TRABAJO FINAL (Competencia 21061013) FUNDAMENTOS CONTABLES

PRESENTADO POR: ANONIMO APRENDIZ SENA

INSTRUCTOR: EC. XXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (SENA) TECNOLOGIA DE GESTION EMPRESARIAL NARIO 2012

1. DOCUMENTOS NO COMERCIALES (COTIZACION, PEDIDO, REMISION) 1.1 COTIZACION: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin. Tambin se denomina cotizacin a las cuantas que los trabajadores deben ingresar al zapan del estado en concepto de aportacin a la seguridad social. Este tipo de aportacin en algunos pases recibe el nombre de cotizacin previsional, y es la fraccin, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retencin) en un sistema de seguridad social. En el caso de chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP. Cotizacin de un valor mobiliario o ttulo valor es su admisin a negociacin en un mercado burstil. Ms exactamente, la cotizacin es la tasacin oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en funcin de criterios pre-establecidos que dependen de las rdenes de compra y de venta de ese ttulo. Pedido Es un documento comercial que el cliente llena cuando est satisfecho con la cotizacin recibida, atreves de l adquiere e compromiso de pago si recibe a entera satisfaccin el producto Libranza Orden de pago que se da contra alguien que tiene fondos disponibles para la persona que firma esta orden o la expide.

1.2 ORDEN DE COMPRA: La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas ms. Nota De Venta Dentro del comercio, se entiende por nota la relacin de artculos que se trata de comprar (nota de pedido) o el documento en que se hace constar la entrega de una mercanca con la firma del receptor y que sirve como base para la facturacin Remito es el documento que el vendedor enva por duplicado al comprador, acompaando la mercadera. Al comprador le permite controlar lo que recibe, conservando el original firmado por el vendedor. Para el vendedor es una constancia de haber entregado la mercadera. Resumen de cuenta las casas de comercio envan al finalizar cada mes, a todos los clientes que le han comprado mercadera, un resumen general del estado en que se hallan sus respectivas cuentas: a) Saldo anterior b) Fecha, nmero e importe de las facturas que le fueron remitidas. c) Fecha e importe de los pagos realizados por el cliente d) Fecha, nmero e importe de las notas de dbito y de crdito e) El nuevo saldo ajustado. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido Nmero de orden de compra Nombre y direccin del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Trminos de entrega y de pago Cantidad de artculos solicitados Nmero de catlogo Descripcin Precio unitario y total Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden Firma autorizada

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

1.3 REMISION: Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, segn necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

2. LOS DOCUMENTOS SOPORTES

2.1 RECIBO DE CAJA: Recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. 2.2 COMPROBANTES DE EGRESO: Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeas como para grandes empresas. El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Sigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato pre impreso, solo de definir un

tipo. Antes de la elaboracin de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptacin de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser as se tendra que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular tambin todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

2.3 FACTURA: Una factura es un documento que diligenciado debidamente goza de valor probatorio y constituye ttulo valor para su emisor o poseedor en caso de endoso. Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisicin y entrega de un bien o servicio, en el cual se especfica la fecha de la operacin, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripcin del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Sobre la factura dice el artculo 773 del cdigo de comercio colombiano: Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio Vemos que el cdigo de comercio nuestro define la factura como un ttulo valor, ttulo valor que legitima el valor derecho literal y autnomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho ttulo valor [factura] no reciba a satisfaccin lo all contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mrito ejecutivo. 2.3.1 FACTURA DE COMPRA: o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar. 2.3.2 FACTURA DE VENTA: El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria. recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces tambin tiene la funcin de control fiscal. Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.

2.4 NOTA DE CONTABILIDAD: La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos especficos. En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes vlidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro

documento diferente. Por ejemplo, cuando se realiza compra de bienes, el nico documento vlido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operacin se realice con una persona no obligada a facturar. El documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

2.5 NOTA DEBITO: Es un comprobante un ttulo valor que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios y se enva a una persona que est obligada a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. 2.6 NOTA CRDITO: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 3. EL PLAN UNICO DE CUENTAS (PUC) El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenacin sistemtica de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable. En el caso de Colombia existe lo que se denomina el PUC (Plan nico de Cuentas), reglamentado por el Decreto 2650 dispuesto en el ao 1993. El mismo contiene el sistema de cuentas obligatorio que toda entidad comercial deber presentar ante los rganos rectores. El Plan nico de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la informacin contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad

El Plan nico de Cuentas est compuesto por un catlogo de cuentas y la descripcin y dinmica para la aplicacin de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones econmicas. La codificacin del Catlogo de Cuentas est estructurada sobre la base de los siguientes niveles 1: Activo 11.- Disponibilidades 12.- Inversiones 13.- Deudores 14.- Inventarios 15.-Propiedades, plantas y equipos 16.-Bienes Intangibles 17.-Diferidos 18.- Otros Activos 19.- Valorizaciones

2: Pasivo 21.- Obligaciones financieras 22.- Proveedores 23.- Cuentas por pagar 24.- Impuestos, gravmenes y tasas 25.- Obligaciones laborales 26.- Pasivos estimados y provisiones 27.- Diferidos 28.- Otros Pasivos

3: Patrimonio 31.- Capital Social 32.- Supervit de capital 33.- Reservas 34.- Revalorizacin de Patrimonio 35.-participaciones decretadas en acciones, cuotas o partes de inters social. 36.- Resultado del ejercicio 37.- Resultado de ejercicios anteriores 38.- Supervit por valorizaciones.

