcan la ley y el procedimiento, que entiendan de qu se trata y en qu los beneficia y que, finalmente, de ser posible, cada sector postule sus candidatos para la decisin final en Asamblea; con argumentos de razn y con el consentimiento de quien ha sido postulado en cada sector. Todo ello favorece la ejecucin de un
procedimiento efectivamente participativo, tal como nuestra constitucin del 99 plantea al cualificar la democracia.
Los pasos para preparar una Asamblea Comunitaria

Los aspectos trabajados en el aparte sobre reuniones comunitarias deben tomarse muy en cuenta en lo que se refiere a la preparacin de una Asamblea. Solo que sta requiere de mayor preparacin y la incorporacin de mas gente. Para comenzar veamos lo que nos dice el Diccionario Larousse sobre el significado de la palabra ASAMBLEA: Reunin numerosa de personas convocadas para algn fin. Cuerpo poltico deliberante. Dcese de las juntas o Asambleas encargadas de deliberar y cuyos acuerdos tienen eficacia ejecutiva. DELIBERAR v. intr. [1]. Examinar atentamente el pro y el contra de una decisin, antes de realizarla. v. tr. 2. Decidir, resolver una cosa despus de un cuidadoso examen. Como vemos, la Asamblea es el espacio donde un numeroso grupo de personas, una vez que ha examinado cuidadosamente todos los elementos de un aspecto determinado, est en capacidad de decidir o resolver con toda propiedad. A los efectos de nuestro inters, nos referiremos a los espacios de encuentro, discusin o trabajo de un nmero representativo de personas adultas de una comunidad determinada, dispuesta a organizarse (u organizada) para deliberar sobre sus diversas problemticas. En dos grandes pasos veremos como podemos organizar una Asamblea. PRIMER PASO: Pensar en una Asamblea implica la existencia de un proceso previo de reuniones por sector de la comunidad, las cuales nos permitan preparar los elementos de contenido de la Asamblea. Es decir, nunca iremos a una Asamblea sin previa consulta con los vecinos. Por ello, nos planteamos como pasos preliminares, los siguientes: -Discutir suficientemente la idea en nuestro grupo precisando el problema y viendo dificultades y posibilidades. -Sostener previamente reuniones por sectores con los vecinos para avanzar en la discusin y analizar con detalle la situacin planteada. Ello en virtud de que la Asamblea resulta de ms difcil manejo para el
tratamiento de temas antes no trabajados, en vista del alto nmero de personas que ella implica. -Conversar y escuchar a los vecinos para darnos cuenta de cmo sienten el problema. Para saber si estn a favor de reunirnos en Asamblea, as como para evaluar dnde y cuando sera ms factible hacerla. -Dialogamos sobre el asunto con otros grupos y organizaciones presentes en el barrio. Recogemos sus opiniones y precisamos el aporte que cada uno pudiera dar en la Asamblea Entonces, la experiencia nos dice, que en primera instancia debemos poder responder algunas cuestiones clave: 1. Hemos precisado bien el problema que necesita solucionarse? 2. Es un problema sentido por la comunidad? Qu piensan los vecinos? 3. Tenemos informacin exacta del problema? Necesitamos ampliar la informacin? 4. Por qu vemos importante organizar una Asamblea? Estamos seguros de que es la mejor manera de tratar el tema? 5. Con qu personas y grupos de la comunidad nos parece conveniente conversar esta idea? SEGUNDO PASO: Es el momento de velar porque no se nos quede nadie sin formar parte activa y coordinada de la preparacin de la Asamblea. Para ello, en una reunin de planificacin, formamos comisiones de trabajo con la participacin de los vecinos y el grupo promotor de la actividad. Fijamos los responsables de cada una y las tareas correspondientes en cada caso. Como son muchas las tareas que habra que realizar para poder organizar la Asamblea, lo mas indicado es establecer con claridad los roles de cada uno en la fase preparatoria. Por otra parte, se debe tener en cuenta, que trabajando por comisiones se brinda la oportunidad a muchos vecinos de incorporarse activamente a la Asamblea, desde su preparacin. Recomendamos al menos cinco comisiones. A saber: *La Comisin de Contenido puede partir de tres (3) tareas fundamentales y conversarlo con las dems comisiones para constatar que seas validadas: 1. Reflexionar primeramente:
