2 Anlisis de Requisitos

El Anlisis de Requerimientos es un tema muy extenso de abordar, por lo tanto se dar una idea general de cual es el objetivo principal de un Anlisis de Requerimientos.

2.1 Anlisis de Requerimientos

La fase de Anlisis de Requerimientos del software se basa en analizar y documentar todas las necesidades funcionales que deber soportar el sistema que se desarrollar.

Obtener los requerimientos para el desarrollo de un proyecto de software es la primera fase, ya que en esta etapa se capturarn todos los objetivos que se tienen acerca de la funcionalidad que debera desempear el mismo, todo este proceso de anlisis deber establecer las prioridades que se ajustan a las necesidades del usuario final.

Durante el anlisis de requerimientos y mediante una gestin de reuniones vamos a obtener informacin como: - Quin solicit el sistema? - Quin lo utilizar? - Cul ser el beneficio econmico del xito de la solucin? Todos estos resultados del anlisis de requisitos realizados con los futuros usuarios se reflejarn en el documento ERS, Especificacin de Requerimientos del Sistema, en donde se detallar el Alcance del Proyecto, Requerimientos Funcionales y No Funcionales, Estimacin de Casos de Uso y por medio de este podremos determinar la Priorizacin de actividades.

-19-

El principal objetivo de todo este proceso es dar a conocer el Proceso de Gestin de Requerimientos de Software al nivel Operativo de EtapaTelecom, con el objetivo de que este cuente con la aprobacin y el apoyo respectivo del personal necesario, y as de esta manera toda la gente se encuentra involucrada e informada del avance del proyecto.

2.1.1. Descripcin de los Procesos luego de haber realizado el Anlisis de Requerimientos en EtapaTelecom
El proceso de Anlisis de Requerimientos de realiz en una primera instancia con entrevistas peridicas con todos los usuarios involucrados que formaran parte del mismo, el objetivo de estas entrevistas era la de conocer cual es el problema existente al momento y esta manera determinar cual deber ser el comportamiento del software a desarrollar.

Luego de haber realizado la fase de Recogida de los Datos y haber efectuado las entrevistas correspondientes como resultado se ha obtenido el estar al tanto del manejo actual de los activos y adems de los productos comercializables de la empresa, todo esto se encuentra comprendido en dos procesos que son el Proceso de Adquisiciones y el de Gestin de Activos, cada proceso se maneja en un sistema diferente y los describiremos a continuacin:

1. Inicia el proceso con una Solicitud de compra, la cual se realiza mediante el proceso Adquisiciones, este se lleva de una manera manual, mediante la Hoja de Ruta, la misma que

consiste en realizar todo el proceso respectivo para comprar el equipo solicitado.

2. Una vez comprado ya sea un equipo u otro producto este ingresa fsicamente a la Bodega, pero mientras no se disponga de una factura este no puede ser ingresado al sistema que le

-20-

corresponde, por tanto el equipo o producto no puede ser puesto a uso del cliente todava.

3. La persona responsable de Seguros es la encargada de realizar los trmites necesarios para proceder al aseguramiento del equipo.

4. Una vez recibida la factura correspondiente del producto comprado, ste es ingresado al sistema de contabilidad o al sistema correspondiente, esto depende del tipo de producto, ya que cualquiera de los dos sistemas requiere el nmero de factura para poder ingresar al sistema y poner el mismo a disponibilidad del cliente.

5. En el caso de tratarse de equipos, estos son despachados de bodega el momento en que el rea Tcnica requiere hacer uso de los mismos.

6. Estos equipos son para uso del cliente por lo tanto son trasladados hacia los lugares donde el cliente requiera nuestros servicios.

7. El momento que es retirado un equipo por dao o porque ya no se desea el servicio, este tiene que pasar por una revisin respectiva, la misma que nos dar como resultado si se debe o no hacer efectiva la garanta del seguro.

Todos estos controles de los equipos ya sea por parte del rea Tcnica o del rea de Seguros se los llevan de una manera manual.

Esta es la informacin levantada hasta el momento y estos son los problemas encontrados:

-21-

1. Proceso de Adquisiciones es Manual y esto provoca prdida de tiempo ya que esta hoja debe rotar por todos los departamentos involucrados en su compra.

2. En el Proceso de Gestin de Activos el uso de los equipos no puede ser inmediato de que estos ingresen en bodega porque no son ingresados a tiempo en el sistema ya que no se ha recibido la factura por parte del proveedor y este nmero es esencial para el ingreso del mismo al sistema.

