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ANLISIS DE SISTEMAS T cnicas de rele!amiento

Tcnicas de relevamiento o de recoleccin de datos

En la etapa de Investigacin Preliminar, se deben recopilar los datos relevantes para el sistema que se investiga. No hay procedimientos estndar para la recoleccin de datos debido a que cada sistema es nico, pero se utilizan ciertas t cnicas, como ser! "ateriales escritos Entrevistas #uestionarios $bservacin "uestreo

%as t cnicas de recoleccin de datos que se eli&a, depende de la naturaleza del sistema, las restricciones de tiempo y tratar de causar el m'nimo impacto sobre los usuarios del sistema.

Materiales escritos
%a reunin de materiales escritos no es una actividad rutinaria, debido a que cada sistema es di(erente. Por un lado puede haber muy poca documentacin, y por lo tanto no hay pistas para seguir. Por el otro, puede haber mucho material escrito para que el analista e)amine. Parte de este material, puede estar incompleto, desactualizado e ignorado por las personas que deber'an usarlo. %os manuales de procedimientos *que son los que indican cmo se deben realizar ciertas tareas+ pueden haber sido reemplazados por memos, rdenes verbales, mails, etc. Es posible que la documentacin original haya sido preparada pobremente y entonces es intil. %os materiales escritos pueden estar dispersos por toda la organizacin y su bsqueda es slo el comienzo. %os materiales escritos dan lineamientos sobre cmo deben ser operados los sistemas, pero pueden di(erir mucho sobre cmo se opera el sistema en la realidad. ,e debe tener en cuenta la siguiente lista de materiales escritos, que de estar disponibles, se deben revisar! "anuales de procedimientos "anuales de operaciones "anuales de usuarios -escripcin de traba&os .ormularios

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Formularios
%os (ormularios son transportes de datos y e)isten en todas las (ormas y tama/os. ,e usan para muy diversos propsitos, por e&.! pedidos de provisiones para un restaurante, saldo de una cuenta bancaria, in(orme de (abricacin de ciertos art'culos, solicitudes de inscripcin, actas de e)menes, etc. ,e debe obtener una copia de cada (ormulario usado en el sistema, ya sea que se origine dentro o (uera de la organizacin. El me&or modo de ver cmo se usa un (ormulario, es obtener una copia del (ormulario vac'o y otra lleno. -e cada (ormulario se debe conocer! 0#ul es el ob&etivo del (ormulario1 02ui n lo llena1 0-nde es enviado1 0-e dnde viene1 02ui n usa el (ormulario1 02u autoridad lleva1

Entrevistas
Es una conversacin entre dos o ms personas dirigida a satis(acer las necesidades de in(ormacin del entrevistador.

Ventajas
Es el medio ms directo para obtener in(ormacin de las actitudes y3o percepciones de los individuos. ,e puede evaluar lo que es dicho y cmo es dicho. 4eneralmente la gente tiende a ser ms sincera cuando habla que cuando escribe. El entrevistador puede hacer preguntas abiertas y de&ar que el entrevistado responda en su propio estilo, e incluso darle otra orientacin si descubre un rea ( rtil de investigacin, que no (ue considerada al elaborar la entrevista. Puede establecer una me&or relacin con el usuario y disminuir su resistencia al cambio.

Desventajas
%as desventa&as esenciales son tiempo y el dinero. el %as personas que van a ser entrevistadas, deben ser elegidas cuidadosamente, ya que ninguno est disponible en abundancia. No se puede utilizar para obtener in(ormacin en grandes cantidades, para esto, se debe utilizar otras t cnicas de relevamiento.

Clasificacin
Iniciales o preliminares! de presentacin o reconocimiento 5ecoleccin de datos
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,eguimiento! para llenar espacios, aclarar dudas, etc.

A quin entrevistar
,e deben entrevistar a di(erentes personas a distintos niveles de la organizacin. El tipo de in(ormacin que se podr obtener, vendr dada en parte por el nivel &errquico del entrevistado, como se puede ver a continuacin! Nivel decisorio cuadro global de la organizacin ob&etivos y pol'ticas opinin acerca del problema estructura de la organizacin (unciones a cargo proyeccin de la organizacin estudios anteriores (unciones de las respectivas reas personal a su cargo relacin con otras reas (unciones de las respectivas reas personal a su cargo principales (lu&os de materiales y de in(ormacin relaciones con otras reas principales problemas de su rea estudios anteriores caracter'siticas de la tarea que realiza

Nivel e&ecutivo

Nivel operativo

Es aconse&able comenzar desde la cima de la organizacin para me&orar la accesibilidad a los niveles in(eriores y otorgarle la credibilidad necesaria. El &e(e es la persona ms apta para brindarnos una visin general del sector y un marco de re(erencia en el cual traba&ar. Puede indicarnos tambi n las me&ores personas para entrevistar.

