() * (+ * ,(-.

Especificao e Proposio de uma Soluo de GED e Workflow para a UFRJ

Lilian Bi on !i"on #$S$%DP&%#'PPE

!o i/ao do Pro0e o
Plano Diretor da TIC: A situao atual na UFRJ, com algumas poucas e ce!es, indica a necessidade de se implantar procedimentos administrati"os "isando # e$eti"a gesto de seu acer"o documental, %em como a re"iso dos procedimentos administrati"os no &ue tange a atuali'ao de tra%al(o e gesto eletr)nica de documentos*+ Aus,ncia de uma soluo de -.D e /or0$lo1 li"re na UFRJ Demandas espec2$icas identi$icadas em unidades da UFRJ 3 4istema de 1or0$lo1 para automati'ar o tr5mite de determinados tipos de documentos 6pu%lica!es7 tornando3o e clusi"amente digital 8 Cliente D-DI 3 4u%stituio do sistema de -.D utili'ado pelos setores administrati"os &ue arma'ena e controla o acer"o digital de documentos 8 Cliente C9PP.

'10e i/os do Pro0e o

.speci$icao dos re&uisitos e proposio de uma soluo de -.D:/or0$lo1 li"re &ue atenda #s demandas na D-DI e na C9PP. .TAPA4 R.A;I<ADA4: Identi$icao dos Re&uisitos Funcionais 3 D-DI 8 => re&uisitos 3 -.D 8 =? re&uisitos

A"aliao de 4o$t1ares ;i"res de -.D e /or0$lo1 3 @ atendimento aos re&uisitos $uncionais e no $uncionais 6Con$ia%ilidade e acessi%ilidade do $ornecedor, Aaturidade do 4o$t1are, Administra%ilidade, Facilidade de instalao e con$igurao, Acesso a suporte7 .la%orao de Cronograma de Implantao das Ferramentas Prototipao dos so$t1ares selecionados Acompan(amento da e perimentao

Desen/ol/imen o do Pro0e o
Jun(o de BC== 3 Firmada parceria entre a C9PP.:CI4I e a 4UP.RTIC 6Diretor da TIC na ocasio 8 Aarcio ADala7 .&uipe

;inair Campos 6ger,ncia7 ;ilian Eitton Aigon 6super"iso7 Jorge Al%erto -onal"es Aarco Ramiro 6apoio7

;amec(4c(ult Aac(ado ;ilian C(agas Isis 9li"eira Renata Aac(ado

A TIC serF responsF"el pelo acompan(amento da implantao da soluo de /or0$lo1 8 Cliente D-DI A e&uipe do CI4I de"erF condu'ir a implantao da soluo de -.D na C9PP.

&/aliao de Sof wares Li/res

Atendimento Requisitos No Funcionais (*) % Atendimento Requisitos Funcionais GED WF

14 12 12 " # #

79% 79% !% 5#% !% !%

65% 4 % 79% !% 56% 4 %

Descarte de outras $erramentas a"aliadas: 3 Toget(er EPA and /or0$lo1 e Ga%lin0 Teaming 8 di$iculdades de instalao e iniciali'ao 3 ;ogicaldoc e Intalio EPA4 8 trec(os de cHdigo indispon2"eis 3 Iu eo DA 8 necessidadade de con$igurao em JA;
(*) Cada requisito no funcional foi pontuado entre as opes: 1- No Atende / 2- Atende parcialmente / - Atende

Es udo da Demanda do Se or de Ges o de Documen os da Dire oria de Plane0amen o e &dminis rao da #'PPE

