DOC ManipulacionDocumentos

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GUA DE MANIPULACIN DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL
VALESKA MASSY SNCHEZ PROFESIONAL EN RESTAURACIN Y CONSERVACIN GESTIN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Direccin de Gestin Corporativa Calle 11 No. 8 - 49 Of. 401 PBX 3446400 Ext. 1301 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co
TABLA DE CONTENIDO
ALCANCE ................................................................................................................................... 3 OBJETIVO................................................................................................................................... 3 NORMATIVIDAD ........................................................................................................................ 3 1. REQUISITOS ...................................................................................................................... 4
2. UBICACIN, RETIRO Y REUBICACIN DE MATERIAL DOCUMENTAL DE ESTANTERA.............................................................................................................................. 5 3. 4. 5. LIMPIEZA ............................................................................................................................ 6 ELIMINACIN DE GANCHOS METLICOS DE COCEDORA .................................... 7 FOLIACIN ......................................................................................................................... 7
6. PERFORACIN DE FOLIOS PARA AGRUPACIN CON GANCHOS LEGAJADORES ......................................................................................................................... 7 7. 8. 9. 10. 12. AGRUPACIN DE FOLIOS .............................................................................................. 7 EXTRACCIN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ...................... 7 PASAR FOLIOS ................................................................................................................. 8 ROTULACIN EN CAJAS Y CARPETAS .................................................................. 8 USO DE CINTAS ............................................................................................................ 9
Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras en los documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservacin de gestin documental. .......................... 9 13. 14. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL ....................................................... 9 IMPRESIN Y COPIADO DE DOCUMENTACIN .................................................. 11
15. GLOSARIO ..................................................................................................................... 11 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ....................................................................................... 14
ALCANCE El protocolo est dirigido a todas las personas que deben manipular documentos a partir de roles relacionados con: la produccin, el trmite, archivo, limpieza, conservacin, saneamiento, transporte, reproduccin y consulta, entre otros. OBJETIVO Busca establecer parmetros que generen hbitos para que la manipulacin de los documentos se haga de tal manera que se minimicen los deterioros ocasionados durante su produccin, trmite, archivo y consulta. Para garantizar la conservacin de su integridad fsica durante el tiempo requerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en cuenta los diferentes tipos de soportes, tcnicas y formato. NORMATIVIDAD NORMATIVIDAD: LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida de Documentos. ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de documentos. ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mnimos para las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que presten los servicios de organizacin de archivos, elaboracin de tablas de retencin y almacenaje o bodegaje de la documentacin de las entidades pblicas. ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la construccin de los servicios de depsitos, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
1. REQUISITOS 1.1 La manipulacin de la documentacin es una accin que debe ajustarse a los lineamientos de conservacin dados por un conservador y un archivista. 1.2 Durante el procesamiento tcnico se debe planear las tareas y los cronogramas para periodos cortos de tiempo, con el fin de disminuir situaciones de riesgo sobre documentacin, por fuera de sus lugares de almacenamiento. 1.3 Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se est manipulando documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos de trabajo, procesamiento tcnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, depsito, recepcin, digitalizacin, etc. 1.4 El personal debe contar con la dotacin, insumos de seguridad industrial, las unidades de almacenamiento, amoblamiento y sistemas de transporte de documentos requeridos para la adecuada manipulacin de los mismos durante los procedimientos. 1.5 El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento tcnico o consulta de los documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal manera que permitan la manipulacin holgada de la documentacin acorde con el formato, igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento de unidades en proceso. 1.6 Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros de tipo fsico causados por abrasin1, preferiblemente metlicas inoxidables o de frmica (estas ltimas forradas con papel peridico no impreso u otro material que pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fcil limpieza y desinfeccin.
Abrasin (abration): Dao causado por accin de la friccin o frotado en la superficie del papel por un material duro, spero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el resultado de una limpieza. La abrasin de una superficie puede ser desde reas mate, fibras levantadas hasta reas rasguadas. (Book and Paper Group, 1992)
1.7 Se debe usar bata u overol debidamente apuntado, cofia, guantes de algodn y tapabocas durante los procedimientos que exijan una manipulacin contina de los documentos. 1.8 Cuando la documentacin a manipular presente contaminacin biolgica, y exceso de polvo es requisito adems, el uso de guantes de nitrilo desechables, gafas plsticas, mscara con filtro para material particulado.
