Libro - I Unidad

C.P .C.C. Rafael J.
Aguilar Salinas
Documentacin Contable
INTRODUCCIN
La presente obra tiene como propsito brindarles el conocimiento, dinmica, elaboracin, manejo e interpretacin; de los documentos bsicos y fundamentales de la contabilidad; viabilizando y haciendo posible el normal desarrollo y funcionamiento de las actividades comerciales que derivan del objeto social de una organizacin. Entre estas herramientas destacan sin duda los documentos, a travs de los cuales se plasman las decisiones, acuerdos y se realizan actos comerciales propios de un negocio teniendo en cuenta las causas y efectos de su utilizacin. Nuestra actividad profesional, nos exige saber utilizar correcta y oportunamente estos documentos, por medio de los cuales se deja constancia escrita, de las diversas transacciones realizadas por las empresas, evitando futuros litigios o malos entendidos; tambin debemos ser conscientes de sus implicancias contables, legales y tributarias que derivan de ellos. En esta oportunidad, desarrollamos temas relacionado a documentacin mercantil, el comercio, la empresa y principales documentos internos utilizados en las empresas; desarrollando con un lenguaje sencillo y claro la parte prctica del uso de estos documentos.
CPCC. Rafael Jacobo Aguilar Salinas.
Universidad Catlica los ngeles de Chimbote / Sistema de Educacin Abierta
C.P .C.C. Rafael J. Aguilar Salinas
NDICE CAPTULO I
Documentacin Mercantil ........................................................................................ 4 El Comercio................................................................................................................ 6 La Empresa................................................................................................................ 8 Recibo de Ingreso a Caja ......................................................................................... 11 Recibo de Egreso de Caja ..........................................................................................11 Vale .......................................................................................................................... 13 Nota de Pedido .........................................................................................................15 Proforma ..................................................................................................................17 Solicitud de Compra .............................................................................................. 19 Orden de Compra................................................................................................... 21 Kardex de Almacn ..................................................................................................26 Bibliografa ..............................................................................................................31
CAPTULO I Documentacin Mercantil, El Comercio, La Empresa y Documentos Internos
DOCUMENTACIN MERCANTIL Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma tcnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.(1) Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una operacin comercial. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ultimo extremo con los documentos internos que utiliza la empresa. Estos documentos mercantiles se envan al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. En conclusin, podemos decir que: documentacin mercantil es toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que servir para: certificar o probar un hecho desde el punto de vista legal. Importancia La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
(1) GIRALDO JARA, Demetrio Documentacin mercantil teora y practica, Editora Fecat 2007 p. 15
An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al departamento de compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.
a. b. c. d. e.
Sirve para contabilizar las operaciones realizadas. Constituye el orden y la organizacin de las empresas. Sirve para conocer al dueo de los bienes, derechos y valores. Sirve de prueba en casos de juicio entre dos o ms personas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES Documentos internos Recibos ingresos y egresos. Vale de entrada y salida. Solicitud de compra. Orden de compra. Proforma. Notas de pedido. Tarjetas de control de almacn.
Comprobantes de pago Factura. Recibo por honorarios. Boletas de venta. Liquidacin de compra. Ticket o cinta emitida por mquina registradora. Nota de Crdito y Dbito. Gua de Remisin - Remitente. Gua de Remisin - Transportista. Comprobante de Retencin. Comprobante de Percepcin.
Ttulos valores Letras de cambio. Pagar. Factura Conformada. Cheque

