69

SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA CENTRAL

El sistema Integrado de Administracin Financiera Central est compuesto por los sistemas de: Presupuesto Tesorera Crdito Pblico Contabilidad

SISTEMA DE TESORERIA
CAPITULO I DEFINICION Y OBJETIVOS
El sistema de tesorera comprende el conjunto de principios, normas procedimientos !ue inter"ienen directamente en el proceso de administracin de los recursos pblicos, es decir, la percepcin recaudacin, as como su canali#acin $acia la cancelacin de las obligaciones del Estado% &a administracin de los ingresos pblicos, generalmente escasos en relacin a las demandas para sus aplicaciones por parte de los 'obiernos, e(ige un es)uer#o constante de buscar nue"os mecanismos tcnicas ms e)icientes de gestin de caja, !ue superen la tradicional )uncin de recaudar reali#ar pagos con"iertan a la *esorera +acional en una GERENCIA FINANCIERA% Igual importancia se debe otorgar a la e(istencia de una poltica monetaria nica en el mbito del sector pblico, de)inida por la autoridad m(ima del sistema, !ue asegure la administracin armnica ordenada de los )ondos pblicos% &a adecuada combinacin en la aplicacin de la poltica monetaria con la gestin de caja, ciertamente contribuir a atenuar el impacto del costo del endeudamiento pblico, originado por dese!uilibrios temporales, o, a acentuar la rentabilidad de las in"ersiones a corto pla#o de los e(cedentes de caja% Por tal ra#n, el sistema de tesorera debe abarcar a todos los organismos del -ector Pblico !ue ejecutan procesos de percepcin uso de )ondos%

70

&os objeti"os del -istema de *esorera son los siguientes: Coordinar la programacin macroeconmicas del gobierno% gestin de caja con las dems polticas

.e)inir una poltica )inanciera para el -ector Pblico !ue permita la administracin de los recursos en la )orma ms )a"orable para el gobierno% Programar la caja de manera de pre"er, con su)iciente anticipacin, d)icits estacionales de caja /o colocacin de e"entuales e(cedentes% Articular la gestin de caja con la ejecucin del presupuesto, a e)ectos de minimi#ar la acumulacin de la deuda )lotante posibilitar el establecimiento de )ec$as ciertas de pago a empleados, pro"eedores contratistas% .isponer de mecanismos modernos de gestin de caja !ue permitan la administracin de los recursos pblicos basados en el principio de 0+I.A. .E CA1A% Administrar manejar en )orma e)iciente, oportuna )iable un sistema de administracin gestin en tiempo real, basado en la contabilidad absolutamente integrado a todos los dems sistemas, con conceptos de unicidad de registro de aplicacin a todo el mbito gubernamental% En )uncin de los objeti"os, se considera !ue la *esorera +acional es el 2rgano 3ector del -istema de *esorera debe operar en tres ni"eles temticos bsicos: Normativo, a tra"s de la generacin de polticas globales dictando normas procedimientos de ejecucin de control a ser obser"ados por los organismos del -ector Pblico !ue administran recursos )inancieros% Programacin Financiera, mediante la elaboracin de pronsticos o )lujos de caja !ue articulen la gestin de la caja del *esoro con las polticas macroeconmicas del gobierno, actuando en )orma coordinada con los rganos de plani)icacin, gestin monetaria, de deuda pblica de presupuesto% Recau acin e Ingresos ! a ministracin e "agos , mediante procedimientos de percepcin de recursos, reali#acin de pagos procesamiento de conciliaciones bancarias automticas, !ue permitan el registro control de los )ondos recaudados de la deuda pagada, basados en el principio de unidad de caja o mecanismos tradicionales de recaudacin pagos%

71

CAPITULO II PROGRAMACION FINANCIERA

&a programacin )inanciera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la super"isin, gestin, control e"aluacin de los )lujos de entradas salidas de )ondos del *esoro% -u )inalidad es optimi#ar el mo"imiento de )ondos en el corto pla#o, asegurando la rentabilidad de las in"ersiones )inancieras !ue deri"en de la colocacin de e(cedentes, as como el menor costo posible en las operaciones de endeudamiento estacionales% El desarrollo de adecuadas tcnicas de programacin )inanciera se constitu e en una meta propia del proceso de administracin de recursos otorgndole la pre"isibilidad el poder de anticipacin !ue el mismo re!uiere% .ic$as tcnicas deben contemplar la cobertura de todas las "ariables !ue a)ectan le e"olucin de las distintas )uentes aplicaciones )inancieras del tesoro, en escenarios econmicos nacionales e internacionales, alternati"os para distintos perodos de tiempo, ser"ir de marco para coordinar con las autoridades monetarias, el impacto de los )lujos monetarios de di"isas !ue suponga la ejecucin )inanciera esperada% El ejercicio de la programacin es dinmico por su propia naturale#a debe estar preparado para incorporar modi)icaciones a los insumos pree(istentes, con el objeto de identi)icar en todo momento la restriccin )inanciera !ue en)renta el tesoro, permitir anali#ar cursos de accin respecto a e"entuales d)icits o super"its de li!uide# !ue se presenten% &a programacin )inanciera tiene un $ori#onte temporal de un a4o, la !ue a su "e# es desagregada por trimestres, meses das, en cada trimestre se )ija el ni"el de gastos mediante la asignacin de cuotas de compromiso, , mensual o diariamente, se determina la cuota de pago de obligaciones del gobierno% Es con"eniente destacar !ue el proceso de programacin )inanciera se inicia en el momento de disponer la aplicacin de los recursos para la ejecucin del presupuesto mediante la asignacin de cuotas trimestrales de compromiso a los organismos del -ector Pblico% Es indispensable la participacin de la *esorera +acional en esta etapa, por!ue es la o)icina responsable de elaborar la pro eccin de recursos de distinta naturale#a el estado de la deuda e(igible% Posteriormente, la *esorera con)ecciona el programa de caja correspondiente al periodo objeto de programacin !ue ser"ir de base para la administracin de la caja, incorporando la in)ormacin de cuotas de compromiso autori#adas% .ic$o

72

programa o )lujo de caja deber presentar di"ersos )ormatos segn las necesidades de los usuarios desagregando o consolidando su e"olucin por cuentas bancarias, estableciendo distintos ni"eles de apertura tanto en recursos como en gastos el )inanciamiento% &a programacin )inanciera constitu e una propuesta !ue debe ser aprobada por las autoridades competentes, se concreta en la asignacin de cuotas de pago !ue otorgaran disponibilidades )inancieras para reali#ar pagos contra la Cuenta 0nica del *esoro o procedimientos tradicionales de pagos , de ser necesaria, en acciones para obtener )inanciamiento !ue permitan cumplir con las obligaciones asumidas% &as *esorera +acional es la responsable de elaborar la programacin de caja uno de los instrumentos es el denominado pronstico de tesorera o )lujo de caja% El pronstico de tesorera o )lujo caja, en primer trmino tiene el propsito de mantener la li!uide#, le permite al tesorero pre"er los dese!uilibrios pasajeros del e)ecti"o, plani)icar las soluciones !ue podran incluir al $acer arreglos de )inanciamiento, demorar el pago de obligaciones, agili#ar la recuperacin de cartera "encida, etc% A largo pla#o, el pronstico de caja promue"e la li!uide#, debido a !ue pre" los recursos )inancieros globales e $il"ana las operaciones de acuerdo con los mismos% A corto pla#o, el pronstico de caja le permite al tesorero manipular los saldos bancarios, a )in de e"itar una inesperada )alta de )ondos , tambin, mantener un e!uilibrio entre los ingresos egresos al pre"er los egresos )uturos de e)ecti"o, el tesorero puede planear la )orma ms econmica de )inanciar los mismos% &a elaboracin seguimiento de un pronstico o )lujo descomponerse en tres )ases: de caja, puede

&a primera consiste en obtener in)ormacin, directamente del -istema Integrado de Administracin Financiera /o mediante solicitudes e(presas a los organismos, con relacin a: .irectamente del -istema: &a poltica de pagos% El uso de las cuotas trimestrales de compromiso% &a situacin )inanciera del tesoro producto del proceso de la conciliacin bancaria% &os recursos disponibles por tipo de recurso su origen%

73

&a pro eccin de los recursos por su origen 5tributarios, no tributarios, desembolsos de prstamos, etc%6 basados en in)ormacin de a4os o periodos anteriores% &a deuda e(igible, clasi)icada por )uente de )inanciamiento gastos% &as )ec$as de "encimiento de las ordenes de pago% &as pro ecciones del ser"icio de la deuda pblica para el periodo !ue se programa% .e los 2rganismos: &os recursos disponibles por tipo origen% clase de

&a pro eccin de los recursos por su origen 5propios o con a)ectacin espec)ica, )inanciamiento e(terno, etc%6 basados en in)ormacin de a4os o periodos anteriores% Flujos de caja trimestrales, mensuales diarios% diarios%

El cronograma de pagos trimestrales, mensuales &os compromisos a de"engarse programa%

pagarse en el perodo !ue se

0na segunda )ase es el tratamiento de la in)ormacin% El sistema preparar automticamente di"ersos )ormatos con alternati"as o escenarios, indicar al *esorero los )ondos de !ue dispondr mes a mes, semana a semana, etc%, los pagos !ue deben $acerse el momento de las necesidades de )inanciamiento interno o e(terno, a corto o largo pla#o% El )lujo de caja mostrar los montos establecidos como lmites )inancieros para pagar, !ue tendrn las entidades en el periodo de !ue se trate% Por ltimo, el tesorero debe e)ectuar un control de la calidad del pronstico o )lujo de caja para su presentacin aprobacin de las autoridades, !ue dar como resultado, la asignacin de las cuotas de pago !ue pueden ser mensuales, semanales o diarias, contra las cuales los organismos la propia *esorera emitir el pago de sus obligaciones%

Procedimiento p r e!ect" r # pro$r m ci%n !in ncier

A continuacin se describe el procedimiento para e)ectuar la Programacin Financiera del *esoro +acional%

74

#$ Programacin Financiera % Recursos Tesoro Naciona& &a 2)icina de Programacin ser responsable de e)ectuar la programacin )inanciera del *esoro +acional, para lo cual, los usuarios autori#ados ingresarn al sistema, al men 7Programacin Financiera 8 3ecursos *esoro +acional9, la pantalla solicitar anotar rango de )ec$as )uente de )inanciamiento% Con el rango de )ec$as, la )uente de )inanciamiento, estos datos cuenta lo siguiente: &a poltica de pagos% El uso de las cuotas trimestrales de compromiso% &a situacin )inanciera del tesoro producto del proceso de la conciliacin bancaria% &os recursos disponibles por tipo de recurso su origen% tomando en

&a pro eccin de los recursos por su origen 5tributarios, no tributarios, desembolsos de prstamos, etc%6 basados en in)ormacin de a4os o periodos anteriores% &a deuda e(igible, clasi)icada por )uente de )inanciamiento gastos% &as )ec$as de "encimiento de las ordenes de pago% &as pro ecciones del ser"icio de la deuda pblica para el periodo !ue se programa% El sistema elaborar automticamente un pro ecto de programacin )inanciera anual, trimestral, mensual o diario% El usuario podr modi)icar datos generar alternati"as o escenarios, indicando si la prioridad es de mnima o m(ima% '$ A"ro(acin Programacin Financiera % Recursos Tesoro Naciona& El 1e)e de la 2)icina de Programacin ser responsable de aprobar el pro ecto de programacin )inanciera de los recursos del *esoro +acional, para lo cual deber ingresar al sistema, al men 7Aprobar Programacin Financiera 8 3ecursos *esoro +acional9, la pantalla mostrar las alternati"as o escenarios de Programacin Financiera pendientes de aprobacin, desagregados por perodos )uente de )inanciamiento, clase de

