APLICACIN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO MECI 1000:2005

ANTECEDENTES NORMATIVOS
Art. 209 C.P. La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones...las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un Control Interno que se ejercer en los trminos que seale la ley. .

ANTECEDENTES NORMATIVOS
Ley 87 de 1993 Conceptos bsicos; Objetivos, elementos y caractersticas; Roles y responsabilidades; Obligatoriedad de crear un Sistema de Evaluacin a la Gestin; Obligatoriedad de crear una funcin de Evaluacin Independiente - Oficina de CI; Crea la figura del Auditor Interno, Jefe de la Oficina de CI y/o Asesor en las entidades pblicas y sus Funciones especficas.

ANTECEDENTES NORMATIVOS
Ley 42 de 1993 Determina la competencia de los rganos de Control Fiscal (Contraloras) para evaluar el CI en las entidades del Estado: Art. 9: Para el ejercicio del Control Fiscal se podrn aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del CI ... Art. 18: La evaluacin del CI es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

ANTECEDENTES NORMATIVOS
Ley

298 de 1996, Art. 3, Literal K: Competencia del Contador General de la Nacin para Disear, implantar y establecer polticas de control interno, conforme a la ley. Confirmada en Sentencia C-487 Corte Constitucional y sentencias del Consejo de Estado de 1997, 2000, 2003. 489 de 1998, Art. 28: Objetivo del SNCI ...aplicacin de instrumentos idneos de gerencia que fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de la Funcin del Estado. 734 de 2002, Art. 34: Obligatoriedad de adoptar el SCI y la funcin independiente de Auditora Interna.

Ley

Ley

BASE TECNICA

BASE TECNICA
1. SE FUNDAMENTA en la construccin de una tica Institucional. 2. TOMA COMO BASE Modelos Internacionales de Control Interno: COSO, GAO, COCO, CADBURY, COBIT. 3. SE ORIENTA a la Prevencin de Riesgos. 4. SE HACE EFECTIVO en una Organizacin por Procesos. 5. ENCAUZA la Organizacin Pblica hacia un Control Corporativo permanente. 6. DISPONE a la Entidad hacia una Medicin de la Gestin en Tiempo Real.

BASE TECNICA
7.

ENFATIZA en la Generacin de Informacin suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social. CONTROLA la efectividad de los procesos Comunicacin Pblica y Rendicin de Cuentas. de

8.

9.

FORTALECE la funcin de Evaluacin Independiente a la Gestin. SE ORIENTA hacia la Estandarizacin de Metodologas y Procedimientos de Evaluacin del CI y de Auditora. OTORGA alto nivel de importancia a los Planes de Mejoramiento.

10.

11.

MARCO CONCEPTUAL

PRINCIPIOS DEL MECI

AUTORREGULACIN:

Capacidad institucional de la Entidad Pblica para reglamentar los asuntos que le son propios a su funcin administrativa.
AUTOCONTROL:

Capacidad de cada Servidor Pblico de considerar el control como inherente e intrnseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones.
AUTOGESTIN:

Capacidad de la Entidad Pblica para interrelacionar la Autorregulacin y el Autocontrol a fin de establecer la forma ms efectiva de ejecutar su funcin administrativa.

COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTION

El SCI es complementario del Sistema de Gestin de Calidad y de Desarrollo Administrativo Comparte elementos con otros sistemas, por tanto se hace necesario identificarlos y evitar que se duplique esfuerzos. Anexo A. Caso particular de compatibilidad con SGC

OBJETIVOS DEL MECI 1000:2005

Establecer las acciones, polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento permanente de la entidad pblica que le permitan el cumplimiento de sus objetivos y la coordinacin de acciones necesaria entre las diferentes instancias con las que se relaciona para cumplir la finalidad social del Estado. Control de cumplimiento Control Estratgico Control de Ejecucin Control de Evaluacin Control de Informacin

DE CONTROL DE CUMPLIMIENTO
a. Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la funcin administrativa de las entidades pblicas, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitucin Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias. b. Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulacin que permite la coordinacin de actuaciones de la entidad. c. Disear los instrumentos de verificacin y evaluacin pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentacin que rige su hacer

DE CONTROL ESTRATGICO
a. Crear conciencia en todos los servidores pblicos sobre la importancia del Control, mediante la creacin y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos bsicos y favorezca la observancia de sus principios. b. Disponer los procedimientos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, caractersticas y propsitos de la entidad. c. Disear los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad pblica proteger sus recursos, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten

DE CONTROL DE EJECUCIN
a. Determinar los mecanismos de prevencin, deteccin y correccin que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armona con los principios de eficacia, eficiencia y economa. b. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estn dirigidos hacia el cumplimiento de su funcin constitucional. c. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generacin y registro de informacin oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la informacin a los grupos de inters sobre la forma de conducir la entidad y la Rendicin de Cuentas a la Comunidad. d. Disear los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicacin interna y externa a fin de dar a conocer la informacin de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operacin de la entidad pblica se ejecute adecuada y convenientemente, as como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de inters de los resultados de la gestin

DE CONTROL DE EVALUACIN
a. Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestin de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de correccin y de mejoramiento. b. Disponer de mecanismos de verificacin y evaluacin permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales. c. Garantizar la existencia de la funcin de evaluacin independiente del Sistema de Control Interno y de Auditora Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificacin del cumplimiento a la gestin y los objetivos de la institucin pblica. d. Propiciar el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de inters. e. Establecer los procedimientos que permiten la integracin de las observaciones provenientes de los rganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad

DE CONTROL DE INFORMACIN
a. Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generacin de informacin base, para la elaboracin de los reportes de informacin y cumplimiento de las obligaciones de la entidad pblica ante los diferentes niveles del Estado. b. Establecer los procedimientos que permitan la generacin de informacin legalmente establecida por los diferentes rganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad pblica. c. Velar por la generacin de informes y elaboracin de reportes que en uso de su derecho de informacin, soliciten los diferentes grupos de inters. d. Disponer de la informacin legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulacin de la entidad, que garantice la rendicin de cuentas pblicas

