BRIEFING E DECLARAO DE ESCOPO EM PROJETOS DE DESIGN: DOIS FORMATOS E UM S OBJETIVO

Cludio Henrique da Silva, M. Universidade do Sul de Santa Catarina / Ncleo de Gesto de Design NGD/UFSC Helio Aisenberg Ferenhof, M. Eng, PMP. Universidade Federal de Santa Catarina Paulo Mauricio Selig, Dr. Universidade Federal de Santa Catarina

Resumo

O briefing uma etapa inicial e essencial em qualquer projeto de design. Descuidar desta etapa representa aumentar e muito as chances de insucesso de um projeto de design. Quanto ao formato do documento, entre os designers no existe um modelo padro e nico de briefing. Encontramse briefings muito curtos, com informaes bsicas, e outros com maior complexidade, com mais informaes e maior profundidade. Peter Phillips afirma em seu livro Briefing: A Gesto do Projeto de Design (2008) que um briefing completo funciona como um guia seguro na busca de solues para o problema proposto. O objetivo deste artigo discutir a relao entre o briefing e a declarao do escopo do projeto no que diz respeito formato, informaes e objetivos do documento e do processo de sua elaborao. Para tanto analisou-se diversos modelos de briefings de design e tambm modelos de declarao de escopo. Como resultado observa-se que os dois formatos apresentam mais similaridades do que diferenas, e que grande parte das diferenas reside no contexto da linguagem em que elaborado e escrito. A partir desta constatao apresenta-se a proposta de um modelo de briefing completo como Declarao de Escopo do Projeto de design, aproximando-se a linguagem e os processos de design com a linguagem e os processos de gerenciamento de projetos. Palavras chaves: Briefing, Declarao de Escopo, Gesto de Projetos de Design, Documentao de Projetos.
Abstract

The briefing is an initial and essential step in any design project. To neglect this step represents and increase the chances of failure of a design project. Regarding the format of the document, among the designers there is no standard model and single briefing. Briefings are very short, with
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basic information, and others with more complex, with more information and greater depth. Peter Phillips states in his book Briefing: The Project Management of Design (2008) that "a full briefing acts as a safe guide in the search for solutions to the problem proposed." This paper is to discuss the relationship between the briefing and project scope statement with regard to the format, information and objectives of the document and the process of its preparation. For both models it was analyzed several design briefings and also project scope statement models. As a result it is observed that both formats have more similarities than differences, and that most of the differences are in the context in which the language is developed and written. A proposed model of full design briefing is presented as Project Scope Statement, approaching the language and design processes with the language and processes of project management. Keywords: Briefing, Project Scope Statement, Design Project Management, Project Documentation

