Unidad 4 Tema 2.

El informe de la auditora

Generalidades del informe de auditora

La gerencia de la empresa y las unidades organizativas auditadas tienen el derecho de ser informadas sobre el

peridicamente

transcurso de la auditora y los resultados intermedios obtenidos. El informe reviste tanta importancia como la

auditora misma, a fin de garantizar la transparencia del anlisis y de permitir que tanto los responsables como los afectados, tengan la posibilidad de participar en su configuracin. El informe puede ser verbal o escrito. Preferiblemente despus de la finalizacin de los anlisis en cualquier unidad organizativa, se debe entregar un informe verbal en una de conferencia. Los resultados de la auditora preliminar deben documentarse por escrito, puesto que estn desde el principio concebidos exclusivamente para el uso interno. Los informes deben elaborarse de manera breve o detallada segn a quien vayan dirigidos, estar estructurados en forma clara y deben formularse de manera concisa y precisa. Con base de las deficiencias determinadas, se proponen medidas o se emiten recomendaciones que deberan conducir a una correccin de las desviaciones entre valores de referencia y valores reales. Pueden desglosarse por ejemplo, en aqullas relativas a la gerencia, a la organizacin, la tcnica y la formacin. Las medidas / recomendaciones

desarrolladas para dichos sectores deberan subdividirse en las siguientes prioridades: Medidas inmediatas (periodo de realizacin por ejemplo:

aproximadamente 3 meses) Medidas a corto plazo (periodo de realizacin por ejemplo: aproximadamente 1 ao) Medidas a largo plazo (periodo de realizacin por ejemplo, aproximadamente 3 aos) Con base de la comparacin de valores de referencia, valores reales y de las medidas, en la auditora preliminar se debera desarrollar el programa de calidad para la empresa. Aqu se pueden contraponer: Objetivos empresariales. Medidas. Hitos para el control de xitos. Responsabilidades. Objetivos el informe de auditora Informacin de la gerencia. Documentacin de la situacin real, evaluacin de la situacin determinada y plan de medidas. Informacin del personal de la empresa, iniciacin de operaciones correctivas. Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivo / destinatarios. Los destinatarios de informes pueden ser: Socios (informe muy breve!). Gerencia. Responsables de las unidades organizativas / unidades operativas. Jefes de instalaciones. Departamento administrativo.

 Departamento legal. Marketing. Los conocimientos y medidas relevantes para cada grupo meta se elabora especficamente para el mismo.

De acuerdo con la reglamentacin, el informe final de una auditora preliminar debera contener lo siguiente: Informaciones generales, por ejemplo: Objetivo de la auditora preliminar / auditora de calidad. Destinatarios del informe alcances de la auditora preliminar. Equipo auditor. Periodo en el que fue realizada la auditora. Descripcin de la empresa (cuadro resumido). Fundamentos de la auditora preliminar, por ejemplo: Descripcin de la empresa (detallada segn unidades auditadas). Fundamentos legales. Listas de control empleadas, guas para entrevistas, etc. Comprobaciones de la auditora, por ejemplo: Deficiencias en el sistema de gestin. Deficiencias en la organizacin. Tcnicas. Mtodos de anlisis. Infracciones de leyes. Comprobaciones positivas. Medidas efectivas en cuanto a costo. Recomendaciones, por ejemplo: Planes de medidas para la gerencia.

 Planes de medidas para la organizacin. Medidas en el sector de instalaciones tcnicas. Medidas en el sector de formacin y perfeccionamiento. Estimacin de costos y rentabilidad. (Hauschnlk, s.f.)

Preparacin y estructura del informe de auditora

1. Preparacin del informe de auditora El informe de auditora se prepara bajo la direccin del auditor jefe, quien es el responsable de que sea preciso y completo. Los temas a incluir en el informe de auditora deben ser aquellos establecidos en el plan de auditora. Cualquier cambio deseado en el momento de preparar el informe debe ser acordado con las partes concernientes.

2. Contenido del informe de auditora Una vez concluida la reunin final, la actividad que seguidamente se efecta es la elaboracin del informe final. Este es responsabilidad del auditor jefe y ha de ser un escrito exacto y completo. Deber reflejar todos los aspectos de la auditora, tanto del contenido como la forma en que se ha llevado a cabo. El contenido del informe se ajustar a lo siguiente: Objetivo y alcance de la auditora. Identificacin del equipo auditor. Personas responsables del rea auditada. Detalles del plan de auditora. Identificacin de los documentos de referencia en base a los cuales se ha llevado a cabo la auditora. Desarrollo de la auditora y juicio del equipo auditor del grado de cumplimiento. Las observaciones de no conformidades. Lista de distribucin del informe.

El informe final ser distribuido de acuerdo a lo establecido en el procedimiento, pero generalmente se entrega al responsable de calidad y al auditado. Hay que tener en cuenta que los informes se utilizan como datos de partida para las revisiones por la direccin, por lo que constituyen un registro de la calidad y deben enviarse a la direccin general. Finalmente, es necesario que se realice el seguimiento y comprobacin de la eficacia del sistema de calidad. El auditado junto al responsable de calidad, sern los encargados de iniciar las acciones correctivas necesarias para mitigar las no conformidades detectadas durante la auditora. Adems llevarn a cabo el seguimiento y posterior cierre de dichas acciones correctivas, una vez hayan comprobado su eficacia. Despus de lo expuesto, se puede afirmar que las auditoras internas de calidad son una importante herramienta en la gestin de la empresa. A travs de ellas se comprueba la implantacin del sistema de la calidad, su adaptacin a la empresa y su tendencia hacia la mejora continua.

3. Distribucin del informe de auditora El informe de auditora debe ser enviado al cliente por el auditor jefe. La distribucin del informe de auditora debe ser determinada por el cliente de acuerdo con el plan de auditora. El auditado debe recibir una copia del informe de auditora, salvo que el cliente lo excluya especficamente. Toda distribucin adicional del informe fuera de la organizacin requiere el permiso del auditado. Los informes de auditora son propiedad exclusiva del cliente y la confidencialidad debe ser respetada y protegida adecuadamente por los auditores y por todos los receptores del informe. El informe de auditora debe ser emitido dentro del plazo de tiempo acordado, de acuerdo con el plan de auditora. Si esto no fuera posible, se deben comunicar formalmente las razones por la demora, tanto al cliente como al auditado y se debe establecer una nueva fecha de emisin.

4. Finalizacin de la auditora La auditora finaliza cuando todas las actividades de auditora planeadas hayan sido llevadas a cabo, o acordadas de otro modo con el cliente de auditora (ej. puede presentarse una situacin inesperada que no permita que la auditora sea completada de acuerdo con el plan). 5. Realizacin de seguimiento a la auditora

Dependiendo de los objetivos de la auditora, las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado. Segn sea apropiado, el auditado debera mantener informados a la persona que gestiona el programa de auditora y al equipo auditor acerca del estatus de estas acciones. La finalizacin y efectividad de estas acciones debera ser verificada. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior. (ISO, 2011)

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 17 de mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Hauschnlk Lahmeyer, P. (s.f.). Preparacin y metodologa de la auditora medioambiental. Consultado el 16 de mayo de 2003, en http://www.bvsde.ops-oms.org/bvsair/e/repindex/repi65/premet.html Organismo Internacional de Normalizacin. (2011). Norma Internacional ISO 19011Directrices para la auditora de Sistemas de Gestin. Suiza: ISO.

Control del documento Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo Fecha Diciembre de 2012 Mayo de 2013

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