3. Una vez despachado el equipo de la bodega el control de su movimiento es de manera manual.

4. El reporte del equipo el momento que este fue objeto de dao o de algn siniestro tambin se lo realiza de manera manual.

Todos estos inconvenientes que mencionamos anteriormente se los solucionar con el planteamiento del siguiente flujograma:

-22-

-23-

Con el flujograma planteado anteriormente lo que se propone es que cuando se vaya a realizar la compra de un equipo se lo realizara de la siguiente forma:

1. Deber ingresar en el nuevo sistema una solicitud de compra en el que se indicar los detalles de la compra.

2. Luego iniciar el Proceso de Adquisiciones en la Hoja de Ruta normalmente como se lo vena haciendo, es decir este proceso se lo seguir llevando de la misma manera manual.

3. Una vez que el Proceso de Adquisiciones haya concluido y este se encuentre adjudicado, deber ser aprobada la Solicitud de Compra que se inici.

4. Una vez Aprobada la Solicitud de Compra sta pasa a ser una Orden de Compra que ser la que se enve al proveedor correspondiente.

5. Una vez que la orden de compra sea despachada por el proveedor, se realizar el ingreso de Recepcin de Compra en el nuevo sistema, para esto se requerir como documento de constancia el nmero de Gua Remisin.

6. Tambin se tiene la opcin de registrar en el sistema recepciones parciales.

7. Una vez que la Recepcin de Compra sea ingresada en el sistema, el departamento de Recursos Materiales deber completar la informacin necesaria, si la compra se trata de un activo o en caso contrario se omite este paso y los productos ya estn a disposicin del cliente.

-24-

8. Una vez que la informacin por parte de Recursos Materiales est lista, el siguiente paso es completar la informacin por parte del departamento de Aseguramiento de Equipos.

Con la solucin planteada lo que se propone es que ya no se manejen dos sistemas como se lo viene haciendo actualmente, sino que se maneje un solo sistema para ingreso de datos, de esta forma este ser el encargado de actualizar los dos sistemas, porque no se puede prescindir de estos sistemas por la funcionalidad que cumplen para otras actividades, tambin cabe aclarar que con esta solucin nicamente se est automatizando el Proceso de Gestin de Activos, ya que el Proceso de Adquisiciones sigue planteado de manera manual temporalmente, puesto que dentro de las expectativas de la empresa est la automatizacin de los dos procesos.

Previo a sta primero se realizar un anlisis en el que se estudiar la prioridad de automatizacin de cada proceso.

Para poder realizar este anlisis se estableci como primera tarea realizar los Casos de Uso respectivos para cada proceso, as de esta manera podremos estimar tiempo y prioridad.

2.1.2 DIAGRAMAS DE CASOS DE USO

Los diagramas de casos de uso es una tcnica de anlisis en la que se tiene como objetivo representar grficamente los requisitos funcionales del sistema, expresndolos desde el punto de vista del usuario. A continuacin se presentar los casos de uso del Proceso de Gestin de Activos

-25-

2.12.1Casos de Uso del Proceso de Gestin de Activos

Caso Uso 1 Actores Ingresar Solicitud de Compra Responsable de Departamento Sistema Descripcin Este caso de uso permitir a la persona Responsable de cada Departamento realizar el ingreso de una solicitud de compra.

Flujo de Eventos Bsico

Este flujo inicia cuando se desea ingresar una nueva Solicitud de Compra o revisar una ingresada para continuar con su flujo: 1. Ingresar al sistema Etelecom Manager opcin Ingresar Solicitud de Compra. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se tendr que ingresar la siguiente informacin: Cabecera CAMPO Departamento Nro. Solicitud Fecha Solicitud Persona Orden Prioridad Orden Ubicacin Varchar Varchar SI SI Solicita la TIPO Varchar Secuencial Date Varchar OBLIGATORIO SI SI SI SI y luego deber escoger la

Detalle CAMPO Cdigo Detalle Cdigo Item Descripcin del Item Cantidad del Item TIPO Secuencial Numrico Varchar Numrico OBLIGATORIO SI SI SI SI

-26-

Observaciones

Varchar

NO

CAMPO Monto Referencial Iva Recargos Subtotal Total

TIPO Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico

OBLIGATORIO SI SI NO SI SI

3. Luego se deber escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Solicitud con estado creado.

Caso Uso 2 Actores

Proceso de Adquisiciones Personal Involucrado en el Proceso.

