Auditoría Administrativa de Nómina

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
MODALIDAD EDUCACIN A DISTANCIA
AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA DE LA EMPRESA KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.
AUTOR: JENNY ALMELA
DIRECTOR: LCDO. CARLOS GARCA
DEDICATORIA
Esta etapa de mi vida la dedico con amor a mi esposo quien con su paciencia, empeo y dedicacin estuvo siempre a mi lado desempeando un papel importante para la culminacin de mi carrera profesional. A mis padres y hermanos quienes ha pesar de la distancia han sido motivo de inspiracin, y a todos quienes de una u otra forma contribuyeron para el xito de este proyecto.
JENNY ALMELA ROS
AGRADECIMIENTO
Mi reconocimiento y agradecimiento para la Universidad desarrollarme personal y profesionalmente.
por haberme permitido
Agradezco a todos mis Docentes por haber sido fuente de conocimiento e inspiracin. Y de manera muy especial al Lcdo. Carlos Garca, Director de Tesis por haberme prestado toda la ayuda y el respaldo necesario para culminar este proyecto.
JENNY ALMELA ROS
INDICE Auditora Administrativa de Nmina de la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. Introduccin CAPITULO 1 Protocolo de Tesis 1 i
CAPITULO 2 2.1 La Administracin 2.2 Definicin de Administracin 2.3 Funciones y procesos administrativos 2.4 Administracin de personal y de Recursos Humanos 2.4.1. Antecedentes histricos del tema 2.4.2. Objetivos de la administracin de Recursos Humanos 2.4.3. Funciones de servicio de un departamento de Recursos Humanos 2.5 La Auditora Administrativa 2.5.1. Antecedentes histricos 2.5.2. Conceptos y propsitos de la Auditora Administrativa 2.5.3. Tipos de Auditora 2.5.4. Auditora Administrativa de Nmina 2.5.5. Programas de Auditora 2.5.5.1. Organizacin, contenido y ejecucin del programa de auditora 2.5.6. Fases de Auditora 2.5.6.1. Planeacin 2.5.6.1.2. Factores a revisar 2.5.6.1.3. Fuentes de estudio 2.5.6.1.4. Investigacin preliminar 2.5.6.1.5. Preparacin del proyecto de auditora 2.5.6.1.6. Diagnstico preliminar 2.5.6.2 Instrumentacin 2.5.6.2.1. Recopilacin de informacin 2.5.6.2.2. Tcnicas de recopilacin 2.5.6.2.3. Medicin 2.5.6.2.4. Papeles de Trabajo 2.5.6.2.4.1. Propsito de los papeles de trabajo 2.5.6.2.4.2. Principios fundamentales para la preparacin de los papeles de trabajo. 2.5.6.2.4.3. Reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo. 2.5.6.2.5. Evidencia 2.5.6.2.6. Supervisin del trabajo 2.5.6.3. Exmen 2.5.6.3.1 Propsito 2.5.6.3.2 Procedimiento 2.5.6.3.3. Tcnicas de anlisis administrativo 2.5.6.3.4. Formulacin del diagnstico administrativo. 5 6 7 9 9 10 10 10 10 11 12 12 13 15 17 17 17 18 18 19 20 21 21 21 25 25 26 26 27 28 28 29 30 30 31 37
2.5.6.4. Informe 2.5.6.4.1. Aspectos operativos 2.5.6.4.2. Lineamientos generales para su preparacin. 2.5.6.4.3. Tipos de informe 2.5.6.4.3.1. Presentacin del informe 2.5.6.5. Seguimiento 2.5.6.5.1. Objetivo general del seguimiento. 2.5.6.5.2. Lineamientos generales 2.5.6.5.3. Acciones especficas 2.5.6.5.4. Criterios para la ejecucin de la auditora de seguimiento 2.6. Uso de Indicadores en Recursos Humanos 2.6.1. Caractersticas que debe reunir un indicador 2.6.2. Dimensiones a evaluar por medio de indicadores 2.6.3. Indicadores de ejecucin 2.6.4. Indicadores del proceso administrativo 2.7. Perfil del Auditor 2.8. Cdigo del trabajo 2.9. Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA) 2.9.1. Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 7) planificacin 2.9.1.1. Planificacin del trabajo 2.9.1.2. El plan global de auditora 2.9.1.3. El programa de auditora 2.9.2. Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 8) conocimiento del negocio 2.9.2.1. Obtencin del conocimiento. 2.9.2.2. Uso del conocimiento 2.9.3. Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 30) trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto de informacin financiera. 2.9.3.1. Objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos 2.9.3.2. Principios generales de un trabajo con procedimientos convenidos 2.10. Ley orgnica de Rgimen especial para la conservacin y desarrollo sustentable de la provincia de Galpagos. CAPITULO 3 CASO PRCTICO EXPOSICIN DE RESULTADOS
38 39 39 40 43 44 44 44 45 46 47 48 48 49 49 50 51 52 52 52 53 53 54 54 55 56 57 57 61
3.1. Auditora Administrativa de Nmina de la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., ao 2005 62 CAPITULO 4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones Bibliografa 260 261
INTRODUCCIN
El Turismo receptivo es una importante actividad que cada ao atrae a ms turistas, generando fuentes de trabajo directas e indirectas y aportando un importante porcentaje del presupuesto del Estado. El propsito de esta investigacin es poner en prctica los conocimientos adquiridos durante la carrera de Contabilidad y Auditora, especialmente los relacionados con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA DE KLEINTOURS Y
REPRESENTACIONES CA. LTDA, empresa dedicada a la actividad turstica, especialmente en Galpagos, pero con oficinas administrativas en Quito, Guayaquil y Cuenca. Debido a que la auditora labora en dicha compaa desde hace varios aos, la informacin relacionada con esta auditora es relativamente ms fcil de obtener, y permiti a la auditora no solo aplicar los conocimientos adquiridos, sino contribuir con la Compaa, detectando falencias y proponiendo observaciones y recomendaciones, mismas que se expresan en el informe de auditora. As, se ha realizado una Auditora Administrativa de Nmina real, aplicando una metodologa terico-prctica generalmente aprobada, cuyos resultados permitiran a la Compaa conocer la realidad del rea de nmina y poner en prctica las recomendaciones propuestas, constituyndose este trabajo de auditora en un aporte importante.
CAPITULO I PROTOCOLO DE TESIS
I DETERMINACIN DEL PROBLEMA Durante el perodo 2005 en el mbito laboral se han desarrollado muchas actividades relacionadas a la administracin de la nmina de la empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda.: contrataciones, renuncias, despidos intempestivos, juicios laborales, multas, bonificaciones, comisiones, horas extras, licencia de maternidad, permisos por enfermedad, licencia sin sueldo, subsidios, deducciones de ley, entre otros. Para establecer como se han administrado esos procesos es necesario hacer un anlisis que me permita determinar que actividades se desarrollan adecuadamente y cuales son susceptibles de mejoras. Esto permitir que la organizacin funcione de mejor manera para el cumplimiento de las normas legales relacionadas al objetivo del negocio.
II TEMA AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA DE LA EMPRESA KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.
III OBJETIVO GENERAL Realizar la auditora administrativa de nmina de la empresa Kleintours para el perodo 2005, con el propsito de precisar el nivel de desempeo y oportunidades de mejora y ser informados a la gerencia
IV OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar la situacin actual del rea nmina de la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. , en los aspectos laborales, legales, econmicos. Investigar, seleccionar y aplicar un modelo de auditora para este tipo de estudio. Identificar reas de riesgo sensibles y las posibilidades de mejora. Proponer alternativas de solucin en base de los resultados obtenidos. Aplicar los conocimientos adquiridos en la trayectoria de mi aprendizaje. Comunicar los resultados.
V DIAGNSTICO El GRUPO KLEIN fue fundado en 1983 por Mara Augusta Klein. Su oficina principal est situada en Quito con sucursales en Guayaquil, Cuenca y Galpagos; el grupo est conformado por 3 empresas Kleintours y Representaciones Cia. Ltda, Kleinrep S.A. y Galpagos Corporacin Turstica Galatours S.A.
Segn informacin publicada por la Cmara de Turismo de Pichincha (CARTUR) el Grupo Klein es una de las ms grandes agencias y operadoras de turismo del Ecuador.
La compaa Kleintours y Representaciones Cia. Ltda. cuenta con su oficina principal en la ciudad de Quito y 3 sucursales en las ciudades de Guayaquil, Cuenca y Galpagos (Puerto. Ayora).
Para realizar sus actividades tursticas la compaa cuenta con dos yates: el CORAL I, con una capacidad aproximada de 36 pasajeros y 12 tripulantes en los cuales incluye un
capitn y un administrador, y el CORAL II, con una capacidad aproximada de 20 pasajeros y 10 tripulantes en los cuales incluye a un capitn y un administrador.
Los yates funcionan prcticamente todo el ao, con una parada de mantenimiento de aproximadamente dos semanas, y ofrecen dos rutas cada uno: un tour de 4 noches 5 das, de mircoles a domingo y otro tour de 3 noches 4 das, de domingo a mircoles, ofreciendo tarifas competitivas en le mercado turstico.
Adems la Empresa cuenta, en Quito, con una nmina de 85 personas. En Guayaquil laboran 8 personas. En Cuenca laboran 3 personas. En Galpagos en las embarcaciones laboran 34 tripulantes con turnos rotativos dependiendo de cada puesto de trabajo, que incluye: oficiales, personal hotelero, personal de mquinas, adems de 1 administrador que presta servicios profesionales facturando mensualmente; cada puesto con diferentes perodos de embarques. Adems laboran 3 personas del rea administrativa en las oficinas de Puerto Ayora.
VI JUSTIFICACIN Actualmente la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. , administra una nmina de ms de 133 personas, repartidas de la manera anteriormente mencionada. Esta rea es muy importante dentro del giro del negocio por la serie de procesos y controles que necesitan mantenerse o establecerse para un buen funcionamiento por lo tanto considero que es un rea sensitiva la cul debe ser controlada peridicamente con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Los empleados de Galpagos se rigen a una normativa especial (Ley de Galpagos), en la cual se establecen beneficios diferentes a los del cdigo de trabajo, lo que representa una atencin especial a la administracin de esta rea.
Por estas razones existen varios procesos relacionados con la administracin de la nmina que es necesario realizar una medicin peridica para determinar la eficiencia de los procesos y los posibles cambios, an ms teniendo en cuenta que Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. administra su nmina bajo dos regmenes: el de Quito, Guayaquil y Cuenca, que es uno solo; y el de Galpagos que es otro especial.
Debido a que trabajo en la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. en el rea de Recursos Humanos precisamente administrando la nmina, realizar esta auditora representa para m no slo un excelente ejercicio terico prctico ya que puedo poner en prctica los conocimientos adquiridos para contribuir a mejorar los procesos administrativos de la Empresa.
VII HIPTESIS
Hiptesis Central El anlisis de los diferentes factores que afectan o benefician la administracin de la nmina de la empresa Kleintours y Representaciones Ca Ltda., me permitir desarrollar una auditora administrativa que arroje resultados positivos sobre la operatividad de la misma, con la finalidad de que la empresa pueda lograr un mayor desarrollo.
Hiptesis Secundarias El conocimiento de la relacin obrero-patronal permite a la empresa elaborar polticas laborales y presupuestos. La Ejecucin de la auditora administrativa determinar resultados reales que ayudar a establecer, controlar y mejorar la relacin obrero- patronal.
CAPTULO II 2.1 LA ADMINISTRACIN

