Captulo 01........................................................................................6 Teclas de Atalho...............................................................................6 Operadores de Clculos em Frmulas.............................................11 Operadores de Comparao.............................................................12 Operadores de Referncia................................................................13 Menus e Barras de Ferramentas.......................................................14 Comandos Especiais Colar especial..............................................15 Comando Ir Para..............................................................................20 Comando Inserir Nome....................................................................23 Formatao Condicional - Frmula.................................................25
Captulo 2.........................................................................................27 Sub Total..........................................................................................27 Protegendo Clulas Especficas.......................................................31 Frmula Condicional........................................................................34
Captulo 3.........................................................................................48 Validao.........................................................................................48 Funes PROCV e PROCH............................................................54 Consolidao de dados....................................................................56
Captulo 4........................................................................................59 Macros Reduzindo Tempo nas Rotinas do Trabalho...................59 Importao de Texto........................................................................62 Tabela Dinmica..............................................................................73
Introduo O Microsoft Excel um programa que contm vrias ferramentas e inmeras funes internas que do liberdade ao usurio de criar planilhas dos mais variados tipos. Sua operao e flexibilidade permitem realizar quase todo tipo de controle onde o limite para cada criao a imaginao do usurio somada ao seu conhecimento. A prtica decorrente do uso contnuo como tambm o estudo do Excel so fundamentais para o aprendizado da funcionalidade desse programa.
Objetivo Aprendizado das ferramentas avanadas do Excel 2003 e seus comandos mais especficos. Reduo no tempo de trabalho de algumas rotinas atravs da construo de macros e frmulas condicionais. A concentrao na realizao dos exerccios imprescindvel para um bom aproveitamento do treinamento.
Metodologia Instruo terica na apostila eletrnica com exerccios passo a passo no Excel 2003. O programa do curso apresentar exemplos que so parte cotidiana do controle e planejamento de dados. O selo que aparece ao lado do tpico, significa que o assunto faz parte da prova de certificao da Microsoft de especialista e experto em Excel.
1.1 Antes de iniciarmos o curso interessante termos o conhecimento das teclas de atalho e dos operadores de clculos nas frmulas e comandos do Excel, Tabelas 01 e 02.
Nova pasta de trabalho CTRL+O Abrir arquivo CTRL+A Imprimir CTRL+P Copiar CTRL+C Recortar CTRL+X Colar CTRL+V Inserir planilha SHIFT+F11 Fechar janela CTRL+F4 Fechar o Excel Alt+F4 Localizar e substituir CTRL+U Selecionar tudo CTRL+T Desfazer ltima ao CTRL+Z Mover para a prxima planilha CTRL+PgDn Mover para a planilha anterior CTRL+PgUp Selecionar a planilha atual e a seguinte SHIFT+CTRL+PgDn Selecionar a planilha atual e a anterior SHIFT+CTRL+PgUp Ir para o incio da planilha CTRL+Home Ir para o final da planilha CTRL+End Inserir Grfico F11
Inserir um hiperlink CTRL+K Inserir data atual CTRL+; Inserir hora atual CTRL+SHIFT+: Caractere de centavo de dlar ALT+0162 Caractere de libra esterlina ALT+0163 Caractere de euro ALT+0128 Ocultar linhas selecionadas CTRL+9 Exibir novamente as linhas ocultas CTRL+SHIFT+( Ocultar colunas selecionadas CTRL+0 Exibir novamente as colunas selecionadas CTRL+SHIFT+) Inserir macro ALT+F8 Selecionar regio corrente CTRL+SHIFT+* Selecionar matriz que contm a clula ativa CTRL+/ Selecionar todas as clulas com comentrios CTRL+SHIFT+O Selecionar as clulas que no correspondem ao valor da clula ativa, em uma linha selecionada CTRL+\ Selecionar as clulas que no correspondem ao valor da clula ativa, em uma coluna selecionada CTRL+SHIFT+| Selecionar todas as clulas referidas diretamente por frmulas CTRL+[
Selecionar todas as clulas referidas direta ou indiretamente por frmulas CTRL+SHIFT+{ Selecionar todas as cluas que contm frmulas que fazem referncia direta clula ativa CTRL+] Selecionar todas as cluas que contm frmulas que fazem referncia direta ou indireta clula ativa CTRL+SHIFT+} Selecionar as clulas visveis na seleo atual ALT+; Estender a seleo em uma clula SHIFT+Seta Estender a seleo at ltima clula no vazia na mesma linha ou coluna CTRL+SHIFT+tecla de direo Estender a seleo at o incio da linha SHIFT+Home Estender a seleo at o incio da planilha CTRL+SHIFT+Home Estender a seleo at a ltima clula usada CTRL+SHIFT+End Estender a seleo uma tela para baixo SHIFT+PgDn Estender a seleo uma tela para cima SHIFT+PgUp Criar nomes com base em rtulos de linha e coluna CTRL+SHIFT+F3 Inserir uma frmula como frmula de matriz CTRL+SHIFT+ENTER Inserir frmula de autosoma com a funo ALT+=
soma Calcular a planilha ativa SHIFT+F9 Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente delas terem sido ou no alteradas desde o ltimo clculo CTRL+ALT+F9 Verifica as frmulas dependentes e depois calcula todas as clulas em todas as pastas de trabalho, inclusive as clulas que no esto marcadas para serem calculadas CTRL+ALT+SHIFT+F9 Exibir Auto-filtro da coluna atual ALT+seta para baixo Inserir frmulas ou valores nas clulas selecionadas CTRL+Enter Fechar Auto-filtro da coluna atual ALT+seta para cima
Os operadores especificam o tipo de clculo que voc deseja efetuar nos elementos de uma frmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmticos, de comparao, texto e referncia. Operadores aritmticos - Para efetuar operaes matemticas bsicas, como adio, subtrao ou multiplicao, combinam nmeros e produzem resultados numricos, use os seguintes operadores aritmticos. Tabela 03.
Operador aritmtico
Significado
Exemplo +(sinal de adio) Adio 3+3 (sinal de subtrao) Subtrao Negao 31 1 * (sinal de multiplicao) Multiplicao 3*3 / (sinal de diviso) Diviso 3/3 % (smbolo de percentagem) Percentagem 20% ^(sinal de exponenciao) Exponenciao 3^2 (igual a 3*3)
Voc pode comparar dois valores com os seguintes operadores. Quando dois valores so comparados usando esses operadores, o resultado um valor lgico, ou VERDADEIRO ou FALSO. Tabela 04. Operador de comparao
Significado
Exemplo =(sinal de igual) Igual a A1=B1 >(sinal de maior do que) Maior do que A1>B1 <(sinal de menor do que) Menor do que A1<B1 >=(sinal de maior ou igual a) Maior ou igual a A1>=B1 <=(sinal de menor ou igual a) Menor ou igual a A1<=B1 <>(sinal de diferente) Diferente A1<>B1 Tabela 04
1.4 Operador de concatenao de texto
Use o 'E' comercial (&) para agrupar, ou concatenar, uma ou mais seqncias de caracteres de texto para produzir um nico texto.Tabela 05.
Operador de texto
Significado
Exemplo & (E comercial) Conecta ou concatena dois valores para produzir um valor de texto contnuo "north" & "wind" produz "Northwind" Tabela 05
Combine intervalos de clulas para clculos com os seguintes operadores.Tabela 06.
Operador de referncia
Significado
Exemplo : (dois-pontos) Operador de intervalo, que produz uma referncia a todas as clulas entre duas referncias, incluindo as duas referncias B5:B15 ; (ponto-e-vrgula) Operador de unio, que combina diversas referncias em uma referncia SOMA(B5:B15;D5:D15) Tabela 06
Barra do Menu Principal: ferramentas principais da planilha.
Barra Padro: ferramentas para edio direta da planilha.
Barra de Formatao: formatao da planilha.
Barra de Frmulas: criao de clculos da planilha.