5
Documentos bancarios Nota de dbito bancario. Nota de crdito bancario. Estado de cuenta corriente. Papeleta de depsito. Papeleta de retiro. Carta de crdito.
EL COMERCIO
Se denomina comercio a la actividad socio econmica consistente en la compra y venta de bienes, sea para su uso, para su venta o para su transformacin; percibiendo una utilidad deseada; es el intercambio o transaccin de algo a cambio de otra cosa de igual valor.(2) El comerciante es la persona fsica o jurdica que se dedica al comercio en forma habitual.
CLASES DE COMERCIO
Por el medio de transporte: a. Terrestre. b. Acutico. c. Areo. Por su extensin: a. b. c. d. Local. Regional. Nacional. Internacional
Por su volumen: a. Mayorista. b. Minorista. Por su forma de pago: a. Al contado. b. Al crdito. Por internet: a. Comercio electrnico.
Universidad Catlica los ngeles de Chimbote / Sistema de Educacin Abierta 6
(2) GIRALDO JARA, Demetrio Documentacin mercantil teora y practica, Ob. Cit., p. 17
TIPOS DE COMERCIO Comercio mayorista
Conocido tambin como "comercio al por mayor" o "comercio al mayor" es la actividad de compra - venta de mercancas cuyo comprador no es consumidor final de la mercanca. La compra con el objetivo de vendrsela a otro comerciante o a una empresa manufacturera; que la emplee como materia prima para su transformacin en otra mercanca o producto. Comercio minorista Conocido tambin como "comercio al por menor", "comercio al menor"; "comercio detallista", es la actividad de compra - venta de mercancas cuyo comprador es el consumidor final; es decir, quien usa o consume la mercanca. Comercio interior Es el que se realiza entre personas que se hallan presentes en el mismo pas, sujetos a la misma jurisdiccin Comercio exterior Es el que se efecta entre personas de un pas y las que viven en otro. Comercio por comisin Es el que se realiza a cuenta de otro.
LA EMPRESA
1. Concepto Se entiende por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin y custodia de bienes; o para la prestacin de servicios; en un mbito geogrfico determinado.(3) La empresa es una organizacin legalmente constituida que puede tener como propietario uno o varias personas naturales y/o jurdicas contando con recursos humanos, materiales, econmicos y financieros, tiene como finalidad producir bienes, comercializar o prestar servicios, y cuyo objetivo fundamental es la obtencin de utilidad (lucro, renta, remanente, beneficio o supervit), e incrementarlo en forma efectiva en el transcurso del tiempo. Pero que sucede si la empresa no obtiene utilidad al final del ejercicio econmico significa que ya no es empresa? Si sigue siendo empresa hasta que no se produzca su liquidacin, puede encontrarse con prdida en determinados perodos, pero respaldada por su patrimonio y reservas. La prdida que genera una empresa no solo estn ligadas a la falta de capacidad o gestin por parte de los empresarios si no tambin a factores externos tales como: 1. La falta de incentivos tributarios de los gobiernos de turno. 2. Elevada inflacin. 3. Aplicacin de impuestos que reducen o eliminan los presupuestos de inversin. 4. Fenmenos naturales: tales como terremotos, incendios, temperatura etc. 2. Elementos de la empresa Son los recursos fundamentales que se necesitan para su empleo y uso por la administracin en la direccin, gestin, y ejecucin de todas las actividades que se realizan para la obtencin de los objetivos; los elementos son los siguientes: a. Recursos Humanos 1. Directores y Presidente del Directorio, se encuentran ubicados en los rganos de gobierno, de direccin y son los mximos directivos de la organizacin. 2. Personal Jerrquico. Representado por el Gerente General o Administrador General, Gerentes de rea o Sub-Gerentes. 3. Personal Tcnico sin rango jerrquico jefatural. 4. Personal Operativo de apoyo y servicio.
(3) ROSALES QUEZADA, Beder Contabilidad de costos comerciales y servicios Gua Didctica SUA p. 8.
b. Recursos materiales. 1. Materia prima e insumos. 2. Muebles y enceres. 3. Materiales y tiles de escritorio 3. Finalidad La finalidad primordial es la de rentabilidad en un determinado periodo de tiempo 4. Clasificacin A. Por su constitucin a. Persona Natural. Son aquellas empresas unipersonales que se constituyen sin escritura pblica de constitucin se realiza mediante tramites municipales. b. Persona Jurdica. Son aquellas empresas que se constituyen mediante escritura pblica de constitucin y est inscrita en el registro de personas jurdicas. B. Por su forma organizativa a. Sociedad Annima Cerrada. Realiza sus actividades baja tal denominacin o siglas SAC cuenta con un mximo de 20 socios. b. Sociedad annima Abierta. Realiza sus actividades baja tal denominacin o siglas SAA cuenta con un nmero ilimitado de socios y sus acciones se cotizan en la Bolsa de Valores. c. Sociedad de Responsabilidad Limitada Cuyas siglas son SRL cuenta con un mximo de 20 socios y su capital esta representado por participaciones. d. Sociedad Colectiva Sociedad de tipo persona lista dedicada en nombre colectivo a la explotacin de su objeto social el mnimo de socios son dos. e. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada. Cuyas siglas son EIRL. Pertenece a un solo dueo con personera jurdica es totalmente diferente a la empresas unipersonales puesto que estas empresas cuentan con escritura pblica de constitucin.
C. Por la procedencia del capital a. Pblicas. Las empresas estatales son personas jurdicas de derecho pblico de propiedad del estado, con duracin indefinida que tienen por finalidad ejecutar las polticas del gobierno de turno que en representacin del estado deben desarrollar y controlar las operaciones y el mantenimiento de las actividades productivas y de servicios considerados estratgicos para preservar la seguridad nacional. En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carcter social.(4) b. Privadas. Cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. Pueden ser nacionales o extranjeros.(4) D. Por su naturaleza: 1. Agrcolas.Son aquellas empresas que se dedican al cultivo y produccin de las plantas y rboles de consumo alimenticio. 2. Pecuarias.Se dedican a la crianza y produccin de animales. 3. Extractivas.Se dedican a la extraccin minera, pesquera, artesanal. 4. Produccin Natural.La crianza y reproduccin de los peces en las piscigranjas. 5. Transformacin.Empresas que se dedican a las diversas actividades de fabricacin, transformando la materia prima e insumos en productos o artculos. Ejemplo: fbricas de harina, azcar, cerveceras y conserveras. 6. Servicios.Empresas que se dedican a la prestacin de diferentes servicios ejemplo: servicios de consejera, mensajera, vigilancia, operaciones bancarias, Ca. de seguros, financieras y de servicios pblicos. 7. Comerciales.Empresas que se dedican a la compra y venta de productos, artculos o mercancas, obteniendo de esta transferencia la utilidad necesaria para continuar con el siglo de seguir comprando y vendiendo.
(4) ROSALES QUEZADA, Beder Contabilidad de costos comerciales y servicios Gua Didctica SUA p. 9.
DOCUMENTOS INTERNOS
Son documentos que cada empresa emite y utiliza segn sus necesidades, no existiendo normatividad legal que obligue su utilizacin. Estos documentos deben estar firmados y sellados en seal de aprobacin y autorizacin.
RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA

Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un prstamo otorgado o recibido, de un cobro, amortizacin, o cualquier otro concepto. Este documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga y la copia para el que recibe.
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Casos prcticos Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacfico SAC con RUC 20100017484 cancela S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separacin de su auditorio para los das 26 y 27 de febrero. Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al seor Carlos Rodrguez Mndez por concepto de eliminacin de desmonte. Solucin:
2,000.00
Inversiones Pacfico SAC Dos mil y 00/100 nuevos soles Pago a cuenta por separacin del auditorio Para los das 26 y 27 de febrero del 2012 01 febrero 12
150.00
Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles Eliminacin de desmonte 01 febrero 12
Carlos Rodrguez M
32961735
12
VALE
Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su personal, otorgndoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el departamento de tesorera o el departamento de almacn. Modelo de vale
VALE
CANT.
DETALLE
ALMACENERO
Caso prctico: Con fecha 02/03/2012 el seor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer de la empresa de transportes El Nazareno solicita autorizacin para retirar de los almacenes 50 galones de petrleo; el cual ser utilizado para realizar el transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.
VALE
02 03 2012 Manuel Quispe Araujo
CANT.
50
DETALLE
Galones de petrleo S/. 600.00
S/. 600.00
ALMACENERO
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NOTA DE PEDIDO O VENTA