Descripcin Este caso de uso representa el Proceso de Adquisiciones manual.

Flujo de Eventos Bsico 1. El Proceso de Adquisiciones se lo seguir llevando de la misma

manera manual como se lo ha venido procediendo hasta ahora.

Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Proceso de Adquisiciones completado con xito.

-27-

Caso Uso 3 Actores

Aprobar Solicitud de Compra Responsable de Adquisiciones Sistema

Descripcin

Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Adquisiciones aprobar la Solicitud de Compra.

Flujo de Eventos Bsico 1. Ingresar al sistema Etelecom Manager y en el men se deber

escoger la opcin Ingresar Solicitud de Compra. 2. El sistema le presentar una lista de Solicitudes de Compra en la que deber escoger la solicitud de compra que se vaya a aprobar, la misma que puede buscarla a travs de los siguientes filtros: Nmero Solicitud de Compra Fecha Departamento Estado Solicitante

3. Una vez elegida la Solicitud de Compra deber escoger la opcin Aprobar Orden de Compra. 4. Luego se deber escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Solicitud con estado Aprobado. Solicitud con estado creado.

Caso Uso 4 Actores

Crear Orden de Compra Responsable Adquisiciones

-28-

Sistema Descripcin Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Adquisiciones crear una Orden de Compra creada y aprobada. en base a una Solicitud de Compra ya

Flujo de Eventos Bsico

Este flujo inicia cuando se desea ingresar una Orden de Compra revisar una ingresada para continuar con su flujo:

1. Ingresar al sistema Etelecom Manager y deber escoger la opcin Ingresar Orden de Compra. 2. El sistema le presentar una lista de Solicitudes de Compra en la que deber escoger la solicitud de compra que ya se encuentre Aprobada, y este procedimiento se lo har de la siguiente manera. 1. Para buscar la Orden tiene la opcin de hacerlo mediante los siguientes filtros. Nmero Solicitud de Compra Fecha Departamento Estado Solicitante

2. Luego el sistema le presentar las solicitudes dependiendo del tipo de bsqueda que se haya hecho. 3. Una vez elegida la Solicitud de Compra deber escoger la opcin Crear Orden de Compra y deber completar la siguiente informacin: Cabecera CAMPO Numero Solicitud Numero Orden Compra Concepto Fecha Proveedor Poltica Pago Contado Nro. Pagos TIPO Numrica Numrica Varchar Date Varchar Varchar Varchar Numrica OBLIGATORIO SI SI SI SI SI SI SI SI

-29-

Das Plazo Descuento Impuesto Ubicacin

Numrica Numrica Numrica Varchar

SI SI SI SI

Detalle CAMPO Cdigo Detalle Cdigo Item Descripcin del Item Cantidad del Item Precio Unitario Total por Item TIPO Secuencial Numrica Varchar Numrica Numrica Numrica OBLIGATORIO SI SI SI SI SI SI

CAMPO Subtotal Descuento Iva Transporte Total

TIPO Numrica Numrica Numrica Varchar Numrica

OBLIGATORIO SI SI SI SI SI

3. Luego se deber escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Orden de Compra con estado Procesada. Solicitud con estado Aprobado.

Caso Uso 5 Actores

Ingresar la Recepcin de una Orden de Compra Responsable de Bodega Sistema

-30-

Descripcin

Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Bodega ingresar los Items a bodega.

Flujo de Eventos Bsico Este flujo inicia cuando se desea ingresar una Orden de Compra Bodega o revisar una ingresada para continuar con su flujo: 1. Ingresar al sistema Etelecom Manager y deber escoger la opcin Recepcin Orden de Compra. 2. El sistema le presentar una lista de rdenes de Compra en la que deber escoger la Orden de Compra que se encuentre en un estado Procesada y este procedimiento se lo har de la siguiente manera. 1. Para buscar la Orden tiene la opcin de hacerlo mediante los siguientes filtros. Nmero Solicitud de Compra Fecha Departamento Estado Solicitante a

2. Luego el sistema le presentar las rdenes dependiendo del tipo de bsqueda que se haya hecho. 3. Una vez elegida la Orden de Compra deber escoger la opcin Ingreso a Bodega y deber completar la siguiente informacin: Cabecera CAMPO Numero Ingreso a Bodega Numero Orden Compra Concepto Num. Factura Fecha Proveedor Poltica Pago Contado TIPO Numrico Numrico Varchar Numrico Date Varchar Varchar Numrico OBLIGATORIO SI SI SI NO SI SI SI SI

