Formation Tableau de Bord Excel

Le
tableau de bord
de la socit Nivelma
Formation Nodesway
Le tableau de bord
avec E xcel
Lessentiel du tableau de bord avec Microsoft Excel

La vido est disponible sur : http://www.youtube.com/user/Nodesway/

Excel, Oce, sont des marques dposes de Microsoft Corp
www.tableau-de-bord.org
Nodesway Alain Fernandez
On commence toujours
par la conception !
! Le tableau de bord de Nivelma ouvrant cette
squence vido est le fruit du droulement dune
dmarche complte privilgiant
! les exigences stratgiques
! les besoins des utilisateurs
! et les ralits du terrain.
! Il correspond aux attentes des dcideurs, il est donc

oprationnel.
! Il nexiste pas dautre moyen de raliser un
instrument de pilotage utile, utilisable et utilis.
Un instrument de progrs
! Un tableau de bord est un instrument de progrs.
! Cest un outil indispensable pour une dmarche
damlioration continue.
! Toute entreprise, quelle que soit sa taille, se doit de
sinscrire dans une dmarche damlioration continue.
! Cest aujourdhui une garantie de survie.
Comment faire ?
! On commence toujours un tableau de
bord par la phase de conception !
! Seulement ensuite on le ralise
Insistons sur ce point

essentiel
! Le tableau de bord de Nivelma ouvrant cette
squence vido est le fruit du droulement dune
dmarche complte privilgiant
! les exigences stratgiques
! les besoins des utilisateurs
! et les ralits du terrain.
! Il correspond aux attentes des dcideurs, il est donc

oprationnel.
Insistons sur ce point

essentiel
! Il nexiste pas dautre moyen de raliser
un instrument de pilotage utile, utilisable
et utilis.
Concevoir
avant de raliser !
! Aussi, un tableau de bord nest pas un assemblage
dindicateurs piochs ici ou l.
! Il doit tre conu avant dtre ralis.
! Autrement dit, on identie prcisment les besoins avant
de se lancer corps perdu dans la ralisation de loutil.
! a tombe sous le sens ?

! Au vue du nombre de projets o lon commence
directement par raliser loutil, il faut croire que non, a
ne tombe pas sous le sens.
Phase de conception
! La conception du tableau de bord
se droule ici en 5 temps majeurs.
Une dmarche de conception

en 5 temps et 15 outils
1
2
3
4
5
Slectionner les axes de progrs

Dterminer les points dintervention
Slectionner les objectifs du dcideur
Slectionner les indicateurs du tableau de bord
Structurer le tableau de bord
Concevoir
avant de raliser
! Ces 5 temps sont incontournables
! Mme pour concevoir le tableau de bord dune petite
Pme, dune TPE ou celui de lindpendant malin qui a tout
compris au pilotage...
! On utilisera la mme dmarche pour concevoir le
tableau de bord dun service spcique (RH, qualit,
marketing) ou pour piloter un projet aussi complexe
soit-il.
!
noter, la dmarche est gnralement apprcie des

contrleurs de gestion qui, eux, ont tout compris au
pilotage dactivit.
Concevoir
avant de raliser
! Dveloppons ensemble la premire
tape et les cinq outils associs


en 5 temps
1
2
3
4
5


en 5 temps
! Commenons par le dbut, cest--dire par xer
la direction suivre
! Temps 1 Slectionner les axes de progrs
! Autrement dit, dnir les orientations de dveloppement
les plus opportunes.
! Cest cette dmarche damlioration, une fois choisie, quil
sagit dimplanter et dquiper dun systme de mesure de
la performance.

1 Slectionner les axes de progrs

! Chaque entreprise est unique
! Elle a ses propres clients, ses produits, ses
comptences et ses concurrents.
! Les voies de progrs sont donc personnelles

! Quil sagisse de rsister la concurrence,
! de mieux dliser ses clients,
! de conqurir de nouveaux marchs,
! de sadapter (ou danticiper) les attentes des clients,
! il importe de consulter largement dans lentreprise et de
slectionner les axes de progrs qui semblent les plus
opportuns.
1 Slectionner les axes de progrs

! Pour raliser au mieux cette phase stratgique, il est
ncessaire de matriser les 5 outils suivants :

1 Identier les principales sources de revenus

5 valuer et choisir
les axes de projet
Outil
5
4 Reprer les
principaux leviers
Outil
4
Outil
1
tape
1
Outil
2
Outil
3
2 Situer lentreprise
sur son march
3 valuer les attentes

des clients
Outil n1 Identier les principales

sources de revenus

! Avant de xer la direction suivre, encore faut-il
savoir do lon part, mieux se connatre en quelque
sorte.
! Pour raliser ecacement cette indispensable phase
initiale, il est hautement recommand de consulter
trs largement dans lentreprise, et dinviter tout
aussi largement la participation.


sources de revenus

! Qui sont les clients la plus forte rentabilit ?
! Connatre et faire connatre les principaux clients
! Quels sont leurs produits favoris ?

