221117031.

doc

ORGANIZATIONAL UNITS AND BASIC SETTING ..............................................6

CLIENT..............................................................................................................................6
COMPANY = GROUP COMPANY = SOCIEDADE...............................................................6
COMPANY CODE...............................................................................................................6
COMPANY CODE X CONTROLLING AREA...........................................................................6
ELEMENTOS DE UMA COMPANY CODE: .............................................................................7
BUSINESS AREA ................................................................................................................7
PLANTS = CENTRO............................................................................................................7
OPERATION CONCERN.....................................................................................................8
CHART OF ACCOUNTS......................................................................................................8
OPERATING CHART OF ACCOUNTS.....................................................................................8
GROUP CHART OF ACCOUNTS.............................................................................................8
COUNTRY-SPECIFIC CHART OF ACCOUNTS.........................................................................9
FISCAL YEAR....................................................................................................................9
NON CALENDAR YEAR.......................................................................................................9
SPECIAL PERIODS...............................................................................................................9
FISCAL YEAR VARIANT....................................................................................................10
POSTING PERIOD VARINT.................................................................................................10
POSTING PERIOD RANGES................................................................................................10
G/L ACCOUNT MASTER RECORDS...................................................................... 11
CHART OF ACCOUNT......................................................................................................11
G/L ACCOUNT MASTER RECORD IN THE CHART OF ACCOUNT SEGMENT......................11
G/L ACCOUNT MASTER RECORD IN THE COMPANY CODE..............................................11
OPEN ITEM MANAGEMENT ..............................................................................................11
ACCOUNT CURRENCY.......................................................................................................11
ONLY BALANCES IN LOCAL CURRENCY...........................................................................12
ACCOUNT GROUP............................................................................................................12
MASTER DATA FIELD STATUS........................................................................................12
RECONCILIATION ACCOUNTS.........................................................................................12
TRANSACTION FIGURE....................................................................................................12
ORGANIZATION STRUCTURE OF COST ACCOUNTING................................ 13
CONTROLLING AREA......................................................................................................13
COUNTRY-SPECIFIC CHART OF ACCOUNT (ALTERNATIVE ACCOUNT NUMBER)........13
GROUP CHART OF ACCOUNT.........................................................................................13
COST CONTROLLING OBJECTS......................................................................................13
MASTER DATA IN ACCOUNTS PAYABLE / ACCOUNTS RECEIVABLE......14
VENDOR/CUSTOMER ACCOUNT IN FI...........................................................................14
ACCOUNT GROUPS FOR VENDOR/CUSTOMER..............................................................15
FIELD STATUS CONTROL VENDOR/CUSTOMER MASTER DATA...............................15

Pgina 1

221117031.doc
PURCHASING ORGANIZATION............................................................................. 16
PURCHASING DATA IN THE VENDOR MASTER RECORD ..............................................16
PURCHASING FLOW X FI..................................................................................................16
SALES PROCESS X FI................................................................................................ 19

CREDIT MANAGEMENT.......................................................................................... 19

MASTER DATA IN TRAVEL MANAGEMENT.................................................... 20

MASTER DATA IN BANK-ACCOUNTING.............................................................21

BANK DIRECTORY..........................................................................................................21
HOUSE BANKS.................................................................................................................21
BANK ACCOUNTS.............................................................................................................21
CASH LEDGER.................................................................................................................23
DOCUMENT CONTROL............................................................................................ 24
DOCUMENT HEADER.......................................................................................................24
DOCUMENT TYPE..............................................................................................................24
ACCOUNT TYPE ...............................................................................................................24
POSTING KEY...................................................................................................................24
FIELD-STATUS PARA LINHA DE LANAMENTO ................................................................25
FIELD STATUS GROUPS.....................................................................................................25
POSTING PERIODS...........................................................................................................25
POSTING PERIOD VARIANT...............................................................................................25
FISCAL YEAR VARIANT.....................................................................................................25
LIMITE DE TOLERNCIA...................................................................................................26
POSTING CONTROL..................................................................................................27
DEFAULTS BY THE SYSTEM............................................................................................27
MAXIMUM EXCHANGE RATE............................................................................................27
DOCUMENT CHANGE RULES...........................................................................................27
PAYMENT TERMS OBB8.................................................................................................27
CROSS-COMPANY CODE TRANSACTIONS......................................................................28
REVERSAL DOCUMENT...................................................................................................28
POSTING TIPS............................................................................................................. 29

Pgina 2

221117031.doc
CURRENCIES...............................................................................................................30
EXCHANGE RATES...........................................................................................................30
EXCHANGE RATE SPREADS.............................................................................................30
BASE CURRENCY............................................................................................................30
TAXES............................................................................................................................31
TAX CODE.......................................................................................................................31
TAX ACCOUNTS..............................................................................................................31
PROCEDURE FOR DAY-TO-DAY PLANNING..................................................... 32
PLANNING LEVEL...........................................................................................................32
DEPSITOS EM CHEQUE.................................................................................................32
CONTABILIZAO............................................................................................................33
CUSTOMIZAES..............................................................................................................33
BANK STATEMENT..........................................................................................................34
AUTOMATIC PAYMENT...........................................................................................35

SPECIAL G/L TRANSACTIONS............................................................................... 36

CLEARING ...................................................................................................................37
PREREQUISITES FOR CLEARING ...................................................................................37
POSTING WITH CLEARING..............................................................................................37
ACCOUNT CLEARING......................................................................................................37
PAYMENT DIFFERENCES.................................................................................................38
CASH DISCOUNT ADJUSTMENT.........................................................................................38
UNAUTHORIZED DEDUCTIONS..........................................................................................38
EXCHANGE RATE DIFFERENCES.......................................................................................38
ADDITIONAL LOCAL CURRENCIES.....................................................................39
LOCAL CURRENCY.........................................................................................................39
UPDATE CURRENCY........................................................................................................39
CUSTOMIZAES............................................................................................................39
CURRENCY TYPE..............................................................................................................39
LEDGER FOR ADDITIONAL CURRENCIES..........................................................................39
INTEGRATION FI-CO........................................................................................................39
CREDIT / RISK MANAGEMENT..............................................................................41

Pgina 3

221117031.doc
ASSET ACCOUNTING................................................................................................42
CHART OF DEPRECIATION.............................................................................................42
DEPRECIATION AREA.....................................................................................................42
CHART OF ACCOUNTS X CHART OF DEPRECIATION....................................................43
COST ACCOUNTING ASSIGNMENT.................................................................................43
ASSET CLASS...................................................................................................................43
FUNES E SESSES DA ASSET CLASS ...........................................................................43
FUNES ADICIONAIS:.....................................................................................................44
SPECIAL ASSET CLASS: ASSET UNDER CONSTRUCTION..................................................44
SPECIAL ASSET CLASS: LOW VALUE ASSET...................................................................44
ASSET MASTER DATA....................................................................................................44
CREATION.........................................................................................................................44
GROUP ASSETS AND SUB-NUMBERS................................................................................44
TIME-DEPENDENT DATA...................................................................................................44
DEPRECIATION AREA XX IN THE ASSET / ASSET CLASS................................................44
DEPRECIATION AREA AND THE BALANCE SHEET........................................................45
DEFINE POSTING TO G/L...............................................................................................45
ACCOUNT DETERMINATION (ALLOCATION)..................................................................46
NUMBER RANGE INTERVALS ........................................................................................46
SCREEN LAYOUT OF ASSET MASTER RECORD.............................................................46
SCREEN LAYOUT FOR VALUATION DATA......................................................................47
LEAN IMPLEMENTATION................................................................................................47
MONTH-END CLOSING OVERVIEW................................................................................48
YEAR-END CLOSING OVERVIEW...................................................................................48
PRE-CLOSE.......................................................................................................................48
FINANCIAL CLOSE (NEW YEAR)........................................................................................48
FINANCIAL STATEMENT.................................................................................................49
FINANCIAL STATEMENT VERSION....................................................................................49
ACCOUNT GROUP ALLOCATION ACCORDING TO BALANCE............................................49
COST-OF-SALES AND PERIOD ACCOUNTING VIEWS.........................................................49
ASSETS AND LIABILITIES FIXED ASSETS...............................................................50
ASSET HISTORY SHEET X ACCOUNT RECONCILIATION....................................................50
PERIODIC TASKS..............................................................................................................50
SETTLEMENT OF CAPITAL INVESTMENT MEASURES........................................................50
DEPRECIATION.................................................................................................................50
MUDANA DE PERODO ...................................................................................................50
ASSETS AND LIABILITIES CURRENT ASSETS........................................................51
GR/IR CLEARING ACCOUNT - MM.................................................................................51
MATERIAL PRICE CHANGE MM....................................................................................51
MATERIAL VALUATION MM........................................................................................51
INVENTRIO MM..........................................................................................................51
BALANCE CONFIRMATION A/R OU A/P........................................................................51
CHANGE RECONCILIATION ACCOUNT A/R OU A/P.......................................................51
ACCURAL/DEFERRAL POSTINGS A/P............................................................................51
IVA POSTING FOR DOUBTFUL RECEIVABLES - A/R........................................................51
FLAT RATE IVA POSTING FOR DOUBTFUL RECEIVABLES A/R......................................52
FOREIGN CURRENCY VALUATION A/R E A/P...............................................................52
SAPF100..........................................................................................................................52
SAPF101 SORTED LIST.................................................................................................53
Pgina 4

