Vous êtes sur la page 1sur 26

BAB I

PENDAHULUAN

Sesuai dengan judul penulisan maka pembahasan dalam makalah ini


perlu kami batasi yakni bahwa lembaga pendidikan disini adalah dalam arti sempit
yaitu lembaga yang terdapat di sekolah yang mengatur segala gerak-gerik
kebutuhan sekolah.
Dalam kehidupan sekolah, sangat komplek sekali tata kerja dan
pembagiannya sehingga satu sama lainnya harus berkerja sama untuk mencapai
keutuhan sekolah. Diantara yang sangat mendasar yang terdapat di sekolah adalah
masalah administrasi.

Semua unsur/elemen yang ikut serta dan diikutsertakan dalam proses


pencapaian tujuan termasuk dalam bidang administrasi. Banyaknya elemen-
elemen itu dan luasnya bidang yang terkena kegiatan administrasi tergantung dari
besar kecilnya usaha dan organisasi, dalam perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan diadakan pembagian yang jumlahnya dan luasnya tergantung dari
kesanggupan petugas-petugasnya.

Dalam administrasi kita mengenal istilah "the 3 M's" yang merupakan


penyimpulan dari unsur-unsur Man, Material, and Money. Jadi yang kita dapat
dalam proses administrasi ialah bidang-bidang :

Yang meliputi unsur manusia;

Yang meliputi alat;

Yang meliputi unsur keuangan.

Tanpa unsur ketiga ini administrasi tidak akan jalan. Tanpa alat manusia
sukar menyelesaikan pekerjaannya. Tanpa uang pekerjaan tidak dapat lancar dan
tenaga manusia tidak dapat diperoleh. Lebih-lebih lagi tanpa unsur manusia yang
memiliki kemanpuan-kemampuan yang diperlukan, tidak mungkin sesuatu dapat
diperoleh, meskipun alat dan uang tersedia secukupnya.

1
Pembidangan dalam administrasi pendidikan ditinjau dari segi
kependidikan, merupakan tujuan dari penyelenggaraan administrasi. Biasanya
diadakan 3 pembidangan sebagai berikut:

1.Bidang kependidikan, atau bidang edukatif, yang menyangkut metode


mengajar, dan evaluasi;

2.Bidang pesonel yang menyangkut unsur manusia: yang belajar, yang


mengajar, dan yang membantu proses belajar-mengajar;

3.Bidang alat dan keuangan, sebagai alat-alat pembantu yang


memungkinkan dan memperlancar kegiatan-kegiatan belajar.

Untuk menerapkan administrasi pendidikan di sekolah sebagai lembaga


pendidkan, kita harus memperhatiakn unsur-unsur penting dalam kegiatan
pendidikan. Unsur-unsur itu adalah;

1.Murid yang diproses, yaitu yang akan menjadi output sekolah.

2.Guru dan personel yang membantu murid dalam proses belajarnya.

3.Kurikulum, yaitu kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan di sekolah,


yang mencakup materi yang harus dikuasi murid.

4.Alat bantu yang diperlukan dalam kegiatan belajr-mengajar di sekolah,


yaitu : alat pengajar, gedung dan ruang belajar dan juga keuanganya.

5.Faktor-faktor lain yang digunkan dan diperlukan untuk mengambah


efektivitas proses belajar-mengajar, seperti usaha kesehatan sekolah,
angkutan murid, makan dan minum murid dan sebagainya.

Berdasarkan analisa unsur-unsur yang penting dalam kegiatan proses


belajar-mengajar di sekolah seperti diuraikan di atas, maka administrasi
pendidikan sekolah sering dikelompokan permasalahannya menjadi:

a.Bagian kurikulum
b.Personel sekolah

c.Bagian murid

d.Bagian tata laksana (ketatausahaan)

e.Bagian sarana pendidikan

f.Bagian kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat

Bagian-bagian di atas ini akan kami usahakan memberikan uraian


sekedarnya saja mengenai masing-masing bidang permasalahannya dalam
administrasi pendidikan di sekolah

3
BAB II
KOMPONEN LEMBAGA PENDIDIKAN
(Management Operatif)

Di dalam proses administrasi kegiatan pengendalian menyangkut pula


mengenai kegiatan-kegiatan operatif yang berbentuk kerjasama pula antar
sejumlah personal. Kegiatan operatif ini terutama berupa kegiatan pengelolaan
organisasi kerja yang bersifat mendukung terwujudnya kegiatan managemen
administrasi secara efektif. Pada garis besarnya bahwa lembaga pendidikan di
sekolah dibedakan dalam beberapa komponen yakni;

a.Bagian kurikulum

b.Personel sekolah

c.Bagian murid

d.Bagian tata laksana (ketatausahaan)

e.Bagian sarana pendidikan

f.Bagian kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat

Dalam buku karya Moch Rifai yang berjudul "administrasi pendidikan dan
supervisi". Beliau memasukan kompenen pelayanan khusus, menuliskan
hubungan sekolah dengan masyarakat belum lazim karena antara sekolah dengan
masyarakat selalu ada dan selalu diperlukan interkasi dan diperlukan usaha saling
membantu. Karena itulah diperlukan pengaturan yang baik dalam masalah
sehingga sekolah dengan masyarakat.1