Es el documento que utilizan las empresas, para que a travs de l, los clientes soliciten los artculos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.(5)
(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do
Caso prctico Con fecha 05/03/2012 Ferretera y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No. 4587 del seor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los pinos A-14 - 50 varillas de fierro de 3/8. - 100 bolsas de cemento Pacasmayo. - 40 kilos de alambre. - 200 vueltas de alambrn.
4587
05 03 Javier Lozano Rojas Urb. Los Pinos A-14 50 100 40 200 V arillas de fierro 3/8 Bolsas de cemento Pacasmayo Kilos de alambre Vueltas de alambrn 32858715 S/. 1,250.00 S/. 2,500.00 S/. 160.00 S/. 800.00 12
05
marzo
12
S/. 4,710.00
16
PROFORMA
Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y condiciones de venta y que a travs de l, los clientes soliciten los artculos deseados; se extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la empresa, el original se enva al cliente y la copia queda en poder de la empresa.
17
Caso prctico: El seor Juan Lpez Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Baha Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en: - 3 guitarras elctricas. - 01 batera electrnica Korg 600 - 02 consolas.
3425675
Juan Lpez Morn
Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20 03 01 02 Guitarras elctricas Kramer Neptune Batera electrnica Marca Korg Consolas marca Behringer SL 3242 S/. 4,500.00 S/. 2,500.00 S/. 6,000.00
x
Martn Hidalgo Gonzales
05
03
12
18
SOLICITUD DE COMPRA Documento interno utilizado por el departamento de almacn para comunicar y solicitar al encargado del departamento de logstica la necesidad de efectuar la adquisicin de nuevas mercaderas o productos que l, o los dems departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables.
19
Caso prctico: El seor Diego Prez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los siguientes productos: - 100 sacos de urea. - 200 cajas de insecticidas. - 150 paquetes de semilla de alfalfa. - 250 Sacos de nitrato de amonio.
Solicitud No. 001263 Sr. Diego Prez

03/04/2012 03/04/2012 03/04/2012 03/04/2012
Urea Insecticidas Semillas de alfalfa Nitrato de Amonio
100 200 150 250
Sacos Cajas Paquete Sacos
20
ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto.(6) Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita.(6) Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6) Se extiende el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadera.(6) Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin autorizada por la empresa. Si est tiene un departamento de compras, la orden de compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.
Caso prctico: Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacfico SAC con RUC 20100017484 emite la orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Per SAC con RUC 20123456789 para que se nos enve la siguiente mercadera: - 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers. - 100 camisas talla M color blanca marca John Holden El original es enviado al proveedor, una copia al almacn y una segunda copia a contabilidad. La operacin ser cancelada dentro de 30 das fecha.
(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do
Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacfico SAC RUC: 20100017484
Numero: ................
ORDEN DE COMPRA
Seores: .............................................
RUC:..................................................
Fecha......../........./...........
Condiciones: ..............................
Srvanse atender el siguiente pedido :
tem
Cdigo
Descripcin
Color
Cantidad
P . Unitario
P . venta
LAS FACTURAS DEBERAN VENIRACOMPAADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRAPARASER CANCELADAS
IMPORTE
SON: ...........................................................................................
SUB TOTAL
IGV
JEFE DE COMPRAS
TOTAL
22
Modelo de Orden de Ingreso al Almacn
Nmero: ......................
Fecha......../........./......... ORDEN DE INGRESOAL ALMACEN
tem
Cdigo
Descripcin
Cantidad
Unidad
OBSERV ACIONES:
ORDEN DE COMPRA: ......................................
V.B ALMACENERO
GUIADE REMISION: ......................................
23
Solucin caso prctico
Modelo de Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA
Seores: .............................................
RUC:..................................................
001-1200 Numero: ................
Confecciones Per SAC

20123456789
Fecha......../........./...........
01 02 12
Pago a 30 das Condiciones: ..............................

Srvanse atender el siguiente pedido :
tem
Cdigo
Descripcin
Color
Cantidad
P . Unitario
P . venta
001 A TS 0100
Pantaln T -32
Azul
150
002 CTM 0520
Camisas T - M Blanca
200
80.00 60.00
IMPORTE
12,000.00 6,000.00
LAS FACTURAS DEBERAN VENIRACOMPAADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRAPARASER CANCELADAS
S/. 18,000.00
SON: ...........................................................................................
SUB TOTAL IGV
Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles
15,254.23 2,745.76
JEFE DE COMPRAS
TOTAL
S/.18,000.00
24
Solucin caso prctico Modelo de Orden de Ingreso al Almacn
Nmero: ......................
001
Fecha......../........./......... ORDEN DE INGRESOAL ALMACEN
04 02
12
tem
Cdigo
Descripcin
Cantidad
Color
001
002
A TS 0100
CTM 0520
Pantaln T -32
Camisas T- M
150
200
Azul
Blanca
OBSERV ACIONES:
ORDEN DE COMPRA: ......................................
001-1200
V.B ALMACENERO GUIADE REMISION: ......................................
001-8240
25
KARDEX DE ALMACN
Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacn, vale decir aplicable en control de mercaderas, de materias primas, materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de adquisicin, cdigo, precio unitario, modelo, talla, medida, caracterstica y principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7) El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificacin y su stock; mantener en inventario permanente; por qu no decir que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales, siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7) Empresas comerciales Mercaderas Empresas industriales Productos terminados. Subproductos, desechos y desperdicios. Productos en proceso. Materias primas. Materiales auxiliares, suministros y repuestos. Envases y embalajes Existencias por recibir.
Control fsico de los inventarios El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en el almacn sean iguales a las del Sistema de Kardex Fsico, lo cual permitir: a) Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, b) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. c) La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los estados financieros. Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente, est a cargo del Almacn; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el balance general y los Resultados del ao. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y Finanzas.
(7) GIRALDO JARA, Demetrio Contabilidad Intermedia teora y prctica, Editora Fecat, Edicin 1996 pg. 117
Control fsico de inventarios El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que segn las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una accin integral y con una metodologa que asegure su xito final. Metodologa de un buen inventario fsico Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuacin describimos grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable. Valor agregado de un inventario fsico Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor agregado de: Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas. Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias. Contar con el Sistema de Kardex de Almacn totalmente actualizado, respecto a: Cdigo de ubicacin. Cdigo de producto. Saldos correctos. Conciliacin con los libros contables La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Fsico. A esta fase se le denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las diferencias que producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado por la Empresa. Actualizacin del control de inventarios Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias, los inventarios fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia
de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logstica y Administracin, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente. Ordenamiento previo del stock. Codificacin del stock por ubicacin. Verificacin fsica de la ubicacin del stock. Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico. Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario. Corte Documentario. Ordenamiento de stock de difcil conteo.
Incidencia tributaria Este Control es tambin necesario al momento de preparar la informacin para el fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario fsico de existencias realizado con una metodologa coherente y que tenga el sustento competente, evitar sanciones por presuncin de ingresos omitidos. A. Elaborar el Libro Kardex de Almacn (Producto Arroz Superior por Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. Jos Pardo 646, si presenta el siguiente movimiento econmico durante el mes de enero. 03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos precio unitario S/. 80.00 05/01.Compra segn F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un precio unitario de S/85.00 07/01.Compra segn F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un precio de S/90.00 10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el cliente cancelar a los 30 das. 12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Per SAC F/ 001- 251 para ser enviados a la ciudad de Moro 15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado la empresa emite la nota de crdito No. 001-50 e ingresa los productos a los almacenes de la empresa. 19/01.Segn Autorizacin interna No.1 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz. 23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un precio total incluidos IGV de S/. 5,950.00 segn factura 001-1263 25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252 28/01.El gerente general segn informe del almacenero decide retirar de los almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado segn orden 02 31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del Valle del Santa a un precio de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una liquidacin de compra No. 001-2560 por qu los seores agricultores carecen de RUC.
KARDEX MES DE ..
ARTICULO: MARCA : MODELO : UNIDAD DE MEDIDA: STOCK MINIMO: STOCK MAXIMO
FECHA
Doc.
DETALLE
ENTRADAS Cant. C. U. C.T Cant.
SALIDAS C. U.
C.T
Cant.
SALDOS C. U.
C.T
TOTALES
29
Desarrollo caso prctico:
ARTICULO MARCA MODELO : :
ARROZ COSTEO SUPERIOR
UNIDAD DE MEDIDA : SACOS STOCK MINIMO STOCK MAXIMO : : 50 100
ENTRADA Fecha 03-ene Doc. Detalle Saldo inicial 50 40 85 90 4250 3600 60 20 10 84.64 846.4 15 50 100 5000 30 10 100 84 8400 CANT. C.U. C.T.
SALIDA CANT. C.U. C.T. CANT. 50 100 140 84.64 5078.4 84.65 1693 80 60 70 84.64 1269.6 55 105 91.96 2758.8 91.95 919.5 75 65 165
SALDOS C.U. 80 82.5 84.64 84.65 84.64 84.64 84.64 91.96 91.95 91.96 C.T. 4000 8250 11850 6771.6 5078.6 5925 4655.4 9655.4 6896.6 5977.1
05-ene 1-2560 Tanny EIRL 07-ene 10-ene 12-ene 15-ene 19-ene 1-152 1-250 1-251 1-50 001 Favisa SAC Ind. Marino SAC Com. Per SAC Ind. Marino SAC Parrq. San Pedro
23-ene 1-1263 C. Universo EIRL 25-ene 28-ene 1-252 002 C. El Popular Retiro d M ercad.
29-ene 1-2560 Agricult. Santa
87.13 14377.1
TOTALES
250
22096
135
11719
30
BIBLIOGRAFA
1. CONTADORES Y EMPRESAS. Documentos Empresariales y Laborales Primera Edicin. Agosto, 2006. 2. GIRALDO JARA, Demetrio. Documentacin Mercantil Teora y Prctica. Editora Fecat EIRL segunda edicin 2007 3. GOMEZ AGUIRRE, Antonio - COSSIO CARRASCO, Viviana Manual Referencia Rpida del Contador Contadores y Empresa, primera edicin octubre 2005 Imprenta Editorial El Bho EIRL.
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CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PRIMERA UNIDAD 1.- Las empresas segn su forma de constitucin se clasifican en a) .................b)....................................................................... 2.- Clasificacin de las empresas de acuerdo a su forma societaria. a)b)..c)d 3.- Los documentos internos son utilizados obligatoriamente de acuerdo al reglamento de comprobante de pago ( V ) ( F) 4.- El ..................................... es importante porque vincula y culturiza a los pueblos 5.-Finalidad de las empresas.. 6.- ..Libro auxiliar donde se registra las entradas y salidas de existencias, materias primas, auxiliares y suministros. 7.- .Rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma tcnica todos los documentos que intervienen en la actividad comercial. 8.- .Sirve de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas. 9.- Son aquellas empresas que se constituyen mediante escritura pblica : c) Persona Natural cc) Persona jurdica v) Comercio b) la empresa bb) n.a. 10.- ..Es toda actividad econmica organizada, para la produccin, transformacin, circulacin, administracin, y custodia de bienes. 11.- Elementos de una empresa a)b) 12.- La empresa por la procedencia de su capital se clasifican en: a)b) 13.- Actividad econmica que consiste en la compra de mercaderas para venderlas: v) Empresa b) Empresa persona jurdica bb) Empresa persona natural vv) Comercio d) n.a. 14.- ...Se emiten y utilizan segn las segn las necesidades de cada empresa no existiendo normatividad legal que obligue su utilizacin. 15.- .Son documentos simples que dejan constancia ya sea de u n prstamo otorgado, recibido o de cualquier otro concepto. 16.- No es un documento interno : v) Pro forma b) Nota de pedido bb) Nota de venta vv) Boleta de venta d) ticket dd) n.a. 17.- ..documento utilizado por la empresa, a travs del cual los clientes solicitan los artculos deseados. 18.- ..documento utilizado por la empresa, a travs del cual los clientes se enteran de nuestros productos. 19.- ..documento utilizado por la empresa, a travs del cual solicitamos a nuestro proveedor artculos deseados. 20.- Ejemplo de documento interno: v) Recibo x honorarios b)Recibo d arrendamiento bb) Recibo d ingresos vv) Ticket d) na
D.- Desarrollar 1.- Hallar el 35% de 100 ............................................ 2.- Calcular el 10% de 100 ......................................... 3.- Determinar el 25% de 25....................................... 4.- Buscar el 18% de 500......................................... 5.- Las ventas del da de Farmacia Universo suman 6000 segn boletas de venta del 10 al 40 hallar el igv (tasa 19%) (el igv est incluido en los 6000)................ 6.- Las ventas del da de Farmacia Universo suman 2500 segn boletas de venta del 41 al 60 hallar el igv (tasa 19%) (el igv est incluido en los 2500)................ 7.- Las ventas del da de Farmacia Universo suman 3500 segn boletas de venta del 61 al 80 hallar el igv (tasa 18%) (el igv est incluido en los 3500)................. 8.- El precio de un radio sin igv es 250 cul es el precio con igv tasa 19%............... 9.- El precio de un radio con igv es 250 cul es el precio sin igv tasa 19%............... 10.- El precio de un radio con igv es 250 cul es el precio sin igv tasa 18%............. 11.- Las tres quintas partes de 1000 es ..................................................................... 12.- Las dos terceras partes de 2000 es .................................................................... 13.- Las tres octavas partes de 3000 es....................................................................... 14.- Las dos octavas partes de 4000 es....................................................................... 15.- Las tres quintas partes de 50 es .......................................................................... 16.- Las dos terceras partes de 80 es ......................................................................... 17.- Las tres octavas partes de 7 es........................................................................... 18.- Las dos octavas partes de 140 es......................................................................... 19.- Las ventas del da de Farmacia Universo suman 9,000 segn boletas de venta del 500 al 700 hallar el igv (tasa 19%)(el igv est incluido en los 9000).............. 20.- Las ventas del da de Farmacia Universo suman 5,000 segn boletas de venta del 701 al 800 hallar el igv (tasa 20%)(el igv est incluido en los 5000).............. 21.- Las ventas del da de Farmacia Universo suman 2000 segn boletas de venta del 801 al 950 hallar el igv (tasa 18%)(el igv est incluido en los 2000).............. 22.- El precio de un radio sin igv es 400 cul es el precio con igv tasa 17%............. 23.- El precio de un radio con igv es 700 cul es el precio sin igv tasa 15%............. 24.- El precio de un radio con igv es 500 cul es el precio sin igv tasa 12%.............
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E. Elaborar el Libro Kardex de Almacn, (Producto Latas de Aceite) de la Empresa Comercial Favisa SAC con No. De RUC 20445301027 domiciliado en Manuel Ruiz 746, si presenta el siguiente movimiento econmico durante el mes de enero 2005. 03/01. Saldo inicial de apertura 100 latas de aceite precio unitario S/. 50.00 05/01. Compra segn F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 200 latas a un precio unitario de S/56.00 06/01. El Gerente ordena al almacenero a retirar de 100 latas de aceite y Enviar al almacn de Casma dado a que no cuentan con stock para atender los pedidos segn orden interna No. 001 07/01. Compra segn F/. 1-152 a Romero SAC 10 latas a un precio de S/55.00 08/01. Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 205 latas de aceite F/ 001250 el cliente cancelar a los 30 das 08/01. El cliente Comercial Per SAC solicita 50 latas de aceite; para ser enviados a la ciudad de Casma; la empresa enva solo lo que le queda en almacn y acuerda que en el prximo viaje enviar el saldo. 09/01. Industrias Marino SAC devuelve 30 latas de aceite por encontrarse en una situacin econmica difcil; la empresa emite la nota de crdito No. 001- 250 e ingresa los productos al almacn 12/01. Segn Autorizacin interna No. 2 el gerente general ordena se le done a la Parroquia San Pedrito 15 latas de aceite. 15/01. Se compra 50 latas de aceite a la empresa Comercial Universo Eirl. Por a un precio de S/. 60.00 F/.001-1263 18/01. La empresa enva el saldo pendiente a Comercial Per. 22/01. Se vende 10 latas de aceite al comedor el popular F/001-252 25/01. El gerente general decide retirar de los almacenes los 10 latas de aceite por encontrarse en mal estado segn orden No. 02 28/01. El almacenero de Casma devuelve el prstamo otorgado 31/01. Se decide comprar un lote de 40 latas de aceite a comercial Tany eirl a un precio de S/. 50.00 segn factura No. 001-1254.
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CAPTULO I Documentacin Mercantil, El Comercio, La Empresa y Documentos Internos

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RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA

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Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles Eliminacin de desmonte 01 febrero 12

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NOTA DE PEDIDO O VENTA

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Solicitud No. 001263 Sr. Diego Prez

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Sacos Cajas Paquete Sacos

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LAS FACTURAS DEBERAN VENIRACOMPAADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRAPARASER CANCELADAS

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Modelo de Orden de Ingreso al Almacn

Inversiones Pacfico SAC RUC: 20100017484

Fecha......../........./......... ORDEN DE INGRESOAL ALMACEN

ORDEN DE COMPRA: ......................................

GUIADE REMISION: ......................................

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Solucin caso prctico

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacfico SAC RUC: 20100017484

001-1200 Numero: ................

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