Manual BNA

GPESE/SISAAE MANUAL DO UTILIZADOR
Manual GPESE/SISAAE Gesto Processual

de
Escritrio
do
Oficial Pblico
Copyright Caso, 2012.
Pg. 1/37
Verso:
Data:
10/12/2012
Autores:
Joo Brites
Distribuio:
Oficiais Pblicos
Histrico Alteraes:
Verso
1
Data
10/12/2012 Verso inicial
Descrio
Origem
Pg. 2/37
NDICE
NDICE......................................................................................................................... 3 1 2 2.1 2.2 2.2.1 3 3.1 3.2 4 5 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4 7 8 9 9.1 9.2 9.3 9.3.1 Objetivo ................................................................................................................ 5 Acesso ao GPESE/SISAAE ........................................................................................ 6 Requisitos para aceder aplicao ........................................................................ 6 Configuraes Inicias ........................................................................................... 6 Adicionar os stios de confiana no Internet Explorer (IE) ...................................... 6
Noes Base .......................................................................................................... 8 Filtros de Pesquisa ............................................................................................... 8 Pesquisa de Processos .......................................................................................... 9 Autenticao e Pgina inicial .................................................................................... 9 Aceder aos processos ............................................................................................ 15 Configuraes ...................................................................................................... 15 Password .......................................................................................................... 16 Fiscalidade Of. Pub. ........................................................................................... 16 Agenda ............................................................................................................ 16 Permisses .................................................................................................... 16 Atividades ..................................................................................................... 16 Balco Nacional de Arrendamento........................................................................ 17 Novos (Processos) ................................................................................................ 17 Pendentes (atos) .................................................................................................. 18 Movimentao ...................................................................................................... 20 Gerar uma ao, um documento ou um movimento ............................................... 21 Modelos de documentos ..................................................................................... 22 Anexos ............................................................................................................. 23 Anexos nos emails.......................................................................................... 23
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9.3.2 9.4 9.5 9.6 10 11 11.1 11.2 11.3 12 13 13.1
Anexos nos documentos .................................................................................. 24 Agendamento de emails ..................................................................................... 25 Arquivo ............................................................................................................ 26 Algumas regras na movimentao ....................................................................... 26
Historial ............................................................................................................... 26 Detalhe ............................................................................................................... 28 Intervenientes .................................................................................................. 29 Entidades estrangeiras ....................................................................................... 30 Associar cliente ................................................................................................. 30 Bens ................................................................................................................... 32 Agenda ................................................................................................................ 33 Eventos ............................................................................................................ 34
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OBJETIVO
Expor os princpios de movimentao do processo e gerar documentos no GPESE/SISAAE.
O GPESE/SISAAE uma aplicao em constante aperfeioamento. Das alteraes e ajustamentos efetuados sero publicados pequenos manuais na pgina inicial.
Este manual est organizado usando o menu principal de GPESE/SISAAE como base, a partir do captulo 8.
O captulo 7 corresponde ao menu de Configuraes que, pela sua importncia na base dos trabalhos do Escritrio e do GPESE/SISAAE, ser o primeiro menu a ser referido no manual.
O captulo 12 corresponder ao Detalhe do processo, que no tendo tecla de atalho atravs do menu, pode ser consultado em vrias pginas atravs dos culos. .
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ACESSO AO GPESE/SISAAE
2.1 Requisitos para aceder aplicao

Para aceder aplicao so necessrias as seguintes ferramentas: Adobe Reader Visualizar/Imprimir documentos PDF; o Obter um cpia gratuita em http://get.adobe.com/reader.
Word Editor de texto; o o Microsoft Word includo no Microsoft Office; Writer includo no OpenOffice. Obter http://www.openoffice.org/pt/download/download.htm; um cpia gratuita em
Navegador web (browser); o Google Chrome: Obter PT/chrome/browser; um cpia gratuita em https://www.google.com/intl/pt-
o o
Mozilla Firefox: Obter um cpia gratuita em http://www.mozilla.org/pt-PT/firefox/new; Internet Explorer: Esta ferramenta j vem instalada gratuitamente em sistemas Windows;
Java Virtual Machine: o Obter um cpia gratuita em http://www.java.com/download/index.jsp;
2.2 Configuraes Inicias