A.Bagian kurikulum

1 Moch. Rifai, M.A. Administrasi dan Supervisi Pendidikan 1. (Jemmars, Bandung : 1982) edisi
revisi
Bagian ini akan mencakup pengadministrasian kegiatan-kegiatan belajar-
mengajar, yang lazim juga disebut sebagai administrasi kurikulum. Bidang
pengadministrasian ini sebanarnya merupakan pusat dari semua kegiatan-
kegiaan di sekolah.

Ada beberapa fihak yang tidak begitu setuju dengan istilah administrasi
kurikulum. Di luar negeri di sebutnya "administration of the instructional
program". Memang, administrasi kurikulum agak kurang tepat, jika
kurikulum diartikan dalam arti sempit sebagai "bahan pelajaran" atau subject
matter" yang harus disampaikan kepada pelajar.

Administrasi kurikulum meliputi semua kegiatan yang dapat melancarkan


proses belajar-mengajar. Semua peraturaran dan pengaturan mengenai: murid
agar dapat belajar dengan tenang, guru-gurunya supaya dapat mengajar secara
teratur, tenang dan tertib, penggunaan alat pelajaran yang efektif dan efesien;
penggunaan waktu untuk belajar, untuk rekreasi, untuk ekstrakurikuler; untuk
ulangan dan ujian dan sebagainya. semuanya itu bertujuan langsung kepada
proses belajar-mengajar dan dapat dimasukan ke dalam bidang administrasi
kurikulum.

Kegiatan-kegiatan administrasi kurikulum :

Kegiatan administrasi kurikulum dititik beratkan pada usaha-usaha


pembianaan situasi belajar-mengajar di sekolah agar selalu terjamin
kelancarannya.

Kegiatan administrasi kurikulum yang terpenting disini dapat disebutkan


dua hal yakni:2

a.Kegiatan yang amat erat kaitanya dengan tugas guru.

b.Kegiatan yang erat kaitannyan dengan proses belajar mengajar.

Kegiatan yang pertama merupakan kegiatan yang dilakukan sebelum


2 Drs. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. ( Bina Aksara :
Yogyakarta. 1984) cet 1 hal 28

5
proses belajar mengajar terlaksana di dalam kelas. Mari kita bicarakan satu
persatu kegiatan tersebut:

a.Kegiatan yang berhubungan dengan tugas guru :

Kegiatan ini meliputi:

1.Pembagian tugas mengajar.

2.Pembagian tugas tanggung jawab dalam membina ekstra kurikuler.

3.Koordinasi penyusunan persiapan mengajar.

Penjelasan:

1.Pembagian tugas biasanya dibicarakan dalam rapat guru menjelas


pemulaan pelaksanaan program baru (pada tahun ajaran baru atau
menjelang semester baru)

Yang kita ketahui di sekolah dasar di tempat kita masih berlaku system
guru kelas sehingga guru bertanggung jawab mengajar pada kelas tertentu.
Tetapi pada sekolah-sekolah lanjutan kita melaksanakan system guru vak
(guru bidang studi) sehingga pembagaian mengajar itu berarti penempatan
guru pada kelas-kelas tertentu dengan jumlah jam mengajar yang telah
ditentukan. Artinya, bahwa tugas mengajara setiap guru bidang studi tidak
hanya terpaku pada satu kelas saja dan setiap guru bidang studi mengajar
sesuai dengan keahliannya masing-masing. Kecuali kalau dalam sekolah
tersebut kekurangan seorang guru sehingga guru yang bukan vaknya
diperintah untuk mengajar bidang studi yang lain.

2.Pembagian tugas/tanggung jawab ekstra kurikuler :

Yang dimaksud dengan kegiatan ekstrakurikuler ialah kegiatan diluar


ketentuan kurikulum yang berlaku. Kegiatan ini misalnya oleh guru olah
raga dan kesenian (PORSENI), Unit Kegiatan Sekolah, Gerakan
pendidikan pramuka, gerakan menabung, penyelenggaraan koperasi
sekolah, olah raga prestasi, dan lain-lain kegiatan yang semuanya itu
bersifat mendidik. Oleh karena itu, kegiatan ekstrakurikuler dapat
dikatakan sebagai menunjang kegiatan.

