PLAN DE AUDITORIA

TESCo
Carlos Martn Ramrez Araujo Jos ngel Yerena Gonzlez

M. en C. Diana Marisol Prado Oseguera

1. OBJETIVO Establecer y documentar el procedimiento para llevar a cabo el plan de auditoras internas del sistema de calidad en los procesos clave de la escuela. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la realizacin de un Plan de Auditoras Internas de calidad en cualquiera de las reas administrativas del TESCo.

3. CONDICIONES GENERALES 3.1 PROPOSITO DE LAS AUDITORIAS INTERNAS Las auditorias son el mecanismo con el que cuenta la escuela para identificar y registrar la informacin que permita controlar, retroalimentar y medir el estado actual (al momento de la auditoria) o el avance de la eficacia del sistema de gestin de calidad. Con el fin de mantener la objetividad, buen ambiente, correcto desarrollo y logro exitoso de una auditoria interna se han establecido varias recomendaciones: El auditor no debe tener ninguna responsabilidad sobre las actividades que va a auditar. El auditor debe ser el primero en conocer los resultados de la auditoria. Evitar conflictos personales. El auditor no emite juicios paralelos a las situaciones o no conformidades encontradas.

3.2 PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS El comit de calidad planifica el programa de auditoras internas y el encargado de Control Escolar establece las fechas de realizacin y las publica en un lugar visible. 3.4PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS Una vez que se informe al auditor interno de este programa, se debe registrar con base a la informacin, todos los aspectos concernientes, tales como: 3.4.1OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA. El objetivo establece cual es el propsito inicial de la auditoria interna. El alcance delimitara a cobertura que va a tener la auditoria en trminos de:

Procesos y procedimientos que cubre o en los cuales se va a adelantar la auditoria interna. Los documentos que van a ser auditados y en qu trminos (verificacin, aplicacin del plan de mejoramiento, o evidencia de lo implementado, etc.) 3.4.2 P E R S O N AS L A AUDITORI A INTERN A. I N V O L U C R AD AS EN

Es necesario determinar que el personal va a estar involucrado en la auditoria interna considerando quien o quienes van a ser el personal auditor y quien va a ser el personal auditado; tambin se puede determinar la asistencia de un personal invitado como observador. 3.4.3DIFUSIN PLAN DE AUDITORIAS INTERNA DEL

Una vez que se encuentre estructurado el plan de auditora interna, el equipo auditor debe dar a conocer al personal auditado, empezando por el encargado del departamento (Control Escolar). En caso de que el auditado requiera una modificacin del plan, este debe dirigirse al equipo auditor, presentando su objecin y su propuesta para la modificacin.

3.5 LISTA INTERNAS

DE

VERIFICACIN

PARA

LAS

AUDITORIAS

Antes de iniciar con el desarrollo de la auditoria, el equipo auditor debe revisar y conocer la documentacin existente acerca del proceso y personal que va a ser auditado; esto con el fin de que el equipo auditor afiance ms su conocimiento delo que va a auditar. El equipo auditor prepara una lista de verificacin con los criterios de auditoria y aspectos principales que van a ser auditados. La lista es la herramienta para que el equipo auditor, unifique todos los aspectos de la auditoria, los conserve y adelante la auditoria en plena conformidad con los criterios planteados desde la planificacin por parte del equipo auditor, como por parte del departamento que ser auditado. 3.6 DESARROLLO DE LAS AUDITORIAS INTERNAS El xito de la auditoria interna, garantiza no solo el principio de revisin de los sistemas de gestin sino la oportunidad de retroalimentar el sistema y sus integrantes con el fin de adelantar mejoras que permitan el eficaz funcionamiento y evolucin de sistemas de gestin.

Para garantizar esta situacin, la escuela establece como principio elemental de la auditoria la imparcialidad en su desarrollo, la cordialidad entre el auditor y el auditado, el compromiso de parte de los directivos y la seleccin de un equipo auditor confiable como precepto fundamental de esa actividad. 3.6.1REUNIN DE APERTURA (kick off) La primera etapa de acercamiento del equipo auditor con el auditado es una reunin de apertura, en esta reunin se informa nuevamente y de esta manera general a todo el personal que interviene en la auditoria, se presentan los integrantes del equipo auditor, se confirma la disponibilidad de los recursos, se atiende cualquier sugerencia o comentario relevante de ltimo momento, si se requiere, se resuelve alguna duda con respecto al desarrollo de la auditoria, objetivos y alcances de la misma, y por ltimo se aclaran los trminos de la auditoria (no conformidad, observacin, criterios, etc.) 3.6.2REGISTRAR HALLAZGOS DE LA AUDITORIA. A medida que se vaya desenvolviendo la auditoria, el equipo auditor tiene que ir registrando los comentarios acerca de lo detectado en el transcurso del trabajo de campo, como cualquier comentario. Como una buena prctica de retroalimentacin, en los posible se intenta que el personal auditado concluya o visualice las no conformidades encontradas. 3 . 6 . 3 F I N AL I Z AC I N I N T E R N AS . DE LAS AU D I T O R I A S

Una vez que el equipo auditor termine de realizar el trabajo de campo (recoleccin de evidencia, muestreo, entrevistas, etc.), analiza la informacin recolectada. Luego inicia un proceso de seleccin y clasificacin de la informacin y define cual debe ser incluida en el informe final de la auditoria interna de calidad. 3 . 6 . 4 R E U N I N D E C I E R R E D E L A S AU D I T O R I AS . En esta reunin de cierre el equipo auditor se rene con el personal auditado, con el fin de dar a conocer un balance de la auditoria, comunicar los aspectos por mejorar y los aspectos positivos y en trminos generales informar acerca de las no conformidades que se encontraron en la auditoria.

En esta reunin tambin se genera un espacio para que el auditado exprese su opinin acerca de cmo sinti durante el desarrollo de la auditoria, si cree que existi alguna consulta inadecuada por parte del equipo auditor o alguno de sus m i e m b r o s , o s i d e s e a e n t r e g a r a l g u n a e x p l i c a c i n acerca de las no conformidades. 3 . 7 I N F O R M E F I N A L D E L AS AU D I T O R I AS El equipo auditor realiza por escrito un informe final de los resultados de la auditoria; este informe se registra en el formato respectivo, el cual debe ser firmado por el responsable directo del proceso de trabajo, el personal que participo en las auditorias, el encargado del departamento (Control Escolar) y el Director de la escuela. 3.8 SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LAS AUDITORIAS El encargado del departamento debe hacer seguimiento y verificar el cumplimiento de los compromisos y fechas pactadas para la implementacin de las acciones pendientes a eliminar las no conformidades. En caso de no encontrarse terminada la implementacin de las acciones pertinentes, se plantea una nueva fecha de cumplimiento y se deja la anotacin en el formato respectivo. 3.9 AUDITORES INTERNOS DEL SISTEMA DE CALIDAD DE LA EMPRESA 3.9.1PERFIL DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD. Es responsabilidad del comit de calidad, adelantar la seleccin del personal que es candidato para ser auditor interno, de acuerdo con el siguiente perfil. Nivel Acadmico o Mnimo: bachillerato acadmico o tcnico. o Ideal: estudios tecnolgicos, profesionales o en proceso de formacin profesional (2 aos).

4. ANEXOS 4.1 FORMATO PARA EL REGISTRO DE AUDITORIA INTERNA

4.2 FORMATO DE REGISTRO DE ASISTENCIA PARA LA REUNION DE APERTURA

4.3 FORMATO PARA EL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA