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OCL-VOLUX

Mdulo Front-Desk

(Verso 3.0) Maio 2013

Introduo
O mdulo "Front-Desk" representa o conjunto de funes que permite controlar todas as atividades dos hspedes enquanto eles estiverem no hotel. Totalmente integradas Central de Reservas, as operaes relativas a entrada (check-in) e sada (check-out) dos hspedes so simples e requerem poucas redefinies ou alteraes de ltima hora.

Neste mdulo do OCL-VOLUX, o recepcionista pode obter toda uma srie de relatrios e consultar o histrico das ocupaes do hotel (por nome do hspede, nmero do apto. ou nmero da reserva). Pode ainda realizar troca de espaos, incluir e excluir hspedes, bloquear telefones, alterar o nome do hspede que aparece no visor do telefone da recepo, consultar a definio das contas de cada apartamento, emitir relao de hspedes de um grupo, programar wake-up de grupo.

Conforme ilustra o menu a seguir, as funes principais deste mdulo so:

Alocao: onde so feitos os check-ins (de reserva e de walk-in) e as incluses de hspedes, crianas e acompanhantes, cadastramento das reservas e reservas tcnicas dos apartamentos; Administrao: possui as principais janelas que permitem a alterao dos dados bsicos das ocupaes e seus sponsors, liberao manual de telefones, emisso das FNRHs, dentre outras funes; Gover/Manut: menu que contm as principais funes relativas as reas de governana e manuteno (interdita/libera uhs, limpa/suja) e relatrios para conferncia; PDV: As janelas deste item de menu permitem a realizao de todas as funes relativas ao lanamento dos consumos na conta dos hspedes feitos a partir dos pontos de venda do hotel, bem como a emisso de notas de venda; Lanamentos: O controle dos extratos, emisso e cancelamento das notas fiscais de hospedagem, e tambm a transferncia de lanamentos entre as contas dos apartamentos so feitos a partir das janelas deste item de menu; Auditoria: Relatrios gerenciais relativos ao desempenho operacional do hotel relativo ao dia corrente e resumos dos lanamentos feitos nas contas dos hspedes;

Favoritos: atalho as principais atividades realizadas pelos recepcionistas durante o seu turno de trabalho. Relatrios: Relatrios que fornecem todas as informaes necessrias ao controle das atividades operacionais do dia a dia da recepo do hotel. Manuteno: Associao de notas de vendas e servios a seus respectivos formulrios, manuteno dos clientes, parmetros e arquivo de configurao so feitos a partir desta janela.

O recepcionista tem a sua disposio as janelas de Mapa de Espaos e de disponibilidade que mostram, respectivamente, a situao atual dos espaos e a disponibilidade do hotel, no que se refere apartamentos ocupados, livres, bloqueados, reservados, interditados e em manuteno. O recepcionista pode emitir diversos relatrios, tais como: Previso de check-in e de check-out; Situao atual dos aptos; Situao das contas de cada apto; Relao dos grupos; Listagem geral dos hspedes (por ordem de apto, nome, data de chegada); Histrico das ocupaes e de hspedes, contendo: data entrada e data sada; tarifa utilizada, localizador da reserva que gerou a ocupao, dentre outros; BOH (boletim de ocupao hoteleira); Reservas no perodo e por funcionrio; Tarifrio do hotel; Preferncias e restries cadastradas para cada hspede.

Adicionalmente, caso haja alguma solicitao para a alterao dos critrios das contas definidas na reserva, o recepcionista pode alter-las rapidamente, alterar o sponsor e a forma de pagamento.

No mdulo Front-Desk, o OCL-VOLUX possibilita tambm o lanamento dos consumos feitos pelos hspedes em qualquer ponto de venda do hotel, bem como cadastrar dirias complementares ou outros servios utilizados pelo hspede. A emisso e cancelamento das notas (de venda e de hospedagem) so tambm aqui executadas.

No check-out existem vrias funes que facilitam e agilizam a sada dos hspedes. Atravs da seleo de alguns botes, pode-se imprimir extratos das contas, notas fiscais parciais,

estornar lanamentos, transferir lanamentos de uma conta para a outra, imprimir relatrios de pr-fechamento e fechamento do caixa ou verificar lanamento das dirias.

Complementando esse mdulo, esto disponveis diversos relatrios que podem ser emitidos para auxiliar o trabalho de auditoria do hotel e detectar possveis discrepncias ocorridas ao longo do dia, seja nos pontos de venda seja no prprio Front-Desk.

Teclas de Atalho
As teclas de atalho relacionadas s diversas funes deste mdulo esto aqui relacionadas: F2 - Mapa de Espao F5 - Lista Geral de Hspedes F6 - Previso de Check-In F7 - Previso de Check-Out F8 - Previso de Ocupao F9 - Histrico de Ocupaes/Reservas F10 Gerncia de Disponibilidade F11 Central de Reservas F12 - Pesquisa/Altera Dados de Hspedes CTRL+F12 - Cotao Moeda CTRL+F6 Previso de Check-in com Pref/Rest CTRL+A - Altera Dados da Ocupao CTRL+C - Cadastro de Clientes CTRL+D - Incluso de Hspedes CTRL+E - Emisso de Extratos CTRL+F - Emisso de FNRH CTRL+H Histrico de Lanamentos CTRL+I - Check-In Walk-In CTRL+J Altera Status dos Apartamentos (Limpa/Suja)
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CTRL+L - Lanamentos / Extratos CTRL+M - Atividades relacionadas manuteno de espaos CTRL+N - Emisso de NF Parcial CTRL+O - Check-Out CTRL+P - Pedidos de PDV CTRL+Q - Quitao de Notas CTRL+R - Check-In Reserva CTRL+S - Slip/Fax Confirmao das Reservas CTRL+T Gerncia de Telefonia CTRL+U - Servio Despertador CTRL+X - Excluso de Hspedes CTRL+W - Controle de No-Show CTRL+Shift+P - Impresso do DANFE

Cadastro de Clientes
Sero apresentados a seguir os procedimentos para pesquisa, cadastro e excluso de clientes no OCL-VOLUX. Adicionalmente, apresentaremos a descrio dos principais campos contidos em cada uma das guias que compe a janela principal do cadastro de clientes no sistema. Quando pertinente, descreveremos quais so as informaes relacionadas ao campo (por exemplo, no caso de cadastro de comisses das agncias, que vo alimentar os relatrios de contas a pagar e os relatrios gerenciais do cliente).

Pesquisa de Cliente
Para evitar duplicidade de cadastro, antes de incluir um novo cliente, importante que seja feita uma pesquisa no banco de dados para verificar se o cliente j foi anteriormente cadastrado. A janela de consulta e cadastro de clientes est disponvel em todos os mdulos do sistema e pode ser acessada pela tecla de atalho <CTRL+C>.

Para iniciar uma pesquisa ou incluso de cliente basta digitar ?? e pressionar o boto de pesquisa.

Neste instante, o sistema apresenta a tela abaixo que proporciona algumas formas de pesquisa: por nome, sobrenome ou CNPJ/CPF.

Alm desta tela de pesquisa, o sistema OCL-VOLUX possui a opo de pesquisa rpida utilizando o caractere "%", na tela inicial de consulta.

Esse smbolo indica "qualquer letra ou nmero a partir deste ponto". Assim, caso desejemos procurar os clientes com o sobrenome "Moraes" e que tenham o "J" como a primeira letra do nome, pode-se digitar:

Uma vez digitado o nome deve-se pressionar o boto de procura (representado pela lupa) e o sistema trar todos os clientes que tiverem seus nomes dentro do padro estipulado. O nmero de clientes recuperado mostrado no retngulo existente direita dos botes.

A lista de nomes recuperada pode ser vista teclando-se <F4> o sistema mostrar os clientes localizados para a sua pesquisa.

Outras Formas de Pesquisa:

Posicionando o cursor na primeira posio do campo indicado, diversas formas de pesquisa podem ser feitas:

Pelo CPF/CNPJ do cliente: basta digitar o numero do CPF ou CNPJ do cliente e pressionar o botao de pesquisa. O CPF/CNPJ podem ser digitados com ou sem os pontos, barras ou traos. Pelo Cdigo do cliente: mesmo procedimento anterior. Pelo cdigo Fidelidade do cliente: Digitar a letra F seguida do cdigo de fidelidade (Exemplo: F1235) Pelo numero do Telefone do cliente: Digitar a letra T seguida do nmero de telefone (sem o DDD) (Exemplo: T32412828). possivel nesse caso digitar uma parte do numero de telefone, seguido do caractere de pesquisa especial %

Pesquisa por Matrcula


Para efetuar a pesquisa pelo campo de documento, quando o tipo escolhido for MATRICULA, basta seguir o exemplo abaixo (colocando o caractere # para efetuar a pesquisa):

Neste caso, o sistema vai pesquisar todos os clientes que possuem a matricula comeando pelos nmeros 123456. Note que para essa pesquisa, o sistema acrescenta a cada nome da lista encontrada o nmero da matrcula para facilitar o processo de identificao.

Vale lembrar que a matricula do cliente cadastrada a partir dos campos TIPO DOCUMENTO e NUM DOCUMENTO, conforme mostrado abaixo:

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Incluso de Cliente
Para realizar a insero de um cliente, dever ser feita a pesquisa ou digitao do nome do cliente e pressionado o boto de pesquisa. Somente se o cliente digitado no for encontrado na base de dados do hotel, que o boto de insero ficar habilitado.

Na opo de pesquisa digitando ?? no campo Cliente tambm temos a opo de inserir novo cadastro.

O sistema mostrar a janela abaixo e os dados cadastrais do cliente podero ser informados.

Nesta janela, as informaes so organizadas em guias. So elas:

1. Informaes Bsicas - Idioma, status, qtde ocupaes, data da ltima estada, etc.

2. Informaes Adicionais Janela disponvel para clientes cadastrados com campo Status diferente de Temporrio. Esta guia importante para o
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Departamento Financeiro, pois contm o endereo de cobrana do cliente que utilizado na impresso de boletas e etiquetas a partir da janela Gerncia de Contas a Receber. Uma rotina fcil para preench-lo, igualando-o ao endereo residencial/comercial, pode ser acionada clicando no cone existente na guia <Info. Adicionais> ao lado do cone <Salvar>.

3. Preferncias/Restries - Informaes disponveis para clientes cadastrados com campo Status diferente de Temporrio. Sero visualizadas em todos os pontos de venda e listas de check-in para maior personalizao do atendimento ao cliente;

4. Ocupaes do Hspede - Contendo para cada uma: data/hora do check-in e check-out, apartamento ocupado, diria lanada, tarifa utilizada, responsveis pelo pagamento das contas;

5. Reservas feitas pelo Cliente / Produtividade - Room-nights produzidas pelas reservas do cliente;

6. Tarifas Visualiza as tarifas associadas a este cliente e permite associar novas tarifas vigentes;

7. Eventos - Podem ser aqueles realizados pelo cliente ou em que o cliente apenas participou;

8. Fidelidade - Mostra a participao do cliente no plano de fidelidade do hotel, as pontuaes geradas e j utilizadas;

9.

Familiares - Permite que seja criado o relacionamento entre um determinado cliente e seus familiares no sistema;

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Histrico/Atividade
Registra no sistema qualquer interao Hotel X cliente. Esta informao ser utilizada para cadastro em vrios mdulos do OCL-VOLUX para futuras pesquisas gerenciais. Exemplo: Visita ao cliente, Sales Britz, Vinda ao Hotel, Ps Venda, envio de tarifrio, etc. As atividades podem ser registras para: Cliente Contato Booking Quando se refere a uma atividade geral. Atividades que envolvem um contato do cliente. Atividades inerentes para acompanhamento do evento.

Para inserir uma nova atividade, na Guia <Atividade> clique em novo e ir ser visualizada a janela abaixo:

<Func Resp.>

Para qual usurio ser criada a atividade. Qual ser a atividade cadastrada (Os itens deste

<Tipo Histrico/Atividade>

campo so criados no modulo Gerncia de MKT/Vendas).

<Evento Associado>

Quando a atividade criada atravs de um evento o

sistema insere o nmero do booking automtico.

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<Lembrete>

Indica se o sistema ir visualizar a atividade automaticamente

para o Usurio no momento do login. A atividade visualizada a partir da data agendada para a sua execuo e tambm pode ser acessada atravs do CTRL L. Nesta janela as atividades em atraso so visualizadas em vermelho. <Pblico> Informa se a atividade ser visualizada por outros usurios atravs

do CTRL+ L na guia <Atividades Gerais>. <DH Exec Prev> <DH Exec Efetiva> Data prevista para execuo da atividade. Data da execuo da atividade. Para agilizar, este campo

preenchido automaticamente quando o usurio clica no cone Marca como concludo o lembrete. Para excluir uma atividade basta clicar na borracha. Somente o usurio que criou a atividade tem permisso para exclu-la. Relatrios de atividades mdulos: a. Gerncia MKT/Vendas Relatrios/Consultas Representante no Perodo. b. Gerncia de Eventos - Relatrios/Consultas Por Representante no Perodo (CTRL+A) Eventos Atividades Atividades Por Os relatrios das atividades podem ser gerados pelos

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No Mdulo Financeiro, as seguintes opes esto disponveis na janela do cadastro do Cliente CTRL+C:

Info Financ Guia disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Importantes para a rea financeira, a guia de Informaes Financeiras permite consultar o CPF/CNPJ e controlar o faturamento do cliente. A fim de auxiliar na anlise de aprovao de faturamento, possvel consultar, atravs do boto de lupa, se o CNPJ/CPF do cliente selecionado possui algum cheque devolvido no hotel ou se ele est no cadastro dos sistemas de consulta de CNPJ/CPF de empresas comerciais que possuem integrao com o OCL-VOLUX. O faturamento do cliente pode ser controlado atravs das informaes de faturamento, determinando se est autorizado, pendente ou no autorizado, do valor limite e dos dias de crdito concedidos. A data de validade do faturamento calculada automaticamente considerando-se a data corrente mais o nmero de dias de crdito informado. Essas informaes relativas a faturamento so determinantes na autorizao de faturamento e no total de crdito concedido durante o cadastro de uma reserva a ser faturada. O campo 'Dias para Faturamento' utilizado para o clculo do vencimento das contas a receber geradas a partir de notas fiscais faturadas para o cliente.

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O Processo de Anlise de Crdito


O OCL-VOLUX possui interface com o sistema de anlise de crdito da Clear Sale. Essa interface possibilita o envio e o recebimento de informaes dos clientes e dos valores de crdito solicitados pelas reas usurias. Essa interface est disponvel a partir da janela mostrada abaixo, no menu

Contas a Receber

Anlise de Crdito

Na medida em que as reas criam suas solicitacoes de crdito, elas so mostradas a partir da guia de Solicitaes de Crdito Pendentes. Caso seja necessrio, o prprio usurio do Mdulo Financeiro pode criar suas solicitaes e envi-las ao sistema de anlise de crdito, a partir das funcionalidades disponiveis na guia Cadastra Solicitaes, conforme mostrada na janela a seguir:

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Ao cadastrar uma solicitao de crdito a partir dessa janela, ela ser mostrada na primeira guia, tal como se fosse uma solicitao proveniente das reas usurias.

Aps o envio das solicitaes ao sistema de crdito, feito atravs do primeiro boto da janela de interface (circulados em azul), e recebido o seu retorno, temos, em linhas gerais, duas situaes:

- Solicitaes Aprovadas - Solicitaes Recusadas

Essas duas opes so descritas com maior detalhe nos itens a seguir.

