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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per, decana de Amrica FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS EAP ADMINISTRACIN

CURSO AULA CATEDRTICO ALUMNO Prcticas Pre profesionales 407 N Oscar Vizcarra Hidrogo TEMA TAREA FECHA Proyecto de Mejora E. 002 16 / 11 / 2012 CDIGO: 08090040

Lzaro Silva, Alex Brian

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INDICE

1 2 3 4 5

DIAGNSTICO SITUACIONAL INFORMACION BASICA DE LA EMPRESA MISION, VISION Y CODIGO DE ETICA OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESPECIFICOS RGANIGRAMA DE LA EMPRESA

4 5 6 7 8

CAPITULO I 1 2 3 4 FORMULACION DEL PROBLEMA FINALIDAD, OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROYECTO SUSTENTO-JUSTIFICACIN DEL PROYECTO PROGRAMA DE ACTIVIDADES Identificacin de Mdulos de informacin requeridos Arquitectura del Negocio (Pre diseo del sistema Desarrollo del sistema por parte de una empresa especializada Instalacin del sistema y capacitacin al personal 10 11 12 14 15 15 15 15

CAPITULO II 1 MARCO TERICO Controles Administrativos Documento Herramientas de digitalizacin para documentos Sistema de informacin gerencial 16 16 17 18 19

CAPITULO III 1 2 IDENTIFICACIN DE MDULOS DE INFORMACIN REQUERIDOS MDULO DE OPERACIONES 3 FUNCIONES DE PRODUCCIN FUNCIONES DE ASISTENCIA INFORMACIN DEL MDULO DE OPERACIONES 21 22 23 23 24 26 26 26 27

MDULO DE ADMINISTRACIN FUNCIONES DE ADMINISTRACIN Funciones propias de Administracin Funciones Financieras

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Funciones Contables Funciones de Compras

27 28 28 28 29 29 31 31 31 31 32 34 34 35 36

INFORMACIN DEL MDULO DE ADMINISTRACIN Finanzas Contabilidad Compras

MDULO DE VENTAS FUNCIONES DE VENTAS: Funciones del responsable de Tienda Funciones del responsable de Servicios y Proyectos INFORMACIN DEL MDULO DE VENTAS

MDULO DE GERENCIA GENERAL FUNCIONES DE LA GERENCIA GENERAL INFORMACIN DEL MDULO DE GERENCIA GENERAL

ANALISIS DE INFORMACIN

CAPTULO IV CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 38 39

BIBLIOGRAFA ANEXOS

40 41

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PROYECTO DE INNOVACIN EMPRESARIAL PARA EL CURSO DE PRCTICAS PREPROFESIONALES: DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Y GESTIN PARA CORPORACIN TECHNICOLD S.A.C. MODALIDAD A

DIAGNSTICO SITUACIONAL: Technicold es una microempresa que inici sus operaciones en el ao 2009 siendo su principal giro de negocio el de servicios de mantenimiento industrial de equipos y maquinarias de refrigeracin as como otros servicios especializados en electricidad industrial. Actualmente sus actividades se desarrollan con dificultad dada la dbil capacidad de respuesta, generada en parte por la casi nula sistematizacin de la informacin y de las herramientas que deberan ayudar a los empleados a mejorar los procesos internos. Todos los das, clientes y proveedores hacen sus llamadas y nos envan correos electrnicos para solicitar cotizaciones y ofertar productos respectivamente, y la manera en cmo se atienden ambos aspectos se realiza con poco uso de las tecnologas de informacin y comunicaciones TICs. La falta de automatizacin de la informacin y su organizacin para recopilarla, gestionarla y producir nueva, hace que el trabajo diario de los empleados de las 3 oficinas con las que cuenta la empresa se vea ralentizado, ya que en muchos casos cada uno debe enviar documentos por correo electrnico adjuntando, descargando y guardando lo que es de por si un trabajo mecnico. Asimismo para el proceso de planificacin no se dispone tan fcilmente de la informacin anual ya que se realiza manualmente el consolidado y confeccin de los registros de compras y ventas y trimestralmente el flujo de caja, lo que hace tardar an ms las decisiones importantes que deban tomar los dueos de la empresa.

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Informacin bsica de la empresa:


Razn Social: RUC: Direccin Legal: Tipo de Empresa: Por su actividad: Por la naturaleza del capital: Por su tamao: Por su estructura Legal: mbito de operacin: Producto y Servicios: Marcas Comerciales Lneas CORPORACION TECHNICOLD S.A.C. 20523384687 AV. LOS ANGELES MZ F LT 03 ATE INDUSTRIAL, COMERCIAL Y DE SERVICIOS PERUANA MICROEMPRESA PRIVADA PER TECHNICOLD AIRE ACONDICIONADO ELECTRICIDAD Y AUTOMATIZACIN EQUIPOS Y MQUINAS INDUSTRIALES MATERIALES ELECTRICOS METALMECNICA REFRIGERACIN Se iniciaron las operaciones en el ao 2009 Convertirnos en una de las empresas ms reconocidas en cada una de nuestras lneas. Ayudamos a nuestros clientes en el mantenimiento de sus activos productivos, para contribuir de esta manera a que sus actividades de operacin no se detengan. Planta de operaciones de 175 m2 Oficinas administrativas de 50 m2 Tienda de 25 m2 Lzaro Echevarra, Alejandro Mauro Lzaro Silva, Alex Brian Lzaro Echevarra, Alejandro Mauro Falcn Jara, Claudio Lzaro Silva, Alex Brian Gutirrez, Jess

Resea Histrica de la empresa Visin

Misin

Instalaciones de Produccin

Estructura organizacional Alta Direccin (Directorio) Gerencia General Gerencia Media (funcional) Operaciones Administracin Marketing y Ventas

Contacto: Gerencia General

Telf.: (511) 351 2427 Nextel.: 98-129*2692

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MISIN
Ayudamos a nuestros clientes en el mantenimiento de sus activos productivos, para que sus actividades no se detengan

VISIN
En Technicold nos estamos convirtiendo cada da en una de las empresas ms slidas y reconocidas en la industria del mantenimiento y cada una de nuestras lneas, hacemos nuestro mejor esfuerzo para el cliente todos los das!