Agar pelaksanaan kegiatan terseubt dapat berjalan dengan lancar maka


perlu diadakan pembagian tugas diantara para guru di sekolah itu.

Sebaiknya setiap cabang kegiatan ditangai secara bertanggung jawab oleh


seorang guru yang di tunjuk oleh kepala sekolah berdasarkan musyawarah
(rapat guru).

3.Koordinasi penyusun persiapan mengajar :

Dalam setiap satuan pelajaran harus mencerminkan pengembangan seluruh


komponen pengajaran secara intergral meliputi tujuan pengajran, materi,
metode mengajar, alat-alat, serta alat evaluasi yang digunakan.

Sebagai konsekuensinya dari ketentuan tersebut maka setiap guru wajib


menyusun (mempersiapkan) satuan-satuan pelajaran yang akan di
sampaikan kepada anak didiknya. Tugas ini biasanya disebut sebagai tugas
menyusun persiapan mengajar.

b.Kegiatan yang berhubungan dengan proses pelaksanaan belajar mengajar :

Kegiatan ini meliputi 3:

1.Penyusunan jadwal pelajaran.

2.Penyusunan program (rencana) berdasarkan satuan waktu tertentu.

3.Pengisian daftar kemajuan murid.

4.Penyelenggaraan evaluasi hasil belajar.

5.Laporan hasil evaluasi.

3 Drs. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. ( Bina Aksara :


Yogyakarta. 1984) cet 1 hal 31

7
Penjelasan:

1.Penyusunan jadwal pelajaran:

Jadwal pelajaran berguna untuk mengetahui apa yang akan diajarkan pada
suatu waktu dalam suatu kelas; dari sudut guru, jadwal pelajaran
merupakan pedoman di kelas dimana ia harus mengajar pada waktu itu,
dan berapa lama ia harus ada di kelas itu, untuk kemudian ia harus pindah
ke kelas yang lain lagi. Demikian jadwal pelajaran sebenarnya adalah
penjabaran dari seluruh program pengajaran di sekolah.

Menurut Drs. Abu Ahmadi, penyusunan jadwal pelajaran harus


memperhatikan beberapa hal:

a.Pelajaran jangan terlalu lama (kelas 1 dan 2 SD) satu jam pelajaran 30
menit, kelas 3-6 satu jam pelajaran 40 menit, dan untuk tingkat
lanjutan satu jam pelajaran 45 menit. Dan untuk masing-masing mata
pelajaran maksimal 2 jam pelajaran jika diberikan berurutan.

b.Masing-masing mata pelajaran dicarikan waktu yang sesuai, artinya


untuk mata pelajaran yang memerlukan daya pikir yang banyak maka
di tempatkan dipermulaan.

c.Harus disediakan waktu istirahat agar murid tidak terlalu lelah.

2.Penyusunan Program

Dalam rangka penyusunan program ini yang harus dilihat adalah urutan isi
kurikulum sekolah yang bersangkutan, yang dimaksud disini terutama
adalah jumlah atau macam pokok bahasan dan sub pokok bahasan dari
setiap bidang studi. Oleh karena itu, penyusunan program mengajar
terutama menjadi tanggungjawab guru bidang studi masing-masing.

Secara garis besar penyusunan program mengajar ini dapat ditempuh


dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a.Menghitung jumlah pokok bahasan yang tercantum dalam jangka
waktu tertentu.

b.Menghitung jumlah sub pokok bahasan untuk masing-masing pokok


bahasan tersebut.

c.Menghitung jumlah jam pelajaran (alokasi waktu) yang tersedia


menurut kurikulum yang berlaku.

d.Dan lain-lainnya

3.Pengisian daftar kemajuan kelas dan murid

Daftar kemajuan kelas dapat juga berupa sebuah buku yang apabila sudah
diisi oleh guru yang bertugas pada kelas tertentu, maka orang lain akan
mengetahui sejauh mana kelas tersebut kemajuan jalannya pelajaran.

Daftar kemajuan akan memudahkan supervisi bagi kepala sekolah dalam


tugasnya mengontrol perkembangan/kemajuan kelas dilihat dari
kesesuaiannya dengan ketentuan kurikulum. Di samping itu juga untuk
memudahkan apabila ada guru yang mutasi (pindah mengajar), daftar
kemajuan tersebut bisa berguna untuk membantu melanjutkan pelajaran
agar dapat berjalan dengan lancar.

B.Bagian personel sekolah

Yang dimaksud personel adalah orang-orang yang melaksanakan suatu


tugas untuk mencapai tujuan. Jadi, personel di sekolah tentu saja meliputi guru
yang disebut tenaga edukatif dan pegawai sekolah yang biasa di sebut administrasi
sekolah. Pesuruh sekolah termasuk golongn yang kedua itu. Secara terperinci
dapat disebutkan keseluruhan personel sekolah adalah: kepala sekolah, guru,
pegawai administrasi (tata usaha), penjaga tukang kebun sekolah.