Campo de nome Barra de Frmula
No Campo de nome podemos definir o nome de uma lista num banco de dados, ou uma tabela para referncia de valores ou simplesmente posicionarmos o cursor em um endereo de clula. Podemos tambm estabelecer o nome de uma frmula. Na Barra de frmulas criamos os clculos necessrios para o desenvolvimento lgico da planilha.
1.7 Comandos Especiais: 1.7.1 Colar especial Valores No Exemplo1, uma clula da planilha contendo frmula poder ser copiada e em seguida colada como valor, extraindo assim a frmula existente anteriormente, Figura 01.
A Frmula Agora() exibe data e hora atual na clula B1. Figura 01
Posicione o cursor na clula B1 depois clique em Editar e selecione Copiar. A clula B1 entrar no modo de edio, Figura 02.
Modo de edio. Figura 02
Depois clique em Editar, Colar especial, Figura 03.
Na caixa Colar especial selecione Valores e clique em OK, Figura 04.
Figura 04
Tecle em Esc para sair do modo de edio. A clula B1 passa a ter um valor de data onde antes era uma frmula, Figura 05. Essa operao muito til quando temos que copiar uma planilha com frmulas, de um determinado arquivo, para outra planilha em outro
arquivo sem ter que deixar vnculos entre as duas, apenas colando os valores.
Figura 05
1.7.2 Colar Especial Operao Esse comando atribui as quatro operaes bsicas da matemtica na edio copiar e colar. No Exemplo2 temos uma posio de clula editada na opo Adio, Figura 06. Vamos copiar a rea C6:C9 e em seguida Colar especial, Operao e a opo Adio no intervalo F6:F9. Os valores do intervalo C6:C9 foram adicionados aos valores do intervalo F6:F9. Essa operao tambm pode ser feita de uma planilha para outra ou de um arquivo para outro da mesma forma.
1.7.3 Colar Especial Transpor Para copiar dados que esto organizados na posio vertical (colunas) e colar na posio horizontal (linhas) ou vice e versa existe a opo Transpor do comando Colar especial, Exemplo3, Figura 07.
No Exemplo3 a rea A1:B5 que se encontra organizada em duas colunas, com os respectivos rtulos de coluna Item e Valor, foi copiada e colada na rea A8:E9, organizadas em duas linhas, Figura 08. Para editar no modo inverso o procedimento o mesmo do ndice 1.7.3.
Figura 08
Com esses trs exemplos podemos nos orientar para as demais opes do Colar especial, ou seja, selecionando a opo Frmulas voc ir colar apenas as frmulas da planilha ou escolhendo Formatos ser colada apenas a formatao da clula.
1.8 Comando Ir para Para selecionar clulas especficas de uma determinada regio mais prtico utilizar o comando Ir para no menu Edio, Exemplo4, Figura 09. Selecione uma clula da regio corrente (dados) da planilha.
Figura 09
Abra o Exemplo4, clique em Editar e depois Ir para. Abrir a caixa para seleo especial. Clique em Especial, Figura 09.
No prximo passo clique em Editar, Ir para, Especial e por fim, Em branco, depois clique em OK. A regio com clulas em branco ser selecionada, Figura 13.
Figura 13
Com as clulas em branco selecionadas vamos inserir a data da clula A2 para o intervalo A3:A8. Digite a data 16/07/06 e pressione Ctrl+Enter no teclado, Figura 14.
1.9 Comando Inserir Nome Abra o Exemplo5, clique em A1, selecione a rea corrente com Ctrl+* no teclado, no menu Inserir, aponte para Nome e, em seguida, clique em Definir, Figura 15.
Figura 15
Na caixa Definir nome escreva Setembro como o nome da lista que voc selecionou. Em seguida clique em OK, Figura 16. Agora ao ativar o campo de nome e selecionar a opo Setembro, Figura 17, a lista contendo a rea A1:B31 ser selecionada.
1.10 Formatao condicional Frmula A formatao condicional com frmula estabelece um determinado formato de clula e sua alterao de valor atravs de uma frmula. Abra o Exemplo6 clique em Ferramentas, Opes, desmarque Linhas de grade e clique em OK. Selecione o intervalo de clula A2:B25 depois clique em Formatar e Formatao condicional. Na caixa que se abre escolha a opo da Condio 1 a A frmula e digite a frmula =$A2<>$A3 no espao ao lado, Figura 18.
Figura 18
Clique no boto Formatar e escolha a aba Borda. D um clique na borda inferior da caixa de clula e confirme em OK, Figura 19. Clique em OK na caixa de Formatao condicional.
Agora as datas diferentes esto separadas por uma linha marcada na borda inferior da clula, Figura 20. Experimente inserir um novo registro com data diferente ou data igual e veja o que acontece.
2.1 Subtotal A ferramenta Subtotal resume os dados numa lista, os quais so definidos pelo usurio atravs da caixa de opes com os seus respectivos rtulos de colunas. No menu Dados clique em Subtotais, Figura 21.
Figura 21
Na caixa Subtotais, na opo A cada alterao em: selecione Data. Em Usar funo: escolha Soma e na opo Adicionar subtotal a: marque Valor, Figura 22. Clique em OK para confirmar.
Os valores so somados na coluna Valor a cada alterao na Data, Figura 23. A formatao condicional por frmula no intervalo A2:C25 exibe o subtotal de forma mais destacada. Os botes esquerda da lista maximizam ou minimizam o resumo dos dados.
Voc pode usar qualquer uma das funes abaixo para resumir os dados em uma lista. Tabela 07.
Use esta funo Para resumir Soma A soma dos valores em uma lista. Esta a funo padro para dados numricos. Contar O nmero de itens em uma lista. Esta a funo padro para dados no numricos. Mdia A mdia dos valores em uma lista. Mx O maior valor em uma lista. Mn O menor valor em uma lista. Produto O resultado da multiplicao de todos os valores em uma lista. Cont.Nms O nmero de registros ou linhas em uma lista que contm dados numricos. DesvPad Uma estimativa do desvio padro de uma populao, onde a lista a amostra. DesvPadp O desvio padro de uma populao onde a lista a populao inteira. Var Uma estimativa da varincia de uma populao onde a lista a amostra. Varp A varincia de uma populao onde a lista a populao inteira.
Dica: se voc deseja apenas exibir o valor total de um intervalo de clulas, use o recurso AutoClculo no Microsoft Excel. Quando voc seleciona clulas, o Excel exibe a soma do intervalo na barra de status, que a rea horizontal no Excel abaixo da janela da planilha. Se a barra de status no for exibida, clique em Barra de status no menu Exibir.
Figura 24 Com essas duas clulas selecionadas, o AutoClculo exibe o total de (R$ 90,00) na barra de status. O AutoClculo tambm pode efetuar outros tipos de clculos para voc. Quando voc clica com o boto direito do mouse na barra de status, um menu de atalho aparece. Voc pode calcular a mdia ou o valor mnimo ou mximo no intervalo selecionado. Se voc clicar em Cont.Nm, o AutoClculo conta as clulas que contm nmeros. Se voc clicar em Cont.Valores, o AutoClculo conta o nmero de clulas preenchidas. Sempre que voc iniciar o Excel, o AutoClculo ser redefinido para a funo SOMA.
2.2 Protegendo clulas especficas Voc pode proteger algumas clulas pr-selecionadas de intervalo sem que seja necessria a proteo total da planilha. Abra o Exemplo8 e clique entre a coluna A e a linha 1 da planilha, Figura 25.
Clique aqui para selecionar toda a regio da planilha Figura 25
Aps a seleo da rea abra o menu Formatar, Clulas clique na aba Proteo e desmarque a opo Travada, Figura 26. Clique em OK.
Neste caso desejamos proteger apenas a rea com frmulas da planilha, para isso, selecione o intervalo B17:B19 da planilha Proteo, abra a caixa para Formatar clulas atravs do Ctrl+1 e em seguida marque Travada e Oculta, Figura 27. Clique em OK. Nota: se voc marcar as opes Travada e Oculta na caixa Formatar clulas ento, alm de proteger as clulas, poder tambm ocultar a frmula existente nas clulas protegidas na barra de Frmulas.