221117031.doc
ACCOUNT DETERMINATION IN FOREIGN CURRENCY BALANCES....................................53
PROFIT AND LOSS CLOSING CONTROLLING..............................................................53
CONTROLLING...........................................................................................................55
ACCOUNTS AND COST ELEMENTS:...................................................................................55
MASTER DATA................................................................................................................55
TRANSACTION DATA:.......................................................................................................55
CHART OF ACCOUNTS:.....................................................................................................55
COST ELEMENTS:.............................................................................................................55
HIERARQUIA STANDARD DE COST CENTER:....................................................................55
ACTIVITY TYPES:.............................................................................................................56
STATISTICAL KEY FIGURES:............................................................................................56
TIME-DEPENDENT MASTER DATA:..................................................................................56
MASTER DATA GROUPS:..................................................................................................57

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221117031.doc

Organizational Units and Basic Setting

Client
The client is the highest level in the SAP System hierarchy. Specifications that you make, or
data that you enter at this level are valid for all company codes and for all other organizational
structures. You therefore only need to make these specifications, or enter this data once. This
ensures that the data is consistent.
Specifications of data wich shall be valid for all organizational units in all R/3 are entered at the
client level. E.g. exchange rates.
Um client especifica um logical system (sistema lgico).

Company = Group Company = Sociedade

Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define Company
Assignment Financial Accounting Assign Company Code to Company in Customizing for
the Enterprise Structure.
All of the company codes within a company must use the same chart of accounts and fiscal
year. However, each company code can have a different local currency.
Usada para fins de consolidao.

Company Code
Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define, Copy, Delete, Check
Company Codes.
Company code is an independent accounting unit.
Company code a nica unidade organizacional obrigatria.
Company code existe para fins externos legais (especficos de um pas)
Company code a menor unidade organizacional a qual precisa ser demonstrado resultado
oficial (balano).
Tudo que feito em FI necessrio mencionar a company code.
Cada company code tem sua moeda local (local currency).
Smallest organizational unit of external accounting for which a complete, self-contained set of
accounts can be created. This includes the entry of all transactions that must be posted and the
creation of all items for legal individual financial statements, such as the balance sheet and the
profit and loss statement.
The definition of the company code organizational unit is obligatory.
The company code is the central organizational unit of external accounting within the SAP
System. You must define at least one company code before implementing the Financial
Accounting component. The business transactions relevant for Financial Accounting are
entered, saved, and evaluated at company code level.

Company Code x Controlling Area

The assignment between the controlling area and the company code is particularly important.
The controlling area is the central organizational unit of the Controlling (CO) component.
You use the controlling area to carry out cost accounting.

The company code can correspond to exactly one controlling area

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221117031.doc

Several company codes can correspond to one controlling area

Uma company code nao pode estar atribuida a mais de uma controlling area

Elementos de uma company code:

-

key

name

city

country

currency (local)

language

Address

Global parameters:
-

chart of account

fiscal year (variant)

defaults

Business Area
Enterprise Structure: Definition Financial Accounting Define Business Area.
Financial statements can be created for business areas for internal purposes.
The definition of the business area organizational unit is optional.
Business areas are used in external segment reporting
Business area existe para fins internos e pode ser usada entre vrias company codes.
CAN BE USED ACROSS COMPANY CODES.
Business Area diferente de DIVISION
Division = Setor de atividade usado em SD.

Plants = Centro
a unidade organizacional central em Logstica.
Uma planta est sempre associada a uma company code e uma company code pode possuir
vrias plantas.

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221117031.doc

Operation Concern
a principal unidade organizacional do CO-PA.
O CO-PA permite a anlise de rentabilidade (profiability) e para isto a operation
concern pode ser vista como um cubo que contm vrios Profiability Segments, um
profiability segment considerado como um segmento de mercado (market segment)
por exemplo, pas, canal de distribuio, diviso, ...
Operation
Concern

Controlling
Area

Company
Code

Custos x Receita

Custos

Receita = Revenue

Chart of Accounts
Chart of
account

Company
Code
1 company code possue 1 chart of account para general ledger.
This is a list of all G/L accounts used by one or several company codes.
For each G/L account, the chart of accounts contains the account number, account name, and
the information that controls how an account functions and how a G/L account is created in a
company code.
You can use the same chart of accounts for all company codes

Operating chart of accounts

The operating chart of accounts contains the G/L accounts that you use for posting in
your company code during daily activities. Financial Accounting and Controlling both
use this chart of accounts.
You have to assign an operating chart of accounts to a company code.

Group chart of accounts

The group chart of accounts contains the G/L accounts that are used by the entire corporate
group. This allows the company to provide reports for the entire corporate group.

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221117031.doc
The assigning of an corporate group chart of accounts to a company code is optional.
Se est sendo usado group chart of account em um grupo de empresas, est subentendido
dizer que estas empresas no possuem o mesmo plano de contas operacional. Isto significa
que no possvel fazer cross-company controlling.

Country-specific chart of accounts

The country-specific chart of accounts contains the G/L accounts needed to meet the country's
legal requirements. This allows you to provide statements for the country's legal requirements.
The assigning of an country-specific chart of accounts to a company code is optional.
O fato de empresas do mesmo grupo estarem utilizando o mesmo country-specific chart of
account no indica se pode ser feito cross-company controlling. O que vai indicar se a
empresa usar o mesmo operacional chart of account.

Fiscal Year
In order to assign business transactions to different time periods, you must define a fiscal year
with posting periods. Defining the fiscal year is obligatory.
You define your fiscal year as fiscal year variants which you then assign to your company code.
One fiscal year variant can be used by several company codes.
You have the following options for defining fiscal year variants:

Fiscal year same as calendar year

Fiscal year differs from calendar year (non-calendar fiscal year). The posting periods
can also be different to the calendar months.

You define your fiscal year variants in Customizing for Financial Accounting as follows:
Financial Accounting Global Settings Fiscal Year Maintain Fiscal Year Variant (Maintain
Shortened Fiscal Year)
When you record a document, you enter the posting date. When you post the document, the
system uses the posting date specified to automatically determine the posting period. The
posting period consists of a month and a fiscal year.

Your fiscal year is year-dependent. This means that the fiscal year only applies to a
specific calendar year.

Non Calendar Year

If your fiscal year differs from the calendar year, you must specify:

How many posting periods you require

How the system should determine the posting period and fiscal year from the posting
date during posting:
Posting Periods
To enable the system to determine the posting period, specify month and day limits for
the end of each period.
Enter 29 as the day limit for February. This ensures that the system can also
determine the posting period correctly in a leap year. If you enter 28 as the day
limit for February, transaction figures posted on 29 February will be updated in
the next period. If the next period is not open, the system issues an error
message.
Fiscal Year
Since your fiscal year is not the same as the calendar year, you have to specify the year
displacement for each posting period. You can use the entries -1, 0, and +1 for this.

Special Periods
Irrespective of how you have defined your fiscal year, you can also use special periods. Special
periods subdivide the year-end closing period. They therefore merely divide the last posting

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period into several closing periods. This enables you to create several supplementary financial
statements.
A fiscal year usually has 12 posting periods. In General Ledger Accounting, you can define up
to four special periods.
If you do not need 12 posting periods, you can use the posting periods that are not required as
special periods. If you use these additional closing periods, you must specify the number you
require in the field No. special periods. when defining the fiscal year variants. You cannot
exceed a maximum of 16 periods.

Year independent: the same number and dates for the periods every year.
no importa em que ano esteja, todo o ano a mesma coisa
Year-dependent: periods can be differ from year to year
muda de ano para ano
A uma company code associado uma variante de ano fiscal.
A variante existe para permitir lanamentos em perodos. O perodo para lanamento
determinado a partir da data de lanamento.
Posting date -> Posting Periods
Fiscal Year Variant
Em uma variante de perodo define-se total de perodos, quando inicia-se e quando
termina um perodo. Existe a opo de dizer que os perodos coincidem com o
calendrio, desta maneira no necessrio dizer quando inicia-se e finaliza um perodo.
Esta opo chama-se CALENDAR YEAR.
A fiscal year variante existe para determinao do perodo de lanamento.
Posting Period Varint
Existe para determinar qual o perodo est aberto/fechado para lanamento
Posting Period Ranges
So dois:
- range 1 : so os perodos normais e a ele est atribuido o grupo de
autorizao que restringe a usurios especiais
- Range 2: so os perodos especiais