75

El 1e)e o responsable deber "eri)icar anali#ar cada una de las alternati"as, podr obser"ar la documentacin de respaldo% -i est de acuerdo, aprobar la Programacin Financiera de recursos del *esoro +acional para el perodo !ue se programa, caso contrario, rec$a#ar la misma indicando los errores o cambios de decisin% Con la marca de aprobacin, el sistema elaborar automticamente la solicitud de cuotas de pago para la propia *esorera +acional% El procedimiento continuar con la recepcin de la programacin de caja cronogramas de pago de los organismos% )$ Rece"cin so&icitu es e cuotas e "ago &a *esorera +acional recibir de los organismos, las solicitudes de cuota de pago por )uente de )inanciamiento clase de gasto, acompa4ados de los )lujos de caja el cronograma de pagos, adjuntar su propia solicitud de cuota para pagos determinados bajo su responsabilidad% &os usuarios autori#ados ingresarn al sistema, al men 7Elaborar Programacin Financiera9, la pantalla solicitar anotar rango de )ec$as e)ectuar lo siguiente: Pro eccin de recursos por organismo )uente de )inanciamiento anual, trimestral, mensual /o diaria% Indicar la disponibilidad de e)ecti"o por organismo )uente de )inanciamiento% Procesar las -olicitudes de Pago en"iadas por los organismos la propia% Adjuntar la Programacin Financiera de 3ecursos del *esoro% Con base en dic$a in)ormacin, el sistema elaborar la Programacin Financiera *otal, identi)icar las necesidades de )inanciamiento a corto, mediano largo pla#o o los e(cedentes de caja para su colocacin como in"ersiones )inancieras% El sistema presentar reportes o salidas de in)ormacin pre"iamente dise4adas !ue ser"irn para e(poner la situacin, tanto de la programacin de caja como el )lujo de )ondos del *esoro +acional de cada una de las *esoreras Institucionales% Concluido el proceso el sistema $abilitar la bandeja de )irmas para la autori#acin por el ni"el jerar!ua !ue corresponda% *$ A"ro(acin e &a Programacin Financiera los

76

El *esorero +acional las autoridades competentes ingresarn al sistema, al men 7Aprobacin del la Programacin Financiera9, la pantalla mostrar las programaciones )inancieras pendientes de aprobacin, podr obser"ar la in)ormacin detallada , si est de acuerdo aprobar la misma, caso contrario, indicar los errores o las modi)icaciones !ue con"engan% Con la aprobacin el sistema preparar la asignacin de cuotas de pago por organismo, )uente de )inanciamiento clase de gasto la remitir automticamente a cada uno de los organismos a la 2)icina Central de Presupuestos para conocimiento uso en la programacin de la Ejecucin de 'astos%

Con&"#t & e In!orme&

&as consultas e in)ormes de programacin )inanciera constitu en un conjunto de cuadros o )ormatos predeterminados !ue podrn obser"arse en pantalla o mediante reportes impresos% A continuacin se describen algunos de dic$os cuadros:

Programacin Financiera de 3ecursos 'astos Corrientes no Corrientes,

se utili#ar la clasi)icacin presupuestaria por rubro de recurso objeto del gasto se obtendr la determinacin del resultado )inanciero o transacciones por encima de la lnea%

Programacin Financiera total, se utili#ar tambin la clasi)icacin

presupuestaria por rubro de recurso objeto del gasto abarcar a todas las transacciones de caja, inclu endo el )inanciamiento, la amorti#acin de la deuda otros pagos por debajo de la lnea% Adems, detallar la e"olucin de los saldos disponibles de )ondos al inicio )inal de cada perodo%

.etalle mensual de los ser"icios de la deuda, desagregado por

amorti#aciones, intereses comisiones%

E"olucin de la deuda e(igible desagregada por organismos% Con"ersin de la in)ormacin de los cuadros anteriores al es!uema 7A$orro
In"ersin Financiamiento9, utili#ando la clasi)icacin econmica de recursos gastos la metodologa del Fondo :onetario Internacional para el anlisis de la situacin )iscal%

77

CAPITULO III CUENTA UNICA DEL TESORO

El principio de unidad de caja o +CA,A -NICA. se caracteri#a bsicamente en la administracin centrali#ada de la *esorera +acional de todos los recursos pblicos, manteniendo la titularidad de los mismos por parte de los di"ersos organismos responsables de su percepcin% El instrumento operacional central del principio de unidad de caja es la +C-ENTA -NICA$ El objeti"o de la Cuenta 0nica ser mantener una sola cuenta bancaria operada e(clusi"amente por la *esorera +acional, como 23'A+2 3EC*23 del sistema de *esorera, denominada 7Cuenta 0nica del *esoro9% A la Cuenta 0nica del *esoro debern ingresar los recursos recaudados de todo tipo, tributarios, no tributarios, con a)ectacin espec)ica o especiales, propios, adems de los pro"enientes de crditos e(ternos, aun!ue conser"ando internamente la correspondiente titularidad de los mismos% A su "e#, mediante esta cuenta, se reali#arn todos los pagos de las obligaciones de los organismos del -ector Pblico, con cargo a los )ondos de los respecti"os titulares% -e e(cluirn solamente los recursos !ue por normas legales se deben mantener en cuentas bancarias espec)icas% &o e(presado precedentemente permite asimilar )igurati"amente la )uncin de la *esorera +acional a la de un banco !ue mantiene relacin directa con los clientes, representados por los tesoreros de los di)erentes organismos del -ector Pblico, cu os ingresos recibir como depsitos e)ectuar los pagos !ue stos dispongan% Para cumplir dic$a )uncin, cada tesorera de los organismos la propia *esorera +acional, como una usuaria ms, mantendrn dentro de la Cuenta 0nica del *esoro, disponibilidades )inancieras indi"iduales separadas, pro"enientes de )ondos puestos a disposicin de sus titulares sobre los cuales podrn ordenar pagos, tramitndolos por intermedio del Agente Financiero del 'obierno la 3ed bancaria ad$erida a dic$a operatoria% Estas disponibilidades )inancieras indi"iduales reempla#arn a las cuentas corrientes bancarias !ue los organismos mantienen en los bancos autori#ados para el giro de sus operaciones )inancieras recibirn el nombre de Cuentas e O"eracin$

78

&os organismos dispondrn en )orma diaria, de e(tractos indi"iduales de cada cuenta de operacin, de modo contenido similar a los !ue emiten las instituciones bancarias a sus clientes para in)ormacin control de las operaciones saldos% El ingreso de los )ondos se reali#ar a tra"s de cuentas bancarias recaudadoras asociadas a las mencionadas cuentas de operacin o mediante la boleta nica de depsito, !ue permitirn identi)icar los recursos de distinto origen e imputacin presupuestaria contable% En caso de utili#arse las cuentas recaudadoras, stas recibirn depsitos por concepto de percepcin de recursos se debitarn al )inal del da trans)iriendo el total ingresado a la Cuenta 0nica del *esoro, !uedando sus saldos iguales a cero% -i por el contrario, se utili#a la boleta nica de depsito, los recursos ingresarn directamente a la Cuenta 0nica del *esoro% &os titulares de las cuentas de operacin decidirn los pagos a reali#ar sobre la base de la deuda e(igible las cuotas de pago, en"iarn dic$a in)ormacin al *esoro +acional ste por intermedio del Agente Financiero del 'obierno, trans)erir los )ondos a los bancos pagadores, ad$eridos a la operatoria para su acreditacin en las cuentas corrientes bancarias de los pro"eedores o bene)iciarios de los pagos% A tra"s de la Cuenta 0nica del *esoro, debern reali#arse todos los pagos por las obligaciones de los organismos pblicos !ue implica, normalmente, una reingeniera de los procesos tradicionales de pagos, lo cual no signi)ica !ue en la *esorera +acional se "an a centrali#ar las decisiones sobre cada uno de los pagos a reali#arse% .ic$as decisiones, dentro de los lmites )inancieros establecidos en las cuotas de pago, deben descentrali#arse $acia *esoreras Institucionales, &ocales o 3egionales de los organismos, !uedando en la *esorera +acional, la responsabilidad de e)ecti"i#ar los pagos lle"ar acabo la gestin )inanciera% Por todas cada una de las operaciones de la Cuenta 0nica del *esoro, se mantendr un registro cronolgico analtico !ue se desagregar simultneamente en registros au(iliares por cada cuenta de operacin% A ese registro se denominar &ibro ;anco al registro de las cuentas de operacin &ibretas% El libro banco por cuenta corriente bancaria de la *esorera +acional ser el au(iliar de primer grado del libro ma or de la cuenta 7;anco9 de la contabilidad general las libretas sern los au(iliares de segundo grado% &a operatoria de la Cuenta 0nica del *esoro constitu e un apo o )undamental para la gestin de los )ondos pblicos, permitiendo su manejo uni)icado transparente, )acilitando adems su administracin inteligente% As mismo,

79

producir una signi)icati"a economa al reducir el nmero de cuentas corrientes bancarias para el mo"imiento de )ondos sus correspondientes comisiones gastos bancarios% Para lograr un e)iciente manejo de este mecanismo es )undamental !ue todas las entidades estn enla#adas con el *esoro +acional por medio de lneas de comunicacin de datos, a tra"s de las cuales se reali#arn todas las transacciones del -istema% *ambin deber )ormar parte de la red de comunicacin de datos, el Agente Financiero del 'obierno, en el !ue estar radicada la Cuenta 0nica del *esoro los ;ancos Pagadores% &as tesoreras de los organismos podrn operar cuentas corrientes bancarias para manejo e(clusi"o de los llamados )ondos rotatorios o cajas c$icas, cu os )ondos estarn destinados a gastos menores pago directo a los bene)iciarios% -e pre", en el modelo conceptual del sistema, la creacin de mecanismos e!ui"alentes para !ue se opere con una cuenta nica en moneda e(tranjera otra en moneda nacional, a tra"s de las cuales se reali#arn los pagos de acuerdo a la moneda de !ue se trate%

E#emento& B'&ico&
&os elementos bsicos de la operatoria de la Cuenta 0nica del *esoro son: a/ Cuentas Recau a oras -e denominan cuentas recaudadoras a las cuentas corrientes bancarias $abilitadas e(clusi"amente para la recepcin de )ondos, contra estas cuentas no se podr girar ningn pago , al )inal del da, trans)erirn los )ondos a la Cuenta 0nica del *esoro, por lo tanto, sus saldos siempre sern iguales a cero% &as cuentas recaudadoras podrn clasi)icarse en: Cuentas recau a oras e im"uestos, !ue se acreditarn con los depsitos de la recaudacin tributaria se debitarn con la distribucin de ingresos de acuerdo a la normati"a "igente en el Pas de !ue se trate% Ejemplo: En ;oli"ia, se distribu e la recaudacin basndose en las le es de descentrali#acin participacin popular un porcentaje ingresa directamente al *esoro% En Argentina, se distribu e la recaudacin basndose en la &e de Coparticipacin otras disposiciones espec)icas, un porcentaje ingresa directamente a la Cuenta 0nica del *esoro% Cuentas Recau a oras e &a Tesorera Naciona& en mone a naciona& , !ue se acreditarn con los depsitos pro"enientes de la recaudacin especial o propia !ue por le perciba directamente el *esoro por las de"oluciones de

