UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO MONAGAS DEPARTAMENTO DE INGENIERIA DE SISTEMAS CURSO ESPECIAL DE GRADO SISTEMAS DE GESTIN EMPRESARIAL PARA PROCESOS

Y COMUNICACIN INDUSTRIAL

Tutor de Seminario Ing. Jess Chaparro

Realizado por: Juan Carlos Ascanio Carvajal C.I: 20.139.269 Carlos Luis Oronoz Cabello C.I: 19.446.901 Maturn, Marzo de 2014

INDICE INTRODUCCION.................................................................................... 3 MARCO TEORICO ................................................................................. 4 ERP: Definicin ................................................................................... 4 Evolucin de los Sistemas ERP .......................................................... 4 Objetivos de un ERP ........................................................................... 6 Caractersticas .................................................................................... 6 Limitaciones de los ERP ..................................................................... 7 Componentes que forman un ERP ..................................................... 7 Principales ERP en el Mercado .......................................................... 8 DISCUSION ........................................................................................... 9 Implementar un ERP. Proceso costoso? .......................................... 9 CONCLUSION...................................................................................... 11 BIBLIOGRAFIA..................................................................................... 12

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INTRODUCCION
Los sistemas ERP o Enterprise Resource Planning dieron un vuelco a como se realizaba el tratamiento a la informacin interdepartamental en las organizaciones. Anteriormente ocurra que cada departamento en una organizacin trataba su informacin con un individual, es decir, en una empresa se poda tener hasta un software por cada departamento, sea, almacn, recursos humanos, contabilidad, administracin, etc. Los sistemas ERP son sistemas que permiten englobar de una forma integral las diferentes reas de una empresa bajo un mismo software, esto trae obvias ventajas que en gran medida derivan de que la informacin se encuentra disponible en tiempo real para toda la empresa. Esta investigacin tiene como objetivo que el lector incursione en los aspectos conceptuales de lo que son los sistemas ERP para que se familiarice con este concepto y pueda adentrarse ms en esta rea de los sistemas gerenciales.

MARCO TEORICO
ERP: Definicin El Enterprise Resource Planning, es un sistema de planificacin de los recursos y de gestin de la informacin que, de una forma estructurada, satisface la demanda de necesidades de la gestin empresarial. Se trata de un software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar ms fcilmente su negocio en todos los mbitos. Estos sistemas se caracterizan por su gran capacidad de adaptacin, de modularidad, de integracin de la informacin, de universalidad, de estandarizacin e interfaces con otro tipo de programas y est diseado para cubrir todas las exigencias de las reas funcionales de la empresa. Al respecto, Lopez (2000) plantea que podemos definir ERP como un determinado tipo de software de gestin que se diferencia del resto en dos aspectos fundamentales: Su sentido global, es decir, trata de hacer frente a todas las necesidades de informacin dentro de la organizacin. La naturaleza estndar de la solucin con la disposicin de un entorno de desarrollo propio, lo cual capacita a la empresa para llevar a cabo las adaptaciones necesarias para el desarrollo de la actividad.

El ERP tiene como uno de sus objetivos principales satisfacer las diferentes necesidades de informacin de la empresa para conseguir que los distintos responsables puedan tomar decisiones y controlar el cumplimiento de objetivos, pero hay un factor que se debe tomar en cuenta es que la decisin de implementar un ERP en una empresa es una decisin estratgica; por lo tanto, debe tenerse la capacidad de asumir los cambios y recursos a emplear en la implantacin. Evolucin de los Sistemas ERP Los sistemas de ERP cuentan con un largo currculo de cerca de 40 aos, acumulando algunos errores y xitos. Su evolucin se dio como una herramienta estratgica al mismo tiempo en que las tecnologas de informacin tambin evolucionaban, y a travs de los sucesivos mejoramientos de las tcnicas de gestin.

