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UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIAS CAMPUS GUANAJUATO INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

UNIDAD 2: Estructura de un Proyecto.


ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

INTRODUCCIN
La administracin de proyectos es el proceso de combinar

sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker, 1999).

INTRODUCCIN
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un

final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.


La

administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.

Idea

Control

Planeacin

Direccin
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Organizar

Planeacin
Es definir el objetivo del proyecto. Tambin debe ser claro,

alcanzable, especfico y medible.


El objetivo es el producto final tangible o intangible que el

equipo de proyecto debe entregar.

Estructura de divisin del Trabajo


La EDT divide el proyecto en piezas para asegurar que se

identifiquen todos los elementos necesarios para completar el alcance de trabajo del proyecto.
Es un rbol jerrquico de elementos finales que el equipo de

proyecto realizara durante el proyecto.

Niveles para colocar el EDT:


1. Asignar a una persona la responsabilidad de realizar el

paquete de trabajo.
2. Nivel en que se desea controlar el presupuesto y

monitorear y reunir datos de los costos durante el proyecto.

Ejemplo EDT

Matriz de responsabilidad
Es un mtodo utilizado para mostrar, en formato de tabla, a

las personas responsables de la realizacin de los elementos de trabajo en la EDT.


Es una herramienta til debido a que recalca quin es la

persona responsable de cada elemento de trabajo y muestra el papel que tiene cada persona como apoyo en el proyecto en general.

Recursos Humanos
En el Plan de Recursos Humanos se analizan y

determinan todos los elementos relacionados con la poltica de personal: la definicin de capacidades, la organizacin funcional, la dimensin y estructura de la plantilla, la seleccin, contratacin y formacin del personal.

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Organizacin Funcional
Estructura de la forma ms adecuada los recursos humanos integrndolos con los recursos materiales y financieros con el fin de conseguir los objetivos propuestos, por ejemplo:
Determinar reas, relaciones,

jerarqua y dependencia. Organizar las tareas que realizar cada empleado Establecer el nmero de horas de trabajo necesarias para desarrollar dichas tareas
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Establecer el nmero de empleados necesarios Elegir el tipo de horario (partido o continuado) que deba

aplicarse Definir el nivel de conocimientos tcnicos requerido, as como la capacitacin profesional. Establecer la importancia de cada una de las tareas

Plan de Contratacin
El contrato de trabajo es el acuerdo entre empresario y

trabajador por el que ste ltimo se obliga a prestar determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su direccin a cambio de remuneracin. El empresario debe reflexionar sobre los siguientes conceptos: El salario La jornada de trabajo Los costes de personal Los tipos de contrato
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Poltica salarial
Puede ser:
Fija Variable En especie

Adems de los salarios se deben tener en cuenta gastos

como indemnizaciones y seguridad social.

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Plan de externalizacin de funciones

Algunas

funciones especializadas (temas jurdicos, tecnolgicos, comerciales, etc.), puede ser conveniente desarrollarlas a travs de consultores externos. Identificando los consultores externos idneos y cuantificando su coste.

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Perfiles requeridos
Identificar los puestos que necesita cubrir la empresa, y las

caractersticas de los mismos. Realizar categoras (directivos, tcnicos, administrativos, etc.) Ajustar pruebas de seleccin dependiendo de la clasificacin anterior

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Equipo Directivo
En gran medida el xito de todo proyecto empresarial

depende de su equipo directivo. Por tanto, se detallarn algunas de las habilidades propias de este puesto.

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Dirigir
Coordinar las acciones del personal
Conseguir que el personal haga las tareas encomendadas Optimizar el aprovechamiento de los recursos Implantar mejoras en la empresa Reconocer las capacidades del personal

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Toma de decisiones
Definicin del problema
Identificacin de restricciones Evaluar cursos de accin posibles y elegir

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Gestin del tiempo


Optimizar la gestin de su tiempo Hacer primero lo ms importante

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ORGANIZACIN DEL GRUPO


La organizacin en una empresa se puede llevar a cabo

mediante la gestin de proyectos ya que es el conjunto de actividades, tcnicas y metodologas que utilizan todos los recursos para cumplir los objetivos de un proyecto.
Organizacin y coordinacin de proyectos. Seleccin y organizacin del equipo encargado del

proyecto. Distribucin del trabajo. Director de proyectos.


