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INSTRUMENTOS DESCRIPTOR DE PUESTOS

FORMULARIO DE DESCRIPCION DE FUNCIONES:


Por favor describa usted cuales son las funciones que tiene en el puesto que ocupa en
la actualidad. Descrbalas indicando su relacin con cada uno de los diferentes
procedimientos. Separe usted las distintas funciones que realiza para cada uno de los
procedimientos en forma separada.
NOMBRE: _______________________________________________
PUESTO: ________________________________________________
FUNCIONES:
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FORMULARIO DE DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES:


Por favor describa cuales son las responsabilidades que tiene usted en el puesto que
ocupa en la actualidad.
Como responsabilidad considere aquellos resultados por los cuales debe Responder
en el caso en que las gestiones en las que usted participa no salieron conforme a lo
esperado, y se consideran responsabilidades de importancia todas aquellas que reflejan
situaciones que de no cambiar bien amenazan su buena hoja de servicios para la
institucin, y por lo mismo su estabilidad laboral.
Ejemplos tpicos de responsabilidades son las siguientes:
- Responsabilidad por resoluciones o Diagnsticos que avala con su firma.
- Responsabilidad por equipos.
- Responsabilidad por la seguridad de documentos.
- Responsabilidad por las personas a su cargo.
- Responsabilidad por el resultado del trabajo de las personas a su cargo.
En cada caso por favor especifique en que consiste la responsabilidad que usted tiene
para cada caso.
NOMBRE:_____________________________________________
PUESTO: _____________________________________________
RESPONSABILIDADES:
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OBSERVACIONES:_____________________________________________________I
Indique los cursos que le interesaran capacitarse para mejorar su puesto de
trabajo:________________________________________________________________
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FORMULARIO DE INVENTARIO DE PROCESOS DE SU PUESTO:


Por favor haga un inventario de actividades sobre los procedimientos de su Puesto de
Trabajo. La respuesta que ponga en las columnas 1, 2 y 3 deber ser la opinin
general, para lo cual podr escoger la forma de tomar sus decisiones en caso de
diferencias de opinin.
______________________________________________________________________
No.
de
Orden

PROCEDIMIENTO

VOLUMEN
por
*Semana

IMPORTANCIA
Para:

IMPORTANCIA
Para:

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______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
* Segn el tiempo, semana, mes, etc.

______________________________________________________________________
No.
de
Orden

PROCEDIMIENTO

VOLUMEN
por
*Semana

IMPORTANCIA
Para:

IMPORTANCIA
Para:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
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COMPONENTES DEL DESCRIPTOR DEL PUESTO:

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

PARTES DEL DESCRIPTOR DE PUESTOS:


Identificacin del puesto
Objetivo de la posicin
Funciones, criterios de desempeo, campos de aplicacin y
evidencias.
Relaciones del puesto: Internas y externas.
Educacin formal requerida
Experiencia laboral requerida
Competencias bsicas
Competencias genricas
Equipo, herramienta y mobiliario a su cargo
Funciones especficas de la posicin colocadas descendentemente por
importancia
Toma de decisiones
Requerimientos complementarios
Actitudes
Medidas de seguridad industrial (Si aplica)

DESCRIPTOR DEL PUESTO:

1. Identificacin del Puesto:


SUPERVISOR DE VENTAS
2. Objetivo de la posicin:
Supervisar la actividades del personal de ventas, relacionadas con
las actividades de ventas, cobros, publicidad, mantenimiento de
sucursales y seleccin de colaboradores.
3. Funciones, criterios de desempeo, campos de aplicacin y
evidencias:
a) Supervisin de ventas.
b) Supervisar la cartera de clientes.
c) Publicidad y promocin.
d) Supervisar mantenimiento de sucursales.
e) Autorizacin de kilometrajes y caja chica.
f) Seleccin del personal de ventas.
4. Relaciones del puesto: Internas y externas
El puesto esta relacionado internamente con los puestos de:
Gerente de ventas,
Vendedor de campo,
Encargado de sucursal,
Jefatura de cobros.
Y externamente con:

Clientes,
Publicistas,

5. Educacin formal requerida:


Ing. Agrnomo.