CDIGO DE TICA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Concntrate en el usuario y lo dems caer por su propio peso. Lo mejor es hacer las cosas muy bien. Rpido es mejor que lento. Es posible ganar dinero sin hacer el mal. Afuera siempre hay informacin disponible. No es suficiente con que algo sea magnfico. Consultar siempre es bueno, el trabajo en equipo, mejor. Llevamos a cabo nuestras operaciones empresariales respetando todas las leyes. Toda idea nueva es bienvenida, queremos ms creatividad. Evitamos actividades externas que perjudiquen los deberes. Cumplir con las normas y controles de contabilidad. Se prohben los sobornos. Conservar la confidencialidad de los registros. Ofrecer productos y servicios de la ms alta calidad. Exhibir normas de integridad personal y conducta. No propagar informacin falsa o errnea. Realizar las tareas asignadas de la mejor manera, segn las capacidades de cada uno. Cuidar los recursos y proteger el ambiente. Cumplir con las regulaciones de seguridad y salud. Se prohbe el acoso racial, tnico, religioso y sexual en el trabajo. Reportar a su gerente actividades faltas de tica e ilegales. Comunicar declaraciones verdaderas de los productos y servicios. Tomar decisiones sin importar la ganancia personal. No utilizar la propiedad de la empresa para beneficio personal. Demostrar cortesa, respeto, honestidad y equidad. Se prohben las drogas ilegales y el alcohol en el trabajo. Los empleados son personalmente responsables de los fondos de la empresa. Mostrar buena asistencia y puntualidad. Seguir las directrices de los supervisores y siempre, siempre sugerir. No utilizar lenguaje ofensivo. 6

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OBJETIVOS ESTRATGICOS Y ESPECFICOS 2010- 2014 Objetivos Estratgicos: TECHNICOLD, para alcanzar la visin, tiene los siguientes Objetivos Estratgicos: Perspectiva Financiera Cliente Proceso Interno Aprendizaje y crecimiento Cdigo F1 F2 C1 P1 A1 Objetivos Estratgicos Maximizar la rentabilidad de la empresa Lograr un crecimiento rpido y sostenido Satisfaccin total del cliente Optimizar la gestin de le Empresa. Desempeo del trabajador

Objetivos Especficos: TECHNICOLD, para alcanzar la visin, tiene los siguientes Objetivos Especficos: Perspectiva Objetivos Estratgicos Maximizar la rentabilidad de la empresa Lograr un crecimiento rpido y sostenido Cdigo F1.1 Objetivos Especficos Asegurar la seguridad financiera de la empresa Incrementar sostenidamente los ingresos Minimizar el nmero de reclamos Tener el mejor servicio pre y post venta Tener la mejor calidad del mercado Minimizar los Tiempos de entrega Minimizar los costos (Eficiencia) Tecnificar y sistematizar los procesos Adoptar sistema de TQM Adquisicin de Competencias Dominio de Tecnologas Aprendizaje y intelectual Buenas prcticas. activo

Financiera

F2.1

Cliente

Satisfaccin total del cliente

P1 Proceso Interno Optimizar la gestin de le Empresa. P2 P3 P4 A1.1 Aprendizaje y crecimiento Desempeo del trabajador A1.2 A1.3 A1.4

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Organigrama de la empresa:

La compaa cuenta con la Gerencia General a cargo de su representante legal el Sr. Alejandro Lzaro Echevarra quien es socio fundador. Los departamentos de lnea son 3: Operaciones:

Este cuenta adems con 2 sub reas: Produccin y Asistencia. Produccin tiene a su cargo la fabricacin de equipos de refrigeracin que los clientes solicitan diseados a medida ya que las necesidades de cada cliente son nicas y los equipos para satisfacer cada una de esos requerimientos tienen que ser adaptados de manera particular.

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Por ejemplo, los requerimientos de potencia y temperatura de un equipo enfriador de agua para una empresa del rubro de plsticos son distintos a los requerimientos de una empresa dedicada al rubro de Qumicafarmacutica. Asistencia tiene como misin el de ejercer asesora y soporte a los equipos fabricados en la planta y el de ejecutar los servicios de mantenimiento solicitados por los clientes y autorizados por los jefes de ventas y Operaciones una vez realizada la evaluacin de factibilidad por cada servicio, ya que como se mencion, cada cliente solicita los mismos servicios que ofrecemos pero con parmetros muy distintos entre uno y otro y la factibilidad de realizar el trabajo es un trabajo que lo realizan conjuntamente el responsable de operaciones/Asistencia y el jefe de Ventas. El nmero de personas que trabajan en esa rea son 7 y est distribuido de la siguiente manera: Un jefe de Operaciones Un responsable de Produccin Un responsable de Asistencia Cinco operarios regulares para ambas reas. En Temporada de Verano* (meses de Enero a Marzo) el nmero de trabajadores ha llegado hasta diez.

*Es temporada alta para nuestra empresa dado que se ofrecen los servicios de Aire Acondicionado y refrigeracin, y en este rubro muchas empresas desean obtener sistemas de aire en sus oficinas y algunas fbricas ya que la temperatura alta de la temporada puede afectar sus operaciones y necesariamente requieren de sistemas de refrigeracin para conservar en estado ptimo sus equipos y maquinarias. En temporada baja (resto del ao) el nmero de empleados se reduce casi a la mitad, dado que el rubro de refrigeracin y aire acondicionado es uno de los principales y de mayor volumen en ventas.

