HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT SEGUNDA EVALUACIN A DISTANCIA

1. ALMACENAMIENTO: El almacenamiento es una actividad logstica que se encarga de preservar los artculos adquiridos por compras en las mismas condiciones y especificaciones que fueron decepcionados por el proveedor. Es una actividad logstica es muy estratgico en diversas empresas productoras de bienes y servicios, porque a travs de ella se gestionan mercados competentes y se garantiza la continuidad del proceso productivo. 2. IMPORTANCIA DEL ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES: Las operaciones de almacenamiento se pueden apreciar en diferentes puntos de la cadena de abastecimiento, cumpliendo con diferentes funciones, como se puede ver a continuacin:

a) Los almacenes de componentes y materias primas guardan la materia prima en o cerca de su punto de ingreso al proceso de manufactura o de ensamble. b) Los almacenes de trabajo en proceso guardan productos y ensambles parcialmente terminados en diversos puntos a lo largo de una lnea de produccin o de ensamble. c) Los almacenes de productos terminados guardan existencias con el fin de amortiguar desfases entre los ritmos de produccin y la demanda. Debido a esto, el almacn generalmente se ubica cerca del punto de manufactura y a menudo se caracteriza por la entrada y salida de tarimas completas, siempre que el tamao y el volumen del producto ameriten cargas del tamao de una tarima. La demanda en un almacn que slo cumpla esta funcin podra requerir capacidad de reabastecer existencias para el siguiente nivel de distribucin de uno a tres meses.

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT d) Los almacenes o centros de distribucin acumulan y consolidan los productos provenientes de varios puntos de manufactura para luego hacer un solo envo a clientes en comn. Este almacn podra estar ubicado de manera centralizada entre los centros de produccin o entre los clientes. Se podra tipificar el transporte de los productos por cajas o tarimas llenas que entran o por cajas llenas o cantidades de cajas fraccionadas que salen. Tpicamente las instalaciones responden a pedidos regulares semanales o mensuales. e) Los almacenes o centros de fulfillment reciben, alistan y despachan envos pequeos a clientes especficos. f) Los almacenes locales estn diseminados en el territorio con el fin de acortar las distancias de transporte, y as permitir dar una respuesta rpida a la demanda de los clientes. Con frecuencia, alistan un solo artculo, y puede ser que ese artculo sea enviado al cliente todos los das. g) Los almacenes de servicio de valor agregado ejecutan actividades de individualizacin de productos clave, incluyendo empaque, etiquetado, marcado, fijacin de precios y procesamiento de devoluciones. Debido a los cambios actuales en la disponibilidad y el costo de transporte, en el caso de muchos productos es posible combinar actividades en un solo sitio y saltarse algunos eslabones en la cadena. Particularmente, se envan muchos artculos pequeos de alto precio, con demanda impredecible, a todo el mundo desde una nica fuente utilizando los servicios de entrega de un da para el otro. Tambin la bodega toma importancia en trminos financieros, ya que el almacenamiento es una operacin costosa: representa entre un 2% y un 5% del costo de las ventas de las compaas. Con el renovado nfasis que las compaas le estn poniendo al rendimiento sobre los activos, minimizar los costos el almacenamiento es un tem a tener en bien en cuenta. Toda esta importancia que se le ha colocado a la operacin de almacenamiento tambin le ha colocado grandes exigencias tanto al gerente del almacn como al almacn mismo: Se le exige cada vez ms a los almacenes: Realizar ms transacciones y ms pequeas Manipular y almacenar ms artculos Proveer ms productos y servicios a la medida Ofrecer ms servicios de valor agregado Procesar ms devoluciones Recibir y despachar ms pedidos internacionales A la vez, los almacenes de hoy tienen: Menos tiempo para procesar los pedidos Menos margen de error. Menos capacidad del sistema de administracin del almacn (WMS, Warehouse Management System), como consecuencia de las inversiones del