1
Etimologa de la palabra administracin: ad: direccin minister: subordinacin 2
Podemos analizar a la administracin como una disciplina y como un proceso:
Como disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, conceptos, teoras, etc.
Como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organizacin.
La administracin es conduccin racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organizacin, resultando algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento. La Teora General de la Administracin (TGA) es el campo del conocimiento que se ocupa de la administracin de las organizaciones. Para algunos autores, la administracin es una ciencia y una tcnica. Como tal, operar en sus dos campos y en las tres dimensiones del conocimiento: retrospectiva, actual y futura. 3 Ciencia: (Investiga y explica) comprensin, explicacin y anlisis dinmico de la realidad. Tcnica: (opera la realidad) opera los objetos segn procedimientos y reglas que normalizan la operacin y los transforma. Transforma la realidad. Sin la tcnica, las explicaciones de la ciencia quedan a nivel terico, no pueden ser instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La tcnica es el
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THOMPSON STRICKLAND, (2001) administracin estratgica Conceptos y Casos. THOMPSON - STRICKLAND, (2001) Administracin estratgica Conceptos y casos. 3 dem
vehculo natural de la instrumentacin, que realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigacin y profundizacin de ciertas reas. Para la consecucin de sus objetivos, la administracin deber aplicar como herramienta esencial el mtodo cientfico (elaborar teoras, modelos e hiptesis). Pero tambin existe una tcnica de la administracin, que cuenta con un instrumental que permite conducir una organizacin, operativisar sus comportamientos y transformar su realidad. Ciencia y tcnica de la administracin actan en forma complementaria, y a modo de interactividad retroalimentada. La administracin es una ciencia que administra los hechos, tiene un objeto real del mundo de la cultura (las organizaciones). Es tcnica porque implica aceptar la existencia de medios especficos utilizables en la bsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones. Es tcnica con su bagaje de principios, normas y procedimientos para la conduccin racional de las organizaciones La administracin podra ser concebida como una ciencia que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolucin, crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en las universidades. Si la tcnica actuara sin el conocimiento de lo que est sucediendo, se estara ante un ensayo emprico, actuando en forma no cientfica. 2.2 DEFINICIN DE ADMINISTRACIN. La administracin se define como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. 4 La administracin se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.
ROBBINS, Stephen; COULTER, Mary. Administracin (2000) sexta edicin, Prentice Hall
La eficiencia, para nuestros propsitos se evidencia en el ptimo manejo de recursos institucionales en los procesos. Se trata de analizar las condiciones en las que se desarrolla el trabajo incluyendo parmetros de Auto evaluacin. 5 El criterio de eficacia se refleja en la correspondencia entre los medios utilizados y los resultados obtenidos; est referida a recursos financieros. Para su anlisis son tiles los criterios de adecuacin de recursos y costo beneficio. 6 La efectividad aprecia el grado de consecucin de metas y objetivos previamente establecidos. Se evidencia en la congruencia que existe entre lo planificado y lo logrado. Para analizar el nivel de efectividad alcanzado en el trabajo institucional son tiles los siguientes criterios: formulacin de metas explcitas, cumplimiento de metas y aprendizaje de procesos. 7 2.3 FUNCIONES Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS En la primer parte del siglo XX, un industrial francs de nombre Henry Fayol plante la idea de que todos los gerentes realizan 5 funciones administrativas: Planifican Organizan Mandan Coordinan y Controlan 8 Sobre la base de este modelo, se ha desarrollado otro que, si bien es ms moderno, contiene bsicamente los 4 elementos, organizado en torno a funciones administrativas 9: Planificacin, organizacin, direccin y control. La funcin planificacin est a cargo del proceso de definir las metas, establecer una estrategia para alcanzarlas y desarrollar planes para integrar y coordinar las actividades.
Gua de Auto evaluacin con fines de acreditacin para Universidades y Escuelas Politcnicas del Ecuador. CONEA Nov. 2003 6 Idem 7 dem 8 FAYOL, Henry. Industrial and General Administration (1916) Paris: Dunod 9 ROBBINS, Stephen; COULTER, Mary. Administracin (2000) sexta edicin, Prentice Hall
La organizacin como funcin se refiere al proceso de determinar que tareas es necesario realizar, quien las llevar acabo, como habrn de agruparse las tareas, quin rendir cuentas a quin y en que nivel se tomarn las decisiones. Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otras personas, seleccionan el canal de comunicacin ms eficaz o resuelven conflictos surgidos entre los miembros de la fuerza de trabajo, est ejerciendo la funcin de direccin. Una vez establecidas las metas, formulados los planes (planificacin), determinados los arreglos estructurales (organizacin), y contratado, capacitado y motivado al personal (direccin), todava es posible que algo resulte mal. El rendimiento real debe ser comparado con las metas establecidas de antemano. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que se conoce como la funcin de control. En este mbito debemos manifestar que la toma de decisiones se convierte en un factor fundamental del xito de cualquier proceso, ya que determinar el rumbo que seguir la gerencia, mandos medios y nivel operativos; es decir el rumbo que seguir toda la organizacin. En este sentido el proceso de toma de decisiones cobra especial importancia, y se lo puede diagramar as: 1. Identificacin del problema 2. Identificacin de los criterios de decisin 3. Asignacin de ponderaciones a los criterios 4. Desarrollo de alternativas 5. Anlisis de alternativas 6. Seleccin de una alternativa 7. Implementacin de las alternativas
8. Evaluacin de la eficacia de la decisin
2.4 ADMINISTRACIN DE PERSONAL Y DE RECURSOS HUMANOS
2.4.1. Antecedentes Histricos del Tema Durante la poca de la Colonia el trfico martimo de Amrica Latina con Espaa fue muy considerable. El personal de los barcos que cruzaban el Atlntico estaba sometido a una rgida disciplina impuesta por los oficiales. Los azotes y otros castigos estaban a la orden del da. La administracin colonial pronto requiri que los barcos cubrieran ms o menos de manera regular distancias muy considerables; la tripulacin de los barcos que surcaban las aguas del puerto novohispano de Acapulco hasta la lejana Manila, Filipinas o de la Habana hasta Buenos Aires, estaban regidas por un cdigo de conducta que hoy parece deplorable, pero que permiti la comunicacin de estas vastas regiones entre s. Subrayemos que aunque las polticas de personal de la poca colonial hoy nos parecen especialmente injustas (y sin duda fueron atroces en muchas circunstancias), de muchas maneras lograron el objetivo de la sociedad de la poca y de manera gradual fueron permitiendo la aparicin de organizaciones ms justas y mejor equilibradas 10
El enfoque de los recursos humanos es la administracin de la labor de individuos concretos. La importancia y la dignidad de cada persona nunca deben sacrificarse a necesidades mal entendidas de la organizacin. Slo una cuidadosa atencin a las necesidades de los empleados permite a la organizacin crecer y prosperar.
El enfoque administrativo de los recursos humanos es responsabilidad de cada uno de los gerentes de una organizacin. El departamento de personal existe para asesorar y apoyar con sus conocimientos y acciones la labor de los gerentes. En ltimo trmino, el desempeo
WILLIAM B. WERTHER, KEITH Davis Jr, Administracin de personal y de Recursos Humanos Quinta edicin, Mc. Graw-Hill, Mxico, Pg.35
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y el bienestar de cada trabajador son una responsabilidad dual del supervisor del trabajador y del departamento de recursos humanos. 11
2.4.2. Objetivos de la administracin de Recursos Humanos.- Para lograr sus objetivos, el departamento de recursos humanos ayuda a los gerentes de la compaa a obtener, desarrollar, utilizar, evaluar, mantener y retener el nmero adecuado de personas con las caractersticas necesarias, estas actividades corresponden a los objetivos de la administracin de recursos humanos. El propsito de la administracin de recursos humanos se alcanza a travs de personas que contribuyen con las estrategias de la organizacin y que mejoran su efectividad y su eficiencia. Por estas razones, los ejecutivos de recursos humanos desempean una funcin de creciente importancia en la administracin de las empresas modernas. 12
2.4.3. Funciones de servicio de un departamento de Recursos Humanos.Los departamentos de recursos humanos existen para ayudar y prestar servicios a la organizacin, a sus dirigentes, a sus gerentes y a sus empelados, es un departamento de servicio. Incluso en los casos en que las compaas se ven obligadas a reducir sus gastos, con frecuencia las organizaciones se esfuerzan por identificar tcnicas que les permitan mantener los mismos servicios a toda la empresa, aunque el nmero de sus integrantes sea menor.
2.5 LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
2.5.1. Antecedentes Histricos En el recuento de hechos histricos ms significativos para la administracin se mencionan que en 1800 los investigadores Ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin; una propuesta que inclua una resea especfica acerca de la conveniencia de utilizar la auditora como mecanismo de evaluacin.
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WILLIAM B. WERTHER, KEITH Davis Jr, Administracin de personal y de Recursos Humanos Quinta edicin, Mc. Graw-Hill, Mxico, Pg 26 12 WILLIAM B. WERTHER, KEITH Davis Jr, Administracin de personal y de Recursos Humanos Quinta edicin, Mc. Graw-Hill, Mxico, Pg 11
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Con el nacimiento de la escuela de Proceso administrativo en 1916, la auditora requiere una relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una empresa, en particular de control.
Prueba de esto es la mencin que en 1933 Lyndall F. Urwick haca de la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas.
Dos aos despus, en 1935, James McKinsey sent las bases para lo que llam Auditora Administrativa; la cual consista en una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.
En 1994, Jack Fleitman incorpora conceptos fundamentales de evaluacin con un enfoque profundo; muestra las fases y metodologa para su aplicacin, la forma de disear y emplear cuestionarios y cdulas, y el uso de los casos prcticos para ejemplificar una aplicacin especfica. 13
2.5.2 Concepto y propsito de la Auditora Administrativa
Una auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. 14
Es una tcnica en la cul se utilizan procedimientos y polticas que sirven para analizar, evaluar, examinar y calificar la estructura administrativa de una empresa, departamento o rea de la organizacin, as como de sus mtodos de control, sus operaciones y empleo de sus recursos humanos y materiales
El objetivo primordial de la Auditora Administrativa es la asistencia constructiva a la administracin para el cumplimiento ms eficaz de sus objetivos organizacionales, est
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FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Facultad de Contadura y administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico, McGRAW-HILL, varias pginas
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FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Facultad de Contadura y administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico, McGRAW-HILL, varias pginas
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especficamente proyectada para evitar prcticas impropias y mejorar los mtodos y modelos administrativos; proporcionando informacin, anlisis, apreciaciones y recomendaciones relacionadas con la obligacin de su gestin ya sean impuestas por estas o preestablecidas por lo reglamentos, instructivos manuales o por la propia autoridad competente. Su finalidad se proyecta a ayudar a la direccin realizando estudios que permitan las deficiencias causantes de dificultades pequeas o potenciales.
2.5.3 Tipos de Auditora
Con frecuencia se considera que las auditoras se clasifican en tres grandes categoras: Auditora de Estados Financieros.- cubre ordinariamente el balance general y los estados relacionados de resultados, ganancias retenidas y flujos de efectivo, la meta es determinar si estos estados han sido preparados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Auditora de Cumplimiento.- depende de una existencia de informacin verificable y de criterios o normas reconocidas, como las leyes y regulaciones establecidas o las polticas y procedimientos de una organizacin.
Auditoras operacionales.- es un estudio de una unidad especfica, rea o programa de una organizacin, con el fin de medir su desempeo. Este sera el tipo de auditora que voy a utilizar ya que es el que se ajusta a nuestros objetivos. 15
2.5.4 Auditora Administrativa de Nmina La nmina en muchas compaas es el costo operacional ms grande y, por consiguiente, merece atencin detenida por parte de la gerencia y los auditores. En el pasado los fraudes de nmina eran comunes y, con frecuencia sustanciales. Hoy, sin embargo, estos fraudes pueden ser ms difciles de ocultar por diversas razones 1) una extensa segregacin de
WHITTINGTON O.Ray, PANY Kurt, Auditora un Enfoque Integral, 12ava edicin, MacGRAW-HILL, Colombia, Pg. 9
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funciones relacionadas con la nmina 2) el uso de computadoras con los controles apropiados para la preparacin de la nmina; 3) la necesidad de presentar informes frecuentes al gobierno, con listado del dinero devengado por los empleados, y las retenciones en la fuente.
El establecimiento de un control interno sobre la nmina continua siendo importante por diversas razones. Aunque los fraudes de nmina son hoy menos frecuentes, aun existe la posibilidad de fraudes de nmina en gran escala. Estos fraudes pueden involucrar listados de personas ficticias en la nmina, el sobrepago a empleados, y empleados que continan en al nmina despus de la desvinculacin de la compaa.
El control interno de la nmina es un medio de asegurar la precisin y la confiabilidad en la informacin contable, y un medio para evitar fraude. 16
2.5.5 Programas de Auditora
Un esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplearse, determinando la extensin y la oportunidad en que sern aplicados, as como los papeles de trabajo que han de ser elaborados
A.
Propsitos
El programa de trabajo de la auditora tiene dos fines importantes:
servir como gua en la aplicacin de los procedimientos de auditora. Servir como registro de la labor de auditora, evitando olvidarse la aplicacin del algn procedimiento.
B.
Ventajas de un programa
Los programas de auditora adecuadamente preparados son esenciales para poder cumplir con las responsabilidades de auditora en forma eficiente.
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Las ventajas que proporciona un programa bien planeado son las siguientes:
1. Proporciona un plan sistemtico de cada fase del trabajo, el cual puede ser comunicado tanto a los miembros del equipo de auditora como a los supervisores.
2. Permite fijar responsabilidades por cada procedimiento de auditora
3. Proporciona una base sistemtica para asignar tareas a los auditores y auxiliares al efectuar la distribucin del trabajo entre los miembros del equipo y una coordinacin de labores entre los auditores y auxiliares.
4. Establecer una rutina de trabajo econmica y eficiente
5. Hace hincapi en los procedimientos esenciales para el examen de cada entidad
6. Ayuda a evitar la omisin de procedimiento necesarios
7. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una gua para futuras auditoras de la misma entidad, ayudando a futuros equipos de auditora a familiarizarse con la naturaleza de la labor efectuada anteriormente.
8. Facilita la revisin del trabajo al auditor jefe del equipo y al auditor supervisor.
9. Proporciona una ayuda al disminuir la cantidad de supervisin directa necesaria.
10. Asegura la adherencia a los principios y normas de auditora y contabilidad
11. Documenta el alcance de la auditora
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12. Proporciona las pruebas que demuestran el trabajo efectivamente realizado.
13. Proporciona un registro resumido de las labores que se han efectuado durante la auditora.
14. Proporciona ayuda al entrenar el personal sin experiencia en lo que es el alcance, objetivos y pasos de una labor de auditora.
2.5.5.1 Organizacin, contenido y ejecucin del Programa de auditora
Cada programa de auditora debe contener las siguientes partes:
A.
Objetivo general
Descriptivamente se indica para que se va a efectuar el examen, es decir, en forma global su propsito principal o final.
B.
Alcance
En esta parte del programa debe mencionarse la aplicacin de las normas de auditora generalmente aceptadas y / u otras normas nacionales. Restricciones si las hubiera, y cualquier otro requisito especfico requerido. Para la auditora administrativa se indica el perodo a ser examinado.
C.
Antecedente
Esta parte debe contener informacin sobre los antecedentes de la entidad, actividad, etc, y que ser de utilidad para comprender y llevar a cabo el programa de trabajo por parte del equipo de auditores. Debe ser breve y no debe incluir narraciones largas y detalladas sobre los programas y procedimientos de la entidad.
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D.
Definicin de trminos y siglas
Se explica el significado de los trminos tcnicos peculiares a la entidad a examinarse los que se emplearn en el desarrollo de los papeles de trabajo y las abreviaturas o siglas que se utilicen.
E.
Objetivos especficos
Los objetivos de una auditora son las metas o productos finales que se desarrollan por medio de la labor de la auditora.
F.
Introducciones especiales
Estn basadas en las decisiones del Director de Auditora o Jefe de la Unidad de Auditora interna sobre la fecha de terminacin, informe, ndice y archivo de los papeles de trabajo, utilizacin de las labores de auditora interna, manipuleo de hechos importantes o fuera de los comn durante la auditora.
G.
Pasos de trabajo
Consiste en directrices especficas para llevar a cabo cada actividad principal del examen. Deben subdividirse en secciones que abarquen las distintas actividades del trabajo y puedan prepararse y modificarse en distintos momentos conforme avance la labor.
El programa de auditora se presenta en secciones, la mayora de las cuales pertenecen a varias clases de activos, pasivos, ingresos, gastos, etc, en la auditora financiera y a varios tipos de actividad o reas de operacin en la auditora operacional.
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El programa de auditora debe contener una serie de instrucciones redactadas en forma imperativa, directa y claro constituyendo guas para los auditores quienes deben saber sus labores especficas de exmenes pruebas, etc. 17
2.5.6 Fases de Auditora
FASES
1 2 3 4 5
Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento 18
2.5.6.1 PLANEACIN La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditora administrativa, para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto de auditora y el diagnstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes. El objetivo de la planeacin es determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer par alcanzar el tiempo y lugar los objetivos establecidos.
2.5.6.1.2 Factores a revisar Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin, en funcin de dos verticales: el proceso administrativo y los procesos especficos que forman parte de su funcionamiento. En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.
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MASTER EDWIN ARTEAGA: Texto gua auditora administrativa y de servicios
FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Facultad de Contadura y administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico, McGRAW-HILL, pag 56
17
En el segundo caso se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y complementan el proceso administrativo. Tales elementos se asocian con los atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.
2.5.6.1.3 Fuentes de estudio Presentan las instancias internas y externas a las que recurre para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Internas Externas Normativas Organizaciones analgicas, o del mismo sector o ramo Organizaciones lderes en el campo del trabajo Organizaciones nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias Redes de informacin Proveedores Clientes o usuarios rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de la organizacin Comisiones, comits y grupos de trabajo Sistemas de informacin
2.5.6.1.4 Investigacin preliminar Una vez definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados,
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as como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:
Determinacin de las necesidades especficas Identificacin de los factores que requieren de atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del auditor Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
2.5.6.1.5 Preparacin del proyecto de auditora Recabada la informacin, se debe proceder a seleccionar lo necesario para instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo.
Propuesta tcnica Naturaleza: Alcance: Antecedentes: Objetivos: Estrategia: Tipo de auditora que se pretende realizar reas de aplicacin Recuento de auditoras anteriores Logros que se pretenden alcanzar Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos. Justificacin: Acciones: Recursos: Costo: Resultados: Demostracin de la necesidad de instrumentarla Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios. Beneficios que se espera obtener. Material e investigacin que pueden servir como elementos de apoyo.
Informacin complementaria:
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Programa de trabajo Identificacin: Responsable(s): rea (s): Clave: Actividades: Fases: Calendario: Nombre del estudio Auditor a cargo de su implementacin Universo bajo estudio Nmero progresivo de las reas, programas o proyectos Pasos especficos para captar y examinar la informacin Definicin del orden secuencial para realizar las actividades Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadro o imgenes Formato: Presentacin y resguardo de avances
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances
2.5.6.1.6 Diagnstico preliminar El diagnstico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que va orientar el curso de accin de la auditora. Con esta perspectiva, el auditor est obligado a prever la realizacin de los siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditora 2. Afinar el objetivo general 3. Definir objetivos tentativos especficos por rea 4. Complementar la estrategia global 5. Ajustar y concretar el proyecto de auditora 6. Determinar las acciones a seguir 7. Delimitar claramente el universo a examinar 8. Proponer tcnicas para la captacin y el anlisis de la informacin 9. Plantear alternativas de medicin 10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias 11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen 12. Contribuir en la elaboracin del informe
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13. Proponer mecanismos de seguimiento 19
2.5.6.2 INSTRUMENTACIN Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se emplear, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
2.5.6.2.1 Recopilacin de Informacin Debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o, en su caso a suspenderla.
2.5.6.2.2 Tcnicas de recoleccin Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada puede emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas
Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionario Cdulas
Investigacin documental Consiste en la localizacin seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditora. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son:
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FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Facultad de Contadura y administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico, McGRAW-HILL, pag 56-63
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Normativa Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento interno Reglamentacin especfica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nacionales e internacionales) Oficios circulares
Administrativa Organigramas Manuales administrativos Sistemas de informacin Sistemas de normalizacin y certificacin Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas del trabajo Plantilla del personal Inventarios de mobiliario y equipo Redes para el anlisis lgico de problemas Sociogramas Unidades de medida del desempeo Estudios de mejoramiento Auditorias administrativas previas.
Mercadeo Productos y servicios reas: Poblacin, ingresos, factores limitantes Comportamiento de la demanda: Situacin actual, caractersticas, situacin futura. Comportamiento de la oferta: Situacin actual, anlisis del rgimen de mercado, situacin futura. Determinacin de precios
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Ubicacin geogrfica Localizacin Ubicacin espacial interna Caractersticas del terreno Distancias y costos del transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin en relacin con el tamao y los procesos
Estudios financieros Recursos financieros para inversiones Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera
Situacin Econmica Sistema econmico Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa
Aspectos sociales Variables demogrficas Relaciones con el exterior.
Observacin directa Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrollo el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.
Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa, y comente su percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurar de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora.
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Acceso a redes de informacin El acceso a redes, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va Internet, etc; adems de mantener una situacin interactiva con el entorno.
Entrevistas Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el mas empleado, y uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente es necesario observar estos aspectos: - Tener Claro el objetivo - Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo - Concertar previamente la cita - Clasificar la informacin que se obtenga
Cuestionarios Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas secuenciadas y separadas por captulos o temtica especfica.
La calidad e la informacin que se obtenga, depender de su estructura y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuestas evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, podr incluir un instructivo de llenado.
Cdulas Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y distribucin de su contenido para su revisin y anlisis 24
2.5.6.2.3 Medicin Para consolidar la instrumentacin es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos as como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y otro.
Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papales de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora.
2.5.6.2.4 Papeles de Trabajo Son los registros en los que se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; adems apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: Identificacin de la auditora El proyecto de auditora ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado. Indicadores de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante la ejecucin Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin Reporte de posibles irregularidades
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Los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente slidos en sus argumentos. 20
2.5.6.2.4.1 Propsitos de los papeles de trabajo 1. Registra las labores 2. Registrar los resultados 3. Respaldar el informe del Auditor 4. Indicar el grado de confianza del sistema de control interno 5. Servir como fuente de informacin 6. Mejorar la calidad del examen 7. Facilitar la revisin y supervisin 8. Ayudar en el desarrollo profesional 9. Respaldar el informe de Auditora en los Procesos Judiciales
2.5.6.2.4.2 Principios fundamentales para la preparacin de los papeles de trabajo
1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusin de todos los datos necesarios. 2. Debern incluirse en ellos los datos que son pertinentes. 3. Incluirn los datos que sustenten alguna afirmacin o concepto expresado. 4. Presentarn todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los registros y operaciones. 5. Todos los papeles de trabajo debern elaborarse con limpieza y ser matemticamente exactos. 6. debern contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexin con su preparacin.
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2.5.6.2.4.3 Reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo
Las siguientes son las reglas mnimas para la elaboracin de los papeles de trabajo adecuados. 1. Encabezamiento en cada documento 2. Hojas individuales para cada asunto 3. Usar una sola cara de la hoja 4. Constatar quin elabor la hoja 5. Identificar al supervisor 6. Incluir informacin concreta 7. Proporcionar la fuente de datos 8. Incluir la extensin y alcance de las pruebas selectivas aplicadas. 9. Determinar el propsito del papel de trabajo 10. Mantener hojas de notas 11. Incluir en cada papel el cdigo de las marcas de auditora 12. Efectuar el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditora. 13. incluir observaciones generales 14. Colocar los papeles de trabajo en su sitio para que no se pierdan o confundan 15. Utilizar lpiz 16. Ahorrar tiempo 17. Indicar las fuentes de documentacin, se deben indicar clara y
especficamente las fuentes de documentacin incluida en los papeles de trabajo. 18. Escribir comentarios a doble espacio 19. Utilizar tcnicas de referencia cruzada. 20. Claridad y comprensibilidad 21. Legibilidad y pulcritud 22. Mantener la informacin reservada nicamente para uso interno de la empresa y del auditor 23. Evitar archivos voluminosos 21
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MASTER EDWIN ARTEAGA: Texto gua auditora administrativa y de servicios
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2.5.6.2.5 Evidencia
La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros
- Fsica.- Mediante inspeccin u observacin directa de la actividades, bienes o sucesos y se presente a travs de notas, fotografas, cuadros mapas o muestras materiales. - Documental.- Se obtiene por medio de anlisis de documentos
- Testimonial.- Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicacin de la auditora - Analtica.- Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados o componentes.
La evidencia debe cubrir los siguientes requisitos para su valides:
- Suficiente.- Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. - Competente.- Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada. - Relevante.- Cuando porta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. - Pertinente.- Cuando existe congruencia en las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora.
2.5.6.2.6 Supervisin del Trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. 28
La supervisin, en las diferentes reas de ejecucin de la auditora comprende: Revisin del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores Aclaracin Oportuna de dudas Control del tiempo invertido en funcin del estimado Revisin oportuna y minuciosa de los papales de trabajo Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito
Es
de
vital
importancia
que
la
supervisin
del
trabajo
complete:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del auditor responsable. Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sena sometidos a revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del grupo, para garantizar el contenido de las conclusiones. Llevar una bitcora en donde se describa el comportamiento de los auditores. Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo largo de la auditora. Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones generales detectadas y el camino para instrumentarlas. 2.5.6.3 EXAMEN El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, independencia e interaccin de las partes entre s y con el todo, y de stas con su contexto.
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2.5.6.3.1 Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.
2.5.6.3.2 Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas, as como los elementos par evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento del examen consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza. Describir ese hecho. Descomponerlos para percibir todos sus aspectos y detalles. Revisarlos crticamente para comprender mejor cada elemento. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas o discrepancias. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
Qu trabajo se hace? Naturaleza o tipos de labores que se realizan Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo lo hace? Con qu se hace? Cundo lo hace? Propsito que se pretende alcanzar Personal que interviene Mtodos y tcnicas que se aplican Equipos e instrumentos que se utilizan Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos
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Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, stas deben someterse, a su vez a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu? Hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese momento, el examen se torna ms crtico y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuento a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.22
2.5.6.3.3 Tcnicas de anlisis administrativo
Constituyen los instrumentos en el que el auditor se apoya para complementar sus observaciones y le posibilitan:
Comprobar como se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin Revisar las circunstancias que inciden en los resultados Verificar los niveles de efectividad Conocer el uso de los recursos Determinar la medida de consistencia en procesos especficos
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes: ORGANIZACIONALES
Administracin por objetivos.- Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin, identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultados esperados, y usan esos objetivos como guas para su operacin.
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Anlisis de Sistemas. Proceso de clasificacin e interpretacin de informacin, as como del diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a un sistema.
Anlisis de costo beneficio. Estudio par determinar la forma menos costosa del alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversin realizada.
Anlisis de estructuras. Examen detallado de la estructura de una organizacin para reconocer sus componentes, caractersticas representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.
Anlisis de criterio mltiple. Tcnica cualitativa de proyeccin, que evala alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por consenso.
Anlisis factorial. Mtodo de anlisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operacin, las cuales se identifican en un nmero especfico de factores, que a su vez sirven para determinar el desempeo y resultado de la operacin en su conjunto.
Anlisis FORD. Tcnica de anlisis que toma su nombre de las palabras Fuerza Oportunidades Riesgos Debilidades. Es empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, as como de productos y servicios.
Anlisis marginal. Tcnica de planeacin que permite cuantificar el incremento econmico como producto de una decisin.
rbol de decisiones. Por medio de este enfoque se visualizan los riesgos y las probabilidades de una situacin, como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un rbol de puntos de decisiones, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de accin.
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Autoevaluacin. Mtodo a travs del cual los integrantes de una organizacin identifican, valoran y comparan sus avances y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos preestablecidos durante un perodo especfico.
Benchmarking. Proceso sistemtico y continuo de evaluacin
de los productos,
servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.
Control total de calidad. Mtodo orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organizacin, previendo el error y haciendo un hbito la superacin constante, con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
Desarrollo organizacional. Proceso planeado para realizar modificaciones culturales y estructurales en una organizacin, en forma sistemtica, para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.
Diagrama de afinidad. Permite agrupar por temas los planteamientos y propuestas surgidas de una lluvia de ideas con el fin de identificar problemas. Es decir, que su elaboracin agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio nmero de opiniones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas.
Diagrama de causa y efecto. Tcnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto especfico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra, mtodo y clase de medida que se utilizan. . Las causas son parte de un proceso , el cual puede ser de cualquier naturaleza: de produccin, de ventas, de compras, de personal, etc. Que generan un producto y/o servicio. Los procesos deben ser controlados para obtener mejores productos y servicios. El propsito de este diagrama es realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos, y asegurar que los productos y servicios sean de calidad.
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Diagrama de Pareto. Herramienta grfica para clasificar hechos, sobre la base de que el 80% de los efectos surgen del 20% de las posibles causas.
Diagrama de relaciones. Clarifica la interrelacin entre diferentes factores, as como la relacin causa efecto que prevalece entre ellos. El diagrama puede ser en forma del L o de T. ste ltimo permite observar la relacin de dos factores con un tercero.
Enpowerment. Proceso estratgico con el que se busca una relacin de socios entre la organizacin y su personal, pretendiendo aumentar su confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso, y con ello el desarrollo ptimo de su trabajo.
Ergonoma. Estudio del desempeo de un individuo con respecto a las actividades que realiza, el equipo que emplea y su entorno; lo cul permite un ajuste recproco constante y sistemtico de su desempeo, respetando condiciones de seguridad e higiene, y elevando su Productividad.
Estudio de factibilidad. Anlisis que permite precisar la situacin y buscar alternativas de cambio para u n producto, proyecto, sistema o servicio de una organizacin, tomando en cuanta su medio ambiente.
Estudio de viabilidad. Investigacin tendiente a determinar los beneficios cuantitativos a corto, mediano y largo plazo, considerando factores tales como la oportunidad, exactitud, precisin y costo de la informacin a obtenerse y, sobre todo, el efecto que esta tiene en los distintos niveles jerrquicos.
Inteligencia emocional. Mtodo que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los dems, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajo en equipo y adoptar una actitud emptica y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal.
Reingeniera organizacional. Proceso que replantea y redirecciona los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporacin o negocio, con el objeto de instrumentar cambios drsticos y profundos para elevar en forma efectiva su desempeo y competitividad. 34
Reorganizacin. Revisin y ajuste de una organizacin, con el propsito de hacerla mas funcional y productiva.
Tcnica Delphi. Recurso para efectuar pronsticos con el consenso de un grupo de expertos, con el fin de crear un concepto futuro; se caracteriza por lo que los participantes no tiene un contacto visual.
Teora de las restricciones. Establecer que en toda clase de sistema existen restricciones, por lo que es necesario un mtodo para representar las cadenas lgica de relacin causa efecto en forma de diagramas denominados rboles, los cuales se clasifican en: rbol de realidad futura (comprueba de validez de solucin), y rbol de transicin (plan de implementacin)
Teora de atribucin. Planteamiento que explica como se juzga a las personas de manera diferente, partiendo del significado que se atribuye a una conducta. CUANTITATIVAS
Anlisis de serie de tiempos. Interpretacin de las variaciones en volmenes de hachos, costos, produccin, rotacin de personal, etc, en perodos homogneos.
Cadena de eventos. Serie de actividades en la cual la probabilidad de que ocurra un evento depende del evento inmediato anterior, lo cual condiciona las posibilidades de las actividades futuras.
Correlacin. Determinacin del grado de relacin o influencia mutua entre dos o ms variables.
Modelos de inventario. Especificacin del tiempo y cantidad de inventarios necesarios para satisfacer las demandas de los clientes.
Modelos integrados de produccin. Reduccin del costo con respecto a la fuerza del trabajo, la produccin y los inventarios. 35
Muestreo. Sirve para inferir informacin acerca de un universo de investigacin, a partir de un estudio de una parte representativa del mismo.
Nmeros ndices. Muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo, lo que permite medir con fines, de control a partir de una base inicial, las fluctuaciones y el volumen de operaciones, errores, costos, ausencia y otras variables en un perodo determinado, comprobando la validez y confiabilidad de la informacin.
Programacin dinmica. Resolucin de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, donde se debe adoptar una decisin adecuada para cada una de stas, sin perder de vista el objetivo ltimo que se pretende alcanzar. Solamente cuando el efectote cada decisin se ha determinado, se toma una decisin final.
Programacin lineal. Asignacin de recursos de manera ptima en funcin de un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios.
Simulacin. Imitacin de una operacin o un mtodo antes de ejecucin real, reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar en la prctica. Esta tcnica permite tomar decisiones con un grado razonable de certidumbre, toda vez que se efectan imitaciones de datos numricos en los que se prueban todas las combinaciones que en la realidad pueden presentarse.
Teora de colas o de lneas de espera. Optimizacin de distribuciones en condiciones de aglomeraciones, en la que se cuidan los puntos 0de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algn punto de servicio.
Teora de los grafos. Tcnica de planeacin y programacin por redes
Teora de las decisiones. Seleccin del mejor recurso de accin cuando la informacin se da en forma probable.
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Teora de los juegos. Determinacin de una estrategia ptima de una situacin de competencia. 23
2.5.6.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo.
Es una parte esencial de la auditora administrativa, recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interactiva, o modelo analtico, de la realidad de la organizacin. Para que el diagnstico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditora, tiene que incorporar los siguientes aspectos:
1. Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica. 2. Elementos probatorios de las necesidades de ejercer una auditora administrativa 3. Definicin de un objetivo general y objetivos por rea especfica. 4. Efecto de la estrategia seguida. 5. Consecuencias de la implementacin del proyecto. 6. Nivel de aplicacin del proceso administrativo. 7. Comportamiento de los elementos especficos que coadyuvan con el proceso administrativo. 8. Efectividad con la que se instrumentan las acciones administrativas. 9. Racionalidad con la que se utilizan los recursos. 10. Calida de vida de la organizacin. 11. Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional. 12. ndole de las relaciones con el entorno. 13. Identificacin de tendencias internas y externas. 14. Deteccin de oportunidades de mejora.
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2.5.6.4 INFORME Al finalizar el examen es necesario preparar un informe, en el cual se consiga los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc, auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recurso y mtodos empleados. En virtud de que en este documento se sealen los hallazgos, as como las conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto a la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentada para evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles del trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como:
Objetividad. Visin imparcial de los hechos Oportunidad. Disponibilidad en tiempo en tiempo y lugar de la informacin. Claridad. Fcil comprensin del contenido Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la informacin Calidad. Apego a las normas de la calidad y elementos del sistema de calida den materia de servicios. Lgica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un valor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y criterios empleados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin para determinar los logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la auditora. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.
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2.5.6.4.1 Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, para abordar este aspecto es aconsejable ajustar al orden siguiente:
1. Introduccin. Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditora 2. Antecedentes. Informacin que enmarca el inicio y situacin actual de la organizacin. 3. Justificacin. Elementos que hicieron necesaria su aplicacin 4. Objetivos de la auditora. Razones por la que se efectu la auditora y fines que se persiguen con el informe. 5. Estrategia. Cursos de accin seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos. 6. Recursos. Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados. 7. Costo. Recursos financieros usados en su desarrollo 8. Alcance. mbito, profundidad y cobertura del trabajo. 9. Acciones. Pasos o actividades realizados en cada etapa. 10. Metodologa. Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustento al auditora. 11. Resultados. Hallazgos significativos y evidencias suficientes que los sustenta. 12. Conclusiones. Inferencias basadas en al prueba obtenidas. 13. Recomendaciones. Sealamiento para mejorar la operacin y el desempeo. 14. Alternativas de implementacin. Programa y mtodo viables. 15. Desviaciones significativas. Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para ala auditora. 16. Opiniones de los responsables de las reas auditadas. Punto de vista externados de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. 17. Asuntos especiales. Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo.
2.5.6.4.2 Lineamientos generales para su preparacin.
1. No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. 39
2. Analizar las soluciones que se propongan para hacerlas prcticas y viables. 3. Explorar diferentes alternativas para determinar las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso. 4. Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados, para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin. 5. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar solidamente los resultados. 6. Ofrecer a los niveles de deteccin los elementos idneos para una toma de decisin objetiva y consistente. 7. Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin permanente. 8. Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas. 9. Establecer la forma y contenido que debern observar las reportes y seguimiento de las acciones.
10. Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de los resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicacin de la auditora, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditora y que la opinin a externar est justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado.
2.5.6.4.3 Tipos de informe. La variedad del informe depende del destino y propsito que se les quiera dar. Los informes ms representativos son: Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes
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- INFORME GENERAL
Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introduccin. Breve descripcin del que surgi la necesidad de aplicar la auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y aplicacin general de su contenido. Antecedentes. Exposicin histrica de la organizacin, es decir los cambios sucesos y problemas de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisin de llevar a cabo la auditora. Tcnicas empleadas. Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de resultados en funcin del objetivo. Diagnstico. Definicin de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta. Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados. Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Seguimiento. Determinacin de los mecanismos de informacin, control, y evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecucin real de las propuestas. Apndices y anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.
- INFORME EJECUTIVO
Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe Periodo de revisin. Tiempo que comprendi el examen Objetivos. Propsitos que se pretenden lograr con la auditora. Alcance. Profundidad con la que se examin la organizacin. Metodologa. Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora. 41
Sntesis. Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin.
- INFORMES DE ASPECTOS RELEVANTES
Documento que se integra adoptando un criterio de selectivitas, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias y desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe se puede analizar y evaluar. Si el proceso de aplicacin de la auditora finalizo Si se presentaron observaciones relevantes Si la auditora esta en proceso, se reprogramo o replante Las horas hombre realmente utilizadas. La fundamentacin de cada observacin Las cusas y efectos de la principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando plantean las siguientes caractersticas.
Falta de concordancia entre misin, metas, estrategias, polticas y programas, en relacin con las condiciones establecidas.
Inobservancia del marco normativo aplicable. No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuario. Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operacin.
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Registros contable inoportunos, incorrectos u omitidos. Presentacin extempornea de informes y reportes financieros. Se requiere mejorar la cultura organizacional. Necesidad de revisar la estrategia general de accin. Adecuacin y actualizacin de los sistemas. Ampliar los programas de capacitacin y desarrollo
Depurar los procesos esenciales Replantear el manejo de funciones Reduccin de los pasos y el tiempo necesario para desahogar el trabajo. Mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.
Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este informe puede acompaarse de un ejemplar del informe general o ejecutivo.
2.5.6.4.3.1 Presentacin del informe. Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable del auditora convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido ; en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizar los ajustes necesarios para depurarlo.
Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin a:
Titular de la organizacin rgano de gobierno Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo Grupo de filiacin corporativo o sectorial Dependencia globalizadora (en le caso de instituciones pblicas)
Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinacin, convencin sectorial, estrategia y relacin con el entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interacta la organizacin, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.
La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de cmputo, lminas o material audiovisual. 24
24
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2.5.6.5 SEGUIMIENTO
Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible:
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica, en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como ests se atendieron.
2.5.6.5.1 Objetivo general del seguimiento
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin
2.5.6.5.2 Lineamientos generales
Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditora y las sugerencias y comentarios del titular de la organizacin.
Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere. Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor.
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Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos.
Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas. Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen.
Reprogramar las fechas de compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que stas no se hayan adoptado o no se hayan atendido parcialmente.
El auditor comentar con el responsable del rea sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elemento de juicio adicionales que en el desarrollo de la auditora no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinin.
Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditora en proceso, deber adjuntarse el informe. Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la organizacin.
2.5.6.5.3 Acciones especficas
Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar las bases par ana auditora de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme a programa 2. Tal implantacin se ha realizado fuera de programa
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Recomendaciones programadas 1. asignacin de responsabilidades 2. Factores considerados 3. reas de aplicacin 4. Periodo de realizacin 5. Porcentaje de avance 6. Costo 7. Apoyo y soporte utilizados 8. Resultados obtenidos 9. Impacto logrado
Recomendaciones fuera de programa
1. Desviaciones 2. Causas 3. Efectos 4. Alternativas de soluciones planteadas 5. Alternativas de soluciones aplicadas 6. Acciones correctivas realizadas 7. Calendario de aplicacin.
2.5.6.5.4 Criterios par la ejecucin de la auditora de seguimiento.
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.
Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditora con los responsables del rea involucrada, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantacin de las recomendaciones.
Especificar el nmero de semanas hombre que comprender la revisin, el responsable de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin. Dar prioridad, en la auditora de seguimiento, a la comprobacin del cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas en las
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disposiciones de apoyo preparadas, la definicin de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones sealadas por el auditor. Cuando en la auditora de seguimiento se detecte nuevas irregularidades, se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora con la finalidad de plantear el responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas de compromiso. 25
2.6 Uso de indicadores en Recursos Humanos.-
El manejo del factor humano es uno de los ejes centrales de los modelos de gestin inspirados en la calidad.
La utilizacin efectiva de los indicadores ha tenido como requisito y condicin un cambio en las formas de relacin trabajadores empresa. Se ha partido de la necesidad de cambiar la antigua relacin expresada en la frase sentido de pertenencia, por una en la que sean ms explicitas las metas y los objetivos de la relacin.
Esto significa cambiar en gran medida una relacin ms afectiva hacia una ms contractuales ms racional, expresadas en la ideas de identidad de intereses o alineamiento de objetivos entre los individuos y la organizacin. Los indicadores del recurso humano que se aplican en algunas de las empresas pueden agruparse en tres partes:
Indicadores para el control del desempeo. Tratan de evaluar y controlar el desempeo de los individuos dentro de la organizacin. Indicadores relacionados con la disciplina y la integracin a la empresa. Estn ligados al control y se relacin con la aceptacin de la autoridad, las disposicin a trabajar en equipo y la actitud hacia las metas y los objetivos de la empresa.
25
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Indicadores para el desarrollo del factor humano. Tiene que ver con una estimacin de la calidad tcnica, social y humana del recurso con que cuenta la empresa. En esta clase de indicadores se inserta el esfuerzo por la capacitacin, la motivacin y la satisfaccin de necesidades de los individuos, y de los procesos de contratacin seleccin y promocin del personal 26.
2.6.1 Caractersticas que debe reunir un indicador. Para que los indicadores sean efectivos, deben reunir las siguientes caractersticas: Ser relevante o til para la toma de decisiones Factible de medir Conducir fcilmente informacin de una parte a otra Ser altamente discriminativo Verificable Libre de sesgo estadstico o personal Aceptado por la organizacin Justificable en relacin a su costo beneficio Fcil de interpretar Utilizable con otros indicadores Tener precisin matemtica en los indicadores cuantitativos Precisin conceptual en los indicadores cualitativos
2.6.2 Dimensiones a evaluar por medio de indicadores Para que los indicadores puedan evaluar la dimensin de las acciones, deben posibilitar la medicin de: Impacto Mide el cumplimiento de los objetivos Cuantifica valores y efectos de clientes Mide el desarrollo de los procesos
Cobertura Informa sobre el alcance de las acciones
26
PACHECO, Juan y otros, Indicadores Integrales de Gestin Mc Graw Hill, 2002 Colombia
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Eficiencia Mide costos unitarios y productividad Cuantifica la optimizacin de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos, para obtener productos y servicios al menor costo y en el menor tiempo. Calidad Mide el grado en que los productos o servicios satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes. 2.6.3 Indicadores de ejecucin Los indicadores que aqu se incorporan, tradicionalmente son empleados por la organizacin para apoyar la evaluacin cuantitativa de los hallazgos que durante una auditora se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Esta claro que su adecuada utilizacin se subordina al correcto conocimiento de su significado y alcance Para poder ubicarlos en funcin de su campo de aplicacin y utilidad, se clasifican en indicadores de: Rentabilidad Liquidez Financiamiento Ventas Produccin Cuantifica la satisfaccin del cliente
Abastecimiento Fuerza Laboral
2.6.4 Indicadores del proceso administrativo El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo es el de poder evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propsito estratgico, a partir de la revisin de sus funciones.
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Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor informacin, a cada etapa del proceso se le asigna indicadores cualitativos, que son los que dan razn de ser a la organizacin, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organizacin.
El manejo de estos dos indicadores en forma simultnea obedece al propsito de que el auditor tenga una visin global y completa de la organizacin, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados. 27
2.7 PERFIL DE AUDITOR
Las caractersticas de un auditor constituyen uno de los tpicos de mayor importancia en el proceso de instrumentar una auditora administrativa, en virtud de que es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas tendientes a elevar el desempeo de la organizacin que ha adoptado por este recurso.
Es conveniente que la persona elegida para este proyecto de auditora administrativa de Nmina tenga una preparacin en Contabilidad y Auditora, pues esto le permitir interactuar de manera natural con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, las estrategias y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, y como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para este efecto debe poner especial cuidado en:
27
Preservar su independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad adquiridos Cumplir con las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA) Capacitarse en forma continua
FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Facultad de Contadura y administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico, McGRAW-HILL, pag 95,98
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Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, porque debe preservar su autonoma e imparcialidad al realizar una auditora. Esto garantizar el valor y consistencia necesarios a su participacin. 28
El Auditor Interno.- Casi toda gran corporacin mantiene un personal de auditora interna que es seleccionado por el cuerpo directivo. Una meta principal de los auditores internos es investigar y evaluar la efectividad con la cual las diversas unidades
organizacionales de la compaa estn realizando las funciones asignadas. Los auditores internos prestan mucha atencin al estudio y evaluacin del control interno.
El auditor Externo.- Como profesional independiente su participacin en una auditora administrativa se considera sumamente valiosa, ya que se acepta que tiene una apreciacin objetiva de los hechos, lo que aumenta las espectativas de alcanzar los resultados esperados en las circunstancias y tiempos estimados. La labor de un auditor externo, definitivamente, permite abrir una gama de opciones complementarias a la de un auditor interno, en virtud de que posee conocimientos y experiencia en la materia, porque se le ha capacitado en forma especfica para cumplir con esta funcin.
Esta auditora esta debe manejarse dentro de varias normativas legales que son:
2.8 Cdigo de trabajo.- Los preceptos de este Cdigo regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo. Las normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios internacionales ratificados por el Ecuador, sern aplicadas en los casos especficos a los que ellos se refieren.
28
WHITTINGTON O.Ray, PANY Kurt, Auditora un Enfoque Integral, 12ava edicin, Mac Graw-Hill,
Colombia, Pg. 9
51
2.9 Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA).- El propsito de esta norma Ecuatoriana sobre auditora es establecer normas y dar lineamientos sobre el objetivo y los principios generales que amparan una auditora. El auditor deber cumplir con el Cdigo de tica del Contador emitido por la federacin nacional de contadores del Ecuador. Los principios ticos que rigen las responsabilidades profesionales de auditor son: independencia, integridad, objetividad, competencia, confidencialidad, conducta profesional, normas tcnicas. El auditor deber realizar una auditora de acuerdo a las NEA . Estas Contienen principios bsicos y procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo o de otro tipo. Las NEA a las que vamos a utilizar en esta auditora administrativa de nmina son las siguientes:
2.9.1 Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 7) Planificacin.- Esta NEA tiene como marco de referencia el contexto de las auditoras recurrentes. En una primera auditora, el auditor puede necesitar extender el proceso de planificacin mas all de los asuntos que aqu se discuten.
El auditor deber planificar el trabajo de auditora de modo que sea desempeada de una manera efectiva.
Planificacin significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditora. El auditor proyecta efectuar la auditora de manera eficiente y oportuna.
2.9.1.1 Planificacin del trabajo
- La planificacin adecuada del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se preste atencin adecuada a reas importantes de la auditora, tambin ayuda para la apropiada asignacin de trabajo a los auxiliares y para la coordinacin del trabajo.
- El grado de planificacin variar de acuerdo con el tamao de la entidad, la complejidad de la auditora y la experiencia del auditor y conocimiento del negocio.
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- El adquirir conocimiento del negocio es una parte importante de la planificacin del trabajo-
- El auditor puede desear discutir elementos del plan global de auditora y ciertos procedimientos de auditora con el comit de auditora, administracin y personal de la entidad. El plan global de auditora y el programa de auditora, sin embargo, permanecen como responsabilidad del auditor.
2.9.1.2 El Plan global de auditora
El auditor debera desarrollar y documentar un plan global de auditora describiendo el alcance y conduccin esperados de la auditora. Mientras que el registro del plan global de auditora necesitar estar suficientemente detallado para guiar el desarrollo del programa de auditora, su forma y contenido varan de acuerdo al tamao de la identidad, a la complejidad de la auditora y a la metodologa y tecnologa especficas usadas por el auditor. Los asuntos que tendr que considerar el auditor a desarrollar el plan global de auditora incluye.
Conocimiento del negocio Comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno Riesgos e importancia relativa Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos Coordinacin, direccin, supervisin y revisin. Otros asuntos
2.9.1.3 El programa de auditora
El auditor deber desarrollar y documentar un programa de auditora que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora planificados que se requieren para implementar el plan de auditora global. El programa de auditora sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditora y como un medio para el control y registro de la ejecucin apropiada del trabajo. El programa de auditora puede tambin contener los objetivos de la auditora para cada rea y un 53
presupuesto de tiempo en el que son presupuestadas las horas para las diversas reas o procedimiento de auditora. 29
2.9.2 Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 8) Conocimiento del Negocio.-
El propsito de esta NEA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre lo que significa el conocimiento del negocio, porqu es importante para el auditor y los miembros del personal de una auditora que desempean un trabajo, porqu es relevante para todas las fases de una auditora, y cmo obtiene y usa el auditor dicho conocimiento.
2.9.2.1 Obtencin del conocimiento.-
Antes de aceptar el trabajo el auditor debera obtener un conocimiento preliminar de la industria y de los dueos, administracin y operaciones de la entidad que va a ser auditada.
Enseguida de la aceptacin, se obtendra informacin adicional y ms detallada. Al avanzar la auditora esa informacin sera evaluada y actualizada y se obtendra ms informacin.
Obtener el conocimiento requerido del negocio es un proceso continuo y acumulativo de recoleccin y evaluacin de la informacin y de relacionar el conocimiento resultante con la evidencia de auditora e informacin en todas las etapas de la auditora.
Para trabajo continuos, el auditor actualizar y revaluara la informacin reunida previamente, incluyendo informacin de los papeles de trabajo del ao anterior. El auditor tambin efectuara procedimientos diseados para identificar cambios importantes que hayan ocurrido desde la ltima auditora.
El auditor puede obtener un conocimiento de la industria y de la entidad de un nmero de fuentes. Por ejemplo:
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Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 7), pag 81-84
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Experiencia previa con la entidad y su industria; Discusin con personas de la entidad (por ejemplo, directores, y personal operativo seor); Discusin con personal de auditora interna y revisin de dictmenes de auditora interna; Discusin con otros auditores y con asesores legales o de otro tipo que hayan proporcionado servicios a la entidad o dentro de la industria: Discusin con personas enteradas fuera de la entidad (por ejemplo clientes, proveedores, etc; Publicaciones relacionados con la industria (por ejemplo, estadsticas de gobierno, encuestas, textos revistas de comercio, peridicos etc; Legislacin y reglamentos que afecten de forma importante a la entidad; Visitas a los locales de la entidad y a las instalaciones de sus plantas; y, Documentos producidos por la entidad (por ejemplo, minutas de juntas, material enviado a accionistas o presentado a autoridades reguladoras, literatura promocional, informes internos de la administracin, manual de polticas de administracin, descripcin de puestos, etc;
2.9.2.2 Uso del conocimiento.-
Un conocimiento del negocio es un marco de referencia dentro del cual el auditor ejerce su juicio profesional. Conocer el negocio y usar esta informacin apropiadamente ayuda al auditor para:
Evaluar riesgos e identificar problemas; Planificar y realizar la auditora en forma efectiva y eficiente; Evaluar evidencia de auditora; y,
Proporcionar mejor servicio al cliente.
El auditor hace juicios sobre muchos asuntos a lo largo del curso de la auditora en los que el conocimiento del negocio es importante. Por ejemplo:
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Evaluar el riesgo inherente y el riesgo de control; Considerar los riesgos del negocio y la respuesta de la administracin al respecto; Desarrollar el plan global de auditora y el programa de auditora; Determinar un nivel de importancia relativa y evaluar si el nivel de importancia relativa que escogi sigue siendo el apropiado; Evaluar la evidencia de auditora y la validez de las aseveraciones relacionadas de los estados financieros para establecer si son apropiadas; Evaluar las estimaciones contables y las representaciones de la administracin; Identificar reas donde pueden ser necesarias una consideracin y habilidades de auditora especiales; Identificar partes relacionadas y transacciones de partes relacionadas; Reconocer informacin conflictiva (por ejemplo, representaciones
contradictorias); Reconocer circunstancias inusuales (por ejemplo, fraude e incumplimiento con leyes y reglamentos, relaciones inesperadas de datos estadsticos de operacin con los resultados reportados); Realizar investigaciones informadas y avaluar la razonabilidad de las respuestas; y, Considerar lo apropiado de las polticas contables y de la revelaciones de los estados financieros. 30
2.9.3 Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA 30) trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto de informacin financiera.-
El propsito de esta NEA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre las responsabilidades profesionales del auditor cuando se efecta un trabajo para realizar procedimientos convenidos respecto de informacin financiera, y sobre la forma y contenido del informe que auditor emite con conexin con dicho trabajo.
Esta NEA est dirigida a trabajos respectivos de informacin financiera. Sin embargo puede dar lineamientos tiles para trabajos respectote informacin no financiera,
30
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siempre que el auditor tenga conocimiento adecuado del asunto en cuestin y existan criterios razonables en los cuales basar los resultados.
2.9.3.1 Objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos.-
El objetivo es que auditor lleve a cabo procedimientos de una naturaleza de auditora en lo cual han convenido el auditor y la entidad y cualesquiera terceras partes apropiadas, y que informe sobre los resultados.
Como el auditor simplemente proporciona un informe de los resultados de hechos de los procedimientos convenidos, no se expresa ninguna opinin. En su lugar, los usuarios del informe evalan por si mismos los procedimientos y resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones del trabajo del auditor.
El informe esta restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos se realicen, ya que otros, no enterados de la razones para los procedimientos, pueden interpretar mal los resultados.
2.9.3.2 Principios generales de un trabajo con procedimientos convenidos.-
Los principios ticos que regulan las responsabilidades profesionales para este tipo de trabajo son:
a) Integridad; b) Objetividad; c) Competencia profesional y debido cuidado; d) Confidencialidad; e) Conducta profesional; y, f) Estndares tcnicos.
El auditor deber conducir un trabajo con procedimientos convenidos de acuerdo con esta NEA y con los trminos del trabajo.
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Definicin de los trminos de trabajo
El auditor debera asegurarse con representantes de la entidad y, ordinariamente, con otras partes especficas quines recibirn copias del informe de resultados de hechos que hay una clara comprensin con respecto de los procedimientos convenidos y de las condiciones del trabajo. Los asuntos sobre los que hay que convenir incluyen:
La naturaleza del trabajo incluyendo el hecho de que los procedimientos realizados no constituirn una auditora o una revisin y que por consiguiente, no se expresa ninguna opinin.
El propsito declarado para el trabajo. La identificacin de la informacin financiera a la cual se aplicarn los procedimientos convenidos. La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos especficos que se aplicarn. La forma anticipada del informe de resultados de hechos. Las limitaciones sobre la distribucin del informe de resultados de hechos. Cuando dicha limitacin estuviera en conflicto con los requerimientos legales, si los hay, el auditor no debera aceptar el trabajo.
En ciertas circunstancias, por ejemplo, cuando los procedimientos han sido convenidos entre el regulador, representantes de la industria y representantes de la profesin contable, el auditor tal vez no pueda discutir los procedimientos que deben aplicarse con los representantes apropiadas de las partes involucradas, revisando la correspondencia importante de dichas partes o mandndoles un borrador del tipo de informe que ser emitido.
Es en el inters tanto del cliente como del auditor que el auditor mande una carta compromiso documentando los trminos claves del nombramiento. Una carta compromiso confirma la aceptacin por el auditor del nombramiento y ayuda a evitar malos entendidos respecto de asuntos como los objetivos y alcance del trabajo, el grado de las responsabilidades del auditor y las formas de informes que deben emitirse. Los asuntos que deberan incluirse en la carta compromiso comprenden:
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Una lista de los procedimientos que deben realizarse segn se acord entre las partes.
Una declaracin de que la distribucin del informe de resultados de hechos deberan ser restringida a las partes especificadas que han convenido en que los procedimientos se realicen.
Planificacin
El auditor deber planificar el trabajo de modo que se efecta un trabajo efectivo.
Documentacin El auditor deber documentar los asuntos que son importantes para proporcionar evidencia para sustentar el informe de resultados de hechos, y la evidencia de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con esta NEA y los trminos del trabajo.
Procedimientos y evidencias
El auditor deber efectuar los procedimientos convenidos y usar la evidencia obtenida como la base par el informe de resultados de hechos.
Los procedimientos aplicados en un trabajo para realizar procedimientos convenidos pueden incluir:
Investigacin y anlisis Reclculo, comparacin y otras tareas de verificacin de exactitud. Observacin Inspeccin Obtener confirmaciones
Informes El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesitan describir el propsito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo efectuado. 59
El informe de resultados de hechos debera contener: a) un ttulo; b) un destinatario c) identificacin de informacin especfica financiera o no financiera a la que se han aplicado los procedimientos convenidos; d) una declaracin de que los procedimientos realizados fueron los convenidos con el beneficiario; e) una declaracin de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con la NEA aplicable a trabajos con procedimientos convenidos, o con normas o prcticas nacionales relevantes; f) cuando sea relevante, una declaracin de que el auditor no es independiente de la entidad; g) identificacin del propsito para el que fueron realizados los procedimientos convenidos; h) una lista de los procedimientos especficos realizados; i) una descripcin de los resultados de los hechos del auditor incluyendo suficientes detalles de errores y excepciones encontrados; j) una declaracin de que los procedimientos efectuados no constituyen ni una auditora ni una revisin y, como tal, no se expresa ninguna opinin; k) una declaracin de que si el auditor hubiera realizado procedimientos adicionales, una auditora o una revisin, otros asuntos podran haber salido a la luz que hubieran sido informados; l) Una declaracin de que el informe est restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos se realicen; m) Una declaracin (cuando sea aplicable) de que el informe se refiere slo a los elementos, cuentas, partidas o informacin financiera o no financiera especificados y que no se extiende hasta los estados financieros de la entidad tomados en conjunto; n) La fecha del informe; o) La direccin del auditor; y, p) La firma del auditor. 31
31
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2.10 Ley orgnica de Rgimen especial para la conservacin y desarrollo sustentable de la provincia de Galpagos. Que la constitucin poltica de la republica del Ecuador, en el Art. 154, dispone que la provincia de Galpagos tendr un rgimen especial y que para su proteccin podrn restringirse los derechos de libre residencia, propiedad y comercio; 32
Ttulo X.- De las disposiciones generales y transitorias. Captulo I.- Disposiciones generales. Novena.- Actualizacin del rgimen salarial para el sector privado.Las remuneraciones de los trabajadores y empleados privados que prestan los servicios dentro de la circunscripcin territorial de la provincia de Galpagos, tienen un incremento equivalente al sesenta y cinco por ciento, calculado sobre el salario mnimo vital general o salario mnimo sectorial segn corresponda. El total resultante constituye el salario mnimo vital general, mnimo sectorial o sueldo bsico en Galpagos. Sobre dicho monto se calcularn las remuneraciones complementarias establecidas o que se establecieren de acuerdo con la Ley. Para efecto del clculo y pago de los aportes al IESS, no se considerar este incremento del sesenta y cinco por ciento.
Dcima.- Los beneficios y derechos laborales establecidos en esta ley no se consideran adicionales a los establecidos en los instrumentos legales derogados expresamente en el ttulo final de esta Ley. Estos beneficios se entienden incorporados en las disposiciones correspondientes de esta Ley. 33
Ley orgnica para la conservacin y desarrollo sustentable de la provincia de Galpagos, reglamento, legislacin conexa, Corporacin de estudios y publicaciones 2001, pag 1 33 Ley orgnica para la conservacin y desarrollo sustentable de la provincia de Galpagos, reglamento, legislacin conexa, Corporacin de estudios y publicaciones 2001, pag 26
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CAPITULO III
Este captulo trata de la aplicacin prctica de la Auditora Administrativa de Nmina de la empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., siguiendo con los lineamientos del captulo II en los siguientes aspectos:
1. Planeacin de la auditora 2. Exmen de auditora 3. Informe de auditora 4. Seguimiento
Para la ejecucin de esta auditora se ha organizado los papeles de trabajo en tres archivos detallados a continuacin
ARCHIVO GENERAL Y DE PLANIFICACIN
ARCHIVO DE ANLISIS
ARCHIVO PERMANENTE
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CASO PRCTICO:
AUDITORA ADMNISTRATIVA DE NMINA DE LA COMPAA AO 2005
INDICE
ARCHIVO GENERAL Y DE PLANIFICACIN
CLIENTE: PERIDO:
KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. AO 2005
PLANEACIN G-1 G-2 G-3 G-4 G-5 G-6 Memo de planeacin Carta de autorizacin para la ejecucin de la Auditora Carta propuesta y contrato de auditora Cronograma de Actividades de Auditora Memorando de Conocimiento del negocio Descripcin de los procesos del rea
INFORME DE AUDITORA
I-1 I-2 I-3
Cdula para la deteccin de hallazgos y evidencias Cdula de aspectos relevantes Seguimiento
G-1 1/3 KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA TLDA AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA AO 2005
MEMO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NOMINA
DESCRIPCIN DE LA COMPAA DEL CLIENTE Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., es una empresa del grupo Klein y su actividad es el turismo receptivo Para realizar sus actividades tursticas la empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., cuenta con dos yates: el CORAL I, con una capacidad aproximada de 36 pasajeros y 12 tripulantes en los cuales incluye un capitn y un administrador, y el CORAL II, con una capacidad aproximada de 20 pasajeros y 10 tripulantes en los cuales incluye a un capitn y un administrador. Los yates funcionan prcticamente todo el ao, con una parada de mantenimiento de aproximadamente dos semanas, y ofrecen dos rutas cada uno: un tour de 4 noches 5 das, de mircoles a domingo y otro tour de 3 noches 4 das, de domingo a mircoles, ofreciendo tarifas competitivas en le mercado turstico. Ver conocimiento del negocio G 4 Adems la empresa cuenta en Quito con una nmina de 85 personas, en Guayaquil 8 personas, en Cuenca 3 personas, y en Puerto Ayora con 3 personas. OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA Determinar la situacin actual del rea de nmina de la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. , en los aspectos laborales, legales, econmicos. Ver G-2 Investigar, seleccionar y aplicar un programa de auditora para el rea de nmina. Identificar reas de riesgo sensibles y las posibilidades de mejora. Comunicar los resultados. Proponer alternativas de solucin en base de los resultados obtenidos.
ENFOQUE GENERAL DE LA AUDITORA Para la aplicacin de esta auditora aplicaremos los siguientes procedimientos: Conocimiento del negocio y del rea sujeta al exmen Descripcin de los procedimientos del rea de nmina
No se ha realizado una Auditora de Nmina en la empresa, por lo que esta actividad ciertamente se enfocara a mejorar los procesos administrativos de la Empresa. TRABAJO A REALIZARCE POR EL PERSONAL DEL CLIENTE Las tareas de responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos de KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA.LTDA., sern:
2/3 1. Acceso a los files del personal 2. Listado del personal con fecha de ingreso y salida 3. Contratos 4. Solicitudes de anticipos y prstamos realizadas por el personal. 5. Entrega de los detalles de la nmina (rol completo por mes) durante el ao 2005. 6. Actas de finiquito 7. Planillas de aportes al IESS 8. Planillas de prstamos quirografarios 9. Planillas de fondos de reserva 10. Pago de dcimos tercero, cuarto y utilidades 11. Aplicaremos cuestionarios al rea de Recursos Humanos 12. Aplicaremos encuestas a una muestra del personal 13. Determinaremos escales de medicin 14. Determinaremos indicadores para el rea de Recursos Humanos 15. Analizaremos el cumplimiento de procedimientos del rea de Recursos Humanos
ACCIONES DETALLADAS DE ACTIVIDADES Anlisis de la efectividad del sistema de nmina Anlisis de la Administracin efectiva de la nmina Anlisis de los files del personal administrativo y tripulacin Anlisis del proceso de contratacin del personal Anlisis de los roles de pago ao 2005 Anlisis de Crdito al personal otorgado por la administracin Anlisis de los descuentos de aporte personal, prstamos quirografarios, anticipos y prstamos, multas, seguro privado, etc. Anlisis de los contratos, finiquitos Para determinar como se estn realizando estos procesos, es decir si la ejecucin, planificacin y control de las diferentes actividades relacionadas con la administracin de la nmina son adecuadas y convienen a los intereses de la organizacin es necesario establecer indicadores. Para establecer como se han administrado esos procesos es necesario hacer un anlisis que permita determinar que actividades se desarrollan adecuadamente y cuales son susceptibles de mejoras. Esto permitir que la organizacin funcione de mejor manera para el cumplimiento de las normas legales relacionadas al objetivo del negocio.
Por estas razones existen varios procesos relacionados con la administracin de la nmina a los que es necesario realizar una medicin peridica, para determinar la eficiencia de los procesos y los posibles cambios, an ms teniendo en cuenta que Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. administra su nmina bajo dos regmenes: el de Quito, Guayaquil y Cuenca, que es uno solo; y el de Galpagos que es otro especial.
3/3
AREAS DE RIESGO: Las reas de riesgo que se prestarn mayor atencin en esta auditora son: l Anlisis del cumplimiento de las normativas vigentes, especialmente lo que tiene relacin con el personal que labora en Galpagos ya que estos tiene un rgimen especial denominado Ley Orgnica de rgimen especial para la conservacin y desarrollo sustentable de la provincia de Galpagos. Los finiquitos del ao 2005 El otorgamiento de crditos al personal La efectividad del sistema de nmina
FECHAS LMITE PARA TRMINO DE SEGMENTOS IMPORTANTES Las fechas lmite en consideracin constan en el Cronograma de Trabajo G-3
EQUIPO DE TRABAJO SOCIO: GERENTE: ENCARGADO: ASISTENTE: Carlos Garca Jenny Almela Juan Carlos Ramos Claudia Lpez
Auditores Annimos Ca. Ltda.

