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MANUAL DE BOAS PRTICAS DE GESTO DE ENERGIA PAG.

Manual de Boas Prticas de Gesto de Energia


Sistemas Organizacionais na Gesto de Energia
1. 2. 3. INTRODUO. ......................................................................................................................... 2 A METODOLOGiA. ................................................................................................................... 3 O PapEL Da GESTO DE TOpO. ............................................................................................. 4 3.a 3.B 3.C 4. 5. DEFiNiO Da POLTiCa DE ENERGia Da EmpRESa. ................................................. 4 A DEFiNiO DE RESpONSaBiLiDaDES. .................................................................... 5 ApROVaO DOS PLaNOS DE GESTO DE ENERGia E RESpECTiVa aVaLiaO. ...... 5

O GESTOR DE ENERGia.......................................................................................................... 6 AVaLiaO Da SiTUaO INiCiaL. ......................................................................................... 7 5.a 5.B 5.C A EQUipE DE GESTO DE ENERGia. ........................................................................... 7 O FLUXO DE INFORmaO. ....................................................................................... 7 CaRaCTERiZaO Da iNFORmaO DiSpONVEL..................................................... 8

6. 7.

DEFiNiO DO SiSTEma DE GESTO. .................................................................................... 9 ImpLEmENTaO E AVaLiaO........................................................................................... 10

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1. Introduo

ps a anlise da informao obtida pela equipa do IDITEMinho no mbito do projecto Endogeneizao e integrao de tecnologias com vista racionalizao e ecincia energtica Caracterizao e avaliao das prticas de gesto de energia do tecido econmico da regio, concluiu-se que uma das principais debilidades das PMEs no mbito da gesto de energia, corresponde inexistncia de uma poltica energtica da empresas e ausncia de um sistema de informao que disponibilize informao necessria para uma gesto energtica mais ecaz. Assim, atendendo ao objectivo do projecto, optou-se por elaborar um guia para a implementao de um Sistema Organizacional de Gesto de Energia. A existncia de um sistema organizativo implementado numa lgica de gesto de energia e adequado s necessidades da empresa, revela-se um instrumento fundamental na minimizao dos consumos e racionalizao da utilizao de energia.

Tendo em considerao a novidade em termos conceptuais o contedo deste manual poder representar para as empresas e, por outro lado, a complexidade e especicidade de alguns aspectos tcnicos relacionados com a gesto de energia, optou-se por desenvolver um manual de fcil interpretao e implementao em detrimento de uma abordagem mais exaustiva que alguns aspectos poderiam justicar.

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2. A Metodologia

ara a implementao de um Sistema Organizacional para a Gesto de Energia neste documento preconizada uma metodologia com as seguintes fases:

Envolvimento da Gesto de Topo A Equipe de Gesto de Energia Avaliao da Situao Inicial Denio do Sistema de Gesto de Energia Implementao, Avaliao e Reviso Apesar das fases indicadas serem sequenciais, tal no implicam uma interaco entre elas de forma a ser sempre possvel efectuar as correces necessrias. Na gura seguinte, apresenta-se a relao entre elas.

FIGURA 1

Principais fases e respectiva sequncia de aplicao e relacional da metodologia preconizada

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3. O Papel da Gesto de Topo

a mesma forma que em relao gesto de recursos como as matrias primas, gesto de stocks, qualidade dos produtos nais, objectivos a atingir na rea produtiva e econmica da empresa, importante que a gesto de topo assuma e divulgue o seu posicionamento em relao aos factores energticos.

Este posicionamento e a forma como divulgado tero um impacte signicativa em toda a estrutura da organizao, devendo ser um meio de mobilizao de todos os elementos da organizao mas, tambm, de denio de responsabilidades. Uma das formas consideradas mais eciente para que o empenho das Gesto de Topo seja evidente, atravs da denio de uma poltica de energia para a empresa que contemple, alm da sua viso para o desempenho energtico da empresa, a denio de metas e objectivos concretos e mensurveis.