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT ao 200 en recursos de planeacin corporativa. (ERP, Enterprise Resources Plannnig) 3. FUNCIONES ESENCIALES DEL ALMACENAMIENTO: a) Recepcin de productos La recepcin de productos abarca el conjunto de tareas que se realizan antes de la llegada de los productos al almacn, desde la entrada hasta despus de su llegada. La recepcin se divide en las estas fases: Antes de la llegada: Antes de la recepcin de los productos, se deber disponer de la documentacin necesaria: tanto la originada por el departamento de aprovisionamiento, en la que consten los pedidos confirmados con el detalle de los productos solicitados a los suministradores, como los documentos correspondientes al departamento de ventas, con los datos referentes a las devoluciones de los clientes. Llegada de los productos: Este momento es importante, ya que se traspasa la custodia y la propiedad de las mercancas del proveedor al cliente. Es en este instante cuando se verifica el pedido, es decir, se comprueba si los artculos recibidos coinciden con los que constan en los documentos que corroboran el traspaso de propiedad de los mismos. Al mismo tiempo deber procederse a la devolucin de aquellos productos que no renan las condiciones estipuladas. Despus de la llegada: Una vez que se han recibido los productos, se procede al control e inspeccin de los mismos, en lo que se refiere a la calidad y si se ajusta a las condiciones estipuladas en el contrato de compraventa. Finalizada la inspeccin y control, se repaletiza la mercanca si procede y se le asignan los cdigos internos del almacn, emplazndola en su ubicacin definitiva. b) Almacenaje y manutencin: Entre las actividades realizadas en el propio almacn podemos distinguir las correspondientes al almacenaje propiamente dicho y a la manutencin de los productos; Almacenaje: Es la actividad principal que se realiza en el almacn y consiste en mantener con un tratamiento especializado los pro- ductos, sistemticamente y con un control a largo plazo. Esta funcin no aade valor al producto. El almacenaje requiere unos recursos que generan una serie de costes: La maquinaria y las instalaciones, que suponen una serie de inversiones, generando costes, tales como el valor de la adquisicin y mantenimiento de

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT los equipos de transporte interno, las estante- ras y las instalaciones en general. La obsolescencia, que consiste en la depreciacin del valor que sufren los productos almacenados, como consecuencia de la irrupcin en el mercado de productos nuevos. Otra causa es la originada por la moda que, cada vez ms, obliga a sustituir un producto por otro aunque est en perfectas condiciones, como los telfonos mviles, los ordenadores personales, etctera. El inmovilizado, constituido por el valor de la nave o del espacio destinado al almacenamiento de los productos y de los equipos industriales. Los recursos humanos, el conjunto de personas que trabajan en el almacn, dedicados a la conservacin y mantenimiento de los productos y de los equipos que conforman el inmovilizado. El coste financiero que implica el valor del capi- tal empleado en la compra de los productos que constituyen los stocks. Los costes informticos de gestin del almacn, que estn en torno al 5 %.

Manutencin: La manutencin o manejo de mercancas se refiere a la funcin que desempean los operarios del almacn, empleando los equipos e instalaciones para manipular y almacenar los productos con el fin de alcanzar una serie de objetivos estipulados, teniendo en cuenta un tiempo y un espacio determinados. Las operaciones de manutencin pueden ser simples o complejas. Las operaciones de manutencin simples se caracterizan por realizarse manualmente y en ellas se manipula un nmero reducido de productos, por ejemplo en el almacn de una tienda de ultramarinos. Las ope- raciones de manutencin complejas se caracterizan por la incorporacin de equipos automatizados, que manejan grandes volmenes y pesos de producto. Por buque portacontenedores para ubicar los contenedores en los slots asignados.

c) Preparacin de pedidos: Este proceso tambin es conocido por el trmino ingls picking y se refiere principalmente a la separacin de una unidad de carga de un conjunto de productos, con el fin de constituir otra unidad correspondiente a la solicitud de un cliente. Una vez preparada la nueva unidad, se acondicionar y embalar adecuadamente. La preparacin del pedido tiene un coste ms elevado que el resto de actividades que se desarrollan en el almacn, debido a que: Los costes de manutencin recaen siempre sobre las unidades individualizadas y no sobre la carga agrupada.

