1.

OBJETIVO Planificar, documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las auditoras internas de calidad para determinar la conformidad o no conformidad de los procesos que interactan en el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), as como la efectividad del mismo para cumplir con los objetivos de calidad de la norma ISO 9001:2008. 2. ALCANCE Aplicable para el sistema de gestin de la calidad y los procesos involucrados en el alcance del sistema. 3. DEFINICIONES 3.1. Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado con el que cumple los criterios de auditoria. Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoria. Equipo Auditor: Dos o ms auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo si es necesario de expertos tcnicos. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado y contenidos en los documentos del Sistema de Gestin. Observacin: Deficiencia que aunque actualmente no es un incumplimiento a los criterios de auditoria, puede conllevar en un futuro a incumplimiento. Oportunidad de Mejora: Sugerencia por parte del equipo auditor para alcanzar alguna mejora en el proceso. Hallazgo de Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoras. Programa de Auditoria: Conjunto de uno o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. Alcance de Auditoria: Extensin y lmites de una auditoria.

3.2. 3.3.

3.4.

3.5.

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3.7.

3.8.

3.9.

3.10.

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3.12.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de la Calidad de ECO-PIEDRA S.A.C. Seccin 8.2.2. Auditoras internas. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Responsable de Gestin de Calidad: Revisa y mantiene actualizadas (como anexos a este procedimiento documentado) y acordes a la versin de la norma de certificacin vigente y a los requisitos de la organizacin, las hojas de ruta para las auditoras internas. Acompaa a los auditores externos durante las auditoras de certificacin y/o renovacin y las realizadas por los clientes de la empresa. Determina la frecuencia de las auditoras y la necesidad de realizar auditoras extraordinarias. Nombra el equipo auditor. Presenta en la revisin del sistema los informes de las auditoras realizadas. Colabora con los responsables de las reas auditadas en la determinacin de acciones correctivas y preventivas para paliar las deficiencias encontradas. Mantiene los registros requeridos por este procedimiento. 5.2. Auditores Internos: Concretan y comunican al responsable del rea auditada el horario y contenido de la auditora. Auditan las reas asignadas segn se establece en este procedimiento. Elaboran un informe de la auditora realizada y colaboran en la proposicin de las acciones necesarias para solucionar las deficiencias encontradas. 5.3. Responsables de las reas auditadas: Se asegura de comprender los motivos de las observaciones y/o no conformidades encontradas en su rea. Sugiere las acciones necesarias oportunas y se asegura de que las acciones aprobadas durante la revisin del sistema son ejecutadas correctamente. 5.4. Para todo el personal: En su caso, cumplimentan y/o mantienen los registros necesarios para evidenciar el seguimiento de las acciones acordadas. 6. CONDICIONES GENERALES Las auditoras internas deben programarse considerando el estado y la importancia que tenga el rea a auditar en el proceso, as como los resultados de auditoras previas. La frecuencia para determinar el nmero de auditoras a realizar depende de la naturaleza de los procesos dado su criticidad en el SGC, estabilidad y riesgo de no conformidades. (Frecuencia alta de no conformidades, cierre incompleto de acciones correctivas), lo menos debe realizarse 1 vez al ao por cada proceso. En caso de que los resultados de los indicadores demuestren una baja efectividad del Sistema de Gestin de Calidad (No Conformidades, alto nmero de quejas, etc.), el proceso de auditoras se realizar con ms frecuencia en las reas correspondientes En caso, de que por alguna razn justificada no pueda realizarse la auditoria en la fecha y hora indicada, el responsable del rea a auditar deber informar al auditor lder inmediatamente para que este realice las modificaciones pertinentes.

Las evidencias pueden ser recolectadas a travs de entrevistas, declaracin de hechos, revisin de documentos, observacin de actividades condiciones de las reas auditadas. Todos los resultados sern considerados como hallazgos, hasta que el equipo auditor se rena y determine la naturaleza de los mismos. Al realizar el cierre de la auditoria es necesario que los auditores se renan para evaluar las observaciones y no conformidades detectadas durante la auditoria. Para la realizacin del informe de auditora es necesario tener en cuenta: Alcance y criterios de la auditoria. Procesos auditados. Actividades desarrolladas. N de no conformidades mayores y menores y N de observaciones. Clasificar las no conformidades y las observaciones por proceso Detallar los numerales de la norma ISO 9001-2008 que fueron auditados. Aspectos favorables y dbiles por proceso. Conclusin general.

