COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO JARDN AZUAYO SUCURSAL PAUTE

PLAN GLOBAL DEL EXAMEN 1. ORIGEN O MOTIVOS DEL EXAMEN: Por haber recibido la Orden de Trabajo N AI-08-02 con fecha del 31 de marzo de 2014. 2. OBJETIVO GENERAL: Evaluar si el Sistema de Administracin del Talento Humano de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Jardn Azuayo ha logrado proveer y mantener al personal idneo para la empresa, alcanzando los niveles esperados de productividad, la promocin de un buen clima laboral y el fortalecimiento de las relaciones laborales. 3. ALCANCE: En el examen del sistema de Talento Humano estudiaremos la planificacin del talento humano, polticas, los subsistemas de reclutamiento, seleccin de personal e induccin, la capacitacin, clasificacin, la rotacin del personal, las remuneraciones, promociones, beneficios sociales, evaluacin del desempeo, ascensos y promociones, seguridad laboral, medidas disciplinarias y coordinacin con otras reas. 4. OBJETIVOS PARTICULARES: 1. Comprobar que la planificacin de la Unidad sea integral y que est dando paso a alcanzar las metas y objetivos de la misma. 2. 3. Verificar si las polticas de personal guan la accin de los responsables y si se cumplen en todos los procesos del sistema. Evaluar si los Subsistemas de reclutamiento, seleccin de personal e induccin se desarrollan acorde a los planes y polticas de la empresa y que propendan a atraer, contratar y retener al personal idneo y competente. Verificar que se est capacitando y actualizando al personal continuamente, lo que les permita mejorar en el desempeo de sus funciones y afrontar nuevas exigencias ante los cambios que se presenten. Comprobar que el personal est clasificado y distribuido acorde a la descripcin de cargos existente, cumpliendo con los requisitos y perfiles, de manera tal que se facilite la evaluacin de la idoneidad del personal. Evaluar el ndice de rotacin de personal y el coste del mismo para la cooperativa. Verificar si las remuneraciones y beneficios sociales son cancelados acorde a planes que faciliten el cumplimiento de dichas obligaciones laborales dentro del marco legal. Verificar si se ejecutan evaluaciones de desempeo oportunamente y si se le da seguimiento a los resultados para que los empleados no desven su atencin de los objetivos y metas departamentales e institucionales.

4.

5.

6. 7.

8.

9. Verificar si existe un plan de Ascensos y Promociones que est acorde a las necesidades de la empresa, que sea satisfactorio para los empleados y que contribuya al incremento de la productividad. 10. 11. 12. Comprobar que la empresa cumpla con los planes de cobertura de riesgos de trabajo, la misma que garantice la seguridad laboral. Evaluar si a aplicacin de las medidas disciplinarias: suspensin, amonestaciones, multas, implementadas los trabajadores es general y acorde al reglamento. Establecer como est coordinando el Sistema de Administracin del Talento Humano sus actividades con las de otros sistemas de la cooperativa.

5. PRIORIDAD O ENFSIS: Subsistema de Reclutamiento y seleccin del personal. PROCESO METODOLGICO DEL EXAMEN: En el examen al Sistema de Administracin del Talento Humano, utilizaremos el siguiente proceso metodolgico. 6.1 PLANIFICACIN: Estar orientada a conocer el Sistema de Talento Humano y evaluar el Control Interno de la Cooperativa y estar constituido por dos sub-etapas: 6.1.1 DIAGNOSTICO PRELIMINAR OBJETIVOS: Obtener y actualizar informacin y conocimientos sobre el sistema de Talento Humano. Disponer de informacin sobre estructura organizacional, planes estratgico y operativo, manual de procesos, manual orgnico funcional, polticas de personal, etc. Familiarizar al Equipo de Auditora con las actividades sustantivas y objetivas del rea de Talento Humano, identificando con claridad los componentes a ser evaluados. RESULTADOS Un reporte de uso exclusivo del Equipo de Auditora que debe ser aprobado por el supervisor. Un archivo de papeles de trabajo que manejar el flujo de informacin y de documentacin del examen y estar clasificado en: Archivo corriente: Informacin nicamente del examen. Archivo permanente: Documentos de utilidad para el presente examen y para exmenes futuros. Programa de la planificacin especfica. 6.1.2 PLANIFICACIN ESPECFICA

OBJETIVOS: Definir las estrategias a seguir en la auditora fundamentada en la informacin obtenida en la Planificacin Preliminar.