G-2 1/1 Carta de Autorizacin para la realizacin de la auditora Quito, 30 de Diciembre del 2006 Doctora Vernica vila JEFE DE RECURSOS HUMANOS KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. Presente.-
De mi consideracin:
La Universidad Tecnolgica Equinoccial ha procedido a la aprobacin del plan de tesis titula Auditora Administrativa de Nmina de la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., propuesto para la obtencin del Titulo de Licenciada en Contabilidad y Auditora. El tema se ha aprobado metodolgicamente y se ha considerado que cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento de Tesis y Grados vigentes de la UTE, por lo que solicito a usted la autorizacin respectiva para la ejecucin de esta auditora en la Compaa y la colaboracin del personal involucrado para la realizacin de esta investigacin. Por otro lado y como parte de tica profesional de un auditor toda la informacin proporcionada en esta investigacin ser de carcter confidencial y a la conclusin de este trabajo se entregar a la compaa una copia de esta tesis de grado.
Atentamente,
Jenny Almela Ros AUDITORA
FIRMA DE ACEPTACION
Dra. Vernica vila JEFE DE RECURSOS HUMANOS KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA

G-3 1/6 CARTA PROPUESTA
Quito, 15 de Enero del 2007 Seora Mara Augusta Klein Gerente General Kleintours y Representaciones Ca. Ltda.
Estimada Seora.:
La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los trminos del convenio y la naturaleza de los servicios que llevaremos a cabo para la auditora administrativa de nmina de la Compaa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. durante el perodo 2005. Las condiciones generales son las siguientes:
Perodo. Este convenio ser por un perodo de tres meses, inicindose el 01 de Marzo del 2007. Ninguna de las partes puede finalizar el contrato antes de treinta (30) das de entregar el aviso por escrito correspondiente a la contraparte. En el caso de terminacin, como auditor, ser compensado por los servicios prestados hasta la fecha de finalizacin.
Obligaciones. Mis obligaciones incluyen: a) Aplicacin de una auditoria administrativa del rea de nmina de la Compaa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. b) Presentacin de reportes mensuales sobre el progreso de la auditora. c) Preparacin del Informe final y exposicin ante la directiva de la institucin, incluyendo observaciones y recomendaciones para la implementacin de los cambios propuestos. Honorarios. La compensacin por mis servicios ser de una tarifa de 5.000 dlares, los mismos que sern cancelados el 50% al la firma del presente convenio, el 25% a la entrega del borrador y el 25% a la entrega del informe final. Otros costos, como de movilizacin y alimentacin, se facturarn por separado y mensualmente.
2/6 Adjunto a ste, una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a nuestra oficina
Atentamente
Jenny Almela Gerente General Auditores Annimos Ca. Ltda.
Aceptado y Aprobado.
Quito, Mara Augusta Klein Gerente General Kleintours y Representaciones Ca. Ltda.
3/6
CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES
Conste por el presente instrumento el contrato de prestacin de servicios de auditora administrativa externa contenido en las siguientes clusulas: PRIMERA.- CONTRATANTES.- Celebran el presente contrato, por una parte KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. Representada por la Seora Mara Augusta Klein representante legal de KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. a quien en adelante podr designrselo como el cliente y; por otra parte, la compaa de AUDITORES ANONINOS CA. LTDA., representada por su Gerente General la Seora Jenny Almela, a quien en adelante podr designrsele como el auditor. SEGUNDA.- ANTECEDENTES.a) El Gerente General del cliente, acepta y resuelve autorizar al auditor, para efectuar la auditora administrativa de nmina, correspondientes al ao 2005, segn la carta propuesta con fecha 15 de enero del 2007. b) El Representante legal del auditor. efecta la declaracin que se encuentra capacitada para realizar el servicio ofertado.
TERCERA.- RELACION PROFESIONAL.- Las partes indican que el presente contrato es de orden civil y que no existe relacin de dependencia personal entre KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA el cliente y AUDITORES ANONIMOS CIA. LTDA el auditor.
CUARTA.- OBJETO O MATERIA DEL CONTRATO.KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA suscribe el contrato con la compaa AUDITORES ANONIMOS CIA. LTDA, para que sta preste los servicios de auditora y AUDITORES ANONIMOS CIA. LTDA acepta prestar tales servicios, de conformidad con las siguientes estipulaciones: Efectuar la auditora Administrativa de nmina por el ao terminado al 2005,de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora, conforme a su PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES, documento que forma parte integrante de ste contrato. Dicho examen tendr por objetivo realizar una revisin profesional con conocimientos tcnicos, capacidades y habilidades para llevar a cabo una auditora administrativa del rea de nmina; efectuando actividades tales como, diagnstico administrativo, anlisis de estructura organizacional, funcionamiento general entre otros del rea de nmina.
4/6 La Gerencia es la nica responsable por el diseo y operacin de los sistemas de control interno contable. En consecuencia, EL AUDITOR no es responsable de perjuicios originados por actos fraudulentos, manifestaciones falsas e incumplimiento intencional por parte de los administradores, directores, funcionarios y empleados de KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA. Al final del trabajo se emitir un informe de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEA) en el que se indican los procedimientos aplicados y los resultados obtenidos segn la NEA 30. QUINTA- OBLIGACIONES DE AUDITORES ANONIMOS CIA. LTDA..- El prestador del servicio se compromete a llevar a cabo las actividades especificadas en este contrato, las cuales realizar con esmero y eficacia; asimismo de acuerdo a la tica profesional, se obliga a no divulgar, por ningn motivo, cualquier informacin sobre el asunto o asuntos que se le confen. El incumplimiento a lo establecido en el presente contrato dar motivo a su rescisin y a la aplicacin de las disposiciones legales correspondientes, siendo el auditor el nico responsable por cualquier dao o perjuicio que se llegue a causar con motivo de las actividades contratadas, como consecuencia de su impericia, negligencia o irresponsabilidad, relevando de cualquier responsabilidad a el cliente.
SEXTA.- PLAZO DE ENTREGA DE INFORMES. - Los informes a emitirse sealados en la clusula cuarta de este contrato, debern ser entregados hasta el 15 de mayo de 2007, de acuerdo con los plazos establecidos. Si, durante el desarrollo de los trabajos del prestatario del servicio, se presentaran otras circunstancias que pudieran afectar su ejecucin, de acuerdo con los trminos prestablecidos, el auditor deber informar a la Administracin de KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA por escrito, tan pronto como sea posible, para que sta pueda adoptar las acciones correctivas necesarias. En el caso de que KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA no entregue toda la informacin y no supere las circunstancias notificadas por la AUDITORES ANOMINOS CIA. LTDA. dentro del plazo establecido en el presente contrato, AUDITORES ANOMINOS CIA. LTDA. notificar la causal de incumplimiento.
SEPTIMA.- DOCUMENTACION HABILITANTE.- El cliente tendr la facultad de verificar si los servicios , objeto de este contrato, se estn ejecutando por el auditor de acuerdo con las clusulas pactadas en el presente contrato; por parte de el auditor, dar lugar a su rescisin, que se comunicar por escrito y se har valer por cliente, dentro de los quince das siguientes, contados a partir de que se tenga conocimiento del hecho OCTAVA- HONORARIOS PARA LA AUDITORIA.- Los honorarios de AUDITORES ANONIMOS CIA. LTDA. por los servicios de auditora objeto de este contrato se establecen en US$ 5,000, y sern facturados y pagados de la siguiente manera:
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5/6 El 50% del total del contrato. Es decir la cantidad de DOSMILQUINIENTOS (US $ 2,500) a la suscripcin del presente contrato, previa entrega por parte de la Auditora de las garantas de Fiel cumplimiento y de Buen uso del anticipo, el 25% es decir (US $ 1,250) a la entrega del borrador, y el 25% restante es decir (US $ 1,250) a la entrega del informe de auditora final.
Los impuestos aplicables a los conceptos arriba indicados sern incluidos en las facturas respectivas a las tasas establecidas en las disposiciones legales vigentes, para el perodo. Los honorarios fijados bajo ninguna circunstancia varan durante la vigencia del contrato, y en caso de que se d alguna causa de rescisin, nicamente se cubrirn los honorarios por el tiempo que se haya prestado el servicio. El auditor expresa su conformidad y autoriza a el cliente para que deduzca de sus honorarios los impuestos que sean a su cargo,.
DCIMA.- PLAZO DE DURACIN DEL CONTRATO.- El presente contrato, considerando la naturaleza de las labores a realizarse, est sujeto a los plazos contemplados y durar desde la fecha de su celebracin hasta el 15 de Mayo de 2007, tiempo dentro del cual la Auditora realizar y terminar las labores contratadas. DCIMA PRIMERA.- INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.- Los suscriptores del presente contrato estn obligados a comunicar de inmediato sobre las causas de incumplimiento que afecten a la ejecucin del contrato. La rescisin del contrato de auditora administrativa podr darse por las causas contempladas en la ley, luego de poner en conocimiento con la respectiva documentacin y de conocer su resolucin, la que se deber presentar en un plazo de veinte das.
DCIMA SEGUNDA: GARANTIA.El auditor antes de firmar el contrato para seguridad del cumplimiento de ste y para responder por las obligaciones que contrajere a favor de terceros relacionados con el mismo, constituye a favor de la otra parte una garanta bancaria incondicional, irrevocable y de cobro inmediato cuyo monto es de U.S. $ 2,500 , con vigencia HASTA EL 20 DE MAYO DE 2007 . Esta garanta ser devuelta a la Auditor a la suscripcin del acta de entrega recepcin del informe definitivo de auditora y de la aceptacin por parte de la Gerencia.
Ser obligacin de la Auditora mantener en vigencia la garanta de fiel cumplimiento del contrato hasta cuando deba hacerse su devolucin y renovarla si fuere del caso con cinco (5) das de anticipacin a su vencimiento. La garanta de fiel cumplimiento se ejecutar en los siguientes casos: a) Cuando KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA. declare anticipada y unilateralmente terminado el contrato por causas imputables a la Auditora;
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6/6 b) Si la Auditora no la renovase a ms tardar 5 das hbiles antes de su vencimiento; y, c) Cuando un Juez competente disponga su retencin o pago por obligaciones a favor de terceros con este contrato, no satisfechos por la Auditora. La garanta que asegura el buen uso del anticipo ser ejecutada:
DECIMO TERCERA.- DOMICILIO, JURISDICCIN Y COMPETENCIA.- Las partes contratantes sealan domicilio la ciudad de Quito y se someten de modo expreso a la jurisdiccin y competencia del tribunal de arbitraje de la Cmara de Comercio de Quito, y a resolver cualquier divergencia sobre la interpretacin, aplicacin o ejecucin del presente contrato por la va verbal sumaria. Para constancia de todas las estipulaciones antes descritas, y de la condicin de que sea reconocido judicialmente por las partes contratantes, se firma el presente contrato, en la ciudad de Quito a los 01 das del mes de marzo del ao 2007.
Kleintours y Representaciones Ca Ltda. Sra. Mara Augusta Klein. Gerente General
Auditores Annimos Ca Ltda.. Sra. Jenny Almela Gerente General
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G-5 1/7 KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. AO 2005
MEMO DE CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
Preparado por: Jenny Almela Revisado por: Carlos Garca
Fecha: 10 / Marzo / 2007 Fecha: 12 / Marzo / 2007
HISTORIA Ecuador es un pas que goza de una ubicacin geogrfica privilegiada. Se encuentra al noroeste de Amrica del Sur, y la lnea equinoccial lo divide en dos hemisferios. Al norte limita con Colombia, al sur y al este con Per y al oeste con el Ocano Pacfico. La presencia de la cordillera de los Andes, de las corrientes martimas y de la Amazonia, generan significativas variaciones en su clima 34. As, el pas goza de clima clido en la costa, clima fro en la sierra, y clima hmedo tropical en la amazona. Adems, el pas cuenta con el Archipilago de Galpagos, un conjunto de islas volcnicas en las que se pueden encontrar especies de flora y fauna nicas en el mundo. El turismo receptivo es una de las fuentes de ingresos ms importantes del pas, y especialmente para la zona de Galpagos. De acuerdo a una normativa especfica, el turismo en Galpagos se desarrolla de una manera organizada y progresiva. Varias empresas, tanto ecuatorianas como extranjeras, brindan servicios relacionados al turismo en esta regin, entre ellas la empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. El GRUPO KLEIN desarrolla sus actividades comerciales en el mbito del turismo receptivo, especficamente en Galpagos, y fue fundado en 1983 por Mara Augusta Klein. Su oficina principal est situada en Quito con sucursales en Guayaquil, Cuenca y Galpagos; el grupo est conformado por 3 empresas: Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., Kleinrep S.A., y Galpagos Corporacin Turstica Galatours S.A. Segn informacin publicada por la CAPTUR, el Grupo Klein es una de las ms grandes agencias y operadoras de turismo del Ecuador. 35
34 35
www.turismo.gov.ec
Cmara de Turismo de Pichincha (CAPTUR)
13
2/7 La compaa Kleintours y Representaciones Cia. Ltda. cuenta con su oficina principal en la ciudad de Quito y 3 sucursales en las ciudades de Guayaquil, Cuenca y Galpagos (Puerto. Ayora).
OFICINA PRINCIPAL:
Direccin: Telfono: Fax: e-mail:
Catalina Aldz N34-151 y Eloy Alfaro 593 2 226 - 7000 593 2 244 2389 ecuador@kleintours.com.ec
SUCURSALES: Quito (1)
Shyris 1000 y Holanda 593 2 243 - 0345 593 2 243 8212 destinos@kleintours.com.ec
Guayaquil
Miguel Alcvar y ngel Barrera manzana 410 solar 11 (Kennedy) Telfono: 593 4 268 - 1700 Fax: 593 4 268 1705 e-mail:
guayaquil@kleintours.com.ec
Cuenca
Bolvar 1420 y Estvez Toral 593 7 2840 - 102 593 7 2834 - 300 ktcue1@etapanet.net
Galpagos Puerto Ayora
Direccin: Telfono: Fax:
Rbida (Floreana y Piqueros) 593 5 526 - 327 593 5 526 328
Telfonos a nivel mundial USA: EUROPA: 1 888 50 KLEIN 0034 900 300 123
PAGINA WEB:
www.galapagosecuador.com / www.kleintours.com www.gogalapagos.com sales@kleintours.com.ec
E- MAIL:
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Para realizar sus actividades tursticas Kleintours y Representaciones Ca Ltda., cuenta con dos yates: el CORAL I, con una capacidad aproximada de 36 pasajeros y 12 tripulantes en los cuales incluye un capitn y un administrador, y el CORAL II, con una capacidad aproximada de 20 pasajeros y 10 tripulantes en los cuales incluye a un capitn y un administrador. Los yates funcionan prcticamente todo el ao, con una parada de mantenimiento de aproximadamente dos semanas, y ofrecen dos rutas cada uno: un tour de 4 noches 5 das, de mircoles a domingo y otro tour de 3 noches 4 das, de domingo a mircoles, ofreciendo tarifas competitivas en le mercado turstico. 36 Productos / Servicios La Compaa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. Cuanta con dos yates, que ofrecen lo siguientes servicios: El Yate M/Y Coral I 37, Mega Yate de Lujo para 36 pasajeros, es una embarcacin atractiva y funcional, que cuenta con un diseo europeo, lneas modernas con amplias reas sociales y cabinas decoradas con elementos marinos, ideal para una experiencia ntima y nica en las islas. Cuenta con un Bar de bebidas nacionales e importadas, TV, DVD y equipo de msica, y una pequea piscina en cubierta. El comedor ubicado al frente del yate le ofrecer los ms variados platos de comida nacional e internacional. Para una vista sobrecogedora, fotografas o para relajarse bajo el sol, las cubiertas exteriores del M/Y Coral I son fantsticas. Itinerario:
Crucero 3 noches : Crucero 4 noches : Crucero 7 noches : Da Domingo Lunes Martes Hora AM PM AM PM AM PM AM PM
De Domingo a Mircoles De Mircoles a Domingo De Domingo a Domingo o de Mircoles a Mircoles Aeropuerto Baltra Parte Alta (Santa Cruz) Punta Surez (Espaola) Baha Gardner (Espaola)* Punta Cormorn (Floreana)* Post Office /Mirador de la Baronesa (Floreana) Seymour Norte* Aeropuerto Baltra Cerro Dragn- Venice (Santa Cruz) Rbida (Jervis)* Puerto Egas (Santiago)* Punto Espinosa (Fernandina)
Mircoles
Jueves Viernes
AM PM AM
36 37
(Cap. Antonio Jcome Director de Operaciones Mar.) http://www.kleintours.com/spanish/galapagos/coral/coral_.html
15
PM Sbado AM PM AM PM
Tagus Cove (Isabela)* 4/7 Bartolom* Ensenada de la Tortuga Negra (Santa Cruz) Estacin Charles Darwin Aeropuerto Baltra
Domingo
El Yate "M/Y Coral II" 38, Yate superior primera clase para 20 pasajeros, tiene capacidad para 20 pasajeros, con una variedad de cabinas, todas con acondicionador de aire para un descanso tranquilo luego de un largo da de exploracin en las islas. El yate cumple y sobrepasa todos los estndares locales e internacionales del cdigo ISM (Cdigo Internacional de Manejo para la Operacin Segura de Barcos y para la Prevencin de la Polucin) y est completamente equipado. Itinerario Crucero 3 noches : Crucero 4 noches : Crucero 7 noches : De Domingo a Mircoles De Mircoles a Domingo De Domingo a Domingo o de Mircoles a Mircoles Hora AM PM AM PM AM PM AM PM AM PM AM PM AM PM AM PM Aeropuerto Baltra Parte Alta (Santa Cruz) Punta Surez (Espaola) Baha Gardner (Espaola)* Punta Cormorn (Floreana)* Post Office /Mirador de la Baronesa (Floreana) Seymour Norte* Aeropuerto Baltra Cerro Dragn- Venice (Santa Cruz) Rbida (Jervis)* Puerto Egas (Santiago)* Punto Espinosa (Fernandina) Tagus Cove (Isabela)* Bartolom* Ensenada de la Tortuga Negra (Santa Cruz) Estacin Charles Darwin Aeropuerto Baltra
Da Domingo Lunes Martes
Mircoles
Jueves Viernes Sbado
Domingo
38
http://www.kleintours.com/spanish/galapagos/coral2/coral2_.html
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5/7 De acuerdo al encargado de marketing de Kleintours 39, tambin se ofrece los servicios del M/V Galpagos Legend, Crucero de Expedicin de Lujo para 100 pasajeros, pero este es un servicio brindado por la compaa Galpagos Corporacin Turstica Galatours S.A., organizacin cuyos procesos de administracin de nmina no sern analizados en este trabajo de auditora. PRINCIPALES ACTIVIDADES COMERCIALES OPERADOR DE TURISMO RECEPTIVO Tours y paquetes en el Ecuador Cruceros a las islas Galpagos Congresos, seminarios Barcos propios Moderna infraestructura Sistema de pago en lnea Guas multilinges Conductores profesionales Transporte turstico propio Personal Bilinge (Ingls, Francs, Alemn, Italiano)
AGENCIA DE VIAJES INTERNACIONAL: Sistemas de reservas Amadeus y Sabre instalado en sus oficinas Personal Bilinge (Ingls, Francs, Alemn, Italiano) Venta y emisin de boletos areos nacionales e internacionales Paquetes y circuitos tursticos alrededor del mundo Reserva de hoteles y autos en todo el mundo Asistencia en aeropuertos nacionales Asesoramiento y Trmite de documentos de viaje
CLASIFICACION EN VENTAS De 300 agencias de viajes y operadoras de turismo en el Ecuador, Kleintours esta ubicada entre las cinco mejores agencias del pas. INFRAESTRUCTURA Oficina principal y 1 sucursal en Quito Oficinas en Guayaquil, Cuenca y Galpagos En Galpagos M/Y Coral capacidad para 36 pasajeros M/Y Coral II capacidad para 20 pasajeros M/V Galpagos Legend capacidad para 100 pasajeros
39
(Sra. Raquel Ortuo Coordinadora del departamento de Marketing)
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6/7 En Ecuador Buses totalmente equipados Vehculos con capacidad de 2 a 40 pasajeros Buses de operacin conjunta para 40 pasajeros Chiva Don Otto
SERVICIOS AGENCIA DE VIAJES Reserva y emisin de boletos nacionales e internacionales Manejo de grupos, corporativo y viajes vacacionales Prepagados Planificacin de itinerarios de viaje (hoteles, tours, cruceros, trenes, etc.) Reservacin de espacios en cualquier ruta y aerolnea requerida Alquiler de autos Incentivos y congresos Seguros de viaje Departamento de trmite de pasaporte y visas Asistencia en aeropuertos tanto en vuelos internacionales como nacionales Sistemas AMADEUS Y SABRE instalados en todas las oficinas para reservaciones Personal bilinge en todas sus oficinas Traslados desde y hacia el aeropuerto o al lugar de su preferencia Asignacin de agente de viajes para el manejo de su cuenta El departamento de ventas supervisar directamente el manejo de su cuenta Servicio personalizado de entrega de documentos Kleintours cuenta con un sistema de radio que facilita la comunicacin del personal Soporte, asistencia y despacho nacional e internacional en el aeropuerto Paquetera internacional.
La agencia adems, est en capacidad de organizar, cotizar y realizar cualquier paquete turstico a cualquier parte del mundo, para lo cual cuenta con las representaciones y convenios con las compaas ms importantes de servicio turstico en el exterior.
OPERADORA DE TURISMO Cruceros a Galpagos en embarcaciones propias de primera clase Turismo convencional dentro del Ecuador Tours compartidos (semi-privados) Congresos y eventos especiales Viajes de incentivos Salidas garantizadas Guas especializados y conductores multilinges Excursiones de inters especial (cultural, aventura, etc.) Chiva Don Otto
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7/7 Si bien es cierto la actividad comercial, y por lo tanto el paquete de productos/servicios que ofrece la compaa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., as como las otras empresa del Grupo Klein no competen a este examen, se considera importante describirlos rpidamente para establecer la realidad ms clara del entorno en el que se desarrollan las actividades de la organizacin sujeta al examen. Respecto de su realidad administrativa, a la fecha del examen, la empresa cuenta en Quito, con una nmina de 85 personas. En Guayaquil laboran 8 personas. En Cuenca laboran 3 personas. En las embarcaciones, en Galpagos, laboran 34 tripulantes con turnos rotativos dependiendo de cada puesto de trabajo, que incluye: oficiales, personal hotelero, personal de mquinas, adems de 1 administrador que presta servicios profesionales facturando mensualmente; cada puesto con diferentes perodos de embarques. Adems laboran 3 personas del rea administrativa en las oficinas de Puerto Ayora 40. As, actualmente la Empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. , administra una nmina de 134 personas, repartidas de la manera anteriormente mencionada. Esta rea es muy importante dentro del giro del negocio por la serie de procesos y controles que necesitan mantenerse o establecerse para un buen funcionamiento por lo tanto es un rea sensitiva la cul debe ser controlada peridicamente con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Durante el perodo 2005 en el mbito laboral se han desarrollado muchas actividades relacionadas a la administracin de la nmina de la empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda.: Contrataciones, Renuncias, Despidos intempestivos, Juicios laborales, Multas, Bonificaciones, Comisiones, Horas extras, Licencia de maternidad, Permisos por enfermedad, Licencia sin sueldo, Subsidios, Deducciones de ley, entre otros.
40
VILA, Vernica, Jefe de Recursos Humanos
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G-6 1/1 KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. AO 2005
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE RECURSOS HUMANOS La compaa tiene establecido para el rea de nmina los siguientes procedimientos:
Procedimiento para el reclutamiento y seleccin del personal Procedimiento para la elaboracin del rol de pagos Procedimiento para la otorgacin de anticipos y prstamos Procedimiento para el pago de obligaciones al IESS Manual para la seleccin de personal Gua de induccin al personal Induccin al personal Reglamento Interno Cuadro de Embarques y Desembarques
Ver AP-II-1 Ver AP-II-2 Ver AP-II-3 Ver AP-II-4 Ver AP-II-5 Ver AP-II-6 Ver AP-II-7 Ver AP-II-8 Ver AP-II-9
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INDICE ARCHIVO DE ANALISIS
CLIENTE: PERIDO:
PROGRAMA DE AUDITORA Cuestionario realizado al Jefe de Recursos Humanos sobre los procesos del rea de recursos humanos. A-1 A-2 A-3 Anlisis de los archivos del personal administrativo Anlisis de los archivos del personal de tripulacin Descripcin del proceso de contratacin del personal de administrativo y de tripulacin. A-4 A-5 Anlisis de los finiquitos del personal administrativo y de tripulacin Anlisis y proceso de las solicitudes de anticipos y prstamos del personal administrativo y de tripulacin A-6 Anlisis de las planillas de aportes al IESS personal administrativo y de tripulacin A-7 Anlisis de las planillas de prstamos quirografarios personal administrativo y de tripulacin A-8 A-9 A-10 Anlisis de los roles de pagos completos del personal administrativo. Anlisis de los roles de pagos completos del personal de tripulacin. Anlisis de los dcimos terceros y cuarto del personal administrativo y de tripulacin. A-11 A-12 Anlisis de las utilidades del personal administrativo y de tripulacin Anlisis de los fondos de reserva del personal administrativo y de tripulacin. A-13 Encuestas a una muestra del personal
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INDICE ARCHIVO PERMANENTE
CLIENTE: PERIDO:
AP-I AP- I-1
PARTICIPACIONES Y SOCIOS Escrituras de Constitucin de la Compaa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. Escrituras de aumento de capital Registro nico de Contribuyentes Nombramiento del Gerente General de la Compaa Organigrama Estructural de la Compaa
AP-I-2 AP-I-3 AP-I-4 AP-I-5
APII AP-II-1 AP-II-2 AP-II-3 AP-II-4 AP-II-5 AP-II-6 AP-II-7 AP-II-8 AP-II-9
PROCEDIMIENTOS Y MANUALES Procedimiento para el reclutamiento y seleccin del personal Procedimiento para la elaboracin del rol de pagos Procedimiento para la otorgacin de anticipos y prstamos Procedimiento para el pago de obligaciones al IESS Manual para la seleccin de personal Gua de induccin al personal Induccin al personal Reglamento Interno Periodos de embarques y desembarques
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A-13
1/5 KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA. Realizado por: Jenny Almela Revisado por: Carlos Garca Fecha: 12 de Abril del 2007
RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS TAMAO DE LA MUESTRA: 18 PERSONAS
1) Conoce Usted si existen procedimientos documentados para efectuar movimientos del personal?
Respuestas si no no sabe
Nmeros 10 4 4
Porcentajes 55,56 22,22 22,22
PREGUNTA 1
22% si no 56% 22% no sabe
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2/5 2) Si su respuesta a la pregunta 1 fue SI, valore en escala de 1 al 5, siendo 1 la nota ms alta y 5 la ms baja los procedimientos para efectuar movimientos del personal
Respuestas 1 2 3 4 5
Nmeros 0 1 6 3 0
Porcentajes 0 10 60 30 0
PREGUNTA 2
7% 33% 13% 1 2 3 4 20% 27% 5
3) Conoce Usted si existe un reglamento interno?
Respuestas si conoce no conoce
Nmeros 5 13
PREGUNTA 3
Porcentajes 27,78 72,22
28% si conoce no conoce 72%
24
3/5 4) Conoce Usted si existe un manual de bienvenida? Respuestas si conoce no conoce Nmeros 4 14 Porcentajes 22,22 77,78
PREGUNTA 4
22%
si conoce no conoce 78%
5) Conoce Usted si existe un manual de polticas de la Compaa? Respuestas si conoce no conoce Nmeros 5 13 Porcentajes 27,78 72,22
PREGUNTA 5
25
4/5 6) Conoce Usted si existe un programa de capacitacin y desarrollo del personal? Respuestas si conoce no conoce Nmeros 4 14
PREGUNTA 6
22%
7) Conoce Usted si la compaa cuenta con normas de seguridad e higiene?
Nmeros 8 10
PREGUNTA 7
26
5/5 8) La compaa le ha realizado una evaluacin de desempeo?
Nmeros 16 2
PREGUNTA 8
11%
si conoce no conoce
89%
9) Si su respuesta a la pregunta 10 fue SI, indique la frecuencia con la que la compaa le ha realizado una evaluacin de desempeo Respuestas una vez al ao dos veces al ao tres veces al ao ms de tres veces al ao Nmeros 16 0 0 0 Porcentajes 100 0 0 0
PREGUNTA 9
0% 0% 0% una vez al ao dos veces al ao tres veces al ao 100% ms de tres veces al ao
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INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Quito, 15 de mayo del 2007
Al Gerente General de: KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CA. LTDA. Presente.
De mi consideracin
Hemos realizado los procedimientos convenidos con ustedes para llevar a cabo la Auditora Administrativa del rea de Nmina de la empresa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., por el ao 2005. Nuestro compromiso fue efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditora aplicable a trabajos con procedimientos convenidos, NEA 30. Los procedimientos fueron realizados nicamente para ayudarles a determinar la situacin actual del rea de Nmina en los aspectos: laborales, legales y econmicos e identificar situaciones de riesgo sensibles y posibilidades de mejora del rea sujeta a examen. Los procedimientos aplicados se resumen de la siguiente manera:
Cuestionario realizado al Jefe de Recursos Humanos sobre los procesos del rea de recursos humanos. Anlisis de los archivos del personal administrativo Descripcin del proceso de contratacin del personal de administrativo y de tripulacin. Anlisis de los finiquitos del personal administrativo y de tripulacin Anlisis y proceso de las solicitudes de anticipos y prstamos del personal administrativo y tripulacin Anlisis de las planillas de aportes al IESS personal administrativo y de tripulacin Anlisis de las planillas de prstamos quirografarios personal administrativo y de tripulacin Anlisis de los roles de pagos completos del personal administrativo.
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Anlisis de los roles de pagos completos del personal de tripulacin. Anlisis de los dcimos terceros y cuarto del personal administrativo y de tripulacin. Anlisis de las utilidades del personal administrativo y de tripulacin Anlisis de los fondos de reserva del personal administrativo y de tripulacin.
Encuestas a una muestra del personal
Como resultado de los procedimientos aplicados, en el Anexo 1 se presentan en forma detallada las observaciones, conclusiones y recomendaciones de los siguientes aspectos:
1. Falta de legalizacin del Reglamento interno en el Ministerio de Trabajo 2. Falta de un programa de capacitacin 3. No existen solicitudes de contratacin 4. No existen evaluaciones de desempeo peridicas 5. Controles en las solicitudes de prstamos sobre capacidad de pago 6. Cuotas mensuales de anticipos 7. Pagos de prstamos anticipados 8. Compensacin Horas Ordinarias 9. Centro de Costos 10. Polticas de pago a administradores de los Corales 11. Falta de seguridades en el sistema 12. Anlisis de los files del personal 13. Finiquitos legalizados 14. Aportes al IESS 15. Cuadre de planillas del IESS 16. Prstamos quirografarios 17. Reporte fondos de reserva 18. Existencia de manuales 19. Desconocimiento del personal 20. Porcentaje de cumplimiento del departamento de Recursos Humanos
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Debido a que los procedimientos antes citados no constituyen ni una auditora ni una revisin hecha de acuerdo con todas las Normas Ecuatorianas de Auditora, no expresamos ninguna opinin sobre el rea de Nmina por el ao 2005.
Si hubiramos realizado procedimientos adicionales o hubiramos realizado una auditora o revisin de los estados financieros de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditora, otros asuntos pudieron haber llamado nuestra atencin que habran sido reportados a ustedes.
Nuestro informe es exclusivamente para el propsito expuesto en el primer prrafo de este informe y para su conocimiento y no debe utilizarse para ningn otro propsito ni ser distribuido a ninguna otra parte. Este informe se refiere solamente a los aspectos resumido anteriormente.
Atentamente,
Jenny Almela AUDITORES ANONIMOS CIA. LTDA
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ANEXO 1 KLEINTOURS Y RERESENTACIONES CA. LTDA. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE NMINA DEL AO 2005
1. FALTA DE LEGALIZACIN DEL REGLAMENTO INTERNO EN EL MINISTERIO DE TRABAJO.
OBSERVACIONES.- La Compaa a elaborado su reglamento interno sin embargo este no ha sido debidamente legalizado en el Ministerio de trabajo de acuerdo con lo que establece el Art. 64 del cdigo de trabajo ya que por un descuido de la gerencia y del asesor legal este podra ser observado por las autoridades de control . La multa en estos casos lo establece y queda a criterio del Ministerio de Trabajo.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda legalizarlo lo ms pronto posible
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIN.- Se acepta la recomendacin y se dar seguimiento.
2. FALTA DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIN.
OBSERVACIONES.- Segn el jefe de Recursos Humanos ha procedido en varias ocasiones a informar a la gerencia sobre la necesidad de capacitacin al personal de la Compaa, pero estas casi nunca son autorizadas.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda preparar un plan anual de capacitacin y ponerlo en consideracin y aprobacin de la gerencia ya que es muy importante tener un personal capacitado, porque agrega valor a las labores desarrolladas.
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3. SOLICITUDES DE CONTRATACIN
OBSERVACIONES.- No se encontr solicitudes fsicas por parte de los jefes departamentales de la necesidad de reclutamiento y contratacin de personal en las carpetas de los empleados de la Compaa
RECOMENDACIONES.- Se recomienda que en todos los casos, para el requerimiento de personal se deje evidencia de tal requerimiento en el formato pre-establecido, y si existen estas solicitudes fsicamente sean archivadas en las carpetas del personal.
4. EVALUACIONES DE DESEMPEO
OBSERVACIONES.- Existen evaluaciones anuales al personal y slo ha pedido de la gerencia para aumentos de sueldos.
RECOMENDACIONES.- Se debera realizar evaluaciones de desempeo peridicas para todo el personal que podran ser a los tres meses de prueba y luego peridicamente cada 6 meses.
5. CONTROLES
EN
LAS
SOLICITUDES
DE
PRSTAMOS
SOBRE
CAPACIDADES DE PAGO
OBSERVACIONES.- Cuando se realizan las solicitudes de prstamos al personal en muchos de los casos no se ha revisado la capacidad de pago.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda revisar la capacidad de pago del empleado para no exceder el monto que podra ser descontado de su rol de pagos y as evitar futuros problemas de recuperacin, especialmente cuando el empleado renuncie a la compaa.
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6. CUOTAS MENSUALES DE ANTICIPOS
OBSERVACIONES.- Existen anticipos concedidos al personal, sin embargo estos son descontados a plazos como si fueran prstamos.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda descontar los anticipos en el mismo mes de concesin ya que estos deben ser manejados como tal y no como prstamos, si el personal desea descuento en cuotas se debera llenar una solicitud de prstamo ms no de anticipo.
7. PAGOS DE PRSTAMOS ANTICIPADOS
OBSERVACIONES.- Existen pagos de anticipos y prstamos en efectivo
RECOMENDACIONES.- Se recomiendo descontar las cuotas de anticipos y prstamos del rol de pagos mensualmente para tener un mejor control de los descuentos al personal.
8. COMPENSACIN HORAS ORDINARIAS
OBSERVACIONES.- Existe un rubro en el rol de pagos llamado Compensacin Horas Ordinarias, este rubro es pagado solamente al personal de tripulacin y fue creado por la gerencia a pesar de que en sus contratos consta slo el sueldo bsico.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda unificar este rubro con el sueldo bsico sin afectar a su total de ingresos.
33
9. CENTROS DE COSTOS
OBSERVACIONES.- Existe un funcionario el Sr. Edgar Len quien tiene un cargo de Jefe de oficina en Guayaquil, sin embargo consta en el centro de costos de Coral gastos operativos.
RECOMENDACIONES.-
Todo
funcionario
debe
constar
en
el
centro
de
costos
correspondientes al departamento u oficina de trabajo.
10. POLTICA DE PAGO A ADMINISTRADORES CORALES
OBSERVACIONES.- Existen diferencias en cada mes en el pago a los administradores debido a que la forma de pago a ellos es variable, las diferencias se presentan en el pago de compensacin horas ordinarias, este pago se lo hace proporcional a los das trabajados en el mes.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda que sus perodos de embarque sean ms regulares y as sus pagos seran fijos mensualmente en un mes de embarque y un mes de desembarque, para facilitar el clculo y pago del rol de pagos.
11. FALTA DE SEGURIDADES EN EL SISTEMA
OBSERVACIONES.- Existe un encargado del manejo del sistema SIAC, este sistema tiene muchas falencias siendo muy vulnerable a cambios ya que permite modificar anticipos, prstamos y roles de pagos mediante tablas y en muchos de los casos una vez cerrado el rol permite aperturar el rol del pagos para ser modificado.
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RECOMENDACIONES.- Una vez cerrado el rol de pagos no se recomienda aperturarlo ya que puede llevar a cometer errores y cambios intencionales en el sistema. No es recomendable la modificacin de anticipos y prstamos mediante tablas ya que conlleva muchos cambios y no se puede llevar un control adecuado de cada uno de ellos.
12. FILES DEL PERSONAL
OBSERVACIONES.- Existen algunas carpetas del persona en las que faltan documentacin importante para la contratacin tales como record policial, certificados mdicos, ttulos que acrediten sus estudios y competencias.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda que todos los empleados antes de pertenecer a la empresa entreguen al departamento de Recursos Humanos todos los papeles necesarios solicitados previa su contratacin, y actualizarlos peridicamente.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIN.- Se acepta la recomendacin y se dar seguimiento
13. FINIQUITOS LEGALIZADOS
OBSERVACIONES.- Se reviso la totalidad de 9 finiquitos existentes en archivos a pesar de que existe un nmero mayor y ninguno de ellos esta legalizado.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda llevar un control ms estricto de la documentacin de finiquitos y la legalizacin en el Ministerio de Trabajo de cada uno de ellos para evitar posibles juicios laborales a futuro.
35
14. APORTES AL IESS
OBSERVACIONES.- Se realiz una revisin de todos los meses de las planillas de aportes en el IESS y se constato que no estn ingresados los funcionarios de las embarcaciones en el sistema del Internet del IESS, los pagos lo realizan mediante el sistema antiguo del HOST del IESS.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda que los funcionarios de las embarcaciones estn ingresados en el sistema de Internet del IESS para dar facilidad y control del pago de planillas y dems obligaciones con el IESS.
15. CUADRE DE PLANILLAS
OBSERVACIONES.- Se realizo una revisin cotejando la informacin del sistema de la Compaa y el sistema del IESS y en algunos casos no se han registrado novedades o el sistema de la compaa no reporta correctamente las planillas.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda verificar la veracidad de los reportes del sistema de la Compaa y el debido ingreso de novedades para el cuadre de estas dos planillas ya que debera tener concordancia el valor pagado al IESS con el valor descontado a cada empleado y a la Compaa
16. PRSTAMOS QUIROGRAFARIOS
OBSERVACIONES.- Se realizo una revisin de las planillas de todo el ao 2005 y se constato que en algunos casos no se envi al IESS una carta indicando que ciertos empleados ya no son funcionarios de la Compaa para que tales ex-empleados ya no consten en estas planillas por pagar al IESS.
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RECOMENDACIONES.- Se recomienda enviar oportunamente una carta al IESS sistema HOST para que los ex funcionarios ya no consten en planillas de prstamos quirografarios por cobrar a la Compaa.
17. REPORTE FONDOS DE RESERVA
OBSERVACIONES.- Se constato que el sistema de la Compaa no tiene un reporte que arrogue datos para el pago de fondos de reserva.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda que el sistema tenga la opcin para que despliegue el reporte de fondos de reserva para poder cotejar datos entre el IESS y la Compaa.
18. EXISTENCIA DE MANUALES
OBSERVACIONES.- Se constato que no existen manuales o procedimientos por escrito sobre tica profesional, movimientos del personal, normas de seguridad e higiene.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda la implementacin y aplicacin de estos procedimientos y polticas en manuales.
19. DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL
OBSERVACIONES.- Despus de las encuestas aplicadas a una muestra del personal de la Compaa se constato que existe un porcentaje considerable de personal que desconoce de la existencia de manuales o procedimientos del departamento de Recursos Humanos, as por ejemplo.
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PROCEDIMIENTOS PARA MOVIMIENTOS DE PERSONAL
22% si no 56% 22% no sabe
REGLAMENTO INTERNO
MANUAL DE BIENVENIDA
22%
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MANUAL DE POLTICAS DE LA COMPAA
RECOMENDACIONES.- Se recomienda la difusin al personal de todos los manuales, polticas, reglamentos y procedimientos.
20. PORCENTAJE
DE
CUMPLIMIENTO
DEL
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS HUMANOS.
OBSERVACIONES.- La evaluacin del porcentaje de cumplimiento del departamento de Recursos Humanos de las principales labores esta en la Escala de BUENO con unan calificacin promedio de 8.01 sobre 10, de acuerdo con el siguiente anlisis.
RECOMENDACIONES.- Se recomienda controlar y considerar los puntos con calificaciones ms bajas en el cuadro de ponderacin de resultados para mejorar el porcentaje de cumplimiento del rea de nmina.
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AP-II-I 1/2 PROCEDIMIENTOS DE RECLUTAMIENTO Y SELLECCION DEL PERSONAL
DETERMINAR VACANTES Determinar el perfil de la vacante para proceder a una Seleccin de Personal Aplicar diferentes mtodos de seleccin Conocer las vacantes futuras con cierta precisin. Colaborar en la identificacin del candidato que mejor se adecue a las necesidades especficas del puesto Evaluar objetivamente cada una de las Hojas de Vida que lleguen de una u otra manera al Departamento de Recursos Humanos. Valorar los antecedentes profesionales, la formacin acadmica, la experiencia, las caractersticas personales, y cada uno de los requisitos especficos acorde con el perfil del cargo. Coordinar con el rea que realiz la Requisicin de personal para decidir los candidatos que sern llamados para la toma de pruebas tcnicas, psicolgicas y entrevista preliminar. Confirmar un determinado nmero de candidatos idneos, los mismos que sern puestos en consideracin al Jefe Inmediato del rea en donde existe la vacante, quien dar el visto bueno. Presentar hojas de vida debidamente calificados.
RECLUTAMIENTO Identificar las fuentes que pueden ser utilizadas, como proveedoras de candidatos. Receptar documentos y hojas de vida del personal que cumple con los requisitos. Establecer en la Base de datos los candidatos que se encuentran encajados dentro del perfil del puesto establecido en el Manual de Clasificacin de Puestos,
EVALUACION Entrevistar directamente al candidato buscando informaciones ms consistentes sobre sus datos personales, profesionales, etc. Aplicar Batera de Test psicolgicos. Obtener evaluacin objetiva y subjetiva.
REFERENCIAS Verificar y completar el historial de los candidatos en cuanto a empleos previos, historia salarial, cargos ocupados, honorabilidad, responsabilidad, etc. Verificar antecedentes como una fuente til de informacin. Pedir referencias Realizar informes para definicin de finalistas Tomar decisin
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2/2
SELECCIN Realizar entrevista final por parte del Jefe Inmediato quien ser el responsable, de la decisin final Notificar a post candidatos no aceptados puede llevarse a cabo a travs de dos medios: - Carta - Llamada telefnica Caractersticas que debe tener la comunicacin de no aceptacin: Personal Sincera No entra en detalles El comienzo y el final deben tener tono positivo y siempre mantener en alto la auto estima del postulante Si se trata de una carta, esta debe incluir la firma del responsable del rea de seleccin, o del proceso. Explicar porqu se escogi a otra persona. Debe ser breve y conciso. Comunicar que, excepto notificacin contraria, se mantendr las hojas de vida para otras vacantes que se pudieren presentar.
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AP-II-2 1/3 PROCEDICIMIENTOS PARA REVISN Y ELABORACIN DEL ROL DE PAGOS 1. Actualizar datos del personal Ingreso en el mdulo de personal los datos personales del empleado y datos que nos ayudar para la elaboracin de la nmina tales como: sueldos bsico, tipo de contrato, lugar de declaracin de la planilla del IESS, total ingresos, si el personal se encuentra con licencia sin sueldo, enfermedad o maternidad, das laborados, fechas de ingreso, fechas de salida de la empresa, etc. 2. Verificar ingresos a. En el mdulo de rol de pagos ingreso las horas extras del 50% y 100% Realizadas por el personal periodo que corresponde del 22 del mes anterior al 21 del mes actual. b. Ingreso de bonificaciones c. Ingreso de Comisiones d. Ingreso de Retroactivos e. Verificacin de das laborados 3. Verificar egresos a. En el mdulo de descuentos se ingreso los prstamos quirografarios el IESS correspondientes al mes actual b. Ingreso de descuentos por boletos areos, cruceros, o servicios de la agencia de viajes. c. Ingreso de anticipos y prstamo. d. En el mdulo de rol de pagos se ingresa valores por multas 4. Verificacin del rol de pagos a. Impresin de los reportes para la revisin del rol de pagos b. Revisin de ingresos, egresos, licencia sin sueldos, maternidad o enfermedad, das laborados, etc. c. Cierre de rol de pagos, se genera automticamente la contabilizacin del rol. d. Impresin del rol de pagos completo e. Impresin del rol de pagos individuales 5. Ingreso del archivo y aprobacin al Banco. a. Se genera el reporte (archivo del banco) en el modulo del rol de pagos. b. Se solicita al Departamento Financiero datos de banco de desembolso de fondos y nmero de Nota de Dbito o cheque respectivamente. c. En el Internet en la pagina del Banco del Pacfico y Banco del Pichincha se ingresa la informacin para el pago de nmina. d. Se imprime el reporte del ingreso de informacin y se le entrega a la Directora Financiera para su aprobacin. e. Verificacin de datos para su conciliacin. 6. Reporte de Impuesto a la Renta a. Impresin del reporte de impuesto a la renta b. Elaboracin en Excel del detalle del impuesto a la renta c. Entrega al departamento de contabilidad para su respectiva contabilizacin y presentacin en el SRI 7. Sistema del IESS
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2/3 a. Con la informacin del rol de pagos se ingresan las novedades en la pgina de Internet del IESS. b. Se imprime la planilla del Sistema SIAC c. Se imprime la planilla del Sistema del Internet del IESS d. Se compara que la informacin de las dos planillas sean las mismas e. Se genera el comprobante de pago, estos comprobantes se le entregan a la Directora Financiera para que apruebe y este al tanto del descuento automtico del Banco. f. Si no concordaran los dos reportes, se tiene que cotejar entre los dos y verificar en donde existe el error. 8. Cuentas por pagar a. Se ingresa en el mdulo de cuentas por pagar empleados. b. Se escoge el Banco se verifica que la informacin que esta en las cuentas por pagar sea la misma que consta en el reporte del Internet del Banco c. Se valida la informacin. d. Se realiza el cierre del asiento contable
PAGO DE HORAS EXTRAS Considerar el periodo del 22 al 21 del siguiente mes, cada departamento tiene una bitcora. Llenar diariamente las horas extras , la razn hora de salida firma del empleado y autorizacin del jefe de departamento, que justifique estas horas extras Solicitar a Recursos Humanos el reporte del Sistema de timbrados, Presentar en un formulario especial detallado da por da las horas extras realizadas en el mes. Verificar la veracidad de los datos y pagar.
VERIFICACION DEL ROL DE PAGOS Solicitar la Impresin de los reportes a la persona encargado del sistema para la revisin del rol de pagos, el reporte de ingresos deben contener nmero de das trabajados, nmero de horas extras, bonificaciones, comisiones, retroactivo sueldo, multas, descuento BMI, etc; el reporte de egresos debe contener valores a descontar en el mes por anticipos, prestamos, prestamos quirografarios, etc. Revisin por parte del Jefe de Recursos Humanos los ingresos, egresos, licencia sin sueldos, maternidad o enfermedad, das laborados, etc. Cuando este aprobado el rol se realiza el cierre de rol de pagos por parte del jefe de Recursos Humanos, se genera automticamente la contabilizacin del rol.
PAGOS AL PERSONAL Recibir, revisar e Ingresar novedades de personal en el mdulo de nmina PERSONAL nuevos ingresos y salidas del personal, en el mdulo de ROLES DE PAGO como horas extras, seguro privado BMI, bonificaciones, comisiones por despachos en aeropuertos o tours de choferes, multas, licencias sin sueldos, licencias por enfermedad, descuentos por cruceros, tickets areos, servicios land entregados por las reas administraciones y Operaciones Mar Revisar en el SIAC en el Mdulo de Rol de Pagos Revisar de que todo el personal activo tenga un visto puesto para su respectivo pago.
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Revisar el Rol de pagos conjuntamente con el jefe de Recursos Humanos 3/3 Cerrar el Rol, Enviar los datos para pago de Roles al Departamento Financiero para su provisin. Recibir del Departamento Financiero, los bancos para pago de Roles Guardar en un diskette, mediante la opcin Diskette para bancos, Pagar Nmina al personal, mediante el Sistema de cada banco por Internet. Imprimir el reporte arrojado por el SIAC, de los diferentes bancos y diferentes sucursales, Autorizar del Pago de Nmina por medio del banco.
CIERRE DE CUENTAS POR PAGAR Con los reportes impresos de la acreditacin en los bancos se procede a realizar el cierra de las cuentas por pagar. Se ingresa en el mdulo de cuentas por pagar empleados. Se escoge el Banco se verifica que la informacin que esta en las cuentas por pagar sea la misma que consta en el reporte del Internet del Banco Se valida la informacin. Se hace el asiento escogiendo la cuenta del banco de la empresa que fue debitado, el nmero de nota de debito, fecha de debito y automticamente pasa a contabilidad para su respectiva conciliacin.
PAGOS EVENTUALES Recibir el informe mensual del jefe de Operaciones mar sobre novedades de tripulacin sobre pagos eventuales, licencias sin sueldo, multas, etc. Recibir de todos los Jefes Departamentales en el rea Administrativa informes de novedades. Elaborar liquidaciones de servicios. Recibir facturas de personal que labora por servicios profesionales. Ingresar al Sistema SIAC por el mdulo de compras, las liquidaciones de servicios o facturas. Imprimir Asientos Contables. Enviar al departamento de Contabilidad para ser procesadas y pagadas.
ELABORACIN DE FINIQUITOS Recibir cartas de renuncia Revisar la informacin de ingresos del empleado que presenta la carta de renuncia. Solicitar a Contabilidad un estado de deudas del empleado si las tuviere. Sacar un estado de prstamos y/o anticipos del empleado. Pagar como mximo 15 das despus de puesta la renuncia. Pasar el documento de Finiquito a la Gerencia Financiera para su revisin Entregar al Departamento de Contabilidad para su contabilizacin. Recibir el cheque Llamar al empleado Imprimir tres ejemplares y enviar a GYE ,GPS, CUE segn corresponda Hacer Firmar al empleado tres copias del acta de finiquito, Adjuntar el aviso de salida del IESS, copia de cdula para mandar a legalizar al Ministerio de Trabajo
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AP-II-3 1/1
PROCEDIMIENTO PARA LA OTORGACIN DE ANTICIPOS Y PRSTAMOS Solicitar a Recursos Humanos, formulario de Solicitud de Prstamos y Anticipos donde conste: Nombre, cargo, monto solicitado, razn, y firma tanto del empleado como del jefe departamental Llenar datos personales y laborales en el formulario. Llenar en el cuaderno de registro de prstamos y anticipos. Entregar para aprobacin de Gerencia Solicitar al Departamento Financiero datos de banco de desembolso de fondos y nmero de Nota de Dbito o cheque respectivamente. Elaborar el archivo base sacado del modulo de rol de pagos para acreditacin en el banco en formato TXT conteniendo informacin como No. de cdula, No. de cuenta bancaria, Nombre, valor, concepto, etc, de acuerdo al formato requerido por cada banco. Ingresar en el Internet en las diferentes pginas del Banco del Pichincha o Pacfico segn corresponda, imprimir la orden de aprobacin del Banco. Ingresar la solicitud de anticipo o prstamo en el Sistema SIAC en el mdulo de Descuentos, especificando nmero de cuotas a descontar y el nmero de la cuenta del banco de KT o GT de la que ser debitado el valor conjuntamente con el nmero de nota de debito si es para acreditacin en la cuenta del empleado o nmero de cheque. Imprimir Asiento Contable Adjuntar al talonario de aprobacin de la Gerencia el Asiento Contable, junto con el detalle de acreditacin impreso en el sistema de cada banco. Entregar al Departamento Financiero para el proceso de emisin de cheque o transferencia a la cuenta Bancaria.
SOLICTITUD DE DESCUENTOS Y PRSTAMOS Entregar solicitudes de prstamos o anticipos debidamente numeradas. Llenar datos de: Ingresos, descuentos, total a recibir mensual, as como el valor de finiquito. Registrar en el cuaderno de Prstamos y anticipos Entregar a la Gerencia General, la cual autoriza monto y plazo. Solicitar a la Direccin Financiera, el nmero de Cuenta del banco, a debitarse , nmero de cheque o nmero de nota de dbito, si la solicitud es Crdito a la Cuenta, Ingresar al SIAC en el Mdulo de descuentos, el Monto, fecha, plazo, nmero de cuenta del dbito y nmero de Nota de dbito o cheque Imprimir asiento contable. Preparar un reporte en un formato especial para cada banco, con el se ingresa a la pgina del banco y se procede a la acreditacin. Entregar a la Directora Financiera el asiento junto con el desprendible de la parte inferior de la solicitud, ya que el Sistema del banco solicita autorizacin, de la Nota de Crdito, y es el director financiero el nico responsable de esta autorizacin. Actualizar su control de descuentos en Excel, Archivar el estado de cuentas mensuales por empleado.
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AP-II-4 1/2
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES EN EL IESS

