International Organization for Standardization

(International Accreditation Forum)

Fecha: 14 de octubre de 2004

Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 Gua sobre:

La funcin y el valor de la lista de verificacin de auditoria
Introduccin Este documento brinda informacin sobre la funcin y el uso de las listas de verificacin de la auditoria para dar apoyo activo al proceso de auditora. Aunque este documento est dirigido principalmente a organizaciones de auditoria externa (incluyendo los organismos de certificacin y registro), cualquier organizacin que realice auditorias internas tambin puede utilizar de igual manera esta informacin. Necesidad de las listas de verificacin: Al considerar las normas de auditoria actuales, ISO 19011 hace referencia a la Preparacin de documentos de trabajo en la clusula 6.4.3. El siguiente en un extracto de dicha clusula: Los miembros del equipo auditor deberan revisar la informacin pertinente para su asignacin de auditoria y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios para referencia y para el registro del desarrollo de la auditora. Tales documentos pueden incluir: Listas de verificacin y planes de muestreo de auditoria, y Formularios para el registro de informacin tal como evidencia de soporte, hallazgos de auditora y registros de las reuniones

La utilizacin de las listas de verificacin y los formularios no debera restringir la amplitud de las actividades de auditora, la cual pueden cambiar como resultado de la informacin recolectada durante la auditora. Uso de las listas de verificacin de la auditoria: Aunque no siempre se exigen en las normas de sistemas de gestin, las listas de verificacin de la auditoria son slo una herramienta disponible en la caja de herramientas de los auditores. Muchas organizaciones las utilizarn para garantizar que, como mnimo, la auditora abordar los requisitos definidos en el alcance de la auditora.
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A continuacin se presenta un ejemplo de enfoque para la auditora:

ISO 9001:2000 Requisitos

C o n f o r m i d a d y

Auditoria desde el sistema de gestin de la organizacin hacia los requisitos de ISO 9001:2000

D e s e m p e o

C O N F O R M I D A D

Uso de la lista de verificacin para auditar desde los requisitos hacia el sistema de gestin de la organizacin.

Sistema de gestin de la organizacin

Es ventajoso auditar a partir del sistema de gestin de la organizacin hacia los requisitos. Se puede usar una lista de verificacin para garantizar que se tratan todos los requisitos de ISO 9001 pertinentes.

Ventajas: La literatura disponible en el mercado indica lo siguiente con respecto al uso de las listas de verificacin: 1. Si las listas de verificacin se desarrollan para una auditoria especfica y se usan correctamente: a. Promueven la planificacin de la auditora. b. Garantizan un enfoque de auditora consistente. . c. Actan como un plan de muestreo y controlador del tiempo. d. Sirven como ayuda de memoria. e. Proporcionan un depsito para las notas recolectadas durante el proceso de auditora (notas de auditora de campo). 2. Es necesario que las listas de verificacin se desarrollen para brindar ayuda en el proceso de auditora. 3. Es necesario que los auditores estn entrenados en el uso de una lista de verificacin particular y que se les indique cmo u sarla para obtener la mxima informacin utilizando buenas tcnicas de interrogacin. 4. Las listas de verificacin deberan facilitar al auditor el mejor desempeo durante el proceso de auditoria. 5. Las listas de verificacin ayudan a garantizar que una auditoria se realiza de manera sistemtica y exhaustiva y que se obtiene la evidencia adecuada. 6. Las listas de verificacin pueden proveer estructura y continuidad a una auditoria y pueden garantizar que se cumple el alcance de la auditoria.
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7. Las listas de verificacin pueden proporcionar medios de comunicacin y un lugar para registrar los datos para usar como referencia futura. 8. Una lista de verificacin completa suministra evidencia objetiva de que se llev a cabo la auditora. 9. Una lista de verificacin puede proveer de un registro de que se examin el SGC. 10. Las listas de verificacin se pueden usar como base de informacin para la planificacin de futuras auditorias. 11. Las listas de verificacin se pueden suministrar al auditado antes de la auditoria en el sitio. Desventajas: Por el contrario, cuando las listas de verificacin de la auditoria no estn disponibles o se han desarrollado deficientemente, se observan los siguientes problemas/preocupaciones: 1. La lista puede ser considerada intimidante para el auditado. 2. El enfoque de la lista de verificacin puede ser muy estrecho en su alcance para identificar reas de problema especficas. 3. Las listas de verificacin son una herramienta para facilitar la labor del auditor, pero pueden ser restrictivas si se utilizan como nico mecanismo de apoyo del auditor. 4. Las listas de verificacin no deberan sustituir a la planificacin de la auditora. 5. Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar claramente lo que est buscando, si depende significativamente en una lista de verificacin para orientar sus interrogaciones. 6. Las listas de verificacin preparadas con deficiencia pueden lentificar una auditora debido a la duplicacin y la repeticin. 7. Las listas de verificacin genricas, que no reflejan el sistema de gestin especfico de la organizacin, pueden no agregar ningn valor y pueden interferir con la auditora. 8. Las listas de verificacin con un enfoque estrecho minimizan los interrogantes/el enfoque de evaluacin nica. Conclusin Existen ventajas y desventajas en la utilizacin de las listas de verificacin. Ello depende de muchos factores, incluyendo necesidades del cliente, restricciones de tiempo y costos, experiencia del auditor y requisitos del esquema del sector. Los auditores deberan evaluar el valor de la lista de verificacin como ayuda en el proceso de auditora y considerar su utilizacin como una herramienta funcional.

Para mayor informacin sobre el Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001, por favor consulte el documento: Introduccin al Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 (Introduction to the ISO 9001 Auditing Practices Group). El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 utilizar la retroalimentacin por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de gua adicionales o si los existentes se deberan revisar. Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente direccin de correo electrnico: charles.corrie@bsi-global.com. Los dems documentos y presentaciones del Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web:
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Exoneracin de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobacin por parte de la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), el Comit Tcnico ISO 176, ni el Foro Internacional de Acreditacin (IAF). La informacin contenida aqu est disponible con propsitos educativos y de comunicacin. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni otras obligaciones que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha informacin.

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