De-F04 Plan de Accion Subdireccion General

Vigencia Fecha de formulacin del plan Fecha
08/05/2013
01/11/2013
18/11/2013
25/11/2013
25/11/2013
25/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
Cumplimiento
(Describa la ejecucin y efectividad
de las acciones desarrolladas en el
trimestre, incluyendo inconvenientes
presentados. Indique la poblacin
que result beneficiada)
Observaciones de
Seguimiento
(Subdireccin
General)
Cumplimiento
(Describa la ejecucin y efectividad de las
acciones desarrolladas en el trimestre,
incluyendo inconvenientes presentados.
Indique la poblacin que result
beneficiada)
Observaciones de Seguimiento
(Subdireccin General)
Cumplimiento
incluyendo inconvenientes presentados. Indique
la poblacin que result beneficiada)
Cumplimiento
(Describa la ejecucin y efectividad de las acciones
desarrolladas en el trimestre, incluyendo inconvenientes
presentados. Indique la poblacin que result beneficiada)
1
1
1 1 1
0 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
1
1
Planeacin Estratgica
Es importante que la SDH realizara
capacitaciones en coordinacin con
las entidades distritales para revisar
el proceso de reporte de informacin
en el sistema Predis, y as mismo la
SDP en cuanto al manejo del
SEGPLAN especficamente por las
dificultades presentadas para el
reporte de la Territorializacin
(Polgonos, Lneas, Cargue de
Shapefile). Meta ejecutada
Planeacin Estratgica Anteproyecto de
presupuesto.
Durante el mes de octubre se adelantaron las acciones
pertinentes con todas las reas para la elaboracin y
consolidacin del anteproyecto de presupuesto 2014, se
ingres la informacin a los sistemas SEGPLAN y
PREDIS, se envi la propuesta a la Secretara de
Hacienda. Se present la propuesta a la Junta Directiva.
Se realizaron los informes respectivos
frente a la ejecucin presupuestal y el
cumplimiento de las metas solicitado
por la SCRD. Se realizaron algunas
sugerencias frente a la matriz que utiliza
la SCRD para la consolidacin de la
informacin puesto que en ocasiones no
incluye indicadores clave para reporte.
Se realizaron los informes pertinentes a las autoridades
respectivas y las partes interesadas.
Es importante fortalecer la
comunicacin entre las reas y
coordinar las actividades de
consolidacin de la informacin de tal
manera que no se afecte el proceso
de elaboracin y reporte de los
informes.
Meta ejecutada
Orientar a la entidad en la
definicin de lineamientos y
estrategias que estructuren la
planeacin, la ejecucin, el
seguimiento y la evaluacin de
proyectos y planes, con el
propsito de dar cumplimiento
a la misin y objetivos
institucionales.
Fortalecer al 100% el Sistema
Integrado de Gestin. Direccionamiento Estratgico
Adelantar las acciones con todas las reas para la
elaboracin y consolidacin del anteproyecto de
presupuesto (Formulaciones de proyectos, proyecciones
de compromisos, reservas, giros efectuados;
programacin del POAI por fuentes y conceptos, ajustes
en aplicativos SEGPLAN y PREDIS)
Miguel Hincapi - Subdirector General
Nubia Zubieta - Profesional
Universitario
Claudia Rojas - Profesional Contratista
Catherine Cifuentes * Profesional
Contratista
Documentos y anteproyecto de presupuesto
Registros en SEGPLAN y PREDIS
Distribucin de la meta
Se realizaron los informes
pertinentes a las autoridades
respectivas y las partes interesadas.
Se realizaron los informes pertinentes a las
autoridades respectivas y las partes
interesadas.
Se realizaron los informes pertinentes a las
autoridades respectivas y las partes
interesadas.
Se solicit a las reas la informacin pertinente
para registrar el seguimiento a las metas e
indicadores por cada proyecto de inversin, as
mismo se incorpora la informacin a las matrices
y se reporta al sistema Predis. Se envi la
informacin para el reporte en el SIVICOF.
Se report la informacin en el sistema
Predis y se envi el reporte al SIVICOF
dentro de los trminos establecidos.
Se realiz la consolidacin de la informacin pertinente de
las reas para registrar el seguimiento a las metas e
indicadores por cada proyecto de inversin. Se envi la
informacin para el reporte en el SIVICOF.
Debido a los inconvenientes
presentados para el reporte de la
informacin de manera oportuna por
parte de las reas (persona
encargada de consolidar el reporte)
se propone realizar para la siguiente
vigencia la verificacin de la
informacin reportada de manera
aleatoria. Se realiz el reporte en el
Predis y se envi la informacin al
SIVICOF dentro de los trminos de
ley.
Meta ejecutada
institucionales.
Elaborar informes de gestin (Avance metas PDD,
Indicadores de ciudad, recursos IVA, cuenta anual, etc.)
mensuales, trimestrales, semestrales y anuales para las
Secretaras de Hacienda, Planeacin, Secretara Distrital
de Cultura, Recreacin y Deporte, Contralora, Ministerio
de Cultura, Secretara de Hbitat, entre otras).
Universitario
Jorge Ortega- Asesor de Planeacin*
Catherin Cifuentes*
institucionales.
Realizar el seguimiento mensual a las metas plan de
desarrollo para el registro en el sistema PREDIS. (PMR -
Inversin - Funcionamiento)
Universitario
Contratista
Registros en PREDIS
Cuadro de metas reas misionales Planeacin Estratgica
Se actualiza el documento plan de accin de inversin
conforme a la informacin reportada en el sistema
PREDIS y se realizaron los controles de viabilidad frente a
las solicitudes de disponibilidad presupuestal que se
presentaron.
Se observa que es necesario
fortalecer el proceso de control a la
expedicin de las solicitudes de
disponibilidad presupuestal. Es
pertinente disear un formato que
facilite un mayor control y seguimiento
a las viabilidades que entrega el rea
frente a las solicitudes de
disponibilidad presupuestal que se
solicitan. Meta ejecutada
Se realizaron los seguimientos pertinentes a
las metas e indicadores de los proyectos
de inversin y se reportaron en el sistema
Predis. Se envi la informacin para el
reporte en el SIVICOF.
Es pertinente fortalecer los
canales de comunicacin y los
sistemas de informacin con que
cuentan las reas para poder
realizar un seguimiento ms
efectivo a las actividades
desarroladas en el marco de cada
proyecto y as retroalimentar el
cumplimiento de metas e
indicadores de manera oportuna.
Se report la informacin dentro
de los trminos establecidos.
Meta ejecutada
institucionales.
Integrado de Gestin. Direccionamiento Estratgico Formulacin y seguimiento quincenal del plan de accin de
inversin.
Universitario
Contratista
Plan de Inversin Planeacin Estratgica 24 seguimientos
Universitario
Catherin Cifuentes*
Profesional Contratista
Actas de reunin, planes formulados,
seguimientos.
3 seguimientos
12 seguimientos
Informes elaborados, comunicados, carpetas
de archivo
100% cumplimiento en la
entrega de informes
Se formularon las matrices de
seguimiento a las metas e
indicadores de los proyectos de
inversin para tener un mayor
control de las actividades realizadas
y as mismo reportar la informacin
de la gestin adelantada. Se envi la
informacin para el reporte en el
SIVICOF.
Debido a los incovenientes presentados por la
falta de apoyo de las reas para el seguimiento
a los planes de accin operativos y los
inconvenientes con la disponibilidad del equipo
humanoo necesario en el rea de planeacin no
fue posible realizar el seguimiento para este
trimestre.
institucionales.
Integrado de Gestin.
Nombre del Jefe de la Dependencia
FORMULACIN
institucionales.
Asesorar y acompaar a las dependencias del IDPC en la
formulacin de planes operativos anuales y seguimiento
trimestral a estos. Publicacin en pgina Web.
OBJETIVO ESTRATGICO META ENTIDAD
CRONOGRAMA Y EJECUCIN
18 marzo de 2013
F e b r e r o
Miguel Hincapi Trivio
M
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D i c i e m
b r e
N o v i e m
b r e
Direccionamiento Estratgico
Responsable(s)
Yolanda Herrera - Asesora Control
Interno**
Helena Junco-Profesional del SIG
Catherin Cifuentes*
Adelantar acciones de planificacin institucional con toda
la entidad: construccin y validacin de elementos de la
plataforma estratgica, diseo del plan estratgico,
tramite para aprobacin y socializacin.