En el Sistema de Historia Laboral que mantiene el IESS en Internet, mantenemos sucursales detalladas a continuacin: KLEINTOURS QUITO KLEINTOURS GUAYAQUIL KLEINTOURS CUENCA KLEINTOURS CORALES GALATOURS QUITO KLEINREP QUITO KLEINREP GALAPAGOS MA. AUGUSTA BERMEO (PERSONAL) INES BARDAGI (HACIENDA) Tramitar por medio del Sistema de Historia Laboral que se encuentra en el Internet todas las obligaciones al IESS. Ingresar las novedades de la Empresa como avisos de entrada, avisos de salida, variaciones de sueldo, variacin de sueldo por horas extras, comisiones, bonificaciones. Etc.
Ingreso en la pgina del IESS (www.iess.gov.ec) Ingresar a EMPLEADORES EMPLEADOR REGISTRADO Poner IDENTIFICACION y CONTRASEA Ingreso de novedades Registrar las novedades antes del 30 de cada mes para que les reconozca como el mes actual caso contrario el IESS no permite cambiar las fechas en los primeros das del siguiente mes. Ingresar a SERVICIO DE NOVEDADES Escoger la novedad a ingresar ejm: Avisos de Entrada, Avisos de Salida, Variacin de Sueldo por horas extras, Ingresos de nuevo sueldo, Etc.
PLANILLA MENSUALES Ingresar a CONSULTA E IMPRESIN DE PLANILLAS Escoger la opcin PLANILLAS, PLANILLAS NORMALES Revisar si la informacin que se despliega en esta ventana estn incluidas todas las novedades ingresadas Comparar con las planillas que arroja el SIAC. Elaborar PLANILLAS DE AJUSTE por las novedades ingresadas, en caso de existir novedades adicionales. Imprimir y generar el comprobante en CONSULTA E IMPRESIN DE COMPROBANTES DE PAGO, escoger GENERAR e imprimir este comprobante de pago, nicamente si toda la informacin est correcta. Considerar que el debito Bancario se lo hace automticamente 48 horas despus de generado el comprobante, la fecha lmite de pago es hasta el 14 de cada mes. Informar a la Direccin Financiera los valores generados por pagos de Planilla del IESS y pedir autorizacin para el pago.
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2/2 PLANILLAS DE PRSTAMOS QUIROGRAFARIOS. Ingresar a CONSULTA E IMPRESIN DE PLANILLAS Escoger la opcin PRSTAMOS, PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS. Revisar la informacin, Imprimir y GENERAR el comprobante en CONSULTA E IMPRESIN DE COMPROBANTES DE PAGO, Escoger GENERAR e imprimir este comprobante de pago. Considerar que el debito Bancario se lo hace automticamente 48 horas despus de generado el comprobante, la fecha lmite de pago es hasta el 10 de cada mes. Solicitar datos bancarios y autorizacin a la Direccin Financiera.
PLANILLA DE FONDOS DE RESERVA Ingresar a CONSULTA E IMPRESIN DE PLANILLAS Escoger la opcin PLANILLAS, FONDOS DE RESERVA Revisar si la informacin que se despliega en esta ventana est correcta y es la misma que nos arroja el SIAC, si no es as el IESS nos da la opcin de cambiar estos valores. Cambiar valores Guardar e imprimir la planilla. Generar el comprobante en CONSULTA E IMPRESIN DE COMPROBANTES DE PAGO, Escoger GENERAR e imprimir este comprobante de pago. Considerar que el debito Bancario se lo hace automticamente 48 horas despus de generado el comprobante, la fecha lmite de pago es hasta el 30 de septiembre de cada ao. Solicitar datos bancarios y autorizacin a la Direccin Financiera.
PAGO DE OBLIGACIONES EN EL IESS POR EL SISTEMA ANTIGUO (HOOST) Cerrar el sistema SIAC en el modulo de rol de pagos en la opcin de reportes escoger PLANILLAS IESS. Solicitar autorizacin a la Directora Financiera para emisin de los cheque para el pago en la SUCURSAL DEL IESS en Puerto Ayora, la fecha lmite es el 14 de cada mes
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AP-II-5 1/31 MANUAL DE SELECCIN DE PERSONAL PROCESO DE SELECCIN Y CONTRATACION La Seleccin de Personal eficaz depende de la disponibilidad de un grupo idneo de candidatos resultado del reclutamiento, como es de conocimiento para llevar a cabo el reclutamiento se pueden aplicar diferentes mtodos, posteriormente se concretar el proceso de Seleccin considerando la complejidad de toma de decisiones y el tiempo empleado. La Seleccin de Recursos Humanos se la puede definir como la escogencia del hombre adecuado para el cargo adecuado, o, ms ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos ms adecuados a los cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeo del personal.
OBJETIVOS Y DESAFIOS DE LA SELECCIN DE PERSONAL Los departamentos de personal emplean el proceso de Seleccin para proceder a la contratacin de nuevo personal. Este proceso se basa en tres elementos esenciales: La informacin que brinda el anlisis de puesto proporciona las especificaciones humanas y los niveles de desempeo que requiere cada puesto. Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo, que permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisin. Los candidatos que son esenciales para disponer de un grupo de personas entre las cuales se puede escoger. Estos tres elementos determinan en gran medida la efectividad del proceso. El proceso de seleccin puede variar en el nmero de pasos de acuerdo a las organizaciones. La funcin de Recursos Humanos consiste en colaborar en la identificacin del candidato que mejor se adecue a las necesidades especficas del puesto y a las necesidades generales de la organizacin. PRESELECCION RECEPCION Y CALIFICACION DE CARPETAS Para llevar a cabo la Seleccin de Personal, se debe evaluar objetivamente cada una de las Hojas de Vida que lleguen de una u otra manera al Departamento de Recursos Humanos, descartando aquellas que no cumplan con el perfil del cargo requerido y aceptando aquellas que si lo hagan. El primer paso para dar inicio a la preseleccin es el anlisis que el responsable de Recursos Humanos debe realizar, con el objetivo de valorar los antecedentes profesionales, la formacin acadmica, la experiencia, las caractersticas personales, y cada uno de los requisitos especficos acorde con el perfil del cargo. La persona responsable de Recursos Humanos en coordinacin con el rea que realiz la Requisicin de personal es quien decide los candidatos que sern llamados para la toma de pruebas tcnicas, psicolgicas y entrevista preliminar.
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Son algunos aspectos importantes que deben considerarse al analizar las hojas de vida: El aspecto general de la solicitud u hoja de vida (limpio claro, fcil de leer). Espacios en blanco u omisiones (que no se haya excluido informacin fundamental). Especialmente sobre aspectos de instruccin experiencia, educacin adicional. Las lagunas de tiempo en el trabajo (una laguna de ms de un mes debe averiguarse). Verificar las fechas y revisar cualquier incongruencia. Analizar la frecuencia de los cambios de ocupacin y las razones. Aspiracin salarial en base de los ingresos actuales y/o anteriores. Examinar las razones que tuvo el candidato para cambiarse de trabajo en cada cambio. Analizar los ttulos de los cargos (no siempre un ttulo expresa adecuadamente o completamente las funciones o responsabilidades). Revisar la solicitud o la hoja de vida en busca de informaciones que dejen dudas.
Es indispensable confirmar un determinado nmero de candidatos idneos, los mismos que sern puestos en consideracin al Jefe Inmediato del rea en donde existe la vacante, quien dar el visto bueno. Para realizar la presentacin al responsable del rea, el encargado del proceso de seleccin presentar las hojas de vida debidamente calificados. Aquellos que no logren puntaje adecuados debern ser analizados bajo la ptica de s servirn para futuros procesos. Con lo que se determinar la observacin de Elegible, No Elegible, A considerar. RECLUTAMIENTO El Reclutamiento es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organizacin. Bsicamente es un sistema de informacin, mediante el cual la organizacin divulga y ofrece al mercado de Recursos Humanos oportunidades de empleo que pretende llenar. El Reclutamiento depende de las necesidades de contratacin de personal que presente la Compaa, en este caso debido a la actividad econmica de la misma y por encontrarse en temporada alta, son algunas reas especialmente las operativas las que han solicitado personal que refuerce las actividades. El proceso se inicia cuando empieza la bsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo, mientras mayor sea el nmero de candidatos, ms ptima resultar la seleccin. Fuentes de reclutamiento: Son blancos sobre los cuales incidirn las tcnicas de reclutamiento. Una de las fases ms importantes del reclutamiento es la identificacin, seleccin y mantenimiento de las fuentes que pueden ser utilizadas, como proveedoras de candidatos. Las fuentes de reclutamiento ms frecuentes son: Las organizaciones competidoras: Tienen individuos experimentados, profesionalmente formados y capaces de desempearse en el puesto inmediatamente.
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La operacin requiere mucho tacto y prudencia y a veces conviene hacerlo a travs de terceros. Centros educativos, institutos y/o universidades Estudiantes de diversos niveles: primaria, secundaria, tcnica, universitaria, postgrado, formacin continua, asociacin profesional, organismos de extensin, ex - alumnos, colegios profesionales, etc. Este medio permite establecer relaciones inmediatistas, en las cuales antes de fin de ao, la organizacin expone sus necesidades de reclutamiento y se fijan entrevistas con los candidatos; o cuando se suscitan necesidades se solicita la nmina y las direcciones de los mejores graduados. Las relaciones a largo plazo se dan cuando la organizaci6n crea una relacin favorable mediante subvenciones, fundaciones, visitas prcticas, asesoras, bolsas de trabajo, etc. Las aplicaciones voluntarias Son aquellas presentadas voluntariamente por los candidatos, escritas o verbales, sin convocatoria previa por parte de la organizacin. Varan de acuerdo a la situacin del mercado laboral y al prestigio de la organizacin. Este tipo de fuente de reclutamiento, es un tanto subjetivo, ya que muchas veces puede ser desaprovechado por la falta de sistematizacin y organizacin de la organizacin. Otros Agencias de colocacin que facilitan nombres Oferta de servicios personales por la prensa Publicaciones (revistas, boletines y diarios) Centros de Capacitacin profesional en el rea de turismo. Centros de Capacitacin en reas Administrativas y dems. Head Hunters o "Cazadores de Cabezas Son aquellas personas que abordan directamente a los candidatos despus de obtener sus nombres mediante investigacin o a travs de contactos que saben que personas son las indicadas para el cargo, y tambin pueden manejar con discrecin casos de personas de alto nivel que posiblemente no deseen aparecer pblicamente en un proceso de seleccin. Anuncios para reclutamiento: La presentacin, forma de redaccin y el contenido del anuncio de reclutamiento son elementos importantes para su xito. Las principales recomendaciones para elaborar un aviso de empleo podran ser: Un planeamiento cuidadoso en cuanto al contenido. Determinar el da ptimo para atraer la mayor cantidad de candidatos. La redaccin debe ser directa y clara. Determinar qu imagen se quiere proyectar de la organizacin. Los principales elementos que se incluyen en un aviso de empleo generalmente son: Denominacin del cargo. Rango salarial (opcional)
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4/31 Breve descripcin de funciones, responsabilidades u objetivos del cargo, adems de otros datos tales como a quin reportara, alcance de sus decisiones. Experiencia deseada (especificar). Lugar donde se desempeara el ocupante. Si el cargo requiere movilizacin o viajes continuos (indicar %). Tipo de instruccin y especialidad requerida. Rango de edad (indicar s es preferente o excluyente). Idiomas (distinguir s es preferible o necesario, si requiere dominio o solo conocimientos). Otras caractersticas (capacidad de trabajo en grupo, liderazgo, etc.). Aquello que la organizacin esta en capacidad de ofrecer al candidato (remuneracin, capacitacin, beneficios adicionales, etc.). Dentro de este aspecto, es importante considerar conocimientos sobre asuntos legales, reglamentos de los colegios profesionales, y sobre todo nociones elementales sobre redaccin.
Criterios generales para elaborar anuncios de prensa: Objetivos: Atraer el mayor nmero de respuestas de candidatos que cumplan con los requisitos. Alejar candidatos que no los cumplan con los requisitos que exige la compaa. Ofrecer una impresin favorable y atractiva de la organizacin contratante Acrecentar la reputacin de la organizaci6n (para el caso en que no prefiera el anonimato).
Los avisos de prensa deben considerar tres elementos El lenguaje Claro, sencillo, preciso, no equivoco, frases breves; centrar el enfoque sobre el candidato, no en la organizacin ni en la forma de la publicidad. El estilo Se refiere al orden, disposicin de frases y prrafos, tipo, abreviaturas, imagen de la organizacin. El "enclave grfico" (combinacin de lneas y texto, espacios blancos, recuadros, diseos). El contenido Debe cumplir al mismo tiempo con dos funciones bsicas: informacin y selectividad. Estos dos elementos deben obedecer a cuatro objetivos fundamentales: Atraer la atencin del lector o candidato Suscitar inters por el contenido. Estimular el deseo de responder. Facilitar la accin de respuesta.
La seleccin de medios Elija medios que le hayan resultado satisfactorios en el pasado o que sean adecuados para la vacante de que se trate. Si examina las paginas de los peridicos de calidad y la prensa de mayor circulacin, pronto tendr una idea de qu cargos anunciar y dnde.
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5/31 El anlisis de respuestas Es esencial analizar la respuesta lograda; a travs del registro de cada tem del costo total, del nmero de respuestas, del nmero de personas llamadas a la entrevista y del nmero de personas contratadas. Esta informacin puede usarse para calcular los siguientes Indices: De costo por respuesta (razn bsica); De costo por entrevista (ndice de calidad); De costo por reclutado; De respuestas por persona contratada. El proceso de reclutamiento concluye con la recepcin de las hojas de vida, o, de las solicitudes de empleo, iniciando as el proceso de seleccin.
BASE DE DATOS La Base de Datos, constituye un medio de control de documentos del personal que ha referido su documentacin (hoja de vida) a la empresa y que entrar al proceso de Seleccin para llenar una vacante solicitada. Mediante la recepcin de documentos y hojas de vida del personal que cumple con los requisitos, se establece la Base de datos, en la misma que se incluye aquellos candidatos que se encuentran encajados dentro del perfil del puesto, establecido en el Manual de Clasificacin de Puestos, y de acuerdo a las caractersticas fsicas y mentales que requiere el solicitante de la vacante adems las polticas de la empresa. Se puede establecer dos tipos de base de datos, aquella en las que el interesado del puesto vacante cumple con todos los requisitos, de instruccin y experiencia, y que a su vez puede optar por la adquisicin del trabajo, y otra, constituyen todas aquellas carpetas referidas a la compaa, que no se encuentran cumpliendo todos los requisitos que exige la empresa, pero pueden ser solicitados para llenar otra vacante en el puesto que apliquen en otro proceso de seleccin. EVALUACION LA ENTREVISTA La entrevista es el medio para completar datos del candidato tanto aparentes como comprobables, buscando informaciones ms consistentes sobre l. La entrevista completa la informacin provista en la hoja de vida. La entrevista debe contestar tres preguntas fundamentales: - Quiere el individuo desempear el cargo? (Inters). - Puede el individuo desempear el puesto de trabajo? (Capacidad) . Cunto se acerca al perfil? (hacia arriba o hacia abajo) Objetivo de la entrevista: Obtener informacin significativa complementaria sobre: Experiencia, personalidad, actitudes, motivacin que puedan predecir el grado de rendimiento y posibilidades futuras en la organizacin.
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6/31 Objetivos del entrevistador: Determinar si el candidato efectivamente rene los requisitos del cargo y satisface ciertas dudas que nacieron del anlisis de las hojas de vida o solicitud de empleo (establecer un primer contacto o primera impresin del candidato). Informar sobre el puesto de trabajo y atraerlo. Determinar si existe qumica personal", con la cultura de la organizacin y si empatar con el estilo del Jefe Inmediato. Obtener mayor informacin sobre el candidato y elementos predecibles sobre la calidad de su rendimiento y el tiempo que permanecer en la organizacin. Objetivos del entrevistado Al presentarse a una entrevista, el individuo tcticamente busca los siguientes objetivos: Presentarse favorablemente y venderse al entrevistador. Reunir informacin del puesto de trabajo y de la organizacin. - Comprobar su qumica personal con la organizacin y el seleccionador. Establecer si los requisitos que requiere la empresa, estn acordes a las caractersticas intelectuales fsicas y psicolgicas que posee el candidato.
Clases de entrevistas: Por la finalidad Entrevista de seleccin: Entrevista inicial.- Se requiere hacer una primera investigacin de los datos de las hojas de vida de los candidatos comprobando ciertos datos de inters. Entrevista profunda.- Tiene por objeto sondear al mximo la informacin del candidato y correlacionar los datos con las dems variables y principalmente aclarar dudas sobre lo no concordante o incongruente.
Tambin existen otras entrevistas como: Entrevista de promocin: este tipo de entrevista, tiene como finalidad permitir al personal o al candidato ascender o alcanzar un grado jerrquico mas alto del que se encuentra dentro de la empresa. Entrevista de consejera: Tiene como finalidad solucionar problemas y discrepancias del trabajador en su puesto de trabajo o en la compaa. Entrevista de salida: Se establece para concretar asuntos finales la salida de un trabajador de su puesto de trabajo y/o de la empresa. Por la rigidez Entrevista libre: El entrevistador sabe cual es el objetivo y se desarrolla sobre la marcha y con gran fluidez. Es la mejor, pero requiere una prctica profesional para no dejarse desbordar por el entrevistado. Entrevista semi libre: Existe un plan de la entrevista, sin embargo en cada punto hay libertad de accin en la calidad de las preguntas y la sucesin. Este tipo de entrevista, es ms gil y sirve para iniciarse en las tcnicas de la entrevista. Entrevista libre: El entrevistador sabe cual es el objetivo y se desarrolla sobre la marcha y con gran fluidez. Es la mejor, pero a su vez requiere una prctica profesional para no dejarse desbordar por el entrevistado.
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7/31 Panel de entrevista: Diferentes jefes en un panel entrevistan a un candidato, o al revs varios entrevistadores. Sirven para saber como se manejan entre ellos, como saben venderse. Pasos de la entrevista: Preparacin: Disponer de la informacin del cargo y aspectos referentes al mismo. Familiarizarse con la hoja de vida, resultados de evaluacin y/o referencias. Gua de puntos generales a tratar. Preparar un ambiente adecuado en el que se debe considerar que sea: Privado Que exista el mnimo de distracciones. Que las personas se encuentren en un lugar apropiado. Considerar como se siente el candidato.

La antesala: Considerar si le conviene hacerlo esperar alrededor de cinco minutos para neutralizar la actitud del candidato (ofensiva o defensiva). Cmo realizar la entrevista: Agradecer el tiempo dedicado a la entrevista. Explicar el porqu de la entrevista (objetivo). Comenzar con una frase amable. Demostrar inters (posicin del cuerpo, tono de voz, etc.). Saber escuchar. Intervenir para motivar al individuo a hablar
Reduccin de la ansiedad y charla introductoria: Se debe establecer un buen rapport. Ofrecer al candidato una situacin de igualdad, discrecin, cordialidad, etc. Trato cordial y establecimiento del clima emocional adecuado. Tratar algn tema intrascendente a fin de obtener el relajamiento del candidato. Inicio de la entrevista Luego de que la conversacin fluya con facilidad es hora de la apertura, la cual puede ser a travs de averiguar las expectativas del candidato respecto al puesto; puede girar en torno al nombre del candidato y cmo desea que le llame en la entrevista, inquirir sobre el grado de inters en el cargo, sus razones, etc. Gua de la entrevista Las preguntas gua, proporcionan la estructura y el contenido de la entrevista en trminos generales. Este procedimiento simplifica la tarea del entrevistador, al reducir considerablemente las preguntas que necesitar hacer, y le ayuda a mantener la entrevista encaminada Las preguntas gua debern ser adaptadas a cada tipo de entrevista, personas y circunstancias.
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8/31 La gua es una ayuda en la planificacin de la entrevista y posteriormente ayuda a organizar la informacin obtenida, de forma sistemtica. La actitud, es un factor muy importante, considerando que se debe evitar despertar ansiedad en el candidato. La informacin que se extrae bajo condiciones de tensin tiende a ser menos confiable que la que se ofrece de forma voluntaria y espontnea. Para evaluar las reacciones ante situaciones de tensin durante la entrevista. El entrevistador deber utilizar preguntas abiertas en su mayora, a fin de obtener la mayor riqueza en las respuestas. Su actitud debe ser amable y evitar despertar ansiedad en el candidato. Un adecuado control de la entrevista, a su inicio, ayuda a dirigir la comunicacin con rapidez a las reas de inters y condiciona al candidato a responder apropiadamente. El objetivo de la entrevista no es el lucimiento del entrevistador, sino dejar hablar al entrevistado y que ste provea de la mayor cantidad de informacin posible. Cierre de la entrevista: Una vez concluida la entrevista, unos pocos comentarios bien elegidos ayudan a cerrar la entrevista de forma agradable. Estos pueden girar en torno al inters del candidato sobre el cargo o al inters del entrevistador en vender el puesto al candidato, por el contrario, hacerle saber que hay otros candidatos para el cargo, etc.; pero en cualquier caso se debe mantener en grado alto la autoestima del candidato. Es importante informar a los candidatos entrevistados que ocurrir despus de la entrevista y el tiempo estimado de forma general. Se debe finalizar agradecindole al candidato por el tiempo brindado, acompaarlo y desearle buena suerte. El entrevistador debe tomar en cuenta al entrevistar que, no solo la organizacin esta seleccionando candidatos, sino que tambin el candidato selecciona a la organizacin. Resumen de los elementos que se estiman y valoran en una entrevista: Apariencia fsica Educacin formal del candidato Manera de hablar, expresarse, modales Capacidad de conversacin Salud, energa, vitalidad Reaccin ante situaciones Estabilidad y madurez emocional Actitudes, intereses, aspiraciones Sociabilidad, qumica personal (empata) Situacin econmica, social y familiar Experiencia laboral en sus distintos perodos Aplicaciones correctas de sus estudios y aprendizajes
Capacidades que debe tener el entrevistador: Conocimiento pleno de la organizacin: Valores, normas, jerarquas, etc. Sociabilidad: Debe saber que hacer y decir en los distintos estratos sociales; para lo cual requiere flexibilidad, espontaneidad y sensibilidad.
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9/31 Comunicativo: Debe tener facilidad en la comunicacin. Analtico, interpretador y objetivo: Debe saber dar un tratamiento sistemtico y lgico a la informacin obtenida en la entrevista. Toma decisiones: Evitando los prejuicios y teniendo en consideracin los requisitos para el cargo, el mercado y la disponibilidad de candidatos, debe saber definir a los preseleccionados. Criterio independiente: Debe ser totalmente objetivo y alejado de sus propios problemas o necesidades. PRUEBAS PSICOLGICAS LOS TESTS "Los tests son instrumentos cuyo idntico contenido, aplicado mediante un sistema normalizado, permite, apreciar las diferencias que en su resolucin producen, cuantitativa y cualitativamente, a los diversos sujetos a los que se aplica, resultados que permiten la comparacin entre si, mediante la aplicacin de la estadstica matemtica. Es una prueba definida implicando una tarea a realizar, idntica para todos los sujetos examinados. Es necesario, disponer de una tcnica precisa la cual se puede apreciar el xito o el fracaso del examinado, o bien de una notacin aplicable al resultado. Prueba o test psicolgico: Es una situacin previamente ensayada y estudiada, a la cual el individuo debe responder, segn las instrucciones y cuyas respuestas se comparan con las de un grupo normativo cuyos resultados han sido clasificados estadsticamente. El test es un instrumento de medida y diagnstico. Su eficiencia depende tanto de su validez y precisin como de la competencia y pericia de quien los utiliza. Los resultados de los test deben ser interpretados con relacin al comportamiento del sujeto durante el examen y en funcin de las circunstancias de su conducta. Todo test por exacto y valido que sea refleja solo un aspecto parcial del sujeto en un momento arbitrario de su vida. El test usado con discrecin, es un mtodo riguroso y/o fecundo, pero no exclusivo, automtico e infalible. Sus resultados deben siempre ser interpretados por un psiclogo y considerando la historia personal del sujeto. El uso de las pruebas psicolgicas como recurso de evaluacin contempla la preparacin cuidadosa, basndose en criterios tcnicos, de una batera de pruebas que nos proporciona la mayor probabilidad de predecir el xito o fracaso que va a tener una persona en un trabajo determinado. Los test a emplearse para cada tipo de puesto deben correlacionarse, con el perfil del cargo. Los test psicolgicos pueden clasificarse segn el sector que exploran, esto es que miden, en: De potencial: evalan aspectos cognoscitivos del individuo. Test de Inteligencia Test de Aptitudes diferenciales De personalidad: evalan aspectos como la emotividad, caracteres, rasgos de personalidad, intereses, etc. Es indispensable que en la aplicacin de test y bateras psicolgicas se encuentren respaldadas por las tcnicas de validacin que a su vez permiten verificar si un test o una combinacin de
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10/31 test dada debe usarse determinado empleo. o no con instrumento en la seleccin de trabajadores para un
Requisitos que deben cumplir los test psicolgicos Que sean discriminatorios. Que estn tipificados, normalizados o estandarizados. Que sean fiables. Que sean validados. Que su coeficiente de prediccin sea aceptable. Que tengan buen grado de correlaci6n con otros. Normas bsicas para la utilizacin de pruebas psicolgicas Utilizar las pruebas como uno de los recursos de evaluacin. Que sean aplicadas e interpretadas por un psiclogo profesional y experimentado. Validar las pruebas. Analizar los estndares actuales de contratacin y los resultados de desempeo. Aplicacin de los tests psicolgicos: Su aplicacin debe ser llevada a cabo por profesionales que los conozcan. Requiere, adems, el conocimiento de los diversos tipos de pruebas que se pueden utilizar, en cada caso y en cada nivel, hasta seleccionar la batera adecuada que permita estudiar todas las facetas que puedan resultar interesantes o significativas en la evaluacin de candidatos. Adems de la preparacin tcnica, la aplicacin de tests requiere de elementos materiales, especficos como son: salas apropiadas, muebles adecuados, material original, etc.
Pruebas de conocimientos Miden los conocimientos principalmente tcnicos que poseen los candidatos a evaluar. Existen conocimientos especializados que el seleccionador no los posee y sin embargo los debe evaluar. Para esto es necesario tener en cuenta:

Si las Areas de conocimientos a evaluar son de alta frecuencia, es necesario disponer de pruebas estandarizadas. Si existen reas de conocimientos que deben ser evaluados espordicamente, es preferible que lo haga un experto (interno o externo) que posea conocimientos suficientes y adems posea buen criterio objetivo y sepa algo de tcnicas de entrevista, para evaluar estos conocimientos. En el caso de Areas muy especializadas (reas crticas) el supervisor inmediato de la posicin a seleccionar es el mejor evaluador. En estos casos la entrevista con l puede prestar valiosa ayuda. La tcnica de pruebas de conocimiento tcnico representa un procedimiento eficiente y estandarizado para seleccionar el candidato ms apto.
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La validez se refiere bsicamente a la prediccin de que los que se desempean bien en la prueba tcnica o de entrevista lo harn tambin en el desempeo prctico de su cargo. Las pruebas de conocimientos, deben crearse en cada departamento de la organizacin por los especialistas, en coordinacin con el Departamento de Recursos Humanos. Estas pruebas deben estar en relacin con la categora (nivel de cargo, para el que aplica. Para construir las preguntas, se realiza un inventario bsico de las tareas y responsabilidades del cargo combinado el conocimiento terico y la experiencia. Se deben utilizar bateras especficas para las necesidades, conformadas por pruebas psicolgicas estandarizadas. (Comparadas con estndares de afuera y normalizados localmente), que sean originales o reproducidos con calidad muy similar a los originales.
REFERENCIAS El pedido de referencias es un procedimiento para verificar y completar el historial de los candidatos en cuanto a empleos previos, historia salarial, cargos ocupados, honorabilidad, responsabilidad, etc. Siempre el pedido de referencias, requiere tacto y prudencia, estn siempre relacionados al nivel y requisitos del cargo. Si se maneja adecuadamente, la verificacin de antecedentes puede funcionar como una fuente til de informacin. Pedir referencias es un requisito indispensable en un proceso de seleccin. Un aspirante a empleo puede haber obtenido resultados sobresalientes que lo identifiquen como apto para ocupar el cargo. Sin embargo si su reputacin y conducta en la organizacin y/o sociedad no es satisfactoria, y lo confirman varias fuentes, este candidato debe quedar al margen del proceso selectivo.
Tipos de referencias: Referencias personales: Son aquellas que seala el candidato en su hoja de vida o solicitud de empleo. Sucede generalmente quo estas personas siempre dan buenas referencias del candidato. Referencias profesionales o de trabajos anteriores: Para solventar el problema presentado anteriormente es conveniente pedir informacin adicional a los gerentes y supervisores de las organizaciones donde trabaj anteriormente el interesado. Las referencias para la seleccin de niveles ejecutivos, constituyen una oportunidad adecuada para comprobar habilidades que debieron haber sido demostradas en cargos anteriores. Aspectos a tomar en cuenta al solicitar referencias: Si un solicitante es marginado por las referencias, usted debe estar preparado para documentar las razones basadas en datos, no tanto en opiniones. Tenga cautela cuando interprete el tono de voz del que contesta, la utilizacin del silencio y de las repeticiones. Si es posible, hable por lo menos con dos empleadores anteriores, a fin de evitar la posibilidad de prejuicios positivos o negativos. Esto tambin puede ayudarle a darse cuenta de tendencias en los hbitos de trabajo de un individuo.
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12/31 La verificacin de las referencias conviene que la realice la misma persona que entrevist al aspirante. El hecho de que hayan despedido a una persona de un empleo no significa necesariamente que sea indeseable. A los empleados les despiden por muchas razones: obtenga mayor explicacin antes de sacar conclusiones precipitadas. Las referencias deben ser un paso previo a la definicin de finalistas y pueden ser realizados por va telefnica o por escrito.
INFORMES PARA DEFINICION DE FINALISTAS Finalistas: Son los candidatos ms cercanos (despus del anlisis de hojas de vida, resultado final de pruebas, tests, entrevistas, referencias) al perfil predeterminado. Para llegar a esta fase se requiere de la presentacin organizada de los resultados de la evaluacin de los candidatos, habiendo previamente eliminado a los no aptos para ocupar el puesto. La informacin que se incluye en el informe de finalistas es confidencial, debe ser manejada con prudencia y discrecin y es conveniente codificada. En la definicin de finalistas se evala, al HOMBRE y NO AL PUESTO corno tal.
TOMA DE DECISIN En esta fase de la seleccin con el expediente completo de cada candidato y el informe de resultados de pruebas y entrevistas, es el momento de determinar por quin se decide la contratacin, cules candidatos han demostrado mayor aptitud y cercana al perfil, estableciendo un orden de prioridad conforme el grado de cumplimiento de los requisitos del perfil. Para la toma de decisiones, es necesario revisar y analizar detenidamente toda la informacin de los finalistas acumulada hasta el momento y el representante del Area de Recursos Humanos y el jefe inmediato de la posicin a contratarse, debern compartir opiniones, criterios y correlaciones respecto a los resultados de los candidatos finalistas. El jefe inmediato realiza la entrevista final (con o sin la presencia del responsable por la bsqueda) con cada uno de los candidatos finalistas, en la cual se utilizan preguntas estructuradas y no estructuradas (tcnica mixta) para confirmar la competencia tcnica de los candidatos, su idoneidad general, sus caractersticas personales, etc. El jefe inmediato, de la posicin a contratarse, ser el responsable, en ltimo trmino, de la decisin final sobre el elegido, en vista de que ser con quien trabajar en el futuro. Cuando el jefe inmediato ha escogido al candidato, contrae la obligacin (compromiso) de ayudar al recin ingresado. Si el candidato se desempea de forma no satisfactoria, el jefe tendera a aceptar ms fcilmente parte de la responsabilidad. En algunos casos, se utiliza tomar la decisin a travs de un comit de seleccin.
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13/31 En casos de contratacin de personal no calificado, que ser capacitado por la organizacin para desempear el cargo vacante, la decisin de contratacin generalmente esta bajo la responsabilidad del departamento de recursos humanos. EXAMENES MEDICOS Es un paso importante en el proceso de seleccin, en el cual se evala las condiciones fsicas de los candidatos. La determinacin del nivel de salud y la comprobacin de que no existen disminuciones fsicas que puedan repercutir negativamente en su desempeo, es imprescindible como parte de un proceso de seleccin completo. Por otra parte es conveniente tener clasificados a los empleados, desde el punto de vista mdico, principalmente en cuanto a grupo sanguneo y factor RH, tiles en caso de accidentes. No necesariamente el examen mdico y la deteccin de limitaciones fsicas sern elementos para negar el derecho al trabajo, pero s para que se oriente su empleo hacia actividades donde tales deficiencias no sean obstculo para su desempeo. El examen mdico lo realizan a candidatos que se tiene la seguridad ingresaran a la organizacin, tomado siempre como una inversin dentro del proceso de seleccin. Finalidades del examen mdico: Identificar deficiencias fsicas. Comprobar normal agudeza de los sentidos, especialmente vista y odo. Descubrir enfermedades contagiosas. Investigar enfermedades profesionales. Determinar enfermedades hereditarias. Adecuar la colocacin en funcin de las caractersticas fsicas y mentales del candidato. Determinar propensin a accidentes Determinar indicios de alcoholismo o uso de drogas. Prevenir enfermedades, para evitar indemnizaciones por causas de riesgos profesionales. Orientar y estimular a recuperar o conservar la salud. Mantener el rendimiento econmico, con candidatos sanos, mental y fsicamente. Determinar el estado general de salud. Elaborar la historia clnica del trabajador, como base para controles posteriores.
CONTRATACION A travs de una entrevista se concreta los detalles de la contratacin referentes a: Fecha de inicio del trabajo En cuanto a la retribucin: Sueldo mensual / anual. Beneficios sociales. Tipo mixto (sueldo y comisin), bonos premios. Cantidades mximas o mnimas garantizadas y acondicionamiento comisiones, premios, bonos, etc.
por concepto de
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14/31 Sistema de ajuste salarial. En cuanto a la forma de retribucin: Semanal, quincenal, mensual. Libre o no de impuestos. Libre o no de descuentos de seguro social. En cuanto a las condiciones: Sujeto o no a horario fijo. Nmero de horas de trabajo. Con horas extras o no. Tareas que realiza en el cargo. En cuanto al plazo: Eventual. Fijo para obra o tarea determinada. Con tiempo mnimo concertado. Por un plazo fijo. Indefinido. En cuanto a beneficios de la organizacin: Asignacin de beneficios especiales. Limitaciones o normas en su utilizacin. Diferencias de beneficios al cargo especfico y los de tipo general. Porcentajes que asume el involucrado y la compaa.
Los datos bsicos que debe contener el contrato de trabajo son: Nombre del contratado y contratante. Nombre y caractersticas del cargo. Fecha de inicio. Plazo. Clasificar si hay perodo de prueba. Remuneracin. Beneficios (regales). Horario de trabajo, horas extras, etc. Determinar si las relaciones contractuales pasan a formar parte de contratos colectivos de trabajo o no, si es por honorarios u otra forma.
REQUISITOS PARA SER CONTRATADOS 1. 2. 3. 4. Hoja de vida Actualizada Ttulos o Certificados Obtenidos (Instruccin Formal) Certificados de Cursos o Seminarios (formacin Adicional) 3 fotos tamao carnet
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15/31 5. Certificados de los ltimos 3 trabajos 6. Certificado Medico 7. Certificado del VIH (actualizado) 8. Certificados de Honorabilidad (dos) 9. Rcord policial (actualizado) 10. Copia de Libreta Militar (hombres) 11. Copias de la Cdula de Identidad (3 legibles) 12. Certificado de Votacin (ultimo valido) 13. Copia del Carne de Afiliacin del IESS (no afiliados: Certificado no Afiliacin IESS) 14. Partida de Matrimonio 15. Partida de Nacimiento (hijos)
Esta informacin y documentacin deber ser enviado al departamento de recursos humanos adjuntando la hoja de contratacin para sus pagos .
COMUNICACIN A LOS NO ACEPTADOS
Una vez que se haya escogido el candidato para ocupar la vacante y que este haya aceptado la oferta de empleo, se notifica a los dems candidatos que participaron en la seleccin. La comunicacin (notificacin) a los candidatos no favorecidos debe referirse al puesto especfico al cual aplic, pues puede existir la posibilidad de ser tomado en cuanta en futuras selecciones. La comunicacin de la no-aceptacin puede llevarse a cabo a travs de dos medios: - Carta - Llamada de atencin Caractersticas que debe tener la comunicacin de no aceptacin:
Personal Sincera No entra en detalles El comienzo y el final deben tener tono positivo y siempre mantener en alto la auto estima del postulante
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16/31 Si se trata de una carta, esta debe incluir la firma del responsable del rea de seleccin, o del proceso. Explicar porqu se escogi a otra persona. Debe ser breve y conciso. Comunicar que, excepto notificacin contraria, se mantendr las hojas de vida para otras vacantes que se pudieren presentar.
En caso de optar por comunicacin la no-aceptacin basndose en llamada telefnica, esta deber ser realizada por aquella persona que tuvo contacto coel candidato durante las entrevistas.
POLITICA KLEINTOURS Es poltica de nuestra compaa, llenar vacantes o crear puestos de trabajo, plenamente necesario y justificados y con personas competentes y disponibles dentro de la compaa(ya empleadas), o fuera de la compaa mediante el reclutamiento. Tratndose de la contratacin de nuevos empleados, bajo la coordinacin del Departamento de Recursos Humanos se cumplirn los siguientes pasos y requisitos: Requerimiento escrito de parte del Jefe Departamental respectivo con el visto bueno de la Gerencia General. Especificacin de parte del Jefe Departamental, de los requisitos mnimos que se exigirn al aspirante, relacionados con su puesto de trabajo si es necesario, experiencia, estudios acadmicos determinados, cursos de especializacin, habilidades particulares, presentacin, etc. Recepcin de la solicitud de parte del aspirante, con los datos exigidos en el formato. Toma de pruebas de actitudes para el puesto, cultura general, psicotcnicas, etc. Verificacin de referencias y obtencin de certificados mdicos en los aspirantes de ms alta calificacin. Entrevistas. Exigencias de documentos personales. Exigencias de fianzas para el caso de puesto de alta responsabilidad o manejo de dinero. Suscripcin del contrato de trabajo con la compaa para un periodo de prueba de tres meses y luego de un ao, o de un contrato para servicios temporales por cuenta de una compaa externa. Orientacin, induccin al empleado contratado con las Polticas de Personal, historia, filosofa de servicios y actividad es genera les de. Apertura de un file personal, en que se incluirn los documentos referidos, ms formularios de evaluacin de desempeos, cambios de puestos, promociones de cargo, toma de vacaciones, observaciones u amonestaciones, etc. Tratndose de cambio de estado civil o advenimiento de hijos, es obligacin del empleado hacer conocer inmediatamente al Jefe del Departamento de Recursos Humanos esta situacin, adjuntando la respectiva partida. Finalmente es poltica de la compaa, no contratar esposos (as), padres e hijos (as), de un colaborador activo, salvo casos debidamente autorizados y previo cumplimiento de las normas de la Superintendencia de Compaas.
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FORMULARIOS PROCESO DE SELECCIN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE REQUISICION DE PERSONAL