6. Experiencia Laboral requerida:


10 aos.

7. Competencias bsicas:

8. Competencias genricas:

9. Equipo, herramienta y mobiliario a su cargo:


Computadora, vehculo de trabajo, mobiliario y equipo.
DESCRIPTOR DEL PUESTO:

1. Identificacin del Puesto:


ASISTENTE OPERATIVO

2. Objetivo de la posicin:
Controlar la caja y material de empaque, entrega de carga a
diferentes clientes, elaboracin de inventarios mensuales,
reparacin de cajas de madera, apoyo a bodega de qumicos,
trabajos en finca el quetzal.

3. Funciones, criterios de desempeo, campos de aplicacin y


evidencias:
a) Control de caja y material de empaque.
b) Elaboracin de envos y recepcin de cajas de diferentes
clientes.
c) Control de calidad revisar la unidad y presentacin del
producto.
d) Entrega de carga a diferentes clientes o sucursales.
e) Elaboracin de inventarios mensuales de material de empaque
y clientes como por ejemplo: Green millenium.
f) Reparacin y clasificacin de cajas de madera.
g) Entrega de pilones (viajes a sucursales).
h) Apoyar a bodega de qumicos y contabilidad.

i) Verificar trabajos en finca quetzal ( siembras, podas y


fumigaciones).

4. Relaciones del puesto: Internas y externas


Internas: Vendedor, Asistente, Transportistas, operarios.
Externas: Clientes.

5. Educacin formal requerida:


Perito Contador

6. Experiencia Laboral requerida:


1 ao

7. Competencias bsicas:

8. Competencias genricas:

9. Equipo, herramienta y mobiliario a su cargo:


Radio, tablas, celular y papelera.

10. Funciones especficas de la posicin colocadas


descendentemente por importancia:
a) Control de caja y material de empaque:
-Controlar la caja y material para empacar.
-Llevar el conteo, para determinar un inventario en bodega.
-Ver destino de cajas, a donde van y donde hay cajas con los
clientes.
b) Elaboracin de envos y recepcin de cajas de diferentes
clientes.
-Elaboracin de envos.
-Determinar de donde es, (Central o sucursales).
-Tomar datos, cantidad de piln, caja y variedad.
-Recibir material y entregar ya sea al cliente o
transportista.
-Autorizar envo.
c) Control de calidad revisar la unidad y presentacin del
producto.
-Controlar la calidad.
-Revisar que el piln est unido y bien cosechado.
-Revisar la etiqueta adecuada a la variedad.
-Revisar que la bolsa o caja contenga la cantidad de pilones
exacta.
d) Entrega de carga a diferentes clientes o sucursales.
-entrega de carga.
-Revisin de que estn todas la variedades en el envo.
-Cuadrar la cantidad de caja y piln.
-Entrega a transportista cliente.
e) Elaboracin de inventarios mensuales de material de empaque
y clientes como por ejemplo: Green millenium.
-Elaboracin de inventarios.
-Llevar control mensual de salida de materiales.
-Controlar la existencia de material almacenado y cuanto se
a desechado.
-Unir datos y entregar a contabilidad o bodega.

f) Reparacin y clasificacin de cajas de madera.


-Entrega a sucursal viajes.
-Recepcin de caja.
-Verificar proveniencia y cantidad de la caja.
-Cuadrar con el transportista, verificar su documento.
-Firmar de recibido el documento. (nota de envo).

g) Entrega de pilones (viajes a sucursales).