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Aprovao da Proposta de Crdito


Na guia das Solicitaes Analisadas, so mostradas todas as propostas

encaminhadas, e seus respectivos status (marcados no quadro vermelho). Na parte inferior dessa guia, so descritos os alertas enviados pelo sistema de crdito, fruto da anlise realizada. Essas alertas so armazenadas no OCL-VOLUX apenas para consulta futura e seus status apresentados na marcao em amarelo.

Proposta para um Cliente

Quando a proposta de crdito para um cliente aprovada, ao receber a comunicao do CLEARCRED, o OCL-VOLUX atualiza automatica as informaes no cadastro do cliente. Essas informaes so:

- Indica que pode ser feito o faturamento para o cliente - O limite do crdito - Data da autorizao de crdito
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- Usurio que aprovou - Dados cadastrais (a) - Indicao que o cadastro do cliente est analisado (b)

Adicionalmente, o sistema gera um histrico atrelado ao cadastro do cliente, com dados complementares desta aprovao. Via de regra, com as observaes feitas pelo analista de crdito.

As duas ltimas informaes (dados cadastrais e sinalizao de cadastro analisado), so atualizadas caso os parmetros a seguir estejam marcados como SIM. So eles:

(A)

Indica se ao receber o resultado de uma solicitao de crdito da Clear Sale o default ser o de atualizar os dados do cliente

(B)

Indica se vai marcar o cadastro do cliente como ANALISADO caso a sua

proposta de crdito tenha sido aprovada

Para uma Reserva: No caso da aprovao da proposta relativa a uma reserva, a conta da reserva que estava com o seu faturamento pendente tem a sua condio de pagamento passada para FATURADA, alm de ser inserida uma anotao na reserva para melhor documentar.

Para um Evento:

No caso da aprovao para um evento, inserida uma anotao.

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Envio de e-mail

Em todas as situaes, fica disponvel o boto de envio de e-mail para que informaes complementares sejam enviadas para o usurio que criou a solicitao. Para facilitar o trnsito das informaes, o sistema copia o e-mail do usurio (a partir do seu cadastro no OCL-VOLUX) e coloca-o como o primeiro destinatrio.

O assunto preenchido com os dados iniciais da solicitao, e o corpo do e-mail preenchido com o status da solicitao e, caso aprovada, com o valor da aprovao.

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Solicitao de Crdito pelas reas Usurias


A solicitao de crdito pode ser feita a partir do cadastro do cliente, da janela de definio de contas da reserva ou atravs do evento, durante o cadastro das condies de pagamento. A partir do cadastro do cliente:

As solicitaes de crdito para um determinado cliente, podem ser feitas a partir da guia de <Info Adicionais> dos mdulos Reservas Central de Reservas Mkt/Clientes Eventos

Quando a rea de anlise de crdito efetuar a aprovao, o sistema j coloca automaticamente a sua autorizao de faturamento como sim.

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A partir de uma Reserva:

Ao criar uma solicitao de crdito para um cliente em uma reserva, o crdito ser concedido apenas para a reserva atual.

A partir de um evento:

No caso da solicitao de crdito a partir de um evento, acionada ao clicar no boto circulado em vermelho, o valor da solicitao ser sempre o somatrio dos parcelamentos que exigem uma solicitao de crdito. No caso acima, as parcelas (1) e (3).

Se houver alguma forma de recebimento que exija a solicitao de crdito, caso ela no seja cadastrada, o sistema no permitir o usurio sair dessa janela sem antes gerar uma solicitao.

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Reservas provenientes de eventos com solicitao de crdito aprovada:

Quando um evento d origem a diversas reservas, onde o pagante da conta da reserva o mesmo do cliente pagante do evento que teve a solicitao de crdito aprovada, todas elas podero ter sua conta marcada como faturada.

A seguir algumas das possibilidades que surgiro durante a operao do sistema:

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Condio de Pagamento: Para que o sistema entenda que a utilizao de uma determinada condio de pagamento requeira uma solicitao de anlise de crdito, necessrio que no cadastro da condio de pagamento tenhamos essa sinalizao.

Assim, ao tentar confirmar um evento, caso a condio de pagamento atrelada ao evento exija uma solicitao de crdito aprovada, e ela no estiver nesse estado, o sistema apresentar a seguinte mensagem.

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Previso de Recebimento ou Pagto Antecipado


Quando o usurio escolher as formas BOLETO BANCRIO DEPSITO BANCRIO o sistema vai gerar apenas previses de recebimento. Nesse caso, alguns limites podem ser definidos pelo Depto Financeiro do hotel, a partir dos parmetros: 1) Valor mnimo para cada parcela de uma PREVISAO de recebimento 2) Nmero de dias UTEIS para a data de vencimento do boleto ocorrer ANTES da data de inicio da reserva ou do evento no hotel Esses parmetros permitem maior controle sobre os valores gerados pelas reas usurias, principalmente o segundo, que vai definir qual a data limite para o vencimento de um boleto em relao a data de chegada do cliente ao hotel (seja em uma reserva ou evento). Quando esses valores no forem respeitados, o sistema mostrar mensagens do tipo

Ou

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Lembretes Uma vez cadastradas as previses de recebimento, fica a cargo do Depto Financeiro do hotel conferir se os depsitos foram efetuados pelos clientes e, em seguida, efetuar sua transformao em Pagamentos Antecipados, com sua respectiva baixa (cujo procedimento explicaremos mais adiante). Contudo, para facilitar a verificao por parte das reas usurias (Reservas e Eventos), quando uma previso de recebimento no tiver sido baixada em sua respectiva data de vencimento o sistema mostrar uma janela de lembrete ao usurio, para que ele fique ciente. A janela apresentada pelo sistema a descrita a seguir e ser mostrada sempre aps o login do usurio no sistema:

Gerao de Boletos Para permitir o hotel definir quais mdulos (alm do Financeiro) podero imprimir boletos, foi criado um parmetro. Ele tem o nome de: Relacao dos modulos (separados por virgula), alm do Financeiro, que podero imprimir boleto quando tiver acesso ao cadastro de pagamentos antecipados

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No caso de o hotel definir que os mdulos de Reserva e Eventos podero gerar boletos, o seu contedo ser 012,049 Se o hotel possui o Mdulo Central de Reservas, 012,049,050 Salvando os boletos para envio ao cliente Quando o usurio escolhe que, ao invs de imprimir o boleto, ser gerado um arquivo em formato PDF, possvel definir uma pasta padro para salvar os arquivos. A pasta padro definida a partir do parmetro Pasta onde sero colocados os PDFs das boletas geradas para posterior envio ao cliente

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Transformando uma Previso em Pagto Antecipado


Aps o recebimento da previso, ela deve ser convertida em um pagamento antecipado e baixado. Essa operao feita a partir da janela de Controle de Previso de Recebimento, conforme descrito nas informaes a seguir. A janela onde essas operaes so realizadas est disponvel na opo de menu Contas Receber Controle Previso Recebimento

A janela para controle das previses de recebimento a mostrada abaixo:

Na parte marcada em amarelo, so mostradas as previses ainda em aberto. Aps a correta identificao do depsito na conta corrente do hotel, deve-se transformar a previso em um pagamento antecipado (e j baixado). Essa operao feita selecionando-se previso e, em seguida, o primeiro boto direita (marcado em azul). Nesse instante, a conta a receber correspondente criada e a previso marcada como RECEBIDA, passando da guia Previsoes em Aberto, para a segunda guia (de Previses Baixadas).

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Ao executar essa ao, a previso passa a ser mostrada nas janelas das reservas e eventos como sendo uma antecipao j baixada. Veja o exemplo a seguir:

A previso de recebimento 72144 foi transformada na CRE, conforme pode ser visto a partir da janela de contas a receber.

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Movimentao bancria: Como a conta a receber gerada baixada, foi associada a ela uma movimentao bancria correspondente, e que ser posteriormente conciliada com a importao do arquivo de extrato bancrio. Para que seja possvel gerar a movimentao bancria corretamente, necessrio que o usurio cadastre, na janela de parmetros do Mdulo Financeiro, o parmetro que indicar qual o tipo de movimento bancrio ser gerado a partir desta operao definido como: Tipo de Movimento Bancrio referente a transformao de previsoes de recebimento e contas a receber

Visualizao das Previses: A relao das previses de recebimento no perodo pode ser gerada a partir do relatrio disponvel na opo: Contas Receber Relatorios Previses Recebimento

Hist. Financ - Disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Auxilia concesso de crdito, o sistema mostra, atravs da guia de Histrico Financeiro, as contas em aberto e as j baixadas do cliente selecionado, e os detalhes de cada uma delas atravs de um duplo clique na linha que estiver selecionada.

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Informaes principais para Pessoa "Fsica"


1. <Gnero> - (Masculino, Feminino) Permite ao sistema sinalizar a alocao de hspedes do mesmo sexo em quartos com apenas cama de casal; 2. <Fumante> - (Sim / No) Permite ao sistema sinalizar, dentro da janela de rooming-list, a alocao de hspedes fumantes em apartamentos no fumantes; 3. <Voto CONF> - (Sim / No) Por ocasio do check-out permite verificar se para o hspede em questo pode ser dado o voto de confiana ou no (utilizado em conjunto com os comandos VC ou "VS" nos pontos de venda); 4. <CHD> - Quando o hspede for uma criana cuja idade indica que ser cobrado um valor de diria, o sistema lana automaticamente o valor correspondente diria para CHD definida no cadastro de tarifas no Mdulo Gerncia de Vendas; 5. <Status> (Temporrio, Comum, VIP, Residente, e outras

classificaes definidas pelo hotel) Permite ao hotel estabelecer polticas diversificadas de atendimento. Apenas o cliente "temporrio" no possui as chamadas "informaes adicionais"; 6. <Idioma> - (portugus, ingls e outros idiomas definidos pelo hotel) Em funo do tipo de PABX que o hotel possui, caso exista uma interface com o OCL-VOLUX, as mensagens de boas vindas e de despertar podem ser comandadas no idioma aqui cadastrado; 7. <Observaes> - Caso sejam cadastradas informaes neste campo, ao efetuar uma reserva para este cliente, sero visualizadas para o usurio as informaes contidas neste campo nas janelas de Cadastro de Rooming-list e Check-in de Reservas. 8. <Nacionalidade> - No caso de clientes pessoa fsica, quando a nacionalidade for brasileira, o sistema exige o CPF na impresso das notas fiscais. 9. <Tratamento> - Forma de tratamento a ser utilizada pelo sistema quando da criao dos DOCs.

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Informaes principais para Pessoa "Jurdica"


Na Guia de Informaes Bsicas: 1. <Tipo> - (cadastrado de acordo com o desejo do hotel) Permite ao hotel segmentar seus clientes e alimenta os relatrios do tipo "Perfil de Reservas" detalhem a origem das reservas conforme as categorias cadastradas pelo hotel. As categorias so cadastradas atravs do mdulo de Gerncia de Vendas. Podem ser Particular, Agncia, Empresa, Operadora, Promotor ou Representante. Normalmente, o "Particular" utilizado apenas para as pessoas fsicas (hspedes).

2. <CT Principal> Conta Principal - Este campo responsvel por definir se o cliente em questo uma conta principal ou no. No caso em que o cliente no for conta principal, deve ser definido na guia de Informaes Adicionais qual o cliente que representa a conta principal;

3. <Classificao Jurdica> - No caso de clientes pessoa jurdica, quando a classificao for diferente de ESTRANGEIRA, o sistema exige o CNPJ na impresso das notas fiscais. Na Guia de Informaes Adicionais: 1. <Exec Vendas Resp> Informa ao sistema qual o executivo de vendas responsvel por esse cliente. Durante a criao de uma reserva, o usurio aqui definido copiado para o campo de mesmo nome existente na janela de cadastro de reservas. No caso do relatrio de produtividade de um executivo de vendas, com base em sua CARTEIRA, a partir deste campo que o relatrio construdo.

2. <Comissionamento> - Define quais os percentuais de comisso a serem pagos para o cliente. Este campo preenchido automaticamente pelo sistema, a partir de um parmetro existente no Modulo de

MKT/Clientes, quando tipo do cliente for AGENCIA ou REPRESENTANTE e tenha um CNPJ vlido.
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3. <Conta Principal Associada ao Cliente> - O cliente cadastrado neste campo ter o seu CNPJ utilizado na gerao das notas fiscais quando o cliente no tiver CNPJ cadastrado. De maneira similar, o cliente conta principal ser aquele que receber as comisses geradas pelo sistema quando o cliente atual no possuir CNPJ ou percentuais de comisso.

4. <Endereo de Cobrana> - Endereo a ser utilizado pelo sistema para impresso dos documentos de cobrana (fatura).

5. <Roteiro> - Informao utilizada pelos relatrios disponveis na Modulo de MKT/Clientes, permitindo o sistema agrupar as informaes dos clientes em funo dos roteiros de visita utilizados pelos executivos de venda.

Na Guia de Informaes Financeiras: Informaes para Faturamento

1. <Fatura?> - Permite definir se ser possvel faturar para o cliente (Sim/No). O valor Pendente indica que a autorizao de faturamento venceu, o sistema passou-a de Sim para Pendente ao executar as rotinas de auditoria e o usurio dever revalidar esta autorizao.

2. <Limite> - Valor total das contas a receber que o sistema permitir que fiquem em aberto antes de bloquear a venda faturada. 3. <No. Dias Val> - Nmero de dias da validade de faturamento. Uma vez ultrapassado esse nmero de dias, o sistema marca como Pendente sua autorizao de faturamento. A data base para clculo a existente no campo Data Aut. 4. <Data Aut> - Data base utilizada para clculo da validade da autorizao de faturamento. Esse valor alterado em funo da modificao do campo <Fatura>.

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5. <NF Detalhada> - Para clientes que no possuem nota fiscal eletrnica de servios, esse campo informa ao sistema se, ao imprimir a nota fiscal para o cliente, os itens sero agrupados ou no. 6. <Data/Dias Maior Atraso> - Se definido o parmetro por conta da instalao do sistema, esses campos indicam qual foi a maior data e quantos dias de atraso o cliente levou para quitar sua fatura em atraso.

7. <Dias Fat> - Indica o nmero de dias que o sistema ir considerar aps a emisso da nota para gerar a cobrana de faturamento. 8. <Dias/Ms Fatura> - Para clientes que efetuam o faturamento em dois perodos fixos no ms, indica quais os dias o sistema utilizar para criar as faturas na composio do contas a receber

Retenes na Fonte e Repasse

Indicam para esse cliente se haver reteno ou repasse dos impostos durante a criao das notas fiscais/contas a receber. A reteno de ISS, caso o endereo do cliente for a mesma cidade do hotel, esse campo passa a ser obrigatrio.

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Comissionamento

1. <Percentual Origem> - Permite informar o percentual de comisso para o cliente quando ele for cadastrado como origem de uma reserva. 2. <Percentual Solicitante> - Permite informar o percentual de comisso para o cliente quando ele for cadastrado como solicitante de uma reserva. 3. <Comisso Boleta> (Sim/No) - Permite informar se a comisso gerada para esse cliente ser descontada no boleto ou no.