Meta o cantidad
programada
Proceso relacionado
(Mapa de Procesos) Componente/Tema estratgico
Se presentaron dificultades en las
actividades de seguimiento por parte
de las reas objeto del mismo debido
a incumplimientos en las fechas
sealadas para hacer los reportes de
la informacin. Es necesario
implementar medidas para exigir un
mayor compromiso por parte de las
reas.
Se realiz la formulacin del plan de
accin de inversin, junto con los
lideres de proyectos, se publico en
la pgina web la Resolucin y el plan
de accin aprobado.
Durante el trimestre se han realizado
los seguimientos correspondientes
verificando en el Sistema PREDIS
los CDP y RP as como los Giros.
Una vez modificado el formato de solicitud
de CDP-Inversin se dio inicio al trmite de
las viabilidades de las disponibilidades
presupuestales y se contribuy el
seguimiento al plan de accin.
SEGUIMIENTO
Medio de Verificacin
M
a r z o
A b r i l
IV Trimestre II Trimestre
E n e r o
J u n i o
I Trimestre
Cdigo: DE-F04
Versin: 0
PLAN DE ACCIN
Es importante lograr mayor
participacin por parte de los jefes
de rea y lderes de proceso en
estas actividades de planeacin
estratgica.
J u l i o
A g o s t o
S e p t i e m
b r e
O
c t u b r e
Se avanz en la redefinicin de la
plataforma estratgica de la entidad
(revisin de la misin, visin, los objetivos
estratgicos) y se realizaron modificaciones
en el documento borrador del Plan
estratgico.
La Subdireccin General debe contar
con el apoyo constante de un equipo de
trabajo permanente para poder realizar
de manera oportuna las actividades
propuestas y poder cumplir las metas.
Debido a inconvenientes con la disponibilidad del
equipo humano pertinente para adelantar la labor
y a la acumulacin de actividades en el rea, el
documento Plan estratgico en su versin final
se aprobar para el mes de diciembre debido a
que se avanz en la formulacin pero al mes de
mayo no se alcanz a aprobar.
Actividad
Dependencia
Objetivo de la Dependencia
Subdireccin General
Elaborar y presentar a la Direccin General los proyectos de acuerdo y los actos administrativos necesarios para el cumplimiento de la misin institucional, as como coordinar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas con la planeacin institucional y la Gestin de la Calidad, que garanticen la
proteccin del patrimonio cultural y de los recursos de la entidad.
Se realizaron los ltimos ajustes y revisiones al documento
por parte de la Subdireccin General y Control Interno,
incorporando las polticas del SIG, e incorporando algunos
ajustes realizados en las metas programadas en los
proyectos de inversin. Se present el documento en el
Comit del SIG realizado el da 29 de diciembre de 2013
y este fue aprobado.
Meta ejecutada
1 plan estratgico
aprobado
Actas de Comit, presentaciones, talleres,
registros de socializacin, plan estratgico
08/05/2013
Se reprograma la actividad de la fila 91, para el mes de diciembre, debido a que en noviembre no fue posible culminarla.
08/05/2013
La accin ubicada en la fila 19 se re reprograma para el mes de diciembre debido a dificultades en el cumplimiento.
La accin ubicada en la fila 35, no se pudo efectuar para el mes programado, esta actividad se reprograma para llevarse a cabo en el primer trimestre de la siguiente vigencia, por lo cual se tendr en cuenta en la formulacin.
Se reprograma la actividad de la fila 81, para el mes de diciembre en que se puede dar cumplimiento a la misma.
III Trimestre
Es importante implementar medidas
correctivas que permitan exigir a las
reas un mayor compromiso con el
tema. La entidad debe fomentar mayor
estabilidad en el personal para que
pueda disponer del talento humano
pertinente para cumplir a cabalidad con
los compromisos.
Durante los meses de octubre y noviembre se revis la
propuesta de plan de accin de las reas de Subdireccin
de Gestin Corporativa y Asesora Jurdica y se envi a
los Jefes de las reas y a los responsables de las
acciones planteadas. Se adelantaron las acciones de
acompaamiento y seguimiento a los planes de accin de
las siguientes reas: Subdireccin de Gestin Corporativa,
Asesora Jurdica y Subdireccin General.
Se han venido realizando los trmites
respectivos frente a las solicitudes de
disponibilidad presupuestal. As mismo, se han
realizado las actualizaciones respectivas del
documento plan de accin de inversin de
manera articulada con la informacin en el
sistema Predis y el Plan de Compras.
Se reprograma la actividad de la fila 77, la capacitacin programada para el mes de agosto se realiz en el mes de noviembre.
Se reprograma la actividad de la fila 96, teniendo en cuenta que se ajust el nmero de talleres que se va a desarrollar con base en las dificultades presentadas para su cumplimiento. De esta manera la meta son 2 talleres
anuales durante el cuatrienio. Se reprograma la actividad de la fila 71 teniendo en cuenta las observaciones realizadas por la persona encargada de Atencin al Ciudadano, que la plataforma se actualiza mnimo una vez al mes y las actualizaciones
adicionales son ocasionales, no se requieren de manera constante.
Motivo de la modificacin
Modificaciones
al plan
Se modifica la accin de Gestin Documental, ubicada en la fila 59, porque la accin correcta es Formular el PGD
La accin ubicada en la fila 61, no se puede efectuar porque el Orfeo a la fecha no ha sido implementado en su totalidad. Se elimina la actividad y se revisar el tema para la formulacin de la siguiente vigencia.
La accin ubicada en la fila 55 se distribuyen los porcentajes de la meta.
Pgina 1 de 6
08/05/2013
01/11/2013
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25/11/2013
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25/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
Cumplimiento
Observaciones de
Seguimiento
(Subdireccin
General)
Cumplimiento
beneficiada)
Cumplimiento
Cumplimiento
FORMULACIN
18 marzo de 2013
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Responsable(s) Meta o cantidad
programada
Proceso relacionado
SEGUIMIENTO
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I Trimestre
Cdigo: DE-F04
Versin: 0
PLAN DE ACCIN
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Actividad
Dependencia
Subdireccin General
08/05/2013
08/05/2013
III Trimestre
Modificaciones
al plan
1 1 1 1
1 1 1 1
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
1
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e
p
r o
g
r a
m
a
d
a
12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%
12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 12,5%
100%
100%
25% 25% 25% 25%
25% 7,16% 18,1% 36,1%
1 1 1 1
1 1 1 1
100% 100% 100% 100%
100% 100% 100% 100%
Meta ejecutada
El IDPC realiz el proceso de mnima cuanta en el cual el
objeto es el rediseo y programacin del nuevo sitio web
del IDPC, para incluir todos los requisitos solicitados por
Gobierno en lnea, de igual manera se han enviado a cada
una de las subdirecciones la validacin de la arquitectura e
informacin para este nuevo sitio web. A la empresa que
gano el proceso se le entreg el manual de la estrategia
de gobierno en linea 3.1, de igual manera se entregaron
los lineamientos para paginas web de la Secretaria de
cultura y de la Alta Consejera TIC. Se recolect y public
la informacin enviada por las reas, se crearon nuevos
botones links dentro del men principal de navegacin
para dar cumplimiento a la publicacin de nuevos
contenidos. Se reactivaron las redes sociales (Facebook,
Youtube, Twitter, Issuu) y se cre el usuario en la Red
Social Pinterest. Se asisti a las reuniones convocadas
por la SCRD con los Community Manager de las
entidades del Sector, de tal manera que se realizaron
estrategias digitales sectoriales en las cuales todas las
entidades estuvieran beneficiadas con publicaciones
permanentes entre unas y otras (red interinstitucional).
Las publicaciones ms relevantes fueron socializadas con
la SCRD para que dicha informacin apareciera tambin
en los boletines y en la pgina web.
Se realiz la solicitud a las reas para la
validacin del nuevo mapa de navegacin y
actualizacin de contenidos. Se realizaron envos
de boletines electrnicos masivos informando las
actividades y eventos del Instituto, ste mismo
contiene los links de la pgina web y las redes
sociales con los cuales la ciudadana puede
interactuar.
institucionales. Fortalecer al 100% el Sistema
Integrado de Gestin. Direccionamiento Estratgico Planeacin Estratgica Formular, actualizar y ejecutar el plan anticorrupcin y
atencin a la ciudadana.
Helena Junco - Profesional Contratista
Jenny Castiblanco - Responsable de
atencin a la ciudadana
Yolanda Herrera - Asesora Control
Interno**
Catherin Cifuentes*
Contratista
Plan anticorrupcin y atencin a la
ciudadana, mapa de riesgos, cronograma,
Documento Seguimiento Estrategias.