1.9 Lavarse las manos antes y despus de manipular la documentacin. Resulta una medida preventiva para la salud del usuario.
2. UBICACIN, RETIRO Y REUBICACIN DE MATERIAL DOCUMENTAL DE ESTANTERA 2.1 Las cajas X300 deben estar ubicadas en la estantera de acuerdo a su formato dejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantera. Las carpetas deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo hacia abajo. 2.2 Para retirar o reubicar la documentacin en bandejas o entrepaos situados fuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe hacer uso de escalerillas de dos o ms peldaos.
2.3 La documentacin o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ, libros), una vez retiradas de la estantera, deben ser colocadas sobre mesas, estanteras auxiliares, o sobre estibas a 10cm de altura, nunca directamente sobre el suelo.
2.4 Las unidades de almacenamiento deben ser cogidas con las dos manos en el momento de retirarlas o reubicarlas en la estantera. 2.5 Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantera, agarrando la parte central del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste.
3. LIMPIEZA La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades de almacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. El cepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazndolo en un mismo sentido. Luego se puede completar la tarea con bayetillas blancas secas.
4. ELIMINACIN DE GANCHOS METLICOS DE COSEDORA Para eliminar los ganchos, se debe usar un quita ganchos, con el cual, se levantan las puntas del gancho, por la parte posterior del documento, dejndolas en ngulo recto. Luego, por la parte anterior, con el mismo instrumento, se agarra el gancho y se jala suavemente hacia afuera.
5. FOLIACIN Se debe enumerar con lapicero de tinta negra estable, en la parte superior derecha del folio u hoja. No se debe foliar el reverso de la hoja. 6. PERFORACIN DE FOLIOS PARA AGRUPACIN CON GANCHOS LEGAJADORES Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como gua la regleta de una perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato2. 7. AGRUPACIN DE FOLIOS 7.1 Para la agrupacin de los folios se deben usar ganchos plsticos legajadores de polietileno. Con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos por la oxidacin, cuando se usan ganchos metlicos. 7.2 Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el realmacenamiento o traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra. Independientemente de que los folios queden agrupados de forma desigual. 8. EXTRACCIN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurar extraerlos suavemente con ambas manos, en pequeos grupos, con el gancho abierto en ngulo recto, evitando jalar el folio.
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Para el caso de hoja oficio, por ejemplo, las medidas aproximadas son 13.5 cm. desde el borde superior de la hoja hacia el centro, la ubicacin de un primer agujero, y 13.3 cm desde el borde inferior hacia el centro, la ubicacin del segundo agujero.
9. PASAR FOLIOS 9.1 Los folios se deben pasar tomndolos desde la parte superior o central del cuerpo del folio, sostenindolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar sus bordes. 9.2 Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de sustancias, recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se requiera, se puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o borrador de lpiz.
10. ROTULACIN EN CAJAS Y CARPETAS 10.1 Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la parte frontal de la caja en el caso de X300. 10.2 La rotulacin de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de manera que se pueda consultar el rtulo de la carpeta sin necesidad de sacarla totalmente. 10.3 La rotulacin de cajas y carpetas debe hacerse con rtulos adhesivos blancos preimpresos, preferiblemente mediante impresoras laser. 10.3 Cuando la rotulacin se hace a mano se debe usar marcador de tinta negra estable. 11. CONSULTA 11.1 Durante la consulta no se debe apoyar los codos y manos o elementos ajenos sobre el documento.
11.2 Manipular la documentacin siempre con ambas manos, libres de cualquier elemento corto punzante, bolgrafos, marcadores, comida y bebidas. 11.3 Si la unidad contiene material anexo como planos, mapas o documentos que sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerla sobre una superficie horizontal y desplegar el documento anexo sobre sta. 11.4 Una vez consultados los documentos que estn doblados, se deben volver a doblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, que expongan la documentacin a deterioros fsico-mecnicos como rasgaduras, roturas o prdida de soporte. 11.5 Evitar abrir varios documentos al tiempo. 11.6 Materiales como acetatos, fotografas, negativos, material flmico y material digital deben ser manipulados con guantes de algodn color blanco. 12. USO DE CINTAS
Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras y fragmentos en el soporte de los documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservacin de gestin documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de materiales de conservacin y mtodos de intervencin en este tipo de deterioros. 13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL
13.1 Para el caso del trmite de correspondencia, es indispensable transportar la documentacin en sobres o valijas de material impermeable, con cierre hermtico y de formato mayor al de una hoja oficio.
