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Caractersticas Particulares Del Texto

Martha Lucia Snchez Perilla

Fundacin de Educacin Comercial- FUNDEC Facatativ, Marzo/2014

Caractersticas Particulares Del Texto

Martha Lucia Snchez Perilla

Rosana Garzn Caicedo Digitacin y Produccin de textos

Fundacin de Educacin Comercial- FUNDEC Facatativ, Marzo/2014

INTRODUCCION Para estos tiempos a la mayora de las personas se nos dificulta presentar un trabajo escrito con sus normas. Debemos siempre tener en cuenta los lineamentos que nos exigen para presentarlo y no escribir por escribir, para poderle llegar siempre al lector con una fcil comprensin de lectura, el siguiente trabajo presenta las particularidades a la hora de presentar uno.

JUSTIFICACION Con objetivo de dar acontecer las caractersticas que tiene un texto y la forma adecuada de presentar un trabajo escrito, teniendo en cuenta cada uno de los mtodos de presentacin.

OBJETIVOS

Objetivo General

Dar a conocer los mtodos y caractersticas especficas para una buena presentacin de un trabajo escrito, y tener presente las normas tcnicas de presentacin.

Objetivos Especficos Tener una buena redaccin y ortografa. Manejo de maysculas y minsculas. El uso de abreviaturas

TABLA DE CONTENIDO

Caractersticas Particulares Del Texto Presentacin Adecuada De Un Trabajo Escrito El Manejo De Maysculas Y Minsculas Escritura De Nmeros En Un Texto Transcripcin Textual De Documentos Denominaciones Femeninas Y Profesionales Uso De Abreviaturas Elaboracin De Documentos Comerciales Carta Requisitos Carta Comercial
Estilos De Cartas Partes De La Carta: Estilos y Formas De Disposicin de la Carta Memorando 19

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 20

Conclusin

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CARACTERSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO

La correspondencia que producen las instituciones como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelera establecida en general original y la copia. Los documentos normativos (acuerdos resoluciones instituciones) se elaboran en original y una copia en papel bond color blanco tamao oficio con recuadro y logotipo, (el formato se puede disear en el computador). Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond tamao carta.

Presentacin Adecuada de un trabajo escrito: 1. Los documentos, no deben presentar errores, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. 2. La presentacin debe ser impecable. 3. El tipo y el tamao de la letra deben ser de fcil lectura casi siempre se recomienda ARIAL 12. 4. La tinta que se utiliza para la impresin debe garantizar y mantener la nitidez del documento. 5. El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo, con la tecnologa de impresin que se utilice. Para impresora lser se recomienda que el gramaje de las copias sea igual al de las originales 75 gramos. 6. La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de micro filmacin. 7. Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseos. 8. La transmisin va fax o escaneado es un adelanto de informacin y exige el envi inmediato del original, nico respaldo de un valor probatorio. 9. Para garantizar la permanencia de la informacin contenida en papel trmico se debe fotocopiar.

10. El uso del resaltador, notas al margen, rayas y subrayadas afectan la preservacin y conservacin del documento. Por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Un formato de trmite de documentos. 11. El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo ser emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho. 12. Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la entidad en tamao oficio.

El manejo de Maysculas y Minsculas 1. Las palabras escritas en maysculas sostenidas no se dividen. 2. Es conveniente TILDAR las vocales escritas en maysculas sostenidas cuando si lo requiera. 3. Se utiliza maysculas sostenidas para resaltar algn dato. NO se debe exagerar en su uso. 4. En espaol, se escribe en minscula los das, puntos cardinales las estaciones del ao excepto despus de un punto y al comienzo de un prrafo.

5. Se escriben con mayscula las nombres propios, lugares empresa, cargos, del rea y dependencias. 6. Se debe distinguir en nombre propio del genrico. Ejemplo: Banco de la Repblica y genrico Gracias al banco generamos.

Escritura de Nmeros en un texto 1. Los nmeros de 4 cifras que representan aos no se separan con espacio ni con punto. Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de da, mes, ao. Ejemplo: 14 de febrero de 2014. 2. Cuando se escribe en forma de nmero abreviada se representa en forma ao mes y da. Ejemplo: 2014/02/14, 2014-02-14. 3. Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apostrofe para las unidades de milln. El signo pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. Ejemplo: $3800.000.00 tres millones ochocientos mil pesos no es necesario expresar moneda corriente la m/cte. ni moneda legal, m/m. 4. Cuando se escriben en columna cifras con decimales enteras los decimales de estas ltimas se representan con ceros y con la letra o minscula ni con el signo (=).