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Control Interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Proporciona una estructura de control a la planeacin, a la gestin (operacin) y a la evaluacin. Por lo anterior es posible agrupar el conjunto de elementos del SCI en tres segmentos: Orden Estratgico: parmetros y mecanismos que direccionan la entidad hacia el cumplimiento de sus competencias, principios Orden Operacional: se renen e interrelacionan las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestin: normas, procedimientos, actividades Orden Evaluativo: se asocian las partes que garantizan la valoracin permanente de los resultados de la entidad

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

Controlar el cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la entidad pblica. Establecer las bases necesarias para que el control sea una prctica cotidiana y corriente en la entidad pblica. Controlar la planificacin y su accin, hacia la consecucin de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

El Subsistema de Control Estratgico articula los fines esenciales del Estado, las competencias legales y las necesidades de la comunidad o pblicos que atiende, con el conjunto de recursos y capacidades internas en un todo coherente y armnico, a fin de mantener la entidad orientada hacia el cumplimiento de su propsito

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO AMBIENTE DE CONTROL

Define el carcter y la importancia que la entidad le otorga al Control, influyendo en los servidores pblicos una toma de conciencia alrededor del cumplimiento de la funcin administrativa que les corresponde dentro del Estado. Propicia la probidad, la transparencia y la competencia de los servidores pblicos, a travs de la construccin colectiva de una cultura organizacional orientada al servicio pblico.

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO AMBIENTE DE CONTROL

El AMBIENTE DE CONTROL es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno debido a que: Proporciona los valores y principios necesarios para favorecer una organizacin transparente. Facilita la operacin de la entidad al dotarla del recurso humano competente y suficiente para el desarrollo de su Misin. Establece la manera de coordinar las acciones en procura del logro de sus objetivos y metas.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Conformacin organizacional de elementos que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pblica hacia el cumplimiento de su misin, el alcance de su visin y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Define la ruta organizacional que deber seguir la entidad para el logro de sus objetivos misionales; requiere revisin peridica para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de competencias al interior de la institucin pblica; encauza su operacin bajo los parmetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los diferentes grupos de inters, as como los parmetros de control y evaluacin a regir en la entidad hacindose necesario por lo tanto establecer su composicin .

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO ADMINISTRACION DE RIESGOS

Conformacin de elementos de Control que al interrelacionarse permiten a la entidad pblica estudiar y evaluar aquellos eventos, tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, habilitndola para emprender las acciones necesarias de proteccin y aseguramiento contra los efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO ADMINISTRACION DE RIESGOS

Reconoce la presencia de la incertidumbre en todas las actividades organizacionales de una entidad pblica, requerida para dar cumplimiento a su misin constitucional y legal, permitiendo garantizar la coordinacin de las actuaciones necesarias a su manejo. El adecuado tratamiento de los riesgos propicia el crecimiento y desarrollo de la entidad, y favorece el cumplimiento de su funcin constitucional.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

Estructuracin de Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, aseguran el control a la gestin de las operaciones de la entidad pblica, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo establecido por la Constitucin, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulacin de la organizacin.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

Una vez la entidad pblica cuente con un ambiente organizacional favorable al control, establezca la orientacin estratgica de su accionar, y los mecanismos bsicos de proteccin de sus recursos es preciso definir, disear y correlacionar las acciones, funciones, flujos de informacin y de comunicacin, tendientes a garantizar la alineacin de la operacin de la entidad con sus propsitos institucionales, permitindole adicionalmente su contribucin a los fines esenciales del Estado.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION ACTIVIDADES DE CONTROL

Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el Control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la entidad pblica, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION ACTIVIDADES DE CONTROL

Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operacin de la entidad pblica, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION ACTIVIDADES DE CONTROL

Integran los lineamientos estratgicos con las directrices y guas de accin que deben cumplirse en la operacin; define los procedimientos que permiten hacer efectivas las acciones, actividades y tareas; controla en tiempo real el cumplimiento de metas y la obtencin de resultados, diseando instrumentos y mecanismos que hacen que la entidad cumpla con sus objetivos

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION INFORMACION

Conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para el grupo de inters de la entidad pblica al que va dirigido; reduce la incertidumbre y aumenta el conocimiento con respecto a eventos internos y externos que se suceden en la organizacin, constituyndose en un Componente de Control necesario para su administracin. Sustenta la toma de decisiones, vincula la entidad con su entorno y permite la ejecucin de las operaciones internas; adicionalmente hace parte fundamental de la operacin de la entidad, al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez en producto de los mismos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION INFORMACION

La INFORMACIN debe ser Objetiva para que represente la realidad; Relevante para que sea til y se ajuste a las necesidades de los usuarios; Verificable para comprobar su veracidad; Significativa para que permita su comprensin a todos los usuarios; Pertinente o ajustada al propsito del usuario en el momento oportuno; Consistente y Uniforme para su comparacin con otro tipo de informacin y Equitativa, para lograr la imparcialidad en la informacin a todos los usuarios.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION INFORMACION

Adicionalmente debe brindar las condiciones y herramientas necesarias para la toma de decisiones en la entidad pblica, permitir la intercomunicacin, la integracin y la unificacin de criterios; favorece la concertacin, la coordinacin, el trabajo en Comit, la identificacin de lenguajes y polticas y permite el desempeo adecuado a los servidores pblicos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION INFORMACION

A fin de obtener los beneficios proporcionados por la Informacin, es necesario identificar las necesidades de los grupos de inters y los organizacionales, sus fuentes y definir una estructura para su procesamiento y socializacin

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION COMUNICACIN

La COMUNICACIN se constituye en el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes. La dimensin comunicativa atraviesa de manera sistmica toda accin organizativa de donde se desprende que las entidades pblicas, deben identificar y reconocer su practica comunicativa como un eje estratgico, que: Define y gestiona la proyeccin de su identidad e imagen corporativas. Caracteriza y regula sus interacciones con los grupos de inters de la entidad pblica Interviene la cultura organizacional para generar coherencia interna.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION COMUNICACIN

Para ser considerado exitoso, todo proceso comunicacional debe estar centrado en la conducta humana y ser adems, coherente con el propsito misional, especfico y compatible con las formas adoptadas por la entidad para comunicarse con sus pblicos internos o externos; ser oportuno, dinmico, veraz e integral, de tal manera que genere un tejido organizacional que permita la interaccin de las personas, en procura del logro de los propsitos institucionales y de los fines sociales del Estado.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION COMUNICACIN

En procura de generar coherencia organizacional y de fortalecer el Ambiente de Control, las entidades deben estar en condiciones de proyectar hacia los servidores pblicos mediante procesos de induccin y reinduccin en el momento de su vinculacin y cada vez que haya un cambio significativo en la orientacin del proyecto poltico y administrativo, alguna forma de convocatoria que refunde su compromiso y se proponga movilizarlos buscando generar pertenencia al propsito misional. La movilizacin interna busca poner en comn un plan de gestin, una plataforma y un enfoque, en este caso derivado del proyecto misional de cada administracin.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

Estructura de Componentes de Control que al interactuar entre s, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades de la entidad pblica; el nivel de ejecucin de los planes, programas, proyectos, procesos y actividades; evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

Se constituye por los mecanismos de evaluacin y verificacin, necesarios para determinar si el Sistema de Control Interno, es efectivo en la realizacin de su propsito de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad; si la operacin se ejecuta en los trminos de eficiencia, eficacia, economa y publicidad que se espera de la funcin pblica de administrar el Estado, y si los objetivos de la entidad se cumplen en los trminos establecidos en la Constitucin, la ley y en su planeacin estratgica.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AUTOEVALUACION

Comprende las acciones coordinadas de la entidad pblica que le permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno, y en segundo lugar, los resultados de la gestin en tiempo real, con el fin de evaluar su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la entidad. Se constituye en un proceso estratgico mediante el cual una entidad pblica evala y monitorea en forma integral, la existencia y la efectividad de los controles y el desempeo organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AUTOEVALUACION

Comprende las acciones coordinadas de la entidad pblica que le permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno, y en segundo lugar, los resultados de la gestin en tiempo real, con el fin de evaluar su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la entidad. Se constituye en un proceso estratgico mediante el cual una entidad pblica evala y monitorea en forma integral, la existencia y la efectividad de los controles y el desempeo organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION EVALUACION INDEPENDIENTE

Es el examen autnomo que del Sistema de Control Interno y de las acciones llevadas a cabo por una entidad pblica para dar cumplimiento a sus planes, programas, proyectos y cumplimiento de objetivos realiza una persona o rea organizacional que no tiene bajo su responsabilidad la gestin de procesos en la entidad pblica. Presenta como caractersticas la independencia, la neutralidad y la objetividad; debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establezcan objetivos especficos de evaluacin.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION EVALUACION INDEPENDIENTE

La independencia en la Evaluacin, se predica del examen que sobre el Sistema de Control Interno y la gestin, realizan personas que no estn directamente involucradas en la operacin diaria y cotidiana de la entidad pblica. La neutralidad es la cualidad que permite emitir juicios objetivos sobre el Sistema de Control Interno y la gestin sin favorecer a ningn servidor pblico, dependencia o rea organizacional. La objetividad, se relaciona con la utilizacin de un mtodo que permite observar los hechos de la entidad pblica y la gestin de los servidores pblicos, a travs de sustentar los juicios y recomendaciones emitidos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO

Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratgico, en la gestin y resultados de la entidad pblica. Los PLANES DE MEJORAMIENTO consolidan las acciones de mejoramiento derivadas de la AUTOEVALUACIN, de las recomendaciones generadas por la EVALUACIN INDEPENDIENTE y de los hallazgos del Control Fiscal, como base para la definicin de un programa de mejoramiento de la funcin administrativa de la entidad a partir de los objetivos definidos, la aprobacin por la autoridad competente, la asignacin de los recursos necesarios para la realizacin de los planes, la definicin del nivel responsable, el seguimiento a las acciones trazadas, la fijacin de las fechas lmites de implementacin y la determinacin de los indicadores de logro y seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfaccin y confiabilidad.

ROLES Y RESPONSABILIDADES
Alta Direccin: Asegurar la definicin y comunicacin de las responsabilidades y autoridades en materia de Control Interno Representante de la Direccin: delegado de la direccin para el desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del MECI. CCCI:reuniones c/2 meses. Funciones establecidas en el 1826 y 2145 Servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas:Operatividad eficiente de procesos, actividades y tareas, supervisin de controles, autoevalua cin Oficina de CI: Evaluacin independiente al SCI y gestin de la entidad pblica, seguimiento a PM Institucional... .

ROLES Y RESPONSABILIDADES
La responsabilidad corporativa por la existencia y adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno recae en la primera autoridad de la entidad p pblica quien tiene la obligacin por su regulacin, implementacin y contribucin efectiva al logro de los objetivos de la entidad, as como por conformar el CCCI y la Oficina de Control Interno. En segundo lugar son responsables los niveles directivo, ejecutivo, operativo y cada servidor pblico, quienes tienen un rol determinado de conformidad con el grado de autoridad o responsabilidad asignado en la Estructura Organizacional de la entidad. Si bien el Control Interno es responsabilidad de todos los servidores que integran una entidad pblica, existen niveles de la organizaci organizacin que tienen mayor responsabilidad frente a su existencia y efectividad, efectividad y que juegan roles especficos en el diseo, implementacin, ejecucin y evaluacin del mismo..

REPRESENTANTE LEGAL MAXIMA AUTORIDAD

Son los responsables por establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno en cada entidad; definir las polticas, los mtodos y los procedimientos que de acuerdo a las leyes, normas y a sus caractersticas le son aplicables y necesarios a su implementacin, as como por aprobar las normas, los mtodos y los procedimientos para su mejoramiento. El representante legal o mxima autoridad de la entidad pblica deber delegar la funcin de diseo, implementacin y mantenimiento del Sistema de Control Interno en el rea administrativa y directivo competente dentro de la organizacin, sin que esta funcin recaiga en la Unidad de Coordinacin u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Debe propiciar un AMBIENTE DE CONTROL Definir polticas que permitan la implementacin, operacin y evaluacin de los SUBSISTEMAS DE CONTROL DE GESTIN Y EVALUACIN, y por acatar las recomendaciones generadas en los diferentes procesos de evaluacin, tanto internos como externos mediante el diseo, ejecucin y seguimiento al PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.

JEFES DE DEPENDENCIA
Son responsables por la implementacin del Control Interno al interior de cada una de sus dependencias u organismos; por la identificacin, diseo, estandarizacin y actualizacin permanente de los procesos bajo su responsabilidad; por el anlisis y valoracin de los riesgos que puedan afectar los resultados del (los) procesos (s) asignados a su dependencia; por la implementacin de controles, aplicacin de mtodos y procedimientos de autocontrol, mecanismos de verificacin y evaluacin de su gestin. Por ltimo, son responsables por la AUTOEVALUACION, acoger las recomendaciones generadas por la EVALUACIN INDEPENDIENTE y por la puesta en marcha de los PLANES DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL DE su correspondiente operacin, conforme a los objetivos especficos de los procesos a cargo de la dependencia y su relacin con los objetivos globales de la entidad.

SERVIDORES PUBLICOS
Son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisin continua a la eficacia de los controles integrados a estos y por la Autoevaluacin a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la Dependencia o Unidad Administrativa a la que pertenezcan. La responsabilidad de todos los servidores pblicos frente al Sistema de Control Interno es de tipo administrativo y operativo pues sta se concreta en el Autocontrol, la Autogestin y los Planes de Mejoramiento Individuales. Por lo tanto son los servidores pblicos quienes hacen del Control Interno una realidad organizacional, pues a travs de sus acciones se garantiza no solo el cumplimiento de los objetivos propios del Sistema de Control Interno, sino los de la Entidad misma.

CCCI
Est conformado por la mxima autoridad de la entidad pblica y su nivel directivo de primer nivel. Es responsable por la expedicin de las polticas, los mtodos y los procedimientos de carcter especfico necesarios para el desarrollo y la implementacin del Sistema de Control Interno; por la evaluacin continua a la efectividad del Sistema de Control Interno y su capacidad de apoyar el cumplimiento de objetivos institucionales, por verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces y por el rgano de Control Fiscal competente, por definir el PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL y por llevar a cabo el seguimiento al cumplimiento de dicho Plan. Le compete adems al Comit de Coordinacin de Control Interno, aprobar el MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS y su relacin con la ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, garantizando que permita la coordinacin de las leyes y las normas pertinentes a los fines de la entidad con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones necesarias para el cumplimiento de su propsito; aprobar las Polticas de ADMINISTRACIN DE RIESGOS, coordinar LA AUTOEVALUACIN, aprobar el Plan de Trabajo de la AUDITORA INTERNA y aprobar el PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.

Oficina de Control Interno

La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la entidad pblica, es responsable por la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno en su conjunto y por el desarrollo de la funcin de Auditora Interna; por informar las deficiencias y generar las recomendaciones correspondientes asegurando a la mxima autoridad de la entidad, al nivel directivo y al Comit de Coordinacin del Control Interno la toma de decisiones y definicin de polticas necesarias al mejoramiento del Control Interno, la gestin y los resultados de la entidad pblica. Las recomendaciones debern ser presentadas directamente al Representante Legal y al Comit de Coordinacin de Control Interno. Igualmente ser responsable por el seguimiento a los Planes de Mejoramiento.

IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

ETAPAS DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION

Etapa 1 Planeacin al diseo e implementacin del Modelo Diseo e implementacin del MECI

Etapa 2

Etapa 3

Evaluacin a la implementacin del MECI Elaboracin de Normograma

Etapa 4

ETAPA 1: PLANEACION AL DISEO

PLANEACION AL DISEO
Compromiso de la Alta Direccin Acto Administrativo Designacin del Representante de la Direccin Organizacin del Equipo de Trabajo Institucional Sensibilizacin y Socializacin Capacitacin Elaboracin de Autodiagnstico Elaboracin de plan de trabajo

PLANEACION AL DISEO
Compromiso de la Alta Direccin Se centra en el compromiso de la entidad con el Control Interno y en la capacidad del nivel directivo de visualizar esta herramienta gerencial como un mecanismo de autoproteccin, que le permita cumplir con eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia la finalidad para la cual fue creada La decisin de implementar debe ser resultado del convencimiento de la alta direccin

PLANEACION AL DISEO
Acto Administrativo En cumplimiento del principio de autorregulacin, las entidades deben expedir un acto administrativo que adopte el MECI 1000:2005, incorporando el Anexo Tcnico. Los mismo debe realizarse con el Manual de Implementacin del MECI 1000:2005 expedido por el DAFP.

PLANEACION AL DISEO

Designacin del Representante de la Direccin El Representante Legal de la Entidad, cmo nico responsable de establecer, desarrollar y mantener el SCI, designar a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno...

PLANEACION AL DISEO
Organizacin del Equipo de Trabajo Institucional Grupo Directivo: Comit de Coordinacin de Control Interno. Grupo Operativo: Equipo MECI, conformado por servidores pblicos de la Entidad, multidisciplinario, con representatividad de las diferentes reas organizacionales y coordinado por el Representante de la Direccin. Grupo Evaluador: Jefe de la Oficina de Control Interno y servidores a su cargo, con la responsabilidad por la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI. La Oficina de Control Interno no debe participar

PLANEACION AL DISEO
Sensibilizacin y Socializacin
Las personas hacen que el Control Interno, logre un buen resultado en trminos de la bsqueda de los propsitos de la entidad. Todos los servidores pblicos juegan un papel muy importante en la efectividad del Control Interno, de all que debe conocer sus responsabilidades y sus lmites de autoridad, debiendo existir una afinidad clara entre los deberes de los servidores pblicos, la forma como se materializa su eficiencia y el cumplimiento de los objetivos que pretende la entidad.

