ADEMPIERE

ERP & CRM

Manuales Funcionales ADEMPIERE

I. Administracin del Sistema II. Relacin con Terceros III. Desde Requisicin hasta Factura IV. Desde Cotizacin hasta Factura V. Punto de Venta VI. Gestin de Materiales VI. Gestin de Materiales(PARTE 2) VII. Gestin de Proyectos VIII. Saldos Pendientes IX. Anlisis de Desempeo X. Configuracion de Impuestos de Colombia XI. Saldos Iniciales XII. Calculo de Utilidades(Contabilidad Colombia) XIII. Manual de Formatos de Impresin XIV. Configuracin Para Envi de Cotizaciones a Proveedores. XV. Manual de Devoluciones usando RMA. XVI. Procedimiento Instalacin de Parches. XVII. Nomina.

I. Administracin del Sistema

o

Creacion Del Men Personalizado

Adempiere permite la creacin de mens personalizados para los usuarios del sistema, de acuerdo a su funcionalidad se le asignan las ventanas, los procesos y documentos a los cuales va a tener acceso. Esto se hace a partir de la creacin y definicin de rboles, desde el men de Adempiere en la siguiente ruta, como se indica en la figura 1. Es necesario ingresar al sistema como administrador.

F IGURA 1. M EN RBOL E I MAGEN DE N ODO

Mantenimiento del rbol

Una vez se ha creado el rbol, es necesario personalizarlo, esto se hace desde la opcin Mantenimiento del rbol, como se indica en la figura 2.

F IGURA 2. M ANTENIMIENTO DE RBOL

El men se selecciona en la parte superior izquierda, este se ubica al lado izquierdo de la pantalla, mientras que sobre el lado derecho estn los posibles mens que se pueden elegir, utilizando las flechas sobre la parte superior de la pantalla para agregar o remover estas de su men. Para mover tems hacia arriba o abajo en su men, simplemente arrastre y suelte un tem mientras tiene el cursor posicionado sobre el tem que aparece directamente arriba del men. Para poner los tems dentro de una carpeta, simplemente arrstrelos dentro de la carpeta deseada. Una vez que el men se ve correcto, salga de esta pantalla e ingrese en la pantalla de Rol, a fin de asignar el men a un determinado rol. Note como nuestro nuevo men aparece en la lista. Seleccinelo y grabe su registro para que su nuevo men pueda ser utilizado. Como se indica en la figura 3.

F IGURA 3. A SIGNACIN DE RBOL DE M EN

Creacin de Roles
Adempiere trae dos usuarios estndar definidos, estos son el usuario System y el usuario SuperUser. El usuario System tiene perfil de administrador del sistema. Mientras que el usuario SuperUser hereda todos los roles del sistema, incluido el rol de administrador del sistema, este usuario puede resolver problemas o situaciones de emergencia. Debera asignarse este rol a algunos usuarios de alto nivel. Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es posible definirle ms de un rol a un usuario. Adempiere trae predefinidos los siguientes roles: System Administrator (Administrador del Sistema): este Rol tiene acceso a registros a nivel del sistema, como: los formatos de impresin y tipos de documentos. No tiene acceso a informacin de las compaas. Este rol no se puede modificar y mucho menos eliminar. Administrador de la compaa: tiene acceso a todos los datos y pantallas del sistema para una compaa especifica. Este rol puede modificarse. Usuario de la Compaa: tiene acceso bsico a la informacin de la compaa, no se le da acceso a la contabilidad ni a los reportes.

Configurando Roles
Adems de los roles ya definidos, usted podr definir roles de acuerdo a las tareas que realizan los usuarios del sistema, por ejemplo: el rol de compras, ventas, cartera, depsito o almacn, etc. Esta opcin se encuentra desde el men de Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales ->Rol. Como se muestra en la figura 4. Es necesario iniciar sesin como Administrador del Sistema.

F IGURA 4. P ESTAA R OL U SUARIO

Cuando se crea un nuevo registro desde la pestaa rol, como se muestra en la figura 4 se requiere definir la siguiente informacin de configuracin del ROL. Nombre: con el cual se va a describir el Rol. Nivel de Usuario: brinda las siguientes opciones: Cliente: Acceso solamente a datos de referencia (por ejemplo puede configurar Socios de Negocio, Trminos de Pago, etc.) Organizacin: Solo acceso a datos transaccionales (por ej. Ordenes, Pagos, etc.) Cliente + Organizacin: Acceso a ambos datos (referencias y transacciones) Sistema: Acceso a datos de referencia solamente (por ej. Tipos de Documento).

Manual: si no est seleccionada esta opcin indica que el rol se actualizara automticamente cuando se realice migracin de los datos. En caso contrario se debe seleccionar. Monto de Aprobacin: indica que un documento requiere de una aprobacin. Aprobar sus propios Documentos: indica que los usuarios con ese rol tendrn permitido aprobar los documentos que ellos han creado. Mantener esta opcin deshabilitada indica que la aprobacin debe ser efectuada por un usuario diferente. rbol de Men: permite indicar el men que le aparecer a los usuarios con dicho rol. Sobrescribir Precio Lmite: indica que el usuario podr ingresar precios en rdenes y facturas que son menores a los precios lmite definidos. Nivel de Preferencia: determina si los Usuarios con este Rol pueden configurar Preferencias de Usuario o Valores de Preferencia. Ninguno: No puede configurar preferencias en Adempiere. Usuario: Puede solamente configurar preferencias para l mismo. Organizacin: Puede configurar preferencias que otros utilizarn en la misma organizacin. Cliente: Puede establecer preferencias en cualquier nivel en Adempiere.

Mantenimiento de Cambios de Log: Cuando esta opcin est seleccionada todos los cambios efectuados por los usuarios sern registrados en el log. Solo los usuarios con un rol cuyo Nivel de Preferencia est establecido como Cliente pueden ver este log. Como Adempiere registra en el log toda la informacin referente a cualquier transaccin, nuestra recomendacin es que esta opcin no sea seleccionada, excepto cuando desee localizar fallas. Muestra Contabilidad: le permite mostrar u ocultar automticamente las pantallas y pestaas de Contabilidad para ese rol. Acceso a todas las Org: Los Usuarios con esta opcin seleccionada accedern automticamente a todas las organizaciones en su sistema, a menos que usted establezca otras restricciones en otras pestaas. Usuario usa Acceso a Organizacin: En el caso que usted tenga muchas organizaciones podra no querer establecer una organizacin resumen, sino administrar los derechos entre usuarios y organizaciones directamente. Puede hacer Informes: Determina cuando los usuarios con este Rol pueden generar reportes. Puede Exportar: Determina cuando el usuario puede exportar datos fuera de Adempiere.

Bloqueo Personal: Los registros en Adempiere pueden ser bloqueados, en cuyo caso solo los usuarios con un acceso especial pueden verlos. Cuando esta opcin est activada, el usuario puede marcar un registro como bloqueado, mientras que seleccionando Acceso Personal le permite al usuario ver los registros que se encuentran bloqueados. Perfil de Conexin:Seleccione entre LAN, WAN, VPN o Terminal Server. Desde la pestaa acceso a la organizacin se definen las organizaciones a las cuales tendr acceso este perfil. En la figura 5 se muestra la ventana de configuracin de acceso a la organizacin, donde debe definirse en el campo Organizacin aquella a la cual tendr acceso.

F IGURA 5. P ESTAA A CCESO A LA O RGANIZACIN

En las pestaas de acceso a formularios y acceso a las ventanas, se define aquellos tems a los cuales se les va a dar acceso al rol que se est definiendo. Como se muestra en la figura 6. Ntese que la opcin lectura y escritura est habilitada, al deshabilitarla se estar indicando que el rol no tendr ms derechos de acceso a este formulario. Si usted desea remover el tem del men, puede deshabilitar la opcin Activa que se encuentra al lado de la de Lectura Escritura.

F IGURA 6. P ESTAA DE A CCESO A LA V ENTANA

Cuando se est accediendo al sistema, se muestra el listado de roles con que cuenta el sistema de acuerdo al usuario especificado, como se muestra en la figura 7.

F IGURA 7. V ENTANA DE A CCESO A LA O RGANIZACIN

Creacin de Usuarios
Es necesario definir los usuarios del sistema en la compaa, un usuario puede ser cualquier empleado de la compaa, los vendedores o clientes, a quienes se les definen roles y se le asigna una contrasea de acceso al sistema.

Agregando Registros de Usuarios

Lo primero antes de asignarle un registro a un empleado, es verificar si existe en el sistema como tercero, en caso de no existir debe agregarse el tercero. Si el usuario es un vendedor debe verificarse el registro de contacto desde la pestaa Contacto Usuario de la ventana Terceros como se indica en la

figura 8.

F IGURA 8. P ESTAA C ONTACTO

Debe definirse la siguiente informacin: Nombre: desde aqu se define el nombre de usuario para ingresar a Adempiere Direccin de Email: debe definirse la direccin de mail para enviarle flujos de trabajo o documentos. Contrasea: desde aqu se ingresa la contrasea para el usuario, el texto aparecer enmascarado y es sensible a maysculas y minsculas. Es posible cambiar la contrasea posteriormente. El resto de la informacin es opcional.

Concediendo Acceso a un Empleado

Una vez se ha verificado la existencia del tercero en el sistema, debe definirse un registro de usuario para est, y al menos un rol. Esto debe hacerse desde el men de Adempiere en la siguiente

ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales ->Usuario. Como se muestra en la figura 9.

F IGURA 9. V ENTANA U SUARIO

Desde la pestaa Usuario se carga la informacin que se ha definido en el Tercero. La informacin Interna y Externa es opcional.

F IGURA 10. P ESTAA R OL DE USUARIO

La asignacin de los roles a un usuario se hace desde la pestaa Rol de Usuario como se indica en la figura 10. Para definir un rol al usuario se debe hacer clic sobre el botn rol.