Antes de la dcada de 60, y con el objetivo de garantizar el correcto funcionamiento organizacional de las empresas, gran parte de los negocios eran apoyados por tcnicas de gestin de inventarios. La ms popular de ellas todas era la EQQ Economic order of Quantities (Orden Econmica de Cantidades). En esta tcnica, cualquier artculo en stock ser analizado en funcin de su valor de coste de pedidos y por el coste de almacenaje, es decir, son estimadas las ventas al ao de forma de optimizar el costo final de los artculos y la cantidad de los mismos a tener en stock en el almacn. Dcada de los 60s Surge una nueva tcnica con el nombre MRP Material Resource Planning (Planificacin de Pedidos de Material). Era una forma activa de gestionar y planear inventarios, explorando en busca de los productos finales a travs de una planificacin de produccin especfica y su transformacin en una tabla ordenada de rdenes de pedidos y produccin, no dejando de lado las cantidades en stock. Dcada de los 70s Aparece una nueva tcnica semejante al MRP, pero modificada al nivel de la lgica de funcionamiento original. Era a CL MRP Closed Loop Material Resource Planning (Planificacin de Pedidos de Material de Ciclo Cerrado). En esta nueva tcnica, la capacidad de produccin pas a ser tomada en cuenta, resultando en una nueva inclusin de un mtodo en el sistema, el CRP Capacity and requiring Planning (Planificacin de Requisitos y Capacidades). Dcada de los 80s Surge el MRP-II sucesor del MPR, que abordaba el concepto de la planificacin de recursos de produccin y la necesidad de ensanchar la gestin las otras reas de la empresa. Dcada de los 90s Con todas las innovaciones tecnolgicas de la poca y su necesidad de expansin la reas tan distinguidas como la Ingeniera, Finanzas, Recursos Humanos, Gestin de Proyectos, Servicios y Banca, es decir, todas las actividades que son inherentes a cualquier empresa, totalmente integradas en una solucin. Surge el ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gestin Empresarial). Un hecho importante, que diferencia esta nueva solucin de las dems, es que permite integrar todos los subsistemas existentes en una empresa, los ERP consiguen resultados mejores que el total de los subsistemas en separado (El todo es mayor que la suma de sus partes).

Objetivos de un ERP Adems de los objetivos planteados anteriormente, los ERP buscan cumplir con los siguientes objetivos: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera. El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Caractersticas Los ERP poseen ciertas caractersticas que los diferencian de otras soluciones de software, entre estas caractersticas se destacan: Los ERP controlan las principales actividades de la compaa e incrementan el servicio al cliente, mejorando la imagen de la empresa. Distribuyen la informacin a lo largo de toda la compaa. Consiguen una completa integracin de los sistemas de informacin, no solo a lo largo de los departamentos de una unidad de negocio, sino tambin a lo largo de todas las unidades bajo una misma administracin. Permite la introduccin automtica de las ltimas tecnologas, tales como la transferencia electrnica de fondos, el intercambio electrnico de datos, internet, intranet, videoconferencias, correo electrnico. Ayuda a eliminar problemas como la escasez de materiales, el servicio al cliente, la gestin de tesorera, gestin de inventarios, entre otros. No solo trata las necesidades presentes de la compaa, sino que tambin ofrece la posibilidad de refinar y mejorar continuamente los procesos de negocios. Proporcionan herramientas de apoyo a la toma de decisiones.

Limitaciones de los ERP La implementacin de un software ERP puede tener ciertas limitaciones como se presenta a continuacin: La Implementacin puede llegar a ser larga, cara y difcil. Es probable que la empresa deba adaptar sus procesos. Dependencia de un solo proveedor. Imponer un sistema ERP desde arriba puede ser un gran error. Empresas cambiantes y altamente descentralizadas no debieran usar un ERP. Algunos proveedores se han especializado en ciertas industrias. El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabaje correctamente. Los propietarios de pequeas empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no est capacitado para el manejo del mismo. Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este punto se cita como una de las principales causas de falla. Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes. Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control). La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software. Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del consumidor.

Componentes que forman un ERP Cada solucin ERP puede tener sus listas de componentes, y no necesariamente todas cuentas con la misma cantidad o con los mismos componentes, este factor depender de cada sistema y su adaptacin a la empresa donde se est implementando. Sin embargo, Lopez (2000) dice que los componentes que comnmente pueden encontrarse en una aplicacin de este tipo son los siguientes (ver figura1):

Ventas y Marketing Gestin de Materiales Control de la Cadena de Suministros Gestin Financiera Planificacin y Gestin de la Produccin Comunicaciones con estaciones remotas Desarrollo de soluciones Recursos Humanos

Principales ERP en el Mercado SAP R / 3: Solucin integrada de software de SAP para la distribucin de sistemas abiertos y sistemas cliente-servidor. Openerp: Solucin adaptable ERP y CRM. Est diseado para satisfacer las necesidades del negocio mediante la racionalizacin y la automatizacin. SAP Business One: Solucin con muchos mdulos integrados y ofrece soluciones basadas en web. SYSPRO: Ayuda a las organizaciones a desarrollar su proceso de fabricacin. Epicor: Ofrece soluciones extremo a extremo ERP y es uno de los diez primeros de software ERP. Infor ERP: Ofrece varios sistemas de ERP para la gestin de inventario y los procesos de fabricacin. Exacta: Se integra la gestin de relaciones con clientes o CRM con la planificacin de recursos empresariales o ERP. Net Suite: Es fcil de instalar y ofrece una fcil personalizacin del software para adaptarse de acuerdo a las necesidades del negocio. Intacct: Proporciona soluciones ms baratas para las organizaciones pequeas y medianas empresas. Es bien conocido por su gestin financiera y de los otros mdulos son la contabilidad, inventario, nmina, compra, etc.