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13.2 Cuando el nmero de expedientes as lo requiera la documentacin debe ser transportada en canastillas de plstico, y estas ubicadas en carro transportador de documentos3.
13.3 Para trasportar planos en un carro transportador, se debe usar como soporte una superficie flexible, que sirva como auxiliar de manipulacin y traslado4.
Este carro debe brindar una operacin cmoda y funcional al cargue y descargue de la documentacin textual, igualmente su tamao debe garantizar la perfecta circulacin por los pasillos, puertas y ascensores de carga.
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Esta superficie puede ser fabricada en lmina de poliestireno o policarbonato, mximo de 2 mm, segn recomendacin del Archivo de Bogot.
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14. IMPRESIN Y COPIADO DE DOCUMENTACIN 14.1 Para la impresin y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de 75gm/mt2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras. Se debe evitar hacer fotocopia o digitalizacin frecuente de los documentos, pues el calor reseca el papel y deteriora las tintas.
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15. GLOSARIO Conservacin preventiva de documentos: es el grupo de acciones indirectas de conservacin que se ocupan de prevenir, frenar y controlar el deterioro de los bienes documentales. Estas acciones son el monitoreo y control del medioambiente, manipulacin de los documentos, almacenamiento, control de plagas, preparacin ante desastres y reprografa. Sistema Integrado de Conservacin: conjunto de estrategias de conservacin preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservacin y permanencia de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservacin de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y polucin. Saneamiento: aplicacin de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes mtodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la accin o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biolgicos causantes del deterioro de la documentacin y de enfermedades a servidores pblicos. Biodeterioro: deterioro de la documentacin causado por hongos y bacterias.
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Administracin de archivos: son operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin. Documentos de archivo: registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y series documentales de un nivel de archivo a otro. Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depsitos de los archivos al vehculo de mudanza y desde ste al depsito nuevo. Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y mtodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material documental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Contenedores: recipiente de carga para el transporte areo, martimo o terrestre. Las dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulacin. Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminosos o pesados. Unidades de Almacenamiento: Las unidades de almacenamiento las denominaremos: - De Instalacin: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo. - Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una caja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas. - Especficas: Carpetas para almacenamiento de folios. - De agrupacin: Ganchos legajadores.
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Especificaciones tcnicas de las Unidades de Almacenamiento Generales, Especficas y de agrupacin: Cajas X200: Caja para archivo, elaborada en cartn tipo Krafft corrugado de doble pared de calibre de 790 gr; espesor de 4.1 milmetros aprox. Su construccin debe ser mixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes, con grafado intermitente para permitir el dobles del cartn a 180 y con grafado sencillo para permitir el dobles del cartn a 90. La caja debe ir con tapa frontal de ala lateral. La tapa debe ir impresa a una tinta, en color negro llevando el logo de la entidad y un recuadro para el nmero de la caja nicamente. Las medidas de la caja son: 41cms de largo, 21cms de ancho y 27cms de alto. Cajas X300: Caja para Archivo, elaborada en cartn tipo krafft de doble pared (prensado), de medidas aproximadas de 26.5cm de alto X 41cm de largo X 31 de ancho. Carpetas: Juego de cartulas y contra cartulas tamao oficio, elaboradas en cartn de 600 gramos con refuerzo en yute; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe tener impresin a una cara y una tinta color negro con logo de la entidad. Ganchos Legajadores: Ganchos plsticos de polipropileno compuestos por 2 piezas, una de filamento largo, la otra como pisador.
Bogot, mayo de 2009
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS PAEZ, Fabio Enrique. Gua para la conservacin preventiva en archivos. Archivo General de la Nacin, Bogot, 1997. VILLALBA LUZ STELLA, Lineamientos en salud Conservacin y Restauracin, Archivo de Bogot, 2008. ocupacional. rea de
LOAIZA MYRIAM. Protocolo de manipulacin de documentos Textuales, grficos y cartogrficos en procesos tcnicos. rea de Conservacin, Restauracin y Reprografa. Archivo de Bogot, Julio de 2007.

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15. GLOSARIO ..................................................................................................................... 11 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ....................................................................................... 14

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