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Administracin:

Es el rea a cargo de mi persona, en la que desarrollo funciones de gestin de compras, Contables (rgimen especial de Renta SUNAT) y financieras. En cuanto a compras, diariamente se reciben ofertas de empresas que nos contactan por los anuncios en internet y pginas amarillas, con los cuales entran a evaluacin para las compras actuales y futuras ya que existe una gran variedad de proveedores y potenciales proveedores y los precios que ellos manejan cambian con regular frecuencia dada la naturaleza externa que tienen sus insumos, es decir que la mercadera que se necesita es importada y los precios fluctan por el tipo de cambio, en especial los gases refrigerantes y tuberas de cobre. En lo que respecta a las funciones contables, el tratamiento no es complicado ya que la empresa pertenece al RER (Rgimen Especial de Renta) y los libros contables a los que se est obligado a llevar son el Registro de Compras y el Registro de Ventas, y efectuar declaraciones mensuales de IGV Renta con la tasa del 1.5% sobre las ventas lo cual facilita mucho el proceso de cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Dada las pocas funciones que se realizan en esta rea solo una persona trabaja en esta oficina, no obstante se planea a corto plazo la contratacin de asistentes.

Ventas:

El rea de ventas tiene como misin la de fungir como contacto comercial, representar a la empresa en citas con clientes, administrar la tienda comercial, elaborar la campaa publicitaria que se realiza cada 6 meses aproximadamente y sobre todo buscar constantemente oportunidades de negocio a travs de una funcin denominada Bussiness Intelligence, con la cual se revisan los principales diarios econmicos y empresariales tales como Gestin, El Comercio y Revistas especializadas en las que se publica
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informacin de nuevos proyectos empresariales que se desarrollarn en el Per, eventos empresariales como ferias, conferencias etc. e informacin relevante sobre los movimientos de las empresas en el mercado local. En el rea de ventas trabajan personas y se distribuyen de la siguiente manera: Un jefe de Ventas Un Encargado de Tienda (materiales elctricos y repuestos) Un Responsable de Servicios y Proyectos Dos contactos comerciales encargados de realizar llamadas a clientes y mantener las relaciones con ellos. Captar nuevos clientes.

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CAPTULO I

FORMULACIN DEL PROBLEMA: La falta de un sistema de informacin gerencial dificulta que el proceso de toma de decisiones sea ms sencillo, ms racional, disponga de manera sencilla y oportuna de informacin relevante y cuente con una base de datos de clientes y proveedores con estadsticas e indicadores importantes. Para encontrar las causas de nuestro problema central proced elaborar el Diagrama de fish:

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FINALIDAD DEL PROYECTO: El presente proyecto tiene como finalidad establecer lineamientos especficos para el real desarrollo de un sistema de informacin de gestin ptimo y adaptado al tamao de la empresa que facilite el trabajo diario de quienes laboran en el rea administrativa y con esto mejorar las operaciones y resultados de la empresa en trminos de eficacia y rentabilidad respectivamente.

OBJETIVOS DEL PROYECTO: OBJETIVO GENERAL: Desarrollar un sistema de informacin y de gestin adecuado para la empresa Corporacin Technicold S.A.C.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Facilitar el proceso de toma de decisiones Mejorar la capacidad de respuesta de la empresa frente a los clientes Disponer de una base de datos con una plataforma amigable y de fcil acceso. Mejorar los procesos de control de flujo de insumos e informacin Ahorro de tiempo en las comunicaciones

ALCANCE: El presente proyecto de desarrollo de un sistema de informacin abarca a toda la organizacin, puesto que la recopilacin de informacin as como la generacin de la misma requiere la participacin de todas las reas que componen la empresa. Asimismo, cada departamento de la empresa podr contar con un mdulo de este sistema, desde el que podr visualizar, usar y generar informacin segn las funciones y delimitaciones de responsabilidad que tenga su oficina.

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SUSTENTO-JUSTIFICACIN: En la actualidad Technicold no cuenta con un sistema de gestin y como consecuencia se generan muchos problemas derivados principalmente de la saturacin de documentos por parte de los empleados de administracin y esto, a su vez, genera sobretiempos y sobrecostos. Por ejemplo el rea de marketing y ventas sigue editando las cotizaciones para los clientes a computadora, dispone de un formato establecido pero no genera automticamente los precios, dado el llenado artculo por artculo de lo que se solicita, o en su caso de los servicios. En el caso de la gestin de los inventarios de tienda, no existen registros digitales que muestren de forma automtica los niveles de stock, indicadores de productos ms vendidos, menos vendidos, volumen de ventas por tipo de producto, etc. Los registros an se realizan de manera manual haciendo uso de hojas Kardex. Asimismo para el rea contable no se cuenta ms que con los Registros de Compras y Ventas los mismos que ser llevan de manera manual, con el sistema nuevo podan obtenerse consolidados de ventas y otros registros rpidamente lo cual a su vez permitira elaborar Estados Financieros con facilidad a cargo de algn contador.

PROGRAMA DE ACTIVIDADES:
CRONOGRAMA DEL DESARROLLO Y EJECUCIN DEL PROYECTO ACTIVIDAD 1. Identificacin de Mdulos de informacin requeridos 2. Arquitectura del negocio (sistema) 3. Desarrollo del sistema por parte de una empresa especializada 4. Instalacin y capacitacin al personal
Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6

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1. Identificacin de Mdulos de informacin requeridos Se realizar, en base a este proyecto, una investigacin mucho ms detallada y tcnica en la que podamos identificar toda la informacin que requieren los empleados para su labor diaria y organizarla de manera tal que podamos disponer de agrupaciones o mdulos de informacin que luego formarn parte del sistema. El tiempo requerido para esta etapa del proyecto es de 2 semanas

2.- Arquitectura del Negocio (Pre diseo del sistema) Con los mdulos de informacin que se hayan construido podemos estructurar un boceto de lo que ser el sistema de gestin del negocio, armando cada mdulo segn la estructura organizacional existente. El tiempo requerido para esta etapa del proyecto es de 2 semanas

3.- Desarrollo del sistema por parte de una empresa especializada Se buscar empresas especializadas en el desarrollo de sistemas de gestin, ERP, software administrativo y/o ingenieros de sistemas independientes con experiencia en el diseo e implementacin de sistemas de gestin como el que estamos desarrollando. Luego se seleccionar a una de ellas y se le encomendar la labor de toda la parte ingenieril para el desarrollo del sistema que es netamente computacional.