3.a Denio da Poltica de Energia da Empresa


A denio da poltica energtica da empresa deve traduzir os objectivos da organizao em relao gesto e consumo de energia no mdio e longo prazo, que tipo de fontes energticas a utilizar e posicionamento pretendido para a empresa nesta rea no seu sector de actividade. No caso de j existir uma poltica para a qualidade e para o ambiente, a poltica de energia da empresa dever constituir mais um elemento rumo qualidade total. A poltica energtica da empresa dever ser comunicada de forma clara, quer aos colaboradores da empresa, quer aos respectivos visitantes.

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3.b A Denio de Responsabilidades


A denio de responsabilidades para a gesto da energia, um dos factores fundamentais que, alm dos aspectos operacionais, um instrumento importante para demonstrar o compromisso da gesto de topo da empresa. Deste modo, dever ser seleccionado ou contratado um colaborador que de forma cumulativa ou no, desempenhe as funes de gestor de energia. O gestor de energia tem um papel fundamental nos esforos da organizao no que respeita racionalizao de consumos e gesto eciente de energia. Dever ter uma preocupao diria com os custos energticos e a forma como a energia consumida na empresa, de forma a mais facilmente encontrar solues que conduzam a um melhor comportamento energtico. As funes do gestor de energia sero mais facilitadas quando mais fcil for o seu acesso ao nvel superior de deciso, permitindo, assim, inuencia-lo de forma directa. O gestor de energia deve, tambm, ter um nvel hierrquico superior e uma competncia tcnica adequada que garantam a autoridade e credibilidade necessria para assegurar a motivao de todos os colaboradores da empresa.

3.c Aprovao dos Planos de Gesto de Energia e respectiva avaliao


A Gesto de Topo dever ter uma participao activa na aprovao dos planos de gesto de energia apresentados pelo gestor. Alm de factores dos factores econmicos, a gesto de topo dever assegurar que os planos e resultados obtidos conduzem a orientao traduzida pela poltica de gesto de energia da empresa.
FIGURA 2

Envolvimento da administrao de Topo da Organizao/empresa

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4. O Gestor de Energia

omo se referiu o Gestor de Energia a pessoa em que a gesto de topo faz a delegao de responsabilidades para a gesto de energia na organizao. Esta delegao de responsabilidades deve ser clara e conhecida na empresa, de forma a facilitar o seu trabalho.

responsabilidade do gestor de energia saber, com rigor, as razes dos consumos de energia na empresa, onde e como consumida e respectivos custos. tambm da sua responsabilidade a elaborao de um plano anual de energia em que devero ser denidos os objectivos e metas a atingir e os meios necessrios. No mbito deste manual - Sistemas Organizacionais na Gesto de Energia sero abordadas as principais tarefas que o gestor de energia dever realizar com vista a implementao desse sistema. Um Sistema Organizacional para a Gesto de Energia pode ser denido como o conjunto de meios, humanos e tcnicos, procedimentos e registos que tm como objectivo disponibilizar informao relevante e em tempo til, sobre a forma com consumida a energia, de forma a permitir a tomada de deciso.

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5. Avaliao Da Situao Inicial


5.a A Equipe de Gesto de Energia
Em funo da dimenso e natureza da empresa o Gestor de Energia dever organizar uma equipe que lhe permita ter um conhecimento dos vrios departamentos/seces da empresa. Nas empresas com alguma dimenso estes elementos devero ser os prprios responsveis por esses departamentos/seces. Deste modo, as necessidades energticas e forma de consumo de energia, bem como a identicao dos possveis pontos Problema ser mais fcil. Por outro, atendendo ao nvel hierrquico dos vrios elementos da equipe as decises tomadas pelo gestor de energia e a sua comunicao com os vrios departamentos/ seces ser tambm mais ecaz.