Dalam pembahasan ini akan kami fokuskaan pada kegiatan adminstrasi


beserta instrumennya yang dipergunakan tentang segala sesuatu yang
menyangkaut masalah personel sekolah.

9
Kegiatan administrasi personel

Kepala sekolah sebagai administrator di sekolahnya. Perlu memiliki


pengetahuan mengenai fungsi ruang lingkup ke atas dalam rangka admnistrasi
personel dan harus pula memiliki keterampilan tertentu untuk dapat melaksnakan
kegiatan-kegiatannya itu.

Kegiatan-kegiatan dalam rangka administrasi personel dapat kita percikan


selanjutnya sebagai berikut:

1). Seleksi

Menentukan persyaratan untuk guru/pegawai baru yang kita perlukan dan


mengadakan seleksi atas dasar persyaratan itu.

2). Pengangkatan dan penempatan:

Setelah ditetapkan hasil seleksi, sebagai pegawai itu diterima sebagai


anggota baru dalam staf kita, dengan melalui prosedur yang seharusnya.

Berdasarkan pengangkatan itu, ia ditetapkan di tempat yang sesuai dengan


kempauan/keahliannya, dean tugas yang jelas, beserta hak-hak dan
kewajiban-kewajibannya.

3). Orentasi (induksi)

Petugas baru itu harus mendapat bimbingan dalam masa pemulaan mejabat
pekerjaan itu, supaya ia dapat menyesuaikan diri secepat-cepatnya dengan
situasi kerja, agar ia mengerti dan menguasai tugas-tugasnya yang baru itu.

Orentasi ini perlu bukan saja bagi para petugas-petugas yang baru, tetapi
juga bagi para petugas-petugas yang sudah pernah mempunmyai
pengalaman sebelumnya dan dipindahkan ke dalan lingkungan baru ini.
Yang melaksanakan dan memberikan orientasi bukan hanya pemimpin
saja. Setiap anggota kelompok dapat diikut sertakan.

4). Bimbingan dan pengembangan


Selanjutnnya pimpinan harus secara kontinu memberikan bimbingannya
kepada anggota stafnya, dan berusah membantu meningkatkan atau
mengembangkan potensi-potensi yang ada pada mereka.

5). Kesejahteraan

Untuk memelihara semangat kerja dan meningkatkan hasil kerja. Para


petugas perlu mempunyai rasa aman dan puas, baik material maupun
moral.

Untuk itu pimpinan perlu memperhatikan kesejahteraan, baik meteril


maupun moral.

Administrator perlu mengetahui prosedur peneriman pegawai baru dan


beberapa peraturan kepegawaian, seperti peraturan gaji dengan syarat-syarat
umum mengenai kenaikan berkala dan kenaikan tingkat; tentang hak-hak dan
kewajiban-kewajiban dalam rangka cuti dan pensiun; peraturan-peraturan dalam
rangka jaminan kesehatan dan sebaginya.

C.Bagian administrasi murid

Dalam beberapa sumber tentu "administrasi murid" termasuk dalam


"administrasi personel"4dengan pengertian bahwa kedua-duanya termasuk dalam
unsur manusia dalam administrasi. Dalam beberapa buku bahasa inggris akan kita
temukan istilah "pupil personel" dan "teaching personel". Dalam makalah ini kita
pisahkan unsur murid dari unsur personel (pegawai) di sekolah.

a.Pendaftaran sekolah

Tiap sekolah tiap tahun mengalami masalah pendaftaran murid yang akan
diterimanya; yang dapat memenuhi persyaratan untuk mengikuti kegiatan
belajar di sekolah yang bersangkutan.

Persyaratan untuk mengikuti kegiatan belajar di suatu sekolah, dalam hal

4 Moch. Rifai, M.A. Administrasi dan Supervisi Pendidikan 1. (Jemmars, Bandung : 1982) edisi
revisi hal 106

11
ini baru berarti "pesyaratan untuk mendaftar". Persyaratan ini biasanya
bersifat formal, berupa bukti-bukti mengenai:

-Umur tertentu,

-Latar belakang pendidikan/ pengalaman tertentu,

-Keadaan fisik/jasmani

-Status tertentu (social, kewargaan, perkawinan, dan sebagainya),

-Persyaratan administrative (biasanya keuangan)

b.Seleksi murid

Berdasarkan berbagai factor pertimbangan seperti: kebutuhan, tempat


yang tersedia, personel yang tersedia, dan mungkin juga biaya yang
tersedia, diadakanlah seleksi untuk menentukan jumlah yang riil dapat
diterima. Criteria seleksi biasanya dititik beratkan pada kemampuan
akademis, keadaan jasmani dan sikap/kepribadian. Biasanya disusun suatu
daftar berurutan dimulai dari yang paling tinggi nilai, sebanyak jumlah
yang dapat diterima. Dapat kita mengerti bahwa dalam masalah seleksi ini
dari para anggota panita diperlukan sifat-sifat jujur, adil dan objektif.

