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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA

PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) INTRODUCCIN

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ONAC basado en los criterios establecidos en la norma NTC ISO/IEC 17011 debe disear, implementar y mantener el esquema de acreditacin que asegure que los ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) tienen la competencia para el desarrollo del servicio especfico de evaluacin de la conformidad. La norma NTC ISO/IEC 17024:2003 Evaluacin de la conformidad Requisitos generales para los organismos que realizan la certificacin de personas, establece requisitos que deben cumplir los organismos que certifican personas. Tomando en cuenta que en Colombia la norma NTC ISO/IEC 17024:2003, es aplicada a los ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA), y que dicha norma no fue creada para ser aplicada a la actividad especfica de estos tipos de organismos, se hace necesario definir unos criterios especficos de acreditacin relacionados con los requisitos de la NTC ISO/IEC 17024:2003, con el fin de facilitar su implementacin y evaluacin de forma apropiada. Es as como el presente documento contiene criterios para los Organismos Evaluadores de la Conformidad (OEC), que prestan servicios de Certificacin de Personas en la modalidad de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego (CPTA), que deseen obtener y mantener su acreditacin como organismos de certificacin de personas. Este documento se actualiza por ONAC con la colaboracin del Grupo Tcnico Asesor (GTA) para Organismos de Certificacin de Personas del Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia - ONAC en el que estn representadas las diferentes partes interesadas en la acreditacin de estos organismos de certificacin, de acuerdo a las REGLAS DEL SERVICIO DE ACREDITACIN: R-AC-01 y los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17011. El Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Defensa ha establecido requisitos reglamentarios para el desarrollo de actividades de evaluacin de conformidad a travs de organizaciones privadas o pblicas. Estas actividades de evaluacin se han considerado en el mbito de la Certificacin de Personas. Para el Ministerio de Defensa - Direccin General de Sanidad Militar Subdireccin de Salud como entidad de vigilancia y control, es importante garantizar y conocer que los organismos son competentes para desempear sus tareas, antes de autorizar la habilitacin. ONAC considera que este documento establece condiciones para que los requisitos de competencia (capacidad e idoneidad) de los OEC que prestan servicios de Certificacin de personas bajo el esquema de Certificacin de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego sean los adecuados. DOCUMENTOS DE REFERENCIA En el Anexo 1 que hace parte integral de este documento, se encuentra el listado de los documentos relacionados aplicables para la acreditacin de organismos que expidan certificados de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego (CPTA). Basados en el esquema de acreditacin de Organismos de Evaluacin de la Conformidad (OEC) aplicado por ONAC, los OEC que realizan las actividades de Certificacin de Personas bajo el esquema de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego, que se presenten a evaluacin, debern cumplir con la siguiente norma: Norma NTC ISO/IEC 17024 Versin 2003 Alcance Evaluacin de la Conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan la certificacin de personas

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Los CPTA debern cumplir con la normatividad legal, reglamentaria o de otra ndole que fija el Ministerio de Defensa para que los CPTA puedan operar el esquema de certificacin y que a la fecha de su solicitud de evaluacin de acreditacin inicial, de vigilancia o de renovacin estn vigentes. 1. ALCANCE Los criterios establecidos en este documento aplican para la acreditacin de los OEC que prestan sus servicios de certificacin de personas en el esquema de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego, precisando la aplicacin de los requisitos establecidos en la norma NTC ISO/IEC 17024:2003, los requisitos reglamentarios del esquema y los requisitos establecidos en las Reglas del Servicio de Acreditacin: R-AC-01. Este documento no adiciona ni disminuye los requisitos aplicables ya sean de origen reglamentario, para la acreditacin de CPTA como Organismos de Certificacin de Personas, y su marco de aplicacin se debe entender dentro de la evaluacin de la competencia de un Organismo de Certificacin de Personas (OCP). 2. SIGLAS, TRMINOS Y DEFINICIONES Las siguientes son las siglas utilizadas en el presente documento: ONAC: Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia OEC: Organismo de Evaluacin de la Conformidad CPTA: Organismo que certifica la aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego. OCP: Organismo de Certificacin de Personas VIM: Vocabulario internacional de metrologa Para la aplicacin de este documento y los criterios normativos establecidos, los OEC que presten servicios de Certificacin de Personas en el esquema de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego, deben utilizar los trminos y definiciones establecidas en las normas NTC ISO/IEC 17000, NTC ISO/IEC 17024, y GTC-ISO/IEC 99. El trmino debe se utiliza en este documento para indicar aquellas disposiciones que son obligatorias y reflejan los requisitos de la norma pertinente. Calibracin. Operacin que bajo condiciones especificadas establece, en una primera etapa, una relacin entre los valores y sus incertidumbres de medicin asociadas obtenidas a partir de los patrones de medicin y las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en una segunda etapa, utiliza esta informacin para establecer una relacin que permita obtener un resultado de medicin a partir de una indicacin. Error mximo permitido. Error mximo tolerado. Valor extremo del error de medicin, con respecto a un valor de referencia conocido, permitido por especificaciones o reglamentaciones, para una medicin, instrumento o sistema de medicin dado.
NOTA 1 En general, los trminos errores mximos permitidos o lmites de error se utilizan cuando existen dos valores extremos. NOTA 2 No es conveniente utilizar el trmino tolerancia para designar el error mximo permitido.