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G/L Account Master Records

Chart of account
O intervalo de numerao sempre externo porm deve obedecer a faixa de numerao
definida pelo account group.
O registro mestre do plano de contas subdividido em reas:
G/L Account Master Record in the chart of account segment
- Account definition in chart of account (chart of account area): contm
informaes que so vlidas a todas company codes que utilizam o plano
de contas.
- Account number, account name, account group (interval number, screen
layout) , chart of account group, P/L (resultado) or Balance Sheet
(patrimonial) account.
- Translation/key word
Contas patrimoniais so consideradas Balance Sheet account e isto significa que no
final do perodo o saldo transportado para o perodo seguinte.
Contas de resultado so consideradas P/L Accounts e isto significa que o saldo ser
transferido para uma conta de lucro acumulado (retained ernings) no encerramento do
perodo.
IMG > FI Account > ... > business transaction > closing > caring forward
G/L Account Master Record in the company code
- Contm informaes especficas para a company code, como a moeda
que ocorrer o lanamento contbil.
- Account currency, Balance in local currency, tax category, reconciliation
account, field status group, open item management, line item display,
bank, interests, ...
Line item display controla se os lanamentos sero exibidos detalhadamente ou se
somente o saldo (balance) mostrando os totais de dbito/crdito. As contas de
reconciliao devem estar com o campo line item display em branco, porque estas
contas so totalizadoras e no devem mostrar o detalhamento. O detalhamento ser visto
no razo especial (subledger) por cliente/fornecedor.
Open item management
Contas com este controle pode identificar lanamentos como opened ou cleared.
Para contas com este controle necessrio o campo Line item display estar ativado. As
contas que devem estar com este flag so: bank clearing account, payroll clearing
account, cash discount clearing account, GL/IR account. As contas de reconciliao no
precisam estar com este flag porque o conceito j est implcito.
Account currency
A moeda pode ser local ou estrangeira. A moeda local a moeda definida nos
parametros da company code e a default no momento da criao do registro mestre da
conta.
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Se a moeda definida no registro mestre local currency ento o lanamento pode ser
efetuado em qualquer moeda, a converso automtica para a local currency
Nas transaes existem as informaes de local currency, currency 1, currency 2,
currency 3, ...
Se a moeda definida for diferente da LC, considera-se que somente podero ser
efetuados lanamentos na moeda estrangeira. A converso ser feita automaticamente
para a LC.
Only Balances in local currency
Os lanamentos podem ser efetuados em moeda estrangeira porm so sempre
convertidos para LC e o saldo mantido somente em LC.
As contas transitrias (clearing) devem estar com esta opo para evitar diferenas
cambiais, bem como para contas de desconto e GR/IR clearing accounts. Geralmente
flegado para contas de balance sheet que no so controladas em moeda estrangeira e
no controlam partidas em aberto.

Account group
usado para organizar contas que possuem um funo similar no negcio.
Exemplo: Cash, Asset, Material, P/L, Liability, ...
Um grupo de contas vai definir o intervalo de numerao e o layout de tela
The account groups are entered in Customizing per chart of accounts. You do this in Financial
Accounting Customizing under General Ledger Accounting G/L Accounts Master Data
Preparations Define Account Group.

Account group est no segmento de plano de contas.

Account group define quais os campos/regras para preenchimento dos campos do
segmento Company-code, levando em considerao o tipo de transao (display,
change, create, ...)

Master data field status

O que interfere no field status do registro mestre a transao (Create/Change/Display)
e o account group definido no segmento Chart of Account.
O Campo field status group do segmento company code define as regras de
preenchimento dos campos durante o lanamento.

Reconciliation accounts
uma conta totalizadora de razes auxiliares (subsidiary ledger) para evitar volume
muito grande de lanamentos dentro da contabilidade. O detalhamento estar no razo
auxiliar (ativo, contas a pagar, contas a receber,...).
A conta de reconciliao no permite lanamento direto.
Para estas contas o campo display line item no deve estar flegado.

Transaction figure
Totaliza dbitos e crditos.

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Organization Structure of Cost Accounting

Controlling Area
O controle empresarial possvel somente quando as empresas que esto sobre uma
controlling rea utilizam o mesmo plano de contas.

Controlling
Area

Chart of
accounts

Chart of
accounts

Chart of
accounts

Chart of
accounts

Country-Specific Chart of account (Alternative account

number)
Uma conta operacional (chart of account) est para uma conta country-specific
O plano de contas operacional obrigatrio.

Group Chart of Account

usado para fins de consolidao.
Uma conta do group chart of account pode consolidar vrias contas do plano operacional.

Cost Controlling Objects

Exemplos: Internal Order, Cost Objects, Networks, Projects, Cost Centers, Make-to-order Sales
order

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Master Data in Accounts Payable / Accounts Receivable

Vendor/Customer Account in FI
Vendor/Customer account are made up of two ares:
-

At client level : GENERAL DATA

Campos importantes:

Search Term, dados de endereo

Dados de controle: group key, impostos

Alternative Payee (vendor) /Alternative Payer (customer):

recebedor/pagador alternativo
Na execuo do programa de pagamento, informa-se como
parametro o vendor/customer original porm os documentos
so gerados para o alternative payee/payer

Customer/Vendor Account: este campo usado para

compensao entre faturas do A/P e A/R, para clientes que
so fornecedores ou vice-Versa, esta informao customer
account deve estar preenchida no Vendor Master Data e a
informao vendor account deve estar preenchida no
Customer Master Data

At company level:

Campos importantes:

Alternative Payee (vendor) /Alternative Payer (customer):

pagador alternativo, este campo tem maior prioridade do que
por client

Reconciliation account

Head office: matriz, todos os lanamentos da filial so

lanados na matriz (no caso a matriz que ser cobrada). No
line item or balances are managed in the branch account.
Na execuo do programa de pagamento, informa-se como
parametro o vendor/customer matriz (head office) e os
documentos so gerados para a matriz.

Payment terms

Clearing with customer : quando o campo customer account

estiver preenchido este campo estar disponvel para
preenchimento. Quando este campo estiver preenchido,
possvel fazer a compensao entre cliente e fornecedor

O dado mestre de fornecedor/cliente possui 3 segmentos ao todo:

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General data segment: client

Company code segment: FI

Purchasing organization segment: MM compras <- Fornecedor

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-

Sales area segment: SD Vendas <- Cliente

Account Groups for Vendor/Customer

usado para agrupar fornecedores/clientes com caractersticas semelhantes. Example:
domestic vendors, vendors abroad, affiliated vendors, one-time accounts, ...
O grupo de contas vai determinar o intervalo de numerao (interno/externo) e tambm
determina qual ser a regra de preenchimento de campos da viso company code.
One-time accounts: um grupo de contas que permite o cadastramento simplificado do
fornecedor/clientes, porque ele ser usado somente uma vez. Durante a criao do
fornecedor/cliente no so informados dados especficos porque estes dados so informados
no momento da criao do documento de compras. Exemplo: dados de banco.

Field Status control Vendor/Customer Master Data

Tres caractersticas influenciam no controle de prenchimento de campos para os dados
mestres.
1. Account Group field status
2. Transaction (Activity) field status
3. Company code field status
A seguinte ordem de prioridade ser seguida:
Suppressed
Display
Required
Option
Para vendor/customer master record, suppressed e required no d erro. Somente para
G/L ocorre o erro.

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Purchasing Organization
a principal unidade organizacional de Compras (MM).
Em termos de configurao, a organizao de compras atribuda a empresa ou ao centro.
Possibilidades:
1. Uma purchasing organization para um centro
2. Uma purchasing organization para mais de um centro dentro de uma mesma company
code
3. Uma purchasing organization para vrias company codes. (Cross-company code
basis). Neste caso a purchasing organization no deve estar associada a company
code no customizing.

Purchasing Data in the Vendor Master Record

No dado mestre de fornecedores definido tambm os dados de compras.
Cadastro centralizado -> cadastro feito por uma nica rea ou pessoa
Cadastro descentralizado -> cadastro feito pelo responsvel pela informao

Purchasing Flow x FI
1. Purchase order : no tem interface com FI
2. Goods receipt: recebimento fsico
a. Gera documento de material
b. Gera contabilizao
3. Invoice verification

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a. Gera documento de invoice verification
b. Gera contabilizacao
4. Payment

Document

Dbito

Crdito

Goods receipt

Conta Balano Estoque

GR/IR

Invoice Verification

GR/IR

Fornecedor

Payment

Fornecedor

Banco

Credita conta EM/EF = GR/IR

GR = Goods receipt
IR = Invoice receipt

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GR e IR podem ser feitos em ordem oposta depende o que a empresa receber primeiro a fatura
ou a mercadoria.

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221117031.doc

Sales process x FI
No processo de Vendas existe a interface com FI no momento de registro de sada da
mercadoria do estoque (Goods Issue) e no momento de faturamento (Invoice).

Credit Management
reas de controle de crdito so criadas para gerenciar o crdito dentro de uma
company code. Uma rea de controle de crdito pode estar associada a 1 ou vrias
company codes. Para o geranciamento do crdito do cliente necessrio o
cadastramento do Credit management master data, estes dados so uma extenso do
mestre de clientes.
O Credit management mster data tambm composto por:

Pgina 19

General data = disponvel para todo o cliente e portanto para todas as reas de
controle de crdito. Por exemplo: total mximo do limite

Credit control rea = dados especficos da rea de controle de crdito. Limite

por rea de crdito e customers risk category.