Agora abra o menu Ferramentas, Proteger, Proteger planilha e digite a senha 1, confirme a senha e clique em OK. Ao tentarmos digitar um valor qualquer na clula B18 o Excel emite um aviso de Ateno onde no possvel editar a clula protegida, Figura 28. Note que a barra de frmula, oculta a frmula existente na clula B18. As demais clulas ficam liberadas para edio.
A frmula no exibida na barra de frmula. Intervalo de Clula B17:B19 protegida por senha contra edio Figura 28
2.3 Frmula Condicional Sobre Frmulas: As frmulas calculam valores segundo uma ordem especfica. Uma frmula no Microsoft Excel sempre comea com um sinal de igual (=). O sinal de igual informa ao Excel que os caracteres a seguir constituem uma frmula. Depois do sinal de igual esto os elementos a serem calculados, que so separados por operadores de clculo. O Excel calcula a frmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem especfica para cada operador da frmula. Voc pode alterar a ordem das operaes usando parnteses. No exemplo abaixo, os parnteses na primeira parte da frmula foram o Excel a calcular B4+25 primeiro e, em seguida, dividir o resultado pela soma dos valores nas clulas D5, E5 e F5. =(B4+25)/SOMA(D5:F5) As regras para uma frmula condicional so as mesmas, a diferena que voc impe uma condio para o clculo a ser realizado. importante criar uma seqncia lgica dentro da frmula condicional, para que o resultado no seja equivocado ou de erro. Normalmente uma frmula condicional construda por tentativas, dificilmente consegue-se o resultado desejado na primeira edio. Para facilitar a criao da frmula voc deve ter em mente de forma literal, a lgica do resultado desejado. Por exemplo: se a venda, com o valor localizado na clula A1, for maior ou igual a R$ 500,00 ento Ganho, se no Perda. Na barra de frmula do Excel 2003 essa condio ficaria assim: =SE(A1>=500; Ganho; Perda). 2.3.1 A Funo SE
A tabela do Exemplo9 consta de 10 alunos e suas respectivas notas, relativas aos quatro bimestres do ano letivo, Figura 29. A primeira condio a ser criada deve registrar no intervalo G2:G11 se o aluno est aprovado ou no. A lgica a ser utilizada fica da seguinte forma: se a mdia do aluno for maior ou igual a 5, ento Aprovado se for menor do que 5 ento Reprovado.
Figura 29
Aps posicionar o cursor na clula G2 vamos inserir a lgica escolhida. Clique no boto Colar funo localizado na Barra padro. Na caixa Colar funo selecione na Categoria da funo a opo Lgica e em Nome da funo a opo SE, Figura 30. Um assistente para a construo da frmula aberto, Figura 31. Clique na caixa de argumento do campo de Teste_lgico e selecione a clula F2 clique novamente na caixa de argumento e digite a condio F2>=5, depois escreva Aprovado no Valor_se_verdadeiro e Reprovado no campo Valor_se_falso.
Frmula editada Caixa de argumento Figura 31 A anlise do teste Booleana, ou seja, verdadeiro (1) e falso (0). Se a mdia do aluno for maior ou igual a 5 ento ela verdadeira, ou Aprovado, mas se a mdia for inferior a 5 ento ela falsa e o resultado ser Reprovado.
Figura 32 O segundo passo estabelecer a lgica da coluna Avaliao. Essa coluna avalia a classe de nota do aluno, ou seja, se a nota for maior ou igual a 7,5 ento classe A, se a nota for maior ou igual 5 ento classe B, se a nota for maior ou igual a 2,5 ento classe C e se a nota for maior ou igual a 0 ento a classe ser D. Da mesma forma, separar as classes seria: 1. De 7,5 a 10,0 Classe A 2. De 5 a 7,4 Classe B 3. De 2,5 a 4,9 Classe C 4. De 0 a 2,4 Classe D
Vale lembrar que o Excel avalia a frmula da esquerda para a direita. Na Figura 33 a frmula editada diretamente na barra de frmula e segue uma seqncia lgica que obtm o resultado esperado. importante testar a frmula condicional, mesmo que no exista erro aparente, para evitar um resultado inconsistente no clculo.
A frmula utilizada =SE(F2>=7,5;A;SE(F2>=5; B;SE(F2>=2,5; C; D))) exige o fechamento de parntese para cada condio inserida. Existe a teoria de que podemos inclui at 16 SE na barra de frmula, porm, depende da lgica utilizada. Aps a construo da frmula condicional na coluna H basta copiar para as demais clulas no intervalo B3:B11 dando um clique duplo no canto inferior direito da clula B2, Figura 34.
Para copiar a frmula para as demais clulas da coluna d um clique duplo no canto inferior direito da clula B2. Figura 34
2.3.2 A Funo CONT.SE Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a determinados critrios. CONT.SE(intervalo;critrios) Abra o Exemplo10 e posicione o cursor na clula H13. O objetivo calcular o nmero de alunos aprovados e reprovados no intervalo de clula H13:H14. Clique no boto Colar funo e selecione a funo CONT.SE na categoria Estatstica. Dentro do assistente de frmula, Figura 35, clique na caixa de argumento Intervalo e selecione a rea G2:G11, confirme clicando na caixa de argumento mais uma vez. Da mesma forma clique no campo Critrios e escreva Aprovado, no preciso digitar aspas entre o nome escrito, o Excel coloca automaticamente. O resultado 5 alunos aprovados. Clique na clula H14 e repita o procedimento explicado, mas desta vez, escreva Reprovado no campo de Critrios.
2.3.3 A Funo SOMASE A funo de planilha SOMASE verifica um valor em um intervalo e soma todos os valores correspondentes em outro intervalo. SOMASE possui trs argumentos: o intervalo a ser verificado, o valor a ser usado no intervalo (o critrio) e o intervalo que contm os valores a serem somados. =SOMASE(intervalo;critrio;intervalo_soma) No Exemplo11 o objetivo somar as vendas de cada vendedor. Clique na clula E2 e depois em Colar funo. No campo Categoria da funo, selecione Matemtica e trigonomtrica e SOMASE no campo Nome da funo. No assistente de frmula selecione A2:A24 no campo Intervalo, D2 no campo Critrios (Ana) e B2:B24 no campo Intervalo_soma, Figura 36.
A vendedora Ana vendeu R$ 415,00 registrados na clula E2. Para estender a frmula da clula E2 para o intervalo E3:E5 e saber o valor das vendas dos outros vendedores, necessrio observar que o intervalo de soma e critrio ter que ser o mesmo, no poder variar. Para isso as clulas do intervalo devero estar travadas por linha na referncia absoluta, Figura 37.
Figura 37
2.3.4 A funo Soma Condicional O Assistente de soma condicional cria rapidamente frmulas que contm vrias condies. Voc pode usar o mouse para definir as condies e o assistente adicionar a frmula sua planilha. Abra o Exemplo 12. No assistente, especifique o local da lista, a condio a ser verificada e o local para o resultado. O assistente cria uma frmula de matriz que calcula o resultado para voc. Se precisar alterar a condio, poder usar o assistente novamente e substituir os resultados no local originalmente especificado. O Assistente de soma condicional um programa suplementar fornecido com o Excel.
Para instalar um suplemento clique no menu Ferramentas e Suplementos. Ao abrir a caixa de Suplementos selecione, para este caso, Soma condicional e clique em OK, Figura 38.
Figura 38
Em algumas verses, um aviso pedindo permisso para a instalao poder ser exibido, Figura 39, clique em Sim.
Figura 39
Aps a instalao do suplemento Soma condicional, clique em Ferramentas, Assistente, Soma Condicional, Figura 40.
A caixa do Assistente de soma condicional aberta. A frmula ser construda em quatro etapas. A primeira etapa selecionar a rea da lista de planilha, Figura 41. Normalmente o excel seleciona a rea automaticamente, mas talvez voc precise selecionar o que vai depender da clula ativa estar ou no na regio corrente da planilha.
Clique em Avanar. Na segunda etapa, em Coluna a somar, escolha a opo Valor. Para este caso vamos selecionar e adicionar a data 02/08/06, o Setor 1 e a regio Norte, Figura 42.