Validacin. Verificacin de que los requisitos especificados son adecuados para un uso previsto. Verificacin. Suministro de evidencia objetiva de que un tem satisface los requisitos especificados. Trazabilidad Metrolgica. Propiedad de un resultado de medicin por la cual el resultado puede relacionarse con una referencia mediante una cadena ininterrumpida y documentada de calibraciones, cada una de las cuales contribuye a la incertidumbre de medicin.

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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) 3. CRITERIOS ESPECFICOS:

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A continuacin, se describen los criterios especficos solamente en los casos en que se hace necesario especificar la aplicacin de los requisitos generales de la NTC ISO/IEC 17024:2003 a los OCP en el esquema CPTA, de lo contrario, no se definen. Los criterios aplicables a los OEC definidos por la norma NTC ISO/IEC 17024:2003 tendrn en cuenta las condiciones especficas para un OEC que realiza certificacin de la aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego. 4. REQUISITOS PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIN 4.1 Organismo de Certificacin 4.1.1 Para todos los casos en los que la norma NTC ISO/IEC 17024 indique procedimientos, se debe entender que estos deben ser documentados, es decir, la informacin debe tener un medio de soporte. Para todos los casos en los que la norma NTC ISO/IEC 17024 indique Polticas, se debe entender que estas deben ser directrices especficas y documentadas y que tienen definido controles que aseguren su cumplimiento. Los procedimientos del CPTA deben dar cumplimiento a requisitos legales y reglamentarios del esquema de certificacin definido por el Ministerio de Defensa dentro del alcance de la acreditacin incluyendo: - Resolucin 2984 de 2007 del Ministerio de Defensa. Esto incluye las normas, requisitos legales y reglamentarios referenciados en esta, y todas aquellas que la modifiquen, la complementen o la reemplacen. 4.2 Estructura de la Organizacin 4.2.1 a) El CPTA debe recibir solicitudes nicamente del aspirante a la certificacin y evidenciar que se formaliza (p. ej. contrato, acuerdo, solicitud, etc.) entre el CPTA y el aspirante para la prestacin del servicio y se aceptan por el aspirante las condiciones bajo las cuales se realizan las actividades de evaluacin. 4.2.1 d) El CPTA debe mantener vigentes los registros, certificaciones y autorizaciones propias de su actividad expedidas por las autoridades competentes. El organismo de certificacin debe tener documentos que lo establezcan como una entidad legal (persona jurdica) o parte de una entidad legal. * * * * Certificado de existencia y representacin legal Matrcula mercantil del (los) establecimiento (s) de comercio Resolucin del Registro del Ministerio de Defensa o estado del trmite (En evaluaciones de vigilancia y renovacin CPTA Acreditados). Inscripcin en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (para evaluaciones de otorgamiento), en las evaluaciones de vigilancia y renovacin de la acreditacin, el CPTA debe demostrar la habilitacin ante el registro especial de prestadores de Salud.

Cuando el OEC sea una parte definida de una entidad legal, la documentacin de la estructura organizacional debe incluir la lnea de autoridad y la relacin con otras partes dentro de la misma entidad legal. 4.2.2 Imparcialidad El CPTA debe identificar los riesgos a su imparcialidad, independencia e integridad, sus consecuencias y causas reales o percibidas en forma permanente (regular) y debe establecer y documentar controles para mitigar estos riesgos. Debe evaluar y asegurar la eficacia de los controles.

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Esto debe incluir todas las fuentes potenciales de riesgos que surgen de sus actividades dentro del OCP, tales como la asignacin de responsabilidades al personal, o de sus relaciones, o de las relaciones de su personal, o en las actividades de otras personas, organismos u organizaciones. El CPTA debe establecer, documentar y mantener actualizada una matriz de anlisis de riesgos que identifique las amenazas que afecten o puedan afectar la imparcialidad, independencia e integridad de sus operaciones y decisiones, o cualquier conflicto de inters con la emisin de certificados, y debe definir los responsables y las medidas adoptadas para tratar los riesgos identificados. (Una relacin que amenaza la imparcialidad del organismo se puede basar en la propiedad, gobierno, gestin, personal, recursos compartidos, finanzas, contratos, mercadeo (incluido de marca) y el pago de una comisin de ventas u otro incentivo por presentar nuevos solicitantes, etc.). Un organismo relacionado es aquel que tiene un vnculo con el organismo de certificacin por una propiedad comn, en forma parcial o total, o que tiene miembros comunes en el consejo de directores, acuerdos contractuales, nombres comunes, personal comn, entendimiento informal u otro medio, de manera que el organismo relacionado tenga un inters creado en cualquier decisin de certificacin, o tenga la capacidad potencial de influir en el proceso. Si un riesgo para la imparcialidad ha sido identificado, el CPTA debe ser capaz de analizar, documentar y demostrar cmo eliminar o minimizar tales riesgos y qu controles tecnolgicos, tcnicos y administrativos ha implementado para evitar que se materialice el riesgo. Nota: Se sugiere consultar las normas NTC ISO 31001, NTC ISO 22301 y NTC ISO 9004 El organismo de certificacin debe documentar, polticas y procedimientos para gestionar la imparcialidad. Las polticas y procedimientos para la certificacin de personas deben ser equitativas entre todos los solicitantes, candidatos y personas certificadas. Las tarifas del servicio de certificacin deben estar publicadas, en lugar visible para los aspirantes. Las actividades del CPTA se deben estructurar y gestionar de manera que se salvaguarde la imparcialidad y no debe permitir presiones comerciales, financieras u otras condiciones limitantes, tales como la membresa a un grupo o asociacin que comprometan la imparcialidad. Esto debe incluir una participacin equilibrada de las partes interesadas. El CPTA debe disponer del compromiso de la alta direccin a la imparcialidad en las actividades de certificacin. El CPTA debe disponer de un comunicado pblico en el que manifiesta imparcialidad en el desempeo de sus actividades de evaluacin de la conformidad, maneja los conflictos de intereses y garantiza la objetividad de sus actividades de evaluacin de la conformidad. Cuando un CPTA certifique a una persona que emplea, este organismo debe adoptar procedimientos para mantener la imparcialidad. El CPTA debe identificar los riesgos y controles asociados para eliminar o mitigar el riesgo. Los controles deben permitir evidenciar su aplicacin, es decir que deben implementar mtodos que permitan controlar el conflicto de inters y registros del tratamiento que as lo evidencien. Si las actividades de certificacin son realizadas por una entidad que forma parte de una organizacin legal superior, debe definirse claramente su relacin con otras partes de esa organizacin y debera demostrarse la ausencia de conflictos de intereses. El CPTA debe exigir a su personal que firme un documento mediante el cual se compromete a cumplir las reglas definidas por el CPTA, incluidas las relacionadas con confidencialidad, imparcialidad y conflicto de intereses.