1. Introduo A qualidade com que se define e se comunica o escopo de um projeto tem se mostrado crucial para o seu sucesso. Documentar o escopo uma atividade que agrega valor ao projeto na medida em que permite uma consolidao da informao e tambm um acompanhamento do que est sendo realizado. Nos projetos de design o briefing a forma mais usual pela qual os designers registram o escopo do projeto. Nos moldes do gerenciamento de projetos, a declarao de escopo o documento responsvel por este registro. Apesar de ser uma atividade eminentemente projetual, recente a discusso de gerenciamento de projetos no universo dos projetos de design. Pode-se ento fazer a seguinte pergunta: para se incorporar o gerenciamento de projetos em projetos de design qual documento dever ser utilizado para se registrar e definir o escopo do projeto? A declarao de escopo, conforme preconiza o PMBOK? Ou o briefing, to conhecido e utilizado pelos designers? Utilizar-se-ia os dois? O objetivo deste artigo discutir a relao entre o briefing e a declarao do escopo do projeto no que diz respeito formato, informaes e objetivos do documento e do processo de sua elaborao. A importncia de se tratar desta questo est relacionada em primeiro lugar a manuteno de uma documentao adequada aos projetos de design, evitando a gerao de documentos com funo similar para o mesmo projeto. Em segundo lugar, a discusso sobre o gerenciamento de projetos e sua efetiva incluso em projetos de design recente e esta abordagem pode se tornar um facilitador neste processo. 2. Briefing em projetos de design
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A atividade de design projetual por natureza e as metodologias projetuais de design consideram o briefing como uma etapa fundamental. Segundo Stewart (2010, p.29) um briefing completo e preciso um elemento-chave para um estudo de design de sucesso. Sobre a importncia do briefing nos projetos de design, BEST (2006, p. 94) afirma que o briefing de design precisa ser escrito de modo a inspirar e motivar a equipe de design para criar timos trabalhos que satisfaam as exigncias dos clientes. Blyth e Worthington (2010) apresentam o briefing como um processo e o brief como um produto deste processo. Para os autores, Brief um produto do processo; ele formaliza as decises e aes a serem tomadas e que podem ser desenvolvidas nas etapas chave do processo. (Blyth e Worthington, 2010, p. 4) Pode-se entender o brief como o documento que rene as informaes coletadas e analisadas neste processo. Embora brief e briefing se apresentem como elementos distintos, no Brasil termo briefing utilizado tanto para se referir ao processo quanto ao produto deste. Uma discusso pormenorizada vai alm dos objetivos deste artigo. Desta forma, ser utilizado o termo briefing da mesma maneira como utilizado usualmente no Brasil. Blyth e Worthington (2010) subdividem o processo de briefing em trs estgios: Pr-projeto, onde se identificam as necessidades do cliente; Projeto, onde aps validar as expectativas e necessidades dos clientes, definem-se requisitos e outros elementos fundamentais para o desenvolvimento do projeto; Ps-Projeto, ao final do projeto onde se avalia as expectativas dos clientes foram alcanadas. Ao se comparar os estgios do processo de briefing propostos por Blyth e Worthington (2010) com os usos do briefing apresentados por Phillips (2008), pode-se afirmar que em cada estgio do processo, o briefing tem um uso especfico. No estgio de prprojeto, o briefing pode ser utilizado como um acordo ou um contrato formal entre as partes envolvidas. (Phillips, 2008, p.14) No estgio do projeto, o briefing serve como roteiro a ser seguido durante o desenvolvimento do projeto, definindo as vrias etapas intermedirias desse projeto. Assim, serve para elaborar um cronograma, estabelecendo os prazos para cada uma dessas etapas. (Phillips, 2008, p.14) Pode ser utilizado tambm como instrumento de acompanhamento e avaliao. No estgio de ps-projeto, pode-se verificar se os resultados alcanados foram satisfatrios e se todos os aspectos previstos foram realmente atingidos. (Phillips, 2008, p.14). Best (2006) se refere ao primeiro uso do briefing como briefing do cliente. Para o estgio do projeto, a autora se refere ao briefing como briefing de design. Esta diferena reside no s no momento em que ele elaborado e qual ser o seu uso para este momento, mas tambm na sua evoluo enquanto processo de briefing e o acrscimo da viso e da experincia da equipe de design: O briefing de design a resposta criativa ao briefing do cliente, e reflete o conhecimento, as habilidades e a experincia da equipe de design assim como os objetivos estratgicos e a viabilidade do negcio do projeto. (Best, 2006, p.94) Para Stweart (2010) os benefcios e objetivos de se formular um briefing podem ser resumidos em: a) cristalizao do pensamento; b) identificao de objetivos e limitaes do projeto; c) briefing como comunicao a todos os envolvidos no projeto; e d) briefing como elemento de comparao, isto , uma linha de base para acompanhamento do projeto.
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Os autores so unnimes em descrever o briefing como crucial para garantir que os objetivos do projeto estejam claramente definidos, que estes sejam acompanhados durante todo o projeto e que sejam checados ao final do projeto. De um modo geral, os autores estudados apresentam componentes semelhantes para a estruturao de um briefing de design. Best (2006, p.94) define como principais elementos do briefing de design: business case, principais concluses, objetivos dos projetos, metas e objetivos; pesquisa e aspiraes para o futuro; pblico-alvo e usurios finais; requisitos e especificaes funcionais; projeto-chave e estgios do processo; prazos e datas finais; marcos; medidas de desempenho e deliverables do projeto. Stewart (2010) apresenta um checklist para elaborar um briefing para design de embalagens composto das seguintes sees: seo 1 - dados de mercado, seo 2 - dados tcnicos, seo 3 requisitos legais, obrigaes mandatrias e cdigos e prtica, seo 4 consideraes comerciais. Para Phillips (2008) a maioria dos briefings bem elaborados composto pelos tpicos: natureza do projeto e contexto; anlise setorial; pblico-alvo; portflio da empresa; objetivos do negcio e estratgia de design; objetivo, prazo e oramento do projeto; informaes de pesquisa e apndice. 3. Declarao de Escopo Em linhas gerais, o termo escopo refere-se a um contexto delimitado, onde se define os limites de um projeto. Segundo o PMBOK (2008, 103), no contexto do projeto, o termo escopo pode -se referir ao: Escopo do produto. As caractersticas e funes que descrevem um produto, servio ou resultado; e/ou Escopo do projeto. O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, servio ou resultado com as caractersticas e funes especificadas. Da mesma forma que um briefing, o processo para se definir o escopo de um projeto realizado progressivamente medida que mais detalhes se tornam conhecidos. (Heldman, 2009, 109) A definio do escopo traduzida em um documento chamado Declarao de Escopo. O PMBOK apresenta uma explicao clara do que este documento: Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessrio para criar as mesmas. Fornece tambm um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas. Pode conter excluses explcitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Possibilita que a equipe desempenhe um planejamento mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execuo e fornece a linha de base para avaliar se as solicitaes de mudana ou trabalho adicional esto contidas no escopo ou so externos aos limites do projeto.(PMBOK, 2008, 115) A Declarao de Escopo a linha de base do projeto. Heldman (2009, p.112) afirma que tal declarao consiste num acordo entre o projeto e o seu cliente, especificando com preciso quais sero os frutos das atividades do projeto. Em termos mais simples, informa a todos os interessados no projeto qual exatamente ser o resultado obtido quando o trabalho estiver terminado. De acordo com o PMBOK, a declarao de escopo completa inclui os seguintes elementos:
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 Descrio do escopo do projeto: elaborada progressivamente, descreve as caractersticas do produto, servio ou resultado do projeto. Critrios de Aceitao: condies que devem ser alcanadas para que se aceitem as entregas do projeto. Entregas do projeto: inclui algum produto nico e verificvel, resultado ou capacidade de realizar um servio que deve ser produzido para completar um processo, fase ou o projeto. Podem ser apresentados de forma reduzida ou em detalhes. Excluses do projeto: descreve o que no est includo no escopo do projeto. Restries do projeto: lista e descreve restries e limitaes relacionadas ao escopo do projeto que afetam a execuo do projeto. Premissas do projeto: lista e descreve os fatores relacionados aos escopo do projeto tidos como verdadeiros, reais e certos. 4. Briefing x Declarao de Escopo Para que se pudesse comparar o briefing com a declarao de escopo foram analisados inicialmente vrios modelos de ambos os documentos e tambm as referncias bibliogrficas ora apresentadas. No caso dos briefing, foram analisados os modelos de briefing utilizados no estgio de projeto e ps-projeto. A partir da comparou-se o briefing e a declarao de escopo quanto aos seus objetivos e tambm seus componentes. Em relao s declaraes de escopo observou-se que alm dos elementos listados pelo PMBOK as declaraes apresentam, em sua maioria, os seguintes itens adicionais: Riscos Iniciais Identificados (Baseados nas premissas e restries) Equipe Do Projeto Ligaes Com Outros Projetos (Quando aplicvel) Stakeholders (Lista e suas influncias) Cronograma Custos Os modelos de briefing, por sua vez, apresentam em sua maioria informaes sobre o que ser realizado, justificativas para a realizao do projeto, requisitos do produto, prazos e oramentos, pblico-alvo e mercado, informaes sobre as empresas que requisitaram o projeto (marca e identidade corporativa, produtos, segmento de mercado, estratgias). A seguir so apresentados os resultados da comparao entre briefing e declarao de escopo. 4.1 Quanto ao processo de elaborao