Figura 42
Clique em Avanar. A terceira etapa traz a opo de como a soma ser exibida. Voc pode copiar apenas a frmula para clula escolhida ou a frmula com os valores condicionais, Figura 43.
A quarta ou ltima etapa, pede para voc selecionar em qual clula ser inserida a frmula da soma condicional. Clique na caixa de argumento, selecione G1 e confirme em OK.
Figura 44
Na Figura 45 temos a frmula matricial construda apresentando o resultado R$ 31.200,00 para as condies de soma pr-estabelecidas.
Figura 45
A coluna A, a qual contm as datas, vem definida na frmula matricial atravs de outra frmula de funo DATA.VALOR que calcula uma data especfica. Podemos substituir essa condio na frmula da soma condicional por outra condio mais simples. Dentro da Barra de frmula, selecione
DATA.VALOR(02/08/2006) e clique na clula F1. No teclado pressione Ctrl+Shift+Enter para manter a frmula como uma matriz. Agora a clula F1 a sua referncia de data para a frmula, Figura 46. Digite em F1 a data 02/08/06 e veja que o valor somado de R$ 31.200,00. Digitando a data 04/08/06 o valor passa a ser R$ 16.000,00. Note que as demais condies continuam valendo para a frmula matricial, ou seja, calcular o Setor 1 e a regio Norte.
Figura 46
2.3.5 Funo E (And) e OU (Or) So funes lgicas que geralmente so associadas a outras frmulas condicionais. O exemplo13 demonstra como podemos utilizar a funo E e OU, Figura 47. A lgica E (And) satisfeita se todas as condies forem verdadeiras por outro lado, a lgica OU (Or) vlida se uma ou mais condies forem verdadeiras.
A lgica da frmula na clula D2, do campo Situao, utiliza a condio OU e diz que se ou a Medio 1 ou a Medio 2 for maior ou igual a 70 ento exibir na clula D3 o aviso Acima caso contrrio exibir o aviso Normal. Na clula E2, do campo Ao, a frmula diz que se a Medio 1 e a Medio 2 apresentarem valores abaixo de 70 ento deve ser exibido o aviso Manter mas, se as duas medies registrarem valores acima de 70 ento, o aviso Parar deve ser exibido. Caso as condies citadas para a frmula em E2 no forem satisfeitas ento Observar como aviso da terceira condio, Figura 48.
3. Validao A ferramenta validao utilizada para definir a forma que os dados sero inseridos na clula. Voc pode condicionar a entrada dos valores a um intervalo de data ou hora, a uma lista, um nmero inteiro ou decimal, comprimento de texto ou um valor personalizado. O Exemplo14 traz duas listas de valores pr-definidos na plan2. Uma lista se chama Nomes e a outra Matrcula. Na planilha 1 ou Plan1 do Exemplo14, selecione a rea A2:A10, clique em Dados, Validao e na caixa que se abre selecione Lista no campo Permitir, depois escreva no campo Origem o nome da lista Nomes (=Nomes), Figura 49. Deixe marcados Ignorar em branco e Dropdown na clula.
Agora os valores da lista Nomes so exibidos na clula ativa A2, Figura 50. A lista Nomes ser exibida nas clulas ativadas do intervalo A2:A10.
Figura 50
Seguindo o mesmo procedimento para a insero da lista Nomes, faa a validao da lista Matrcula no intervalo de clula B2:B10. Dever ficar como mostrado na Figura 51.
Figura 51
Agora vamos configurar uma mensagem de erro para dados no vlidos das listas existentes nos campos Nome e Matrcula. Selecione a rea A2:A10 e clique em Dados e Validao.
Na caixa para Validao de dados, clique na aba Alerta de erro. No campo Estilo selecione Parar. Em Ttulo escreva Ateno e no campo de Mensagem de erro escreva: Digite ou selecione um nome da lista, Figura 52.
Figura 52
Ao tentar digitar um nome que no se encontra na lista a mensagem de erro exibida e o valor no aceito, Figura 53.
3.1 Validao Evitando um valor repetido Voc pode evitar a digitao de um valor repetido numa coluna. Selecione o intervalo A2:A10 do Exemplo15, abra o menu Dados, Validao, no campo Permitir selecione Personalizada e no campo Frmula digite =NO(CONT.SE($A$2:$A$10;A2)>1), Figura 54. Depois clique na aba Alerta de erro e no campo Ttulo escreva Ateno e no campo Mensagem de erro digite Esse nome j foi cadastrado, Figura 55. Ao tentar digitar um valor repetido no intervalo A2:A10 o excel exibe a mensagem personalizada de erro.
Figura 54
O No da frmula uma funo de negao, se for verdadeiro ento No e se for Falso ento Sim. Se a frmula CONT.SE encontrar um valor maior do que 1 para os valores da coluna A ento calculado como Falso e no vlido.
3.2 Validao Condicionando uma lista outra lista No Exemplo16 precisamos condicionar uma lista outra. A plan2 traz trs listas cadastradas. A lista Locao seleciona o Setor que determinar as duas listas de Equipamentos, Equip1 ou Equip2, da coluna direita. Selecione o intervalo A2:A10 e abra o menu Dados, Validao. Escolha a opo Lista no campo Permitir e depois escreva o nome da lista Locao no campo Origem, Figura 55. Clique em OK.
Figura 55
Na coluna B selecione a rea B2:B10, abra o menu Dados, Validao. Na caixa Validao de dados determine no campo Permitir a opo Lista e depois no campo Origem escreva a frmula =SE(A2="Setor 1";Equip1;Equip2), Figura 56. Essa frmula estabelece que se o setor escolhido na coluna A for o Setor 1 ento a lista aberta na clula adjacente da coluna B ser Equip1 caso contrrio Equip2, ou seja, o Excel entende que a outra opo, sendo a
primeira condio falsa, a lista Equip2, Figura 57. Note que dentro da frmula os nomes escritos Equip1 e Equip2 no esto entre aspas, isso acontece porque estamos nos referindo a uma lista e no a um texto.
3.3 Funes PROCV e PROCH A frmula PROCV quer dizer Procura Vinculada Vertical e a frmula PROCH significa Procura Vinculada Horizontal. Vamos comentar neste curso sobre a funo PROCV. A funo PROCV associa o valor de uma clula de coluna a um valor contido em uma lista. O Exemplo17 contm na Plan2 duas listas cadastradas, Nomes e Matrcula. Abra o menu Inserir, Nome e Definir. Na caixa Definir nome selecione Matrcula, clique em Excluir e OK. Agora selecione a rea A2:B11 da Plan2 e digite no campo de nome a palavra Cadastro, Figura 58.
Campo de nome Figura 58 Aps criar o nome Cadastro ative a Plan1 e clique em B2. Digite a frmula =PROCV(A2;Cadastro;2;0), essa funo est associando ao nome da coluna A matrcula da coluna B. A frmula est dizendo que o nome presente em A2 dever ser relacionado com a segunda coluna da lista Cadastro, ou seja, a sua matrcula correspondente.
Analisando a frmula criada temos: 1. A2 Valor_procurado - o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz. 2. Cadastro Matriz_tabela a tabela de informaes em que os dados so procurados, uma lista por exemplo. 3. 2 Num_ndice_coluna o nmero da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. 4. 0 Procurar_intervalo um valor lgico que especifica se voc quer que PROCV encontre a correspondncia exata ou uma correspondncia aproximada. Arraste a frmula de B2 at B10, o erro #N/D exibido e ocorre quando um valor no se encontra disponvel para uma funo ou frmula. Como as clulas ao lado da coluna A, esto em branco, a frmula PROCV na coluna B fica sem referncia, Figura 59.
Figura 59 Para retirar o erro exibido na coluna B podemos criar uma condio na frmula PROCV para ser calculada quando a clula ao lado, coluna A, contiver algum valor. Sendo assim a frmula seria
modificada para =SE(A2=;;PROCV(A2;Cadastro;2;0)). Agora o clculo PROCV s ser realizado se a coluna A exibir clulas no vazias, Figura 60.