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Informaes para Cobrana/Faturamento:

1. <Tipo de Cobrana Padro> (Cobrana Bancria / Em Carteira / Deposito Bancrio): Indica qual a forma de cobrana a ser utilizada neste cliente. Esta informao impressa na Fatura gerada para o cliente

2. <E-mail Resp Cobrana> - Endereo eletrnico a ser utilizado no envio das cobranas para o cliente. 3. <Instrues Pagto Fatura> - Instrues que devero ser observadas pelos clientes e que sero impressas na capa de fatura gerada pelo sistema a partir do Modulo de Contas a Receber. 4. <Instrues Faturamento> - Instrues que devero ser observadas pelos usurios do sistema no momento da impresso das notas fiscais no momento do check-out. Estas informaes so apresentadas na janela de check-out.

Incluso de CHD
1- Reserva
1. Na janela de reservas (F11), guia de UHs deve-se informar o nmero de CHDs que sero includas no Rooming List, conforme figura abaixo. (Estes nmeros sero refletidos no relatrio Previso de Chek-In F6).

2. Na guia PAX deve-se inserir o Rooming List da reserva, inclusive os hspedes CHDs. Para que o sistema reconhea o hspede como CHD, no momento da incluso devese informar no cadastro do cliente o campo CHD = Sim, bem como sua data de nascimento, de forma que o sistema identifique se uma CHD pagante ou no.

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Com o cadastro completo, na guia PAX da reserva o sistema mostrar a idade do hspede e identificar a CHD em cor laranja:

Ao efetuar o Check-in da reserva:

a. O CHD ser visualizado no CTRL-A na guia CHD.

b. Esta informao ir compor as estatsticas do consolidado e relatrios. Vide Lista Geral de Hspedes (F5) na figura abaixo:

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c. O sistema verifica no preo base cadastrado para a tarifa a idade a partir da qual a CHD ser considerada como pagante, bem como o valor da diria de CHD. Nesse caso, ser gerado um lanamento programado para o item DCH (diria de CHD).

d. Aps check-out possvel pesquisar o histrico de Chds na janela de Histrico de ocupao (F9)

2- Front Desk
As CHDs cadastradas no Front Desk atravs da opo Alocao => Cadastra CHD so tratados da mesma forma em relao s informaes contidas no Ctrl-A, informaes contidas no Consolidado e nos relatrios e a cobrana da diria.

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Excluso de Cliente
Um cliente cadastrado no OCL-VOLUX pode ser excludo desde que no tenha nenhuma reserva, ocupao (hospedagem efetivada) ou nota fiscal emitida em seu nome.

Manuteno de Cliente Ctrl+Shift+C


1. Clientes - Homnimos e Similares e Data cadastro/Alterao- Nesta opo pode ser efetuada uma pesquisa por nome/sobrenome ou razo social e o sistema visualize a data que o cliente foi cadastrado, o nmero de vezes que se hospedou no hotel, alm de endereo, telefone de contato e e-mail.

2. Pesquisas Podem ser efetuadas vrias formas de pesquisa. Para acessar o cadastro do cliente bata clicar duas vezes no cliente selecionado. Para excluir um cliente da pesquisa clique na borrachinha

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Central de Reservas
A Central de Reservas foi projetada para colher o maior nmero possvel de informaes (durante ou aps o contato telefnico com o cliente), sem, contudo, perder a eficcia para agilizar ao mximo o processo de check-in. A principal janela desse mdulo, tambm disponvel no mdulo Front-Desk, mostrada a seguir:

Os passos bsicos para efetuar uma reserva no sistema so:

Informar o cliente, a origem da reserva e o contato (normalmente o agente de viagens que est solicitando a reserva); Informar o perodo desejado; Escolher a tarifa a ser aplicada; Cadastrar as informaes para contabilizao das estatsticas (tipo da reserva e tipo da origem); Definir se haver early Check-in ou Late Check-out ( Info. Adicionais ) Definir os tipos de espaos desejados; Definir a diviso de contas mais adequada a solicitao do cliente; Confirmar a reserva, imprimir e enviar o fax de confirmao, ou e-mail.
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Observao: Para facilitar o/a atendente efetuar uma reserva, na parte inferior na janela principal mostrada a disponibilidade dos tipos de uhs do hotel. Guias de informaes tambm esto disponveis nesta janela, tais como: UHs, paxs, observaes, anotaes, tarifrio, pagamentos antecipados, informaes adicionais, bloqueio, requerimentos, lista de espera.

Espaos de uma Reserva, Definio de Contas e Rooming-List


Aps o cadastro dos dados bsicos da reserva (concludo aps pressionar o boto <Gravar>), o sistema habilita campos para que sejam inseridas as informaes

complementares, que so:

Tipos de espaos que faro parte da reserva; Definio das contas e condies de pagamento;

A janela que permite selecionar os tipos espaos a uma reserva (de grupo ou no) e rooming-list mostrada a seguir:

Para cada tipo de apartamento associado reserva, pode-se definir o nmero de hspedes, a condio da diria (Free/Cortesia, ADM, Normal), o tipo de cobrana a ser empregado (single, double), dentre outras.

Os tipos de UH associadas podem ter as dirias modificadas para um valor diferente do existente no tarifrio do hotel (normalmente devido a uma caracterstica particular da negociao) para os hoteis que dispem da funo grade de diria a alterao deve ser realizada levando-se em considerao determinados dias dentro do perodo da reserva, assim podemos ter valores de dirias diferentes dentro de uma mesma reserva para o mesmo tipo de UH.

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Observao: Nestes casos, necessrio que o usurio tenha acesso privilegiado. Caso no tenha, o sistema abre uma nova janela pedindo o nome e a senha do usurio que tenha acesso para realizar tal operao.

Outra informao necessria para cada reserva a definio das chamadas "contas da reserva". Essa etapa do cadastro de uma reserva permite que sejam especificados os detalhes sobre o pagamento dos consumos (vendas ou servios, inclusive dirias) feitos pelos hspedes. Esses detalhes so: responsvel (sponsor) pelo pagamento, forma de pagamento (se faturada ou no), conta master (no caso de grupos).

Para cada classe de faturamento existente no sistema (cadastradas por ocasio da instalao do OCL-VOLUX de acordo com a necessidade do hotel) possvel definir um pagante diferente, seja ele pessoa jurdica ou fsica, seja a conta individual ou master.

Inicialmente, o sistema mostra na relao dos sponsors as empresas definidas como "cliente" e "origem" na janela principal da reserva, bem como a conta genrica "conta do hspede". Caso seja necessrio incluir um novo sponsor, basta selecion-lo a partir da pesquisa de clientes disponvel nessa janela que ele passar a constar na relao mencionada anteriormente.

Em funo da solicitao feita, deve-se selecionar o sponsor, escolher as contas que ele vai pagar, definir se o pagamento ser direto ou faturado e se uma conta master ou no.
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Esse processo deve ser repetido at que todas as contas disponveis tenham sido associadas aos seus respectivos pagantes. Alm dessas facilidades, possvel dar descontos (em valores percentuais) em cada uma das classes de faturamento existentes. Para isso, basta digitar o percentual de desconto desejado na coluna "% Desc" e os itens consumidos pelo hspede (inclusive dirias e telefonemas) quando forem includos em sua conta j tero o valor modificado.

Os hspedes podem ser cadastrados pela Central de Reservas ou pelo Front-Desk (por ocasio do check-in), no caso de no ser informado o rooming-list. medida que so cadastrados, eles podem ser associados aos tipos de espaos, de forma a agilizar o checkin. Essa associao feita na janela mostrada abaixo:

O primeiro passo procurar o nome do hspede no cadastro, lembrando sempre de efetuar a pesquisa de forma a permitir o sistema encontrar o hspede desejado sem que o volume de nomes pesquisados no seja demasiadamente grande e procurando fornecer um nome mais especfico para minimizar a incluso desnecessria de um mesmo hspede duas ou mais vezes no cadastro (normalmente em funo de nomes digitados errados ou fornecidos de forma incompleta pelas agncias ou empresas).

Utilizando os padres de pesquisa disponveis, o sistema permite uma flexibilidade e agilidade para realizar a pesquisa dos nomes e evitar os problemas descritos acima. medida que os hspedes so escolhidos e, consequentemente, includos na janela apropriada, as observaes e as preferncias e restries existentes em seu cadastro so tambm apresentadas. Os hspedes podem ser associados aos tipos de UH inseridos a reserva, desta forma, a recepo saber qual o tipo de apartamento esta destinado a cada hspede, e tambm

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grup-los em duplos ou triplos indicando assim quais hspedes ficaro em um mesmo a apartamento.

Importando um rooming-list
Para agilizar o processo de cadastramento do rooming-list de grandes grupos, foi disponibilizada a funcionalidade que permite importar a lista de hspedes passada pelos organizadores de eventos. Esta opo pode ser acionada atravs do boto circulado abaixo.

Contudo, para que seja possvel importar a relao dos hspedes, o arquivo contendo as informaes dever ser uma planilha Excel com as seguintes caractersticas (observar que no arquivo final a ser utilizado na importao, no podero ser colocados os nomes das colunas):

Aps digitar a planilha com as colunas acima especificadas, (lembrando que esta planilha NO devera conter clulas mescladas) ela dever ser exportada para a opo de formato conforme exemplo abaixo: Texto(Separado por tabulaes)(*.txt).

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Observaes importantes:
1. Deve-se, sempre que possvel, pedir aos organizadores de eventos que coloquem o CPF dos hspedes. Com isso, ao realizar a importao do rooming-list, caso o sistema encontre o CPF na base de dados do OCLVOLUX, um novo cliente no ser cadastrado. Entretanto, se o CPF no for fornecido, um novo cliente ser inserido na base de dados, gerando, provavelmente, duplicidades no banco de dados dos hspedes.

2. Caso ocorra algum erro que interrompa a importao dos dados, os clientes j importados devero ser excludos do arquivo original. Caso contrrio, ao retomar a importao, eles sero inseridos novamente no rooming-list e sero duplicados no cadastro de clientes.

Adicionalmente, caso seja necessrio alterar alguma informao bsica do cadastro do hspede, deve-se dar um clique duplo sobre a linha desejada que ser aberta uma nova janela que permite modificar: status, telefone, endereo, CPF, etc.

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Localizao de uma Reserva:


Durante a operao do mdulo, existem situaes em que necessrio procurar reservas j efetuadas (confirmadas, atendidas ou no). Para isto, o sistema dispe de diferentes tipos de pesquisa, conforme pode ser constatado na figura abaixo:

Localiza-se uma reserva fornecendo um ou mais campos como parmetros: Nmero da reserva Book-id Identificao Perodo Nome do hspede Cdigo ou nome do cliente

A janela mostrada acima dispe ainda de guias extras tais como: Reservas WEB e Reservas Time-out. E tambm de botes de atalho onde podemos: imprimir etiquetas para hospedes da reserva, anotaes da reserva (feitas pelo sistema e pelo usurio), pesquisar apenas as reservas confirmadas para o dia e imprimir a lista de reserva pesquisada.

Nos casos dos hotis que possuem um sistema especfico para controle da rea de eventos, a comunicao com o OCL-VOLUX pode ser feita atravs do campo denominado book-id, que representa nestes casos o nmero da ordem de servio ou do contrato que gerou (ou vai gerar) as reservas no sistema.
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Anotaes de uma Reserva:


Tanto na confirmao de uma reserva quanto para as alteraes realizadas so registrados o funcionrio responsvel, a data e a hora da modificao. Pode-se cadastrar quantas anotaes forem necessrias pressionando-se o boto <Anotar>. Estas anotaes servem para se manter um histrico da reserva em questo, ajudando desta forma o departamento de reservas a esclarecer possveis dvidas junto aos seus clientes, tais como: apartamentos trocados pela Recepo, cobrana de no-show, alterao nas datas de confirmao, dentre outros.

Outra finalidade das anotaes a de permitir que as instrues de grupos sejam cadastradas e automaticamente associadas reserva em questo.

A impresso das anotaes de uma reserva pode ser feita a partir da janela de pesquisa de reservas ou atravs do relatrio ("Anotaes da Reserva") existente no menu de relatrios de uma reserva.

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Gerncia de disponibilidade
A gerncia de disponibilidade parte indispensvel no sistema, pois visa o controle das informaes de utilizao dos diversos tipos de UHs existentes no hotel.

Para visualizar a janela basta utilizar a tecla de atalho (F10) ou o menu: Relatrios/consultas Espaos Disponibilidade.

Para realizar a pesquisa deve-se informar o perodo desejado e clicar no boto Refresh.

Para um determinado tipo de espao em um determinado perodo, a consulta pode ser feita de trs formas diferentes:

Disponibilidade por Tipo no Perodo: Guia principal da janela, mostra as quantidades de Uhs disponveis para cada tipo de espao existente. Indisponibilidade por Tipo no Perodo: Guia mostra a quantidade de UHs indisponveis para cada tipo de UH existente. Alocao: Guia mostra a situao de cada UH do hotel: (Ocupada, interditada, manuteno, livre ou reservada) naquele momento.

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Gerncia de Disponibilidade

Janela de alocao:

O Ocupado; M Manuteno; I Interdio; Livre - (este status indica que no momento a UH no esta sendo utilizada, o que no quer dizer que o tipo de espao a qual pertena no esteja reservado, ou a UH j esteja associada a uma reserva).

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Informaes mais detalhadas sobre cada tipo de espao podem ser obtidas dando um clique duplo na linha do tipo de UH, e informando a data desejada.

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Pagamento Antecipado
O cadastro feito atravs do mdulo de Reservas ou Front Desk ao definir as contas ou pelo mdulo Financeiro atravs da janela de contas a receber <F7>.
Os pagamentos antecipados que tiverem sido registrados com o status

"Liberado" constam do relatrio de caixa (Sinttico) disponvel no mdulo Financeiro, tendo como data base "data da digitao". Abaixo seguem

procedimentos para o cadastro do pagamento antecipado.

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Pagamento antecipado no Check-in

(Front Desk)

Nas reservas em que h necessidade de haver uma garantia, o hspede efetua o pagamento antecipado no ato do check-in, para cadastra-lo no sistema siga os passos abaixo: a) No mdulo Front Desk, digite <CTRL L> ir aparecer a seguinte janela:

b)

Informe o nmero do espao e tecle <ENTER>.

c) Selecione a guia janela.

(Pagamento Antecipado), ser exibida a seguinte

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Pagamento em Dinheiro ou Cheque


Clique no cone ou digite <ALT N>

Preencha os campos necessrios: o cliente que efetuou o pagamento (que pode ser diferente do pagante

das demais contas da reserva); Data e o valor da venda: Automtico Forma de pagamento = Cheque ou Dinheiro; Observao = Nome do (a) recepcionista e n do Cheque

Se parcelado informar o nmero de parcelas, o intervalo de dias entre as parcelas, o valor de cada uma delas e selecione o campo "Visualizar Parcelas".

- Se o pagamento for 1 cheque deve-se informar parcelado = No, visualizar as parcelas e informar a data que o cheque ir entrar. (Lembrando que cheque somente aps consulta e 48 horas antes do check-out)

Digite <ALT G> para gravar ou o cone Ateno: Enviar o dinheiro ou cheque para o tesoureiro junto com o caixa do turno.
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Pagamento em Carto de Crdito

Preencha os campos necessrios: Preencha os campos necessrios: o cliente que efetuou o pagamento (que pode ser diferente do pagante

das demais contas da reserva); Data e o valor da venda: Automtico Forma de pagamento = Carto Crdito; Administradora do carto; N do Docto e Cd. Autoriz. Observao = Nome do (a) usurio; Se parcelado informar o nmero de parcelas, o intervalo de dias entre as

parcelas, o valor de cada uma delas e selecione o campo "Visualizar Parcelas".

