IMPORTANDO DESDE EXCEL

OBJETIVO: Conocer los procedimientos y pautas para importar archivos de tipo Lista de Datos elaborados en Excel, Fox, Etc. hacia Access. Primero elaboramos una pequea lista de datos en Excel: 1. Ingresar a Excel y registrar los datos que se muestran en el siguiente recuadro:

2. Guardar el libro (en Mis Documentos) como: APORTANTES.xls y cierre Excel Ahora ingresaremos a Access para proceder a importar el libro de Excel. 3. Abrir Access 4. Crear la Base de Datos: APORTES09.mdb 5. Una vez mostrada la ventana de Base de datos, clic derecho sobre un espacio libre y seleccionar Importar. 6. En la parte inferior del recuadro, en Tipo de Archivo, seleccionar: Microsoft Excel (*.xls). 7. Ahora deber mostrarse solo archivos de Excel 8. Seleccionar APORTANTES.xls y luego clic en el botn [Importar]. -1-

9. Deber mostrarse el recuadro del Asistente para importacin de hojas de clculos, el mismo que muestra las alternativas para seleccionar la hoja o rango donde se encuentra la lista de datos. Se entiende que si los datos estn en otra hoja simplemente deber seleccionarla. En nuestro caso solo hacemos clic en el botn <Siguiente>.

10. En este nuevo recuadro deber activar la casilla de verificacin de Primera fila contiene ttulos y columnas. Simplemente para indicarle al sistema Access que la primera fila de datos contiene los ttulos de columna o nombres de campos de la lista de datos. Hacemos clic en el botn <Siguiente>.

11. Ahora el asistente espera a que le indiquemos donde se almacenar la tabla de datos que estamos importando; en una nueva base de datos o en una tabla existente. Lo dejamos tal como se muestra y hacemos clic en el botn <Siguiente>.

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12. En este nuevo recuadro podemos seleccionar cada campo (columna de datos) y cambiar el nombre de campo, indicar si ser indexado (que nos permita enlazar con otras tablas) o en todo caso activar la casilla para que no importe el campo. En nuestro caso no hacemos cambio alguno solo clic en el botn <Siguiente>.

13. Ahora el Asistente espera a que seleccionemos una de las alternativas de especificar un campo con clave principal (que no permita datos duplicados en un campo); por lo general en este recuadro seleccionamos Sin clave principal. Bueno para continuar, clic en el botn <Siguiente>.

14. Finalmente el asistente de Access nos solicita un nombre a la nueva tabla que estamos importando, asgnele el nombre: APORTES; clic en el botn <Finalizar> 15. Access culmina la importacin y nos muestra un cuadro de mensaje, indicando que Access ha culminado la transferencia de un archivo de Excel hacia Access. Clic en el botn <Aceptar>

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16. En la ventana de la Base de datos, clic en la tabla denominada APORTES y luego clic en el botn Vista Diseo 17. En el diseador de la tabla Aportes, observar que Access asign los tipos de datos en forma automtica a todos los campos que elaboramos e Importamos desde Excel; sin embargo debemos modificar el tamao de campo de algunos de ellos: a. b. c. d. e. f. g. Codi (Tamao 4) Apellidos (T. 25) Nombres (T. 25) Cargo (20) Direccin (30) Distrito (25) Aportante (2)

18. Grabe y cierre la tabla. 19. Doble clic sobre la tabla Aportes y agregue 5 registros. 20. Bien, ahora usted deber transcribir los siguientes datos en Excel, grbelo como PACIENTES e imprtelo a su Base de datos APORTES09 y agregue 5 registros.

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