PLANEACION AL DISEO
Sensibilizacin y Socializacin
Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores: Es necesario que se adelante un procesos de sensibilizacin y socializacin para todos los servidores pblicos de la entidad sobre el MECI 1000:2005, con el propsito de concientizarlos sobre el rol que deben desempear en el proceso de implementacin de dicho modelo

PLANEACION AL DISEO
Capacitacin El equipo MECI y dems servidores que se consideren pertinentes dentro de la entidad, debern capacitarse tanto sobre el Marco Conceptual como el Manual de Implementacin del MECI 1000:2005.

PLANEACION AL DISEO
Elaboracin de Autodiagnstico Tiene como objetivo conocer la situacin real del grado de avance y desarrollo en la implementacin de su Sistema de Control Interno y determinar as los aspectos a mejorar, conforme a la estructura de control adoptada por el MECI 1000:2005. Preparacin del diagnstico: Definir el alcance, objetivos y cronograma de actividades Realizacin del diagnstico: Aplicar la encuesta para determinar las diferencias que existen entre el Sistema de Control Interno Cierre del diagnstico: Informe sobre los resultados

PLANEACION AL DISEO
Elaboracin de Plan de Trabajo

Implica que se definan las normas de funcionamiento, actividades de desarrollo e implementacin, asignacin de responsabilidades, definicin de cronogramas, establecimiento de recursos, capacitacin del grupo de trabajo y socializacin a directivos

ETAPA 2: DISEO E IMPLEMENTACION

DISEO E IMPLEMENTACIN
Para cada subsistema y sus respectivos componentes y elementos, se define una metodologa para elaborar el diagnstico y la formulacin de acciones de ajuste o diseo, dependiendo de los resultados de la evaluacin.

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

1. Determinacin del tamao de la muestra Utilizar tabla para definir el tamao de la muestra de acuerdo con el nmero total de funcionarios de la entidad (nivel de confianza 95%). Definir el nmero de funcionarios por cada rea organizacional que se encuestarn, de acuerdo con la distribucin de funcionarios por dependencia. Seleccionar a los funcionarios por mtodos aleatorios.

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

2. Tabulacin de encuestas e interpretacin resultados La escala de valoracin es la siguiente: 0 1 2 3 4 5 No sabe No se cumple. Se cumple insatisfactoriamente Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Se cumple plenamente de

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

Definir en cada pregunta, la frecuencia o nmero de veces que una respuesta obtuvo uno de los valores establecidos en la tabla anterior
Pregunta No. 1 Valor 0 1 2 3 4 5 Frecuencia 0 3 4 6 3 4

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

Dividir cada frecuencia encuestas aplicadas
Valor 0 1 2 3 4 5

por

el

nmero

total

de

Pregunta No. 1 Frecuencia 0 3 4 6 3 4 Porcentaje (0/20) 0 (3/20) 0,15 (4/20) 0,2 (6/20) 0,3 (3/20) 0,15 (4/20) 0,2

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

Dividir cada frecuencia encuestas aplicadas
Valor 0 1 2 3 4 5 Frecuencia 0 3 4 6 3 4

por

el

nmero

total

de

Porcentaje (0/20) 0 (3/20) 0,15 (4/20) 0,2 (6/20) 0,3 (3/20) 0,15 (4/20) 0,2

Valor parcial (Valor * Porcentaje) 0 0,15 0,4 0,9 0,6 1

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de cada pregunta: 0 + 0,15 + 0,4 + 0,9 + 0,6 + 1 = 3,05 Repetir el procedimiento para todas las preguntas que integran el cuestionario. Determinar el puntaje total sumando los puntajes obtenidos para cada pregunta y dividindolos entre el nmero total de preguntas realizadas.

METODOLOGIA GENERAL PARA LA ELABORACION DE DIAGNOSTICO POR COMPONENTE

3. Interpretacin de Resultados Ubique el puntaje total obtenido, dentro del rango que le corresponde de acuerdo con la siguiente tabla:
Rango Puntaje total entre 0 y 2,0 Puntaje total entre 2,1 y 3,0 Puntaje total entre 3,1 y 4,0 Puntaje total entre 4,1 y 5,0 Criterio Inadecuado Deficiente Satisfactorio Adecuado

ACUERDOS, COMPROMISOS O COMPROMISOS ETICOS

ACUERDOS, COMPROMISOS O COMPROMISOS ETICOS

tica: conjunto de principios, valores y normas del fuero interno que guan las conductas de las personas en su interaccin social. tica Pblica: Pautas ticas que rigen la actuacin de quienes desempean una funcin pblica, es decir de los servidores pblicos La implementacin de la gestin tica debe ser concebido como un proceso de afectacin y cambio de la cultura organizacional de la entidad. El proceso descansa en tres grandes productos tangibles y una serie de acciones organizacionales, pedaggicas y comunicativas.

ACUERDOS, COMPROMISOS O COMPROMISOS ETICOS (ETAPAS)

1. Conformacin del colectivo de agentes que liderarn el proceso. 2. Diagnstico tico: Cul es la situacin tica de la entidad. 3. Cdigo de Buen Gobierno: Polticas ticas de la alta direccin. 4. Cdigo de tica: Los valores institucionales. 5. Compromisos ticos por rea: La prctica del Cdigo de tica. 6. Estrategias Pedaggicas y Comunicativas: Como incorporar a la cultura los compromisos ticos. 7. Plan de Mejoramiento: Aplicacin de las estrategias.

