Apresentao da Norma NP 4438: Contedo e estrutura

Lisboa, 2005-06-02

Objectivo e mbito da NP 4438

Gesto de documentos de arquivo em qualquer formato ou suporte Definio de responsabilidades nas organizaes Gesto de documentos articuladas com normas de qualidade (NP ISO 9001) Concepo e implementao de sistemas de arquivo
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Objectivo e mbito da NP 4438

NO INCLUI gesto de arquivos definitivos

Estrutura da NP 4438
Duas partes: Primeira parte desenvolve os princpios directores
Define e explicita conceitos e processos

Segunda parte contm recomendaes de aplicao.

Desenvolve e especifica procedimentos de aplicao
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Pressupostos da NP 4438
Premissa essencial!
Todos os documentos de arquivo integrados e geridos num sistema de arquivos so adequados e possuem as caractersticas bsicas para constituirem evidncia

Mais alguns pressupostos

Integrao da gesto de documentos de arquivo nos processos da organizao
Nomeadamente da qualidade

Considerao do ambiente regulador Envolvimento orgnico total

Todos os colaboradores tm papis a desempenhar no processoIncluindo os dirigentes!

Documentos de arquivo (na NP 4438)

Propriedades bsicas do DA (a serem asseguradas pelo sistema de arquivo)
Autenticidade Fidedignidade Integridade Utilizao

Sistemas de Arquivo (na NP 4438)

Propriedades:
Fidedignidade Integridade Conformidade Inteligibilidade Sistematizao

Desenvolvimento de sistemas de arquivo

Componentes:
Documentao de aces exercidas sobre os DA Sistema de armazenamento Gesto de localizao e de tramitao Converso e migrao Reteno e destino Acesso, recuperao e localizao
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Desenvolvimento de sistemas de arquivo

Metodologia de desenvolvimento
Processo dividido em 8 etapas Iterativo Interactivo No necessariamente linear

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Desenvolvimento de sistemas de arquivo

Etapas preconizadas
A- Investigao preliminar B- Anlise funcional C- Identificao de requisitos de DA D- Avaliao de sistemas existentes E- Identificao de estratgias para cumprimento dos requisitos de DA F- Desenho do sistema de arquivo G- Implementao do sistema de arquivo H- Controlo, ajustamento e reviso
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Desenvolvimento de sistemas de arquivo

Para cada etapa so sugeridos produtos (deliverables) a apresentar: Ex.
Etapa B esquema de classificao funcional Etapa D inventrio dos distemas existentes na organizao Etapa F Relatrios de avaliao peridica Etc

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Ferramentas bsicas sugeridas

Plano de classificao funcional Regulamento de conservao arquivstica
Poltica de reteno e transferncia e tabela de seleco

Esquema de classificao de segurana e acesso Instrumentos de controlo de vocabulrio

Tesauro de termos preferenciais

Manual de arquivo
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Processos de gesto de DA
Determinar os documentos a integrar Determinar prazos de reteno e destinos finais Integrar documentos
Meta-informao + registo

Registar documentos
Grupo data/hora, ttulo, autor

Classificar documentos Armazenar e manter documentos

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Processos de gesto de DA
Controlo da circulao
Tramitao de trabalho Circulao (circuito documental no contexto de integrao e transferncia de documentao)
Particular ateno a documentos (circuito documental no contexto de fluxo electrnicos decorrido num processo organizacional)

Aces de destino
Implementao de destino, eliminao, transferncias.

Controlo, ajustamento e reviso Formao

Indicadores de desempenho
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Concluso

USEM A NORMA NP 4438!

Juntamente com o MoReq (para sistemas de arquivo electrnicos)

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Para mais informaes contactar: Instituto dos Arquivos Nacionais/TT Gabinete de Estudos de Arquivos Correntes (GEAC)
frbarbedo@iantt.pt gloria@iantt.pt egomes@iantt.pt
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