Nota: El informe de auditora no debe incluir opiniones subjetivas, informacin confidencial, critica a individuos, declaraciones ambiguas, detalles triviales y no conformidades que no fueron discutidas en la reunin con Alta direccin. El reporte de la auditoria es confidencial para la institucin a menos que lo exija la ley. 7. PERFIL Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES 7.1. AUDITOR LDER 7.1.1. Objetivo del cargo: Programar, planear, ejecutar y reportar los resultados de las auditoras internas de calidad, con el fin de verificar el cumplimiento, implementacin y efectividad del sistema de gestin de calidad, as como coordinar a los auditores internos para dar cumplimiento al procedimiento para la realizacin de auditoras internas 7.1.2. Educacin: profesional universitario en el rea industrial o cualquier otra profesin relacionada con procesos productivos. 7.1.3. Formacin: Fundamentos bsicos de la Norma ISO 9001-2008. Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo en empresas del sector industrial o haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad).

7.1.4. Habilidades Liderazgo Comunicacin oral Comunicacin escrita Metdico Organizacin

7.1.5. Responsabilidades Generar con el apoyo de los auditores internos el programa de auditoria, dirigir el equipo auditor y asignar deberes a los auditores internos Asegurar que las listas de verificacin elaboradas por los auditores internos se basen en los criterios de la auditoria Llevar a cabo la reunin de apertura y cierre de la auditoria Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditoria Verificar la correcta ejecucin de las auditorias internas con base el Plan General de auditorias internas de calidad y apoyar en situaciones de discrepancia o conflicto Elaborar y presentar el informe de auditoria de acuerdo con los hallazgos detectados en la auditoria interna con el apoyo de los auditores internos Cumplir con la auditoria segn lo establecido en el procedimiento de auditorias de la institucin. Asegurar que se generen de forma oportuna y de acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas / preventiva y de mejora las solicitudes correspondientes. Verificar que la informacin y actividades realizadas son ejecutadas de conformidad con lo establecido por el cliente, la institucin, la ley y la norma ISO 9001:2008. Proponer mejoras eficaces al Sistema de Gestin de Calidad

7.2. AUDITOR INTERNO 7.2.1. Objetivo Del Cargo: Llevar a cabo auditorias internas de calidad con el fin de evaluar el cumplimiento, funcionalidad y eficacia del SGC de la institucin 7.2.2. Educacin Profesional universitario en el rea industrial o cualquier otra profesin relacionada con procesos productivos. 7.2.3. Formacin Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000 Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad

7.2.4. Experiencia Mnima de 5 horas en realizacin de auditorias internas de calidad en procesos afines. Haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad) 7.2.5. Habilidades Liderazgo Comunicacin oral Comunicacin escrita Metdico Organizacin

7.2.6. Responsabilidades Participar en la elaboracin del Plan General de auditoras internas de calidad Participar en la reunin de apertura y cierre de las auditoras internas Elaborar y utilizar los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades de auditoria Ejecutar las auditorias con base en el Programa Anual de auditorias Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener conclusiones Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sean comprendidos por el personal apropiado. Apoyar al auditor lder en la elaboracin del informe de auditora, tomando como base los hallazgos detectados en la misma Reportar los resultados de la auditoria. Realizar recomendaciones de mejoramiento a los procesos. Mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin obtenida durante la auditoria interna de calidad.

8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Preparar el Programa de auditoras el cual contendr informacin acerca de las auditorias a ejecutar, especificando criterios de auditora, los recursos necesarios y las fechas para su realizacin Una vez elaborado Programa de Auditoria de Calidad, realiza los ajustes que se consideren pertinentes. Se designan a los auditores lderes y auditores internos de calidad. Proyectar la resolucin de aprobacin del Programa de auditoras, remitir a Secretaria General para su revisin y posterior firma de aprobacin del rector. Una vez notificada la aprobacin del Programa, informar al lder y su equipo auditor sobre la designacin para realizar la auditoria de calidad. Elaborar el Plan de Auditoria teniendo como referencia la informacin que sobre la auditoria a realizar suministra el Programa de Auditoria, definiendo el objetivo, el alcance, los criterios de auditora, la fecha y hora de Auditoria, los responsables de las dependencias que sern auditadas, el lugar de la auditoria y equipo auditor Informar al auditado la realizacin de la auditora, al menos con una semana de anticipacin, mediante comunicacin interna anexando el Plan de auditora. Elaborar las listas de verificacin a utilizar, de acuerdo con la documentacin que corresponda al proceso Realizar Reunin de Apertura, en ella se debern presentar los miembros del equipo auditor, se explica el objetivo y alcance de la auditoria y se confirma el Plan de auditora. Se registra la asistencia. RESPONSABLE Coordinador de Calidad REGISTRO Programa de auditorias internas

