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ENVIO DE CORREO ELECTRONICO A REPRESENTANTES ATRASADOS EN EL PAGO. PERMITE ORGANIZAR Y ESTRUCTURAR SU COLEGIO PARA OBTENER UN CONTROL TOTAL Y ABSOLUTO SOBRE EL MISMO. ELABORA EFICIENTEMENTE LOS LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS DE ACUERDO A LOS ARTICULOS 66 Y 67 DE LA LEY DE IVA. CONTROLE LOS GASTOS Y COMPRAS DESDE EL SISTEMA.
1. INSTALE 2. CONFIGURE SERVIDOR DE DATOS 3. ACTIVE EL PROGRAMA 4. CONFIGURE DATOS BASICOS 5. ESTABLECER EL PERIODO ESCOLAR 6. PREPARE EL DIA DE TRABAJO. 7. CREAR LOS ALUMNOS 8. INSCRIBIR ALUMNOS 9. REALICE LOS COBROS DE MENSUALIDADES 10.ANULAR UNA INSCRIPCION O UN PAGO DE MENSUALIDAD 11.MATRICULE LOS ALUMOS (ASIGNE LAS AULAS Y SECCIONES A LOS ALUMNOS) 12. CONSULTE LAS VENTAS REALIZADAS. 13. VERIFIQUE LOS DIFERENTES REPORTES DIARIOS Y MENSUALES 14. REALICE COPIAS DE SEGURIDAD DEL PROGRAMA. 15.REALIZAR UNA FACTURA AGRUPADA 16. REALIZAR DESCUENTOS AL FACTURAR 17.CREACION DE CHEQUES Y CONTROL DE CUENTAS.
INSTALACION.
Instale el Servidor de Base de Datos MySql 5.0 y coloque la clave o password "123" (Si ya tiene instalado el Mysql omita este paso, o si este equipo no es el servidor principal.) Instale posteriormente el .NET FRAMEWORK 2.0, luego reinicie el equipo. Instale el Programa D3xD COLEGIOS, siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla.
CONFIGURACION.
Del Servidor de Base de Datos.
Cuando el programa se inicia por primera vez, arrojara un cuadro de configuracin del servidor. Donde especificaremos la ruta principal del programa (De donde se toman los valores principales - Carpeta local o
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carpeta compartida en otro equipo), ruta de copias de seguridad, as como nombre del servidor (Si es en la maquina local debe dejar LOCALHOST y si el servidor es otro equipo debe especificar el nombre del servidor o su direccin IP (equipo1, etc.)) y la clave del MySql (Si es diferente a "123"). Una vez configurado el Servidor. Sern creadas las bases de Datos.
LA EJECUCION INICIAL DEL PROGRAMA QUEDARIA DE LA SIGUIENTE MANERA. 1. En modo Demostrativo. (hay que activarlo para poder comenzar a Utilizarlo)
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2. No existe ningn alumno, ni aula, ni profesores creados. 3. La tasa de impuesto por defecto es de 11 %. 4. La fecha del programa esta al 31 de Diciembre del 2008. (31/12/2009) debe coincidir la fecha del programa con la fecha de la computadora. Para poder facturar. 5. No hay asignada impresoras de ningn tipo. Para corregir todos estas limitaciones debemos Activar y luego de activado Configurar el programa.
IMPORTANTE: Para todas las funciones de seguridad el programa le exigir un usuario y un password. Inicialmente el usuario es master y el password 0000.
CONFIGURACION
De los datos bsicos. Por defecto todo esta bloqueado, para desbloquearlo debe seleccionar el men Archivo Modificar Valores. En el modulo de configuracin aparecen varias pestaas y cada una controla las diferentes funciones, mdulos y restricciones del programa.
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Las pestaas son las siguientes: General: Datos de la Empresa, Logotipo, mensaje en factura, etc.)
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Correlativos: Muestra la informacin de los secuenciadotes para las diferentes funciones del programa.
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NOTA: PARA CAMBIAR ESTOS VALORES DEBE HACER TRES VECES CLICK SOBRE EL LOGO QUE SE ENCUENTRA EN LA PESTAA GENERAL Y LUEGO. IR A LA PESTAA SEGURIDAD Y SELECCIONAR EL BOTON MODIFICAR CORRELATIVOS..
Dispositivos: En esta pestaa se pueden seleccionar y configurar los diferentes dispositivos contenidos en nuestra computadora. Y todas las opciones puede utilizarlas desde este modulo.
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Este equipo: Muestra las funciones o restricciones para esta computadora si trabaja en una red.