O correto funcionamento do GPESE/SISAAE obriga adio dos stios https://www.solicitador.org e https://www.ca.solicitador.org aos stios de confiana do navegador. A ttulo de exemplo mostra-se como efetuar esta configurao usando o Internet Explorer.
2.2.1 Adicionar os stios de confiana no Internet Explorer (IE) Abrir o IE e aceder s opes de internet selecionando a opo no menu Ferramentas.
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Selecionar o separador Segurana.
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Selecionar Sites Fidedignos e premir o boto Sites para adicionar os stios.
Adicionar cada um dos endereos seguintes na caixa de dilogo e premir o boto Adicionar: https://www.solicitador.org https://www.ca.solicitador.org
Concluir premindo o boto Fechar e OK para voltar ao IE.
NOES BASE
3.1 Filtros de Pesquisa

O GPESE/SISAAE disponibiliza um sistema de filtros para mais rapidamente se aceder informao desejada. Permite usar os smbolos asterisco (*) e ponto de interrogao (?) em substituio, respetivamente, de qualquer ou de um caractere. A ttulo de exemplo, na pesquisa de um exequente/executado: Sabe-se o primeiro e ltimo nome, nesse caso deve escrever-se: Carlos*Silva;
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Sabe-se o primeiro e ltimo nome do mandatrio, nesse caso deve escrever-se: *Carlos*Silva; visto que no tribunal pode ser inserido o nome do mandatrio com ou sem o ttulo (Dr.);
Quando o nome for acentuado (por exemplo Jos), deve-se pesquisar por Jos* ou Jos? pois o nome pode constar na base de dados com ou sem acentuao;
Existe uma opo exportar, no canto superior esquerdo, que permite obter um ficheiro Excel com os resultados da pesquisa, podendo ser feitas anlises fora da aplicao. Cada processo gera tantos registos quanto o nmero de executados.
3.2 Pesquisa de Processos

Apresentam-se em seguida, com exemplos, os critrios de pesquisa de processos: N. Interno: PE 12 / - devolve todos os processo executivos com o nmero 12 independente do ano do processo, i.e., PE -12/2002;PE-12/2003;; N. Processo: 1029/* - devolve todos os processos que se iniciem por 1029/, i.e., 1029/03.4TBLSB; 1029/03.4TBEVR; 1029/04.5TBAVR-A;; N. Processo: */04.5TBPRT* - devolve todos os processos que contenham /04.5TBPRT, i.e., 1029/04.5TBPRT; 1029/04.5TBPRT-A; 10/04.5TBPRT;;
AUTENTICAO E PGINA INICIAL
O Oficial Pblico autentica-se no GPESE/SISAAE digitando o nome de utilizador, a senha e a palavra de cinco letras que aparece na imagem e premindo o boto OK.
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Nota: Quando se pretender alterar a sequncia de letras da imagem, a pgina de acesso ao sistema deve ser atualizada usando o boto respetivo do navegador ou premindo a tecla F5.
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A pgina inicial est dividida em cinco zonas distintas: (1) (2) (3) (4) (5) Menu de trabalho Alteraes na agenda Novidades Hiperligaes teis Encerrar e iniciar
Em seguida, apresenta-se mais pormenorizadamente cada uma destas zonas. (1) O Menu de trabalho divide-se em dois grandes grupos: a. Gesto dos seus processos b. Gesto da prpria aplicao (configuraes) (2) Nesta rea da pgina so disponibilizadas as seguintes informaes: a. Indica os processos novos (processos sem classificao atribuda); b. Indica as comunicaes novas geradas/enviadas pelo tribunal atravs do BNA; c. Sempre que o Tribunal insira/remova/altere um novo interveniente, uma morada dum interveniente, um bem, etc. indicado aqui; d. Indica as Provises pagas por referncia MB e transmitidas ao GPESE/SISAAE;
(3) Novidades Nesta rea sero descritas as novidades introduzidas na aplicao.
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(4) Hiperligaes teis Visa disponibilizar algumas hiperligaes teis para o Oficial Pblico. (5) No canto superior direito encontram-se as opes Sair e Incio que permitem sair da aplicao ou aceder pgina inicial do GPESE/SISAAE.
Ainda na pgina inicial existe a possibilidade de pesquisar por cdigo de barras:
Ao inserir o cdigo de barras do aviso de receo que recebeu acede ao ato, identificando rapidamente o processo a que se refere e permitindo fechar o ato:
Quando o ato se encontra fechado, o GPESE/SISAAE automaticamente mostra o seu historial:
O smbolo dos CTT da respetiva comunicao no historial permite visualizar o rastreamento da mesma at entrega:
Pode ainda ser inserido o cdigo da capa do processo para aceder diretamente ao processo:
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ACEDER AOS PROCESSOS
O utilizador pode aceder diretamente a um processo, seja por indicao do nmero de processo do Tribunal ou pelo nmero interno, atravs de 1 de 2 mtodos: Mtodo 1 - Na barra sempre disponvel na parte superior da pgina:
Mtodo 2 - No menu Processo -> Ir para: Na pesquisa deve ser indicado o nmero judicial (n. do processo) ou o nmero interno para obter a lista de processos. A pesquisa segue as mesmas regras anteriormente explicadas em 3.2-
A lista de resultados apresenta funcionalidades que visam facilitar o acesso informao do processo. Assim: A lista de resultados pode ser ordenada existindo setas no cabealho da lista; Selecionando o nmero interno acede-se movimentao do processo; Os atos praticados no processo so apresentados quando se seleciona o nmero judicial; As comunicaes esto acessveis no envelope apresentado na ltima coluna; Apresenta-se o detalhe do processo premindo os culos apresentados na ltima coluna.
CONFIGURAES
Apresenta-se agora uma funcionalidade base de muitos dos movimentos do Escritrio e dos processos.
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6.1 Password
A funcionalidade permite, ao Oficial Pblico, alterar a senha de acesso ao GPESE/SISAAE. No caso de esquecimento da senha, o suporte informtico pode proceder reposio da senha inicial.
Nota: Quando solicitada uma nova senha, a mesma ser enviada via CTT. No permitido o envio por email ou a indicao da mesma pelo telefone.
6.2 Fiscalidade Of. Pub.

