Manual de Procedimentos Tesouraria

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA
1

Coordenao:
Conselho para a Avaliao e Qualidade
Gabinete de Qualidade, Avaliao e Procedimentos
Instituto Politcnico de Beja
Rua Pedro Soares, s/n
7800-295 BEJA

Equipa Tcnica:
Joo Leal
Manuel Monge
Olga Santiago
Anabela Fonseca

IPBeja/Maio de 2012

2

IPBEJA

SERVIO DE TESOURARIA

Manual de Procedimentos

1. INTRODUO ........................................................................................................ 3
2. NOTA DE REALIZAO ....................................................................................... 5
3. BREVE GLOSSRIO .............................................................................................. 6
4. DOCUMENTAO ................................................................................................. 7
5. FUNDO DE MANEIO ............................................................................................. 8
5.1 INTRODUO .................................................................................................... 8
5.2 CONSTITUIO E UTILIZAO DO FM ......................................................... 9
5.3 RECONSTITUIO ........................................................................................... 12
5.4 REPOSIO ....................................................................................................... 13
6. RECEBIMENTOS .................................................................................................. 15
6.1. RECEBIMENTOS .............................................................................................. 15
6.2. INCUMPRIMENTOS ......................................................................................... 21
7. PAGAMENTOS ...................................................................................................... 22

3

1. INTRODUO

Como objectivo geral, a Tesouraria dever efectuar uma eficiente previso, optimizao
e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, no sentido da
minimizao dos riscos de carncia e deteno de liquidez.

As funes gerais da Tesouraria assentam na salvaguarda de valores, devendo os seus
responsveis:

Validar a documentao de suporte;
Identificar verbas depositadas por transferncia bancria;
Preparar os meios de pagamento;
Recolher e verificar as assinaturas obrigatrias, designadamente nos
cheques e nas transferncias bancrias;
Efectuar os pagamentos autorizados;
Garantir a boa cobrana das facturas;
Registar todos os pagamentos efectuados;
Verificar, conferir e arrecadar todos os recebimentos;
Efectuar todos os depsitos diariamente;
Registar todos os recebimentos;
Elaborar o dirio de caixa dos valores entrados e sados;
Administrar o Fundo de Maneio;
Fornecer informao atempada e actualizada aos servios competentes,
das entradas e sadas de valores;
Arquivar a documentao de suporte das operaes efectuadas pela
Tesouraria, em conformidade com as normas institucionalizadas.

Este documento visa servir de referncia ao Servio de Tesouraria (de ora em diante
tambm designado ST), bem como a todos os Servios/Gabinetes e utentes
intervenientes, relativamente aos procedimentos a realizar.

O presente documento encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada
por Breve Glossrio e Documentao, onde se aborda o significado e contedo da
nomenclatura e da documentao, respectivamente, utilizada pelo servio, a qual
apresentada como anexo; e uma segunda, designada por procedimentos que consiste
4

em clarificar o trabalho a ser desenvolvido pelo ST, sendo que ao longo do documento
apresentada uma descrio verbal dos procedimentos realizados bem como uma
representao visual (fluxograma) dos mesmos.

5

2. NOTA DE REALIZAO

O presente trabalho o resultado de reunies de anlise realizadas entre o Servio de
Tesouraria (ST) e o Gabinete de Qualidade, Avaliao e de Procedimentos (GQUAP),
com o objectivo de identificao e levantamento dos circuitos, procedimentos e
propostas no mbito do quotidiano do ST.
Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relaes internas existentes
no ST, bem como das relaes inter-servios/gabinetes, em que o referido servio
desempenhe funes activas.