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Master Data in Travel Management

O gerenciamento de viagem pertence ao mdulo FI e est relacionado ao mdulo de RH porm
no necessrio que o mdulo de RH esteja implementado.
Para que o pagamento ocorra necessrio que exista um fornecedor, se o mdulo de RH
estiver implementado, o fornecedor est atribuido a um nmero de pessoal. Existe uma forma
automatizada que gerar fornecedores para funcionrios que viajam dentro de um grupo de
contas de fornecedor especfico. No mestre de fornecedor existe o nmero de pessoal.

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Master Data in Bank-Accounting

Bank Directory
Diretrio de bancos, estas informaes podem ser transferidas de meios externos e contm
informaes a nvel de client como, country bank key, address, tax info,...
O diretrio contm os dados mestres de bancos e sempre est a nvel de client.
Este master data contm informaes gerais do banco, como country code e bank key.

House Banks
So os bancos que a prpria empresa utiliza.
Ao house bank associa-se o bank key (diretrio de bancos).
To be able to run the payment program, the system requires details on your own bank, and
these details must be entered in the customer and vendor master records. In the company
code-specific data of a vendor master record, you could for example enter the house bank from
which payment is to be made to this vendor. If you do not enter a bank in the master record, you
must specify the rules by which the payment program determines the bank. The data that you
enter is the same in both cases - an ID code for your bank.

Bank accounts
Cada conta de banco representada pela combinao do HOUSE BANK ID e do ACCOUNT
ID. Durante o programa de pagamento utilizado esta regra para determinao da conta. Uma
G/L account deve ser criada para banco e no considerada uma conta de reconciliao.

Bank account at house Bank

Combination house bank and account ID

G/L account
(relacionamentos sempre 1:1)

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Cash Ledger
Pode ser criado livros caixa (Cash Journal), cash journal pode ser criado para petty cash
(caixinha). Cada cash journal poderia estar relacionado a uma conta contbil (conta de
compensao = fundo fixo) que representa o cash journal dentro da contabilidade.
Estudar mais sobre cash ledger.

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Document Control
O documento de FI identificado por document number (numerao interna ou
externa), company code e fiscal year.
Um evento de negcio pode gerar um ou mais documento.

Document header
As informaes do cabealho so disponveis a todo o documento em questo e a
informao mais importante do header o document type.
A informao mais importante do item a posting key.
Document type
document type controla o document header e usado para diferenciar transaes de
negcios distintos a serem lanados em FI, por exemplo, customer invoice, vendor
payment, etc...
definido a nvel de client e portanto vlido para todas as company codes.
Os maiores controle do document type so:
O intervalo de numerao dos documentos e
Account type permitidas para lanamento (cliente, balano, ativo, fornecedor,...)
Outros controles so:
Field status dos campos do cabealho do documento como text e reference
number
Se a fatura ser lanada com o net method
O R/3 j vem com vrios document types standard como:
DR: customer invoice
DG: customer credit memo (type of account D e S)
DZ: customer payments
SA: G/L accounts posting
AB: general (all type of accounts)
KR: vendor invoices
KG: Vendor credit memos
KZ: vendor payments
KN Vendor net invoices and credit memos
RV: SD billing document (customer invoices)
RE: MM billing documents (vendor invoices)
ZP: automatic posting for payment program
Account Type
S (razo), A (imobilizado), K (cliente), D (fornecedor), M (material)
Posting Key
A posting key definida a nvel de client e tem a funo de determinar quais os type of
accounts podem ser lanados, se um line item pode ser lanado a dbito ou a crdito e
define detalhes adicionais de field status (regra de preenchimento de campos).
Posting key indica:
- se uma line item relaciona-se a um payment transaction

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- ou se est relacionado a vendas
A partir da funcionalidade EnjoySAP, as posting keys so denominadas Credit e Debit,
automaticamente o sistema traduz para a posting key correta, dependendo da transao.
Field-status para linha de lanamento
O field status determinado por: account type, field status of posting key e field status
of the account.
Regra para determinao do field status de um campo no momento da criao de um
documento de FI:
1. Se o campo for relevante para lanamento na conta para este tipo. Leva em
considerao o field status do account type;
2. Obtem o field status da posting key e obtm o field status da conta (account)
3. Dado os 3 tipos de field status, account type, posting key e account. Ser usado a
seguinte regra de prioridade.
1.Suppressed
2.Display
3.Required
4.Optional
Suppressed e Required no podem ser combinadas. D erro !!!
Field status groups
Agrupam as regras de preenchimento de campos para cada categoria de contas e so
associadas ao dado mestre de materiais.
Um conjunto de field status group so agrupadas em uma field status variant. E a field
status variant associada a(s) company code(s). Isto existe para permitir a modificao
de um field status group sem interferir na customizao da company code.
Se um lanamento feito para uma conta de cliente por exemplo (sub ledger account), o
field status group da conta de reconciliao ser aplicado.

Posting periods
Posting period variant
So os perodos de lanamento abertos para lanamento e so definidos em uma fiscal
year variant. Vrias company codes podem usar a mesma posting period variant e ento
o processo de abrir/fechar perodos contbeis feito para todas as empresas ao mesmo
tempo.
O processo de abrir ou fechar perodos pode ser feito por tipo de conta.
Quando um documento est sendo lanado, a primeira verificao feita no account
type +. Este tipo de conta deve estar aberto para qualquer perodo que tenha
qualquer outro tipo de conta aberto. a entrada mnima na posting period variant.
Fiscal year variant
Determina quais so os perodos de lanamento.

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Limite de tolerncia
Valor mximo a ser lanado por company code definido dentro do grupo de
tolerncia.

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Posting Control
Defaults by the system
O sistema pode trazer como default informaes de diversas origens como:
- User Master record
- Parameter Memory (hold/set data)
- System data
- Account master data
- Accounting function
Value date = data efetiva (este campo pode ser configurado para trazer como default a
data do sistema).
I MG > Financial Account > FI Account Global Settings > Document > Default values
for Document Processing > Default value date
Maximum exchange rate
possvel definir um valor mximo de diferena de converso de moeda durante a
efetivao de um documento.
IMG > FI Account > FI Account Global Settings > Document > Document Header >
Maximum Exchange Rate Difference > Define Maximum Exchange Rate Difference
per Company Code

Document change rules

Nem todos os campos podem ser modificados, de acordo com a regra de negcio
define-se quais campos podem ser modificados ou no.
Estas regras so diferenciadas por account type, company code e special G/L
transactions.
IMG > FI Account > FI Account Global Settings > Document > Line Item > Define
Document Changes Rules

Payment terms OBB8

A condio de pagamento usada para definir a data base (baseline date) para o calculo
da data de vcto (due date). Tambm define-se os descontos por perodo e percentuais.
O holdback/retainage define as prestaes e a cada prestao tambm associado uma
condio de pagamento. Transao OBB9.
A condio de pagamento pode ser informada no dado mestre de clientes para o
segmento Sales Area, fornecedores para o segmento Purchasing (Purchasing
Organization) e tambm no segmento de company-code.
Se a fatura estiver sendo criada por FI, o default ser do segmento company-code
Se a fatura estiver sendo criada por SD/MM, o default ser do segmento rea de
vendas/Purchasing respectivamente.

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No momento da criao de um credit memo, se a referencia a fatura original for
utilizada a condio de pagamento obtida da fatura original, bem como as datas de
vencimento.
Caso contrrio, se no existir referencia a data de vencimento no ser calculada.
Somente ser calculada se o campo documento de referencia for preenchido com V de
VALID.
Se o campo BLOCK KEY estiver setado, a fatura ser bloqueada.
IMG > FI Account > Accounts Receivable and Accounts Payable > Business
Transaction > Outgoing Invoices/Credit Memos > Maintain Terms of Payment

Cross-Company Code Transactions

Internacionalmente (Brasil no permite) pode ser feito lanamentos entre empresa, por
exemplo no caso de Central Purchasing ou Central Payment.
Estas transaes envolvem 1 lanamento por company-code. Sendo que os valores de
impostos (tax) so lanados somente a 1a company-code.
As contas transitrias (clearing accounts) usadas neste processo podem ser contas do
G/L ou mesmo Customer/Vendor accounts.
As company-codes envolvidas podem ter moedas diferentes.
O nmero do documento composto por uma numerao sequencial da 1a empresa +
company code 1a empresa + year.
IMG > FI Account > General Leadger Account > Business Transaction > Prepare crosscompany code transaction

Reversal Document
Documentos podem ser revertidos de 2 maneiras Standard ou por lanamento negativo.
Para que seja permitido lanamento negativo os seguintes pre-requisitos so
considerados:
1. A empresa deve permitir lanamentos negativos
2. O tipo de documento deve permitir lanamentos negativos
3. O reversals reason deve estar customizado para lanamentos negativos
IMG > FI Account > General Leadger Account > Business Transaction > Reversal
Document
Lanamento negativo ativado : ao estornar o documento original utiliza-se as mesmas
posting keys do documento original porm muda o sinal para negativo. P.e. documento
original com posting key 50 (crdito) e valor 1000, a reverso ser com a posting key
50(crdito) e no valor de 1000.
Standard: reverte o lanamento utilizando a posting key inversa. P.e. documento
original 40, reverso ser 50.
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Posting Tips
Hold/Set data: grava informaes temporariamente na memria
Hold Document: grava com um numero temporrio o documento.
Park Document: ao gravar gera um numero porm no lana o documento. Ao
lanar, mantm o mesmo nmero. usado para documentos incompletos. Substituies
no afetam um parked document at que seja efetivado o lanamento. Mesmo parked
possvel visualizar nos relatrios e til quando deseja-se usar Workflow para montar
um fluxo de aprovao.
Posting using reference document: indicando um nmero de documento
de referencia possvel lanar um novo documento copiando os dados de um
documento existente.
Account Assignment Model (template): um modelo de linhas (contas,
valores, centros de custo) j definidas para eliminar digitao. Pode ser usado dentro
um parked document.
Validaes / Substituies podem ser feitas sobre o document header/item.
Recurring Entry Program: utilizado para processos que executam
periodicamente da mesma maneira. Exemplo: aluguel, seguro, ...