CONFORMACION DEL COLECTIVO

Comit de tica, conformado por directivos de las reas de Gestin Humana, Comunicacin, Administrativa y Control Interno. Funciones: Definir polticas del Programa de Gestin tica; Elaborar estrategias que dinamicen el proceso; Coordinar el grupo de agentes de cambio en tica; Promover la conformacin de grupos promotores de prcticas ticas; hacer seguimiento a la implementacin de la gestin tica. Equipo de agentes de cambio en tica, conformado por representantes de las diferentes dependencias de la entidad con el siguiente perfil: Sensibilidad ante el tema tico; capacidad organizativa; capacidad de comunicacin oral y escrita; capacidad de movilizacin de terceros; formacin o habilidad pedaggica; facilidad para relacionarse; creatividad

CONFORMACION DEL COLECTIVO

Las funciones de los agentes comprenden: apoyar en la realizacin del diagnstico tico, el cdigo de tica, compromisos ticos, estrategias pedaggicas y planes de mejoramiento; promover la conformacin de Grupo de Promotores de Prcticas ticas Grupos Promotores de Prcticas ticas, encargados de promover la ejecucin permanente de prcticas ticas en la gestin cotidiana de la respectiva unidad bajo el liderazgo del Agente de Cambio representante de la respectiva rea organizacional.

DIAGNSTICO TICO
1. Definicin del instrumento de percepcin de la gestin tica. 2. Determinar muestra poblacional 3. Aplicacin de las encuestas 4. Consolidacin y anlisis de la informacin 5. Elaboracin de informe y presentacin de resultados

CODIGO DE BUEN GOBIERNO

Recoge los principios de las mejores prcticas corporativas internas y externas de las organizaciones, mejorando su funcionamiento en bsqueda de integridad, eficiencia y transparente.

CODIGO DE BUEN GOBIERNO

Procedimiento: Sensibilizacin en gobierno corporativo para la alta direccin Acuerdos bsicos para la formulacin del Cdigo de Buen Gobierno Elaboracin borrador Aprobacin y adopcin formal Difusin del CBG Administracin del CBG

CODIGO DE ETICA
Conformado por los principios, valores y directrices que en coherencia con el CBG, todo servidor pblico de la entidad debe observar en el ejercicio de su funcin administrativa.

CODIGO DE ETICA
Procedimiento: Sensibilizacin y apropiacin conceptual por parte del equipo de agentes de cambio (Conversatorio). Identificacin de los principios ticos del CBG (Revisin del CBG o Taller). Formulacin de Valores ticos (Taller valores ticos). Redaccin de Cdigo de tica. Adopcin y divulgacin.

COMPROMISOS ETICOS POR AREA

Son los acuerdos colectivos que asumen los servidores pblicos de cada dependencia de la entidad, con el fin de aplicar los principios y valores enunciados en el Cdigo de tica en el cumplimiento de la respectiva rea en cuanto a sus funciones, competencias y pblicos con los que se relaciona. Para redactar compromisos ticos por rea se tienen en cuenta los siguientes criterios: Son una oracin afirmativa precisa, clara y puntual, que expresa una forma de actuar de los servidores del rea. No deben referirse al cumplimiento de funciones o a procesos de la entidad. El verbo inicial no va en infinitivo, pues no deben tener forma de objetivos. La redaccin debe ser en presenteno a expresiones como debe, deben o deber.

EJEMPLOS DE COMPROMISOS ETICOS POR AREA

Area organizacional: Secretara General Grupo de inters: Contratistas Valor definido: Transparencia Compromisos ticos por rea: El nico pago que aceptamos por nuestro trabajo es el salario y la satisfaccin del deber cumplido Publicamos las calificaciones obtenidas por todos los participantes en proceso de contratacin, haciendo especial nfasis en las variantes que determinaron la ganancia del proceso por el primer participante. Informamos a la instancia competente cualquier acto de presin para favorecer a algn oferente. No damos prelacin a tramitadores.

EJEMPLOS DE COMPROMISOS ETICOS POR AREA

Area organizacional: Secretara General Grupo de inters: Contratistas Valor definido: Respeto Compromisos ticos por rea: Escuchamos atentamente a nuestros interlocutores valorando sus opiniones aunque no las compartamos. Expresamos nuestras ideas en tono mesurado, sin arrogancia y sin la intencin de agredir a los interlocutores. Damos trato amable y cortes a los compaeros de trabajo y en general a todas las personas con quienes nos relacionamos dentro de nuestras funciones laborales, sin distingo ni discriminaciones de ninguna ndole. Reconocemos la diversidad y el derecho de los otros a opinar diferente.

ESTRATEGIAS PEDAGOGICAS Y COMUNICATIVAS

Est conformada por las acciones dirigidas a los servidores pblicos de la entidad, las cuales buscan la afectacin cognitiva y emocional a travs de actividades de sensibilizacin, de reflexin, de compresin y de apropiacin de la visin tica.

PLAN DE MEJORAMIENTO ETICO

Planeacin de las actividades pedaggicas y comunicativas.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

1.Elaborar Diagnstico 2.Definir acciones de implementacin o ajuste 3.Implementar acciones 4.Revisin continua de polticas y acciones Productos: Polticas de Talento Humano Procesos implementados de Seleccin, Induccin, Capacitacin o Formacin, Evaluacin de Competencias,

CRITERIOS - DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Definicin en la normativa que autorregula el Sistema de Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantizan su diseo, implementacin, mantenimiento y evaluacin. Existencia de la normativa interna, que autorregula el diseo de los cargos y define los perfiles para cada uno de ellos. Coherencia de las polticas y prcticas del Desarrollo del Talento Humano con los propsitos de la entidad y del Estado. Existencia de polticas orientadoras de los procesos de seleccin, induccin, reinduccin, formacin, capacitacin, compensacin, bienestar social y evaluacin. Difusin y conocimiento de las polticas en todos los niveles de la entidad. Modo en que las polticas y prcticas de Desarrollo del Talento Humano han favorecido la transparencia,igualdad, imparcialidad, economa, eficiencia, eficacia y publicidad de las operaciones. Manera en que las polticas y prcticas han promovido el Autocontrol en las conductas de los servidores pblicos. Satisfaccin de los servidores pblicos con las polticas de desarrollo humano de la entidad. Nivel de impacto de las polticas de Desarrollo del Talento Humano en el desempeo de los servidores pblicos.