Cumplir con el 100% del
plan
Se realiz el cambio en la arquitectura del
sitio web o Mapa de navegacin, se
recolectaron y publicaron los documentos
de informes (contables, financieros),
notificaciones, etc., que estaban pendientes
por publicar. Se vincularon los enlaces de
las redes sociales, se masific y reactiv el
envo de correos masivos hacia la
ciudadana informando actividades,
programas, eventos, temas de
contratacin, entre otros. Se realiz un
mapa diagnstico donde se verific los
pendientes a publicar contra los elementos
ya publicados.
Meta ejecutada
Se realizaron los reportes trimestrales a las autoridades
respectivas (SDA y UAESP) correspondiente al 3
trimestre de 2013. Los reportes se realizaron dentro de
las fechas lmites establecidas. Se realizaron los reportes
trimestrales y semestrales a las autoridades respectivas
(SDA y UAESP) correspondiente al 4 trimestre de 2013.
Igualmente se realiz el reporte URE al Ministerio de
Minas y Energa. Los reportes se realizaron dentro de las
fechas lmites establecidas.
Se realizaron los reportes
trimestrales a las autoridades
respectivas (SDA y UAESP)
correspondiente al 4o trimestre de
2012. Los reportes se realizaron
dentro de las fechas lmites
establecidas.
Meta ejecutada
Se realizaron los reportes trimestrales a las
autoridades respectivas (SDA y UAESP)
correspondiente al 1 trimestre de 2013. Los
reportes se realizaron dentro de las fechas
lmites establecidas.
Se realizaron los reportes trimestrales a las
correspondiente al 2 trimestre de 2013. Los
Se realiz el seguimiento al plan de accin
correspondiente al 4 trimestre de 2013, y se report a la
autoridad ambiental dentro de las fechas lmites
establecidas.
Es importante indicar que los reportes
que se realizan a la SDA en el marco
del cumplimiento del Plan de Accin
del PIGA se realizan el primer mes
del siguiente trimestre del reporte. Meta ejecutada
Garantizar que el Sistema
Integrado de Gestin
contribuya a la mejora
continua de la eficacia,
eficiencia, y efectividad, a
travs de mecanismos de
seguimiento, actividades de
evaluacin, y la generacin de
acciones de mejora.
Integrado de Gestin. Mejoramiento Continuo Gestin Ambiental Realizar los reportes trimestrales sobre la gestin
ambiental de la entidad a los entes pertinentes
ngela Toro- Contratista Gestin
Ambiental
Realizar el 100% de los
reportes requeridos
Se realiz el seguimiento al plan de
accin correspondiente al 4o
trimestre de 2012, y se report a la
autoridad ambiental dentro de las
correspondiente al 1 trimestre de 2013, y
se report a la autoridad ambiental dentro
de las fechas lmites establecidas.
correspondiente al 2 trimestre de 2013, y se
report a la autoridad ambiental dentro de las
Integrado de Gestin. Mejoramiento Continuo Gestin Ambiental Realizar el seguimiento trimestral del plan de accin,
verificando el cumplimiento de los indicadores y metas
Realizar 1 seguimiento
trimestral del plan de
accin
Direccionamiento Estratgico
Pgina Web, comunicados internos
Ambiental
Herramienta Storm Web SDA y Storm User.
Formato seguimiento plan de accin
Certificados de envo y radicado de informes
institucionales.
institucionales.
Meta ejecutada
plan de trabajo
Teniendo en cuenta las dificultades presentadas en el
Instituto por la rotacin del personal, y los inconvenientes
presentados en los procesos de consolidacin de la
informacin de manera oportuna, adems de la crisis
poltica que atraviesa la actual Administracin, la audiencia
pblica de rendicin de cuentas se ha reprogramado para
que se realice el primer trimestre de 2014 (marzo).
Adicionalmente el propsito fue cumplir con la gestin de
la vigencia 2013, consolidar la informacin de la ejecucin
de metas, indicadores, tanto en trminos presupuestales
como fsicas, pero tambin hacer una convocatoria a la
ciudadana y partes interesadas con mayor anticipacin.
institucionales.
Integrado de Gestin. Direccionamiento Estratgico Planeacin Estratgica
Adelantar las acciones para la implementacin de
Gobierno en lnea. (Pagina Web -www.idpc.gov.co,
www.patrimoniocultural.gov.co,
www.museodebogota.gov.co)
Universitario
Andrs Prez - Webmaster
Catherin Cifuentes*
Las acciones pendientes se tendrn
en cuenta en la formulacin de 2014.
Adicionalmente, se resalta la labor
adelantada por el Instituto en la
implementacin del PIGA, la SDA le
otorg el dcimo puesto a nivel
distrital por su compromiso en su
implementacin.
Meta ejecutada
Se desarrollaron las actividades de
actualizacin de los planes (PIGA y
PGIRP), la actualizacin de
formatos y procedimientos y la
revisin de los mismos.
As mismo la entidad dio inicio al
contrato para la elaboracin del
PIRE de la entidad.
La Subdireccin de Divulgacin ha
presentado inconvenientes para llevar a
cabo los recorridos por el patrimonio
natural, se han presentado
incovenientes en la gestin. La entidad
decidi realizar durante 2013, una
revisin crtica de sus mecanismos de
divulgacin (exposiciones, recorridos,
foros, seminarios acadmicos). En este
ejercicio se priorizaron para el ao los
seminarios acadmicos y las
exposiciones en espacio pblico,
agotando en estas actividades la
inversin para la vigencia 2013, y
siguiendo en todo caso los principios de
la funcin pblica.
El plan de accin se formul con 22 actividades, de las
cuales las siguientes 3 no se ejecutaron:
1. Realizar una (1) ruta mensual por el patrimonio natural,
teniendo como eje principal el entorno al agua. Esta
actividad no se llev a cabo por el rea encargada (Sub.
de Divulgacin); se realiz en conjunto con el rea de
Divulgacin un plan de mejoramiento con el fin de realizar
esta actividad en la vigencia 2014
2. Adaptar por lo menos un centro de acopio conforme a
lo establecido en la normatividad vigente. La Subdireccin
de Intervencin no realiz los diseos del centro de
acopio, dado que estos sern incluidos en la obra de
restauracin que se realizarn en las sedes.
3. Realizar el registro de la Publicidad Exterior Visual de la
sede principal y el Museo de Bogot. Se realiz la
solicitud de este registro a la Subdireccin Corporativa,
quienes luego de revisar el Decreto 959 de 2000 y el
concepto jurdico 107 de 2012 de la SDA, la cual
mediante memorando interno nmero 2013-210-0039793-
3 del 4 de diciembre de 2013, decide que la entidad no
realizar dicho registro dado que la norma no la obliga.
Es importante sealar
que los seguimientos
se realizan al finalizar
cada trimestre y el
reporte del trimestre
se realiza en el primer
mes del siguiente
trimestre.
Dado que la profesional de gestin
ambiental se encontraba en licencia de
maternidad, no hubo personal idneo que
pudiera realizar las actividades planteadas
en el plan de accin durante este trimestre,
sin embargo, se pudo desarrollar algunas
capacitaciones y actividades dentro del
marco del PIGA.
Se presentaron inconvenientes y
retrasos en el proceso de
contratacin del reemplazo que
deba llevar a cabo las actividades
durante la licencia de maternidad
de la profesional a cargo del
PIGA. El contrato se realiz en
julio.
Formato seguimiento plan de accin Gestin Ambiental
Integrado de Gestin
Se ha recolectado la informacin que reporta cada rea
para el informe de metas e indicadores en el sistema
Predis, as mismo conforme a la informacin all
reportada, el Plan de Accin de Inversin, y la informacin
solicitada a las personas encargadas de apoyar el
proceso de consolidacin de la informacin solicitada por
la Subdireccin General, se realiza el reporte en el
sistema Segplan.
Es importante contar con mayor
apoyo por parte de la SDP para el
reporte de informacin en el sistema
SEGPLAN en los temas de
Territorializacin.
Meta ejecutada
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Integrado de Gestin. Mejoramiento Continuo
Ejecutar el plan de accin PIGA 2013, en el cual se
plantean las diferentes actividades a desarrollar desde
Gestin Ambiental.
