PROCESO SUBPROCESO

TIPO DE PROCESO PROCEDIMIENTO

CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO EVALUACION AUDITORIAS INTERNAS

CDIGO 1.1.2-CI-001 VERSIN PGINA: 1 1 de 7

1.OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditorias internas con el fin de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se esta ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la alcalda de Sincelejo, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

2. ALCANCE
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorias internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente

3. NORMAS
Artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica. Ley 87 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de 2000 Decreto 1537 de 2001 Decreto 34 enero 31 de 2008 Instructivo 4 de febrero 4 de 2008 Aplicativo MECI ( empleopublico.gov.co/meci)

4. DEFICINIONES
AUDITADO: Organizacin, rea, dependencia, o proceso que es auditado. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. AUDITOR LIDER: Auditor designado para llevar a cabo una auditoria actuando como lder del equipo. AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna. ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial Indeseable CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria

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CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias. EQUIPO AUDITOR: Uno o ms Auditores que llevan a cabo una auditoria. EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. EXPERTO TCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar AUDITORIA COMBINADA: Es la Auditoria que se realiza a ms de un sistema, por ejemplo (Control interno y de Calidad) HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de Auditoria. Los hallazgos de la Auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoria, u oportunidades de mejora. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. LISTA DE VERIFICACION: Es una herramienta que le permite al Auditor la conduccin de la Auditoria y como medio para identificar los elementos de los procesos a auditar PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. PLAN DE AUDITORIA: descripcin de las actividades In Situ y los preparativos de una auditoria REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Manual de procedimientos Manual de implementacin MECI NTCGP-1000 2004 Manual de competencias Plan de mejoramiento Programa de auditoria Plan de auditoria Informes de auditoria anteriores REGISTROS Lista de verificacin Formato programa de auditoria Formato plan de auditoria Formato informe de auditoria

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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES Elaborar el programa de auditoria Elaborar el planes de auditoria Preparar la auditoria Programa de auditoria Plan de auditoria Procesos dela entidad Planes de mejoramiento vigentes Auditorias anteriores Realizar reunin de apertura Recoleccin de la informacin Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunin de cierre Informe de auditoria Distribuir el informe Realizar seguimiento Evidencias de auditoria Hallazgos Acciones correctivas y preventivas Informes de auditoria Planes de mejoramiento SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE

Alta direccin Dependencias de la entidad Organismos de control

Alta direccin Dependencias y/o procesos de la entidad Organismos de control

Jefe de Control Interno Lder grupo auditor

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7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES DETALLE Se realiza anualmente segn entre otras las siguientes consideraciones 1. Implementacin de nuevos procesos 2. Resultados de auditorias anteriores 3. Resultados de evaluacin de riesgos 4. Directrices de la direccin 5. Seguimiento a planes de mejoramiento 6. Evaluacin de la gestin institucional 7. Resultados de evaluacin de indicadores 8. Recursos disponibles 9. Cambios en la legislacin aplicable El programa anual de auditoria es aprobado por el representante legal previa presentacin por parte del Jefe de Control Interno El jefe de control interno asigna el auditor lder quien debe realizar un plan de auditoria el cual debe contener: 1. objetivo 2. alcance 3. criterios 4. auditor lder y equipo auditor 5. fecha de apertura y cierre 6. actividades especificas a auditar 7. fecha y hora El plan de auditoria, se debe enviar con antelacin al da de realizacin de la auditoria y solicitar los documentos necesarios al auditado segn criterio del auditor lder. Una vez recibido el plan de auditoria autorizado por el auditado y los documentos soportes, previa realizacin de la auditoria se procede as: 1. Se efecta la revisin de la documentacin segn los criterios y objetivo de la auditoria 2. Se hace la lista de verificacin 3. Se solicita informacin que se considere necesaria para el proceso de la auditoria al auditado 4. Evaluar informacin y datos relacionados con: objetivo, funciones, propsito, entorno, organizacin interna, recursos humanos, procedimientos, servicios o productos, infraestructura informtica, sistemas de informacin, informacin contable, financiera y presupuestal (donde aplique), resultados de evaluaciones del SCI, informes de auditoria, evaluaciones anteriores, indicadores de gestin, mapas de riesgos, etc. Se hace con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar, el lder coordina la reunin de apertura para presentar el grupo auditor y adems para:

Elaborar el programa de auditoria

Elaborar el planes de auditoria

Preparar la auditoria

Realizar reunin de apertura

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Recoleccin de la informacin

Preparar conclusiones de la auditoria

Ejecutar reunin de cierre

Informe de auditoria Distribuir el informe Realizar seguimiento

1. Revisar el plan de auditoria 2. Indicar como se realizaran las actividades 3. Confirmar canales de comunicacin 4. Dejar espacio para que los auditados hagan las preguntas que consideren para el proceso. Las fuentes de informacin son variables de acuerdo a la complejidad de la auditoria entre otras pueden ser: 1. Entrevistas 2. Observacin de actividades y ambiente de trabajo 3. Revisin de documentacin: poltica, objetivos, planes, procedimientos, instructivos, guas, proyectos, contratos, aplicativos, bases de datos, entre otros. 4. Revisin de registros: inspeccin, supervisin, interventora, actas de reuniones, informes de gestin, informes de evaluacin, etc. 5. Resmenes de datos, evaluaciones de desempeo 6. Registro de bases de datos y procedimientos 7. Registros de otras fuentes como: retroalimentacin de la ciudadana, informacin externa como proveedores, entidades bancarias 8. Sitios WEB El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para: 1. Revisar los hallazgos contra los objetivos 2. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o una oportunidad de mejora 3. Acordar las conclusiones de la auditoria 4. Formular las recomendaciones a que haya lugar Se realiza la reunin con los funcionarios que atendieron la auditoria y el dueo del proceso auditado, en la reunin de cierre se ratifican los siguientes aspectos: 1. Actividad auditada 2. Conclusiones 3. Presentacin de las no conformidades (si las hay) firmadas por el auditado El responsable del proceso auditado tiene quince (15) das hbiles a partir de la notificacin del informe para realizar el plan de mejoramiento de las acciones correctivas o preventivas encontradas Se realiza acta de cierre de auditoria Se realiza el informe definitivo correspondiente en el formato informe de auditoria el cual ser enviado al JCI para su revisin, el informe debe ser entregado al JCI ocho (8) das despus de haber terminado la auditoria Enva mediante oficio al responsable del procesos auditado y al auditor lder Este lo hace el lder del grupo auditor o quien este designe para verificar el cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas propuestas en el plan de mejoramiento

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8. RECURSOS HUMANOS FINANCIEROS TECNOLOGICOS INFRAEXTRUCTURA Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad Viticos Papelera y tiles Hardware: equipos de computo e impresoras Software: internet, aplicativos, office Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno

9. SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR EFICACIA EFICIENCIA FORMULA Numero de auditorias adelantadas /Numero de auditorias programadas Tiempo empleado en las auditorias /Tiempo programado Numero de acciones preventivas aplicadas/No de acciones correctivas o preventivas detectadas Numero de planes de mejoramiento suscritos/Total auditorias adelantadas 10. PUNTOS DE CONTROL ID 1 2 3 ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL Recoleccin de Informacin Preparar las conclusiones de la auditoria Realizar seguimiento OBSERVACIONES DE CONTROL En esta etapa se debe tener especial cuidado con la documentacin que se custodie en el ejercicio dela auditoria Verificar que las conclusiones dela auditoria estn basadas en evidencias soportadas Verificar que las acciones recomendadas en el plan de mejoramiento se cumplan por parte del rea objeto de la auditoria en los plazos establecidos en el mismo REGISTROS DE CONTROL N/A N/A Plan de mejoramiento FRECUENCIA semestral semestral RESPONSABLE Lder del proceso Lder del proceso

EFECTIVIDAD

semestral

Lder del proceso

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11. RIESGOS ASOCIADOS

IMPACTO PROBABILIDAD

VALORACION DEL RIESGO (I + P) 6 Inaceptable Moderado Tolerable 5 Importante 2 Aceptable MANEJO DEL RIESGO MEDIDAS

NOMBRE DEL RIESGO

DESCRIPCION POSIBLES DEL RIESGO CONSECUENCIAS

Incumplimiento

Que el programa Deficiencia en el de auditoria no se seguimiento a la cumpla en su gestin y calidad totalidad Decisiones equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad de la entidad

Tolerable

Asumir, reducir el riesgo

Capacitacin a los auditores

Inexactitud

Informes no basados en las evidencias reales

Tolerable

Asumir, reducir el riesgo

Capacitacin a los auditores

NOMBRE ELABORO REVIS APROB Luis Fernando Alandete Alcal Alviz Urueta Alcal Alviz Urueta

CARGO Profesional Universitario Jefe Oficina Control Interno Jefe Oficina Control Interno

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