80

gastos% Al )inal del da, trans)erir el total recaudado a la Cuenta 0nica del *esoro% Cuentas Recau a oras e &a Tesorera Naciona& en mone a e0tran1era , !ue se acreditarn con los depsitos pro"enientes de la recaudacin especial o propia !ue por le perciba directamente el *esoro o por de"oluciones de gastos de operaciones en moneda e(tranjera% Al )inal del da, trans)erir el total recaudado a la Cuenta 0nica del *esoro en moneda e(tranjera% Cuentas e Recau a oras e Recursos con A2ectacin Es"ec2ica o es"ecia&es e &os organismos3 stas cuentas tienen como titulares a las .irecciones Administrati"as de los 2rganismos o a las *esoreras Institucionales% -e acreditarn con los depsitos pro"enientes de recursos con a)ectacin espec)ica o especiales las de"oluciones de gastos% -e debitarn al )inal del da con la trans)erencia a la Cuenta 0nica del *esoro del importe total acreditado% Contra estas cuentas no podr e)ectuarse ningn pago% Cuentas Recau a oras e Recursos Pro"ios e &os Organismos , stas cuentas tienen como titulares a las .irecciones Administrati"as de los 2rganismos o a las *esoreras Institucionales% -e acreditarn con los depsitos pro"enientes de recursos propios las de"oluciones de gastos% -e debitarn al )inal del da con la trans)erencia a la Cuenta 0nica del *esoro del importe total acreditado% Por estas cuentas no podr e)ectuarse ningn pago% (/ Cuentas e Gastos o Paga oras -e denominan cuentas de gastos o pagadoras, debido a !ue se acreditarn con las trans)erencias de las cuentas recaudadoras se debitarn por los pagos !ue reali#a la *esorera +acional cada *esorera Institucional, &ocal o 3egional de los 2rganismos del -ector Pblico% &as cuentas de gastos o pagadoras se clasi)ican en: Cuentas e Gastos o Paga oras e &a Tesorera Genera& e &a Nacin en mone a naciona&, stas cuentas se acreditarn con las trans)erencias de todas las cuentas recaudadoras se debitarn con la emisin de pagos, mediante trans)erencias u ordenes bancarias, c$e!ues notas% &a Cuenta 0nica del *esoro se encuentra en esta clasi)icacin% Cuentas e Gastos o Paga oras e &a Tesorera Genera& e &a Nacin en mone a e0tran1era3 stas cuentas se acreditarn con las trans)erencias de todas las cuentas recaudadoras en moneda e(tranjera se debitarn con la emisin de pagos mediante, trans)erencias u ordenes bancarias, c$e!ues

81

notas de las operaciones en moneda e(tranjera% &a Cuenta 0nica del *esoro en moneda e(tranjera se encuentra en esta clasi)icacin% Cuentas e Gastos o Paga oras e Fon os Rotatorios o Ca1as C4icas , stas cuentas tienen como titulares a las .irecciones Administrati"as de los 2rganismos o *esoreras Institucionales, &ocales o 3egionales, se acreditarn por trans)erencias emitidas de la Cuenta 0nica del *esoro se debitarn con la emisin de pagos mediante c$e!ues% Cuentas e Gastos o Paga oras e &as Tesoreras Instituciona&es3 Loca&es o Regiona&es, stas cuentas tienen como titulares a las .irecciones Administrati"as de los 2rganismos o *esoreras Institucionales, &ocales o 3egionales, se acreditarn por trans)erencias de las cuentas recaudadoras se debitarn con la emisin de pagos mediante c$e!ues% Estas cuentas sern utili#adas por los organismos !ue no operen con la Cuenta 0nica del *esoro% c/ Cuentas e O"eracin Estas cuentas no tendrn mo"imiento real en los bancos, sern creadas en el sistema de tesorera para re)lejar indi"idualmente las disponibilidades )inancieras de la *esorera +acional de los 2rganismos como desagregaciones de la Cuenta 0nica del *esoro% -e registrarn como crditos, los depsitos recibidos en las Cuentas 3ecaudadoras , como dbitos, los pagos emitidos contra la Cuenta 0nica del *esoro para determinar la situacin )inanciera de la propia *esorera de cada uno de los organismos% E(istirn cuentas de operacin por organismo )uente de )inanciamiento se elaborarn resmenes diarios de mo"imientos determinacin de saldos, de manera similar a los e(tractos bancarios !ue emiten las instituciones )inancieras% &as cuentas de operacin se asemejan a la cartera de clientes en un banco, si los titulares de las cuentas son organismos descentrali#ados o empresas, los saldos de estas cuentas constitu en deudas de la *esorera +acional se presentan como pasi"os en el ;alance 'eneral de la Administracin Central% -i los titulares de las cuentas son organismos de la administracin central, los saldos de estas cuentas )orman parte del acti"o disponible del ;alance 'eneral de la Administracin Central, con identi)icacin del tipo de cuenta% &as cuentas de operacin siempre se relacionarn con una o "arias cuentas corrientes bancarias recaudadoras%

82

/ Cuentas Nomina&es Estas cuentas no tienen un mo"imiento real de )ondos en los bancos, tampoco se relacionan con ninguna cuenta corriente bancaria recaudadora, sern creadas en el proceso de pagos de la Cuenta 0nica del *esoro cuando las .irecciones Administrati"as de los organismos sean bene)iciarios de otras .irecciones Administrati"as, o sea, cuando se realicen pagos entre organismos el organismo bene)iciario no tenga una cuenta de operacin para la )uente de Financiamiento de la transaccin% -e acreditarn con la generacin automtica del registro de recursos como bene)iciarios de ordenes de pago, siempre cuando, no cuenten con la cuenta recaudadora para el origen o )uente de )inanciamiento de los recursos !ue perciben% -e debitarn mediante la emisin de ordenes bancarias por pagos de sus obligaciones en la operatoria de la Cuenta 0nica del *esoro% Para estas cuentas, tambin se elaborarn resmenes diarios de mo"imientos determinacin de saldo, de manera similar a los e(tractos bancarios !ue emiten las instituciones )inancieras re)lejarn la disponibilidad indi"idual de los organismos, pero sin mo"imiento )sico de )ondos% e/ 5o&eta -nica e De"sito &a boleta nica de depsito reempla#a a las cuentas recaudadoras, por!ue permite identi)icar directamente al titular del recurso, origen e imputacin, mediante la lectura electrnica de la in)ormacin !ue contiene% -u )ormato debe ser sencillo para !ue el contribu ente pueda operarla sin di)icultad los bancos receptores lean su in)ormacin en )orma automtica, uno de estos mecanismos es la lectura de cdigos de barras !ue permite incorporar los datos dentro de la estructura del e(tracto bancario o mediante reportes electrnicos ane(os% &os )ondos depositados acreditarn directamente la Cuenta 0nica del *esoro, el sistema en el proceso de conciliacin bancaria leer la in)ormacin e identi)icar las cuentas de operacin !ue le correspondan a cada boleta nica de depsito% Este sera el mecanismo ideal de la percepcin de recursos, pero an la red bancaria de los pases no est preparada para procesos electrnicos de alta tecnologa, esperemos !ue en el )uturo llegue a utili#arse una nica boleta de depsito para la recaudacin de )ondos pblicos, as como para la "inculacin automtica con los sistemas de ingresos pblicos de impuestos internos aduaneros%

83

Procedimiento& de Re$i&tro ( Oper tori de Rec"r&o&

&os di"ersos sistemas de recaudacin, tanto de impuestos internos como aduaneros con a)ectacin espec)ica o especiales de recursos propios pro"enientes de la "enta de bienes o ser"icios, se asemejan en su operatoria, en la ma ora de los pases de &atinoamrica% A continuacin presentaremos dos alternati"as o etapas del desarrollo de los sistemas de los entes recaudadores su "inculacin con el -istema Integrado de Administracin Financiera% a/ Primera Eta"a 'eneralmente se inician con los depsitos !ue e)ectan los contribu entes en la red bancaria pri"ada correspondiente al pago de tributos, aranceles aduaneros, compra de bienes ser"icios, etc% Al )inal del da, los bancos pri"ados trans)ieren la in)ormacin de la recaudacin al ;anco Central para !ue se e)ecte el clering bancario o el proceso de cmara compensadora% 0na "e# concluido dic$o proceso, el ;anco Central acredita los recursos en las Cuentas 3ecaudadoras pre"iamente determinadas en el Agente Financiero del 'obierno, !ue puede ser el mismo ;anco Central u otro banco pblico o pri"ado% El Agente Financiero del 'obierno elabora en )orma diaria e(tractos bancarios de las cuentas recaudadoras los en"a por medio magntico a la *esorera +acional% &a *esorera +acional recibe los e(tractos bancarios procesa la Conciliacin ;ancaria Automtica% Este proceso lee la in)ormacin del e(tracto bancario de la Cuenta 0nica del *esoro e identi)ica cada uno de los crditos con su cuenta recaudadora de origen, "eri)ica importes, relaciona al titular la imputacin presupuestaria !ue le corresponde, genera automticamente el registro de recursos, acredita el &ibro ;anco de la Cuenta 0nica la &ibreta de la Cuenta de 2peracin del titular de los )ondos% -i la cuenta recaudadora recibe depsitos por un solo concepto de ingresos, le corresponde una sola imputacin de recursos el registro se elabora en )orma de)initi"a% -i la cuenta recaudadora de impuestos recibe depsitos por "arios conceptos de ingresos le corresponder una imputacin global, el registro no ser de)initi"o, por!ue deber desagregarse posteriormente mediante una correccin% El registro de recursos !ue se e)ecta en )orma automtica corresponde a: simultnea

84

&a ejecucin presupuestaria de recursos en el momento del percibido% -e genera el asiento de partida doble en la Contabilidad 'eneral% -e acredita el libro banco de la Cuenta 0nica del *esoro% -e acredita la libreta de la Cuenta de 2peracin del titular de recurso%

-in embargo, e(isten algunas cuentas recaudadoras !ue reciben depsitos por concepto de recursos con a)ectacin espec)ica o especiales propios, !ue no generan el registro de recursos sino solamente, la acreditacin en el &ibro banco la libreta correspondiente, debido a !ue, dic$o registro se elabor con anterioridad directamente en el -istema de los 2rganismos% &as cuentas recaudadoras contienen una marca espec)ica en las tablas bsicas del sistema !ue indican si deben generar registro presupuestario contable% Segun a eta"a &a segunda etapa est considerada como la ideal, an no e(iste ningn pas latinoamericano !ue $a a logrado su desarrollo% En esta segunda etapa se presupone !ue los Entes 3ecaudadores, como ser: Impuestos Internos o .ireccin 'eneral Impositi"a, Aduana los restantes 2rganismos del -ector Pblico, $an logrado el desarrollo completo de sus sistemas integrados de administracin la correspondiente "inculacin in)ormtica con los sistemas de la red bancaria, a tiempo real% Por lo tanto, los Entes 3ecaudadores de Impuestos contarn con in)ormacin del contribu ente desde la li!uidacin del tributo el momento de su depsito en el banco% &a *esorera +acional conocer la recaudacin diaria por imputacin de recursos de cada banco pri"ado, el importe !ue ingresa a la cmara compensadora del ;anco Central la acreditacin !ue tendr a las <= $oras en la Cuenta 0nica del *esoro% &os organismos del -ector Pblico !ue reciben recursos con a)ectacin espec)ica o especiales propios por la "enta de bienes ser"icios otros conceptos, registrarn los mismos desde el momento de su )acturacin, o sea, el de"engado de recursos todo el proceso de cobro de )acturas $asta el depsito del mismo en sus cuentas recaudadoras o mediante la boleta nica de depsito o los cobros directos en sus Cajas% &os Entes 3ecaudadores de Impuestos podrn lle"ar la cuenta corriente del Contribu ente obser"ar todo el proceso de cobro el traspaso de in)ormacin de los bancos pri"ados al ;anco Central de ste al Agente Financiero del