Ambiental
La Asesora de Control Interno realiz Seguimiento a las
estrategias del Plan Anticorrupcin y de Atencin al
Ciudadano, en donde se reflejan las actividades realizadas
desde diferentes componentes: Mapa de Riesgos de
Corrupcin (Proceso de Mejoramiento Continuo y
Procesos Misionales), Estrategia Antitrmites (Proceso de
Mejoramiento Continuo y Proceso Atencin a Clientes y
Usuarios-Responsable PQRS), Estrategia de rendicin de
cuentas, Mecanismos para atencin al ciudadano.
As mismo, se realizan recomendaciones pertinentes en
cada uno de los componentes analizados, las cuales
deben tenerse en cuenta para la formulacin, el
seguimiento, la evaluacin de las actividades
desarrolladas segn corresponda.
Adelantar acciones de modificaciones presupuestales y/o
traslados ante Secretara de Planeacin y Hacienda.
Universitario
Registros en SEGPLAN, registro en plan de
accin, PMR.
Adelantar 100% acciones
de modificaciones y/o
traslados
De acuerdo a la informacin proporcionada
por las reas, el documento Plan de accin
y la informacin registrada en el sistema
Predis se realiza la actualizacin trimestral
del aplicativo Segplan.
Se desarrollaron algunas de las actividades
planteadas para el 2o trimestre de 2013; sin
embargo no se ha podido realizar la
actualizacin de la plataforma estratgica y la
matriz de riesgos, dado que desde calidad no se
han consolidado las directrices para ello.
As mismo la Subdireccin de Divulgacin no ha
realizado ningun recorrido por el patrimonio
natural, la Subdireccin Tcnica no va a construir
el centro de acopio, debido a los inconvenientes
que presenta la naturaleza e infraestructura de la
sede principal del Instituto; y finalmente, la
Subdireccin de Gestin Corporativa no ha
realizado el pago para el registro de la
Publicidad Exterior Visual.
Registros en SEGPLAN Planeacin Estratgica
plan
institucionales.
Integrado de Gestin. Direccionamiento Estratgico Planeacin Estratgica
Adelantar la audiencia de rendicin de cuentas a la
ciudadana de la gestin adelantada por el IDPC, en la
vigencia 2013.
Universitario
Yolanda Caon - Profesional
Contratista
Listas de asistencia,
Soportes de la rendicin
Realizar 1 audiencia de
rendicin de cuentas-
[Se ha reprogramado
para realizarla en el
primer trimestre del
2014].
Meta ejecutada
Conforme a las actividades desarrolladas en
cada uno de los proyectos (informacin
reportada por cada una de las reas del
Instituto), la informacin registrada en el Plan de
accin y en el sistema Predis, se reporta la
informacin del trimestre en el sistema Segplan.
De acuerdo a las necesidades presentadas
en el desarrollo de los Proyectos de
Inversin, se realizaron los trmites
correspondientes para solicitar ante la SDP
y la SDH la aprobacin, y poder llevar a
cabo los traslados presupuestales
requeridos en desarrollo de las actividades
que se adelantan en los Proyectos de
inversin: 440, 498 y 733.
Se solicit a la SDP y la SDH la aprobacin para
realizar los traslados y recortes presupuestales
necesarios para poder desarrollar las
actividades requeridas en los Proyectos de
Inversin: 440, 498, 746, 911.
Se evidencian debilidades en el proceso
de planeacin presupuestal que
adelantan las reas, es necesario
fortalecer los canales de comunicacin
internos.
Se realiz la solicitud a la SDP y la SDH para la
aprobacin y realizacin de los traslados presupuestales,
adiciones, requeridos en el desarrollo de las actividades
adelantadas en el marco de los Proyectos de Inversin:
440, 498.
Es pertinente fortalecer el proceso de
planeacin que adelanta la entidad,
donde se articulen los esfuerzos,
sugerencias y comentarios de todas
las reas de manera oportuna, para
poder mejorar el proceso de
proyeccin y ejecucin presupuestal,
teniendo en cuenta el Plan de accin
de inversin y el plan de compras.
4 seguimientos
Realizar seguimiento trimestral que incluye ejecucin de
presupuesto, metas, indicadores, territorializacin, en el
sistema SEGPLAN.
Universitario
Contratista
El documento Plan Anticorrupcin del
Instituto se elabor y se public el 30 de
abril en la pgina web del Instituto, as
mismo se elabor y public el formato del
mapa de riesgos y el cronograma.
Se realiz el seguimiento a travs de la Matriz
de seguimiento a estrategias para la
construccin del plan anticorrupcin y atencin al
ciudadano publicado en la web.
Se revisaron las anotaciones
realizadas en el Informe y se tendrn
en cuenta como insumo para las
siguientes formulaciones y
actualizaciones que se hagan a las
herramientas de seguimiento, gestin
y evaluacin pertinentes.
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08/05/2013
01/11/2013
18/11/2013
25/11/2013
25/11/2013
25/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
Cumplimiento
Observaciones de
Seguimiento
(Subdireccin
General)
Cumplimiento
beneficiada)
Cumplimiento
Cumplimiento
FORMULACIN
18 marzo de 2013
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programada
Proceso relacionado
SEGUIMIENTO
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I Trimestre
Cdigo: DE-F04
Versin: 0
PLAN DE ACCIN
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Actividad
Dependencia
Subdireccin General
08/05/2013
08/05/2013
III Trimestre
Modificaciones
al plan
2 1 2 1
2 1 2 1
1
1
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
6
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10% 30% 30% 30%
10% 30% 30% 10%
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1 1
0,5 0,5
3 3
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Meta ejecutada
Gestin Ambiental
Integrado de Gestin
Se realizaron los reportes semestrales a las
correspondiente al 1 semestre de 2013. Los
Se realiz el reporte semestral sobre
eficiencia lumnica al Ministerio de Minas y
Energa, correspondiente al IV trimestre de
2012 y I trimestre de 2013, como lo
establece la Resolucin 180606 de 2008.
El reporte se realiz dentro de las fechas
lmites establecidas
Formular 1 plan de accin
para el ao siguiente
Se realizaron los reportes trimestrales y semestrales a las
autoridades respectivas (SDA y UAESP) correspondiente
al 4 trimestre de 2013. Igualmente se realiz el reporte
URE al Ministerio de Minas y Energa. Los reportes se
realizaron dentro de las fechas lmites establecidas.
Meta ejecutada
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Integrado de Gestin. Mejoramiento Continuo Gestin Ambiental
Formular el plan de accin anual PIGA del ao siguiente
exigido por la SDA y el Plan de Accin Interno exigido por
la UAESP
6 reportes Certificados de envo y radicado de informes
Ambiental
Comit PIGA
Todas las dependencias
Formato formulacin plan de accin
Ambiental
Gestin Documental y Archivos
Se solicita modificacin mediante correo
electrnico de fecha 08/07/2013.
Se elabor el documento donde se
presenta la formulacin del PGD, como una
propuesta para definir su diseo y
desarrollo en la entidad de acuerdo a lo
establecido en el D.2609 de 2012.
La Tabla de Retencin Documental y la Tabla de
Valoracin Documental son herramientas bsicas
y primarias para la Gestion Documental, al no
contar el Instituto con estos insumos
consolidados fue necesario revisarlas y
presentarlas para su aprobacin, tareas que
requirieron todo el esfuerzo del ultimo trimestre
del ao donde la entidad conto con el profesional
que lidera el tema.
Se ajust la propuesta inicial del programa de Gestion
Documental del IDPC, el cual se pondr en consideracion
y discusin del Comit Interno del Instituto en el ao 2014.
El propsito es iniciar la implementacin
de las TRD a partir del ltimo trimestre,
siendo necesario realizar las
capacitaciones a las reas frente al
tema.
Se acepta la modificacin a la
actividad y se elimina puesto que
verificando con el proceso de
sistemas, las acciones para
culminar con la implementacin del
ORFEO no se tienen
programadas para esta vigencia.
Se elabor el Formato Unico de Inventario Documental,
necesario para realizar las transferencias documentales
que se realizarn a comienzos del 2014.
Se elabora el formato pero queda
pendiente la socializacin y
publicacin del mismo. Por ahora se
continua manejando el formato del
Archivo Distrital que es el formato
estndar.
Meta ejecutada
Queda pendiente realizar la
respectiva socializacin del tema.
Se coordin con el Plan Institucional de
Capacitacin-PIC tanto la socializacin de
Procedimientos de Correspondencia (GD-
P01) y Gestin Documental (GD-P02),
como los formatos e instructivos
correspondientes a actos administrativos y
comunicaciones oficiales de mas uso en la
entidad: Resolucin (GD-F04), Acta (GD-
F01), Circular (GD-F05), Memorando (GD-
F06) y Oficio (GD-F07). A travs de la
Gestin de la Profesional del SIG tanto
procedimientos como formatos se colgaron
en la Intranet para su consulta y uso. La
entidad ha normalizado el uso y aplicacin
de procedimientos, formatos e instructivos.