Figura 60 3.4 Consolidao de Dados Significa resumir os dados de vrias planilhas em apenas uma posio de clula. Voc pode utilizar, entre as mais usadas, a funo Soma, Mdia, Mximo, Mnimo, Cont. Num e Cont. Valores. O Exemplo18 apresenta uma pasta com cinco planilhas, quatro delas, representam os dias do ms e uma o resultado mensal consolidado. Na clula B2, da planilha Ms, vamos calcular a soma da sada de peas no Ms e na clula C2 a mdia mensal de cada pea, Figura 61. Voc pode usar o assistente para consolidao dos dados, mas existe uma forma mais rpida e econmica de resumir os dados. Atravs de frmulas simples conseguimos somar ou extrair a mdia, por exemplo, de centenas de planilhas. necessrio que as planilhas estejam organizadas de forma sincronizada, ou seja, de preferncia manter as clulas na mesma posio.
Colunas onde os dados sero resumidos Planilha onde os dados do ms sero calculados. Figura 61 Na clula B2 da planilha Ms digite a frmula =Soma(01:04!B2). Essa funo estabelece a soma dos valores localizados na clula B2 das planilhas 01,02,03 e 04. O Excel entende que as planilhas 01 e 04 so os extremos da soma e portanto, voc pode inverter a planilha 02 pela 03 e a soma ser feita da mesma forma. No entanto se voc inverter de posio a planilha 04 pela 03, por exemplo, o intervalo de soma ser modificado e a planilha 03 no far parte do clculo. Na clula C2 da planilha Ms digite a frmula =Mdia(01:04!B2). Essa funo estabelece a mdia dos valores localizados na clula B2 das planilhas 01,02,03 e 04, Figura 62. Para calcular o Mximo ou o Mnimo, por exemplo, basta substituir o
4.1 Macros Reduzindo Tempo nas Rotinas do Trabalho
Caso voc execute uma determinada tarefa vrias vezes no Microsoft Excel, possvel automatiz-la com uma macro. A macro uma seqncia de comandos e funes armazenados em um mdulo do Visual Basic e pode ser executada sempre que voc precisar executar a tarefa. Quando voc grava uma macro, o Excel armazena informaes sobre cada etapa realizada medida que voc executa uma seqncia de comandos. Em seguida, voc executa a macro para repetir, ou reproduzir, os comandos.
Antes de gravar a macro, planeje as etapas e os comandos que voc deseja executar. Se cometer um erro durante a gravao da macro, as correes feitas tambm so gravadas. Ao gravar macros, o Visual Basic armazena cada uma em um novo mdulo anexado a uma pasta de trabalho.
Por exemplo, se voc insere com freqncia seqncias de caracteres de texto extensas nas clulas, voc pode gravar uma macro para formatar essas clulas de maneira que o texto retorne automaticamente esse formato.
4.1.1 Como gravar uma macro No menu Ferramentas, aponte para Macro e, em seguida, clique em Gravar nova macro.
Figura 63 Na caixa Nome da macro, insira um nome para a macro, Figura 63. O primeiro caractere do nome da macro deve ser uma letra. Os demais caracteres podem ser letras, nmeros ou caracteres sublinhados. No so permitidos espaos no nome de uma macro; um caractere sublinhado funciona da mesma forma que um separador de palavras. Para executar a macro pressionando uma tecla de atalho do teclado, insira uma letra na caixa Tecla de atalho. Use CTRL+letra (para as letras minsculas) ou CTRL+SHIFT+letra (para as letras maisculas), onde letra representa qualquer tecla de letra do teclado. A letra da tecla de atalho usada no pode ser um nmero ou caractere especial, como @ ou #. A tecla de atalho substituir quaisquer teclas de atalho padro do Microsoft Excel enquanto a pasta de trabalho que contm a macro estiver aberta.
Na caixa Armazenar macro em, clique no local onde voc deseja gravar a macro. Para incluir uma descrio da macro, digite a descrio na caixa Descrio. Inserindo a barra de ferramentas do Visual Basic. Na barra do menu principal clique em Exibir, Barra de ferramentas e Visual Basic, Figura 64.
Figura 64 D um clique duplo na faixa de nome para a barra de ferramentas se posicionar no cabealho do Excel. Reproduzir Macro Gravar Macro
5.3 Importao de Texto Abra o arquivo Exemplo19. Os pedidos do ms esto no arquivo Ms2007.txt. A primeira tarefa abrir o arquivo dividindo-o em colunas durante o processo. Na barra de ferramentas Visual Basic, d um clique no boto Gravar macro, digite ImportarTexto como o nome da macro e, depois, d um clique em OK. Clique em Restaurar a janela da planilha e d um clique no boto Abrir arquivo, em seguida abra a pasta DADOS/Excel Avanado e digite Ms2007.txt na caixa de Nome do arquivo e depois d um clique em Abrir, Figura 65.
Figura 65 Digite o nome do arquivo de texto aqui, mesmo que no seja um arquivo do Excel.
O passo 1 do Assistente de Importao de texto aparece, Figura 66. As trs primeiras fileiras do arquivo contm o ttulo do relatrio e uma linha em branco; portanto, mude o valor de Iniciar importao na linha para 4.
As outras opes padro no Assistente de importao de texto so convenientes para esse arquivo; portanto, d um clique em Concluir. O arquivo de texto se abre, com as colunas divididas em colunas do Excel.
Figura 66 Linha 4 para pular as fileiras do incio do arquivo.
No menu J anela clique em Comparar lado a lado com Exemplo19 e em seguida arraste a parte inferior da janela de modo que voc possa ver as guias da parte debaixo da pasta de trabalho Exemplo19. Em seguida, arraste a guia da pasta Ms2007 para baixo, na frente da guia Plan1 da pasta de trabalho Exemplo19, Figura 67.
Arraste a guia Ms2007 daqui... ...para c, movendo a planilha para a pasta de trabalho Exemplo19. Figura 67
A planilha ms2007 se move para a pasta de trabalho Exemplo19, e a pasta Ms2007.txt desaparece (pois ela perde sua nica planilha, e uma pasta no pode existir sem pelo menos uma planilha). Clique em Maximizar a janela da planilha. A linha 2 contm sinais de igualdade que voc no precisa. Selecione a linha 2, clique o boto direito do mouse e selecione Excluir, Figura 68.
Figura 68 Agora voc deve ter o arquivo importado dividido em colunas e isento de linhas estranhas. Clique em A1 e depois Crtl+Shift+* para selecionar a regio atual. Com a macro ImportarTexto ainda gravando, clique no menu Editar, depois Ir para, Especial e Em branco, Figura 69.
Com essa operao apenas as clulas em branco sero selecionadas, Figura 70.
Figura 70
O recurso interno Ir para especial do Excel pode economizar muito trabalho na construo da macro. Voc quer agora preencher cada uma das clulas selecionadas com uma frmula que aponte para a clula acima dela. Normalmente, quando voc introduz uma frmula, o Excel coloca a frmula na clula ativa. Entretanto voc pode fazer o Excel colocar uma frmula em todas as clulas selecionadas simultaneamente. Com as clulas em branco selecionadas e D3 como a clula ativa, digite um sinal de igualdade (=) e, em seguida, pressione a Seta para cima, para apontar a clula D2. A referncia de clula D2 quando encontrada na clula D3 significa, na verdade, uma clula acima de mim, na mesma coluna.
Pressione Ctrl+Enter para preencher a frmula em todas as clulas corretamente selecionadas, Figura 71. Quando mais de uma clula estiver selecionada, se voc digitar uma frmula e pressionar Ctrl+Enter, essa frmula ser copiada em todas as clulas da seleo. Se voc pressionar Enter sem manter a tecla Ctrl pressionada, a frmula ir somente para a nica clula ativa. Cada clula selecionada contm a nova frmula.
Figura 71
No necessrio que a lista permanea com as frmulas, portanto, pressione Ctrl+Shift+* para selecionar a regio corrente. Escolha o menu Editar e clique em Copiar. Em seguida, escolha o menu Editar, clique em Colar especial, clique na opo Valores e depois confirme clicando em OK.
