INTRODUCCIN Actualmente una de las herramientas predominantes en la dinmica gerencial de las organizaciones es el analisis de procesos, este modelo de gestin

aplicado a travs de la implementacin de los sistemas de gestin incorpora indicadores, medicines, estandares, entre otros conceptos estudiados a lo largo del curso Procesos de fabricacin de bienes y servicios, permiten evaluar la eficiencia de los procesos, procedimientos y actividades realizadas en las organizacines. Esta actividad usualmente asociada al ahorro de costos por parte del gerente tambien puede generar a partir de un uso eficiente de los recursos mayor comodidad al trabajador teniendo en cuenta el ahorro en el uso eficiente del tiempo por parte del mismo. En este caso se evaluo el procedimiento de facturacin en la empresa inmica !og"stica, trabajo realizado por el au#iliar de facturacin con el acompa$amiento de la %efe de &ervicio al cliente, para el analisis se tuvieron en cuenta el resultado de las facturas elaboradas totales en el periodo enero' noviembre de ()*+ y las observaciones durante , d"as al procedimiento.

OBJETIVOS

GENERAL Elaborar un analisis al procedimiento de facturacin en la empresa inamica !og"stica y particularmente al tiempo utilizado para la realizacin del mismo

ESPECIFICOS Aplicar las herramientas y conceptos aprendidas durante el curso -ealizar y evaluar la medicin del tiempo de elaboracin de una factura Efectuar un control estad"stico del procedimiento

DATOS DE LA EMPRESA !a empresa escogida para la elaboracin del trabajo final es inmica !og"stica, pertenece al sector de servicios y espec"ficamente del sector de transporte terrestre. .eniendo en cuenta el n/mero de empleados se categoriza como micro empresa, pertenece al sector privado y est ubicada en 0encar 1umbo en el 2lo3ue A* 4ficina ()5. HISTORIA inmica log"stica es el resultado de la continuacin de una e#periencia de ms de (, a$os en el transporte terrestre de carga. Es una microempresa familiar fundada en *56) por !aureano Alberto Arellano y hasta el a$o ())7 se denomino .ransportes A% momento en el cual sus socios deciden cambiar la razn social de la empresa debido a la muerte de su fundador. SERVICIO .ransporte terrestre de productos a los principales puertos y ciudades 0olombianas. .ipos de carga8 masiva y semimasiva a granel, suelta o en contenedor, 9 :acional 9 e ;mportacin 9 e E#portacin. EMPLEADOS Actualmente laboran en la empresa *5 empleados. <, conductores y *= empleados administrativos> ORGANIGRAMA

INFORMACIN DEL PROCESO SELECCIONADO Mapa de Procesos PROVEEDORES 0oordinador de despachos ENTRADAS ' ocumentos <-emesa, remisin, ti3uete de bascula, nota de inspeccin> ' .arifas 0onductores ' ?letes ' -e3uisitos de los clientes Censajero ?A0.@-A0;A: PROCESO SALIDAS CLIENTES 0artera <0obro> ?acturas de Benta 0lientes

Dia ra!a de F"#$o Procedi!ie%&o

No.
6.1.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

SIMBOLO
5nicio

RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA FACTURAR El Coordinador logstico hace entrega al auxiliar de facturacin de los documentos necesarios para facturar teniendo en cuenta los requisitos del cliente como son: remesa de Dinmica Logstica remisin del cliente tiquete de !scula " nota de inspeccin. DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Luego de reci!ir los documentos encargado los digitali'a a tra()s escaner para conser(ar soporte de mismos " su!irlos al soft*are transporte. +e diitali'n en formato ,D$ resolucin media no ma"or a 1-. el del los de en

6.1.1.

#uxiliar de $acturacin

$ormato para el %eci!o " entrega de cumplidos

6.2.

6.&.1.

#uxiliar $acturacin

#rchi(o digtal ,C $acturacin

6.3. 6./.1. 6.0

CARGUE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA (SILOGTRAN) # tra()s del procedimiento cargue foto del formulario remesa se su!en los documentos al sistema. CONFIRMACIN DEL PEDIDO +e confirma el pedido con la 1efe de +er(icio al Cliente para facturar los ser(icios de transporte 2remesas3 de acuerdo al pedido del cliente 2cuando es requerimiento del mismo3 DILIGENCIAR FORMULARIO FACTURA #uxiliar $acturacin +ilogtran

6.0.1

1efe de +er(icio de Cliente

4!ser(acin $actura

6.5.

6.6.1.

En el soft*are +5L478%#9 se e:ecuta el procedimiento facturacin automatica en donde se diligencian los campos o!ligatorios 2a'ules3 " se seleccinan de la lista las remesas para incluir en la factura. +e (erifican las condiciones de facturacin en el formulario 2pedido n;mero de remesas por factura documentos necesarios para facturar etc3 IMPRESION DE LA FACTURA +e reali'a la impresin de la factura en original " / copias 2cliente cartera " copia archi(o3 se firman " sellan todas las facturas " a la copia cartera se le coloca el sello de(ol(er firmada " sellada ENTREGA DE LA FACTURA

#uxiliar $acturacin

+ilogtran

6.6

6.6.1

#uxiliar $acturacin

#rchi(o

6.7. 6.<.1.