Actividad realizada
satisfactoriamente, se evidencian
los registros de las acciones
adelantadas.
Se elaboraron y socializaron dos nuevos
formatos. El primero fue el formato para las
actas de reunin de trabajo y el segundo fue un
formato elaborado para controlar la solicitud y
prstamo de los documentos del Centro de
Documentacion y de los Archivos del IDPC.
Se acepta la modificacin a la
actividad.
100% de los formatos
socializados
Asegurar la gestin,
conservacin y consulta de
acuerdo con la normatividad
legal vigente de todos los
documentos del Instituto
Distrital de Patrimonio
Cultural, para la eficaz
ejecuccin de los procesos y
cumplimiento de las normar
archivisticas.
Integrado de Gestin. Gestin Documental Formular el Programa de Gestin Documental (PGD) (Art.
10 del D. 2609 del 14 de diciembre de 2012).
Edgar Villamil - Gestor Documental
Jorge Ortega -Asesor de Planeacin*
Gilda Espaa - Gestor Documental*
Tatiana Roa - Auxiliar*
PGD 1 programa de gestin
documental
Asegurar la gestin,
archivisticas.
Integrado de Gestin. Gestin Documental
Socializar e implementar los formatos de actos
administrativos y comunicaciones oficiales que usa la
Entidad.
Listas de asistencia a la socializacin e
instruccin
Las Tablas de Retencion fueron elaboradas y
presentadas a revision tcnica para el Archivo de
Bogota, recibendo el IDPC una evaluacin con
recomendaciones de mejora en aspectos de
forma (relacionada con los anexos que deben
llevar las TRD que exige el Archivo de Bogot).
Es necesario cumplir con las mejoras
sugeridas por el Archivo Distrital en
cuanto a los Anexos que deben llevar
las TRD, en lo que sea pertinente.
Una vez recibidas las recomendaciones del Archivo de
Bogot, se realiz una revisin de fondo de la clasificacin
de los documentos solicitando a las reas del Instituto que
apoyaran la tarea. Procedimientos y tiempos de retencin
fueron revisados y corregidos por Gestin Documental,
as mismo se revisaron los documentos anexos a la TRD.
Sin embargo, no se alcanza a cumplir la meta del 100%
llegando tan solo al 80% puesto que es necesario realizar
ajustes pendientes frente a los anexos referente a los
cuadros de verificacin para los estndares emitidos por
la Direcin Archivo de Bogot, a los actos administrativos
y las respectivas copias referentes a los siguientes
Comits: de Compras, de Contratacin, de Inventarios,
del Sistema Integrado de Gestin, y del Comit Tcnico
Asesor del Patrimonio Cultural; frente a las series y fichas
de valoracin (resoluciones, certificaciones de
confiabilidad de la informacin, estudios de satisfaccin de
usuarios, informe de satisfaccin de atencin al
ciudadano, y solicitudes al defensor del ciudadano) y
tramitar la aprobacin y convalidacin definitiva por el
Consejo Distrital de Archivos, teniendo en cuenta que los
ajustes de fondo los aprueba el Comit Interno de Archivo
del Instituto.
Es importante que frente al tema de
Gestin Documental se adelante un
proceso de sensibilizacin y
capacitacin constante a las reas
dada la importancia del mismo en el
manejo de los archivos y la
desinformacin que han reflejado las
reas. Por otra parte, frente a las
sugerencias que el Archivo Distrital
hizo, la entidad est realizando las
acciones pertinentes para dar
cumplimiento a los lineamientos
normativos.
Meta ejecutada
Asegurar la gestin,
archivisticas.
Elaborar las TRD de la Entidad con sus respectivos
anexos y tramitar su aprobacin ante el Consejo Distrital
de Archivos.
Ismael Martnez -Asesor de
Planeacin*
Actas de validacin de TRD, Cuadros de
caracterizacin documental, Formatos TRD
diligenciados, Cuadro de Clasificacin
Documental, Documento de TRD del IDPC
Teniendo en cuenta que las transferencias se
hacen con base en lo establecido en las TRD,
como estas se encontraban en proceso de
revision en el Archivo Distrital, se determin que
para el inicio de 2014 se realizar esta actividad.
Tambin se ajusta la meta teniendo en cuenta
que no se realizan 6 transferencias
documentales sino 1 que corresponde a la
aplicacin de todas las TRD que son por rea.
Segn la norma (Acuerdo 042 del 31 de octubre
de 2002 por el cual se establece los criterios
para la organizacin de los archivos de gestin
en las entidades pblicas, se regula el inventario
nico documental y se desarrollan otros articulos
de la ley general de archivos 594 de 2000), y la
Circular 12 del 29 de noviembre de 2013 que
emiti el Instituto, todas las dependencias del
IDPC deben realizar anualmente su transferencia
Documental Primaria hacia el Archivo Central del
Instituto.
Se realiz el ajuste de la actividad
programada 2013 para la formulacin
del 2014 con fundamento en las
aclaraciones realizadas por el
profesional a cargo del Proceso de
Gestin Documental.
Se proyect y se public la Circular 12 del 29 de
noviembre de 2013 para realizar las transferencias
primarias desde las reas hacia el Archivo Central,
acciones encaminadas a realizarce en los primeros meses
del ao 2014. El procedimiento esta contemplado en el
Proceso de Gestion Documental.
Se formul el plan de accin anual de 2014 y se envi a la
SDA mediante la herramienta Storm Web, con fecha 26
de diciembre de 2013.
Se realizaron los reportes
semestrales a las autoridades
respectivas (SDA y UAESP)
correspondiente al 2 semestre de
2012. Los reportes se realizaron
dentro de las fechas lmites
establecidas.
Elaboracin del 100% de
las TRD
Inicia con la elaboracin del
Cronograma de actividades para
retomar el proceso de construccin
de las TRD del IDPC y aquellas
actividades inherentes a dicho
proceso y termina con la
coordinacin en las reas para
concretar su participacin
responsable en el proceso.
La actividad se
distribuye en
porcentaje del 10%
para el primer
trimestre, para su
cumplimiento, al
realizarse avances
significativos.
Ejecucin del cronograma. Se termin el
documento TRD, el cual fue aprobado por
el Comit Interno del Archivo de la Entidad.
Se entreg el documento de TRD al Archivo
de Bogot, el 2 de julio del presente ao al
Archivo de Bogot. Se presentaron
inconvenientes que causaron reprocesos en
el desarrollo de la elaboracin de las TRD:
reprogramacin de las visitas por parte de
los productores documentales, falta de
concientizacin de la importancia del
instrumento archivstico, pese a las que en
en el 2o. semestre del ao pasado se
socializ la importancia de la Gestin
Documental y sus instrumentos, dificultades
en la compilacin de las disposiciones
legales que regulan las funciones de las
misionales y los equipos de computo que
no permitieron el avance efectivo de las
tareas realizadas.
La actividad se distribuye y las
acciones se adelantaron conforme
a las necesidades de la entidad.
Se recomienda al profesional a cargo
del Proceso de Gestin Documental,
que es necesario realizar las
capacitaciones pertinentes a las
reas para el desarrollo de las
actividades programadas.
Meta ejecutada
Durante el segundo trimestre se ha llevado un
debido control de los documentos externos e
internos que se reciben en la oficina de
correspondencia por el Sistema Orfeo de este
modo el sistema arroja una estadistica general
que da como resultado Oficios de Entrada 1828,
-Oficios de Salida 1005, -Memorandos 1099.
Durante el segundo trimestre se ha llevado un debido
control de los documentos externos e internos que se
reciben en la oficina de correspondencia por el Sistema
Orfeo de este modo el sistema arroja una estadistica
general que da como resultado Oficios de Entrada 2009, -
Oficios de Salida 1135, -Memorandos 1573.
En total, en el 2013 se revisaron 6.956 Oficios de
Entrada, 3.982 Oficios de salida, y 4.644 Memorandos.
Durante el primer trimestre se ha
llevado un debido control de los
documentos externos e internos que
se reciben en la oficina de
correspondencia por el Sistema
Orfeo de este modo el sistema
arroja una estadistica general que
da como resultado Oficios de
Entrada 1352, -Oficios de Salida
727, -Memorandos 854.