O Servio de Tesouraria
O Servio de Tesouraria,
________________
___/___/______

O Gabinete de Qualidade,
Avaliao e Procedimentos
O GQUAP,
________________
___/___/______

O Administrador do IPBeja
(Dirigente Responsvel)
O Administrador do IPBeja,
________________
___/___/______

O Presidente do IPBeja
O Presidente do IPBeja,
________________
___/___/______

6

3. BREVE GLOSSRIO

FM
Fundo de Maneio
IPBeja
Instituto Politcnico de Beja
SAS
Servios de Aco Social Escolar
ST
Servios de Tesouraria

7

4. DOCUMENTAO

Decreto-Lei n 155/92, de 28 de Julho (Regime da Administrao
Financeira do Estado)

Regulamentao Interna

o Regulamento de Propinas em vigor no IPBeja, aplicvel aos
estudantes do 1 Ciclo de estudos (Grau de Licenciado), do 2
Ciclo (Grau de Mestre) e dos Cursos de Especializao
Tecnolgica (CET);
o Regulamento do Fundo de Maneio do IPBeja;
o Tabela de Emolumentos, a ser publicada em DR sempre que haja
alterao dos montantes a cobrar.

8

5. FUNDO DE MANEIO

5.1 INTRODUO

O Fundo de Maneio considera-se uma caixa para pagamentos de baixo montante, com
carcter urgente e inadivel, cuja movimentao da exclusiva competncia do
responsvel nomeado para o efeito.

As regras de utilizao e movimentao do Fundo de Maneio so definidas pelo regime
legal geral no artigo 32. do Decreto-Lei n 155/92, de 28 de Julho (Regime da
Administrao Financeira do Estado), cujo artigo se transcreve:

1 - Para a realizao de despesas de pequeno montante podem
ser constitudos fundos de maneio em nome dos respectivos
responsveis, em termos a definir anualmente no Decreto-Lei de
execuo oramental.
2 - Os responsveis pelos fundos de maneio autorizados nos
termos do nmero anterior procedero sua reconstituio de
acordo com as respectivas necessidades.
3 - A competncia para a realizao e pagamento das despesas
em conta de fundos de maneio caber ao responsvel pelo
mesmo.
4 - Os servios e organismos procedero obrigatoriamente
liquidao dos fundos de maneio at data que for anualmente
fixada nos termos do n. 1.

Nos termos do artigo 32, n 1 remetido anualmente para o Decreto-Lei de Execuo
Oramental, que estabelece as condies em que os Dirigentes dos Servios ou
Organismos podem constituir o Fundo de Maneio, bem como o prazo para a sua
liquidao.

9

5.2 CONSTITUIO E UTILIZAO DO FM

CONSTITUIO E UTILIZAO DO FUNDO MANEIO
Servio de
Aprovisionamento e
Patrimnio
Director da Unidade
Orgnica ou Director
Explorao Agrcola
Conselho de Gesto Requisitante Tesouraria
Incio
Proposta Atravs de
Informao Interna
Referente aos
Montantes e Regras
Gerais de Utilizao
FIM
1
2
a) O Requisitante imprime a Requisio Interna e entrega-a ao responsvel pela autorizao da futura aquisio
Proposta Atravs de
Informao Interna
Referente aos
Montantes e Regras
Gerais de Utilizao
Parecer Favorvel
Responsabilidade do
Fundo Maneio
Autorizado
Preenchimento
Requisio Interna
Requisio Interna
Autorizao
Informao
N
Assina em Conformidade
S
Processo
Disponibilizao do
Montante Autorizado P/
Aquisio dos Bens
Solicitados
FIM
Preenchimento do
Anexo 2 no Momento
da Entrega do Valor
em Numerrio
Entrega de Documento
Comprovativo da
Aquisio
Caso Exista Troco
Procede-se ao
Preenchimento da 2
Parte do Anexo 2
3
4
Pagina 1 de 2
4 a) i
4 a) i
4 a) ii
4 a) ii
4 a) iii
4 a) iv
4 a) v
4 a) vi

