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MODULO VI FORMULACION Y GESTION DE PROYECTO

Lic. Carlos Alberto Romero Deras Consultor

QUE ES UN PROYECTO
Descrito de una forma general, un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. Proyecto de Inversin se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podr producir un bien o un servicio, til al ser humano o a la sociedad en general

El diseo de un proyecto incluye cuatro fases: Anteproyecto Estudio de factibilidad Plan de Accin y Presupuesto Formulacin.

Anteproyecto. Es el documento en el cual se exploran y presentan las formas alternativas (Hiptesis de base) que se pueden desarrollar en un proyecto. Esta etapa define la idea bsica del proyecto en trminos de problemas y soluciones; hay que delimitarlo en sus componentes esenciales y hacer un primer intento para seleccionar alternativas de solucin.

El Anteproyecto: Establece la documentacin preliminar sobre la idea del proyecto para contribuir a las decisiones en el futuro. Estima las necesidades bsicas y objetivos del proyecto. Establece un diseo preliminar de los principales componentes para el desarrollo del proyecto.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
El estudio de factibilidad es un instrumento de decisin importante en la formulacin y ejecucin de un proyecto. Permite juzgar las ventajas y desventajas que presenta destinar recursos econmicos o insumos a un anteproyecto. El objetivo principal del estudio de factibilidad es organizar y presentar la informacin econmica, social y tcnica necesaria para sustentar un proyecto y facilitar as su apreciacin y evaluacin en trminos de viabilidad.

Los componentes del estudio de factibilidad son los siguientes: Diagnostico o Estudio de Mercado ( en caso especifico de los proyectos productivos) Estudio Tcnico Estudio Jurdico Estudio Social Estudio Econmico-Financiero

EL DIAGNOSTICO Y EL ESTUDIO DE MERCADO En el diagnostico se trata de profundizar la comprensin de la situacin actual (el problema) tal como es y de identificar la mejor solucin para resolver el problema y llegar a la mejor solucin para resolver el problema y llegar a la situacin deseada (el objetivo del proyecto).

El primer paso para la elaboracin del diagnostico consiste en obtener una serie de datos (Cifras, cuadros, medidas, censos y otros) que permitan descubrir la situacin actual de la poblacin. Estos datos son indicadores de: Educacin Economa Salud Ingresos Vivienda Demogrfica

Estos indicadores se pueden obtener a partir de una serie de fuentes de informacin que pueden ser: Oficinas, Agencias u Organizaciones Gubernamentales. Centros de investigacin, Universidades Nacionales y Regionales Otras instituciones.

El diagnostico comprende cuatro aspectos bsicos:


Formulacin del Problema. La formulacin del problema incluye un anlisis minucioso de los sntomas del problema( la manera como se manifiesta), de sus causas (lo que origino) y de sus consecuencias( la repercusin, impacto o efectos). Formulacin del Objetivo. ( Situacin deseada) Consiste en describir en trminos especficos la situacin como se presentara una vez concluido el proyecto. Esa situacin deseada corresponde a la meta del proyecto. Anlisis del Campo de Fuerzas Despus de haber identificado claramente el problema a resolver hay que efectuar un anlisis de las fuerzas, tanto negativas como positivas, que pueden condicionar o facilitar la consecucin de la transformacin de la situacin actual en la situacin actual en situacin deseada.

Identificacin y seleccin de las soluciones El anlisis de los aspectos anteriores sugerir varios caminos ( Soluciones) para transformar la solucin actual ( Problema ) Participacin de la comunidad en el diagnostico Nuestro estudio de factibilidad tendra una validez mas grande si supiramos implicar eficazmente a la comunidad donde se implementar el proyecto en la definicin del problema, de los objetivos y metas del proyecto y en la seleccin de la solucin para alcanzar los objetivos.