(Autorizacin para Seleccin y Contratacin de Personal)
Esta solicitud estar a cargo del Jefe Departamental
INFORMACION GENERAL FECHA:

DPTO/SECCION CARGO A CONTRATARSE REPORTA A (Jefe Inmediato) TIENE PERSONAL A SU CARGO
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
NO--------SI---------CUANTOS-----
--NOMBRE DEL OCUPANTE ANTERIOR -------------------------NIVEL DE REMUNERACION ESTIMADO -------------------------TIPO DE CONTRATO SUGERIDO SERVICIOS OCASIONALES SERVICIOS PROFESIONALES SERVICIOS EVENTUALES PLAZO FIJO OTRO: -----------------------------------------------DURACION-------------------------------JUSTIFICACION DE LA CONTRATACION-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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De los empleados que laboran en la empresa, considera que existe alguna persona que pueda ocupar el cargo solicitado. NOMBRE:---------------------------------------------CARGO ACTUAL-----------------------------------AREA:---------------------------------------------------
Ao FECHA EN LA QUE DEBE EMPEZAR A TRABAJAR:
mes
da
-------- ------- ------
NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE
JEFE INMEDIATO
GERENCIA GENERAL
INFORMACION ADICIONAL PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION DEL PUESTO

a) b) c) d) ---Ttulo del cargo: ---------------------------------------
Divisin/Departamento:--------------------------------------Relacin de dependencia:--------------------------------------Ubicacin del puesto: --------------------------------------Horario de trabajo:------
e) Categora: remuneracin..........
(Exclusivo
---------------------------------------Grado/escala
de
del Dpto. de Recursos Humanos)
f) Resumen de obligaciones y responsabilidades Principales obligaciones y responsabilidades 1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Desempea otros deberes y encargos segn se requiera g) h) i) j) k) l) Educacin: ----------------------Experiencia previa: -------------------Habiidades: --------------------------------------------------------------------------Conocimientos especializados: ------------------------------------------------------Condiciones de trabajo: Equipo o maquinaria que se usa: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Trato con clientes/Acceso a informacin confidencial: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Persona que proporciona la informacin---------------------------------------------------Fecha: -----------------------------------
m)
n)
o)
INTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO DE DESCRIPCION DE PUESTOS
a) Registre el nombre de la posicin b) El nombre del departamento al que pertenece c) A que cargo reporta o en su defecto a que cargos supervisa. d) Ubicacin geogrfica del cargo, (puede ser oficina principal, sucursal, etc.). Horario de trabajo: registre el horario, puede darse el caso de que se trabaje en forma alterna durante los fines de semana o las noches. e) Categora (cuando exista la valoracin de puestos) Grado/escala de remuneracin: registre el salario f) Ordene las obligaciones y responsabilidades en orden secuencial y lgico. Empiece con la tarea que exija la mayor cantidad de tiempo o que implique la mayor responsabilidad. Es necesario que lo haga en forma clara y concisa, para que cualquier persona que lo lea pueda identificar fcilmente cada una. No trate de enumerar todas las tareas. Emplee un lenguaje que no sea tcnico.
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Anote las obligaciones, una por una y en forma concisa, en vez de usar la forma de un prrafo narrativo. No se refiere a personas especificas. Mas bien hable de ttulos y cargos. Use el tiempo presente, ya que se lee mas fcilmente. Tenga cuidado de no describir a la persona que actualmente lo desempea, ni a usted mismo cuando ocupo ese cargo. Describa la forma en que debe desempear el cargo y no la forma en que a usted le gustara que se desempeara. Ponga nfasis en lo que hace el empleado en el cargo, en lugar de tratar de explicar un procedimiento que se debe emplear. Por ejemplo, diga anota las citas en lugar de hay que llevar un registro de las citas. Use palabras de accin al comienzo de cada oracin.
Que tipo de experiencia previa y de educacin se necesitan para desempear con xito las funciones esenciales de este cargo. Podra desempear este cargo una persona que no tuviera tal experiencia o educacin. Si la respuesta es negativa pregntese porque no, Que contiene este cargo que exija determinado nivel de educacin o determinado numero de aos de experiencia de trabajo. Condiciones de trabajo: Se relaciona a aspectos como: se relaciona con factores tales como la necesidad de permanecer sentado o de pie durante largos periodos de tiempo, trabajo en reas que tal vez no estn bien ventiladas, trabajo en lugares excesivamente ruidosos Se relaciona tambin la cuestin viajes. Si se sabe que un cargo exige viajar, se lo debe informar, hay que determinar la extensin geogrfica y la frecuencia esperada de los viajes relacionados con el trabajo. Si es local hay que definir si necesitan transporte o la compaa les proporciona.
g/h)
k)
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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
SOLICITUD DE CONTRATACION DE PERSONAL

(Reemplazo )
INFORMACION GENERAL FECHA: DPTO/SECCION CARGO A CONTRATARSE de de
REPORTA A (Jefe Inmediato) TIENE PERSONAL A SU CARGO

NOMBRE DEL OCUPANTE ANTERIOR:
NO (x) SI ()
De los empleados que laboran en la empresa, considera que existe alguna persona que pueda ocupar el cargo solicitado. NOMBRE: AREA NOMBRE: AREA CARGO ACTUAL
CARGO ACTUAL
NOMBRE DEL ASPIRANTE A CONTRATARSE:

NIVEL DE REMUNERACION ESTIMADO TIPO DE CONTRATO: PLAZO FIJO DURACION: 1 ao (plazo fijo, eventual (6 meses), ocasional (30 das), servicios profesionales, otro) FECHA EN LA QUE EMPIEZA A TRABAJAR:
JEFE INMEDIATO GENERAL
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
SUBGERENTE
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RESUMEN DE ENTREVISTAS Y EVALUACION

Aspirante:____________________________________________________ Fecha: ______________________ Cargo: ________________________________________________Departamento: ________________________________
Espacios en Blanco u Omisiones ___________________Lagunas de tiempo de trabajo________________________

muchos pocos ninguno 1-4m 5m-1a 1-2a 2-ms
Cambios de ocupacin frecuentes ______________________

Muchos pocos nimguno
Resumen de experiencia: ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Resumen de educacion/realizaciones acadmicas: __________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Relacin entre requisitos del cargo y cualidades del aspirante: REQUISITOS DEL CARGO CUALIDADES DEL ASPIRANTE
EVALUACION DE LA ENTREVISTA CONCEPTO APARIENCIA FISICA EXPRESION VERBAL FLUIDEZ ESTABILIDAD EMOCIONAL SOCIABILIDAD SEGURIDAD E MB B R
PRUEBAS PSICOLOGICAS
TIPO PUNTAJE PUNTAJE
PRUEBAS TECNICAS
TIPO
Observaciones:
NOMBRE DEL RESPONSABLE_______________________________
FIRMA:____________________________
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RESUMEN DE ENTREVISTAS
Nombre: Entrevistador de Recursos Humanos: Comentarios: Fecha:
Resultado Entrevistador Dep. Comentarios: Resultado: Contratado: ( ) SI ( ) NO En caso afirmativo: Fecha:
Cargo: Departamento: Fecha: Sueldo Inicial:
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KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DOCUMENTACION A PRESENTAR PREVIA LA CONTRATACIN A LA COMPAA KLIENTOURS Y REPRESENTACIONES
1.Hoja de Vida Actualizada 2.Titulo o Certificados obtenidos (Instruccin Formal) 3.Certificados de Cursos o Seminarios (Formacin Adicional) 4.Certificados de Honorabilidad (dos) 5.Certificados de los tres ltimos trabajos 6.Tres copias de Cdula de Identidad (legibles) 7.Tres fotos tamao carnet 8.Certificado de Votacin 9.Certificado Mdico (determinando estado de salud) 10.Certificado de Embarazo (si es el caso) 11.Certificado de VIH 12.Rcord Policial (actualizado) 13.Copia Libreta Militar 14.Copia del Carnet del IESS (No afiliados Certificado de no afiliacin) 15. Partida de Matrimonio / Partida de Nacimiento de hijos 16. Partida de Nacimiento 17. Apertura de Cuenta en el Banco Del Pichincha/Pacfico NOTA: Si faltare algn documento el Departamento de Recursos Humanos no continuar con la contratacin de sus servicios quedando fuera de todo proceso de seleccin.
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Kleintours y Representaciones Cia. Ltda. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
REFERENCIAS LABORALES Nombre: Cargo al cual aspira: Fecha: ULTIMO TRABAJO REFERENCIA ANTERIOR TRABAJO OTRA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 OBSERVACIONES:
1.- Nombre de la Empresa 2.- Nombre de la persona que brinda la referencia 3.- Cargo de la persona que brinda la referencia 4.- Cargo que ocupaba el aspirante 5.- Perodo en el que trabaj? 6.- Aspectos sobresalientes en su gestin? 7.- Aportes o realizaciones importantes? 8.- Relacin con compaeros y superiores? 9.-Alguna llamada de atencin? 10.- Motivo de salida? 11.- Lo volvera a emplear si/no por qu? Firma Responsable de Recursos Humanos
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Fecha:
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SOLICITUD DE EMPLEO
FECHA ______________ __________________
DATOS DE IDENTIFICACION
ASPIRACIN
SALARIAL:
NOMBRE COMPLETO: ____________________________________________________________

Apellido Paterno Apellido Materno Nombres
EDAD: ____________
_________________________
SEXO:
F ____
M ____ CEDULA de IDENTIDAD
FECHA
DE
NACIMIENTO:
Da_____
Mes_____
Ao______PASAPORTE
___________________________ LIBRETA MILITAR No. : ______________________ TIPO DE SANGRE _______________
LUGAR DE NACIMIENTO: _________________________________________________________

Ciudad Cantn Provincia Parroquia
DIRECCION ACTUAL: _______________________________________________________________

Ciudad Sector
CASADO
Calle
VIUDO DIVORCIADO
Telf.
UNION LIBRE
ESTADO CIVIL:
SOLTERO
PROFESION: ________________________________________________________________ _____ PUESTO QUE SOLICITA:

_______________________________________________________
Como se dirigi a nuestra compaa: ______________________________________________________________ Se encuentra trabajando actualmente: NO SI Si est trabajando, Por qu desea cambiarse?. _____________________________________________________ Ha hecho usted solicitud previamente en Kleintours y Representaciones SI ( ) NO ( ) Fecha_________________ Ha sido usted empleado antes de Kleintours y Representaciones SI ( ) NO ( ) Fecha______________________
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Tiene usted algn pariente, que ya sea empleado de Kleintours y Representaciones SI ( ) NO ( ) En caso afirmativo, srvase dar los nombres ______________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________ Ha sido usted condenado por algn delito SI ( ) NO ( ) en caso afirmativo, srvase explicar:
Tiene usted algn impedimento fsico, mental o mdico que afecte a su capacidad para desempear el puesto que solicita SI ( ) NO ( ). En caso afirmativo srvase explicar
______________________________________________________________________ ____________________________________________________
Que idiomas habla, escribe o comprende IDIOMA HABLO % ESCRIBO % COMPRENDO %
__________ ___________ ______________ __________ ___________ ______________ __________ ___________ ______________ __________ ___________ ______________
EXPERIENCIA DE EMPLEO
______________ ______________ ______________ ______________
Srvase detallar su experiencia laboral desde su ultimo trabajo. Empleador________________________________________________Telefono________________________ Direccin________________________________________________________________________________ Ciudad Sector Calle
Cargo:_________________________________________________________________ ________________ Sueldo Gerente o Jefe Sueldo __________________________________Inicial $
__________________ Final____________ Fechas de empleo. Desde_________________ hasta ______________Mes / ao Mes / ao Motivo del
retiro__________________________________________________________________ ____________ Describa las principales responsabilidades________________________________________________________
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______________________________________________________________________ _____________________________
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______________________________________________________________________ _____________
Empleador_______________________________________________Telefono_________________________
Direccin________________________________________________________________________________ Ciudad Sector Calle
Cargo_________________________________________________________________ __________________ Sueldo Sueldo
Gerente o Jefe _______________________________Inicial $ __________________ Final_________Fechas de empleo. Desde_________________ hasta _____________ Mes / ao Motivo Mes / ao del retiro
______________________________________________________________________ ________ Describa las principales
responsabilidades________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________

Empleador________________________________________________Telefono________________________
Direccin ___________________________________________________________________________________ Ciudad Sector Calle
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Cargo:_________________________________________________________________ _________________ Sueldo Sueldo Gerente o Jefe _______________________________Inicial $ __________________ Final $ ____________ Fechas de empleo. Desde_________________ hasta ________________Mes / ao Mes / ao Motivo del retiro
______________________________________________________________________ __________ Describa las principales
Responsabilidades_______________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________
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EDUCACION FORMAL
TIPO DE ESCUELA ESCUELA PRIMARIA ESCUELA SECUNDARIA ESCUELA ARTES Y OFICIOS UNIVERSIDAD POSTGRADO O PROFESIONAL OTROS(EXPLIQUE)
NOMBRE
AOS QUE COMPLETO
DIPLOMA O GRADOS
CURSOS Y SEMINARIOS
INSTITUCION NOMBRE DEL CURSO DURACION LUGAR FECHA
CONOCIMIENTOS DE PAQUETES INFORMATICOS

PROGRAMAS Windows 97 / 2.000 Microsoft Word Microsoft Excel Otros BASICO % MEDIO % AVANZADO %
CUALIDADES ADICIONALES Srvase anotar otros conocimientos, habilidades, cualidades, publicaciones, premios ganados, que nos puedan servir para estudiar su solicitud.________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
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REFERENCIAS Srvase dar los nombres, direcciones y telfonos de tres referencias

adicionales, distintas de sus empleadores actuales o anteriores.
1.____________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2.____________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3.____________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________
DESCRIBA QUE ACTIVIDADES LE GUSTA REALIZAR
HA PERTENECIDO A ALGUN PARTIDO, CLUB O GRUPO

NOMBRE POR QUE TIEMPO
CUALES
SON
SUS
PLANES
INMEDIATOS?
____________________________________________________
CUALES
SON
SUS
PLANES
LARGO
PLAZO?
_________________________________________________
INFORMACIN DEL CONYUGE E HIJOS

