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Exemple de manuel qualit16

MANUEL QUALIT STRUCTURES DE FORMATION ET/OU DVALUATION PAR LA SIMULATION

Prsentation
1. Finalit et gestion du manuel qualit (selon NF ISO 9001 version 2008) 2. Dclaration de la politique qualit 3. Organisation et responsabilits 3.1 3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Organigramme Textes fondamentaux La cellule qualit L'approche par processus La cartographie des processus La documentation, les enregistrements et l'archivage La mise disposition de ressources La revue de direction Les processus externaliss

4. Systme de management

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Daprs : Association hospitalire Sainte-Marie, Institut de formation en soins infirmiers CH Sainte-Marie Privas. Manuel qualit Institution de formation en soins infirmiers. Privas: IFSI PRIVAS; 2010. http://ifsiprivas.hautetfort.com/media/00/02/3823463439.pdf

Guide de bonnes pratiques en matire de simulation en sant

1. Finalit et gestion du manuel qualit Le manuel qualit a pour objet de dcrire le management de la qualit afin d'assurer : la conformit des dispositifs de formation en rfrence aux textes rglementaires ; la satisfaction des parties par son fonctionnement et son amlioration continue.

Il est destin une communication auprs des formateurs, du personnel technique et administratif, des apprenants et des tutelles. Le responsable s'engage en donner communication toute personne qui en fait la demande. Les rgles de gestion du manuel qualit : Rdaction et approbation : le manuel qualit est valid par le responsable aprs concertation avec la cellule qualit. Diffusion : le responsable organise la diffusion du manuel qualit. Il est rendu public sur le site du centre de formation et sur la plate-forme d'e-formation. Revue et mise jour : il est revu au minimum 1 fois par an.

2. Dclaration de la politique qualit Linfrastructure remplit ses missions dans le respect des textes fondateurs en accord avec les exigences des professionnels des secteurs sanitaires et mdico-sociaux. Linfrastructure a pour mission la formation initiale des professionnels de sant (tudiants en mdecine, lves infirmiers, kinsithrapeutes, etc.) ; la formation continue des professionnels de sant.

Les principes fondamentaux : l'enseignement vise former des professionnels responsables, autonomes, porteurs de valeurs humanistes dans le respect des personnes, aussi bien les apprenants que les formateurs et plus gnralement les personnes. Le rle des apprenants dans le management de la qualit est clairement dfini. Ils sont reprsents au conseil pdagogique, donnent leurs avis sur le projet pdagogique, sur la planification des valuations, sur les difficults des apprenants. Les professionnels qui participent l'enseignement sont reprsents de la mme faon au conseil pdagogique. Le projet de service prend en compte les besoins et les attentes des apprenants, les comptences du personnel, intgre les contraintes rglementaires, techniques et organisationnelles. Linfrastructure s'engage : mettre en uvre un systme de management de la qualit fond sur l'approche par processus ; anticiper les moyens ncessaires l'volution des processus de formation et/ou danalyse de pratique ; valuer les processus et revoir ses objectifs en matire de qualit ; amliorer de faon continue l'efficacit de ses procdures.

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3. Organisation et responsabilits 3.1 Organigramme Insrer un schma de lorganigramme. 3.2 Textes fondamentaux Citer la rglementation qui s'applique aux diffrents professionnels engags. 4. Systme de management de la qualit de linfrastructure de formation et/ou danalyse de pratique par simulation 4.1 La cellule qualit Le suivi et l'amlioration du systme qualit sont effectus par une cellule qualit. Elle est compose minima du responsable et des pilotes de programmes de simulation. Son activit est coordonne par le responsable. Elle est charge de l'laboration de documents qualit et de la coordination avec le personnel. Les pilotes de programme de simulation assurent la transmission des informations. La cellule qualit assure la revue des processus. Les pilotes de processus sont responsables des lments de preuve. 4.2 L'approche par processus Le systme de management de la qualit mis en uvre est fond sur l'approche par processus. 4.3 La cartographie des processus Modle adapter en fonction de l'activit de linfrastructure

Schma 10. Exemple de cartographie des processus

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Processus de management Les processus de management se rpartissent entre les processus de dcision et d'amlioration continue de la qualit. - Prises de dcision : gestion des ressources humaines, planification, management de la politique qualit, relations avec les tutelles, communication, partenariat. - Amlioration continue de la qualit : audits internes, enqutes, fiches d'amlioration du systme qualit, runion de coordination avec les apprenants.

a) Gestion des ressources humaines Un entretien annuel de l'ensemble des membres de l'quipe est ralis. Le plan de formation est labor en prenant en compte les besoins structurels et les demandes individuelles. Les demandes sont transmises au service formation dont dpend le professionnel aprs validation par la direction. Le budget de linfrastructure prend en compte les besoins en formation. b) Planification Les revues de conception et les revues d'valuation sont planifies en dbut d'anne. Les runions pdagogiques, de secrtariat et des responsables de programmes de simulation sont planifies, aprs concertation en quipe, en dbut d'anne et portes la connaissance de tous. La planification des programmes de simulation est labore avec le responsable des programmes. Elle est porte la connaissance des partenaires. c) Management de la politique qualit Le rglement intrieur est propos pour avis au conseil pdagogique. Le responsable le porte la connaissance des reprsentants des apprenants qui en acceptent le contenu. La charte informatique, la fiche conduite tenir en cas d'accident du travail , la fiche d'amlioration du systme qualit sont annexes au rglement intrieur. d) Relation avec les tutelles Le conseil pdagogique associant les apprenants se runit deux fois par an. e) Communication Le site intranet sert de support la communication des informations relatives aux inscriptions aux formations. La plate-forme d'apprentissage en ligne sert de support la communication des informations et des cours des apprenants inscrits en formation. f) Partenariat (s'ils existent) Une convention de partenariat et d'objectifs fixe les rgles de partenariat. g) Audits internes L'ensemble des processus est audit sur 3 ans par des auditeurs internes.