Pressione a tecla Esc para sair do modo de cpia e, em seguida, selecione a clula A1. Pare de gravar a macro ImportarTexto, Figura 72.
Parar macro Figura 72
Nota: Se voc testar essa macro diversas vezes ter vrias cpias da planilha Ms2007, as novas cpias sero chamadas automaticamente de Ms2007 (2), Ms2007 (3) e assim por diante. Para verificarmos o cdigo gravado pela macro ImportarTexto, pressione Alt+F11. A tela do VBA (Visual Basic Application) abrir exibindo o ambiente de criao VBA. Outra forma de visualizar o cdigo a macro ImportaTexto que criamos pressionar no teclado Alt+F8 para abrir a caixa de macros. Nesse caso basta selecionar a macro desejada e clicar em Entar. Todo esse processo de importao de texto que fizemos foi gravado no VBA o qual montou as linhas de instruo necessrias para a execuo da macro. Se voc entrou no VBA atravs do ALT+F11 ento clique em Mdulos e d um clique duplo em Mdulo1. O cdigo de gravao visualizado no ambiente de criao VBA com toda a seqncia da operao realizada na importao do texto, Figura 73.
Comentando sobre o cdigo que criamos, as explicaes esto na fonte azul: Sub ImportarTexto() A sub-rotina ImportarTexto
ImportarTexto Macro Comentrio. No interfere no cdigo quando seguido de um apstrofo. A fonte do texto fica verde Macro gravada em 19/08/2006 por CVRD
ActiveWindow.WindowState =xlNormal Restaurar janela With ActiveWindow com a instruo Ativar janela... .Top =1.75 mover a janela para cima em 1.75 pontos de tela
.Left =5.5 mover a janela para esquerda em 5.5 pontos de tela End With fim de com a instruo Ativar janela... ChDir C:\DADOS\Excel Avanado\Treinamento\Exemplos Workbooks.OpenText Filename:=_ abrindo uma pasta de trabalho C:\DADOS\Excel Avanado\Treinamento\Exemplos\Ms2006.txt, Origin:=xlWindows _ , StartRow:=4, DataType:=xlFixedWidth, FieldInfo:=Array(Array(0, 1), Array( _ 8, 1), Array(20, 1), Array(26, 1), Array(36, 1), Array(45, 1), Array(55, 1), Array(64, 1)) importando o texto Ms2006 e determinando a importao a partir da quarta linha da lista With ActiveWindow com a instruo Ativar janela...(planilha Ms2006.xls) .Top =1.75 mover a janela para cima em 1.75 pontos de tela .Left =18.25 mover a janela para esquerda em 18.25 pontos de tela End With fim de com a instruo Ativar janela... Windows(Exemplo19.xls).Activate ativando a planilha Exemplo19.xls With ActiveWindow com a instruo Ativar janela... .Top =11.5 mover a janela para cima em 11.5 pontos de tela .Left =1.75 mover a janela para esquerda em 1.75 pontos End With fim de com a instruo Ativar janela...
Windows(Ms2006.txt).Activate ativando a planilha Ms2006.xls With ActiveWindow com a instruo Ativar janela... .Top =-5 mover a janela para cima em 5 pontos de tela .Left =28 mover a janela para esquerda em 28 pontos End With fim de com a instruo Ativar janela... Sheets(Ms2006).Select Selecionando a planilha Ms2006 Sheets(Ms2006).Move Movendo a planilha Ms2006... Before:=Workbooks(Exemplo19.xls).Sheets(1) movendo a planilha Ms2006 para a planilha Exemplo19 ActiveWindow.WindowState =xlMaximized maximizando a janela da planilha. Rows(2:2).Select selecionando a linha 2 da planilha Selection.Delete Shift:=xlUp deletando a linha 2 Range(A1).Select clicando na clula A1 Selection.CurrentRegion.Select selecionando toda a regio corrente da lista Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select selecionando apenas as clulas em branco na lista Selection.FormulaR1C1 ==R[-1]C fazendo referncia a uma linha acima da mesma coluna Selection.CurrentRegion.Select selecionando toda a regio corrente da lista Selection.Copy copiando a regio um ccionada Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=_
False, Transpose:=False colando especial na regio selecionada apenas os valores Application.CutCopyMode =False saindo do modo de edio (Esc do teclado) Range(A1).Select selecionando a clula A1 End Sub fim da sub-rotina ImportarTexto
Voc pode incluir uma sub-rotina dentro de outra sub-rotina. Vamos supor que aps o trmino da construo da macro ImportarTexto voc percebeu que faltou uma instruo final, ou seja, ativar a Plan2 por exemplo. No preciso repetir toda a gravao da macro, basta gravar esse ltimo comando e incorporar macro j existente. Inicie a gravao da macro AtivarPlan, selecione a Plan2 e pare a gravao. Agora s incorporar a macro AtivarPlan a macro ImportarTexto. Sendo assim o cdigo final ficaria como exibido na Figura 74.
A macro AtivarPlan foi incorporada a seqncia da macro ImportarTexto antes da instruo End Sub (fim da sub-rotina). Figura 74
4.3 Tabela Dinmica Um relatrio de tabela dinmica uma tabela interativa que voc pode usar para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Voc pode girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da exibio de pginas diferentes ou exibir os detalhes de reas de interesse. Use um relatrio de tabela dinmica quando voc desejar comparar totais relacionados, especialmente quando voc tiver uma longa lista de valores a serem resumidos e desejar comparar vrios fatos sobre cada valor. Use relatrios de tabela dinmica quando desejar que o Microsoft Excel faa a classificao, e a totalizao por voc, Figura 75. Para criar um relatrio de tabela dinmica, use o Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico, como um guia para localizar e especificar os dados de origem que voc desejar para analisar e criar a estrutura do relatrio. Voc pode, em seguida, usar a barra de ferramentas Tabela dinmica para organizar os dados dentro dessa estrutura.
Quanto aos Dados de origem de um relatrio de tabela dinmica voc pode criar esse tipo de relatrio a partir de uma lista do Microsoft Excel, de um banco de dados externo, de vrias planilhas do Excel ou de outro relatrio de tabela dinmica. Para o nosso caso, vamos utilizar a planilha Ms2007. Abra o Exemplo20, clique em A1 da planilha Ms2007. Em seguida clique no menu Dados, Relatrio de tabela e grfico dinmicos, Figura 76.
Figura 76
A caixa do assistente com a etapa 1 aberta. Na pergunta Onde esto os dados que voc deseja analisar?, deixe selecionada a opo Banco de dados ou lista do Microsoft Excel e para a pergunta Que tipo de relatrio voc deseja criar? mantenha marcada a opo Tabela dinmica, Figura 77.
No prximo passo o assistente faz a pergunta Onde esto os dados que voc deseja usar? e seleciona a rea automaticamente. Se os dados estiverem em outra pasta ou arquivo clique em Procurar caso contrrio, clique em Avanar Figura 78.
Figura 78
Aps selecionar a rea corrente, na terceira e ltima etapa, o assistente far a seguinte pergunta: Onde voc deseja colocar a tabela dinmica?, para este exemplo deixe marcada a opo Nova planilha, Figura 79.
Se voc clicar em Concluir o Excel criar o relatrio de tabela dinmica em vazio, o qual poder ser montado atravs da barra de ferramentas da Tabela dinmica. Caso voc opte por clicar em Layout uma nova caixa ser aberta para a construo do novo modelo de tabela dinmica, Figura 80.
Figura 80
Na caixa de Layout arraste o boto Estado, localizado a direita, para o campo Pgina, depois arraste o boto Canal e Categoria para o campo Linha e por ltimo arraste o boto Qdade (quantidade) para o campo Dados. A construo do relatrio dever ficar igual Figura 81.
Nota: dando um clique duplo no boto Soma de Qdade, localizado no campo Dados, voc abrir a caixa Campo da tabela dinmica e poder escolher qual a operao utilizada para Resumir os dados. Clique em OK confirmando Soma de Qdade, Figura 82.