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT La mecanizacin de esta operacin es compleja y no llega a automatizarse en su totalidad. En la mayora de las ocasiones, las unidades de expedicin no coinciden con las recibidas (las primeras suelen ser inferiores a las segundas). Generalmente, en los almacenes se suelen recibir pale- tas completas de productos y se expiden cajas o medias paletas. Cuando las expediciones son de mayor volumen suelen prepararse paletas completas, pero de distintos productos, incrementando la tarea de manipulacin. Un estudio realizado para estimar los costes que se generan en la manipulacin de productos en almacenes arroja los porcentajes que podemos ver en la Tabla 1.1.

Tarea Carga, descarga y transporte Almacenaje Preparacin de pedidos

% 3 7 90

d) Expedicin: La expedicin consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de que stos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de entrega y transporte pactadas con el cliente. Las actividades que, de forma genrica, se realizan en esta fase son: El embalaje de la mercanca, que consiste en proteger sta de posibles daos ocasionados por su manipulacin y transporte. El precintado, que pretende asegurar la proteccin de la mercanca y aumentar la consistencia de la carga. Para ello se suele emplear el fleje y las pelculas retrctiles. El etiquetado, es decir, las indicaciones que identifican la mercanca embalada, as como otro tipo de informacin de inters para su manipulacin y conservacin, o informacin logstica. La emisin de la documentacin, ya que toda expedicin de mercancas debe ir acompaada de una serie de documentos habituales que deben cumplimentarse en toda operacin de compra- venta; los ms utilizados son el albarn o nota de entrega y la carta de porte. Debemos destacar que las tareas enumeradas anterior- mente son responsabilidad del vendedor, segn lo indicado en la normativa espaola y en los Incoterms, a no ser que se pacte lo contrario.

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e) Organizacin y control de las existencias La organizacin y el control de las existencias dependern del nmero de referencias a almacenar, de su rotacin, del grado de automatizacin e informatizacin de los almacenes, etc. Independientemente de esto, para una buena organizacin y control deberemos tener en cuenta dnde ubicar la mercanca y cmo localizarla, para: Minimizar los costes correspondientes al manejo de las mercancas en lo que se refiere a la extraccin y preparacin de pedidos. Maximizar la utilizacin del espacio. Tener en cuenta algunas condiciones exigidas por los propios productos a almacenar, como seguridad e incompatibilidad entre los mismos. Adems de tener en cuenta las consideraciones anteriores, una buena organizacin y control de las existencias se basa principalmente en: La situacin de las mercancas dentro del almacn, es decir, el sistema que se emplea para la distribucin de las existencias dentro del rea de almacenaje. El modo de extraer los productos de su lugar de almacenamiento, con el objetivo de disminuir la manipulacin de los mismos en el momento de preparar los pedidos requeridos por los clientes. La trazabilidad por lotes, es decir, el sistema mediante etiquetado y gestin de la informacin en diferentes soportes que permite introducir un producto en la cadena de suministro y poder averiguar cul es el origen

4. MANEJO DE MATERIALES: Los artculos en el almacn pueden sufrir algn deterioro o desperfecto de sus caractersticas iniciales (fsico y tcnico) debido a la ineficiente implementacin de recursos mecnicos para poder manejar los materiales. La prdida de muchos materiales y artculos, como consecuencia del mal manejo de materiales, es otro de los grandes problemas. 5. NIVELES DE MANEJO DE MATERIALES: Existen 3 niveles de manejo de materiales en un almacn. La frecuencia de utilizacin de estos niveles de manejo est supeditada al tamao de almacn y tipo de inventario.

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT a) El Manejo Manual: Este manejo lo realiza preferente el hombre a travs de su fuerza fsica y su pensamiento; utilizando ne3cesariamente otros medios auxiliares mecnicos (remolques manuales)

b) El Manejo Mecanizado: Este nivel de manejo cuenta con la utilizacin de recursos mecnicos, pero siempre con el desempeo del manejo manual, a fin de controlar el funcionamiento de las mquinas y equipos utilizados para manejar materiales.

c) EL MANEJO AUTOMATIZADO: Los recursos mecnicos utilizados en este nivel de manejo, desplaza ocasionalmente la participacin directa del hombre. El funcionamiento y control de estor recursos mecnicos se har a travs de tableros electrnicos, cuya ubicacin estar distante del centro de manipuleo de materiales.