! Ils sont prioritaires pour toutes les actions de
dlisation
! Quels sont les produits les plus rentables ?

! Connatre et faire connatre les produits phares
! Qui sont les clients mritant une attention

particulire ?
! Connatre et faire connatre les clients fort potentiel

sources de revenus
du BCG
! Un outil classique : la matrice
! Cest un bon outil de communication interne


sources de revenus
! Mieux connatre ses clients pour orienter les actions de

dlisation
! Cest aussi un bon outil de communication interne

Outil n2 Situer lentreprise sur

son march

! Maintenant que lon connat un peu mieux lentreprise,
cest le moment de se positionner sur le march, et de se

comparer la concurrence relle et potentielle.
! Dfaut des entreprises et surtout des PME :

! elles sont trop introverties
! elles ne connaissent pas leur march
! seuls les commerciaux en ont une apprciation, mais bien
trop partielle
! cest pour cela que la dmarche doit impliquer le maximum
dacteurs de lentreprise
Outil n2 Situer lentreprise sur

son march

! Positionner les produits phares vis--vis de la concurrence
! Connatre et faire connatre ses rapports la concurrence
! Identier les perspectives de croissance

! Connatre et faire connatre les potentialits du march
! Analyser les opportunits

! tudier en quipe les actions damlioration possibles
! Analyser les menaces potentielles

! Connatre et faire connatre les possibilits de croissance des
concurrents
Outil n:2 Situer lentreprise sur

son march
hares vis--vis de la
! Positionner les produits p
concurrence
! Comparaison des produits selon la part de march et le

potentiel de croissance
! Cest un outil de travail en quipe
Outil n3 valuer les attentes

des clients
! Lentreprise ne vit que de ses clients
! Autant bien les connatre
! couter ce quils pensent de nous et de
nos produits
! Saisir leurs attentes
! Dcoder leur chelle de valeur
Outil n3 valuer les attentes

des clients
! Recueillir les avis et points de vue des clients sur
lentreprise et ses produits
! Prparer et dployer un questionnaire de satisfaction
client
! Identier les attentes des clients

! Utiliser une table de critres comme crible
! Dcoder lchelle de valeur des clients

! Mieux comprendre ce qui est important au sens des
clients
Outil n4 Reprer les principaux

leviers
! Identier les forces et faiblesses de lentreprise
! La qualit de cette tude est directement dpendante
du nombre de ses participants.
! Mettre en vidence les facteurs de succs

! Ce nest pas la poigne de dirigeants qui droulent
seuls ce point.
! Mettre en vidence les faiblesses combattre

! De mme, il importe de consulter et de fdrer les
points de vue.
Outil n4 Reprer les principaux

leviers
! Classiquement, on utilise une matrice SWOT

! Un outil manipuler avec prcaution. Il doit tre
personnalis. Voir la page suivante
Outil n4 Reprer les principaux leviers

! Exemple de diagramme : valuation des forces et
faiblesses
! Cest aussi un instrument de communication qui

mrite dtre rapport ce que lon sait des
principaux concurrents.
Outil n5 valuer et choisir les

axes de Progrs
! valuer et choisir les axes de Progrs
! Ce cinquime outil exploite les rsultats produits par
les quatre outils prcdents.
! Pour bien apprcier la pertinence des axes les plus
opportuns, il est indispensable de bien estimer les
cots prvisionnels et les dlais de rentabilit des
investissements.