Cmo los vecinos viven y sienten el problema? Qu queremos conseguir con la Asamblea? Qu actitudes debemos tomar para ser imparciales, facilitar la unin de la comunidad y la decisin para dar pasos firmes?
2. Organizar el desarrollo de la Asamblea: Precisar de qu se va a hablar Verificar e indicar qu informacin hace falta llevar y dnde conseguirla. Prever cmo estudiar y discutir las soluciones que se propondrn; cmo aportar ideas viables. 3. Planificar la forma de coordinar la Asamblea. Quin y cmo coordina o modera? Cmo comenzar? Pautas para el orden de la Asamblea. Tiempos de derecho de palabra. Cmo recoger las opiniones? Cmo llegar a conclusiones? Cmo mantener el control y solucionar posibles problemas que puedan presentarse.
Por otra parte, se deben tener en cuenta las diferentes formas viables de comunicar a los vecinos los resultados de la Asamblea, seleccionar la mas acorde con las caractersticas de nuestra comunidad e implementarla en corto plazo posterior a la Asamblea. Algunas opciones pueden ser: Elaborar volantes con las conclusiones de la Asamblea. Hacer un peridico planteando el problema, comentando el desarrollo de la Asamblea y sus conclusiones. Hacer visitas casa por casa para informar detalles (especialmente si se trata de una comunidad pequea). Realizar reuniones por sectores para apoyar las conclusiones Divulgar los pasos dados por parte de cada grupo o comisin responsable. Hacer carteleras informativas en las escuelas, la cooperativa, la biblioteca, la asociacin de vecinos, el abasto, el ambulatorio
*La comisin de promocin Siendo la segunda en resear, de las cinco recomendadas, es la encargada de organizar la convocatoria a la Asamblea. Es el equipo que debe garantizar que la mayor cantidad de personas sepa de la Asamblea, su fecha, lugar, hora y objetivo. Para mayor efectividad puede organizar el trabajo en tres tareas fundamentales: 1. La propaganda invitando a la Asamblea y explicando con claridad: El porqu y el para qu de la Asamblea El da, la hora y el lugar de la Asamblea. En este sentido es imprescindible revisar los medios ms indicados para anunciar la Asamblea: La radio. Participando en programas de corte comunitario. En Caracas siempre es posible conseguir espacios radiales donde nos puedan entrevistar para hablar de la Asamblea. Sin embargo, este medio es mucho ms eficaz en el interior del pas. Visitas casa por casa. El peridico local o el peridico del barrio. Los afiches en hojas grandes con letra legible y visible, colocados en lugares donde se rene o acude mucha gente. Las pancartas (igualmente colocadas en sitios visibles). Los volantes entregados casa por casa. El perifono por el barrio el mismo da de la Asamblea. (a modo de recordatorio). RADIO y PRENSA: Para los casos de difusin por radio, prensa, inclusive por VTV, lo mas recomendable es llevar previamente elaborada, una breve nota de prensa (mximo una cuartilla (*)). El mensaje de este texto debe ser claro y preciso, a fin de ser fcilmente comprensible durante su lectura en radio, o de ser colocado en un espacio de prensa local. Puede incluir fotos ntidas relacionadas con el tema de la Asamblea PERIDICO: Elaborar un peridico del barrio o utilizar el que ya exista en la comunidad, resulta altamente efectivo para promocionar la Asamblea. Puede pensarse en un nmero especial, donde se explique todo lo inherente a la Asamblea. Sin embargo, este medio requiere de recursos econmicos para su reproduccin. PANCARTA: Debe redactarse una frase muy breve que recoja el objetivo de la Asamblea y colocarse los datos de fecha, lugar y hora de la misma. En la mayora de los casos, con una sola pancarta es suficiente, se coloca a la entrada de la comunidad. Resulta muy econmico si el mismo grupo promotor la pinta y coloca.