5.b O Fluxo de Informao


Aps a denio da equipe de gesto de Energia, no mbito da denio de implementao de um sistema organizacional para a gesto de energia, um principal objectivo do gestor de energia caracterizar o uxo de informao referente aos dados sobre energia na empresa. O sistema de contabilidade energtica da empresa fundamental para um controlo efectivo dos consumos de energia e respectiva racionalizao dos custos. No entanto, necessrio assegurar que a informao fornecida de uma forma correcta, em tempo til e ao colaborador adequado, de forma a ser possvel a tomada de deciso se necessrio. Neste contexto a caracterizao do uxo de informao uma tarefa a que o gestor de energia e respectiva equipa devem dedicar especial ateno de forma a evitar atrasos na entrega da informao ou em formato no adequado, para a gesto de energia, ou

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ainda que no seja fornecida prpria equipe de gesto.

5.c Caracterizao da Informao Disponvel


Esta fase dos trabalhos o objectivo de identicar e avaliar o tipo de informao que produzida na empresa a partir dos registos de consumos de energia que, eventualmente, podero ser globais e obtidos pelas facturas mensais. A identicao da existncia de algum processo de repartio dos consumos pelos vrios departamentos\seces da empresa, quais os pressupostos em que se baseia, so factores que devero tambm ser considerados nesta fase dos trabalhos. Tambm a elaborao de consumos especcos de energia ou de outro tipo de indicadores energticos devero ser caracterizados.

FIGURA 3

Tarefas a Desenvolver pelo Gestor de Energia no incio do processo

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6. Definio do Sistema de Gesto

om a avaliao da situao existente ser possvel a equipa de gesto de energia e ao gestor de energia denir um sistema de gesto de energia, com vista a possibilitar a informao em tempo til para a tomada de deciso e respectiva diminuio dos consumos. Nesta fase ser possvel identicar qual a informao mais importante, de que forma dever ser fornecida e a quem, quais os procedimentos de recolha e tratamento de informao. Atendendo ao nvel de organizao que est implcito no pargrafo anterior, ento tambm nesta altura o gestor de energia ter um conhecimento mais preciso dos grandes consumidores de energia existentes na empresa, os respectivos regimes de funcionamento, a forma como a energia consumida. Este tipo de conhecimento fundamental para assegurar uma gesto eciente de energia. Na denio do sistema devero ser considerados os seguintes factores:

Denio da Informao Obter


Consumos de Energia por equipamento \ seco \ departamento Frequncia das leituras dos Consumos Indicadores Energticos a Calcular

Denio dos Procedimentos


Procedimentos de leitura e monitorizao Procedimentos referentes ao uxo da Informao Denio de Responsabilidades

Anlise da Informao
Anlise de Desvios e Identicao das Possveis Causas Procedimentos referentes tomada de Deciso Correctivas Denio de Responsabilidades

Mecanismos de Controlo e Avaliao Inter-calares


Denio de procedimentos Denio de Mecanismos de Controlo Denio de Responsabilidades

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7. Implementao e Avaliao
Esta fase das mais complexas uma vez que implica uma alterao de comportamentos e mudanas de mentalidades de alguns dos colaboradores. O envolvimento das cheas intermdias e de toda a equipa de gesto de energia, eventualmente em colaborao com os responsveis pelo sistema de gesto da qualidade e do ambiente fundamental. Corresponde a fase mais intensiva e exigente ao nvel dos recursos humanos, podendo ser o causador de vrias tenses que representaro sempre diculdades acrescidas na implementao do sistema de gesto de energia. tambm nesta fase que o Gestor de Energia dever evidenciar o nvel de conhecimentos e de autoridade que expectvel em funo da delegao de responsabilidades da administrao de topo. Em relao avaliao nal ela dever constituir uma tarefa que deva envolver no s o gestor de energia, a sua equipa mas, tambm, a Administrao de topo. O objectivo desta avaliao de confrontar os resultados obtidos em relao aos objectivos traados. No caso da existncia de desvio negativos devero ser analisadas cuidadosamente as suas causas, uma vez que podem ser de natureza variada: organizativas, tcnicas, factores desconhecidos a quando a sua determinao ou mesmo irrealismo dos objectivos propostos. Os resultados devero ser comunicados a toda a organizao atravs da administrao de topo.