4.- Instalacin del sistema y capacitacin al personal Finalmente para la instalacin se contar con la empresa contratada la misma que enviar a su representante a realizar la instalacin del software y tambin la capacitacin sobre su uso a cada empleado de oficina. El tiempo requerido para esta etapa del proyecto es de 1 semana.

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CAPTULO II

MARCO TERICO

CONTROLES ADMINISTRATIVOS: Un sistema de Informacin Gerencial permite controlar la Organizacin. Los controles organizacionales guan la forma en que se aplicarn las estrategias de la empresa. Cuando comparamos los resultados de ejercicios anteriores con el presente y vemos si han sido como lo que se plante como objetivo. Si no se muestran resultados esperados entonces se aplican medidas correctivas, pero para esto, es necesario disponer de la informacin relevante y oportuna que permita al ejecutivo poder administrar como lo requiere. Cuando los controles organizacionales estn bien diseados apalancan la gestin para elevar el desempeo. Este tipo de controles por lo general se dividen en controles estratgicos y financieros. Los controles estratgicos son aquellos que la empresa utiliza para saber si sus estrategias son las adecuadas para afrontar las condiciones que existen en su entorno y para capitalizar sus ventajas competitivas. Por lo tanto, su objetivo principal es el de estudiar si aquello que la empresa podra hacer (oportunidades que existen en el contexto externo) corresponde con lo que hace (ventajas competitivas). Los controles estratgicos eficaces ayudan a una organizacin a entender que necesita para tener xito y evaluar la medida en que se concentran en los aspectos necesarios para implementar sus estrategias. Los controles financieros son criterios objetivos que se utilizan para medir el desempeo de la organizacin. Se fundamentan en unidades de medida de rentabilidad, como el rendimiento sobre la inversin; de liquidez, como el capital

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de trabajo; de financiamiento, como el grado de obligacin o como el valor econmico agregado, entre otros. Las organizaciones sutilizan los controles financieros para evaluar su desempeo presente comparndolo tanto con sus resultados anteriores como con el de sus competidores y con promedios de la industria. La correcta combinacin e controles estratgicos y financieros determina la eficacia a con la que opera la estructura organizacional.

DOCUMENTO Un documento es una herramienta o medio de comunicacin impreso en un instrumento de reproduccin grafica o plasmado en un formato electrnico, que por lo general contiene informacin fija y espacio para informacin variable. En el momento que un formulario se completa se convierte en un documento. De acuerdo con el tipo de informacin y el grado e dificultad para su llenado, pueden integrar o acompaarse de in instructivo.

PROPSITO DE LOS DOCUMENTOS contar con los formatos adecuados en funcin de las necesidades de la organizacin identificar y proteger informacin vital mejorar la gestin de los procesos y procedimientos contribuir a racionalizar las cargas de trabajo administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al manejo de la informacin e la empresa. interrelacionar correctamente la gestin documental con la estructura organizacional evaluar la gestin documental de la informacin

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HERRAMIENTAS DE DIGITALIZACION PARA DOCUMENTOS1 En buena medida, el desarrollo de instrumentos para manejar los formularios depende de los recursos destinados para lograr su crecimiento en funcin de la programacin y sistemas de apoyo va computadora en la administracin general. Entre los elementos de esta naturaleza mas tiles para direccionar esta rea se pueden mencionar: Programacin orientada al objeto. A travs de ella, los formularios, tratados como objetos, se pueden codificar como mdulos despus de ser reutilizados. bases de datos. Programa puente para estructurar recuperar, simplificar, actualizar y/o eliminar formularios o datos incluidos en ellos. Cliente/Servidor. Sistema por medio del cual se puede acceder va computadora (Cliente) a una computadora central (servidor) este procedimiento puede acceder y salvaguardar los formularios y datos con un margen de seguridad adems de permitir el trabajo a ms de un usuario en forma paralela. Intercambio electrnico de datos. proceso interactivo para el manejo de formas de computadora a computadora. Correo Electrnico. Servicios para intercambiar informacin, que permite agilizar el proceso de desplazamiento de informacin. Blogs. Es un sitio web que recopila y actualiza cronolgicamente textos o artculos de uno o varios autores, los cuales aparecen en el orden en que se incorporan, por lo que siempre se inicia con el mas reciente. multimedia, aplicacin que combina textos, grficos, video, msica e internet en un paquete integrado Redes. Interconexin de computadoras y componentes de un sistema que permiten el manejo e intercambio de informacin compartiendo recursos. Esta herramienta permite operar en la misma rea geogrfica, o en reas distintas.

Fincowsky, Franklin. Organizacin en las empresas. McGrawHill

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Otros. Soluciones que permiten la gestin documental en servidores, programas, licencias de software y servicios de hospedaje de pginas web entre otros.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 2 La informacin une todas las funciones de negocio y constituye la base para la totalidad de las decisiones administrativas. Es la piedra angular de todas las organizaciones. La informacin representa una fuente importante para lograr una ventaja o desventaja gerencial competitiva. Evaluar las fortalezas y debilidades internas de la empresa en los sistemas de informacin es una actividad fundamental al realizar una auditoria interna. El objetivo de un sistema de Informacin Gerencial es mejorar el desempeo de una empresa aumentando la calidad de las decisiones administrativas. Un sistema de informacin eficaz, por consiguiente, recopila, codifica, almacena, sintetiza y presenta la informacin de manera que responda a las preguntas operativas y estratgicas importantes. El corazn de un sistema de informacin es una base de datos que contenga los datos y registros que sean importantes para los administradores. Un sistema de Informacin gerencial recibe materia prima de los mecanismos de valuacin interna y externa de una organizacin, recopila los datos de marketing, finanzas, produccin y asuntos personales en lo interno, y de factores sociales, culturales, demogrficos, ambientales, econmicos, polticos, gubernamentales, legales, tecnolgicos y competitivos en lo externo. Los datos se integran de la manera necesaria para apoyar la toma de decisiones administrativas. Existe un flujo lgico de material en un sistema de informacin computacional, el cual se introducen datos al sistema y se transforman en un resultado, que adopta la forma de impresiones, reportes escritos, tablas, graficas, cheques, ordenes de