-31-

Nro. Pagos Das Plazo Descuento Impuesto Ubicacin

Numrico Numrico Numrico Numrico Varchar

SI SI SI SI SI

Detalle

CAMPO Cdigo Detalle Cdigo Item Descripcin del Item Cantidad de Item Recibida Cantidad del Item Pedida Unidad de Medida Marca Modelo Lnea Valida ESN Tipo de Item Precio Unitario Total por Item

TIPO Secuencial Numrico

OBLIGATORIO SI SI SI

Numrico Numrico Numrico Varchar Varchar Varchar Numrico Varchar Numrico Numrico

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

CAMPO Subtotal Descuento Iva Transporte Total

TIPO Numrico Numrico Numrico Varchar Numrico

OBLIGATORIO SI

SI

SI

-32-

CAMPO Cdigo Detalle Cdigo Item ESN

TIPO Secuencial Numrico Numrico

OBLIGATORIO SI SI SI

4. Si el Responsable de Bodega ingres todos los datos de la orden de Compra debe finalizar la misma, caso contrario si no se ingres toda la orden, sta pasar a un estado pendiente hasta que el responsable de Bodega finalice la Orden. 5. Luego la persona Responsable de Bodega debe imprimir el comprobante de los items ingresados en Bodega. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Recepcin de Orden Compra Actualizada Orden de Compra con estado Creado.

Caso Uso 6 Actores

Completar Informacin Activo Recursos Materiales Sistema

Descripcin

Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Recursos Materiales completar informacin necesaria del activo.

Flujo de Eventos Bsico Este flujo inicia cuando se tiene que completar la informacin del activo: 1. Para buscar la Orden tiene la opcin de hacerlo mediante los siguientes filtros. Nmero Solicitud de Compra Fecha Departamento Estado

-33-

Solicitante

2. Luego el sistema le presentar las solicitudes dependiendo del tipo de bsqueda que se haya hecho. 3. Una vez elegida la Solicitud de Compra deber ingresar la siguiente informacin Cabecera CAMPO Cdigo Grupo de Activo Depreciable Asegurado Estado Departamento Costo Original Activo Fecha Inicio Depreciacin Fecha Adquisicin Observaciones Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Orden de Compra con estado Aprobado. TIPO Numrico Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Numrico Varchar Date Date Varchar OBLIGATORIO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO

Caso Uso 7 Actores

Guardar Informacin en Sistemas Sistema

Descripcin Este caso de uso permitir conocer de qu manera se guardar informacin en los respectivos Sistemas.

Flujo de Eventos Bsico

-34-

Este flujo inicia cuando la Orden de Compra en el Sistema de Gestin Administrativa llega a un estado de Finalizado. 1. En el sistema Assist se tienen que actualizar las siguientes tablas ACTIVO O PRODUCTO: Se actualizarn todos los datos principales del activo o producto. CCOMPROBA: Se actualizarn datos de la orden como concepto, proveedor y datos de cabecera como empresa, tipo de documento, perodo en el que se est realizando la orden. DFACTURA se actualizarn los datos del detalle de la orden como id del activo o producto, descripcin, ubicacin, grupo, cantidad, precio y total de cantidad. CCOMFAC se actualizarn datos de rea Solicitante,

Persona Responsable, Persona Solicitante Prioridad de la Orden de Compra y Observaciones. En TOTAL se actualizarn datos de totales, subtotales, iva y descuentos. 2. En el sistema ISP MANAGER debo actualizar las tablas: -

CA_MARCAS CA_LINEAS CA_MODELOS CA_GRUPOS CA_ITEMS CA_ESN

Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito La Informacin actualizada correctamente en cada Sistema. Orden Compra en estado Finalizado

Caso Uso 8 Actores

Ingresar Nuevo Seguro Responsable de Seguros Sistema

Descripcin

Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Seguros,

-35-

gestionar los seguros para los activos correspondientes.

Flujo de Eventos Bsico 1. La persona Responsable de Seguros proceder a su

aseguramiento luego de que los activos se hayan ingresado a bodega. 2. Para realizar el proceso de aseguramiento debe hacer lo siguiente:

1.