Facturacin: Seleccione desde aqu las diversas impresoras para cada funcin.
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1. Facturas y notas de crdito. Seleccione el modelo de facturacin de su gusto. Forma libre o estilo ticket o si posee impresora fiscal puede seleccionarla del listado. (Para Instalar la impresora fiscal solo basta con seleccionarla, Y al finalizar o cerrar la ventana de configuracin el sistema la reconocer y devolver el serial). En caso de no haber comunicacin devolver un mensaje de error; en ese caso verifique cables, puertos y comunicacin. Si escoge forma libre o ticket; puede pulsar el botn de al lado para configurar tamao y presentacin de la factura. 2. Copia remota de factura: Si desea que salga una copia de la factura por otra impresora (no fiscal en una hoja convencional) seleccione el modelo y el nombre del a impresora local o en red.) 3. Presupuestos y cotizaciones: Si desea emitir presupuestos puede configurar el tamao, forma y estilo, mxima cantidad de tems, etc. NOTA: LA CONFIGURACION DE FACTURACION E IMPRESORAS DEBE HACERSE EN CADA EQUIPO QUE TRABAJE CON EL SISTEMA, YA QUE SOLO AFECTA AL EQUIPO LOCAL.
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Formatos e Impuestos: Aqu puede asignar el valor-Tasa del Impuesto. Nombre del impuesto (IVA, etc.). Identificacin fiscal as como el tipo de contribuyente.
Periodo Escolar: Aqu debe asignarse el periodo escolar a utilizar. Y editar el listado de grados a utilizar.
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Seguridad: Configura aqu los parmetro de seguridad y copias de seguridad del programa.
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NOTA: PARA ALMACENAR DEBE SALIR Y GUARDAR LOS CAMBIOS. Y ABRIR DE NUEVO EL PROGRAMA PARA QUE LOS VALORES SEAN TOMADOS EN CUENTA.
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NOTA: El formato adecuado debera ser de esta manera (20092010) por ejemplo. Sin espacios. Y al SALIR Y GUARDAR LOS CAMBIOS. Quedara ya establecido este periodo. AL REALIZAR EL CAMBIO DE UN NUEVO PERIODO ESCOLAR; SI EXISTIA UN PERIODO ANTERIOR Y EXISTIAN DEUDAS DE LOS ALUMNOS EN ESE PERIODO; AL MOMENTO DE INSCRIBIR EL SISTEMA CONSULTAR LOS PERIODOS ANTERIORES. Y SI EXISTE DEUDA ALGUNA NO PERMITE INSCRIBIR HASTA NO HABER CANCELADO DICHA DEUDA.
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NOTA. AL SALIR Y GUARDAR LOS CAMBIOS. ES QUE SE TOMARA EN CUENTA LA NUEVA LISTA CREADA POR EL USUARIO. POR DEFECTO VIENEN LOS GRADOS ASIGNADOS.
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Datos del Representante. Debe especificar los datos del representante Nombre Cdula Direccin Telfonos y Email. Y si desea tambin una observacin opcional.
Datos del Alumno. Debe especificar Bsicamente. Nombre Cdula y si lo desea el grado y una observacin opcional. Los datos como Fecha de inscripcin Deuda Inicial, Deuda actual, etc. Sern incluidos al momento de inscribir. Los datos como Grado Aula Seccin Profesor, etc. Sern incluidos al momento de matricular.
Una vez incluidos los datos permitidos pulsamos sobre el botn Almacenar y ya est creado nuestro alumno.
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INSCRIBIR ALUMNOS.
Para Inscribir un Alumno recin creado debe situarse sobre el Boton de Inscripcin. Y pulsar sobre l.
Al pulsar sobre el Botn aparecer una ventana para dar inicio al proceso de inscripcin.
Debe especificar los datos de la mensualidad Matricula Seguro Sociedad de padres y Representantes, etc. De no utilizar alguno de los campos sugeridos desmarque la casilla correspondiente.
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GRADO. As haya especificado un grado al crear al alumno, debe especificar el grado en el cual lo est inscribiendo. COSTO DE LA MENSUALIDAD. Explique el costo de la mensualidad (esto multiplicado por los doce meses generara la cantidad de la deuda Total a pagar en el ao) FRACCIONAR EL MES DE AGOSTO. En algunas instituciones o colegios fraccionan el mes y esto hace que se divida entre los otros meses. Aumentando as el costo de la mensualidad y no aparecer cancelada hasta que pague todos los meses. SEGURO ESCOLAR SOC. PADRES Y REPRESENTANTES, ETC.. Son valores que usted establece el monto. Por los mismos y puede variarlos de acuerdo al grado.
UNA VEZ ESPECIFICADOS LOS VALORES PULSE INSCRIBIR PARA INICIAR CON EL PROCESO DE COBRO Y FORMALIZAR LA INSCRIPCION.
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Para agregar Otros conceptos debe existir Informacin en el Inventario de Otros Conceptos.
LOS VALORES QUE AGREGUE AQU COMO OTROS CONCEPTOS SE OBTIENEN DE UN INVENTARIO PREVIO DE OTROS CONCEPTOS.
Al ingresar a este modulo. Puede crear una Base de Datos de los diferentes Conceptos o Servicios que preste su institucin y que necesiten adicionarse al momento de la inscripcin.
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Nota. Los valores incluidos en todos estos campos quedan siempre almacenados al cerrar la ventana, por lo que debe siempre antes de inscribir a cada alumno de una diferente grado verificar que esos valores sean los correspondientes. FORMALIZAR LA INSCRIPCION.
En esta pestaa de cobro. Es donde debe especificar a Nombre de quien saldr la factura. Formas de pago. Fecha de planilla de pago / deposito/ transferencia, etc. Y posteriormente FACTURAR, para ejecutar la factura y formalizar la inscripcin.
Una vez facturado ya toda esta informacin queda almacenada en la ficha del alumno.
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Nota. Si posteriormente desea verificar de qu forma pag alguna mensualidad el alumno. Puede pulsar sobre el botn ya pagado correspondiente al mes y observara un mensaje con la informacin de pago.
Nota. El programa permite facturar en Forma Libre y tambin a trabes de impresoras Fiscales. Especificando los datos necesarios en la factura.
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Botones. Por Pagar (Al pulsar sobre este smbolo se selecciona el mes para pagar) Pagado (Al hacer clic sobre un botn con este smbolo puede verse los
datos del pago)
Inscribir (Al hacer clic sobre un botn con este smbolo se Inicia el proceso
de Pago)
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Fraccionado (Mensualidad fraccionada en su pago) Facturar (Inicia el proceso de cobro para las mensualidades) Existen otras opciones dentro de la ficha de alumnos (en los Men superiores) Para eliminar exonerar Imprimir
Exportar enviar correo electrnico realizar una nota de crdito, etc.
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PAGO DE MENSUALIDADES.
Para realizar un pago de manera muy sencilla solo basta con buscar el alumno a realizar el pago. Luego de obtenido. Pulse sobre el mes o los meses que desea pagar y luego en el botn Facturar
Y aparece el modulo de Pagos o Cobros. Donde debe especificar los datos del pago.
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AADIR OTRO CONCEPTO ADICIONAL A LA MENSUALIDAD. Tal igual que en la inscripcin puede realizarse posterior a la seleccin del mes a pagar desde la consola de Pagos puede visualizar en la pestaa de otros conceptos. Todos los conceptos a facturar.
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Puede Agregar Otros conceptos en las mensualidades si fuese necesario. De esta manera saldra todo especificado en la factura.
Nota: solo se pueden eliminar del listado lo conceptos agregado pero no puede eliminar las mensualidades que aparecen en la lista. A menos que cierre la ventana y cancele el proceso.
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NOTA. SI DESPUES DE ANULADO DESEA REALIZAR UNA NOTA DE CREDITO DEBE HACERLO DE MANERA MANUEL POR ESTE MISMO MODULO. YA QUE AL ANULAR NO SE HACE LA NOTA DE CREDITO DE MANERA AUTOMATICA.
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Para matricular los alumno (asignarles su aula a cada uno primero debemos crear el aula y los profesores a las aulas.)
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Dentro de secciones y aulas pulsemos el men Archivo y Creemos el Aula o seccin (Nueva Aula).
En las aulas debemos especificar un profesor. De no existir debemos crearlo desde la ventana de profesores.
Una vez asignado el profesor al aula. Y almacenado posteriormente quedara creada de manera satisfactoria. Nuestra aula.
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Luego el Periodo Escolar que aplique. Y pulsamos en el botn de bsqueda para que el sistema localice todos los alumnos inscritos en ese periodo escolar que no estn matriculados.
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Posteriormente en el lado derecho seleccionamos el aula aplicable y para comenzar con el proceso. Realizamos doble clic sobre los alumnos encontrados para irlos agregando al aula o seccin especificada.
Al finalizar la matriculacin solo debemos especificar el botn guardar para que estos alumnos. Puedan quedar vinculados al aula.
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Seleccione el destino (ruta donde desea realizarla) de la copia de seguridad y pulse iniciar. En pocos minutos ser realizada la copia de seguridad.
NOTA. ES CONVENIENTE QUE UNA VEZ REALIZADA NUESTRA COPIA DE SEGURIDAD. LA COPIEMOS EN UN DESTINO EXTERNO.(CD PENDRIVE,
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ETC.) POR SI ACASO SE DAA EL DISCO DURO. DONDE HICIMOS LA COPIA. Restaurar des una copia de seguridad previa. Para restaurar en caso de falla ubicamos la carpeta que tiene nuestra copia de seguridad previamente realizada.
ESTE ES EL CONTENIDO DE LA COPIA DE SEGURIDAD REALIZADA. DEBEMOS APUNTAR HACIA ESTA CARPETA CUANDO REALICEMOS ESTA RESTAURACION. NOTA. De ejecutar una copia de seguridad sin necesidad o sobre una base de datos en buen estado corremos el terrible riesgo perder toda la data.
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Luego para poder facturar todo lo guardado en el grupo. Desde el modulo principal que en el men Pagos: seleccione la opcin Abrir una factura agrupada.
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Esto hace que aparezca de nuevo el modulo de facturacin y presione Facturar. Nota: Debe tener privilegios administrativos para ejecutar esta opcin.
REALIZAR UN DESCUENTO:
DESDE EL MODULO DE FACTURACION. Para realizar un descuento global solo pulse sobre el botn descuentos. Si est habilitada la opcin desde la configuracin y si tiene un porcentaje mximo asignado es posible dar descuentos.
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CHEQUES Y CUENTAS.
La creacin de Cheques y el control de las cuentas bancarias tambin puede controlarse a travs de este modulo.
Desde la venta principal puede seleccionar la cuenta donde se creara el cheque. Imprimir solo el cheque. Introducirlo directamente en la impresora y el programa lo imprime de acuerdo a los datos establecidos. Comprobante gua: Es un comprobante de egreso que se imprime en una hoja tamao carta donde puede apreciarse el espaciado del cheque. Para que pueda colocarse en ese espacio y luego reimprimir con la opcin cheque sobre comprobante gua. Cheque sobre comprobante gua: En esta opcin imprimimos solo el cheque que ya est colocado sobre el comprobante Gua. Endoso. Especifica en la parte posterior la leyenda para se depositado en la cuenta numero xxx( la que este activa).
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Desde la segunda pestaa podemos crear nuestras cuentas as como los cargos y abono a nuestra cuenta. Y en la tercera pestaa Histricos podemos consultar los movimientos realizados.
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Luego llenamos los datos del Monto total. Del beneficiario, la fecha y el lugar y luego pulsamos sobre el botn Comprobante Gua para que se imprima el comprobante de egreso primero y las marcas donde debe salir el cheque posteriormente. MUY IMPORTANTE. Es de saber que los cheques difieren de los tamaos sin embargo existe una gran estandarizacin sobre los mismos y lo que ms vara es los espacios de colocacin de donde vamos a empezar a escribir. Por eso existe el control de desplazamiento para desplazar a travs de espacios hacia abajo o hacia arriba donde se comenzara a imprimir el cheque.
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APENDICE DE ERRORES:
LA RUTA PRINCIPAL DEL PROGRAMA ES INCORRECTA: ASEGURESE DE HABER ASIGNADO LA RUTA CORRECTA AL PROGRAMA UNIDAD LOCAL + CARPETA DE ARCHIVOS DE PROGRAMA + CARPETA SISTEMAS D3XD + CARPETA DEL PROGRAMA (G3-Colegios). Nota Si trabaja en red. La ruta debe ser ; UNIDAD de red DE LA CARPETA COMPARTIDA EN EL SERVIDOR PRINCIPAL DONDE SE ENCUENTREN LOS ARCHIVOS DEL PROGRAMA (CARPETA DEL PROGRAMA (G3-Colegios) EN SERVIDOR).
NO SE ENCUENTRA EL SERVIDOR DE BASE DE DATOS MYSQL PUEDE OCURRIR POR VARIOS FACTORES. EL MAS COMUN ES QUE NO ESTE INSTALADO EL MYSQL EN EL EQUIPO. OTRO FACTOR ES QUE HAYA PERDIDO LA CONEXIN CON LA RED DONDE SE ENCUENTRA EL SERVIDOR QUE SI TIENE MYSQL INSTALADO.
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