 Evaluar el sistema de control interno a travs de sus componentes del rea de Talento Humano. Evaluar y calificar el Riesgo de Auditora Identificar las reas crticas por ser examinadas Establecer el enfoque del examen Prever la determinacin de recursos necesarios RESULTADOS: La Planificacin Especifica acumula la informacin obtenida en la planificacin preliminar y los productos para la eficiente y efectiva ejecucin de la auditoria. Para la cooperativa: un informe de la evaluacin del control interno que debe ser implementado por la empresa con el asesoramiento del equipo de trabajo, lo que permitir mejorar su efectividad (eficiencia y eficacia). Para uso del equipo de auditora: El informe de planificacin especfica La matriz de calificacin de riesgo, que contendr la calificacin de Alto, Medio o Bajo de las tres categoras de Riesgo: Inherente, de Control y de Deteccin. El plan de muestreo que definir el tipo de muestras a ser utilizadas. Papeles de Trabajo Programa de la Ejecucin 6.2 EJECUCIN: Fase orientada a la aplicacin de las pruebas y procedimientos de Auditora para establecer eficiencia, eficacia y economa y desarrollar los hallazgos de auditora del examen. OBJETIVOS: Aplicar pruebas y procedimientos de auditora de conformidad con el enfoque de acuerdo al plan de muestreo. Evaluar la eficiencia, eficacia y economa del sistema de Talento Humano. Identificar y desarrollar los hallazgos de auditora del examen. RESULTADOS: Los hallazgos.- Es la descripcin lgica, completa, ordenada y descriptiva de las desviaciones establecidas por el auditor como producto de la aplicacin de pruebas selectivas con empleo de procedimientos o tcnicas de auditora. 6.3 CONCLUSION: En esta etapa se comunicar los resultados, mediante la presentacin de un informe y se finalizar el examen. OBJETIVOS: Dar a conocer los resultados totales del examen. Terminar las labores del examen al sistema. Entregar el informe de auditora.

RESULTADOS: El informe de auditora, es un documento profesional que contiene los resultados del examen concluido, el mismo que debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, causas y efectos, con el fin de que sirva como una herramienta de direccin para los ejecutivos de la entidad. E l mismo que antes de su entrega debe seguir el siguiente proceso: 1. Consolidar y redactar el borrador del Informe: a) Introduccin: los objetivos que se expondrn sern los especficos que fueron definidos en la etapa de planeamiento. b) Conclusiones: Se reflejarn de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento o incumplimiento de la eficacia, eficiencia y economa y su interpelacin. c) Cuerpo del informe: hacer una valoracin de la eficiencia de las regulaciones vigentes, todo lo que sea cuantificable, deber cuantificarse. d) Recomendaciones: estas deben ser generales y constructivas, no comprometindose la auditara con situaciones futuras que se puedan producirse en la entidad. 2. 3. 4. 5. Someterlo a conocimiento y discusin en una conferencia final. Obtener reacciones del personal Preparar la redaccin final. Entrega del Informe.

