UNIVERSIDAD AUTNOMA BENITO JUREZ DE OAXACA

FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN

LICENCIATURA: ADMINISTRACIN MATERIA: CONTRALORA

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS DE CORPORACIN FABRIL S.A.

CATEDRTICO: DR. MARTN GAMBOA MEDINA

ALUMNO: GARCA RAMREZ R. SAID

GRUPO 904 AULA 21 9 SEMESTRE L.A.

OAXACA DE JUREZ, OAX., SEPTIEMBRE 2009

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PRINCIPIOS

El trabajo de investigacin que a continuacin se presenta, se realiz bajo los principios que fueron elegidos de manera prioritaria:

Transparencia. Responsabilidad. Moralidad. Igualdad. Imparcialidad. Preservacin del Medio Ambiente. Eficiencia. Eficacia. Economa. Publicidad.

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FILOSOFA

"El hombre puede creer en lo imposible, pero no creer nunca en lo improbable"

Oscar Wilde

"El que se pierde es el que encuentra las nuevas sendas"

Nils Kjaer

"No hay nada constante en el mundo, salvo la inconstancia"

Jonathan Swift

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METODOLOGA

TEMA DE INVESTIGACIN:

Estructura de Control Interno del Departamento de Ventas de Corporacin FABRIL S.A.

ESQUEMA DEL DIAGNOSTICO:

Para realizar la investigacin de Corporacin FABRIL S.A., se llev a cabo una revisin y estudio, de manera prctica y bibliogrfica, acerca de la implementacin del Control Interno as como su estructura, que comprendi el Departamento de Ventas. Posteriormente se hizo un anlisis y se dan a conocer las condiciones prevalecientes en esta empresa, en cuanto a los mecanismos para lograr el cumplimiento de las funciones, sus objetivos y la finalidad que persigue.

MAPA CONCEPTUAL:

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PREGUNTAS DE INVESTIGACIN

Que tipo de compras realiza Corporacion FABRIL S.A.? Quienes son sus principales proveedores? Que normas rigen la adquisicion de la materia prima?

OBJETIVO GENERAL

Conocer y verificar la Estructura de Control Interno de Corporporacin FABRIL S.A., mediante la aplicacin de un caso prctico, visualizar que el control interno es inherente a todas las actividades colectivas e individuales dentro de la Entidad en la cual cada colaborador es parte clave y determinante para la buena marca de la organizacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Proteger los recursos de la Corporacin FABRIL S.A., buscando la adecuada adquisicin de mercanca ante posibles riesgos que lo afecten.

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas operaciones de compras promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la misin Empresarial.

Velar porque todas las actividades de la Organizacin, estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Garantizar

la

correcta

evaluacin

seguimiento

de

la

gestin

organizacional.

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JUSTIFICACION

Toda entidad por pequea que sea, debe tener un mecanismo de control para regular y ayudar a que se cumplan los objetivos establecidos, eh aqu la importancia de que exista un modelo de control interno que plantea el sistema como El conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos.

Esto es toda la Entidad Corporacin FABRIL S.A., pero con una particularidad, todos ordenados entre s, esto es unidos, encadenados, organizados, es decir en concepto de unidad y unidos a las personas que conforman la Organizacin. De ah la importancia de que los integrantes de la organizacin en todos los niveles jerrquicos, se encuentren capacitados, sensibilizados, comprometidos,

apropiados de su sistema, y de la Entidad. En otras palabras que disfruten los xitos de la organizacin y se preocupen y trabajen con ella en el momento en que las cosas no marchen tan bien. Si esta unin se da, si se podrn conformar en medio para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, con el fin de generar capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender.

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MARCO DE REFERENCIA

El Control Interno es el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos queordenados entre s y unidos a las personas que conforman una Organizacin Pblica, se constituyenen un medio para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender.

El Sistema de Control Interno comprende todas las Polticas y procedimientos para la Administracin de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar , tanto sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la evaluacin de activos, la prevencin y detencin de fraudes y error, la prevencin e integridad de los registros Contables cumpliendo con las Leyes y regulaciones aplicables y la oportuna preparacin de Informacin Financiera Contable. El Sistema de Control Interno va mas all de aquellos asuntos que se relacionan directamente en las funciones del Sistema de Contabilidad.

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La importancia de un Sistema de Control Interno.

El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la nacionalizacin de la administracin y consecuentemente, el logro de la productividad de todos los recursos de la Empresa.