VOLANTE: Sirve para iniciar la conversacin con la gente. Es un medio gil de comunicacin. Para este formato tambin debe pensarse cuidadosamente en el mensaje y los textos precisos. Aqu se incorpora de manera particular el elemento grfico y la distribucin de los textos en la pequea hoja. No debera tener un tamao superior a media pgina. VISITAS CASA POR CASA: Esta forma de relacin con los vecinos lleva tiempo, pero vale la pena porque nos permite entrar en confianza, conversar a gusto, entendernos. Las visitas las debemos hacer sin prisa. Funciona mejor cuando dejamos un recuerdo agradable para que la gente se motive. Algunas veces es posible que no nos puedan atender. No se debe insistir. Se pauta un contacto para otra ocasin. AFICHES: Son sencillos de hacer. Especialmente si se emplean moldes de letras para ello. Lo importante es que la letra sea legible (tipo molde), grande y con un uso cuidadoso de los colores (no ms de tres). Se colocan en los sitios de mayor concentracin de personas, pueden ser los abastos, las paradas, la entrada de las escuelas, los ambulatorios, los kioscos, en las ventanas internas de microbuses de servicio pblico. PERIFONEO: Recomendable usarlo el mismo da de la Asamblea, como recordatorio de ltima hora. Puede resultar molesto y violento dependiendo del volumen y el timbre de voz de quien lo utiliza. Por ello no se debe abusar de sus bondades ni aturdir a la comunidad ya que slo estaramos logrando el efecto contrario al deseado. Tambin debemos estar atentos a no irrespetar a nuestros vecinos abusando de la confianza, cuando durante el perifono llamamos la atencin de alguien que se encuentra bebiendo licor, por ejemplo, en una esquina, y le decimos: Pedrito, no te vayas a quedar echndote los palos esta tarde! Acude a la Asamblea para que te ocupes de tu comunidad !!!! 4. Buscar colaboradores es otra de las tareas de la comisin de promocin. Dividiendo a la comunidad en sectores y buscando personas de cada sector para que puedan realizar reuniones preparatorias en sus zonas, al tiempo que pueden apoyar en la distribucin de la propaganda. Esta tarea lleva unos das, pero resulta tambin muy efectiva para los objetivos de la comisin. 5. Convocar es la esencia de esta comisin. Ella debe asegurarse que la mayor cantidad (si no todos) los vecinos, sepan por cualquiera de los medios empleados, el da, lugar y hora de la Asamblea, as como su objetivo. Sabemos que no todos finalmente vendrn, por una u otra razn, pero intentaremos que al menos un representante por familia est presente. En caso contrario, trataremos de confirmar que una o dos
personas por callejn (digamos que al menos un representante de cada cinco casas) asista a la Asamblea. Deberamos lograr la asistencia del 60% de los hogares en la actividad. Es as como los integrantes de esta comisin se pueden preguntar para constatar la efectividad de su gestin: Tenemos dibujado el croquis del barrio? Cuntos sectores forman el barrio? Con quienes contamos en cada sector? Cmo organizamos las reuniones por sectores para llevar la opinin del sector a la Asamblea? Qu vamos a decir por radio, en la visita a las casas, en el perifoneo? Qu mensaje vamos a dar en el peridico, los afiches, las pancartas, los volantes? *La comisin de relaciones, tercera de las comisiones recomendadas, podr desarrollar 2 tareas en particular: 1. Invitar a la Asamblea a las otras organizaciones comunitarias existentes en el barrio, urbanizacin o casero. Es el equipo que cuidar de informar sobre la actividad, e incorporar en las acciones previas, a grupos, entidades, instituciones, personas representativas de la comunidad. Tal es el caso de los colegios (sus directivas y sociedades de padres), las mesas tcnicas de agua, las cooperativas, las asociaciones civiles varias, los comits de tierras, el sacerdote, los mdicos (nacionales y extranjeros), y cualquier otro que conozcamos en nuestro quehacer. 2. Solicitar apoyo y colaboracin, como por ejemplo: a la Bibliotecaria, el local de la biblioteca para llevar a cabo la reunin. Al Consejo Comunal para solicitarles en prstamo el sonido. Al colegio o la capilla para que nos presten las sillas. Para ello pueden hacer uso de cartas, visitas y llamadas, correos electrnicos. La comisin de relaciones debe preguntarse: A qu grupos y organizaciones vemos conveniente y necesario invitar a la Asamblea comunitaria? Cmo y con qu nos pueden apoyar? Quin los invita y de qu forma? Cul medio es ms efectivo para hacer contacto con ellos?