Ingresar

al

Sistema

de

Gestin

Administrativa

escoger la opcin Seguros y luego debe escoger Aseguramiento de Equipos. 2. La persona responsable de Seguros deber seleccionar el tipo de filtro por el que desea buscar la orden. 3. El Sistema le presentar una lista de Recepciones de Compra ingresadas y debe escoger la que busca y luego escoger la opcin Asegurar. 4. El sistema le presentar todos los items que se ingresaron con esa recepcin. 5. La persona Responsable escoge los Activos que van a asegurarse e ingresa la siguiente informacin para cada uno.

Campos Cdigo Descripcin Serial Valor Anexo Observaciones

Tipo Numrico Varchar Numrico Numrico Numrico Varchar

Obligatorio SI SI SI SI SI NO

3.

Guarda la informacin en el sistema.

Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Caso completado exitosamente

-36-

Ingresar Nueva Aseguradora Actores Responsable de Seguros Sistema Descripcin Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Seguros, registrar en el sistema una nueva compaa aseguradora.

Flujo de Eventos Bsico

La persona Responsable de Seguros puede Crear Nuevas Compaas Aseguradoras de la siguiente manera:

1.

La persona Responsable de Seguros ingresar al Sistema de Gestin Administrativa y escoger la opcin de Seguros luego Ingresar Nuevas Aseguradoras.

2.

El Sistema le presenta una pantalla en la que debe ingresar la siguiente informacin de la Aseguradora.

Campos Empresa Ruc Nombre Direccin Telfono Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito El Activo debe estar Asegurado.

Tipo Varchar Numrico Varchar Varchar Numrico

Obligatorio SI SI SI NO NO

Informacin Actualizado Correctamente.

Ingresar Reporte de Dao de Equipo Actores Responsable de Seguros Sistema Descripcin Este caso de uso permitir a la persona Responsable de Seguros, gestionar el seguro correspondiente para el activo.

Flujo de Eventos

1.

La persona Responsable de Seguros ingresar al Sistema de

-37-

Bsico

Gestin Administrativa y escoger la opcin de Seguros luego Reportar Dao de Equipo.

2.

El Sistema le presentar una pantalla con la informacin de los Activos.

3.

El usuario responsable deber escoger el Activo sobre el cual va a realizar la notificacin correspondiente y deber ingresar la siguiente informacin.

Campos Cdigo Descripcin Siniestro Serial Estado Observaciones

Tipo Numrico Varchar

Obligatorio Si Si

Numrico Varchar Varchar

Si Si No

4.

El usuario responsable debe guardar la informacin ingresada.

Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Informacin Actualizado Correctamente. El Activo debe estar Asegurado.

2.1.2.2Casos de Uso del Proceso de Adquisiciones El Proceso de Adquisiciones est planteado para ser realizado e implementado en la Intranet de la Empresa.
Caso Uso 1 Actores Ingresar Solicitud de Compra Responsable de Departamento Sistema Descripcin Este caso de uso permitir a la persona Responsable Departamento realizar el ingreso de una solicitud de compra. cada

Flujo de Eventos Bsico

Este flujo inicia cuando se desea ingresar una nueva Solicitud de Compra o revisar una ingresada para continuar con su flujo:

-38-

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y luego deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Ingresar Solicitud de Compra. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se tendr que ingresar la siguiente informacin:

CAMPO Departamento Nro. Solicitud Fecha Solicitud Persona Orden Solicita la

TIPO Varchar Secuencial Date Varchar Varchar Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico

OBLIGATORIO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

Descripcin Monto Referencial Iva Recargos Subtotal Total

3. Luego se deber escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Solicitud con estado creado.

Caso Uso 2 Actores

Ingresar Autorizacin Inicio Proceso Gerencia Subgerencia Administrativa Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir a la Subgerencia Administrativa Autorizar o Negar la Solicitud de Compra.

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Autorizacin Inicio Proceso. 2. El sistema le presentar una pantalla con una lista de Solicitudes por Autorizar. 3. El Usuario deber escoger la solicitud que desea Aprobar. 4. Una vez escogida la Solicitud, el sistema le presentar todos los datos de la Solicitud y deber completar la siguiente informacin.