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Tanto para a elaborao do briefing quanto para a elaborao da declarao de escopo observouse que o processo de elaborao gradual e iterativo. Ambos partem de um documento prvio (Termo de Abertura e Requisitos do Projeto, para a declarao de escopo; briefing do cliente, para a elaborao do briefing) e avanam atravs de pesquisas que permitem aprimorar o grau de conhecimento sobre o que deve ser alcanado no projeto e sobre o contexto no qual est inserido. Enquanto que no processo de elaborao do briefing se procura conhecer melhor a instituio para a qual o projeto est sendo desenvolvido, na elaborao do escopo se busca conhecer melhor a instituio na qual o projeto est sendo desenvolvido. 4.2 Quanto aos objetivos do documento Quanto aos objetivos, ambos os documentos so utilizados da mesma forma: para tornar claro os objetivos do projeto; para comunicar os objetivos do projeto s diversas partes envolvidas; para balizar e conduzir a execuo do projeto; para checar se os objetivos alcanados esto em consonncia aos objetivos estabelecidos. Observou-se que no existem diferenas significativas quanto ao uso do briefing e da declarao de escopo do projeto. A maioria das fontes pesquisadas demonstrou que ambos os documentos tm os mesmos objetivos e proporcionam os mesmos benefcios para o projeto. 4.3 Quanto ao formato A grande maioria dos briefings e das declaraes de escopo so normalmente elaboradas em tpicos, contendo cabealhos com identificao do projeto, da empresa que est desenvolvendo o projeto, data e algum nmero de identificao do documento e/ou verso. Tambm apresentam um campo para aprovao do documento. 4.4 Quanto s informaes Quanto s informaes contidas nestes documentos pode-se observar que grau de detalhamento varia de acordo com a complexidade do projeto, preservando-se elementos mnimos, considerados essenciais aos objetivos do documento. Como elementos comuns a ambos os documentos destacam-se: Justificativa Objetivos e metas do projeto Principais resultados esperados pelo projeto Entregas do projeto Marcos do Projeto
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 Cronograma Oramento Restries Em relao declarao de escopo, o briefing no apresenta os riscos inicialmente identificados, as premissas, os stakeholders, os critrios de aceitao. Excluses e equipe do projeto foram identificadas em apenas um modelo de briefing. Por outro lado, nenhum modelo de declarao de escopo apresentou informaes relativas empresa para a qual se est desenvolvendo o projeto, suas estratgias. Os modelos mais recentes de briefing buscam trazer o olhar do negcio para dentro do projeto, de modo a alinhar os resultados do projeto s estratgias do negcio. 5. Proposta de Briefing Com o intuito de unificar os documentos e de incorporar a gesto de projetos em projetos de design, estabeleceu-se uma proposta de briefing que possa ser utilizada efetivamente como Declarao de Escopo do Projeto mas sem perder suas caractersticas e informaes especficas para os projetos de design. O briefing pode ser organizado a partir dos seguintes componentes: 1. Natureza do Projeto Justificativa Objetivos e metas do projeto Principais resultados esperados pelo projeto Objetivos do Negcio Estratgias Marca e imagem corporativa Portflio e produtos Pblico-alvo Concorrentes Projeto
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2. Informaes sobre a Empresa