ESTILO DE DIRECCION

ESTILO DE DIRECCION
1.Elaborar Diagnstico 2.Definir acciones de implementacin o ajuste 3.Implementar acciones 4.Revisin continua de polticas y acciones Productos: Polticas de Estilo de Direccin

CRITERIOS - ESTILO DE DIRECCION

Definicin en la normativa que autorregula el Sistema de Control Interno de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantizan su diseo, implementacin, mantenimiento y evaluacin. Conocimiento de los directivos sobre la normatividad que rige la entidad pblica. Grado de responsabilidad pblica que asumen los directivos ante sus grupos de inters. Compromiso de la alta direccin con el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno. Grado de transparencia de la actuacin de las autoridades del Estado. Observancia de la alta direccin de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos y con las polticas y prcticas de DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. Nivel de responsabilidad, eficiencia, eficacia y economa de la alta direccin con la asignacin y uso mesurado y racional de los recursos. Existencia y cumplimiento de polticas para la resolucin de conflictos internos y externos, que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Promocin, divulgacin y compromiso de la alta direccin con los mtodos, procedimientos, polticas y objetivos propios del control interno. Acatamiento de la alta direccin de las recomendaciones provenientes de la Autoevaluacin, de la Evaluacin Independiente y de las generadas por los organismos de control del Estado. Manera en que las polticas y prcticas del Estilo de Direccin han promovido el Autocontrol y la tica en las conductas de los servidores pblicos.

PLANES Y PROGRAMAS

PLANES Y PROGRAMAS
1.Elaborar Diagnstico 2.Definir acciones de implementacin o ajuste 3.Implementar acciones 4.Revisin continua de polticas y acciones Productos: Plan Estratgico de la entidad

CRITERIOS PLANES Y PROGRAMAS

Existencia del Plan Estratgico o de Desarrollo, Planes de Accin, Presupuestos o sus equivalentes, segn las caractersticas propias de la entidad. Coherencia entre la definicin de la Misin y Visin institucionales, y las competencias y funciones asignadas a la entidad por la Constitucin y la ley. Grado de concertacin de los Planes y Programas con la comunidad o con los grupos de inters directamente relacionados con ellos. Coherencia entre la definicin de los objetivos estratgicos y las necesidades de la comunidad o pblicos atendidos por la entidad. Compromiso de la alta direccin con la ejecucin de los planes y programas requeridos para el cumplimiento de la funcin constitucional y legal de la entidad. Divulgacin de los planes y programas a los diferentes pblicos internos y externos. Conocimiento y compromiso de los servidores pblicos con los planes y programas relacionados con el desarrollo de su funcin. Coherencia interna entre los planes estratgicos, operativos y los presupuestos de la entidad.

MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS

MODELO DE OPERACION
1. Identificar y caracterizar los procesos que garantizan el cumplimiento de la funcin y misin de la entidad y clasificarlos segn sean estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin y control. 2. Para la caracterizacin de los procesos se deben tener en cuenta, entre otros elementos: el macroproceso al que pertenece (si aplica), el nombre del proceso, cdigo, alcance, objetivo, soporte legal, versin, insumos, proveedores, actividades del proceso, descripcin, recursos (humanos, tecnolgicos, financieros y de informacin), responsables, productos, clientes, puntos de control e indicadores. 3. Con base en la identificacin de las entradas y salidas de los procesos definidas en la caracterizacin se determinan las interrelaciones que facilitan la elaboracin del Mapa de Procesos. 4. Elaborar el Mapa de Procesos que contenga el despliegue de los Procesos.

CRITERIOS MODELO DE OPERACION

Existencia del MODELO DE OPERACIN que contenga la identificacin de los macroprocesos estratgicos, misionales y de apoyo, los procesos, subprocesos y actividades que los ejecutan. Existencia de un Normograma que incluya la base legal que garantiza los objetivos de cumplimiento de orden constitucional, legal y reglamentario de la entidad. Coherencia entre los objetivos de los macroprocesos que conforman la Cadena de Valor, con los propsitos consignados en el Mandato Constitucional. Armona entre los objetivo de los macroprocesos con el conjunto de Planes y Programas que rige a la entidad. Coherencia entre los objetivos de los subprocesos, procesos y macroprocesos. Conocimiento y compromiso de la alta direccin y de los servidores pblicos con el MODELO DE OPERACIN. Armona y consistencia entre los objetivos, insumos y productos de los procesos y subprocesos. Socializacin del MODELO DE OPERACIN entre los servidores pblicos. Niveles de capacitacin y entrenamiento de los servidores pblicos en el manejo del Modelo de Operacin

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. 2. 3. 4. Elaborar Diagnstico Definir acciones de implementacin o ajuste Implementar acciones Revisin continua de polticas y acciones

Productos: Estructura organizacional orientada a procesos, en la que se defina claramente la relacin dependencia vs procesos

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Coherencia y armona de la estructura organizacional con el Modelo de Operacin. Grado en que la Estructura Organizacional permite coordinar las acciones necesarias para cumplir con las funciones asignadas a la entidad por la Constitucin y la ley. Grado en que permite y facilita el cumplimiento de la funcin y los objetivos contenidos en los Planes y Programas de la entidad. Nivel de Flexibilidad y grado de adaptacin a los cambios legales e institucionales. Grado de adaptacin a las necesidades cambiantes del entorno, segn los parmetros establecidos relacionados con los niveles de estabilidad, complejidad y diversidad. Existencia de manuales en los cuales se detallen los pasos secuenciales requeridos para el ejercicio de los cargos, y las reglas de actuacin que formalicen el comportamiento de los servidores pblicos. Respaldo de la alta direccin para la adaptabilidad de la Estructura Organizacional a los cambios y requerimientos del entorno.

POLITICAS DE OPERACIN

POLITICAS DE OPERACION
Establece las guas de accin para la implementacin de las estrategias de ejecucin de la entidad pblica; define los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas, proyectos y polticas de administracin del riesgo previamente definidos por la entidad.