10

CONSTITUIO E UTILIZAO DO FUNDO MANEIO
Servio de
Aprovisionamento e
Patrimnio
Responsvel Pela
Autorizao da Futura
Aquisio
Requisitante Conselho de Gesto Tesouraria
b) O Requisitante pertence Unidade Orgnica envia a Requisio Interna para o servio de Aprovisionamento e Patrimnio com indicao de aquisio
urgente por Fundo Maneio
Preenchimento da
Requisio Interna
Incio
Requisio Interna
Requisio Interna
Autorizao
Informao N
Assina em Conformidade
FIM
Processo
Disponibilizao do
Montante Autorizado P/
Aquisio dos Bens
Solicitados
Preenchimento do
Anexo 2 no Momento
da Entrega do Valor
em Numerrio
Comprovativo da
Aquisio
FIM
Pagina 2 de 2
S
4 b) ii
4 b) i
4 b) 4 b)
4 b) ii
4 b) iii
4 b) iii
4 b) iv 4 b) v
Caso Exista Troco
Procede-se ao
Preenchimento da 2
Parte do Anexo 2
4 b) vi
4 b) vii

1. O Fundo de Maneio da responsabilidade da Tesouraria, que no incio de cada
ano econmico ou de cada mandato do Conselho de Gesto, prope atravs de
informao interna dirigida ao Conselho de Gesto do IPBeja, o montante e
regras gerais de utilizao, que sero objecto de deciso Superior;
2. O parecer favorvel do Conselho de Gesto (aprecia e aprova) remetido
Tesouraria que proceder em conformidade;
11

3. O controlo do Fundo de Maneio autorizado da responsabilidade do
Tesoureiro, independentemente dos plafonds que so atribudos gesto de
cada Director / Responsvel das Unidades Orgnicas e Explorao Agrcola,
respectivamente;
4. Aquando da deteco de situaes cuja urgncia justifique a utilizao do FM, o
requisitante procede ao preenchimento da Requisio Interna (Anexo 1),
indicando o levantamento da necessidade, bem como indicao imprescindvel
dos valores envolvidos, podendo de seguida ocorrer uma das duas situaes
descritas:
a. O requisitante imprime a Requisio Interna e entrega-a ao Responsvel
pela autorizao da futura aquisio (Director de Unidade Orgnica;
Responsvel da Explorao Agrcola);
i. Caso no haja autorizao do responsvel pela aquisio
solicitada, contactado o requisitante para informao do
ocorrido;
ii. Caso o responsvel autorize a requisio, assina em
conformidade e o processo remetido para a Tesouraria;
iii. De seguida disponibilizado o montante autorizado, que o
requisitante ir recolher para aquisio dos bens/servios
solicitados;
iv. Neste momento de entrega do valor em numerrio, o
requisitante preenche o Anexo 2 Pedido de Fundo de Maneio;
v. Aps a aquisio se realizar, obrigatrio a entrega de
documento comprovativo (exemplo: venda-a-dinheiro ou factura
+ recibo);
vi. Sempre que se verifique a existncia de troco, ser preenchida a
2 parte do Anexo 2;
b. Ou o Requisitante, pertencente Unidade Orgnica Servios Centrais,
envia a Requisio Interna para o Servio de Aprovisionamento e
Patrimnio, com indicao de aquisio urgente por fundo de maneio;
i. O SAP envia a Requisio para o Responsvel pela autorizao da
futura aquisio;
ii. Caso no haja autorizao do responsvel pela aquisio
solicitada, contactado o requisitante para informao do
ocorrido;
iii. Caso o responsvel autorize a requisio, assina em
conformidade e o processo remetido para a Tesouraria;
12

iv. De seguida disponibilizado o montante autorizado, que o
requisitante ir recolher para aquisio dos bens/servios
solicitados;
v. Neste momento de entrega do valor em numerrio, o
requisitante preenche o Anexo 2 Pedido de Fundo de Maneio;
vi. Aps a realizao da aquisio, obrigatria a entrega de
documento comprovativo (exemplo: venda-a-dinheiro ou factura
+ recibo);
vii. Sempre que se verifique a existncia de troco, ser preenchida a
2 parte do Anexo 2.