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Currencies
IMG > Global Settings > Currency

Currency code=cdigo da moeda

Currency exchange type = tipo de converso (compra, venda, mdia, ... )
M: Average
B: Bank Selling Rate
G: Bank Bying Rate

Translation factor = usado como fator 1:1 ou 1:100 ,...

Exchange rates
So mantidas por : Currency exchange type, currency from, currency to, valid from and
Exchange rate.
Existem tools que facilitam o processo de entrada das taxas. So elas: Inversion, Base
Currency e Exchange rate spreads.

Exchange rate spreads

uma margem que pode ser definida para evitar a digitao de vrios tipos de cambio.
Por exemplo, pode-se cadastrar somente o cambio mdio e definir margens para o
clculo do cambio de compra e do cambio de venda. Define-se neste exemplo que a
moeda base (base currency) o cambio mdio.

Base Currency
A moeda base elimina a dupla para converso.
Por exemplo: converter yen para libra
1. yen para euro
2. euro para libra
No exemplo acima a moeda base EURO. E pode ser definida no exchange rate type.
A base currency pode ser usada somente para cambio mdio

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Taxes
Tipos de taxaes permitidas no R/3
- Taxas por nvel de pas/federal
- Taxas por nvel de estado/Jurisdio
A cada pas (country code) est associado uma TAX PROCEDURE FOR
CALCULATION. semelhante ao esquema de calculo de preos em SD, cada
ACCOUNT KEY est associada a TAX ACCONT.
A CONDITION TYPE define as regras para o clculo de impostos.
No momento da determinao de conta define-se as regras (dbito ou crdito / tax
code).
IMG > FI Account > FI Accounting Global Settings > Taxes on Sales/Purchases
> Posting > Define Tax Accounts

Tax Code
IMG > FI Account > FI Accounting Global Settings > Taxes on Sales/Purchases >
Calculation > Define Tax Codes for Sales and Purchases
O Tax code informado no momento de lanar um documento e est associado ao
country code, assim sendo sabido qual o esquema de clculo de impostos. Pelo tax
code tem-se o percentual de imposto e qual a determinao de contas

Tax Accounts
As contas de impostos dentro do G/L master record devem estar com o campo tax
category preenchidos e por garantia o campo post automatically only deve estar flegado.

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Procedure for Day-to-Day Planning

Trata-se do mdulo de Tesouraria mais especificamente Cash Management.
Este mduloo permite a administrao do caixa controlando a previso/real das entradas
e sadas. Assim sendo, o objetivo maior manter a liquidez da empresa para o
cumprimento das obrigaes da melhor maneira possvel.
As previses so feitas com base no que tem-se a pagar (A/P) e receber (A/R). Para
todo este controle este mdulo pode trabalhar com contas transitrias para administrar
as contas bancrias.

Planning Level
O nvel de tesouraria indica o nvel de controle as informaes. Este nvel est
diretamente relacionado a conta contbil.
Exemplo:
Nvel
F0
Conta me
B8
Conta filha
XX
Conta filha

Conta Principal reflete o valor disponvel na conta 113100

reflete cheques no compensados 113108
sada de cheque 113117

As contas 113108 e 113117 com contas auxiliares.

1o Cheque de $100000 foi depositado
Debita conta de cheques no compensados 113108
Credita conta de cliente
2o Cheque foi compensado
Credita conta de cheques no compensados 113108
Debita conta principal 113100
3o Sada de cheque
Debita conta de saida de cheque 113117
Credita conta principal 113100

Depsitos em cheque
um cenrio de negcio que controla no cash management os depsitos em cheque
fazendo tambm a liquidao da fatura do cliente.
O processo consiste em:
1. Entrada manual da lista de cheques depositados
2. Gravar e gerar uma sesso de batch-input
3. Contabilizar
a. G/L documents (conta de banco)
b. Subledger documents (contas auxiliares da tesouraria)

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Contabilizao
1. Sub-ledger document (este passo feito automaticamente)
Credita cliente para compensar a partida em aberto
Debita conta de cheques recebidos ( conta auxiliar ) -> transitory
2. G/L document ( +1 day) -> aps depsito confirmado
Credita conta de cheques recebidos
Debita conta de banco
Customizaes
1. criar posting rule -> somente o cdigo
2. criar transaction e associ-la a posting rule -> a transao indicar qual a regra
de lanamento (posting rule)
3. criar a variante (sap01) que indica o layout da tela de lista de cheques
4. criar os detalhes do lanamento
a. Criar account symbols
b. Assign account to account symbol
i. Esta associao pode ser feita usando-se mascara especificando o
final da conta p.e. . Quando o incio sempre o mesmo. +++++9
ii. Pode-se especificar diretamente a conta porm, se existir mais de
um banco a customizao deve ser feita para cada banco e dever
existir um smbolo para cada banco.
c. Detalhar a posting rule
i. Define-se os dbitos e crditos que so feitos no lanamento
ii. Indica o document type que ser lanado
iii. Indica o posting type

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Bank Statement
o extrato bancrio. No R/3 existe a possibilidade manual e automtica de lanar os
movimentos de uma conta bancria no cash management.
A lgica a mesma do depsito, porm possvel realizar vrias transaes porque o
depsito consiste em mais de uma transao.

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Automatic Payment
O programa de pagamento usado para efetuar o pagamento automtico das partidas
em aberto de um business partner. Assim sendo, o programa de pagamento varre as
partidas em aberto, tanto de entrada como sada, A/R e A/P.
Os seguintes passos so efetuados dentro do programa de pagamento:
1. Maitaining parameter: define-se quem, quando e como ser pago.
2. Schedule proposal: criar a proposta, lista os open items e business partners
3. Edit proposal: desbloqueios, ...
4. Schedule payments: posting orders: x generated x completed
5. Schedule print: p.e. cheque
As seguintes configuraes so necessrias para o programa de pagamento:
1. All company codes: definir sending company code e paying company code
2. Paying Company codes: definir o valor mnimo para pagamento entrada/sada
3. Payment method / Country:
a. County specific configurations
b. Document types and clearing documents
c. Print program
d. Permitted currencies
4. Payment method / Company Code
a. Mtodos de pagamento elegveis por company code
b. Otimizaes: banco, cdigo postal, moeda estrangeira,
clientes/fornecedores estrangeiros
c. SAP Script (form data)
5. Bank selection: house banks and accounts determination
a. Ranking order: ordem de determinao/escolha do banco por mtodo de
pagamento.
b. Amounts: definido o valor disponvel por house bank
c. Accounts: define-se as contas de contrapartida (offsets) ao sub-ledger e
as contas de compensao para bill of exchange

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Special G/L Transactions

So operaes especiais do G/L em A/P e A/R que so mostradas separadamente no
G/L e Subsidiary ledger. Isto pode ser necessrio para relatrios ou razes internas.
diferente de special purpose ledger (livro).
As transaes de sub-ledgers refletem no G/L atravs de contas de reconciliao
definidas no master record.
As transaes especiais tambm utilizam contas de reconciliao porm so chamadas
ALTERNATIVE RECONCILIATION ACCOUNTS. Esta conta mostra os line
items.
Line item display flag is checked.
Todas as transaes especiais utilizam um cdigo de razo especial que indicar qual a
operao.
As operaes de razo especial podem ser dos seguintes tipos:
1. Free offsetting entry: feito um lanamento real e no momento do lanamento
existe a opo de informar qual ser a conta de contrapartida.
Exemplo: Lanamento de uma adiantamento
2. Noted items (partidas memo): no mostrado no balano. P.e. Solicitao de
adiantamento
3. Automatic Statistical offsetting entry: so lanamentos que sempre contabilizam
em uma mesma conta de contrapartida e geralmente fazem parte do anexo do
banlano. p.e Posting a guarantee (cauo, proviso)
Exemplos:
-

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Down payment request

Down payment
Bill of exchange request
Bill of exchange
Check/bill exchange
Others: ind.value adjustment, secutity deposit (guarantee), interest
(juros), reserve for bad debit, user-defined

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Clearing
Prerequisites for Clearing
The following prerequisites must be fulfilled in order for open items to be cleared:

The accounts must be managed on an open item basis.