Digite <ALT G> para gravar ou o cone Ateno: Enviar o comprovante para o tesoureiro junto com o caixa do turno.

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Reservas Antecipadas
a) Digite <F11> e localize a reserva:

(Front Desk), ou

(Reservas)

b)

Clique na guia

e Selecione as classes necessrias.

c)

Ao definir uma

conta cuja

forma de pagamento for "Antecipado" e

pressionar boto de salvar completados os dados

o sistema habilita a janela para que sejam ao cadastro do pagamento antecipado

necessrios

conforme figura abaixo:

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Pagamento antecipado em Cheque ou carto

Preencha os campos necessrios: o cliente que efetuou o pagamento (que pode ser diferente do pagante das demais contas da reserva); Data e o valor da venda: Automtico Forma de pagamento = Carto Crdito ou Cheque; Administradora do carto; N do docto e Cd. Autoriz. Observao: Cheque : Nome do(a) usurio e n do Cheque(s) Carto: Nome do(a) usurio - Se parcelado informar o nmero de parcelas, o intervalo de dias entre as parcelas, o valor de cada uma delas e selecione o campo "Visualizar Parcelas".

- Se o pagamento for 1 cheque deve-se informar parcelado = No, visualizar as parcelas e informar a data que o cheque ir entrar.

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Pagamento antecipado em Depsito Bancrio.

Preencha os campos necessrios: o cliente que efetuar o pagamento (que pode ser diferente do pagante das demais contas da reserva); Data e o valor da venda; Forma de pagamento = Depsito Bancrio; Observao= Dado padronizado pelo hotel Se parcelado informar o nmero de parcelas, o intervalo de dias entre as parcelas e selecione o campo "Visualizar Parcelas". Data do depsito, Valor da Parcela vem automtico e Conta onde o depsito ser ou foi feito.

Digite <ALT G> para gravar ou o cone Uma vez preenchidas todas as informaes automaticamente gerado um CRE (Conta Receber) para o depto Financeiro.

Ateno:

Apenas os pagamentos antecipados na forma DEPSITO BANCRIO

sero

considerados como PREVISO, ou seja, indica que o pagamento ainda no foi recebido. Nas demais situaes eles sero considerados como LIBERADOS. Dessa forma, quando os recebimentos antecipados forem efetivamente recebidos pelo hotel (no caso dos depsitos bancrios quando esses forem comprovados atravs do recibo) deve-se alterar a situao para "Liberado".
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Para alterar a situao do pagamento antecipado


a) Mdulo reservas: Selecione a linha do pagamento antecipado desejado e clique no cone :

Na janela seguinte selecione o cone

para previso e o icone

para liberao.

Mdulo Front Desk: Atravs da janela de Lanamentos (CTRL+L) do Front DesK. Deve-se selecionar a linha do pagamento antecipado desejado e clique no cone para previso e no icone para liberao.

A volta de "Liberado" para "Previsto" feita pelo boto de transformar para previso . Ou atravs do mdulo Financeiro na janela de gerncia de contas a

receber. Localiza-se a conta e clique nos cones conforme apresentado abaixo.


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A situao "Liberada" indica que o pagamento foi recebido pelo Depto de Reservas ou Front-Desk, ficando a cargo do depto. Financeiro a partir deste instante dar baixa nestes lanamentos para alimentar o mdulo de contas a receber.

O Departamento Financeiro s conseguir baixar as CREs cujo status est como Liberada. As CREs em Previso devero ter seu status alterado antes de serem baixadas.

mesmo

procedimento

dever

ser

feito

no

mdulo

Financeiro

para

que

alterao do status de uma CRE. Os cones de re-incluso e de previso tambm esto disponveis na janela de Gerencia de Contas a Receber, conforme mostra figura abaixo:

Ateno: Uma conta que teve sua forma de pagamento definida como "Antecipada", ter os recebimentos associados excludos caso a forma de pagto seja alterada refazer (esse procedimento a deve ser adotado dos quando for

necessrio antecipados).

completamente

definio

recebimentos

Consideraes Finais:
A guia Recebtos Antecipados habilitada apenas aps a

definio da contas terem sido feita e gravada; Uma conta s pode ser definida como "Antecipada" caso o

pagamento seja devidamente cadastrado. Ao selecionar a forma de pagamento "Carto de Crdito", o sistema habilita, e somente neste caso, os campos "Inst Pagto" e "Num Doc
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Pagto" que correspondem, respectivamente, administradora de carto de crdito e ao nmero do carto. As administradoras

disponveis so aquelas cadastradas pelo mdulo Financeiro; Os pagamentos antecipados que tiverem sido registrados com o status "Liberado" constam do relatrio de caixa (Sinttico)

disponvel no mdulo Financeiro, tendo como data base "data da digitao".

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Bloqueio
Solicitaes de apartamentos ao setor de reservas, que no se tratam de uma reserva propriamente dita, so cadastradas atravs da opo de criao de um bloqueio (Ctrl+F11).

O bloqueio pode ser gravado atravs da tela abaixo:

Caso o bloqueio se torne uma reserva, o usurio devera abrir uma nova reserva e informar o numero do bloqueio gerado anteriormente no sistema, no campo existente para esse fim na janela de cadastro de reserva.

Allotment
Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Central de Reservas na operao diria de suas funcionalidades, no tocante ao Controle de Allotment. Este mdulo permite ao usurio controlar a disponibilidade do hotel: por segmento ou por Cliente. De uma maneira geral, o controle inicia-se com o cadastro do nmero de apartamentos bloqueados para o segmento ou cliente em um determinado perodo. A partir da, com os novos controles e relatrios, o sistema permite um acompanhamento mais preciso da disponibilidade para cada grupo de clientes.
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Cadastro de Allotment
Os allotments so bloqueios com caractersticas especiais que permitem um controle mais apurado da disponibilidade para um determinado cliente ou segmento (veja cadastros de tarifas e segmentos de clientes).

Seu cadastrado pode ser feito a partir da janela de Bloqueios (tecla de atalho Ctrl-F11).

O primeiro passo para se cadastrar um allotment defini-lo como tal, colocando como SIM o campo circulado em vermelho, conforme mostrado na figura abaixo.

A prxima informao definir o seu tipo: Cliente Segmento Mercado

A primeira opo permite definir que o allotment pertence exclusivamente a um determinado cliente, que aquele informado como Cliente Solicitante na janela acima. Usualmente, nos casos de a empresa possuir uma produo tal que justifique a criao de um allotment exclusivamente pra ela.

No segundo caso, por segmento de mercado, a disponibilidade liberada compartilhada com todas as outras empresas que pertenam ao mesmo segmento do allotment.

Assim, quando se cadastra um allotment relacionado a um segmento, o sistema verifica o segmento de mercado (circulado acima na cor laranja) para determinar se o cliente que est sendo utilizado como Origem ou Solicitante de uma reserva est associado ao mesmo segmento. Caso contrrio, ele no poder ser utilizado.
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Observao: Em ambos os casos, a determinao da segmentao de mercado feita quando a tarifa escolhida. Com isso, dois pontos devem ser observados a partir de agora:

1. Segmento de mercado da tarifa (veja explicaes mais detalhadas no tpico sobre cadastro de tarifas mais adiante);

2. Segmento de mercado do cliente (tambm descrito nesta documentao);

Informaes Principais:

Ao definir um bloqueio como um allotment, os seguintes controles passam ser aplicados:

Dias para Cut-off: quantos dias antes de uma determinada data do allotment que os apartamentos sero retirados e devolvidos para a disponibilidade do hotel;

O allotment j confirmado automaticamente pelo sistema;


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A grade de disponibilidade do allotment fica disponvel, para que haja um controle em separado, atravs de janela especfica a ser mostrada mais abaixo;

A disponibilidade mostrada na parte inferior da janela passa a ser apenas a referente ao perodo e tipos de espao do allotment;

O valor da diria informado em cada tipo de apartamento ser aquele utilizado para clculo da previso de receita de apartamentos, nos relatrios disponveis no mdulo de Gerncia MKT/Clientes.

Disp Web? Este campo indica se este allotment ser utilizado para as reservas via site. Nesse caso, o VOLUX cuida de informar ao CRS a disponibilidade do allotment, permitindo, assim, a existncia de uma correspondncia entre o nmero de apartamentos do allotment e o que est disponvel para venda via site. A cada venda pela internet, retirado (de forma automtica) o nmero de apartamentos vendidos do allotment.

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Grade de Allotment
Ao criar um allotment, a utilizao de sua disponibilidade de apartamentos pode ser acompanhada atravs da grade abaixo, disponvel a partir da janela de cadastro de bloqueios ou mesmo da janela de reservas (tal como mostrada no item Utilizao de Allotments).

A grade mostra, para cada tipo de apartamento do allotment em uma determinada data, quatro colunas:

Original: nmero de aptos alocados quando da incluso do tipo de espao no cadastro do allotment

Atual: nmero atual de aptos que esto disponveis para o cliente associado a este allotment. Usualmente, quando o valor de Original difere do Atual funo de solicitao do cliente ou, eventualmente, de alguma necessidade do hotel de
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alterar estes valores em funo da taxa de ocupao do hotel ou comportamento (no que se refere produtividade) do prprio cliente, tanto para mais quanto para menos.

Pick-Up: nmero de apartamentos efetivamente utilizados pelo cliente, atravs das reservas que so feitas a partir do allotment.

Wash: total de apartamentos que foram liberados pelo hotel ou de forma automtica, em funo da quantidade de dias de cut-off.

Trs outras funcionalidades esto disponveis nesta janela:

Possibilidade de aumentar ou diminuir o nmero de apartamentos disponveis para o allotment (tornando, desta forma, o valor da coluna ATUAL diferente da ORIGINAL)

Liberar (wash) todos os apartamentos disponveis para o allotment dentro do perodo especificado na parte superior da janela e o tipo de espao selecionado.

Possibilidade de reincluir os espaos para os quais foi dado wash, desde que exista disponibilidade.

No caso de wash, a linha mostrada ficar com a cor cinza, para refletir esta liberao.

Adicionalmente pode-se ter acesso relao das reservas que j utilizaram apartamentos disponveis neste allotment, a partir do boto Reservas.

Observao: A liberao (wash) dos apartamentos pode ser feita ou atravs da janela do allotment (para o tipo de espao selecionado), ou automaticamente durante o processo de auditoria, quando o sistema faz a liberao, em funo da quantidade de dias de cut-off informada para cada allotment, de todos os apartamentos de todos os tipos no dia corrente.

Esta liberao independe do status do allotment e ocorre dia aps dia, facilitando, com isso, o controle da disponibilidade dos espaos que no foram utilizados.
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Utilizao dos Allotments


De uma maneira geral, a utilizao dos allotments se d de maneira similar utilizao do bloqueio. A partir da janela de reserva, coloca-se no campo Bloqueio o nmero do allotment desejado.

Ao informar na janela de reservas o nmero do allotment, o sistema j copia diversas informaes cadastradas para a nova reserva, facilitando sua criao.

As principais caractersticas da reserva quando originada de um allotment so descritas abaixo:

O cliente (Solicitante/Origem) utilizado na reserva deve ser o mesmo informado no allotment ou ento pertencer ao mesmo segmento de mercado.

A disponibilidade mostrada sempre aquela existente no allotment e somente a partir dela que os apartamentos podem ser retirados;

O perodo da reserva deve estar completamente dentro do perodo definido no allotment. Ou seja, datas de chegada e de sada do hspede devem estar dentro do intervalo original do allotment;

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Somente os tipos de apartamento definidos no allotment podem ser utilizados na reserva;

A informao mostrada na guia de bloqueio refere-se somente grade do allotment selecionado, conforme pode ser visto na figura abaixo:

Uma vez utilizado um tipo de apartamento em uma reserva, o valor da coluna pick-up na grade de allotment sofre alterao, passando as linhas relativas aos dias do perodo selecionado para a cor azul.

Caso a reserva seja cancelada ou tenha o tipo de apartamento excludo, os apartamentos utilizados voltam para o allotment, compondo novamente a sua disponibilidade, desde que na data no tenha havido um wash. Nesse caso, eles so liberados para a disponibilidade.

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DOCs
O sistema OCL-VOLUX permite que sejam criados modelos de documentos e a partir deles criar documentos para envio aos clientes. Esses documentos so arquivos do tipo .WRI, que normalmente so editados pelo WordPad.

A seguir veremos os passos para a criao dos mesmos.

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Trabalhando com DOCs


Os DOCs podem ser criados em 4 mdulos do OCL-VOLUX:

1. Gerncia de Eventos: Na janela de Eventos (Ctrl-E), selecione o evento desejado e, na guia Evento, clique no cone Docs. Os modelos e documentos criados aqui so aqueles referentes ao assunto Eventos. Tais como: contrato, informativo sobre evento que ser realizado, modelos de cartas para clientes com dados sobre o evento contratado, etc.

2. Central de Reservas e Gerncia de Front-Desk: Aqui, os modelos e documentos so referentes aos Bloqueios (Ctrl+F11) e Reservas (F11). Em ambas as rotinas, aps selecionar o bloqueio ou a reserva, clique em Docs. Exemplo de Docs: confirmao de reservas ou bloqueios, contratados, recibos de depsitos antecipados, etc.

3. Gerncia de MKT/Vendas: No mdulo Gerncia de Clientes, no cadastro de Clientes (Ctrl-C), selecione o cliente desejado, clique na guia de Informaes Adicionais => Docs. Nesta janela, os modelos e documentos so aqueles relacionados ao cliente, como cartas em resposta a reclamaes ou observaes feitas pelo cliente em sua estada, etc.

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Criando e Editando Modelos


Para criar um novo modelo aps ter clicado no boto Docs:

1. Selecione no menu a opo Modelo=>Novo.

2. Uma janela ser aberta, para que os dados do novo modelo sejam digitados incluindo cdigo para identificao do modelo, descrio e margens.

3. Preencher os campos, salvar e fechar a janela.

4. Volte ao menu selecione <Editar> e escolha o documento a ser editado.

5. Digite o texto desejado.

6. Em um modelo ou uma carta o sistema permite que dados do Evento, bloqueio, reserva ou do cliente solicitante sejam acrescentados ao longo do texto. Estas informaes sero automaticamente inseridas para cada bloqueio ou reserva que esteja utilizando o modelo no momento. Para inserir textos automticos clique em <Inserir> e selecione o campo desejado. As informaes inseridas automticas ficam "marcadas" com o fundo cinza para uma melhor visualizao. Aps montar todo o texto clicar em Arquivo => Salvar

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Utilizando Modelos Criados


Para utilizar os Docs criados em um evento, reserva ou bloqueio siga os passos abaixo:

1. Clicar em Docs (o editor de texto ser aberto).

2. Selecionar no menu Arquivo=>Novo (Sero visualizados os modelos)

3. Selecionar o modelo desejado, clique em OK ( Ser visualizado o texto pr definido).

4.

Editar conforme desejado

5.

Arquivo => Salvar

Ao salvar o arquivo, o sistema grava no canto direito da janela um arquivo para cada carta criada com data, hora e usurio responsvel pela criao.

Para acessar os documentos salvos basta selecionar a linha desejada e o texto ser visualizado.

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Local de armazenamento e formao do nome dos arquivos:


Os documentos gerados pelo OCL-VOLUX so armazenados em pastas conforme os parmetros existentes no mdulo de Gerncia de Marketing/Vendas na opo:

Manuteno

Parmetros.

Na eventualidade de o cliente optar por sobrepor esta definio para determinados computadores basta colocar no arquivo .ini da aplicao a seo abaixo e definir os novos valores para as pastas onde os arquivos sero gravados.