*La comisin de ambientacin. Es la cuarta de las cinco comisiones recomendadas para la preparacin de la Asamblea. Dos tareas fundamentales se les encomiendan generalmente: 1. Preparacin del local: Aseo del lugar donde se va a celebrar la Asamblea y chequeo de la logstica requerida. Este equipo debe ordenar el sitio de la Asamblea una vez hecho el mantenimiento respectivo. Colocar mesas y sillas en la debida posicin, acondicionar el rea para firmar la planilla de asistencia y para colocar agua, caf o galletas. As mismo, debe asegurarse de que los equipos funcionen (sonido, proyectores, computadoras, grabadoras, cmara fotogrfica), que los servicios estn disponibles (agua y papel sanitario en el bao, electricidad, interruptores, conexiones, extensiones elctricas). Se recomienda el uso de micrfonos y amplificadores para asegurar que todos tengan posibilidad clara y audible de atender a las intervenciones. Y para ello se prefiere de un micrfono inalmbrico o un cable con suficiente extensin, el cual permita hacer llegar a distancia el micrfono para que cada participante sea perfectamente audible. Ello tambin evita que el moderador se asuma con el control y el poder absoluto, dada su posibilidad exclusiva de utilizar este aparato que le garantizara perfecta escucha a su voz de mando. Otro elemento a considerar es la ubicacin de los coordinadores. Un podium nos aleja de nuestros vecinos, nos pone significativamente separados de ellos y en posicin de superioridad. Por ello, se recomienda que los coordinadores puedan estar sentados entre la gente. Pasando al frente cuando le sea requerida su presencia en la conduccin de la Asamblea. 2. Ambientacin propiamente dicha. Esta es la tarea de fondo de su accin. Colocar carteles de bienvenida, pancarta alusiva a la actividad, propiciar un ambiente agradable para los invitados (plantas, de ser posible, flores, msica para la espera previa) es decir, acondicionar todo lo necesario para que nuestros vecinos se sientan en un ambiente agradable, atractivo, positivo, cercano y armnico.
Si recordamos la mayora de las Asambleas de padres y representantes, suelen realizarse en patios al sol, sin sillas, sin ningn atractivo que nos invite a permanecer all mucho tiempo. Y si la Asamblea comienza con un llamado de atencin (regao) del Director o Directora peor an. Resulta que los que asistimos recibimos el regao dirigido a los que no asistieron (y que por ende, no se lo estn calando). Consecuencia de entrada: desnimo, malestar, incomodidad y la consecuente retirada antes del cierre. Noooooo mijita! Por eso yo no voy a esas Asambleas: lo que ellos hacen es regaar a los padres como muchachitos del colegio y echarle a uno la culpa de todo! Y ellos igualitos! Sin mejorar el colegio y echando carro! *La comisin de coordinacin. Finalmente, quinta y ltima de las comisiones recomendadas, es el equipo que har seguimiento a las anteriores y enlazar los haceres de todas ellas. Para esto su accin puede ser detallada en tres tareas: 1. Con las comisiones. Es necesario que pueda hacrsele seguimiento al quehacer de cada comisin y verificar si es posible se apoye entre unas y otras. Para esto se recomiendan regulares reuniones de responsables de comisin para informar del avance de cada una y las dificultades que se les va presentando. Es decir, cada comisin mostrando su marcha permitir que en conjunto se tomen decisiones y evitar que la responsabilidad de un aspecto vital, recaiga sobre una sola comisin o sobre su coordinador. 2. Registra por escrito todo el proceso en desarrollo, para poderlo utilizar en la evaluacin y en futuras acciones similares.
Lleg el gran da: hoy tenemos la Asamblea!