5. La escritura eventual dentro de un texto se efecta de la siguiente manera: del 1 al 9 en letra y del 10 en adelante en nmero. Ejemplo: hemos enviado dos plegables con un total de 15 hojas cada una. 6. Cuando estos nmeros hagan parte de un rango o de una serie se Scribe en cifras. Ejemplo: la poblacin que se va a evaluar comprende nios entre los 8 y los 9 aos. 7. Para grados porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de diez. Ejemplo: 8g, 5g y 1:1000 proporciones. 8. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras se tiene en el 16 y 29 se escriben las palabras unidas del 31 en adelante en tres palabras o ms. Ejemplo: cuarenta y cinco. 9. Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y en letras. La cifra se puede expresar en primer trmino en letra o en nmeros pero conservado la opcin elegida atreves $1500(mil quinientos pesos). 10. Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios y si hay un didctico los entre parntesis () ejemplo: (57)843 55 44. 11. Los nmeros de cedula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la poblacin no es una capital se aade el nombre del departamento (ej. C .C 19.566.340 Medelln). 12. Para la denominacin de la hora local se utiliza el modelo internacional 24 horas (ej. Reunin de las 18:00 a las 20:00 horas). de todo el documento. Ejemplo:

TRANSCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS Para destacar la transcripcin de un texto de deja una sangra de cuatro espacios y cuatro a la derecha. Las comillas indican y finalizacin as como continuidad en los prrafos de una transcripcin completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir.

Denominaciones Femeninas Y Profesionales Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia De la Lengua. (ej.: Alcalde, Alcaldesa, Asistente, Asistenta, Decano, Decana, Gerente, Gerenta, Ministro, Ministra, Contador, Contadora, Revisor Fiscal, Revisora Fiscal, Psiclogo, Psicloga, Diseador Textil, Diseadora Textil, Secretario General, Secretaria General, Presidente, Presidenta, Gobernador, Gobernadora. NOTA: Los cargos y ttulos deben llevar mayscula inicial segn se trate su nombre propio o trmino genrico. EJ: Alicia Vargas, Ingeniera. Vendr la ingeniera, Alicia Vargas.

Uso De Abreviaturas En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (Doctor, cuenta, factura, memorado, seor, seora y otros).

Se exceptan de los que forman parte del nombre o razn social de una empresa si as las tienen registradas.

En los tratamientos en las lneas de encabezado y de copias. EJ: Ca. colombiana de modas S.A. Rojas y Hermanos Ltda. Dr. Humberto Rodrguez Mesa.

ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

CARTA Concepto: Es una comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados. Estilo bloque extremo: Todas las lneas parten de la margen izquierda. Modelo uno para el diseo de la papelera se distribuye entre zonas (zona 1n y 2 para los datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido). Modelo 2 se distribuye en 2 zonas (primera para los datos del remitente y la segunda que se deja).

Requisitos Mrgenes Superior entre tres y cuatro centmetros Inferior entre dos y tres centmetros Izquierdo entre tres y cuatro centmetros

Derecho entre dos y tres centmetros Encabezados de las paginas entre dos y tres centmetros de las paginas subsiguientes.

Zonas De La Carta ZONA 1. Razn social, Sigla o acrnimo, logotipo y Nit. ZONA 2.Direccin, apartado, fax, telfono, ciudad. ZONA 3.Se deja en blanco para que el destinatario imprima la informacin correspondiente con su sello.

Carta Comercial Asunto: Constituye la sntesis de la carta en mximo cuatro palabras con mayscula inicial. Partes de la carta: Numero: Consecutivo lo debe anteceder el cdigo del departamento o de la dependencia se escribe de dos a tres interlineaciones del margen superior. Fecha: Ciudad de origen y fecha de envi, de dos a tres interlineaciones el orden del da, mes, ao sin separarlo con punto. Datos Del Destinatario: Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario en especfico, de cuatro a seis interlineaciones, segn la extensin de la carta, puede ocupar hasta ocho lneas sin sobrepasar la mitad del escritorio. Tratamiento o ttulo acadmico: Seor, Seora, Doctor, Doctora. Nombre Del Destinatario: Mayscula sostenida o mayscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Pedro Luis James Suarez).