The accounts that can be cleared automatically must be defined in Customizing for
Financial Accounting.

The items to be cleared cannot trigger a posting, for example, cash discounts or
exchange rate differences.

The items cannot be special G/L transactions.

Posting with clearing

Using the posting with clearing function, you enter document line items and then select the open
items to be cleared. Once you have fulfilled all the prerequisites for clearing, the system clears
the open items. The system generates one or more offsetting postings for the open items to be
cleared.

Exemplos: Incoming and Outgoing payment

Pagamento de uma invoice de cliente, saldo de open item ZERO.

Account Clearing
In this clearing procedure, you manually select open items that balance to zero from an account.
Exemplo: manualmente clear uma invoice com uma credit memo.
Este processo gera um clearing document sem line itens e este documento registrado tanto
na invoice como no credit memo.
If no additional postings are necessary to clear an account, the system generates a clearing
document. However, the system might have to make clearing postings if line items from different
business areas are part of the clearing transaction,

No momento de efetuar o lanamento de clearing o sistema considera limites de

tolerncia para tratar as diferenas de valores entre open itens e o que est sendo
pago/recebido.

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Payment differences
Payment differences arise during clearing if a customer has made an underpayment, or
has made an unauthorized deduction for cash discount and the difference is within, or
exceeds defined tolerance limits.
You can define:

Cash discount adjustment

The maximum difference amount for which the system should adjust the cash discount.
The difference is added to or subtracted from the cash discount.

Unauthorized deductions

The maximum amounts or percentages for which the system should automatically post
any difference to a separate gain (revenue) or loss (expense) account if the cash
discount cannot be adjusted.

You define tolerance limits separately for your employees and business partners.
The system checks both limits when clearing open items and the posting to an gain or loss
account is automatic. The lowest limit always has priority for the clearing transaction

O desconto pr calculado no considerado diferena de pagamento.

O grupo de tolerncia atribuido ao mestre de cliente/fornecedor.
Caso a diferena seja superior aos limites definidos dentro do grupo de tolerncia, o
processo de clearing ser tratado manualmente e o lanamento poder ser efetuado das
seguintes maneiras:
1. Partial payment: enquanto existirem diferenas, as partidas ficam em aberto
2. Residual item: as linhas so compensadas restando somente a diferena em
aberto
3. Using a reason code: possvel definir uma justificativa para o no pagamento
(judicial, ...) e a este reason code pode-se definir uma conta contbil para o
lanamento da diferena (exemplo: conta de pendencia de pagamento aes
judiciais).
Exchange Rate Differences
No momento em que feito o clearing de open itens em moeda estrangeira, podem
ocorrer diferenas devido a flutuaes das taxas de cambio.
No momento do clearing esta diferena lanada automaticamente pelo sistema em
uma conta de ganho ou perda.
Todas as contas de reconciliao e G/L com open items em moeda estrangeira devem
estar associadas a uma conta de receita/despesa para realizar os lanamentos e apurar o
ganho/perda.
Esta configurao (contas de gain/loss) podem estar associadas a:
1. todas as moedas e tipos de moeda
2. por moeda e currency type
3. por moeda
4. por currency type

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Additional Local Currencies

Os documentos de FI so armazenados em moeda local e moeda do documento.
possvel gerenciar documentos em duas moedas adicionais que so opcionais.

Local Currency
Local currency a moeda definida na company code. Sempre ir existir e est em todos
os documentos.

Update Currency
Update currency a moeda no qual as movimentaes so atualizadas.
Podem ser update currency:
Document currency: a moeda informada no documento no momento do
lanamento
Account currency: a moeda do mestre da conta, pode ser a moeda local ou
moeda estrangeira. A conta que gerenciada em moeda estrangeira pode
somente ser lanada em moeda estrangeira.

Customizaes
Currency type
Additional local currency type
Hard currency / country code: moeda forte
Index currency / country code: moeda ndice
Group currency / client
Group company currency / company master: moeda do group company
Na definio do exchange rate types definido a moeda base.
Exchange rate type: define qual o tipo de cambio ser usado
Output/Source currency for translation: define qual a moeda ser usada como base para
a converso (transaction currency ou local currency)
Type translation date: define qual a data ser usada para obteno da taxa de cambio,
document date, posting date ou translation date.
Ledger for Additional Currencies
Para incluso de moedas adicionais s permitidas necessrio definir ledger adicionais
que so usados para finalidade de relatrios.
Integration FI-CO
As moedas definidas em FI so:
TC = transaction currency
LC = local currency
Paralel 2
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Paralel 3
Em CO existem os seguintes tipos de moeda:
TC = transaction currency
OC = Object currency
CAC = Controlling Area Currency
Se uma controlling area possuir mais de uma company code e estas company codes
possuem local currencies diferentes, a moeda do objeto deve obedecer a local currency
de cada company code. Caso contrrio, a OC pode ser livremente definida.

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Credit / Risk Management

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Asset Accounting
Chart of Depreciation
o conjunto de depreciation areas, atravs do qual o FI-AA gerencia valores diferentes
nas reas de depreciao.
Chart of Depreciation country-specific estruturado de maneira a atender os requisitos
do pas, a SAP prov um chart of depreciation para cada pas e cada modelo de chart of
depreciation contm reas de depreciao pr-definidas, mas possvel definir as
prprias reas de depreciao.
Chart of depreciation deve ser criado sempre novo com cpia do proposto pela SAP e
pode ser apagado as depreciation areas no utilizadas e deve ser feito antes da criao
de qualquer imobilizado.

Depreciation Area
Representa um tipo especfico de avaliao (valuation). Pode ser criado n reas de
depreciao distintas, uma para cada propsito.
As rea de depreciao existem para diferenciar necessidades distintas de balano,
transaes e valorizaes. Assim pode-se ter mais de uma valorizao. Por exemplo:
requerimentos regionais (pas), necessidades de impostos, incentivos, costing
controlling e parallel accounting.
Exemplos:
01 Book Depreciation (mais importante e deve sempre existir)
nn Tax Depreciation
nn Cost Accounting Depreciation
nn Parallel Depreciation (em moeda estrangeira) USGAAP, ...
O cdigo definido por 2 caracteres numrico.
rea derivada totaliza mais de uma rea de depreciao.
Em cada rea de depreciao registrado (transaction figures):
-

balance sheet values: APC Acquisition and Production Cost

Depreciation value

Net book Value = valor resitual

Special valuation (interests)

Data de incio da depreciao (default 01.01.yyyy) mas pode ser modificado

Depreciation key = Depreciation terms : indica como ser calculada a

depreciao (linear, ...)

Vida til ( pode ser definida em YEARS and PERIODS)

Novas reas de depreciao podem ser includas depois do sistema produtivo com
imobilizados.

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Chart of Accounts x Chart of Depreciation

FI-AA trabalha com o chart of account associado a company code em FI.
Cada company code utiliza um nico chart of accounts e um nico chart of depreciation.
Vrias company codes podem trabalhar com o mesmo chart of accounts e o mesmo
chart of depreciation.

Cost Accounting Assignment

A controlling area j est atribuda a company code, assim sendo no necessria
nenhuma customizao adicional. O que relaciona FI-AA a CO o preenchimento de
CO objects no master record de FI-AA (cadastro do bem).
Os seguintes objetos de CO podem ser preenchidos:
- Cost Center
- Internal Order (real or statistical)
- Activity type
- Maintenance contract
A depreciao pode ser lanada de qq. rea de depreciao em CO.
No possvel associar um asset a mais de um cost center, possvel associar o asset a
uma ordem e esta ordem ir realizar o settlement (liquidao) aos respectivos centros de
custo.
Caso um ativo esteja associado a uma ordem e a um centro de custo, o sistema ir lanar
a depreciao apenas para a ordem interna.

Asset Class
A classe de ativo a principal definio do ativo. Na classe de ativo defini-se
parametros de controle e valores default de depreciao. Exemplos de classes de ativos:
buildings, machinery, business equipment, assets under construction and low-value
assets.
A classe criada a nvel de client e posteriormente ser atribuida a no mnimo 1 chart of
depreciation (1 classe pode ser atribuida a n chart of depreciations). Quando a classe
atribuda ao chart of depreciation possvel definir os valores default para cada rea de
depreciao. P.e. pode-se desativar uma rea para uma determinada classe e at mesmo
uma classe pode no depreciar (asset under construction). Estas informaes default
podem ser propostas e posteriormente sofrerem mudanas, ou mesmo podem ser
mandatrias e no permitir mudana (field status a nvel de asset class).
O mdulo de TR (treasury) usado para gerencialmento de ativos financeiros e o
mdulo de PM usado para o gerenciamento tcnico dos ativos.
Funes e sesses da Asset Class
A classe composta por duas sesses principais:
- Master data section
Account determination
Number range
Screen layout
- Depreciatin area data section
Control data
Default values for depreciation terms for each depreciation area

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Funes adicionais:
- Copy asset class from reference
- Specify required entry fields for asset master data
- Define allowed entries for user fields
- Enter and change default values in asset classes
Special Asset Class: Asset under Construction
Depreciation key 0000 (not calculated) in depreciation areas for balance sheet.
It is possible to post down payments on AuC.
Special Asset Class: Low Value Asset
Existe para checar valor mximo permitido de aquisio.
Pode ser gerenciado individualmente (1 ativo por dado mestre) o coletivamente (n
ativos), porm deve ser definida uma classe distinta para cada tipo.