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h) Enqutes/fiche d'amlioration du systme qualit/runion de coordination avec les apprenants Les apprenants participent au processus en renseignant des enqutes : le vcu pdagogique : enqute relative aux enseignements ; le bilan de fin de formation.

Une fiche de dclaration des non conformit permet toutes les parties de signaler les dysfonctionnements. Une rencontre responsable/formateurs/apprenant a lieu une fois par an.

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Processus de formation Le processus de formation se rpartit entre les processus slection , pdagogie , programme . Slection : information et diffusion des programmes auprs des cibles, gestion des apprenants, suivi des candidats retenus. Pdagogie : conception des programmes, valuation des apprenants, traabilit. Programmes : enseignements des sances de simulation, accompagnement personnalis des apprenants.

a) Slection Publicit et gestion des candidats Linformation et la diffusion des programmes de simulation sont assures via un site internet, via une brochure, un catalogue de formation et dautres moyens prciser. Suivi des slections Les inscriptions sont enregistres au fur et mesure de leur arrive. Les convocations aux dates de formation sont envoyes aux candidats. Un courrier est adress aux candidats aprs validation par le comit pdagogique. b) Pdagogie Conception du produit pdagogique : le projet pdagogique est actualis tous les ans par l'ensemble de l'quipe. La conception des units d'enseignement est labore par le pilote du programme et soumise validation en revue de conception. Les concepteurs et tous les responsables d'units d'enseignement participent cette revue pour faciliter les liens entre chacune des units d'enseignement. Les conceptions sont archives. valuation : toutes les valuations sont prsentes en revue d'valuation. Les membres de la commission d'attribution des crdits ont connaissance des valuations et attribuent les crdits. Les valuations sont archives. Traabilit des enseignements : les formateurs rguliers planifient les interventions avec les intervenants occasionnels, les reportent sur le logiciel ad hoc. Ils s'assurent que l'intervention correspond la commande via un processus d'valuation. Accompagnement personnalis des apprenants : le suivi est assur par le pilote du programme pdagogique. Les vnements importants sont nots.

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Processus support Les processus support se rpartissent entre les processus gestion de la documentation , infrastructures et gestion des intervenants . Gestion de la documentation : enregistrement des textes rglementaires et/ou ouvrages reus, procdures, programmes pdagogiques, information l'quipe, classement, etc. Infrastructures : suivi et vrification du matriel pdagogique, suivi des pannes techniques et informatiques, gestion des photocopies, suivi des absences, conventions. Gestion des intervenants : formulaire d'identification, CDD d'usage ou contrat de prestation de service, programme d'intervention envoy, dclaration des heures rmunrer. a) Gestion de la documentation Les nouveaux textes rglementaires sont ports la connaissance de l'quipe et enregistrs. Les ouvrages sont enregistrs et transmis l'quipe par mail avec un rsum succinct du sommaire. Ils sont ensuite confis aux formateurs responsables des diffrents programmes qui les tiennent disposition de l'ensemble de l'quipe. La gestion des documents qualit est assure (cycle de vie des procdures, documents opratoires et enregistrement). La gestion des banques de donnes est organise et scurise. L'inventaire du matriel est ralis une fois par an. Les pannes informatiques et techniques sont signales et rpertories sur les supports ad hoc. Le suivi des tenues de travail du personnel est effectu chaque arrive et/ou dpart d'un formateur. La maintenance prventive et curative des matriels et installation du centre de simulation est organise La gestion des stocks et approvisionnements est organise.

b) Infrastructures

c) Gestion des intervenants - Les pilotes de programmes de simulation contactent les intervenants potentiels, rdigent une fiche commande programme d'intervention , notent les plages horaires et le contenu. - Le secrtariat confirme les interventions et fait signer les contrats de travail aux intervenants. - Les fiches commande programme d'intervention retournes sont signes par le responsable. Les contrats de travail signs sont archivs. 4.4 La documentation, les enregistrements et l'archivage La documentation est gre par les pilotes de processus et contrle par la cellule qualit. Les enregistrements sont stocks et archivs de manires approprie de faon viter la perte ou la dtrioration. La version jour des documents oprationnels est disposition du personnel. L'archivage de la totalit des donnes est effectu priodiquement.

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4.5 La mise disposition de ressources

La direction dfinit les ressources humaines et matrielles pour faire vivre le systme de management de la qualit.
4.6 La revue de direction

La politique et les objectifs qualit fixs par linfrastructure, les retours d'information concernant les apprenants, l'efficacit des processus, l'tat des actions correctives et prventives, les rclamations et les plaintes, les changements pouvant affecter le SMQ ainsi que les axes d'amlioration continue sont traits durant la revue de direction. Un tableau de bord des indicateurs tenu jour est prsent en revue de direction et appuie le bilan de l'activit. La revue se tient avant le dbut de l'anne. L'ensemble des membres de linfrastructure et les pilotes de processus participent cette revue. Les actions d'amlioration continue sont dfinies en revue de direction et suivies par la cellule qualit.
4.4 Les processus externaliss s'ils existent sont dfinis (formation dlocalise par exemple ou sous-traite

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