Sistemas

de

Control

Interno

Detalles de Control Interno que ayudan a disminuir las posibilidades de penetracin de fraudes en las operaciones siguientes:

COMPRAS

DE

MATERIA

PRIMA:

El inicio o de partida del ciclo operativo total de una organizacin es la necesidad de conocer los materiales y servicios que sern vendidos, ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados segn las necesidades que desea satisfacer la empresa hacia los consumidores finales. En el caso de Empresas dedicadas a la industria y/o transformacin, la importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la tpica accin de compras constituye ms de la mitad de los costos incurridos, consecuentemente es una actividad a la que la administracin debera dedicar un alto grado de intencin. El volumen de compras de materia prima es tambin determinante de los niveles de inventarios, y la inversin en estos es el factor principal para alcanzar una favorable rotacin del capital invertido. El ciclo de compras es una de las tareas ms importantes dentro de toda organizacin dedicada a la produccin.

En la compra u obtencin de materia prima se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Para que exista un buen control interno dentro de las operaciones de compra de materia prima y evitar los posibles fraudes se debe tomar en cuenta los siguientes pasos: 1. Determinacin de necesidades: dentro de este paso se debe tomar en cuenta la determinacin de los productos y sus especificaciones, cantidades, requerimientos de entrega y otra informacin pertinente.

2. Autorizacin de la compra: en el momento en que dentro del departamento de produccin o productos en proceso algo se necesita y hay que decidir cmo obtenerlo y cerciorarse si realmente se esta necesitando o simplemente es una forma de sacar fondos de la compaa, que adems debe ser representado por una orden de compra la cual le certifique a la empresa los productos que se desean comprar con ese formulario.

3. Efectuar la compra: localizar al proveedor que se considera puede proporcionar los artculos buscados sobre la base ms ventajosa para la organizacin.

4. Seguimiento: es necesario asegurar la entrega de la mercanca que se requiere debe ser realizada de tal forma que satisfaga las necesidades de la organizacin.

5. Completar la entrega: en el momento en el que se efecta la entrega se debe determinar si cumple con lo acordado o si se presenta algn cambio imprevisto susceptible de reclamo.

6. Liquidacin: al momento de liquidar al proveedor se debe revisar factura por factura que se desee cancelar y llevar a su vez un control de facturas canceladas y las que estn pendiente por cancelar a fin de evitar pago de dobles facturas.

7. Inventarios: una ves recibida la mercanca se procede a la elaboracin de inventarios con el fin de saber la existencia que se tiene en los almacenes, los que se enviaron y fueron devueltos del rea de produccin.

Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo prdidas debidas a deterioros, espacio de almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del capital. La escasez de existencias produce interrupciones en la produccin, excesivos costos de preparacin de mquinas y elevadas costos de procesamiento de facturas y pedidos.

En su recorrido por la empresa, la materia prima presenta diversas etapas: * Compra: el volumen ideal de compra estar determinado por el lote ptimo que ser el punto donde se igualan los costos de pedido con los de tenencia. Este punto puede encontrarse a travs de diversos mtodos pero el ms utilizado es el que analiza la cantidad de pedidos mensuales y el costo de pedidos de emisin.

* Recepcin: circuito administrativo de la empresa que implica, entre otras cosas, el control de calidad y requerir de formularios internos como las facturas, remitos y recibos. Es fundamental de adquisicin con todas las erogaciones necesarias para su compra y manipulacin anteriores al ingreso a la empresa, siempre y cuando pueda identificarse con una partida en particular.

* Almacenamiento: ser la accin de colocar la materia prima en un lugar fsico para su control y mantenimiento del stock. Su control podr realizarse a travs de diversos mtodos siendo el ms aconsejable la ficha de inventario permanente con verificaciones peridicas que permitan su control.

* Entregas: implican el traslado de la materia prima del almacn a la lnea de produccin para la fabricacin de un producto.

* Devoluciones: constituyen en ingreso a almacenes de la materia prima no utilizada en la

lnea de produccin. Esta mercadera puede ingresar en el mismo estado en el que se la entreg con alguna deficiencia en virtud de la cual deber registrarse independientemente de la materia prima en buenas condiciones.

Diferencias

de

inventario

* Normales: son aquellas que pueden preverse como la humedad, roturas por traslado, robos menores, etc. Este tipo de prdidas pueden tratarse ajustando como ajustes a la materia prima (productos en proceso a materias primas) siempre y cuando puedan identificarse, de lo contrario deber cargarse a la carga fabril (cuenta control carga fabril a materias primas). Tambin puede evitarse el registro contable y reducir el nmero de unidades en stock (almacenada).