5.3 RECONSTITUIO

RECONSTITUIO FUNDO MANEIO
Conselho de Gesto Sector Financeiro Tesouraria
1 - O Fundo Maneio deve ser regularizado mensalmente, no 1 dia til de cada ms
Incio
Organizao dos
Documentos de Suporte a
cada uma das Aquisies
Autorizadas
Registo dos Processos no
Anexo 3
Registo dos
Processos no Anexo 3
+
Documentos de
Suporte a Cada uma
das Aquisies
Procedimentos
Contabilisticos
Ratificao das
Aquisies Efectuadas
+ Assinatura Cheque
Processo P/Arquivo
FIM
1 a)
1 b)
1 c)
Emisso de Cheque
P/Reposio Fundo
Maneio
1 c)
1 d)
1 e)
1 f)
Reposio dos valores
mensais, atravs do
levantamento do cheque
13

1. O Fundo de Maneio deve ser regularizado mensalmente, no 1 dia til de cada
ms, pelo que;
a. O Responsvel pelo controlo do Fundo de Maneio dever organizar os
documentos suporte
1
a cada uma das aquisies autorizadas e
concedidas no perodo agora findo;
b. Todos os processos referidos no n anterior devero ser registados no
Anexo 3 Mapa Mensal de Fundo de Maneio, onde conste a seguinte
informao por aquisio:
i. Montante autorizado no ms anterior;
ii. Reconstituio efectuada no ms anterior
2
;
iii. Fornecedor por aquisio;
iv. Montante autorizado por aquisio;
v. Data e nmero de documento suporte da aquisio;
c. Neste momento, o Anexo 3 entregue no Sector Financeiro,
acompanhado dos documentos
3
suporte das aquisies, sendo
posteriori emitido um cheque para a reposio
4
do Fundo de Maneio;
d. De seguida, so executados os procedimentos contabilsticos
(cabimentos, compromissos, processamentos e autorizao de
pagamento);
e. Para que sejam entregues ao Conselho de Gesto, que em acta ratificam
as aquisies efectuadas;
f. Os processos retornam ao Sector Financeiro, local onde sero
arquivados.

5.4 REPOSIO

1. A reposio do Fundo de Maneio dever ser efectuada at ao dia 31 de
Dezembro de cada ano econmico;

1
Cs documenLos de suporLe Lero de ser obrlgaLorlamenLe vendas a ulnhelro, lacLuras/8eclbos e
lacLuras acompanhadas do respecLlvo reclbo.
2
l + ll = lafond 1oLal do lM Mensal.
3
A reconsLlLulo do lundo de Manelo no dever lnclulr documenLos com daLas anLerlores ulLlma
reposlo.
4
no poder ser efecLuada uma reposlo mensal de lundo de Manelo, superlor ao lundo de Manelo
aLrlbuldo lnlclalmenLe.
14

2. Para o efeito, o valor a repor no final do ano econmico deve ser
obrigatoriamente igual ao Fundo de Maneio atribudo no incio do Ano;
3. Deste modo, o montante que constituiu o Fundo de Maneio, inicialmente
levantado, dever ser agora depositado em Instituio Bancria titulada pelo
IPBeja.

15

6. RECEBIMENTOS

6.1. RECEBIMENTOS

RECEBIMENTOS
Sector Financeiro
Cubo
+
Biblioteca IPbeja
Tesouraria
Incio
1 - Os recebimentos podero ser entregues em Numerrio, Cheque ou Multibanco
Alneas a) e b) Receitas oriundas do Cubo e da Biblioteca do IPBeja
Dirio Resumo dos
Recebimentos Efectuados
e Respectivos Valores
Dirio Resumo dos
Recebimentos Efectuados
e Respectivos Valores
Folhas Resumo dos
Montantes Recebidos
Emisso das Receitas
Correspondentes
Cobrana das
Receitas no Software
Epblica
FIM
2 3 3
3
4
A Tesouraria procede diariamente ao depsito de cheques e numerrio existentes em
cofre.