O Oficial Pblico configura a sua fiscalidade que ser usada em toda a aplicao.
6.3 Agenda
O GPESE/SISAAE disponibiliza uma agenda que permite gerir as atividades do escritrio do Oficial Pblico, articulando ocorrncias e prazos resultantes da movimentao de processos, tarefas e atividades. 6.3.1 Permisses O Oficial Pblico configura as permisses da agenda selecionando a agenda e a opo de menu Alterar.
Faz as alteraes e valida a alterao selecionando a opo Alterar.
6.3.2 Atividades O Oficial Pblico adiciona as atividades a serem inseridas na agenda. obrigatria a existncia de pelo menos uma atividade configurada.
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A lista de atividades pode ser consultada, alterada e eliminada usando as opes disponveis.
6.4 Balco Nacional de Arrendamento

O Oficial Pblico define a sua situao no balco nacional de arrendamento, o nib e o concelho onde pretende exercer a sua atividade.
A alterao da inscrio do concelho automaticamente substituda quando o Oficial Pblico indica um novo concelho, mas est tambm disponvel um boto para remover o concelho. As alteraes so validadas quando o boto Atualizar premido.
NOVOS (PROCESSOS)
O Oficial Pblico pode consultar a lista de novos processos e pode classific-los. Esto disponveis filtros para facilitar o acesso lista de processos pretendida.
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Todos os processos, apresentados na lista, permitem aceder ao seu detalhe atravs dos culos, mesmo antes de serem classificados. Ao selecionar o nmero judicial apresenta-se o formulrio de classificao do processo.
O GPESE/SISAAE atribui sequencialmente o nmero interno, os outros parmetros so selecionados de acordo com a espcie, o objeto da ao e o ttulo executivo.
PENDENTES (ATOS)
Apresenta a lista de atos pendentes ou no terminados.
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Os filtros possibilitam pesquisas diferenciadas. Em seguida apresentam-se alguns exemplos: Local de diligncia (agendamento de citaes pessoais, etc.): Indicar o local ou o cdigo postal; Atos pendentes dum processo (o que est por fazer e a aguardar resposta): Indicar o processo; Prazos esgotados: Indicar a data <= hoje; Etc.
Todos os atos pendentes da lista resultante da pesquisa efetuada permitem aceder ao historial e visualizar todos os atos pendentes do processo. Para tal devem-se selecionar os nmeros internos e judiciais, respetivamente.
O ato movimento quando se seleciona a ao.
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MOVIMENTAO
A movimentao responsvel pela gerao de todos os atos do processo. A imagem que se segue apresenta as reas disponveis.
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9.1 Gerar uma ao, um documento ou um movimento