4: Ingresos 41.- Operacionales 42.- No operacionales 43.- Ajuste por Inflacin

5: Gastos 51.- Operacionales de administracin 52.- Operacionales de ventas 53.- No operacionales 54.- Impuesto de renta y complementarios

6: Costos de Ventas 61.- Costos de ventas y prestacin de servicios 62.- Compras

7: Costos de Produccin o de Operacin 71.- Materia Prima 72.- Mano de obra directa 73.- Costos Indirectos 74.- Contratos de servicios

8: Cuentas de Orden Deudoras 81.- Derechos contingentes 82.- Deudoras fiscales 83.- Deudoras de control 84.- Derechos contingentes por contra 85.- Deudoras fiscales por contra 86.- Deudoras de control por contra

9: Cuentas de Orden Acreedoras 91.- Responsabilidades contingentes 92.- Acreedoras fiscales 93.- Acreedoras de control 94.- Responsabilidades contingentes por contra 95.- Acreedoras fiscales por contra 96.- Acreedoras de control por contra

20 ASIENTOS CONTABLES UTILIZANDO LA PARTIDA DOBLE

1 Una empresa compra mercancas a crdito por valor de $ 1200.000. CODIGO CUENTA DEBE $ 1200.000 $ 1200.000 HABER

6205 compras Proveedores 2205 Nacionales.

2 Una empresa pide un prstamo al banco popular por valor de $ 15.000.000

CODIGO

CUENTA

DEBE $15.000.000

HABER

Caja 110505 General 210501 Prstamo

$15.000.000

3 La empresa cancela los sueldos a los empleados por valor de $3.000.000 con cheque CODIGO CUENTA DEBE HABER

Gastos de 5105 personal 510506 sueldos 1110 Bancos Moneda 111005 nacional

$ 3.000.000

$ 3.000.000

4 Una empresa abre sus puertas con los siguientes aportes de los socios Socio 1 efectivo $ 3.000.000 Socio 2 muebles y enceres $ 6.000.000 Socio 3 vehculos $ 38.000.000 CUENTA CODIGO 1105 Caja 110505 General 1524 Equipo de oficina Muebles y 152405 enceres Flota de 1540 transporte Autos camionetas 154005 y camperos 3115 Aportes sociales

DEBE $ 3.000.000

HABER

$ 6.000.000

$ 38.000.000 $ 47.000.000

5 Una empresa compra muebles para oficina a crdito por valor de $ 5.800.000 CODIGO CUENTA DEBE HABER

Equipo de 1524 oficina Muebles y 152405 enceres Acreedores 2380 varios

$ 5.800.000 $ 5.800.000

6. La empresa ABC vende mercancas a crdito por un valor de $ 6.850.000 CODIGO CUENTA DEBE HABER

1305 Clientes Nacionales $ 130505 6.850.000 Comercio al por 4135 mayor y menor Venta de otros 413595 productos $ 6.850.000 7. La empresa ABC vende mercancas por un valor de $ 42.000.000 canceladas con cheque. CODIGO CUENTA DEBE $ 42.000.000 HABER

1105 Caja General 110505 Comercio al por 4135 mayor y menor Venta de otros 413595 productos

$ 42.000.000

8 La empresa gira un cheque a favor de un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancas con valor de $ 3.500.000 CODIGO CUENTA DEBE $ 3.500.000 $ 3.500.000 HABER

proveedores 2205 Nacionales 111005 Moneda nacional

9 La empresa concede prstamo a un empleado y gira cheque por valor de $ 1.500.000. CODIGO CUENTA DEBE $ 1.500.000 $ 1.500.000 HABER

Cuenta por cobrar a 1365 empleado 1110 Banco

10 La empresa ABC vende mercancas por un valor de $ 100.000.000, el 60% en efectivo y el saldo en crdito. CODIGO 110505 130505 413524 CUENTA DEBE $ 60.000.000 $ 40.000.000 $ 100.000.000 HABER

11 La empresa ABC compra mercancas por un valor de $ 26.000.000 pagando el 60% al contado y el saldo a crdito. CODIGO CUENTA DEBE $ 14.000.000 $ 12.000.000 $ 12.000.000 HABER

Mercancas no fabricadas 143501 por la empresa 110505 Caja general 220505 Proveedores nacionales