Fred. R. David. Conceptos de Administracin Estratgica. Pearson

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compra, facturas, registros de inventario, cuentas de nomina, y una variedad de otros documentos. Se puede calcular y estimar los beneficios de utilizar otras estrategias. Los datos se convierten en informacin solo cuando son evaluados, filtrados, condensados, analizados y organizados para una finalidad, problema, individuo o tiempo especficos. Un sistema de Informacin gerencial eficaz emplea Hardware y Software de computadora, modelos para anlisis y una base de datos. Algunas personas identifican los sistemas de informacin con las computadoras modernas, pero los historiadores han rastreado el almacenamiento de registros y de procesamiento de datos sin computadoras hasta llegar a los mercaderes babilonios de l ao 3500 a.C. los beneficios de un sistema de informacin eficaz incluyen un mayor entendimiento de la funciones del negocios, mayores comunicaciones, toma de decisiones mas informadas, mejor anlisis de problemas y mayor control. Puesto que las organizaciones son cada vez mas complejas, descentralizadas y dispersas globalmente, la funcin de los sistemas de organizacin esta adquiriendo mayor importancia. La disminucin de costos y la creciente potencia de las computadoras alientan este avance. Hay costos y beneficios asociados con el equipo y los bienes races. Al igual que con el equipo, la informacin puede volverse obsoleta por lo que se necesita depurar. U Un sistema de informacin eficaz es como una biblioteca que recopila, clasifica y archiva datos que sern tiles para los gerentes de toda la organizacin. Los sistemas de informacin son un recurso estratgico importante, que vigila asuntos y tendencias externas e internas, identifica amenazas competitivas y contribuye en la implementacin, evaluacin y control de la estrategia.

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CAPTULO III

En el presente captulo se desarrollarn las etapas 1 y 2 del proyecto de innovacin/mejora empresarial ya que para efectos acadmicos, es factible mostrar en este documento la identificacin de los mdulos de informacin para el sistema as como la arquitectura del negocio y as realizar un pre diseo, un boceto de lo que ser el nuevo sistema de gestin.

IDENTIFICACIN DE MDULOS DE INFORMACIN REQUERIDOS: Los paquetes o mdulos de informacin que cada oficina debe generar y utilizar los presentar en este captulo. Para el desarrollo de esta primera etapa utilizar como punto de partida el organigrama de la empresa, ya que este representa la jerarqua y los canales por donde debe fluir la informacin, de ida de vuelta, de generacin, de comunicacin, y finalmente para la toma de decisiones ala gerencia general.

Veamos el Organigrama General de la empresa:

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Segn esta estructura analizaremos las funciones de cada rea y en base a estas funciones (labor diaria de los empleados) identificaremos la informacin que utiliza por cada una de ellas as como la informacin que genera.

As, realizaremos la identificacin de abajo hacia arriba, y de izquierda a derecha, es decir empezando desde los rganos de lnea hasta la gerencia para ir resumiendo la informacin ms relevante que necesita sta para la toma de decisiones.

MDULO DE OPERACIONES

Operaciones realiza dos funciones bsicas que representan la misin de la empresa: Produccin y Asistencia.

Ahora bien, las funciones que cumplen cada sub rea se componen de la siguiente manera:

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FUNCIONES DE PRODUCCIN:

1. Llevar a cabo la ejecucin de los pedidos de produccin provenientes del rea de ventas. 2. Diseo de los productos y de los mtodos para producirlos. 3. Elaborar los requerimientos de compra de insumos y materiales, as como enviarlos a la oficina de Administracin para su aprobacin y realizacin. 4. Recibir y almacenar los materiales requeridos con sus respectivas guas de remisin una vez realizada la compra y verificar la conformidad con lo solicitado y lo realmente recibido. 5. Mantener actualizados los registros de inventarios. 6. Realizar el mantenimiento de las instalaciones equipos y herramientas de Produccin. 7. Realizar pruebas de funcionamiento y calidad a los productos antes de su envo para la venta.

FUNCIONES DE ASISTENCIA:

1. Coordinar las solicitudes de servicios con la oficina de ventas 2. Participar junto con la oficina de ventas en la elaboracin de cotizaciones cuando la situacin as lo requiera. 3. Coordinar con los clientes sobre fechas y hora de la ejecucin de los servicios de asistencia para la atencin oportuna y adecuada de lo solicitado. 4. Ejecutar los servicios de asistencia segn el cronograma establecido por la oficina de ventas y luego de la coordinacin con clientes. 5. Brindar soporte a los clientes en situaciones no previstas o de emergencia previa autorizacin de la oficina de ventas. 6. Elaborar los requerimientos de compra de insumos y materiales propios para cada servicio de asistencia a realizar, as como enviarlos a la oficina de Administracin para su aprobacin. 7. Realizar pruebas de calidad y funcionamiento de los servicios realizados. 8. Realizar el mantenimiento del taller de asistencia.
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9. Velar por la correcta custodia de los bienes encargados a esta sub rea.