85

'obierno, conocern oportunamente los gastos su registro%

comisiones bancarias para

&a *esorera +acional contar con in)ormacin oportuna sobre la recaudacin para la elaboracin de la programacin )inanciera cumplimiento de obligaciones% &a Contabilidad 'eneral, registrar oportunamente la ejecucin presupuestaria de recursos generar los asientos de partida doble, no solamente por el percibido, sino tambin, en algunos casos por el de"engado de recursos% Esta segunda etapa es la culminacin del desarrollo del -istema Integrado :odelo de Administracin Financiera -I:AFA& II%

Procedimiento& de Re$i&tro ( Oper tori de P $o&

-on di"ersos los procedimientos !ue se e)ectan para la operatoria de pagos mediante la Cuenta 0nica del *esoro% -e intentar mostrar los ms generales !ue pueden adaptarse a cual!uier pas% &a reali#acin de los pagos mediante la Cuenta 0nica del *esoro se reali#a por etapas, son las siguientes: #$ Se&eccin e or enes e "ago -eleccin de las ordenes de pagos es el procedimiento inicial !ue debe cumplir la *esorera +acional cada *esorera Institucional, &ocal o 3egional de los 2rganismos !ue operen con la Cuenta 0nica del *esoro para la cancelacin de la deuda !ue les compete% Cada orden de pago indica !uin es el organismo pagador asigna por organismo pagador )uente de )inanciamiento% la cuota de pago se

'eneralmente, la *esorera +acional es responsable de gestionar los pagos del ser"icio de la deuda, sueldos, ad!uisiciones o contrataciones por montos ele"ados apertura reposicin de )ondos rotatorios o cajas c$icas, retenciones impositi"as, etc% -in embargo, cada pas tiene polticas propias para la delegacin de responsabilidades del proceso de pagos, por este moti"o el sistema deber permitir la anotacin de parmetros de acuerdo a las necesidades de cada pas% &os usuarios autori#ados ingresarn al sistema, al men 7-eleccin de 2rdenes de Pago9, la pantalla solicitar anotar los parmetros para el ordenamiento de la deuda, basndose en los criterios de prioridad de)inidos por las autoridades competentes% Elegirn todos o algunos de los parmetros !ue se citan a continuacin:

86

Fuente de )inanciamiento *ipo de documento Clase de gasto Fec$a de "encimiento 2rganismo *ipo de bene)iciario ;ene)iciario 0n documento en particular

.e acuerdo a los parmetros !ue se mar!uen, el sistema organi#ar las ordenes de pago permitir !ue el usuario estable#ca la )orma de pago a cada una% Entre las )ormas de pagos tendremos: Pago total por el monto de la orden de pago% Pago parcial sobre una o "arias imputaciones para lo cual se deber indicar en cada imputacin el monto a pagar% Pago parcial por un porcentaje del total% El sistema aplicar el porcentaje automticamente a cada imputacin% A continuacin, el sistema mostrar la pantalla de seleccin de retenciones impagas !ue "encen ese da, el usuario deber indicar a!uellas !ue debe pagar% A medida !ue el usuario "a registrando las )ormas de pago de cada documento elige las retenciones !ue debe pagar, el sistema "eri)icar !ue e(ista saldo disponible de cuota de pago disponibilidad de )ondos en la &I;3E*A de la cuenta de operacin, si utili#a la operatoria de la Cuenta 0nida del *esoro o la disponibilidad de )ondos en el &ibro ;anco de la cuenta bancaria contra la cual se girarn los pagos% -i est correcta la operacin, e)ectuar registros pro"isorios tanto en control de cuotas de pago en la &ibreta o en el &ibro ;anco para reser"ar los saldos, caso contrario, indicar la de)iciencia detectada para !ue se modi)i!uen los datos% Concluida la seleccin, el sistema procesar 7Programa de Prioridad de Pagos9% elaborar un reporte denominado la

El usuario podr obser"ar las ordenes de pago seleccionadas documentacin !ue respalda cada una%

-i el usuario est de acuerdo con la seleccin $abilitar la bandeja de )irmas por ni"el de responsabilidad jerar!ua para la autori#acin de la misma%

87

'$6 Con2irmacin e &a Se&eccin .iariamente, la autoridad competente en la *esorera +acional recibir el cuadro Prioridad de Pagos para su autori#acin o con)irmacin, deber ingresar al sistema, al men 7Con)irmar -eleccin9 la pantalla mostrar las ordenes de pago retenciones a pagar seleccionadas pendientes de con)irmacin% Podr obser"ar las ordenes de pago, las retenciones la documentacin !ue respalda cada una% -i est de acuerdo, marcar la con)irmacin de la seleccin una por una o toda la seleccin en una sola "e#, caso contrario, de"ol"er la in)ormacin indicando los errores o cambios de decisin% Con la marca de con)irmacin de la seleccin, el sistema automticamente emitir7 e& me io e "ago !ue corresponda a cada tipo de operacin% Trans2erencia, !ue signi)ica la emisin de una orden bancaria, la misma !ue deber tener un )ormato similar al c$e!ue e indicar el nombre del bene)iciario, banco, tipo nmero de su cuenta corriente e importe% Estos datos se obtendrn de la orden de pago seleccionada se "eri)icarn contra una tabla bsica del sistema denominada 7*abla de ;ene)iciarios9% &a actuali#acin de esta tabla es responsabilidad e(clusi"a de la *esorera +acional o de la Contadura +acional es de uso comn para todos los componentes del -istema% En el momento de la emisin de las ordenes bancarias en la *esorera +acional, el sistema simultnea automticamente, reali#ar lo siguiente: Anotar la )ec$a $ora de la operacin% Asignar nmero secuencial o correlati"o a cada orden bancaria% .isminuir el saldo disponible de la cuota de pago% E)ectuar registro presupuestario del pagado% 'enerar el asiento de partida doble en la contabilidad general correspondiente al pagado% 3egistrar el dbito con)irmado en la &ibreta de la cuenta de operacin !ue corresponda% -i las ordenes de pago contienen boni)icaciones o retenciones, stas tambin se aplican en este momento% &as boni)icaciones son acuerdos con el bene)iciario para reduccin de costos si las cuentas se pagan antes de una )ec$a determinada% En este caso, el sistema generar automticamente un menor gasto, disminu endo el registro

88

presupuestario del de"engado del compromiso e)ectuar contraasientos de partida doble en la contabilidad general por el importe !ue se deduce% &as retenciones son obligaciones a pagar por parte del bene)iciario, en las cuales la *esorera +acional o las *esoreras Institucionales o)ician de agentes de retencin, por lo tanto, del importe a pagar a los bene)iciarios se deduce el monto de las retenciones los pagos se emiten por el l!uido a pagar% &a di)erencia constitu e una nue"a deuda de la *esorera +acional o de las *esoreras Institucionales de los 2rganismos, !ue se $ar e)ecti"a contra la retencin, en su )ec$a de "encimiento, al bene)iciario% El registro tanto presupuestario como de partida doble se genera por el importe total, o sea, l!uido ms las retenciones% C4e8ue, e(cepcionalmente a criterio e(clusi"o la *esorera +acional elegir como medio de pago la emisin de un c$e!ue a )a"or de los bene)iciarios directos de las ordenes de pago% &os c$e!ues debern imprimirse entregarse directamente a los ;ene)iciarios%

Nota, es un medio de pago para bene)iciarios del e(terior consiste en emitir una instruccin e(clusi"a al Agente Financiero del 'obierno donde radica la Cuenta 0nica en moneda e(tranjera de la *esorera +acional para la trans)erencia de )ondos al e(terior, apertura de cartas de crdito o pago del ser"icio de la deuda pblica% .e igual manera !ue los otros medios de pago indicados, la nota se emitir a nombre del bene)iciario de la orden de pago seleccionada deber contener los siguientes datos: *esorera +acional o *esorera Institucional% Fec$a% +ombre Agente Financiero del 'obierno% *ipo de operacin: -er"icio de la .euda o Apertura de Cartas de Crdito o *rans)erencias al E(terior, etc% Cuenta corriente bancaria de dbito% Cuenta corriente bancaria de dbito para gastos comisiones de la trans)erencia% ;ene)iciario, .ireccin, ;anco, *ipo +umero de Cuenta e Importe en moneda e(tranjera% .escripcin de la operacin solicitada%

En algunos pases, la legislacin instru e !ue la *esorera +acional o las *esorera Institucionales, locales o regionales, ordenadores de pagos deben aplicar cesiones o embargos, las cesiones son instrucciones e(presas en las cuales los bene)iciarios mani)iestan el deseo de !ue sus pagos sean emitidos a nombre de otras personas naturales o jurdicas, los embargos son

89

instrucciones judiciales para !ue el pago !ue debe e)ectuarse a esos bene)iciarios se emita contra las personas naturales o jurdicas !ue indica el 1ue#% &os bene)iciarios de las cesiones como de los embargos deben ser dados de alta en la *abla de ;ene)iciarios del -istema para !ue pueda e)ectuarse dic$o pago% .e tal manera, en el momento de la emisin del medio de pago, el sistema automticamente e)ectuar un cambio de nombre e indicar la aplicacin de una cesin o embargo identi)icando la misma% -olamente la *esorera +acional tendr atribuciones de modi)icacin de los medios de pago en circunstancias e(cepcionales% )$ Rece"cin e or enes (ancarias ! notas &a *esorera +acional recibir las ordenes bancarias notas emitidas por los organismos !ue operan con la Cuenta 0nica del *esoro por la propia *esorera +acional para su en"o al Agente Financiero del 'obierno% &os usuarios autori#ados ingresarn al sistema, al men 73ecepcin 2rdenes ;ancarias +otas9, la pantalla solicitar indicar el organismo o mostrar todas las ordenes bancarias notas recibidas pendientes de remisin al Agente Financiero del 'obierno% &a recepcin de ordenes bancarias notas ser un proceso automtico !ue se reali#ar cada "e# !ue el sistema reciba dic$a in)ormacin% Este proceso "alidar la correccin de los datos del bene)iciario "eri)icar si el importe a pagar cuenta con saldo disponible de cuota de pago de la cuenta operati"a contra la cual se gira el pago% -i la in)ormacin est correcta, aceptar la recepcin de ordenes bancarias, caso contrario, las de"ol"er indicando el cdigo de error% El usuario de la *esorera +acional solamente obser"ar las ordenes bancarias notas recibidas pero no podr modi)icar ningn dato% *$ Envo e me ios e "ago a& Agente Financiero e& Go(ierno E(istirn dos )ormas de en"o de las ordenes bancarias Financiero del 'obierno: notas al Agente

Envo simu&t7neo, signi)ica !ue a medida !ue se reciben las ordenes bancarias las notas, se transmiten al banco para el dbito en la Cuenta 0nica del *esoro el crdito en el banco pagador para la cuenta del bene)iciario% Envo me iante &otes, signi)ica !ue cada cierto espacio de tiempo, cinco, die#, minutos, el sistema clasi)ica las ordenes bancarias notas recibidas por el ;anco Pagador transmite al agente )inanciero del 'obierno por lotes, el dbito