1. Os recebimentos efectuados na Tesouraria do IPBeja reportam-se s seguintes
situaes e podero ser entregues em numerrio, cheque ou atravs de TPA,
vulgo multibanco:
a. Receitas oriundas do Cubo;
b. Receitas oriundas da Biblioteca do IPBeja;
c. Receitas oriundas dos Laboratrios do IPBeja;
d. Receitas de emolumentos e propinas dos estudantes do IPBeja;
e. Receitas verificadas nas demais prestaes de servios efectuadas
Comunidade;
16

2. Nos casos descritos nas linhas a) e b), so entregues na Tesouraria, documento
dirio resumo dos recebimentos efectuados, onde conste igualmente a tipologia
utilizada;
3. De seguida a Tesouraria envia as folhas resumo dos montantes recebidos para o
Sector Financeiro, o qual procede emisso das correspondentes Receitas;
4. Neste momento as Receitas anteriormente emitidas encontram-se disponveis
para cobrana por parte da Tesouraria, no software Epblica;

17

RECEBIMENTOS
Tesouraria Sector Financeiro Laboratrio Cliente
5 - Alneas c) Clientes Protocolados
Solicitao da
Anlise
Incio
Solicitao da
Anlise
Emisso de Nota de
Encomenda
Procede Anlise
Solicitada
Disponibiliza o
Levantamento dos
Resultados Obtidos
Aps a Data de
Emisso da Factura
Deve Proceder ao
Respectivo Pagamento
no Prazo de 30 Dias
No Final de Cada Ms
Procede Emisso da
Factura
Nota de
Encomenda
Aps a
Recebimento
Emisso do Recibo
Recebimento do
Recibo
FIM
5 - Alneas c) Clientes Particulares
Incio
Solicitao da
Anlise
Solicitao da
Anlise
Envio Via Electrnica
Dados do Cliente
+
Encomenda Solicitada
Envio Via Electrnica
Dados do Cliente
+
Encomenda Solicitada Emisso de Venda-a-
Dinheiro Mediante
Pagamento Imediato
Informao Sobre o
Pagamento
Informao Sobre o
Pagamento
Prestao de
Servios
FIM
5 b)v - A Prestao de Servios s ocorrer aps o pagamento, sendo que nos casos de excepo, os resultados s sero
entregues ao cliente quando o pagamento tiver ocorrido.
5 a)i 5 a)ii
5 a)ii
5 a) iii 5 a) iii
5 a) iv
5 a) v
5 a)vi
5 a)vi
5 b)i
5 b)ii
5 b)ii
5 b)iii
5 b)iv
5 b)iv
5 b)v
A Tesouraria procede diariamente ao depsito de cheques e numerrio existentes em cofre.

5. No caso da alnea c), duas situaes podero ocorrer:
a. Clientes Protocolados:
i. O cliente solicita a anlise ao Laboratrio em causa;
ii. O Laboratrio emite nota-de-encomenda, que ser enviada ao
Sector Financeiro;
18

iii. O laboratrio procede anlise solicitada, disponibilizando os
resultados obtidos para levantamento no local, ou envio via CTT;
iv. O Sector Financeiro, no final de cada ms, procede emisso da
Factura correspondente s anlises efectuadas por cliente
protocolado, a qual enviada para a respectiva morada;
v. O Cliente dispe de 30 dias aps a data de emisso da factura,
para proceder ao respectivo pagamento;
vi. A Tesouraria aps recebimento, emite o recibo que ser
enviado/entregue ao cliente
5
;
b. Cliente Particular:
i. O cliente solicita a anlise ao Laboratrio em causa;
ii. O Laboratrio envia via electrnica, dados do cliente e
encomenda solicitada, Tesouraria;
iii. O Cliente dirige-se Tesouraria, a qual segundo orientaes
anteriormente recepcionadas, emite venda-a-dinheiro, mediante
pagamento imediato;
iv. A Tesouraria dever neste momento informar o Laboratrio do
pagamento ocorrido;
v. de notar, que regra geral a prestao de servios s ocorrer
aps o pagamento da mesma ser efectuado, sendo que nos casos
de excepo, os resultados s sero entregues ao cliente quando o
pagamento tiver ocorrido
6
.