Estudio de Mercado ( en caso especifico de los proyectos productivos) Este estudio se orienta esencialmente a: Descubrir la potencialidad que hay que ubicar el nuevo producto, o uno ya existente, dentro de un determinado mercado. Determinar las necesidades y potencialidades del producto

El propsito es el de analizar cuatro elementos bsicos: A. La demanda B. La oferta C. Los precios D. La comercializacin

A. Anlisis de la demanda Este estudio debe tomar en cuenta: Las caractersticas de la poblacin (tipo, sector, tendencia demogrfica, necesidades prioritarias, nivel de ingresos) . Las caractersticas del producto (necesidad, preferencias, sustitutos) B. Anlisis de la oferta El objetivo del anlisis de la oferta es evaluar la cantidad y calidad del producto para determinar si es posible competir con otros productos, en calidad, precio y preferencia de los consumidores.

Hay aqu dos aspectos a tomar en cuenta : Con respecto a los competidores: - Quines son? (productores locales, nacionales, internacionales) - Cules son sus caractersticas especficas? (tamao, tipo de tecnologa, grado de dominio del mercado, capacidad, economa, volumen de la produccin, etc.) . - Cul es el sistema de mercado? (por competencia, derechos del estado, propaganda, organizacin, servicios, insumos, control de tecnologa, etc.)

Con respecto a los productos: - Cul es la calidad del producto? (composicin, estilo, durabilidad, etc.) - Cul es el precio? (contado, crdito, descuentos por volumen, por plazo, etc.) - Cules son los costos de produccin? (materia prima, costos fijos o variables) - Cul es la oferta del producto? (estacionaria, permanente, escasa, abundante, creciente, estable, decreciente, etc.)

- El producto est listo para competir? (precio, calidad, continuidad de oferta) - En la actualidad es adecuada la oferta en los mercados que nos interesan? - Qu productos sustitutivos pueden competir con el nuestro? (calidad, precio, disponibilidad) - Hasta qu punto hay capacidad para satisfacer el mercado?

C. Anlisis de precios El precio constituye uno de los elementos principales en el estudio del mercado, ya que permite determinar la rentabilidad del proyecto En este punto se pueden considerar dos elementos de inters: Fijacin de Precios: - Cmo estn fijados los precios en el mercado? (regulados por el Estado, fijados por precios externos, por libre competencia, en base a los costos de produccin, etc.) . Tendencia de los precios: Cul es la tendencia de los precios de los productos que nos interesan? (aumento continuo, fluctuante de acuerdo a las estaciones, relativamente estables, en reduccin, suficientes para cubrir los costos de produccin, etc.

D. Anlisis de la comercializacin Es una de las etapas ms crticas del ciclo econmico; a travs de ella, se hace llegar el producto al consumidor.

ESTUDIO TCNICO
Se refiere a la disponibilidad y calidad de los recursos necesarios para la ejecucin del proyecto. El estudio comprende tres aspectos:

Tamao del proyecto Esta determinado por el nmero de beneficiarios a quienes se dirige y por el volumen de produccin. Ubicacin del proyecto Contempla la descripcin de la cobertura geogrfica del proyecto, su localizacin fsica y accesibilidad a los beneficiarios, as como la obtencin de insumos.

Proceso productivo Toma en cuenta: Mano de obra: son los recursos humanos que intervienen en el proceso; hay que considerar la calificacin, destrezas y experiencias, as como tambin la responsabilidad y la iniciativa. Materiales y otros insumos: comprende la materia prima, los recursos financieros y otros materiales necesarios para la produccin. Organizacin interna del proceso de produccin: se refiere a la divisin del trabajo, uso eficiente de los recursos y flujo de produccin. Capacidad instalada: es la evaluacin de los equipos e instalaciones en funcin de la potencialidad mxima de su capacidad productiva. Tecnologa: comprende la capacitacin de los recursos humanos, el nivel tcnico de produccin y los equipos especializados.

ESTUDIO SOCIAL Integra todas aquellas caractersticas de los grupos sociales que pueden influir (obstaculizar o beneficiar) el desarrollo de proyecto. Se puede contemplar las caractersticas siguientes: organizacin social, niveles econmicos y educativos, actitudes, costumbres, cultura, prcticas religiosas, tendencias polticas.

ESTUDIO FINANCIERO
Se relaciona con la disponibilidad y acceso a los recursos financieros requeridos para realizar el proyecto. Este estudio comprende: Plan de inversin (en el caso de los proyectos productivos) Flujo de caja Estado de resultados Fuentes de financiamiento y sus condiciones

PLAN DE INVERSION (En el caso de los proyectos productivos)

ACTIVOS FIJOS Planta fsica Equipo de produccin Vehculos Muebles y equipos de oficina Sub Total CAPITAL DE TRABAJO Materia prima Material y tiles de oficina Mano de obra directa e indirecta Gastos de operacin y mantenimiento Alquileres y servicios Imprevistos Sub Total Total

VALOR

Flujo de Caja: Es la proyeccin de todos los ingresos y egresos del proyecto en un perodo determinado. Se hace para asegurarse que haya siempre disponibilidad de fondo en el momento que se necesita.

FLUJO DE CAJA DESCRIPCION SALDO ANTERIOR Aporte de socios Prstamo Ventas Otros ingresos TOTAL INGRESOS Planta fsica Equipo de produccin Muebles y equipos de oficina Materiales Gastos de operacin y mantenimiento Mano de obra Otros insumos Alquileres Pago de prstamo Intereses TOTAL DE EGRESOS SALDO egresos) (Saldo anterior+ingresos ENER O FEBRER O MARZ O ABRI L ..

Estado de resultados Es un informe que se utiliza para evaluar la eficiencia de una institucin mediante la comparacin de los ingresos y los gastos en un determinado perodo. Los ingresos estn conformados por donaciones, prestacin de servicios, intereses devengados, etc. Los gastos son erogaciones en que se incurre una institucin en el momento de producir bienes y servicios.

Fuentes de financiamiento: Las fuentes ms comunes son: Capital aportado por los asociados Donativos de organizaciones de ayuda Prstamos de agencias o instituciones financieras

FORMULACION DE PROYECTOS
La formulacin de un proyecto consiste en describir en forma clara y ordenada el proceso que se seguir pata enfrentar la alternativa que se eligi en la fase de Anteproyecto y Estudio de Factibilidad, con el fin de alcanzar los objetivos y metas propuestos.

A continuacin se describen cada uno de los pasos que integran dicha secuencia

NATURALEZA DEL PROYECTO (QUE?) En este paso se proporciona en forma resumida, una visin completa del proyecto. La naturaleza del proyecto incluye: Ttulo del proyecto: La seleccin del nombre o ttulo debe estar en relacin directa con la razn de ser del proyecto. Tipo de proyecto: Se define de acuerdo a los propsitos del proyecto: de produccin, de capacitacin, educativo, etc. Cobertura del proyecto: Indica su ubicacin y su cobertura, es decir, si se desarrollar a nivel nacional, regional o local.

Grupo que promueve el proyecto: Se identifica la institucin o agrupacin que lo llevar acabo. En qu consiste el proyecto? En este paso se explica en forma clara y sencilla de qu trata el proyecto y su finalidad.

LA JUSTIFICACIN Y FUNDAMENTACION (POR QUE?) Aqu se explica el origen de la idea inicial, as como tambin la necesidad de la implementacin del proyecto. Se especifica si la idea se origin: Por la inexistencia de un servicio que es necesario en la localidad elegida. Por la insuficiencia de un servicio existente Para mejorar la calidad de vida de las comunidades La justificacin responde a la pregunta por qu y especifica las necesidades que detect el anteproyecto.

En este punto se prev lo que se desea lograr con el producto del proyecto, que puede ser un bien o un servicio; se efecta una sntesis de las metas y objetivos del proyecto. El estudio de factibilidad proporciona la fundamentacin del proyecto en trminos previsibles y los efectos que tendr su ejecucin en las condiciones actuales de los beneficiarios.

LOS OBJETIVOS (PARA QUE?)


Los objetivos de un proyecto son los logros que se quieren alcanzar con la ejecucin de las actividades que lo integran; constituyen el punto central de referencia para comprender la naturaleza especfica de cualquier proyecto y dar coherencia a la accin.