Cargo: Se escribe con mayscula inicial (Gerente general). En cargos extensos pueden repetirse en dos renglones sin efectuar divisin silbica.

Empresa: Con la denominacin ms ampliamente conocida es decir razn social sigla o acrnimo. (BCN, Sena, o SENA, Icontec, I.C.B.F.).

Direccin O Apartado: Se utiliza uno o una de las dos. Se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a mquina o cuatro en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura del numero (No.) no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida etc.

LA CARTA

Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la direccin del destinatario aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos).

Existen cartas sin remitente, en las que no est lista o anotada la direccin de quien enva la carta, bien por olvido o por omisin consciente del remitente. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Estilos de cartas

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible: Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de mbito profesional, laboral, institucional...etc. Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. Familiar: Que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia de que sta es especficamente para familiares. Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Adems, al momento de colocar a quin se dirige la carta debe ponerse: Seor/Seora (su cargo. Ej.: Directora de la institucin).

Caractersticas de la carta Formal:

Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud Posee una actitud corts y amable. Busca impresionar positivamente al destinatario. Busca una reaccin favorable a los intereses del remitente Busca dar informacin completa.

Caractersticas lingsticas de la carta:

Utiliza frases cortas. Recurre a un vocabulario exacto y corts. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia las palabras. Utiliza una puntuacin adecuada. Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los prrafos.

Partes de la carta:

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos: Encabezado: nombre, direccin a quien va dirigida, fecha del da y lugar al que se dirige. Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas. Exposicin: del asunto, con los temas pertinentes. Despedida: cortesa con la que se da trmino a la carta. Firma: clara, o en sustitucin tambin puede llevar el nombre en extenso.

Las cartas tambin pueden incluir: Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente). Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario). Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario. Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.

Antefirma: razn social o denominacin de la causa. Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar. Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta. Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

Estilo o formas de disposicin de la carta

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro Horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Memorando

El memorndum es el documento mediante el cual es posible emitir un comunicado, de tal forma que se pone en advertencia alguna decisin, se da a conocer alguna orden, o quizs para recordar acciones que se deben de tener en cuenta. Este documento es bastante usado en los organismos dependientes debido a que tienen la capacidad de ser documentos flexibles, prcticos, breves y directos. Se considera que estos documentos son los ms usados en rea de la

administracin pblica, ya que poseen las caractersticas de un oficio y la capacidad de que la comunicacin externa e interna pueda ser notificada mediante este escrito. El rea de difusin de este documento solamente puede ser de carcter interno, ya que como se sabe el nico ambiente donde se difunde y circula es dentro de la institucin o de la empresa.1 La persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de una institucin o de una empresa, sin hacer ninguna clase de distincin jerrquica. Las partes para poder redactar un correcto memorando son:
1 http://comoredactardocumento.blogspot.com/2013/05/el-memorandum.html

Lugar y fecha.

Cdigo. Destinatario. Asunto. Cuerpo. Despedida o antefirma Firma y pos firma. Suscribir Con Copia o "C.C". Pie de pgina.

Ciertas veces se recomienda incluir adems las siguientes partes en este documento: Membrete. Nombre del ao. Referencia. Sello. Anexo. Redaccin del texto.

Se tienen dos clases de memorndum, que son el memorndum simple y el mltiple, la diferencia radica que en el memorndum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o comunicar la realizacin de acciones o tareas. Las caractersticas de esta clase de memo es que es capaz de compartir las mismas caractersticas con el oficio simple. Mientras que el memorndum mltiple es utilizado para dar a conocer decisiones o dar informacin sobre algn tema en particular, pero en forma simultnea y a varios destinatarios, esta clase de documento tambin es conocido con el nombre de memorndum circular.

CONCLUSION Este documento es con el fin de dar a conocer las normas y mtodos que se tienen para presentar un trabajo escrito. Teniendo en cuenta los principales pasos de una presentacin, para dar le al lector una facilidad de comprensin y entendimiento de lo que est leyendo.