Une bonne part du travail

! Arriv ce stade, une bonne part du travail est dj
ralise
! On se connat mieux
! On cerne les attentes des clients
! On connat les concurrents
! On sait se positionner sur le march
! On sait aussi ce quil faut dvelopper pour russir

Eh dites le tableau de bord,

on le ralise quand ?
! Patientez encore un peu , nous ne sommes pas prts.
! Maintenant que lon sait o lon va, voyons quels sont les
acteurs de lentreprise concerns.
! Ce sont eux qui seront quips dun tableau de bord pour
mesurer et donc guider leurs progressions selon les
directions xes.
! Cest l lobjet de la seconde tape.
! (on va aller un peu plus vite pour drouler les 4 tapes
suivantes)

en 5 temps
1
2
3
4
5


en 5 temps
! 2 Dterminer les points dintervention
! Tous les processus ne sont pas concerns par la dmarche
engage. Il importe didentier les activits et les processus
concerns , ils sont alors critiques .
! On utilisera loutil n6 pour identier les activits et les
processus critiques.
! En conclusion, on disposera dune cartographie prcise des
processus et des activits concerns par le projet
damlioration.
! On connat maintenant les acteurs cls du projet, on
poursuit avec eux le travail de conception.

Outil n6 Identier les activits et

les processus critiques
! Le rle de cet outil :
! Identier le plus exhaustivement possible les
processus et les activits impliqus dans la dmarche
de progrs.
! Comment faire ?
! Raliser la cartographie des processus.
! Identier les acteurs cls.


en 5 temps
1
2
3
4
5


en 5 temps

! 3 Slectionner les objectifs des dcideurs

! Chaque dcideur, ou quipe de dcideurs concerne par la
dmarche, se doit de xer ses propres objectifs de progrs.
! Les objectifs xent la direction suivre et matrialisent
lapport de chacun et de chaque quipe au processus
damlioration continue.

3. Slectionner les objectifs des

dcideurs

!
!
!
!
!
Ltape de choix des objectifs est la plus dlicate du projet.

Il sagit de choisir des objectifs ralisables,
que lon a envie de raliser,
et qui contribuent la nalit globale.
Pour cela, nous allons utiliser 3 outils.
3. Slectionner les objectifs des dcideurs

! Pour raliser au mieux cette phase didentication, il
est ncessaire de matriser les 3 outils suivants :
7 Choisir les objectifs
Outil
7

9 laborer les
plans daction
Etape
1
Outil
9
8 Mesurer les risques
Outil
8
Les outils 7, 8 et 9
! Outil n7 Une mthode pour choisir en quipe les
objectifs les plus adquats
! Outil n8 Une mthode danalyse de risques pour
anticiper et ainsi mieux se prparer
! Outil n9 Une aide la prparation des plans
dactions
! Pas de place pour les vellitaires !
! Chaque action et chaque responsable seront

parfaitement identis
! ...tout comme les moyens ncessaires, les dlais,
les dpendances et les rsultats attendus.

en 5 temps
1
2
3
4
5
Slectionner les indicateurs


en 5 temps
! 4 Slectionner les indicateurs du tableau de
bord
! Le choix des indicateurs nintervient que maintenant.
! Les indicateurs sont les passeurs de sens
! Pour que le tableau de bord soit un vritable assistant du
dcideur, il faudra
! se mer des conseilleurs externes
! viter les listes dindicateurs types.
! Loutil 10 prsente une mthode pour choisir les indicateurs
pertinents.
Les outils 10 et 11
pour choisir les
! Outil n10 Une mthode
indicateurs de performance conformment aux

besoins prcis
! Outil n11 Prsenter les indicateurs sur le poste

le travail
! Les types de prsentation ne sont pas
interchangeables : courbes, radars, histogrammes,
sparklines nont pas du tout le mme rle.
! Le type de prsentation est directement dpendant de
la nature de linformation communiquer et du sens
port par ladite information.

en 5 temps
1
2
3
4
5
Outil n12 Adopter les principes

ergonomiques
! 7 conseils ergonomiques
Respecter la structure de linformation

Choisir et concentrer linformation
Se focaliser sur linformation essentielle
Eliminer le bruit
Faciliter le passage du sens
Choisir le bon graphique
Assurer la cohrence du tableau de bord
Le tableau de bord
dun seul coup doeil
! Temps 5 Structurer le tableau de bord

! Un tableau de bord est structur. Les indicateurs sont
organiss de manire mieux faire passer le sens.
! Pour ne pas fausser linformation, les indicateurs sont
quilibrs.
! Un tableau de bord est susamment bien conu et bien
quilibr sil ne sut que dun seul coup doeil pour
prendre connaissance de la situation.
Acclration des
temps de traitement
Fonctionnement
courant
Dveloppement
du march
Le tableau de bord de la socit Nivelma
De la conception
la ralisation
! Nous sommes maintenant n prts pour
raliser le tableau de bord.
! On utilisera Excel de Microsoft, un outil aux
multiples possibilits, bien susant pour
raliser un vritable instrument de pilotage et
daide la dcision, tel que nous lavons conu.