90

en el &ibro ;anco de la Cuenta 0nica del *esoro se e)ecta por el importe de cada lote en las &ibretas de las cuentas de operacin por el detalle% E& detalle de las ordenes bancarias emitidas se transmite al ;anco Pagador para el crdito en las cuentas de los bene)iciarios% 9$ Res"uesta e& Agente Financiero e& Go(ierno El agente )inanciero del 'obierno recibir los lotes o las ordenes bancarias notas, re"isar su consistencia dentro de las medidas de seguridad adoptadas, , si todo est correcto, e)ectuar el dbito en la Cuenta 0nica del *esoro en"iar la in)ormacin a cada banco pagador una respuesta de con)ormidad a la *esorera +acional% En caso de detectar algn error, no debitar la Cuenta 0nica del *esoro, tampoco comunicar a los bancos pagadores en"iar el error detectado a la *esorera +acional% El sistema en la *esorera +acional si recibe respuesta con)irmada, esperar al )inal del da la recepcin del e(tracto bancario para e)ectuar el proceso de Conciliacin ;ancaria% -i por el contrario, recibe respuesta con error, en )orma automtica anular la operacin comunicar a la *esorera Institucional del 2rganismo !ue corresponda% :$ 5ancos Paga ores Por su parte, los ;ancos Pagadores recibirn del Agente Financiero del 'obierno o directamente de la *esorera +acional, la in)ormacin conteniendo el detalle de las ordenes bancarias notas, "eri)icarn su consistencia mediante la aplicacin de los procesos de seguridad, comprobarn !ue el importe a pagar $a sido acreditado en su cuenta bancaria , si todo est correcto procedern a e)ectuar el crdito correspondiente en las cuentas corrientes bancarias de cada bene)iciario% -i por el contrario, detectaran algn error, !ue puede ser de nombre del bene)iciario, tipo nmero de cuenta corriente, cierre de dic$a cuenta, etc%, marcarn el error en las ordenes bancarias o notas% Concluido el proceso in)ormaran el resultado de las operaciones al Agente Financiero del 'obierno a la *esorera +acional% El Agente Financiero del 'obierno, en caso de e(istir errores, deber e)ectuar un crdito en la Cuenta 0nica del *esoro un dbito en la cuenta bancaria del ;anco Pagador por los importes de las ordenes bancarias o notas rec$a#adas% El sistema en la *esorera +acional recibir el detalle de ordenes bancarias o notas, si la operacin se reali# satis)actoriamente, en )orma automtica marcar en las ordenes bancarias el cumplimiento de la operacin, si e(istieran

91

rec$a#os de ordenes bancarias o notas, proceder a anular la operacin de pago% ;$ Emisin Reci(o e Pago &os usuarios autori#ados ingresarn al sistema, al men 7Emisin 3ecibo de Pago9, la pantalla mostrar las siguientes opciones: 2rdenes ;ancarias +otas El sistema buscar las ordenes bancarias o las notas !ue cuenten con la marca de operacin concluida elaborar el 3ecibo de Pago en un )ormato pre"iamente establecido e indicando los siguientes datos: Fec$a de Pago Cdigo +ombre del ;ene)iciario 2rganismo +mero de 2rden de Pago +mero de Factura Importe ;anco nmero de Cuenta ;ancaria Fec$a de acreditacin del ;anco Pagador

&os recibos de pago se imprimirn, )irmarn entregarn al bene)iciario personalmente o se en"iarn por correo u otro medio de comunicacin% <$ Im"resin e Me ios e Pago Con)irmada la seleccin emitidos los medios de pago, los usuarios autori#ados ingresarn al sistema, al men 7Impresin de :edios de Pago9, la pantalla mostrar las siguientes opciones C$e!ues +otas -i marca c4e8ues, el sistema mostrar los c$e!ues emitidos pendientes de impresin% El usuario es responsable de "eri)icar la in)ormacin, instruir la impresin de los c$e!ues $abilitar la bandeja de )irmas por ni"el de responsabilidad jerar!ua% -i marca Nota, el sistema mostrar las notas emitidas, el usuario responsable deber "eri)icar la in)ormacin, instruir la impresin de las notas $abilitar la bandeja de )irmas por ni"el de responsabilidad jerar!ua%

92

Cuando se imprimen los c$e!ues automticamente reali#ar lo siguiente:

notas, el sistema simultnea

Anotar la )ec$a $ora de la operacin% Asignar nmero secuencial o correlati"o a cada c$e!ue o nota% .isminuir el saldo disponible de la cuota de pago% E)ectuar registro presupuestario del pagado% 'enerar el asiento de partida doble en la contabilidad general correspondiente al pagado% 3egistrar el dbito con)irmado en el &ibro ;anco de la cuenta bancaria !ue corresponda% -i las ordenes de pago contienen boni)icaciones o retenciones, stas tambin se aplican en este momento% &as boni)icaciones son acuerdos con el bene)iciario de reduccin de costos si se pagan antes de una )ec$a determinada, en este caso el sistema generar automticamente un menor gasto, disminu endo el registro presupuestario del de"engado del compromiso, e)ectuar contraasientos de partida doble en la contabilidad general por el importe !ue se deduce% &as retenciones son obligaciones a pagar por parte del bene)iciario, en las cuales la *esorera +acional o las *esoreras Institucionales o)ician de agentes de retencin, por lo tanto, del importe a pagar a los bene)iciarios se deduce el monto de las retenciones los medios de pago se emiten por el l!uido a pagar% &a di)erencia constitu e una nue"a deuda de la *esorera +acional o de las *esoreras Institucionales de los 2rganismos !ue se $ar e)ecti"a con la retencin a su )ec$a de "encimiento, al bene)iciario% El registro tanto presupuestario como de partida doble se genera por el importe total, o sea, el l!uido ms las retenciones% =$ Firma Me ios e Pago Emitidos e impresos los c$e!ues las notas, debern )irmarse por los responsables autori#ados, para lo cual ingresarn al sistema, al men 7Firma de :edios de Pago9, la pantalla mostrar los c$e!ues notas pendientes de )irma% &os responsables podrn obser"ar la documentacin !ue respalda cada operacin marcarn en el sistema la )irma de los medios de pago uno por uno o todos en una sola "e#% -imultneamente, debern )irmar )sicamente los c$e!ues las notas impresas% Firmados los c$e!ues las notas se remitirn a la Caja para su entrega a los bene)iciarios o en"o al Agente Financiero del 'obierno o ;anco Comercial para su proceso de pago%

93

#>$ Entrega o Envo e Me io e Pago &os c$e!ues )irmados permanecern en la Caja de la *esorera +acional para su entrega al ;ene)iciario% Cuando stos se presenten, el usuario autori#ado ingresar al sistema, al men 7Entrega de C$e!ues9, la pantalla solicitar anotar el nmero de c$e!ue, entonces se podr obser"ar la documentacin !ue respalda la operacin, , pre"ia carga de la identi)icacin de la persona presente marcar la entrega del c$e!ue% Con esta marca el sistema emitir el recibo de pago, el cajero imprimir, )irmar entregar el recibo al bene)iciario como constancia de la operacin de pago% &as notas )irmadas se en"iarn al Agente Financiero del 'obierno para su correspondiente proceso, el usuario autori#ado ingresar al sistema, al men 7En"o de +otas9, la pantalla mostrar las notas pendientes de remisin, as podr obser"arse la documentacin !ue respaldan las operaciones marcar el en"o de las notas al Agente Financiero del 'obierno% ##$ Anu&acin e &a se&eccin e or enes e "ago El sistema contar con opciones !ue permitan la anulacin de una seleccin de ordenes de pago, la descon)irmacin la anulacin de los medios de pago, siempre cuando el pago no se $ubiere e)ecti"i#ado, es decir, si no se transmitieron las ordenes bancarias, no se entregaron los c$e!ues o no se en"iaron las notas% En caso contrario el sistema no permitir ninguna modi)icacin al proceso de pago% &a anulacin generar de acuerdo a la instancia en la !ue se produ#ca, los contraasientos respecti"os, dejando otra "e# a las ordenes de pago en estado de"engado, no se anular el gasto sino solamente la operacin de pago% El sistema contar con la in)ormacin detallada de las acciones de los usuarios, tanto de seleccin, emisin con)irmacin de pagos como de anulaciones, de manera !ue podr obser"arse por pantalla la labor reali#ada por cada uno de los )uncionarios autori#ados a la operatoria de pagos% E(istir otra opcin de anulacin de pago, pero se reali#ar en )orma totalmente automtica sin inter"encin de usuarios, cuando el Agente Financiero del 'obierno in)orme errores en la transmisin de ordenes de banco o los bancos pagadores indi!uen errores de consistencia o de identi)icacin de los bene)iciarios% E&t do& de #o& medio& de p $o En los procedimientos operatoria de pagos, los medios de pago ad!uieren estados !ue se relacionan con el registro de las operaciones, tales como:

94

Emisin3 ste estado generar el medio de pago podr obser"arse en pantalla% .ic$a accin se produce en el momento de la con)irmacin o aprobacin de la seleccin de ordenes de pago en )orma simultnea se e)ectan todos los registros a mencionados% Im"resin, ste estado se marca en el sistema para conocimiento de la )ec$a de impresin el tiempo !ue demoran las )irmas por los responsables% $ora

En ca1a o Cartera, ste estado indica el instante en el cual los c$e!ues se encuentran )irmados en disponibilidad de entregar a los bene)iciarios% Envo o entrega, ste estado marca el instante en el cual se en"an las ordenes bancarias las notas al Agente Financiero del 'obierno el instante en el cual se entregaron los c$e!ues a los bene)iciarios% Co(ro e2ectivo, ste estado se re)leja en el e(tracto bancario demuestra la )ec$a en la cual se acreditaron las ordenes bancarias en las cuentas de los bene)iciarios, se trans)irieron al e(terior las notas se cobraron los c$e!ues% &a identi)icacin de los estados de los medios de pago son )undamentales para el proceso de Conciliacin ;ancaria !ue "eremos a continuacin%

95

CAPITULO IV CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El proceso diario de la conciliacin bancaria automtica tiene como objeti"o obtener la SIT-ACION FINANCIERA DISPONI5LE DE LA TESORERIA NACIONAL3 !ue ser el resultado del mo"imiento de )ondos, tanto de ingresos como de egresos% Para lograr este objeti"o, el proceso de Conciliacin ;ancaria, comparar los mo"imientos de crditos dbitos de cada cuenta corriente bancaria in)ormados en los e(tractos bancarios !ue emitir el Agente Financiero de 'obierno, con los registros de recursos, pagos trans)erencias registrados en el &ibro ;anco, generar la aplicacin del registro de recursos gastos, establecer en )orma diaria, el saldo disponible de la *esorera +acional por cuenta corriente )inalmente la -ituacin Financiera total% .e igual manera, identi)icar el detalle de mo"imientos registrados en el -istema, !ue an no $an llegado al ;anco o se encuentran en trnsito 5depsitos, c$e!ues, ordenes bancarias, notas6 mo"imientos e)ectuados por el banco !ue no cuentan con registro en el -istema, llamadas I+C2+-I-*E+CIA-% Con base en la in)ormacin de los e(tractos bancarios de las cuentas recaudadoras, el proceso de Conciliacin ;ancaria generar automticamente el registro de la ejecucin presupuestaria de recursos, elaborar los asientos de partida doble en la contabilidad general, registrar el crdito respecti"o en el libro banco de la Cuenta 0nica del *esoro en la libreta de la cuenta de operacin !ue corresponda% As mismo, el proceso de conciliacin bancaria leer en los e(tractos los cdigos de mo"imientos !ue correspondan a dbitos por comisiones bancarias, aportes a organismos otros debidamente identi)icados, "eri)icar !ue no e(ista registro para estos mo"imientos en el libro ;anco, buscar en las tablas bsicas de "inculacin de cdigos, la imputacin presupuestaria de gastos, registrar la ejecucin presupuestaria de gastos en las etapas de compromiso, de"engado pagado, generar los asientos de partida doble en la contabilidad general, registrar los mo"imientos en el &ibro ;anco o en la &ibreta, , )inalmente, conciliar los mo"imientos del e(tracto con los registros en el libro banco o libreta% &a in)ormacin sobre la disponibilidad )inanciera es la base para la programacin de pagos el cumplimiento de obligaciones de la *esorera +acional% .isponer de la misma en tiempo )orma es imprescindible para poder desarrollar esas tareas con e)iciencia%