F IGURA 11. V ENTANA INFORMACION ROL

Luego se despliega la ventana que se muestra en la figura 11, para escoger el Rol, desde aqu se realiza la bsqueda de los roles ya creados, en el encabezado de la ventana se muestran los campos Nombre y Descripcin para filtrar los roles ya definidos de acuerdo a la informacin suministrada, otra opcin es hacer clic sobre el botn refrescar. Se recomienda tener conocimiento de los roles antes de seleccionar un Rol para un usuario. Es posible en Adempiere que un usuario tenga ms de un rol asignado, pero desde ese perfil solo podr ver las pantallas y datos asociados con el rol que ha accedido al sistema. En la pestaa Usuario Sustituto se puede almacenar informacin sobre un usuario que podra estar en reemplazo de otro en determinada circunstancia. Esta pestaa es solo informativa.

Desde la pestaa Acceso a la Organizacin se pueden seleccionar aquellas organizaciones a las cuales podr tener acceso el usuario como se indica en la figura 12. Esto debe hacerse siempre y cuando se halla seleccionado la opcin Usuario usa acceso a Organizacin en la ventana ROL, la cual indica que el acceso a la organizacin estar definido por el usuario y no por el rol.

'FIGURA 12. P ESTAA A CCESO A LA O RGANIZACIN

Cuando se crea un nuevo registro, debe seleccionarse del campo organizacin, aquella sobre la cual se le va a dar acceso al usuario. Una vez creado el Usuario y definida su contrasea este podr tener acceso al sistema.

II. Relacin con Terceros

1. Introduccin a la Relacin con Terceros
Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en la organizacin. Hay tres tipos de terceros, estn: los clientes, los empleados y los proveedores. Adempiere le permite a un tercero pertenecer a ms de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compaa. Desde el men de Adempiere se encuentra el rbol deRelacin con terceros->Reglas de tercero->Tercero. De aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 1.
F IGURA 1. M EN T ERCEROS

1.1. Terceros En la ventana Terceros se configura la informacin de los terceros, en la figura 1 se muestra esta ventana, la cual est distribuida como sigue: En la parte superior se define la operacin y el nombre del socio de negocio. El campo clave de bsqueda se refiere a una abreviacin interna que se utiliza para realizar bsqueda de los terceros. El Nombre es un nombre descriptivo del tercero, que va a aparecer en los documentos que se elaboren. Adems se debe definir la informacin financiera del tercero, los campos ubicados en la parte media de la ventana se utilizan para esta actividad, tales como: el estado de crdito, identificador de impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar de acuerdo a caractersticas especficas en grupos de terceros, haciendo clic derecho sobre esta opcin y dando clic sobre la opcin acercar se pueden configurar los grupos de terceros. En la parte inferior de la ventana incluye informacin sobre el monto de sus transacciones con el Socio de Negocio. Esta parte de la pantalla estar oculta si la persona es un empleado.

Los Terceros pueden tener asignadas ubicaciones, como as tambin cuentas bancarias. Tambin pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer entregas a un tercero, mientras la facturacin se realiza al tercero relacionado. Un Tercero puede tambin ser definido como perteneciente a una Organizacin. Esto le permite tener depsitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad para ese Socio de Negocio. Si su rol le permite ver informacin contable, entonces podr ver otras pestaas adicionales tales como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le permiten seleccionar centros de costo para sus transacciones. En general, muchas empresas no encontrarn necesario cambiar aqu los valores que estn predefinidos. Note que las pestaas Acceso SN y rea de Inters, se encuentran indentadas bajo la pestaa Contacto (Usuario). Cuando vea pestaas indentadas como esas, primero debe seleccionar la pestaa padre (en este caso Contacto) antes de poder ver las pestaas que son hijas. A continuacin se define cada una de las pestaas de la ventana Terceros. 1.1.1. Pestaa Clientes En la figura 2 se muestra la pestaa Cliente. Desde esta pestaa se escogen los valores predefinidos que aparecern en los documentos. Adems se incluyen los trminos y reglas de pago, las reglas de facturacin y el mtodo estndar de entrega.

F IGURA 2. P ESTAA CLIENTES

Adems se deben definir los campos esquemas de Descuento y los porcentajes de descuentos, que se utilizan para resumir algn descuento adicional que pueda ser otorgado a ese cliente.

El campo Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido a cualquier ingreso para este Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea. Los campos Referencia de Orden y Descripcin sern impresos por defecto en todas las rdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse como sea necesario para una orden especfica. El Formato de Impresin de Factura se utiliza para definir un formato de impresin diferente si el cliente lo requiere. Si lo desea, puede seleccionar un Lmite de Crdito para un cliente. Este indica cuanto crdito tiene disponible antes que el procesamiento de la orden sea detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene lmite de crdito. Si ellos tienen facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crdito Utilizado. 1.1.2. Pestaa Proveedor En la figura 3 se muestra la pestaa Proveedor. Desde esta pestaa se indican los trminos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores.

F IGURA 3. P ESTAA P ROVEEDOR

Debe seleccionarse la opcin Proveedor y seleccionar reglas y trminos de pago para este proveedor.

1.1.3. Pestaa Empleado En la figura 4 se muestra la pestaa Empleado, desde aqu se indica si el tercero es un empleado. Se debe seleccionar la opcin Representante Comercial para indicar que es un vendedor.