TERMINOLOGA Definicin de los principales trminos empleados en las actividades estrictamente relacionadas con el Sistema evaluado: Cooperativismo.- El Cooperativismo es una doctrina socio-econmica que promueve la organizacin de las personas para satisfacer, de manera conjunta sus necesidades. El Cooperativismo est presente en todos los pases del mundo. Le da la oportunidad a los seres humanos de escasos recursos, tener una empresa de su propiedad junto a otras personas. El cooperativismo se rige por valores y principios basados en el desarrollo integral del ser humano. Cooperativa.- Una cooperativa es una asociacin autnoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organizacin democrtica cuya administracin y gestin debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios. Su intencin es hacer frente a las necesidades y aspiraciones econmicas, sociales y culturales comunes a todos los socios mediante una empresa. La propiedad de la empresa tiene carcter de conjunto, es decir, la empresa la poseen todos los miembros, todos los socios gobiernan, los cuales tienen igualdad en cuanto a derechos y obligaciones y el peso de las decisiones en un voto por miembro. Estas decisiones se toman de forma totalmente democrtica. Adems, el nmero de socios es ilimitado. Auditora.- La Auditora es el examen de informacin por parte de una tercera persona, distinta de la que la preparo y del usuario, con la intensin de establecer su razonabilidad dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que tal informacin posee. Auditora de Gestin.- La Auditora de Gestin es quiz no tan desarrollada como la Financiera, sin embargo si se quiere es de igual o mayor importancia que esta ltima, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeo de la organizacin. Auditora de Talento Humano: Anlisis y diagnstico de los recursos humanos de una organizacin y de los sistemas de gestin y direccin de los mismos. Suele incluir tambin el aprovechamiento, uso y desempeo actuales y potenciales de tales recursos con el objetivo final de mejorar el rendimiento y desarrollo de cada uno de ellos y de la empresa ante los nuevos desafos del entorno. Entre los mbitos de actuacin se encuentran el de evaluacin y control de la organizacin, seleccin, ubicacin, formacin y desarrollo de carreras, as como informacin sobre anlisis de puestos, sistemas de compensacin, etc. Recursos Humanos.- En la administracin de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin. Pero lo ms frecuente es llamar as al sistema o proceso de gestin que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organizacin. Estas tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la organizacin. Plan estratgico.- es un documento en el que los responsables de una organizacin o de un rea especfica reflejan cual ser la estrategia a seguir por su compaa, o departamento en un mediano plazo, generalmente tiene una vigencia entre uno cinco aos. Planificacin de Personal.- Podemos considerar la planificacin de personal como el conjunto de medidas que, basadas en el estudio de antecedentes relacionados con el personal y en los programas y previsiones de la organizacin, tienden a determinar, desde el punto de vista individual y general, las necesidades humanas de una industria en un plazo determinado, cuantitativa y cualitativamente, as como su costo.

Reclutamiento.- Como primer paso para el reclutamiento debe surgir una vacante. El departamento de Recursos Humanos debe decidir si es necesario contratar a una persona por temporada, por contrato, a tiempo parcial o completo. Luego de tomada la decisin, se da a conocer la vacante del puesto para atraer a individuos con las caractersticas necesarias para este. Seleccin de personal.- La seleccin que ha de darse tanto para la entrada del personal en la empresa como para afectar el personal admitido a los distintos puestos de trabajo a cubrir. En el proceso de seleccin de personal se decide si se contratar o no a los candidatos encontrados en la bsqueda realizada previamente. Es importante distinguir entre la competencia profesional, definida como el conjunto de capacidades de diferente naturaleza que permiten conseguir un resultado; y por otro lado hay que distinguir la cualificacin profesional, definida como el conjunto de competencias profesionales con significacin para el empleo que pueden ser adquiridas mediante formacin y a travs de la experiencia laboral. Capacitacin.- La capacitacin en el rea de trabajo es fundamental para la productividad. Este es el proceso de adquirir conocimientos tcnicos, tericos y prcticos que mejorarn el desempeo de los empleados en sus tareas laborales. Coaching.- El coaching es una tcnica que ha surgido para mejorar el desempeo de los empleados, trabajando con ellos en diferentes reas. El coaching desarrolla metdicamente las aptitudes y habilidades de las personas, haciendo que mejore la autoestima de las personas y el desempeo de las funciones y tareas del puesto de trabajo. El coaching ayuda de varias maneras dentro de la empresa. Compensacin.- Las organizaciones ofrecen compensaciones a sus empleados por los servicios prestados, es decir, por el tiempo, intelecto y capacidad fsica que ponen a disposicin mientras que podran realizar en su lugar otra actividad. La compensacin no slo se refiere al aspecto dinerario, sino que tambin incluye otros incentivos o beneficios no monetarios que complementan la remuneracin econmica. Dependiendo del tipo de empresa y de sus polticas, pueden ser de diversos tipos. La Poltica Salarial.- Es el conjunto de orientaciones, basadas en estudios y valoraciones, encaminadas a distribuir equitativamente las cantidades presupuestadas para retribuir al personal en un perodo de tiempo determinado, de acuerdo con los mritos y eficacia de cada uno. En general, la retribucin percibida vara con arreglo a la dificultad del puesto de trabajo, con la oferta y la demanda, con la habilidad, responsabilidad y educacin requerida para su ejercicio. Anlisis de Puestos.- Para esto es necesario disear el empleo, esto se hace estableciendo las tareas y responsabilidades que la persona que tenga este puesto debe realizar con su equipo de trabajo. Luego de diseado el puesto se debe identificar las tareas, deberes y responsabilidades que se espera que realice en el trabajo. Tambin se establecen las habilidades que la persona deba poseer para cumplir correctamente con las tareas que se le solicite. Este proceso se conoce como anlisis de puesto de trabajo. Manual Orgnico Funcional.- Es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