c.Penerimaan murid

Yang sudah lulus seleksi belum menjadi murid, jika belum dipenuhi
persyaratan-persyaratan selanjutnya; melaporkan/mendaftarkan diri
sampai batas waktu yang ditentukan, dengan memenui beberapa
persyaratan lagi; biasanya persyaratan administrative keuangan. Barulah
calon murid menjadi murid, dengan mendapat nomor penerimaan (nomor
induk, nomor pokok) dan tanda bukti sebagi murid yang terdaftar (surat
keterangan, kartu siswa, dan sebagainya).

d.Penempatan murid

Setelah diterima, mungkin murid masih harus diatur/dikelompokan agar


dapat mengikuti kegiatan belajar dengan lebih efektif dan efesien.

e.Bimbingan belajar

Selanjutnya diadakan pengaturan kegiatan-kegiatan yang harus dan yang


dapat dilakukan oleh masing-masing murid. Pengaturan kegiatan
ekstrakurikuler/osis, pengaturan BK (bimbingan dan Konseling)

f.Pengembangan dan mutasi

Dengan kesempatan ikut sertanya dalam kegiatan belajar di seklahh dan


denagn bimbingan yang diberikan, maka murid akan mengalami
kemajuan dan perkembangan. Hal ini perlu mendapat perhatian terus
menerus dari para guru.

Murid akan mengalami status kemuridannya: pindah kelompok, ganti


jurusan, naik kelas, sampai pindah meninggalkan sekolah, baik karena
gagal, maupaun karena sudah selesai dan berhasil. Yang dimaksud dengan
mutasi dalam status dalam kemuridan.

Dengan demikian dapat kita katakan bahwa semua kegiatan administrasi


murid ditujukan kepada pemeliharaan hak dan kewajiban murid di sekolah: hak
mendapat tempat dan fasilitas, mendapat bantuan, menerima pelajaran dan
sebagainya. Disamping hak ada juga kewajiban-kewajiban seperti: wajib hadir
pada waktunya, wajib mengikuti ulangan, wajib mentaati peraturan dan
sebaginya.

Lebih besar muridnya, lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan dalam
rangka administrasi murid ini, dan lebih, teratur dan sistimatis hendaknya cara-
cara pencatatan dan pelaporannya. Buku-buku, daftar-daftar, formulir yang
diperlukan sebagai alat bantu dalam pengadministrasian ini harus dikerjakan
secara teratur, antara lain:

-Buku induk;

-Klapper;

13
-Daftar nilai dan daftar gabungan nilai; (lengger);

-Daftar kegiatan kurikulum dan ekstra kurikuler

-Daftar absen

-Buku raport

-Daftar mutasi

-Daftar pribadi

Daftar terakhir ini mengumpulkan segala macam keterangan mengenai


pribadi murid, yang dapat memberikan pengertahuan dan pengertian lebih dalam
pada kita mengenai si anak: sifatnya, kelemahan dan kelebihannya, dan
perkembangannya, bakatnya, dan sebagainya. Semua ini diberikan dalam rangka
bimbingan pada anak tersebut.

D.Bagian tata laksana (ketatausahaan)

Kegiatan tata usaha harus menunjang kegiatan administrasi managenen.


Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan, diarahkan,
dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berdaya guna.

Kegiatan tata usaha secara luas disebut office administration atau


administrasi perkantoran. Kegiatannya tidak sekedar menyangkut tugas tulis
menulis di atas meja, akan tetapi juga menyangkut pula aspek-aspek penyediaan
dan pengutran tempat kerja yang menyenagkan, mencari sistem kerja yang
efektif dan murah dan lain-lain.

Di lingkungan setiap lembaga pendidikan dari unit yang terendah sampai


yang tertinggi diperlukan dan diselenggarakan kegiatan tata usaha yang terarah
dan tertib. Beberapa di antaranya aralah sebagai berikut:

1). Penerimaan dan pencatatan muri

Kegiatan ini bersifat khusus karena hanya terdapat dilingkungan lembaga


pendidikan saja. Pada setiap pemulaan tahun ajaran di lingkungan sebuah
sekolah atau perguruan tinggi dihadapi tugas menerima murid atau
mahasiswa baru yang memerlukan pencatatan. Di samping itu juga murid
lama juga harus dicatat kembali secara keseluruhan dan menurut kelas atau
tingkat dan semester masing-masing. Demikian juga terhadap murid yang
meninggalkan studinya, baik karena telah tamat ataupun meninggalkan
dengan sebab lain. Dengan kata lain semua murid yang masuk dan yang
keluar (temasuk drop out) serta yang mengulang, harus dicatat secara teliti
dan sistematis. Dengan pencatatan yang teliti itu, jumlah murid dan
perkembangannya setiap tahun ajaran dan selama satu tahun ajaran dapat
diketahui secara pasti.