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT El manejo automatizado est relacionado con el desarrollo de los sistemas de produccin y con la innovacin tecnolgica de los artculos producidos. En grandes almacenes con inventarios desarrollados, el manejo manual no constituye un manejo9 econmico y rpido.

6. RECEPCIN: Este elemento del almacn, es el encargado de recibir los artculos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en: a) Descarga. b) Desembalaje. c) Inspeccin, verificacin o chequeo. d) Ingreso o entrega a los depsitos informando su llegada y laborando un parte o informe de recepcin o ingreso. Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los artculos y poderlos entregar a aquellos que deben guardarlos hasta su utilizacin. a) Descarga: Es la labor de trasladar los bultos en los cuales los artculos han sido transportados, hasta el lugar en que sern recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecnicamente, y para hacerlo es conveniente, que el personal Que debe recibir los artculos, sepa anteladamente, cual es la mercadera que llega, como llega, su peso, embalaje, etc. De manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo de tiempo posible y con los medios adecuados.

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT b) Desembalaje: Es la labor manual de retirar los artculos de los bultos en que han llegado, es decir quitar a los artculos el embalaje que tienen; para ello se debe contactar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores prdidas por deterioro. Sobre todo cuando se trata de materiales o artculos frgiles. Esto requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artculo, y colocndolos en el o los lugares donde se efectuara la verificacin o chequeo, sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificacin se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artculos ya verificados se confundan con los por verificar. c) Inspeccin, Verificacin o chequeo: Consiste en determinar si se tarta verdaderamente de los artculos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad de los requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponde con los artculos llegados: Esta parte de la recepcin, es posiblemente la ms importante, por cuanto de ella depende el que los artculos llegados pueden ser usados y por ello es que el encargado de la recepcin se deber preocupar por realizar una inspeccin organizada, siguiendo un procedimiento, no tomando lo que sea como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artculos en la orden en que estn en el documento, evitndose as equivocaciones que posteriormente darn lugar a lamentaciones que no se podrn remediar. La inspeccin o verificacin se realiza bajo 2 aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecer un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones tcnicas que debe reunir el artculo. Para llevar a cabo una buena verificacin o control de los artculos que llegan al almacn, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Estas se refieren a: Igualdad de terminologa y clasificaron entre compras, almacenes y los usuarios. Modalidad de entregar por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artculos, lotes o formas en que deben llegar, guas de remisin que deben enviar, etc. Modalidad de recepcin para cada tipo de material, estableciendo: Criterios de comprobacin cuantitativa. Criterio de estibaje antes del control. Requisitos a efectuar. Mtodos y medios a usar en el transporte interno. Responsabilidad en cuanto a la recepcin en s, el control de la calidad, condiciones tecinas exigibles, etc. d) Entrega a depsitos, ingreso de los artculos o informes o partos a emitir: Realizar la verificacin o control, para dar por terminada la recepcin hay que entregar el o los materiales a los depsitos que vana a almacenarlos, y comunicar a los

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT interesados y al jefe de almacn la llegada de la mercadera, indicando novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepcin. Para hacerlo hay que preparar un parte o informe de recepcin, en el cual se consideran todos los datos correspondientes y necesarios para que compras, produccin o ventas, control y contadura, adems de almacenes, tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilizacin de la mercadera llegada. Recepcin debe entregar un informe indicando detalladamente los artculos llegados y que entregan a los depsitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depsito de que ha recibido los artculos en buenas condiciones y en donde o en qu lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepcin es completado en el almacn y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su vez a los elementos interesados. 7. IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN DE LOS MATERIALES Los materiales tendrn que ser identificados y clasificados en funcin al uso y espacio por almacenarse. Es importante llevar un adecuado registro de los materiales en stocks, as como marcar fsicamente en cada material respectivo cdigos de tarjeta de identificacin, para facilitar un mejor control de inventarios; as{i como la rpida localizacin del material solicitado. Las mercancas de la empresa deben mantenerse ordenadas y clasificadas de manera que se facilite su uso en la operacin del negocio. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificar esta identificacin para todas las reas (compras, control de inventario, administracin, produccin, ventas). La identificacin debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su localizacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones con la mnima inversin. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin. Cuando se establezca el orden y la ubicacin de cada producto debe pensarse en cundo y cmo se va a necesitar, para facilitar el movimiento de mercancas. Cuando se reciben nuevas mercancas, deben estar el mnimo tiempo posible sin ordenar en su lugar correspondiente Una persona concreta debe ser responsable de mantener el orden y clasificar las mercancas con sus cdigos correspondientes, tanto a la entrada como a la salida del almacn