Recommandations de ralisation
! Un tableau de bord doit tre SIMPLE .
! Les bricolos Excel ne manquent pas. Adeptes
des programmes read only , ils ralisent des
gadgets tellement tarabiscots que
personne dautre ne peut ensuite les corriger.
! On vitera de toutes faons tous les gadgets
! de toute faon, ils ne sont jamais bien utiles.
! On intgrera uniquement les modules dont on
comprend le rle, lusage et le fonctionnement.
! Il est en eet prfrable de raliser son tableau
de bord soi-mme , quitte se faire aider
par quelquun dun peu plus expriment.
! Faire soi-mme son tableau de bord, cest
gagner son autonomie.
! On peut ladapter et le modier ds que le
besoin se fait sentir.
! Plus besoin dattendre le bon plaisir des
experts .
! Cest l lobjet de la deuxime partie du livre de
rfrence qui ne prsente que des outils
ralisables sans trop deorts.
! Voir lexemple fourni ci-aprs

Le tableau de bord
de la socit Nivelma
Le livre de rfrence
Lessentiel du tableau de bord
Mthode complte et mise en pratique
en pratique avec Microsoft Excel
Editions Eyrolles 2013
4me dition
250 pages 20,90 Euros
http://www.tableau-de-bord.org

Interactif

http://tb2.eu/n
Un livre guide
! Ce livre vous guide pas pas pour raliser un tableau de
bord tout fait en phase avec vos attentes.
! La premire partie dcrit les 5 tapes et les 15 outils pour
concevoir le tableau de bord.
! La seconde partie dcrit les 5 temps et les 15 ches pratiques
pour raliser soi-mme le tableau de bord avec Excel .
! Tous les exemples, dont le tableau de bord Nivelma, sont
tlcharger gratuitement pour les lecteurs du livre.

Bonne lecture

Merci de votre attention

Alain Fernandez
! http://www.tableau-de-bord.org
! http://tb2.eu/e
propos de lauteur
! Au cours de sa carrire, Alain Fernandez a form
plusieurs centaines de managers, consultants et chefs de
projet et a enseign en France et l'tranger. Consultant,
expert et formateur international, spcialiste du
dploiement de projets IT, il a conu et ralis maints
systmes dcisionnels et tableaux de bord de pilotage,
en utilisant la mthode GIMSI(r) dveloppe dans ce livre
(Les nouveaux tableaux de bord des managers).
! Bibliographie www.alain-fernandez.info

Cette prsentation est sous copyright : Alain Fernandez & Eyrolles

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Nodesway Alain Fernandez

! Il correspond aux attentes des dcideurs, il est donc

Nodesway Alain Fernandez

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Insistons sur ce point

! Il correspond aux attentes des dcideurs, il est donc

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Insistons sur ce point

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! a tombe sous le sens ?

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noter, la dmarche est gnralement apprcie des

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Une dmarche de conception

Slectionner les axes de progrs

Slectionner les objectifs du dcideur

Slectionner les indicateurs du tableau de bord

Structurer le tableau de bord

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Une dmarche de conception

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1 Slectionner les axes de progrs

! Les voies de progrs sont donc personnelles

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1 Slectionner les axes de progrs

1 Identier les principales sources de revenus

3 valuer les attentes

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Outil n1 Identier les principales

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Outil n1 Identier les principales

! Quels sont leurs produits favoris ?

! Quels sont les produits les plus rentables ?

! Qui sont les clients mritant une attention

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Outil n1 Identier les principales

! Cest un bon outil de communication interne

Nodesway Alain Fernandez

Outil n1 Identier les principales

! Cest aussi un bon outil de communication interne

Nodesway Alain Fernandez

Outil n2 Situer lentreprise sur

cest le moment de se positionner sur le march, et de se

! Dfaut des entreprises et surtout des PME :

Nodesway Alain Fernandez

Outil n2 Situer lentreprise sur

! Identier les perspectives de croissance

! Analyser les opportunits

! Analyser les menaces potentielles

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Outil n:2 Situer lentreprise sur

! Comparaison des produits selon la part de march et le

Outil n3 valuer les attentes

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Outil n3 valuer les attentes

! Identier les attentes des clients