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HIPOTESIS PLANTEADAS

La empresa FABRIL S.A. es una empresa que se dedica a la fabricacin y venta de mobiliario de madera, la cual cuenta con suficiente personal realizando diversas tareas en todas sus areas o departamentos. Al igual que cualquier tipo de organizacin, ya sean grandes o pequeas, estas nunca tendran un control perfecto en cuanto a la realizacion de las acitividades y el cumplimiento de los objetivos de la empresa, ya que intervienen diversos factores como son en nuestro caso, el transporte de la materia prima, la compra de refacciones para maquinaria, la eleccion de los proveedores, etc.

Se espera que atraves del estudio y analisis de los diferente departamentos se localicen las ineficiencias en la realizacin de actividades y poder corregir o modificar algunos aspectos de la estructura del Control Interno. Ya que en algunas circunstancias no todos los colaboradores pertenecientes a un departamento se apegan a los principios, a las reglas y a los procedimientos, en vista de que situaciones de este tipo ocurren, es necesario en ocasiones implementar una estructura de Control Interno ms eficiente.

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INTRODUCCIN

De la experiencia que da a da se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de auditora y control interno adolecen las empresas, incluyndose entre ellas no slo a pequeas y medianas.

En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas bsicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado est la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los mtodos e instrumentos de anlisis a ser utilizados por los auditores internos.

Al igual que en el control de calidad, la falta de planificacin y prevencin es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditora interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que sali mal, porqu, y que hacer para evitar su repeticin, cuando lo correcto es actuar preventivamente.

Otro aspecto importante a cuestionar en las auditoras es que la misma sea percibida como una entidad dedicada slo a la inspeccin, y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organizacin.

Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno. La falta de buenos controles internos no slo ha dado lugar a estafas o defraudaciones, sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en materia de informacin.

La presente investigacin se realiz tomando en consideracin lo que se mencion anteriormente y mostrando las observaciones que notamos en el sistema de control interno que maneja la empresa.

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DESARROLLO DEL TEMA

Datos de la empresa.

La empresa FABRIL S.A. es una entidad que se dedica a la fabricacin y comercializacin de mobiliario de madera, su principal proveedor es Qumica Blantex quien de encarga de los adhesivos para madera y empaques; otro

proveedor es REXCEL que surte la Madera, Tableros de madera, Partculas de madera, Madera natural.

La empresa se constituy el da 15 de mayo de 1999 en la ciudad de Oaxaca de Jurez, Oax. La ubicacin de esta es en la calle de Porfirio Daz N 311 Int. 02, col. Centro, Oaxaca de Jurez, Oax.

La estructura organizacional de Corporacin FABRIL S.A. es como se muestra a continuacin:

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La responsabilidad de la gerencia respecto al sistema de control interno

La responsabilidad de la Gerencia es de adoptar prcticas sanas de Contabilidad, mantener un adecuado y efectivo sistema de cuentas, salvaguardando los Activos y disear un sistema de Control Interno.

Representacin Legal. Su responsabilidad es fundamental de la Direccin de la Empresa es Gerenciarla. Las Cuentas deben reflejar en los Estados Financieros, deben ser de Conocimiento y Control directo de la Gerencia. Cumplir los Objetivos trazados por la entidad. Desarrollar estrategias y Polticas que promuevan la eficiencia de todas las actividades de la Empresa. La forma razonable de la exposicin hecha a travs de los Estados Financieros. es de responsabilidad de la Gerencia. Y el Control interno Contable.

La Gerencia de la Empresa es quien encomendara a las personas responsables a realizar el Control Interno en la Empresa.

En toda Organizacin empresarial debe existir un Control Interno, por ser ms pequea que sea la entidad a la ms grande. Porque mediante esta realizacin del Control Interno se puede evitar errores, fraudes, y en lo general por medio del control interno, se puede tener obtener ms productividad, ms utilidad.

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Estructura de control interno

La Estructura del Control Interno es el conjunto de planes, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una Empresa. Adems es un sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adaptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y actuaciones; as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las practicas trazadas por la direccin y en atencin de las metas u objetivos previstos.

Para ofrecer seguridad razonable y que estn logrndose los objetivos del Control Interno que discurre por tres elementos, para su buena operatividad. Se requiere la implementacin de sus elementos que se encuentran interrelacionados en el proceso administrativo y estos Elementos son:

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Ambiente de Control

Se han definido acuerdos y compromisos ticos, as, estos se han difundido y se han apropiado internamente por parte de los servidores de la Entidad Corporacin FABRIL S.A. independiente de su escala jerrquica.