A lista de aes disponveis na movimentao encontra-se no menu lateral esquerdo. As aes podem ser meros registos de acontecimentos (telefonemas, cartas recebidas ou enviadas), documentos ou comunicaes.
Selecionada a ao indica-se a origem e o destino do ato.
Regista-se a data em que o ato foi realizado, sendo apresentada por defeito a data do prprio dia.
Quando existir uma data prevista ou data limite, deve ser selecionada a opo Previso para final do ato e indicar a data de trmino ou o nmero de dias previsto. Caso seja indicado o nmero de dias, a data de trmino automaticamente calculada que corresponder ao prximo dia til do resultado da soma do nmero de dias com a data de incio do ato. Para os atos que requeiram resposta tem de se selecionar a opo Prazo de resposta e a data prevista de resposta ou o nmero de dias. A data prevista automaticamente calculada quando se indica o nmero de dias, resultando no prximo dia til da soma do nmero de dias data final do ato. Por fim, regista-se a data de receo quando for obtida a resposta.
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Podem ser associados, a cada ato, custos e receitas que sero contabilizados e imputados ao processo.
Na seo Comentrios podem ser registadas notas.
Nota: O Comentrio tambm pode ser adicionado pelo Historial (ver o captulo seguinte).
A maioria das aes tem um documento associado que pode ser editado premindo o boto Gerar Documento. Se forem solicitados alguns parmetros na criao do documento, estes devem ser corretamente Indicados. Aps premir o boto Continuar o documento surge com o texto proposto o qual deve ser lido com ateno, pois o texto sempre da responsabilidade do prprio Oficial Pblico.
A funcionalidade Emitir permite visualizar o documento final e o ato fica completo quando se premir o boto Movimentar que far as comunicaes e permite fazer a impresso do documento.
9.2 Modelos de documentos

Para os documentos gerados no GPESE/SISAAE, o Oficial Pblico poder criar at quinze verses diferentes de cada modelo existente. A criao de um documento pela movimentao do processo permite usar um modelo j existente, comum a todos os utilizadores, ou fazer as alteraes pretendidas e criar um novo modelo. A funcionalidade Criar Modelo foi desenvolvida para esse efeito, sendo que apenas necessrio indicar o nome do novo modelo e Gravar.
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Depois do modelo estar criado, este pode ser alterado ou removido ( Alterar Modelo e Remover Modelo respetivamente).
Os modelos de documentos podem ser criados a partir de qualquer verso j existente.
9.3 Anexos
O GPESE/SISAAE permite anexar documentos aos email e nas comunicaes geradas de forma automtica. A movimentao de um processo permite o envio de anexos ao e-mail com origem no historial do prprio processo ou externos aplicao GPESE/SISAAE.
9.3.1 Anexos nos emails Podem ser adicionados itens do Histrico/DGAJ e ficheiros externos ao GPESE/SISAAE. Depois de selecionado o ficheiro, este listado na lista de Ficheiros.
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Os ficheiros adicionados do histrico podem ser visualizados selecionando o nome do ficheiro. Caso se pretenda remover um ficheiro. Acede-se listagem e retira-se a seleo. Para remover um ficheiro externo ao GPESE/SISAAE seleciona-se a cruz associada designao do ficheiro. Os ficheiros encontram-se separados pelo mtodo de seleo, como tambm evidenciado na figura.
A confirmao do envio de emails e de anexos feita acedendo ao email no Historial.
9.3.2 Anexos nos documentos Os documentos do Histrico/DGAJ e documentos externos ao sistema podem ser associados a documentos produzidos no GPESE/SISAAE. Estes podem ser adicionados antes ou depois de gerar o documento. Quando se adiciona antes de gerar o documento processa-se de forma semelhante ao anexo a emails.
Aps gerar um documento possvel anexar antes do documento ser emitido. Para tal, o Oficial Pblico deve selecionar o smbolo do Adobe no lado direito da pgina e selecionar o documento pretendido.
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O Oficial Pblico pode indicar a ordem pela qual os anexos se apresentem aps o documento ser gerado no GPESE/SISAAE.
Com a emisso do documento, este fica completo e pronto para ser movimentado onde poder ser impresso. Nota: Os documentos a anexar esto limitados a um tamanho mximo de 1 MB.
9.4 Agendamento de emails