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El CPTA debe exigir a su personal que declare cualquier conflicto de intereses potencial con cualquier candidato. El OCP debe implementar mtodos que permitan controlar el conflicto de inters y registros del tratamiento que as lo evidencien. Si un examinador u otro personal involucrado en la evaluacin tienen un conflicto de intereses potencial en el examen de un candidato, el CPTA debe tomar las medidas para asegurar que la confidencialidad e imparcialidad del examen no se vean comprometidas. Estas medidas se deben registrar. 4.2.3 Teniendo en consideracin que el esquema de certificacin est definido (diseado) por la Reglamentacin del Ministerio de Defensa, el Comit del Esquema en un CPTA no es un requisito aplicable y el esquema de certificacin funciona a travs de la adherencia del CPTA al esquema definido por la Reglamentacin del Ministerio de Defensa. 4.2.4 a) El CPTA debe contar con las medidas adecuadas (por ejemplo, recursos o reservas) para cubrir la responsabilidad civil asociada. Debe contar con pliza de responsabilidad civil extracontractual que cubra el alcance de la evaluacin en el esquema, suscrita por un mnimo de 500 SMMLV. La pliza no puede excluir la responsabilidad civil por los resultados del examen. 4.2.5 Formacin El CPTA debe hacer pblicas o accesibles a los usuarios sus polticas y procedimientos respecto de la atencin a las quejas. 4.2.6 Quejas El CPTA debe pblicas sus polticas y procedimientos respecto de la atencin a las quejas. En respuesta a cualquier queja, el organismo debe determinar si su decisin original sigue siendo vlida, y tambin incluir las razones por las que ha decidido hacer pblica la informacin o mantenerla confidencial. Las decisiones sobre las quejas deben ser registradas para proporcionar un recurso para rastrear futuras denuncias y las investigaciones de apelacin y para garantizar la coherencia de la toma de decisiones y la comprensin de las tendencias de queja o apelacin. El OCP debe contar con un procedimiento documentado para recibir, evaluar y tomar decisiones sobre las quejas. Una descripcin del procedimiento de manejo de quejas debe estar pblicamente accesible sin solicitud. La instancia de la queja debe asegurar la imparcialidad frente al proceso de certificacin. Apelaciones El CPTA debe hacer pblicas o accesibles a los usuarios sus polticas y procedimientos respecto de la atencin a las apelaciones. En respuesta a cualquier apelacin, el organismo debe determinar si su decisin original sigue siendo vlida, y tambin incluir las razones por las que ha decidido hacer pblica la informacin o mantenerla confidencial. El CPTA debe contar con un procedimiento documentado para recibir, evaluar y tomar decisiones sobre las apelaciones. Una descripcin del procedimiento de manejo de apelaciones debe estar pblicamente accesible sin solicitud. Los procedimientos deben tratar a todas las partes en forma justa y equitativa. 4.2.7 No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la ISO/IEC 17024.

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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) 4.3 Desarrollo y mantenimiento de un esquema de certificacin

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4.3.1 La evaluacin de los candidatos se debe planificar y estructurar de manera que se asegure que se evala la totalidad de los requisitos establecidos por el esquema. 4.3.2 Teniendo en consideracin que el esquema de certificacin est definido (diseado) por la Reglamentacin del Ministerio de Defensa, el Comit del Esquema en un CPTA no desarrolla el esquema. 4.3.3 El CPTA debe verificar que cada persona certificada cumpla con los requisitos modificados en el esquema, dentro del plazo que fije el comit de esquema del Ministerio de Defensa. Las tcnicas y mecanismos de evaluacin determinados por el CPTA deben garantizar que verifican las competencias del candidato en forma objetiva y sistemtica con evidencia documentada. 4.3.4 No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024. 4.3.5 No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024. 4.3.6 El organismo de certificacin debe verificar y validar los mtodos (incluyendo el uso de los equipos, especialmente cuando se presentan cambios) para evaluar a los candidatos mnimo una vez por ao. El anlisis realizado debe ser documentado. La verificacin y validacin debe determinar si los equipos utilizados y los mtodos de examen utilizados tienen en cuenta los protocolos y prcticas aplicadas en el sector salud de aceptacin nacional o internacional o ambos. Para asegurar validez de los resultados de las pruebas: a) El CPTA debe establecer un procedimiento y mantener registros controlados en los que se evidencie que se han realizado las confirmaciones del funcionamiento de los equipos utilizados en los exmenes incluido el software asociado a estos cuando sea aplicable. b) El CPTA debe calibrar (con trazabilidad a patrones nacionales o internacionales) y hacer la confirmacin metrolgica, de los siguientes equipos: * * Audimetro Tensimetro

