Ciclo de Vida del Proceso

Al finalizar el captulo, el alumno podr:

Reconocer los diferentes pasos del ciclo de vida de un proceso de Negocio. Diferenciar el modelado AS-IS del TO-BE.

Temas:

1. 2. 3. 4.

Ciclo de Vida del proceso. Modelado AS-IS, TO-BE. Construir el proceso a ejecutar. Monitoreo y Administracin del proceso.

Programa Business Process Management (BPM)

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1.

Ciclo de Vida del Proceso

1.1. Objetivo de un Proceso

El objetivo de un proceso es que sea estable, que la variabilidad sea lo menos posible, que su rendimiento sea alto. Es decir, que genere un producto o servicio que satisfaga las necesidades del cliente (interno o externo).

1.2. Ciclo de vida del proceso

Los estados de cambio por los que pasa un proceso, desde una determinada condicin de rendimiento a la siguiente condicin, se conoce como ciclo de vida del proceso. Asimismo, se puede definir de acuerdo a la combinacin de las condiciones industriales y su metodologa de procesos. Las diferentes metodologas de procesos como CMMI (Capability Maturuty Model Integration), IDEAL (Initiating, Diagnosing, Establishing, Acting and Learning), Lean, Six Sigma, TQM tienen establecidas sus propias fases del ciclo de vida del proceso.

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CMMI es un modelo para la mejora y evaluacin de procesos para el desarrollo, mantenimiento y operacin de sistemas de software. Se basa en los conceptos de Capacidad y Madurez, la capacidad del proceso es la habilidad para producir los resultados esperados, mientras que la madurez, viene a ser el crecimiento en la capacidad de los procesos de una organizacin. IDEAL es una metodologa que plantea diferentes etapas a seguir, para mejorar el desarrollo de un software. LEAN MANUFACTURING, (manufactura esbelta) es un conjunto de tcnicas desarrolladas por la Compaa Toyota, que sirven para mejorar y optimizar los procesos operativos de cualquier compaa, independiente de su tamao. SIX SIGMA es una tcnica de mejora de procesos que se basa en la reduccin de la variacin de los procesos. TQM (Total Quality Management) es una estrategia de accin, orientada a crear conciencia de calidad en todos los procesos de una organizacin, con la mira a la Calidad Total.

En lo que corresponde a proyectos BPM, se pueden identificar las siguientes fases. - Anlisis de los procesos, resulta una evaluacin de los procesos existentes mediante la identificacin, modelado y el anlisis en s de los procesos. En esta fase se deben identificar las tareas que incluyen, cmo se ejecutan dichas tareas, quin las realiza, dnde se realizan, qu datos utilizan, qu reglas de negocio deben cumplirse, adems de identificar indicadores. - Ejecucin de los procesos, viene a ser la automatizacin y orquestacin de los procesos con un motor de workflow, integrando aplicaciones y datos. - Monitoreo de los procesos es observar las actividades del negocio, para relacionar la informacin de los procesos con las estrategias empresariales, a fin de conocer si se estn logrando las metas y objetivos, tomando decisiones acorde al desempeo de los procesos. Luego de ello, se debe volver a la fase inicial de anlisis y permitir un entorno de mejora continua.

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- Optimizacin de los procesos es tratar de lograr una gestin eficiente, monitorizando convenientemente, los aspectos crticos del proceso, para ello se debe ajustar el flujo de tareas, entradas y salidas de manera que entregue la mejor calidad al menor costo y en el menor tiempo.

Recuerda:
BPM es una filosofa de gestin; es un conjunto de principios que, tomando como eje los procesos, plantea medir los resultados obtenidos para poder controlar las operaciones y tomar las decisiones adecuadas para el negocio.

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2.

Modelado AS-IS, TO-BE

2.1.

Modelado de un proceso
Modelar es desarrollar una descripcin, lo ms exacta posible, de un proceso y de las actividades llevadas a cabo en l. Es adems, una representacin de una realidad. El modelado de un proceso se hace mediante la representacin grfica (diagrama de proceso), en dicho diagrama pueden apreciarse con facilidad, las interrelaciones existentes entre las distintas actividades, los puntos de contacto con otros procesos, as como, identificar los subprocesos comprendidos. Corresponde a la fase de anlisis del ciclo de vida de un proceso.

2.2.

Modelado AS-IS
Es el modelado de los procesos, tal como se viene dando en el momento en que se inicia el anlisis de los mismos; es decir, la situacin actual del proceso.

Ayuda a generar un alineamiento y entendimiento entre de todos los involucrados en el proceso de negocios. Existen organizaciones en la que ejecutivos y usuarios claves, no tienen la visin completa de cada una de las actividades y detalles de la operacin del proceso de negocios.

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La documentacin del AS-IS ayuda a generar claridad respecto a cmo se ejecutan las cosas y cules son los puntos de discrepancias con lo establecido. Tambin introduce los conceptos de BPM a los ejecutivos y a los usuarios representativos, en particular, en el uso de los diagramas de procesos de negocios. Permite establecer los puntos crticos y de mejoramiento del proceso. El modelo AS-IS debe ser validado por los gerentes involucrados en el proceso. La responsabilidad de generar y mantener actualizados los modelos AS-IS de los procesos de negocios, debe estar formalmente asignada.