Processo !apeado 2 !" #$

Importao e Inde ao do Documento

Con$igurao do Am%iente da Ferramenta

%odela&em reali'ada na ferramenta #i'A&i(

Alterao de Documento Importado

&l erao de Documen o $mpor ado

%odela&em reali'ada na ferramenta #i'A&i(

Benef3cios Esperados
Para -.D:4.D9C 3 C9PP.: Reduo do risco de manuteno e operao da soluo de -.D da C9PP. Aaior segurana nos processos de arma'enamento, controle e acesso aos documentos no setor de -.D e demais setores Para UFRJ: 9portunidade de a"aliar os %ene$2cios ad"indos da implantao de uma soluo de -.D na C9PP., 3 "islum%rando $uturamente a integrao da C9PP. com outros setores de gesto documental e ar&ui"2stica da uni"ersidade Tend,ncia de diminuio do $lu o de papKis, por&ue: 3 os documentos podem ser acessados eletronicamente e impressos somente se necessFrioL 3 os documentos &ue no possuem o%rigatoriedade de serem arma'enados em meio $2sico poderiam ser descartados*

Por 4ue o &lfresco5

Atende a MN@ dos re&uisitos $uncionaisL O recon(ecida mundialmente, com P anos de mercadoL O $le 2"el, pode ser e ecutado nos am%ientes /indo1s e ;inu L FFcil utili'aoL Documentao $acilmente dispon2"el para apoio # utili'ao e instalaoL Possui $Hruns de discusso, 1i0i, redes sociais6$ace%oo0, t1itter7, comunidade no Erasil*

6uem u ili7a es a ferramen a5

6Assem%leia ;egislati"a do .stado de 4o Paulo7

)onte: *inu+ %a&a'ine , Acesso: -./-1/2-12 )onte: /i0rio "ficial , Acesso: 11/12/2-11

)onte: 2ortal /atapre3 , Acesso: -./-1/2-12

Usu8rios Po enciais na #'PPE

4.D9C:-.D 8 4etor de Documentao 4.C9A 8 4etor de Comunicao 6apoio ao Protocolo da C9PP.7 -RQ 8 -esto de Recursos Qumanos Diretoria de PlaneRamento e Administrao Diretoria Acad,mica 4uperintend,ncia Financeira Compras .letr)nicas Registro Acad,mico T9TA;: SC usuFrios

E9perimen ao do Pro : ipo &lfresco

Iniciada em CB:out 8 Apresentao da $erramenta ao setor de -.D 6al$resco*coppe*u$rR*%r7 PT%lico al"o: 4eis usuFrios do setor de -.D Con$igurao do protHtipo similar # $erramento em uso atualmente: 9nEase 3 -rupos de documentos 3 -rupos e per$is de usuFrios

E9perimen ao do Pro : ipo &lfresco

Resultados: 3 o so$t1are atende a grande parte das demandas do setor 3 e istem conceitos no"os &ue de"em ser assimilados para utili'ao da $erramenta 6por e emplo: inde ao de um documento iniciada pela seleo da pasta ade&uada para arma'enamento7 3 necessidade de incluso de pala"ras3c(a"e por tipos de documentos 3 necessidade de incluso de ane o de documentos 3 tempo ele"ado para "isuali'ao de documentos *pd$ maiores 3 pro%lema na $uno de "isuali'ao de documentos de e tenso *ti$

Es udo da Demanda da DGD$%PR; Di/iso de Ges o Documen al e da $nformao

Processo de #on role de Pu1licao 2 !" #$

9 4olicitante K o Tnico &ue corrige a pu%licao, se necessFrio

9 controle de pu%lica!es de"e ser iniciado pela criao eletr)nica do documento

Processo de apro"ao e assinatura digital da pu%licao

9 Analista da D-DI en"ia para pu%licao no EUFRJ e:ou D9U, cadastra in$orma!es no 4AP e encerra o processo

9 TKcnico da grF$ica pu%lica no EUFRJ

%odela&em reali'ada na ferramenta #i'A&i(

Gerao da Pu1licao e Solici ao de &ssina ura

%odela&em reali'ada na ferramenta #i'A&i(

Benef3cios Esperados
D-DI: processo de controle de pu%lica!es e su%stituio de pu%licao A pu%licao sH serF reali'ada no EUFRJ e:ou D9U apHs o documento ter sido apro"ado e assinado Reduo do tempo para pu%licao de documentos: Agilidade na troca de in$orma!es entre D-DI e outros setores e usuFrios Promoo da integridade do processo de pu%licao: 3 Ien(uma etapa prK3esta%elecida dei a de ser e ecutada 3 Possi%ilidade de reduo do nTmero de corre!es de documentos antes da pu%licao, por parte da D-DI Integrao do processo de controle de pu%licao com outros processos da uni"ersidade 6gerao eletr)nica de documentos e assinatura de documentos7