PLAN DE NDICES Los ndices son cdigos alfanumricos utilizados por el auditor para identificar los papeles de trabajo y referenciarlos. Los ndices que usaremos son: NDICE P: PP: PP/P: PP/R: PPp: PPN: PPO: PPS: PPC: PPCC: PPMC: PPTH: PE: PE/P: PEAI: PEER: PEPC: PEIC: PESM: PE/R: PECI/R: PE/MCR: E: E/P: EP: EO: ER: EV: E/H: EE: C: CB: CC: CR: CI: DENOMINACIN PLANIFICACIN Diagnstico Preliminar Planificacin Preliminar/Programa Planificacin Preliminar/Reporte Datos de la planificacin del sistema estudiado. Normativa Organizacin Seguridades Coordinacin Competencia Medidas de Control Talento Humano Planificacin Especifica Planificacin Especifica / Programa Ambiente Interno Evaluacin del Riesgo Procedimientos de Control Informacin y Comunicacin Supervisin y Monitoreo Planificacin Especifica / Reporte Control Interno Reporte Matriz de Calificacin de Riesgo EJECUCIN Ejecucin/ Programa Evaluacin de la planificacin Evaluacin de la Organizacin Evaluacin de resultados Evaluaciones varias Hallazgos Evidencia CONCLUSIN Borrador Conferencias Reacciones Informe Final

PLAN DE MARCAS Las marcas son smbolos convencionales que el auditor emplea durante el examen para anotar o referenciar una actividad. Las marcas que emplearemos sern:

MARCA H1-n C/I1-n PT S SI SC A-Z n/a * // d f W

SIGNIFICADO Hallazgo de auditoria Hallazgo de control interno Papel de Trabajo Comparado con documentos Correccin realizada Pendiente de registro No rene requisitos Solicitud de confirmacin enviada Solicitud de confirmacin recibida inconforme Solicitud de confirmacin recibida conforme Nota Explicativa No aplicable Diferencia Cumple Verificado Fsicamente Revisado Incluir en el Informe Aprobacin Documentacin Sustentatoria Analizado Sin respuesta Rastreo Debilidad Fortaleza Revisin Selectiva

RIESGO GLOBAL DE AUDITORA El Riesgo Global de la empresa para el auditor dentro de esta fase, implica la percepcin del porqu del examen: RIESGO Desvo de polticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad. Falta de incentivos para los empleados de modo que el trabajo que realicen involucre un compromiso mayor con la empresa. Seleccin del personal no acorde al manual de funciones. Desactualizacin del manual de funciones (Funciones de cargo sin documentar).

RECURSOS HUMANOS NOMBRE Miriam Zua Gabriela Ochoa Costo de mano de obra MATERIALES MATERIAL Resma de Hojas Docena de Lpices HB Bolgrafos Borradores Carpetas de Archivo Agendas de trabajo Impresiones Grapadora Perforadora TOTAL UNIDADES 4 1 12 10 2 2 1000 1 1 COSTO UNITARIO 5 6,5 0,30 0,10 5 8 0,15 2,45 2,45 COSTO TOTAL 20,00 6,50 3,60 1,00 10,00 16,00 150,00 2,45 2,45 212,00

DENOMINACIN AUDITOR Jefa del Equipo AUDITOR Auditora Senior

DAS/HOMBRE (laborables) 80 60

COSTO $2200 $1200 $3400

FINANCIEROS El alquiler de transporte para traslado a otras sucursales de la cooperativa, o a casa matriz. COSTO APROXIMADO: $ 100,00 Gastos extras o imprevistos: $ 88 COSTO APROXIMADO: $ 3800,00 FECHA DE TERMINACIN: Cuenca, mayo 30 de 2014.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ETAPA PROCESO METODOLGICO PLANIFICACIN PRELIMINAR