F IGURA 4. P ESTAA E MPLEADO

1.1.4. Cuenta Bancaria En la figura 5 se muestra la ventana de la pestaa Cuenta Bancaria donde se almacena informacin financiera y otra informacin personal segura, tal como SSN.

F IGURA 5. P ESTAA E MPLEADOS .

Desde esta ventana se puede ingresar informacin de la tarjeta de crdito o cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia de Conducir, N Seguro Social, cuenta de email, direccin verificada y cdigo postal. 1.1.5. Localizacion Desde la figura 6 se muestra la pestaa Localizacin, donde se almacenan las direcciones de los terceros, los nmeros telefnicos y nmeros de fax.

F IGURA 6. P ESTAA L OCALIZACION .

Es posible almacenar ms de un registro de localizacin de los terceros. Al hacer clic sobre la derecha del campo Direccin, se despliega la ventana Actualizar Direccin, que se muestra en la figura 7.

F IGURA 7. P ESTAA A CTUALIZAR L OCALIZACIN .

El diligenciamiento del campo direccin es obligatorio, el resto de la informacin de esta pestaa es opcional. Las opciones de Direccin de Entrega, Direccin de Facturacin, etc., pueden ser utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted puede escoger la direccin al momento de la entrega, factura, etc. Si usted tiene mltiples direcciones para una organizacin, note que cada direccin tiene un nombre (justo encima de la opcin Activa). Puede querer reagrupar las direcciones descriptivamente para que sea ms fcil seleccionar la direccin apropiada desde las pantallas de entregas y facturas. 1.1.6. Contacto/Usuario Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde aqu se visualizan las personas de contacto de los Terceros con los cuales se interactua. En la figura 8 se puede ver la ventana de la pestaa Contacto.

F IGURA 8. P ESTAA C ONTACTO .

Desde aqu se puede agregar el nombre y la informacin de contacto aqu. El campo Nombre es obligatorio, el resto de la informacin es opcional. La opcin Total Acceso SN indica si e contacto tiene acceso a ver todos los documentos (facturas, rdenes, etc), requerimientos y activos que implica a ellos mediante la tienda web. Este solo acceso, no le otorga derecho sobre su versin de Adempiere ni a ver ningn dato propietario. Si la opcin Total Acceso SN no est activada, usted necesitar hacer una entrada en la siguiente pestaa llamada Acceso SN para determinar qu acceso tendrn ellos mediante la tienda web.

Los campos Email Verificado, Verificacin de Informacin, Ultimo Contacto, y ltimo Resultado son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el usuario accede a la tienda web. '1.1.7. Acceso SN' Le permite a usted decidir que informacin podr ver un Tercero sobre l mismo en la tienda web. Es posible visualizarla desde la figura 9.

F IGURA 9. P ESTAA A CCESO SN.

Esta es una Pestaa avanzada. Solamente ser mostrada si su rol permite acceder a estas pestaas y si la opcin Ver Pestaas Avanzadas est seleccionado en sus Preferencias. Cuando la opcin Total Acceso SN no est seleccionada en la pestaa Contacto (Usuario), necesitar hacer una entrada aqu para indicar que acceso tendrn ellos. Notar en el ejemplo arriba, que el acceso est permitido para Documentos de Socio, esto es facturas, rdenes y rdenes de compra. '1.1.8. rea de Interes' Le permite definir e-mails y otras listas de distribucin para propsitos de marketing. Se visualiza esta pestaa desde la figura 10.

F IGURA 10. P ESTAA REA DE INTERES .

rea de Inters es una herramienta de marketing que le permite agrupar clientes para el envo de emails o boletines. Con tal que usted haya definido reas de Inters en otra parte del sistema, esta pestaa le mostrar cuando una persona se suscribe sobre esa rea de Inters y, si es aplicable, la fecha que ellos escogieron quedar fuera de la misma. '1.1.9. Retencin.' Desde esta pestaa se pueden definir informacin de retenciones para empleados. Esta ventana se visualiza en la figura 11.
F IGURA 11. P ESTAA R ETENCIN .

III. Desde Requisicin hasta Factura

1 1. Introduccin Al Proceso De Compras 2 2. Asunto SCP 3 3. Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ) 4 4. Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta. 5 5. Orden de Compra (Manual) 6 6 rdenes de Compra desde Requisiciones 7 7. Recibo de Material. 8 8. Facturas del Proveedor

1. Introduccin Al Proceso De Compras

EL proceso de Compras en Adempiere va desde la Requisicin hasta el pago a los Proveedores, siguiendo una serie de subprocesos como se indica en la figura 1. Entre estos subprocesos se encuentran: la requisicin, la generacin de la orden de compra, la recepcin del material, la facturacin y los pagos a proveedores (en efectivo o a crdito). Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un empleado. Tambin es posible omitir alguno de ellas.
F IGURA 1. D IAGRAMA DEL P ROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras en Adempiere, se encuentra en el rbol Compras (Requisicin-a-Factura). El proceso inicia desde una orden de compra, la cual puede ser generada manualmente o desde una requisicin. Una vez realizada la orden de compra se procede a recibir el material comprado. Se genera la factura al proveedor y por ltimo se realiza el pago. El men de Compas se muestra en la Figura 2.