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Tipos de grupos
Grupos

Formales
Los que deliberadamente crea un gerente de empresa, para efectuar

una tarea especfica, claramente vinculada con la misin organizacional.

Por su duracin y frecuencia, a su vez pueden ser:


Permanentes Temporales

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Grupos Informales
Surgen de la necesidad de relacionarnos con otras personas.
No figuran expresados en el organigrama de la organizacin.

Motivos que impulsan su formacin: Relacin social Caractersticas formales de la organizacin Proximidad fsica Conexiones propias establecidas por los intercambios de informacin Presencia de intereses comunes Cualquier otro factor de afinidad o conveniencia personal
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Organizacin del grupo


Los aspectos ms importantes para la hora de la organizacin son:

Conocimiento de normas y reglamentos. Conocimiento del mercado. Organizacin de la informacin y documentos. Definir caractersticas bsicas del proyecto. Conocer el presupuesto del proyecto

Planificacin basada en el uso de grafos. Gantt Pert


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ORGANIZACIN DEL GRUPO


Adems se debe instruir al personal en el conocimiento y

utilizacin de:
Diagrama de causa efecto (Ishikawa)

Anlisis de Paretto (ABC)


Anlisis de tendencia (estadstica). Muestreo por variables o atributos (estadstica).

Diagrama de dispersin

Un equipo es un conjunto de personas que realizan una tarea para alcanzar resultados

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Trabajo en equipo
La importancia del trabajo en equipo se fundamenta en:
Roles de los participantes. La comunicacin.

Liderazgo.
Compensacin. Compromiso.

En un grupo la motivacin es individual. 26

Ventajas vs Desventajas
Ventajas del trabajo:
Permite que sea ms fcil la consecucin de objetivos Contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de los miembros Agrega valor a los procesos Cada integrante puede poner al servicio del equipo sus

competencias
Permite compartir las metas y objetivos del trabajo
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Desventajas
El tener que conocer e interrelacionarse con otros se

convierte en ocasiones en fuente de conflicto para algunos de los integrantes.


En ocasiones puede diluirse la responsabilidad

personal al tomar al equipo como escudo frente a los resultados negativos.


Se dan problemas de comunicacin y falta de

asertividad que dificulta el avance del equipo.


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Resolucin de problemas
Qu es un problema? Cuestin que se trata de aclarar, proposicin o dificultad de solucin dudosa. Conjunto de hechos y circunstancias que dificultan la consecucin de algn fin. Proposicin dirigida a averiguar el modo de obtener un resultado cuando ciertos datos son conocidos. Los problemas nacen de un malestar, de la identificacin de una dificultad o del entorpecimiento de una aspiracin o necesidad.

La resolucin de problemas como mtodo se concentra en encarar y generar tres grandes desafos: la comprensin del problema, la creacin de una estrategia de resolucin o intervencin y el logro del mejoramiento o la solucin al problema. Metodologa de resolucin en 7 etapas:

En los hechos las etapas se desarrollan en formas no lineales, es decir, avanzando y algunas veces retrocediendo sobre la etapa anterior para ganar claridad y decisin.

Identificar el problema

Para estudiar el problema ser imprescindible interrogarse sobre la forma en que este se manifiesta, como es que se lo detecta, cmo se cuantifica o se lo registra.

Esta es una etapa que recoge informacin, busca datos y los organiza; encuestas, porcentajes, tasas, histogramas son herramientas -entre otras- al servicio de este momento.

El problema est planteado objetivamente: es una simple presentacin de los hechos en la que no se adelantan o se preestablecen las causas o las soluciones del problema. El problema est delimitado en su alcance: los datos, espacios geogrficos, efectos y magnitudes son abarcables por un equipo de gestores de tal forma que puede trabajar sobre l de manera realista para buscar alternativas de solucin. El problema se entiende bsicamente por todos de la misma forma: la redaccin sencilla y directa es objetiva y unvoca, no da lugar a sobreentendidos ni apela a otros conocimientos restringidos.

Explicar el problema

La identificacin de los factores explicativos del problema es un paso imprescindible para descomponer y recomponer los aspectos manifiestos y sintomticos en los procesos que le dieron origen.