[DOCs] DIRCARTAEVENTO= DIRCARTACLIENTE= DIRCARTABLOQUEIO= DIRCARTARESERVA= DIRMODCARTA=

No caso de uma ou mais variaves no serem declaradas, o sistema adotar como padro o definido nos parmetros anteriormente utilizados (visando assim minimizar possveis erros de configurao do arquivo .ini em questo)

importante notar que que, como poder existir mais de um local onde sero armazenadas as cartas e modelos, de responsabilidade do cliente providenciar uma forma de copiar os arquivos de um diretrio para o outro, caso o hotel deseje compartilhar todos os arquivos (independentemente se esto em local diferente ou no) entre os diversos usurios (locais ou remotos).

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Nomes dos arquivos: Existem dois tipos de nomes dos arquivos. O primeiro que engloba toda a documentao gerada a partir da janela de cadastro de eventos e que segue a seguinte regra:

00121020031119161940.wri

E devem ser interpretados como trs conjuntos de seis nmeros

Onde, - o primeiro conjunto representa o nmero do evento/oramento - o segundo conjunto o dia da criao do documento - o ltimo representa a hora, minuto e segundo da criao do documento.

J os arquivos gerados pela janela de cadastro de clientes (cartas de clientes) segue a seguinte regra:

00086120050522210859.wri

- o primeiro conjunto representa o cdigo do cliente - o segundo conjunto o dia da criao do documento - o ltimo representa a hora, minuto e segundo da criao do documento.

Configurao e dimensionamento do arquivo:

Configurao das cartas: Para a configurao das cartas indicada: Fonte: Arial Tamanho: 10

Dimensionamento do arquivo

Para identificar a definio da largura da pgina de um DOC necessrio verificar as configuraes da impressora padro instalada na mquina. O dimensionamento vai variar de acordo com a marca/modelo da impressora. Normalmente varia de 0 a 18.
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Enviando Documentos via e-mail


Para enviar o documento por e-mail basta selecionar o menu Arquivo=>Enviar por e-mail (Para utilizar esta opo se faz necessrio configurar o parmetro de linha de comando no mdulo Financeiro solicitar manual de configurao.).

Local de armazenamento:
Os documentos gerados pelo OCL-VOLUX so armazenados em pastas conforme os parmetros existentes no mdulo de Gerncia de Marketing/Vendas na opo:

Manuteno

Parmetros.

Na eventualidade de o cliente optar por sobrepor esta definio para determinados computadores basta colocar no arquivo.ini da aplicao a seo abaixo e definir os novos valores para as pastas onde os arquivos sero gravados.

[DOCs] DIRCARTAEVENTO= DIRCARTACLIENTE= DIRCARTABLOQUEIO= DIRCARTARESERVA= DIRMODCARTA=

No caso de uma ou mais variveis no serem declaradas, o sistema adotar como padro o definido nos parmetros anteriormente utilizados (visando assim minimizar possveis erros de configurao do arquivo .ini em questo)

importante notar que , como poder existir mais de um local onde sero armazenadas as cartas e modelos, de responsabilidade do cliente providenciar uma forma de copiar os arquivos de um diretrio para o outro, caso o hotel deseje compartilhar todos os arquivos (independentemente se esto em local diferente ou no) entre os diversos usurios (locais ou remotos).
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Nomes dos arquivos


Existem dois tipos de nomes dos arquivos. O primeiro que engloba toda a documentao gerada a partir da janela de cadastro de eventos e que segue a seguinte regra:

00121020031119161940.wri

E devem ser interpretados como trs conjuntos de seis nmeros onde,

- o primeiro conjunto representa o nmero do evento/oramento - o segundo conjunto o dia da criao do documento - o ltimo representa a hora, minuto e segundo da criao do documento.

J os arquivos gerados pela janela de cadastro de clientes (cartas de clientes) segue a seguinte regra:

00086120050522210859.wri

- o primeiro conjunto representa o cdigo do cliente - o segundo conjunto o dia da criao do documento - o ltimo representa a hora, minuto e segundo da criao do documento.

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Configurao do arquivo

Para a configurao das cartas indicada: Fonte: Arial Tamanho: 10

Para identificar a definio da largura da pgina de um DOC necessrio verificar as configuraes da impressora padro instalada na mquina. O dimensionamento vai variar de acordo com a marca/modelo da impressora. Normalmente varia de 0 a 18.

Cobrana de no show
O objetivo deste documento capacitar o usurio a realizar a Cobrana de No-Show, gerenciar a disponibilidade, emitir a nota fiscal e os relatrios atravs dos mdulos: Central de Reservas, Front-Desk e Gerncia de Clientes.

Este documento composto dos seguintes tpicos:

1. Pr-requisitos 2. Autorizao/Cancelamentos da cobrana de No-Show 3. Emisso da Nota Fiscal de No-Show 4. Relatrios do controle de No-Show 5. Cobrana manual de No-Show

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Pr-requisitos
a) Definir na janela de cadastro de reserva se haver a cobrana de No-Show e confirm-la.

b) Alocar a UH reserva. Para que a reserva seja mostrada na janela de cobrana de No-Show, ela deve estar com a UH devidamente alocada. Para isso, utilize o boto UH na reserva. e faa a incluso da

Observao: No necessrio incluir o nome do hspede na reserva para que ela seja mostrada na janela de No-Show, entretanto no constar nenhum hspede na nota fiscal.

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Autorizao/Cancelamentos da Cobrana de No-Show


Caso no seja feito o check-in, a reserva ser colocada na tela de Controle de NoShow, transcorrido o perodo de 24hs aps a hora prevista de entrada do hspede. Sendo as reservas analisadas pelos Departamentos de Vendas/Reservas e definindo pela sua cobrana, a reserva dever ser selecionada e a cobrana autorizada.

Para autorizar a cobrana, selecionar a reserva, utilizar o boto

. Com isso, a

reserva estar com a coluna <Autoriz?> igual a <sim>, informando para o frontdesk que a nota j pode ser emitida.

Para cancelar a Cobrana de No-Show utilizar o boto

. Com isso, no s ser

liberada a cobrana, mas tambm a disponibilidade da UH selecionada.

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Emisso da Nota Fiscal de No-Show.

Autorizada pelo Departamento de Reservas a Cobrana de No-Show, os seguintes passos devero ser seguidos para emisso da nota fiscal: Selecionar a reserva, escolher a forma de pagamento e emitir a nota fiscal, clicando no boto .

Nesse momento, o sistema mostra uma janela que permite a alterao do sponsor antes da emisso da nota fiscal.

Aps a emisso da nota fiscal, a reserva permanecer na guia de <Reservas GTD com No-Show> na cor verde, aguardando a quitao.

Para cobrar mais de uma diria de No-Show, marque a opo que se encontra na parte inferior da janela e seguida informe a quantidade de dirias a serem cobradas.

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Observao: as datas de check-in e check-out, e o nome do hspede so impressos no campo Observao. Cancelamento de nota de No-Show Utilizando a rotina de cancelamento de nota parcial pode-se cancelar a nota emitida. Neste caso, a reserva voltar para guia de <Reservas GTD com NoShow>, para nova emisso. Aps a quitao, possvel cancelar a nota atravs da janela de quitao de nota fiscal disponvel no mdulo Front-Desk. A nota fiscal constar na guia <No-Show cobrados> como cancelada, mas a reserva no mais estar disponvel para uma nova cobrana, uma vez que j foi realizada

anteriormente. Caso a reserva ainda no tenha sido analisada pelos Departamentos <Libera a

Vendas/Reservas, pode-se liberar a disponibilidade utilizando o boto

Disponibilidade>. Isto possibilita manter todas as informaes necessrias ao processo Cobrana de No-Show (hspede, apartamento, tarifa, data check-in/out), sem que o apartamento tenha a disponibilidade a ele associada.

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Relatrios do Controle de No-Show.


No-Show Cobrados: mostra as reservas com garantia de No-Show que j tiveram a nota fiscal emitida. A data base para o sistema apresentar estas informaes a data da emisso da nota fiscal.

Notas canceladas sero tachadas em cada uma das colunas.

No-Shows Liberados: como existem situaes em que a cobrana de no-show liberada, o sistema apresenta uma guia que relaciona todas as reservas em que no tiveram a cobrana efetuada.

Ocupaes com No-Show: mostra as ocupaes que tem No-Show para ser cobrado.

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Ex: Reserva para o perodo de 05/01/2011 a 10/01/2010, com GTD No-Show, mas hspede chegou apenas no dia 06/01. Nestes casos, ao confirmar o check-in o sistema apresentar a mensagem.

Confirma a cobrana de No-Show para a ocupao.

Se sim efetua a cobrana automaticamente, lanando na conta o item DNW (Diria de No-Show). Se no no ser lanado nenhum valor referente a No-Show.

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Cobrana Manual de No-Show.


Nos casos em que o usurio no cobrar a diria de No-Show, seja no momento do check-in, seja porque a reserva no possui garantia de No-Show, o item DNW pode ser lanado manualmente atravs da tela Lanamentos.

Observao: clicar no boto Lanar, informar o cdigo do item DNW informar quantas dirias e o valor que sero lanadas.

Controle de Comisses
Uma das facilidades mais significativas do mdulo Financeiro a possibilidade da gerao automtica de comisses devidas pelo hotel a agncias, operadoras ou representantes. Essa caracterstica visa liberar a rea financeira da conferncia manual e trabalhosa de cada nota fiscal emitida. Para um controle automtico de comisses, algumas informaes previamente cadastradas so determinantes e, por isso, devem ser atentamente observadas pelas reas envolvidas no processo a fim de se evitar clculos incorretos. So dois os momentos durante os quais o sistema avalia as informaes para clculo e gerao das comisses: Quitao de Notas de Hospedagem
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Gerao de Contas a Receber

Quitao da Nota de Hospedagem


Durante o processo de quitao de uma nota de hospedagem, o sistema verifica qual ser a base de clculo do comissionamento (usualmente, as dirias). Essa base dada pelos itens que esto nesta nota fiscal e tambm pelas informaes definidas na reserva. As seguintes informaes (e nessa ordem) so observadas pelo sistema para o clculo da comisso: Tipo do Cliente O sistema no comissiona empresas, mas apenas

agncias, operadoras e representantes. Percentuais de comisso para o cliente Para cada cliente pode ser

definido um percentual diferente de comisso. Estes percentuais so cadastrados atravs do Mdulo Financeiro, na janela de cadastro de clientes, na guia de Informaes Financeiras. Para postos, que no possuem CNPJ, em informaes bsicas o campo CT Principal deve estar cadastrado = No e em informaes adicionais no campo Conta Principal informar qual o cliente a conta Mster. Tarifa Reserva A tarifa associada deve ter sido definida como comissionvel. A reserva a qual o apartamento pertence tambm deve ter sido

definida como comissionvel. Itens associados nota / Percentuais Para cada item constante na nota,

o sistema consulta o seu cadastro para verificar se ele comissionado. Em caso afirmativo, o sistema consulta os percentuais cadastrados na reserva (no momento da definio de contas) para efetuar o clculo.

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Gerao da Conta a Receber


O segundo passo para a gerao das comisses feito no momento da gerao das contas a receber provenientes das notas fiscais emitidas pelo Front-Desk. As informaes analisadas so: Parmetros do sistema A definio feita nos parmetros de

configurao do sistema. H um parmetro que determina se o OCLVOLUX ir ou no calcular automaticamente as comisses. No caso de gerao automtica de comisso, o parmetro deve ser preenchido como Sim. Comisso descontada no boleto ou no A definio feita no cadastro

do cliente, atravs da guia Informaes Adicionais. Se descontado no boleto, a conta de comisso gerada estar automaticamente baixada, caso contrrio, ela ficar autorizada para posterior pagamento. Esse parmetro somente ser considerado quando a comisso gerada for para o mesmo fornecedor responsvel pelo ttulo. Controle de Conta/SubConta a. Se o cliente solicitante/origem no estiver associado a nenhuma conta principal, no haver comisso, mesmo com os valores base correspondentes calculados; b. Se o cliente solicitante/origem estiver associado a uma conta principal e seus percentuais no estiverem preenchidos, o sistema ir gerar comisso para a conta principal baseando-se nos seus percentuais de comisso. Entretanto, se os percentuais do cliente estiverem preenchidos, mesmo estando associado a uma conta principal, a comisso ser gerada para ele; c. Se o prprio cliente solicitante/origem for a conta principal, os percentuais e a comisso gerada considerados so dele mesmo;

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d.

Para evitar o clculo duplicado de comisso para um cliente quando ele for, ao mesmo tempo, o cliente solicitante e origem de uma nota fiscal, ou melhor, se os clientes para os quais existe comisso forem iguais, o sistema ir considerar apenas o

percentual de comisso de origem desse cliente; ATENO: Reservas com pagamento antecipado, como a conta a receber gerada antecipadamente, antes da emisso da nota fiscal, a comisso deve ser gerada manualmente pelo mdulo Financeiro no F7.

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Pesquisando as Comisses Geradas


A janela de Controle de Comisses, disponvel atravs do cone existente na janela

Gerncia de Contas a Pagar, no mdulo Financeiro, de grande utilidade para consultar as comisses a pagar pelo hotel. Ela permite pesquisar as contas a pagar de comisso a partir dos dados da CPA ou da Ocupao. A guia <Dados da Ocupao> disponibiliza cinco formas diferentes de pesquisa a fim de facilitar a visualizao das comisses.

Ainda nessa janela, possvel a impresso de um relatrio completo que auxilia o financeiro na conferncia das comisses geradas para um determinado fornecedor, contendo alm dos valores, todas as notas fiscais que compuseram os clculos. Na opo Relatrios, do menu Contas a Pagar, tambm possvel emitir o relatrio completo das comisses geradas. O relatrio est disponvel em Contas a Pagar Relatrios Comisses.

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Cadastro de Recusas
O cadastro de recusas permite o hotel ter um melhor controle sobre o volume de solicitaes de reservas e que no puderam ser atendidas. A janela de cadastro encontra-se disponvel a partir do Modulo de Central de Reservas, no menu: Cadastro Recusas (SHIFT-CTRL-F11)

Ao ser aberta, essa janela j mostra as recusas cadastradas nos ltimos dez dias. Contudo, a pesquisa pode ser efetuada tanto pela data de cadastro quanto pela data de chegada da solicitao de reserva.

Para cadastrar uma recusa basta acessar a janela e clicar no boto <NOVO>.

As informaes relativas a: - Tipos de Apartamento - Tarifas - Segmentos - Motivos de Recusa

Podem ser todas parametrizadas a partir do Mdulo MKT/Vendas.


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Check-In Reserva
Para a realizao de um check-in a partir de uma reserva, cinco passos devem ser executados: Localizao da reserva pertencente ao hspede; Seleo do espao (caso ainda no tenha sido feita essa operao pelo departamento de reservas do hotel); Cadastro e/ou associao do hspede ao apartamento (caso ainda no tenha sido feita essa operao pelo departamento de reservas do hotel); Impresso da FNRH; Efetivao do check-in;

Contudo, para que isso seja possvel, necessrio que algumas condies sejam observadas por ocasio da chegada do hspede: O apartamento informado na reserva esteja desocupado, no perodo informado; O apartamento esteja limpo; O hspede j esteja associado ao apartamento;

A janela que permite a realizao de check-ins (individuais ou de grupos) a partir das reservas mostrada abaixo:

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Esta janela dividida em quatro partes: Superior esquerda permite realizar a pesquisa da reserva desejada e mostra o perodo bsico, status, tarifa e as observaes da reserva escolhida; Superior direita mostra a definio das contas da reserva e tambm os pagamentos antecipados j efetuados, quando for o caso; Inferiores esquerdas e direitas mostram, respectivamente, os apartamentos j alocados, com o valor da diria e o perodo de cada um, o rooming-list, e os botes que permitem a execuo de vrias tarefas.