Entrevistas estructuradas vs. no estructuradas

6na entrevista estructurada es aquella en la que las preguntas estn preplaneadas y no se permiten desviaciones. %as preguntas se hacen como est establecido sin ningn comentario e)plicatorio. No estn indicadas para el (lu&o libre de ideas y se parecen ms a un cuestionario hablado. 6na aplicacin comn de la t cnica de entrevista estructurada se da en la entrevista de traba&o cuando, legalmente o por costumbre, a cada entrevistado se le hacen preguntas id nticas. -e otra manera, el uso prctico de la entrevista estructurada se limita a entrevistas en la calle o por tel (ono al pblico en general. 6na entrevista no estructurada, sin embargo, puede variar considerablemente del plan original. Esto no quiere decir que usted se sienta y
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charla con el usuario esperando que sur&a algo interesante. 7n las t cnicas no estructuradas se plani(ican. Pero no es necesario apegarse al guin si la conversacin conduce en una direccin inesperada. 6n analista puede sentirse libre de preguntar algo y decirle al entrevistado que se e)tienda y e)plique.

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Proceso de desarrollo de la entrevista

-ebe ser plani(icada y controlada. -ebemos (i&ar en (orma clara, precisa y e)pl'cita los ob&etivos, la estrategia, t cnicas y tcticas probables como as' tambi n una evaluacin del nivel superior, de sus pares y del propio entrevistador. -esde un punto de vista metodolgico, se deben tener en cuenta las siguientes etapas en el desarrollo de una entrevista!

-e(inicin de ob&etivos

,e deber de(inir qu in(ormacin se desea obtener.

Plani(icacin

-ebe decidir a qui n entrevistar en base a los ob&etivos planteados, para plani(icar qu preguntas debe hacer. .amiliar'cese con el tema de la entrevista, y prepare un con&unto apropiado de preguntas. #omo muchas entrevistas son no estructuradas, probablemente incluya otras preguntas a medida que la entrevista avanza. 7l inicio de la entrevista las preguntas son bastante generales. #uando se (amiliariza con el entrevistado y con el tema pueden ser ms espec'(icas. 5ealice una cita por anticipado con quienes vaya a entrevistar, indicando el ob&etivo de la misma. ,e deber elegir el lugar y establecer el momento adecuado *(echa y hora+, teniendo en cuenta que la duracin de la misma no deber'a ser mayor a una hora. Presente el tema de la entrevista y la naturaleza del proyecto sobre el cual traba&a. #omience con preguntas generales y luego contine con los temas y aspectos que sur&an de quienes responden, y las preguntas espec'(icas que crea conveniente. No realice demasiadas notas que pueda distraer al entrevistado, si le dan permiso podr'a grabar la entrevista. ,olicite los (ormularios, registros, etc. que le sean de utilidad. No pierda el control de la entrevista. 5esuma la in(ormacin recabada durante la entrevista, el cual puede presentarse al entrevistado para que pueda e)aminarlo y completar algn hueco que haya quedado o aclarar un mal entendido. Este resumen tambi n servir para la autoevaluacin y supervisin de la in(ormacin obtenida.
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#oncrecin

5ealizacin

Evaluacin

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Cuestionarios
Puede ser una herramienta muy til. #onsisten en una serie de preguntas escritas a las que hay que contestar tambi n por escrito *ya sea en papel o utilizando algn so(t8are+. ,e deber seleccionar con cuidado las personas que debern contestar el cuestionario. ,e debe asegurar que quien lo reciba, tendr la in(ormacin necesaria para contestar las preguntas.

Ventajas
$btener un alto volumen de in(ormacin a un costo relativamente ba&o y en menos tiempo. Elimina cualquier in(luencia sobre quien contesta. %a in(ormacin puede ser sincera ya que puede ser annima. ,u uso puede ser rpido y e(iciente. 9nico medio (actible para relevar un gran nmero de personas o para grandes distancias entre la (uente y el encuestador.

Desventajas
:iene limitaciones sobre el tipo de preguntas que se pueden realizar. ,uelen ocurrir problemas de interpretacin, tanto en las preguntas como en las respuestas. ,i no tiene control sobre el grupo que responde, puede tener una tasa de retorno muy ba&a y una muestra peque/a ser estad'sticamente insigni(icante.