Como hemos dicho desde antes, no slo en el tema de las Asambleas sino tambin en el de las reuniones, es importantsimo que el equipo promotor de la actividad llegue al lugar de la convocatoria mucho antes de la hora pautada. Eso le dar la tranquilidad de ultimar detalles con cuidado, instalar los equipos y probarlos, adems de tener la oportunidad de dar la acogida a los vecinos estableciendo conversaciones previas motivadoras entre ellos, e ir tomando nota de los sectores asistentes o de los representantes de instituciones u organizaciones que van llegando. Siempre debemos llegar antes del primero de los vecinos. Si no, se genera inmediatamente una mala imagen de irresponsabilidad. O en el menor de
los casos, la gente puede suponer que la actividad fue suspendida, y al ver que no llegan los organizadores, o no se abre el saln, se van. En reuniones previas entre las comisiones debe haberse nombrado uno o varios coordinadores o moderadores. Lo indicado es que sean personas que sepan: Expresar las ideas con claridad y despacio. Dar la palabra, escuchar y respetar las opiniones. Relacionar los aportes. Centrar la discusin. Concentrar las propuestas.
As mismo, debe nombrarse una persona como relator o secretario, a fin de registrar los aportes, resumirlos, devolverlos a la Asamblea, cuando el coordinador los necesite para seguir avanzando. Al coordinador o moderador le corresponde, una vez dada la bienvenida, explicar la manera en que se desarrollar la Asamblea: Explicacin detallada del problema o asunto que nos rene. Sus causas, pasos ya dados para resolverlo. Presentacin de propuestas de los vecinos por sectores, construidas en reuniones previas. Dilogo abierto de la Asamblea, con derecho de palabra. Presentacin, definicin de diversas soluciones. Seleccin (puede ser por votacin) de la o las alternativas mas adecuadas. Conclusiones y compromisos de la sesin Despedida y cierre.
As mismo debe precisarse el tiempo de las intervenciones (se recomienda para Asambleas intervenciones no mayores de 3min), y el tiempo de desarrollo de cada punto previsto. (Por ejemplo: 5min., 15min., 30min., 20min., 15min., 10min. Y 5min. respectivamente). Recordemos que es necesario estar atentos a las opiniones contrarias, los que hablan mucho, los que no se pronuncian, los que desvan el tema, los que buscan sus propios intereses, los saboteadores, los que forman grupitos de cuchicheo Para ello, los coordinadores, sin perder la calma, sin ironas, sino con mucho respeto, tacto y cario por cada uno, los coordinadores de la Asamblea, deben manejar la situacin con imparcialidad, sin tomar posicin sino facilitando el entendimiento para
que la comunidad pueda unirse hacia la solucin comn. Para ello, en esos momentos crticos pueden: Recordar lo que se busca con la Asamblea Centrar la discusin cuando sta se desva. Aclarar y concretar cada vez que haga falta, apoyndose en el relator, quien puede en esos momentos, a peticin del moderador, hacer lectura o resumir segn sus notas, lo ya dicho.
Tambin se puede apoyar el moderador en el resto de los responsables de la actividad, que como dijramos en un aparte anterior, pudieran estar dispersos entre los vecinos. De esta forma, con mucho respeto acercarse a los saboteadores o a los conversadores de pequeos grupos, y persuadirlos cordialmente de mantener la atencin a lo que se discute, o en el peor de los casos (cuando a la reunin entran personas en alto grado de ebriedad que comienzan a interrumpir arbitrariamente, por ejemplo) solicitarles se retiren de la sala. De esta forma el peso del manejo de un grupo grande no estar solo en manos de quien est al frente dirigiendo la sesin, sino que podr llevarse descansadamente entre todo el equipo responsable de la Asamblea. DESARROLLO DE LA ASAMBLEA -Nos presentamos. Partiendo de los convocantes, pasando por los diferentes sectores (quienes al nombrarlos pueden pararse para dar visual del nmero de asistentes de cada uno), los grupos organizados, las instituciones de la zona cuyos representantes se han hecho presentes. Tambin se mencionan los grupos que se solidarizaron con la organizacin de la actividad, prestando algn apoyo. Y finalmente se presentan a quienes moderarn y registrarn la actividad. (registro de secretara y de fotografa). -Explicacin del problema u objeto de la reunin. Se detalla la situacin con las referencias obtenidas previamente. -Presentacin de propuestas. Los representantes de los sectores, que previamente se haban reunido para discutir el asunto presentan sus propuestas analizadas y reflexionadas con anterioridad. Resulta muy cmodo si se dispone de un micrfono (si son varios mejor an), que pueda trasladarse por toda el rea hasta cada persona que hablar. Caso contrario, se recomienda que quien vaya a exponer las propuestas se siente cerca del rea delantera para evitar tiempo en blanco