2). Daftar Hadir atau absensi

Dilingkungan suatu lembaga pendidikan setiap hari hadir sejumlah besar


manusia, terdiri dari orang yang berstatus pimpinan sekolah dan staf, guru-
guru, para murid dan karyawan/pegawai tata usaha. Jumlah yang cukup
banyak itu tidak memungkinkan untuk mengetahui kehadiran atau ketidak
hadirannya, baik sepanjang hari atau pada jam tertentu selama kegiatan
lembaga pendidikan berlangsung. Untuk itu diperlukan daftar hadir atau
absensi, yang biasanya dibedakan antara:

-Daftar hadir guru dan pegawai

-Daftar hadir murid-murid.

Dari segi administrasi daftar terseubr dapat memberikan data yang


berharga bagi pimpinan dalam menilai partisipasi setiap personel dalam
kerja sama, baik secara keseluruhan maupun dalam kegiatan-kegiatan
tertentu.

Dari segi kependidikan, daftar hadir mempunyai arti yang tak kalah
pentingnya, baik untuk pembinaan mutu pendidikan secara professional
maupun dalam memelihara tata tertib atau disiplin secara kontinu. Pada

15
gilirannya sewaktu-waktu semua tersebut sangat berguna untuk kegiatan
perencanaan, bimbingan dan pengarahan, koordinasi dan komunikasi.
Misalnya, akan sulit dilakukan perencaranaan yang baik bilamana tidak
tersedia data tentang jumlah murid dan guru yang akan dikenai kurikulum
tertentu antara lain untuk menertapkanm beberapa lokal diperlukan setiap
tingkatan kelas, siapa saja guru yang akan bertugas disetiap kelas dan
bagaimana pengaturan dan lain-lain

3). Buku Agenda, Ekspedisi

Setiap lembaga pendidikan formal sebagi organisasi kerja tidak dapat


melepaskan diri dari keharusan berkomunikasi dengan pihak luar.
Disamping itu pula kerap kali komunikasi ke dalam dengan harus
dilakukan secara tertulis seperti yang banyak dilakukan secara tertulis
seperti yang banyak dilakukan dalam komunikasi dengan pihak luar.

Surat-menyurat sebagai realitas komunikasi tertulis ini pada dasarnya


dapat dikelompokan menjadi dua jenis sebagai berikut:

-Surat-surat ke luar, yakni surat yang dikirim oleh lembaga


pendidikan/kantor tertentu pada seseorang/lembaga/kantor lainnya.

-Surat-surat masuk, yakni surat-surat yang diterima oleh lembaga


pendidikan/kantor tertentu dari seseorang/lembaga/kantor lain
termasuk juga dari murid-murid, orang tua, guru-guru di
lingkunganya.
Agar dalam surat menyurat berjalan dengan lancar maka harus
diselenggarakan kegiatan; agendaris, penggandaan, pengiriman, distribusi,
arsip dan ekspedisi.
a.Buku agenda
Setiap surat keluar dan surat masuk harus dicatat dalam buku agenda
secara teratur. Pencatatan itu akan mempermudah dan memperlancar
proses administrasi secara keseluruhan. Kegiatan agendaris antara lain
berupa kegiatan penomoran dan pemberian kode surat yang sangat
berguna untuk mendapatkannya kembali setelah selang beberapa
waktu lamanya, baik di lingkungan lembaga yang mengirimkannya
maupun di tempat si penerima surat tersebut.
-Dalam agenda surat keluar disediakan kolom untuk mencatat;
nomor surat (termasuk kode keluar), tanggal surat, alamat yang
dikirimi (kadang-kadang lengkap dengan yang ditembusannya),
perihal surat atau isi surat secara singkat.
-Dalam agenda surat masuk disediakan kolom-kolom untuk
mencatat; nomor surat (termasuk kode lainnya), tanggal surat dan
tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan yang bersama-sama
tanggal penerimaan dituliskan juga pada surat yang diterima serta
catatan ke mana itu distribusikan/diteruskan.
Bilamana pencatatan buku agenda surat masuk dan surat keluar
disatukan dalam satu buku maka harus dipisahkan, supaya tidak
menyulitkan pencariana apabila dibutuhkan.
b.Buku ekspedisi
Guna buku ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang
dikirimi sudah sampai kepada alamatnya atau orang yang bertanggung
jawab.
Yang perlu dicatat dalam buku ekspedisi adalah
-Nomor surat
-Alamat yang dituju
-Tanda tangan dan nama terang penerima
-Tanggal penerima.
Secara garis besar tata usaha sebagai salah satu kegiatan managemen
operatif menyelenggarakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

-Menerima, mencatat, dan memproses surat keluar dan surat masuk.