Oficial Pblico ao indicar uma data prevista para a concluso do ato e se tiver selecionado o envio de emails, ento o sistema automaticamente agenda o envio dos email para essa data. Se o Oficial Pblico selecionou o envio de emails e movimentou o ato sem agendamento, ento os emails so enviados nesse momento. O Historial do processo mostra a associao dos emails aos atos e o detalhe do email informa se o email j foi enviado ou no.
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9.5 Arquivo
O arquivo tem de ser obrigatoriamente registado quando o processo terminar Quando o Oficial Pblico terminar todos os atos, o sistema automaticamente arquiva o processo no sendo possvel moviment-lo, apenas se pode aceder ao Historial.
9.6 Algumas regras na movimentao

Um processo tem obrigatoriamente um ato em curso, excetuando os processos arquivados. Se, por exemplo, no existir nenhuma ao em curso porque o processo est suspenso por acordo de pagamento, dever ser selecionada o ato que reflita essa situao. O primeiro ato a realizar sempre o da classificao do processo, mesmo que pretenda arquivar (por estar remetido para outro processo, por exemplo) ou recusar.
10 HISTORIAL
O Historial contm todos os atos realizados no processo.
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Em cada ato possvel: Inserir e visualizar comentrios; Visualizar os emails; Visualizar os documentos associados; O tipo de envio do documento telemtica, correio registado com aviso de receo, fax, etc.); Descrio - corresponde ao nome do ato e pode ter 4 cores: o o o o Atos em curso e ainda dentro do prazo previsto: Azul; Atos em curso com prazo expirado: Vermelho; Ato em curso e prazo expira hoje: laranja. Atos terminados: preto.
Data de incio, prevista e final do ato; Data prevista e data em que efetivamente se recebeu a resposta ou de trmino do prazo; Custo associado ao ato; Quem fez a comunicao (Oficial Pblico); Destinatrio da comunicao; A quem foi dado conhecimento; O utilizador que realizou o ato.
A informao anteriormente apresentada est de acordo com a sequncia das colunas na lista apresentada na imagem anterior.
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11 DETALHE
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11.1 Intervenientes
A gesto dos intervenientes efetuada no detalhe do processo. Aqui devero ser inseridos todos os intervenientes do processo, mesmo que surjam durante a tramitao. Todos os dados devero ser confirmados e complementados aps a classificao do processo, de forma a no ocorrerem interrupes na movimentao do processo.
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11.2 Entidades estrangeiras

Quando o Interveniente tem NIF estrangeiro, insere-se esse dado acedendo ao detalhe da entidade e premindo o boto Adicionar Documento . No tipo de documento seleciona-se NIF estrangeiro quer o interveniente seja individual ou coletivo:
Ter em ateno a indicao correta do pas quando se regista a morada do interveniente.
11.3 Associar cliente