F IGURA 2. M EN DE COMPRAS

2. Asunto SCP
Un Asunto de SCP o Asunto de Solicitud para Cotizaciones, se utiliza para realizar las cotizaciones a los proveedores en Adempiere. Aqu se definen las operaciones y los responsables de las cotizaciones. El proceso de Cotizaciones Inicia definiendo un Asunto de SCP, opcin que se encuentra en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), haciendo clic sobre la opcin Asunto de SCP. En la figura 3 se muestra la ventana de Asunto SCP.

F IGURA 3. V ENTANA A SUNTO DE SCP

Se destacan tres pestaas de la ventana Asunto de SCP, estas son: Asunto, Suscriptor y Restriccin. En la pestaa Asunto se debe especificar el encabezado de la cotizacin, para lo cual se requiere de la siguiente informacin: El nombre de la Organizacin, Un Nombre que identifique la cotizacin y una Descripcin del asunto, como se indica en la figura 3. Desde la pestaa Suscriptor se definen los proveedores que respondern a las cotizaciones realizadas. En la figura 4 se visualiza la pestaa Suscriptor. Es necesario definir la informacin del Tercero.

F IGURA 4. P ESTAA S USCRIPTOR

Y en la pestaa Restriccin se definen los productos a los cuales un proveedor responder cuando se realice una cotizacin asociada al asunto tratado. Es necesario definir la informacin de los productos.

F IGURA 5. P ESTAA R ESTRICCIN

3. Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ)

Una vez definido el asunto, se crea la cotizacin en el rbol principal en Compras (Requisicin-aFactura), haciendo clic sobre el botn SCP (RfQ). En la figura 6 se indica la ubicacin y se muestra la ventana de Solicitudes de Cotizacin.

F IGURA 6. V ENTANA SCP

La ventana SCP o Solicitud de Cotizacin a Proveedores consta de las siguientes tres pestaas: SCP (RFQ), Lneay Cantidad. En la figura 6 se destaca la pestaa SCP (RFQ) y la informacin requerida. Entre estos campos se encuentran: Un Nombre que identifique la cotizacin, un Representante Comercial realiza la venta, Asunto SCP, Tipo SCP, Fecha de la Respuesta. Una vez se ha definido la informacin de bsica de la Solicitud de Cotizacin, se deben definir las lneas de la cotizacin, que corresponden a los productos y sus detalles; desde la pestaa Lnea como se indica en la figura 7.

F IGURA 7. P ESTAA L NEA SCP

Luego de haber definido los productos, desde la pestaa Cantidad, se define la cantidad que se va a cotizar del producto, como se indica en la figura 8. Deben definirse los siguientes campos: UM (Unidad de Medida), Cantidad, SCP (RFQ) Cantidad indica que al generar las respuestas esta cantidad es incluida, Precio patrn se utiliza para comparar respuestas, Cantidad de Compra indica que la cantidad seleccionada se usa para generar la orden de compra, si este campo no es seleccionado al momento de generar la orden de compra no se incluir la cotizacin del producto. Los dems campos son informacin adicional que no es requerida.

F IGURA 8. P ESTAA C ANTIDAD SCP

Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda.El nmero de respuestas creadas depender del nmero de proveedores agregados en el asunto. Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda. El nmero de respuestas creadas depender del nmero de proveedores agregados en el asunto. Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la transaccin de compras, se debe hacer clic sobre el botn Valuacin de Respuestas, para validar si las rdenes de compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o xito en la parte inferior izquierda de la ventana. Mensaje de error: No completed RfQ Responses found. Indica que no se ha encontrado ninguna respuesta procesada, es decir que aun no hemos definido a quien comprar que producto. Mensaje de xito: Only one completed RfQ response found. Indica que solo se respondi a una cotizacin. # <nmero de respuestas generada>: Indica que completaron todas respuestas. Luego de verificar, desde esta pestaa se ingresa informacin del tercero al cual se le realizara la compra desde el campo Tercero, este paso puede obviarse si en la respuesta se marca un proveedor como Ganador Seleccionado. Ahora se debe generar la orden de compra, desde el botn Crear Orden de Compra, y se despliega la ventana que se muestra en la figura 9. Desde este proceso se pueden crear rdenes de compra para las repuestas.

F IGURA 9. CREA O RDEN DE COMPRA

Al hacer clic sobre el botn OK se genera el mensaje que se muestra en la figura 10, en el cual aparece el cdigo de la orden de compra generada.

F IGURA 10. M ENSAJE O RDEN DE C OMPRA .

4. Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta.

Desde la ventana SCP (RFQ) Respuesta es posible definir el proveedor al cual se le va a realizar la compra segn las cotizaciones. Esta opcin se encuentra en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin SCP (RfQ) Respuesta, esta ventana se muestra en la figura 11.

F IGURA 11. V ENTANA SCP (RFQ) R ESPUESTAS .