-Mengurus penyimpanan, pemeliharaan dan pengawetan arsip

-Mengatur dan melayani kebutuhan arsip bagi pejabat pimpinan dan

17
pihak lain yang memerlukannya secepat-cepatnya.

-Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian stempel.

-Mempesiapkan dan mengolah rancangan surat-surat.

E.Bagian Sarana Prasarana

Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan pendidikan


proses belajar mengajar maka sarana pendidikan dibedakan menjadi 3 macam;

-Alat pelajaran

-Alat peraga

-Media pengajaran

Pada garis besarnya administrasi/bagian sarana prasarana meliputi 5 hal


yakni:

1.Penentuan kebutuhan.

2.Proses pengadaan.

3.Pemakaian.

4.Pencatatan.

5.Pertanggung jawaban.

Penjelasannya;

1.Penentuan kebutuhan

Sebelum mengadakan alat-alat tertentu atau fasilitas yang lain lebih dahulu
harus melalui prosedur penelitian yaitu melihat kembali kekayaan yang
telah ada. Dengan demikian baru bisa ditentukan sarana apa yang
diperlukan kepntingan pendidikan-pendidikan di sekolah itu.

2.Proses pengadaan:
Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa
ditempuh;

a.Pembelian dengan biaya pemerintah.

b.Pembelian dengan biaya dari SPP

c.Bantuan dari BP3

d.Bantuan dari masyarakat

3.Pemakaian:

Dari segi pemakian (penggunaan) terutama sarana alat perlengkapan dapat


dibedakan atas:

a.Barang habis dipakai

b.Barang tidak habis dipakai

Penggunaan barang habis dipaki harus secara maksimal dan


dipertanggungjawabkan ada tiap triwulan sekali atau berapa bulan sekali
(kondisional)

Sedangkan penggunaan barang tetap dipertanggung jawabkan satu tahun


sekali, maka perlu pemeliharaan dan barang-barang itu disebut infentaris

4.Pengurusan dan pencatatan

Untuk keperlan pengurusan dan pencatatanini disediakan instrument


administrasi brupa antara lain:

a.Buku infentaris

b.Buku pembelian

c.Buku penghapusan

d.Kartu barang

19
5.Pertanggung jawaban

Penggunaan barang-barang infentaris sekolah harus


dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan
barang-barang tersbut .

F.Hubungan Masyarakat

Dalam urian-urian terdahulu telah dikemukakan bahwa dalam kegiatan


administrative manajemen, terdapat unsur komunikasi. Hubungan masyarakat
sebagai kegiatan manajemen operatif merupakan kegiatan yang memikul beben
tugas mewujudkan sebagian kegiatan komunikasi ke luar.

Beban tugas HUMAS adalah melakukan publisitas tentang kegiatan


organisasi kerja yang patut diketahui oleh pihak luar secara luas. Kegiatannya
dilakukan dengan menyerbarluaskan informasi dan memberikan penerangan-
penerangan untuk menciptakan pemahaman yang sebaik-baiknya dikalangan
masyarakat luas mengenai tugas-tugas dan fungsi yang diemban organisasi kerja
tersebut, termasuk juga mengenai kegiatan-kegiatan yang sudah, sedang, dan akan
dikerjakan berdasarkan volume dan beban kerjanya.

Selanjutnya dapat disimpulkan bahwa yang menjadi tugas pokok HUMAS


adalah;

-Memberikan informasi dan menyampaikan idea kepada


masyarakat atau pihak-pihak yang membutuhkannya.
Menyebarluaskan informasi dan gagasan-gagasan agar diketahui
maksud atau tujuannya serta kegiatan-kegiatannya termasuk
kemungkinan dipetik manfaatnya oleh pihak luar.

-Membantu pimpinan yang karenanya tidak dapat langsung


memberikan informasi kepada masyarakat atau pihak-pihak yang
memerlukannya.

-Membantu pimpinan mempersiapkan bahan-bahan tentang


permasalahan dan informasi yang akan disampaikan atau yang
menarik perhatian masyarakat pada saat tertentu deengan
demikian pimpinan selalu siap dalam memberikan bahan-bahan
yang up-to-date.

-Membantu pimpinan dalam mengembangkan rencana dan


kegiatan-kegiatan lanjutan yang berhubungan dengan pelayanan
kepada masyarakat (public sevice) sebagai akibat dari komunikasi
timbal balik dengan pihak luar, yang dapat menumbuhkan
harapan atau penyempurnaan kegiatan yang telah dilakukan oleh
lembaga.

