ARQUEO DE CAJA Definicin: El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con

el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias. CONCEPTOS FUNDAMENTALES Arqueo: proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay fsicamente en caja en un momento determinado. Formato: es el formulario mediante el cual se practica el arqueo de caja. Valores: son los cheques y efectivo que custodia el cajero. Cajero: custodio responsable directamente de los valores en caja. Verificador: persona que realizara el conteo fsico de los valores vs los recibos de caja generados. El verificador debe realizar la sumatoria de los recibos generados del da, sumando lo marcado como efectivo (cheques y efectivo) luego har un total. El verificador detalla los valores recaudados en la hoja (formato de arqueo), segn la denominacin billetes y monedas, igualmente hace un detalle de los cheques recibidos en la segunda hoja del formato llevandolo a la hoja principal; se hace un Total de valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio para obtener el Efectivo neto en caja que es igual que total arqueado. El total arqueado se compara con lo generado por sistema de caja; registrando esta cifra en el rengln total segn recibos sin incluir tarjetas de crdito Sin no hay diferencia el formato de arqueo generara el valor 0.00 de los contrario se reflejara un valor positivo si hubo sobrante y un valor negativo si hay faltante. Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados. (el primero y el ultimo), como los recibos anulados. Anote tambin la serie de los billetes de alta denominacin como los son los de 50.00 y 100.00 en el rengln de observacin. El verificador prepara el slip de depsitos de acuerdo al detalle generado en el informe de caja en la parte que dice Registro de los Fondos. Debe tener mucho cuidado al anotar el nmero de cuenta, como el nombre y monto a depositar. Revise la suma del slip contra el total a depositar, y los otros datos. Para el fondo

general se tomara el valor que aparece como Total del fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado con tarjeta de crdito. El cajero tiene la obligacin de comparar y confirmar que los depsitos estn de acuerdo a lo generado por el informe de caja antes de firmar como responsable. Una vez firmados lo slip de depsitos el verificador los captar en el formato de arqueo el parte inferior donde aparece el detalle de los fondos, anotando el nmero de la boleta y el monto, igualmente captara el nombre de los fondos de autogestin cuando haya depsitos a favor de estos. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA. Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditora. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente. Realizar una suma total de estos valores (efectivo y comprobantes) Efectuar una comparacin entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en ms (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las novedades presentadas. sta ser de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrn las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios. El cajero debe ser generar diariamente el informe de caja una vez se termine el turno; si el mismo reflejo alguna diferencia en valores contra el arqueo, deber eliminarse (con autorizacin) para que se ajuste a la realidad y concuerde en montos. Se genera el informe y se imprime para ver la distribucin de los depsitos a realizarse. El verificador como el cajero firmaran el arqueo, el informe de caja y el reporte de informe de caja. El verificador (Tesorero o contador) tiene la obligacin de revisar el informe de caja con sus anexos antes de ser enviado a Finanzas.

EL ACTA DEBER TENER AL MENOS LOS SIGUIENTES DATOS: Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo. Determinacin del alcance del examen. Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados. Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese. Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin y de testigo.

FORMATO DEL ARQUEO DE CAJA