96

El proceso de conciliacin bancaria estar compuesto de los siguientes mdulos: T )# & B'&ic & A tra"s de esta )uncin se crearn las tablas bsicas !ue permitirn codi)icar los atributos de los principales componentes establecer "inculaciones entre codi)icaciones bsicas% &as principales tablas bsicas sern las siguientes: *ipo de cuentas corrientes bancarias -e caracteri#a por las operaciones !ue se e)ectan sobre las cuentas es uno de los atributos !ue contribu e a determinar su clasi)icacin% -e conoce como tipo de cuentas a las denominadas: recaudadoras, de gastos o pagadoras mi(tas% Clasi)icacin de Cuentas bancarias &a clasi)icacin se asocia a las cuentas corrientes bancarias para agruparlos segn atributos comunes asociar luego procesos a dic$os grupos% Cuentas corrientes bancarias En esta tabla bsica se registran todas las cuentas corrientes bancarias o)iciales, cu o titular puede ser la *esorera +acional o cada uno de los 2rganismos del -ector Pblico% Para cada cuenta se incorporan atributos necesarios para determinar el tipo de operaciones !ue se registran en la cuenta, el titular la especi)icacin de la imputacin presupuestaria segn corresponda aplicar recursos o gastos de operaciones !ue re)lejen los e(tractos bancarios de dic$as cuentas% Cdigos de registro del &ibro ;anco Estos cdigos se asignarn a los mo"imientos de crditos dbitos !ue se registrarn en el libro banco de cada cuenta corriente bancaria en las libretas de cada cuenta de operacin, cuentas nominales otras propias de la operatoria de la Cuenta 0nica del *esoro% Cdigos de mo"imiento bancarios internos Estos cdigos caracteri#an las operaciones bancarias de dbitos crditos !ue necesita discriminar el proceso de Conciliacin ;ancaria% -er una codi)icacin interna o propia !ue se aplicar para con"ertir los cdigos !ue utili#an los

97

bancos en sus e(tractos !ue di)ieren de un banco a otro, pues no e(iste un estndar de utili#acin general% Cdigos de mo"imiento bancarios e(ternos Estos son cdigos !ue cada banco asigna a las operaciones de dbitos crditos !ue comunica en sus e(tractos% Estos cdigos son propios de cada institucin bancaria% >inculacin de cdigos bancarios internos e(ternos

Para interpretar las operaciones !ue los bancos remiten en sus e(tractos ser necesario asociar o traducir cada cdigo de mo"imiento !ue utili#an los bancos a un cdigo interno nico para cada tipo de operacin, de)inido por el usuario !ue administre las cuentas bancarias% >inculacin entre cdigos del libro banco -istema Integrado de Administracin Financiera los registros del

Esta "inculacin permite asociar uno o "arios tipos de registro del -istema Integrado de Administracin Financiera a un cdigo de registro del libro banco de las libretas% -i son "arios los tipos de registro !ue se asocian debern representar el mismo tipo de dbito o de crdito% Esto )acilita la "isuali#acin de operaciones comunes consultando por un nico cdigo de mo"imiento del libro banco o de la libreta, !ue puede estar respaldado por distintos tipos de registro del -istema% *ambin permitir !ue el agregado de nue"os tipos de registro a los circuitos del -istema o la eliminacin de alguno e(istente o su reempla#o por otro se pueda incorporar a tra"s de esta tabla de "inculacin sin necesidad de e)ectuar modi)icaciones al proceso% Procesos asociados a un mo"imiento bancario% A cada cdigo de mo"imiento bancario interno se le asociar si corresponde, los procesos !ue se ejecutan cuando ese mo"imiento se in)orme en el e(tracto se produ#ca su conciliacin% Estos procesos se re)ieren a la generacin de registros !ue aplican ingresos o gastos a la actuali#acin de las libretas de las cuentas de operacin% libro banco >inculacin entre mo"imientos bancarios internos de las libretas% cdigos del

Esta "inculacin permitir determinar !u mo"imientos bancarios del e(tracto se relacionan con un cdigo del libro banco o libreta para su conciliacin%

98

El sistema contar con procedimientos de Alta, ;aja bsicas sus parmetros asociados%

:odi)icaciones de las tablas

Para registrar Altas, el sistema solicitar la carga de la in)ormacin necesaria para crear nue"os registros% Para registrar ;ajas, el sistema solicitar indicar la in)ormacin !ue a partir de ese momento in"alidar su utili#acin, no borrar los datos por!ue en algn momento anterior tu"o !ue relacionarse con operaciones e)ectuadas% Para registrar :odi)icaciones, el sistema solicitar anotar los cambios de parmetros, de igual manera !ue en el caso anterior, no borrar los datos anteriores, simplemente in"alidar su utili#acin% C r$ de E*tr cto& B nc rio& Esta )uncin ser la encargada de recibir los e(tractos bancarios remitidos por los ;ancos o Agentes Financieros del 'obierno e)ectuar las "alidaciones para su aceptacin o rec$a#o% Cada e(tracto bancario corresponder a una cuenta bancaria% &a recepcin de los e(tractos deber e)ectuarse en )orma diaria de todas las cuentas bancarias de la *esorera +acional de los Entes 3ecaudadores, an cuando no registren mo"imientos% &a remisin de e(tractos bancarios se podr e)ectuar en )orma automtica mediante el uso del correo electrnico, lnea directa u otro medio de comunicacin o por dis!uetes% El sistema deber e)ectuar las "alidaciones para su aceptacin o rec$a#o% El usuario autori#ado ingresar al sistema, al men 73ecepcin de E(tractos ;ancarios9, la pantalla solicitar identi)icar la procedencia del e(tracto, banco o Agente Financiero del 'obierno% -i la recepcin de e(tractos )ue automtica, el usuario solamente obser"ar en pantalla el resultado de las "alidaciones de los e(tractos, si la recepcin de e(tractos )ue mediante dis!uetes, incorporar los mismos al sistema% El proceso de Conciliacin ;ancaria al recibir los e(tractos, a sea en )orma automtica o mediante dis!uetes e)ectuar las siguientes "alidaciones: ?ue la cuenta corriente bancaria o la cuenta de operacin est registrada en el sistema como cuenta acti"a !ue su titular sea el organismo !ue procesa la conciliacin%

99

?ue el saldo inicial in)ormado sea igual al saldo )inal del da inmediato anterior ?ue cada operacin in)ormada el saldo !ue generan sean "lidos%

0na "e# recepcionados los e(tractos, el sistema con"ertir los cdigos de mo"imiento e(terno en cdigos de mo"imiento interno !ue le corresponda, para mantener un estndar interno nico% Con"ersin no signi)ica reempla#o% El sistema guardar el e(tracto original e(actamente como )uera recibido asociar los cdigos internos solamente para el proceso de conciliacin bancaria, los usuarios podrn obser"ar en pantalla los e(tractos, comparar con el papel impreso de los e(tractos obser"ar los cdigos internos asociados% Este mecanismo permitir utili#ar el proceso de conciliacin bancaria en cual!uier pas o incorporar nue"os bancos sin !ue represente reali#ar modi)icaciones al sistema% Conci#i ci%n A"tom'tic 3ecepcionados los e(tractos de las cuentas bancarias con"ertidos los cdigos e(ternos en cdigos internos de los mo"imientos de crditos, dbitos trans)erencias, el sistema estar en condiciones para e)ectuar el proceso de conciliacin bancaria propiamente dic$o% El usuario autori#ado ingresar al sistema, al men 7Procesar Conciliacin ;ancaria9, la pantalla solicitar marcar la instruccin de reali#ar el proceso% Para cada cuenta bancaria se comparan los dbitos crditos in)ormados en el e(tracto con los registros de ingresos egresos del libro banco del -istema para conciliar a!uellos !ue se correspondan ejecutar la registracin automtica de recursos gastos cuando sea pertinente% &a conciliacin de mo"imientos del libro banco con el e(tracto bancario "ice"ersa, correspondern a una instancia de conciliacin, para la cual el sistema asignar un nmero cronolgico secuencial, )ec$a $ora, de tal )orma !ue, cada conciliacin o desconciliacin se obser"e en pantalla en cual!uier momento% Este proceso se e)ecta en el siguiente orden: Conciliar cdigos contracdigos del e(tracto

El proceso leer en el e(tracto los mo"imientos !ue representen contracdigos para cada uno de ellos, buscar el mo"imiento correspondiente al cdigo, cu o importe nmero de comprobante coincidan !ue est sin conciliar% .e cumplirse esta condicin se conciliarn ambos mo"imientos%

100

Conciliar cdigos

contracdigos del libro banco

El proceso leer en el libro banco los mo"imientos !ue representen contracdigos para cada uno de ellos, buscar el mo"imiento correspondiente al cdigo cu o importe nmero de comprobante coincidan !ue est sin conciliar% .e cumplirse esta condicin se conciliaran ambos mo"imientos% &os contracdigos registrados en el libro banco se deber a anulaciones de operaciones de pago o descon)irmacin de registro de recursos% Conciliar cdigos de trans)erencias entre cuentas El proceso leer en el e(tracto los mo"imientos cu os cdigos indi!uen !ue son trans)erencias entre cuentas, buscar el e(tracto de la cuenta in)ormada como contraparte , si el nmero de comprobante el importe coinciden, registrar el crdito o el dbito en el libro banco de ambas cuentas conciliar la operacin% Conciliar cdigos de trans)erencias de cuentas recaudadoras a la Cuenta 0nica del *esoro El proceso leer en el e(tracto de la Cuenta 0nica del *esoro, los mo"imientos cu os cdigos indi!uen !ue son trans)erencias de cuentas recaudadoras, buscar el e(tracto de la cuenta in)ormada como contraparte , si el nmero de comprobante el importe coinciden, e)ectuar lo siguiente: 3egistrar la ejecucin presupuestaria de recursos en el momento del percibido, obteniendo la in)ormacin de las tablas bsicas de "inculacin de cdigos de mo"imiento con la imputacin de recursos% 'enerar los asientos de partida doble !ue correspondan Conciliar los mo"imientos del e(tracto con el libro banco de la Cuenta 0nica del *esoro en la libreta de la cuenta de operacin !ue corresponda% libreta El proceso leer en el e(tracto de la Cuenta 0nica del *esoro los cdigos de mo"imientos !ue corresponden a dbitos, buscar en el &ibro banco el cdigo "inculado, , si coincide el nmero de comprobante e importe, conciliar los mo"imientos% En caso !ue el en"o de las ordenes bancarias notas al Agente Financiero del 'obierno se e)ecte por lotes, el proceso de conciliacin bancaria "eri)icar la Conciliar cdigos de dbitos en el e(tracto con el libro banco o la