3. Informaes sobre o Mercado

4. Informaes sobre os Requisitos

Produto Entregas do projeto Marcos do Projeto Cronograma Oramento Premissas e Restries Riscos Iniciais Identificados (Baseados nas premissas e restries) Equipe do Projeto Ligaes com Outros Projetos (Quando aplicvel) Stakeholders (Lista e suas influncias)

5. Informaes sobre o Projeto

6. Concluses Embora seja desejvel que um projeto seja documentado, o cuidado com a documentao envolve a escolha adequada de quais documentos sero adotados para o projeto em questo e tambm o rigor com o qual as informaes sero tratadas em cada um deles. Como citado anteriormente, recente a abordagem de gerenciamento de projetos voltados projetos de design, embora a atividade de design sempre tenha sido essencialmente projetual. Neste sentido, o cuidado ao incorporar prticas e documentos de gerenciamento de projetos s prticas de design deve buscar ampliar as chances de sucesso dos projetos e no simplesmente cumprir formalidades. Ao se estabelecer uma comparao entre o briefing de design e a declarao de escopo, obteve-se como resultado que os dois formatos apresentam mais similaridades do que diferenas, e que grande parte das diferenas reside no contexto da linguagem em que elaborado e escrito. A partir daqui possvel propor um modelo de briefing que preserve suas caractersticas essenciais ao mesmo tempo em que incorpore elementos importantes e requeridos da declarao de escopo. Isto permitir o aprimoramento de um dos documentos mais tradicionais do design ao invs da incorporao de um novo documento que, na condio de pro-forma, se apresentaria como um corpo estranho aos projetos de design pela sua linguagem ao mesmo tempo em que estaria em duplicidade com o briefing, seja nas informaes que apresenta, seja nos seus objetivos e benefcios. Referncias

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Best K., Design Management Managing Design Strategy, Process and Implementation, AVA Publishing SA, Switzerland, 2006 Blyth A., Worthington J. Managing the Brief For Better Design, Taylor and Francis, USA, 2010 Heldman K., Gerncia de Projetos Guia para o exame official do PMI, Elsevier, Rio de Janeiro, 2009. Phillips P.L., Briefing: A Gesto do Projeto de Design, Editora Blucher, So Paulo, 2008. PMBOK, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamentos de Projetos: Guia PMBOK. 4ed. Pennsylvania: Four Campus Boulevard, 2008. Stewart B., Estratgias de Design para Embalagens, Editora Blucher, So Paulo, 2010.

Correspondncia
Ncleo de Gesto para Sustentabilidade (NGS) - Universidade Federal de Santa Catarina Campus Universitrio Reitor Joo David Ferreira Lima - Bairro Trindade - Florianpolis - Santa Catarina Brasil Sala 56 - Prdio do SeTIC - CEP: 88040-900 +55 (48) 3721 2463

(Para mais informao tomar contato com):

Cludio Henrique da Silva e-mail: design@midiak.com.br Helio Aisenberg Ferenhof e-mail: helio@igci.com.br Paulo Mauricio Selig e-mail: selig@deps.ufsc.br

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