-39-

CAMPO Fecha Autorizado Observaciones

INGRESABLE No Si Si

VALORES Recuperado Sistema Si/No

OBLIGATORIO Si Si

5. Luego debe escoger la opcin Grabar, el sistema le devolver un mensaje: Solicitud Actualizada Correctamente. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin

Solicitud Creada El estado de la Solicitud si lo autorizo Subgerencia Administrativa es: Estado_Solicitud= Autorizado_Administrativo El estado de la Solicitud si lo autorizo Gerencia es: Estado_Solicitud= Autorizado_Gerencia

Caso de xito

Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 3 Actores

Ingresar Emisin de Partida Presupuestaria Financiero Sistema

Descripcin

Este caso de uso permitir a la persona responsable del Departamento Financiero Aprobar o Negar la Partida Presupuestaria de la Solicitud correspondiente.

Flujo de Eventos Bsico

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Emisin Partida Presupuestaria. 2. El sistema le presentar una pantalla con una lista de Solicitudes que se encuentre en estado Autorizado (por administrativo o gerencia). 3. El Usuario deber escoger la solicitud que necesita Aprobar o Negar la Partida Presupuestaria. 4. Una vez escogida la Solicitud, deber completar la siguiente informacin.

CAMPO Fecha de Partida No. Partida Presupuestaria

INGRESABLE No Si

VALORES Recuperado Sistema Ingresa Nmero Partida Presupuestaria

OBLIGATORIO Si Si

-40-

Cuenta Nombre Cuenta Valor Aprobado Observaciones

Si Si Si Si

Ingresa Cuenta Ingresa Nombre Cuenta Ingresa Valor Aprobado Ingresa Observaciones

Si Si Si

5. Luego debe escoger la opcin Autorizar o Negar Solicitud. 6. Luego debe escoger la opcin grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin

Estado_Solicitud= Autorizado_Administrativo Estado_Solicitud= Autorizado_Gerencia

Post-Condicin Caso de xito

Estado_Solicitud= Partida_Aprobada Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 4 Actores

Ingresar Lista de Proveedores para Invitaciones Jefe de Adquisiciones Sistema

Descripcin

Este caso de uso permitir al Jefe de Adquisiciones realizar las invitaciones y lista de Proveedores de la Solicitud de Compra correspondiente.

Flujo de Eventos Bsico

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Invitacin a Proveedores. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud que su estado sea Partida Presupuestaria Aprobada, en la que va a completar la siguiente informacin.

CAMPO Fecha Trminos Referencia Bases Invitaciones Observaciones de

INGRESABLE No Si Si Si Si

VALORES Recuperado Sistema Si/No Si/No Si/No Ingresa Observaciones

OBLIGATORIO Si Si Si Si

-41-

4. Luego debe ingresar los Proveedores a los que se les invitar. 5. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin

Que se haya asignado una partida Presupuestaria Estado_Solicitud = Partida_Aprobada

Post-Condicin Caso de xito

Estado_Solicitud = Proveedores_Listo Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 5 Actores

Autorizar Lista de Proveedores para invitaciones Gerencia General Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir a Gerencia autorizar las invitaciones a los Proveedores listados anteriormente.

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Invitacin Proveedores. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes que estn pendientes por Autorizar. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud que desea Autorizar. 4. El sistema le presentar la informacin de los proveedores de la Solicitud escogida.

5. El Usuario podr modificar la siguiente informacin y luego debe escoger la opcin Autorizar o caso contrario no autorizar.

CAMPO Fecha Trminos Referencia Bases Invitaciones Observaciones de

INGRESABLE No Si Si Si Si

VALORES Recuperado Sistema Si/No Si/No Si/No Ingresa Observaciones

OBLIGATORIO Si Si Si Si

6. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin

Que ya est ingresado la lista de proveedores para poder autorizar. Estado_Solicitud = Proveedores_Listo

-42-

Post-Condicin Caso de xito

Estado_Solicitud = Proveedores

Autorizados

Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 6 Actores

Ingresar Recepcin de Ofertas Recepcin Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir a Recepcin ingresar en el sistema la recepcin de Ofertas de los Proveedores.

1. Ingresa Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Recepcin de Ofertas. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud de la que va a ingresar la recepcin de las Ofertas. 4. Una vez escogida la Solicitud, deber completar la siguiente informacin.

CAMPO Fecha Hora Nombre Proveedor Observaciones

INGRESABLE No NO Si

VALORES Recuperado Sistema Recuperado Sistema Recupera de Lista Proveedores Ingresa Observaciones

OBLIGATORIO Si Si Si

Si

No

5. Luego escoge la opcin imprimir Comprobante Recepcin, para tener una Comprobante Fsico de la Recepcin de cada Oferta. 6. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin

Lista de Proveedores Autorizada Estado_Solicitud = Proveedores Autorizados

Post-Condicin Caso de xito

Estado_Solicitud = Ofertas_Recibidas Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 7

Ingresar Cuadro Comparativo

-43-

Actores

Jefe de Adquisiciones Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir al Jefe de Adquisiciones realizar un Cuadro Comparativo de las ofertas de los Proveedores.