El equipo de servidores que conforman el talento humano se encuentra debidamente capacitado para desarrollar sus funciones y esta motivado y apropiado con el sistema.

Quienes desarrollan funciones de liderazgo en las diferentes escalas, estn convencidos de los beneficios del sistema y lo respetan para su cumplimiento.

Direccionamiento Estratgico

Los planes y programas planteados permiten y apuntan al cumplimiento de los objetivos y metas de la Entidad.

Los modelos de operacin definidos permiten que los planes y programas se cumplan.

Ya que la Estructura Organizacional de la Entidad no es de grandes dimensiones, permite el cumplimiento de la misin para la cual fue creada la organizacin.

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Administracin del Riesgo

Se han definido los elementos estratgicos mnimos, como por ejemplo, definicin y documentacin de los procesos de compras, que permiten desarrollar el componente de Administracin del Riesgo.

Se ha realizado la identificacin de los riesgos que afectan el cumplimiento de los procesos.

Se han analizado uno a uno los riesgos identificados midiendo como mnimo frecuencia de ocurrencia, impacto de llegar a presentarse, as como los controles que se tienen para minimizarlos y/o erradicarlos.

Se ha definido para ellos una escala de valoracin que permita definir cuales son sobre los que se deber trabajar con mayor energa.

Se ha definido acciones adicionales para su control y fechas especficas de cumplimiento de estas acciones, as como seguimientos a los mapas de riesgos definidos.

Para mejorar y llevar un buen control en base a la informacin obtenida de la estructura de control interno en el departamento de compras se debe verificar como condicin previa a la ejecucin de lo siguiente:

La segregacin de las funciones de requisicin, orden de compra, la recepcin, registro y cancelacin.

Las cuentas por pagar deben controlarse por submayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago efectuado.

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Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Verificar que los importes a pagar por todo concepto correspondan a obligaciones contrarias por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensan pagar.

Comprobar que los importes en las cuentas por pagar correspondan a las obligaciones contradas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y entidades pblicas.

Verificar que las cuentas por pagar se presentan correctamente respecto a importes, periodos, conceptos, detalles, reportes que cuadren con los mayores auxiliares y el libro mayor.

Verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos autorizados.

Revisar de las cuentas por pagar a proveedores y seleccionar al proveedor mas beneficiado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y cotizaciones de otros proveedores.

Control de las cuentas por pagar y de las Compras mediante la creacin de registros auxiliares.

Correcta segregacin de funciones entre la recepcin de los bienes y servicios recibidos, el registro contable y la autorizacin y ejecucin de pagos.

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Los pagos son validos y estn debidamente registrados, que los montos y clasificados en las cuentas de activo, gastos y pasivos y otras que sean apropiadas

Revisar con frecuencia los procedimientos de contabilidad y de control interno establecidos.

Realizar acciones de verificacin de saldos seleccionados, muestras de principales proveedores y acreedores y circular cartas de confirmacin de saldos, a fin de conciliar, investigar y aclarar diferencias.

Se deben verificar las rdenes de compra, marcando el inicio del proceso de las transacciones de compra y cuentas por pagar y deben ser consideradas como documentos bsicos para sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.

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CONCLUSIN

Sabemos que el Control es la comparacin de los resultados obtenidos con los que se esperaban al establecer los objetivos y polticas de una organizacin, por lo que es necesaria la capacitacin constante de los empresarios y colaboradores de la organizacin, para competir adecuadamente y reducir las desventajas con productores similares en el estado. Simultneamente, se requiere desarrollar una empresa eficiente y competitiva, con el fin de aprovechar las ventajas comparativas e impulsar las polticas, normas y procedimientos que incentiven, promuevan y fortalezcan el desarrollo del factor humano en conjunto con todos los dems recursos de la organizacin.

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FUENTES DE INFORMACIN

BIBLIOGRAFA

El libro de control interno Miguel H. Bravo cervantes Primera edicin: 2000

El Contralor Responsabilidades Y Funciones Vctor Paniagua Bravo Y Miriam Paniagua Pinto Editorial Ecafsa 2. Edicin

PAGINAS WEB Articulo La Influencia De La Evaluacin De Control Interno Sobre El Desarrollo De La Auditoria. United States Inter American Community Aflalrs

Articulo: Control Interno www.monografias.com

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