Por 4ue o Boni a Sof 5

4egundo a re"ista -artner BC==, o Eonita4o$t $oi o mel(or so$t1are 9pen 4ource de -esto de Processo de IegHcios6EPAI7L 4o$t1are li"re integrado a outros sistemas de tecnologia a%erta 6inclusi"e ao Al$resco7L Criado em BCC=, e em BC== aumentou a %ase de clientes em mais de ?CC@L Permite ao usuFrio modelar gra$icamente processos de negHcios seguindo a notao EPAIL A tela . peri,ncia do UsuFrio+ 6User . perience7: Permite &ue cada usuFrio $inal gerencie as tare$as em &ue estF en"ol"ido*

6uem u ili7a es a ferramen a5

6Compan(ia de Processamento de Dados do .stado do R47

)onte: 4ite do 2rocer&s , Acesso: 2./1-/2-12

)onte: %aterial 5 C"N4A/ , Acesso: -./-6/2-12

Usu8rios Po enciais
D-DI 8 > 6ou mais7 TKcnico da grF$ica 8 = 6ou mais7 4olicitantes de pu%lica!es 8 BPC 6dado e tra2do do 4AP 8 Run=B7 ResponsF"eis pela assinatura das portarias 6seriam conta%ili'ados no momento da implantao7 .m torno de ?CC pessoas

Produ os do Pro0e o
Documento de ;e"antamento de Dados 3 Descrio dos re&uisitos $uncionais e da plata$orma de operao do sistema 3 Diagrama dos Processos A4 I4 e T9 E. 3 Cronograma de Implantao 3 Con$igurao dos ProtHtipos e Telas Customi'adas ProtHtipo das Ferramentas Al$resco e Eonita 4o$t RelatHrio de A"aliao de 4o$t1ares ;i"res 3 @ de atendimento aos re&uisitos 3 Caracter2sticas das $erramentas 8 instalao e dados de testes

#onsidera<es Finais
ProReto de Implantao do Al$resco iniciado apHs encerrado o per2odo de e perimentao: 3 Atualmente: A"aliao das no"as $uncionalidades da "erso >*C 3 inclui am%iente de -.D integrado a am%iente de 1or0$lo1 3 Con$igurao da no"a "erso para implantao no setor de -.D 4oluo de -.D 3 Al$resco: Principais $un!es a customi'ar 3 cadastro de pala"ras3c(a"e por tipo de documento 3 ane o de documentos relacionados Aigrao dos dados do 9nEase para Al$resco 3 De"erF ser reali'ada etapa espec2$ica de estudo das %ases Al$resco e 9nEase para detal(amento de plano de migrao

#onsidera<es Finais
4oluo de /or0$lo1 na C9PP. 3 possi%ilidade de aplicao $utura na automati'ao de processos simples, des"inculados dos sistemas corporati"os ADC e adoo de certi$icado digital 3 e emplos: controle de pedido de $Krias, a$astamento do pa2s, solicitao de reali'ao de o%ras, etc* 4oluo de /or0$lo1 na D-DI 8 Eonita: 3 no (ou"e andamento signi$icati"o 8 implantao em a"aliao

() * (+ * ,(-.

Especificao e Proposio de uma Soluo de GED e Workflow para a UFRJ '1ri"ada*

Lilian Bi on !i"on lilian=cisi*coppe*ufr0*1r #$S$%DP&%#'PPE