Auditor Auxiliar 2 1

FASE

DESARROLLO

COMUNICACIN DE RESULTADOS 2

TOTAL

12 3 9
5 4

10

12

ESPECFICA
Auditor Auxiliar

Ejecucin
Auditor Auxiliar 24 15

39 9 60

33

6 9 17

39 9 60

Conclusin Total

43

PLANIFICACIN PRELIMINAR COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO JARDN AZUAYO SUCURSAL PAUTE

PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIN PRELIMINAR Ref.: Programa N OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS 1. OBJETIVOS: 1.1 Obtener y actualizar informacin y conocimientos sobre el sistema de Talento Humano. 1.2 Disponer de informacin sobre estructura organizacional, planes estratgico y operativo, manual de procesos, manual orgnico funcional, polticas de personal, etc. Familiarizar al Equipo de Auditora con las actividades sustantivas y objetivas del rea de Talento Humano, identificando con claridad los componentes a ser evaluados. PROCEDIMIENTOS Programe y confirme una entrevista con el Gerente de la cooperativa, y el Jefe del Sistema de Talento Humano para: Dar a conocer el inicio del examen, sus objetivos y alcance. Indicar a fecha de conclusin del examen, y acordar la fecha tentativa para la reunin de entrega del informe. Dar a conocer a los integrantes del equipo de auditora. Conocer sobre reglamentos, polticas, normas, prcticas y procedimientos aplicados en el sistema de talento humano. Solicitar el apoyo del personal del rea de Talento humano y de toda la empresa, adems el envo de comunicados. Elabore un plan de entrevistas con los distintos funcionarios del Sistema de Talento Humano, y entrevstelos, para: Dar a conocer el inicio de la auditora, sus objetivos y las fechas acordadas con la gerencia para la entrega de informes. Indagar sobre posibles riesgos que presente el Sistema, comparndolos con el riesgo global planteado. Elaborar un banco de preguntas que servirn para obtener informacin durante el desarrollo de la Auditora. FUENTE: Interna, aplicacin de la tcnica de entrevista. Obtenga el Manual Orgnico Funcional de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Jardn Azuayo, con prioridad en el Sistema de talento humano, para: P.P/P REF.
REALIZADO POR:

1.3

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5

2.2 2.2.1 2.2.3 2.2.4

2.3

2.3.1 2.3.2 2.3.3

Conocer su estructura organizacional (organigrama). Identificar la relacin funcional del Sistema de Talento Humano con los dems existentes en la cooperativa. Conocer sus funciones, niveles jerrquicos y perfil profesional de cada cargo en la cooperativa. FUENTE: Archivo de la empresa. Observe el funcionamiento del Sistema de talento humano e identifique la real estructura humana, es decir, si los empleados ocupan realmente el cargo que se estipula en su contrato. FUENTE: Archivo de la empresa. Solicite al Jefe del Sistema de Talento Humano el Plan Estratgico (ao 2014) que permita identificar la misin, visin, objetivos, metas, polticas, estrategias y procedimientos de dicho Sistema. FUENTE: Archivo de la empresa. Solicite al Jefe del rea, la matriz y el anlisis FODA de Sistema de Talento Humano para identificar cmo se estn manejando las variables internas fortalezas vs. Debilidades y qu acciones se toman respecto a las externas: oportunidades vs. Amenazas. Identificando las de mayor riesgo aparente. FUENTE: Archivo de la empresa. Solicite y obtenga de Gerencia el Reglamento Interno, e identifique las Leyes a las que est sujeta a cooperativa, acuerdos, contratos o convenios que tengan relacin con Talento humano, adems de presupuesto de personal para cada rea de la cooperativa, esto para identificar el marco legal y obligaciones laborales a las que debe dar cumplimiento. FUENTE: Archivo de la empresa, SRI, OSC (IESS, Ministerio de Relaciones Laborales).

2.4

2.5

2.6

2.7

2.8

Solicite a la Gerente informes de auditoras practicadas en perodos anteriores e identifique las recomendaciones hechas al sistema, determinando si la gerencia del rea y la general fueron efectivas en su aplicacin. FUENTE: Archivo permanente de la Unidad de auditora. Determine cmo se lleva a cabo todo el proceso de contratacin de personal, y elabore un flujograma para conocer quines realizan el proceso y cmo lo ejecutan. FUENTE: interna, aplicando la tcnica de indagacin y observacin. Solicite y obtenga los informes del Jefe del rea de Recursos Humanos para conocer las condiciones actuales del rea, los asuntos de prioridad y el nivel de cumplimiento de metas y objetivos acorde a la planificacin.

2.9

2.10

FUENTE: Interna, Archivos de la empresa 2.11 Formule los papeles de trabajo con toda la informacin desde el momento de la recepcin de la Orden de Trabajo, tiles para el sustento de los hallazgos determinados, con las debidas referencias. Elabore el reporte de la etapa de Diagnstico Preliminar En base a la informacin obtenida en el diagnstico preliminar realice el programa de Planificacin Especfica.

2.12 2.12