Mengapa sekolah harus berhubungan dengan masyarkat ? untuk menjawab


pertanyaan ini kiranya perlu dikemukakan terlebih dahulu hakikat sekolah dan
hakikat masyarakat. Dan bagaimana hubungan diantara keduanya.

a.Sekolah adalah bagian yang intergral dari masyaraktat; ia bukan


merupakan lembaga yang terpisah dari masyarakat.

b.Hak hidup dan kelangsungan hidup sekolah bergantung pada masyarakat.

c.Sekolah adalah lembaga social yang berfungsi untuk melayani anggota-


anggota masyarakat dalam bidang pendidikan.

d.Kemajuan sekolah dan kemajuan masyarakat saling berkolerasi; keduanya


saling membutuhkan.

e.Masyarakat adalah milik sekolah; sekolah ada karena masyarakat


memerlukannya.

Betapa pentingnya hubungan sekolah dengan masyarakat itu terutama di


negara kita. Diantaranya sebagai berikut;

a.Sekolah haruslah merupakan tempat pembinaan dan pengembangan


pengetahuan dan kebudayaan yang sesuai dan dikehendaki oleh
masyarakat tempat sekolah itu didirikan.

21
b.Sebaliknya, masyarakat harus dan wajib membantu dan bekerja sama
dengan sekolah agar apa yang diolah dan dihasilkan seolah sesuai dengan
apa yang dikehendaki dan dibutuhkan oleh masyarakat.

c.Pentingnya hubungan sekolah dan masyarakat yang berupa kritik-kritik


dari masyarakat tentang tidak sesuainya produk sekolah dengan kebutuhan
pembangunan, bahwa lulusan sekolah merupakan produk yang tidak siap
pakai, semakin membengkaknya jumlah anak putus sekolah, semakin
banyak pengganguran, dan sebagainya. Meskipun hal-hal tersebut
merupakan hal-hal yang sangat komplek, dan untuk memecahkan masalah
tersebut itu bukan semata-mata merupakan tanggungjawab sekolah,
dengan meningkatnya keefektifan hubungan sekolah dan masyarakat
beberapa masalah tersebut dapat dikurangi.

Demikianlah pentingnya hubungan antara sekolah dengan masyarakat satu


sama lainnya harus saling melengkapi. Sekolah tidak akan bisa berjalan tanpa
masyarakat dan masyarakat tidak akan maju tanpa dengan adanya sekolah.
BAB III
KESIMPULAN

Bahwa kegiatan manajemen operatif yang meliputi, ketatausahaan,


kesiswaan, personalia, hubungan masyrakat dan lainya sebagai suatu sistem hanya
akan berfungsi bagi administrasi sebagai total sistem bilamana kegiatannya tidak
dilakukan sekedar sambil lalu. Pengelolaannya perlu direncanakan, diorganisir,
diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan oleh dan dengan para
administrator dan staf.
Kegiatannya yang ebagain besar bersifat rutin dan dilakukan denga pla
tertentu yang tetap, tidak berarti harus menutup inisiatif dan kreatifitas personal
yang memiliki keterampilan teknis dibidang masing-masing.
Oleh karena itulah, orang-orang yang terlibat dalam komponen-komponen
tersebut harus benar-benar orang yang prosfesional dalam menjalankan tugasnya
agar kegiatannya bisa berjalan dengan lancar dan tertib erta akan membawa
sekolah kearah yang lebih maju.

23
DAFTAR PUSTAKA

Moch. Rifai, M.A. Administrasi dan Supervisi Pendidikan 1. (Jemmars,


Bandung : 1982) edisi revisi
Drs. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah.
( Bina Aksara : Yogyakarta. 1984) cet 1
DR. Hadari Nawawi, Administrasi pendidikan. (Gunung Agung; Jakarta: 1984).
Cet ke-3
Drs. M. Ngalim Purwanto, MP. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. (PT.
Remaja Rosdakarya, Bandung; 1999) cet ke-9
Program Kerja Madrasah Tsanawiyah Darul 'Ulum Muhammadiyah Galur, Kulon
Progo. Tahun 2008/2009

.
PENUTUP

Demikianlah pembahasan makalah menejemen operatif yang bisa kami


jelaskan. Mudah-mudahan bisa menambah wawasan bagi para pembaca
sekalian. Dan kami juga menyadari sekali bahwa dalam pembutan makalah ini
masih banyak sekali kekurangan dan kesalahan dari segi isi oleh karena itu,
kami akan selalu membuka kritik dan sarannya untuk kesempurnaan makalah
ini dan menambah wawasan tentang komponen-komponen yang ada disekolah
bagi pengetahuan kami. Terima kasih

25

Vous aimerez peut-être aussi