LOS SOPORTES AL MENSA!ERO #uxiliar $acturacin $ormato entrega de correspondencia

+e entregan al mensa:ero las facturas con los soportes correspondientes

FIN DEL PROCEDIMIENTO

$in

Dia ra!a de '"#$o de procedi!ie%&o Fac&#raci(% ;tem ActividadD&ubproceso * ( + = , 7 E 6 -ecepcin de documentos igitalizacin de documentos 0argue documentos en sistema 0onfirmacin de Pedido iligenciar formulario factura ;mpresin de la factura ?irma y sello de la factura Entrega al mensajero .ransf. .ransp Alm. ;nsp. em. .iempo 7) seg. =) seg. ,( seg. =() s. 7, seg. E+ seg. (7 seg. == seg. .otal E6) seg. Ma%o de O)ra* * empleado ' Au#iliar ?acturacin

Ma+#i%aria*

&canner 0omputador ;mpresora ocumentos para facturacin8 <-emesa, -emisin, .i3uete de 2scula y :ota de ;nspeccin

Ma&erias Pri!as

Jor%ada La)ora"

!unes'Biernes <, dias semana> * .urno <6 horas> &emana8 =) horas Ausencia laboral ) escanso <*) minutos> ?acturas de Benta por servicios de transporte de acuerdo a los re3uerimientos del 0liente.

Prod#c&o*

Medicio%es de" Proceso , Varia)"es +#e se !ide% !a variable 3ue se mide es el tiempo <segundos> necesario para la elaboracin de una factura de venta. ?acturas Elaboradas ()*+ <Ene':ov> ?acturas Anuladas Belocidad :ominal Periodo de alistamiento *E((D(() d"as E.6 facturasDd"a <7*., minutos# factura> *E, (, minutos <*5 facturas al d"a> , minutos

For!a&o de Medici(%

MEDICIN DE LA ELABORACIN DE FACTURAS DIN&MICA LOG'STICA SAS D"#o 1 D"#o 2 D"#o 3 D"#o $ D%" 1 D%" 2 D%" 3 D%" $ D%" 5

D"#o 5

ANALISIS DEL PROCESO SELECCIONADO

Tie!po de Cic"o -&ie!po de d#raci(% de" proceso. El proceso lo realiza un solo empleado y en forma secuencial y continua. .08 .iempo de duracin del proceso .08 (, minutos / U&i"i0aci(% .iempo de usoDtiempo disponible 6horasD(=horasF ++.++G E'icie%cia Operacio%a" .aza de rendimiento real<.iempo programado'tiempo perdido>D Belocidad :ominal<.iempo programado 9 tiempo perdido> <).)*7(,H <=6)'*)>>D).),(<=6)'*)> E.7+D(=.= +*.(EG E'icie%cia dispo%i)"e <.iempo programado 9 .iempo perdido> D .iempo programado 6horas<=6) minutos 9 *) minutos> D =6) minutos =E) D =6) minutos 5E.5G E'icie%cia de ca"idad <@nidades producidas 9 @nidades defectuosas>D@nidades producidas *E(( <facturas elaboradas> 9 *E,<anuladas>D*E(( *,=ED*E(( 65.6G E'icie%cia G"o)a" de" Proceso ).+*(EH).5E5H).656 (E.=5G Tie!po de Re%di!ie%&o &umatoria .iempos de ciclo I tiempos de 2lo3ueo I ;nventario de procesos en tiempo (, I ) I ) (, minutos Tie!po de preparaci(% * minuto

Prod#c&i1idad &alidas <unidades producidas>DEntradas <Joras hombre> E.6 facturasHd"aD6horas ).5E, facturas Ihora hombre CALCULO TIEMPO DE DESEMPE2O &e realizo la medicin del procedimiento teniendo en cuenta el tiempo de ejecucin de el 0oordinador de 0alidad 3uien fue la persona 3ue realizaba el procedimiento durante * a$o. El tiempo de desempe$o obtenido fue de *+ minutos de acuerdo al promedio de los d"ez datos mas altos, para lo cual se obtiene un indice de desempe$o del 5,G <*.5,> con una tolerancia del ,G.
T()*+o (*(,-#o.) /> &> ? &= & 1< 1 &6 / &> &6 < &0 /& /&

.iempo :ormal8 .iempo :ormal8 .iempo Estandar .iempo Estandar

*+H*.5, (,,* (,,*H<*I).),> (7,+,

C3"c#"o de Co%&ro" Es&ad4s&ico Varia)"e a co%&ro"ar de" proceso !a variable a trabajar durante el proceso seleccionado es el tiempo en segundos &e tomaron los tiempos en la elaboracin de , facturas durante , d"as comprendidos entre el (* y (6 de octubre <!unes'Biernes> obteniendo los siguientes resultados.

MEDICIN DE LA ELABORACIN DE FACTURAS DIN&MICA LOG'STICA SAS D"#o 1 D"#o 2 D"#o 3 D"#o $ D%" 1 0= /0 / 0= D%" 2 /> &= & &6 / D%" 3 &> ? 1< 1 &> D%" $ /& &6 < /0 / D%" 5 /6 ? /0 / /6 ?

D"#o 5 /0 / /0 / &0 /& 0> 0/ 6 /0 / /& /0 / 0/ 6

/ 0 M)1(" +2o*)1(o 3 4 5 6 4 7 N Kpromedio8 L KpromDMdatos Kpromedio8 *7,,)7D, Kpromedio8 ++,)*( N R",8o +2o*)1(o 3 R 5 6 R 7 N -promedio L -promDMdatos -promedio ,=,,D, -promedio *),5 Des1iaci(% Es&a%dar 0 0 45 R 7 129 1;:<72:53$ $:3;1

912(,55)5 2:53$

ESPECIFICACIONES DEL CLIENTE .odos los clientes esperan 3ue como m#imo la factura sea recibida el mismo d"a en 3ue se entrega la mercanc"a en el lugar de destino. Para el caso del proceso eso implica 3ue la factura sea env"ada inmediatamente despues de haber recibido los documentos en la oficina. ESPECIFICACIONES DEL PROCESO Li!i&es de co%&ro" Gr3'ico 5 @0!F KpromIA( -prom ++,)*(I<).,EE>H*),5 ++,)*(I7,(65+ +5,+)*+

!0!F Kprom'A( -prom ++,)*('7,(65+ (7,E((E

Li!i&es de co%&ro" Gr3'ico R @0!F =-prom (,**=H*),5 (+,)= !0!F +-prom )H*),5 )

Gr3'ico de 5

Gr3'ico de R

BIBLIOGRAF6A iapositivas profesor Jugo burgos Apuntes en clases atos de variable <tiempo> en campo.

TRABA!O FINAL DE PROCESOS DE FABRICACIN DE BIENES

SERVICIOS

SANDRA VILLA=UIR& !ORGE MORA

UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS SANTIAGO DE CALI 2;13

TRABA!O FINAL DE PROCESOS DE FABRICACIN DE BIENES

SERVICIOS

SANDRA VILLA=UIR& !ORGE MORA 1;$1133

ASIGNATURA> PROCESOS DE FABRICACIN DE BIENES DOCENTE> ?UGO BURGOS

SERVICIOS

UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS SANTIAGO DE CALI 2;13

CONTENIDO

1. &. &.1 &.& /. /.1 /.& /./ /.0 6. 6. <. =. ?.

598%4D@CC5A9 4.1E85B4+ 4!:eti(o general 4!:eti(os especficos 59$4%-#C5A9 DE L# E-,%E+# Datos empresa Cistoria 9;mero de empleados ,roductos 59$4%-#C5A9 DEL ,%4CE+4 +ELECC549#D4 #9DL5+5+ DEL ,%4CE+4 +ELECC549#D4 C#LC@L4 DE C498%4L E+8#DE+85C4 C49CL@+549E+ .5.L547%#$E#

CONCLUSIONES 8eniendo en cuenta los siguientes resultados: La acti(idad con ma"or tiempo de ciclo es la confirmacin del pedido la cual explicara la (ariacin en el n;mero de facturas ela!oradas por da respecto a los resultados anuales. La eficiencia glo!al del proceso es mu" !a:a de!ido a que la eficiencia operacional tam!en es !a:a. Lo anterior se de!e a que el tiempo utili'ado durante la ela!oracin 2(elocidad nominal3 es !a:o en relacin al n;mero de facturas ela!oradas mensual o anualmente. Los resultados o!tenidos para el control estadstico refle:aran que el proceso esta fuera de control " por otra parte la (ariacin en el rango " la des(iacin estandar refle:an diferencias en la ela!oracin del proceso !astante altas lo cual se puede explicar por demoras o tiempos ociosos en la ela!oracin del proceso.

+e puede concluir lo siguiente: Es necesario implementar medidas que posi!iliten minimi'ar la dispersin de los datos o!tenidos. @no de los puntos a tener en cuenta es minimi'ar la demora en la confirmacin del pedido durante la ela!oracin del proceso. De!ido a que el requerimiento del cliente se encuentra por fuera del alcance del procedimiento es necesario reali'ar la medicin de los procedimientos anteriores " posteriores a la facturacin para implementar mediciones respecto a la capacidad del proceso " as identificar las demoras del proceso " adecuarse a los requerimientos del cliente @na de las concluisiones ms importantes del analisis es e(idenciar de acuerdo a los resultados del analisis es e(idenciar que asignar una persona dedicada exclusi(amente a la reali'acin del proceso es improducti(o e ineficiente.