-Cargar las cajas al camin y cuadrar la cantidad.
-Entregar al vendedor su piln.
-Firma de conformidad de envo por parte del vendedor.
h) Apoyar a bodega de qumicos y contabilidad.
-Apoyo a otros departamentos.
-ordenar qumicos, herramientas u otros materiales.
-En contabilidad, apoyo a inventarios y revisin de
documentos.
i) Verificar trabajos en finca quetzal ( siembras, podas y
fumigaciones).
-Trabajo en finca el quetzal (siembras, podas y
fumigaciones).
-Ordenar y recoger herramientas y todos los materiales.
-Entrega de herramientas a bodega.
11. Toma de decisiones:
-En firma de documentos.
-En revisiones.

12. Requerimientos complementarios:


13. Actitudes:

14. Medidas de seguridad industrial (si aplica):

DESCRIPTOR DEL PUESTO:

1. Identificacin del Puesto:


AUXILIAR CONTABLE II

2. Objetivo de la posicin:

3. Funciones, criterios de desempeo, campos de aplicacin y


evidencias:
a) Recepcin de facturas de compras y servicios.
b) Contabilizacin de facturas de compras y servicios.
c) Cuadre contable del IVA.
d) Conciliaciones bancarias.
e) Archivo de facturas y cheques boucher.
f) Asistencia en sistemas de cmputo.
g) Realizar back up de sistemas de cmputo.
h) Realizar back up de documentos por cada usuario.
i) Cotizaciones de equipo y accesorios de computacin.
j) Depuracin de proveedores.
k) Elaboracin de facturas especiales.

4. Relaciones del puesto: Internas y externas

5. Educacin formal requerida:


3 er. Semestre de auditora.

6. Experiencia Laboral requerida:


2 aos.
7. Competencias bsicas:

8. Competencias genricas:

9. Equipo, herramienta y mobiliario a su cargo:


Responsabilidad de archivo, y mantenimiento de 23 mquinas de
computo (central y sucursales).
10. Funciones especficas de la posicin colocadas
descendentemente por importancia:

a) Recepcin de facturas de compras y servicios:


-Recepcin de las facturas.
-Revisin de las facturas.
-Revisin de coincidencia con el registro.
-Rectificacin de factura con error.
-Aprobacin.

b) Contabilizacin de facturas de compras y servicios.


-Ingreso de facturas al SAE.
-Ingreso de facturas a la contabilidad.
-Cuadre de cajas chicas para ingreso al sistema.

c) Cuadre contable del IVA:


-Elaborar el reporte de IVA del SAE.
-Elaboracin de reporte de IVA de la contabilidad.
-Comparacin de los dos reportes y correccin de
registros mal ingresados.
-Impresin del reporte IVA.

d) Conciliaciones bancarias.
-Solicitud de estados de cuenta.
-Elaboracin de reportes de bancos en el sistema.
-Comparacin de reporte con estado de cuenta.
-Correccin de registros mal ingresados.
-Elaboracin de plizas de ajustes bancarios.

e) Archivo de facturas y cheques boucher.


-Impresin de plizas por cheque.
-Revisin de documentos antes de archivar.
-Ordenado y archivado de plizas.
f) Asistencia en sistemas de computo:
-Actualizacin de sistemas.
-Resolucin de problemas de usuarios.
g) Realizar back up de sistemas de computo:
- Resolucin de dudas de usuarios.
h) Realizar back up de documentos por cada usuario:
-Creacin de carpetas para archivos.
-Copia de de archivos a la carpeta.
-Copiado a disco duro externo.
i) Cotizaciones de equipo y accesorios de computacin:
-Contacto con proveedores de cmputo.
-Recepcin de las cotizaciones.
-Asesora para tomar decisin de compra entre las
propuestas.
j) Depuracin de proveedores.
-Elaboracin de reporte de proveedores.
-Localizacin de proveedores inactivos.
-Desactivacin de proveedores inactivos.

k) Elaboracin de facturas especiales:

-Localizacin y recoleccin de documentos para


factura especial.
-Bsqueda de cdulas o documentos para las
facturas.
-Impresin de las facturas.
-Adjuntar las facturas a sus documentos.