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Cuadro Comparativo. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes y el estado en el que se encuentran. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud que se encuentre autorizada para realizar el Cuadro Comparativo. 4. Una vez escogida la Solicitud, deber completar la siguiente informacin.

Cabecera CAMPO Fecha Cuadro Comparativo Contrato Invitaciones Observaciones INGRESABLE No Si Si Si Si VALORES Recuperado Sistema Si/No Si/No Si/No OBLIGATORIO Si Si Si Si

Detalle: Aqu vamos a tener los datos de los Proveedores.

CAMPO Nombre Proveedor

INGRESABLE Si

VALORES Lista Proveedores

OBLIGATORIO Si

5. Luego debe escoger la opcin Adjuntar Documentos y aqu se adjuntarn los documentos que pertenecen a las cotizaciones de cada Proveedor. 6. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin

Ofertas Recibidas. Estado_Solicitud = Ofertas_Recibidas

Post-Condicin Caso de xito

Estado_Solicitud = Cuadro_Comparativo_Listo Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 8

Ingresar Adjudicacin

-44-

Actores

Gerencia Subgerencia Administrativa Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir al Departamento correspondiente ingresar en el sistema la adjudicacin de la Solicitud correspondiente.

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego la opcin Adjudicacin. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes a las que les falta Adjudicacin por parte del rea correspondiente. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud que va a realizar la Adjudicacin. 4. Una vez escogida la Solicitud, deber completar la siguiente informacin.

CAMPO Fecha Autorizado Elaborar Contrato Designacin de Adm. Contrato Elaborar O. Servicios/Com pra Observaciones

INGRESABLE No Si Si Si Si

VALORES Recuperado Sistema Si/No Si/No

OBLIGATORIO Si Si Si Si Si

Si/No

Si

No

5. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin

Cuadro Comparativo realizado Estado_Solicitud = Cuadro_Comparativo_Listo

Post-Condicin

Si se Autoriza el Estado es: Estado_Solicitud = Adjudicada Si no se Autoriza el Estado es: Estado_Solicitud = No_Adjudicada

Caso de xito

Solicitud Actualizada Correctamente

Caso Uso 9

Ingresar Contratos

-45-

Actores

Responsable Jurdico Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir al Departamento Jurdico ingresar en el Sistema Datos principales del Contrato.

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego deber escoger la opcin Ingresar Contratos de Solicitudes. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes que estn pendientes por completar la informacin sobre el contrato. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud en la que va a completar la informacin. CAMPO Fecha Recepcin Fecha Despacho No.- Contrato Observaciones TIPO Date Date Date Varchar OBLIGATORIO Si Si Si Si

4. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Solicitud Actualizada Correctamente

Solicitud Adjudicada

Caso Uso 10 Actores

Ingresar Informacin Adquisicin Jefe de Adquisiciones Sistema

Descripcin Flujo de Eventos Bsico

Este caso de uso permitir al Jefe de Adquisiciones ingresar en el Sistema Datos principales de la Adquisicin.

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego deber escoger la opcin Documentos de Adquisicin. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes que estn pendientes por completar la informacin sobre Adquisicin. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud que desea, para completar la siguiente informacin.

CAMPO

TIPO

OBLIGATORIO

-46-

Fecha Recepcin Orden de Adquisicin Fecha Nmero Fecha de Envi Observaciones

Date Numrica Date Numrica Date Varchar

Si Si Si Si Si No

4. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Solicitud Actualizada Correctamente

Solicitud haya sido completada datos por Jurdico

Caso Uso 11 Actores

Ingresar Datos Administrativos para Pagos Responsable de Control Previo Sistema

Descripcin

Este caso de uso permitir a la persona responsable de Control Previo ingresar la informacin necesaria para que se pueda proceder al pago de Factura.