POLITICAS DE OPERACION
Analizar los objetivos de los procesos, las estrategias definidas en los Planes y Programas, las polticas de Administracin del Riesgo, los requerimientos y necesidades del cliente o usuario, las especificaciones del producto o servicio con el fin de establecer, en donde se requiera, el diseo e implementacin de guas de accin (Polticas de Operacin), de aplicabilidad general o particular, que faciliten la operatividad y ejecucin de los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos fijados. La Poltica de Operacin se define teniendo en cuenta lo siguiente: - El aspecto especfico que requiere la gua de accin. - Los responsables de acatarla, esto es, el mbito de aplicacin. - La gua de accin que deben cumplir los responsables para evitar las situaciones indeseables. - Trmino de aplicacin en caso de no ser permanente. - Proceso al que aplica. - Proyectar un documento que contenga las Polticas de Operacin clasificadas por Procesos y parmetros definidos para cada uno.

POLITICAS DE OPERACION
Analizar y aprobar las Polticas de Operacin a la entidad sugeridas para cada Proceso, o solicitar que se efecten los ajustes necesarios. Responsable: Comit de Coordinacin de Control Interno. Divulgar la Poltica de Operacin, en el mbito de aplicacin. Responsable: servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operacin. Revisar peridicamente las Polticas de Operacin del Proceso y efectuar los ajustes necesarios, previo concepto del Comit de Coordinacin de Control Interno. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operacin.

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS
Establecer por cada Proceso (definidos en el Elemento Modelo de Operacin por Procesos) los criterios y parmetros generales necesarios para tener en cuenta en el diseo de los Procedimientos. Instruir a todos los servidores de la entidad para que quede claramente comprendido y asimilado el Modelo de Operacin por Procesos, los criterios y parmetros establecidos por la Direccin y la metodologa a seguir para el diseo de los Procedimientos. Describir y documentar para cada una de las Actividades de los Procesos la forma en que stas se realizan, determinando responsables y, donde sea pertinente, puntos de control, formatos o registros utilizados y tiempos. En caso de requerirse, se debe evaluar con criterios de beneficio/ costo la necesidad de desagregar los procedimientos.

PROCEDIMIENTOS
Disear los diagramas de flujo que se requieran con el fin de graficar los procedimientos. Socializar la informacin a relacionados con el proceso retroalimentacin. los servidores pblicos con el fin de recibir

Analizar y aprobar los Procedimientos sugeridos para cada Proceso, o solicitar que se efecten los ajustes necesarios. Revisar peridicamente la descripcin del (los) procedimiento (s), efectuar los ajustes necesarios y socializar los cambios a los servidores pblicos relacionados con el proceso.

CONTROLES

CONTROLES
Conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pblica. -Preventivos: aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materializacin. - Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de ser detectado un evento no deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

CONTROLES
Retomar la lista de calificacin y evaluacin de riesgos y seleccionar en ella, los riesgos inaceptables, importantes y moderados para la respectiva actividad, que requieran medidas de reduccin segn su calificacin. Con base en la revisin anterior, disear los Controles para los riesgos en orden de mayor a menor calificacin. Medir la Eficacia de los Controles, seleccionando el riesgo para el cual fue diseado cada control propuesto; Medir la Eficiencia de los Controles, valorando cualitativamente el beneficio que presta el control y el costo que genera implementarlo; Medir la Efectividad de los Controles utilizando los valores de la eficacia y eficiencia de cada control;

CONTROLES
Confrontar el resultado de efectividad del Control con la calificacin y evaluacin del riesgo con el fin de determinar el nivel de riesgo. Este resultado es importante para la formulacin de la Poltica de Administracin de Riesgos. Revisar peridicamente los Controles diseados para cada actividad y proponer los ajustes necesarios, incluyendo las modificaciones que se consideren pertinentes.

INDICADORES

INDICADORES
Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluacin de la gestin de toda entidad pblica. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relacin con el logro de los objetivos y metas previstos. *Indicadores de Eficiencia: establecen la relacin entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtencin de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. *Indicadores de Eficacia: miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operacin. *Indicadores de Efectividad (impacto): miden la satisfaccin de las necesidades de la ciudadana o las partes interesadas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Materializado en una normativa de autorregulacin interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pblica, convirtindose en una gua de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, propiciando la realizacin del trabajo bajo un lenguaje comn a todos los Servidores Pblicos.

INFORMACION PRIMARIA
La Informacin Primaria proviene de fuentes externas y se procesa dentro de la entidad (ciudadana, proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiacin y otros organismos) y por las variables que no estn en relacin directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeo (ambiente poltico, las tendencias sociales, las variables econmicas, el avance tecnolgico, entre otros). La principal fuente de Informacin Primaria como elemento de control es la ciudadana y las partes interesadas, por consiguiente, debe ser observada de manera permanente con el fin de reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las operaciones.

INFORMACION SECUNDARIA
La Informacin Secundaria es la informacin que se transforma en la ejecucin de operaciones de la entidad. Toma como base la Informacin Primaria y la relacionada con los hechos financieros, econmicos y sociales que se generan en el desarrollo de su funcin administrativa. Proporciona elementos de juicio a la ciudadana o partes interesadas, para que verifiquen y determinen el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad.

SISTEMAS DE INFORMACION
Conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la entidad pblica. Tecnologas informticas construidas Procedimientos diseados Mecanismos de control implementados Asignacin de personas responsables de la captura, procesamiento, administracin y distribucin de datos e informacin.

AUTOEVALUACION DEL CONTROL AUTOEVALUACION DE LA GESTION EVALUACION INDEPENDIENTE DEL CONTROL INTERNO AUDITORIA INTERNA PLANES DE MEJORAMIENTO

ETAPA 3: EVALUACION A LA IMPLEMENTACION

EVALUACION A LA IMPLEMENTACION
La evaluacin debe ser realizada tanto por el equipo MECI como por la Oficina de Control Interno. Se deben evaluar: Nivel de desarrollo e implementacin Recursos necesarios para la implementacin Actividades programadas se requieren ajustes? Desempeo de los grupos de trabajogestin? Cronograma de actividadestiempo de ejecucin? Dificultades o debilidades Resultados Conclusiones y recomendaciones

ETAPA 4: NORMOGRAMA

NORMOGRAMA
Normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin que le son aplicables, verificando a travs del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas