INSTRUCTIVO 003/2013

Fecha: 20/06/2013 VERSIONES: Actualizador que habilitara la versin: SICE: 4.2 revisin: 0

EXPLICACION: Esta versin trae consigo las siguientes opciones: 1. Integracin dentro del SICE de los formularios de registro de hechos vitales, se agrega formularios de registros de nacidos vivos, defuncin perinatal, defuncin general, emisin de reportes dinmicos y generacin de archivos para su consolidacin en la coordinacin de red o el Sedes. 2. Reporte de morbilidad optimizado, se agrega la opcin de emisin de causas principales de morbilidad con la opcin de poder seleccionar traslados entre servicios o no. 3. Reporte de principales causas de hospitalizacin donde se agrega la opcin de de considerar traslados o no. 4. Reporte de Indicadores Hospitalarios, donde se modifico las defunciones antes y despus de 48, sin considerar los traslados entre servicios para que no muestre en el reporte defuncin antes de 48 hrs, pacientes que ingresaron a otros servicios y estuvieron por varios das en los mismos y al ser trasladados fallecieron, mostrndose como una defuncin antes de 48 hrs. 5. Se agrego el reporte de indicadores hospitalarios por sexo, que permitir discriminar los ingresos, espontneos, referidos y egresos por sexo. 6. Ordenamiento de accesos y mens, por lo cual se debe volver a asignar los accesos a los usuarios. 7. Registro de recibos recetarios integrado al modulo de Farmacia del SIAF, desde la pantalla del registro de consultas del SICE. 8. Generacin de variables de estado nutricional y graficas nutricionales. 9. Incorporacin de la impresin de historial clnico por paciente, lo que facilitara su uso desde los consultorios. 10. Se adiciono la opcin de grabar el lugar de expedicin del carnet de identidad del personal de salud que se registra en el SICE. 11. Correccin de incidencias y validaciones en el manejo de la aplicacin. 12. Estandarizacin de especialidades del SNIS para cuadernos de consulta externa, internacin. 13. Validaciones dentro del sistema SICE, para crear y modificar los cuadernos y servicios de internacin definiendo el grupo asociado, la especialidad y establecimiento del SNIS, informacin que servir para consolidar los archivos generados desde el SICE 14. Optimizacin y estandarizacin en la generacin de archivos de consolidacin de informacin de morbilidad, mortalidad y produccin. 15. Se agrego dentro del sistema SICE la opcin para poner Vigente y No Vigente al personal de salud.

REQUISITOS:

Tener la versin del SICE: 4.0.0 4.1.0 4.1.3 Nota: Aquellos hospitales que no hayan actualizado estas versiones se pueden descargar del siguiente enlace: http://www.sns.gob.bo/sice/index.html o del enlace:
http://www.sns.gob.bo/index.php?ID=Software&SOF=5 PASOS PARA ACTUALIZAR LA VERSION: Nota: Se debe ejecutar este actualizador en el servidor de base de datos, preferentemente, o desde cualquier otro equipo que se conecte a la base de datos. Paso 1: Sacar una copia de seguridad antes de ejecutar el actualizador de las bases de datos de BDVSH, BDESTADISTICA, BDADMIN Paso 2: Ingresar al enlace: http://www.sns.gob.bo/sice/index.html o http://www.sns.gob.bo/index.php?ID=Software&SOF=5 Paso 3: Del enlace descargar el archivo: Actualizador SICE-SNIS Ver 4.2.0.rar Paso 4: Descomprimir el archivo, donde se tendr el siguiente archivo actualizador: Actualizador SICE-SNIS Ver 4.2.0.exe

Paso 5: Hacer doble click sobre el archivo, debe aparecer un pantalla de instalacin de los archivos necesarios para la actualizacin:

Se debe continuar con la instalacin de los archivos apretando el botn siguiente. Paso 6: Una vez instalado los archivos, aparecer la pantalla de actualizacin de la aplicacin:

Donde se debe presionar el botn Actualizacin Base de Datos, el actualizador empezara a compilar los procedimientos:

Nota: este proceso revisa algunas inconsistencias de datos en los datos de los pacientes, como ser el cdigo del municipio de nacimiento y residencia, por lo cual segn la cantidad de registros existentes en la base de datos demora entre 5 a 10 minutos en actualizar y depurar los mismos. Paso 7: Una vez compilado los procedimientos se debe presionar el botn Copiar Ejecutables, esta accin copiar los nuevos ejecutables SICE.exe - ver 420 y la carpeta \REPORTES_SICE\ , que contiene el archivos en EXCEL que permiten la impresin del seguimiento de la Historia Clnica. Paso 8: Una vez copiado los ejecutables a la carpeta donde est el ejecutable del SICE, se debe copiar manualmente los siguientes archivos a las maquinas donde utilizan el modulo del SICE, los archivos que deben copiarse son: - SICE.exe - \REPORTES_SICE\ Historial_Clinico.xlt

\REPORTES_SICE\ HC_Formato General.xlt \REPORTES_SICE\ SiaRepRR.fdc

Paso 9: Como esta actualizacin revisa los accesos, se les insina por favor entrar a la opcin de niveles de acceso de Administracin y configuracin del SIAF y volver a asignar los permisos y acceso por usuario del modulo de estadstica, revisando los mismos segn la funcin que cumplen los funcionarios de estadstica y archivo clnico del hospital:

MANEJO DE HECHOS VITALES INTEGRADO AL SICE Para poder manejar el registro de hechos vitales al interior del SICE versin 4.2.0, se debe seguir los siguientes pasos: Paso 1: Ingresar a la versin actualizada del SICE 4.2.0., en la misma en el men de Registro de Datos en el cual aparecer un nuevo men que dice: Registro de hechos Vitales, tal como muestra la siguiente figura:

Como observaran en el men de registro de hechos vitales aparecen tres opciones: Certificado de Nacido Vivo, Certificado de Defuncin Perinatal, Certificado de Defuncin General. Paso 2: Para habilitar el uso de los cuadernos de hechos vitales se debe asignar permisos a los usuarios que utilizaran los mismos en la siguiente opcin: Administracin y Configuracin>Dar permisos a cuadernos, donde aparecer la siguiente pantalla:

En la misma se debe seleccionar los nuevos cuadernos que inserto la actualizacin y asignarlos a los usuarios que los manejaran.

No se deben olvidar seleccionar la casilla de modificacin de datos para poder utilizar los cuadernos. Paso 3: Registro de Certificados de Nacido Vivo, para ello se debe ingresar al men: Registro de Datos>Registro de Hechos Vitales>Certificado de Nacido Vivo , al seleccionar esta opcin aparecer la siguiente pantalla:

Esta pantalla presenta las siguientes opciones: - Botn Buscador de registros por fecha Inicio y fecha Fin

Botn Nuevo, que permite ingresar un nuevo registro Botn Modificar, que permite realizar cambios a algn registro existente. Botn Eliminar, que permite eliminar un registro existente. Botn Ver, permite visualizar los datos de las variables, sin poderlas modificar. Botn Exportar, que permite exportar el listado de registros a un formato Excel en forma horizontal. Botn Salir, que permite salir de esta pantalla.

Paso 4: Para adicionar un nuevo certificado de nacido vivo se debe apretar el Botn Nuevo, apareciendo la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe buscar al paciente recin nacido, si en caso no existiese se debe crear la historia clnica del paciente. Nota: Para poder generar el certificado de nacido vivo del paciente se debe llenar los datos de departamento y municipio de nacimiento, como el departamento, municipio y zona de residencia. Una vez seleccionado el paciente se debe apretar el botn de seleccin y aparecer la siguiente pantalla:

La cual presenta las siguientes opciones: - Grabar - Cancelar Esta pantalla representa el llenado del certificado de nacido Vivo, donde se debe completar los datos de: - Nro. certificado, el sistema validara que no se duplique el numero - Lugar de Nacimiento, que el sistema jalara de los datos de la Historia Clnica. - Variables del certificado de nacido vivo CEMENAVI, que estn en funcin al certificado fsico de nacido vivo, los datos que se introducen son numricos, de tipo fecha,. De tipo lista o bolanos 0 o 1 - Datos de la madre, que se debe llenar y completar. - Datos del certificante como ser el tipo de certificante, y el mdico que realiza la certificacin, este personal se jala de la base de datos de mdicos. Una vez llenado el formulario este quedara de la siguiente manera:

Verificados y completados los datos que pida el sistema se procede a grabar el registro

Paso 5: Registro de Certificados de Defuncin Perinatal, para ello se debe ingresar al men: Registro de Datos>Registro de Hechos Vitales>Certificado de Defuncin Perinatal, al seleccionar esta opcin aparecer la siguiente pantalla:

Esta pantalla presenta las siguientes opciones:

Botn Buscador de registros por fecha Inicio y fecha Fin Botn Nuevo, que permite ingresar un nuevo registro Botn Modificar, que permite realizar cambios a algn registro existente. Botn Eliminar, que permite eliminar un registro existente. Botn Ver, permite visualizar los datos de las variables, sin poderlas modificar. Botn Exportar, que permite exportar el listado de registros a un formato Excel en forma horizontal. Botn Salir, que permite salir de esta pantalla.

Paso 6: Para adicionar un nuevo certificado de defuncin perinatal se debe apretar el Botn Nuevo, apareciendo la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe buscar al paciente recin nacido, si en caso no existiese se debe crear la historia clnica del paciente. Nota: Para poder generar el certificado de defuncin perinatal del paciente se debe llenar los datos de departamento y municipio de nacimiento, como el departamento, municipio y zona de residencia. Una vez seleccionado el paciente se debe apretar el botn de seleccin y aparecer la siguiente pantalla:

La cual presenta las siguientes opciones: - Grabar - Cancelar Esta pantalla representa el llenado del certificado de defuncin Perinatal, donde se debe completar los datos de: - Nro. certificado, el sistema validara que no se duplique el nmero. - Lugar de geogrfico de Fallecimiento, que deben ser modificados. - Variables del certificado de defuncin perinatal, que estn en funcin al certificado fsico de defuncin Perinatal CEMEDEP, los datos que se introducen son numricos, de tipo fecha, diagnsticos en base al CIE-10, de tipo lista o bolanos 0 o 1. - Residencia habitual/permanente, que son jalados de la historia clnica automticamente. - Datos del certificante como ser el tipo de certificante, y el mdico que realiza la certificacin, este personal se jala de la base de datos de mdicos. Una vez llenado el formulario este quedara de la siguiente manera:

Verificados y completados los datos que pida el sistema se procede a grabar el registro, quedando la siguiente pantalla:

Paso 7: Registro de Certificados de Defuncin General, para ello se debe ingresar al men: Registro de Datos>Registro de Hechos Vitales>Certificado de Defuncin General, al seleccionar esta opcin aparecer la siguiente pantalla:

Esta pantalla presenta las siguientes opciones: - Botn Buscador de registros por fecha Inicio y fecha Fin - Botn Nuevo, que permite ingresar un nuevo registro - Botn Modificar, que permite realizar cambios a algn registro existente. - Botn Eliminar, que permite eliminar un registro existente. - Botn Ver, permite visualizar los datos de las variables, sin poderlas modificar. - Botn Exportar, que permite exportar el listado de registros a un formato Excel en forma horizontal. - Botn Salir, que permite salir de esta pantalla. Paso 8: Para adicionar un nuevo certificado de defuncin general se debe apretar el Botn Nuevo, apareciendo la siguiente pantalla:

En esta pantalla se debe buscar al paciente, si en caso no existiese se debe crear la historia clnica del paciente. Nota: Para poder generar el certificado de defuncin general del paciente se debe llenar los datos de departamento y municipio de nacimiento, como el departamento, municipio y zona de residencia. Una vez seleccionado el paciente se debe apretar el botn de seleccin y aparecer la siguiente pantalla:

La cual presenta las siguientes opciones: - Grabar - Cancelar Esta pantalla representa el llenado del certificado de defuncin General, donde se debe completar los datos de: - Nro. certificado, el sistema validara que no se duplique el nmero. - Lugar de Nacimiento, el sistema jalara estos datos automticamente de la historia clnica. - Lugar de geogrfico de Fallecimiento, que deben ser modificados. - Lugar de Residencia habitual/permanente, que son jalados de la historia clnica automticamente.

Variables del certificado de defuncin general, que estn en funcin al certificado fsico de defuncin General CEMED, los datos que se introducen son numricos, de tipo fecha, diagnsticos en base al CIE-10, de tipo lista o bolanos 0 o 1. Datos del certificante como ser el tipo de certificante, y el mdico que realiza la certificacin, este personal se jala de la base de datos de mdicos.

Una vez llenado el formulario este quedara de la siguiente manera:

Verificados y completados los datos que pida el sistema se procede a grabar el registro, quedando la siguiente pantalla:

Paso 9: Generacin de reportes, para poder generar reportes de hechos vitales en el SICE, se debe ingresar al men Reportes>Reportes Dinmicos de Hechos Vitales al ingresar a esta opcin aparecer la siguiente pantalla:

Donde se puede seleccionar la gestin, formulario, Mes inicial y Mes Final, tal como muestra la siguiente figura:

Esta opcin permitir generar reportes del Certificado de Nacido Vivo, una vez cargados los parmetros se debe presionar el botn imprimir, quedando un reporte de la siguiente manera:

Donde el usuario puede seleccionar diferentes tipos de opciones y cruces de variables.

Para el caso del certificado de defuncin perinatal el procedimiento es el mismo:

Esta opcin permitir generar reportes del Certificado de Defuncin Perinatal, una vez cargados los parmetros se debe presionar el botn imprimir, quedando un reporte de la siguiente manera:

Donde el usuario puede seleccionar diferentes tipos de opciones y cruces de variables. Para el caso del certificado de defuncin general el procedimiento es el mismo:

Esta opcin permitir generar reportes del Certificado de Defuncin General, una vez cargados los parmetros se debe presionar el botn imprimir, quedando un reporte de la siguiente manera:

Donde el usuario puede seleccionar diferentes tipos de opciones y cruces de variables. Paso 10: Generacin de archivos planos de consolidacin, para poder enviar la informacin de hechos vitales a otras instancias como las coordinacin de red y/o sedes, se debe ingresar al SICE a la siguiente men: Integracin con el SNIS>Envi de Informacin de Hechos Vitales, al seleccionar esta opcin aparecer la siguiente pantalla:

En la cual se puede seleccionar la gestin, mes inicio y mes fin, asi como los formularios a enviar y que son el CEMENAVI, CEMEDEP, CEMED, antes de enviar esta informacin se puede Verificar la misma apretando el botn Verificar . Para poder verificar y generar archivo se debe completar los parmetros solicitados, tal como muestra la siguiente pantalla:

Una vez llenado los parmetros presionar el botn Verificar, lo que mostrara la siguiente pantalla:

En estas pantallas se ver el listado y la cantidad de certificados de defuncin general, defuncin perinatal y nacido vivo a enviar en un archivo plano. Una vez verificada y revisada la informacin se debe proceder a generar el archivo, presionando el botn Generar Archivo , esta opcin pedir donde se almacenar el archivo:

Una vez ubicado el archivo se debe apretar el botn guardar, si el proceso termina satisfactoriamente aparcera los siguientes mensajes de confirmacin:

El archivo generado se encuentra en la ruta: c:\ HV5200751_2013_Enero_a_Abril_01-042013.zip, el cual debe ser enviado a la coordinacin de red o sedes segn sea el nivel del hospital.