* Anormales: son aquellas que no pueden preverse como una inundacin, incendios, robos a gran escala, etc. Este tipo de diferencias no deben modificar el costo sino asentarse como un resultado extraordinario.

NOMINA

DE

UNA

EMPRESA

CON

1000

OBREROS:

Dentro de la compaa la nomina del personal obrero o personal operativo, para su mejor conduccin es recomendable dividirla para efectos de costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento. El proceso de elaboracin de nomina comienza cada vez que se inicia el periodo de pago, y el diseo del formato de la nomina vara de acuerdo con la magnitud y otras caractersticas de la empresa bien sea manual o computarizada, en este caso tratndose de una nmina de 1000 obreros el deber ser es que su formato se lleve de forma computarizada evitando as la posibilidad de que se omita o se realice un doble pago. El gasto ms importante en una empresa son los sueldos, por lo que revisar este rubro permite asegurar que no haya aviadores, pago de sueldos a favor de persona, pago de percepciones adicionales sin autorizacin de la administracin.

Dentro del control interno contable debe existir una garanta que le permita saber a la empresa que sus recursos monetarios destinados a la administracin de personal estn siendo adecuadamente distribuidos y no llevados de forma fraudulenta. Un buen control interno dentro del rea de administracin de personal debe proceder de la siguiente manera:

1. a) b) c) d)

Deben La El Las Horas

ser

aprobadas contratacin salario que se y

por

personas de a

autorizadas: personal. pagar.

deducciones

realizarn otros

en pagos

la

nmina. especiales.

extraordinarias

2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que: a) b) c) Preparen Aprueban Pagan la la la nmina. nmina. nmina.

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la produccin 5. Debe del trabajador existir pueda separacin ser de determinada. funciones:

a) Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y paga la nomina. b) Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nomina. 6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nmina.

7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo. 8. Los clculos hechos en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores. 9. El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable. 10. Cuando la nmina sea pagada con cheque:

a) Debe existir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo. b) La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nmina y de la que paga.

c) La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario. 11. Cuando la nmina se paga en efectivo (en este caso no recomendado hacerlo debido a que el numero de obreros es bastante excesivo):

a) Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar. b) Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraos. 12. Cada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el clculo.

13. El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nmina.

14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nmina o hecho los pagos, y debe enviar una relacin de los mismos al departamento de contabilidad.

15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un tiempo prudencial, registrando el correspondiente pasivo por ese concepto.

16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que paga la nomina.

17. Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente. 18. La distribucin contable de la nmina debe ser realizada por el encargado.

VENTAS

AL

CONTADO

EN

GENERAL:

Sobre el departamento de ventas se puede decir que este ocupa un papel importante para la rentabilidad de la empresa y en la instalacin de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de lograr las polticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacn despachar la mercanca estos deben hacerlo mediante un formulario especfico. Los formularios que se pueden utilizar para un buen control de las ventas son:

Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago al contado o crdito). Nota Recibo de de despacho ingreso o a conduce. caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes Sobre 1. 2. 3. Que Que Que el estas al control se salir los interno realicen de las del ventas departamentos/clientes. se puede decir:

acompaadas sea

comprobante por la

correspondiente. encargada.

mercanca

revisada sean

persona y

comprobantes

revisados

contabilizados.

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas que puedan presentarse dentro de las ventas realizadas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por operaciones en el mostrador (ventas). Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control se pueden citar:

1. Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.

2. La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al rea de caja. 3. 4. Toda El recepcin cajero no debe debe ser tener respaldada acceso a por los un recibo de de ingreso.

libros

contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:

1. Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro. 2. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes mencionada. 3. Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y crditos.

RECIBO

EN

EFECTIVO

DE

CUENTAS

POR

COBRAR:

Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo a si stas provienen de la venta de bienes o servicios estando respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan como resultado de una venta a crdito. Estas en su mayora son empleadas por empresas industriales y comerciales, constituyendo el activo ms importante de las organizaciones y entidades financieras.

La importancia de la cobranza de este importante rubro, ya que con frecuencia representa la mayor y ms consistente fuente de entradas de efectivo de una compaa; por lo cual es indispensable llevar un correcto seguimiento al cobro de los mismos; en vista de que en la mayora de los casos la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida del valor, de la recuperacin y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.