INFORMACIN DEL MDULO DE OPERACIONES

La informacin con la que trabaja a diario dicha rea y que ser incluida en el nuevo sistema de gestin es la siguiente:

Registro de almacenes. Gestin de los Productos mediante lectura de Cdigos de Barras. Clasificacin por Familia de Productos: Categora, Lnea, Modelos y codificacin Importacin de diseos de productos desde Autocad. Catlogo de diseos. Guas de Remisin Recepcin y Despacho* Gua Interna de Salida. Gua Interna de Entrada. Kardex Detallado Kardex Valorizado Opcin de eleccin del mtodo: Promedio Mvil, PEPS, UEPS, Stock Valorizado con actualizacin diaria. Generacin de requerimiento de compras. Consultas de stock y Reportes por Categora, Lnea, Modelo. Consulta de Saldos Iniciales y Existencias a la Fecha. Generacin de Reportes.*

*La documentacin generada por el sistema permitir la impresin de los mismos en formularios continuos, para lo cual se contar con una impresora matricial especial para realizar dicha funcin.

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Modelo de Interfaz del formato Kardex

Modelo de interfaz entre Sistema de Gestin y Autocad

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MDULO DE ADMINISTRACIN

La oficina de administracin cumple con las funciones de Gestin de los recursos financieros, contabilidad y Compras.

Por el momento no existen sub reas especializadas en estas actividades por lo cual, se agrupan dichas funciones en una sola oficina, proyectando a futuro la independizacin de cada una de ellas mediante la contratacin de profesionales e inversin.

FUNCIONES DE ADMINISTRACIN:

Funciones propias de Administracin:

1. Organizar, supervisar y controlar las comunicaciones: cartas, llamadas telefnicas, correo electrnico y otros medios que pueda tener la empresa 2. Planificar, organizar y controlar los archivos de su oficina y en general de la empresa 3. Elaborar plan de adquisiciones de su oficina y su respectivo presupuesto.
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4. Identificar las deficiencias y las oportunidades de mejora de su oficina y en general de la empresa que permitan optimizar su gestin. 5. Dirigir la administracin de recursos humanos de la organizacin, supervisando la aplicacin de las polticas aprobadas al respecto por los niveles superiores de la empresa.

Funciones Financieras:

1. Ejecutar los registros de costos de la empresa. 2. Dirigir las actividades financieras de la empresa, velando por la correcta administracin de los recursos financieros. 3. Controlar las transacciones, haciendo uso de las distintas fuentes de financiacin disponibles, y controlando por lograr la mxima rentabilidad para la Empresa. 4. Realizar la apertura y cierre de cuentas corrientes bancarias, y gestionarlas adecuadamente. 5. Aprobar los presupuestos de las diferentes oficinas de la empresa 6. Controlar por la correcta asignacin de recursos financieros a las distintas oficinas y vigilar el cumplimiento de lo asignado, controlando no exceder los lmites de los presupuestos. 7. Coordinar con las oficinas de ventas y operaciones la factibilidad financiera de la ejecucin de posibles proyectos solicitados por nuestros clientes. 8. Velar por la correcta custodia de los bienes de su oficina.

Funciones Contables:

1. Registrar la informacin financiera de la empresa, de todas las transacciones que se realicen. 2. Realizar la declaracin de los tributos recaudados por Sunat y que son obligacin de la empresa. 3. Realizar el Pago de los tributos debidamente declarados. 4. Realizar los anlisis financieros con la informacin de los registros contables para evaluar la situacin econmica de la empresa.
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5. Llevar el registro y control del libro de planillas (PDT PLAME) 6. Generar Boletas de pago por remuneraciones a los trabajadores de la empresa. 7. Velar por cumplir con las disposiciones legales en materia de contabilidad y tributacin.

Funciones de Compras:

1. Recibir los requerimientos de compra de las distintas oficinas 2. Aprobar o rechazar segn el presupuesto los requerimientos de compra. 3. Solicitar cotizaciones por los requerimientos de compra a los diferentes proveedores. 4. Evaluar las ofertas de los proveedores por los productos y/o servicios solicitados. 5. Seleccionar las ofertas ms favorables para la empresa y generar rdenes de Compra. 6. Dar seguimiento a la ejecucin de las compras velando por su cumplimiento.

INFORMACIN DEL MDULO DE ADMINISTRACIN

Las herramientas de generacin y recepcin de informacin con la que esta oficina trabaja diariamente se agruparn de la siguiente manera:

Finanzas: Control de Caja y Bancos Proveedores: Programacin de Pagos. Giro de Cheques. Conciliacin Bancaria. Cuentas por Cobrar. Cuentas por Pagar. Impresin de Cheques Mantenimiento de Bancos y Cuentas Bancarias.
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Contabilidad: Registro de compras y Ventas. Generacin de Asientos Automticamente. Plan Contable General Empresarial Centros de Costos. Asientos Contables con Impresin de Comprobantes. Anlisis de Cuentas por Analtico Ajustes por Diferencia de Tipo de Cambio e Inflacin REI. Libros Auxiliares. Libros Obligatorios. Balance General y EGP Estados de Cuenta bancarios

Compras: Generacin de rdenes de compra. Registro de Compras Registro de cotizaciones Catlogo de insumos y materiales. Base de datos de proveedores

Modelo de interfaz de Base de datos de Proveedores

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Modelo de Formato de Orden de Compra

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MDULO DE VENTAS

FUNCIONES DE VENTAS:

Funciones del responsable de Tienda:

1. Elaborar

los

catlogos

de

productos

de

tienda

actualizarlos

constantemente. 2. Realizar la venta de los productos ofrecidos en la tienda as como llevar un registro de los que no se encuentran disponibles y que nuestros clientes solicitan. 3. Realizar la generacin de comprobantes de pago (boleta, factura y guas de remisin) segn la naturaleza de la transaccin. 4. Mantener actualizado el registro de inventarios de la tienda y de los productos en existencia dentro del almacn. 5. Elaborar requerimientos de compra por los productos cuyos niveles de stock as lo requieran segn las polticas de recompra. 6. Velar por la correcta custodia de los bienes de la tienda y por la seguridad del local, vigilando mediante diferentes medios tecnolgicos de seguridad para este propsito.