Flujo de Eventos Bsico

1. Ingresar a la Intranet de la empresa y aqu deber escoger la opcin Proceso de Adquisiciones y luego deber escoger la opcin Datos Administrativos para Pagos. 2. El sistema le presentar una pantalla en la que se podr visualizar una lista de Solicitudes que estn pendientes por completar la informacin Administrativa para pagos de Factura. 3. El Usuario deber escoger la Solicitud que desea para completar la siguiente informacin.

CAMPO Fecha Recepcin Factura Fecha de Recepcin Factura Tipo Documento

VALORES Fecha Numero Factura Fecha Orden Servicio Ingreso Bodega

OBLIGATORIO Si Si Si Si

Acta Entrega/Recepcin (Provisional) Numero Acta Entrega/Recepcin

Si Si/No Cdigo Acta Si

-47-

(Provisional) Acta Entrega/Recepcin (Definitiva) Numero Acta Entrega/Recepcin (Definitiva) Inf. Administrador Contrato Solicitud Acciones Correctivas (SAC) No Conformidades: Fecha de Envi Observaciones Si Si/No Cdigo Acta

Si Si/No Si

Si

4. Luego debe escoger la opcin Grabar. Flujo de Eventos Alternativo Pre-Condicin Post-Condicin Caso de xito Solicitud Actualizada Correctamente

Completada la Informacin de Adquisicin

2.1.3 DIAGRAMAS DE FLUJO

En los siguientes diagramas de flujo se representar la situacin actual de la empresa y la situacin futura con los dos procesos automatizados.

En el siguiente diagrama podemos visualizar la situacin actual de los procesos de la empresa.

-48-

-49-

Figura 2.1 Situacin Actual de Adquisiciones

-50-

PROCESO ACTUAL DE INGRESO DE DATOS DE LA FACTURA DE COMPRA EN LOS SISTEMAS SISTEMA ISP MANAGER
Bodega

SISTEMA A S S I S T
Administrativo

Recursos Materiales/ Bodega Ingreso de Transacciones de Inventario

Contabilidad

Solicitud Orden de Compra

Aprobacin Orden Compra Carga de ESN

Generar Orden de Compra

Preliquidacin de Orden de Compra

Es un Activo

Si

Aseguramiento Equipos (MANUAL)

Liquidacin de Orden de Compra

Este proceso es para Activos y Bienes de Control

Bienes Comercializables

-51-

-52-

Validacin de Requisitos
Luego de haber realizado la fase de anlisis de requisitos se procedi a su validacin de la siguiente manera:

1. Se coordin con el Grupo de Gestin para la validacin de los requisitos. 2. Se valid los Requisitos en coordinacin con el Grupo de Gestin atendiendo a los siguientes aspectos: Justificacin Viabilidad Prioridad

3. Se aprob los requisitos propuestos en conjunto con el Grupo de Gestin. 4. Se document los requisitos aprobados por el Grupo de Gestin. 5. Se gestion los requisitos aprobados conjuntamente con el/las rea(s) Requirente(s).

Y como resultado de todo este proceso y conjuntamente con el rea de Aseguramiento de Calidad los requisitos fueron validados y aprobados de acuerdo a las polticas y procedimientos necesarios para dar sustento a lo solicitado por las reas requerientes.

Todos los requisitos mencionados estn descritos en el documento de

Especificaciones

Requerimientos

de

Software

registrado

en

la

herramienta Requisite Pro.

-53-

Priorizacin de Requisitos
Cuando se habla de Priorizacin de Requisitos se refiere a que en base a la Validacin de Requisitos que se realiz con el rea Requeriente y el rea de Aseguramiento de Calidad se definir por primaca que proceso debe ser atendido primero.

Despus de las respectivas reuniones realizadas con las reas requirentes y por proyectos que la empresa est realizando se resuelve:

1. EtapaTelecom se encuentra al momento con un proyecto que tiene como objetivo la Adquisicin de un equipo ERP. Este es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos de una empresa puede abarcar reas como finanzas, comercial, produccin, etc. El principal objetivo de un ERP es centralizar y organizar toda la informacin de la empresa en un solo lugar, as se puede evitar el tener varios sistemas por separado, facilitando el trabajo de toma decisiones y obteniendo como resultado tener un control de estricto de los procesos para brindar mejor calidad en los servicios y productos que brinda la empresa.

2. Por lo expuesto anteriormente la empresa decide que el ERP ser el encargado de llevar el Proceso de Gestin de Activos adems de otros procesos, por lo tanto se automatizar el Proceso de Adquisiciones ya que este no est contemplado en los procesos que se incluirn en el ERP.

-54-