A situao atual dos espaos reservados mostrados nessa janela apresenta diferentes formas de representao. A legenda para cada situao pode ser visualizada atravs da janela de alocao dos espaos.

O rooming-list tambm segue determinados padres de representao, em funo do status de cada hspede. A sinalizao mais importante quando o nome aparece em negrito, precedido por uma seta. Nestes casos, o sistema est sinalizando que existe informaes importantes que devem observadas antes do check-in seja efetuado. Para consultar essas informaes (recados a serem transmitidos para o hspede, observaes existentes no cadastro, dentre outras), basta dar um clique o nome do cliente e ler a observao na parte inferior da tela no campo rea de observaes do hspede.

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Descrio Bsica do Funcionamento:


Passo 1 - Localizao de uma Reserva Para realizar o check-in localizar a reserva. Para isto, deve-se acionar a janela correspondente, pressionando-se o boto <PROCURAR>. Neste instante, a janela de localizao da reserva mostrada.

Passo 2 - Associao dos espaos e hspedes a reserva Caso os apartamentos de uma reserva, ou mesmo os hspedes, no tenham sido includos por ocasio da reserva, o usurio poder fazer as incluses ou excluses necessrias atravs do botes <Espaos> e <Incluir>, respectivamente. Aps a incluso de espaos deve ser realizada a associao entre eles, para que o sistema libere o boto <Gravar>. Uma vez executadas essas aes, o check-in poder ser efetivado.

Passos 3 e 4 - Impresso da FNRH e efetivao do check-in Como o OCL-VOLUX permite o armazenamento de um nmero grande de informaes durante um perodo praticamente ilimitado, os hspedes podero ter seus dados cadastrais impressos nas fichas de registro, evitando que eles tenham que preenche-las toda vez que chegarem ao hotel.

A impresso das FNRHs dos hspedes de uma reserva pode ser realizada a partir da janela de check-in da reserva ou atravs de uma outra janela, criada exclusivamente para essa funo e que pode ser acionada atravs da tecla <CTRL-F>.

Aps executar todos os passos descritos acima e pressionar o boto <Gravar>, o check-in estar efetivado e o telefone automaticamente liberado (caso o hotel possua um pabx que possua as chamadas "facilidades hoteleiras").

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Outras Consideraes
1. Incluso de Hspedes Quando um apartamento est reservado para dois hspedes e apenas um deles chega, basta selecionar o hspede que chegou e efetuar o check-in normalmente. Por ocasio da chegada do segundo hspede, deve-se selecionar novamente o nmero do apartamento, selecionar o nome do hspede e novamente pressionar o boto <Gravar> para realizar a incluso.

Se o nome do hspede (o primeiro ou o segundo) ainda no estiver na lista mostrada na janela, pode-se inclu-lo a partir do boto <Novo>.

2. Outra opo existente para incluso de hspede a escolha do item de menu "Incluso de Hspede" a partir do item "Alocao" ou atravs da tecla de atalho <CTRL-D>, tambm pode-se incluir um novo hspede pela janela do <CTRL-A> clicando-se com o boto direito na parte inferior da janela onde so informados os nomes dos hspedes.

3. Check-In nas primeiras horas do dia Quando o hspede chega ao hotel nas primeiras horas do dia, o sistema pergunta se o usurio deseja lanar a diria referente ao dia anterior. Este procedimento permite que a diria, j lanada para os apartamentos que estavam ocupados, seja includa na conta do hspede por ocasio da sua entrada.

Para facilitar o entendimento desse processo, mostrado ao usurio qual o perodo em que o sistema considera que a diria a ser lanada se refere ao dia anterior e a partir de que ponto ela passa a ser tratada como diria de "early check-in".

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Early Check-In
Para os check-ins realizados "antes" do horrio padro de entrada dos hspedes, o sistema permite que seja lanada a diria de "early check-in". Alm de existir a possibilidade de o usurio definir o valor negociado com o hspede, o sistema permite que seja escolhida a conta que vai receber este lanamento.

Nas situaes em que o segundo hspede chega tambm antes do horrio previsto, na sua incluso tambm ser feita a pergunta se deseja lanar a diferena de diria referente ao "early check-in" (seja atravs da janela de check-in da reserva <CTRL-R> ou da de incluso Check-In Walk-In Para a realizao de um check-in de um walk-in, seis passos devem ser executados: Obteno do espao desejado pelo hspede; Definio do sponsor da primeira conta (normalmente a conta de diria); Definio da tarifa a ser utilizada; Cadastro dos dados iniciais da ocupao; Cadastro e/ou associao do(s) hspede(s) ao apartamento; Efetivao do check-in;

A janela que permite a realizao de check-in de walk-in mostrada abaixo:

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Esta janela dividida em quatro partes: A superior que permite definir o espao a ser ocupado pelo hspede no perodo informado, bem como o sponsor da primeira conta e a tarifa a ser utilizada; A parte da esquerda central onde so digitados os dados bsicos da ocupao; A parte da esquerda inferior onde so cadastrados os hspedes; A parte da direita mostra orientaes para a realizao de um check-in.

Descrio Bsica do Funcionamento


Passo 1 - Definio do Espao, do Sponsor e da Tarifa
O primeiro passo para realizar o check-in definir o espao. Para isto, deve-se definir o perodo desejado pelo hspede, consultar a disponibilidade atravs do boto apropriado e, neste instante, a janela de localizao do espao mostrada com os espaos disponveis para o check-in.

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Nessa janela, os espaos disponveis para o perodo informado so mostrados. Pode-se seleciona-los por tipo, ou estabelecer algum tipo de filtro, pressionando-se os controles necessrios e depois o boto <Filtra>.

Uma vez escolhido o espao, ele fica disponvel para o check-in que est sendo feito, evitando que outro usurio (do Front-desk, da Central de Reservas, da Governana ou mesmo da Manuteno) utilize-o para outra situao. importante salientar que em hotis com alta taxa de ocupao, deve-se tomar o cuidado adicional de no se iniciar um check-in de walk-in e deix-lo pela metade, a fim de que o espao utilizado no fique desnecessariamente "preso". Uma vez escolhido o espao, o prximo passo definir o sponsor da primeira conta, seguindo os mesmo padres j definidos para a pesquisa de hspede no sistema. A seguir, deve-se acionar o boto para definir a tarifa a ser utilizada, que por sua vez possibilitar a definio do preo da diria. A janela mostrada permite visualizar todas as tarifas disponveis para balco bem como aquelas associadas ao sponsor escolhido. Estas tarifas aparecero na cor vermelha (seguindo o mesmo padro existente na janela da Central de Reservas). No caso do sponsor no ser aquele a partir do qual a tarifa ser selecionada, pode-se pesquisar um novo cliente e obter a tarifa desejada.

Passo 2 - Digitao dos dados bsicos


Feita a definio da tarifa, o sistema permite ao usurio continuar a definir os dados bsicos da ocupao: Identificao da Ocupao; Nmero de PAX (hspedes); Se o caf da manh est ou no includo na diria (essa informao mostrada na lista geral de hspedes para o controle do coffee-shop); Percentual relativo partilha de diria (se houver); Condio da Diria (Normal, Cortesia/Free, ADM, Ausente ou Morador); Tipo de UH para Cobrana, que permitir definir se o apartamento estar sendo utilizado como single/double, ou mesmo para conceder um upgrade (no caso de utilizar um servio de cobrana diferente do existente para o tipo de UH que est sendo ocupado); Placa do Carro (se houver); Se o cliente solicitou Late Check-out; 96

Campo de observaes;

importante salientar que a combinao da tarifa e do tipo de UH para cobrana que permitir a definio do valor da diria. Esta caracterstica do OCL-VOLUX permite que o hotel tenha uma poltica tarifria bem definida. Uma vez definidos os dados bsicos, o sistema passa para a etapa de cadastro dos hspedes.

Passo 3 - Cadastro do(s) Hspede(s)


No cadastro dos hspedes existem duas situaes: uma em que o sponsor da primeira conta uma pessoa fsica ou no.

No primeiro caso, para agilizar o check-in o OCL-VOLUX j insere de forma automtica o cliente selecionado na relao de hspedes. No segundo, necessrio pressionar o boto de incluso de hspedes. A janela mostrada nestes casos a mesma utilizada na incluso de hspedes a partir do check-in da reserva, seguindo desta forma o padro anteriormente descrito. Ao finalizar o cadastro, deve-se pressionar o boto de gravar para que a definio das contas seja feita e o check-in finalizado.

Passo 4 - Definio das Contas


A etapa final do check-in consiste na definio das contas da ocupao, o que permite associar a cada sponsor quais as classes de faturamento que ele pagar. Ao abrir essa janela, a classe de "Dirias" j vem associada ao seu sponsor ("Sponsor da Primeira Conta"). As demais podem sero definidas segundo o critrio solicitado pelo hspede.

A janela que permite a diviso mostrada abaixo:

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Para cada sponsor selecionado na parte superior da janela, deve selecionar as classes de faturamento que esto disponveis no lado esquerdo e transport-las para o lado direito. Esse procedimento deve ser repetido at que todas as classes estejam devidamente associadas aos seus respectivos clientes pagantes (ou sponsors). Somente neste instante que o boto de confirmao ficar habilitado.

Alm disto, pode-se colocar a conta como faturada. Adicionalmente, novos sponsors podem ser selecionados na parte superior direita da janela, seguindo os mesmos padres de pesquisa de clientes.

Uma vez confirmada a diviso das contas e pressionando-se o boto de Ok, um novo checkin pode ser iniciado.

Observaes:
Caso seja necessrio, ao longo da estada do hspede a definio das contas feita no checkin pode ser alterada atravs da janela existente no item de menu:

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Administrao

Contas

Altera Critrios (CTRL + A)

Nestes casos, antes de iniciar a alterao necessrio que no haja qualquer lanamento em aberto nos PDVs do hotel para o apartamento em questo. Caso contrrio, dever ser providenciado o fechamento das contas em aberto para que a re-diviso das contas seja feita. Uma vez determinada redefinio, deve-se utilizar a janela de Lanamentos para distribuir as notas j fechadas entre as novas contas criadas.

Outra operao que pode ser feita sobre as contas a alterao do sponsor de qualquer conta, seja ela associada a um check-in de reserva ou de walk-in. A janela que permite essas modificaes pode ser acionada pelo item de menu:

Administrao

Contas

Altera Sponsor

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Check-Out
A janela de check-out mostrada abaixo.

Visando agilizar o processo de check-out, a janela conta com inmeras guias e botes de atalhos, onde podemos acompanhar a UH deste ocupada at a sua conta ser fechada e quitada. Antes de iniciar o processo de check-out, pode ser necessrio digitar o ltimo consumo efetuado pelo hspede em seu minibar. Nestes casos, o usurio deve utilizar na janela de check-out o boto que acessa o PDV ou acessar o Ponto de Venda atravs de janela prpria para lanar os itens consumidos.

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Incio do Check-Out e o Voto de Confiana


importante ressaltar que embora os lanamentos sejam feitos na mesma janela utilizada nos pontos de venda, o fechamento da conta pode ser feito pelo comando "VS" e no pelo "FC". O comando "VS" tem a funo de informar ao sistema que o consumo digitado um voto de confiana e, conseqentemente, o apartamento est sendo considerado como "ViStoriado".

Ao digitar o comando "VS", o sistema verifica se os hspedes do apartamento informado podem receber o voto de confiana. Caso j tenha ocorrido algum problema o sistema avisa que o voto de confiana no pode ser dado e orienta ao recepcionista para solicitar ao setor de governana para realizar a conferncia do apartamento.

O encerramento da conta pelo comando "VS" permite ao sistema armazenar os lanamentos para que a governana faa a inspeo do apartamento e verifique as discrepncias encontradas. Essas discrepncias so cadastradas pelo programa existente no mdulo Governana. Se o fechamento da conta for realizado pelo comando "FC" o sistema no ter condies de identificar que o consumo em questo o ltimo e, portanto, no far os controles necessrios.

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Efetivao do check-out:
Para emitir as notas finais de hospedagem, necessrio colocar o apartamento "em checkout". Outra funo desse passo intermedirio avisar a todos os pontos de venda do hotel que o apartamento est em sada e, portanto, quaisquer lanamentos na conta desta UH devem ser evitados. Toda vez que uma nova conta aberta nos PDVs do hotel quando o apartamento se encontra em check-out mostrada ao usurio uma mensagem informando esta situao.

Inicialmente, ao ser aberta atravs do item de menu apropriado ou pela tecla de atalho <CTRL-O>, a janela posicionada em "Uhs Ocupadas", basta o recepcionista digitar o nmero do apartamento e pressionar o boto <OK> para iniciar o processo.

Caso deseje saber quantas Uhs tem a data de check-out no dia corrente, basta clicar na guia de Sadas para hoje, o sistema ira mostrar apenas as Uhs que a data de check-out no dia de hoje, pode-se tambm atravs da tecla de atalho F7 emitir um relatrio que mostre as Uhs que tem data de check-out para um determinado perodo, bastando para isso na janela de parmetros informar o intervalo de data desejado.

Ao sinalizar o check-out do apartamento o sistema verifica e informa ao usurio se os lanamentos finais devem ser feitos, e se existe algum impedimento para que o check-out seja realizado. So eles: Lanamento da diria, caso esta ainda no tenha sido lanada (normalmente se o hspede um day-use); Lanamento da diria de late check-out, caso o hspede esteja saindo aps o horrio normal ou aps o horrio que lhe foi concedido;

Se existe algum ponto de venda onde o cliente possa ter feito consumo, e este ainda no teve a conta fechada; Se existe algum objeto emprestado com o cliente, e que sua devoluo ainda no foi sinalizada para o sistema. O mesmo procedimento deve ser adotado caso a opo mostrada seja a de "UHs Ocupadas".

Condio de Check-Out:
No OCL-VOLUX existem duas condies de check-out possveis:

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Normal DNS

A primeira condio representa a sada normal e a segunda indica que houve algum problema com o apartamento e que o hspede no ficar mais no hotel ("Did Not Stay").

O check-out DNS libera o apartamento de imediato. importante observar que h um limite de tempo predeterminado para que seja possvel selecionar esta opo, normalmente definido pelo hotel durante a instalao do OCL-VOLUX. Outra situao normalmente utilizada para o DNS o caso de check-in indevido.

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Fechamento da Conta e emisso das notas de hospedagem:


Uma vez colocado em check-out, o sistema troca automaticamente a opo para "UHs em Sada" e habilita o boto <Fech Conta> indicando que a emisso das notas de hospedagem associadas ao apartamento pode ser feita. Para cada conta criada na reserva ser emitida uma nota e, para cada nota, o usurio poder: Alterar o sponsor; Lanar um desconto sobre os servios relacionados; Alterar a condio de pagamento da conta selecionada; Imprimir observaes na nota fiscal (funo disponvel apenas para hotis que utilizam a nota fiscal modelo PADRO da OCL);

A janela que faz o fechamento da conta mostrada a seguir:

As contas mostradas na janela acima podem ser as do apartamento e tambm as do multirooming ao qual ele est associado. Contudo, as nota emitidas sero apenas as da conta do prprio apartamento.