Figura 82
Clique em OK na caixa de Layout e em Concluir na caixa da terceira etapa. O relatrio criado em uma nova planilha, Plan4. Para visualizar melhor o relatrio retire as linhas de grade da Plan4. O relatrio resume os dados por Estado, Canal e Categoria somando a quantidade negociada, Figura 83.
4.4.1 Classificando os Dados na TD Voc pode classificar os dados em ordem crescente ou decrescente na tabela dinmica. D um clique duplo no campo de coluna Canal da TD e depois, na caixa que se abre, clique em Avanado, Figura 84. Em Opes de AutoClassificao selecione a opo Decrescente e em Usando campo selecione a opo Soma de Qdade. Agora o Total do Campo de coluna Canal est classificado da
Analisando o relatrio observamos que o Canal com a maior quantidade o Atacado e na Categoria relacionada ao Atacado, a Arte tem a maior quantidade. Os dados foram analisados levando em conta todos os Estados. Vamos filtrar NV no campo Estado para vermos a quantidade por localidade. Note que agora o Varejo o Canal com a maior quantidade e a Categoria com a maior quantidade, relacionada ao Varejo, o Esportes, Figura 86.
Para visualizar os dados tendo a primeira coluna Categoria e a segunda coluna como Canal, basta clicar em Categoria e arrastar para a esquerda do campo Canal, com isso temos a viso do relatrio por Categoria e depois Canal, Figura 87. Voc pode tambm formatar as linhas de subtotal, modificando a cor de fundo da clula ou da fonte. D um clique ao lado esquerdo da linha de subtotal e formate a fonte para negrito e em seguida a cor de fundo da clula para cinza 25%. Essa formatao acompanhar a tabela em qualquer Atualizao. No possvel manter uma formatao condicional na TD, ela se desfaz a cada atualizao do relatrio.
Para cada novo registro na lista ou no banco de dados, planilha Ms2007, voc ter que atualizar o relatrio TD, para isso, clique com o boto direito sobre qualquer parte da TD e selecione Atualizar. Para insero rotineira de dados a rea de clculo da TD dever contemplar toda a lista de registros, portanto, mantenha o intervalo de dados com uma margem de rea suficiente para a atualizao constante.
5.3 Grfico Dinmico Um relatrio de grfico dinmico combina a praticidade de resumo interativo dos dados no relatrio de tabela dinmica com o apelo visual e os benefcios de um grfico. Pode-se girar um relatrio de grfico dinmico para que seja possvel visualizar os mesmos dados de formas distintas. Aps a construo da tabela dinmica, baseada na planilha Ms2006, vamos construir um grfico dinmico. Clique com o boto direito sobre a tabela dinmica e selecione Grfico dinmico. O grfico de coluna criado automaticamente. Por configurao interna o tipo de grfico de barras, Figura 88.
Voc pode interagir com o grfico dinmico clicando nos botes de campo e selecionando a opo desejada. Vamos clicar no campo Estado, selecionar WA e confirmar em OK, Figura 89.
Figura 89
Os dados relativos ao Estado WA so visualizados no grfico. A alterao realizada no grfico dinmico automaticamente sincronizada com a tabela dinmica. Voc pode modificar a posio dos campos no Grfico dinmico tal qual feito com o relatrio de tabela dinmica. Aps a construo do grfico fica a critrio do usurio a formatao personalizada lembrando que, aps a atualizao o Grfico voltar a sua formatao original. Para manter o grfico com a formatao personalizada necessrio que voc o salve como um grfico personalizado.
4.6 Grfico personalizado Com o grfico Grf1 aberto personalize a formatao do Grfico dinmico ao seu gosto ou necessidade. Depois clique com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico e selecione, Tipo de grfico, Tipos personalizados, marque Definido pelo usurio no campo Selecionar e clique em Adicionar, Figura 90.
Figura 90
No prximo passo digite o nome do grfico e escreva algum comentrio se desejar. Clique em OK, Figura 91. Agora abra a Plan4 e Atualize o relatrio de tabela dinmica, depois retorne ao grfico e veja que a formatao personalizada foi desfeita. Clique com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico e selecione, Tipo de grfico,
5.1 Ferramenta Solver A ferramenta Solver faz parte de um suplemento (AddIn) que acompanha o Excel. O Excel possui o atingir meta que uma ferramenta semelhante ao Solver, porm, muito limitada. O Solver faz parte de um conjunto de programas algumas vezes chamado de ferramentas de anlise hipottica. Com o Solver voc pode localizar um valor ideal para uma frmula em uma clula, chamada de clula de destino, em uma planilha. O Solver trabalha com um grupo de clulas relacionadas direta ou indiretamente com a frmula na clula de destino e ajusta os valores nas clulas variveis que voc especificar, chamadas de clulas ajustveis, para produzir o resultado especificado por voc na frmula da clula de destino. Voc pode aplicar restries para especificar os valores que o Solver poder usar no modelo e as restries podem se referir a outras clulas que afetem a frmula da clula de destino. Use o Solver para determinar os valores mximo e mnimo de uma clula pela alterao de outras clulas, por exemplo, voc pode alterar o oramento projetado para um setor e verificar o efeito sobre o seu lucro projetado. O Exemplo21 traz a programao de um investimento anual para trs distintos setores de uma empresa, Figura 92.
O valor total do investimento de R$ 409.020,00 e a empresa pretende reduzir o valor total em R$ 59.020,00 ao longo do ano, distribudo de forma proporcional entre os meses de janeiro a novembro. O ms de dezembro ter o investimento modificado para R$ 40.000,00. No total, o novo investimento anual ser reduzido para R$ 350.000,00. No menu principal clique em Ferramentas e depois em Solver. O assistente da ferramenta Solver visualizado, Figura 93.
A figura 94 contm os valores adotados na caixa de Parmetros do Solver: 1. Definir clulas de destino: $M$7 (valor total do investimento). 2. Igual a: ...Valor de: 350000 (novo valor de investimento anual). 3. Clulas variveis: $B$2:$M$4 (intervalo onde desejo modificar os valores proporcionalmente para atingir a nova meta). 4. Submeter s restries: $M$5 =40000 (novo valor de investimento para o ms de dezembro).
Figura 94 Para especificar uma restrio clique em Adicionar, estabelea a clula de destino em Referncia da clula, escolha o operador que para o nosso caso o sinal de igualdade e em seguida especifique o valor no campo Restrio, clique em OK. Figura 95.
Aps ter configurado todos os valores na caixa Parmetros do Solver, clique em Resolver, depois selecione Resposta em Relatrios, deixe marcada a opo Manter soluo do Solver e clique em OK, Figura 96.
Figura 96
O Solver converteu os valores de forma proporcional, a obterem R$ 40.000,00 em dezembro e R$ 350.000,00 no investimento total do ano, Figura 97.
Ao mesmo tempo, o Solver criou um relatrio das modificaes realizadas na tabela de investimento anual. A planilha Relatrio de resposta 1 exibe os valores anteriores e posteriores aos clculos, Figura 98.
5.2 Funo Subtotal Retorna um subtotal em uma lista ou em um banco de dados. geralmente mais fcil criar uma lista com subtotais usando o comando Subtotais (menu Dados). Assim que a lista de subtotais for criada, voc poder modific-la editando a funo SUBTOTAL. Sintaxe SUBTOTAL(Num_funo;ref1;ref2;...) Num_funo o nmero de 1 a 11 que especifica qual funo usar no clculo de subtotais dentro de uma lista, Tabela 08. Num_funo Funo 1 MDIA 2 CONT.NM 3 CONT.VALORES 4 MXIMO 5 MNIMO 6 MULT 7 DESVPAD 8 DESVPADP 9 SOMA 10 VAR 11 VARP Tabela 08
No Exemplo22 temos uma lista, ou um banco de dados, contendo valores de texto e numrico. Vamos calcular a soma dos valores da coluna E, a qual contm o rtulo de coluna Total, a partir
dos registros filtrados atravs do Auto Filtro. Clique na clula H1 e digite a frmula =SUBTOTAL(9;E2:E3000). Figura 99.