La actividad se
desarrolla conforme a
lo programado y a las
acciones que se
adelantan desde el
rea de
Correspondencia
Durante el segundo trimestre se ha llevado
un debido control de los documentos
externos e internos que se reciben en la
oficina de correspondencia por el Sistema
Orfeo de este modo el sistema arroja una
estadistica general que da como resultado
Oficios de Entrada 1767, -Oficios de Salida
1115, -Memorandos 1118.
La actividad se desarrolla conforme a
lo programado y a las acciones que
se adelantan desde el rea de
Correspondencia
Meta ejecutada
La actividad se desarrolla conforme a lo
programado y a las acciones que se
adelantan desde el rea de
Correspondencia
Asegurar la gestin,
archivisticas.
Realizar las transferencias Documentales Primarias de las
dependencias del IDPC; al Recibir, cotejar la informacin
y Ajustar.
Danilo Snchez - Auxiliar
Administrativo
Orfeo Gestin Documental y Archivos
Asegurar la gestin,
archivisticas.
Atender la Recepcion, Registro, Distribucin y
Digitalizacin de la correspondencia interna y externa
enviada/recibida.
Danilo Snchez - Auxiliar
Administrativo
Andrea Britto * Auxiliar Administrativo -
Contratista
Mejoramiento Continuo
Realizar los reportes a los entes pertinentes (SDA 2
reportes: planificacin e informacin institucional; UAESP
2 reportes semestral, Ministerio de Minas 2 reportes)
La actividad se desarrolla
conforme a lo programado y a las
acciones que se adelantan desde
el rea de Correspondencia
Atender al 100% la
correspondencia
Fsico y digital (Transferencias) 6 transferencias
documentales
Meta ejecutada
Asegurar la gestin,
archivisticas.
Integrado de Gestin. Gestin Documental Gestin Documental y Archivos Fortalecer en la entidad, la implementacin del ORFEO.
Meta ejecutada
Actas producto de Mesas de Trabajo
Informes parciales
Informe final
6 capacitaciones (1 por
dependencia)
Se solicita modificacin mediante correo
electrnico de fecha 08/07/2013
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25/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
Cumplimiento
Observaciones de
Seguimiento
(Subdireccin
General)
Cumplimiento
beneficiada)
Cumplimiento
Cumplimiento
FORMULACIN
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programada
Proceso relacionado
SEGUIMIENTO
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Versin: 0
PLAN DE ACCIN
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Actividad
Dependencia
Subdireccin General
08/05/2013
08/05/2013
III Trimestre
Modificaciones
al plan
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1
0 0 0 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
48 seguimientos
Informar semanalmente a las dependencias o cuando se
requiera en que estado se encuentran los requerimientos
y se solicita la colaboracin para la pronta respuesta.
atencin a la ciudadana Correos internos, Memorandos, Actas
Se registro a diario las peticiones quejas
reclamos o sugerencias que ingresaron por
los diferentes canales de comunicacin.
Elaborar el informe trimestral de quejas, reclamos,
sugerencias y solicitudes de informacin y remitirlo a la
oficina de control Interno.
Informe fsico Atencin a la Ciudadana
Este informe se entrego a la Subdireccion de Gestion
Corporativa por instrucciones de la Oficina de Control
Interno. Para los reportes anteriores se venia entregando
este informe a Control Interno. Pero segn los
lineamientos de la ley 1474 de 2011 en su art. 76, es
Control Interno quien genera un informe para la alta
Direccion de la Entidad por tal motivo se da una copia a
Control Interno para el conocimiento de este.
Se envio mensualmente dentro de los primeros 5 dias del
mes el informe estadistico de las quejas reclamos y
sugerencias.
Atender de acuerdo a las
disposiciones legales vigentes
los requerimientos de los
clientes en materia de
derechos de peticin, quejas
y reclamos para el anlisis de
la percepcin de los usuarios
respecto a los servicios que
presta el IDPC
Integrado de Gestin. Atencin al Cliente y Usuarios
Meta ejecutada
4 informes
Este informe no se cumplio en su totalidad
ya que los Responsables del rea de
control interno no han sido asignados al
Instituto por parte de la Alcalda Mayor en
cabeza del Alcalde distrital.
Este informe no se cumplio en su totalidad ya
que los Responsables del rea de control interno
no han sido asignados al Instituto por parte de la
Alcalda Mayor en cabeza del Alcalde distrital.
Este informe no se cumplio en su
totalidad ya que los Responsables
del rea de control interno no han
sido asignados al Instituto por parte
de la Alcalda Mayor en cabeza del
Alcalde distrital.
Meta ejecutada
Se envio mensualmente dentro de
los primeros 5 dias del mes el
informe estadistico de las quejas
reclamos y sugerencias.
Se envio mensualmente dentro de los
primeros 5 dias del mes el informe
estadistico de las quejas reclamos y
sugerencias.
Se envio mensualmente dentro de los primeros 5
dias del mes el informe estadistico de las quejas
reclamos y sugerencias.
Se registro a diario las peticiones, quejas reclamos o
sugerencias que ingresaron por los diferentes canales de
comunicacin.
Meta ejecutada
presta el IDPC
Elaborar el informe estadstico mensual de los
requerimientos, el cual se enva a la Secretaria General
de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. y a la Veedura
Distrital.
12 informes
Se registro a diario las peticiones
quejas reclamos o sugerencias que
ingresaron por los diferentes canales
de comunicacin.
Informe fsico
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones Atencin a la Ciudadana
Atencin a la Ciudadana
Se registro a diario las peticiones quejas
reclamos o sugerencias que ingresaron por los
diferentes canales de comunicacin.
presta el IDPC
Integrado de Gestin. Atencin a la Ciudadana
Atencin a la Ciudadana Certificaciones de confiabilidad
Se envio a la Direccion Distrital de Servicio
al Ciudadano la certificacion de confiabilidad
de los meses de abril, mayo y junio.
Atender al 100% el
registro de PQRS
presta el IDPC
Hacer el registro de la totalidad de las quejas, reclamos,
sugerencias y solicitudes de informacin que se reciban
por los diferentes canales con los que cuenta el instituto.
Meta ejecutada
presta el IDPC
Actualizar semanalmente las plataformas virtuales mapa
callejero y gua de trmites y servicios.
presta el IDPC
Se envio a la Direccion Distrital de
Servicio al Ciudadano la certificacion
de confiabilidad de los meses de
enero, febrero y marzo (la de enero
se envio a comienzos de febrero por
motivos de falta de personal).
Se actualizo el mapa callejero y la
guia de tramites y servicios dentro
de los 5 primeros dias de cada mes.
No se requiri realizar ms
actualizaciones durante el mes.
Se actualizo el mapa callejero y la guia de
tramites y servicios dentro de los 5
primeros dias de cada mes. No se requiri
realizar ms actualizaciones durante el mes.
Se envio a las diferentes dependencias correos
y memorandos para informar sobre el estado de
los requerimientos al igual que se les informo
verbalmente. A su vez, se realizaron
reinducciones en el tema de los nuevos usuarios
del SDQS (Subdireccin General, Asesora
Jurdica, Subdireccin de Intervencin Tcnica,
Subdireccin de Gestin Corporativa, y
Subdireccin de Divulgacin).
Meta ejecutada
Se envio a las diferentes dependencias
correos para informar sobre el estado de
los requerimientos al igual que se les
informo verbalmente.
Se envio a la Direccion Distrital de Servicio al Ciudadano
la certificacion de confiabilidad de los meses de octubre,
noviembre y diciembre.
Se envio a las diferentes
dependencias correos para informar
sobre el estado de los
requerimientos al igual que se les
informo verbalmente.
Se envio a la Direccion Distrital de Servicio al
Ciudadano la certificacion de confiabilidad de los
meses de julio, agosto y septiembre.
Se expidi una circular en la cual se resalta la obligacin,
importancia y pertinencia de dar trmite y respuesta
oportuna a los requerimientos que llegan al Instituto. Se
envio a las diferentes dependencias correos para
informar sobre el estado de los requerimientos al igual que
se les informo verbalmente.
Meta ejecutada
Se actualizo el mapa callejero y la guia de
tramites y servicios dentro de los 5 primeros
dias de cada mes. En el mes de agosto se
incluyeron dos servicios a la guia de tramites y
servicios, por tal razn se hicieron dos
actualizaciones.
Se actualizo el mapa callejero y la guia de tramites y
servicios dentro de los 5 primeros dias de cada mes. No
se requiri realizar ms actualizaciones durante el mes.