11. Toma de decisiones:


No se mencionaron.
12. Requerimientos complementarios:

13. Actitudes:

14. Medidas de seguridad industrial (si aplica):

DESCRIPTOR DEL PUESTO:

1. Identificacin del Puesto:


GERENCIA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIN
2. Objetivo de la posicin:

3. Funciones, criterios de desempeo, campos de aplicacin y


evidencias:
a) Anlisis y preparacin de informes financieros mensuales.
b) Manejo y control de flujo de efectivo.
c) Anlisis y preparacin de ndices financieros.
d) Supervisin de las reas del departamento de administracin y
finanzas (Recursos Humanos, Contabilidad, Cuentas por cobrar, y
empresas afiliadas).
e) Responsabilidad de los procesos administrativos, como:
mantenimiento, seguridad, etc.
f) Atencin y seguimiento a auditoras externas.
g) Preparacin y control de presupuestos anuales de ventas y
gastos.
h) Seguimiento a aspectos legales de la empresa.
i) Coordinacin y ejecucin reuniones con comit ejecutivo para
presentacin de informes.

4. Relaciones del puesto: Internas y externas

5. Educacin formal requerida:


Lic. Contador Pblico y Auditor.

6. Experiencia Laboral requerida:


aos

7. Competencias bsicas:

8. Competencias genricas:

9. Equipo, herramienta y mobiliario a su cargo:


Equipo de cmputo, equipo de alarma, equipo de oficina.

10. Funciones especficas de la posicin colocadas


descendentemente por importancia:
a) Anlisis y preparacin de informes financieros mensuales:
-Recepcin de parte de contabilidad los estados financieros.
-Aplicacin de frmulas financieras.
-Comparacin de resultados con meses anteriores.
-Consulta a contabilidad sobre variacin en resultados.
-Investigacin con rea responsable sobre variacin.

-Presentacin de informe a comit ejecutivo.


b) Manejo y control de flujo de efectivo:
-Recibir archivo de flujo de efectivo por parte de contabilidad.
-Revisin y anlisis de la informacin.
-Deteccin de necesidades de efectivo, o no.
-Presentacin a Gerencia General por algn problema.
c) Anlisis y preparacin de ndices financieros:
-Aplicacin de frmulas para clculo de ndices.
-Presentacin del resultado a Gerencia General.
d) Supervisin de las reas del departamento de administracin y
finanzas (Recursos Humanos, Contabilidad, Cuentas por cobrar, y
empresas afiliadas):
-Seguimiento a temas pendientes por rea.
-Toma de decisiones a cerca de cada tema.

e) Responsabilidad de los procesos administrativos, como:


mantenimiento, seguridad, etc.:
-Anlisis de todo problema que se presente.
-Toma de decisiones para la solucin del mismo.

f) Atencin y seguimiento a auditoras externas:


-Coordinacin de auditora externa anual.
-Atencin de todos los requerimientos sobre informacin de la
misma.
-Anlisis de informe final de la auditora realizada.
g) Preparacin y control de presupuestos anuales de ventas y
gastos:
-Requisicin del presupuesto anual a cada rea.
-Anlisis de la informacin de cada rea.
-Consolidacin en un solo presupuesto y presentacin a Gerencia
General.

h) Seguimiento a aspectos legales de la empresa:


-Revisin y seguimiento a cualquier pendiente legal que se tenga
con abogados.
i) Coordinacin y ejecucin reuniones con comit ejecutivo para
presentacin de informes:
-Coordinacin de una vez al mes la junta de comit ejecutivo.
-Presentacin de los informes financieros al comit.

-Emisin de una minuta como resultado de la reunin.

11. Toma de decisiones:


- En firma de documentos.
- En reuniones
-Negociaciones con proveedores.
-En supervisin a cada rea.
-En resolucin de problemas.

12. Requerimientos complementarios:


-Seguridad Industrial, Servicio al Cliente, Evaluacin de
proyectos, finanzas avanzadas, y liderazgo.

13. Actitudes:

14. Medidas de seguridad industrial (si aplica):