Ingresos

de

caja:

Para que exista un buen control dentro del cobro de las ventas o servicios prestados a crdito al momento de recibir los pagos en efectivo para evitar que dentro de la administracin y la contabilidad pertinente para que no se comentan actos ilcitos o fraudes, se debe seguir lo siguiente:

* Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original ser archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia ser archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia ser entregada al depositante en ese instante.

* Todos los cheques que se reciban deben ser girados al nombre institucional que se corresponda * No se con debern aceptar la cheques empresa. posfechados.

* Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qu cuenta ser depositado, de qu Banco y el nombre del titular de la cuenta.

* No se permitir al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por el Director Ejecutivo.

* Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.

* El Departamento de Contabilidad podr realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y peridica, cuando lo considere conveniente.

* Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, ser notificado inmediatamente al Director Ejecutivo para la toma de medidas convenientes en coordinacin del Departamento de Contabilidad, para que se efecten los asientos de ajuste respectivos.

* Las polticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideracin el establecimiento de giles sistemas de cobranza.

* Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas. * Las notas de crdito siempre deben estar apoyadas por la documentacin correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.

* Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de slidas polticas escritas. * Debe prepararse mensualmente un reporte de antigedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

* Establecer el principio de separacin de funciones, en especial las labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepcin del efectivo. De manera que el personal que

maneja por ejemplo el rea de ingresos no intervengan en las labores de elaboracin de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorizacin de notas de crdito y documentacin soporte, aprobacin de rebajas y devoluciones en ventas, preparacin, comprobacin de los registros en el diario general, Intervencin en el registro final, es decir, el libro mayor. * Cualquier cancelacin de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentacin soporte.

* Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y chequeados peridicamente. * Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de

la

que

maneja

las

cuentas

por

cobrar.

En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relacin de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmar y se quedar con una copia. El cobrador diariamente relacionar las facturas cobradas y entregar su monto al cajero, firmar dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregar al departamento de cobranzas; el cual enviar al de contabilidad una copia de la relacin de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes.

DESEMBOLSO

DE

EFECTIVO:

Los desembolsos de efectivo son tan importantes como los ingresos en efectivo porque la manera en que un negocio gasta su dinero determina la fuente y el importe de los ingresos de efectivo.

El pago mediante cheques es un control importante sobre los desembolsos en efectivo. El cheque acta como un documento fuente. Para que el cheque sea vlido debe estar firmado por un funcionario autorizado. Antes de firmar el cheque, la

persona

encargada

debe

estudiar

la

evidencia

que

respalda

al

pago.

El proceso de compra inicia cuando se identifica la necesidad de mercanca o Artculos y se prepara una requisicin. El departamento de compras, trabajando por separado, localiza las mejores compras y enva una orden de compra al proveedor. Cuando el proveedor embarca las mercancas al negocio que la requiere, enva una
factura o cuenta, la cual es una notificacin de la necesidad de pago.

Cuando las mercancas llegan, el departamento de recepcin las verifica y lista la mercanca recibida en un documento llamado informe de recepcin. El departamento contable rene todos los documentos y los verifica y enva este paquete de desembolsos al departamento designado para la aprobacin y pago. El paquete incluye factura, informe de recepcin, orden de compra y solicitud de compra.

Antes de aprobar el contralor y el tesorero deben examinar las operaciones y determinar que estos pasos de control han sido realizados por el departamento contable:

1. La factura se compara con una copia de la orden de compra y la solicitud de compra para asegurarse que el negocio paga en efectivo solamente por la mercanca que ha sido ordenada. 2. La factura se compara con el informe de recepcin para asegurar que el efectivo se paga solamente 3. se por comprueba las la mercancas exactitud realmente de la recibidas. factura.

matemtica

CONTROL

DE

INVENTARIO:

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.

Todos

estos

controles

que

abarcan,

desde

el

procedimiento para

desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un

sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

- Planeamiento: La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

- Compra u Obtencin: En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material. Recepcin: Debe ser responsable de lo siguiente:

* La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

* La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin. * La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

- Almacenaje: Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

a. Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las extracciones no autorizadas.

c. Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o embarque.

- Produccin: Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

a. La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios. b. Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.