101

relacin entre cada dbito en"iados%

el detalle de los medios de pago emitidos comisiones bancarias

Conciliar cdigos de dbitos por gastos otros debidamente identi)icados%

&os dbitos por gastos comisiones bancarias, aportes directos a organismos otros, no tendrn registro en el libro banco por!ue se reali#an directamente en el ;anco o Agente Financiero del 'obierno, la *esorera +acional los conoce al recibir los respecti"os e(tractos% El proceso de conciliacin bancaria leer en los e(tractos, los cdigos de mo"imientos !ue corresponden a dbitos por comisiones bancarias, aportes a organismos otros debidamente identi)icados, "eri)icar !ue no e(ista registro para estos mo"imientos en el libro banco de la misma cuenta e)ectuar lo siguiente: ;uscar en las tablas bsicas de "inculacin de cdigos, la imputacin presupuestaria de gastos% 3egistrar la ejecucin presupuestaria de gastos en las etapas de compromiso, de"engado pagado% 'enerar los asientos de partida doble en la contabilidad general% 3egistrar los mo"imientos en el &ibro ;anco% Conciliar los mo"imientos del e(tracto con los registros en el libro banco% Conciliar otros cdigos El proceso leer en el e(tracto los mo"imientos no conciliados, buscar en el libro banco contra cul se lo debe comparar de acuerdo a la tabla de "inculacin de cdigos , si el nmero de comprobante e importe coincide, se conciliarn los mo"imientos% Cdigos errneos% -i en el proceso de conciliacin se detectaran cdigos errneos registrados en el e(tracto bancario, estos debern comunicarse al banco o Agente Financiero del 'obierno emisor del e(tracto para su correccin en los e(tractos posteriores como mo"imientos con contracdigos% &os errores detectados se grabarn en una tabla especial !ue permitir auditar la gestin de los bancos del Agente Financiero del 'obierno respecto de estos mo"imientos%

102

S #do Di&poni)#e de # Te&orer+ N cion # Concluido el proceso de conciliacin bancaria, el sistema generar un cuadro !ue mostrar el saldo disponible total , desagregado por ;anco cuenta bancaria, las operaciones en trnsito las inconsistencias o mo"imientos pendientes de registro en el -istema, podr obser"arse el detalle de las operaciones los documentos !ue respaldan cada registro% Este cuadro representar un estado de situacin !ue podr ser consultado en cual!uier momento con solo citar la )ec$a% El sistema no permitir ningn tipo de modi)icacin al cuadro o reporte !ue presente el -aldo .isponible de la *esorera +acional% Re$"# ri, ci%n de Incon&i&tenci & El sistema contar con una )uncin !ue permita regulari#ar en )orma manual inconsistencias !ue no puedan conciliarse en el proceso automtico, para lo cual el usuario autori#ado ingresar al sistema, al men 73egulari#acin de Inconsistencias9, la pantalla solicitar marcar una de las casillas siguientes: &ibro ;anco "ersus &ibro ;anco E(tracto "ersus E(tracto &ibro ;anco "ersus E(tracto *rans)erencias Alta de 3egistros en el &ibro ;anco

-i marca las casillas de Li(ro 5anco versus Li(ro 5anco /o E0tracto versus E0tracto, el sistema solicitar, cargar o elegir la siguiente in)ormacin: &a Cuenta ;ancaria El cdigo de mo"imiento de e)ecto crdito, el nmero de comprobante e importe El cdigo de mo"imiento de e)ecto dbito, el nmero de comprobante e importe &a pantalla mostrar la in)ormacin elegida, si el usuario est de acuerdo, marcar los mo"imientos como conciliados% -i marca la casilla Li(ro 5anco versus E0tracto, el sistema solicitar cargar o elegir la siguiente in)ormacin: &a Cuenta ;ancaria El registro del libro banco, cdigo de mo"imiento, el nmero de comprobante e importe El registro del e(tracto bancario, cdigo de mo"imiento, nmero de comprobante e importe

103

&a pantalla mostrar la in)ormacin elegida, si el usuario est de acuerdo, marcar los mo"imientos como conciliados% -i marca la casilla Trans2erencias, el sistema solicitar cargar o elegir la siguiente in)ormacin: &a Cuenta ;ancaria receptora de la trans)erencia, el registro del e(tracto bancario, el nmero de comprobante el importe% &a Cuenta ;ancaria emisora de la trans)erencia, el registro del e(tracto bancario, el nmero de comprobante e importe% &a pantalla mostrar la in)ormacin elegida, si el usuario est de acuerdo marcar los mo"imientos como conciliados% &a marca de mo"imientos conciliados producir el registro correspondiente en el libro banco de la cuenta receptora de la cuenta emisora, la instancia de conciliacin guardar como conciliados los cuatro mo"imientos% -i marca la casilla A&ta e Registros en e& Li(ro 5anco , el sistema solicitar cargar o elegir la siguiente in)ormacin: &a Cuenta ;ancaria El registro del e(tracto bancario, cdigo de mo"imiento, el nmero de comprobante e importe% &os tipos de registros de recursos o gastos, relacionados con el cdigo de mo"imiento del e(tracto% &a pantalla mostrar los tipos de registro de recursos o gastos relacionados con el cdigo de mo"imiento del e(tracto !ue no tenga registro en el libro banco 5Ejemplo, de"olucin de gastos, dbitos por comisiones bancarias, etc%6, el usuario deber elegir el nmero de registro e importe marcar la operacin como conciliada% &a marca de la conciliacin producir el registro correspondiente en el libro banco de la cuenta indicada guardar la instancia de conciliacin de los mo"imientos elegidos% Por cada regulari#acin manual e)ectuada, el sistema guardar la instancia de conciliacin en un arc$i"o !ue re)lejar $istricamente la operacin por nmero correlati"o o secuencial, )ec$a $ora el detalle de los mo"imientos, de tal manera, !ue en las consultas se pueda obser"ar cuales mo"imientos )ueron conciliados manualmente la documentacin de respaldo% De&conci#i ci%n

104

El sistema contar con una )uncin !ue permita desconciliar mo"imientos en )orma manual, debido a errores !ue se puedan presentar, para lo cual el usuario re!uerir de una cla"e especial de acceso al sistema, al men 7.esconciliacin9, la pantalla solicitar anotar la siguiente in)ormacin: &a Cuenta ;ancaria El registro del e(tracto bancario, cdigo de mo"imiento, el nmero de comprobante e importe o, El registro del &ibro ;anco, cdigo de mo"imiento, nmero de comprobante e importe% &a pantalla mostrar la instancia de conciliacin elegida, si el usuario est de acuerdo, marcar los mo"imientos como desconciliados, "ol"iendo las operaciones a su estado original% Por cada desconciliacin manual e)ectuada, el sistema guardar un arc$i"o !ue re)lejar $istricamente la operacin por nmero correlati"o o secuencial, )ec$a $ora el detalle de los mo"imientos, de tal manera !ue en las consultas se pueda obser"ar cuales mo"imientos )ueron desconciliados manualmente la documentacin de respaldo% A-"&te de S #do& El sistema contar con una )uncin !ue permita e)ectuar ajustes de saldos bancarios% Esta opcin ser utili#ada para el registro del saldo inicial del libro banco de cada cuenta para alguna transaccin e(cepcional, para lo cual, el usuario re!uerir de una cla"e especial de acceso al sistema, al men 7Ajuste de -aldos ;ancarios9, la pantalla solicitar anotar la siguiente in)ormacin: &a Cuenta ;ancaria Cdigo de mo"imiento Importe Con base en el cdigo de mo"imiento elegido, el sistema elaborar automticamente un asiento de partida doble mostrar la transaccin en pantalla para !ue el usuario responsable re"ise si est de acuerdo, mar!ue la aceptacin de la operacin% &a marca de la aceptacin de la operacin, aprobar el asiento de partida doble para su registro en la contabilidad general anotar el mo"imiento en el &ibro ;anco de la cuenta indicada% Este tipo de operaciones no modi)icar bajo ninguna circunstancia los e(tractos bancarios, solamente a)ectar a los saldos del libro banco de la cuenta indicada%

105

Por cada ajuste de saldos e)ectuado, el sistema guardar un arc$i"o !ue re)lejar $istricamente la operacin por nmero correlati"o o secuencial, )ec$a $ora el detalle de los mo"imientos, de tal manera !ue en las consultas se pueda obser"ar los ajuste manuales la documentacin de respaldo% E# Li)ro B nco El libro ;anco es un au(iliar de la Contabilidad 'eneral, en el cual se registran las operaciones relacionadas con mo"imientos de )ondos en cuentas corrientes bancarias% El mismo constitu e un registro analtico de la cuenta ;anco del libro :a or de la Contabilidad 'eneral% El libro ;anco comien#a a operar el primer da $bil de cada ejercicio con la carga del saldo inicial !ue a su "e# es el saldo )inal del ejercicio anterior% A partir de ese momento, el registro de operaciones es secuencial, es decir, !ue las operaciones se incorporan a continuacin unas de otras sin interca&acin, por ms !ue simultneamente se proceda a registrarlos en otros procesos con di)erentes )ec$as% Cada operacin registrada en el libro ;anco incide en el saldo !ue debe !uedar re)lejado simultneamente con cada mo"imiento% El cierre de operaciones ser diario siguiente% su saldo debe ser igual al inicial del da

-e utili#ar una tabla de cdigos de mo"imiento para identi)icar las operaciones, !ue a su "e# estar "inculada con los cdigos de mo"imientos bancarios internos% *odas cada una de las operaciones de mo"imiento de )ondos se registrarn en el &ibro ;anco en )orma cronolgica secuencial en la )ec$a e instante en !ue se produce el registro% El &ibro ;anco !ue corresponda a la Cuenta 0nica del *esoro se desagregar en &ibretas por cada cuenta de operacin interna% El libro banco por cuenta corriente bancaria de la *esorera +acional ser el au(iliar de primer grado del libro ma or de la cuenta 7;anco9 de la contabilidad general las libretas sern los au(iliares de segundo grado% &as libretas mantendrn la misma estructura metodologa !ue el &ibro ;anco con la di)erencia !ue emitirn e(tractos de mo"imientos para su conciliacin en cada uno de los organismos titulares de las cuentas de operacin% Con&"#t & e In!orme& Gerenci #e&

106

El mdulo de conciliacin bancaria contar con )unciones espec)icas para la obtencin de consultas e in)ormes en pantalla reportes para impresin, tales como: Sa& o is"oni(&e tota& e &a Tesorera Naciona& El estado de conciliacin bancaria contar con tres tipos de consulta en pantalla o impresas !ue contendrn la in)ormacin !ue se detalla a continuacin: #$ 6 Sa& o Dis"oni(&e "or 5anco ! Cuenta Corriente El sistema pedir la anotacin del ejercicio la )ec$a !ue se desea consultar%

;uscar la in)ormacin solicitada mostrar en pantalla todas las cuentas corrientes bancarias de la *esorera +acional ordenadas por banco, la descripcin de cada una el saldo disponible a la )ec$a solicitada% -e entiende como saldo disponible al importe obtenido despus del ltimo proceso de conciliacin% .ic$o saldo se obtiene a partir de los saldos en el e(tracto bancario ms los depsitos en trnsito menos los c$e!ues, ordenes bancarias notas an no debitadas por el ;anco, , los saldos en el libro banco mas crditos menos dbitos del banco inconsistentes o mo"imientos no registrados en el -istema% En resumen, esta pantalla re)lejar el resultado obtenido a la )ec$a solicitada o del ltimo proceso de conciliacin de cada cuenta corriente% '$ 6 Conci&iacin 5ancaria Esta pantalla, !ue muestra el Estado de Conciliacin ;ancaria propiamente dic$o, se $abilita situndose con el cursor en la cuenta corriente !ue se desea consultar de la pantalla anterior% Contendr para un ejercicio, banco determinada la siguiente in)ormacin: Sa& o a &a Fec4a En la columna del -istema se re)lejar el saldo )inal del libro banco, a la )ec$a de proceso del e(tracto bancario del da re!uerido en la consulta o del ltimo proceso de conciliacin e)ectuado% En la columna del ;anco se re)lejar el saldo )inal del e(tracto bancario correspondiente al da re!uerido en la consulta o del ltimo proceso de conciliacin e)ectuado% cuenta corriente, a una )ec$a