La ventana SPC (RFQ) Respuesta consta de las pestaas respuesta, lnea de respuesta y cantidad de respuesta. Es necesario definir los siguientes campos en la ventana de Respuesta SCP (RfQ) que indica el nmero de la cotizacin que gnero la respuesta, Nombre indica el nombre de la cotizacin que gnero la respuesta, Tercero indica el proveedor al que se le hace la cotizacin, Moneda indica la moneda en la que se llevo a cabo la cotizacin, Ganador Seleccionado indica si toda la compra se le har a este proveedor, si se selecciona este campo est seleccionado no hacen caso las selecciones de lnea. Desde la pestaa Lnea de Respuesta se seleccionan los productos y las cantidades que se van a comprar al proveedor, aqu se muestran los productos que se han cotizado, como se indica en la figura 12. Deben definirse los campos Respuesta SCP (RfQ) que presenta el nmero del documento de cotizacin y el producto cotizado en la lnea, y el campo Ganador Seleccionado que indica que se va adquirir este producto del proveedor mostrado en la pestaa Respuesta.

F IGURA 12. P ESTAA L NEA DE RESPUESTA SCP (RFQ) R ESPUESTAS

El precio del producto cotizado se define desde la pestaa Cantidad de Respuesta. Como se indica en la figura 13. Es necesario definir los siguientes campos: Lnea de la respuesta que indica el nmero de la cotizacin y el producto cotizado, la Cantidad de Lnea SCP Indica la unidad y la cantidad cotizada, el Precio que indica el precio con el cual el proveedor ofrece el producto, y el % Descuento que indica el descuento aplicado.

F IGURA 13. P ESTAA C ANTIDAD R ESPUESTA SCP (RFQ) R ESPUESTAS

Una vez se ha diligenciado la informacin de la pestaa Cantidad de Respuesta desde la pestaa Respuesta se debe hacer clic sobre el botn Completar Verificacin ( ) para finalizar el proceso de respuesta de cotizaciones.

5. Orden de Compra (Manual)

En Adempiere es posible generar rdenes de compra de forma manual, sin necesidad de haber hecho previamente una requisicin. La opcin se encuentra en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura) y hacer clic en la opcin rdenes de Compra como se indica en la figura 14.

F IGURA 14. V ENTANA O RDEN DE C OMPRA .

En la pestaa Orden de Compra se configura la informacin bsica de la orden, relacionada con el proveedor. Al crear un nuevo registro es necesario especificar la siguiente informacin: Tipo de Documento aqu se debe especificar el tipo de orden a realizar, para este caso se debe seleccionar Purchase Order u Orden de Compra. Es necesario definir el Tercero (proveedor) que se escoge haciendo clic sobre el botn ( ); luego se despligala ventana que se muestra en la figura 15.

F IGURA 15. V ENTANA INFORMACIN S OCIO DE N EGOCIO .

Es posible filtrar la bsqueda de los terceros diligenciando la informacin que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 15. Marcando la opcin Solamente Proveedores simplifica la bsqueda a nicamente los terceros que son proveedores. Haciendo clic sobre el botn Refrescar ( ) u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de terceros. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botn OK ( ). Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe suministrar la siguiente informacin: Direccin del Tercero: direccin definida que tiene el proveedor. Almacn: Indica en que bodega ser almacenado el producto una vez recibido. Prioridad: Indica la prioridad del documento. Lista de Precios: Indica que lista de precios va a ser usada para la compra. Comprador: Indica quien realiza la compra (usuario del sistema) Forma de Pago: indica la forma de pago de la compra (efectivo, crdito, etc.). Para cambiar la forma de pago se debe presionar el botn y se selecciona la forma de pago. Termino de pago: Aqu se indica el tiempo en que se va a pagar y los descuentos. Los productos y detalles de la orden se configuran desde la pestaa Lneas del Producto como se indica en la figura 16.

F IGURA 16. LNEA DE O RDEN C OMPRA

Cuando se crea un nuevo registro se debe escoger el producto que se va a comprar, desde la opcin Producto haciendo clic sobre el botn. Se despliega la ventana que se muestra en la Figura 17, donde se despliega un listado de productos.

F IGURA 17.I NFORMACIN DEL P RODUCTO

Es posible filtrar la bsqueda de los productos diligenciando la informacin que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 17. Haciendo clic sobre el botn Refrescar u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de productos. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botn OK. Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe suministrar la siguiente informacin requerida: Cantidad: Indica la cantidad a comprar del producto. Precio: Indica el precio a pagar por el producto. Impuesto: Aqu se selecciona el impuesto que afecta al producto comprado. % Descuento: es el porcentaje del descuento recibido en la compra. El resto de la informacin no es requerida. Si se desea agregar ms de un producto a la orden se debe agregar una nueva Lnea de orden de Compra. Una vez diligenciada la orden se debe hacer clic sobre el botn Completar ( ) desde la pestaa orden de compra para aprobar la orden de compra.