Asset Master Data

O asset master data definido por company code e por business area caso a business
area esteja ativada.O asset master data tambm pode estar associado a vrios objetos de
CO (Cost Center, internal order, activity type, ... ).
Ao se cadastrar um imobilizado mandatrio informar a classe e esta ser a principal
classificao do imobilizado. Todo imobilizado deve estar atribudo a somente uma
classe.
Creation
A criao pode ser feita usando uma classe ou por referencia a outro imobilizado.
Tambm possvel criar mltiplos imobilizados similares informando a quantidade de
imobilizados similares, as seguintes informaes podem ser informadas por imobilizado
que est sendo criado: description, inventory number, business area, cost center,
evaluation groups 1 to 5.
Group Assets and Sub-numbers
Sub-numeros podem ser criados sobre um grupo de ativo.
O bem principal termina com 0000 e os sub-number so sequenciais a partir de 0001...

Time-dependent data
So informaes que podem ser modificadas no decorrer do tempo e para isto, registra-se por
perodo. So informaes como, cost center, ordem, shift factor, shutdown. O processamento
peridico de lanamento de depreciao considera o perodo para lanar em um centro de
custo, acelerar a depreciao, ...

Depreciation area XX in the Asset / Asset Class

Os valores default vem da classe e podem ser alterados. Alguns valores como: useful life,
depreciation key, ordinary depreciation start (a partir da data de aquisio), ...
Alguns dados so derivados do lanamento de aquisio.
Alguns valores so usados somente pela rea de depreciao de custos como, index (para
determinao do valor de reposio), scrap value, variable depreciation amount.

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Depreciation Area and the Balance Sheet

Valores podem ser lanados de reas individuais para contas separadas do balano no
G/L. Por exemplo, book depreciation area e Cost Account area podem realizar
lanamentos para contas distintas para Financial Statement Versions distintos.

Define Posting to G/L

-

0 = No posting (only reporting)

1 = APC Online and Periodic Depreciation -> rea 01 = Book
depreciation
2 = APC Periodic and Periodic Depreciation -> rea nn
3 = Periodic Depreciation (no posting APC) -> cost-acct depr.

Mais de uma rea pode lanar no G/L.

Depreciation sempre lanada peridicamente (mensal).
Outras reas de depreciao podem receber valores da rea 01, mas podem calcular e
lanar diferentes valores de depreciao ao G/L.
Pode-se definir rea de depreciao com o propsito somente de relatrios, no qual
nenhum lanamento feito no G/L.

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Account determination (allocation)

A determinao da contabilizao ocorre atravs da classe pelo account allocation. Os
lanamentos so realizados em contas de balano (balance sheet accounts) ou contas de
depreciao.
Existe uma chave chamada account determination e pode ter o mesmo cdigo da conta
contbil (facilita muito e diminui o tamanho do catlogo de classes), podem existir mais classes
que contas contbeis do balano, mais de uma classe direcionando para a mesma conta de
balano, neste caso est sendo usado o mesmo chart of account.
No caso de estar sendo utilizado mais de um chart of account, no necessrio a criao de
mais de um account determination key.
Ativos que esto em uma mesma classe correspondero a mesma conta de reconciliao.
Tambm possvel realizar lanamentos em Cost accounting depreciation accounts.
Chart of Depreciation
Chart of Accounts
Account Determination
DEPRECIATION AREAS
Account Assignment

Acquisition and Clearing Account

Retirement Gain and Loss and Clearing
Revaluation ...
Cost amount not capitilized ...
Depreciation accounts
o Ordinary depr. (accumulated depr, Expense
account, Write-up revenue)
o Unplaned depr.
o Revaluation of depreciation, interest, ...

Number Range Intervals

O Intervalo de numerao pode ser interno ou externo e pode ser atribuido a cada
company code ou todas as company codes podem compartilhar number ranges.

Screen layout of Asset Master Record

Os campos so agrupados em field groups e estas definies so feitas campo a campo.
possvel definir dentro do screen layout:
- Information on the field ( required entry, optional, display, suppress)
- Maintenance level (class, main no. , sub-no. ). Por sub-no mais
flexvel.
- Copy (reference copy)

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Screen layout for Valuation Data

Trata-se das regras de preenchimento de campos para cada classe em cada rea de
depreciao. Defaults propostos pela SAP (1000/2000). Tambm possibilita regra
Maintenance Level.

Lean Implementation
Trata-se de uma ferramenta que gera as customizaes de acordo com o standard para a
sua empresa.
Regras:
- empresas pequenas
- standard functions
- small asset class catalog
- funes no contempladas: depreciation areas in FC, consolidation, own
depreciation keys, transaction types, reports (in additional), group assets

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Closing
Month-end Closing Overview
O fechamento mensal consiste em:
Pre-closing
Abertura do novo perodo, lanamentos de ajustes (preparatory postings), fechar subledgers/feeder systems (FI-AA, A/R, A/P), fechamento preliminar (balano preliminar).
Managerial close
Consiste nas atividades que envolvem redistribuio de custos (repostings) usando
alocao e liquidaes de custos (settlements).. Neste momento pode ser necessrio a
reabertura do G/L para lanamentos de ajustes
Financial close
Ajustes finais de avaliao (valuation) e balano antes que da concluso do fechamento
e da emisso dos relatrios. Ajustes do cash flow que so feitos por CO e sero
atualizadas em FI atravs do Reconciliation Ledger Adjustment.
Algumas atividades:
CO reconciliation posting to FI,
Foreign Currency revaluations,
Business Area/Profit center/Profiability segment adjustments,
Final Close old period,
Reporting

Year-End Closing Overview

Alm do fechamento mensal que ser realizado da mesma maneira, algumas atividades
de encerramento anual so requeridas.
Pre-close
Abrir o novo ano fiscal
Realizar as avaliaes de fim de ano de materiais e ativos
Balance confirmation enviado a clientes/fornecedores para verificar se o saldo
est correto
Fiscal year change AA, prepara o AA tecnicamente para o novo ano
Balance carry foward, prepara os saldos em FI para o prximo ano. Contas de
balano transporte do saldo e apurao de resultado
Financial close (new year)
Account analysis and regrouping account information para melhorar a
apresentao das informaes no balano
Reconciliao entre o antigo e novo ano
Qualquer lanamento de ajuste
Fechamanto do ano anterior

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Relatrios

Financial Statement
Financial Statement Version
So outputs distintos para propsitos distintos, p.e., internal view, external view,
auditors view.
O financial Statement version uma estrutura de balano composta por linhas que
constituem nveis hierarquicos. Um FSV est associado a um chart of account e ao
idioma, o ltimo nvel de um n conter a relao de contas contbeis que podem ser
mostradas no caso de Dbitos e/ou Crditos.
Na criao de um FSV o sistema fornece automaticamente 4 nveis e que podem ser
modificados a partir deste momento. A profundidade de um n deve ter no mximo 10
nveis. O nmero de contas contbeis ilimitado.
Cada FSV deve ter os seguintes itens especiais:
- Assets
- Liabilities
- Balance sheet profit/loss
- Profit and loss results
- Not allocable
The FSV offers a flexible layout of the balance sheet/profit and loss statement produced
by the standard financial statement program.
The version technique offers freely definable texts and includes pre-configured
summarization and grouping features.
Account Group Allocation According to Balance
usado para definir em qual linha do balano ser mostrado o valor.
Na definio do FSV ao atribuir uma conta contbel a um n, define-se se sero
mostrados os valores a crdito (negativo) ou a dbito (positivo).
Cost-of-sales and Period Accounting Views
Cost-of-sales is an alternative to the period accounting display of Profit and Loss
information. In the R/3 System, functional areas are used to obtain the cost-of-sales
view.