2.3.

Modelado TO-BE
El modelado TO-BE de un proceso es relevante para establecer los cambios o variaciones, desde el punto de vista de la mejora de los procesos, bien sea por automatizacin o cambios en los mtodos de las diferentes actividades. Se debe definir el nuevo modelo del proceso de negocios, independientemente del software a utilizar. Al tener los modelos TO-BE y los AS-IS se puede realizar un anlisis de diferencias para establecer las acciones de mejora. Adems, el desarrollo del modelo TO-BE permite establecer indicadores para medir los procesos. Posibilita realizar un efectivo alineamiento de los procesos de negocios con la estrategia corporativa. Asimismo, debe ser desarrollado teniendo en cuenta las mejores prcticas aplicadas a la organizacin.

2.4.

Anlisis de GAP
El anlisis de GAP es establecer cules son los cambios que se requieren para realizar el proceso AS-IS (actual) para que llegue a ser el TO-BE (nuevo modelo). Se deben establecer con la mayor precisin posible qu cambios se deben realizar, cmo, dnde y el impacto que tendrn en el nuevo proceso. Las brechas o GAPS, se identifican en los procesos, subprocesos, herramientas, reglas de negocio (polticas, normas), responsabilidades, documentacin, registros, performance, etc.

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3.

Construir el proceso a ejecutar

3.1.

Construccin del proceso a ejecutar

Luego del anlisis de los procesos, con el TO BE correspondiente, se procede definir las actividades a automatizar. Construir el proceso a ejecutar es convertir todas las actividades en una aplicacin tecnolgica, mediante el uso de herramientas diseadas para tal fin. Estas herramientas tienen funcionalidades que permiten incluir informacin especfica del proceso, algunos de dichos atributos se describen a continuacin. Artefactos y modelos que deben ser generados como resultados de cada tarea. Herramientas o funcionalidades que deben ser utilizadas para completar cada tarea. Actividad automtica o manual. Las actividades automticas son aquellas que pueden ser completadas sin necesidad de intervencin de los usuarios. Por su parte, las manuales requieren que al menos un usuario trabaje. Identificacin de reglas de negocio y datos asociadas a los procesos.

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Las organizaciones que en su estrategia de TI han adoptado arquitectura orientas a servicios (SOA), son las que adoptan BPM para la gestin de sus procesos. La tecnologa ESB (Enterprise Service Bus) es una de las soluciones de mayor articulacin con las polticas SOA, implementando servicios de mensajera como mecanismo de comunicacin e intercambio de servicios entre aplicaciones que no se conocen pero que se encuentran en los servicios registrados del BUS.

3.2.

Publicar y revisar el modelo del proceso

Al finalizar la construccin del proceso, ste se debe publicar para proceder a validar con los usuarios el modelo que representa el proceso. Luego de esta etapa, se debe obtener el proceso aprobado por todos los involucrados en el proceso.

3.3.

Desplegar y probar
Un proceso automatizado debe ser fcil de modificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera de cambio disminuya. Por ello, esta etapa resulta relevante, pues aqu se deben validar los campos entre el proceso y el servicio para garantizar el procesamiento preciso de los diferentes tipos de datos, es decir, probar el proceso y servicio de principio a fin, sin necesidad de llegar a implantar ninguno de estos. Esta etapa permite verificar la flexibilidad del diseo para agilizar los procesos y permitir el aprovechamiento adecuado de las habilidades especializadas de los analistas de negocio y los desarrolladores de TI, ya que se logra una capa de procesos y una capa de servicio que son independientes entre s.

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4.

Monitoreo y administracin del proceso

4.1.

Monitoreo del proceso

Una de las ventajas principales de BPM es la capacidad de monitorizar y analizar los procesos, de principio a fin en tiempo real. En esta etapa los procesos son visibles a los usuarios finales y se monitorea en tiempo real e histricamente, mediante reportes de rendimiento e indicadores sobre los procesos que permitirn analizar un negocio, identificar cuellos de botella y sus causas, as como, oportunidades de mejora en sus procesos.

4.2.

Administracin del proceso

Con la informacin capturada mediante el monitoreo de los procesos, luego del anlisis y validacin del comportamientos, se pueden ajustar los procesos y polticas en tiempo real. Se debe administrar de manera coherente todos los componentes y procesos incluidos en BPM, adems de la solucin SOA para poder identificar los errores y corregirlos.

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Basado en los resultados, los procesos y polticas pueden ser ajustados en tiempo real, sta nueva versin del proceso puede ser puesta en produccin sin que se requiera algo de programacin. Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes inversiones en tecnologas, sistemas y aplicaciones, an no han alcanzado el control total de cada proceso, de principio a fin, adems de la flexibilidad y agilidad necesaria.

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Laboratorio N 2

Objetivo: Identificar las diferentes etapas del ciclo de vida del proceso relacionado a la metodologa BPM y sin metodologa BPM.