Construccin de los cuestionarios

6n cuestionario debe ser breve, atractivo, claro describen estas caracter'sticas! 0Porqu breve1 y probado. 7 continuacin se

,i se elaboran preguntas abiertas requiriendo respuestas largas *por e&. ;describa las (unciones de su traba&o<+, la tasa de retorno ser muy ba&a, todos estarn demasiados ;ocupados<. 7dems es di('cil sacar conclusiones de respuestas narrativas muy voluminosas. :ales preguntas deben de&arse para las entrevistas. El atractivo involucra = (actores! >. A ariencia !eneral. 2ue sea breve, tenga tipo de letra su(icientemente grande, no amontonados y con espacios en blanco. ?. Formato adecuado.
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0qu signi(ica atractivo1

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=. Evitar re!untas " esadas#. Evitar preguntas que hagan que el que contesta se sienta molesto o que sugieran la respuesta ;correcta<. 0cmo puede ser claro1 ,igni(ica distribuir las preguntas a la audiencia correspondiente y eliminar ambig@edad. ,i su conocimiento de los que responden es super(icial o si se de&a dominar por sus pre&uicios, las preguntas pueden ser tan desubicadas que los receptores no las consideren apropiadas. Por e&., un centro de salud env'a un cuestionario a clientes potenciales. 6na mu&er soltera podr'a no identi(icar preguntas relacionadas con en(ermedades o vacunaciones de los ni/os. 0Para qu contestar un cuestionario que parece no estar relacionado a lo que hacemos o somos1 7quellos que sienten que no ;enca&an< en el cuestionario no lo contestan y esto distorsiona los resultados. %a remocin de la ambig@edad no es una tarea simple. ,e debe investigar el cuestionario para detectar signi(icados no deseados. 0Porqu robado1 -espu s que tiene determinados los ob&etivos y escritas las preguntas, debe analizar el cuestionario con un colega y luego con un peque/o subcon&unto de quienes responden. Aacer esto no solamente descubre los problemas en cuanto a su escritura, espaciado, ortogra('a y m todos de registro de respuestas, sino tambi n proporciona una indicacin del tipo de respuestas que se recopilarn en un grupo mayor. ,i e)isten muchas respuestas inesperadas se captarn durante esta prueba. 7nalice las respuestas del grupo de prueba para asegurar que el anlisis de los datos que se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datos recopilados. En base a los resultados obtenidos de la prueba, debern realizarse los cambio necesarios en el cuestionario.

$bservacin
Es particularmente apropiada para aplicaciones donde (luyen documentos. El analista observa el (lu&o de los datos! qui n interrelaciona con qui n, que papel se mueve de un escritorio a otro y cmo los papeles entran o de&an la organizacin. %os datos reunidos de esta manera no pueden ser recolectados (cilmente con otras t cnicas. %a ventaja clave de la observacin es in(ormacin de primera mano. ,e toman notas que describen las actividades y cmo ocurren.
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El propsito de la visita del analista se da a conocer a los miembros de la organizacin por medio de su propia gerencia. El analista no interrumpe a los traba&adores o los distrae de sus tareas, pero se puede presentar resistencia de las personas a ser observadas. 7dems, cuando las personas estn siendo observadas directamente, tienden a me&orar las (unciones que realizan y el rendimiento de las mismas. Puede ser necesario que haga varias visitas para acostumbrarlos a su presencia y hacer que retornen a sus hbitos normales. 6na (orma de observacin es la observacin artici ativa con la temporalmente realiza las actividades del grupo. Puede ser til actividades de una organizacin complicada. #on esta t cnica, el ;aprender haciendo<. ,e puede aprender mucho en corto tiempo, a sentirse un intruso. cual el analista al estudiar las analista puede pesar de poder

Muestreo
Esta t cnica consta de reunir slo un con&unto representativo de los datos. Por e&. en lugar de observar a BC empleados llenando pedidos en una hora, tome una muestra de = o D de ellos. $ en casos de salidas impresas de mucho volumen, tal como (acturas a clientes, podr'a reunir una muestra al azar de algunas de ellas. Es apropiada cuando hay un gran volumen de datos. Puede ser muy costoso controlar todos los datos, pero la misma in(ormacin puede obtenerse usando muestreo. ,aber cunto y qu dato seleccionar es un traba&o para especialistas que usan t cnicas estad'sticas.

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