S
ue referlr que a cobrana relaLada e efecLuada no sofLware Lpubllca, flnallzando desLe modo o reglsLo
do processo de recelLa no slsLema.
6
ue referlr que a cobrana relaLada e efecLuada no sofLware Lpubllca, flnallzando desLe modo o reglsLo
do processo de recelLa no slsLema.
19

RECEBIMENTOS
Tesouraria Sector Financeiro Estudantes
8
8
6 - Alneas d) Receitas de Emolumentos e Propinas dos Estudantes do IPBeja
Pagamento de Valores em
Dvida
Atravs Transferncia Bancria
ou Referncias Multibanco
Folhas de Caixa
Software Caixa/Digitalis
Incio
6
Recibo
FIM
7
6
Emisso de Recibo
Pagamento Atravs dos
Meios Disponveis
Emisso Diria de Folhas
de Caixa no Software
Caixa/Digitalis
Emisso da Receita no
Software Epblica
9
Cobrana da Receita no
Software Epblica
FIM
9
7

6. Nos casos da alnea d), os estudantes:
a. Dirigem-se Tesouraria para efectuar o pagamento dos valores em
causa, atravs dos meios descritos anteriormente, ou atravs de
transferncia bancria, devidamente identificada;
b. So emitidas referncias multibanco relativas aos pagamentos a efectuar
por estudante matriculado a partir do ano lectivo 2010/2011;
7. Neste momento emitido o recibo comprovativo de pagamento e entregue ao
estudante por parte da Tesouraria;
8. Para finalizar o processo de receita, so emitidas diariamente na Tesouraria as
folhas de caixa do software Caixa/Digitalis e enviadas para o Sector Financeiro;
20

9. O Sector Financeiro emite a receita no software Epblica, sendo posteriormente
cobrada na Tesouraria.

RECEBIMENTOS
Tesouraria Sector Financeiro Cliente
10 - Alnea e) Receitas verificadas nas demais prestaes de servios efectuadas
Comunidade
Incio
10 - Alnea e) Receitas verificadas nas demais prestaes de servios efectuadas
Comunidade
Emisso de Factura
Referente Prestao
de Servios
Factura Referente
Prestao de Servios
Emisso de Recibo
Recibo
FIM
Incio
Pagamento da
Prestao em Causa
Pagamento da
Prestao em Causa
Emisso de Recibo Recibo
Envio das Receitas
Emitidas
Envio das Receitas
Emitidas
Emisso das Receitas
Correspondentes
Cobrana das
Receitas no Software
Epblica
FIM
FIM
11 A Tesouraria procede diariamente ao depsito de cheques e numerrio em cofre.
10 a) 10 a) 10 a)
10 a)
10 b) 10 b)
10 b) 10 b)
10 b)
10 b)
10 b)

21

10. Nos casos da alnea e), duas situaes podero ocorrer:
a. So emitidas por parte do Sector Financeiro (consequncia da
informao entregue neste sector, por parte do responsvel pela
prestao de servios), s entidades/clientes envolvidos, factura
referente prestao de servios em causa, a qual ser paga atravs dos
meios descritos anteriormente Tesouraria, que emitir recibo
correspondente;
b. As entidades/clientes, dirigem-se directamente Tesouraria para
efectuar o pagamento da prestao em causa, cuja informao de
facturao j ter sido recepcionada neste sector, enviada pelo
responsvel institucional da mesma;
11. A tesouraria procede diariamente ao depsito dos cheques e numerrio
existentes em cofre;
12. Arquivo da Receita:
a. Relativamente a todos os processos de receita da Instituio, estes so
objecto de arquivo na Tesouraria, efectuado em dossier prprio, do
seguinte modo:
i. Facturas por Cobrar;
ii. Facturas Cobradas;
iii. Vendas a Dinheiro;
iv. Cobranas de Estudantes;
v. Outras Cobranas (Projectos, etc);
vi. Depsitos por Conta Bancria.