Verificacin en la gua de Tramites y
servicios y el mapa callejero 12 actualizaciones
12 certificados de
confiabilidad
Atencin al Cliente y Usuarios
Atencin al Cliente y Usuarios
Enviar certificacin de confiabilidad la Direccin Distrital
de Servicio al Ciudadano de la Alcalda Mayor de Bogot,
que incluye la veracidad de la informacin publicada en la
gua de tramites y servicios y el mapa callejero.
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Cumplimiento
Observaciones de
Seguimiento
(Subdireccin
General)
Cumplimiento
beneficiada)
Cumplimiento
Cumplimiento
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Modificaciones
al plan
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
0% 0% 0% 0% 0% 100% 100% 100% 0% 0% 0% 0%
1 1 1 1 1
1 0 0 1 1
3 3 3 3 3 2
2 0 0 0 3 12
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100% 100% 0 0 100% 100% 100% 100%
1
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100%
0
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Sistema de Gestin de Calidad -
Meci
Esta actividad no se realizara este ao por las
diferentes dificultades que ha tenido la entidad
en cuanto a:
1-Rotacin Constante del personal
2-Proceso de Planta Temporal
3-Poca disponibilidad de tiempo del personal por
la sobrecarga laboral
4-Ausencia de un responsable de Control
Interno, este se posesiona a mediados del mes
de Octubre. Estos factores no permitieron la
capacitacin de los auditores integrales, ademas
no se encuentra elaborado el plan de auditorias
ni aprobado por el Comite Directivo.
En el mes de julio y agosto no se pudo llevar a
cabo la actualizacin debido a la rotacin del
personal. En el mes de septiembre se ha
realizado constantemente la actualizacion del
listado maestro de acuerdo con los documentos
aprobados, a traves del formato planteado para
esta actividad.
Meta ejecutada
Esta accin se reprogramar para su
cumplimiento en la vigencia 2014.
Meta ejecutada
Plan de accin NTD-SIG
Documentos de auditoria (Plan, actas,
informes)
Cumplir al 100% con el
programa de auditora
establecido
Meci Adelantar las acciones necesarias para la implementacin
de la NTD-SIG 001:2011
Adelantar las acciones necesarias para la auditoria de
calidad. (Formacin de auditores, preparacin, auditora
in situ, informe final)
Se realiz el Comit del Sistema Integrado de Gestin en
Diciembre, respecto a los temas de Gestin de Ambiental
y el SIG. El Comit se comprometi a buscar soluciones y
tramitar ante la SDA, a travs de la profesional de PIGA,
opciones alternativas para la instalacin del centro de
acopio conforme a lo establecido en la normatividad
vigente.
Cumplir a 100% el Plan
de accin establecido
De acuerdo al plan de accin de la NTD se dio
cumplimiento a cada una de las aciones previstas. Para el
2014 se plantearan nuevas acciones para dar
cumplimiento.
Meta ejecutada
Formato de solicitud,
listado maestro de documentos
100% en la aplicacin del
procedimiento de control
de documentos
Se ha realizado constantemente la
actualizacion del listado maestro de
acuerdo con los documentos aprobados
Integrado de Gestin
Meci
Aplicar el procedimiento de control de documentos
(Trmite de solicitudes de creacin, modificacin y/o
eliminacin), socializacin de los cambios, actualizacin
de Listado Maestro de Documentos.
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Meci
Gestionar con los procesos de la entidad la administracin
de riesgos (Formulacin de riesgos acorde con la nueva
metodologa, seguimientos trimestrales al mapa de
riesgos por procesos)
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Meci
Realizar jornada de suficiencia documental junto con las
dependencias (Actualizacin de procesos y
procedimientos, documentos asociados)
Se realiz la Aprobacin del Procedimiento
Producto o Servicio no Conforme.
Los meses de Julio y agosto no se realizo la
suficiencia documental de los procesos, debido a
que en el momento no se encontraba el
responsable operativo del proceso.
Frente a las capacitaciones programadas en julio y
septiembre, no se pudieron realizar:
Debido a la rotacin del personal.
Por la sobrecarga laboral de los funcionarios y
contratistas.
Por lo tanto se solicita una reprogramacion de dos
capacitaciones en el mes de diciembre:1. Riesgos, 2.
Acciones de mejora
Frente al tema de Auditorias Internas, este ao no se
realizara, por los mismos inconvenientes mencionados
anteriormente.
Se realizo la capacitacin de Riesgos a cada uno de los
responsables de proceso.
Frente a la capacitacion de Acciones de Mejora se
elabor el procedimiento y ste se public en la Intranet,
la capacitacin se realizara el proximo ao.
Teniendo en cuenta que ya est
formulado el procedimiento de
Acciones de Mejora, es pertinente
que la capacitacin se realice en el
primer trimestre de la siguiente
vigencia.
Esta actividad, no se realiz en la fecha
programada por las siguientes circunstancias:
1-Contractual "Rotacin continua del personal"
2-Carga laboral de los funcionarios
3-Responsable encargado de la actividad no
habia.
Sin embargo, para el mes de noviembre se
elaboro la herramienta de riesgos del IDPC y su
documento anexo.
Se solicita reprogramacin de esta actividad
para el mes de diciembre y darle cumplimiento.
En el mes de diciembre se desarrollo la implementacin
de la nueva herramienta de riesgo (de acuerdo a los
nuevos lineamientos dados por el DAFP) con cada uno de
los procesos, sin embargo de los 17 procesos que tiene la
entidad solo se actualizaron 15 procesos, quedando
pendiente: Administracin de Bienes y Servicios, y
Proteccin del Patrimonio Cultural.
Cabe mencionar que el seguimiento a estos riesgos se
realizara por parte del rea de Control interno y la
responsable del SIG, realizara la administracin de la
informacin y mantenimiento de la herramienta.
Las acciones pendientes en torno a
los procesos: Administracin de
Bienes y Servicios, y Proteccin del
Patrimonio Cultural, se realizaran a
comienzos de la siguiente vigencia.
Para el mes de Octubre y noviembre se realizo la
aprobacin de los procesos de:
1-Direccionamiento Estrategico; 2-Relaciones
Interinstitucionales
3-Intervenccin del Patrimonio Cultural; 4-Gestin de
Comunicaciones; 5-Gestin Documental
No obstante para el mes de diciembre se realiz la
aprobacin de los procesos restantes: 6-Gestin del
Talento Humano; 7-Gestin Financiera; 8-Divulgacin del
Patrimonio Cultural-; 9-Proteccin del Patrimonio Cultural;
10-Administracin de Bienes y Servicios; 11-Control
Interno Disciplinario; 12-Seguimiento y Evaluacin; 13-
Mejoramiento Continuo; 14-Gestin de Sistemas e
Informacin; 15-Atencion al Cliente y Uusuario; 16 Gestin
Jurdica; 17 Adquisicin de Bienes y Servicios.
1 revisin por la direccin
Se realiz la aprobacin de los
procedimientos de Comunicacin
Organizacional y Caracterizacin de
Comunicacin (Proceso de Gestin de
Comunicaciones), y el Control de
Documentos (Proceso de Gestin
Documental). A la fecha se encuentran
aprobados los procesos de Control Interno
Disciplinario y Gestin de Sistemas de
Informacin y Tecnologa.
17 mapas de riegos por
procesos actualizados
En el cuarto trimestre se realizo la actualizacin del listado
maestro de documentos de acuerdo a los procedimientos
y documentos asociados del proceso.
Meta ejecutada
Meci Adelantar la revisin por la Direccin al SIG Helena Junco- Profesional del SIG
Realizar capacitaciones relacionadas con el SIG
(Sensibilizacin y fundamentos SIG, indicadores de
gestin, riesgos, acciones correctivas, preventivas y plan
de mejoramiento, auditorias internas)
Realizacin de suficiencia
documental en los 17
procesos
Meci Actas, listas de asistencia, presentaciones 5 Capacitaciones
realizadas
Se registran al 100%
diariamente
Helena Junco- Profesional del SIG
Encuestas
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Mapa de riesgos
Integrado de Gestin
Listas de asistencia, documentos revisados y
aprobados
Acta de revisin, presentacin
Para el mes de enero, febrero y
marzo no se realizo la encuesta por
que aun no se habia implementado
el formato.
Meta ejecutada
presta el IDPC
Registrar diariamente las encuestas diarias a la
ciudadana acerca de la percepcin de los servicios que
presta el Instituto.
Meta ejecutada
Para los meses de julio y agosto se implement
la encuesta, se aplicaron 7 en julio y 4 en
agosto, para el mes de septiembre se
implemento pero no se lograron recoger
encuestas diligenciadas.
