Gua del PMBOK > Gestin de Riesgos Presentation Transcript

1. Gestin de Riesgos Gestin de Proyectos Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK ) Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI. 2. Gestin de riesgos: Procesos Integracin Alcance Planificacin del alcance Definicin del alcance Crear EDT Verificacin del alcance Control de cambios del alcance Tiempo Costos Planificacin de recursos Estimacin de costos Preparacin del presupuesto de costos Control de costos Calidad Planificacin de la calidad Aseguramiento de la calidad Control de calidad R.R. H.H. Planificacin de la organizacin Asignacin del personal Desarrollo del equipo Gestin del equipo Comunicaciones Planificacin de las comunicaciones Distribucin de la informacin Informes de rendimiento Cierre administrativo Riesgo Planificacin de la gestin de riesgos Identificacin de riesgos Anlisis cualitativo de riesgos Anlisis cuantitativo de riesgos Plan de respuesta de riesgos Supervisin y control de riesgos Procura Planificacin de las adquisiciones Planificacin de la bsqueda de proveedores Bsqueda de proveedores Seleccin de proveedores Administracin del contrato Cierre del contrato Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto Control Integrado de Cambios Cerrar el Proyecto Definicin de actividades Establecimiento de la secuencia de las actividades Estimacin de recursos de las actividades Estimacin de la duracin de las actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma 3. 1. Pregunta de Certificacin Project Management Professional (PMP) Ud. como Project Manager recin ha terminado el Plan de Respuesta a Riesgos para un proyecto de ingeniera de US $387,000 Cul de las siguientes actividades probablemente hara inmediatamente despus? A. Determinar el rating general de riesgos del proyecto. B. Empezar a analizar los riesgos que pueden aparecer en los planos detallados de ingeniera. C. Adicionar tareas al WBS. D. Iniciar revisiones peridicas generales de los riesgos del proyecto. 4. Proceso 11.1: Planificacin de Gestin de Riesgos 5. Proceso de decidir cmo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. Es importante planificar los procesos de gestin del riesgo, para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestin de riesgos estn en proporcin tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin. Planificacin de la Gestin de Riesgos 6. Plan de gestin de riesgos. Reuniones y anlisis de planificacin. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto. 11.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE RIESGOS Planificacin de la Gestin de Riesgos Plan de gestin del proyecto. 7. Metodologa. Roles y responsabilidades. Asignacin del presupuesto. Periodicidad. Categoras de riesgo. Probabilidad e impacto de los riesgos. Matriz de

probabilidad e impacto. Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de reportes. Seguimiento. Planificacin de la Gestin de Riesgos 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Priorizacin de Riesgos. Respuesta a Riesgos. Matriz de Revisin de Riesgos. Planificacin de Work arounds. Solicitud de Cambio. Formato de Informe de Riesgos 19. 20. 21. 22. 23. 24. Acta de Reunin. Leccin Aprendida. Auditora. Formatos de Seguimiento de Riesgos 25. 26. 27. 28. 1. Pregunta de Certificacin PMP Ud. como Project Manager ha recurrido a varios stakeholders para determinar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados. Luego verifico supuestos y evalu la precisin de la data utilizada, y esta prximo a pasar al siguiente paso de la gestin de riesgos. Basado en esta informacin Qu es lo que olvido realizar? A. Evaluar tendencias en el anlisis de riesgos. B. Identificar triggers. C. Proporcionar una matriz estandarizada de rating de riesgos. D. Crear un plan de respaldo. 29. Proceso 11.2: Identificacin de Riesgos 30. Qu? determinar qu riesgos podran afectar el proyecto y documentar sus caractersticas. Quines? el equipo de proyecto, el equipo de gestin de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras reas de la compaa, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos. 11.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS Identificacin de Riesgos 31. Plan de gestin del proyecto. Registro de riesgos. Revisiones de la documentacin. Tcnicas de recopilacin de informacin. Anlisis de listas de control. Anlisis de asunciones. Tcnicas de diagramacin. Identificacin de Riesgos 11.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto. Plan de gestin del riesgo (de 11.1) 32. RBS 33. RBS RBS(Fuentes) Evento de Riesgo Proba- bilidad ESTRUCTURA DEL RIESGO Impacto Respuesta al Riesgo TRIGGER

34. IDENTIFICACIN DEL RIESGO 35. Dnde encuentro Checklists de Riesgos? 36. www.c-risk.com 37. www. constructionrisk .com 38. www.irmi.org 39. Catless.ncl.ac.uk/Risks 40. www.sei.cmu.edu/organization/programs/sepm/risk 41. www.rspa.com/checklists/risk.html 42. 3. Pregunta de Certificacin PMP El CPI de un proyecto es 0.6 y el SPI es 0.71. El proyecto tiene 625 tareas y ser completado en un periodo de 4 aos. Los miembros del equipo son inexpertos y el proyecto recibi poco soporte durante la fase de planeamiento. Cul de las siguientes es la mejor alternativa a tomar? : A. Actualizar la identificacin y el anlisis de riesgos. B. Emplear mas tiempo en mejorar los estimados de costos. C. Remover del proyecto la mayor cantidad posible de tareas. D. Reorganizar la matriz de asignacin de responsabilidades. 43. Proceso 11.3: Anlisis Cualitativo de Riesgos 44. Propsito: Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados. Priorizar riesgos. Anlisis Cualitativo de Riesgos 11.3 ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS 45. Registro de riesgos (actualizaciones). Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance. Plan de gestin de riesgos (de 11.1). Registro de riesgos (de 11.2). 11.3 ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS Evaluacin de probabilidad e impacto del riesgo. Matriz de probabilidad e impacto del riesgo. Evaluacin de la calidad de los datos sobre riesgos. Categorizacin de riesgos. Evaluacin de la urgencia del riesgo. Anlisis Cualitativo de Riesgos 46. Evaluacin de Riesgos (Impacto) 47. Calificacin de Riesgos 48. Hay herramientas para el Anlisis Cualitativo de Riesgos? 49. WelcomRisk de Welcom Es una herramienta de Gestin de Riesgos para la identificacin sistemtica, mitigacin, y reporte de los riesgos y oportunidades del Proyecto. 50. Abarca el ciclo completo de gestin de riesgo (excepto la evaluacin cuantitativa). WelcomRisk de Welcom 51. En cunto al Planeamiento de Riesgos proporciona : Una estructura de planeamiento altamente flexible que se puede configurar para reflejar las necesidades de cada empresa en particular. Esto incluye la parametrizacin de : Categoras de riesgos. Tipos de impacto. Umbrales de riesgo. Campos definidos por usuarios. WelcomRisk de Welcom 52. WelcomRisk de Welcom En cuanto a la identificacin de riesgos proporciona : Una estructura jerrquica para definir y asociar los riesgos (RBS). Registro individual de riesgos en un repositorio central. Registro de atributos individuales tales como . propietario, score, respuestas, etc. 53. WelcomRisk de Welcom En cuanto a la evaluacin de riesgos proporciona : Score de riesgos usando tipos de impacto predefinido con sus probabilidades y escalas de severidad. Valores se escogen de listas o grids de colores. Registro del baseline del riesgo y su evolucin.

54. En cuanto a la respuesta y/o mitigacin proporciona : Ayuda a planificar proactivamente las respuestas. Se crean pasos de mitigacin, se asignan a alguien, y se hace seguimiento. Registro de auditora de todo el proceso. WelcomRisk de Welcom 55. WelcomRisk de Welcom En cuanto al reporte de Riesgos proporciona : Amplio rango de opciones de reporte para adecuarse a diferentes stakeholders. Matrices, diagramas de cascada, sumarios, vistas de detalle (drill down), reporte detallados por cada riesgo, etc. 56. 4. Pregunta de Certificacin PMP Ud. ha sido contratado como manager de un nuevo, largo y complejo proyecto. Debido a que el proyecto es crtico para el negocio y muy visible, la alta gerencia le ha solicitado analizar a la brevedad los riesgos del proyecto y preparar estrategias de mitigacin para ellos. La organizacin tiene procedimientos de gestin de riesgos pero son poco usados y por lo tanto ha tenido una larga historia de mal manejo de riesgos. El primer hito del proyecto es en dos semanas. Para preparar el plan de manejo de riesgos, el input de quien, es generalmente el MENOS importante: A. Miembros del equipo de proyecto. B. Sponsor del proyecto. C. Individuos responsables de poltica /plantillas de gestin de riesgos. D. Stakeholders claves. 57. Proceso 11.4: Anlisis Cuantitativo de Riesgos 58. Analiza numricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, como as tambin la magnitud del riesgo total del proyecto. Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.4 ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS 59. Plan de Gestin de proyecto. Registro de riesgos (actualizaciones) Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance. Plan de gestin de riesgos (de 11.1). Registro de riesgos. Plan de gestin del proyecto. 11.4 ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS Tcnicas de recopilacin y representacin de datos Tcnicas de anlisis cuantitativo de riesgos y de modelado Anlisis Cuantitativo de Riesgos 60. Hay herramientas para el Anlisis Cuantitativo de Riesgos? 61. Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas podemos mencionar : 1. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade. 2. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions. 3. Primavera P3. 4. Pertmaster. 5. Open Plan Professional. Herramientas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos 62. Es un software de Simulacin y Anlisis de Riesgos que se ejecuta sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulacin Monte Carlo a los modelos de Project. Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores. Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como : Fechas de Trmino, Duracin del Proyecto, o Costo Total. El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces, seleccionando cada vez nmeros aleatorios de las funciones @Risk. El output es la distribucin de probabilidad del resultado. @Risk 4.1 for Microsoft Project 63. El mtodo de anlisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk, que busca determinar los resultados de una decisin como distribucin de probabilidad, comprende cuatro pasos : 1. Desarrollar un Modelo. 2. Identificar Incertidumbres. 3. Analizar el modelo con la Simulacin. 4. Tomar una Decisin. @Risk 4.1 for Microsoft Project

64. Desarrollar un Modelo : El primer paso es construir un modelo en Project que representa la situacin. Debido a que se usa una base general como el Project, se puede analizar una base muy amplia de tipos de proyecto. Trabaja con Project 2000 o superior. @Risk 4.1 for Microsoft Project 65. 2. Identificar Incertidumbres : Se necesita identificar y representar las incertidumbres en el modelo de Project. Se utilizan funciones de distribucion de probabilidad para representar un rango de valores posibles. Soporta hasta 38 distribuciones de probabilidad diferentes. @Risk 4.1 for Microsoft Project 66. 3. Analizar el modelo con la Simulacin : Se puede personalizar los parmetros de la simulacin. El modelo recalcula cientos o miles de veces. Al final se obtiene un rango completo de resultados posibles. Tiene cientos de formatos diferentes de presentacin de resultados para anlisis con diferentes enfoques. @Risk 4.1 for Microsoft Project 67. 4 . Tomar decisiones : Usando los amplios y detallados resultados obtenidos as como los umbrales de riesgo propios, se toman las decisiones. Mediante el calculo y contabilizacin de todos los posibles resultados, obtenemos la mayor informacin posible para tomar la mejor decisin posible. @Risk 4.1 for Microsoft Project 68. 5. Pregunta de Certificacin PMP Un proyecto de desarrollo de software esta cerca del cierre cuando se descubre un riesgo que no haba sido identificado. Este riesgo afecta potencialmente la capacidad total del proyecto de generar su entregable final. Qu es lo que Ud. debe hacer PRIMERO? A. Alertar al sponsor del impacto potencial en el costo, alcance, y schedule. B. Calificar el riesgo. C. Mitigar el riesgo desarrollando un plan de respuesta. D. Desarrollar un plan de emergencia (work around). 69. Proceso 11.5: Planificacin de la Respuesta a Riesgos 70. Desarrollar opciones y determinar acciones. Reducir amenazas a objetivos del proyecto. Mejorar las oportunidades. Identificacin de responsables para cada respuesta. Planificacin de la Respuesta a Riesgos 11.5 Planificacin de la Respuesta a Riesgos 71. Registro de riesgos (actualizaciones). Plan de gestin del proyecto (actualizaciones). Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo. Plan de gestin de riesgos. Registro de riesgos. Estrategias para amenazas. Estrategias para oportunidades. Estrategia comn. Estrategias de respuesta a contingencias. Planificacin de la Respuesta a Riesgos 11.5 Planificacin de la Respuesta a Riesgos 72. 73. 6. Pregunta de Certificacin PMP Un Project Manager experto ha sido contratado para trabajar en un proyecto, en una gran empresa integradora de tecnologas de informacin. Lo primero que desea hacer es empezar a identificar todos los riesgos del proyecto. Para esto, Cul de los siguientes ser de MAYOR ayuda en este esfuerzo?: A. Un artculo de PM Network Magazine. B. La declaracin de alcance generada en la fase de planeamiento del proyecto. C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del proyecto. D. Una conversacin con un miembro de equipo de un proyecto similar que fallo en el pasado. 74. Proceso 11.6: Supervisin y Control de Riesgos 75. Se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados , de la supervisin de los riesgos residuales y de la identificacin de nuevos riesgos , asegurando la ejecucin

de los planes de riesgo y evaluando su eficacia en la reduccin de los mismos. Supervisin y Control de Riesgos 11.6 SUPERVISIN Y CONTROL DE RIESGOS 76. Registro de riesgos (actualizaciones). Cambios solicitados. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Activos de los procesos (actualizaciones). Plan de gestin del proyecto (actualizaciones). Plan de gestin del riesgo (11.1). Registro de riesgos. Solicitudes de cambio aprobadas. Informacin sobre el rendimiento del trabajo (4.4.3.7). Informes de rendimiento (10.3.3.1). 11.6 SUPERVISIN Y CONTROL DE RIESGOS Reevaluacin de los riesgos. Auditorias de los riesgos. Anlisis de variacin de tendencias. Medicin del rendimiento tcnico. Anlisis de reserva. Reuniones sobre el estado de la situacin. Supervisin y Control de Riesgos 77. Cules son los principales errores que se cometen en la prctica de la Gestin del Riesgo? 78. Se realiza la Identificacin sin tener suficiente conocimiento acerca del proyecto. Se hace la Evaluacin usando solo un cuestionario, una entrevista, o la tcnica de Monte Carlo, sin proveer un anlisis detallado del riesgo por cada tarea. La identificacin termina muy pronto, resultando en una pequea lista (10 20) antes que en una lista extensiva (cientos) de riesgos. Principales errores que se cometen en la prctica de la Gestin del Riesgo 79. Se mezclan los pasos de la Identificacin y la Cuantificacin, resultando en riesgos que se evalan o juzgan a la ligera. Esto reduce el numero total de riesgos identificados y causa que la gente involucrada deje de participar. Los riesgos identificados son muy generales, por ejemplo:mala comunicacin en lugar de pobre comunicacin sobre necesidades de los usuarios, relativas a la instalacin del sistema ABC, causando dos semanas de retraso. Principales errores que se cometen en la prctica de la Gestin del Riesgo 80. Algunos temas considerados como riesgos no son inciertos, sino hechos, y por lo tanto no deben ser considerados riesgos. Se omiten categoras completas de riesgos tales como: tecnologa, cultura, o mercado. Se utiliza un solo mtodo para identificar riesgos (por ejemplo: solo un checklist) antes que una combinacin de mtodos, lo cual no asegura que se identifiquen muchos riesgos. Principales errores que se cometen en la prctica de la Gestin del Riesgo 81. Se selecciona la primera estrategia de respuesta a riesgos que viene a la mente, sin buscar mas opciones y tratar de encontrar la mejor de ellas o la mejor combinacin de ellas. No se le da suficiente atencin a los riesgos durante la fase de ejecucin del proyecto. Los project managers no involucran a su equipo durante la fase de planeamiento. Los contratos se cierran mucho antes que se discutan los riesgos del proyecto. Principales errores que se cometen en la prctica de la Gestin del Riesgo 82. 7. Pregunta de Certificacin PMP El cliente ha solicitado un cambio que incrementar el riesgo del proyecto. Cul de la siguientes alternativas se debera ejecutar antes que las otras? A. Incluir el valor esperado del riesgo en el nuevo estimado de costos. B. Hablar con el cliente acerca del impacto del cambio solicitado. C. Analizar el impacto del cambio con el equipo. D. Cambiar el plan de gestin de cambios. 83. Gestin de Riesgos Gestin de Proyectos Gua del PMBOK (Respuesta a las preguntas)

84. 1. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : C Explicacin : Es muy importante resaltar que el proceso de gestin de riesgos causar que se aadan tareas adicionales al proyecto. Estas tareas costarn tiempo y dinero pero reducirn el costo y tiempo total del proyecto. La revisin de los riesgos (alternativa D) ocurre durante el control y monitoreo de los riesgos. El rating general de riesgos del proyecto (alternativa A) ocurre durante la calificacin. Y el anlisis tcnico de los riesgos (alternativa B) seguramente ya se realiz. 85. 2. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : C Explicacin : Las actividades del anlisis cualitativo de riesgos son la definicin de probabilidad e impacto, la verificacin de supuestos, confeccin del ranking de precisin de data, y el desarrollo de la matriz de ranking de riesgos. 86. 3. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : A Explicacin : La Gua del PMBOK dice:cuando el proyecto se desva significativamente de su baseline, se debe actualizar la identificacin y el anlisis de riesgos. 87. 4. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : B Explicacin : El sponsor del proyecto esta involucrado bsicamente con el aprovisionamiento de fondos. Comparado con las otras alternativas, proveer el input menos significativo. 88. 5. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : B Explicacin : Un work around (alternativa D) es una respuesta no planeada para el riesgo que est ocurriendo. No se puede mitigar el riesgo (alternativa C) hasta que se haya calificado el riesgo. Adems se necesita analizar el problema antes de que pueda informar al sponsor (alternativa A). 89. 6. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : D Explicacin : La mejor fuente de informacin ser la revisin de impresiones con una persona de un proyecto similar que fallo en el pasado. Esta entrevista puede ser parte del levantamiento de informacin para identificar riesgos y podra ayudar a descubrir riesgos que el equipo de proyecto no podra descubrir por si solo. 90. 7. Pregunta de Certificacin PMP Respuesta : C Explicacin : Primero se debe evaluar el impacto del cambio con el equipo. Despus se deben determinar las opciones. Luego se debe llevar el tema a la gerencia y al cliente. 91. GESTIN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK ). Estndares para la Gestin de Proyectos. Taller Prctico de Gestin de Proyectos. Taller de Preparacin para la Certificacin PMP Gestin de Programas (PPgM). Gestin de Portafolios (PPfM). CONSULTORA Y CAPACITACIN EN GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Gestin Organizacional de Proyectos (EPM). Oficina de Proyectos (PMO). Modelo de Madurez de la Gestin Organizacional de Proyectos (OPM3) . SOFT SKILLS Habilidades Blandas para la Gestin de Proyectos. Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Gestin de Equipos para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Facilitacin para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. Gestin del Cambio Organizacional e Individual. HERRAMIENTAS Curso Taller de MS Project 2003. Curso Taller de MS Project 2007. Curso Taller de MS Project 2010 MS Project Server 2007. Herramientas avanzadas para la Gestin de Proyectos.