O campo instrues a serem observadas ANTES da impresso da NF serve para que o recepcionista veja o que deve ser observado antes de emitir uma NF, estas instrues so preenchidas pelo departamento financeiro no cadastro do cliente.

No caso dos grupos, quando o ltimo apartamento for colocado em check-out o OCLVOLUX avisa o usurio e passa o grupo tambm para a condio de check-out (em sada). A emisso das notas do grupo deve ser feita escolhendo-se a opo de "Grupos em Sada", selecionando-se o grupo desejado e ento comandar a impresso.

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Em ambos os casos, se aps a emisso das notas for detectada alguma discrepncia que leve reabertura da conta para a realizao de ajustes, o usurio pode faz-lo atravs da prpria janela de check-out, na guia UHs de contas fechadas selecionando a conta e clicando no boto cancelar.

Observaes: Esta opo reabre a conta do cliente, isto quer dizer que se o usurio percebeu o erro na nota emitida para dirias, e que a nota dos extras no contm nenhum problema, ainda assim o sistema ira reabrir toda a conta para aquela ocupao, cancelando todas as notas fiscais emitidas por ocasio do check-out.

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Quitando as notas de hospedagem que foram emitidas


O processo de quitao das notas fiscais de hospedagem que foram emitidas consiste em informar para o sistema qual foi forma de pagamento utilizada pelo cliente para a referida nota. Quando realizada a quitao a nota ser includa no relatrio de notas emitidas para com isso compor o movimento de caixa e a ocupao no mais poder ser reaberta, uma vez que todos os lanamentos desta nota sero enviados para o histrico de ocupao.

A janela apresenta abaixo pode ser acessada pelo atalho <CTRL-Q> ou na janela de checkout pelo boto Quitao. Ela possui as guias de Formas Recebimento, Notas Emitidas, Notas Quitadas, Notas Canceladas, Paids-outs, mostrando todo o movimento de caixa em aberto, aps o fechamento do turno de caixa esta janela ficara com as guias em branco.

TEF (Transferncia Eletrnica de Fundos)


De uma maneira geral, o processo TEF resume-se em: - gerao do documento fiscal; - transao TEF;

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- quitao do documento fiscal correspondente; - impresso do documento fiscal. Historicamente, o OCL-VOLUX possua um fluxo diferente de processamento, que era:

- gerao do documento fiscal; - impresso do documento; - quitao.

Por esta razo, em funo desta modificao, descreveremos nos tpicos a seguir os novos procedimentos a serem adotados no processo de fechamento das contas.

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Processo de Emisso e Quitao de Documentos Fiscais


A primeira grande modificao refere-se ao processo de fechamento das contas dos hspedes. Ao invs da janela tradicionalmente apresentada ao usurio que simplesmente imprimia as notas e marcava como fechada a conta do hspede

uma nova janela utilizada. Nela, alm de acrescentamos o boto de alterar o pagante da conta antes de a nota ser emitida/quitada,

ao pressionar o boto para emitir a nota, uma nova janela mostrada. Nela, o usurio poder informar as formas de pagamento para realizar a impresso e quitao da nota, conforme descrito a seguir.

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Formas de Pagamento:

A seguir descrevemos cada uma das divises da figura acima: 1) As formas de pagamento que podem ser utilizadas so as que esto descritas no quadro laranja. Caso sejam escolhidas as duas primeiras, o OCL-VOLUX efetuar a transao TEF. As formas de pagamento em carto devem ser nicas para cada nota. Ou seja, uma nota s pode ser quitada com um carto de crdito. Assim como um carto de crdito pode efetuar o pagamento de somente uma nota fiscal por transao TEF. Observao: a forma ANTECIPADA s fica disponvel para uso quando o sistema identifica que, associado a reserva a qual pertence a nota fiscal, existe um pagamento antecipado previamente cadastrado. 2) Nesta parte da janela mostrado o valor da conta, o valor total da nota fiscal, j deduzidos, quando for o caso, as retenes na fonte.

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As retenes seguem o mesmo padro anterior: elas so funo do cadastro do cliente associado conta selecionada. 3) Nesta parte da janela, que o usurio insere as formas de pagamento e para cada uma delas digita qual o valor a utilizar. Uma vez informados os valores, inicia-se o processo de impresso do documento fiscal, a transao TEF (no caso de carto de credito/debito) e a quitao da NF. 4) A relao de cada uma das formas de pagamento utilizadas para a quitao do documento fiscal inserida nesta parte da janela. Em funo da forma de pagamento inicialmente definida na reserva e devidamente associada conta, o sistema j deixa marcado do lado direito da janela qual ser a forma de quitao default. Se no forem escolhidas as formas de carto de crdito ou dbito, o sistema gera a nota fiscal, imprime e efetua sua quitao, tudo em um s passo. No caso de ocupaes com mais de uma conta, aps a emisso e quitao da primeira nota fiscal, o sistema permite continuar com a emisso/quitao da prxima nota, mostrando ao usurio a seguinte pergunta:

Se ele optar por interromper o processo, o que vai acontecer que a primeira conta ter a sua nota fiscal emitida e quitada e, portanto, ficar sem os lanamentos. J a segunda conta, permanecer com os lanamentos e aguardar o reinicio do processo de fechamento.

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Finalmente, aps a quitao da nota fiscal da ltima conta, caso no mais existam lanamentos atrelados, o sistema mostra a mensagem abaixo.

Se o usurio responder SIM pergunta, o sistema libera automaticamente o apartamento, deixando-o livre para ser utilizado pelo prximo hspede. Caso contrrio, a janela fechada, e o apartamento permanecer com o status de Em Sada, mas sem qualquer lanamento em suas contas. De maneira anloga, caso escolha efetuar o check-out novamente deste apartamento a partir da janela do CTRL-O, a mesma mensagem mostrada.

No caso de escolher a forma de pagamento em carto de crdito/dbito, o sistema passa por um processo diferente, que passamos a descrever no tpico a seguir.

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Transao TEF: Escolhendo a opo de carto de crdito ou de dbito na janela abaixo, o sistema faz a comunicao TEF para validar as informaes do carto do cliente e processar a transao, assim que o usurio pressiona o boto de gerar notas fiscais.

Na comunicao com o TEF, o primeiro passo do sistema conectar-se com o SITEF para abrir um canal de comunicao entre o VOLUX e a administradora de carto. A janela mostrada neste instante a seguinte:

Uma vez criado canal de comunicao, uma srie de passos, dependendo da escolha do tipo do carto e da administradora, so mostradas ao usurio. Descreveremos a seguir um exemplo quando o usurio efetua o pagamento em CARTO de CRDITO no parcelado. IMPORTANTE: as mensagens e os passos mostrados nas janelas a seguir so definidas pela prpria Software Express, ficando a OCL impossibilitada de efetuar alteraes nesses procedimentos e/ou mensagens.

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1) Uma vez informado que o pagamento ser realizado atravs de carto, o usuario dever escolher se ser passado o carto do cliente no pinpad ou se o nmero ser digitado atravs do prprio teclado. Escolhendo passar o carto do cliente no pinpad, a sequncia de mensagens a seguinte:

Colocado o carto, a prxima mensagem :

Neste instante, o sistema solicita a forma de pagamento (vide item (3)) e continua o processo. Por fim, mostra a mensagem

E os documentos so impressos (Nota e Cupons TEFs). No caso de o usurio escolher no passar o carto do cliente na leitora, seja por falta do equipamento ou por no ter o cartao do cliente mo (no caso, por exemplo, de um pagamento antecipado), a primeira tela mostrada relacionada a seguir:

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2) Como o carto no foi passado no leitor (pinpad), alm do nmero do carto e de sua data de validade, a interface TEF solicitar o cdigo de segurana. Na hiptese de ele no existir ou no estiver legvel, as opes abaixo devero ser as utilizadas.

Observao: as mensagens acima, tal como mencionado anteriormente, so provenientes da empresa que cuida da interface com as administradoras de carto e os valores solicitados devem ser digitados exatamente como pedido.

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3) As formas de pagamento, no caso de carto de crdito, so aquelas definidas em funo do contrato firmando entre o hotel e a administradora de carto, onde o termo loja indica o prprio HOTEL.

4) Aps digitadas todas as informaes solicitadas, o OCL-VOLUX inicia o processo de envio destes dados, juntamente com o valor da transao (que o valor da nota fiscal) e o nmero de controle. Se correr tudo certo neste processo, trs sero dos documentos gerados pelo sistema: a) Documento fiscal correspondente b) Cupom TEF (via estabelecimento) c) Cupom TEF (via cliente). Cumpridas estas etapas, a transao encerrada e o dbito na conta do cliente realizado.

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Se a opo escolhida for um CARTAO DE DBITO, a sequencia de janelas diferente. Vejam um exemplo a seguir: A primeira alterao refere-se s formas de pagamento que so apresentados ao usurio (assim como na opo crdito, elas so apresentadas conforme acordo entre o hotel e a administradora).

Processo finalizado: Terminando todo o processo corretamente, alm do documento fiscal gerado, os cupons TEFs gerados so impressos. A seguir, um exemplo do cupom TEF gerado. O formato em questo fixo e derterminado pela propria administradora, no podendo o OCL-VOLUX alterar o seu layout.

Faturas de Hospedagem:

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Alm dos cupons TEF, quando o sistema imprimir as faturas de hospedagem elas tero os dados referentes a quitao (independentemente se a quitao se der em carto ou no), conforme pode ser visto na figura abaixo:

Quando o pagamento for efetuado em cartao de crdito, o sistema imprimir na fatura de hospedagem o nmero parcial do carto (tambm conhecido como BIN). O nmero com todos os digitos do cartao de crdito NO armazenado no OCL-VOLUX, por razoes de segurana. Outro exemplo de quitao, agora com diversas formas de pagamento, mostrada a seguir:

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Situaes de Exceo: Como o TEF envolve comunicao entre o OCL-VOLUX e um outro sistema (externo), existem diversas situaess que podem envolver o cancelamento da operao ou mesmo a gerao do documento fiscal mas no a sua quitao. Nos casos em que a transao TEF foi interrompida, de forma que a nica etapa no executada tenha sido a quitao da nota, o usurio ainda pode finalizar o processo a partir da janela que era utilizada para a quitao. Os exemplos abaixo ilustram algumas situaes em que a quitao no foi efetuada. PinPad: A falta do PINPAD conectado ao computador que efetua a transao TEF no impeditivo para que a transao se complete. Quando isso ocorrer, o sistema detecta a ausncia do dispositivo e mostra a mensagem abaixo.

Quando isso ocorrer, o usurio dever digitar o nmero e a data de validade do cartao de crdito do cliente. Os demais passos continuam os mesmos. Transao no completada: Se uma transao TEF no for finalizada corretamente, o sistema mostrar inicialmente a mensaegm de erro da administradora de cartao e, por fim, a mensagem abaixo.

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Em funo do ponto em que a operao fim interrompida, algumas situaes podem ocorrer. Para cada uma delas, h uma tratativa diferente.

Problemas nas impressoras: Quando a impressora onde sero gerados os documentos, por exemplo, est desconectada, o sistema fica aguardando at que o usurio corrija o problema ou cancele a operao, escolhendo a opo <NO>.

Se o usurio escolher cancelar a operao, o sistema mostrar a mensagem abaixo, com a instruo para que o usurio retenha o cupom TEF, caso ele tenha sido, por exemplo, impresso parcialmente.

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Outros exemplos de mensagens mostradas:

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Administradoras de Carto: Como o OCL-VOLUX passa a efetuar comunicao direta com a empresa que processa as transaes junto s administradoras de carto, os cdigos que nos sero retornados so aqueles definidos por essas empresas. Assim, informaes que antes no eram necessrias, passam a ser obrigatrias. So elas: - Bandeira (Visa, Mastercard, Sollo, American Express, ...) - Redes Autorizadoras (Redecard, Visanet, Amex...) - Modalidade de Pagamento (carto de credito/dbito, dinheiro, cheque) Para tanto, necessrio que, ao efetuarmos a comunicao TEF, recuperemos essas informaes para que faamos uso futuro delas durante a quitao. Adicionalmente, trs informaes retornadas sero as utilizadas diretamente pelo usurio: - NSU - Cdigo de Autorizao. - Nmero (parcial) do carto de crdito (BIN) O NSU (Numero Sequencial nico) o nmero que descreve a operao junto s administradoras de carto. J o cdigo de autorizao, representa o nmero enviado pelas administradoras como comprovao da transao. Estas informaes j sero gravadas automaticamente pelo sistema na movimentao de caixa associada nota impressa. Com isso, evitam-se erros de digitao destas informaes, facilitando a conferncia pelo Depto Financeiro do hotel. O nmero parcial do carto (BIN) tambm retornado na operao TEF. Ele passa a ser armazenado na movimentao de caixa, conforme mostrado na janela das notas quitadas (CTRL-Q).

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Funes Gerenciais:
Faz parte do processo de homologao, liberar funcionalidades que permitam tratar diversas situaes de exceo. Estas funcionalidades esto disponveis a partir do menu: Manuteno Menu Gerencial TEF

A janela principal da funo gerencial a mostrada a seguir:

Em funo de cada uma das situaes existentes durante o processo de TEF, dever ser acionada uma opo. Assim, como outras funcionalidades, estas tambm dependem do contrato entre o hotel e a administradora.

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Como tratam-se de funcionalidades gerenciais, a administradora liberar uma senha especial, que dever ser digitada pelo usurio antes de executar qualquer uma das operaes. A janela mostrada :

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Exemplo de um cancelamento: Nos casos em que houver erro na transao com o carto do cliente, ela deva ser cancelada. Para isso, apresentamos a seguir uma sequncia de cancelamento de transao de carto de crdito:

A prxima janela, como apresentado anteriormente, permite o usurio escolher qual o tipo de carto utilizado pelo cliente.

Aps localizar o carto de crdito nas transaes existentes entre o hotel e a administradora de carto, o sistema faz a ultima pergunta, para confirmar se o carto desejado aquele encontrado.

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O final desta transao feita a impressao de um cupom de cancelamento e que dever ser entregue ao cliente para comprovar o cancelamento da operao.

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Auditoria
Parte integrante do mdulo do Front-Desk, o Menu Auditoria permite ao auditor noturno do hotel executar a rotina de encerramento do dia, bem como conferir as

receitas/recebimentos apurados ao longo do dia, alm dos lanamentos gerados em cada apartamento. Abaixo a tela do menu de auditoria.

Alm dos diversos relatrios que sero apresentados, a principal rotina desse menu a que encerra o movimento do dia. Rotina de Auditoria: Ao acionar a opo Auditoria Auditoria o sistema apresenta a seguinte janela:

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Ao confirmar o incio do processo de encerramento (pressionando o boto <Auditoria> e confirmando o login/senha do usurio que est executando essa rotina), o sistema, antes de prosseguir, far diversas consistncias. Caso uma delas no seja satisfeita, a execuo da rotina no ser realizada e o usurio dever efetuar as correes necessrias.