Funciones del responsable de Servicios y Proyectos:

1. Dirigir y controlar las actividades de marketing y ventas de Technicold, as como medir la satisfaccin de los clientes en diferentes formas. 2. Elaborar anualmente el catlogo de productos y servicios. 3. Disear y ordenar la produccin de merchandising 4. Realizar la bsqueda de nuevos clientes 5. Elaborar las campaas trimestrales de Publicidad y ejecutarlas. 6. Realizar actividades de Bussiness Intelligence 7. Elaborar las cotizaciones solicitadas por clientes y potenciales clientes. 8. Realizar la toma de pedidos o registrar rdenes de compra de nuestros clientes
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9. Realizar actividades de Facturacin (Boletas, Facturas, Guas de Remisin, Notas de dbito/crdito) de servicios. (difiere de actividades de facturacin de tienda mediante diferentes nmeros de serie de los comprobantes) 10. Elaborar el Plan de Adquisiciones y el presupuesto correspondiente de su oficina. 11. Coordinar con la oficina de Operaciones la factibilidad de los servicios solicitados por nuestros clientes 12. Elaborar las proyecciones de ventas para los siguientes ejercicios. 13. Mantener actualizados los precios de los productos y servicios en los catlogos 14. Recomendar a la oficina de compras la evaluacin de nuevos proveedores cuando se identifiquen oportunidades de negocio o nuevos y mejores productos demandados por los clientes y potenciales clientes. 15. Velar por la correcta custodia de los bienes asignados a su oficina.

INFORMACIN DEL MDULO DE VENTAS La informacin con la que se trabajar en el rea de ventas ser la siguiente mostrada abajo. Adems se contar con sub mdulos independientes tanto para Tienda como para Servicios, ya que ambas oficinas como se seal en el punto anterior manejan su propia informacin. P.ej. Facturas con diferente nmero de serie. Facturacin (Facturas, Boletas de venta, Nota Crdito, Nota Dbito, Percepciones) Mdulos independientes (Tienda y Servicios). Gestin de Pedidos Internos (Orden de compra de cliente se convierte a orden de ejecucin de servicio) Registro de Cotizaciones. Guas de Remisin Remitente (Despacho). Cuentas por Cobrar, Letras por Cobrar Control de Atencin de Pedidos, Stock de Venta. Administracin de Clientes, Productos y Precios.

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Herramienta Lectura de Cdigos de Barra Importadora de Precios y Clculo de Stock automtico por venta. Impresin y Anulacin de Documentos. Numeracin de Documentos por Serie/Numeracin. Consultas y Reportes por Categora, Lnea, Sub lnea, Modelo (Familia de Productos). Consultas y Reportes por Tipo de Servicio. (Precios Base) Registro de Ventas, por comprobante. Consultas y Reportes. Asientos Automticos dirigidos a Contabilidad. Generacin de rdenes de reposicin de Stock, Mximos y Mnimos.

Impresora Matricial requerida para actividades de facturacin

Lectora de cdigo de Barras para Tienda

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Ejemplo de Catlogo Interno de Productos (Tienda)

MDULO DE GERENCIA GENERAL

FUNCIONES DE LA GERENCIA GENERAL:

1. 2. 3.

Participar en la elaboracin de los planes de las distintas oficinas. Velar por el cumplimiento de los acuerdos de las oficinas de la empresa. Supervisar el normal desarrollo de las actividades diarias de las oficinas de manera directa o a travs de los responsables de cada una de ellas.

4. 5.

Contratar, promover y sancionar a los jefes de las oficinas. Vigilar que se cumplan las obligaciones legales y tributarias de la empresa.

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6.

Controlar la correcta custodia de los activos de Technicold a travs de los jefes de oficina.

7.

Supervisar, controlar y evaluar las polticas de elaboracin y ejecucin del presupuesto de Technicold.

8.

Controlar

que las actividades diarias de todas las oficinas y zonas de

trabajo se desarrollen con normalidad y obedeciendo a las normas de seguridad y salud ocupacional establecidas por la Autoridad de Trabajo. 9. Representar a Technicold ante Autoridades y otros organismos.

INFORMACIN DEL MDULO DE GERENCIA GENERAL

Dado que la Gerencia General es la funcin de direccin de la empresa que tiene como fin cumplir y hacer cumplir los planes de la misma, el Gerente General tendr todo Acceso a los diferentes mdulos del Sistema de Gestin para poder Controlar, evaluar, supervisar, corregir o cambiar el desarrollo de las actividades. Asimismo, contar con su propio mdulo de informacin para que puede comunicase con las distintas oficinas y trabajadores, para lo cual se re querir:

Generacin de Reportes Financieros Generacin de Reportes de Ventas Generacin de reportes de cumplimiento de trabajos ejecutados y en ejecucin. Acceso a las distintas bases de datos (Clientes, Proveedores, Catlogos, etc) Generacin y envo de Memos Panel de control para la administracin del Sistema en s. Registro de Movimientos por cada Mdulo (operaciones, Ventas, Administracin)

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ANALISIS DE INFORMACIN:

Oficina de Gerencia General La informacin con la que esta oficina cuenta para la toma de decisiones es muy general y no existen cifras exactas de las ventas, crecimiento de ventas, etc. como resultado de un proceso lento en la elaboracin de documentos. La falta de informacin hace que el proceso planificacin sea deficiente, por lo que se torna de una manera reactiva antes que proactiva. Se intentan solucionar los problemas en el momento sin haberlos previsto desde antes. La falta de informacin relevante y oportuna (como Estados Financieros) hace que sean difciles los procesos de negociacin con los bancos ya que actualmente los crditos que nos otorgan son realizados en base a informacin simple como facturas de ventas, ultimas declaraciones de los PDTs resultando en tasas de inters ms altas.