A associao de clientes est disponvel no detalhe do processo. Para associar um cliente seleciona-se o nome do interveniente e no separador Entidades seleciona-se a entidade, define-se o tipo como cliente, indica-se o IVA e a Reteno. Por fim seleciona-se o boto Associar.
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Caso se pretenda remover a associao, seleciona-se a entidade e o boto Desassociar. No caso de ser o primeiro processo associado a esse cliente, define-se o Tipo, IVA e Reteno e o processo termina selecionando o boto Adicionar.
Quando a associao bem sucedida mostrada uma mensagem de sucesso.
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12 BENS
A lista de bens associados ao processo est disponvel no detalhe do processo. Os bens podem ser transmitidos pelo BNA ou podem ser inseridos diretamente neste menu, na opo Novo Bem.
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13 AGENDA
A agenda reflete todos os atos com ocorrncias agendadas para o dia - interao entre processos e datas de execuo.
A agenda apresenta as seguintes funcionalidades: o o Informao acerca do ltimo evento inserido, alterado ou removido; Movimentao de agenda: entre dias, semanas ou meses em funo da vista selecionada; Seleo de vista (Dia/Semana/Ms); Calendrio: Permite movimentar entre meses e selecionar um dia para visualizar;
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o o
Permite selecionar a agenda a visualizar (pessoal, do escritrio ou ainda de terceiro que me tenha dado permisses); Mostra as permisses na agenda selecionada, alm da consulta; Mostra a escala horria nas vistas diria e semanal; Mostra o dia nas vistas diria e semanal e na vista mensal o dia da semana; Mostra os eventos distinguindo-os por cores em funo do tipo de evento.
o o o o
13.1 Eventos
Os eventos registados na agenda podem ser do tipo: ocorrncias, tarefas e compromissos. As ocorrncias correspondem aos atos pendentes em relao aos quais foi definido um prazo para final do ato ou receo de aviso e/ou um prazo para resposta na pgina de movimentao.
So apresentadas na agenda do escritrio a cor verde, no dia em que termina o prazo agendado e so sempre agendadas para as 00:00 horas daquele dia. Selecionar o indicador de ocorrncias de um determinado dia para visualizar a lista de ocorrncias. Para consultar a ocorrncia, seleciona-se o ato.
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Uma ocorrncia removida da agenda quando indicada a data final ou a data de resposta.
As tarefas correspondem a tarefas agendadas e no concludas.
So apresentadas na agenda do pessoal na cor roxa, no dia em que termina prazo agendado e so sempre agendadas para as 00:00 horas daquele dia.
Uma tarefa removida da agenda quando dada como concluda.
Os compromissos so todos os eventos agendados com data e hora tais como reunies, entre outros. O agendamento feito diretamente na agenda apontando o ponteiro do rato para o dia e a hora de incio do compromisso e preenchendo o formulrio do novo evento constante da imagem seguinte.
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Para inserir um novo compromisso: o Selecionar o dia e hora de incio nas coordenadas dessa rea em qualquer uma das vistas (dia/semana/ms); Preencher o formulrio do novo evento tal como a imagem apresentada anteriormente e validar com o boto OK para agendar. Nota: Se for premido o boto Fechar o compromisso no ficar agendado;
Quando o compromisso inserido, na agenda ficar marcado a cor amarela assinalando como ocupado o perodo em que decorre (entre as datas de incio e fim), conforme imagem seguinte.
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Um compromisso pode ser alterado ou removido da agenda selecionando-o na agenda e, no formulrio de edio, na imagem anterior, altera-se o pretendido e valida-se com o boto OK ou o boto Remover para remover o compromisso da agenda.
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9.3.2 9.4 9.5 9.6 10 11 11.1 11.2 11.3 12 13 13.1

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Expor os princpios de movimentao do processo e gerar documentos no GPESE/SISAAE.

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2.1 Requisitos para aceder aplicao

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2.2 Configuraes Inicias

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3.1 Filtros de Pesquisa

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3.2 Pesquisa de Processos

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(3) Novidades Nesta rea sero descritas as novidades introduzidas na aplicao.

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Ainda na pgina inicial existe a possibilidade de pesquisar por cdigo de barras:

Quando o ato se encontra fechado, o GPESE/SISAAE automaticamente mostra o seu historial:

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ACEDER AOS PROCESSOS

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6.2 Fiscalidade Of. Pub.

Faz as alteraes e valida a alterao selecionando a opo Alterar.

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6.4 Balco Nacional de Arrendamento

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Apresenta a lista de atos pendentes ou no terminados.

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O ato movimento quando se seleciona a ao.

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9.1 Gerar uma ao, um documento ou um movimento

Selecionada a ao indica-se a origem e o destino do ato.