La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin. - Embarques: Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

- Contabilidad: Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

DIVIDENDOS

RECIBIDOS:

Las inversiones negociables estn registradas al costo. Los rendimientos de estas inversiones son abonados a resultados con base en los intereses exigibles. Las inversiones permanentes comprenden acciones o participaciones que se registran al costo ajustadas por inflacin. Las acciones o participaciones en sociedades en las cuales hay una participacin accionaria superior al 20% o se cumplen los criterios generales de subordinacin o control definidos por las disposiciones legales, se registran por el mtodo de participacin patrimonial. Este mtodo requiere que las variaciones en el patrimonio de la sociedad en la cual se tiene la inversin se registren como un mayor o menor valor de la inversin ajustada por inflacin en la proporcin de la participacin. La contrapartida correspondiente se registra con crdito o dbito en el patrimonio en la cuenta Supervit Mtodo de Participacin, cuando se trata de las variaciones del patrimonio de la sociedad en la cual se tiene la inversin, distintas a la utilidad o prdida del perodo, y dbito o crdito al estado de resultados por las utilidades o prdidas del perodo, en proporcin a la

participacin

en

la

sociedad

correspondiente.

Las participaciones o dividendos recibidos en efectivo de la sociedad en la cual se tiene la inversin, registrada por el mtodo de participacin patrimonial, que correspondan a perodos en los cuales se aplic el mtodo de participacin patrimonial, reducen el monto de la inversin en que su costo fue afectado.

Las participaciones o dividendos recibidos de inversiones registradas al costo ajustadas por inflacin se deben registrar como ingreso en el perodo en que son decretados. Se registran valorizaciones de acciones por la diferencia entre el costo ajustado, incluido el efecto del mtodo de participacin patrimonial, y el valor intrnseco de las inversiones determinado este con base en estados financieros hasta con dos meses de antigedad. Si el valor intrnseco de las inversiones es inferior al costo ajustado por inflacin, incluido el efecto del mtodo de participacin patrimonial, por la diferencia se constituye provisin con cargo a los resultados del ao. Se constituye provisin individual para proteccin de inversiones cuando el valor comercial es inferior al costo ajustado.

CAJA

CHICA:

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: * Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.

* Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. * Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

* La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

* La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. * El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Como medida preventiva, dentro de toda organizacin debe existir un control interno de fondos de caja chica evitando as perpetracin de fraudes cometidos por empleados de la misma.

Control

Interno

De

Fondos

Para

Caja

Chica:

Los fondos en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las siguientes observaciones:

* El fondo de Caja Chica es aquel que est constituido por un importe fijo de dinero en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de la Institucin, su uso est destinado exclusivamente para realizar gastos menores e imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las rdenes de compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro de los presupuestos aprobados por las entidades donatarias.

* El Cajero o la Secretaria General, sern los nicos responsables de administrar correctamente el Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del Fondo de Caja Chica, as como los incrementos del fondo se efectuarn previa aprobacin del Director Ejecutivo. Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes vlidos que renan los requisitos fiscales y tributarios. * Slo se atendern desembolsos en efectivo cuando se trate de adquisiciones de importes menores cuyo monto mximo de cada pago no exceda al previamente fijado. Estos desembolsos en efectivo sern realizados para cubrir conceptos varios tales como movilizacin local, peajes, refrigerios, materiales de oficina, tiles de aseo y limpieza, etc. * La autorizacin para la adquisicin de un bien o servicio corresponde a la mxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los funcionarios autorizados. * La rendicin documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la sustentacin de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido slo describan conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias" o "servicios diversos".

* El Cajero o Secretaria General al presentar su rendicin del gasto en efectivo, llenar la Planilla de Caja Chica especialmente diseada para este fin, en forma detallada. * El formato de Planilla para Liquidacin del Fondo de Caja Chica debe confeccionarse en original y copia, el original y los documentos justificativos de los gastos para ser entregados al Departamento de Contabilidad para su registro contable y la copia para su

archivo

control

correlativo.

* La reposicin del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un cheque a nombre del Cajero, quien es el nico responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor total gastado, previamente el Departamento de Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se acompaan rene los requisitos necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado. Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja Chica, se debe pedir su reposicin para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trmite de reintegro de fondos. * Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para Caja Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con la copia de las mismas se contabilizarn en el momento que se produzca esta variacin, dando consistencia y validez al asiento contable realizado.

* Los arqueos que el Departamento de Contabilidad realice deben efectuarse en forma sorpresiva y peridica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito al Director Financiero para tomar medidas correctivas administrativas y contables.