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT Tendremos fichas de productos y fichas de proveedores para identificar las existencias del almacn, que sern actualizadas con las entradas y salidas de productos y materiales. 8. BUENA DISTRIBUCIN DEL ALMACN: Esta fase del almacenamiento es de vital importancia porque permite contar con normas y procedimientos para facilitar y regular la salida de los materiales del almacn de una manera programada y oportuna. En esta fase se desarrollan las actividades de recepcin, verificacin, registro fsico de los bultos o paquetes, control y la cobertura de seguros. a) Recepcin: recibir los materiales y equipos de acuerdo a la nota de salida de almacn. b) Verificacin: recibido los materiales se verificar el contenido de los bultos confrontando con la nota de salida de almacn, o con el pedido comprobante de salida (administracin pblica). c) Registro fsico de los bultos o paquetes: se tendr que marcar, sellar, numerar y sealar a los paquetes por distribuir, a fin de evitar el extravo, el manipuleo innecesario. d) Control: esta operacin se realiza sobre el material por despacharse y sobre la documentacin. Toda salida de material deber realizarse con el documento fuente de entrega, debidamente autorizado y controlado, as como firmado por la persona que halla aceptado los materiales de acuerdo a lo solicitado. e) Control: esta fase de almacenamiento emplea varios mtodos y medidas para verificar si las operaciones realizadas en el almacn constituyen una seguridad y exactitud de las cantidades de materiales y equipos. Para desempear esta funcin se debe realizar tareas de anlisis de registro, verificados e inspecciones y tomas de inventarios. Estas prcticas deben ser ejecutadas en base a un cuidadoso plan establecido enmarcado dentro de las normas tcnicas de control. 9. UNA EMPRESA SIN UN SISTEMA LOGSTICO APROPIADO PODR ENCAMINARSE A UN BUEN FUTURO? La empresa posee diferentes sistemas, el cual el de Logstica tiene una influencia directa en el desarrollo de sus actividades y por ello es esencial para su funcionamiento. La Administracin de la Cadena de Suministro se refiere a todas las funciones gerenciales y de administracin relacionadas con el flujo de materiales desde los proveedores directos de la empresa hasta sus clientes directos, incluyendo compras, almacenamiento, inspeccin, produccin, manejo de materiales, embarques y distribucin. Si una empresa no tiene un adecuado sistema logstico lo que le espera es una posible y segura salida del mercado, por que no tendr una eficiente Adquisicin y Control de existencias, Almacenes de acuerdo a sus necesidades, Inventarios y su Control, Medios de Transporte y Manipulacin inadecuado de los materiales; Comunicaciones ineficientes, Planeamiento y Control de la Produccin especulado, Personal sin un

HECHO POR: GEORGE EDINSON ASMAT ASMAT estricto orden y desconocimiento de las normas y procedimientos vinculadas a la logstica de la empresa. 10. NIVEL DE MANEJO DE MATERIALES ADECUADO PARA APLICAR A UNA PYME En la fbrica o el comercio, tambin hay necesidad de mquinas y equipo para manejo de materiales, enseres y herramientas. Un pequeo empresario debe conservar el costo inicial, el costo de mantenimiento del equipo, la depreciacin permitida, su duracin, el costo de conversin por unidad de producto resultante del uso de su equipo para propsito general o especial. Una PYME, Por la cantidad de produccin y capacidad adquisitiva; es conveniente para aplicar el nivel de manejo de materiales manual y el nivel de manejo mecnico.