mientras se desplaza de atrs hasta el micrfono. Concluidas las propuestas el relator informa sobre los puntos comunes y sobre las diferencias de los aportes. Ello aclara mucho para poder ordenar el dilogo posterior. -Dilogo, intercambio de opiniones. El coordinador abre el de derecho de palabra por un tiempo previamente determinado (30min. en nuestro ejemplo), para que cada persona previa solicitud del derecho de palabra (levantando la mano), pueda opinar sobre las propuestas de los diferentes sectores. l puede resumir en pocas palabras para ayudar a que los participantes sigan el hilo de la discusin. Finalmente constata si se ha conversado suficientemente sobre el tema para poder pasar a la votacin (en caso de que ello est previsto). -Seleccionando las propuestas mas adecuadas para todos. Esta vez es el relator quien tiene la palabra para leer las propuestas sometidas a votacin y, as, estar todos claros antes de decidir. Se leen todas y luego se lee cada una, tras lo cual levantan la mano los que estn de acuerdo. El coordinador cuenta el nmero de personas a favor, lo anota en un rotafolio o pizarrn y contina de igual forma con el resto de las propuestas. No recomendamos la votacin abierta con la llamada seal de costumbre, sino el sistema de votacin directo, universal y secreto. Para ello se entrega a cada persona, una pequea hojita tamao ficha, donde se coloca el o los nmeros de las alternativas de su preferencia (las cuales deben estar escritas a tamao amplio en sitio visible para todos). Podra incluso colocarse varios rotafolios en diferentes lugares para acercar la informacin a los que estn mas lejos, en los casos de Asambleas muy numerosas. Este segundo mtodo evita el entubamiento de las decisiones, muy frecuente en votaciones abiertas levantando la mano. Hay quienes suelen levantar la mano para que fulano vea que aprob su idea, pero no porque efectivamente est de acuerdo. O simplemente que, si yo me inclino por una alternativa y de entrada veo que para otra alternativa hay visualmente muchas manos levantadas, pues, me sumo a la mayora para no perder mi voto.
Luego se realiza la recoleccin de los papelitos en una caja y se efecta el conteo de los mismos para constatar la decisin del colectivo. Este mecanismo es un poco mas tedioso y lento. Sin embargo es ms fiel al deseo de la gente. Tal vez, ms conveniente para elecciones de directivos para organizaciones comunitarias, como por ejemplo, los miembros del Consejo Comunal. Lo mas importante es que todos puedan concientemente seleccionar la mejor alternativa para la comunidad y animarse juntos a trabajar en ella -Conclusiones y compromisos. Decidida la o las alternativas a trabajar, lo recomendable es organizar su implementacin. Puede ser nuevamente, por la va de las comisiones. En este caso habra que determinar comisiones diferentes a las preparatorias de la Asamblea. Para ello, en este momento de la actividad, se recomienda definirlas y establecer sus tareas. Hecho esto, y registrado por el secretario o secretaria de la Asamblea, se procede a invitar a los vecinos que quieran formar parte de alguna de ellas. Se toma nota de sus datos (nombre, telf., sector donde vive) y se les invita a la parte delantera para ser reconocidos por todos los presentes y aplaudidos por su iniciativa de trabajar con la comunidad. Esta parte concluye con los compromisos de lapsos de respuesta a la comunidad. -Despedida y cierre. Animando a las comisiones a trabajar contando con el apoyo de una comunidad comprometida con la solucin de los problemas que nos afectan, el coordinador pasa a dar nuevamente (y por muy breve tiempo) la palabra para que los vecinos expresen cmo les pareci la Asamblea. Especialmente si percibimos que, en efecto, ha culminado satisfactoriamente. En caso contrario, es preferible obviar esta idea, ya que lo mas probable es que surjan comentarios tan negativos que terminen por concluir la actividad con un desagradable sabor entre todos. Y no es necesario resaltarlo si ya hemos detectado el fracaso de la actividad. UNOS DIAS DESPUS Ahora hay que comunicar a quienes no asistieron los resultados, conclusiones y compromisos de la Asamblea. Para ello podemos trabajar varias modalidades o estrategias:
REUNIONES POR SECTOR, utilizando un folleto o trptico que explique el problema, lo discutido en la Asamblea y las conclusiones tomadas. VISITA CASA POR CASA entregando el trptico elaborado o el boletn o peridico especial. Ello con el fin de informar a quienes no asistieron y animndolos a apoyar las comisiones. MURAL INFORMATIVO. Puede crearse en una pared muy visible una especie de peridico mural donde se coloquen los referentes de la Asamblea realizada. Igualmente aplica si colocamos carteleras en puntos estratgico o carteles en los sitios donde antes habamos pegado la convocatoria.
QUE SE PUEDE APRENDER DE TODO ESTO? Preparar reuniones y Asambleas comunitarias implica un esfuerzo serio y una dedicacin importante con un objetivo de inters colectivo. Siempre nos dejar experiencias que debemos resaltar: En ambos casos (reuniones y Asambleas) la actividad debe responder a una necesidad real y sentida en la comunidad. Deben prepararse con tiempo suficiente, de manera que en la preparacin se incorpore el mayor nmero de personas posible (de acuerdo al formato utilizado: Asamblea o reunin). Tambin esto permite que los vecinos se hagan igualmente responsables del desarrollo de la actividad. La convocatoria tiene que llegar a TODOS los vecinos del barrio cuando se trata de Asambleas. Para ello deben utilizarse todos los medios disponibles. Es sumamente importante la preparacin previa y el acondicionamiento adecuado del local y del ambiente para recibir a los convocados. El resultado de la actividad depende de una buena coordinacin. Tanto la Asamblea como las reuniones son unos elementos importantes para la organizacin social comunitaria. No se les debe menospreciar.
En definitiva JUNTOS LOGRAMOS LO QUE UNO SOLO NO PUEDE NI SE ATREVE!
BIBLIOGRAFA: El pequeo Larousse Multimedia, 2004. HERNNDEZ, Eneiza. Cmo coordinar nuestras reuniones. Folleto No. 4, Serie Mtodos y Tcnicas del Trabajo Popular. CESAP, Caracas, 1985. MARTNEZ, Ada. Cmo organizar una Asamblea popular. Folleto No. 2, Serie Mtodos y Tcnicas del Trabajo Popular. CESAP, Caracas, 1985 SALOM, Genaro D. Internet
Los materiales producidos por CESAP, incorporados como lecturas de apoyo al taller sobre Coordinacin de reuniones y Asambleas, son el fruto del trabajo de mucha gente En ellos, hay un largo camino lleno de experiencias, talleres, y, por supuesto, reuniones. Dentro de todo este proceso, se resaltan los aportes de compaeros de la institucin como Patricio Pauwels, Ramn Arias, Rubn Loaiza, Nery Utrera y Ada Martnez. Tambin a los facilitadotes populares Migda Mazuera, Aracelia Rodrguez, Lastenia Reyes y Vicky Blanco, quienes lo enriquecieron y le dieron nueva forma. La redaccin original fue de la Lic. Eneiza Hernndez y Ada Martnez. La adaptacin y actualizacin, despus de 21 aos de redactado ha estado a cargo de Maribel Piango y Beatriz Jimnez. Las grficas y diagramacin corresponden al trabajo, especialmente hecho en formato digital, para la Escuela de Liderazgo en Gerencia Comunitaria, de Beatriz Jimnez, en el ao 2006.

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Papel del coordinador de la reunin

Papel de los participantes

Papel del coordinador de la reunin

Papel del participante

Liderazgo en Gerencia Comunitaria

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Fases o momentos de una reunin

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Tcnicas o estrategias de trabajo en una reunin

Liderazgo en Gerencia Comunitaria

Dos elementos que ayudan al xito de una reunin

Liderazgo en Gerencia Comunitaria

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Elementos que obstaculizan el efectivo desarrollo de una reunin.

dicen y terminan por no escucharlos. rechazada o forzada a tomar decisiones.

La gente se siente manejada,

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Reuniones efectivas en la empresa (para aquellos que trabajan en empresas o instituciones)

Liderazgo en Gerencia Comunitaria

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La Asamblea: responsabilidad de mucha gente y con mucha gente.

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Los pasos para preparar una Asamblea Comunitaria