6.2. INCUMPRIMENTOS

1. Relativamente s situaes em que existe incumprimento por parte de clientes, a
Tesouraria emite ofcio de aviso 30 dias aps a data do vencimento da Factura;
2. Caso o incumprimento se mantenha, enviado segundo ofcio de aviso, seis
meses aps a data de emisso do primeiro ofcio;
3. O procedimento uma ltima vez repetido, desde que o incumprimento persista,
seis meses aps a data de emisso do segundo ofcio, ser emitido o terceiro
ofcio de aviso;
4. Findo o prazo para regularizao da dvida, imposto no terceiro ofcio de aviso,
o processo prossegue em Tribunal.

22

7. PAGAMENTOS

23

Pagamentos
Entidades /
Utentes
Conselho de
Gesto
Tesouraria Sector Financeiro
1
Inicio
Emisso de Aut.
De Pagamento
Organizao
processual
Envio para Tesouraria
dos processos para
pagamento
Fim
2
4
3
6
Emisso de Aut.
De Pagamento
Autorizao
Processos para
pagamento
Transferncias
Bancrias
Emisso de
Cheques
a)
b)
Assinatura de
Cheques +
autorizao das
Transferncias
Bancrias
Registo no Epblica
dos pagamentos +
impresso doc.
compravativo
Envio de
comprovativo de
pagamento / envio de
cheque
Envio de processos
de despesa com
cpia do pagamento
efectuado
Arquivo em dossiers
prprios, por conta
bancria.
5 7

24

5. Todos os processos de despesa, aps execuo da Autorizao de
Pagamento
7
no Sector Financeiro, so remetidos para o Conselho de
Gesto, que em reunio peridica autoriza os respectivos pagamentos;
6. Os processos seguem novamente para o Sector Financeiro, que aps
organizao, envia todos aqueles que se encontram em condies de
serem pagos, para a Tesouraria;
7. Aquando da recepo dos processos, o responsvel pelos pagamentos
divide o modo como ir ser efectuado, bem como por oramento a
utilizar:
a) TRANSFERNCIAS BANCRIAS - inserem os dados
no homebanking
8
ou BES
9
, os quais aps emisso ficam
sujeitos a autorizao por parte dos membros do Conselho
de Gesto;
b) EMISSO DE CHEQUES nos casos do homebanking,
so emitidos no sistema, autorizados em momento
idntico ao das transferncias bancrias, sendo
posteriormente impressos e assinados pelos membros do
Conselho de Gesto (2 elementos e colocao de Selo
Branco da Instituio) e enviados para o fornecedor;
relativamente emisso de cheques atravs do BES, estes
so efectuados manualmente, assinados pelos membros do
Conselho de Gesto (2 elementos e colocao de Selo
Branco da Instituio) e enviados para o fornecedor
atravs de ofcio;
8. Neste momento so registados os pagamentos efectuados no software
contabilstico Epblica, por parte da Tesouraria, que emite o
comprovativo de pagamento oriundo do sistema (Epblica) colocando-o
no processo de despesa;
9. Aps envio:
a) Dos comprovativos das transferncias efectuadas, so
arquivadas cpias quer nos processos de despesa, quer no
arquivo da Tesouraria;
b) Dos cheques, so arquivadas cpias quer nos processos de
despesa, quer no arquivo da Tesouraria;

7
So os casos de pagamenLos a fornecedores, pagamenLos de abonos e resLlLules / reembolsos.
8
nesLe momenLo e lmpresso comprovaLlvo de pagamenLo efecLuado, que ser envlado ao fornecedor.
9
8elaLlvamenLe s Lransfernclas efecLuadas por esLe 8anco, aps auLorlzao, so gerados avlsos de
correlo elecLrnlco por cada fornecedor que so envlados no momenLo lmedlaLamenLe posLerlor
execuo Lransferncla.
25

10. De referir que se encontram arquivados em dossier prprio, por conta
bancria, onde constam os respectivos extractos, transferncias ocorridas
e cheques emitidos;
11. Os processos de despesa so neste momento enviados para o Sector
Financeiro, onde sero arquivados.

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