Comit de Calidad

Acta Comit de Calidad

Coordinador de Calidad

Proyecto acto administrativo

Coordinador de Calidad

Comunicacin interna

Auditor Lder

Plan de auditoria

Auditor lder

Plan de auditoria

Auditor lder Equipo auditor

Listas de verificacin Registro de asistencia

Auditor lder Acta reunin apertura

ETAPAS

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Ejecutar la Auditoria de acuerdo con lo establecido en el Plan de auditora y las listas de verificacin. Durante el desarrollo de la auditoria, la informacin se recolecta mediante entrevistas, verificando los documentos y registros. El auditor recoge evidencia del cumplimiento de las actividades y genera los hallazgos de la auditora. Si el hallazgo encontrado se categoriza como una No Conformidad se comunicar inmediatamente al auditado, explicando su afectacin a la funcionalidad del sistema. Realizar la Reunin de Cierre, presentar los hallazgos y conclusiones de auditora al rea auditada para que estos sean discutidos. Con la informacin recopilada elaborar el informe de auditora presentando registro completo de la auditoria y presentar al Comit de Calidad. Si durante la auditoria se hallaron no conformidades, se debe disear el Plan de mejoramiento necesario para emprender acciones correctivas o preventivas de la no conformidad encontrada e identificar las causas que las originaron Realizar seguimiento al Plan de mejoramiento suscrito entre el responsable del proceso y el comit de calidad

RESPONSABLE

REGISTRO

Plan de auditoria Auditor lder Listas de verificacin

Registro de asistencia Auditor lder Acta reunin apertura Auditor lder Informe de auditoria

10

11

12

Responsable del Proceso

Plan de mejoramiento

13

Jefe evaluacin y control de gestin

Plan de mejoramiento

9. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Figura 1. Realizacin auditoras internas de calidad 10. REGISTROS Programa Anual de Auditoras Internas SGC-RE-004. Plan de Auditora Interna SGC-RE-005. Lista de Verificacin SGC-RE-006. Informe de Auditora Interna SGC-RE-007. Evaluacin de Auditores Internos SGC-RE-008. Acta de Reunin de Cierre.

Figura 1. Realizacin de auditorias internas

Coordinador de calidad Comit de calidad Auditor lider Responsable del proceso Jefe Evaluacin y Control de Gestin

INICIO

Preparar el Programa de auditoras el cual contendr informacin acerca de las auditorias a ejecutar, especificando criterios de auditora, los recursos necesarios y las fechas para su realizacin

Proyectar la resolucin de aprobacin del Programa de auditoras, remitir a Secretaria General para su revisin y posterior firma de aprobacin del rector.

Una vez elaborado Programa de Auditoria de Calidad, realiza los ajustes que se consideren pertinentes. Se designan a los auditores lderes y auditores internos de calidad.

Elaborar el Plan de Auditoria teniendo como referencia la informacin que sobre la auditoria a realizar suministra el Programa de Auditoria

Informar al auditado la realizacin de la auditora, al menos con una semana de anticipacin, mediante comunicacin interna anexando el Plan de auditora.

Una vez notificada la aprobacin del Programa, informar al lder y su equipo auditor sobre la designacin para realizar la auditoria de calidad.

Elaborar las listas de verificacin a utilizar, de acuerdo con la documentacin que corresponda al proceso

Realizar Reunin de Apertura

Ejecutar la Auditoria de acuerdo con lo establecido en el Plan de auditora y las listas de verificacin.

Realizar la Reunin de Cierre

Elaborar el informe de auditoria

Presenta ante el comit de calidad el informe de auditoria

Suscribir planes de mejoramiento y analizar las posibles causas

Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento

FIN