12 un cliente de la empresa ABC cancelan una deuda en efectivo por valor de 3.000.000 CODIGO CUENTA DEBE $ 3.000.000 $ 3.000.000 HABER

110505 Caja general 130505 Clientes nacionales

13 Una empresa compra mercancas por valor de $600.000 y las paga con cheque. CODIGO CUENTA DEBE $ 600.000 $ 600.000 HABER

Mercancas no fabricadas 143501 por la empresa 11010 Banco 111005 Moneda nacional

14 Una boutique vende mercancas al por mayor por un valor de $ 5000.000 en efectivo. CODIGO CUENTA DEBE $ 5.000.000 HABER

1105 Caja 110505 Caja general Comercio al por mayor 4135 y menor 413524 Prendas de vestir

$ 5.000.000

15 Una empresa vende mercancas a crdito por un valor de $ 300.000 CODIGO CUENTA DEBE HABER

1305 Clientes Clientes 130505 nacionales Comercio al > y < 4135 Venta de productos 413522 agropecuarios $ 300.000

$ 300.000

16 La empresa cancela adelanto por cuatro meses de arriendo del local un valor de 800.000 CODIGO CUENTA DEBE HABER 800.000

170525 Arrendamiento 800.000 110505 Caja general

17 Una empresa compra un computador por valor de 1.500.000 CODIGO CUENTA DEBE HABER

Equipo de procesamiento de 152805 datos 110505 Caja general

$ 1.500.000 $1.500.000

18 Una empresa compra mercancas por un valor de $ 10.000.000, el 70% de contado y el saldo crdito. CODIGO CUENTA DEBE HABER

Mercancas no fabricadas por la 143501 empresa 110505 Caja general 2205 Proveedores nacionales 220505

$ 10.000.000 $ 7.000.000 $ 3.000.000

19 Una empresa pide un prstamo al Banco por un valor de $ 15.000.000 desembolsados en efectivo.

CODIGO

DEBE Caja general 110505 $ 15.000.000 210501 Prstamo

CUENTA

HABER $ 15.000.000

20 la empresa gira un cheque a favor de un proveedor por concepto de abono a deuda de mercancas CODIGO CUENTA DEBE HABER

2205 Proveedores $ 6.500.000 1110 Bancos 6.500.000

4. ESTADO DE RESULTADOS

El estado de resultados, tambin conocido como estado de ganancias y prdidas, es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o prdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado. El estado de resultados nos permite saber cules han sido los ingresos, los gastos y el beneficio o prdida que ha generado una empresa, analizar la informacin y en base a dicho anlisis, tomar decisiones. Pero tambin nos permite, al comparar un estado de resultado con otros de periodos anteriores, conocer cules han sido las variaciones en los resultados y as saber si la empresa est cumpliendo con sus objetivos, adems de poder realizar proyecciones en base a las tendencias que muestren las variaciones. El estado financiero es dinmico, ya que abarca un perodo durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que presenta sea til y confiable para la toma de decisiones. Ejemplo
Ventas brutas Devolucin de ventas Ventas netas Costos de ventas Utilidad bruta Gastos operacionales 2.500.000 250.000 2250.000 900.000 1350.000 770000 780.000 600000 250000 1130000 395500 734.500

Utilidad operacional Otros ingresos Otros egresos Utilidad antes de impuestos Impuestos de renta (35%) Utilidad del ejercicio o neta

5. BALANCE GENERAL El balance general es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un momento determinado. Los activos incluyen:

el dinero que se encuentra fsicamente en la empresa (por ejemplo, en su caja fuerte), o el dinero que tiene depositado en el banco (por ejemplo, en su cuenta corriente). los elementos fsicos con que cuenta la empresa para realizar sus operaciones y que tienen una duracin permanente (por ejemplo, edificios, terrenos, maquinaria, vehculos de transporte, muebles), o que tienen una duracin temporal (por ejemplo, materias primas, mercaderas). las deudas que tienen los clientes con la empresa.

Los pasivos incluyen:

las deudas que tiene la empresa con sus proveedores. las deudas que tiene pendiente con los bancos y otras entidades financieras.

El patrimonio incluye:

las aportaciones hechas por los socios o accionistas. los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.

Ejemplo
CRECIENDO S.A.

BALANCE GENERAL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2012 ACTIVO CIRCULANTE Caja Bancos Clientes Almacenes Deudores diversos PASIVO CIRCULANTE 20.000 Proveedores 240.000 Documentos por pagar 245.000 Acreedores diversos 275.000 10.000 TOTAL 790.000 ACTIVO FIJO Edificios (local comercial) Equipo de transporte TOTAL 150.000 60.000 210.000 CAPITAL CONTABLE Capital Social Utilidades retenidas TOTAL 350.000 390.000 740.000 PASIVO FIJO Acreedores Hipotecarios TOTAL 60.000 60.000 TOTAL 125.000 45.000 10.000 200.000

TOTAL ACTIVOS

1.000.000 TOTAL PASIVO Y CAPITAL

1.000.000