NOMBRE DEL CONYUGE:
______________________________________________
Apellidos Nombres
EDAD:
_____/_____
Aos Meses
FECHA DE NACIMIENTO: ____ /____/____ _____________________
_________________________
Da
Mes Ao
CEDULA de IDENTIDAD
PASAPORTE
_________________________ ________________________________________ _______________
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PROFESION NUMERO DE HIJOS
ACTIVIDAD
DEL
CONYUGE
NOMBRES NACIMIENTO
EDAD
FECHA NACIMIENTO
NOMBRES
EDAD
FECHA
Nota:
Es importante que usted consigne en esta solicitud los datos completos, pues mientras ms informacin obtengamos, en cuanto a conocimientos, experiencias y habilidades, mejor podemos ayudarle. La informacin ser tratada confidencialmente. El Departamento de Recursos Humanos se compromete a guardar absoluta reserva. Para todos los efectos legales, certifico que toda la informacin aqu anotada es veras y sujeta a comprobacin.
______________________ Firma del Aspirante
ENTREVISTADOR:__________________________CARGO _____________ OBSERVACIONES DEL _________________________________________________________
_______________________
FECHA:
ENTREVISTADOR:
ENTREVISTADOR:__________________________CARGO _____________ OBSERVACIONES DEL _________________________________________________________
_______________________
FECHA:
ENTREVISTADOR:
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AP-II-6 1/7
GUIA DE INDUCCION GENERAL
La finalidad de este documento es proporcionarle una visin general acerca de todo el contexto de la Compaa KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA, de manera que le sirva de apoyo para ayudarle a conquistar sus ms altas metas y objetivos en funcin de la Institucin. KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES y todos quienes pertenecemos a esta compaa, le extendemos nuestro ms cordial saludo y le invitamos a que nos conozca en forma general, como nuevo integrante y parte fundamental de desarrollo. Desde hoy usted es miembro de nuestro equipo y como tal todos estamos dispuestos a colaborar para su mejor adaptacin, pues de todos depende mantener nuestra posicin a nivel nacional e internacional y, mejorarla. BREVES RASGOS KLEINTOURS es una compaa joven y dinmica, fundada en 1.983 por Mara Augusta Klein. Su oficina principal est situada en Quito con sucursales en Guayaquil, Cuenca, y Galpagos. Kleintours cuenta con 24 aos de operacin, posicionndose en el mercado turstico y actualmente es una de las ms grandes agencias y operadoras del Ecuador. Con una poltica moderna, un gran soporte de conocimientos, personal joven y motivado hemos logrado hoy en da un gran crecimiento en todas las reas de turismo en Ecuador. La compaa brinda el mejor servicio a los clientes; nuestra propia infraestructura incluye tres lujosos barcos, oficinas, transportes y guas especializados, todo en las mejores ciudades como son las Islas Galpagos. Ofrecemos precios competitivos y excelente calidad en los servicios, extendindonos con nuestras propias representaciones en Norteamrica y Europa. Nuestro personal de 200 miembros es entusiasta, consciente y dedicado a conocer las necesidades de los clientes. Las actividades de la compaa son supervisadas y operadas por nosotros mismos entregando a nuestros clientes un verdadero servicio personalizado.
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2/7 MISIN
Crear una moderna estructura organizacional y funcional con un liderazgo altamente calificado, personal totalmente leal y comprometido, cuyas actividades se desarrollen en obtener un excelente servicio al cliente, que fortalezca la imagen institucional en cuanto se refiere a su credibilidad, transparencia, respeto, apoyo y unidad. Manejar el mercado turstico incluido el turismo receptivo nacional e internacional y ecoturismo en las Islas Galpagos procurando ofrecer productos de bajo costo y alta calidad.
VISION
Posicionarse como una empresa lder a nivel turstico, satisfaciendo las necesidades de sus clientes a nivel nacional e internacional, colaborando con la economa y contribuyendo al desarrollo del pas
PRINCIPALES EJECUTIVOS DE LA COMPAIA
Mara Augusta Bermeo de Klein Aurea Bermeo Ec. Rubn Hidalgo
GERENTE GENERAL GERENTE GALAPAGOS GERENTE FINANCIERO
JEFATURAS DEPARTAMENTALES
Diana Cornejo Raquel Ortuo Patricia Peaherrera Miguel Rodrguez Edgar Len Mnica Len Edison Armijos Jhonson Simbaa Cap. Antonio Jcome Cristina Rivadeneira Ana Mara Romero Vernica Avila Fabricio Yepez Pal Arroyo Vernica Alvear
DIRECTORA FINANCIERA DIRECTOR DE MARKETING JEFE DE COUNTER GERENTE VENTAS LATINOAMERICA JEFE SUCURSAL GUAYAQUIL JEFE SUCURSAL CUENCA CONTADOR GENERAL JEFE DE SISTEMAS DIRECTOR OPERACIONES MAR GERENTE REGIONAL DE VENTAS GERENTE REGIONAL DE VENTAS JEFE RECURSOS HUMANOS JEFE OPERACIONES LAND JEFE INVESTIGACION Y DESARROLLO JEFE SUCURSAL SHYRIS
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3/7 OBSERVE, PREGUNTE Y ESCUCHE Durante su entrenamiento, no dude en preguntar hasta que el asunto haya quedado claro. Memorice todas las indicaciones y aydese tomando notas. Recuerde que su mejor gua ser su Jefe inmediato, l podr ayudarle a alcanzar brillantemente los objetivos asignados a su departamento. Es muy importante integrarse al equipo de trabajo. Cada da usted aprender a realizar mejor su trabajo y el aprecio de su Jefe y compaeros ser mayor en la medida en que se distinga por su desempeo y sus buenas actitudes interpersonales.
Finalmente tenga presente tambin, que de su eficiencia, entusiasmo en el trabajo, espritu de colaboracin y de la confianza que merezca de sus Jefes depende su xito.
QUE ASPIRAMOS CON SU TRABAJO 1.Trabajo en Equipo Que su trabajo est orientado a la accin de la diversidad de opiniones y criterios. Que sea cooperativo, apoyando en una actitud positiva ante los problemas, buscando soluciones innovadoras en un clima de aceptacin y sana confrontacin, aprovechando sus habilidades personales, su participacin activa y responsable. 2.Calidad en sus actividades El xito en nuestras labores diarias no consiste en hacer muchas cosas ms o menos Bien, sino en culminarlas con excelencia, evitando las improvisaciones. Por lo tanto, necesitamos que dedique su tiempo al logro de la optimizacin de los Resultados, ejecutar muchas actividades puede finalmente no ser productivo.
La calidad hay que vivirla, debemos ser personas en constante perfeccionamiento y Superacin. Alcanzar la calidad en lo que se hace es otra forma de decir Mejoramiento continuo. 3.EFICACIA Y BAJO COSTO Se logra aprovechando, conservando y cuidando los recursos que la empresa le entrega para el desempeo de sus funciones.
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4/7 CUALIDADES DE NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO DILIGENTES.- Conocemos el valor del tiempo y nos esforzamos por aprovecharlo en cada minuto. AMABLES.sonrisa. Atendemos con cordialidad y buen humor, iluminando el ambiente con una
POSITIVOS.-
Siempre estamos optimistas, aun cuando se presenten dificultades.
DISFRUTAMOS.- Desempeando nuestro trabajo, pues lo consideramos una feliz oportunidad para superarnos. ACTIVOS.los dems. Trabajamos con responsabilidad, y estamos siempre alertas a aprende4r de
DISPUESTOS.- Siempre a servir, interesados por nuestra tarea y comprometidos con la compaa.
ASI ESPERAMOS TRABAJAR CON USTED
Por lo tanto todos los que pertenecemos a esta institucin, lo recibimos con los brazos abiertos.
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5/7
BIENVENIDO A KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.
NORMAS Y REGLAMENTOS Las normas y reglamentos dentro de la compaa son emitidos por la Gerencia General y transmitidos por el Departamento de Recursos Humanos, quien es el responsable de informarlas oportunamente y de ser el ente controlador de su cumplimiento. Adems nos regimos para el manejo efectivo de nuestro personal con lo que especifica el Cdigo del Trabajo. Para que usted cumpla mejor con nuestras explicativas ponemos en su conocimiento las siguientes normas y polticas de nuestra compaa:
POLITICAS DE PAGOS DE SUELDOS Y OTROS BENEFICIOS PAGO DE SUELDOS Los sueldos se aplican en funcin del presupuesto de la compaa, el grado de responsabilidad o importancia del puesto y el desempeo del empleado.
Los sueldos son autorizados por la Gerencia General una vez que los jefes departamentales hayan negociado con su personal el valor a pagarse de acuerdo a la tabla establecida por el Departamento de Recursos Humanos tomando en cuenta las Comisiones Sectoriales y bases por cargos. Su pago se efectuar mensualmente en una cuenta de ahorros o corriente de los bancos del Pichincha para el personal de Quito y Guayaquil y en el Pacfico para el personal de Galpagos.
Su rol de pagos incluir entre otros, los beneficios de ley (compensaciones, bonificaciones, subsidios, etc.) y las retenciones de Ley, as como otros descuentos; el mismo que ser entregado por el Departamento de Recursos Humanos personalmente para los empleados de la Matriz y por valija hacia las agencias y sucursales en forma confidencial.
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6/7 BENEFICIOS ADICIONALES La empresa ofrece los siguientes beneficios para el personal, siempre y cuando hayan pasado mnimo un ao del contrato fijo o indefinido.
1 crucero a bordo de las embarcaciones una vez cumplido el ao de trabajo No acumulables, no transferibles y con un cupo de 1 al ao, sujetos a espacio. Tarjeta Supermaxi cupo de contado Festejo cunpleaos Seguro Mdico y de Vida (de libre afiliacin con descuento de roles)
La compaa tambin concede anticipos y prstamos para estudios, calamidad domstica o mejoras de vivienda al personal que ha cumplido un ao de servicio y que no tenga deudas al momento de solicitarlos bajo cuantas y presupuestos debidamente autorizados. Cualquier informacin ms amplia la recibir en el Departamento de Recursos Humanos.
POLITICA DE VACACIONES Todo empleado gozar anualmente de sus vacaciones de acuerdo a lo dispuesto en el Cdigo del Trabajo, las mismas que sern debidamente autorizadas por los jefes Departamentales e informadas con mnimo quince das de anticipacin al departamento de Recursos Humanos. Para el efecto, existe un formulario de solicitud de vacaciones. Cada Jefe Departamental presenta semestralmente un cuadro de vacaciones del personal a su cargo. Sin embargo, stos sern aprobados de acuerdo a las necesidades/intereses de la compaa.
En temporada alta no se aprobarn vacaciones. PERMISOS E INASISTENCIAS Se consideran como causas de permisos solamente aquellas que tengan carcter de CALAMIDAD DOMESTICA en los siguientes casos:
Por enfermedad debidamente comprobada y justificada con certificado mdico valorado por el IESS. Por muerte de un familiar hasta el tercer grado de consaguinidad. Por cualquier causa que atente contra la seguridad propia y la de los suyos como robos, asaltos etc.
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7/7 Para solicitar el permiso, el empleado debe llenar el formulario respectivo y someterlo a aprobacin del Jefe Departamental; luego se presentara en Recursos Humanos para la autorizacin final. En caso de que Recursos Humanos considere que el motivo del permiso no est dentro de las causas arriba mencionadas ste est en el derecho de negarlo.. Los permisos solicitados para otro tipo de asuntos no son justificados como causa de ausencia, por lo tanto nicamente se los dar en casos especiales y se descontarn del periodo de vacaciones.
POLITICAS DE PERSONAL Para el cumplimiento de la filosofa de objetivos institucionales, Kleintours considera que todos sus colaboradores en general deben ser tratados en forma corts, justa y bajo principios de Administracin de Recursos Humanos, para esto se ha diseado un Reglamento Interno, Instructivo de imagen y esta gua, que sern entregados para su conocimientos y aplicacin. Los Jefes Departamentales y dems funcionarios con personal a su cargo sern principalmente responsables en cumplir y hacer cumplir cuidadosamente lo antes indicado. Esta informacin le servir para que su trabajo sea mejor dentro de nuestra organizacin.
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AP-II-7 1/7 INDUCCION DE PERSONAL KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA LTDA.
1. VISION GLOBAL DE LA HISTORIA / POSICION ACTUAL CON RELACION AL MERCADO 1.1. KEINTOURS Kleintours inicia sus actividades en Quito en Marzo de l983, una compaa 100% ecuatoriana, ha formado a travs de los aos, un equipo de trabajo dinmico y creativo con personal especializado, cuyas habilidades han hecho posible una compaa que ahora es una de las empresas lderes en turismo receptivo y operadores en Ecuador y sus Islas Galpagos. KLEINTOURS es pionera en el turismo en las Islas Galpagos, estamos respaldados por nuestra propia infraestructura - 2 yates de primera clase superior: M/Y Coral (20 pasajeros) y M/Y Coral 2 (22 pasajeros); en breve el NUEVO M/V Galpagos Legend para 90 pasajeros. Oficinas, transporte y guas especializados junto con un equipo de trabajo de casi 200 personas en las principales ciudades as como en las Islas Galpagos, nos permiten mantener una operacin estricta. 1.2. KLEINREP Kleinrep inicia sus actividades en Quito en Septiembre de l993. Realiza operaciones turisticas de mayorista de turismo. Todos los negocios y actividades en el ramo de turismo nacional y extranjero. Agenciamiento y venta de todo tipo de pasajes para dentro o fuera del pas. Es establecimiento y operacin de agencias de viajes y de turismo. De asistencia a turistas. De colocacin y reservas hoteleras. De transporte de personas con o sin fines tursticos. De campamentos vacacionales y de educacin. De congresos y eventos especiales. La importacin y exportacin de todo tipo de bienes para la rama y actividad turstica. El agenciamiento y representacin de promotores. Operadores y mayoristas de turismo. El agenciamiento y representacin de hoteles, lneas navieras y areas, lneas de trenes y de cruceros. La representacin, distribucin y comercializacin de paquetes tursticos individuales y para grupos. La administracin de hoteles, campamentos, refugios, albergues, paradores, as como su representacin. La prestacin de todo tipo de asistencia y servicios en el ramo del turismo. 1.3. GALATOURS Galatours inicia sus actividades en Guayaquil en Septiembre de 1.971 GALATOURS es la primera compaa en operar bajo las leyes ambientales y del Parque Nacional.
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2/7 Estamos orgullosos de decir que KLEINTOURS/GALTOURS posee la licencia numero 001 para cruceros a las Islas Galpagos. Somos una compaa de manejo integral de destino para Ecuador y las Islas Galpagos. Constantemente desarrollando nuevos programas e itinerarios, estamos preparados a ofrecer a sus turistas una amplia gama de opciones en todo nuestro pas. 2. FUNCIONES GENERALES DE LA COMPAA 2.1. KLEINTOURS 2.2. GALATORUS Se dedica a organizar viajes de placer y promocin, congresos, reuniones de negocios, eventos de integracin de equipos y motivacionales. Explotacin de la industria turstica, mediante el establecimiento de lneas de transporte martimo, areo o terrestre para excursiones tursticas, principalmente al Archipilago de Galpagos, con la correspondiente promocin y prestacin de servicios complementarios permitidos por la ley de Fomento turstico. 2.3. KLEINREP Su principal funcin es el de ofrecer paquetes tursticos en el exterior a agencias de viaje en el Ecuador, es nuestra mayorista de turismo.
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA KleinTours Representaciones Ca. Ltada. Cuenta con una moderna estructura organizacional y funcional con un liderazgo altamente calificado, personal capacitado, motivado y comprometido.
4. PRESTACIONES Y SERVICIOS QUE BRINDA LA COMPAA 4.1. PAGO DE SUELDOS Los sueldos son autorizados por la Gerencia General una vez que los jefes departamentales hayan negociado con su personal el valor a pagarse de acuerdo a la tabla establecida por el Departamento de Recursos Humanos tomando en cuenta las Comisiones Sectoriales y bases por cargos. Su pago se efectuar mensualmente en una cuenta de ahorros o corriente de los bancos Pichincha para el personal de Quito y Guayaquil y en Pacfico para el personal de Galpagos. De acuerdo a 4.2. BENEFICIOS ADICIONALES La Empresa ofrece los siguientes beneficios para el personal, siempre y cuando haya pasado los tres meses de prueba que establece el Rgimen Laboral Ecuatoriano: 1 crucero a bordo de las embarcaciones una vez cumplido el ao de trabajo No acumulables, no transferibles y con un cupo de 1 al ao, sujetos a espacio. Tarjeta Supermaxi cupo de contado Festejo cunpleaos Seguro Mdico y de Vida (de libre afiliacin con descuento de roles)
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3/7
ANTICIPOS Y PRSTAMOS: La compaa tambin concede anticipos y prstamos para estudios, calamidad domstica o mejoras de vivienda, al personal que ha cumplido un ao de servicio y que no tenga deudas al momento de solicitarlo bajo cuantas y presupuestos debidamente autorizados. Los anticipos podrn ser entregados siempre y cuando los mismos no sobrepasen el 40% del total ganado en un mes. Los empleados slo podrn solicitar un anticipo de sueldo desde el 15 al 20 inclusive de cada mes, para lo cual llenarn el formulario correspondiente en la oficina de Recursos Humanos. EVALUACIN DE DESEMPEO: Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. Considera muy necesario realizar evaluaciones de desempeo a todo su personal. Inicialmente se efectuarn dos evaluaciones 2 veces al ao, una en Junio y otra en Diciembre. Sern evaluados todos aquellos empleados que tengan ms de 6 meses en la empresa. Los empleados que tengan menos del tiempo antes indicado, sern evaluados luego de cumplir los tres primeros meses. La evaluacin de desempeo es una herramienta que le permitir a la empresa manejar en mejor forma sus polticas de ascensos, promociones y capacitacin. Permitir mejorar los resultados del recurso humano, mejorar la cultura, el clima laboral, produccin y productividad de la Empresa e identificar problemas. Es til adems para que el empleado sepa que es lo que la empresa espera de l y que reas debe mejorar.
ASENSOS Y PROMOCIONES: De acuerdo al Reglamento Interno de la Compaa, al momento de producirse una vacante, se efectuar un proceso de seleccin interno, para dar prioridad al empleado de Kleintours, en caso de no existir personal elegible, se proceder con el proceso de seleccin externa. De la misma manera y luego de la evaluacin del desempeo Kleintours ofrece a sus colaboradores promociones y asensos a una nueva categora o posicin superior y transferencias es decir cambio de un empleado a una misma categora y posicin, pero en otra rea. CAPACITACION: Para Kleintours y Representaciones el capacitar es dar la suficiente instruccin a sus colaboradores de manera que logren un excelente desempeo en sus funciones y alcancen significativos logros profesionales y personales. La capacitacin y entrenamiento es la preparacin dirigida para mejorar, ampliar y/o actualizar los conocimientos con el fin de lograr mejor eficiencia y productividad de la empresa. UNIFORMES Y ROPA DE TRABAJO: La empresa designar un rubro en el presupuesto para dotar al personal de los uniformes requeridos y asumir el 100% del costo. Los colaboradores debern cumplir los tres primeros meses de labor para poder acceder a los uniformes. En el caso de que un empleado se separe de la empresa antes de cumplir el primer ao de servicio, el 50% del costo del uniforme ser debitado de su liquidacin. Todo empleado deber devolver el uniforme al momento de separarse de la Compaa. El uso correcto del uniforme est debidamente sealado en el Instructivo respectivo entregado a cada empleado. HORARIO DE TRABAJO: Klein Tours y Representaciones Ca. Ltda.., tiene un horario habitual de 09:00 am a 18:00 pm, el horario destinado para el Lunch de 13:00pm a 14:00pm. El Departamento de Recursos Humanos controlar los atrasos y de ser necesaria la respectiva llamada de atencin que se anexar al expediente como medida correctiva.
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4/7 HORAS SUPLEMENTARIAS Y EXTRAORDINARIAS DE TRABAJO: Nuestra Compaa reconoce el pago de las horas que se trabajen con posterioridad a la jornada de trabajo. Estas horas pueden ser Suplementarias y/o Extraordinarias. Las primeras se entendern aquellas que se ejecuten luego del horario normal de trabajo de conformidad con los horarios y turnos establecidos para los trabajadores de la Empresa segn lo dispuesto en el Cdigo Laboral. Las segundas se entendern aquellas horas que se ejecutaren en los das de descanso obligatorio, es decir, con posterioridad a la jornada semanal de trabajo o turnos calendarios, especiales de labor establecidos por la Empresa para sus trabajadores de conformidad con la Ley. Para que al trabajador se le pague por horas suplementarias y/o extraordinarias autorizadas deber presentar el documento, debidamente avalado por su superior inmediato, en el que conste la jornada de trabajo cumplida, requisito sin el cual la empresa no reconocer el pago de dichas horas. LICENCIAS: Ningn trabajador podr ausentarse del sitio de trabajo, durante sus horas laborables, sin permiso de su Jefe Inmediato o del funcionario que designe la Empresa para este efecto, se concedern licencias con sueldo en los siguientes casos: das personales hasta por tres das hbiles anuales, por enfermedad no profesional y por incapacidad causada por enfermedad profesional o accidente de trabajo por el tiempo establecido en las disposiciones legales respectivas, por fallecimiento de su cnyuge o de sus parientes dentro del tercer grado de consaguinidad o segundo de afinidad tres das hbiles, accidentes de cnyuge, padres o hijos del trabajador, cuando su gravedad lo amerite, matrimonio del trabajador tres das hbiles, por nacimiento de hijo/hijos del padre trabajador tres da hbiles, cualquier otra licencia prevista en el Cdigo Laboral. PERMISOS: Se concedern permisos para: lactancia, dos horas diarias, durante los nueve meses posteriores al parto y las horas que correspondan al chequeo mdico, para que el trabajador atienda asuntos emergentes, hasta por dos horas mximo durante la jornada de trabajo, en el perodo de un mes, que sern recuperadas en el mismo da o mximo en el transcurso de esa semana. VACACIONES: Los trabajadores tendrn derecho a un perodo de quince das calendario, los das de vacaciones por antigedad no excedern los quince das. El jefe de rea elaborar en el mes de diciembre de cada ao el calendario de vacaciones del personal a su cargo para el siguiente ao. El trabajador podr no hacer uso de las vacaciones hasta por dos aos consecutivos, a fin de acumularlas en el tercer ao. REEMPLAZOS: Los reemplazos sern autorizados por escrito nicamente por el Gerente General, a pedido de los Gerentes o Jefes departamentales, por un perodo mnimo de un mes. 5. REGLAMENTO INTERNO Para el cumplimiento de nuestros objetivos Institucionales, KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES COMPAA LIMITADA considera que todos sus colaboradores en general deben se tratados en forma corts, justa y bajo principios de administracin de Recursos Humanos para esto se ha diseado un Reglamento Interno, instrumento que servir de gua y normar las relaciones entre Kleintours y Representaciones Ca. Ltada. Y sus servidores sujetos al Rgimen Laboral Ecuatoriano, a quienes se les denominar Empleados o Trabajadores Nuestro Reglamento Interno consta de dieciocho captulos, cuarenta y ocho artculos, disposiciones ante las cuales quedan sometidos tanto la Empresa como sus trabajadores, por lo
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5/7 tanto es importante que sea divulgado a toda la Compaa, su difusin estar bajo la responsabilidad del departamento de Recursos Humanos adems de ser el ente controlador de su cumplimiento. Se extender un copia del Reglamento a todos los empleados y se colocar una copia en cada departamento cuyo acceso sea fcil para la persona que lo necesite. Adems nos regimos para el manejo efectivo de nuestro personal con lo que estipula el Rgimen Laboral Ecuatoriano.
6. PRACTICAS DE SEGURIDAD Para la Gerencia de KleinTours es importante brindar un ambiente de trabajo adecuado, cmodo y sobre todo seguro de tal manera que ofrezca una imagen agradable tanto al cliente interno como al cliente externo. Para el efecto se ha implementado normas de seguridad que precautelen cualquier anormalidad que surja.
Klein Tours Representaciones Ca. Ltda.., cuenta con el Servicio de Guardias quienes son los responsables de la seguridad dentro de las oficinas y salvaguardar los bienes de la Empresa. Todos los colaboradores de la compaa tienen la obligacin de timbrar al momento de entrar y salir de las instalaciones, cuando ingrese personal fuera de la empresa ser anunciado por recepcin y seguridad solicitar el documento de identificacin y le proveer del distintivo de visitante tal como lo establece nuestro Reglamento Interno. De la misma manera Kleintours se preocupa por la seguridad en nuestros paquetes tursticos, contamos con una tripulacin, personal de abordo y guas tursticos de alto nivel, con experiencia y slida formacin que hace que nuestros clientes nos prefieran y nos mantengan dentro del los primeros lugares en la industria Turstica. La seguridad de la informacin y los temas confidenciales son responsabilidad de los jefes departamentales.
7. FILOSOFIA, METAS Y OBJETIVOS Nuestra filosofa est dirigida hacia el mejoramiento continuo, la excelencia, y orientacin al cliente, ofrecemos productos de excelente calidad para lo cual contamos con un equipo de trabajo altamente calificado y motivado, generamos puestos de trabajo, contribuimos al desarrollo y progreso de nuestra sociedad y pas. Contamos con un departamento de Atencin al Cliente que nos permite ofrecer un servicio personalizado, serio, competitivo, e innovador siempre en busca de satisfacer las necesidades de nuestro cliente. Poseemos un alto espritu de compromiso con y hacia el cliente que son quienes determinan el xito de nuestra compaa. Nos enfrentamos a una sociedad globalizada, cambiante y cada vez ms compleja, nuestra compaa tiene objetivos claros para participar de estos cambios y ser sobretodo protagonista del desarrollo y progreso de nuestra sociedad. Nuestra meta es el lograr un Liderazgo dentro del mercado Turstico y posicionarnos como los nmero uno en calidad y servicio.
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8. INFORMACION GENERAL SOBRE LA INDUSTRIA-TERMINOLOGIA Nuestro pas tiene un sinnmero de riquezas naturales que son de gran valor tanto para los turistas Nacionales como Extranjeros y que hoy por hoy representa una de las principales industrias que provee de magnficas divisas para nuestro Ecuador. Terminologa Marinera: Avaloar: Armarrarse a un buque o a un pontn Abordar: Accin de subir o embarcarse a una nave A bordo: En o sobre un buque Acodear: Amarrar un buque a una boya por proa y popa. Achicar: Extraer el agua de la sentina de un compartimiento, de una embarcacin o dique. Babor: La banda o costado izquierdo de un buque, mirando de popa a proa Borda: Parte superior del costado de un Buque Broma: Moluscos que se adhieren en al casco de una embarcacin Calado: Distancia que hay desde la superficie del agua o lnea de flotacin, al borde inferior de la quilla. Casco: Cuerpo de la Nave Cubierta: Cada uno de los suelos, entablados o pisos que unen los costados del buque y que descansan sobre los barcos. Cubierta Principal: Primera cubierta estanca que corre de proa a popa en un buque. Dique Flotante: Son las construcciones flotantes de fierro o de madera, destinadas a levantar los buques y dejarlos en seco para repararlos o carenrlos. Embarcadero: Pequeo muelle para desembarcar personal o vveres. Escalas: Son las escaleras del buque Estribor: La banda o costado derecho de un buque, mirando de popa a proa en un buque. Fondear: Dejar caer al fondo el ancla con su amarra correspondiente, despus de haber detenido la arrancada del buque. Garrear: Es cuando debido a la fuerza del viento o corriente, el buque arrastra su ancla sin que sta agarre el fondo. Lnea de flotacin: Lnea en el exterior del casco que seala la superficie del agua Luces de navegacin: Luces que muestran los buques cuando navegan en la noche, para mostrar su situacin. Mamparo: En un buque, construccin vertical de madera o metal que separa un compartimento de otro. Obra muerta: Es la parte del casco que queda sobre la lnea del agua. Obra viva: Es la parte del casco que va sumergida en el agua Popa: Parte posterior del barco Proa
9. NORMAS DE RENDIMIENTO El Reglamento Interno de Kleintours y Representaciones Ca. Ltda., en su captulo XII (Del Rgimen Disciplinario y Las Sanciones) se refiere a las sanciones cuando los colaboradores incumplan o contravengan las disposiciones, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que puede originar el hecho mismo. As mismo contamos con un instructivo del uso de uniformes esto con el nimo de llevar una imagen corporativa que nos distinga.
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Para el xito de nuestras operaciones requerimos trabajo profesional, actitud positiva y entusiasmo de todos y cada uno de los que conformamos KleinTours. 10. INDUCCION ESPECIFICA POR DEPARTAMENTO El cronograma de esta seccin depende del Departamento de Recursos Humanos en coordinacin con cada Jefe Departamental y ser especfico del cargo contratado.,
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AP-II-8 1/21
KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
CAPTULO I DEL OBJETO SOCIAL DE LA ORGANIZACIN Y DE LA FINALIDAD DEL REGLAMENTO
Art. 1.- OBJETO SOCIAL: Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. se dedica a toda clase negocios y actividades tursticas; turismo nacional o extranjero; venta de pasajes dentro y fuera del pas; agencias de viajes y turismo; toda clase de agencias y representaciones dentro del ramo turstico. Su domicilio principal es la Ciudad de Quito, cuenta con sucursales en Guayaquil, Cuenca, Galpagos y en todos los lugares en que luego la actividad turstica lo requiera. Art.2.- FINALIDAD DEL REGLAMENTO: El presente reglamento tiene como finalidad, el establecer una normativa clara respecto al ingreso, permanencia, promocin y separacin del personal de la Empresa sujeto al Cdigo de Trabajo, para as garantizar la eficiencia de la administracin del recursos humano. CAPTULO II DISPOSICIONES PRELIMINARES Art.3.- MBITO DE APLICACIN: La Gerencia General de Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. en cumplimiento de las disposiciones que constan en los Arts. 64, 42 numeral 12, 45 literal e), 172 numeral 2 y dems del Cdigo de Trabajo vigente, en ejercicio de sus atribuciones dicta el presente Reglamento Interno de Trabajo quedando sometidos a sus disposiciones tanto la Empresa como sus trabajadores. Las disposiciones de este reglamento forman parte integrante de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren en el futuro con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario que sin embargo solo pueden ser favorables al trabajador. Art.4.- LAS PARTES: Los vocablos EMPRESA y TRABAJADOR, se usarn en adelante para denominar a Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. y a los empleados, trabajadores y dems personal del mismo, respectivamente.
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2/21 Art. 5.- CONOCIMIENTO Y DIFUSIN: Para los efectos previstos en la Ley y para el conocimiento y aplicacin de este Reglamento, Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. lo difundir entre todos sus trabajadores, para lo cual colocar un ejemplar en un lugar visible dentro de cada una de sus dependencias y entregar un ejemplar del mismo a cada uno de sus trabajadores. Art. 6.- VIGENCIA: Este Reglamento Interno de Trabajo comenzar a regir desde la fecha en que sea aprobado por la respectiva autoridad de trabajo. Art. 7.- OTRAS NORMAS: Sern tambin de aplicacin obligatoria otras normas y disposiciones que de conformidad con la Ley y sus reglamentos, dicte la Empresa para el desarrollo de sus actividades, las mismas que podrn ser actualizadas o modificadas peridicamente segn sus necesidades. Para que las nuevas disposiciones entren en vigencia y sean obligatorias, debern ser notificadas y puestas en conocimiento de los trabajadores con la anticipacin suficiente para su divulgacin debida. Art. 8.- OBLIGATORIEDAD: Tanto la Empresa como sus trabajadores quedan sujetos al estricto cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento y su desconocimiento no excusa a persona alguna. Art. 9.- COMPROMISO: Para el mejor cumplimiento de sus finalidades y para el mantenimiento de las mejores relaciones, la Empresa proporcionar a sus trabajadores un adecuado ambiente de trabajo y los beneficios que ms adelante se expresan. Art. 10.- AUTORIDAD Y REPRESENTACIN LEGAL: La Empresa no reconocer como oficial y obligatoria, y tampoco lo trabajadores, a ninguna comunicacin, circular, correspondencia, etc., que no lleve la firma del Representante legal, es decir del Gerente General, de quien lo subrogue, o de las personas designadas y autorizadas para el efecto.
CAPTULO III DEL PERSONAL Art. 11.- VACANTES: Las vacantes de cada departamento sern comunicadas a Recursos Humanos para que previa la autorizacin de la Gerencia General proceda al Reclutamiento y Seleccin de aspirantes. Para cubrir las vacantes, la Empresa privilegiar a su personal interno a excepcin de aquellos cargos que requieran conocimientos especficos. En caso de no existir ningn trabajador que rena los requisitos y condiciones necesarias, se proceder a contratar nuevo personal.
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3/21 Art. 12.- SELECCIN: El Departamento de Recursos Humanos llenar estas vacantes mediante concurso tanto interno como externo, de acuerdo al procedimiento destinado para el efecto. Art. 13.- REQUISITOS: Para ingresar como trabajador de la Empresa, se requiere cumplir con los siguientes requisitos: 1. Someterse al proceso de seleccin, ya sea para llenar las vacantes o por la creacin de nuevos puestos. 2. Ser mayor de edad y tener capacidad jurdica para contratar. 3. Presentar los siguientes documentos: a. Cdula de ciudadana en el caso de los ecuatorianos o pasaporte en caso de extranjeros, debidamente legalizado con la visa que les habilite para trabajar en el pas en una actividad especfica. b. Papeleta de votacin en los casos determinados en la Ley. c. Cdula Militar en los casos determinados en la Ley. d. Hoja de vida con los documentos que acrediten la informacin. e. Si hubiese estado trabajando, se presentar el certificado de trabajo del ltimo empleador, en el que conste el tiempo de servicio y las funciones que haya desempeado. f. Carn del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, en el caso de que el trabajador hubiere sido afiliado anteriormente. g. Certificado de mdico. h. Rcord Policial actualizado. i. Partida de matrimonio y de nacimiento de los hijos o si fuera el caso documento legal que acredite la unin de hecho. j. Cualquier otro documento que la Empresa considere necesario. 4. Suscribir el correspondiente contrato individual de trabajo. 5. Declarar por escrito si tiene o no parientes que laboren o hayan laborado en la Empresa. Art. 14.- FALSEDAD DE DOCUMENTOS: Si se llega a probar que la documentacin e informacin presentadas han sido adulteradas o falsificadas para inducir a la Empresa a engao, el trabajador implicado ser separado inmediatamente de la organizacin segn lo determinado en el Art. 316 numeral 2 del Cdigo de Trabajo, sin perjuicio de que la Empresa tome las medidas legales que crea del caso. Art. 15.- ACTUALIZACIN DE DATOS: El trabajador se obliga a mantener actualizada la informacin proporcionada a la Empresa, debiendo reportar inmediatamente al Departamento de Recursos Humanos cualquier cambio producido respecto a: 1. Estado civil 2. Aumento o disminucin de cargas familiares 3. Adquisicin de parentesco, matrimonio o unin de hecho con otro trabajador de la Empresa. 4. Direccin domiciliaria. 5. Nmero telefnico propio o de referencia. 6. Las dems que fuesen necesarias para la aplicacin del presente reglamento, instrucciones o disposiciones de la Empresa.
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CAPTULO IV DE LA CONTRATACIN Art. 16.- CONTRATACIN: Ningn candidato o aspirante ser considerado trabajador de la Empresa, si antes no ha suscrito el respectivo contrato de trabajo. Art. 17.- CONTRATO ESCRITO: La Empresa podr suscribir cualquier clase de contrato de trabajo determinado en las leyes y especialmente en el Cdigo de Trabajo. Todo contrato celebrado por la Empresa ser por escrito. Art. 18.- CONTRATO Y PERIODO DE PRUEBA: El candidato celebrar con la Empresa un contrato a plazo fijo por un ao, de este plazo los primeros noventa das, segn lo dispuesto en el Art. 15 del Cdigo de Trabajo, se considerarn de prueba, durante los cuales cualquiera de las partes podr darlo por terminado sin que haya lugar a indemnizacin de alguna clase. Si hasta el vencimiento del plazo de estos primeros noventa das ninguna de las partes hubiere expresado su voluntad contraria, se entender vigente por el tiempo que faltare para completar el ao. Vencido el primer ao, y si no hay manifestacin expresa de las partes de dar por terminado el contrato, se lo renovar por un ao ms. Cumplido este plazo y si no se hubiere dado por terminado el contrato, se lo considerar por tiempo indefinido. Art. 19.- REPRESENTACIN LEGAL: Solamente el Gerente General, en su calidad de representante Legal de la Empresa, podr contratar trabajadores y suscribir con ellos los respectivos contratos. Los convenios de trabajo celebrados por cualquier otra persona, violando lo estipulado en este artculo, no causarn obligacin alguna a la Empresa y la persona ilegalmente contratada no se considerar parte del personal de la organizacin. De igual forma, solamente el Gerente General podr realizar las notificaciones de desahucio o la solicitud de visto bueno, por intermedio de la Inspeccin de Trabajo. Art. 20.- OBLIGACIONES ADICIONALES: Los contratos de trabajo, adems de estipular la normativa del Cdigo de Trabajo, contendrn las obligaciones especficas que cada trabajador adquiere segn su cargo y funciones. Sin embargo, la Empresa en cualquier momento podr modificar la distribucin de labores de sus Trabajadores, considerando su rendimiento y las necesidades de la organizacin, manteniendo el cargo y remuneracin, sin que esto pueda ser considerado como cambio de ocupacin. Art. 21.- SEGURO SOCIAL: Con el contrato de trabajo, el trabajador suscribir tambin el aviso de entrada al seguro social, y la Empresa remitir este documento en los quince das posteriores a la suscripcin de contrato. Art. 22.- CARPETA DE PERSONAL: El Departamento de Recursos Humanos llevar un archivo individual de cada trabajador en el que se har constar tanto los documentos de ingreso sealados en el Art. 13 de este Reglamento, as como toda la informacin y respaldos de su desempeo laboral dentro de la Empresa, debiendo hacerse constar, entre otros, los traspasos, ascensos, cambios de ubicacin, aumentos de las remuneraciones, estmulos, sanciones, llamadas de atencin, atrasos, inasistencias, evaluaciones, etc.
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5/21 Todo lo anterior, sin perjuicio de que el Departamento de Recursos Humanos pueda solicitar otro tipo de informacin, que crea necesaria para el ptimo desarrollo de las actividades de la Empresa. Art. 23.- CONFIDENCIALIDAD: Los documentos y datos de los expedientes de los trabajadores de la Empresa sern confidenciales y por lo tanto tendrn acceso a ellos exclusivamente el personal autorizado para el efecto. Se conferir copia o certificacin, solo a pedido escrito del trabajador o por orden escrita de la autoridad competente. Art. 24.- REASIGNACIONES Y CAMBIOS DE PERSONAL: Las reasignaciones y cambios de personal, se efectuarn cuando los trabajadores hayan permanecido en el ejercicio de sus cargos y funciones, por lo menos tres meses, contados a partir de su ltima designacin, las mismas que se efectuarn en casos de evidente necesidad de la Empresa, estado de salud que requiera el trabajador o graves conflictos administrativos y familiares, los mismos que debern ser debidamente comprobados y con el consentimiento del trabajador. CAPTULO V DE LA CESACIN DE FUNCIONES O TERMINACIN DEL CONTRATO Art. 25.- CAUSALES DE TERMINACIN: Los trabajadores de la Empresa cesarn definitivamente en sus funciones o terminarn los contratos celebrados con la Empresa, por las siguientes causas: 1. 2. 3. 4. 5. Por acuerdo de las partes; Por renuncia voluntaria, presentada con por lo menos quince das de antelacin; Por visto bueno concedido por la correspondiente autoridad del trabajo; Por muerte del trabajador; Por las dems establecidas en las disposiciones del Cdigo del Trabajo.
Art. 26.- ACTA DE FINIQUITO: El trabajador que termine su relacin contractual con la Empresa, por cualquiera de las causas determinadas en este Reglamento o las estipuladas en el Cdigo del Trabajo, suscribir la correspondiente acta de finiquito, la que contendr la liquidacin pormenorizada de los derechos laborales, en los trminos establecidos en la Ley de la Materia.
CAPTULO VI
DE LA JORNADA DE TRABAJO Art. 27.- DURACIN DE LA JORNADA: De conformidad con lo dispuesto en el Art. 47 del Cdigo de Trabajo, la jornada ordinaria de trabajo ser de ocho horas diarias y cuarenta horas semanales que se cumplirn de conformidad con los horarios y modalidades que establezca la Empresa, debiendo asistir con puntualidad al cumplimiento de sus labores y funciones. Cada trabajador deber timbrar su tarjeta de registro al ingresar en la maana a las 09h00 y al salir al almuerzo a las 13h00, al ingresar a la tarde a las 14h00 y al trmino de su labor diaria a las 18h00. El Gerente General, o los gerentes de rea podrn establecer horarios diferentes para algunos trabajadores, cuando as lo requiera la naturaleza del trabajo, previo acuerdo del trabajador.