Tambin debe hacer pruebas de funcionalidad peridicas a todos los equipos utilizados en el proceso de certificacin (audimetro, tensimetro, bscula, visimetro, etc). El CPTA debe implementar y mantener un procedimiento que describa las actividades relacionadas con el aseguramiento metrolgico. Entre otra informacin, el procedimiento debe contener un plan metrolgico que describa las condiciones necesarias que deben cumplir los instrumentos de medicin en cuanto a resolucin, exactitud, precisin, rango de medicin y errores mximos aceptables. As mismo deber indicar la metodologa para realizar la verificacin y conclusin sobre el estado de los instrumentos despus de la calibracin junto con las acciones a llevar a cabo cuando los instrumentos se encuentren fuera de los errores aceptables. El CPTA debe contar con equipos de reemplazo sean estos alquilados o comprados, en el periodo correspondiente a la calibracin y deber dejar registro de la trazabilidad de los equipos utilizados: el periodo de tiempo, los exmenes que se realizaron con dicho equipo y deben verificar los resultados de los informes de calibracin que acompae el equipo con el fin de determinar si es apto para el uso en el OCP. El CPTA no podr prestar servicios de evaluacin ni certificar en caso de no disponer de los equipos aptos para el examen.

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La calibracin del audimetro se deber hacer en todas las frecuencias utilizadas en la evaluacin y en el rango de intensidad sonora entre 0 y 80 dB, en escala de 5 dB. c) La trazabilidad metrolgica es referida al Sistema Internacional. Los CPTA acreditados por ONAC, deben demostrar que los resultados de sus mediciones y calibraciones son trazables al sistema internacional. d) En ningn caso los resultados de comprobaciones y chequeos sustituyen la calibracin o verificacin de un instrumento de medicin. Nota. ILAC P10 ltima versin, establece que la certificacin de sistemas de gestin de la calidad (ISO 9001) no es evidencia de competencia tcnica necesaria para realizar servicios de medicin, calibracin y ensayo, y por lo tanto, tampoco es evidencia de trazabilidad metrolgica. El Laboratorio utilizado, o el CPTA debe demostrar que el laboratorio cumple con los criterios de idoneidad y capacidad establecidos en la norma NTC ISO/IEC 17025. e) En el momento de existir oferta de laboratorios de calibracin acreditados a nivel nacional, en las magnitudes y rangos aplicables, se har exigible que las calibraciones sean realizadas por organismos acreditados. (El certificado de calibracin permanecer vigente siempre y cuando la calibracin se haya hecho previamente a los tres meses siguientes de la fecha de otorgamiento de acreditacin del laboratorio de calibracin). f) Cuando la trazabilidad sea obtenida a travs de calibraciones internas realizadas por el CPTA, stas debern ser informadas en solicitud de acreditacin, de forma tal, que ONAC evale la competencia tcnica para la realizacin de dichas calibraciones.

El organismo debe demostrar que posee procedimientos documentados para seleccionar los mtodos y equipos con los cuales realizar los exmenes (para evaluaciones de otorgamiento o cuando se incorporen cambios). Para los exmenes en el rea de psicometra, la validacin se debe hacer, de acuerdo con procedimientos documentados por el CPTA, con datos e informacin de poblacin colombiana tanto femenina como masculina, por edades, escolaridad. EL CPTA debe disponer de las conclusiones y recomendaciones de esta validacin y, se debe tener soporte de las modificaciones de los criterios de aprobacin por parte de los fabricantes del software de evaluacin cuando as lo concluya la validacin. Los profesionales que aplican las pruebas en los CPTA, deben conocer y entender el informe de validacin (baremacin) y cmo impacta los criterios de aceptacin y rechazo establecidos a travs de los equipos utilizados. As mismo los examinadores deben tener certeza de los cambios realizados a los criterios de aceptacin o rechazo producto del anlisis peridico. Quienes realizan las validaciones en la prueba de psicologa, debern estar calificados en psicometra, y deben haber desarrollado sistemas de evaluacin psicotcnica, por ejemplo con Universidades o empresas privadas o personas naturales que demuestren la competencia, con el fin de garantizar la aplicacin de mtodos reconocidos de investigacin. Para asegurar confiabilidad e integridad de los datos de resultados de los exmenes correspondientes a un candidato, dichos datos deben almacenarse en lnea en el sistema informtico del CPTA, desde el equipo de prueba, es decir, no se permite la transcripcin de datos. Cuando los datos no puedan ser llevados en lnea se debe mantener los registros que demuestren que los datos transcritos no han sido manipulados. El CPTA debe demostrar la propiedad (factura de compra, contrato o licencia) y/o alquiler de los equipos y perifricos que utiliza en sus sedes, para los exmenes. En lo relacionado con las pruebas psicolgicas, el CPTA debe demostrar su propiedad o licencia de uso por equipo, as como baremos anuales.

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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) 4.4 Sistema de gestin No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024. 4.5 Subcontratacin

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4.5.1 Como los CPTA deben prestar sus servicios con el personal y con los equipos propios y/o arrendados, no se permite la subcontratacin de la evaluacin (examen) efectuada fuera de las instalaciones del CRC acreditado. 4.5.2 No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024. 4.6 Registros El CPTA debe establecer procedimientos para definir los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de sus registros relacionados con el cumplimiento de la Norma NTC ISO/IEC 17024. El CPTA debe monitorear que la informacin del proceso de certificacin en el sistema o software utilizado por el organismo sea coincidente y trazable con los registros publicados en su pgina web, los registros fsicos que conserva el CPTA y lo reportado a la Direccin General de Sanidad Militar Subdireccin de Salud (DGSM-SS). 4.7 Confidencialidad No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024. 4.8 Seguridad No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024. 5. REQUISITOS PARA EL PERSONAL DEL CPTA El personal que labora en el CPTA (incluyendo los suplentes) debe acreditar el cumplimiento de los requisitos legales vigentes aplicables relacionados con el ejercicio de su profesin, especializacin o actividad que desempean (Tarjetas Profesionales para Mdicos, Fonoaudilogo, Psiclogo y Optmetra, y resolucin o inscripcin ante la secretara de salud correspondiente). El CPTA debe demostrar que la totalidad del personal que realiza actividades en el CPTA ha recibido capacitacin en la norma NTC ISO/IEC 17024, las otras normas aplicables al esquema y la legislacin. Dicha capacitacin debe demostrar los temas estudiados, la duracin por cada tema y deben existir registros que evidencien la apropiacin del conocimiento. Se debe mantener un registro actualizado de la totalidad de las horas de formacin recibida por cada tem de capacitacin recibida. El CPTA debe establecer disposiciones documentadas para el tratamiento de ausencias de cualquiera de los profesionales que intervienen en el proceso de evaluacin o certificacin. 6. PROCESO DE CERTIFICACIN 6.1 Solicitud Al hacer la solicitud, el CPTA debe poner a disposicin una visin general del proceso de certificacin de acuerdo con el esquema de certificacin. Como mnimo, esta visin general debe incluir los requisitos para la certificacin y su alcance, una descripcin del proceso de evaluacin, los derechos del solicitante, los deberes de la persona certificada y las tarifas.
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El CPTA debe solicitar que se llene completamente la solicitud, y que la firme el solicitante que busca obtener la certificacin. La solicitud firmada por el usuario, debe incluir el consentimiento informado para la consulta de los resultados por parte de las autoridades competentes y el Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia - ONAC, con propsitos de evaluacin. El CPTA debe revisar la solicitud para confirmar que el solicitante cumple los requisitos de la solicitud del esquema de certificacin. 6.2 Evaluacin Por ser un mtodo de evaluacin donde el CPTA atesta el estado de los resultados, y el CPTA se compromete legalmente con los resultados reportados y sus conclusiones, se debe realizar evaluacin a la totalidad de los requisitos aplicables al esquema. Dicha evaluacin deber permitir mantener soporte de los elementos verificados y atestados. Se debe estimar la capacidad mxima de certificados da para el esquema de certificacin de Personas bajo el esquema de aptitud psicofsica para porte y tenencia de armas de fuego. La prestacin de otros servicios como Salud ocupacional o certificacin para conductores suponen la reduccin en la capacidad de emisin de certificados/da. La capacidad diaria de emisin de certificados (atencin de candidatos), se verificar en las evaluaciones de otorgamiento y de renovacin de la acreditacin. En las evaluaciones de vigilancia se realiza previa solicitud del CPTA a costa de este. Se realizar tambin medicin de capacidad, a costa del CPTA, siempre que hayan cambiado las condiciones iniciales de acreditacin que afecten la capacidad, tales como, horario de atencin, nmero de equipos o personas, entre otros, con oportuna anticipacin a solicitud del CPTA. Las instalaciones fsicas adecuadas a la finalidad, suficientes para la prestacin del servicio de los profesionales de la salud, con sus equipos y materiales necesarios deben ser: Como mnimo 4 salas de consulta externa, con un rea de mnimo 10 metros cuadrados (el menor lado de 2,5 m), para cada especialidad. Oficina administrativa Oficina mdico certificador en la casa matriz. Recepcin y sala de espera. Servicios de aseo y sanitarios.

En todos los casos se debe garantizar la privacidad e independencia del candidato. 6.2.1 Evaluacin Optometra Debido a que las pruebas en su mayora no son asociadas a sistemas informticos, no aplica el requisito de transmisin electrnica de datos directa al software administrativo entre el perifrico y el software. Los datos debern ser reportados por el profesional de la especialidad al software administrativo. Evaluacin Psicologa El CPTA es responsable de que las pruebas utilizadas son validadas, normalizadas y legales. El CPTA no podr hacer uso de pruebas que no sean validadas y normalizadas. El CPTA debe verificar que las pruebas de coordinacin motriz, tienen fundamento cientfico para cada uno de los criterios a evaluar acorde la Resolucin 2984 de 2007 del Ministerio de Defensa y todas aquellas que la modifiquen, la
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complementen o la reemplacen. Las pruebas sin fundamento en tcnicas validadas cientficamente, no ofrecen capacidad para la toma de decisin. Debido a que la mayora de las pruebas de personalidad validadas y normalizadas no son computacionales, stas deben ser realizadas en documentos originales (no se permiten copias de los formularios conforme a los criterios establecidos por la legislacin y los derechos de uso de marcas y patentes). Debido a esta condicin, cuando se utilicen cuadernillos originales para las pruebas de personalidad, no aplica el requisito de transmisin electrnica de los datos. Las conclusiones de calificacin las incluye el evaluador al software administrativo. Para un mismo candidato no se permite la realizacin de pruebas simultneas. Evaluacin Fonoaudiologa La prueba se debe realizar en un medio sono-amortiguado. Se debe demostrar el nivel de atenuacin (mnima: 40dB tpica: 45dB), por medio de un informe de medicin acstica, certificado de inspeccin o ensayo emitido por un Organismo de inspeccin o un Laboratorio de Ensayos independiente al Organismo de Certificacin de Personas. El informe emitido por dicho organismo debe demostrar los resultados y la trazabilidad en la medicin. El audimetro debe permitir que el profesional de audiometra establezca la metodologa de prueba en cuanto a frecuencia e intensidad de la seal emitida. Las caractersticas del audimetro deben corresponder a las registradas en el catlogo del producto. Debido a que algunas pruebas no son asociadas a sistemas informticos, en este caso no aplicara el requisito de transmisin electrnica de datos directa al software administrativo entre el perifrico y el software. Los datos debern ser reportados por el profesional de la especialidad al software administrativo. Medicina General El candidato debe someterse a una evaluacin de medicina general, en la que adems de la valoracin fsica general consistente en tomas de signos vitales (tensin arterial, frecuencia cardiaca, frecuencia respiratoria), valoracin de peso y talla y de rganos de los sentidos, el profesional de la salud indagar al solicitante, ayudado con una entrevista clnica, sobre su sus antecedentes y diagnsticos clnicos, de manera que le permita deducir el cumplimiento de los rangos establecidos en la Resolucin 2984 de 2007 del Ministerio de Defensa y todas aquellas que la modifiquen, la complementen o la reemplacen. 6.3 Decisin sobre la Certificacin 6.3.1 Todo certificado debe ser cargado en la pgina web del CPTA en tiempo real, e informado a la DGSM-SSS, segn lo establecido por las normas vigentes (Resolucin 2056 de 2007 de la DGSM-SS). Todo rechazo por no cumplir los requisitos de evaluacin debe ser cargado en la pgina web de CPTA y reportado a la DGSM-SSS indicando el motivo del mismo. Se debe llevar un registro consecutivo en la bitcora del sistema de todas las evaluaciones que presentan rechazo (candidatos no certificados por incumplimiento a requisitos), que sea coincidente con el nmero de control asignado por la DGSM-SS. El software administrativo debe garantizar que solo pueda ser subido a la pgina web del CPTA el resultado del candidato evaluado, una vez termine todas las pruebas y presente la evaluacin final por parte del certificador. 6.3.2 No se incluye criterio adicional al correspondiente numeral de la NTC ISO/IEC 17024.

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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) 6.3.3 Requisitos para el informe de resultados y el Certificado