No fue posible adelantar las capacitaciones
debido a la rotacin de personal.
Se realiz la capacitacin el 17/06/2013 en el
tema de sensibilizacion y fundamentos del SIG
en relacin a los estados de los procesos. Se
realiz la capacitacin de indicadores en dos
etapas, la primera de ellas se realiz el 8 de
Octubre de 2013 ( Sub Corporativa) y el 19 de
noviembre de 2013 (Sub General)
Meta ejecutada
Meta ejecutada
En el ltimo trimestre no fue posible recoger encuentas
diligenciadas, se realiz la implementacin pero ha sido
dificil mejorar la acogida por parte de la ciudadana frente
al diligenciamiento de la misma.
Se hizo la observacin en el proceso
de implementacin de las encuestas
que es necesario sensibilizar a los
ciudadanos y usuarios del Instituto,
frente al diligenciamiento y utilidad de
esta herramienta, puesto que es un
mecanismo que permite identificar la
percepcin del ciudadano frente a las
reas ms visitadas, los motivos de la
visita, el tiempo de espera para la
atencin, permitiendo hacer una
evaluacin e implementar mejoras.
Para los meses de abril y mayo no se
realizo la encuesta por que aun no se habia
implementado el formato, para el mes de
junio se implemento pero solo se reportaron
4 encuestas en las 3 sedes.
Pgina 5 de 6
08/05/2013
01/11/2013
18/11/2013
25/11/2013
25/11/2013
25/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
Cumplimiento
Observaciones de
Seguimiento
(Subdireccin
General)
Cumplimiento
beneficiada)
Cumplimiento
Cumplimiento
FORMULACIN
18 marzo de 2013
F e b r e r o
M
a y o
D i c i e m
b r e
N o v i e m
b r e
programada
Proceso relacionado
SEGUIMIENTO
M
a r z o
A b r i l
E n e r o
J u n i o
I Trimestre
Cdigo: DE-F04
Versin: 0
PLAN DE ACCIN
J u l i o
A g o s t o
S e p t i e m
b r e
O
c t u b r e
Actividad
Dependencia
Subdireccin General
08/05/2013
08/05/2013
III Trimestre
Modificaciones
al plan
1 1
0 0
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100% 100% 0 0 100% 100% 100% 100%
0
0
1
1
1 trimestre 2 trimestre 3 trimestre
4
trimestr
e
86% 92% 74% 92%
VoBo Subdireccin General
18 de marzo de 2013
31 de diciembre de 2013 Trimestre
Se adelantaron las acciones pertinentes para desarrollar
dos talleres virtuales dirigidos a la ciudadana y orientados
al tema de patrimonio cultural, con el fin de generar
espacios de deliberacin social y participativa. El primer
taller est programado para que se lleve a cabo en el mes
de enero, y el segundo taller para el mes de febrero. Meta ejecutada
Arturo Barajas - Profesional social de
transparencia*
Se ha avanzando en la elaboracin del plan
de trabajo.
Se tiene diseado el primer taller, que
ademas es la base para el desarrollo del
proyecto, ya que en l se consulta con los
grupos de inters los contenidos. Agenda y
cronograma para los talleres siguientes.
Los talleres se deben
reprogramar y hacer el
seguimiento al cumplimiento de
estos.
Se reprogram la meta a desarrollar teniendo en
cuenta las dificultades presentadas en el
cumplimiento de las actividades programadas, y
los inconvenientes para encontrar el perfil idneo
de una persona que adelantara esta labor.
Registros de asistencia a talleres
Registro fotogrfico 2 talleres realizados
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Desarrollar 1 taller al mes con la
comunidad del sector y usuarios
interesados en los temas de
patrimonio cultural y manejo de la
norma.
Mejoramiento Continuo Transparencia Institucional
Realizar talleres con la comunidad para propiciar en stos
comportamientos activos de transparencia y denuncia
frente a actos de corrupcin asociados con temas de
Patrimonio Cultural
Se publico a traves de la intranet los documentos
de Plan Institucional de Gestin Ambiental,
replanteando la estructura para su ingreso,
ademas de las fichas verdes de contratacin. Se
public los documentos asociados al Sistema
Integrado de Gestin (procesos,
caracterizaciones, plan de accin de inversin,
entre otros). El IDPC viene consolidando la labor
de caracterizacin y documentacin de los 17
procesos que maneja la entidad.
Documentacin
socializada del SIG en los
medios de comunicacin/
Documentacin
susceptible de socializar
en los medios de
comunicacin
Se realiz la labor de caracterizacin y documentacin de
los 17 procesos que maneja la entidad. Se realiz la
publicacin de los procesos, formatos y documentos
asociados que se encuentran aprobados por los
responsables de procesos. El Instituto cuenta ahora con
los 17 procesos actualizados y 53 procedimientos. Registros de socializacin
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Meci
Socializar en los medios internos de comunicacin
(Intranet, carteleras, pgina web) la informacin
relacionada con el SIG
Se realiz la divulgacin de los formatos de
Gestin financiera y Gestion documental a
traves de la intranet.
Meta ejecutada
Integrado de Gestin
acciones de mejora.
Repotenciar en un 90% los sistemas
de informacin con que cuenta la
entidad para fortalecer la
comunicacin y participacin
ciudadana en las actuaciones y
decisiones misionales.
Disear espacios de participacin de la ciudadana a
travs del portal web para facilitar el control social por
parte de stos y retroalimentar a la administracin sobre
su gestin
Arturo Barajas - Profesional social de
transparencia*
Portal web Transparencia Institucional
Mecanismo de
participacin ciudadana
habilitado y en operacin
en el portal web
Matriz general de indicadores
Meci Helena Junco-Profesional del SIG
Integrado de Gestin
Integrado de Gestin. Mejoramiento Continuo Realizar seguimiento trimestral a los indicadores de
procesos
Se realiz un mapa diagnstico donde se verific los
pendientes a publicar contra los elementos ya publicados.
Se realiz la solicitud a las reas para la validacin del
nuevo mapa de navegacin y actualizacin de contenidos.
Se recolect y public la informacin enviada por las
reas, se crearon nuevos botones links dentro del men
principal de navegacin para dar cumplimiento a la
publicacin de nuevos contenidos. Se realizaron envos de
boletines electrnicos masivos informando las actividades
y eventos del Instituto, ste mismo contiene los links de la
pgina web y las redes sociales con los cuales la
ciudadana puede interactuar. Se reactivaron las redes
sociales (Facebook, Youtube, Twitter, Issuu) y se cre el
usuario en la Red Social Pinterest. Se asisti a las
reuniones convocadas por la SCRD con los Community
Manager de las entidades del Sector, de tal manera que
se realizaron estrategias digitales sectoriales en las
cuales todas las entidades estuvieran beneficiadas con
publicaciones permanentes entre unas y otras (red
interinstitucional).
Se realiz el cambio en la arquitectura del sitio
web o Mapa de navegacin, se recolectaron y
publicaron los documentos de informes
(contables, financieros), notificaciones, etc., que
estaban pendientes por publicar. Se vincularon
los enlaces de las redes sociales, se masific y
reactiv el envo de correos masivos hacia la
ciudadana informando actividades, programas,
eventos, temas de contratacin, entre otros.
Meta ejecutada
Se estn definiendo los instrumentos a ser
implementados en la pgina web.
Meta ejecutada
Dadas las dificultades presentadas en el desarrollo de
esta actividad, esta accin se reprogramar para su
cumplimiento en la vigencia 2014.
Esta actividad no se realiz en el mes de
Agosto, por inconvenientes contractuales
(rotacin de personal), y por la sobrecarga
laboral de los funcionarios. Debido a estos
inconvenientes se reprograma el seguimiento de
noviembre al mes de diciembre.
2 seguimientos
I, II, III, IV
Rangos 0-59 bajo, 60-85 medio, 86-100 Alto.
% de cumplimiento de las actividades programadas vs las ejecutadas
Firma del Jefe de la Dependencia *El documento original firmado reposa en la Subdireccin General.
Indicador de cumplimiento
Fecha de entrega de la formulacin
Fecha de entrega del seguimiento
*Estas personas participaron en el proceso previo de formulacin, aprobacin y/o seguimientos
realizados a este documento hasta el mes de julio de 2013.
**Apoy los procesos relacionados con la actividad estratgica durante el ltimo bimestre del
ao.
*El documento original firmado reposa en la Subdireccin General.
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