La lluvia de ideas. Consiste en una tcnica muy simple y til a travs de la cual todos los participantes del equipo proponen todas las causas que se les ocurre que puedan estar generando el problema.
El mtodo de los seis interrogantes. Cul es el problema? Cundo sucede? Cmo sucede? Dnde sucede? Por qu existe? A quines afecta?

La lista de 20 causas. Se realiza preparando una lista

amplia de causas potenciales: el objetivo bsico es expandir los posibles factores que comnmente se mencionan como generadores del problema.
El diagrama de Pareto. Es una tcnica grfica til para

observar los problemas. Posibilita centrarse en los problemas y determinar prioridades, tomar decisiones.

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El diagrama de espina de pez o diagrama de Ishikawa. Es una tcnica que permite relevar las causas, organizndolas y ponderndolas segn un enfoque conceptual preexistente.

Diagrama de Pareto

Diagrama de Ishikawa

Idear estrategias alternativas de intervencin

El sistema ideal. Consiste en no considerar en este momento las restricciones, sino desplegar al mximo las posibilidades que permitiran visualizar el mximo de realizacin a alcanzar. La analoga. Consiste en estudiar cmo se han solucionado problemas en mbitos -absoluta y hasta a simple vista disparatadamente- distintos a nuestro problema.

La matriz FODA. Es un instrumento heurstico que en esta etapa nos posibilitara recuperar al mximo las oportunidades y las fortalezas que se presentan alrededor del problema. De esta forma, ampliamos nuestros mrgenes de intervencin reduciendo amenazas y debilidades.

Transformaciones creativas. Esta tcnica genera alternativas de las siguientes formas: agrandando el problema, reducindolo, magnificndolo, invirtindolo, etctera

Decidir la estrategia

Matriz de eleccin de estrategias segn factores causales. El equipo gestor transcribe las estrategias alternativas escribiendo en las celdas respectivas las acciones que se previeron para atender cada uno de los grandes factores causales.

Matriz de evaluacin de las estrategias alternativas segn cinco criterios generales.

Disear la intervencin

El diseo de la intervencin es la programacin cuidadosa y minuciosa de todas las acciones, roles, recursos, decisiones auxiliares, plazos, instrumentos, mtodos y asesoramientos necesarios para llevar adelante el proceso de mejoramiento.

El programa de intervencin es ms que una estrategia: supone una larga serie de decisiones que hagan posibles las acciones respectivas de todos los actores. Se trata de decisiones de previsin y de anticipacin que aseguren realmente los mejoramientos y cambios previstos.

Desarrollar la intervencin

Evaluar los logros


La ltima etapa en la metodologa de resolucin de problemas est marcada por la evaluacin del logro, del cambio de comportamiento organizacional y del mejoramiento de la calidad registrados.

Los especialistas clasifican a los diseos de evaluacin en los siguientes tipos: Intermedia y final del proyecto; De logros finales y evaluacin de los procesos; Del logro de la intervencin y de los impactos generales causados; Externa, interna (autoevaluacin) y con-evaluacin; Cualitativa, cuantitativa y cuali-cuantitativa; Evaluacin econmica y evaluacin social.

BIBLIOGRAFA
Ed. McGraw Hill, Estados Unidos, Systems Analysis and Project

Management. RUE Leslie y Byars Lloyd. (1983).


IIPE. (S.F.). Resolucin de problemas. Ministerio de educacin de la nacin:

Buenos Aires: Argentina.

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Avance del proyecto


Definir presupuesto del proyecto Anexar Estructura de Divisin del trabajo Anexar Matriz de responsabilidades Anexar las tres Descripciones de puesto (incluir el horario de

trabajo) Realizar el contrato de trabajo (Incluir: salario, jornada laboral y tipo de contrato Temporal y permanente) Establecer la poltica salarial a todo el personal (fija, variable o en especie)
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Avance del proyecto


Descripcin del proceso productivo (Todas las instrucciones


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de trabajo en secuencia lgica) Anexar plan de externalizacin de funciones (Definir las reas que estarn ocupando estos servicios) Realizar el plan de resolucin de problemas (Enfocado a su matriz FODA y al menos tres factores que pongan en riesgo el proceso) utilizar al menos tres mtodos de anlisis . Anexar la Matriz de eleccin de estrategias Anexar la Matriz de evaluacin de estrategias