6 rdenes de Compra desde Requisiciones

6.1. Requisicin Desde Adempiere es posible generar Requisiciones de Productos. Esta opcin se encuentra en el men en el rbol de Compras (Requisicin-a-Factura) se debe hacer clic en la opcin Requisicin:

F IGURA 18. V ENTANA R EQUISICIN

La ventana Requisicin consta de 3 pestaas que son: Requisicin, Lnea de Requisicin y rdenes de Compra. Desde la pestaa Requisicin se configura la informacin bsica de la requisicin como se muestra en la figura 18. Cuando se crea una nueva pestaa debe diligenciar la siguiente informacin: el tipo de documento que indica el tipo de documento que se va a generar, se debe escoger Purchase Requisition (Requisicin de compra), el usuario que indica quien realiza la requisicin, la prioridad del documento, la fecha requerida, el almacn que indica en donde se almacenara el producto a comprar una vez llegado a inventario. Y la lista de precios a utilizar en la compra. Se recomienda dejar el campo de No. de Documento en blanco para que el sistema genere automticamente el nmero. Los campos Descripcin y Ayuda son utilizados para ingresar informacin adicional sobre la requisicin, y no es necesario llenaros para crear una requisicin. Los productos y sus detalles se configuran desde la pestaa Lnea de Requisicin como se indica en la figura 19.

F IGURA 19. P ESTAA L NEA DE REQUISICIN

Es necesario definir la siguiente informacin: Producto: indica el artculo que se va a comprar. Es necesario seguir el procedimiento explicado en el captulo 5 para escoger el producto en las lneas de la orden. Nota: Es importante que al momento de seleccionar el producto, cuando es buscado en el panel de bsqueda de productos que los parmetros de lista de precio y almacn coincidan con los colocados en la cabecera de la requisicin (pestaa Requisicin). Si no hacemos esto, no podremos generar una orden de compra desde la requisicin. Cantidad: cantidad a solicitar. Descripcin:permite el ingreso de informacin adicional del producto a solicitar. No es necesario llenarlo. Si se va a ingresar nuevos productos es necesario crear nuevos registros. Para completar el proceso de requisicin es necesario hacer clic sobre el botn Completar desde la pestaa Requisicin. Nota: La pestaa rdenes de Compra, muestra la orden de compra generada a partir de la requisicin observada. Pero solo se mostrara cuando sea generada una orden de compra desde la requisicin. 6.2. Generacin de Orden de Compra desde Requisicin Una vez terminada la requisicin, para generar una Orden de Compra desde la requisicin, el producto o los productos a comprar deben tener asociados un proveedor, lo cual se verifica desde el men principal

en el rbol de gestin de materiales -> reglas de gestin de materiales -> Producto, como se indica en la figura 20.

F IGURA 20. M EN G ESTIN DE M ATERIALES

Se debe buscar el producto que se va a comprar, lo cual se hace desde el men Editar -> Encontrar Registro de la barra de herramientas. Se despliega la ventana que se muestra en la figura 21.

F IGURA 21. E NCONTRAR R EGISTRO

El producto se puede buscar a travs de la llave (Cdigo de identificacin), nombre y/o descripcin del producto. Al ingresar los parmetros deseados presionamos el botn OK. Si no lo deseamos buscar de esta manera dejamos los parmetros vacos, para que nos muestre todos los productos creados para as buscar entre estos el producto desea. Una vez se ha localizado el producto, entonces s, se verifica que el producto tenga asociado un proveedor, se hace desde la pestaa compras en la ventana productos que se muestra en la figura 22.

F IGURA 22. P ESTAA C OMPRAS DE V ENTANA P RODUCTOS

El proveedor est asociado si el campo tercero esta diligenciado y el campo activo esta seleccionado. En caso contrario no se ha habilitado un proveedor para el producto y es necesario crear el registro. Una vez se ha verificado el proveedor del producto, se puede generar la orden de compra, para llevar a cabo este proceso debe dirigirse al rbol Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin Crear OC desde Requisicin, como se indica en la figura 23.

F IGURA 23. P ROCESO CREAR OC DESDE R EQUISICIN

Al hacer clic sobre el proceso Crear OC desde Requisicin, se despliega la ventana que se muestra en la figura 24.

F IGURA 24. P ROCESO CREAR OC DESDE R EQUISICIN

Si se desea procesar solo una requisicin, es necesario seleccionar la requisicin a la cual se le va a generar la orden de compra, y esto se hace en el campo Requisicin de Material. En caso de procesar varias requisiciones, se deja en blanco este campo para que se procesen las requisiciones generadas que no tienen rdenes de compra asociadas. Se requiere diligenciar los siguientes campos: Organizacin Almacn: en el que se almacenarn los productos Consolidado en un documento: Si se encuentra seleccionado, agrupara todos los productos requeridos por Proveedor y generara una orden de compra a dicho proveedor. Si no est seleccionado generara una orden de compra por producto requerido. Los dems campos son opcionales. Para completar el proceso se hace clic sobre el botn Comenzar, cuando aparece la ventana que se muestra en la figura 25, donde se visualiza el cdigo y el total de la orden generada.

F IGURA 25. I MPRESIN OC DESDE R EQUISICIN

Aprobacin de la Orden de Compra. La orden de compra generada tiene diligenciada la informacin que se ha suministrado desde la requisicin, se recomienda revisarla y suministrar la informacin faltante. Por ltimo se debe hacer clic sobre el botn Procesar y se cambia la accin en el documento a Completar para finalizar el proceso.