Atualmente, as consistncias efetuadas so:

No pode haver apartamento com data de check-out vencida (ou seja, a data de check-out do apartamento era para o dia anterior e, por algum motivo, o Front-desk no fez o check-out mas tambm no prorrogou a estada do hspede);

No pode haver nenhum apartamento na condio Em Sada. Ou seja, o check-out foi iniciado, porm no foi concludo; Todas as notas de hospedagem, de venda (NF Eletrnica ou Cupom) ou

comprovantes de servios devem estar quitados; No pode haver apartamento com check-in interrompido (que so aqueles casos onde se interrompe o processo, gerando inconsistncias, do tipo: apartamento sem hspede ou sem definio de contas);

Alm das consistncias acima, como forma de proteger a execuo da rotina duas vezes em um mesmo dia, caso o usurio acione indevidamente essa janela, ser mostrada uma mensagem tal como a apresentada abaixo:

Tendo sido concludas todas as verificaes, o sistema d inicio ao processo de auditoria, que executa os seguintes passos (cada um deles vai sendo marcado como executado pelo sistema de forma automtica):

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1) Limpa todas as entradas de disponibilidade do dia anterior; 2) Faz os clculos das estatsticas do dia anterior, tais como: taxa de ocupao do hotel, nmero de entradas/sadas, antecipaes de check-out, diria mdia do hotel; 3) Efetua os lanamentos das dirias nas contas dos hspedes e de qualquer item que tenha sido programado; 4) Atualiza o status dos apartamentos no tocante governana (colocando sujos aqueles apartamentos que estiverem ocupados no momento da execuo da rotina); 5) Atualiza o status das tarifas, colocando-as como vencidas caso tenha expirado a sua data de vigncia; 6) Efetua as atualizaes das solicitaes de crdito dos clientes.

O ltimo passo na execuo da auditoria manual a gerao automtica de arquivos em formato PDF para registrar a situao do hotel no momento em que a rotina foi executada. Atualmente, so gerados cinco arquivos (em PDF). So eles:

Lista Geral de Hspedes; Lista Geral de Hspedes Por Nome; Previso de Check-in para o dia; Histrico de Lanamentos no Dia; Grande total;

A pasta onde esses arquivos so gerados definida pelos parmetros disponveis a partir do Mdulo Front Desk na permisso de acesso DIR.

Manuteno

Parmetros

Os valores mostrados na figura anterior so os padres existentes, mas os usurios podero alter-los conforme necessidade. Uma vez terminada a auditoria, a janela fechada automaticamente e as atividades do hotel podem ser retomadas.

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O produto final da execuo da Auditoria so as informaes consolidadas de receita, recebimentos, repasses e estatsticas da operao do hotel. Esses relatrios e sua estrutura podem ser vistos em mais detalhes na documentao especfica sobre Consolidado.

Relatrios auxiliares para Conferncia: O sistema coloca disposio do usurio vrios relatrios de conferncia. Uma parte deles usualmente consultada antes da execuo da rotina de encerramento dirio (auditoria). So eles: Conferncia Contas X Classe de Faturamento: mostra todos os espaos

ocupados e qual a definio de contas para cada um deles; Conferncia Lanamentos Programados: utilizado para conferir os valores que

sero lanados no momento da Auditoria; Os demais relatrios so usados para conferncia aps a finalizao da auditoria: Conferncia Lanctos nas contas do dia...: mostra todos os lanamentos que foram

realizados nas contas dos clientes na data informada; Conferncia Resumo Lanctos do Dia...: de forma resumida mostra tambm os

lanamentos feitos nas contas dos hspedes; Conferncia Lancto Contas Especiais no Perodo...: mostra dentro de um

determinado perodo todos os lanamentos que foram transferidos para as contas especiais (Pendncias e Apurar Responsabilidade); Conferncia Histrico de Lanamentos...: mostra os lanamentos feitos de forma

automtica ou manual nos espaos, lanamentos de rateios, notas emitidas. Conferncia Day-use/Double Use... mostra quais apartamentos foram Day-

use/Double-use em um determinado dia, sendo que: Day Use: UHs com data de check in e check out no mesmo dia.

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Double-use: UHs que realizaram check-in aps uma auditoria, e tiveram sua diria lanada automaticamente no momento do check-in (diria referente ao dia anterior) e que ainda estavam no hotel no momento da execuo da auditoria seguinte. Dessa forma, ficam registradas duas dirias para a ocupao no mesmo dia. Consolidado... Consolidao das receitas/recebimentos, geradas a partir da

execuo da rotina de auditoria. As possibilidades de relatrio e sua formatao sero detalhadas em outro tpico da documentao. Saldos Elevados... A partir de um determinado valor, que dever ser digitado pelo

usurio, o sistema ir apresentar todas as contas dos hspedes que ultrapassaram o valor mencionado. Grande Total... Este relatrio mostra todas as UHs que esto ocupadas e quais

valores compem a sua conta. recomendvel imprimi-lo pelo menos uma vez por dia. Ocorrncias... Este relatrio mostra todas as aes que podem ser vistas como

excees, realizadas pelos usurios durante o perodo desejado. Tesouraria Com essas funcionalidades possvel aos usurios realizarem a

conferncia do caixa e efetuarem os ajustes necessrios, tais como: modificar a forma de pagamento de uma nota ou desmembrar a quitao, desde que o login do usurio tenha permisso de acesso para acessar essas funcionalidades.

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Histrico de Lanamentos
O janela Histrico de Lanamentos, como o prprio nome diz, mantm o histrico de todos os lanamentos realizados no sistema. dividida em quatro guias que fornecem informaes distintas: Ocupaes, Notas e Lanamentos; Lanamentos no Perodo; Controle de Tickets A&B no Perodo: permite a visualizao e impresso da relao de tickets utilizados no perodo. Esta relao refere-se ao rateio de tickets definido no cadastro das tarifas; Rateio de Dirias: permite a visualizao e impresso de todos os valores rateados das dirias no perodo. Estes valores so contabilizados com base no cadastro das tarifas.

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Ocupaes, Notas e Lanamentos


Visando facilitar o contato entre o hotel e seus clientes, face a possveis questionamentos em relao a notas fiscais emitidas anteriormente, o OCL-VOLUX armazena, no histrico de cada ocupao, todos os itens lanados durante a estada dos hspedes. A janela abaixo permite visualizar tais informaes, com a opo de trs formas diferentes de pesquisa, conforme pode ser constatado:

Os lanamentos so localizados fornecendo um ou mais campos como parmetros: pelo hspede: o prprio hspede, dentro de um perodo de ocupao; pela agncia/solicitante: o cliente solicitante da reserva; pelo CPF/CNPJ: dentro de um perodo de ocupao; pelo nmero da reserva; Perodo/Data Ocupao. Um duplo clique nos lanamentos de venda ou comprovantes, mostrados em <NF Hospedagem/Itens>, abre uma janela especificando ainda mais os itens contidos em cada um deles. Os botes de impresso emitem relatrios que podem ser enviados aos clientes para simples conferncia dos lanamentos.

Lanamentos no Perodo

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Permite a visualizao e impresso da relao de todos os itens lanados, em um determinado perodo de pesquisa, por ponto de venda: Um duplo clique nos lanamentos de venda ou comprovantes, cuja coluna <Nota> est preenchida, abre uma janela especificando ainda mais os itens contidos em cada um deles. Os botes de impresso emitem relatrios que podem ser enviados aos clientes para simples conferncia dos lanamentos. Este relatrio uma forma detalhada de anlise dos totalizadores mostrados no Consolidado.

Controle de Tickets A&B no perodo


Visualizao e impresso da relao de tickets utilizados no perodo. Esta relao referese ao rateio de tickets definido no cadastro das tarifas.

Rateio de Dirias
Visualizao e impresso de todos os valores rateados das dirias no perodo. Estes valores so contabilizados com base no cadastro das tarifas.

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Consolidado

Terminada a execuo da rotina diria que consolida as informaes operacionais do hotel (Receitas, Repasses, Recebimentos ou Estatsticas de operao), o sistema permite a gerao de diversos relatrios, tanto a partir do Mdulo Front-desk quanto do Financeiro.

Com a nova verso do Consolidado, algumas distines importantes devem ser feitas:

1) As receitas no sistema passam a ser apropriadas a partir do lanamento dos itens, seja nos PDVs, seja nas contas dos hspedes. Anteriormente, as receitas provenientes dos PDVs s apareciam no Consolidado depois que as notas eram quitadas. Agora, no mais. Uma vez lanado e comandado um item (qualquer que seja) no PDV, sua receita j apropriada.

2) A baixa do estoque, que antes era efetuada no momento da quitao da NF de venda/cupom, passa tambm a ser calculada no momento do lanamento dos itens nos PDVs (quando houver sua associao a uma baixa automtica).

3) As receitas provenientes do repasse de ISS e da taxa de servio, que antes eram apropriadas no momento da emisso das notas fiscais, passam tambm a ser geradas no momento do lanamento dos itens nas contas dos hspedes (tanto no PDV quanto na conta final CTRL-L) 4) Os estornos no Consolidado sero gerados: a. No cancelamento de comanda (j que no caso dos PDVs as receitas passaram a ser apropriadas no momento do lanamento dos itens no prprio PDV CTRL-P);

b. No lanamento de um estorno na conta final do cliente (CTRL-L), tal como era anteriormente (nesse caso, no houve mudana); c. Ao cancelar uma nota de PDV/comprovante de passante, a partir da janela da Tesouraria no Mdulo Financeiro (como as comandas associadas so canceladas, temos a mesma situao do item (a));

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d. Ao

excluir

uma

nota

de

PDV/comprovante

das

contas

especiais

(independentemente de ela ser cancelada ou no). Nesse caso, importante observar que como o hotel no receber por esses consumos, deveremos sinalizar no Consolidado que essa receita tambm no pertinente. Com isso, as comandas atreladas so canceladas, remetendo novamente ao item (a); 5) O cancelamento das notas quando da abertura de uma conta no PDV, sejam elas de servios ou de vendas/cupons, no influenciam os valores apresentados no Consolidado (diferentemente do que era antes, quando o cancelamento de uma NF gerava estorno no Consolidado);

6) Para que os itens sejam excludos das contas especiais, a partir de rotina existente no Mdulo Financeiro, eles devem ser antes estornados, de forma que o valor final do lanamento seja zerado.

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Relatrios do Consolidado Front-desk Como resultado do processo de auditoria, o sistema permite a gerao de dois relatrios diferentes a partir do Mdulo Front-desk, conforme figura a seguir:

A primeira opo apresenta a consolidao das receitas e recebimentos gerados no hotel na data solicitada, sendo que a segunda opo (analtica) permite ao usurio conferir de forma detalhada o resumo mostrado no primeiro. O correspondente a essa segunda opo o relatrio conhecido tambm como Histrico de Lanamentos.

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Relatrios do Consolidado Financeiro J a partir do Mdulo Financeiro um nmero maior de opes est disponvel. So elas:

Vale notar que as opes que fazem referncia contabilidade (Classif. Contbil) esto disponveis apenas para os clientes que utilizam o Modulo Contbil do OCL-VOLUX. As demais opes so variaes sobre as informaes bsicas de Grupos de Centro Resultado, Classe Gerencial e Centros de Resultado, sendo que combinadas com as opes de filtro acima, permitem diversas opes de anlise para os usurios.

138

Estrutura dos relatrios: De uma geral, os relatrios esto estruturados de forma a apresentar as informaes conforme exemplo abaixo:

Onde o Grupo de Centro de Resultado uma nova estrutura disponvel no VOLUX, que permite ao hotel agrupar seus centros de resultado em reas, por exemplo: HOSPEDAGEM, A&B, EVENTOS, REPASSES. Essa classificao livre e cada hotel opta por agrupar seus centros de resultado conforme convenincia a partir da opo no Financeiro: Cadastros Grupos de Centro de Resultado

Cada grupo pode ser do tipo Receita, Repasse ou Recebimento. Essa divisao vai permitir mais uma opo de filtro, conforme ilustrado na janela de parmetros mostrada anteriormente. As colunas do relatrio mostram, em linhas gerais, os valores referentes a: - Receitas / Rateios / Repasses - Totais do Dia / Ms
139

- Percentuais do Dia / Ms - Utilizao dos Antecipados Dia / Ms Dessa maneira, passamos a relacionar de forma mais clara, principalmente, os estornos, rateios e as utilizaes dos antecipados. Na ltima parte do relatrio so relacionados os recebimentos, tal como mostrado abaixo:

Sendo que diferentemente das linhas anteriores desse relatrio, os Estornos relacionados referem-se a cancelamento das notas fiscais.

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Estatsticas associadas: Para facilitar a compreenso das estatsticas apresentadas no Consolidado (disponveis em algumas opes de relatrio), passamos a relacionar nessa nova verso uma memria de clculo para as principais medidas apresentadas no prprio relatrio. No exemplo abaixo, a estatstica (14) (taxa de ocupao) calculada pela frmula: 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + (opcionalmente (9)) ----------------------------------------------(3) Desta maneira, poderemos identificar que se somarmos as UHs alugadas (4), ADM (5), Free (6), Day-Use (7), Double-Use (8), e, opcionalmente, os no-shows gerados (9), e o resultado final dividirmos pelas UHs disponveis para venda (3), encontraremos a taxa de ocupao total do hotel.

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Ao acionar essa opo, o relatrio mostrado permitir a verificao: De cada um dos lanamentos efetuados no perodo; Dos valores (sendo que o dbito/crdito sob a tica de aumentar (dbito) ou diminuir (crdito) o saldo da conta de hspedes na casa); Do horrio/usurio/apartamento.

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Relatrios de Conferncia Tesouraria: Outra alterao que no Mdulo Financeiro os relatrios de conferncia de valores disponveis nas opes Tesouraria Relatrio Faturamento (Analitico ou Sinttico)

passaram por alteraes. No h mais a opo de Caixa/Competncia, uma vez que a apropriao das receitas no sistema passou a ser exclusivamente por competncia (ou seja, no momento em que houve o lanamento, a receita gerada). Nesse caso, o relatrio de faturamento sinttico passou a ter um formato semelhante ao novo Consolidado, para facilitar a conferncia dos valores:

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Conferncia do Caixa (F5): Como a apropriao das receitas passa a ser apenas por competncia, torna-se necessrio que exista um relatrio de conferncia de caixa, que vai permitir verificar todos os lanamentos associados a um determinado turno. O boto marcado abaixo permite a gerao desse tipo de relatrio:

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CRM

Pessoa Fsica

Preferncias e Restries

Origem / Perfil

Front Desk Central de Reservas PDV MKT/Vendas

Database Marketing
Pessoa Jurdica

Potencial

Produtividade Executivos Venda

Agenda das atividades dirias

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Notas Tesouraria - CRE

Notas Fiscais
Quitao

Movimentao dos Encerramento Caixa Caixas

Tesouraria <F5>
Liberao

A Receber
Fechamento das contas Faturament

CRE <F7> Contas dos Hspedes / PDVs

Comisses

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Status das Uhs


Check-in Livre Ocupado

Check-out

Em Saida

Ultima Quitacao

Fechar Conta

NF Quitada Quitar

NF Emitida

147

Conta do Hospede

Lancto PDV Conta Do Hospede

Telefonia

Lancto Servico Internet

148

Check-in RSV (ctrl+r)

Localizar Rsv

Associar Uhs

Finalizar

Gravar Rsv

Associa Pax a UH
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Incluir Paxs

Check-in Walk-in (ctrl+i)


Verificar Disponibilidade Selecionar UH Informar sponsor

Finalizar

Selecionar tarifa

Definir Contas

Gravar Check-in
150

Preencher dados ocupacao

Check-in Walk-in (ctrl+i)


Verificar Disponibilidade Selecionar UH Informar sponsor

Finalizar

Selecionar tarifa

Definir Contas

Gravar Check-in
151

Preencher dados ocupacao