DISCUSION
Los ERPs representan una solucin de lo que en muchos aos representaba un problema para las organizaciones, estos permiten que la informacin global de la empresa, de cada uno de sus departamentos, este disponible en tiempo real, y esta pueda ser consultada por cualquier departamento en cualquier momento que sea necesario. Esta ventaja es sumamente importante ya que antes de los ERPs no se contaba con un banco de informacin globalizado en las empresas, por estos poda representar u problema cuando un departamento como contabilidad necesitaba una informacin especfica del departamento de almacn, o cuando el departamento encargado de la toma de decisiones necesitaba en tiempo real los reportes de contabilidad y almacn para evaluar una estrategia o implementar un cambio. Al tener informacin de forma inmediata, es ms fcil poder realizar ajustes en la produccin o en las operaciones crticas para la empresa, tambin permite tener al da la contabilidad y la parte administrativa. Aunque son destacables las ventajas, es necesario destacar las desventajas de implementar un sistema como este en una organizacin, es decir, cuando se centraliza la informacin en un solo software, se debe tener en cuenta que todas sus partes deben funcionar al unsono, ya que un atraso en un departamento puede generar atrasos en los departamentos que dependen de esa informacin. Este tipo de aspectos son sumamente importantes y deben ser tomados en cuenta a la hora de implementar un ERP, por lo que es recomendable que al mismo tiempo de estarse implementando el sistema nuevo, todo personal que tendr acceso al deber ser entrenado y documentado sobre todas las funciones y caractersticas que deben sabe, como una forma de mitigar las fallas que se tendrn por la falta de experticia o falta de adiestramiento sobre cmo hacer uso del sistema nuevo. Implementar un ERP. Proceso costoso? Generalmente, la implementacin de un sistema ERP no es un proceso ni rpido, ni econmico. Esto debido a que siempre se debe adaptar el sistema a las caractersticas de la organizacin donde se va a implementar. Es sumamente difcil que un software ERP se adapte totalmente a la estructura de una empresa sin antes pasar por un proceso de adaptacin. Para este proceso de adaptacin se necesita contar con un personal especializado, que conozca el software y sepa cmo adaptarlo. Este personal cuesta dinero, y en nuestro pas son pocos los que cuentan con el conocimiento

suficiente para realizar este tipo de tareas, con lo cual, el costo aumenta considerablemente. Adems de la contratacin de los servicios de un personal capacitado, se debe considerar el tiempo que este necesita para poner a punto el sistema, ya que nada nos asegura que al implementar el sistema, este funcionara al 100% desde el principio, con lo que el tiempo de pruebas y correcciones puede extenderse incurriendo en un aumento de los costos hacia la empresa. Al ser los sistemas ERP rgidos y de difcil adaptacin, una empresa muy cambiante debe considerar no implementarlos, debido a que una vez que se pone en funcionamiento, su readaptacin puede ser adems de muy costosa, muy difcil de llevar a cabo.

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CONCLUSION
Los sistemas ERP permiten a las empresas realizar un tratamiento ms eficiente a la data que maneja, le permite a sus departamentos transmitir y consultar en todo momento la informacin que necesitan sin necesidad de esperar mucho tiempo para ello. La organizacin debe evaluar si est preparada para afrontar las dificultades que implica el hacer el uso de este tipo de software, es necesario que en base a su presupuesto y necesidades, adems de evaluar si su estructura organizacional puede adaptarse sin problemas a este tipo de programas tome la decisin de implementarlo o no. Si bien la implementacin de un ERP tiene ciertas dificultades, las ventajas que este traen estos cuando es bien implementado son completamente considerables. Estos permiten unificar la informacin, que sea accesible en cualquier momento y en base a ella tomar decisiones rpidas en pro de mejorar los procesos que se lleva a cabo dentro de la organizacin, as como tambin gestionar de forma eficiente los clientes, el marketing, los proveedores de materia prima o de productos, etc.

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BIBLIOGRAFIA
GONZALEZ, L. (2004). ERP: gua prctica para la seleccin e implantacin. Espaa: Ediciones Gestin 2000. LPEZ, C. ERP: Planificacin de recursos empresariales [en lnea]. Visitado el 4 de Marzo de 2014. Desde http://www.gestiopolis.com/administracionestrategia-2/erp-planificacion-de-recursos-empresariales.htm. LOPEZ, J. (2000). Informtica aplicada a la gestin de empresas. Espaa: ESIC Editorial. MySoftware. Top Ten Software ERP en el mercado. Visitado el 8 de Marzo del 20014. Desde http://mysoftwar.wordpress.com/2011/05/03/top-ten-softwareerp-en-el-mercado/. WIKIPEDIA. Sistema de planificacin de recursos empresariales. Visitado el 3 de Marzo de 2014. Desde http://www.informatica-hoy.com.ar/softwareerp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php.

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ANEXOS

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Figura 1. Mdulos de un ERP. Fuente: Informtica aplicada a la gestin de empresas. (Lpez, 2000, p.79)

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