7. Recibo de Material.
La recepcin de los productos se lleva a cabo desde la opcin Recepcin de Producto, ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), y hacer clic sobre esta como se indica en la figura 26.

F IGURA 26. V ENTANA R ECIBO DE P RODUCTOS

Al hacer clic sobre la opcin recibo de productos, se despliega la ventana que se muestra en la figura 26 que consta de las siguientes pestaas: Recibo de material, Lnea de Recibo, Confirmaciones, OC asignadas, Facturas Asignadas. Desde la pestaa Recibo de Material se configura la informacin bsica de la recepcin del material. Al crear un nuevo registro debe suministrase la siguiente informacin: Tipo de Documen to: se debe escoger MM Receipt. Tercero: se refiere al proveedor. Almacn: indica la bodega donde se almacenaran los productos comprados. Comprador: indica quien realizo la compra. Regla de Costo de Flete: desde aqu se indica que mtodo se usa para cargar los fletes. Crear Desde: Al hacer clic sobre este botn se despliega la ventana que se muestra en la figura 27. Es necesario especificar desde que tipo de documento se est recibiendo, si es una orden de compra o una factura de proveedor.

F IGURA 27. V ENTANA ENTREGA / R ECIBO CREAR DESDE

Una vez seleccionado el documento del cual se va a recibir el producto, se debe seleccionar los productos que van a ser recibidos y se hace clic sobre el botn OK ( ). Desde la pestaa Lnea del Recibo se verifican los productos que se van a recibir, los cuales han sido cargados a partir del documento del cual se ha recibido. Como se indica en la figura 28.

F IGURA 28. P ESTAA L NEA DE RECIBO

Desde esta ventana se verifica la siguiente informacin: Producto se refiere al producto recibido, ubicacin indica la ubicacin en el almacn donde se va a recibir el producto, cantidad indica la cantidad

especificada en la orden de compra, y cantidad confirmada que Indica la cantidad que realmente llego. Esta cantidad no es editable, y es llenada despus de realizado el procedimiento de confirmacin. Con esta cantidad se realizan los movimientos de inventario, cuentas contables y facturacin. El proceso de recepcin se completa haciendo clic en el botn procesar escogiendo la opcin completar ( ), desde la pestaa Recibo de Producto. Las entradas contables se generan haciendo clic sobre el botn No Aplicado ( ). El mensaje de No Aplicado cambia a Aplicado una vez se ha realizado el movimiento. Esto solo puede hacerse una vez completado el recibo. Confirmaciones Una vez se ha recibido el producto, puede generarse una confirmacin del mismo, haciendo clic sobre el botn Crea Confirmacin ( ) de la pestaa Recibo de Material, de all se despliega la ventana que se muestra en la figura 29.

F IGURA 29. V ENTANA CREA C ONFIRMACIN

Se escoge el tipo de confirmacin que se desea hacer, para este caso se debe seleccionar Confirmacin Despacho/Recibo, luego se hace clic sobre el botn OK, al terminar el proceso en la parte inferior izquierda de la ventana recibo de material se muestra el cdigo de la confirmacin creada. Nota: Este proceso debe hacerse antes de completar el recibo de producto, es necesario completar primero la confirmacin antes de completar este.

8. Facturas del Proveedor

El procesamiento de las facturas del proveedor se lleva a cabo desde la opcin Facturas y CxP (Proveedor) ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura). Esta ventana se muestra en la figura 30.

F IGURA 30. V ENTANA F ACTURA C X P

Es posible crear las facturas de dos maneras: 1. Automtica desde un Recibo de Producto: Las facturas se generan de forma automtica haciendo clic en el botn Generar Facturas desde Recibos ( ), ubicado en la pestaa Recibo de Material de la Ventana Recepcin de Producto. La factura puede visualizarse desde la ventana Facturas (Proveedor). 2. Manualmente: el procedimiento a seguir se describe a continuacin. Desde la ventana Facturas (Proveedor) que se muestra en la figura 30 se crea un nuevo registro y se configura la siguiente informacin: Tipo de Documento Destino: se debe escoger Factura o AP Invoice. Tercero: indica el Proveedor a quien se le hizo la compra. Lista de Precios: indica la lista de precios que usa para realizar la

compra. Comprador: indica el usuario del sistema que realiza la compra. Como se pagara la factura: indica la forma de pago. La factura se genera desde una Orden de Compra o Desde La Entrega/Recibo. Haciendo clic sobre el botn Crear Desde. Donde se despliega la ventana que se muestra en la figura 31.

F IGURA 31. V ENTANA F ACTURA C X P.

Luego de haber escogido el documento, se seleccionan los productos que se va a facturar y se presiona el botn OK ( ). Los productos a facturar se verifican desde la pestaa Lnea de Factura. Se completa la factura haciendo clic en el botn procesar escogiendo la opcin del documento Completar ( ). Para visualizar la factura impresa, se debe hacer clic sobre el botn Vista Preliminar ( ) y para Imprimirla sobre el botn Imprimir ( ).