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Assets and Liabilities FIXED ASSETS

Asset History Sheet x account reconciliation
O quadro do imobilizado (anual) contm a situao das contas de reconciliao do
imobilizado. Os imobilizados fazem parte do balance sheet atravs das contas de
reconciliao que so totalizadoras.
Periodic Tasks
- Special valuations of fixed assets
Replacement value (index series)
Insurable values (index series)
- Investment Support
- Depreciation run online
- Interests
- Periodic postings
- Inflation adjustment
Settlement of Capital Investment Measures
Consiste na liquidao peridica de uma ordem de investimentos. Esta liquidao pode
ser feita para um imobilizado (Asset under construction) que reflete no G/L.
Orders/WBS elements -> Asset under construction -> Asset history Sheet
No Final settlement (liquidao final) o asset under construction transferido
automaticamente para a conta/classe definitiva.
Depreciation
As depreciaes, interests (juros) e reavalicaes so controladas por chaves de clculo.
Podem ser lanadas manualmente por meio de uma special posting transaction.
A depreciao deve ser lanada periodicamente em FI e este lanamento feito de
maneira sumarizada.
Mudana de perodo
1o Post depreciation
2o Fiscal year change (preparao tcnica para o prximo ano)
3o Year end closing (close old year)

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Assets and Liabilities CURRENT ASSETS

Trata-se das interferncias de A/R, A/P e MM no fechamento
GR/IR Clearing Account - MM
Analise da conta de GR/IR para verificar diferenas
Existe a possibilidade de fazer um regroup e transferir o saldo existente nesta conta para
outra contra. Por conta de reconciliao define-se as contas que sero usadas no
regroup. No incio do prximo perodo este lanamento ser estornado.
A conta de GR/IR deve estar com o flag OPEN ITEM MANAGEMENT flegado.
Material Price Change MM
Mudana do preo standard para um novo preo gera contabilizao, debita estoque e
credita conta de despesa/receita.
Material Valuation MM
O processo de valuation gera listas que podem ser liberadas pela contabilidade e ento
geram documentos contbeis.
Quando o mtodo de avaliao alterado, lanamentos tambm so gerados.
Inventrio MM
As diferenas entre contagem fsica e o contbil podem ser corrigidas a partir de
lanamentos contbeis. Estoque x conta de diferena de inventrio. Diferena pode ser
+ ou -.
Balance Confirmation A/R ou A/P
Troca de saldo entre empresa e cliente/fornecedor.
feito:
- Balance request
- Balance confirmation
- Balance Notification
Passos:
1. Define names for printing correspondences: programs + forms
2. Define sender details: texts (header, footer, ...)
3. Define reply address for balance confirmation (dados)
4. Specify selection criteria for balance confirmation (variants)
5. Prepare balance confirmation (variants)
Change reconciliation account A/R ou A/P
A conta de reconciliao pode ser modificada, gerando algumas contabilizaes.
Accural/Deferral Postings A/P
Proviso. P.E. Aluguel
Consiste em gerar um documento de proviso no mes atual informando a data que ser
revertida e o reversal code. Na data especificada ser gerado o documento de reverso.
IVA Posting for Doubtful Receivables - A/R
Proviso para devedores duvidosos.
IVA = Individual value adjustment
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Este processo feito sem clearing porque o cliente deve.
um exemplo de Special G/L transaction porque envolve conta de reconciliao
alternativa, a conta de reconciliao do cliente no pode ser usada para que o clearing
no seja feita (O CLIENTE DEVE).
O campo DUE DATE obrigatrio para que seja alimentado o cash flow.
Customizaes:
- Por cliente define-se quais so as contas de reconc. Alternativas para
devedores duvidosos.
- usado a letra (special g/l indicator) E, com o significado reserv for
bad debit e a partir desta letra chega-se a conta de reconciliao
Contabilizao:
- Dbito na conta de despesa
- Crdito na conta de proviso para devedores duvidosos
- Quando o cliente paga feita a reverso da proviso
Flat rate IVA posting for doubtful receivables A/R
Trata-se de uma taxa fixa a ser lanada na proviso de despesas com devedores
duvidosos.
No mestre de clientes existe o campo value adjustment, este campo est associado a
uma customizao que possue os % a serem aplicados para a avaliao.
Value adjustment
01
01

Days (at n dias)

30
60

Debit rate (%)

1
2

Automatic flat-rate IVA for overdue receivables -> vai aplicar taxa fixa para IVA
doubtful receivables.
Este processo realizado no fechamento para a avaliao das despesas com devedores
duvidosos.
Este processo gera uma proposta de avaliao que pode ser editada e posteriormente
transferida para que os lanamentos sejam gerados.
Foreign Currency Valuation A/R e A/P
SAPF100
Valuation de partidas em aberto realizadas em moeda estrangeira (imp/exp). Em
operaes realizadas em moeda estrangeira os dados so armazenados na moeda da
transao. No final do perodo, o processo de valuation consiste em trazer para o valor
presente apurando as diferenas cambiais.
Para que este processo seja executado se faz necessrio:
1. Valuation Method
DEMO: converte o saldo pela taxa mdia
KTO:
utiliza taxa de compra (G) para converter os dbitos (A/R)
utiliza taxa de venda (B) para converter os crditos (A/P)

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2. Contas de ajuste: por contas de reconciliao + cdigo de transao (account
determination) define-se as contas de ganho e perda.
No caso da valuation do balano (saldo) utilizado o campo EXCHANGE RATE
DIFFERENCE KEY para identificar a contabilizao este campo pertence ao G/L
master data.
SAPF101 Sorted List
Listing Receivables/Payables
Reclassifica o saldo entre as contas de acordo com o prazo para visualizao no balano
(curto prazo, longo prazo, >1 ano, ...)
Account Determination in Foreign Currency Balances
Contas gerenciadas em moeda estrangeira so avaliadas pelo saldo e usam o campo
EXCHANGE DIFFERENCE KEY para identificar as contas.

Profit and Loss Closing Controlling

Impactos do fechamento de CO em FI.
Os custos sao enviados de FI para CO atravs dos cost elements (classes de custos), o
custo pode ser direto (ordens de produo CO-PC, ativos AA, estoque MM) ou indiretos
(ordens internas CO-ABC, centros de custos

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Controlling
Accounts and cost elements:
- FI -> primary costs -> CO
- CO cria secondary costs
- You MUST create the primary cost elements in FI as G/L accounts before
you can create them in CO

Master Data
Transaction Data:
- Master Data
- Cost Elements
- Cost Centers
- Activity Types
- Statistical
- Key Figures
- Transaction Data:
- Line Itens
- Total Records
- Master Data: permanecem fixo no sistema ao longo do tempo.
- Transaction Data: so assinalados para os master data.
Chart of Accounts:
- A relao entre FI e CO acontece na representao das contas de
resultado, como elementos de custos primrios em CO. (Cost elements and
Revenue Elements).
- Os elementos secundrios esto representados apenas em CO.
- Elemento primrio ligado a FI, o secundrio no
- Na verso 4.6 pode ser configurada a passagem automtica de FI para CO
Cost Elements:
- Secundary Cost Elements: identificam custos internos de CO (ex. rateio,
liquidao, etc.)
- Primary Cost Elements: identificam custos/receitas geradas em FI.
- Obs.: qdo vc cria um elemento de custos, deve atribuir a este uma categoria
de elemento de custos.
Hierarquia Standard de Cost Center:
- Para se criar um elemento de custos primrio, deve existir a conta contbil
correspondente.
- A hierarquia standard deve ser criada anteriormente (pr requisito) dos
centros de custos.
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-

possvel determinar a hierarquia standard, agrupando-se os centros de

custos afins. Cada um dos ns desta hierarquia corresponder a um grupo
de centros de custos.
Na verso 4.6 possvel o processamento coletivo de centros de custos,
para efetuar alteraes. (Ex. alterar o responsvel pelo centro de custos).

Activity Types:
- Utilizado para qualificar (classificar) os custos primrios, e serve como um
tracing para a locao dos custos
- O planejamento da atividade gera um vnculo entre a atividade e o centro de
custos.
- O centro de custos pode ter mais de uma atividade.
- A atividade esta sempre ligada a n centros de custos.
- Para cada atividade deve estar atribudo um elemento de custos
secundrio.
- O custo absorvido pela atividade, corresponde ao seu preo.
- A alocao de atividades precisa de: tipo de atividade, preo da atividade e
centro de custos.
- Regras bsicas:
- Uma atividade nunca est s (sempre pendurada a 1 ou mais CC)
- Uma atividade tem que ser planejada para o CC
- Gera o vinculo no planejamento
- Gera a forma de calculo (tarifa)
Statistical Key Figures:
- So utilizadas para acompanhar transaes peridicas como distribuies
ou rateios.
- Podem ser fixas (fixed value) para determinar valor mdio (average) ou
total (total value) para determinar a somatria dos registros.
- Pode utilizar figuras estatsticas como:
- Critrio de rateio
- Critrio de performance
Time-Dependent Master Data:
- Pode-se armazenar master data (centro de custos, atividades, elementos de
custos) com dependncia de data, possibilitando, por exemplo, gerar
relatrios com esta classificao.
- Alguns campos so definidos como time-dependents pela SAP e s podem
ser alterados considerando o ano fiscal (se j existe registro no ano fiscal, a
alterao s poder ser feita no prximo exerccio).
- A hierarquia standard no depende de tempo, as alteraes refletem no
histrico das informaes.
- Para aumentar a validade de um master data, preciso cri-lo' novamente
a partir da data final de validade do j existente.

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Master Data Groups:

- Utilizados para sumarizar os vrios tipos de master datas (cost center,
actyvities..)
- Voc pode usar o grupo para processar vrios master data ao mesmo
tempo.
- A hierarquia standard de centros de custos tambm um 'master data
groups'. Todos os centros de custos devem estar ligados hierarquia
standard.

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