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6/21 Art. 28.- SUSPENSIN DE LA JORNADA DE TRABAJO: En los casos que por decisin gubernamental se suspendan las jornadas de trabajo o fraccin, se recuperarn de conformidad con las disposiciones legales que se expidan. Para la jornada de recuperacin, la empresa comunicar por escrito a los trabajadores, con una semana de anticipacin, la forma en que esta se realizar. Art. 29.- INASISTENCIA JUSTIFICADA: Los trabajadores que por enfermedad, calamidad domstica, fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificado, no concurran a laborar, obligatoriamente comunicarn el particular a su superior inmediato y al Departamento de Recursos Humanos, mximo dentro de las 24 horas siguientes de sucedido el hecho. A su regreso, debern probar plenamente la causa de su inasistencia, ante su superior inmediato y el Departamento de Recursos Humanos. Art. 30.- INASISTENCIA INJUSTIFICADA: La inasistencia de un trabajador por ms de tres das consecutivos, dentro de un perodo mensual de labor, sin justificacin legal, dar derecho a la Empresa a dar por terminado el contrato de trabajo, previa solicitud de visto bueno, en concordancia con las disposiciones pertinentes del Cdigo del Trabajo. Art. 31.- CONTROL DE ASISTENCIA: Este se realizar mediante un sistema de timbre automtico con tarjetas individuales y constituir la nica prueba de la presencia del trabajador en su puesto de trabajo y deber ser efectuado por l mismo. El timbrar por otro trabajador est prohibido, y su incumplimiento constituye falta grave. Departamento de Recursos Humanos internamente llevar un registro de asistencia que determine la hora de entrada y salida del trabajador como respaldo para las dos partes. Art. 32.- RESPONSABLES DE CONTROL: Los horarios de la jornada laboral son de trabajo efectivo, de modo que el trabajador estar listo para empezar su actividad a la hora fijada para su iniciacin y laborar hasta la hora fijada para la terminacin de la misma. Del cumplimiento de esta disposicin ser responsable el Departamento de Recursos Humanos en coordinacin con los Jefes Departamentales. CAPTULO VII DE LAS HORAS SUPLEMENTARIAS Y EXTRAORDINARIAS DE TRABAJO Art. 33.- APLICACIN: Si por necesidades propias del servicio, algn trabajador debe trabajar fuera de la jornada y del horario establecido en los artculos precedentes, la Empresa les reconocer las horas suplementarias o extraordinarias correspondientes, segn el caso. Art. 34.- HORAS SUPLEMENTARIAS: Se entender por trabajo suplementario el que se desarrolle en los das normales de labor, con posterioridad a la jornada diaria de trabajo de conformidad con los horarios y turnos establecidos para los trabajadores de la Empresa segn lo dispuesto en el Cdigo del Trabajo. Art. 35.- HORAS EXTRAORDINARIAS: Se entender por trabajo extraordinario el que se desarrolle con posterioridad a la jornada ordinaria de trabajo y que se realice con el fin de evitar un dao grave al establecimiento o actividades de la Empresa. Adems en estos casos la Empresa podr exigir a sus trabajadores que realicen una labor distinta a aquella para la cual se los contrat.
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7/21 Art. 36.- AUTORIZACIN: Sin perjuicio de lo previsto en el Cdigo del Trabajo, ningn trabajador de la Empresa podr trabajar horas suplementarias o extraordinarias, segn el caso, sin la autorizacin previa y por escrito del correspondiente Jefe Departamental o Gerente de rea. Para el pago de las horas suplementarias o extraordinarias, el trabajador deber presentar el documento de autorizacin concedido por su superior inmediato, en el que conste la jornada de trabajo cumplida. La Empresa no asumir responsabilidad de pago por las horas suplementarias o extraordinarias trabajadas sin cumplir con este requisitos. Art. 37.- CASOS EXENTOS: No se entender por trabajos suplementarios o extraordinarios, los que se realice en los siguientes casos: 1. Recuperacin de los descansos dispuestos por el gobierno; 2. Recuperacin por las interrupciones al trabajo debidas a causas externas, no relacionadas a la Empresa y sus actividades. 3. Mantener al da el trabajo normal y cotidiano del trabajador, o para corregir sus errores. 4. Cuando el trabajador labore antes de las horas establecidas o utilizando el tiempo concedido para el almuerzo, excepto cuando haya justificacin del Jefe Inmediato. Art. 38.- TRABAJADORES DE CONFIANZA: De conformidad con lo establecido en el Art. 58 del Cdigo de Trabajo, para efectos de remuneracin, no se considerarn trabajos suplementarios los realizados en horas que excedan de la jornada ordinaria, por los trabajadores que tuviesen funciones de confianza y direccin, de conformidad con lo que se prevea en el respectivo contrato. Art. 39.- TURNOS ESPECIALES: Cuando el trabajo se realice por turnos acatando las normas establecidas en el Contrato de Trabajo y en el presente Reglamento, para satisfacer las necesidades especficas de los servicios que presta la compaa en el Ecuador, los trabajadores estn obligados a cumplir estrictamente los horarios indicados, no pudiendo por lo mismo retirarse de su trabajo o suspenderlo sin haberlo entregado al reemplazo a la hora precisa; as mismo el trabajador entrante debe acudir a recibir su turno a la hora exacta.
CAPITULO VIII DE LOS PERMISOS Y DE LAS LICENCIAS Art. 40.- PERMISOS: Permiso es la ausencia del trabajador a la jornada de trabajo, el que deber ser otorgado por el Jefe inmediato y estar debidamente autorizado por el Departamento de Recursos Humanos. El trabajador deber acordar con su superior, segn sea el caso, la forma en que recuperar el tiempo concedido. Se excepta el caso de las mujeres embarazadas, quienes no recuperarn las horas de permiso si estas corresponden al chequeo mdico o malestares propios de su estado. Art. 41.- CASOS PARA CONCESIN DE PERMISOS: Se concedern permisos en los siguientes casos:
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1. Por lactancia, dos horas diarias, durante los nueve meses posteriores al parto. La trabajadora, establecer el horario, de comn acuerdo con su superior inmediato. 2. Para que el trabajador atienda asuntos emergentes, hasta por dos horas mximo durante la jornada de trabajo, en el perodo de un mes, que sern recuperadas en el mismo da o mximo en el transcurso de esa semana. 3. Por estudios en cualquier institucin educativa del pas, hasta una hora diaria y previo informe favorable del jefe inmediato del trabajador en donde se determine la forma de recuperar el permiso concedido. Las solicitudes sern presentadas por escrito y debern estar acompaadas de la certificacin de la Secretara de la institucin de estudios respecto al horario.
Art. 42.- LICENCIA REMUNERADA: Para casos especiales en que el trabajador requiera ausentarse de su sitio de trabajo, la Empresa podr conceder licencia remunerada, previa autorizacin del Jefe Inmediato. Estas licencias no podrn trasladarse a otra fecha posterior al evento. El trabajador deber presentar a su reincorporacin, los documentos que justifiquen la causa por la que se concedi la licencia. Si se comprobare que el trabajador obtuvo la licencia mediante datos falsos, este hecho constituir falta grave, que dar lugar a que la Empresa tramite el respectivo visto bueno para dar por terminado el contrato. Art. 43.- CASOS PARA LA CONCESIN DE LICENCIA: Se concedern licencias remuneradas en los siguientes casos: 1. Das personales, a fin de que el trabajador realice actividades y/o trmites en los que su presencia sea necesaria, hasta por tres das hbiles anuales. 2. Por enfermedad no profesional y por incapacidad causada por enfermedad profesional o accidente de trabajo por el tiempo establecido en las disposiciones legales respectivas. Para justificar esta licencia se requerir el Certificado Mdico cuando la enfermedad sea de dos o tres das y Certificado del IESS o avalado por el IESS cuando sea mayor a cuatro das. 3. Por fallecimiento de su cnyuge o de sus parientes dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, tres das hbiles. 4. Los accidentes del cnyuge, padres o hijos del trabajador, cuando su gravedad as lo amerite, hasta tres das hbiles. 5. Matrimonio del trabajador, tres das hbiles 6. Por nacimiento de hijo/hijos del padre trabajador, tres das hbiles. 7. Por maternidad, durante dos semanas anteriores y diez semanas posteriores al parto. Las dos semanas anteriores podrn ser acumuladas a stas ltimas. 8. Para asistir a eventos de capacitacin y/o entrenamientos, debidamente autorizados por la Empresa. 9. Cualquier otra licencia prevista en el Cdigo del Trabajo.
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CAPTULO IX DE LAS VACACIONES Art. 44.- VACACIONES: En cumplimiento con lo determinado en el Art. 69 del Cdigo de Trabajo, todos los trabajadores de la Empresa que cumplan un ao de servicio tienen derecho a gozar de quince das calendario continuos de vacaciones, ms un da adicional por cada ao que excede de los primeros cinco de servicio. De acuerdo a lo dispuesto en el Art. 72 del Cdigo del Trabajo, los primeros quince das no son compensables en dinero. Art. 45.- CRONOGRAMA DE VACACIONES: Cada jefe de rea o Gerente en acuerdo con el personal a su cargo, elaborar en el mes de diciembre el cronograma de vacaciones para el siguiente ao. Este cronograma ser comunicado en el mismo mes de diciembre al Departamento de Recursos Humanos para que elabore el calendario de vacaciones definitivo que ser exhibido a los trabajadores. En lo posible Recursos Humanos procurar armonizar los intereses de la Empresa con las aspiraciones de los trabajadores. En casos de necesidad de la Empresa, el Departamento de Recursos Humanos podr modificar el calendario de vacaciones, notificando a los trabajadores con treinta das de anticipacin. Art. 46.- REQUISITOS: Para hacer uso de vacaciones, los trabajadores debern cumplir con los siguientes requisitos: 1. Que hayan transcurrido doce meses continuos de trabajo en la Empresa. 2. Cumplir con las disposiciones que la Gerencia General establezca con relacin al manejo y entrega de bienes y documentacin a su cargo, con el fin de evitar la paralizacin de actividades por efecto de las vacaciones. 3. Que las vacaciones solicitadas consten en el calendario de cada rea o departamento Art. 47.- AUTORIZACIN: Las vacaciones sern aprobadas por el superior inmediato y autorizado por escrito, por el Gerente de rea respectivo o el Gerente General segn corresponda. Existen reas definidas por la Empresa que registrarn y controlarn las vacaciones del personal de las diferentes oficinas, en concordancia con el Departamento de Recursos Humanos. Estas reas debern remitir semestralmente un reporte de vacaciones. Art. 48.- DIFERIMIENTO: En concordancia con el Art. 74 del Cdigo del Trabajo, la Empresa se reserva la facultad de diferir la fecha en la que el trabajador debe hacer uso de sus vacaciones, ya sea por razones de orden tcnico, administrativo o de confianza, para acumularlas necesariamente al ao siguiente, particular que deber ser comunicado al trabajador por escrito a travs de su Jefe Inmediato. Art. 49.- ACUMULACIN: De acuerdo a lo establecido en el Art. 75 del Cdigo de Trabajo, el trabajador podr acumular sus vacaciones, debiendo hacer su solicitud por escrito a la Empresa, la que comunicar por escrito su decisin.
El trabajador podr no hacer uso de las vacaciones hasta por 2 aos consecutivos, a fin de acumularlas en el tercer ao. 102
10/21 Art. 50.- INTERRUPCIN DE LAS VACACIONES: Los trabajadores que se hallaren en goce de sus vacaciones, podrn ser requeridos por la Empresa a cumplir sus actividades normales por necesidades institucionales o de emergencia. Una vez finalizada la causa que origin dicha interrupcin, el trabajador podr continuar en goce de sus vacaciones por el tiempo que le faltare. Art. 51.- REEMPLAZO: En caso de que sea eminentemente necesario reemplazar al trabajador que har uso de sus vacaciones anuales, el Jefe Inmediato solicitar la autorizacin previa al Gerente General, sugiriendo la persona que deba asumir dicha responsabilidad. Art. 52.- REINTEGRO: El trabajador est en la obligacin de reintegrarse a sus funciones al trmino de su perodo de vacaciones. En caso de no hacerlo se considerar como falta de asistencia o abandono.
CAPTULO X DE LOS REEMPLAZOS Art. 53.- AUTORIZACIN: Los reemplazos sern autorizados por escrito nicamente por el Gerente General, a pedido de los Gerentes o Jefes Departamentales y exclusivamente para atender necesidades imprescindibles de servicio y por un perodo mnimo de un mes. Para disponer el reemplazo, se requerir que el cargo que se reemplace, est vacante, o que el titular de un puesto se ausente. Art. 54.- PAGO POR EL REEMPLAZO: El trabajador que reemplace a un superior jerrquico tendr derecho al pago de la diferencia de la remuneracin bsica que corresponda a aqul, por el tiempo que dure el reemplazo, desde el primer da.
CAPTULO XI DE LAS REMUNERACIONES Art. 55.- FIJACIN: Las remuneraciones que percibirn los trabajadores de la Empresa estarn determinadas en los contratos individuales de trabajo, tomando en consideracin las disposiciones o normas establecidas en los instrumentos tcnicos relativos a la clasificacin y valoracin de puestos, aprobados por la Gerencia General. Estos rubros estarn en concordancia con las disposiciones de la Ley y las tablas de salarios mnimos que sean legalmente expedidas y puestas en vigencia. Art. 56.- PAGO: La Empresa cancelar las remuneraciones directamente a sus trabajadores, en forma mensual, por mes vencido, el treinta de cada mes, previo a las deducciones o descuentos que sean del caso. Los dems emolumentos que no sean parte de la remuneracin mensual, sern pagados por la Empresa, dentro de los plazos fijados en las leyes respectivas. Art. 57.- AFILIACIN AL IESS.- Acorde con las disposiciones legales pertinentes, la Empresa afiliar a sus trabajadores al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social desde el primer
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11/21 da de su trabajo, y descontar igualmente los aportes personales que para este objeto deben ser cubiertos. Art. 58.- DESCUENTOS: Adems del descuento determinado en el artculo anterior, la Empresa descontar de los sueldos de los trabajadores, en forma obligatoria, lo siguiente: Anticipos y prstamos concedidos por la Empresa. Multas legalmente impuestas por la Empresa. Retenciones judiciales ordenadas por las autoridades competentes. Cuotas de amortizacin de prstamos quirografarios e hipotecarios concedidos por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. 5. El impuesto a la renta, cuando la Empresa no lo asuma. 6. Otros valores determinados por las leyes o autorizados expresamente por el trabajador. Art. 59.- LIQUIDACIONES: Cuando un trabajador cesare en su trabajo, por cualquier causa, La Empresa pagar a dicho trabajador sus emolumentos, indemnizaciones, proporcionales al sueldo, etc. a que tuviese derecho, a ms tardar de los treinta das siguientes a la fecha del cese. Art. 60.- ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJES: son un valor complementario a las remuneraciones del personal, destinado a sufragar gastos de alojamiento y subsistencia transitoria por comisin de trabajo, en lugares distintos a los de su residencia, que debern ser liquidados con sus respectivos respaldos de facturas, recibos, etc. Art. 61.- PRACTICANTES: La Empresa podr recibir estudiantes de los ltimos aos tanto de Colegios como de las Universidades para que realicen prcticas en las reas solicitadas y de inters por la Empresa, sin que por ello se pague remuneracin alguna, ni se tenga compromiso econmico alguno. Todos los practicantes tienen la obligacin de sujetarse a las reglas y normas vigentes de la Empresa. 1. 2. 3. 4.
CAPTULO XII DE LOS PRSTAMOS Y ANTICIPOS Art. 62.- PRSTAMOS: La Empresa podr otorgar prstamos en beneficio de sus trabajadores, para cubrir los siguientes conceptos:
1. Calamidad domstica entendida por tal a la muerte o enfermedad de un familiar, debidamente comprobada. 2. Para compra, remodelacin o adecuacin de vivienda. 3. Para pago de estudios, previa presentacin de los documentos de respaldo respectivos. Art. 63.- REQUISITOS: Para hacerse acreedor a un prstamo es necesario que el trabajador cumpla con los siguientes requisitos. 1. Tener por lo menos un ao de servicio en la Empresa. 2. No estar adeudando otro prstamo concedido por la Empresa. 3. Llenar el formulario correspondiente en la oficina de Recursos Humanos y anexar la documentacin requerida por la Empresa. 4. Cualquier otro requisito que la Empresa considere necesario para determinar la factibilidad de la concesin del prstamo.
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12/21 Art. 64.- APROBACIN: Una vez cumplidos todos los requisitos solicitados por la Empresa, la informacin ser puesta a consideracin de la Gerencia General para que ellos segn el monto aprueben la pertinencia de conceder el prstamo. Art. 65.- ANTICIPOS: La Empresa podr entregar anticipos a sus trabajadores siempre y cuando los mismos no sobrepasen del 40% del total ganado en un mes. Los trabajadores solo podrn solicitar un anticipo al sueldo desde el 15 al 20 inclusive, de cada mes, para lo cual llenarn el formulario correspondiente en el Departamento de Recursos Humanos. Art. 66.- APROBACIN DEL ANTICIPO: Todo anticipo deber ser aprobado nica y exclusivamente por el Gerente General. Recursos Humanos presentar al Gerente General, un informe en el que se haga constar los pormenores de la solicitud, indicando los anticipos anteriores del trabajador, deudas vigentes y si procede o no el anticipo.
CAPTULO XIII DE LOS UNIFORMES Y ROPA DE TRABAJO Art. 67.- BENEFICIO: La Empresa designar un rubro en el presupuesto cada dos aos para dotar al personal de los uniformes requeridos. Para esto es necesario que los trabajadores hayan cumplido los tres primeros meses de labor. Art. 68.- SEPARACIN DE LA EMPRESA: En el caso de que un trabajador se separe de la Empresa antes de cumplir el primer ao de servicio, el 50% del costo del uniforme ser debitado de su liquidacin. Todo trabajador que se separe de la Empresa deber devolver el uniforme completo. Art. 69.- INSTRUCTIVO: El uso correcto del uniforme est debidamente sealado en el Instructivo respectivo entregado a cada trabajador, si cualquiera incumpliese a las normas designadas ser sancionado de acuerdo al rgimen disciplinario de este Reglamento. DE CAPTULO XIV LA CAPACITACIN Art. 70.- OBJETIVO: La Empresa, dentro de sus objetivos busca proporcionar a sus trabajadores capacitacin permanente de manera que logren un excelente desempeo en sus funciones y alcancen significativos logros profesionales y personales. Art. 71.- CAPACITACIN: La capacitacin y entrenamiento es la preparacin dirigida para mejorar, ampliar y/o actualizar los conocimientos, capacidad y habilidad de los trabajadores, con el fin de lograr mejor eficiencia y productividad de la Empresa. La capacitacin se impartir en cursos prcticos y acadmicos, regulares, especiales y otros, tales como: seminarios, conferencias, adiestramiento en el trabajo organizado por la Empresa u otras instituciones dentro y fuera del pas. Art. 72.- RESPONSABLE: El Departamento de Recursos Humanos ser el encargado de administrar la capacitacin y entrenamiento, en coordinacin con los Jefes de rea respectivos.
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13/21 Las normas para el proceso de capacitacin constarn en el respectivo instrumento tcnico que se expedir para el efecto. Sin perjuicio de lo anterior, el trabajador beneficiado y la Empresa suscribirn un Contrato de Capacitacin en el que se har constar, entre otras cosas, el tipo de capacitacin, el tiempo de duracin, las obligaciones de cada parte y las condiciones especficas que se crea necesarias para cada caso. Art. 73.- OBLIGACIONES DE LA EMPRESA: Para el correcto desempeo de la capacitacin proporcionada a los trabajadores, la Empresa se compromete a lo siguiente: 1. Conceder, al beneficiario, segn sea el caso, licencia con sueldo, por el tiempo que dure la capacitacin o entrenamiento. 2. Financiar, segn el caso, la capacitacin o entrenamiento 3. Considerar al beneficiario, mientras dure su capacitacin o entrenamiento, para incremento de sueldos, ascensos o promociones, en sujecin a las normas establecidas para el efecto. Art. 74.- OBLIGACIONES DEL TRABAJADOR: Para Poder acceder al beneficio de capacitacin, el trabajador deber cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Prestar sus servicios a la Empresa a su retorno, por el tiempo que se establezca en el respectivo instrumento, de acuerdo con el periodo de la capacitacin o entrenamiento; 2. Organizar y dictar un evento de capacitacin o entrenamiento similar al asistido, al personal que la Empresa determine, para trasmitir los conocimientos, tecnologa y experiencias adquiridos y entregar copias del material recibido; 3. Presentar o enviar informes peridicos, debidamente certificados por la institucin responsable del curso, sobre su asistencia y aprovechamiento. 4. Entregar al termino de la capacitacin o entrenamiento el certificado de aprobacin o asistencia; 5. Presentar un garante que avalice el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el trabajador en el Contrato de Capacitacin. Art. 75.- PRDIDA DEL BENEFICIO: En caso de mal comportamiento o deficiente aprovechamiento del trabajador, o su inasistencia sin causa justificada, la Empresa podr dar por terminada la licencia, ejecutar las garantas presentadas y adoptar las acciones administrativas que correspondan. CAPTULO XV DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS TRABAJADORES Art. 76.- MANEJO DE BIENES: Todo trabajador que tenga a su cargo el manejo de los bienes de propiedad de la Empresa, es personal y pecuniariamente responsable de su cuidado y conservacin, salvo lo proveniente de caso fortuito, fuerza mayor o el desgaste natural del bien. En todo caso la Empresa se reserva el derecho de ejecutar las acciones civiles y penales que establece la ley, en caso de presumirse responsabilidad por parte del trabajador. Art. 77.- MANEJO DE DINERO: Todo trabajador que tenga a su cargo dinero o este autorizado para recibir dinero a nombre de la Empresa, por cualquiera de las actividades propias de su objeto social, ser personal y pecuniariamente responsable por dichos fondos, por lo que
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14/21 en caso de existir algn faltante aducible a su culpa o dolo, deber cubrirlo, sin perjuicio de que la Empresa lleve a cabo las acciones legales que crea pertinentes.
CAPTULO XVI CONDUCCIN DE VEHCULOS Art. 78.- AUTORIZACIN: nicamente los trabajadores contratados para el efecto o aquellos debidamente autorizados por sus jefes inmediatos y que adems cuenten con su licencia de conductor vigente y apropiada para el tipo de vehculo asignado, podrn conducir tanto los automotores de propiedad de la Empresa como los arrendados por esta. El incumplimiento de cualquiera de las normas establecidas en los artculos del presente captulo acarrear al trabajador sanciones disciplinarias de acuerdo a la gravedad de la falta. Art. 79.- PROHIBICIN: Esta terminantemente prohibido y no tendrn validez alguna, las rdenes emitidas por los Jefes inmediatos en las que se disponga el manejo de un vehculo a personal no idneo para el efecto. En tal situacin, el trabajador no estar obligado a cumplir dicha orden, y si fuere obligado a hacerlo, cualquier responsabilidad que provenga de este hecho recaer sobre el Jefe que orden la conduccin del vehculo. Igual responsabilidad tendr el trabajador que voluntariamente y a sabiendas de que no debe hacerlo por no encontrarse apto para ello, acepte conducir. Art. 80.- RESPONSABILIDAD DEL CONDUCTOR: El trabajador al que se le haya asignado un vehculo de la Empresa, ser responsable de su cuidado y deber responder por cualquier dao, accidente o infraccin que se suscite por su culpa o dolo. Adems, le esta prohibido prestarlo o facilitarlo a terceros sin previa autorizacin de los Jefes inmediatos, facultados para el efecto. Cualquier responsabilidad proveniente del incumplimiento de esta disposicin recaer sobre el asignatario del vehculo. Art. 81.- NORMAS DE SEGURIDAD: El trabajador que conduzca un vehculo de propiedad de la Empresa deber seguir las prcticas de un buen conductor, cumpliendo con las disposiciones de la Ley de la materia, as como del presente Reglamento y los manuales de Seguridad que imparta la Empresa, que se sintetizan, pero no se circunscriben en los siguientes puntos: 1. El conductor deber revisar su vehculo antes de utilizarlo 2. Tanto el conductor como los pasajeros se colocarn los cinturones de seguridad antes de que el vehculo inicie su marcha. 3. Cuando el conductor no se encuentre utilizando el vehculo, deber tener cuidado de no dejar las llaves en el interruptor de encendido y de cerrar el vehculo. 4. Est prohibido llevar pasajeros no autorizados en los vehculos de la Empresa o los arrendados por esta. Sin embargo el conductor del vehculo est facultado a llevar en calidad de pasajeros a personas relacionadas con las operaciones que efecta la Empresa. Adems esta facultado a transportar a cualquier persona cuando se trate de casos de emergencia. 5. Es obligacin de los trabajadores que conducen vehculos de la Empresa o arrendados por ella, y de sus Jefes inmediatos, el informar a los trabajadores cuando el vehculo no se halla en perfecto estado de funcionamiento, a fin de que sea retirado del servicio hasta que se encuentre totalmente reparado. As mismo, es de responsabilidad del Jefe
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15/21 inmediato y del trabajador el llevar su vehculo a que se realice el mantenimiento preventivo peridico correspondiente. 7. Las normas de conducta y trato del conductor hacia los pasajeros y clientes en general son totalmente obligatorias como parte de la imagen de la Empresa, por lo cual queda prohibido alterar el orden en las calles y utilizar palabras soeces y groseras con los pasajeros o personas ajenas, sobre todo cuando se encuentren en cualquiera de los vehculos de la Empresa y que tengan su logotipo. 6. CAPTULO XVII DE LOS DERECHOS DE LOS TRABAJADORES
Art. 82.- FUENTE DE DETERMINACIN: A ms de los establecidos en el Cdigo de Trabajo, leyes especiales y otra normativa de la materia, son derechos los trabajadores los siguientes: 1. Percibir la remuneracin mensual que se determine para el puesto que desempee, los beneficios legales y los dems beneficios que la Empresa decida conceder a sus trabajadores. 2. Hacer uso de las vacaciones anuales pagadas, de acuerdo con la ley y las normas constantes en este Reglamento; 3. Recibir ascensos y/o promociones, con sujecin a los instructivos respectivos; 4. Recibir estmulos de carcter moral o econmico, de acuerdo con los instructivos correspondientes. 5. Ejercer el derecho al reclamo, ante el funcionario respectivo, siguiendo el orden jerrquico correspondiente, cuando consideren que alguna decisin puede perjudicarlo, en el campo administrativo; 6. Ejercer el derecho a la defensa para las sanciones disciplinarias, contempladas en el capitulo correspondiente del presente Reglamento. 7. Recibir capacitacin o entrenamiento, de acuerdo con los programas de desarrollo profesional que determine la Empresa, tendientes a elevar los niveles de eficiencia y eficacia en el desempeo de sus funciones, 8. Las dems que estn establecidas o se establezcan en el Cdigo del Trabajo, leyes, reglamentos especiales o instructivos, disposiciones y normas de la Empresa.
108
16/21 CAPTULO XVIII DE LAS OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Art. 83.- FUENTE DE DETERMINACIN: A ms de las determinadas en el Art. 45 de Cdigo de Trabajo, en las leyes, en los contratos individuales de trabajo y en el presente Reglamento Interno, son obligaciones de los trabajadores las siguientes:
1. 2.
Cumplir y sujetarse estrictamente a las rdenes e instrucciones impartidas por la Empresa a travs de su Representante Legal, Jefes Departamentales, Gerentes de rea y dems entes de administracin y control. En caso de que el trabajador tenga alguna circunstancia que le impida cumplir estas rdenes o sus obligaciones, deber comunicar lo ms pronto posible a su jefe inmediato. Cumplir y sujetarse fielmente a las disposiciones legales, reglamentarias, y contractuales; as como tambin al horario de trabajo y las rdenes verbales o escritas de sus superiores. Observar buena conducta en el trabajo, practicando las normas de tica y educacin entre compaeros y sus superiores. Respetar a sus superiores jerrquicos y cultivar entre compaeros de trabajo, armona, respeto, dignidad y amistad; en consecuencia se evitarn discordias, intrigas o disgustos. Presentarse al trabajo correctamente uniformados, respetando las disposiciones que para el efecto determine la Empresa. Defender el prestigio y los intereses legales y morales de la Empresa, frente a los clientes y pblico en general. Realizar los inventarios de los implementos de trabajo, mquinas, materiales de oficina que estn a su cargo y que pertenezcan a la Empresa. Desempear las labores encomendadas con conocimiento, eficiencia, buena voluntad y espritu de colaboracin.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Proporcionar informes veraces a las autoridades de la Empresa. 11. Observar medidas de higiene, cuidado personal y prevencin de la salud, as como mantener limpios y ordenados sus implementos y sitio de trabajo. 12. Cuidar los enseres de la Empresa que estn a su cargo y responder por ellos en caso de prdida, dao o destruccin, que no provenga de caso fortuito o fuerza mayor, debidamente comprobados y comunicados al jefe inmediato. La responsabilidad ser por el valor comercial al momento de la prdida.
109
17/21 13. Si la prdida, dao o desperfecto se debiere a actos dolosos, culposos o negligencia, se considerar falta grave que dar derecho a la Empresa para solicitar ante la autoridad competente el respectivo visto bueno para dar por terminado el contrato de trabajo, sin perjuicio de la devolucin del bien. 14. Dar aviso a su jefe inmediato de cualquier imperfecto que ocurriere en sus equipos para que sean revisados por tcnicos competentes. 15. Sujetarse a las medidas de seguridad y de prevencin de accidentes y riesgos de trabajo prescritos por las autoridades de trabajo, el Seguro Social y la Empresa.
16. Abstenerse de ingresar a las instalaciones de la Empresa fuera de los das y horas laborables, a menos que cuente con la autorizacin correspondiente. 17. Permanecer en su rea de trabajo durante la jornada laboral, salvo el caso de trabajadores que por razones de su trabajo deben desplazarse a cumplir gestiones fuera de las oficinas de la Empresa. 18. Tratar a los clientes y pblico en general con amabilidad, delicadeza y cortesa. En caso de suscitarse problemas con un cliente, el trabajador antes de tomar una decisin, someter el caso a conocimiento de su jefe inmediato. 19. Exponer, en forma comedida, sus quejas y reclamos a su jefe inmediato para que este los ponga en conocimiento de la autoridad competente, de ser necesario. 20. Reportar al rgano regular de la Empresa, los hechos o circunstancias que causen dao a la institucin o afecten el normal desenvolvimiento de sus labores; 21. Notificar al Departamento de Recursos Humanos de forma oportuna los cambios de datos de domicilio, estado civil y nacimiento de hijos adjuntando los documentos que acrediten estos eventos. 22. Quienes fumen solo podrn hacerlo en los lugares especficamente habilitados para el efecto, por lo tanto no podrn hacerlo en los sitios de alta congestin de pblico y personal 23. No consumir goma de marcar durante la atencin al pblico. 24. Utilizar los telfonos de la Empresa nicamente para asuntos relativos al trabajo. 25. Asistir, con la debida puntualidad a los cursos de capacitacin a los cuales le convoque la Empresa, en los das y horarios que se determinen para el efecto. 26. Asistir, con la debida puntualidad a su jornada laboral.
110
18/21 27. Asistir a los actos especiales programados por la Empresa. 28. Cuidar minuciosamente el dinero, los valores y las pertenencias de la Empresa que estuvieren a su cargo, responsabilizndose por los mismos. 29. No ocupar el tiempo de trabajo en asuntos personales que no fueren inherentes a las labores de la Empresa, o socializar con amigos o familiares. 30. Apagar las luces, instalaciones elctricas y equipos de trabajo al concluir la jornada. 31. Cuidar, mantener y conservar en buen estado los vehculos de la Empresa, sobre todo aquellos trabajadores que los tuvieren a su cargo.
32. Portar la identificacin emitida por la Empresa y usarla de acuerdo a las polticas establecidas por la misma. 33. Entregar, al momento de separarse de la Empresa, su puesto de trabajo y devolver las identificaciones, documentos, y dems implementos. 34. Guardar discrecin respecto a datos confidenciales relacionados con su trabajo y observar la reserva respectiva. Art. 84.- FALTA LEVE: El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artculo anterior, a excepcin de la contemplado en el numeral 11, constituye falta leve que ser sancionada de la siguiente manera:
a. La primera vez, una amonestacin escrita. b. La segunda vez, multa dentro de los parmetros legales permitidos. c. La tercera vez, ser causal para solicitar visto bueno.
CAPTULO XIX DE LAS PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES Art. 85.- FUENTE DE DETERMINACIN: Adems de las prohibiciones establecidas en el artculo 46 del Cdigo del Trabajo y las determinadas por la Ley, o en otras normas del presente reglamento, est prohibido al trabajador: 1. Alterar, suplantar, sustraer o destruir registros, comprobantes u otros documentos de la Empresa. Incumplir los reglamentos, instructivos, normas, polticas y procedimientos exponiendo a la Empresa a riesgos de prdida de valores, dinero o informacin.
2.
111
19/21
3.
Introducir en la Empresa, bebidas alcohlicas, consumirlas en su interior en eventos no autorizados por esta o presentarse a trabajar en estado etlico. Introducir en la Empresa drogas o estupefacientes, consumirlos en su interior o presentarse a trabajar bajo sus efectos. Promover reyertas, algazaras o escndalos en los lugares de trabajo. Portar armas de cualquier naturaleza en el lugar de trabajo, sin contar con la autorizacin respectiva. Golpear o injuriar, grave o levemente, a los clientes, compaeros de trabajo o superiores jerrquicos. Cometer actos que atenten a la imagen y moral de la Empresa y su personal. Desempear funciones en otras empresas, que puedan producir conflicto de intereses.
4.
5. 6.
7.
8. 9.
10. Utilizar, sin orden expresa, los vehculos de la Empresa o dar a los bienes, enseres y materiales de trabajo un uso distinto al que estn destinados. 11. Dar a los sistemas de computacin de la Empresa un uso distinto para el que han sido destinados, o introducir programas que puedan afectar el software o la informacin en ellos recopilada. 12. Causar, intencionalmente, dao de cualquier naturaleza a los bienes de la Empresa, de los compaeros de trabajo o de los clientes. 13. Hacer afirmaciones o propagar rumores falsos que creen o produzcan malestar entre los trabajadores y clientes; y, en general, ejecutar actos desleales o disociadores en perjuicio de la Empresa. 14. Alterar los registros de asistencia o registrar la asistencia por otro trabajador. 15. Delegar la ejecucin de las tareas propias o alterar los turnos de trabajo sin autorizacin expresa del jefe inmediato. 16. Sacar objetos de la Empresa sin la debida autorizacin escrita concedida por el jefe inmediato, en el formulario que la Empresa establezca para el efecto. 17. Hacer proselitismo poltico o religioso dentro de las instalaciones de la Empresa. 18. Hacer colectas, rifas o suscripciones o practicar juegos de azar en los locales de la Empresa, a menos que este debidamente autorizado. 19. Intervenir arbitrariamente en cualquier forma de suspensin del trabajo o negarse a realizar sus labores sin causa legal. 20. Exigir o recibir de los clientes, proveedores, comunidades o instituciones con los que la Empresa tenga algn tipo de relacin, obsequios, primas, porcentajes o cualquier otro beneficio por los servicios prestados.
112
20/21 21. Firmar a nombre de la Empresa, sin estar legalmente autorizado para ello, o utilizar para asuntos personales el nombre de la institucin, sus papeles, sellos o logotipo. 22. Comercializar productos de cualquier ndole en el interior de la empresa. 23. Cometer cualquier acto que signifique abuso de confianza, fraude, robos menores u otro acto sancionado por la ley, sea que participe como autor, cmplice o encubridor. 24. Informarse, sin estar autorizado para hacerlo, de comunicaciones o cualquier otro documento de la Empresa; y, si est autorizado, lo har bajo la obligacin de reserva. 25. Divulgar cualquier dato de carcter reservado de la Empresa, ya sea de carcter estratgico, comercial o administrativo, que por cualquier medio haya llegado a su conocimiento y cuya difusin cause perjuicio o afecte a los intereses de la institucin 26. Mantener relaciones comerciales o familiares, directa o indirectamente con clientes o contratistas de la Empresa, cuando por la funcin que desempean, puedan influir en beneficio de dicho cliente o contratista. 27. Negarse o retardar injustificadamente el cumplimiento de sus obligaciones laborales o hacer uso indebido de las licencias o permisos concedidos de acuerdo a la ley y al presente Reglamento Interno. 28. Intervenir, tramitar o resolver asuntos de la Empresa en los que estuviere personalmente interesado, o lo estuvieren su cnyuge o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. 29. Disponer de materiales o bienes de la Empresa en provecho propio. Art. 86.- FALTA GRAVE: El cometimiento de cualquiera de las prohibiciones contempladas en el artculo anterior constituye falta o desobediencia grave, que darn a la Empresa derecho a solicitar visto bueno ante las autoridades del trabajo. CAPTULO XX
DEL RGIMEN DISCIPLINARIO Y DE LAS SANCIONES Art. 87.- RESPONSABILIDAD: A los trabajadores que contravengan las disposiciones legales o reglamentarias de la Empresa, se les aplicarn las sanciones dispuestas en el Cdigo del Trabajo y en el presente Reglamento, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que puede originar el hecho mismo. Art. 88.- APLICACIN DE SANCIONES: La aplicacin de las sanciones se efectuar de la siguiente forma: 1. 2. Las amonestaciones verbales o escritas podrn ser impuestas por el Jefe inmediato del trabajador o el Gerente de rea. La terminacin de las relaciones laborales ser dispuesta por el Gerente General o un apoderado que l designe para el efecto.
113
21/21 Art. 89.- DESCUENTO POR INASISTENCIA: En los casos de inasistencias injustificadas del trabajador, sin perjuicio de las sanciones administrativas que se le impongan, al trabajador se le descontar la parte proporcional de su remuneracin, conforme lo dispone el Cdigo de Trabajo. Art. 90.- COMIT DE DISCIPLINA: La Empresa conformar el Comit de Disciplina, que estar integrado por el Gerente General, el Jefe de Recursos Humanos y el Abogado asesor de la Empresa. Este Comit ser responsable de conocer y dictaminar en ltima instancia sobre las apelaciones de los trabajadores. Art. 91.- PROCEDIMIENTO PARA REVISIN DE UNA SANCIN: El trabajador que considere injusta una sancin, deber solicitar fundamentadamente la revisin de la sancin a los funcionarios respectivos, quienes analizarn los hechos presentados y en caso necesario convocarn al trabajador a que comparezca en audiencia antes de adoptar la resoluciones correspondiente. Art. 92.- INSTANCIAS DE RECLAMO: En caso de que el trabajador no est de acuerdo con la resolucin adoptada, apelar a la instancia superior, en el siguiente orden: 1. 2. 3. Al funcionario que aplic la sancin Al Gerente del rea respectiva Al comit de Disciplina, que ser en ltima instancia el que resuelva sobre la solicitud planteada.
Art. 93.- IMPOSICIN DE LA SANCIN: El trabajador ser notificado de la sancin impuesta, para lo cual suscribir la recepcin del original de la sancin; en caso se niegue a recibirla el superior inmediato la entregar en presencia de un testigo, quien certificar en una copia de la sancin sobre la entrega del original al trabajador. De creerlo necesario, la Empresa har conocer de la sancin a las autoridades del trabajo. DISPOSICIONES GENERALES Art. 94.- INTERPRETACIN DEL REGLAMENTO: En caso de duda, en la aplicacin de este Reglamento, ser el Gerente General a travs del Departamento de Recursos Humanos, quien resolver las dudas e interpretar el reglamento de manera obligatoria. Art. 95.- VIGENCIA: El presente Reglamento Interno de Trabajo ha sido aprobado por la Gerencia General y entrar en vigencia una vez sea aprobado por la Direccin General del Trabajo, quedando de esta manera sujetos a su cumplimiento tanto la Empresa como sus trabajadores.
Mara Augusta Bermeo de Klein Gerente General Representante Legal KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.
114
AP-II-9 1/1
PERIODOS DE EMBARQUES Y DESEMBARQUES
CARGOS CAPITAN ADMINISTRADOR HOTELERO TIMONEL MARINERO-CAMARERO MAQUINISTA BARMAN COCINERO AYUDANTE COCINA
EMBARCADO DESEMBARCADO 6 semanas 6 semanas 8 semanas 8 semanas 8 semanas 8 semanas 8 semanas 8 semanas 3 semanas 2 semanas 4 semanas 4 semanas 4 semanas 4 semanas 4 semanas 4 semanas
115
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. Una vez concluida la Auditora Administrativa de Nmina de Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. la auditora concluye que se han cumplido los objetivos planteados previo a su desarrollo
2. Llevar a cabo la Auditora Administrativa de Nmina permiti precisar el nivel de desempeo y oportunidades de mejoras del rea de nmina de la Compaa Kleintours y Representaciones Ca. Ltda.
3. Los resultados obtenidos de la investigacin permiten determinar la situacin actual del rea de nmina de la Compaa respecto de los mbitos: laborales, legales y econmicos.
4. La aplicacin de un modelo de auditora ha permitido a la auditora realizar una investigacin sistemtica y congruente.
5. La auditora ha identificado reas de riesgo sensibles y los ha expresado en el informe de auditora.
6. Se ha propuesto recomendaciones a los resultados que la auditora considera susceptibles de mejora.
116
RECOMENDACIONES
1. La Gerencia General y el Jefe de Recursos Humanos de Kleintours y Representaciones Ca. Ltda. debern realizar un seguimiento a los puntos tratados en el informe de auditora en el que incluyen observaciones y recomendaciones.
2. Se recomienda que la Compaa adopte medidas de legalizacin en cuanto se refiere al Reglamento Interno.
3. Se recomienda mejorar los niveles de seguridad al sistema de nmina de la Compaa, ya que se ha podido determinar que constituye una debilidad, porque no presta las condiciones mnimas de seguridad que garanticen una correcta y eficiente administracin, especialmente debido a que la informacin es muy susceptible a cambios, inclusive en aspectos que no deberan ser transformados a criterio de la persona a cargo.
4. En cuanto a la capacitacin la Compaa deber prestarle ms atencin al programa de capacitacin que ms adelante lo presentar el Jefe de Recursos Humanos a la Gerencia General.
5. Se recomienda la difusin de los manuales, procedimientos y reglamentos al personal de la Compaa.
6. Se deber analizar el porcentaje de cumplimiento del rea de nmina para poner ms nfasis en los puntos recomendados en el borrador del informe de auditora
7. Realizar un plan de auditora peridico anual y dar un seguimiento a las recomendaciones planteadas.
117
Bibliografa
FRANKLIN FINCOWSKY Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Facultad de Contadura y administracin Universidad Nacional Autnoma de Mxico, McGRAWHILL, varias pginas
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THOMPSON - STRICKLAND, (2001) Administracin estratgica Conceptos y casos.
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Ley orgnica para la conservacin y desarrollo sustentable de la provincia de Galpagos, reglamento y legislacin conexa, Corporacin de estudios y publicaciones, Actualizada a junio del 2001
Cdigo del trabajo 118
119