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En los informes de resultados (diferente a historia clnica) se debern registrar la totalidad de los requisitos establecidos por el esquema, as como los correspondientes resultados obtenidos y la atestacin de los mismos. (Nota: no se debe usar trminos tales como ok, cumple, u otro similar para demostrar resultados obtenidos en el examen). El certificado debe contener lo indicado en la Resolucin 2056 de 2007 de la DGSM-SS y todas aquellas que la modifiquen, la complementen o la reemplacen. El Certificado debe ser firmado por el mdico certificador (el organismo debe demostrar la validez jurdica de la firma). 6.4 Vigilancia Dadas las condiciones del esquema de certificacin, un CPTA no aplica las condiciones de vigilancia. 6.5 Renovacin de la Certificacin Dadas las condiciones del esquema de certificacin, un CPTA no aplica las condiciones de renovacin. 6.6 Uso de Certificados y Logotipos o Marcas Cuando un CPTA use un logo o marca de certificacin, el uso de este debe haberse definido por parte del organismo de certificacin y se debe utilizar de acuerdo con lo establecido en la norma NTC ISO/IEC 17030: Evaluacin de la Conformidad. Requisitos generales para las marcas de conformidad de tercera parte. No se deben usar como logos de certificacin, marcas registradas de equipos o de compaas (se debe salvaguardar los derechos de uso de logos registrados ante la SIC), en el certificado ni en el informe de resultados. El CPTA debe implementar en el certificado el Logo de Acreditacin cumpliendo con lo establecido en el documento ONAC R-AC-03. 7 OTROS REQUISITOS RELACIONADOS Con el fin de ofrecer mayores condiciones de seguridad y confiabilidad en el ciclo de vida del servicio de certificacin y de los resultados de los las pruebas de aptitud psicofsica, se adoptan las siguientes disposiciones como complemento de los establecidos en la legislacin nacional. El software debe garantizar que toma los tiempos de forma sincronizada de cada examen presentado por el candidato desde la validacin inicial hasta la final, debe generar en el informe de resultados el registro de los tiempos y la suma del tiempo total de cada proceso de evaluacin desde la solicitud hasta la certificacin sin contar los tiempos no utilizados. En caso de que el candidato sea remitido, el software, deber poder continuar con el registro de los tiempos adicionales por re-evaluacin de resultados (el registro debe ser incluido en el informe de resultados). El CPTA debe garantizar y llevar un control sobre todo el software administrativo y todo el software instalado, as como cualquier foto o video que instale en su pgina web, con el fin de que sea demostrable el cumplimiento de la legislacin referente a propiedad intelectual y patentes. Para ello los CPTA deben mantener la documentacin que demuestre que el software administrativo es legal y es de propiedad del CPTA. El CPTA deber contar en el software administrativo con una opcin para publicar los datos dentro del sitio web del CPTA, (El uso de una pgina web debe ser aplicado pero se debe garantizar que los datos publicados en la web, deben provenir 100% del software administrativo, directamente ledos desde la base de datos del mismo), donde publique el listado actualizado al da, de los Certificados Emitidos, y de los candidatos rechazados. La publicacin deber estar discriminada por Fecha, esquema, la publicacin del candidato rechazado debe incluir el
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motivo del rechazo conforme a los establecido para el esquema. La publicacin deber permitir el acceso para la verificacin por parte de los siguientes organismos: Sanidad Militar, Departamento Control Comercio de Armas, Municiones y Explosivos. Los datos registrados, no podrn ser modificables despus de la publicacin. El software deber permitir la bsqueda como mnimo por: esquema, fecha, cdula, motivos de rechazo, nmero de certificado, nmero de informe de resultados. Los datos, fotos, huellas dactilares y los archivos emitidos por los diferentes equipos y perifricos, deben ser almacenados directamente en la base de datos del software administrativo (no es vlido el almacenamiento de datos, fotografas y huellas dactilares, en archivos de sistema, archivos planos o similares. Los datos generados y capturados por el software administrativo deben ser almacenados en un motor de bases de datos o SGBD (Sistema de Gestin de Bases de Datos). El Software debe permitir con los resultados parametrizar y realizar los baremos para la evaluacin psicomotriz y de porte y tenencia de armas de fuego. El sistema informtico deber registrar y validar los equipos de cmputo del CPTA. Para software instalado en sitio, se debe registrar los equipos y asociarlos a un usuario en particular. Para lo cual se requiere hacer registro de la IP del equipo de cmputo y asociar el mismo a un perfil de usuario especfico, de modo que ese usuario no pueda acceder a su formulario de examen desde otra mquina diferente, esto es posible pues el software administrativo validara cada perfil de usuario con cada IP registrada. Para impedir que otra persona diferente conociendo los datos de acceso, ingrese al examen y lo ejecute, se debe implementar un dispositivo biomtrico de captura de huellas dactilares, para garantizar que el profesional de la salud solo ejecute los exmenes desde un dispositivo especfico y no haya lugar a suplantaciones, mecanismo que tambin aplica para los aspirantes a quienes se realiza las pruebas. Para el software administrativo instalado en sitio de operaciones del OEC, puede el software tener la validacin por IP y la validacin por huella digital. Las firmas de mantenimiento de software y/o dueos de las licencia del software no podrn acceder a la administracin de la base de datos y de las caractersticas del software sin previa solicitud por escrito al OEC donde est identificado de forma precisa el trabajo a realizar, y la firma de los acuerdos de confidencialidad. Se debe tener a disposicin el registro de las actividades realizadas por el proveedor del software con el consecutivo, fecha y firma de quien realiza y recibe el servicio. El OEC debe estar en la capacidad de salvaguardar la informacin del candidato cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales. Caractersticas especficas del Software Administrativo en la Solicitud Cuando el usuario realice un segundo examen en tiempo diferente a la solicitud inicial para otro esquema o categora, solo podr cargar por propsitos de actualizacin los datos del usuario, no podr utilizar la foto y las huellas anteriormente tomadas. En todos los casos de solicitud, el solicitante deber recibir un documento donde se establezcan de forma precisa las condiciones del servicio y se aprueben las condiciones de confidencialidad y divulgacin de la informacin. En todos los casos el OEC debe garantizar que el solicitante confirma que toda la informacin suministrada es consistente con la verdad y es vlida para los propsitos del examen. El software administrativo deber tomar las huellas digitales de la mano derecha e izquierda y validar que no corresponda a la misma huella.

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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) Caractersticas especficas del Software Administrativo en el examen