Oficina de Operaciones Hace falta programacin de actividades, para cumplir con los actuales clientes, quienes en muchas ocasiones realizan reclamos por las demoras en la atencin o en la entrega de los servicios contratados. Hace falta un control ms automatizado de los insumos y repuestos que entran y salen de la empresa ya que en varias oportunidades se han extraviado piezas como resultado de un mal manejo de los inventarios.

Oficina de Administracin Los procesos de compra no son los ms ptimos debido a la lentitud en la bsqueda de precios histricos de los proveedores en cotizaciones

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anteriores. No existe un mecanismo que permita ver el historial de variacin de los precios en grficos por ejemplo. Actualmente los proceso de cobro son lentos ya que hay que revisar cuenta por cuenta en qu fecha se vencen los plazos otorgados a los clientes. Las actividades de pago de cuentas se realizan a destiempo ya que no se percata a tiempo de las fechas de vencimiento de los recibos y algunas facturas generando las llamadas de estos proveedores a nuestras oficinas. Actualmente existen registros de compras y ventas, no contando as con otros libros importantes como el de caja y bancos que ayudaran mucho en la gestin financiera de la empresa.

Oficina de Ventas Calcular las ventas mensuales se torna un proceso lento debido a que hay que pasar a documento Excel los montos de cada factura. No existe actualmente un anlisis de ventas por zonas, tanto de servicios como de los productos que los clientes llevan desde la tienda. Existe dificultad en medir cules productos son los ms vendidos, actualmente se realizan tanteos o por la opinin de quienes laboran en tienda. La bsqueda de precios es lenta ya que se dispone de un cuadernillo en el que estn los precios de algunos productos (los productos recin trados por ejemplo se colocan luego de 1 semana despus de su adquisicin) y se localizan buscando por categoras, no existiendo forma de ubicar por cdigos u orden alfabtico.

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CAPTULO IV

CONCLUSIONES: La falta de automatizacin de informacin trae como consecuencia las siguientes dificultades:

Procesos decisorios lentos Tasas de inters ms altas de parte de los bancos al no disponer de EEFF oportunamente. Costos ms elevados en compras: dificultad de recopilacin histrica. Problemas de falta de inventarios: el control es deficiente. Imagen anticuada de la empresa al no proyectar modernidad ante los clientes con catlogos virtuales, cotizaciones y facturas impresas en formularios continuos.

Pago a destiempo de cuentas Cobranzas ineficientes (a destiempo y no realizadas). No tener estadsticas exactas de ventas de productos y servicios para poder establecer el ranking de ventas por categoras, y por artculos con el fin de realizar diagramas de Paretto.

No existe actualmente un mtodo para determinar cuales son los clientes ms importantes tanto en volmenes de ventas como en unidades monetarias.

Tampoco existe una categorizacin sobre qu clientes compran qu productos compran. No existe base de datos organizada de Proveedores. No existe base de datos organizada de clientes (CRM) La falta de automatizacin de la informacin trae como consecuencia prdida de oportunidades al ralentizar los procesos decisorios, asimismo al dejar de atender a potenciales clientes.

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RECOMENDACIONES:

Desarrollar paso a paso la estructura del sistema de Informacin Gerencial que permitir la automatizacin de la generacin, uso y envo de datos e informacin.

Determinar los mdulos de informacin por reas y comunicar entre las oficinas si son compatibles, que no haya repeticin de tareas, si existen vacos o si simplemente hay que incluir o eliminar informacin no relevante para el sistema de informacin

Consultar las experiencias de clientes, proveedores y contactos que hayan implementado algn sistema de informacin similar al que se desea implementar en Technicold.

Buscar de entre las distintas alternativas (empresas y profesionales independientes) la mejor opcin para el diseo y desarrollo de nuestro sistema de informacin.

Luego de contratar a la empresa o profesional al que se encomendara la realizacin del sistema, se debe buscar otro profesional conocido (un contacto) para que asesore a Technicold en cuanto a si la empresa contratada est realizando bien el trabajo.

Proyectar el crecimiento de la empresa y la cantidad de datos que se requerirn en el futuro y en base a esta proyeccin realizar una compra racional del servidor3 que se utilizar como columna vertebral del sistema de informacin en la empresa

Usar equipos de ltima generacin para la instalacin del sistema en las oficinas de la empresa para optimizar su uso y explotarlo al 100%, ya que contar con hardware no actualizado dificulta el normal funcionamiento del Software.

Un servidor es un Hardware que almacena la informacin generada de los diferentes dispositivos a los que se encuentra conectado a travs de redes.

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BIBLIOGRAFA

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN ESTRATGICA David, Fred. Ed. Pearson.

COMO IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION Granero Castro, Javier. Fundacin Confemetal. 2007

ORGANIZACIN DE EMPRESAS Franklin Fincowsky, E. Benjamin. Ed. McGrawHill. 2009

SISTEMA DE GESTION. UNA GUIA PRCTICA Ogalla Segura, F., ed. Daz de santos.

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. UNA SOLA GESTION, UN SOLO EQUIPO Univ. de Antioquia

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DEL SERVICIO Riveros Silva, Emilio. Editorial Ecoe

SISTEMAS DIGITALES: PRINCIPIOS Y APLICACIONES Tocci, Ronald. Pearson Prentice Hall. 2007

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ANEXOS

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Esquema de un Sistema de Informacin Gerencial

Notas Aclaratorias: 1. 2. 3. 4. 5. FRM: Administracin de los recursos financieros SCM: Administracin de la cadena de suministros. HRM: Administracin del recurso Humano. CRM: Administracin de relaciones con el cliente MRP: Planificacin de los recursos de manufactura.

Ejemplos de Interfaz del Sistema de Informacin Gerencial

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Esquema de conexin de informacin de distintos mdulos con la Contabilidad de la empresa

Ejemplo de una estructura de Cliente-Servidor requerida para la instalacin del SIG

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Documento que acredita la pertenencia a la empresa CORPORACION TECHNICOLD S.A.C. del autor del presente trabajo Extracto de Ficha RUC*

*Se adjunta la ficha ruc completa.

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