Auditoría Administrativa de Nómina

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE NEGOCIOS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

MODALIDAD EDUCACIN A DISTANCIA

AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA DE LA EMPRESA KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.

AUTOR: JENNY ALMELA

DIRECTOR: LCDO. CARLOS GARCA

JENNY ALMELA ROS

Mi reconocimiento y agradecimiento para la Universidad desarrollarme personal y profesionalmente.

por haberme permitido

JENNY ALMELA ROS

CAPITULO I PROTOCOLO DE TESIS

II TEMA AUDITORA ADMINISTRATIVA DE NMINA DE LA EMPRESA KLEINTOURS Y REPRESENTACIONES CIA. LTDA.

CAPTULO II 2.1 LA ADMINISTRACIN

Etimologa de la palabra administracin: ad: direccin minister: subordinacin 2

Podemos analizar a la administracin como una disciplina y como un proceso:

8. Evaluacin de la eficacia de la decisin

2.4 ADMINISTRACIN DE PERSONAL Y DE RECURSOS HUMANOS

2.5 LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

2.5.2 Concepto y propsito de la Auditora Administrativa

2.5.3 Tipos de Auditora

2.5.5 Programas de Auditora

El programa de trabajo de la auditora tiene dos fines importantes:

2. Permite fijar responsabilidades por cada procedimiento de auditora

4. Establecer una rutina de trabajo econmica y eficiente

5. Hace hincapi en los procedimientos esenciales para el examen de cada entidad

6. Ayuda a evitar la omisin de procedimiento necesarios

9. Proporciona una ayuda al disminuir la cantidad de supervisin directa necesaria.

10. Asegura la adherencia a los principios y normas de auditora y contabilidad

11. Documenta el alcance de la auditora

12. Proporciona las pruebas que demuestran el trabajo efectivamente realizado.

2.5.5.1 Organizacin, contenido y ejecucin del Programa de auditora

Cada programa de auditora debe contener las siguientes partes:

Definicin de trminos y siglas

2.5.6 Fases de Auditora

Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento 18

MASTER EDWIN ARTEAGA: Texto gua auditora administrativa y de servicios

13. Proponer mecanismos de seguimiento 19

Situacin Econmica Sistema econmico Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa

Aspectos sociales Variables demogrficas Relaciones con el exterior.

2.5.6.2.4.2 Principios fundamentales para la preparacin de los papeles de trabajo

2.5.6.2.4.3 Reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo

MASTER EDWIN ARTEAGA: Texto gua auditora administrativa y de servicios

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros

La evidencia debe cubrir los siguientes requisitos para su valides:

2.5.6.2.6 Supervisin del Trabajo

2.5.6.3.3 Tcnicas de anlisis administrativo

Comprobar como se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo

Benchmarking. Proceso sistemtico y continuo de evaluacin

Teora de los grafos. Tcnica de planeacin y programacin por redes

2.5.6.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo.

2.5.6.4.1 Aspectos operativos

2.5.6.4.2 Lineamientos generales para su preparacin.

- INFORMES DE ASPECTOS RELEVANTES

Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin a:

2.5.6.5.1 Objetivo general del seguimiento

2.5.6.5.2 Lineamientos generales

2.5.6.5.3 Acciones especficas

Recomendaciones fuera de programa

2.5.6.5.4 Criterios par la ejecucin de la auditora de seguimiento.

2.6 Uso de indicadores en Recursos Humanos.-

Cobertura Informa sobre el alcance de las acciones

Abastecimiento Fuerza Laboral