Figura 99
O nmero 9 da frmula significa a funo somar e apresenta clculos na coluna E relativos aos registros filtrados ou no da lista na Plan1. Ao selecionar o Produto Filo Mix na coluna A atravs do Auto Filtro, obtemos o subtotal de R$ 3.383,80. A soma realizada apenas nos registros filtrados, Figura 100.
5.3 Ferramentas de Anlise Para usar uma ferramenta de anlise, voc precisa organizar os dados que deseja analisar em colunas ou linhas na sua planilha. Este o seu intervalo de entrada. A ferramenta para anlise de dados um suplemento do Microsoft Excel, para instalar abra o Exemplo23, depois o menu Ferramentas, Suplementos e marque Ferramentas de Anlise, depois confirme em OK. O Microsoft Excel fornece um conjunto de ferramentas para anlise de dados denominado Ferramentas de anlise que pode ser usado para otimizar etapas no desenvolvimento de anlises estatsticas ou de engenharia complexas. Voc fornece os dados e os parmetros para cada anlise; a ferramenta utiliza as funes de macro de estatstica ou engenharia adequadas e exibe os resultados em uma tabela de sada. Algumas ferramentas geram grficos alm das tabelas de sada. Para utilizar essas ferramentas, necessrio estar familiarizado com a rea de estatstica ou engenharia especfica para a qual deseja desenvolver anlises. Aps a instalao da ferramenta de Anlise de dados clique em A1 do Exemplo23, abra o menu Ferramentas, Anlise de dados e selecione Estatstica descritiva na caixa Anlise de dados, Figura 101. A caixa Estatstica descritiva exibida, Figura 102, nela podemos estabelecer os critrios necessrios para encontrarmos valores da mdia, mediana, soma, desvio padro entre outros.
Figura 102 No campo de argumento Intervalo de entrada selecione a regio A1:A11, em seguida marque a caixa de verificao Rtulos na primeira linha, clique na opo Intervalo de sada e selecione no campo de argumento a clula C1. Marque Resumo estatstico, as demais opes so convenientes para o nosso caso, portanto, clique em OK.
A configurao na caixa Estatstica descritiva dever ficar igual Figura 103.
Figura 103 Os clculos foram realizados e plotados na tabela Valor da Plan1. Figura 104. Valores calculados: 1. Mdia mdia aritmtica. 2. Erro padro desvio padro da amostra. 3. Mediana valor central da lista. 4. Modo valor que repete na lista. 5. Desvio padro medida de disperso em torno da mdia aritmtica. 6. Varincia da amostra desvio quadrtico mdio da mdia da amostra. 7. Curtose medida de disperso que caracteriza o achatamento da curva de distribuio normal.
8. Assimetria em uma curva de distribuio normal quanto mais prxima de zero mais simtrica a distribuio. 9. Intervalo a diferena entre o mnimo e o mximo valor da lista. 10. Mnimo mnimo valor da lista. 11. Mximo mximo valor da lista. 12. Soma soma dos valores da lista. 13. Contagem nmero de observaes na lista.
5.4 Funo CONVERTER Converte um nmero de um sistema de medida para outro. Por exemplo, CONVERTER pode traduzir uma tabela de distncias em milhas para uma tabela de distncias em quilmetros. CONVERTER(nm;de_unidade;para_unidade) Exemplo: =CONVERTER(68; F; C) 20 C No exemplo acima, convertemos 68 graus Fahrenheit para 20 graus Celsius. Para_unidade a unidade do resultado. CONVERT aceita os seguintes valores de texto para de_unidade e para_unidade, Tabelas 09 e 10:
Peso e massa De_unidade ou para_unidade Grama "g" Libra massa "sg" Massa em libras (avoirdupois) "lbm" U (unidade de massa atmica) "u" Massa em onas (avoirdupois) "ozm"
Magnetismo De_unidade ou para_unidade Tesla "T" Gauss "ga"
Temperatura De_unidade ou para_unidade Grau Celsius "C" Grau Fahrenheit "F" Grau Kelvin "K"
Medida lquida De_unidade ou para_unidade Colher de ch "tsp" Colher de sopa "tbs" Ona fluida "oz" Xcara "cup" Pinta americana "pt" Pinta inglesa "uk_pt" Quarto "qt" Galo "gal" Litro "l" Tabela 09
Os seguintes prefixos abreviados de unidades podem ser anexados a qualquer valor mtrico de_unidade ou para_unidade. Prefixo Multiplicador Abreviao hexa 1E+18 "E" peta 1E+15 "P" tera 1E+12 "T" giga 1E+09 "G" mega 1E+06 "M" quilo 1E+03 "k" hecto 1E+02 "h" deca 1E+01 "e" deci 1E-01 "d" centi 1E-02 "c" mili 1E-03 "m" micro 1E-06 "u" nano 1E-09 "n" pico 1E-12 "p" fento 1E-15 "f" ato 1E-18 "a" Tabela 10 Se as unidades estiverem em grupos diferentes, CONVERTER retornar o valor de erro #N/D, no disponvel. Exemplo: CONVERTER(2,5; ft; s) #N/D
No Exemplo24 convertemos milha em Km e BTU em KWh, Figura 105. Na clula B2 a converso se d de milha para metros e esta dividida por mil resultando Km calculado, da mesma forma, na clula E2, dividimos por 1000 o clculo para transformarmos de BTU para KWh.
5.5.1 Trabalhando com Datas e Horas O Microsoft Excel armazena datas como nmeros seqenciais conhecidos como valores de srie e armazena horas como fraes decimais, pois a hora considerada uma parte de um dia. As datas e horas so valores e, logo, podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros clculos. Por exemplo, para determinar a diferena entre duas datas, subtraia uma data da outra. Voc pode exibir uma data como um valor serial e uma hora como uma frao decimal, alterando o formato da clula que contm a data ou hora para o formato Geral. O Excel aceita dois sistemas de datas: os sistema de datas 1900 e 1904. O sistema de datas padro do Microsoft Excel para Windows 1900. Para alterar para o sistema de datas 1904 (Macintosh), clique em Opes no menu Ferramentas, clique na guia Clculo e, em seguida, marque a caixa de seleo Sistema de data 1904. A tabela a seguir mostra a primeira e a ltima data para cada sistema de datas e o valor de srie associado a cada data.
Primeira data ltima data 1 de janeiro de 1900 Valor de srie 1 31 de dezembro de 9999 (valor de srie 2958465) Windows 1 de janeiro de 1904 Valor de srie 1 31 de dezembro de 9999 (valor de srie 2957003) Macintosh Tabela 11
5.5.2 Calculando Datas e Horas O Exemplo25, planilha Datas, traz um exerccio de clculo com datas, horas e seus respectivos formatos. O resultado do clculo a quantidade de dias da subtrao da data final pela data inicial. A data final no poder ser inferior a data inicial, Figura 106.
Figura 106 Na planilha Horas, do Exemplo25, calculamos o intervalo entre s horas iniciais e finais, Figura 107.
Observe que hora calculada encontra-se em valores decimais, os nmeros apresentados, no so familiares por se tratarem de valores fracionados de um dia, ou seja, 24h no excel equivale ao valor de nmero 1, ou, 1 dia. Para 12h teremos 0,5 dia, o valor exibido depender do formato estabelecido para a clula, mas, o clculo ser realizado independente do formato escolhido. A Figura 108 exibe o intervalo de clulas C2:C8 com o formato de hora relgio. Foi estabelecida na clula o formato hh:mm para a exibio das horas e minutos calculados, esse formato vlido para o clculo de horas dentro de um intervalo de 24:00h, em outras palavras, se o resultado for superior a 24:00 o formato escolhido ser impreciso.
Para diferena de horas a cima de 24:00, devemos utilizar o formato [hh]:mm, com isso, podemos visualizar com preciso um resultado superior 24:00. A Figura 109 demonstra as horas calculadas num intervalo superior a um dia na planilha horas do arquivo Exemplo25 .
Figura 109 A formatao [hh]:mm feita na categoria Personalizado, Figura 110, onde todos os formatos podem ser alterados de forma personalizada conforme a necessidade do usurio.