Objetivos generales Son la razn de ser del proyecto; son aquellos propsitos ms amplios o generales que conforman el marco de referencia a partir del cual se formularn los objetivos especficos del proyecto. Ejemplo: Elevar el nivel de vida de la poblacin. Objetivos especficos del proyecto A partir del objetivo general surgen una seri de posibilidades para mejorar la situacin real o actual. Los objetivos especficos se refieren a situaciones concretas; son los efectos que se esperan conseguir para cumplir con el objetivo general del proyecto. Formular los objetivos especficos en forma correcta es fundamental; stos deben ser claros, realistas y pertinentes. Ejemplos: Promover el uso de medicina tradicional. Aumentar el nivel de capacidad en gerencia de las cooperativas.

LAS METAS (CUANTO?) Una vez elaborados los objetivos especficos el paso siguiente es traducir los objetivos en meta o metas. Las metas son las formas concretas para medir el logro de un objetivo; son el elemento cuantificador y calificador de los objetivos del proyecto, y se pueden redactar utilizando el modelo EMART cuyas letras significan: E M A R T = = = = = Especifica Mensurable Aceptable Realizable y ubicada en el Tiempo

Las metas constituyen el punto final de referencia para el proceso de evaluacin del proyecto. En otras palabras, las metas son los indicadores que nos permitirn evaluar el logro del proyecto. La comparacin del resultado obtenido con !as metas programadas dentro de plazos definidos por la programacin, nos darn la medida del xito o del fracaso del proyecto.

LA LOCALIZACIN (DONDE?) La localizacin de un proyecto consiste en determinar el rea geogrfica donde se ubicar, sealando el lugar especfico de su funcionamiento. LA METODOLOGIA (COMO?) En este apartado se describe la metodologa, las fases, el sistema de trabajo, la tecnologa que se va a utilizar, as Como loS sistemas de coordinacin, participacin, seguimiento y evaluacin del proyecto. LA UBICACIN EN EL TIEMPO (CUANDO?) Esta fase se refiere a la elaboracin del cronograma de actividades del proyecto. Consiste en detallar las actividades que el proyecto deber llevar acabo para producir cada uno de los resultados en el plazo previsto. El cronograma debe presentar adems, las etapas de realizacin y el encadenamiento de dichas etapas; es decir, la forma en que stas se suceden y se Coordinan. Una vez identificadas y ordenadas las etapas, debe estimarse la duracin probable de cada una de ellas.

LOS RECURSOS HUMANOS (QUIENES?) Los recursos humanos detallan la cantidad y la calidad de las personas que son necesarias para la ejecucin de las actividades del proyecto, as como tambin las responsabilidades especficas que estas personas van a asumir en la implementacin y ejecucin del proyecto. LOS RECURSOS MATERIALES (CON QUE?) Son los que se van a utilizar en todas las actividades del proyecto segn las recomendaciones del Estudio de factibilidad (aspectos tcnicos) detallando cules aporta la institucin y cules la comunidad o los beneficiarios directos del proyecto. Es importante definir entre otras cosas: Las instalaciones necesarias, indicando si ya existen o deben ser construidas Los materiales necesarios para el proyecto (materia prima y complementos) Las herramientas y otros rubros parecidos Las maquinarias y equipos (de transporte, procesadoras, de comunicacin, siembra, cosecha, produccin, etc.).

PRESUPUESTO (QUE COSTOS?) Son los recursos econmicos necesarios para la ejecucin del proyecto. Deben figurar en forma detallada y por etapas en un presupuesto, indicando su procedencia. El financiamiento de estos recursos puede ser: Interno: Cuando lo proporciona la institucin o el grupo que ejecuta o implementa el proyecto. Externo: Cuando el dinero proviene de un organismo externo ala institucin (Agencia Donante, Financiera Internacional, etc.). Mixto: Cuando una parte del dinero procede de la propia institucin o grupo beneficiario y otra parte de un organismo de financiamiento.

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