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El evaluador no deber incluir otros datos del candidato como nombre, cdula y dems informacin para validar el servicio. El software administrativo en el arranque inicial del sistema para un evaluador pedir dos seguros: un usuario y una contrasea o clave de acceso inicial exclusiva del evaluador. El software administrativo durante la evaluacin de cada candidato deber reportar conceptos generales y especficos de cada especialidad para que pueda ser vista por el mdico certificador antes de la decisin. Caractersticas especficas del Software Administrativo para el almacenamiento de los certificados El certificado emitido al candidato deber escanearse de su original despus de haber sido firmado por el mdico certificador, los profesionales de la salud que intervinieron en las evaluaciones y el candidato. Se debe garantizar el almacenamiento digital del informe de resultados, de lo contrario, se debe conservar el informe firmado por cada uno de los especialistas y la firma debe indicar la frase de juramento indicada en la norma legal. El software administrativo para el certificado y para el informe de resultados si es por separado deber indicar los datos del nombre del especialista y el nmero de tarjeta profesional para los amparados (mdicos, psiclogo, optmetra y fonoaudilogo) o el nmero de resolucin de la secretara de salud. Los documentos fsicos asociados al examen que puedan resultar de las pruebas de psicologa, optometra, medicina y psicologa debern ser salvaguardados por el software administrativo en el archivo de reportes de cada usuario junto con la copia del certificado emitido. Consultar con Sanidad Militar. Se debe garantizar que los archivos digitales tengan caractersticas de seguridad que eviten la copia y el cambio de los datos. Se debe garantizar que los sistemas de almacenamiento de los archivos sean seguros bajo protocolos de seguridad adoptados por el CPTA (se sugiere NTC ISO 27002), que eviten la manipulacin, dao y/o prdida. Se debe garantizar que los archivos guardados de cada candidato permitan la trazabilidad y la recuperacin de los documentos conforme a lo establecido en el control de los registros (digitales y fsicos). Caractersticas especficas de la seguridad y la validacin del software administrativo Como el CPTA utiliza computadores y redes con perifricos o equipos automatizados para procesamiento, registro, generacin de informes, almacenamiento y recuperacin de datos de las evaluaciones, el CPTA debe asegurar que las redes y el software garanticen entornos seguros. Se deben validar las caractersticas legales asociadas a la Ley 1581 de 2012, a la Ley 23 de 1982 y el Decreto 1360 de 1989, para propiedad intelectual. Se debe validar el software y las redes cada vez que se presenten actualizaciones. La validacin deber incluir, los riesgos asociados a la topologa de la red, las aplicaciones, la seguridad de la informacin, conexiones fuera del CPTA que pongan en riesgo la integridad del CPTA). El CPTA debe contar con la certificacin vigente del cableado estructurado. Esta certificacin se debe obtener cada vez que se realicen cambios en el mismo. La seguridad informtica debe tener como mnimo un esquema de back ups, antivirus, militarizacin de la red y un directorio activo.
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Los equipos de cmputo que estn en la red que aloje el software administrativo y de evaluacin, deben tener bloqueados los puertos (p, ej: USB, unidades pticas RW, micro SD y otros puertos) y de o de otra ndole por el cual se puedan tomar datos especficos, para el uso de perifricos se debe realizar los controles especficos a travs del directorio activo de la red. Se excepta el equipo en el cual se hace el back up ptico el cual debe estar plenamente identificado y controlado su acceso. Las bases de datos deben estar protegidas y no deben tener accesibilidad diferente a lo establecido en los procedimientos internos del CPTA de forma que stas no se coloquen en riesgo.

Este documento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobacin


Elaborado por: Coordinacin Sectorial Organismos Certificadores de Personas Revisado por: Direccin Tcnica y Grupo Tcnico Asesor para Organismos Certificadores de Personas Aprobado por: Direccin Ejecutiva Versin 1 Fecha de aprobacin 2013-0X-XX Resumen de cambios Revisin general del documento, ajustes acorde la normatividad vigente.

ANEXO 1
Documentos de referencia: Norma NTC ISO/IEC 17024 NTC ISO/IEC 17030 NTC ISO/IEC 17000 GTC-ISO/IEC Guide 99 CEA-02 Versin 2003-04-01 2003-10-09 2005-10-26 2009-12-16 2012-04-30 Alcance Evaluacin de la Conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan la certificacin de personas Evaluacin de la Conformidad. Requisitos generales para las marcas de conformidad de tercera parte Evaluacin de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales Vocabulario Internacional de Metrologa. Conceptos fundamentales y generales, y Trminos asociados. Poltica de trazabilidad metrolgica - ONAC

Normatividad legal referenciada y necesaria para la aplicacin de este documento: Legislacin Ley 1539: 2012 Resolucin 2368: 2012 Ley 1119: 2006 Decreto 2858:2007 Resolucin 2984: 2007 Resolucin 1461: 2007 Alcance Por medio de la cual se implementa el certificado de aptitud psicofsica para el porte y tenencia de armas de fuego y se dictan otras disposiciones. Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1539 de 2012 y se dictan otras disposiciones. Por la cual se actualizan los registros y permisos vencidos para el control al porte y tenencia de las armas de fuego y se dictan otras disposiciones. Reglamenta el artculo 11 de la ley 1119:2006 y se dictan otras disposiciones Por el cual se establecen los rangos para medir y evaluar la aptitud psicofsica para el uso de armas Por la cual se establece el procedimiento para la inscripcin y registro de las Instituciones Especializadas, encargadas de la expedicin del Certificado Mdico de Aptitud Psicofsica para la Tenencia y Porte de Armas de Fuego.
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CRITERIOS ESPECFICOS DE ACREDITACIN CON LA NORMA NTC ISO/IEC 17024 PARA ORGANISMOS QUE EXPIDAN CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFSICA PARA PORTE Y TENENCIA DE ARMAS DE FUEGO (CPTA) Legislacin Decreto 4675: 2007 Resolucin 2056: 2007 Resolucin 006: 2008 Decreto 503: 2008 Resolucin 025: 2008 Avisos 001, 002, 003, 004 y 005 Decisin 486: 2000 Ley 23: 1982 Decreto 1360: 1989 Ley 1581: 2012

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Alcance Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2858 del 27 de julio de 2007. Por la cual se establece el Formato del Certificado Mdico de Aptitud Psicofsica para la Tenencia y Porte de Armas de Fuego, el procedimiento para su implementacin, sus caractersticas tcnicas y condiciones de seguridad. Modifica parcialmente el artculo 4 de la resolucin 2056:2007, por la cual se establece el formato del certificado mdico de aptitud psicofsica para el PTA, el procedimiento para su implementacin, sus caractersticas tcnicas y condiciones de seguridad. Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2858 del 27 de julio de 2007. Por la cual se hacen unos ajustes en el formato de Certificado Mdico de Aptitud Psicofsica contenido en el anexo a la Resolucin No. 2056 del 10 de diciembre de 2007. Informacin aclaratoria emitida por Sanidad Militar. Rgimen Comn sobre Propiedad Industrial. Sobre derechos de autor. Por el cual se reglamenta la inscripcin del soporte lgico (software) en el registro nacional de derechos de autor. Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales.

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