107

Cr? itos o De"sitos en tr7nsito En este espacio se re)lejar la sumatoria de los registros de recursos, desa)ectaciones anulaciones !ue estu"ieran registrados en el libro banco pendientes de conciliar%

C4e8ues3 Or enes 5ancarias ! Notas 6 D?(itos en tr7nsito En este espacio se re)lejar la sumatoria de los c$e!ues ordenes bancarias o notas, registrados en el libro banco, pendientes de conciliar por!ue an no $an sido in)ormados en el e(tracto% Inconsistencias % cr? itos ! ?(itos varios En este espacio se re)lejar la sumatoria de los crditos dbitos in)ormados en el e(tracto bancario !ue se encuentren pendientes de conciliacin, por!ue an no se $an registrado en el -istema% )$6 Desagregacion e &as O"eraciones en Transito e Inconsistencias "or Ti"o e Registro o C igo e Movimiento$ Esta pantalla se $abilitar situndose con el cursor en la clase de operacin en trnsito o inconsistencia !ue se desea desagregar, mostrar dic$a desagregacin en )orma de "entana superpuesta, de la siguiente manera: En el caso de crditos o depsitos en trnsito la desagregacin permitir obser"ar por cada mo"imiento el tipo de registro, el nmero de comprobante, el importe indi"idual la sumatoria total !ue deber ser igual al importe re)lejado en la pantalla anterior% En el caso de ordenes bancarias, c$e!ues o notas en trnsito la desagregacin permitir obser"ar el nmero de orden bancaria, c$e!ue o nota, bene)iciario e importe su estado, !ue puede ser en"iado al banco o entregado al bene)iciario% &a sumatoria total deber ser igual al importe re)lejado en la pantalla anterior% En el caso de Inconsistencias o mo"imientos no conciliados por )alta de registro en el sistema, se desagregar en primera instancia por cdigo de mo"imiento despus cada uno de ellos por )ec$a, nmero de comprobante e importe% &as sumatoria por cdigo pantalla anterior% la total deber ser igual al importe re)lejado en cada

108

&as "entanas donde se re)lejan las desagregaciones e(plicadas precedentemente, debern contar con una tecla )uncin !ue permita su impresin con el mismo detalle !ue se obser"a en pantalla% Con&"#t & e In!orme& Com"ne& #$ E0tracto (ancario "or cuenta ! 2ec4a Esta consulta mostrar en pantalla o impresa la estructura del e(tracto bancario !ue contendr: a6 Ejercicio, banco, cuenta corriente )ec$a%

b6 Cdigos de mo"imiento e(ternos e internos, nmeros de comprobantes, importes, saldo anterior, crditos, dbitos, saldo actual% -i los mo"imientos estn conciliados mostrar una marca% c6 *otales en las columnas de crditos '$ Li(ro (anco "or cuenta ! 2ec4a Esta consulta mostrar en pantalla o impresa la estructura del libro banco !ue contendr: a6 Ejercicio, banco, cuenta corriente b6 )ec$a% dbitos%

*itular, tipo nmero de registro, cdigo de mo"imiento, nmero de comprobante e importe% -i los mo"imientos estn conciliados mostrar una marca% dbitos%

c6 *otales por columna de crditos

'$ Cr? itos ! ?(itos sin conci&iar en e& e0tracto (ancario$ Esta consulta mostrar en pantalla o impresa in)ormacin sobre los crditos dbitos pendientes de conciliacin en el e(tracto bancario, debido a !ue an no cuentan con registro en el libro banco% &a in)ormacin se re)lejar desagregada por banco contendr: a6 Ejercicio, )ec$a, bancos% b6 Cuenta corriente, descripcin, importes de crditos c6 *otales por banco% dbitos% a una )ec$a dada,

109

Con el cursor se podr elegir una cuenta corriente para ma or desagregacin de la in)ormacin por banco, cuenta corriente, cdigos de mo"imiento, nmero de comprobante, etc% *$ Cr? itos ! ?(itos sin conci&iar en e& &i(ro (anco Esta consulta mostrar en pantalla o impresa in)ormacin sobre los crditos dbitos pendientes de conciliacin en el libro banco del -istema, debido a !ue an no se in)ormaron en el e(tracto bancario% &a in)ormacin se re)lejar desagregada por banco contendr: a6 Ejercicio, )ec$a, bancos% b6 Cuenta corriente, descripcin, importes de crditos c6 *otales por banco% Para ma or desagregacin de la in)ormacin, con el cursor se podr elegir una cuenta corriente, cdigos de mo"imiento, tipo de registro, nmero de comprobante, etc% dbitos% a una )ec$a dada,

110

CAPITULO V ORGANI.ACI/N DEL SISTEMA DE TESORERIA

El -I:AFA& II plantea !ue cada sistema integrante de la administracin )inanciera debe operar con su propio ncleo gobernante independiente pero interrelacionado con los dems sistemas componentes% En este sentido, es importante !ue esta caracterstica se concrete orgnicamente en el caso de tesorera% En la ma ora de los pases de Amrica &atina se $a adoptado di"ersas )ormas de estructurar la *esorera +acional% 0n modelo bsico adaptable a cual!uier realidad consiste en la siguiente organi#acin del sistema: 0n rgano rector !ue centralice la )uncin normati"a de la tesorera% &a administracin de la Cuenta 0nica del *esoro, con la centrali#acin de los recursos la desagregacin administrati"a de la ordenacin de pagos en las tesoreras de los organismos del -ector Pblico% 2tro elemento importante de la organi#acin del sistema es la elaboracin de un cuerpo co$erente de normas procedimientos tcnicos para el )uncionamiento de la *esorera +acional como de las tesoreras de los organismos del -ector Pblico, compatibili#ado con la normati"a de los dems componentes del sistema de administracin )inanciera% Es igualmente pertinente el dise4ar e implementar el sistema normas de control interno de la tesorera como un elemento indispensable para posibilitar una gestin e)ica# un control oportuno% El dise4o de la organi#acin debe incluir los ni"eles de coordinacin, as como, la identi)icacin de otros rganos o entidades !ue sin ser integrantes del sistema tienen "inculacin con la tesorera%

Re# ci%n de# &i&tem de te&orer+ con #o& dem'& componente& de# &i&tem inte$r do de dmini&tr ci%n !in ncier En los anteriores captulos se $a se4alado de manera general, la ntima relacin !ue e(iste o ms bien dic$o debe e(istir entre los componentes del -istema Integrado de Administracin Financiera Central 5-istemas de Presupuestos, *esorera, Crdito Pblico Contabilidad6, todos estos elementos tienen su importancia relati"a dentro de la operacin integrada del sistema% Cada uno de los sistemas desarrolla su acti"idad a base de insumos !ue se procesan generan )lujos de in)ormacin !ue llegan a las instancias superiores para el anlisis, pre"io a la toma de decisiones%

111

Interre&acin con "resu"uesto &a tesorera tiene ntima relacin con el presupuesto, toda "e# !ue para reali#ar los pronsticos de caja de ingresos pagos, siempre tendrn !ue considerar las pre"isiones !ue $a reali#ado la unidad de presupuesto constan en el Presupuesto aprobado por el rgano legislati"o correspondiente% A la in"ersa, la unidad de presupuesto utili#a la in)ormacin de los pronsticos de tesorera para reajustar sus estimaciones, considerando las in)ormaciones !ue reporta el anlisis de las "ariaciones de los pronsticos mensuales de caja% Esta acti"idad se desarrolla durante el perodo de ejecucin del presupuesto% Interre&acin con Cr? ito P@(&ico &a tesorera tiene relacin directa con la unidad de crdito pblico, toda "e# !ue de sta toma importante in)ormacin respecto de la situacin co untural sobre el estado de los crditos internos e(ternos, sobre los calendarios de desembolsos sobre las )ec$as de pagos del ser"icio de la deuda pblica por concepto de amorti#acin, intereses otros conceptos% &a in)ormacin !ue durante el perodo de ejecucin del presupuesto tiene la unidad de crdito pblico, sobre la renegociacin de la deuda pblica, es importantsima para considerarla en los pronsticos de tesorera% En otras palabras, las decisiones del gobierno sobre el pago o no de la deuda pblica en los pla#os o condiciones establecidas contractualmente, incidirn como es lgico, en los pronsticos de tesorera% Finalmente, debe indicarse !ue los componentes del -istema Integrado de Administracin Financiera, estn ligados unos a otros, por la naturale#a misma de sus )unciones !ue lle"an a !ue la actuacin de cada uno de los sistemas est condicionado a la calidad de la actuacin de la in)ormacin !ue desarrolle proporcione, de tal manera, !ue la )alla de un sistema, a)ectar a su conjunto, es decir, al sistema de administracin )inanciera% Interre&acin con conta(i&i a .e otra parte, el sistema de contabilidad est mu ligado al presupuesto la tesorera% &a contabilidad registra las transacciones en )orma simultnea al desarrollo de las operaciones a medida !ue el presupuesto es ejecutado la obligacin es pagada por la tesorera% &a contabilidad a su "e#, es la base de la cual se origina la in)ormacin para la preparacin de los presupuestos pronsticos de tesorera )uturos% Interre&acin con e& sistema e contro& El sistema de *esorera debe proporcionar in)ormacin sobre su sistema de control interno )ormalmente establecido as como la demostracin de su cumplimiento aplicacin%

112

Por su parte, la auditora interna e(terna, adems de e"aluar los controles internos e)ectuar acciones de control, debe mantener una actitud constructi"a de colaboracin orientada a mejorar el )uncionamiento del sistema de *esorera% Interre&acin con otros organismos vincu&a os a& sistema e tesorera @emos "isto !ue adems de los integrantes del sistema propiamente, e(isten otros organismos "inculados a la *esorera, con los cuales es indispensable la interrelacin% 5anco Centra& emisor :uc$as "eces la tesorera re!uiere )inanciamiento de corto pla#o para cubrir dese!uilibrios temporales% 0no de los organismos !ue le puede brindar este )inanciamiento es el ;anco Central% Igualmente cuando opta por los mecanismos de encaje para el endeudamiento interno, la *esorera debe coordinar con Crdito Pblico el ;anco emisor, para los aspectos de los )lujos de )ondos a las cuentas del *esoro o para su de"olucin en el cumplimiento de obligaciones% 5anca autoriAa a "ara &a recau acin Esta interrelacin es tcita por la )uncin !ue cumplen los bancos o)iciales /o pri"ados !ue actan como agentes de recaudacin de los ingresos pblicos% El mecanismo ms e"idente de esta relacin son las conciliaciones bancarias la in)ormacin de las cuentas bancarias% Organos ca"ta ores e recursos Cuando por ra#ones de di"isin de )unciones e(isten organismos especiales para la determinacin administracin de la poltica tributaria, la tesorera tiene a su cargo e(clusi"amente la administracin de )ondos "alores% -in embargo es necesario mantener permanentemente coordinacin con estos organismos para )ines de conciliacin de in)ormacin coordinacin de operaciones comunes relacionadas con los ingresos pblicos% En este aspecto es importante buscar acuerdos para el uso de terminologa conceptuali#acin uni)ormes sobre las operaciones comunes o relacionadas, de mutuo manejo% 5anca autoriAa a "ara constitucin e &as Cuentas Corrientes e &a Tesorera ! e &os Organismos e& Sector P@(&ico$ Esta interrelacin es imprescindible por la )uncin !ue cumplen los bancos autori#ados donde residen las cuentas corrientes de la *esorera de los 2rganismos del -ector Pblico, especialmente en la operatoria de la Cuenta 0nica del *esoro su relacin con la red bancaria pri"ada ad$erida a dic$o mecanismo% El resultado de esta interrelacin se demuestra en la e)ecti"idad del pago de las obligaciones la conciliacin bancaria de dic$as cuentas%